Manual do Colaborador
FAEL - Sociedade Técnica Educacional da Lapa S/A
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manual, pretendemos elucidar para você todas as informações necessárias para
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Manual do Colaborador
Política para Viagens - Manual de Procedimentos ....................................... 3
Objetivo ........................................................................................................................3
Solicitação de Viagem ..................................................................................................3
Descrição das normas e procedimentos ......................................................................3
Aquisição de passagens ................................................................................................3
Hospedagem ................................................................................................................4
Locação de veículos ......................................................................................................4
Ressarcimento para utilização de veículos particulares ...............................................5
Adiantamento de valores para a viagem ......................................................................5
Para Consultores ..........................................................................................................5
Para demais Viajantes ..................................................................................................5
Prestação de Contas ....................................................................................................6
Prestação de contas de adiantamento e ressarcimento...............................................6
Telefones e Contatos Úteis ...........................................................................................8
Comprovante de Conhecimento ..................................................................................9
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Política para Viagens - Manual de Procedimentos
Objetivo
Este manual visa orientar e instruir todos os colaboradores da FAEL sobre as políticas
e procedimentos de viagens que envolvem as solicitações de viagem, tais como a aquisição de passagens, hospedagem, locação de veículo, adiantamento de valores, prestação
de contas e ressarcimento de valores.
Socitação de Viagem
Descrição das normas e procedimentos
Todo colaborador, motivado pelos interesses da FAEL, que necessitar se deslocar em
viagem, deverá preencher o “Formulário de Solicitação de Viagem”.
Depois de preenchido, o formulário deverá ser encaminhado à sua gerência direta,
que analisará os termos, pegará a assinatura da Diretoria Executiva e o encaminhará para
o Departamento Administrativo.
O formulário deverá ser enviado devidamente preenchido ao Departamento Administrativo, informando: deslocamento, locação de veículos e adiantamento de valores para
viagem, com o mínimo de 20 (vinte) dias úteis, antes da data prevista para o início da
viagem, prazo este, necessário para que todos os procedimentos administrativos internos
possam ser cumpridos.
É expressamente proibido ao colaborador que estiver em viagem pela FAEL, levar
acompanhante, tanto durante o deslocamento, seja aéreo, rodoviário e com carro locado, bem como durante a hospedagem, podendo ser penalizado conforme legislação
vigente.
Ressaltamos que a programação deve sempre ser feita com o máximo de antecipação possível para que assim, possamos garantir bons preços e melhores serviços.
A FAEL mantém contrato com agências de viagens para a aquisição de passagens,
hotéis e locação de veículos, não sendo permitido que nenhum colaborador faça aquisições em nome da FAEL, salvo em caso de autorização prévia de sua gerência imediata
e/ou do Departamento Administrativo.
Aquisição de passagens
A aquisição de qualquer tipo de passagem, aérea ou rodoviária, obedecerá às seguintes normas:
•• Será priorizada a aquisição de passagens em tarifas promocionais;
•• Não haverá distinção entre companhias para a aquisição das passagens;
•• Despesas adicionais (como excesso de bagagem e outros), que incidirem sobre a
passagem e não previstas no “Formulário de Solicitação de Viagem” serão de responsabilidade do viajante, não cabendo a esse qualquer tipo de ressarcimento, salvo
em caso de autorização prévia de sua gerência imediata e/ou do Departamento
Administrativo.
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Hospedagem
A FAEL fará o adiantamento por meio de depósito, em conta corrente do viajante, no
valor referente às despesas de hospedagem previstas no formulário.
Na reserva da hospedagem, sempre que possível, se dará preferência ao estabelecimento que oferecer o serviço de estacionamento. Caso não haja possibilidade, o viajante
deverá procurar um estacionamento para pernoitar o veículo locado que está em seu
poder.
Qualquer alteração nas reservas que incorram em acréscimo de valores ou multas
que não foram autorizadas pela gerência direta e/ou pelo Departamento Administrativo
será de responsabilidade do viajante, não cabendo a esse qualquer tipo de ressarcimento.
Locação de veículos
A locação de veículos obedecerá às seguintes normas:
•• • A locação de veículos será feita somente em nome do colaborador, ficando expressamente proibida a locação em nome de parentes ou colegas;
•• • O condutor deve possuir a CNH – Carteira Nacional de Habilitação - de categoria
mínima B, com mais de 1 (um) ano e dentro do prazo de validade;
•• São priorizados veículos de categoria econômica com ar condicionado;
•• Não é permitido que o viajante, por sua conta, faça alteração ou upgrade de categoria
que gere alteração nos valores negociados ou nos percentuais de descontos ofertados pelas locadoras. Os custos de alterações ou de descontos não concedidos serão
cobrados do viajante;
•• O veículo locado deverá ser utilizado, única e exclusivamente, para atividades profissionais, durante o roteiro de viagem;
•• Os veículos são retirados da locadora com o tanque cheio e devem ser devolvidos
também com o tanque cheio, em álcool ou gasolina. Eventuais valores cobrados da
locadora para abastecimento do veículo deverão ser pagos pelo viajante no ato do
fechamento da reserva ou se faturados, serão descontados do viajante na prestação
de contas;
•• Todos os veículos serão locados com cobertura do seguro do carro e para terceiros.
Os valores de franquias, multas de trânsito e outros valores, oriundos de negligência
ou imperícia do condutor, serão cobrados do viajante, através de desconto em folha
de pagamento, conforme legislação pertinente;
•• Caso o viajante entenda que esteja sendo lesado pela empresa que presta serviços
de locação de veículos ou comprove, por meio de documentos, que a negligência
ocorreu por parte do outro condutor (terceiro), acionaremos o setor jurídico para a
tomada das devidas providências;
•• Em caso de sinistro e acidente de trânsito com o veículo locado, o colaborador deverá:
1. Comunicar de imediato sua gerência direta;
2. Registrar o Boletim de Ocorrência de Trânsito na Delegacia competente;
3. E, comunicar a locadora do veículo.
•• Em caso de questionamento a respeito do orçamento enviado pela Locadora, para
conserto do veículo, ao setor administrativo, o colaborador deverá entrar em contato
com a Locadora e solicitar 3 (três) orçamentos de oficinas prestadoras de serviço
credenciadas pelo fornecedor. É vedado orçamento particular.
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Ressarcimento para utilização de veículos particulares
A utilização de veículos particulares durante viagens a trabalho deverá acontecer somente mediante autorização prévia da gerência direta, devendo respeitar as normas de
ressarcimento para utilização de veículos particulares. Para estes casos, o viajante pode
solicitar reembolso de quilometragem.
O reembolso obedecerá às seguintes normas:
•• O valor para cálculo do reembolso é de R$ 0,55 por km rodado. Para o cálculo do
valor total a ser ressarcido, deve-se multiplicar o valor do km pela distância total percorrida;
•• A quantidade de km rodados irá considerar a distância percorrida do local de lotação
(localidade da sede em que trabalha), do colaborador até o local de destino e vice-versa, quando aplicável;
•• Para dirimir qualquer dúvida sobre a distância a ser ressarcida, será utilizado o portal
web Google Maps (http://maps.google.com.br/maps?hl=pt-BR&tab=wl);
•• Gastos realizados com pedágio, estacionamento e outros relacionados serão ressarcidos mediante a apresentação dos comprovantes no “Formulário de Prestação de
Contas”.
Adiantamento de valores para a viagem
O adiantamento de valores para viagem obedecerá aos seguintes critérios, conforme
o caso:
Para CONSULTORES
•• Receberão como adiantamento de viagem os valores referentes às despesas com
hospedagem, alimentação e outros conforme previstos no formulário de solicitação
de viagem e, sempre respeitando o teto estabelecido abaixo;
•• As despesas com locação de veículos e passagens aéreas sempre serão realizadas
pelo Departamento Administrativo.
Para demais VIAJANTES
•• Receberão como adiantamento de viagem os valores referentes às despesas com
alimentação e outros, conforme previstos no formulário de solicitação de viagem e,
sempre respeitando o teto estabelecido abaixo;
•• Todas as demais despesas, como hospedagem, locação de veículos e passagens,
serão realizadas pelo Departamento Administrativo.
Regras Gerais:
•• O valor diário para cobrir despesas de hospedagem e alimentação será disponibilizado por meio de depósito bancário, diretamente na conta do viajante, obedecendo as
orientações, conforme abaixo (teto máximo):
1. R$ 120,00 (cento e vinte reais) por dia, para despesas com hospedagem;
2. R$ 50,00 (cinquenta reais) por dia, para despesas com alimentação;
3. R$ 100,00 (cem reais) para outras despesas como estacionamento, pedágio, correios, táxi,
combustível e emergências.
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•• Gastos acima dos valores permitidos serão de responsabilidade do viajante e não
serão reembolsados pela FAEL;
•• Os valores aprovados serão creditados na conta corrente do viajante “consultor”,
indicada no formulário, ou na conta salário para demais colaboradores. O crédito será
realizado antes do início da viagem, desde que respeitado prazo mínimo de 5 (cinco)
dias úteis entre a solicitação e o início da viagem;
•• Não serão realizadas antecipações de valores de adiantamento em situações não
previstas nesta Norma, ficando o viajante responsável pelo pagamento de eventuais
despesas até o depósito dos valores;
•• Para roteiros com prazo inferior a 1 (uma) semana, o colaborador pode realizar os
gastos e solicitar reembolso dos valores mediante apresentação dos comprovantes
(Notas Fiscais, Recibos e outros), na prestação de contas de adiantamento e ressarcimento. Este procedimento não isenta o preenchimento do “Formulário de Solicitação
de Viagem”, a autorização do gerente direto e o respeito às condições desta Norma.
Prestação de Contas
Todo colaborador que recebeu adiantamento de viagem, depois de concluída a sua
viagem ou mesmo quando esta não ocorreu, deverá preencher o “Formulário de Prestação de Contas”.
A prestação de contas consiste na comprovação de todos os gastos efetuados durante a viagem, por meio da apresentação de documentos comprobatórios.
Depois de preenchido, o formulário deverá ser encaminhado à sua gerência direta que,
após análise, encaminhará para o Departamento Financeiro.
Prestação de contas de adiantamento e ressarcimento
A prestação de contas de adiantamento e ressarcimento obedecerá às seguintes normas:
•• A prestação de contas ou solicitação de ressarcimento deve ser realizada em até 5
(cinco) dias úteis após o término da viagem;
•• O colaborador deverá utilizar o “Formulário de Prestação de Contas” para o lançamento dos comprovantes de despesas de viagem;
•• O colaborador, após preencher o formulário, deverá imprimi-lo, anexar os comprovantes das despesas originais e encaminhar para a sua gerência direta pelo serviço
do Correio via AR, além de encaminhar o formulário e as despesas digitalizadas por
e-mail, para: ([email protected]).
•• São considerados comprovantes de despesas de viagem os documentos listados na
tabela abaixo:
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•• Não serão aceitas outras formas de comprovação diferentes das citadas na tabela
acima, como por exemplo, tickets de cartão de crédito, débito eletrônico ou outros, ficando o viajante obrigado a ressarcir a FAEL em caso da não comprovação do gasto;
•• As comprovações emitidas por meio de NOTA FISCAL deverão conter em seu corpo
as seguintes informações:
••
••
••
••
••
O nome FAEL seguido do nome completo do viajante;
CNPJ FAEL (02.558.975/0001-65);
Data da despesa;
Descrição da despesa (Ex.: 1 Almoço, 1 jantar, 1 hospedagem);
Valor total da nota fiscal.
•• As comprovações emitidas por meio de CUPOM FISCAL têm formatação pré¬definida, nesse caso, basta apresentá-¬lo para comprovar a despesa;
•• As comprovações emitidas por meio de RECIBO deverão conter em seu corpo as
seguintes informações:
••
••
••
••
Nome completo do emitente;
CPF ou CNPJ do emitente;
Telefone do emitente;
Descrição da despesa (Ex.: Corrida de táxi – Trajeto: aeroporto até ¬hotel, corrida de táxi –
Trajeto: hotel¬ até parceiro).
•• Todos os comprovantes deverão ser rubricados pelo viajante. As despesas com
passagem aérea, hospedagem e locação de veículos, quando adquiridos diretamente
pelo viajante, deverão ser justificadas no verso dos documentos que comprovem a
despesa;
•• Não serão aceitos na prestação de contas comprovantes de despesas com ligação
telefônica, bebidas alcoólicas, cigarro e medicamentos;
•• Caso existam valores a devolver, estes deverão ser depositado pelo viajante na conta
corrente indicada pela FAEL e o comprovante anexado ao “Formulário de Prestação
de Contas”;
•• Após o lançamento de todos os comprovantes, caso haja valores a creditar ao viajante, este será depositado diretamente em conta corrente, indicada pelo viajante,
em 5 (cinco) dias úteis, após a aprovação da prestação de contas pelo Departamento
Administrativo;
•• A gerência direta do colaborador deverá receber os documentos e encaminhar para
análise e parecer final do Departamento Financeiro;
•• Uma nova viagem somente será liberada mediante o aceite da prestação de contas
da penúltima viagem;
•• A NÃO prestação de contas, dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados do término
da viagem, autoriza o Departamento de Recursos Humanos a proceder os débitos referentes à antecipação dos valores, na folha de pagamento, nos Termos do
Artigo 462 da CLT.
Consulte o manual de viagens completo no link: INSERIR LINK
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Telefones e Contatos Úteis
Atendimento:[email protected]
Geral Curitiba
(41) 3075-9400(para discagem direta no ramal: alterar numeração final).
Administrativo - Criciane Muller - 9420
Viagens - Ketrlyn Ferraz - 9432
Compras - Janderlei Tavares - 9428
Logística - Raquel Lorens - 9434
Recursos Humanos
Departamento Pessoal - Processos RH
Recrumanto e Seleção
Cleidy Santos - 9412
Diego Pucci - 9412
Dieme Santos - 9432
Herta Plasse - 9433
Financeiro - Sinara Monn - 9406
TI-Infraestrutura - Helvio Júnior - 9437
Comercial/MKT/Gestão de Rede - Gisele Lima - 9409
Biblioteca - Cassiana Souza - 9421
Geral Lapa - 41 3622-2270
(41)3074-8400* (para discagem direta no ramal: alterar numeração final)*
Administrativo - Luana Ramos - 8452
Gestão de Atendimento/Assistentes Acadêmicos - Juliana Margaretha - 8473
Estúdio Curitiba - Marco Nowacki - (41)9197-3402
Este manual estará disponível em arquivo eletrônico para acesso do colaborador a
qualquer momento pelo link:
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Comprovante de Conhecimento
Prezado Colaborador,
Os regulamentos e as normas contidas neste documento têm o objetivo de preservar a
segurança e a integridade dos colaboradores desta empresa, assim como de orientar a todos,
inclusive terceiros, consultores e prestadores de serviço, sobre quais são os comportamentos
mínimos exigidos nas dependências e/ou na representação da FAEL.
Contamos com a sua colaboração!
Declaro ter conhecimento dos direitos, deveres, regras e demais informações contidas neste Manual do Colaborador, bem como suas recomendações e sanções.
Nome: _______________________________________________________________
Função:______________________________________________________________
Setor:________________________________________________________________
Assinatura:____________________________________________________________
Data: _______ / _______ / _______.
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