GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ
HOSPITAL OPHIR LOYOLA - HOL
DIRETORIA DE ENSINO E PESQUISA - DEP
ORIENTAÇÕES PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
1. Preencher Requerimento padrão solicitando o evento, encaminhando-o à
Diretoria de Área através do Protocolo Geral do HOL, que o enviará a DEP,
respeitando os prazos de antecedência conforme as características do evento
(com necessidade de material não apenas disponível no Departamento de
Eventos mais com a elaboração/preenchimento de RMS), de acordo com
informações a seguir:
⇒ eventos internos para o público interno e externo (Serviços do HOL) –
mínimo de 60 dias;
⇒ eventos externos locais (Estado do Pará) para Serviços do HOL /
Sociedades Estaduais de Saúde: - mínimo de 75 dias;
⇒ eventos externos regionais (Região Norte), para Serviços do HOL /
Sociedades Estaduais de Saúde: - mínimo de 120 dias;
⇒ eventos externos nacionais e internacionais para Serviços do HOL /
Sociedades Estaduais ou Nacionais de Saúde: - mínimo de 180 dias.
2.Preencher o Formulário do projeto conforme instruções anexas,
encaminhando-o junto com o requerimento.
3. Assessorar a DEP na execução do projeto.
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DIRETORIA DE ENSINO E PESQUISA - DEP
PROJETO PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO
CAMPO
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
2.
3.
4.
5.
6.
6.1
6.2
7.
8.
ORIENTAÇÃO
Dados de identificação
Incluir a identificação do proponente destacando o serviço, o solicitante e o chefe do
serviço.
Identificar a natureza do evento (Jornada, Simpósio, Encontro, Seminário, Campanha,
Comemorações, etc). Vide Classificação e Tipologias dos Eventos e Regulamentação
Científica em anexos. Definir o tema do evento e o título específico.
Definir o período do evento.
Sugerir o local onde deve se desenvolver.
Horários
Especificar a clientela a que se destina o evento.
Prever o número de participantes.
Identificar a Comissão Organizadora.
Apresentar sugestão para os investimentos necessários no que se refere a inscrições.
Procurar mostrar a necessidade e a importância do evento (Justificativa).
Destacar os objetivos que se pretende alcançar com sua realização.
Demonstrar como deve se desenvolver, as sistemáticas a serem adotadas - conferências,
palestras, painéis, mesas redondas e outras modalidades, inclusive programação social, se
houver (Metodologia).
Apresentar a Programação Científica prevista.
Recursos
Listar os recursos humanos previstos para a Programação Científica, identificando, além
dos nomes, os outros aspectos solicitados.
Especificar os materiais de consumo que se pretende utilizar no evento (crachás,
certificados, pastas, camisetas, botons, banners, etc), os equipamentos que serão utilizados
para o desenvolvimento da Programação e definir os serviços necessários (transporte,
alimentação, hospedagem, editoração, impressão, etc,) É importante a previsão das
quantidades e de custos. Se necessário, solicitar orientações ao (s) setor (es) que executarão
o Projeto.
Incluir outras informações que julgue importantes para complementar as já solicitadas.
Deixar em aberto, pois deve ser preenchido pela DEP.
CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DOS EVENTOS
Congresso: caracteriza-se pela reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes a grupos
profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões
sobre um tema geral. É planejado por uma comissão organizadora que elabora e aprova
o regulamento (normas que definem a realização do evento) e o regimento (normas que
regulamentam a implantação do evento).
Convenção: é um evento interno, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliação,
o entrosamento, a troca de experiências, informações e estratégias. É apropriado para a
organização ou serviço transmitir sua mensagem de otimismo e esperança no futuro da
organização.
Curso: caracterizado por um tema específico, objetivando o conhecimento, treinamento ou a
reciclagem dos participantes, capacitando-os para o exercício das atividades relacionadas ao
assunto proposto.
Encontro: reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional, para debater temas
polêmicos apresentados por representantes dos grupos participantes.
Fórum: caracterizado pela troca de informações e debates de idéias, com a presença de
grandes audiências. É constituído pela exposição feita por autoridades ou especialistas no tema
central.
Semana: nomenclatura dada para acontecimentos realizados com sete dias de duração,
massificando um assunto para facilitar sua memorização.
Seminário / Jornada: caracterizado pela discussão de um tema proposto, do qual se estudam
todos os aspectos, não havendo conclusão ou reivindicação sobre o mesmo.
Simpósio: apresentação de um tema geral de grande interesse dividido em sub-temas, por
especialistas de renome, sendo o objetivo final o intercâmbio de informações com a tomada de
decisão. Sendo mais eclético do que o congresso, permite também, a apresentação de temas de
interesse geral.
Videoconferência ou Teleconferência: caracteriza-se pela apresentação por meio de recursos
audiovisuais e eletrônicos, a grupos de pessoas com interesse sobre o assunto, estando disposto
em espaços diferentes e distantes.
Workshop: Trata-se, basicamente, de uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática.
Fonte de consulta: MEIRELLES, Gilda Fleury. Eventos seu negócio, seu sucesso. Santana de
Parnaíba, SP: BRADEP, 2003.
REGULAMENTAÇÃO CIENTÍFICA
1. Cabe ao Presidente / Coordenador: abrir a sessão anunciando o tema e
ressaltando sua importância, bem como, apresentar os membros da referida mesa
e sua titulação.
2. Cabe ao Secretário: buscar na Secretaria do Congresso o envelope
que contém os dados referentes à mesa e seus participantes, entregando ao
Presidente as Fichas de Identificação dos seus membros. Controlar o tempo,
conforme o estabelecido pela Comissão Organizadora. Ao final dos debates,
por determinação do Presidente, entregar os certificados de participação para os
membros da mesa.
3. Cabe ao conferencista / palestrante: apresentar seu tema conforme lhe foi
solicitado, respeitando o tempo especificado na Programação.
4. Cabe ao Moderador: ao final das apresentações, analisar os temas de cada
debatedor, na ordem de apresentação estabelecida pela Comissão Organizadora.
Após, moderar o debate entre eles.
5. Cabe aos Debatedores / Relatores de Temas Livres: apresentar seus temas
restringindo-se àquilo que lhes foi solicitado pela Comissão Organizadora
e respeitando o tempo que foi determinado na Programação. Em caso de
extrapolação do tempo, o moderador está autorizado a encerrar sua apresentação.
HOSPITAL OPHIR LOYOLA - HOL
DIRETORIA ____________________________________________________
Ofício nº ____________ - _________/HOL
Belém, ____/____/20____.
Ao Senhor Dr. Marcelo Dias
Diretor de Ensino e Pesquisa do Hospital Ophir Loyola
Assunto: Solicitação para realização de evento
Senhor Diretor,
Solicitamos de V.Sa. autorização e apoio técnico para organização e execução do(a)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
que
o
Serviço
de
______________________________________________________________ desta instituição
de saúde, pretende realizar no período de _____________________________
___________________________________________________________________________.
Em anexo, encaminhamos o Projeto, esclarecendo que o referido evento será realizado
em
parceria
com
(se
houver
parceria,
incluir
a
(as)
instituição(ões),
______________________
___________________________________________________________________________,
contando com o apoio financeiro de ______________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________.
No aguardo de sua análise e pronunciamento, ficamos gratos pela atenção.
__________________________
Solicitante
____________________________
Chefe do Serviço
De acordo:
___________________________
Diretor de Área
PROJETO PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
1 – DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
1.1 - PROPONENTE
SERVIÇO
:
___________________________________________________
SOLICITANTE
: ___________________________________________________
CHEFE DO SERVIÇO : ___________________________________________________
1.2 - TEMA / TÍTULO
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.3 - PERÍODO
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.4 - LOCAL
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.5 - HORÁRIO
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.6 - CLIENTELA
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.7 - PREVISÃO DE PARTICIPANTES (META)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.8 - COMISSÃO ORGANIZADORA
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
1.9 - INVESTIMENTO:
Profissional :
R$ ___________
Acadêmico :
R$ ___________
Outros
:
R$ ___________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2 - JUSTIFICATIVA
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
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____________________________________________________________________________
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____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
3 - OBJETIVOS
3.1 - GERAL(IS):
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
3.2 - ESPECÍFICO(S)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
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____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
4 – METODOLOGIA:
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5 – PROGRAMAÇÃO CIENTÍFICA:
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____________________________________________________________________________
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____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
6 – RECURSOS
6.1 - HUMANOS
Nº DE
ORDEM
6.2 - MATERIAIS
NOME
INSTITUIÇÃO
TITULAÇÃO
FONE
FAX
6.2.1 - De Consumo
Nº DE
ESPÉCIE / DESCRIÇÃO
ORDEM
1.
Cartazes
2.
Comunicados / folderes
3.
Ficha de Inscrição
4.
Banners
5.
Faixas
6.
Certificados
7.
Crachás (plastificados)
8.
Convites
9.
Pastas
10. Blocos de anotações
11. Canetas
UNIDADE DE
VALOR
MEDIDA
UNITÁRIO R$
VALOR
TOTAL R$
OBSERVAÇÕES
UNIDADE DE
VALOR
MEDIDA
UNITÁRIO R$
VALOR
TOTAL R$
OBSERVAÇÕES
QUANT.
SUB-TOTAL
6.2.2 - Equipamentos
Nº DE
ORDEM
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
ESPÉCIE / DESCRIÇÃO
QUANT.
Projetor Multimídia
Computador
Mouse sem fio
Laser point
Vídeo cassete
DVD
Impressora
Microfone
Caixa amplificadora
Micro system
Máquina Digital
SUB-TOTAL
6.2.3 – Serviços
Nº DE
ORDEM
ESPÉCIE / DESCRIÇÃO
1.
Administração / Consultoria
2.
Editoração gráfica (inclui logomarca)
3.
Transporte aéreo - nacional (preço médio)
4.
Transporte aéreo - internacional (preço médio)
5.
Transporte terrestre
6.
Locação de espaço p/ o evento
7.
Hospedagem
8.
Almoço
9.
Jantar
10.
Coffee break
11.
Coquetel
12.
Música
13.
Decoração
14.
Apoio Logístico
15.
Apoio Administrativo
16.
Recepcionistas
17.
Apoio de Informática
18.
Assessoria de Imprensa
19.
Mestre de Cerimônias
20.
Garçon
21.
Fotógrafo
22.
Filmagem
23.
Editoração de CD-room
24.
Prensagem de CD-room (inclui transporte)
QUANT.
25.
SUB-TOTAL
UNIDADE DE
MEDIDA
VALOR
UNITÁRIO R$
VALOR
TOTAL R$
OBSERVAÇÕES
6.3 - RECURSOS FINANCEIROS
R$:
6.3.1 - Material de Consumo _________________________________________________________
6.3.2 - Equipamentos_______________________________________________________________
6.3.3 - Serviços____________________________________________________________________
TOTAL__________________________________________________________________________
7 - INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
8 - PARECER DA DEP
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________