Supply4Galp (S4G) – FAQs – Fornecedores
Versão 1.0 – 03.02.2014
Lista de FAQs
1. Registo de Fornecedor e Gestão da Conta .................................................................... 4
Q1. Quando tento fazer um novo registo na Plataforma S4G, recebo uma mensagem a
indicar que a minha empresa já se encontra registada. ........................................................ 4
Q2. Concluí o registo da minha empresa na Plataforma S4G. Contudo, sempre que tento
aceder à plataforma apenas consigo visualizar os mesmos questionários que visualizei
durante o registo. ............................................................................................................ 4
Q3. Tenho uma dúvida sobre o preenchimento de uma questão num dos questionários de
pré-qualificação............................................................................................................... 5
Q4. Preenchi o questionário “Dados de Registo”, cliquei no botão “Guardar” mas não recebi
qualquer confirmação de registo. ....................................................................................... 5
Q5. Gostaria de conhecer melhor o processo de qualificação de fornecedores do Grupo Galp
Energia. ......................................................................................................................... 5
Q6. A Plataforma S4G tem algum custo de utilização ou rendas associadas? ........................... 5
Q7. O nosso Grupo detém empresas e/ou representantes com diferentes números de
identificação fiscal mas que podem fornecer ou prestar serviços ao Grupo Galp Energia.
Podemos associar todas estas empresas e/ou representantes numa única conta? .................... 6
Q8. Solicitei uma senha temporária através do menu Esqueceu-se da sua senha? e a
Plataforma S4G indicou-me que uma mensagem de e-mail contendo a senha foi enviada.
Contudo, não recebi um e-mail com essa informação. .......................................................... 6
Q9. Ao solicitar uma nova senha através do menu Esqueceu-se da sua senha? recebo a
indicação de que “O ID do Utilizador ou endereço de e-mail que digitou não é válido. Por
favor, verifique e tente novamente”. .................................................................................. 6
Q10. Como posso alterar a senha de acesso à minha conta? ................................................. 7
Q11. Como posso adicionar múltiplos Utilizadores à conta da minha empresa? ........................ 7
Q12. Recebi um alerta a solicitar que atualize os questionários de pré-qualificação e/ou
categorias de compra da minha empresa mas não os consigo encontrar na Plataforma S4G. .... 8
2. Gestão de Solicitações de Cotação (RFQs) ou Solicitações de Informação (RFIs) ...... 10
Q1. Recebi um e-mail da Plataforma S4G com um convite para a participação numa
Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação (RFI) mas nunca acedi à área
reservada da minha empresa. ......................................................................................... 10
Q2. Recebi um convite para a participação numa Solicitação de Cotação (RFQ) ou
Solicitação de Informação (RFI) mas não encontro os detalhes dessa solicitação. .................. 10
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Q3. Necessito de colocar uma questão relacionada com uma Solicitação de Cotação (RFQ)
ou Solicitação de Informação (RFI) para que a minha empresa foi convidada mas não tenho
um contacto direto de alguém da Galp Energia que possa utilizar. ....................................... 11
Q4. Existem elementos da minha empresa que devem receber as comunicações
automáticas de convites para Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação
(RFI) mas que não estão associados à Plataforma S4G....................................................... 11
Q5. Apesar de existirem múltiplos registos associados à minha empresa com números de
identificação fiscal diferentes, todos os convites para uma Solicitação de Cotação (RFQ) ou
Solicitação de Informação (RFI) são geridos pelas mesmas pessoas independentemente da
empresa a que se destina. Como podemos receber todas as comunicações enviadas para
todas as empresas? ....................................................................................................... 11
Q6. Tenho que aceder com regularidade à Plataforma S4G para verificar se a minha
empresa foi convidada para uma Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação
(RFI) ou receberei algum tipo de alerta? .......................................................................... 12
Q7. Quando respondo a uma consulta a minha proposta será vista por todos os proponentes
convidados ou apenas pela Galp Energia? ......................................................................... 12
3. Gestão de Encomendas por Catálogo ......................................................................... 13
Q1. A Galp Energia utilizava anteriormente uma plataforma de gestão de fornecimentos de
materiais por catálogo diferente. Os catálogos que tínhamos nessa plataforma estarão
disponíveis na Plataforma S4G? ....................................................................................... 13
Q2. Recebi um e-mail da Plataforma S4G com uma Nota de Encomenda mas nunca acedi à
área reservada da minha empresa. .................................................................................. 13
Q3. Recebi uma Nota de Encomenda mas não encontro essa informação na Plataforma S4G. . 13
Q4. Verifico na Nota de Encomenda que existem aspetos invulgares ou pouco claros. Como
posso clarificar este tipo de questões com a Área Requisitante da Galp Energia? ................... 14
Q5. Recebi uma Nota de Encomenda mas não consigo proceder ao envio de todos os itens
ou de todas as quantidades solicitadas de um item dentro do prazo definido. Como
proceder? ..................................................................................................................... 14
Q6. As quantidades solicitadas ou o valor total da Nota de Encomenda são inferiores aos
valores mínimos acordados com a Galp Energia, o que representam custos adicionais. A
Área Requisitante é informada de que a encomenda pode ter custos adicionais? ................... 14
Q7. Necessito de incluir um novo item no Catálogo ou de efetuar uma atualização de
preços. Como proceder? ................................................................................................. 15
Q8. O Catálogo que temos contratualizado com a Galp Energia inclui centenas de linhas e as
Notas de Encomenda costumam incluir várias linhas. As Notas de Encomendas incluem os
nossos códigos de material para uma mais fácil análise e gestão da expedição? .................... 15
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Q9. Temos sistemas de informação que utilizamos para fazer a gestão de encomendas na
nossa empresa. Podemos integrar as Notas de Encomenda da Plataforma S4G diretamente
com o nosso sistema? .................................................................................................... 15
Q10. A data de entrega de alguns itens da Nota de Encomenda já foi ultrapassada. Como
proceder? ..................................................................................................................... 15
Q11. A Nota de Encomenda recebida não indica a referência da proposta ou o código de
consulta. ...................................................................................................................... 15
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1. Registo de Fornecedor e Gestão da Conta
Q1. Quando tento fazer um novo registo na Plataforma S4G, recebo uma mensagem a
indicar que a minha empresa já se encontra registada.
R1. Esta mensagem surge quando existe uma entidade com o mesmo número de identificação
fiscal já registada na Plataforma S4G. Esta situação pode ser originada por vários motivos:

A vossa entidade foi carregada para a Plataforma S4G com base na informação existente
na base de dados de Fornecedores do Grupo Galp Energia durante a fase de
implementação;

Algum elemento da vossa entidade já efetuou um registo anteriormente;

Houve um lapso na digitação do número de identificação fiscal da vossa entidade e que
coincidiu com o de outra entidade registada.
Caso tenha introduzido o número de identificação fiscal da vossa entidade corretamente, deverá
contactar o serviço de Helpdesk da Plataforma S4G cujos contactos estão disponíveis na página de
acesso à Plataforma S4G.
Os técnicos do Helpdesk conseguirão identificar qual o estado de registo da vossa entidade e qual
a ação a tomar.
Nunca deverá criar um novo registo adaptando a informação do número de identificação fiscal (ao
não colocar o código ISO do país, por exemplo), pois esse registo não ficará ativado e não terá
acesso às funcionalidades da Plataforma S4G.
Q2. Concluí o registo da minha empresa na Plataforma S4G. Contudo, sempre que tento
aceder à plataforma apenas consigo visualizar os mesmos questionários que visualizei
durante o registo.
R2. Após efetuar o registo, é fundamental que proceda ao preenchimento de todos os
questionários de pré-qualificação na Plataforma S4G. No menu Qualificação de Fornecedores
poderá ver mais detalhes sobre o processo de qualificação de fornecedores para o Grupo Galp
Energia.
A Galp Energia analisará posteriormente a informação preenchida e decidirá sobre a ativação da
vossa conta. Quando a vossa conta for ativada, receberá um alerta automático com essa
informação e com uma nova senha temporária que é gerada por motivos de segurança.
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Até esse momento apenas tem uma visualização limitada da Plataforma S4G pelo que apelamos à
vossa cooperação no preenchimento de todos os questionários.
Q3. Tenho uma dúvida sobre o preenchimento de uma questão num dos questionários de
pré-qualificação.
R3. Se tiver alguma dúvida sobre o preenchimento dos questionários de pré-qualificação ou
seleção
de
categorias
de
compra
deverá
enviar
um
e-mail
para
[email protected], indicando o nome e número de identificação fiscal da vossa
entidade e descrição da questão.
A vossa questão será posteriormente analisada e respondida por e-mail.
Note que dúvidas sobre o processo de registo ou sobre a utilização da plataforma deverão ser
esclarecidas junto do serviço de Helpdesk cujos contactos estão disponíveis na página de acesso à
Plataforma S4G.
Q4. Preenchi o questionário “Dados de Registo”, cliquei no botão “Guardar” mas não
recebi qualquer confirmação de registo.
R4. Depois de preencher e gravar o questionário “Dados de Registo” com a informação geral da
vossa entidade e dos detalhes de Utilizador (Gestor de Conta ou “Super-Utilizador”), deverá
receber um e-mail automático de confirmação com uma senha temporária de acesso.
Após o primeiro acesso na Plataforma S4G com essa senha temporária, será solicitado que defina
uma nova senha.
Caso não receba esse e-mail, verifique os seguintes passos, avançando para os seguintes caso
continue sem receber o e-mail:
1. Confirme se o endereço de e-mail que inseriu na secção Detalhes do Utilizador está
correto;
2. Aguarde 10 minutos e atualize a sua caixa de entrada;
3. Verifique se recebe outros e-mails corretamente na sua conta de e-mail, para despistar
qualquer anomalia que possa estar a ocorrer na sua receção de e-mails.
Caso estes passos não resultem, deverá contactar o serviço de Helpdesk, cujos contactos estão
disponíveis na página de acesso à Plataforma S4G.
Pode existir algum problema técnico no envio dos e-mails automáticos ou pode existir algum filtro
nos seus servidores que pode estar a bloquear os e-mails oriundos da Plataforma.
Q5. Gostaria de conhecer melhor o processo de qualificação de fornecedores do Grupo
Galp Energia.
R5. Na página de acesso à Plataforma S4G poderá encontrar informação sobre o processo de
qualificação de fornecedores Grupo Galp Energia.
Esta informação está disponível no menu Qualificação de Fornecedores.
Q6. A Plataforma S4G tem algum custo de utilização ou rendas associadas?
R6. Não. A Plataforma S4G não tem custos de utilização.
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Q7. O nosso Grupo detém empresas e/ou representantes com diferentes números de
identificação fiscal mas que podem fornecer ou prestar serviços ao Grupo Galp Energia.
Podemos associar todas estas empresas e/ou representantes numa única conta?
R7. Não. A Plataforma S4G requer que exista um registo de cada uma das entidades por cada
número de identificação fiscal.
Se pretender adicionar mais entidades terá de criar um registo diferente por cada número de
identificação fiscal, mesmo que o nome da empresa seja igual.
Q8. Solicitei uma senha temporária através do menu Esqueceu-se da sua senha? e a
Plataforma S4G indicou-me que uma mensagem de e-mail contendo a senha foi enviada.
Contudo, não recebi um e-mail com essa informação.
R8. Depois de solicitar uma nova senha deverá receber um e-mail automático da Plataforma S4G
com uma senha temporária de acesso que deverá utilizar no primeiro acesso. Após esse primeiro
acesso, será solicitado que defina uma nova senha.
Caso não receba esse e-mail, verifique os seguintes passos, avançando para os seguintes passos
caso continue sem receber o e-mail:
1. Confirme se o endereço de e-mail que indicou ao solicitar uma nova senha corresponde ao
endereço de e-mail em que recebeu uma comunicação da Galp Energia ou uma
comunicação automática da Plataforma S4G;
2. Aguarde 10 minutos e atualize a sua caixa de entrada;
3. Verifique se recebe outros e-mails corretamente na sua conta de e-mail, para despistar
qualquer anomalia que possa estar a ocorrer na sua receção de e-mails.
Caso estes passos não resultem, deverá contactar o serviço de Helpdesk, cujos contactos estão
disponíveis na página principal da Plataforma S4G.
Pode existir algum problema técnico no envio dos e-mails automáticos ou pode existir algum filtro
nos seus servidores que esteja a bloquear os e-mails oriundos da Plataforma.
Q9. Ao solicitar uma nova senha através do menu Esqueceu-se da sua senha? recebo a
indicação de que “O ID do Utilizador ou endereço de e-mail que digitou não é válido. Por
favor, verifique e tente novamente”.
R9. Se recebeu uma comunicação da Galp Energia ou uma comunicação automática da Plataforma
S4G a indicar que aceda à mesma, sem que nunca tenha acedido anteriormente, confirme as
seguintes informações:

O seu nome de Utilizador por defeito é o código ISO do país de registo da entidade (PT
para Portugal, ES para Espanha, etc.) seguido do respetivo número de identificação fiscal
(exemplo: “PT” + Número de Identificação - “PT123456789”). Chamamos a atenção para
que não coloque espaços no final do campo, por lapso;

O endereço de e-mail a utilizar deverá ser o mesmo em que recebeu a comunicação da
Galp Energia ou da Plataforma S4G. Este endereço de e-mail é o que está associado à
vossa conta e poderá atualizar essa informação posteriormente.
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Caso não tenha recebido uma comunicação a solicitar que aceda à Plataforma S4G, terá de
registar a sua empresa.
Q10. Como posso alterar a senha de acesso à minha conta?
R10. Existe um botão específico para esta alteração. Siga os seguintes passos:
1. Aceda ao menu Perfil na área reservada da vossa entidade. Este menu pode ser acedido
através de uma de duas formas:
a.
Através do link Perfil que está disponível na janela de Links Rápidos da página
principal da área reservada da vossa entidade;
b.
Através do menu superior, que pode ser acedido ao clicar na seta ao lado do Nome
de Utilizador, no canto superior direito da área reservada da vossa empresa. Neste
menu, deverá selecionar o menu Utilizadores e Perfil da Organização.
2. No ecrã seguinte, deverá clicar em Dados de Registo que está disponível no menu lateral,
dentro do separador Perfil;
3. Por baixo do nome da vossa entidade deverá encontrar diversos botões. Um deles permite
a alteração de senha.
Q11. Como posso adicionar múltiplos Utilizadores à conta da minha empresa?
R11. Quando acede pela primeira vez à conta da vossa entidade na Plataforma S4G acede
enquanto Gestor de Conta ou “Super-Utilizador”. Estes dados podem ser editados na secção
Detalhes do Utilizador do formulário de “Dados de Registo”, dentro do menu Perfil.
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Este Utilizador tem acesso total à área reservada da vossa entidade, recebe todas as
comunicações e alertas automáticos da Plataforma S4G e tem a possibilidade de atualizar os dados
dos questionários de pré-qualificação.
Recomendamos que crie e parametrize mais Utilizadores quando tiver uma estrutura interna
complexa, por linhas de negócio, por exemplo, pretenda tornar independentes os acessos a outros
Utilizadores, ou pretenda separar internamente as funções de Gestor de Conta e Técnicos que irão
responder aos convites para solicitações ou encomendas.
Apenas o Gestor de Conta tem a possibilidade de criar novos Utilizadores.
As instruções sobre como criar novos Utilizadores estão descritas no documento “Como um
Fornecedor pode criar dentro da Plataforma Supply4Galp uma Estrutura (Divisão/Função/Nome) de
modo a cada utilizador ter um acesso independente”, disponível no menu “MATERIAL DE
FORMAÇÃO” na janela de Links Adicionais da página principal da área reservada da vossa
entidade.
Q12. Recebi um alerta a solicitar que atualize os questionários de pré-qualificação e/ou
categorias de compra da minha empresa mas não os consigo encontrar na Plataforma
S4G.
R12. Para atualizar dados de pré-qualificação e/ou categorias de compra da vossa entidade,
deverá seguir os seguintes passos:
1. Aceda ao menu Perfil na área reservada da vossa entidade. Este menu pode ser acedido
através de uma de duas formas:
a.
Através do link Perfil que está disponível na janela de Links Rápidos da página
principal da área reservada da vossa entidade;
b.
Através do menu superior, que pode ser acedido ao clicar na seta ao lado do Nome
de Utilizador, no canto superior direito da área reservada da vossa empresa. Neste
menu, deverá selecionar o menu Utilizadores e Perfil da Organização.
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2. Clique no menu lateral Perfil Básico e selecione o questionário pretendido. Verá quatro
questionários – “Dados de Empresa”, “Informação Financeira”, “Informação Técnica” e
“Responsabilidade Social Corporativa”;
3. Clique no botão “Editar” para atualizar as suas respostas e clique no botão “Guardar”
quando concluir as alterações.
4. Preenchidos os questionários de pré-qualificação, deverá selecionar as Categorias de
Compra a que se propõe. Para tal, clique no separador Categorias e clique no botão
“Adicionar Categorias” para abrir a árvore de categorias.
5. Consoante as categorias a que se propõe terá questionários adicionais específicos que
deverá completar.
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2. Gestão de Solicitações de Cotação (RFQs) ou Solicitações de
Informação (RFIs)
Q1. Recebi um e-mail da Plataforma S4G com um convite para a participação numa
Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação (RFI) mas nunca acedi à área
reservada da minha empresa.
R1. Durante a fase de planeamento dos processos de consulta, os Compradores da Galp Energia
selecionam os potenciais fornecedores da base de dados da Plataforma S4G.
Se tiver recebido um e-mail a indicar que a conta da vossa entidade foi ativada na Plataforma
S4G, adicionalmente ao e-mail de convite, significa que a vossa entidade não constava da base de
dados e foi criado um pré-registo da vossa entidade. Neste caso, deverá utilizar os dados de
acesso que constam do e-mail de comunicação ativação de conta.
Se não tiver recebido um e-mail de ativação significa que a vossa entidade foi carregada para a
Plataforma S4G com base na informação existente na base de dados de Fornecedores do Grupo
Galp Energia durante a fase de implementação.
Neste caso, para aceder à área reservada da vossa empresa deverá solicitar uma senha
temporária para o primeiro acesso, através os seguintes passos:
1. Aceda à página principal da plataforma: https://supply4.galpenergia.com;
2. Clique em "Esqueceu-se da sua senha?", na janela de Login/Registo;
3. O seu nome de Utilizador por defeito é o código ISO do país de registo da entidade (PT
para Portugal, ES para Espanha, etc.) seguido do respetivo número de identificação fiscal
(exemplo: “PT” + Número de Identificação - “PT123456789”). Chamamos a atenção para
que não coloque espaços no final do campo, por lapso;
4. Introduza um dos endereços de e-mail onde recebeu a comunicação da Galp Energia.
Em seguida, receberá um e-mail automático da Plataforma S4G com uma senha temporária que
deverá utilizar para o primeiro acesso.
Q2. Recebi um convite para a participação numa Solicitação de Cotação (RFQ) ou
Solicitação de Informação (RFI) mas não encontro os detalhes dessa solicitação.
R2. Para visualizar todos os convites que são efetuados para a vossa empresa pode seguir um de
dois métodos:
1. Clique no menu Minhas Solicitações de Cotação (RFQs) ou Minhas Solicitações de
Informação (RFIs) que pode encontrar na janela de Links Rápidos da página principal da
área reservada da vossa entidade;
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2. Clique no menu Projetos, através do menu superior que se encontra no canto superior
direito da área reservada da vossa entidade, na seta ao lado do nome de Utilizador.
Em seguida, clique no separador adequado no ecrã seguinte – RFQs ou RFIs – consoante o
tipo de convite que recebeu.
Q3. Necessito de colocar uma questão relacionada com uma Solicitação de Cotação
(RFQ) ou Solicitação de Informação (RFI) para que a minha empresa foi convidada mas
não tenho um contacto direto de alguém da Galp Energia que possa utilizar.
R3. Dentro de cada RFQ ou RFI existe uma ferramenta de mensagens que deve utilizar para
colocar questões ou solicitar esclarecimentos que serão analisados pelo Comprador responsável
pelo processo.
Esta ferramenta está disponível no menu lateral da RFQ, por baixo da secção Detalhes da RFQ ou
RFI.
Q4. Existem elementos da minha empresa que devem receber as comunicações
automáticas de convites para Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação
(RFI) mas que não estão associados à Plataforma S4G.
R4. Para adicionar novos Utilizadores à Plataforma S4G deverá seguir as instruções descritas no
ponto 1.Q11.
Q5. Apesar de existirem múltiplos registos associados à minha empresa com números de
identificação fiscal diferentes, todos os convites para uma Solicitação de Cotação (RFQ)
ou
Solicitação
de
Informação
(RFI)
são
geridos
pelas
mesmas
pessoas
independentemente da empresa a que se destina. Como podemos receber todas as
comunicações enviadas para todas as empresas?
R5. Para que o mesmo grupo de Utilizadores receba todas as comunicações de várias contas do
mesmo Grupo, necessita de criar esses Utilizadores em cada uma das contas a que tem acesso.
Para mais informações sobre como criar novos Utilizadores à Plataforma S4G deverá seguir as
instruções descritas no ponto 1.Q11.
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Q6. Tenho que aceder com regularidade à Plataforma S4G para verificar se a minha
empresa foi convidada para uma Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de
Informação (RFI) ou receberei algum tipo de alerta?
R6. Quando a vossa entidade for convidada para uma RFQ ou RFI, a Plataforma S4G despoleta emails automáticos para o Gestor de Conta e para os Utilizadores autorizados pelo Gestor de Conta.
Q7. Quando respondo a uma consulta a minha proposta será vista por todos os
proponentes convidados ou apenas pela Galp Energia?
R7. As propostas submetidas pela vossa entidade e a lista de proponentes convidados no âmbito
de uma Solicitação de Cotação (RFQ) ou Solicitação de Informação (RFI) são informações apenas
visíveis para a Galp Energia.
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3. Gestão de Encomendas por Catálogo
Q1. A Galp Energia utilizava anteriormente uma plataforma de gestão de fornecimentos
de materiais por catálogo diferente. Os catálogos que tínhamos nessa plataforma
estarão disponíveis na Plataforma S4G?
R1. Sim. Todos os catálogos existentes foram migrados para a Plataforma S4G e as Notas de
Encomenda passarão a ser enviadas diretamente pela Plataforma S4G.
Q2. Recebi um e-mail da Plataforma S4G com uma Nota de Encomenda mas nunca acedi
à área reservada da minha empresa.
R2. Se tiver recebido um e-mail a indicar que a conta da vossa entidade foi ativada na Plataforma
S4G, adicionalmente ao e-mail com a Nota de Encomenda, significa que a vossa entidade não
constava da base de dados e foi criado um pré-registo da vossa entidade. Neste caso, deverá
utilizar os dados de acesso que constam do e-mail de comunicação ativação de conta.
Se não tiver recebido um e-mail de ativação significa que a vossa entidade foi carregada para a
Plataforma S4G com base na informação existente na base de dados de Fornecedores do Grupo
Galp Energia durante a fase de implementação.
Para aceder à área reservada da vossa empresa deverá solicitar uma senha temporária para o
primeiro acesso, devendo seguir os seguintes passos:
1. Aceda à página principal da plataforma: https://supply4.galpenergia.com;
2. Clique em "Esqueceu-se da sua senha?", na janela de Login/Registo;
3. O seu nome de Utilizador por defeito é o código ISO do país de registo da entidade (PT
para Portugal, ES para Espanha, etc.) seguido do respetivo número de identificação fiscal
(exemplo: “PT” + Número de Identificação - “PT123456789”). Chamamos a atenção para
que não coloque espaços no final do campo, por lapso;
4. Introduza um dos endereços de e-mail onde recebeu a comunicação da Galp Energia.
Em seguida, receberá um e-mail automático da Plataforma S4G com uma senha temporária que
deverá utilizar para o primeiro acesso.
Q3. Recebi uma Nota de Encomenda mas não encontro essa informação na Plataforma
S4G.
R3. A gestão de fornecimentos de materiais por catálogo é feita através de um módulo específico
dentro da Plataforma S4G denominado eSupply.
Neste, poderá encontrar todas as encomendas que são feitas à vossa entidade, poderá interagir
com a Área Requisitante sobre os itens da encomenda, poderá replanear a entrega das
encomendas entre outras ações disponíveis.
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Para aceder a este módulo, deverá clicar no menu eSupply Access que está disponível na janela de
Links Adicionais da página principal da área reservada da vossa entidade.
Q4. Verifico na Nota de Encomenda que existem aspetos invulgares ou pouco claros.
Como posso clarificar este tipo de questões com a Área Requisitante da Galp Energia?
R4. O módulo eSupply tem uma funcionalidade de mensagens que pode utilizar para contactar
diretamente com Área Requisitante. Esta funcionalidade encontra-se dentro de cada encomenda,
no separador Notas.
Pode criar uma nota para toda a encomenda ou para cada um item, devendo para isso selecionar o
item pretendido. Também pode anexar documentos em cada nota.
Esta informação será posteriormente analisada e respondida pela Área Requisitante da Galp
Energia através da mesma funcionalidade.
Q5. Recebi uma Nota de Encomenda mas não consigo proceder ao envio de todos os
itens ou de todas as quantidades solicitadas de um item dentro do prazo definido. Como
proceder?
R5. Ao receber uma nova Nota de Encomenda, esta irá para o menu Em planeamento. Aqui,
poderá aceitar o planeamento proposto ou, caso não seja possível cumprir com algum ponto, pode
replanear a encomenda editando a data de entrega e/ou as quantidades do item a expedir.
Adicionalmente pode enviar uma mensagem para a Área Requisitante da Galp Energia a comunicar
a situação ou anexar algum documento.
Esse replaneamento será remetido para a Área Requisitante que analisará as alterações propostas.
Q6. As quantidades solicitadas ou o valor total da Nota de Encomenda são inferiores aos
valores mínimos acordados com a Galp Energia, o que representam custos adicionais. A
Área Requisitante é informada de que a encomenda pode ter custos adicionais?
R6. Sim. A Área Requisitante da Galp Energia recebe uma informação de que a Nota de
Encomenda submetida pode ter custos adicionais.
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Q7. Necessito de incluir um novo item no Catálogo ou de efetuar uma atualização de
preços. Como proceder?
R7. Todas as atualizações de dados nos Catálogos são efetuadas exclusivamente pelos
Compradores da Galp Energia.
Q8. O Catálogo que temos contratualizado com a Galp Energia inclui centenas de linhas e
as Notas de Encomenda costumam incluir várias linhas. As Notas de Encomendas
incluem os nossos códigos de material para uma mais fácil análise e gestão da
expedição?
R8. Sim. Na impressão da Nota de Encomenda poderá visualizar a codificação da Galp Energia e a
codificação utilizada pela vossa entidade.
Para facilitar a análise dos itens também poderá exportar a lista para um ficheiro Excel.
Q9. Temos sistemas de informação que utilizamos para fazer a gestão de encomendas
na nossa empresa. Podemos integrar as Notas de Encomenda da Plataforma S4G
diretamente com o nosso sistema?
R9. Sim. O módulo eSupply permite a integração com outros sistemas de informação. Para dar
início ao processo de integração precisamos que envie um exemplo de um ficheiro de dados cXML
de uma encomenda que recebeu anteriormente, a lista de campos que utiliza e uma descrição de
cada um para o endereço de e-mail [email protected].
Essa informação será posteriormente enviada para a equipa de desenvolvimento da Plataforma
S4G que irá preparar uma proposta para se realizar a integração e entrar em contacto com a
vossa entidade.
Q10. A data de entrega de alguns itens da Nota de Encomenda já foi ultrapassada. Como
proceder?
R10. Nestes casos, deverá ser a Área Requisitante da Galp Energia a replanear a encomenda, mas
também poderá replanear a encomendar no menu Em planeamento.
Q11. A Nota de Encomenda recebida não indica a referência da proposta ou o código de
consulta.
R11. Todas as Notas de Encomenda indicam um número de referência (ilustrativo: “7030000001”)
que deve ser utilizado para a identificar junto da Galp Energia.
Este número encontra-se no assunto do e-mail automático que recebe com a informação da
encomenda ou no módulo eSupply.
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