Universidade do Vale do ItajaÍ - UNIVALI
Vice-reitoria de Pós-Graduação, Pesquisa, Extensão e Cultura
Gerência de Extensão e Cultura
Coordenadoria de Gestão de Eventos - CGE
INFORMAÇÕES GERAIS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS
Os procedimentos abaixo, baseiam-se na Instrução Normativa da CGE e visam informar sobre a operacionalização de eventos na
Univali, a fim de auxiliar os organizadores na melhor condução dos eventos. Informações complementares e todos os formulários
citados estão à disposição no site www.univali.br/proppec - menu Coordenadoria de Gestão de Eventos. Os formulários estão em
constante atualização para atender às normas institucionais. Por isso, sugere-se que sejam consultadas as versões disponíveis no site
antes do envio dos formulários preenchidos à CGE.
1 LOCAL DO EVENTO:
-
Reservas de salas, auditórios e demais espaços físicos: solicitar à Coordenadoria de Gestão de Eventos (CGE) ou
diretamente à Coordenadoria de Infraestrutura (via e-mail ou chamado infraestrutura);
-
Laboratórios de informática: solicitar à CGE ou diretamente à Gerência de Tecnologia da Informação (TI) via abertura de
chamado na intranet;
-
Valores: os valores para locações internas/externas de espaços físicos são atualizados anualmente pela Coordenadoria de
Infraestrutura. A tabela contendo os valores dos principais espaços está disponível junto à Planilha Orçamentária de Eventos
e na referida gerência.
2 INSCRIÇÕES, SUBMISSÕES E PAGAMENTOS:
-
Devem ser realizados via Sistema Elis. Para solicitar a abertura das inscrições on-line, o responsável pelo evento deve
preencher o formulário de Solicitação de Inscrições via Sistema Elis e enviá-lo por e-mail, com antecedência;
-
O Sistema Elis permite a realização de inscrições pagas e gratuitas. As inscrições podem ser pagas por meio de boleto
bancário (parcela única), parcelamento em até 6x no cartão de crédito VISA, Mastercard ou Dinners (mínimo de R$
30,00/parcela), lançamento em mensalidade em parcela única ou parcelado em, no máximo, 6 vezes (opção somente para
alunos da Univali. O número de parcelas está condicionado ao número de mensalidades em aberto no semestre vigente);
-
Para inscrições pagas por empresas e instituições externas (incluindo Notas de Empenho emitidas por órgãos públicos) pode
ser emitida NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Neste caso, os participantes deverão efetuar a inscrição no Sistema Elis (somente
a etapa do pagamento, anteriormente descrita, deve ser desconsiderada), sendo encaminhadas, por e-mail à CGE, as
informações necessárias à emissão da NF-e e do boleto;
-
A CGE poderá enviar a listagem de boletos (pagos/não pagos/em aberto), via e-mail, ao coordenador do evento ou poderá
liberar o acesso ao(s) responsável(s), a fim de que possa(m) consultar estas e outras informações diretamente no Sistema
Elis;
-
Inscrições feitas no local do evento também devem utilizar o Sistema Elis (o responsável pelo evento deve verificar a
infraestrutura necessária com os setores devidos). O uso e/ou o deslocamento de equipamentos de informática para tal
finalidade deve ser solicitado à TI. Valores arrecadados no local, por meio de inscrições via boleto bancário à vista, devem
ser depositados na conta da Univali (Santander Ag 1242 C/C 13.000279-9);
-
Os eventos podem criar páginas web próprias, cujo endereço será vinculado aos dados do evento cadastrados no site
www.univali.br/eventos. No site criado para o evento, é necessário haver um campo para inscrições (e submissões, se for o
caso) ao qual os organizadores do evento devem vincular o link do Sistema Elis disponibilizado pela CGE. Caso não tenham
página própria, as informações do evento serão incluídas no modelo padrão de página de eventos do site da Univali;
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As informações divulgadas nas páginas, bem como a alteração de datas, locais, ministrantes e outras, devem ser mantidas
atualizadas e são de responsabilidade da comissão organizadora do evento (encaminhar alterações por e-mail à CGE);
-
Eventos com submissão de trabalhos devem encaminhar as informações necessárias ao cadastro no Sistema Elis e
disponibilizar pelo menos um funcionário para operacionalizar esta importante parte do evento. Poderá ser solicitado um
treinamento referente ao Sistema Elis à CGE. Sugere-se que antes da formulação do edital com as regras de
submissão/avaliação, sejam verificados com a CGE os dados necessários e as possibilidades de cadastro de trabalhos a fim
de que as informações sejam divulgadas corretamente.
3 PATROCÍNIOS:
-
Os eventos devem buscar apoios/patrocínios externos sempre que possível. A CGE criou um modelo simplificado de
carta/convite a ser apresentado aos possíveis patrocinadores (vide site);
1
-
As logomarcas dos patrocinadores podem ser inseridas nos materiais de divulgação do evento patrocinado, bem como
podem ser definidos espaços e/ou outras formas de divulgação dos mesmos ao longo do evento;
-
Para que possam ser emitidas NF-e e/ou recibos, os dados das empresas patrocinadoras precisam ser encaminhados, por
e-mail, à CGE junto do comprovante de depósito/transferência para a conta da Univali (Santander Ag 1242 C/C 01.0024682). Caso seja necessária a emissão de Boleto Bancário para pagamento do patrocínio, deve-se informar o prazo para
vencimento. Este procedimento requer antecedência, pois envolve outros setores da Univali. Dados Necessários: Razão
social da empresa/instituição patrocinadora; CNPJ; IE; Endereço completo (incluindo CEP); Telefone; Contato; descrição do
patrocínio; valor do patrocínio.
4 EVENTOS EM PARCERIA:
-
Deve-se elaborar convênio que será firmado entre o Presidente da Fundação Univali e a entidade parceira para delimitar os
Direitos e Deveres das partes. Para tal, encaminha-se, à Coordenadoria de Gestão de Eventos, o convênio acordado entre
as partes com, no mínimo, 30 dias de antecedência ao evento, visto que será analisado, também, pela Procuradoria Jurídica
e pela Diretoria Administrativa da Univali;
-
Para repassar o valor combinado em convênio para a entidade parceira, a mesma deverá apresentar Nota Fiscal, salvo se
estiver prevista outra forma de pagamento no convênio firmado.
5 COMPRAS PARA O EVENTO:
Todos os custos serão retirados da receita dos eventos. Quanto maior a antecedência nas solicitações, maiores as chances de os
materiais serem adquiridos com preços menores e melhor qualidade, possibilitando negociações com fornecedores e solicitações de
amostras, quando necessário.
-
Passagem / Hospedagem: preencher formulário de reserva de Passagem e/ou de Hospedagem e encaminhá-lo à CGE, via
e-mail;
-
Coffee-break/Coquetel: escolher um dos tipos padrão de cardápio de Coffee-break disponíveis na CGE a fim de que seja
cotado. Solicitar com, no mínimo, 15 dias de antecedência, com informações referentes ao número de pessoas, horário e
local de montagem;
-
Decoração: solicitar à CGE, via e-mail, com a descrição completa dos itens, data e local de entrega e/ou montagem;
-
Traslados: solicitar com todos os dados necessários (nome do passageiro, endereço ou local de saída e chegada, nº do voo
e empresa, nome do Hotel e/ou outros dados relevantes), via e-mail, à CGE, com mínimo de 48 horas de antecedência
(sujeito à disponibilidade de veículos e motoristas da Univali);
-
Projetor Multimídia (Data-show): estão disponíveis em todas as salas de aula, auditórios e laboratórios de informática. Em
caso de necessidade para uso em outros ambientes, solicitar à CGE e/ou aos Centros. Caso não haja disponibilidade na
universidade, solicitar locação à CGE (com antecedência mínima de 10 dias);
-
Água: solicitar aquisição à CGE, informando a quantidade e a data de uso;
-
Livros: Encaminhar solicitação de compra à CGE, com descrição completa dos exemplares. Os livros adquiridos serão
encaminhados à Biblioteca Central Comunitária para inclusão no acervo, podendo ser disponibilizado a laboratórios e/ou
Bibliotecas Setoriais, conforme pedido;
-
Materiais gráficos em geral (crachás, pastas, folder, cartazes, banner, etc.) e demais materiais a serem adquiridos:
encaminhar dados, por e-mail, à CGE, com minuciosa descrição dos produtos (quantidade, tamanho, cor, tipo, mídia, etc.) e
layout prévio (sempre que possível), visto que as compras serão efetuadas via sistema on-line. O pedido deverá ser
encaminhado com, no mínimo, 20 dias de antecedência (da data na qual a comissão do evento deseja receber o material).
Para materiais mais complexos ou em grande quantidade, consultar antecipadamente o tempo de produção junto à CGE. A
CGE poderá dar apoio na descrição técnica desses materiais, caso sejam solicitados com antecedência;
-
Cerimonial e protocolo: verificar disponibilidade institucional junto a Coordenadoria de Comunicação e Marketing. Caso não
-
Prestação de Serviço (confecção da página web, identidade do evento, stands, entre outros): solicitar cotação à CGE.
haja, a CGE poderá abrir o processo de contratação do serviço via sistema on-line;
Pessoa Física: será descontado do valor a ser pago: 20% de INSS, 2 a 5% de ISS, e IRPF proporcional. Para pagamento,
apresentar CPF, PIS, endereço completo e dados nominais para depósito bancário (conta, agência e banco), com prazo de
30 dias. O prestador de serviços poderá apresentar NF emitida pela Prefeitura Municipal (o que não a torna pessoa jurídica).
Pessoa Jurídica: será descontado do valor a ser pago: 11% de INSS, 2 a 5% de ISS e 1,5% de IRPJ e demais impostos
vigentes. Apresentar nota fiscal com data do mês corrente, nominal à Univali, com detalhamento do serviço, junto aos dados
bancários nominais à empresa (a NF precisa chegar a CGE até, no máximo, o dia 25 de cada mês, a fim de que possa ser
cadastrada no sistema e contabilizada corretamente).
2
6 MINISTRANTES/PALESTRANTES
Colaborador Univali: poderá prestar serviços ao evento e receber valor extra, desde que em horário diferente daquele para o qual
é contratado regularmente.
1.
Os valores serão lançados na folha de pagamento e terão de obedecer aos critérios e prazos da Gerência de RH da
Univali, podendo este ser consultado ao RH ou à CGE no momento da elaboração do projeto (há diferenças de regras
entre colaboradores cadastrados no novo e no antigo Plano de Cargos e Salários). Encaminhar, via e-mail ou impressa,
solicitação em formulário padrão (vide site).
Profissionais externos: o valor do pagamento será definido pelos organizadores do evento e aprovado pelas instâncias superiores.
Prazo de pagamento costuma ser de, no máximo, 30 dias após entrega da documentação e/ou solicitação à CGE.
1.
Pessoa Física: encaminhar: Nome completo, PIS, CPF, Endereço completo, dados bancários nominais, declaração de
teto máximo de INSS ou ainda Nota Fiscal de Prestação de Serviço (Pessoa Física) emitida dentro do mês corrente (a
NF precisa chegar a CGE até, no máximo, o dia 25 de cada mês, a fim de que possa ser cadastrada no sistema e
contabilizada corretamente). Os palestrantes/profissionais deverão ser comunicados no momento da contratação de
que, do valor acertado, serão descontados: INSS (20%), ISS (2 a 5%) e Imposto de Renda (conforme tabela da Receita
Federal). Para verificar os valores de cada caso, o organizador do evento poderá consultar o RH para que seja efetuado
cálculo prévio dos descontos.
2.
Pessoa Jurídica: emitir Nota Fiscal de Prestação de Serviço de Pessoa Jurídica dentro do mês corrente (a NF precisa
chegar a CGE até, no máximo, o dia 25 de cada mês, a fim de que possa ser cadastrada no sistema e contabilizada
corretamente). Desta serão descontados os impostos proporcionais previstos em Lei (INSS, ISS, CSLL, Cofins, IRPJ e
outros).
7 REFEIÇÕES E COMBUSTÍVEIS:
-
Pode ser solicitada NF ao estabelecimento, nominal à Fundação Univali, com especificações do item comprado, quantidade,
valor unitário e valor total. Não são aceitos recibos que não tenham CNPJ, que contenham a indicação “Venda ao
Consumidor”, ou notas com descrição como “despesas”. Encaminhar Nota Fiscal por Comunicação Interna, contendo CNPJ
da empresa e dados para depósito ao estabelecimento (a ser realizado em até 30 dias). A NF precisa chegar a CGE até, no
máximo, o dia 25 de cada mês, a fim de que possa ser cadastrada no sistema e contabilizada corretamente.
-
Quando o professor/palestrante efetuar o pagamento com recurso próprio, deverá ser solicitado reembolso à CGE. Neste
caso, além da NF deve ser encaminhado: nome completo, CPF, dados bancários e descrição da utilização (no caso de
combustível e alimentação).
1.
Para reembolso de combustível há uma tabela de cálculo por quilometragem disponibilizada pela Coordenadoria de
2.
Para alimentação, o valor máximo reembolsado por pessoa/refeição é de R$ 45,00. Não serão reembolsados
Infraestrutura;
valores referentes ao consumo de bebidas alcoólicas.
As compras/pagamentos somente serão aprovadas mediante recursos do evento solicitante e/ou autorização expedida pelo
Vice-reitor de Pós-graduação, Pesquisa, Extensão e Cultura. Não serão efetuados pagamentos de itens que não estiverem de
acordo com o projeto apresentado à CGE. Alterações e ajustes necessários devem ser comunicados com antecedência para
verificação de viabilidade e lançamento no projeto cadastrado no OutBuyCenter.
8 CERTIFICADOS:
-
Encaminhar lista de inscritos e informações para frente e verso dos certificados via e-mail conforme formulário;
-
O prazo para emissão dos certificados, a partir do recebimento da listagem correta, é de até trinta dias corridos (ou 20 dias
úteis);
-
Conforme norma da reitoria, os certificados de cursos e eventos só podem ser emitidos pela CGE, e após o término do
evento.
9 RELATÓRIO E PRESTAÇÃO DE CONTAS:
Encaminhar Relatório e Prestação de Contas, em até 90 dias após o fim do evento, conforme modelos disponíveis no site e
acompanhados dos devidos comprovantes.
10 RECEITA DO EVENTO:
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A utilização do saldo dos eventos por parte dos setores/Centros só poderá ser feita após a entrega da prestação de contas e do
relatório à CGE e mediante autorização emitida pela Vice-reitoria de Pós-Graduação, Pesquisa, Extensão e Cultura e pela Diretoria
Administrativa.
11 EVENTOS CANCELADOS:
a) Por decisão da organização do evento e sem inscrição de participantes: comunicar a não ocorrência do evento à CGE via email;
b) Por não atingir o número mínimo de inscrições: comunicar a não ocorrência do evento à CGE. Para o reembolso do valor das
inscrições, o coordenador do evento deverá solicitar aos inscritos:
1.
Comunidade externa: nome, dados bancários nominais, valor da inscrição e CPF;
2.
Acadêmicos: nome, código de matrícula ou de pessoa, CPF, Curso e valor da inscrição;
3.
Colaboradores: nome, código de funcionário (cadastro RH), CPF e valor da inscrição.
12 TAXAS
-
10% do valor total arrecadado será considerado Taxa de Administração do Evento e 10%, Contribuição para Custos
Indiretos, conforme planilha de Prestação de Contas. O valor correspondente à Taxa de Administração será retirado da UR
na qual foram alocadas as receitas, por meio de Nota de Transferência.
CONTATO:
•
Ana Claudia Dalagnoli (Coordenadora de Gestão de Eventos)
•
Virgínia Kuhnen Zunino (Analista de Eventos Júnior)
•
Fábio Rodrigo Maria (Auxiliar Administrativo)
•
Leandro Pastorino de Oliveira (Auxiliar Administrativo): Sistema Elis e emissão de certificados – [email protected]
Horário de atendimento: Matutino: 8h às 12h / Vespertino: 13h30 às 17h30
Fones:(47) 3341-7769 / (47) 3341-7758
E-mail: [email protected]
Localização: Setor C – sala anexa ao Teatro Adelaide Konder – Campus Itajaí
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