Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso Ana Luisa Veiga*, António Matos**, Daniela Oliveira***, David Araújo**** e Filipa Ramalho***** * [email protected] ** [email protected] *** [email protected] **** [email protected] ***** [email protected] A frequentar o 3º ano da Licenciatura em Ciência da Informação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (www.fe.up.pt), Porto, Portugal Resumo O presente papper foi realizado no âmbito da disciplina de Fontes de Informação e Serviços de Referência do Curso de Ciência da Informação sob orientação do docente Luís Miguel Costa. Tem como intuito caracterizar um Repositório Institucional e introduzir o tema do livre acesso assim como a sua importância nesse repositório. O repositório escolhido foi o RepositóriUM (Repositório Institucional da Universidade do Minho) e deveu-se a duas vantagens que surgiram aquando da sua criação: uma vantagem competitiva - a UM foi a primeira universidade portuguesa a ter um repositório com o objectivo do Livre Acesso. Como as publicações em acesso livre têm mais impacto e todas as publicações da UM estão em acesso livre para o público em geral, é natural que essas publicações sejam mais vezes citadas, a imagem da UM aumente e a sua memória seja preservada; uma vantagem económica – as universidades normalmente pagam ao docente ou investigador para produzir um artigo e pagam depois para receber essa publicação que já tinham pago para ser desenvolvida, tendo portanto dois custos, uma redundância monetária. Os autores sendo os responsáveis pelo depósito dos seus artigos no repositório em acesso livre da universidade fazem com que esta só tenha o custo do financiamento do projecto. Assim, começamos por apresentar o que é um Repositório Institucional. De seguida caracterizamos o RepositóriUM desde a sua criação, até às suas funcionalidades e políticas. Por fim iremos falar acerca do Livre Acesso e daremos a nossa opinião sobre o porquê de acharmos que esta política é indispensável para este tipo de repositórios. 2 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso Revisão da Literatura No processo realizado para a revisão da literatura acerca do tema em questão, tornou-se visível que existe muita informação publicada acerca deste assunto. Porém, já quando o tema foi escolhido, tínhamos consciência que não iríamos fazer um trabalho exclusivo nem nada que alguém não tivesse pensado antes, iríamos sim, aumentar a informação acerca do tema. Foi através dos conhecimentos adquiridos anteriormente acerca de operadores booleanos (Termo de busca = (open access AND institutional repositor*)) e definindo uma área específica (Área Temática = (INFORMATION SCIENCE & LIBRARY SCIENCE)) que conseguimos recuperar documentos que contivessem informação pertinente. Mesmo assim, visto ser impossível analisar todos os textos encontrados/recuperados, foram seleccionados apenas oito que permitiram resumir a informação mais relevante sobre este assunto. Quase todos os autores concordam quando se diz que os Repositórios Institucionais são fundamentais para a implementação do Livre Acesso. São dados exemplos específicos, mais concretamente em relação às Universidades da Alemanha e o quão importante é lá o tópico acerca do acesso livre. São diversos os artigos que sintetizam as discussões, os desenvolvimentos comuns e as práticas do livre acesso em universidades, focando também a expansão que tem ocorrido nos repositórios institucionais São também expostos os factores usados para avaliar o sucesso do auto-arquivo no livre acesso, sendo salientada a importância de examinar o conteúdo, em particular a disponibilidade do texto integral vs abstracts. É caracterizada a chegada das novas gerações de repositórios institucionais, assim como, de que forma poderá ser usada e implementada. Poder-se-á concluir que ao longo do tempo o livre acesso tem vindo a ser alvo da atenção da comunidade científica. Os vários estudos publicados atestam isso mesmo e comprovam a sua importância para a partilha de conhecimento em repositórios Institucionais. Repositórios Institucionais Os Repositórios Institucionais nasceram, em parte, pela necessidade de combater o facto da produção científica se encontrar dispersa em revistas científicas, ou seja, havia uma grande necessidade em concentrar essa informação num local que, por um lado, a torna-se mais visível e por outro lado, facilitasse a demonstração do seu valor científico, social, económico e cultural1. Desta maneira, os Repositórios Institucionais têm como finalidades armazenar, preservar, divulgar e possibilitar o acesso à produção intelectual à comunidade universitária, sendo acima de tudo, sistemas de informação digitais. Para além de preservar a produção intelectual de uma comunidade académica, os repositórios servem para dar projecção à produção intelectual junto de outras comunidades universitárias e também da sociedade em geral. Assim, podemos dizer que os Repositórios Institucionais existem com o principal objectivo de aumentar a visibilidade, estatuto, imagem e “valor” público das instituições e são usados como um 1 Baseado em: RODRIGUES, Eloy. [et al.] - RepositóriUM: criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho [Em linha] [Consult. 18, Nov. 2006]. Disponível em <http://sapp.telepac.pt/apbad/congresso8/com14.pdf> 3 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso indicador tangível da sua qualidade, com o intuito de melhorar o acesso aos resultados da investigação, aumentando a competição e acabando com o monopólio das revistas científicas, contribuindo assim para a economia das Universidades e Bibliotecas Universitárias. De seguida vamos falar de um exemplo de Repositório Institucional que é o RepositóriUM e, por isso, introduzimos aqui um pouco o assunto dos Repositórios Digitais, uma vez que o repositório por nós escolhido se trata de um repositório digital. Um repositório digital é constituído por informação digitalizada ou electrónica em formato material (como por exemplo um cd-rom ou um dvd) ou disponibilizada na Internet, permitindo assim o acesso à distância. O Repositório Digital permite o acesso remoto através de um computador com ligação em rede e, ao mesmo tempo, a sua utilização simultânea por diversos utilizadores, que podem encontrar em suporte digital os produtos e serviços característicos aproximados com uma biblioteca física. Através dela é também possível utilizar de forma integrada diferentes suportes de registo de informação (texto, som, imagem). Poderemos dizer, resumidamente, que este tipo de repositórios têm como objectivo principal “ (…) fornecer o acesso à informação, a documentos digitais de texto, som ou imagem que selecciona, organiza e então distribui, e de preservar a mesma, na sua integridade; disponibiliza em suporte digital produtos e serviços muito próximos de uma biblioteca física; permite o acesso remoto através de um computador com ligação em rede e a sua utilização simultânea por diversos utilizadores”. Um Repositório destes visa a integração do conceito de Open Access (Acesso Livre), que significa a disponibilização livre na Internet de literatura de carácter académico ou científico, permitindo a qualquer utilizador ler, descarregar (download), copiar, distribuir, imprimir, pesquisar ou referenciar (link) o texto integral dos documentos. RepositóriUM – criação e implementação “O RepositóriUM é o repositório institucional da Universidade do Minho, constituído com o objectivo de armazenar, preservar, divulgar e dar acesso à produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital. O RepositóriUM pretende reunir, num único sítio, o conjunto das publicações científicas da UM contribuindo desse modo para o aumento da sua visibilidade e impacto e garantindo a preservação da memória intelectual da Universidade do Minho.”2 Ilustração 1 – Logótipo do RepositóriUM3 Nos últimos anos, com as declarações acima mencionadas, os Repositórios Institucionais têm reunido a atenção das universidades e das suas bibliotecas. Na altura 2 3 In: Página web do RepositóriUM Disponível em <http://repositorium.sdum.uminho.pt> Idem 4 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso da criação do RepositóriUM, já cerca de 250 arquivos de livre acesso estavam na base da Open Access Initiative disponibilizando cerca de 2.500.000 documentos produzidos por docentes e investigadores de todo o mundo. O Repositório Institucional da Universidade do Minho foi o primeiro repositório académico do país a entrar nesta base do livre acesso. Estando sensível aos ideais que se implementavam internacionalmente, preparando a candidatura ao Programa E-U Campus Virtual4 e procurando uma solução para o armazenamento, disponibilização e preservação das teses e dissertações em formato digital, a Universidade do Minho coloca no quadro da elaboração do plano de actividades dos Serviços de Documentação da Universidade do Minho (SDUM) para 2003 a criação de um Repositório Institucional. O primeiro passo foi seleccionar uma plataforma onde implementar o repositório, tendo sido escolhida a plataforma DSpace, constituída por um conjunto de ferramentas para administrar e disseminar conteúdos digitais de acordo como o modelo de referência OAIS (Open Access Information System). Após a escolha da plataforma, a implantação do RepositóriUM teve quatro fases: 1. Instalação, Configuração e Tradução – Maio e Junho de 2003 Instalação da plataforma, análise das suas funcionalidades, configuração, personalização e tradução da interface gráfica para a língua portuguesa. 2. Carregamento de Teses e Dissertações – Julho a Setembro de 2003 Apelo aos doutorados e mestres da UM para entregarem as suas teses e dissertações através de várias vias, como correio electrónico, FTP e entrega directa; disponibilização de serviços de digitalização. 3. Constituição de Comunidades Piloto - Outubro de 2003 Teste à utilização do sistema com utilizadores externos ao SDUM por quatro unidades orgânicas que aceitaram o convite e que foram constituídas e configuradas no RepositóriUM. 4. Abertura ao Público – 20 de Novembro de 2003 Disponibilização pública com acesso possível à UM e ao público em geral. RepositóriUM – Funcionalidades A plataforma DSpace possibilita recolher e descrever trabalhos em formato digital, disponibilizar os trabalhos através da web e de um sistema de pesquisa, recuperar a informação e preservar a longo prazo. Na sua organização, o DSpace está orientado para as comunidades, tipicamente laboratórios, centros de investigação, departamentos, entre outros. Quanto à meta-informação, utiliza a norma de meta-informação descritiva Qualified Dublin Core. Com quinze elementos, apenas três campos são obrigatórios, sendo eles o título, o idioma e a data de depósito. Existem ainda campos para resumos de documentos, palavras-chave e outros. Usando a Dublin Core, o RepositóriUM traz as 4 O programa E-U CampusVirtual é um sub-projecto do programa E-UM, um projecto criado pela Universidade do Minho para reformular o papel das tecnologias de informação que não correspondiam às expectativas de alunos, docentes e funcionários da UM. 5 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso vantagens da simplicidade, interoperabilidade semântica, consenso internacional, extensabilidade e modularidade de meta-informação na web. Para dar a precisão semântica, os elementos têm qualificadores de refinamento. Usa ainda meta-informação para preservação digital e permite a aplicação de variadas técnicas com o objectivo de garantir a segurança dos documentos digitais depositados, como a realização de cópias de segurança, mirroring e migração. A meta-informação, assim como a sua qualidade e consistência, são um factor de extrema importância para uma pesquisa com qualidade. Para resolver o problema de como integrar os diferentes processos de depósito num sistema multidisciplinar, é feita uma definição de papéis com permissões que são atribuídas aos utilizadores, que podem ser definidas para comunidades, colecções e documentos. O DSpace implementa ainda o protocolo Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) que permite a disponibilização dos próprios autores de meta-informação sobre os seus trabalhos para que outros serviços a recolham para indexar e pôr em bases-de-dados – interoperabilidade com outros sistemas. Como os sites podem desaparecer ou ser reconfigurados, o DSpace tem também a funcionalidade de criar indicadores persistentes, ou seja, de atribuir URL’s fixos, registados com o sistema Handle System, de maneira a que a informação possa ser sempre recuperada na pesquisa. RepositóriUM – Políticas ¾ Auto-Arquivo: No sentido de facilitar os processos de depósito, são as próprias comunidades a definir a forma que é feito o armazenamento e acesso à informação. As diversas comunidades é que controlam os acessos (para limitar o acesso a documentos que exijam restrições) e definem papéis dos intervenientes no workflow. Inclui também um mecanismo para importar documentos em lote. Os formatos que o RepositóriUM recomenda para entrega são o PDF, Word, LÁTEX e Postscrip. O SDUM pode digitalizar o documento caso este não se encontre em formato electrónico. O RepositóriUM tem um circuito de depósito muito simples, que se divide em sete etapas: 1ª Etapa – O sistema faz perguntas básicas sobre o documento para saber qual a meta-informação mais adequada 2ª Etapa – São inseridos os dados essenciais do documento 3ª Etapa – Descrição mais exaustiva do documento 4ª Etapa – Processos que levam ao carregamento do ficheiro 5ª Etapa – Verificação pelo utilizador e eventuais correcções 6ª Etapa – Concessão de licenças relacionadas com os direitos de autor e divulgação do trabalho (Open Access) 7ª Etapa – Conclusão do processo 6 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso Ilustração 2 - Barra de progresso do circuito de depósito Em qualquer ponto do processo de depósito o utilizador pode suspender o trabalho com a certeza de que os dados introduzidos ficam congelados até à retoma do processo. Numa etapa posterior, apenas com três passos, ocorre a validação da metainformação (como passo obrigatório) e mais dois passos de revisão. A administração da colecção faz a sua revisão de acordo com a política adoptada pela colecção específica e aceita ou não o documento. ¾ Serviço ao utilizador: O acesso ao depósito divide-se em dissertações, teses de doutoramento, artigos e comunicações. A informação pode ser encontrada de duas formas, percorrendo ou pesquisando: Percorrer Percorrer por Comunidades&Colecções permite consultar as várias comunidades disponíveis e permite visualizar as respectivas colecções; Percorrer por Títulos permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos títulos de todos os documentos disponíveis; Percorrer por Autor permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos autores e todos os documentos que este submeteu; Percorrer por Data permite consultar uma lista de todos os documentos por ordem cronológica inversa. Pesquisar Para pesquisar por todo o Repositório, utiliza-se a caixa de pesquisa localizada no topo da barra da navegação à esquerda ou a caixa da pesquisa no centro da página inicial; Para limitar a pesquisa a uma comunidade ou a uma colecção específica, navega-se até essa Comunidade ou Colecção e utiliza-se a barra da pesquisa nessa página. 5 O RepositóriUM dispõe de um apoio individual às comunidades através de páginas próprias com informação, notícias e apontadores que reflectem os seus interesses, conta com serviços de alerta e com o serviço Meu RepositóriUM, onde o utilizador tem a sua lista de depósitos em curso, a sua lista de depósitos que aguardam intervenção e a lista de documentos que já depositou e foram aceites. Permite também a ligação a outros repositórios de livre acesso, como o OAister da Universidade de Michigan (catálogo de recursos digitais), a pesquisa por editoras com o Projecto Sherpa 5 In: Página web do RepositóriUM Disponível em <http://repositorium.sdum.uminho.pt> Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso 7 (classifica as editoras e as publicações por cores apresenta, um sumário geral das condições e inclui ligações para os websites das editoras) e a pesquisa por revistas com o Eprints (software livre para implementação de um repositório de documentos digitais). É política do RepositóriUM permitir o depósito de qualquer tipo de documento desde que:6 • Seja produzido (autor ou co-autor) por membro (s) da U.M. • Resulte de actividades de Investigação & Desenvolvimento ou ensino • Esteja em formato digital • Esteja completo e pronto para "publicação". • O autor deva poder, e estar disposto a, conceder à U.M. o direito não-exclusivo de preservar e dar acesso ao seu trabalho através do RepositóriUM (mantendo na mesma os seus direitos de autor) • • • O RepositóriUM executou ainda uma política de suporte de formatos onde:7 Tudo o que for depositado no RepositóriUM será recuperável/ acessível; Serão reconhecidos tantos formatos de ficheiro quanto os que forem possíveis; Serão suportados tantos formatos de ficheiros reconhecidos quanto os que forem possíveis; Livre Acesso De acordo com Stevan Harnad, Livre Acesso (ou Open Access) significa o acesso livre, imediato, permanente, integral e online para qualquer utilizador, em qualquer local da Internet, desde Material Científico até Escolar Digital, sobretudo artigos de investigação publicados em Revistas editadas e revistos pelos pares. O movimento Open Access Initiative é liderado por investigadores e académicos, já tendo também conquistado defensores fora do meio universitário. Há três declarações fundamentais que estão na base deste movimento: - Budapeste Open Access Initiative, de Dezembro de 2001 promovida pela Open Society Institute para discutir o acesso à literatura científica e que resultou numa declaração de princípios, definição de estratégia e afirmação de empenhamento; - Bethesda Statement on Open Access Publishing, uma reunião que ocorreu a 11 de Abril de 2003 onde estiveram presentes várias personalidades ligadas à informação na área biomédica para discutir a maneira de assegurar o acesso livre à literatura científica e que contém definições e recomendações de grupos de trabalho sobre o acesso livre; - Declaração de Berlim sobre o Acesso Livre ao Conhecimento nas Ciências e Humanidades, de 22 de Outubro de 2003, em que representantes de várias instituições científicas europeias apoiaram o acesso livre e o depósito em arquivos de acesso livre com a afirmação de difundir esta prática. 6 7 In: Página web do RepositóriUM Disponível em <http://repositorium.sdum.uminho.pt> Idem 8 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso Podemos aqui distinguir o que é o Acesso Livre daquilo que não é o Acesso Livre. Relativamente ao primeiro caso, o acesso livre é composto por cópias gratuitas, online, de artigos de revistas científicas revistos por pares (peer-reviewed), comunicações em conferências, bem como relatórios técnicos, teses e documentos de trabalho. Na maioria dos casos não existem licenças restritivas ao seu uso pelos leitores. Desta forma, podem ser usados livremente para investigação, ensino e outros propósitos afins. O acesso livre não é auto publicação, nem uma forma de ultrapassar o processo de revisão pelos pares (peer-review) e publicação, nem é uma espécie de via de segunda classe para publicação a baixo preço. Porquê o Acesso Livre? O acesso livre é a união de uma velha prática, onde os investigadores publicam os seus trabalhos nas novas tecnologias (a Internet e os seus associados), sem esperarem um lucro monetário pelo copyright. Estes autores esperam o impacto de publicação, geralmente aferido pelo número de vezes que o seu trabalho é citado, para poderem progredir na sua carreira e ter financiamentos para os seus trabalhos. Estudos científicos demonstram que os artigos em acesso livre na Internet têm mais impacto que os restantes e que são citados entre 2.5 a 5.8 mais vezes que os artigos em acesso restrito. 8 Ilustração 3 - Impacto da Publicação9 O Livre Acesso tem como principais objectivos o aumento da visibilidade, do acesso, da utilização e do impacto dos resultados de investigação, acelerar e tornar mais eficiente o progresso da ciência, melhorar a monitorização, avaliação e gestão da actividade científica e também, criar e aproveitar a informação de forma mais eficiente, usando as melhores tecnologias disponíveis. O movimento do Livre Acesso conta com duas correntes, o Auto-arquivo OA (Open Access) e as revistas OA. Em relação ao auto-arquivo, este apresenta como principais características o facto de os autores publicarem os artigos em revistas de subscrição tradicional e o facto dos seus artigos se tornarem acessíveis online livremente. No auto-arquivo podem constar preprints (uma versão não revista do trabalho antes de ser submetida a peer review e consequentemente à publicação – por norma, é a versão submetida a um jornal), postprints (qualquer versão após ser submetida a peer review) ou até ambos. Da mesma forma, pode limitar-se a eprints (Preprints ou Postprints electrónicos de artigos de revista) ou então incluir teses e dissertações, materiais de curso (de apoio), learning objects, ficheiros de dados, 8 Dados da investigação The effect of Open Access on Citation Impact, in: Página web do RepositóriUM 9 In: http://repositorium.sdum.uminho.pt 9 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso ficheiros de áudio ou vídeo, arquivos institucionais, ou qualquer outro tipo de ficheiro digital. Por fim, o auto-arquivo tem a facilidade de fornecer livre acesso para todos os seus conteúdos como regra complementar e possibilitar que os autores limitem o grau de acesso que os utilizadores têm relativamente aos seus artigos. Quanto às revistas OA, estas levam a cabo o processo de peer review, e, particularmente, permitem que os autores retenham o copyright. Distinguem-se revistas sem fins lucrativos de revistas com fins lucrativos. De frisar que estas duas correntes apresentam como grande diferença o facto de as revistas OA praticarem o peer review, ao contrário dos repositórios de auto-arquivo OA que não o praticam. Verifica-se uma crescente certeza divulgando que os artigos que foram autoarquivados são mais citados do que aqueles que não o foram. Na maioria das diferentes áreas disciplinares existe pelo menos um aumento para o dobro na taxa de citação. Em algumas áreas disciplinares esse aumento é ainda maior. Esta forma de livre acesso denota que a investigação tem muito mais impacto que anteriormente. Além disso, o ciclo de investigação – no qual o trabalho é publicado, lido, citado e desenvolvido por outros autores – é incrementado e acelerado quando os resultados estão disponíveis numa base de Acesso Livre. Não era preferível que os utilizadores fossem capazes de aceder a todos os artigos que necessitam, para ler e utilizar na sua investigação, facilmente e sem restrições? Conclusão O livre acesso, a distribuição ilimitada, a preservação a longo prazo e a interoperabilidade só são possíveis a partir de um repositório digital institucional pois este facilita a indexação e a integração em bases-de-dados da literatura científica, possibilitando assim à comunidade académica todo um acesso livre ao conhecimento nacional e internacional, através da coordenação entre repositórios internacionais existentes. Diante do exposto as unidades de informação, ultrapassam os antigos conceitos e deixam de ser algo estático para se tornar numa vasta rede em constante mutação. Só existe progresso se existir um conhecimento prévio. E a melhor forma de garantir um progresso célere é garantir um acesso livre às descobertas que se vão fazendo… Para isso as organizações passam de um estado onde se encontravam totalmente ligadas ao material impresso, para outras onde tudo, ou quase tudo, será armazenado de forma digital. Uma das premissas da digitalização é a faculdade e facilidade com que se pode reproduzir copiar e partilhar informação, por isso cabe-nos arranjar formas de garantir uma partilha que seja fácil e rápida para que o utilizador encontre rapidamente e com o mínimo de ruído a informação que procura. Porém, os repositórios institucionais também transportam consigo algumas questões que devem ser resolvidas. Os autores das produções sendo os primeiros interessados na criação de repositórios institucionais nem sempre reconhecem a importância de um sistema destes, vendo a iniciativa como apenas mais uma fonte de trabalho de sobrecarga – isso faz com que as estratégias de divulgação e promoção 10 Caracterização de um Repositório Institucional e Importância do Livre Acesso sejam obrigatórias para que haja sucesso na implementação de um repositório institucional. Bibliografia • Amaral, F. (s.d.). RepositoriUM Digital. 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