TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA
DIRETORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
DIVISÃO DE PATRIMÔNIO
SEÇÃO DE REGISTRO PATRIMONIAL
REFERENTE À APRESENTAÇÃO DA
PROPOSTA DE ETIQUETAMENTO
NAS COMARCAS DO INTERIOR DO
ESTADO DE SANTA CATARINA
Prezado Senhor,
CONSIDERANDO, conforme expressa a norma legal, que deve ser definido o
gestor patrimonial de todos os bens públicos, para que seja possível a busca de
responsabilidade em caso de danos;
CONSIDERANDO, que, atualmente, contamos com aproximadamente 12.000
(doze mil) bens para etiquetar (identificar) em todo o Estado;
CONSIDERANDO, o reduzido número de servidores que dispomos, pois também
é alto o número de bens que têm de ser numerados diariamente nas
dependências da Divisão de Almoxarifado, os quais só são liberados às unidades
requisitantes, após devidamente etiquetados;
CONSIDERANDO, a falta de pessoal, tempo, e o custo elevadíssimo com
deslocamentos para atender à demanda atual, o que torna quase inviável a curto e
médio prazos, solucionar o problema, com tendência à agravar-se, em virtude da
quantidade de bens adquiridos constantemente e entregues diretamente nas
Comarcas;
CONSIDERANDO, atender, exclusivamente ao interesse da administração, com
imparcialidade, neutralidade e transparência;
CONSIDERANDO, a necessidade de uma ação efetiva para que as mudanças
ocorram, sendo mais participativa e desburocratizada;
CONSIDERANDO, ainda, a solicitação do Senhor Diretor desta Diretoria de
Material e Patrimônio, em meados do mês de fevereiro do ano em curso, no
sentido de buscarmos uma solução viável e a curto prazo para solucionar a
presente questão com celeridade, APRESENTO a
PROPOSTA DE ETIQUETAMENTO NAS COMARCAS DO INTERIOR DO
ESTADO DE SANTA CATARINA DESTE PODER JUDICIÁRIO:
1. DO OBJETIVO ESPECÍFICO
O presente projeto, tem o objetivo de resolução da atual demanda
acumulada de etiquetas e dar início aos procedimentos de identificação
patrimonial (etiquetamento) dos bens móveis permanentes nas Comarcas do
interior do Estado de Santa Catarina deste Poder Judiciário, devendo ser
efetuado pelo próprio gestor patrimonial – Secretário do Foro/Analista
Administrativo.
Sendo que a Divisão de Patrimônio, estará atuando na realização
dos trabalhos, cumprindo a determinação da Direção-Geral Administrativa, através
de Instrução Normativa editada para esse fim.
2. DA DIREÇÃO-GERAL ADMINISTRATIVA: INSTAURADORA DAS AÇÕES
A Direção-Geral Administrativa convocará e justificará o motivo,
para os Secretários/Analistas Administrativos fazerem um inventário na Comarca,
em que serão averiguados os bens para etiquetar ou que foram para outra
Comarca e não têm registro de transferência, conforme a relação de bens da
lotação da Comarca, disponível aos senhores gestores, através da intranet;
É fundamental a intervenção da DGA para as situações
imprevisíveis, nos casos de desentendimentos interpessoais ou oposições quanto
aos trabalhos, uma vez que poderá ser cogitado por algumas Comarcas, que o
trabalho é função exclusiva da Divisão de Patrimônio, sendo que a numeração de
bens não faz parte do rol de atribuições do Secretário do Foro/Analista
Administrativo que, conforme disposição legal, tem por função controlar os bens
patrimoniais sob sua guarda, situação, portanto, posterior ao etiquetamento. Para
tanto, a DGA, solicitará o apoio e colaboração dos Diretores dos Fóruns, no
sentido de priorizar os trabalhos, conscientizando-os da importância da Força
Tarefa e cumprimento do prazo estabelecido, ver “Comunicado Importante aos
Gestores Patrimoniais”.
As Comarcas, através de seus respectivos Gestores – que
também orientarão seus substitutos, devem ter ciência e ser orientados de suas
obrigações e responsabilidades, quanto ao controle patrimonial e guarda dos
bens. Para este fim, será enviado ainda, um COMUNICADO IMPORTANTE AOS
GESTORES PATRIMONIAIS (anexo I).
Na página inicial do site do Tribunal de Justiça, mais exatamente
em COMUNICADOS, poderá constar um “recado” informando da Instrução
Normativa/Resolução (abrindo um link para consultá-la), e do período de início e
fim do regime de mutirão patrimonial ou da Força Tarefa.
As comunicações das ocorrências, serão por meio de mensagem
eletrônica entre a Divisão de Patrimônio e a DGA, para proporcionar agilidade nas
decisões e a devida autorização para o deslocamento, se necessário, sempre
mencionando o número do processo administrativo autorizativo do presente
projeto;
A Divisão de Patrimônio prestará auxílio às Comarcas que
apresentarem dificuldades e tão somente nestas ocasiões, por meio de um
servidor (pelo motivo de ser um auxílio, uma orientação, não a execução dos
trabalhos propriamente ditos, salvo, exceções, que serão analisadas), que se
deslocará após devidamente autorizado pela Direção-Geral Administrativa,
ressaltando que os servidores desta Divisão são autorizados pela DGA, para
conduzirem carro oficial deste poder Judiciário. Tudo, obviamente, após esgotadas
todas as possibilidades de resolução à distância.
A DGA, após o recebimento dos autos autorizativos do projeto
com o relatório de conclusão dos trabalhos realizados nas Comarcas, poderá
emitir uma nota de agradecimento pelo empenho e colaboração à todos que se
envolveram na execução da “Força Tarefa”.
3. DOS PROCEDIMENTOS PARA O ENCAMINHAMENTO DAS ETIQUETAS
Todas as remessas serão feitas “via malote”;
As remessas serão acompanhadas de Ofício-Circular (anexo II),
indicando o número da instrução normativa autorizativa do projeto, e anexando os
termos, etiquetas;
As Comarcas, após o recebimento das etiquetas enviadas pela
Divisão de Patrimônio, informarão a relação de outros bens para etiquetar, no
caso de existir esta situação;
No Ofício-Circular, conterá as instruções sobre os trabalhos à
realizar; prazo para a conclusão dos trabalhos; como proceder em casos de
dúvidas. (a Resolução será disponibilizada pela DGA para informar o início dos
trabalhos, podendo, se necessário, ser enviada anexa ao Ofício-Circular).
A Divisão de Patrimônio, através da Seção de Registro
Patrimonial, antes de enviar as etiquetas, consultará uma a uma, para verificar se
o bem corresponde à Comarca, pois pode ter havido alguma baixa, transferência
ou reversão. Neste momento, serão averiguados também, os bens que reverterão
para numeração virtual, devido a impossibilidade de fixação da etiqueta no bem,
como são os casos das persianas, fones de ouvido, conversores de mídia,
carrinho de mão, entre outros.
A Divisão de Patrimônio remeterá as etiquetas relacionadas em
lista própria – Cadastro – Listagem Completa de Bens, junto com o Ofício-Circular,
este, indicará o endereço eletrônico do Tribunal de Justiça para a consulta ao
GUIA ILUSTRATIVO DE LOCALIZAÇÃO DA ETIQUETA NO BEM (anexo V), onde
poderá ser visualizado o local exato da colocação da etiqueta no móvel, e as
orientações sobre a colagem delas. Informando, inclusive, que quanto aos
móveis (mesas, armários, balcões, cadeiras e longarinas) já existe um link na
página do TJ mostrando o local do etiquetamento e, indicando também, o
endereço para acessar as instruções.
Acompanhará, ainda, o TERMO DE RECEBIMENTO DAS
ETIQUETAS (anexo III), onde constará o quantitativo de bens à etiquetar,
separados por tipo de bem, por exemplo: 10 armários; 02 cadeiras; 1 bebedouro.
Neste termo, também conterá um local para as OBSERVAÇÕES, neste espaço, o
gestor patrimonial, relacionará a ocorrência de etiquetas danificadas, bem faltante
e/ou excedente.
O Oficio-Circular, encaminhará, também, o TERMO DE
CONCLUSÃO DOS TRABALHOS (anexo IV), que será devolvido, informando a
conclusão dos trabalhos, juntamente com os cadastros das etiquetas com as
devidas anotações, para a ciência dos fatos por esta Divisão e as alterações
pertinentes. Haverá um espaço em OBSERVAÇÕES, para a Comarca registrar
algum comentário que julgar necessário sobre a realização da Força Tarefa.
O cadastro do bem que acompanha a etiqueta, deverá retornar,
mencionando a lotação e sublotação real do bem, que acabou de ser etiquetado
na Comarca, para os devidos registros/alterações no Sistema Informatizado de
Controle da Divisão de Patrimônio;
4. DO GUIA ILUSTRATIVO DE LOCALIZAÇÃO DA ETIQUETA NO BEM
O GUIA ILUSTRATIVO contendo a localização exata/correta para
a “colagem” da etiqueta no bem, é parte integrante do presente projeto (anexo V).
Após a autorização pela DGA, o guia será inserido/disponibilizado
pela Diretoria de Tecnologia da Informação, no site oficial do Tribunal de Justiça –
intranet, com a seguinte localização: www.tjsc.jus.br: Serviços/serviços: Material e
Patrimônio: “GUIA ILUSTRATIVO DE LOCALIZAÇÃO DA ETIQUETA NO BEM”.
Atendendo necessidades futuras, o Guia será alimentado com fotos de novos
bens.
Neste primeiro momento, o guia foi elaborado somente com as
fotos dos bens que necessitam de identificação junto às Comarcas, conforme
consulta prévia, sendo que em relação aos armários, mesas, cadeiras, já
encontra-se disponível na rede da intranet do TJ, um guia similar que orienta para
a colocação da etiqueta.
5. DA EXECUÇÃO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA PELA DIVISÃO DE
PATRIMÔNIO
Para execução, acompanhamento e conclusão dos trabalhos, a
Seção de Registro Patrimonial, organizará uma equipe de 05 (cinco) servidores da
Divisão de Patrimônio, contando com esta que subscreve o presente, com a
anuência e supervisão da chefia imediata, bem como, acompanhará todos os
procedimentos, através de uma planilha, onde constará todas as informações dos
trabalhos realizados e documentos enviados/recebidos por Comarca –
RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DO PROJETO DE ETIQUETAMENTO NAS
COMARCAS (anexo VI).
Durante a implementação e após a conclusão do projeto, todos os
ofícios, termos e outros documentos, estarão arquivados em ordem alfabética por
Comarca em pasta A-Z, evitando um volume excessivo nos autos, para que esta
Divisão oportunize consultas posteriores, ou exames que porventura necessite a
Administração deste Tribunal de Justiça.
Será apresentado ao final, nos autos autorizativos do projeto, um
relatório conclusivo dos trabalhos realizados à DGA.
6. DOS PRAZOS
O projeto, terá início a partir da publicação da Instrução
Normativa/Resolução, tendo as Comarcas o prazo de 30 (trinta) dias para
organizarem-se. Os Diretores dos Fóruns e os Analistas Administrativos formarão
uma pequena equipe para atendimento da Convocação da DGA com celeridade. A
Divisão de Patrimônio, neste período, dará início na organização dos ofícios,
termos e etiquetas para as devidas remessas, que serão por região, em ordem
crescente, no total de cinco, com a finalidade de otimizar os auxílios à distância,
que ocorrerão, inevitavelmente.
O PRAZO do presente projeto, levará em
dificuldade dos servidores da Comarca que irão executar os
grandiosa colaboração, porém, falta de experiência.
Também, deverá ser considerado, ainda, o tempo com
expedição dos materiais, devoluções e os devidos registros
conta, o grau de
trabalhos, devido à
as verificações e
junto à Divisão de
Patrimônio, bem como, os possíveis casos de visita "in loco". Ficando
estabelecido, após a autorização do presente projeto, o prazo de 423
(quatrocentos e vinte e três) dias, assim definidos:
REGIÃO 01 - 1.063 bens: TOTAL 31 DIAS
Para organização dos documentos que serão remetidos: 03 dias
Intervalo entre uma remessa e outra: 10 dias
Período para o etiquetamento propriamente dito: 18 dias
REGIÃO 02 – 1.706 bens: TOTAL 44 DIAS
Para organização dos documentos que serão remetidos: 05 dias
Intervalo entre uma remessa e outra: 10 dias
Período para o etiquetamento propriamente dito: 29 dias
REGIÃO 03 - 1.173 bens: TOTAL 34 DIAS
Para organização dos documentos que serão remetidos: 04 dias
Intervalo entre uma remessa e outra: 10 dias
Período para o etiquetamento propriamente dito: 20 dias
REGIÃO 04 – 3.471 bens: TOTAL 80 DIAS
Para organização dos documentos que serão remetidos: 10 dias
Intervalo entre uma remessa e outra: 10 dias
Período para o etiquetamento propriamente dito: 60 dias
REGIÃO 05 – 2.219 bens: TOTAL 54 DIAS
Para organização dos documentos que serão remetidos: 07 dias
Intervalo entre uma remessa e outra: 10 dias
Período para o etiquetamento propriamente dito: 37 dias
E, ainda:
30 dias para a organização nas Comarcas;
60 dias para os registros na Divisão de Patrimônio;
30 dias para a conclusão do projeto (relatório), e
60 dias extras, para a resolução de eventualidades.
Lembrando que, após o recebimento da documentação pela
Comarca, o Termo de Recebimento das Etiquetas, deverá ser devolvido
imediatamente, dando início ao prazo dos trabalhos na Região especificada.”
7. DA DENOMINAÇÃO DO PROJETO
O período da implementação do projeto, poderá ser
batizado/denominado como “FORÇA TAREFA DO ETIQUETAMENTO
PATRIMONIAL NAS COMARCAS DO INTERIOR”, período este, em que a DGA,
através da DMP – Divisão de Patrimônio, juntamente com as 110 (cento e dez)
Comarcas convocadas, atuarão em regime de mutirão para a resolução de um
problema que vem se arrastando há alguns anos, sob pena das punições cabíveis,
a estabelecer.
8. CONCLUSÃO
As ações aqui propostas, devem ocorrer com regularidade para
que não volte a se repetir a situação atual. Devendo incorporar-se às funções
desta Seção de Registro Patrimonial, a remessa mensal, das etiquetas de
identificação dos bens às Comarcas, gerando, além da regularização dos bens
patrimoniais permanentes nas Unidades Jurisdicionais, uma satisfação
compreensível pelos senhores gestores, em ver atendida, uma reivindicação
bastante antiga, adequando, desta forma, um requisito importantíssimo ao bom
desempenho de suas funções.
Após todo o aqui exposto, submeto o presente projeto à
apreciação de vossa senhoria, para aplicação, sugestões ou alterações que
entender necessárias.
SRP, 14 de abril de 2010.
Tânia de Souza
TJA - Matrícula 3.917
Ciente.
Em, 14/04/2010
Alberto Marcos Pinheiro
Chefe da Seção de Registro Patrimonial
De acordo.
Encaminhe-se o presente projeto ao Sr. Diretor da DMP.
Em, 19/04/2010.
Mara Beatriz Guarda Lara
Chefe de Divisão