Iniciação do processador de texto
Word
Existem vários processadores de texto, como o Lotus Word Pro
(IBM) e outros, incluídos em pacotes de livre acesso (Open
Office). Contudo, vamos basear-nos no Word do Office XP, por
ser um dos mais utilizados.
A partir do botão INICIAR,
procurar a opção correspondente ao processador de texto
Microsoft Word
Visualização da janela
É muita e variada a informação disponível numa janela do
processador de texto Word.
Visualização da janela
É muita e variada a informação disponível numa janela do
processador de texto Word.
Modos de visualização
O processador de texto Word permite visualizar documentos de
diferentes modos.
Vista Normal: é o modo de visualização mais rápido para
escrever, editar e formatar texto. Mostra a formatação do texto
mas simplifica o esquema da página: não mostra limites de
página, cabeçalhos e rodapés, colunas, fundos nem objectos de
desenho.
Vista Esquema Web: este é o modo para trabalhar em páginas
para a Web. Permite visualizar fundos, texto e gráficos tal como
serão vistos num Web browser.
Modos de visualização
O processador de texto Word permite visualizar documentos de
diferentes modos.
Vista de Destaques: permite ver, mover, copiar e reorganizar o
documento arrastando os seus títulos.
Ecrã inteiro: permite ter o documento a ocupar todo o ecrã. As
barras de ferramentas e de deslocamento ficam ocultas.
Vista Esquema de impressão: este modo permite visualizar a
forma como o documento será impresso. Permite ver cabeçalhos
e rodapés, limites de página, colunas e objectos de desenho.
Navegação na barra de menus
e nas barras de ferramentas
Os menus são compostos por listas de comandos.
Para abrir um menu há dois procedimentos possíveis.
1. Clicar no botão esquerdo do rato sobre o menu.
2. Pressionar a combinação de teclas Alt e a letra sublinhada no
menu.
Exemplo: Para abrir o menu FICHEIRO, por exemplo, devem
pressionar-se as
teclas Alt + F.
As barras de ferramentas podem conter botões, menus ou
ambos. Há duas formas de activar ou desactivar barras de
ferramentas.
1. Usar o menu VER – Barras de ferramentas.
2. Clicar no botão direito do rato, com este posicionado sobre as
barras de ferramentas.
Modos de visualização
As barras mais usadas no Word são:
• a barra de ferramentas padrão (Fig. A);
• a barra de ferramentas de formatação (Fig. B).
A
B
Introdução de texto
Quando se abre um documento no Word aparece uma barra
vertical intermitente no canto superior esquerdo do documento. A
esta barra dá-se o nome de ponto de inserção de texto, ou
cursor. À medida que se vai escrevendo, esta barra vai-se
deslocando à frente do texto.
Apontador do rato
Quando o apontador do rato se encontra com a seta virada para
a esquerda, é usado para seleccionar menus ou comandos.
Quando o apontador do rato se encontra com a seta virada para
a direita, isto é, quando se encontra na margem do documento,
permite seleccionar texto.
• Para seleccionar uma linha inteira, clicar no botão esquerdo do rato.
• Para seleccionar mais do que uma linha clicar e, mantendo o botão
esquerdo do rato premido, arrastar de modo a seleccionar as linhas
pretendidas.
• Para seleccionar o parágrafo, fazer duplo clique no botão esquerdo do
rato.
• Para seleccionar todo o documento, fazer triplo clique.
Apontador do rato
Com o apontador do rato em cima do texto, pode seleccionar-se
uma palavra apenas com duplo clique.
• Para seleccionar palavras alternadas no texto, seleccionar a primeira
palavra e depois premir a tecla Ctrl, fazendo um duplo clique nas
restantes palavras.
Nota: Para retirar a selecção basta clicar em qualquer ponto do
texto, ou usar uma das teclas de navegação.
Manipulação de texto
Quando se escreve mais do que uma linha de texto, o
processador incumbe-se da mudança de linha automaticamente.
A este mecanismo dá-se o nome de moldagem de texto (word
wrap).
Há um conjunto importante
manipulação de texto:
de
teclas
que
facilitam
a
• Enter – permite mudar de parágrafo.
• Apagar (Delete) – permite apagar caracteres à direita do ponto de
inserção. Premindo simultaneamente Ctrl + Delete apaga-se a palavra
inteira à direita do cursor.
Manipulação de texto
Há um conjunto importante de teclas que facilitam a
manipulação de texto:
• Retrocesso (Backspace) – permite apagar caracteres à esquerda do
ponto de inserção. Premindo Ctrl + Backspace apaga-se a palavra
inteira à esquerda do cursor.
• Caps Lock e Shift – quando se activa a tecla Caps Lock, todo o
texto inserido a partir desse momento será escrito em maiúsculas. Se,
por outro lado, apenas se pretender escrever uma letra em maiúsculas,
deve combinar-se a tecla Shift com a letra pretendida.
• Alt e Ctrl – podem usar-se estas teclas em combinação com outras
para aceder a menus ou a comandos.
Manipulação de texto
Há um conjunto importante
manipulação de texto:
de
teclas
que
facilitam
a
• Alt Gr – esta tecla é equivalente à combinação de Ctrl + Alt. Permite
inserir os caracteres que aparecem como terceira opção no teclado,
isto é, no canto inferior direito da tecla.
Exemplo: O carácter @ insere-se com Alt Gr + 2.
• Teclas de navegação – estas quatro teclas permitem a deslocação
no documento.
• Home e End – a tecla Home permite deslocar o cursor para o início
da linha. Premindo Ctrl + Home ele desloca-se para o início do
documento. A tecla End permite deslocar o cursor para o fim da linha.
Premindo Ctrl + End o cursor passa para o fim do documento.
Manipulação de texto
Há um conjunto importante
manipulação de texto:
de
teclas
que
facilitam
a
• Page Up e Page Down – a tecla Page Up permite-nos visualizar uma
página (ecrã) para cima; a tecla Page Down desloca uma página (ecrã)
para baixo.
• Insert – esta tecla permite alternar entre os modos de edição de
inserção e de substituição texto. O modo de edição do texto pode ser
verificado na barra de estado.
• Barra de espaços – esta tecla permite inserir espaços entre os
caracteres.
Manipulação de texto
1. Retrocesso
2. Insert
3. Home
4. Page Up
5. Delete
6. End
7. Page down
8. Caps Lock
9. Enter
10. Shift
11. Ctrl
12. Alt
13. Barra de espaços
14. Teclas de navegação
Criar um novo documento
Quando se abre o Word, automaticamente é aberta uma nova
folha em branco.
Para criar um novo documento é possível:
1. Clicar no botão Novo
na barra de ferramentas padrão.
Este comando abre uma nova folha vazia, com tamanho A4.
2. Abrir o menu FICHEIRO e seleccionar o comando Novo.
No Painel de tarefas surgem as várias opções deste comando
Abrir um documento existente
Para abrir um documento que já exista no disco ou noutra
unidade podem escolher-se algumas opções:
1. Clicar no botão Abrir
na barra de ferramentas padrão.
Com o Painel de tarefas aberto, verificar a lista de documentos na
opção Abrir um documento. Se o documento pretendido estiver
aqui, pode começar-se a trabalhar. Tal acontece quando o
documento foi aberto recentemente no computador de trabalho.
2. Se ainda não se encontrou o documento, escolher o comando
Abrir do menu FICHEIRO.
Guardar um documento
Para guardar um documento tem de se lhe atribuir um nome e
uma localização. Se nada se indicar, o Word guardará um
ficheiro com o nome do texto escrito na primeira linha do
documento, na pasta «Os meus Documentos» do disco do
computador.
Para guardar um trabalho há duas alternativas:
1. Clicar no botão Guardar
na barra de ferramentas
padrão.
2. Escolher o comando Guardar do menu FICHEIRO.
Na caixa de diálogo, escolher a pasta onde se quer guardar o
documento.
Em «Nome do ficheiro», digitar o nome que se pretende atribuir
ao documento – não usar os caracteres , , : , *, ?, ’’, <, >,
nem |.
Guardar como HTML
Para que um documento possa ser visualizado como página
Web, após a sua criação abrir o menu FICHEIRO e seleccionar
Guardar como página Web.
A extensão do documento passa a ser .htm e a vista do
documento muda para Esquema Web.
O botão Novo
Página Web
da barra de ferramentas padrão passa a Nova
.
Algumas formatações poderão ser alteradas para serem
suportadas na Web, se o documento contiver gráficos, será
criada uma nova pasta para os guardar.
Pré-visualizar um documento
A pré-visualização de um documento é uma tarefa
extremamente importante antes de o imprimir, pois permite ver o
documento tal como ele será impresso.
Nota: Para pré-visualizar uma página é necessário ter uma
impressora instalada, mesmo
que seja fictícia.
Imprimir um documento
Para imprimir um documento utilizando os critérios pré-definidos
da impressora, deve escolher-se o botão Imprimir
na barra
de ferramentas padrão.
Para definir as propriedades de impressão, deve escolher-se o
comando Imprimir do menu FICHEIRO.
Fechar um documento
Pode fechar-se um documento de várias formas:
1. Premir o botão Fechar
.
2. Escolher o comando FICHEIRO – Fechar.
3. Pressionar Ctrl + F4.
Se o documento possui alterações que ainda não foram
guardadas, aparece no ecrã uma caixa que permite guardar
essas alterações (basta um clique em «Sim»).
Digitação de um documento
Após a inserção de texto é possível executar operações como
Cortar, Copiar e Colar texto ou formatações.
Estas operações podem ser feitas clicando no botão
correspondente da barra de ferramentas padrão,
recorrendo ao menu EDITAR.
, ou
Em caso de engano, pode sempre recorrer-se aos comandos
para anular (Ctrl+z) ou refazer (Ctrl+r) as últimas
operações.
Inserção de texto automático
O texto automático é uma ferramenta que permite inserir texto
de uso frequente.
Para inserir texto automático já existente escolher INSERIR –
Texto automático.
Para criar novo texto automático:
• digitar o texto e formatá-lo devidamente;
• seleccionar o texto e escolher INSERIR – Texto automático –
Novo;
• inserir o nome da entrada de texto automático.
Inserção de texto automático
Quando se escreve com frequência um termo técnico, é possível
adicioná-lo às entradas de texto automático.
Para inserir uma entrada de texto automático:
• escolher INSERIR – Texto automático – Texto automático;
• preencher a caixa «Introduza aqui as entradas de texto
automático».
Sempre que se começar a escrever essa entrada o Word pode
terminar a inserção do texto automaticamente: basta pressionar
Enter.
Inserir símbolos
Para inserir caracteres que não se encontram no teclado, deve
escolher INSERIR – Símbolo.
Inserção de números
de página
Para inserir numeração de páginas no documento deve
escolher-se INSERIR – Números de página.
Inserção da data e da hora
A inserção da data e hora pode ser feita a partir de INSERIR –
Data e hora. É possível escolher um dos vários formatos
disponíveis.
Inserção de cabeçalhos e rodapés
Para inserir cabeçalhos e rodapés nos documentos, escolher
VER – Cabeçalho.
Inserção de notas de rodapé
As notas de rodapé permitem inserir breves explicações a
palavras ou expressões do nosso texto.
Para introduzir uma nota de rodapé abrir o menu INSERIR –
Referência – Nota de rodapé.
Inserção de imagens
É possível introduzir imagens no texto. Para isso, recorre-se ao
menu INSERIR – Imagem.
Inserção de imagens
A primeira opção é inserir uma imagem do ClipArt. Para isso, há
que efectuar os seguintes passos:
• escrever o que se procura na caixa «Texto a procurar»;
• pressionar o botão Procurar;
• clicar duas vezes na imagem escolhida.
Inserção de imagens
Para inserir uma imagem a partir de um ficheiro deverá
proceder-se da seguinte forma:
• clicar no sítio onde se quer inserir a imagem;
• escolher o menu INSERIR – Imagem – Do ficheiro;
• procurar a imagem pretendida;
• fazer duplo clique na imagem. Em alternativa pode fazer-se um
clique simples e, de seguida, pressionar o botão Inserir.
Inserção de imagens
Para inserir imagens de WordArt, seleccionar INSERIR –
Imagem – WordArt.
Inserção e selecção
de objectos
Para desenhar formas como rectângulos, setas ou linhas usa-se
a barra de ferramentas de desenho.
Quando se escolhe uma forma, o Word abre a tela de desenho.
A tela de desenho é uma área onde se desenham formas. Ao
mover ou redimensionar a tela todas as formas nela contidas
são modificadas, como se fossem uma só.
Inserção e selecção
de objectos
Para abandonar a tela de desenho, premir a tecla Esc ou
pressionar o botão Fechar da tela.
Pode seleccionar-se um objecto de desenho de várias maneiras:
1. Clicar sobre o objecto.
2. Clicar sobre o objecto e pressionar a tecla de Ctrl + clique do
rato sobre os restantes objectos a seleccionar.
3. Usar o botão
e abrir um rectângulo à volta dos
objectos.
Para seleccionar várias áreas que não estão próximas umas das
outras, fazer a primeira selecção e mantendo premida a tecla
Ctrl do teclado, seleccionar os outros itens desejados.
Localização e substituição
de informação
O Word possui uma ferramenta que permite automatizar a
procura e a substituição de texto.
Para localizar texto, é necessário efectuar os seguintes passos:
• escolher EDITAR – Localizar;
• preencher a caixa «Localizar»;
• preencher a caixa «Substituir por»;
• definir as opções de procura;
• escolher Localizar seguinte e uma das opções: Substituir,
para ir substituindo palavra a palavra, ou Substituir tudo, para
substituir todas as ocorrências da palavra, em todo o
documento, de uma só vez.
Formatação de um
documento
A partir do menu FORMATAR pode escolher-se, entre outras
opções, o tipo de letra, o alinhamento do parágrafo, as
numerações e os limites para o texto. É possível encontrar na
barra de ferramentas de formatação os comandos simplificados
para efectuar estas mesmas tarefas.
O alinhamento do texto
Para alinhar o texto num documento pode escolher-se uma das
opções de alinhamento na barra de formatação
.
Espaçamento entre linhas
Depois de seleccionar FORMATAR – Parágrafo, pode alterar-se
o espaçamento entre as linhas dos parágrafos, usando a secção
«Esp. entre linhas» (separador «Avanços e espaçamento»).
Formatação de caracteres
Para formatar os caracteres do documento pode escolher-se
FORMATAR – Tipo de letra.
No separador «Tipo de letra» pode escolher-se o tipo, o estilo, o
tamanho e cor da letra, o estilo e cor do sublinhado, e ainda os efeitos
a aplicar ao texto seleccionado.
No separador «Espaçamento entre caracteres» pode escolher-se a
escala, o espaçamento e a posição do texto.
Formatação de parágrafos
A formatação de parágrafos (FORMATAR – Parágrafo), além do
alinhamento, passa por definir os avanços a aplicar ao texto –
separador «Avanços e espaçamentos».
Limites
Os limites e sombreados permitem tornar os documentos
visualmente mais atractivos.
É possível aplicar limites ao parágrafo inteiro ou apenas ao texto
seleccionado. Para isso, escolher FORMATAR – Limites e
sombreado.
Sombreado
O sombreado permite realçar o texto de um trabalho. A partir de
FORMATAR – Limites e sombreado, pode escolher-se o
preenchimento e os padrões a aplicar ao parágrafo ou ao texto –
separador «sombreado».
Criação de listas com
marcas e numeração
A criação de listas com marcas e numeração permite apresentar
informação de uma forma mais clara.
Este comando pode ser acedido através do menu FORMATAR –
Marcas e numeração, ou escolhendo os botões
da
barra de ferramentas de formatação.
Criação de listas com
marcas e numeração
Em vez de marcas pode optar-se por numerar as listas.
Exemplo:
O processador de texto permite:
1. Criar, abrir, guardar e imprimir ficheiros.
2. Copiar, cortar e colar texto.
3. Formatar tipo de letra e parágrafos.
Ortografia e gramática
Pode verificar-se a ortografia e a gramática à medida que se
escreve ou no final, após a digitação do texto.
Para que o Word vá verificando o texto à medida que se
escreve, é necessário activar essas opções seleccionando
FERRAMENTAS – Ortografia e gramática.
O Word assinala erros ortográficos com um sublinhado ondulado
de cor vermelha e erros de gramática com um sublinhado de cor
verde
Ortografia e gramática
Para verificar a ortografia e a gramática de uma só vez, terá de
se abrir o menu FERRAMENTAS – Ortografia e gramática.
Ortografia e gramática
Para configurar as páginas de um documento, seleccionar
FICHEIRO – Configurar página.
Inserção de novas
páginas e secções
Para inserir quebras num documento, seleccionar o menu
INSERIR – Quebra.
Inserção de novas
páginas e secções
A inserção de quebra de página permite começar o trabalho
numa nova página. Desta forma, o texto inserido começará
sempre numa nova página, independentemente de tudo o que
se acrescentar antes da quebra.
Uma secção é uma parte de um documento na qual se definem
formatações específicas, válidas apenas para essa secção.
Estilos
Um estilo consiste na definição da formatação de um item.
Para personalizar o estilo de texto pode pressionar-se o botão
da barra de formatação ou escolher FORMATAR – Estilos e
formatação. O Word abre o painel Estilos e formatação.
Quando se coloca o cursor do rato sobre
o estilo, aparece uma legenda com as
características do estilo:
Estilos
Clicando sobre o estilo abre-se um menu que possibilita a sua
modificação.
Modelos de
documentos
Um modelo estabelece a estrutura básica de um documento,
definindo as entradas de texto automático, tipos de letra, menus,
teclas de atalho atribuídas, etc.
O Word possui modelos predefinidos que se podem usar para
criar rapidamente novos documentos ou modelos. Para aceder a
modelos, seleccionar FICHEIRO – Abrir.
Modelos de
documentos
Depois de se ter procedido às formatações pretendidas para o
novo modelo, deve guardar-se o ficheiro com a extensão .dot ou
escolher Guardar com o tipo Modelo de documento.
O novo modelo passará a fazer parte da lista de modelos
disponíveis quando se executa o comando Novo.
Organização do
texto em colunas
Para formatar um texto em colunas, proceder da seguinte forma:
• pressionar o botão Colunas e arrastar o rato até escolher o
número de colunas pretendido;
• escolher FORMATAR – Colunas e definir as opções de escolha.
Operações
com tabelas
A criação de tabelas pode ser definida de várias maneiras:
1. Pressionar o botão Tabelas e limites, que permite abrir a barra
de ferramentas com o mesmo nome.
Operações
com tabelas
A criação de tabelas pode ser definida de várias maneiras:
2. Seleccionar as opções do menu TABELA
Podem escolher-se operações como:
• inserir, eliminar ou seleccionar uma tabela,
linhas, colunas e células;
• unir ou dividir células;
• dividir a tabela;
• escolher um formato para a tabela;
• ajustar componentes da tabela;
• etc.
Operações
com tabelas
É possível ainda:
• ordenar dados e inserir fórmulas;
• ocultar ou mostrar linhas de grelha da tabela;
• definir propriedades da tabela, como largura, alinhamento,
etc.
Criação de índices
automáticos
O Word possui quatro tipo de índices:
• índice: compilação de todos os estilos de títulos;
• índice remissivo: compilação de todas as ocorrências de uma
palavra;
• índice de ilustrações: compilação de todas as ilustrações
legendadas;
• índice de autoridades: compilação de todas as referências
num documento jurídico (este tipo de índice é específico de
textos de Direito).
Criação de índices
automáticos
Os índices são activados automaticamente e mostram os
números das páginas em que se encontram as secções,
palavras, imagens, etc.
Pode criar-se um índice escolhendo INSERIR – Referência –
Índices.
Índice
Para se criar um índice «normal», aplicar estilos de importância:
Título 1 - para os títulos principais;
Título 2 - para os subtítulos, etc.
Por fim, posicionar o cursor no local onde se quer o índice e
escolher INSERIR – Referência – Índices – Índice.
Índice
remissivo
Para se criar um índice remissivo seleccionar, uma a uma, todas
as ocorrências da palavra e escolher Marcar entrada. Por fim,
posicionar o cursor no local onde se quer o índice e escolher
INSERIR – Referência – Índices – Índice remissivo.
Índice
de ilustrações
Para criar um índice de todas as imagens ou figuras do
documento, legendar com campos, uma a uma, todas as
ilustrações existentes (INSERIR – Referência – Legenda).
Por fim, posicionar o cursor no local onde se quer o índice e
escolher INSERIR – Referência – Índices – Índice de
ilustrações.
Criação de cartas
personalizadas
O Word possui uma ferramenta para criar cartas de formulário,
etiquetas de envelope, etc, em grande número.
Para activar este assistente, escolher FERRAMENTAS
– Cartas e mailings – Assistente de impressão em série.
Criação de cartas
personalizadas
A partir da barra de ferramentas de impressão em série é
possível, entre outras opções:
• seleccionar a configuração do
documento inicial (vamos escolher
cartas);
• escolher os destinatários a partir de
uma lista já existente (se se pretender
criar uma nova lista, devem escolher-se
as entradas de informação de
endereços, guardar essa estrutura e,
finalmente, editar a lista dos
destinatários);
• escrever ou editar a carta;
• definir os sítios onde se vão inserir os
dados dos destinatários;
• fazer a pré-visualização das cartas
criada.
Criação de envelopes
e etiquetas
Para criar envelopes e etiquetas escolher FERRAMENTAS –
Cartas e mailings – Envelopes e etiquetas.
Criação de envelopes
e etiquetas
No separador «Envelopes», pode especificar-se:
• o destinatário e o remetente;
• o tamanho do envelope;
• o tipo de letra do remetente e do destinatário;
• as opções de impressão.
A partir do separador «Etiquetas» é possível escolher:
• o endereço;
• as opções das etiquetas;
• as opções de impressão.
Utilização do processador
de texto em grupos de trabalho
O Microsoft Office 2002, tal como qualquer versão mais recente,
possui um serviço da Web destinado à partilha de documentos –
o Microsoft Share Point Team Services.
Um documento pode ser partilhado por vários utilizadores
quando:
• se encontra disponibilizado no site SharePoint Team da Internet;
• está disponível em qualquer rede.
Utilização do processador
de texto em grupos de trabalho
O Word possui mecanismos de protecção quando se abre um
documento partilhado, nomeadamente:
• abrir o documento como «só de leitura»;
• criar uma cópia local do documento e adicionar as modificações
mais tarde;
• notificar os utilizadores quando o documento original se
encontra disponível para alterações.
Automatização de
tarefas com macros
Uma macro é um conjunto de instruções agrupadas num só
comando, permitindo desempenhar tarefas automaticamente de
forma simples, através de um botão numa barra de ferramentas
ou usando teclas de atalho.
As macros são ferramentas avançadas, sendo úteis não só no
Word mas também noutras aplicações do Microsoft Office.
Para se criar uma macro deve escolher-se FERRAMENTAS –
Macro.
As hiperligações
Uma hiperligação usa uma imagem, uma palavra ou um texto
colorido e sublinhado que, por clique, permite «saltar» para outra
localização no mesmo documento, para outro documento ou
para uma página da Internet.
As hiperligações são muito características das páginas Web,
podendo ser criadas no Word.
Introdução ao
hipertexto
Para inserir uma hiperligação no mesmo documento em que se
está a trabalhar podem usar-se os estilos ou os marcadores do
Word, efectuando os seguintes passos:
• seleccionar a localização para onde se quer ir;
• escolher a opção Marcador do menu INSERIR;
• dar um nome ao marcador – exemplo: Marcafotos;
• seleccionar o texto onde se quer inserir a hiperligação e
escolher INSERIR – Hiperligação.
Introdução ao
hipertexto
• pressionar o botão Marcador e seleccionar o marcador
pretendido. Em alternativa, pode escolher-se «Colocar neste
documento» e seleccionar o marcador;
• pressionar OK.
Introdução ao
hipertexto
Para inserir uma hiperligação para outro documento, devem
executar-se os passos seguintes:
• seleccionar o texto onde quer inserir a hiperligação;
• escolher INSERIR – Hiperligação;
• especificar o documento na secção «Ligar a».
Podemos também inserir hiperligações para páginas Web:
• basta clicar no ícone
site pretendido.
e seleccionar / inserir o endereço do
Introdução ao
hipertexto
Para criar hiperligações para endereços de correio electrónico,
clicar em
. Abre-se então a caixa de diálogo
Quando se insere o endereço de e-mail este fica precedido pela
expressão «mailto:» (justaposição das palavras inglesas mail e
to: correio para).