Manual de abertura de ano
Gestão Administrativa 2 e 3
Introdução
Este manual tem como principal objectivo ajudar o utilizador a realizar a abertura de uma
nova sigla de trabalho no software Gestão Administrativa 2 e 3 (GADMN2/GADMN3)
consequentemente transitar os dados para esta. Ao longo deste manual vai encontrar todos os
procedimentos necessários para realizar esta abertura de sigla.
Actualização de software
Qualquer versão do software Gestão Administrativa 3 permite a realização da abertura de
ano, porém é aconselhável ao utilizador manter sempre o seu software actualizado.
(Nota: Apenas clientes com contratos de assistência com a Wincode tem acesso as ultimas
versões do programa)
1. Actualização do software (GESTÃO ADMINISTRATIVA, SISTEMA)
Para actualizar os programas, o utilizador deve recorrer ao suporte Wincode disponibilizado
no website da Wincode.
http://suporte.wincode.pt
Depois de instalado o software de SUPORTE e realizado a autenticação correspondente com
a conta de cliente atribuída, basta clicar sobre:
“Actualização  Download”
Após este processo o sistema inicia as actualizações de ambos os softwares actualizando
este para versões mais recentes.
2. Actualizar as bases de dados
Depois de concluído o passo 1, é necessário realizar a actualização das bases de dados. Para
tal, é necessário abrir o software de SISTEMA.
Na janela principal, execute a criação das bases de dados do Gestão Administrativa 3 realizando
os seguintes passos:
Base de dados Gestão Administrativa 3:
“Bases Dados  Criação da Base Dados  Gestão Administrativa 3”
Deve executar para todas as siglas existentes.
Abertura de novo ano
A abertura do ano consiste na criação de uma nova base de dados, para que existem uma
separação entres os dados. Na realidade o termo “abertura do ano” não se relaciona ao processo
executado que é a criação de uma nova base de dados, mas por norma esta divisão é sempre no
inicio do ano, separando os documentos pelas datas, daí a aplicação do termo.
IMPORTANTE
Na versão certificada (GADMN3), não deve fazer a abertura do ano em caso de ter
criado documentos com data do ano seguinte na sigla anterior, tendo em conta que as
chaves da certificação são baseadas no documento anterior. Em caso de o realizar, o 1º
documento certificado do novo ano ira ficar inválido.
A abertura do ano pode trazer ou não vantagens para os utilizadores. Cada utilizador deve
realizar este procedimento ou não de acordo com os movimentos realizados durante o ano.
 Vantagens
o Separação dos documentos por ano (maior facilidade na pesquisa, para casos
de empresas com muitos movimentos/documentos);
o O software torna-se mais rápido porque a base de dados foi dividida (menos
registos);
 Desvantagens
o Para o utilizador consultar dados de anos anteriores tem que abrir o software
na sigla correspondente ao ano a ser consultado;
Este procedimento está dividido em 4 fases diferentes:
a. Abertura de sigla e passagem dos dados base (contas, artigos, etc..);
b. Criação de inventário e registo de inicio de stocks;
c. Recuperação de acumulados do ano anterior (saldo inicio das contas);
d. Passagem das demonstrações de saldo (pendentes de contas);
Procedimentos
a. Abertura sigla e passagem dos dados base
Após entrar na sigla no qual pretende realizar a divisão (abertura de ano), execute a opção
de abertura de ano novo em administração. A opção encontra-se em:
Será apresentado uma janela onde o utilizador poderá algumas propriedades da passagem.
Definir o nome da nova sigla a ser aberta e o respectivo ano que ela representará, se duplica os
dados (todas as configurações, clientes e artigos) e por a nova numeração dos documentos.
Nome da nova sigla e ano a que ele
corresponde.
Passagem de contas, artigos e definições.
Altera numeração na nova sigla, em caso
afirmativo o utilizador pode indicar o
número.
NOTA: Os próximos passos devem ser executados na sigla nova.
b. Criação de inventário e registo de inicio de stocks;
Esta opção tem como objectivo criar um documento, que contêm uma linha por cada artigo
e a respectiva existência do artigo na sigla do ano anterior. O documento selecionado deve estar
configurado no seu código de lançamento como sendo entrada de stock, visto que os stocks são
calculados com base nas linhas dos documentos.
A opção deve ser executada quando já forem criados documentos que movimentem stocks
na sigla anterior.
A opção encontra-se em:
Tipo Preço na
linha do artigo
O procedimento pode ser demorado dependendo no número de artigos.
c. Recuperação de acumulados do ano anterior;
A recuperação de acumulados do ano anterior, cria para cada um dos clientes, um
lançamento com o valor do saldo desse cliente na sigla anterior.
O utilizador deve utilizar selecionar um diário e um código de lançamento apropriado para a
abertura do ano. No caso de não ter um configurado, pode realizar a criação de um ou seleciona um
generalizado código/diário generalizado.
d. Passagem das demonstrações de saldo;
Este utilitário pesquisa na sigla anterior a demonstração de saldo pendente do cliente, e
regista-a no novo ano.
Os documentos existentes no novo ano anterior que foram transitados na abertura do ano e
ainda estão por liquidar, podem ser alterados ou liquidados na sigla do ano anterior e
posteriormente é necessário acertar e corrigir os documentos já passados realizando novamente a
recuperação de saldos.
Em versões anteriores poderá existir a possibilidade da eliminação da demonstração do ano
anterior já transitado para o novo ano. Deve activar a opção e passar os movimentos apenas não
liquidados.