Versão 1.2 Tutorial Sistema Informativo de Convênios - SIC 01/05/2012 1 Sumário O que é o SIC? ........................................................................................................................................................5 Como acessar o SIC? ...............................................................................................................................................5 1 – Pré-Empenho - PE .............................................................................................................................................7 1.1 Página Principal Pré-Empenho (Registro) ..........................................................................................................7 1.2 PE Dotação .......................................................................................................................................................7 1.3 PE a Liberar .......................................................................................................................................................7 1.4 PE x Dotação (Analítico) ....................................................................................................................................8 1.5 PE x Dotação (Resumo) .....................................................................................................................................8 2 – Cadastro de Proponente ...................................................................................................................................9 3 – Cadastro de Processo ...................................................................................................................................... 11 4 – Cadastro de Convênio ..................................................................................................................................... 12 4.1 – Responsáveis pelo Convênio ........................................................................................................................ 15 4.2 – Projeto Básico .............................................................................................................................................. 16 4.3 – Plano de Trabalho ........................................................................................................................................ 16 4.3A – Plano de Trabalho Suplementar ................................................................................................................. 16 4.4 – Entrega de Suprimentos/Materiais ............................................................................................................... 17 4.5 – Pareceres Formalização ................................................................................................................................ 17 4.6 – Liberação de Recursos .................................................................................................................................. 17 4.7 – Procedimentos Preliminares Ordem de Início ............................................................................................... 18 4.7A – Entidade Controle Social/Fiscalizadora ....................................................................................................... 18 4.8 – Autorização para Ordem de Início ................................................................................................................ 18 4.10 – Requisitos para Pagamento da 2ª e 3ª Parcelas .......................................................................................... 19 4.11 – Capacitação................................................................................................................................................ 19 4.12 – Datas e Períodos do Convênio .................................................................................................................... 19 4.14 – Ofícios Gerais (Operação) ........................................................................................................................... 20 4.15 – Relatórios Periódicos .................................................................................................................................. 20 4.16 – Demandas de Órgãos de Controle .............................................................................................................. 20 4.17 – Ocorrências ................................................................................................................................................ 21 4.17A – Respostas à Mídia .................................................................................................................................... 21 4.18 – Relatório de Visitas/Vistorias ...................................................................................................................... 21 4.19 – Histórico da Prorrogação de Vigência ......................................................................................................... 22 4.20 – Decisões ..................................................................................................................................................... 22 4.21 – Atendimento Realizado (Geral)................................................................................................................... 22 2 4.23 – Prestação de Contas ................................................................................................................................... 23 4.23A – Acompanhamento/Diligências da Prestação de Contas ............................................................................ 23 4.25 – Consulta Documentos ................................................................................................................................ 23 5 – Controle de Documentos Operação ................................................................................................................ 25 6 – Informações Gerenciais ................................................................................................................................... 28 6.1 - Convênios a expirar....................................................................................................................................... 28 6.2 – Filtro Beneficiados........................................................................................................................................ 28 6.3 – Filtro Convênios por CNPJ ............................................................................................................................ 29 6.4 – Filtro Crianças Atendidas .............................................................................................................................. 29 6.5 – Filtro Dados Gerais ....................................................................................................................................... 29 6.6 – Datas do Convênio ....................................................................................................................................... 29 6.7 – Filtro Denúncias ........................................................................................................................................... 30 6.8 – Filtro Distribuição Convênio x Técnicos......................................................................................................... 30 6.9 – Filtro Documentos Decisões ......................................................................................................................... 30 6.10 – Filtro Documentos Inseridos ....................................................................................................................... 30 6.11 – Filtro Documentos Ofícios Gerais................................................................................................................ 31 6.12 – Filtro Documentos Ordem de Início O.I ....................................................................................................... 31 6.13 – Filtro Documentos Órgão de Controle ........................................................................................................ 31 6.14 – Filtro Documentos Procedimentos Preliminares ......................................................................................... 31 6.15 – Filtro Entrega de Materiais/Uniformes ....................................................................................................... 32 6.16 – Filtro Financeiro ......................................................................................................................................... 32 6.17 – Filtro Ordem de Início I e II ......................................................................................................................... 32 6.18 – Filtro Prorrogação de Vigência I e II ............................................................................................................ 32 6.19 – Filtro Rastreamento de O.I ......................................................................................................................... 33 6.20 – Status do Convênio .................................................................................................................................... 33 7 – Consultas para ECs .......................................................................................................................................... 34 8-Fiscalizadora ...................................................................................................................................................... 34 9 – Tabelas Parâmetros/Apoio .............................................................................................................................. 35 9.1 – Abrangência ................................................................................................................................................. 35 9.2 - Lista de Ações do Plano de Trabalho ............................................................................................................. 35 9.3 – Aplicação X Email ......................................................................................................................................... 35 9.4 – Assunto de Documentos .............................................................................................................................. 36 9.5 – Atividade Complementar ............................................................................................................................. 36 9.6 – Cargo/Função ............................................................................................................................................... 36 9.7 – Cidade .......................................................................................................................................................... 37 3 9.8 – Classificação de Convênio............................................................................................................................. 37 9.9 – Classificação de Denúncia............................................................................................................................. 37 9.10 – Classificação de Informação Situacional...................................................................................................... 38 9.11 – Comunidades Atendidas ............................................................................................................................. 38 9.12 – Documentos de Ordem de Início ................................................................................................................ 38 9.13 – E-Mail padrão............................................................................................................................................. 39 9.14 – Fluxo de Documentos ................................................................................................................................. 39 9.15 – Histórico da Parceria .................................................................................................................................. 39 9.16 - Manutenção ............................................................................................................................................... 40 9.17 – Medida Apuratória ..................................................................................................................................... 40 9.18 – Membros de Convênio ............................................................................................................................... 40 9.19 – Natureza .................................................................................................................................................... 41 9.20 - Órgãos de Controle ..................................................................................................................................... 41 9.21 – Parcelas (Liberação de Recursos) ................................................................................................................ 41 9.22 – Meios de Denúncia..................................................................................................................................... 42 9.23 – Programa (SICONV) .................................................................................................................................... 42 9.24 – Relatório de Registro .................................................................................................................................. 42 9.25 – Status de Ocorrência .................................................................................................................................. 43 9.26 – Status do Documento ................................................................................................................................. 43 9.27 – Status Parceria ........................................................................................................................................... 43 9.28 – Status Processo .......................................................................................................................................... 44 9.29 – Tipo de Pleito ............................................................................................................................................. 44 9.30 – Tipo de Projeto........................................................................................................................................... 44 9.31 – Tipo de Recursos ........................................................................................................................................ 45 9.32 – Tipo de Referência ..................................................................................................................................... 45 9.33 – Usuário X Aplicação .................................................................................................................................... 45 9.34 – ZZ- Cruza Grupo x Formulário ..................................................................................................................... 45 ANEXO 1 ............................................................................................................................................................... 46 4 O que é o SIC? O Sistema Informativo de Convênios – SIC foi criado por especialistas da Universidade Estadual de Maringá/PR, com objetivo de facilitar a busca por informações referentes aos convênios formalizados entre Ministério do Esporte e Entidades participantes do Programa Segundo Tempo. Acessando o SIC, o usuário terá uma visão geral do convênio, podendo verificar todos os processos envolvidos desde a sua formalização até a sua conclusão. Como acessar o SIC? O primeiro passo é acessar o seguinte endereço eletrônico: www.pst.uem.br. O usuário deve efetuar o Login situado à direita da página. Depois de efetuado Login, aparecerá um menu na parte superior da tela contendo a aba Sistemas o usuário entrará na área referente ao Informativo de Convênios do Programa Segundo Tempo, este terá acesso a informações e orientações referentes ao funcionamento do Programa, tais como Público Alvo, Princípios, Objetivos, Legislação, dentre outras. Portal de acesso 5 Menu contendo a aba Sistemas para o acesso Página inicial do SIC 6 1 – Pré-Empenho - PE 1.1 Página Principal Pré-Empenho (Registro) Aqui o usuário poderá pesquisar o valor do Pré-Empenho de qualquer Proponente, bem como seu status, digitando o respectivo CNPJ. Caso queira cadastrar um novo PréEmpenho é necessário preencher os respectivos campos na área de Cadastro de Pré-Empenho e clicar em “Incluir”. 1.2 PE Dotação Nesta tela o usuário poderá verificar o valor da Dotação do ano que desejar. Para isso, deve selecionar o ano e clicar em “Pesquisa”. Caso queira cadastrar uma nova Dotação é necessário preencher os respectivos campos na área de Cadastro de Dotação e clicar em “Incluir”. 1.3 PE a Liberar Nesta página, o usuário poderá pesquisar os convênios que ainda não tiveram seu PréEmpenho liberado. Caso queira liberar algum, deve-se clicar no link “Liberar”, situado ao lado do valor do Pré-Empenho. 7 Uma nova tela aparecerá e será necessário o preenchimento de alguns dados para que a liberação seja efetivada. 1.4 PE x Dotação (Analítico) A tela mostra, o valor do Pré-Empenho de cada convênio, assim como se ele foi liberado com atraso ou não. A pesquisa deve ser realizada pelo ano e pelo status do Pré-Empenho. 1.5 PE x Dotação (Resumo) Apresenta o relatório geral do Pré-Empenho de forma resumida. Após selecionar o ano do Pré-Empenho, irá aparecer os valores da Dotação Anual, do Pré-Empenho efetivado e do não efetivado, além do saldo disponível, com suas respectivas porcentagens. 8 2 – Cadastro de Proponente Nesta aba é possível encontrar os proponentes inserindo parcial ou integral alguma das seguintes informações: Nome da Entidade/ CNPJ/Status. As principais informações do proponente e de seu gestor/dirigente aparecerão de forma resumida. Caso queira visualizar ou editar outros dados deve-se clicar em “Editar/Consultar”. Este formulário deve ser preenchido com os dados do convenente. Os links de “Busca” devem ser utilizados para preenchimento dos campos. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Natureza”, o sistema disponibilizará na tela ao lado as opções disponíveis para o preenchimento. 9 No link de busca ao lado do campo “Cidade”, o sistema disponibilizará a tela ao lado, onde é necessário selecionar a cidade em que se localiza o Proponente. No link de busca ao lado do campo “Status Proponente”, o sistema disponibilizará a tela ao lado, onde é necessário selecionar uma das três opções disponíveis. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Técnico Formalização - ME”, o sistema disponibilizará a tela ao lado, para que o usuário selecione o técnico do Ministério do Esporte responsável pelo convênio. Ao finalizar o preenchimento de todos os campos, deve-se clicar em “Atualiza” para que os dados fiquem registrados no sistema. 10 3 – Cadastro de Processo Na tela inicial do cadastro de processo, o usuário deve realizar a pesquisa através do nome do proponente (parcial ou integral) ou do número do processo (parcial ou integral). Para alterar alguma informação deve-se clicar em “Editar”. Caso queira cadastrar um novo processo basta clicar em “Incluir” no referido campo localizado na parte de baixo da tela. Em um novo processo, aparecerá a tela ao lado para que seja feito o preenchimento dos campos. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Proponente”, o sistema disponibilizará a seguinte tela. 11 Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Programa (SICONV)”, o sistema disponibilizará a tela ao lado. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Status do Processo”, o sistema disponibilizará a seguinte tela. 4 – Cadastro de Convênio Na tela inicial do cadastro de convênio, o usuário deve realizar a pesquisa através do nome do proponente (parcial ou integral), do número do processo (parcial ou integral) ou do número do convênio (parcial ou integral). Para alterar alguma informação deve-se clicar em “Editar/Consultar”. Caso queira cadastrar um novo convênio basta clicar em “Incluir” no referido campo localizado na parte de baixo da tela. 12 Ao clicar no convênio desejado, podemos visualizar na próxima tela os dados gerais do convênio (proponente, dados do coordenador geral, data de assinatura do convênio, quantidade de beneficiados, etc). Para inserir ou alterar informações referentes àquele objeto, clica-se na opção “Editar/Consultar”, localizada no topo da página. Caso queira cadastrar um novo convênio, basta clicar em “Incluir” na tela inicial. Esta tela disponibilizará, além dos campos para cadastro de informações básicas do convênio, outros 25 formulários complementares, onde constam informações detalhadas sobre o objeto a ser editado. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Número do Processo”, o sistema disponibilizará a seguinte tela. 13 Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Histórico da Parceria”, o sistema disponibilizará a seguinte tela. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Classificação”, o sistema disponibilizará a tela ao lado. Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Tipo de Projeto”, o sistema disponibilizará a seguinte tela. 14 Ao clicar no link de busca ao lado do campo “Entidade de Controle Social/Fiscalizadora”, o sistema disponibilizará a tela ao lado. Caso não encontre a entidade de determinado convênio, o usuário deve primeiramente cadastrá-la na tabela de apoio específica, na página principal do SIC. Ao finalizar o preenchimento de todos os campos, deve-se clicar em “Incluir” para que o convênio fique registrado no sistema. A seguir os Formulários Complementares serão detalhados um por um. 4.1 – Responsáveis pelo Convênio Neste formulário, cadastramos os dados dos responsáveis pelo convênio. Para novo cadastro, é necessário incluir os dados na tabela de apoio “Membros de Convênio” e selecioná-lo na caixa de busca. Para alteração de dados já existentes, clica-se no link azul “Editar” situado na tabela de apoio, que abrirá a tela disponível para a substituição de dados. 15 4.2 – Projeto Básico Este formulário deve ser preenchido de acordo com o projeto escrito pelo solicitante. Aqui constam informações iniciais sobre a entidade, municípios contemplados, atividades realizadas e demais informações do projeto inicial para implantação do pleito. Para preencher os campos com o link Cadastro em azul, as opções devem ser primeiramente cadastradas nas respectivas tabelas de apoio. 4.3 – Plano de Trabalho Este formulário deve conter informações sobre as ações a serem executadas pelo convenente além dos valores de cada uma delas. Para inserir nova ação no Plano de Trabalho, deve-se primeiro cadastrá-la na lista de ações das tabelas de apoio. Feito isso, basta clicar no link azul de busca, selecioná-la e preencher os outros dados restantes. Após o preenchimento, clicar em “Incluir” para salvar o procedimento. 4.3A – Plano de Trabalho Suplementar Este formulário serve para o cadastramento do Plano de Trabalho de algum evento suplementar, como por exemplo, o Recreio nas Férias. Ao término do cadastramento de cada convênio, clica-se em “Incluir” para salvar os dados. 16 4.4 – Entrega de Suprimentos/Materiais Formulário destinado ao cadastro de endereço de entrega de materiais e outros suprimentos como os uniformes do PST. 4.5 – Pareceres Formalização Neste formulário, é possível visualizar todos os pareceres referentes à formalização do convênio. Os campos devem ser preenchidos e em seguida deve-se clicar em “Incluir”. Este procedimento deve ser adotado para cada parecer cadastrado. Importante atentar-se ao tipo de parecer e ao técnico responsável, que pode ser incluído através do link de busca. 4.6 – Liberação de Recursos Contêm informações sobre empenho, pagamentos de primeira e segunda parcela. No cadastro de uma nova parcela, o link de busca abre uma janela para que o usuário selecione o tipo e o número da parcela que deseja cadastrar. 17 4.7 – Procedimentos Preliminares Ordem de Início Este formulário deve conter orientações encaminhadas e recebidas da entidade para que esta obtenha a Ordem de Início. No primeiro link azul de busca, seleciona-se o tipo de documento encaminhado ou recebido. No segundo link, cadastra-se o status da análise da Ordem de Início. 4.7A – Entidade Controle Social/Fiscalizadora Aqui devem ser cadastrados os documentos referentes à entidade de controle social para que o convênio receba a Ordem de Início. São documentos como o Termo de Indicação da Entidade e a Declaração de Acompanhamento da Execução, entre outros. 4.8 – Autorização para Ordem de Início Nesta tela, obtemos informações sobre os encaminhamentos para autorização do início das atividades do convênio (Ordem de Início). No link azul de busca, obtemos as opções de assunto do documento relacionado à Ordem de Início. Após o preenchimento dos campos necessários, basta clicar em “Incluir”. 18 4.10 – Requisitos para Pagamento da 2ª e 3ª Parcelas Este formulário contem os requisitos necessários para que sejam efetuados os pagamentos da 2ª e da 3ª parcelas. A entidade deve estar adimplente, deve ter recebido a Ordem de Início, deve estar cadastrada no SICONV e deve ter cadastrado todos os seus núcleos, beneficiados e recursos humanos no sistema do ME. 4.11 – Capacitação Deve conter informações sobre a participação dos recursos humanos em capacitações do Programa. O sistema mostra um quadro resumo com a quantidade prevista e a quantidade capacitada, de acordo com o cargo do participante. No item “Documento(s)”, o usuário pode verificar se existem documentos relacionados à capacitação arquivados no formulário 25. 4.12 – Datas e Períodos do Convênio Formulário contendo todas as datas importantes do convênio, bem como data da assinatura, da vigência, da ordem de início, dos pagamentos, entre outras. 19 4.14 – Ofícios Gerais (Operação) Na tela de Ofícios Gerais, devem ser cadastrados os documentos que foram encaminhados pela entidade à SNEED, bem como os que foram expedidos em resposta. Todos os campos devem ser preenchidos e posteriormente o procedimento deve ser finalizado no botão “Incluir”. 4.15 – Relatórios Periódicos Neste formulário é feito o cadastro dos relatórios que a entidade deve encaminhar ao Ministério. Se a origem for a Operação, cadastra-se o 2º Relatório, referente ao 1º e 2º ciclos de atendimento. Caso a origem seja a Prestação de Contas, deve-se cadastrar o 3º Relatório, referente ao Cumprimento do Objeto. 4.16 – Demandas de Órgãos de Controle Neste formulário, inserimos as solicitações de Órgãos de Controle, assim como a unidade solicitante e o resumo da solicitação. Na parte de baixo da tela, cadastra-se a resposta do Ministério do Esporte, com as medidas adotadas e o status da demanda. 20 4.17 – Ocorrências Este formulário é destinado para cadastro de denúncias, reclamações, sugestões e solicitações recebidas pela Ouvidoria, por email ou por outros meios. Também deve ser cadastrado o interessado pela ocorrência, bem como as medidas apuratórias e o status da denúncia. 4.17A – Respostas à Mídia Nesse formulário serão cadastradas trocas de informações entre o ME e possíveis mídias que o procurarem, como televisão, jornal, rádio, etc. O usuário pode anexar documentos caso seja necessário. 4.18 – Relatório de Visitas/Vistorias Após a realização de visita ou vistoria em determinado núcleo, este formulário deve ser preenchido parte pela CGAPA (natureza da visita, equipe, coordenador, cronograma, relatório consolidado), parte pela CGAO (recomendações/observações e respostas da entidade sobre os pontos questionados). O procedimento para salvar os dados é o padrão. 21 4.19 – Histórico da Prorrogação de Vigência Este formulário deve conter informações pertinentes às prorrogações de vigência já obtidas pela entidade. No link azul é possível cadastrar a forma de prorrogação (Termo Aditivo ou Apostilamento). Para qualquer inclusão ou alteração neste formulário, o formulário 12 deverá ser atualizado. 4.20 – Decisões O formulário de Decisões foi criado para cadastrar ações como substituições de núcleos, alterações de cardápio, de RH, de Plano de Trabalho e utilização de rendimentos, entre outras. O técnico responsável deve cadastrar o documento bem como os encaminhamentos dados para a referida solicitação. Abaixo temos uma lista de documentos já cadastrados. 4.21 – Atendimento Realizado (Geral) Este formulário foi criado para o cadastro de audiências realizadas com o parceiro. Cadastra-se a data e o horário do atendimento, assim como a pauta e os encaminhamentos dados pelo servidor que realizou o mesmo. Para cadastrar a inserção de dados, clica-se em “Incluir”. 22 4.23 – Prestação de Contas No formulário de prestação de contas, inserem-se os dados referentes às conclusões das análises de cumprimento das diretrizes propostas pelo Programa. As análises são realizadas após o término do convênio, e a entidade encaminha ao Ministério do Esporte os documentos solicitados. Entre os dados que deverão estar cadastrados nesta tela estão o status da análise de cumprimento de objeto e o resultado final da análise técnica. 4.23A – Acompanhamento/Diligências da Prestação de Contas Este formulário serve para esclarecer qualquer assunto pendente em relação ao acompanhamento da prestação de contas, através de documentos enviados à entidade e suas respectivas respostas. 4.25 – Consulta Documentos Este formulário serve para arquivar os documentos relacionados ao convênio de maneira geral. O usuário deve selecionar a que formulário se refere o documento, fazer sua descrição, colocar seu endereço e enviar o arquivo clicando no referido botão de busca. Dessa forma, sempre que necessário será possível visualizar o documento original. 23 Relatório de Documentos baseado na tabela de documentos (Formulário 25). 1 3 2 4 Esta tela não é visível a todos os usuários, mas colocamos para poder exemplificar melhor o que vem sendo feito no preenchimento deste formulário. Porém, para o preenchimento correto dos campos, o usuário deve seguir as orientações descritas abaixo. 1) O Campo “Endereço do Documento” no formulário 25 tem como finalidade armazenar a “url” (endereço da web) de determinada página. Deve começar por http://... . A idéia é você localizar determinada página que interessa ao convênio e usando o copiar/colar selecionar no browser o endereço da página e colar neste campo facilitando ao usuário que vá consultar posteriormente. a. Da forma como mostra a figura acima, o conteúdo não representa nada. 2) O Campo “Descrição” deverá ser mais explícito como é o nome do arquivo pdf, pois este campo será visualizado ao usuário e não o nome do arquivo. 3) O campo “Documento” deverá conter o nome do arquivo (não há restrições de tipos de extensões), porém não deverá ser tão explícito como apresenta diversos casos. a. Encontrado nomes com espaços, caracteres especiais, sem extensão (não identifica que programa deverá abrir o arquivo), em letras maiúsculas (servidor linux) e arquivos com extensão jpg. 4) O campo formulário indica o nome do formulário relacionado ao documento. a. Há caso que está em branco. Atualmente é um campo obrigatório. 24 5 – Controle de Documentos Operação Sistema Informativo de Convênios - SIC, denominado “Controle de Documentos”, utilizado pelos técnicos do Ministério do Esporte/SNELIS. Será feito o controle de todo documento que entrar na Secretaria, assim como sua movimentação até que seja finalizado. Pesquisa de Documento Existente A) Primeiramente, deve-se fazer uma pesquisa para localizar o convênio e os documentos relacionados a ele já cadastrados. 2 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adaptação de PPs- Out/2010 Pesquisa de Documento Existente B) Ao selecionar o convênio e clicar em “pesquisa”, aparecerão na caixa de seleção ao lado todos os documentos já cadastrados relacionados a ele. Clicando em “pesquisa” novamente, ele poderá ser editado. 3 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adaptação de PPs - Out/2010 25 Cadastro de Novo Documento C) Aqui vemos o processo de cadastro do mesmo documento pesquisado no início. Após escolher o convêni, o usuário deve selecionar uma opção referente ao assunto do documento... e relacionar o documento a algum formulário dentr e os 25 que integram o Cadastro de Convênio do SIC (opcional). 4 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adapta ção de PPs - Out/2010 Cadastro de Novo Documento Ao tér mino do preenchimento dos demais campos (data do protocolo, data de entr ada e nome do técnico), deve-se enviar o arquivo do documento escaneado. D) Após incluir o documento, o sistema calcula a data de saída prevista (dez dias a partir da data de entrada), que pode ser alterada manualmente. Número gerado automaticamente pelo sistema. Ele não corresponde a nenhum outro número, apenas para controle interno do sistema. 5 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adaptação de PPs - Out/2010 26 Acompanhamento do Docu mento E) Somente quando o documento for finalizado, será necessário preencher os dados, data de envio, assunto doc. entrada e formulário saída, sendo que o sistema acusa o não preenchimento com uma mensagem em vermelho. A lista gerada abaixo resume toda a movimentação do documento, podendo editar qualquer etapa. No registro de ac ompanhamento do documento, deve ser cadas trada a sua movimentação dentr o da Secretaria. 6 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adapta ção de PPs - Out/2010 Documento s relacionados ao convênio F) Lista de documentos relacionados ao convênio, com resumo de todo o processo de cadastro do documento, desde a sua entrada na Secretaria até a sua finalização. Esses dados podem ser exportados através de uma planilha gerada pelo sistema. 7 SiCAPP - Sistema de Consulta e Adapta ção de PPs - Out/2010 27 6 – Informações Gerenciais Esta tela é bastante útil para obter informações sobre os convênios de maneira rápida e objetiva. Existem diversos filtros que facilitam a busca específica de acordo com a necessidade do usuário. A pesquisa pode ser realizada por exemplo pelo número de benficiados ou pela região em que se situa o convênio. 6.1 - Convênios a expirar As informações contidas nesta tela se referem apenas aos convênios que vão expirar. Para realizar a pesquisa, deve-se digitar a data final de vigência. Ao encontrar o convênio procurado, o usuário poderá visualizar informações como o nome do proponente, o número do processo, o número do convênio, a data de publicação, o período de vigência e de planejamento no plano de trabalho. 6.2 – Filtro Beneficiados A pesquisa pode ser realizada através de diversas variáveis, como o status do convênio, sua localização e quantidade de beneficiados e núcleos, dentre outras. Ao clicar no botão “Pesquisa”, aparecerá uma lista com os convênios que se enquadram nas características descritas nos campos preenchidos pelo usuário. Caso o usuário necessite dos dados em outro formato ou para uso externo ao sistema, ele pode gerar uma planilha com os mesmos dados que estão no sistema. 28 6.3 – Filtro Convênios por CNPJ A busca deve ser realizada através do CNPJ integral ou parcial do convênio desejado. 6.4 – Filtro Crianças Atendidas Ao preencher os campos da pesquisa, será disponibilizada uma lista com os convênios daquela região, acrescida de dados como a quantidade de crianças atendidas e o percentual que essa quantidade representa da população total local. 6.5 – Filtro Dados Gerais Aqui o usuário pode pesquisar os dados gerais dos convênios. São dados como o status, a região, o tipo de projeto, beneficiados, data de assinatura e data de vigência inicial e final do convênio. 6.6 – Datas do Convênio Nesta aba, o usuário poderá pesquisar o Convênio desejado por datas e períodos, efetuando filtros por: Status do Convênio, Assinatura, Publicação no D.O.U. e Data Recebimento O.I. 29 6.7 – Filtro Denúncias O usuário pode pesquisar os convênios que têm denúncias através dessa tela. Para refinar a busca, basta incluir sua procedência e a data em que ocorreu. Na listagem aparecerá o assunto da denúncia e a medida apuratória, dentre outros dados. 6.8 – Filtro Distribuição Convênio x Técnicos Relaciona os técnicos responsáveis pelo acompanhamento de cada convênio. 6.9 – Filtro Documentos Decisões Aqui, o usuário poderá efetuar a consulta de documentos de decisões, inserindo as informações em seus campos correspondentes para maior precisão no filtro de pesquisa. 6.10 – Filtro Documentos Inseridos Neste filtro, consultamos todos os documentos inseridos em seus formulários dentro do Convênio pesquisado. 30 6.11 – Filtro Documentos Ofícios Gerais Aqui o usuário poderá consultar todos os documentos inseridos no formulário 14, podendo filtrar por: Convênio específico, pelo status em que o convênio se encontra, por fluxo do documento e pela data, ficando a critério da sua necessidade de pesquisa. 6.12 – Filtro Documentos Ordem de Início O.I É uma consulta de todos os documentos registrados na aba 8 da página do Convênio, podendo filtrar por: Convênio específico, pelo status em que o convênio se encontra, por resposta à recomendações, assunto e pela data, ficando a critério de sua pesquisa. 6.13 – Filtro Documentos Órgão de Controle Aqui o usuário poderá consultar os documentos sobre a análise dos órgãos de controle. 6.14 – Filtro Documentos Procedimentos Preliminares Consulta todos os documentos registrados na aba 7 da página do Convênio, antes da ordem de início podendo filtrar por: Convênio específico, pelo status em que o convênio se encontra, situação do documento e pela data, ficando a critério de sua pesquisa. 31 6.15 – Filtro Entrega de Materiais/Uniformes Este formulário apresenta um filtro de pesquisa de entrega de materiais e uniformes por status do convênio, recebido ou não recebido e por data. 6.16 – Filtro Financeiro As informações sobre os recursos financeiros do convênio podem ser pesquisadas aqui. A busca pode ser feita pelo nome da parcela ou pelo seu valor. 6.17 – Filtro Ordem de Início I e II A tela de pesquisa é a mesma para os dois filtros. Deve-se colocar a data de recebimento da Ordem de Início para obter uma busca mais apurada. O que muda é a maneira que estarão dispostas as informações que aparecerão na listagem. Serão visíveis dados como o número do documento e as folhas em que se encontram no processo, assim como se há recomendações ou não. 6.18 – Filtro Prorrogação de Vigência I e II Basta colocar a data da Prorrogação de Vigência ou o nome do proponente para realizar a pesquisa. O usuário poderá visualizar as datas de assinatura, de vigência e de prorrogação dos convênios. 32 6.19 – Filtro Rastreamento de O.I Esse campo serve para os convênios por dias decorridos da vigência inicial. 6.20 – Status do Convênio Esse filtro relaciona todos os convênios por status: vigente, encerrado e rescindido. 33 7 – Consultas para ECs O uso deste formulário é exclusivo dos membros das Equipes Colaboradoras. Eles podem realizar consultas a respeito de qualquer convênio, podendo apenas visualizar os dados de qualquer formulário complementar, sem poder alterá-los. 8-Fiscalizadora Nesta aba, o usuário poderá efetuar a pesquisa do responsável pelo Controle Social e Fiscalização da Convenente. O usuário também poderá cadastrar a entidade de Controle Social/Fiscalizadora, clicando em “incluir”, um formulário para preenchimento dos dados aparecerá, após preenchido deve 34 9 – Tabelas Parâmetros/Apoio As tabelas de apoio são utilizadas para preenchimento de campos usados com frequência nos formulários base ou complementares e para todos os convênios. Desta forma, não é necessário digitar diversas vezes o mesmo texto em determinado campo. As tabelas de apoio nos servirão de atalho, simplificando alguns procedimentos e mantendo um padrão para todos os usuários. 9.1 – Abrangência Disponível no formulário base de Cadastro de Convênio. 9.2 - Lista de Ações do Plano de Trabalho Disponível nos formulários complementares Plano de Trabalho e Plano de Trabalho Suplementar, dentro do formulário base de Cadastro de Convênio. 9.3 – Aplicação X Email Aqui, o modelo de email cadastrado será aplicado a um formulário do sistema. 35 9.4 – Assunto de Documentos Disponível nos formulários complementares de Procedimentos Preliminares para Ordem de Início, Acomp./Dilig. da Prestação de Contas e Histórico da Prorrogação de Vigência, todos situados dentro do Cadastro de Convênio. 9.5 – Atividade Complementar Tabela de apoio no formulário complementar para cadastro de Projeto Básico, que por sua vez está no formulário de Cadastro de Convênio. 9.6 – Cargo/Função Tabela disponibilizada no formulário base de Cadastro de Proponente. 36 9.7 – Cidade Tabela disponibilizada no formulário base de Cadastro do Proponente, assim como na tabela para cadastro de entidade de controle social/fiscalizadora e na tabela de municípios contemplados situada no formulário complementar Projeto Básico. 9.8 – Classificação de Convênio Esta tabela serve de apoio para o formulário base de Cadastro de Convênio. 9.9 – Classificação de Denúncia Disponível como apoio no formulário complementar sobre Ocorrências, que por sua vez faz parte do formulário base de Cadastro de Convênio. 37 9.10 – Classificação de Informação Situacional Incluir, editar e excluir novas situações para cadastro do documento. 9.11 – Comunidades Atendidas Tabela de apoio no formulário complementar para cadastro de Projeto Básico, que por sua vez está no formulário de Cadastro de Convênio. 9.12 – Documentos de Ordem de Início Tabela de apoio para o formulário complementar de Autorização para Ordem de Início, na base de Cadastro de Convênios. 38 9.13 – E-Mail padrão Cadastro de situações ocorridas importantes ocorridas dentro do convênio. 9.14 – Fluxo de Documentos Incluir, editar ou excluir novas situações para o cadastro de documentos. 9.15 – Histórico da Parceria Disponível no formulário base de Cadastro de Convênio. 39 9.16 - Manutenção Aqui, o usuário poderá pesquisar o convênio desejado consultar e/ou alterar a vigência caso seja necessário. 9.17 – Medida Apuratória Disponível como apoio no formulário complementar sobre Ocorrências, que por sua vez faz parte do formulário base de Cadastro de Convênio. 9.18 – Membros de Convênio Tabela de apoio ao formulário complementar de Cadastro de Responsável pelo Convênio, que por sua vez faz parte do formulário base de Cadastro de Convênio. 40 9.19 – Natureza Tabela disponibilizada no formulário base para Cadastro do Proponente. 9.20 - Órgãos de Controle Tabela de apoio no formulário complementar Demandas Órgãos de Controle, que por sua vez está no formulário de Cadastro de Convênio. 9.21 – Parcelas (Liberação de Recursos) Tabela de apoio no formulário complementar Liberação de Recursos, que por sua vez está no formulário de Cadastro de Convênio, assim como no Cadastro de Pré-Empenho. 41 9.22 – Meios de Denúncia Inclusão de novos meios de denúncias. 9.23 – Programa (SICONV) Disponível no formulário base de Cadastro de Processo. 9.24 – Relatório de Registro Podemos consultar as ultimas alterações/consultas nos formulários do SIC, além de pesquisa específica por nome da aplicação, nome do usuário ou data de acesso. 42 9.25 – Status de Ocorrência Disponível como apoio no formulário complementar Ocorrências, dentro do Cadastro de Convênio. 9.26 – Status do Documento Inclusão de status para opções no cadastro de documentos. 9.27 – Status Parceria Esta serve de apoio no formulário de Cadastro do Proponente. 43 9.28 – Status Processo Disponível no formulário base de Cadastro de Processo. 9.29 – Tipo de Pleito Disponível no formulário complementar Decisões, situado no Cadastro de Convênio. 9.30 – Tipo de Projeto Disponível no formulário base de Cadastro de Convênio. 44 9.31 – Tipo de Recursos Pesquisa a origem dos recursos destinados ao projeto. 9.32 – Tipo de Referência Disponível no formulário base de parâmetros/apoio. 9.33 – Usuário X Aplicação Essa tabela de apoio finaliza o processo, pois relaciona a aplicação ao usuário que irá receber o email. 9.34 – ZZ- Cruza Grupo x Formulário Pesquisa por formulário e equipe responsável pelo convênio. 45 ANEXO 1 CAPACITAÇÃO PREENCHIMENTO DO SIC 06.08.2010 ACESSO: 1. Por meio de senha individual; 2. PORTAL DO ME → ESPORTE EDUCACIONAL → SEGUNDO TEMPO → LINKS → SIC → ACESSO RESTRITO SIC → CPF / SENHA → ENTRAR → CLIQUE AQUI → ITEM 4 – Cadastro de Convênio → Palavra Chave (nome en dade ou número do convênio) → Editar/Consultar → Editar/Consultar ORIENTAÇÕES GERAIS (para operar): 1. O SIC dos convênios formalizados até o final de 2009 será preenchimento pelos técnicos DEEIC; 2. O SIC dos convênios formalizados em 2010, a responsabilidade pelo preenchimento será de cada setor responsável pelos formulários; 3. Nos itens que demandam busca, a informação deverá ser previamente cadastrada em “tabelas e parâmetros” de acesso restrito; 4. O Sistema só aceita inclusão e alteração; 5. Nos casos que necessitem exclusão, encaminhar a demanda à Assessoria (Pedro) através de e-mail com a justificativa pertinente, para as providências junto à ATG (Dirceu); 6. Nos campos de texto livre, o preenchimento das informações deve ser o mais objetivo possível; 7. No formulário 25 serão apensados os documentos* definidos pelas coordenações, que devem ser acessados para maiores informações, lembrando que não é necessário apensar ofícios de conteúdo padrão; 8. Os documentos deverão ser nomeados da forma padronizada**, identificando a coordenação de origem; 9. Nos formulários que podem incluir vários documentos, os dados são digitados nos campos específicos e as informações são migradas para cima, formando um histórico dos procedimentos. Lista de documentos* MUITO IMPORTANTE: Quando for escanear e salvar o documento, não pode nomear o arquivo com acento nem vírgula ( , ), traço ( - ) ou cedilha ( ç ), pois quando anexa no 25 o documento trava/não abre. Já na descrição pode nomear da forma padronizada, sem restrição. 46 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS FORMULÁRIOS SIC CADASTRO DE CONVÊNIO Classificação: Relativa ao ano de formalização do convênio; Abrangência: Convênios com Prefeitura = Municipal; Convênios com Estado = Estadual; Convênios com Entidades de abrangência Nacional = Nacional; Convênios com abrangência em alguns Municípios = Regional. Entidade Fiscalizadora/Controle Social opção de busca, porém se faz necessária a conferência dos dados e/ou a sua atualização/complementação, com base nos documentos apresentados durante a formalização, podendo, se necessário, solicitar documentação complementar. FORMULÁRIO 01 – Responsáveis Convênio (CGFOR) (Finalidade de ter os contatos para ofícios e notificações) Responsável pelo Convênio busca – Dirigente e Coordenador Geral* (Dica: Não digita o nome antes de buscar!!! Busca direto e digita o nome só uma vez!!!) IMPORTANTE: É necessária a conferência dos dados dos responsáveis e/ou a sua atualização/complementação, com base nos documentos apresentados durante a formalização, podendo, se necessário, solicitar documentação complementar. * Se não algum responsável não tiver cadastrado, tem que solicitar a inclusão ao Pedro (que possui senha específica para tanto). **Se necessária a substituição, deve primeiro “inativar” o atual para depois incluir – neste caso a solicitação de inclusão do novo profissional também deve ser encaminhada ao Pedro (que possui senha específica para tanto). FORMULÁRIO 02 – Projeto Básico (CGFOR) Lista de Municípios Contemplados (Projeto Básico) Incluir cidade atendida: busca* - Automaticamente será preenchida Região, UF e Habitantes * Caso o sistema não encontre a cidade pesquisada, é porque não consta nos registros do IBGE; Lista de Modalidades Esportivas Utilizar a busca* * Ampliadas as opções de modalidades coletivas e individuais, considerando as mais freqüentes e previstas no Manual de Diretrizes do PST; 47 Listar Atividades Complementares Utilizar a busca* * Entendidas como as atividades regulares previstas no Projeto Básico, em especial aquelas que tiveram os custos contemplados no Plano de Trabalho (Ex: Reforço Escolar); Cadastro Projeto Básico Comunidade atendida busca – Na maioria “padrão” – As opções Padrão c/ pessoas com deficiência, c/ quilombolas, com indígenas deverão ser utilizadas nos convênios formalizados com base nas Diretrizes Gerais e que atendem público específico – Ex: PM de Barra do Garças) – Já as opções Especial Universitários e Especial Pessoas com Deficiência devem ser utilizados para os Projetos Pilotos. Qtde. Núcleo: (conforme o caso concreto) Quant. Espaço Físico: Locais – Ex: Escola (conforme o caso concreto) Tipo de Reforço Alimentar: optar lanche, refeição ou lanche/refeição Cardápio: especificar composição, elencando os itens sem texto- Ex: LANCHE: pão c/ presunto; suco; etc. - REFEIÇÃO: macarronada; sopa; etc. Público Alvo: Para os convênios antigos verificar a definição no Termo de Convênio – Para os formalizados no SICONV o padrão é “Atendimento de crianças, jovens e adultos em situação de vulnerabilidade Social” Dias de Atendimento: indicar dias e períodos de funcionamento de todos os núcleos DO CONVÊNIO (Ex: Se o núcleo 01 funciona às 2ª, 4ª e 6ª e o núcleo 02 às 3ª, 5ª e Sáb. = Preencher: 2ª, 3ª, 4ª, 5ª, 6ª e Sáb) Peculiaridades: o diferencial do projeto ou das diretrizes (Ex: tempo de estruturação; ações diversas como transporte, etc.) Justificativa: Para os convênios antigos ver no Projeto Básico ou no Plano de Trabalho os motivos que demonstram a necessidade do Programa Segundo Tempo para a comunidade (resumo ou transcrição) - para os convênios novos Padrão SICONV Outras atividades: preencher as atividades eventuais previstas durante a vigência do convênio (Ex: Passeios, Gincanas, Torneios, etc.) Experiência em Esporte/Inclusão Social: Só preencher no caso de ONG – Entidades Governamentais não precisa Qualificação dos R.H. conforme as Diretrizes: marcar uma das opções (atende ou parcialmente ou não atende) Observações: - Caso atenda e se o campo estiver aberto pode incluir o texto: “a qualificação indicada para cada função está em consonância com a formação estabelecida pelas diretrizes do PST.” Caso não atenda ou parcialmente = especificar o contexto apontando as divergências. Execução Orçamentária: Preencher no caso de ONG – Balanço Orçamentário, Financeiro ou Social dos últimos 3 anos de atividade. Descrição da infra-estrutura disponibilizada pela Entidade: Os espaços da entidade e/ou cedidos (além dos núcleos), equipamentos, recursos humanos, etc. * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGFOR): No Formulário 02 (Projeto Básico) 48 ** Padrão Nomeação Doc: CGFOR ANO – Título do Doc (opções: PB ou Cardápio ou Decl. Capac. Tec. Op. ou Decl. Exp. em Esporte ou Incl. Soc. ou Balanço Patrimonial ou Decl. Infra Estrutura) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Projeto Básico; Cardápio encaminhado em anexo único, à parte do PB; Declaração de Capacidade Técnico Operacional; Declaração de Experiência em Esporte/Inclusão Social (para ONG) Balanço Patrimonial; Declaração de Infra-Estrutura; FORMULÁRIO 03 – Plano de Trabalho (CGFOR) Incluir as ações previstas no Plano de Trabalho: busca* - Cadastra individualmente cada uma * Observar a nomenclatura constante do Plano de Trabalho Digitar os valores por ação: do Concedente e/ou Convenente, conforme responsabilidade assumida O campo DOADOR deverá ser preenchido caso seja marcado em Doação a resposta SIM – No caso da Ação Material Esportivo: No campo doador, especificar a origem da doação utilizando as seguintes opções: Ministério do Esporte ou Pintando a Liberdade/Cidadania – Já foi solicitado à ATG que essas opções fiquem disponíveis para apenas marcar No campo “QUANTIDADE”* : o preenchimento também deve ser de acordo com o Anexo IV do Plano de Trabalho, utilizando NOMES e/ou NÚMEROS. Exemplos: - Na ação Material Esportivo = Diversos ou 50 núcleos; - Na ação Reforço Alimentar = 2.880.000; - Na ação Aluguel = 14 meses. No Campo “UNIDADE”* : o preenchimento deve ser de acordo com o Anexo IV do Plano de Trabalho, utilizando NOMES. Exemplos: - Na ação Recursos Humanos = pessoas; - Na ação Reforço Alimentar = lanche; * Já foi solicitado à ATG ajustes nos campos quantidade e valor unitário, para que fiquem em forma de coluna * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGFOR): No Formulário 03 (Plano de Trabalho) ** Padrão Nomeação Doc: CGFOR ANO – Título do Doc (opções: PT ou Planilha de Referência PT ou Rel. Núcleos ou Termo Ind. Resp. Tec. ou Termo Comp. Resp. Téc.) 49 7) Plano de Trabalho – Para os convênios antigos: anexar cópia do Plano de Trabalho – Para os convênios formalizados no SICONV: anexar a Planilha de Referência, correspondente ao Plano de Trabalho; 8) Relação dos Núcleos encaminhado em anexo único; 9) Termo de Indicação do Responsável Técnico na Convenente; 10) Termo de Compromisso assinado pelo Responsável Técnico indicado; FORMULÁRIO 03A – Plano de Trabalho Suplementar (CGAO) Este Formulário é específico para os convênios que tiveram suplementação de recursos, a exemplo do RECREIO NAS FÉRIAS – devem ser registradas apenas as informações relativas ao novo plano de trabalho. Para preenchimento, seguir as mesmas orientações do Formulário 03 * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGOPE): No Formulário 03-A (Plano de Trabalho Suplementar) ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: PT Suplementar ou Planilha de Referência – PT Suplementar) 11) Plano de Trabalho Suplementar (EX: RECREIO NAS FÉRIAS) – Para os convênios antigos: anexar cópia do Plano de Trabalho – Para os convênios formalizados no SICONV: anexar a Planilha de Referência, correspondente ao Plano de Trabalho; FORMULÁRIO 05 – Pareceres de Formalização (CGFOR) Foi solicitado à ATG deixar o nome deste formulário apenas Formalização Tipo de Documento: marcar conforme título do documento que será cadastrado Responsável: (nome da pessoa de outra unidade que assinou o documento - conjur) Nro Fls. No Processo Data Técnico ME (quando o documento foi emitido pela SNEED, para indicar apenas os Técnicos da unidade) – escolher primeiro uma opção: - Técnico antigo: quem assinou foi servidor que não pertence mais ao quadro; - Nenhum: quando o cadastro é de doc emitido por outra unidade (conjur) - A informar: quando o técnico ainda precisa ser cadastrado - Indicado abaixo: quando assinado por servidor atual busca * * Vinculada ao SIAPA. Se não constar o nome do técnico atualmente vinculado deve ser comunicado à Coordenação, para que solicite à ATG o cadastramento. Observações: 50 - Preencher de forma objetiva a conclusão e possíveis ressalvas - Na hipótese de ressalvas no Parecer da Conjur e da ausência de Saneador, lembrar de registrar neste campo se foram documento saneadas ou não. * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGFOR): No Formulário 05 (Pareceres de Formalização) ** Padrão Nomeação Doc: CGFOR ANO – Título do Doc (opções: Parecer Técnico ou Parecer Conjur ou Nota Técnica ou Desp. Saneador ou Termo Convênio ou Publicação D.O.U) + Assunto (Formalização) 12) Parecer Técnico de Formalização; 13) Parecer Conjur; 14) Nota Técnica; 15) Despacho Saneador; 16) Termo de Convênio; 17) Publicação no D.O.U.; FORMULÁRIO 06 – Liberação de Recursos (ATG) Parcela busca * * Usar apenas as seguintes opções: 1ª Parcela – Empenho/Nota de Crédito – 1 1ª Parcela – Pagamento/Prog. Financ. – 1 2ª Parcela – Empenho/Nota de Crédito – 2 2ª Parcela – Pagamento/Prog. Financ. – 2 3ª Parcela Suplementação – Empenho/Nota de Crédito – 3 3ª Parcela – Pagamento/Prog. Financ. – 3 Parcela Única – Empenho/Nota de Crédito – 4 Parcela Única – Pagamento/Prog. Financ. – 4 NE/OB: preencher o nº da Ordem Bancária ou Nota de Empenho Fls. no Processo Data: do efetivo pagamento ou empenho Valor Liberado com atraso: marcar uma das opções Dias de Atraso: Solicitado à ATG p/ o sistema fazer a conta ou será preenchido pela própria ATG * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (ATG): No Formulário 06 (Liberação de Recursos) ** Padrão Nomeação Doc: ATG ANO – Título do Doc (opção: OB) + Assunto (opções: 1ª ou 2ª parcela) 18) Ordens Bancárias; 51 FORMULÁRIO 07 – Procedimento Preliminar Ordem de Início (CGINF–CGAO / CGES) IMPORTANTE: Neste formulário devem ser registrados todos os documentos que precedem a Ordem de Início, inclusive os relativos a materiais esportivos (lembrando que já está sendo construído um formulário específico para controle do Material Esportivo) Fluxo de Documento Assunto Documento busca* * Principais Documentos constantes na busca: - Ofício de Orientações Preliminares p/ OI - Formulário Demonstrativo Proc. Preliminares (este instrumento é apenas para os convênios antigos) - 1º Relatório de Acompanhamento (este instrumento é para os convênios novos) - Instrumento de Avaliação – OI - Memorando do Pintando a Liberdade (conv. novos CGES) - Ofício de Liberação Material (Ver como fica pros novos) - Oficio (principalmente para os recebidos) - Ofício de recomendações - Termo de recebimento do Material Esportivo (conv. novos CGES) Nº (do Documento) Fls. (no Processo) Data (do Documento) Recomendações Resposta Recebida: (opções SIM ou NÃO) Imprescindível sempre atualizar quando receber a resposta de cada ofício expedido / editar o documento para atualizar esta informação Resposta ao DOC-ME: (nº do documento origem para fazer o cruzamento) Observações Gerais: especificar detalhes relevantes do procedimento, a exemplo de recomendações ou pendências identificadas - Neste campo também pode registrar o prazo e acompanhar o atendimento - Quando se trata de ofício expedido – indicar de forma objetiva as ações que têm pendências/recomendações (Na necessidade de maiores informações, reportar ao formulário 25 – Nome do Anexo) - Quando se trata de ofício recebido – indicar de forma objetiva o assunto Status da Análise da O.I: busca** (foi solicitada a exclusão do texto “da Análise da O.I”, pois este campo deve retratar o status da análise/encaminhamento de cada documento cadastrado) ** Usar preferencialmente as seguintes opções: Analisado(a) c/ recomendações (geralmente p/ os Formulários Demonstrativos de Proc. / Instrumento de Avaliação OI); Finalizado(a) (Ofícios recebidos que tiveram resposta ou expedidos que a entidade já respondeu atendendo); Pendente (em análise, ainda sem resposta); Já foi solicitado à ATG um campo específico para “Status da Análise da O.I” que fique fora do documento, onde serão disponibilizadas opções para registrar a fase da Ordem de Início: Ex: Em análise; analisado; pendente ou fase final; * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 52 ANEXOS (CGIMP): No Formulário 07 (Procedimentos Preliminares Ordem de Início) ** Padrão Nomeação Doc: CGINF ANO – Título do Doc (opções: Of. ou Termo Recebimento ou Ficha de Avaliação) + Assunto (Recomendação ou Material Esportivo ou Autorização) 19) Ofícios de Recomendação (não autorizando a OI); 20) Termo de Recebimento do Material Esportivo; FORMULÁRIO 07A - Registros da Entidade de Controle Social / Fiscalizadora Indicação da Entidade no Anexo I - PT Entidade (Já cadastrado pela ATG – mas precisa solicitar a atualização em caso de substituição) Fls (Indicação da Entidade) (do Termo) Fls (Declaração) (que assume o compromisso de acompanhar a execução) Ofício Expedido SNEED Nro (Ofício expedido SNEED) (que encaminha orientações para a Entidade Fiscalizadora e documentos do convênio – lembrar que este documento não precisa ser preenchido no formulário 07 – Procedimentos Preliminares OI) Ofício SNEED Fls (no Processo) Data (do Documento) Já foi solicitado à ATG outro campo para o segundo ofício que encaminha o Formulário de Verificação dos Aspectos Operacionais (o preenchimento deste será na fase Operacional). Resposta da Entidade Nro (Ofício Recebido) (do Documento) Fls (no Processo) Data (do Documento) Análise e Providências Análise/Provid. Em Resp./Ref. ao DOC. (nº do documento origem para fazer o cruzamento) Status busca * Usar os seguintes termos: Analisada (quando avaliadas as informações da resposta) Analisada c/ recomendações (quando avaliada a necessidade de recomendações à Convenente) Em análise (com o técnico já processando as informações) Pendente (aguardando a avaliação do técnico); * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGFOR): No Formulário 07-A ** Padrão Nomeação Doc: CGFOR ANO – Título do Doc (opções: Termo de Indic. Entidade CS ou Declaração Acomp. Entidade CS) 21) Termo de Indicação da Entidade de Controle Social; 22) Declaração de Acompanhamento da Entidade de Controle Social; 23) Instrumento de Avaliação; 24) Formulário de Verificação dos Aspectos Operacionais. 53 FORMULÁRIO 08 – Autorização para Ordem de Início (CGAO/CGINF) IMPORTANTE: Neste formulário devem ser registrados os procedimentos a partir da Ordem de Início, ou seja, o TERMO DE AUTORIZAÇÃO para início do atendimento dos beneficiados e os documentos expedidos e recebidos após a expedição do referido Termo, relativos aos procedimentos preliminares (geralmente ofício de recomendações e de respectivo atendimento) Tipo de Documento (opções Termo ou Ofício) Fluxo do Doc. (opções expedido ou recebido) Assunto * Usar preferencialmente as seguintes opções: (Para os docs expedidos) Termo de Autorização Of. Autorizando o Início com Recomendações Of. Reiterando Recomendações (Para os docs recebidos) Of. atendimento de Recomendações Of. atendimento de Recomendações c/ documentos Nº Documento Fls. no Processo Data Doc. Recomendações (opções SIM ou NÃO) Resposta Recebida (opções SIM ou NÃO) Observações Registrar partir de quando é a Ordem de Início; Registrar se reconhecido período anterior de atendimento; Quando se tratar de ofício expedido – indicar de forma objetiva as ações que demandam recomendações (Na necessidade de maiores informações, reportar ao formulário 25 – Nome do Anexo) Quando se trata de ofício recebido – indicar de forma objetiva o assunto Pendências: indicar de forma objetiva as ações que ainda estão com pendências/recomendações (Na necessidade de maiores informações, reportar ao formulário 25 – Nome do Anexo) Em Resp./Ref. ao DOC. (nº do documento origem para fazer o cruzamento) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGIMP): No Formulário 08 (Autorização Ordem de Início) ** Padrão Nomeação Doc: CGINF ANO – Título do Doc (opções: Termo Autorização ou Extrato do Cadastro Sistema PST ou Of.) + Assunto (Recomendação ou Resposta da entidade) 25) Ficha de avaliação da autorização (última análise realizada que contempla o histórico de todas as análises realizadas - as anteriores não precisam, pois os ofícios já demonstram as pendências identificadas e a evolução do atendimento.); 54 26) Termo de Autorização; 27) Extrato do Cadastro no Sistema ME da data da Autorização (Quantitativo de Beneficiados, Núcleos, RH, etc...); 28) Ofícios de Recomendação (quando autorizada a OI c/ pendências) 29) Ofícios de Resposta da entidade (p/ saneamento da OI) FORMULÁRIO 10 – Requisitos para Pagamento da 2ª Parcela (CGAO/ATG) Conclusão Cadastro no Sistema (opções SIM ou NÃO) Recebimento O.I. (opções SIM ou NÃO) Situação de Regularidade C.N.P.J. (opções SIM ou NÃO) Credenc./Cadastro SICONV (opções SIM ou NÃO) Previsão Pagtº 2ª parcela (Conforme Cronograma de Desembolso) Despacho: não é o constatou o atendimento dos requisitos, mas o que encaminhou o processo para o pagamento (da ATG) Encaminhamento: resumo objetivo do despacho, indicando para que coordenação foi tramitado Já foi solicitado à ATG incluir campos de Requisitos para Pagamento da 3ª Parcela FORMULÁRIO 11 – Capacitação (CGAPA) IMPORTANTE: Os campos realçados com a cor cinza serão preenchidos diretamente pela CGAPA! Cadastro de Capacitação (Quantidade prevista/Quantidade realizada) Coord. Coord. Geral Coord. Pedagógico Coord. Setorial Coord. de Núcleo Monitor Esportivo Monitor Complementar Instruções/Obs. (registrar neste campo os documentos relativos à capacitação que se encontram apensados ao processo, indicando o número, o assunto e as fls.) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGAPA - CGAO): No Formulário 11 (Capacitação) ** Padrão Nomeação Doc: CGAPA ANO – Título do Doc (opções: Relação Participantes Cap. Gerencial e Pedagógica ou Of.) + Assunto (“Manual de orientações do processo de Acompanhamento”ou Informações à Entidade Fiscalizadora ou outros específicos) 30) Relação de participantes das capacitações Gerencial e Pedagógica; 31) Ofício que encaminha o “Manual de orientações do processo de Acompanhamento”; 32) Ofício às Entidades Fiscalizadoras com informações sobre o Acompanhamento e Ecs”; 55 33) Ofícios diversos específicos a cada convênio. FORMULÁRIO 14 – Ofícios Gerais (CGAO/CGINF) Fluxo documento (opções expedido ou recebido) Documento (sempre Ofício) Nº documento Fls. no processo Data do Documento Em Resp./Ref. ao DOC. (nº do documento origem para fazer o cruzamento) Assunto* (Importante padronizar o título p/ os ofícios expedidos e recebidos que tratam do mesmo assunto – de forma a permitir o cruzamento) * Usar preferencialmente as seguintes opções: - Relatório(s) Consolidado(s) de Visita - Alteração de Coordenador Geral - Prorrogação de Vigência - Alteração(ões) de núcleo(s) - Projeto Recreio nas Férias - Relatórios de Acompanhamento dos convênios - Cópia do convênio - Suspensão das atividades - Prestação de Contas Parcial Encaminhamento (Detalhar as peculiaridades do documento) Exemplos gerais: - Relatório(s) Consolidado(s) de Visita (Encaminha recomendações à Convenente, extraídas da 1ª ou 2ª visita de acompanhamento realizada pela Equipe Colaboradora) - Alteração de Coordenador Geral (Solicita a substituição do Coordenador-Geral ou deferida a solicitação de substituição do Coordenador-Geral) - Vigência do convênio (solicita confirmação da data de início pra cálculo) - Prorrogação de Vigência (solicita X meses de prorrogação ou solicita esclarecimentos complementares ou encaminha cópia do Parecer nº X que defere a prorrogação de vigência até XX) - Alteração(ões) de núcleo(s)(Solicita a substituição de x núcleos ou defere a substituição solicitada) - Projeto Recreio nas Férias (Solicita utilização de rendimentos p/ realização do evento) - Relatórios de Acompanhamento do Convênio (Encaminha instrumento padrão para preenchimento conforme orientações ou recebido instrumento relativo ao XXX - vincular ao ciclo pedagógico) - Cópia do convênio (solicita a cópia do conv ou encaminha a cópia solicitada) - Suspensão das atividades (Justifica suspensão das atividades no período de..) - Prestação de Contas Parcial (Ratificando o prazo legal ou Apresentada a PCP) Status (deverá ser constantemente atualizado conforme a evolução do procedimento, até a conclusão final) * Usar preferencialmente as seguintes opções: (Para os docs expedidos) 56 - Aguardando resposta - Aguardando resposta – concedido novo prazo - Recebida resposta (indicar qual o instrumento relativo) - documento encaminhado - Atendido - Deferido - Analisado (indicar qual o instrumento relativo) (Para os docs recebidos) - Em análise - Analisado (indicar qual o instrumento relativo) - Atendido * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGOPE): No Formulário 14 (Ofício Gerais) ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: Of. Recomendação ou Of. Resposta Entidade ou Of. pleito ou Of. Resposta pleito) + Assunto (opções: Rel. Visita e/ou Vistoria ou 2º Rel. de Acompanhamento ou Formulário Entidade Fiscalizadora ou pleitos diversos); 34) Ofícios de Recomendação (Rel. Visita e/ou Vistoria; 2º Rel. de Acompanhamento, Formulário Entidade Fiscalizadora, reiterações, etc...); 35) Ofícios de Respostas da entidade (Rel. Visita e/ou Vistoria; 2º Rel. de Acompanhamento, Formulário Entidade Fiscalizadora, reiterações, etc...); 36) Ofício recebimento de pleitos diversos (alterações: de vigência; de núcleo; RH; Cardápio; Rendimentos; etc.); 37) Ofício resposta aos pleitos diversos (inclusive os que encaminham Informação e Parecer); FORMULÁRIO 15 – Relatórios Periódicos (CGAO) Origem (opção conforme fase do convênio) Nro do Relatório (opção conforme fase do convênio) Nro. Documento (solicitada a exclusão desse campo à ATG) Fls no processo Data do Recebimento Em Resp./Ref. ao DOC. (nº do documento origem para fazer o cruzamento) Encaminhamentos/Providências (registrar o status da análise, indicando o número do doc, fls., e as possíveis recomendações) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGOPE - CGAT): No Formulário 15 (Relatórios Periódicos) 57 ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: Relatório Periódico) + Assunto (opções: 2º Relatório - 1º Ciclo Pedagógico/1º ano ou 2º Ciclo Pedagógico/1º ano ou 1º Ciclo Pedagógico/2º ano ou 2º Ciclo Pedagógico/2º ano ou 3º Relatório – Cumprimento do Objeto); ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: Relatório Periódico) + Assunto (opção: 3º Relatório – Cumprimento do Objeto); 38) Relatório Periódico de cada ciclo pedagógico; FORMULÁRIO 17 – Ocorrências (ASSESSORIA SNELIS) IMPORTANTE: Todos os campos deste formulário serão preenchidos pela ASSESSORIA DO DEEIC! Classificação seleção (opções Denúncia, Reclamação, Informação e Solicitação, Sugestão) Procedência busca (opções Ouvidoria (Mensagem); Ouvidoria (Processo); E-mail institucional; Mídia; Outros meios) Interessado seleção (opções Agente da Comunidade; Beneficiado; Entidade parceira; Familiares; RH vinculado; Outros) Outros (quando marcar a opção outros em interessado, especificar neste campo) Nro do Processo (específico de denúncia) Data (das denúncias) Medida Apuratória busca (opções Consulta à Área Responsável; Consulta à Conjur; E-mail ao interessado; Ofício à Convenente; Pendente; Realização de Visitas; Realização de Vistoria) Assunto Resumo dos Fatos Análise Preliminar Informação (opções SIM ou NÃO) Nro da Informação Análise Final Relatório Final (opções SIM ou NÃO) Resumo/Conclusão Status de Denúncia (opções Pendente; Análise em trâmite; Solucionada; Solucionada c/ pendências) Já solicitada à ATG a exclusão desse termo, pois o status é da ocorrência, classificação caso a caso. * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (ASSESSORIA): No Formulário 17 (Ocorrências) ** Padrão Nomeação Doc: ATD ANO – Título do Doc (opções: Informação Preliminar ou Relatório Final ou E-mail resposta) 39) Informação Preliminar; 40) Relatório Final; 58 41) E-mail resposta; 42) Mensagem resposta; Já foi solicitado à ATG um formulário específico para registras as demandas dos Órgãos de Controle. FORMULÁRIO 18 - Relatório de Visitas/Vistorias (Foram solicitadas algumas adequações na estrutura deste formulário à ATG) CGAPA Número do Relatório (selecionar uma das opções conforme a fase do convênio) Indicar se Visita ou Vistoria (já solicitada a inclusão da opção Visita/Vistoria) Natureza (indicar conforme finalidade) Equipe (nº da EC) Coordenador (da EC) Cronograma de Visitas (datas do planejamento) Relatório Consolidado (número) fls. (relatório juntado no proc) Data (da expedição do relatório) Data da Liberação da EC (do relatório no sistema) Data Liberação CGAPA (para a Assessoria/CGAO) Instrumento de Avaliação Nro () fls (no processo) Data (da expedição) Despacho de Recomendação Nro () fls (no processo) Data (da expedição) CGAO Técnico (verificar junto à ATG se tem como fazer busca igual à Formalização) Cronograma de Vistoria (solicitado à ATG) Fls (Relatório) (no processo) Data (da expedição) Recomendações/Observações Nro (Doc. Recomendações) Fls (no processo) Data (do doc) Resposta da Entidade 1. Nro (Doc. Resposta) Fls (no processo) Data (do doc) Análise da Resposta Análise (despacho) Fls (Análise da Resposta) Data Regularizado? (opções SIM ou NÃO) Questões/Problemas Identificados - Principais Recomendações Recomendações (pontuar as ações e resumir de forma objetiva) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGAO - ASSESSORIA): No Formulário 18 (Relatório de Visita/Vistoria) ** Padrão Nomeação Doc: CGAPA ou CGAO ou ATD ANO – Título do Doc (opções: Relatório Visita ou Relatório Vistoria ou Instrumento de Avaliação ou Despacho Recomendações) 43) Relatório de Visita e Vistoria; 44) Instrumento de Avaliação; 45) Despacho Recomendações; 46) Ofício Recomendações à entidade. 59 FORMULÁRIO 19 – Histórico da Prorrogação de Vigência (CGAO) IMPORTANTE: Neste formulário são lançados apenas os dados relativos às prorrogações deferidas! Assunto documento: Selecionar (opções Prorrogação de Vigência; Prorrogação de Vigência c/c Suplementação de Recursos; ou Prorrogação de Vigência c/c Alteração de PT) Data Nova Vigência: (conforme decisão) Forma de Prorrogação: tipo do documento busca** (opções “de ofício”/Apostilamento ou Termo Aditivo) Encaminhamento/Providências (detalhar as peculiaridades e pendências que precisam ser atendidas) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGOPE): No Formulário 19 (Histórico de Prorrogação de Vigência) ** Padrão Nomeação Doc: CGOPE ANO – Título do Doc (opções: Termo Aditivo ou Termo de Apostilamento ou Publicação D.O.U.) + Assunto (opções: Prorrogação de Vigência ou Prorrogação “de ofício”) 47) Termo(s) Aditivo(s) de prorrogação; 48) Termo de Apostilamento – prorrogação “de ofício”; 49) Publicações no DOU de aditamentos/prorrogações “de ofício”; FORMULÁRIO 20 – Decisões (CGINF/CGAO) Documento (selecionar uma das opções: Despacho Rescisão; Despacho Saneador; Informação; Nota Técnica CONJUR; Parecer CONJUR; Parecer Técnico) Responsável (nome da pessoa de outra unidade que assinou o documento - conjur) Nro do Documento Fls no processo Data (do documento) Técnico ME (quando o documento foi emitido pela SNEED, para indicar apenas os Técnicos da unidade) – escolher primeiro uma opção: - Técnico antigo: quem assinou foi servidor que não pertence mais ao quadro; - Nenhum: quando o cadastro é de doc emitido por outra unidade (conjur) - A informar: quando o técnico ainda precisa ser cadastrado - Indicado abaixo: quando assinado por servidor atual busca * * Vinculada ao SIAPA. Se não constar o nome do técnico atualmente vinculado deve ser comunicado à Coordenação, para que solicite à ATG o cadastramento. Tipo de Pleito (especificar cada pleito que foi analisado na decisão cadastrada) Em Resp./Ref. ao DOC. (nº do documento origem para fazer o cruzamento) 60 Síntese da Decisão/Encaminhamentos (resumo da conclusão, peculiaridades e pendências que precisam ser atendidas) Status do documento: (seleção – já solicitada o cadastro das seguintes opções: deferido, indeferido, deferido parcialmente) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGIMP - CGOPE): No Formulário 20 (Decisões) ** Padrão Nomeação Doc: CGINF ou CGAO ANO – Título do Doc (opções: Informação ou Parecer ou Nota Técnica ou Termo de Apostilamento ou Despachos) + Assunto (opções: Prorrogação de Vigência ou Prorrogação “de ofício”) 50) Informações, Pareceres e Despachos diversos; 51) Pareceres e Notas Técnicas da Conjur; 52) Termo Aditivo de Suplementação* (Ex: Recreio); * O Instrumento do Aditivo de Suplementação vai ser anexado neste formulário, porque no Formulário 19 ficam apenas os relativos à alteração de vigência. FORMULÁRIO 21 – Atendimento Realizado (Geral) (GABIN / Coordenações) Data Atendimento Hora (do atendimento) Atendente 1, 2, 3, 4, 5 (para indicar todos os servidores da unidade que participaram) Representante / Dirigente (da entidade que foi atendido) Assunto(s) Tratado(s) (registrar de forma objetiva) Encaminhamento: (registrar as orientações e/ou solicitações repassadas e a quem caberá o cumprimento) FORMULÁRIO 23 – Análise de Prestação de Contas (CGAO) Prazo Entrega PCF Prestação de Contas (opções: PARCIAL ou FINAL) Nº (documento) Fls (documento) Data (documento) Técnico designado p/ análise (técnica) (selecionar) Status Análise técnica (opções: pendente, em análise e concluída) Diligência (opções: SIM ou NÃO) Nº (Parecer) Fls. (Parecer) Data (Parecer) Resultado da Análise técnica (opções: aprovado, aprovado parcialmente ou reprovado); Nº (Ofício) – Solicitada a exclusão à ATG 61 Fls. (Ofício) – Solicitada a exclusão à ATG Data (Ofício) – Solicitada a exclusão à ATG Técnico designado p/ análise (financeira) (selecionar); Status da análise financeira (CGPCO) (opções: pendente, em análise e concluída) Diligência (opções: SIM ou NÃO) Nº (Parecer) Fls. (Parecer) Data (Parecer) Resultado da Análise Financeira (opções: aprovado, aprovado parcialmente ou reprovado); Instaurada TCE? (opções SIM ou NÃO) Já foi solicitada a retirada das travas, pois as informações deste campo são preenchidas gradativamente, até o final da análise da PCF. * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGAT): No Formulário 23 (Análise de Prestação de Contas) ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: Parecer Avaliação do Asp. Téc. da PCF ou Parecer de Avaliação do Asp. Téc. da PCC ou Informação Reanálise ou Parecer Avaliação Aspecto Financeiro ou Documento TCE) 53) Pareceres de Prestação de Contas Parcial e Final; 54) Informação (reanálise); 55) Análises Financeiras e documentos de TCE, quando for o caso; FORMULÁRIO 23A – Acomp./Dilig da Prestação de Contas (CGAO) Assunto (utilizar opções Of. Orientações ou Of. Diligência) Nro doc Fls doc Data doc Solicitação/Recomendação (resumo das pendências0 Prazo para resposta (registrar a qtd de dias e a data final – Ex: Prazo de 15 dias – até 24/08/2010) Nro Ofício de Resposta da Entidade (nº do documento de resposta para fazer o cruzamento) Síntese da Resposta (seleção – já solicitado à ATG o cadastro das seguintes opções: Pendente/Em análise/Concluído) * Lembrar de reportar os anexos definidos p/ o formulário 25 ANEXOS (CGAT): No Formulário 23 A (Acomp./Dilig. da Prestação de Contas) ** Padrão Nomeação Doc: CGAO ANO – Título do Doc (opções: Of. Diligência) + Assunto (se necessário) 56) Ofícios de Diligência da área técnica e/ou financeira (se houver); 62