Gestão de Existências
e Apuramento de Custos
Noções sobre Aprovisionamento
e da Teoria à Prática
Manual de Procedimentos Básicos
FICHA TÉCNICA
EDIÇÃO: Rosalina Reis
TÍTULO: Gestão de Existências e Apuramento de Custos – Noções sobre Aprovisionamento e da Teoria à
Prática – Manual de Procedimentos Básicos
AUTORA: Rosalina Reis
CAPA E PAGINAÇÃO: Paulo Silva Resende
1.ª EDIÇÃO
LISBOA, Outubro 2011
IMPRESSÃO E ACABAMENTO: Publidisa
ISBN: 978-989-20-2130-0
DEPÓSITO LEGAL: 316247/10
© ROSALINA REIS
PUBLICAÇÃO E COMERCIALIZAÇÃO
Sítio do Livro, Lda.
Lg. Machado de Assis, lote 2, Porta C — 1700-116 Lisboa
www.sitiodolivro.pt
AGRADECIMENTOS
Agora que me preparo para editar este Manual, quero deixar aqui expressos os meus agradecimentos
àqueles que me acompanharam nesta etapa da minha vida profissional, cheia de dificuldades é certo,
mas com a satisfação de ter desbravado o terreno, lançado as bases e implementado um serviço que ainda
que tenha muito para desenvolver, estou convicta que o mais difícil está feito:
Ao doutor Francisco José Alveirinho Correia, Director de Departamento da Câmara Municipal de Castelo
Branco e Presidente da ATAM, pelo incentivo, apoio e motivação, que pontualmente me foi dando desde o
início deste estudo, em que tudo apontava para que eu passasse a desempenhar funções na área de Gestão
de Existências e Apuramento de Custos, pois à falta de outros apoios, foi a ele que recorri para obter a
sua opinião sobre os meus primeiros apontamentos e rascunhos deste Manual, que me serviu de base de
trabalho na implementação do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos.
À Senhora Engenheira Técnica Paula Couto, que na qualidade de vereadora numa fase critica do
desenvolvimento deste Sistema, em que a sua implementação e interligação com os vários serviços da
Câmara Municipal carecia de apoio a nível dos dirigentes, foi o seu apoio e reconhecimento do interesse
do trabalho que estava a ser desenvolvido, que permitiu esta interligação com grande parte dos serviços
municipais.
Ao meu filho Vasco Emanuel que me ensinou a dar os primeiros passos em informática, para que eu
pudesse escrever este Manual no computador e sempre me apoiou estimulou, acreditou e sonhou comigo
para a concretização desta tarefa.
Ao meu marido, por acreditar, apoiar e estimular a minha capacidade de realização deste trabalho
e da implementação e desenvolvimento do SGEAC a que me propus. Pela sua compreensão à minha
pouca disponibilidade, após as horas normais de serviço, para estar com ele e dar apoio à família muito
especialmente à minha filha Cristina Isabel, portadora de Trissomia 21, o que o seu estado de reformado
lhe permitia fazer e ele sempre fez muito bem.
À minha filha Cristina Isabel, peço desculpa pelas minhas ausências, para além das horas normais de
serviço, pois só mais tarde e infelizmente da pior maneira tive consciência do quanto estas ausências a
poderiam estar a afectar.
Aos meus colegas de equipa que comigo atravessaram e partilharam as mesmas dificuldades mas que
com empenho, companheirismo e lealdade fomos ultrapassando, de entre os quais quero salientar o
colega Marco Paulo Barroso Arvelos.
INDICE
Introdução
Pág.
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Capítulo 1 – O Aprovisionamento
Noções Básicas do Aprovisionamento
A Função Compras
A Função Gestão de Existências
A Gestão Física das Existências
A Gestão Administrativa das Existências
A Gestão Económica das Existências
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20
20
20
25
Capítulo 2 – Organização e Desenvolvimento do Sistema de Gestão de Existências
e Apuramento de Custos
Noções e Princípios Gerais
Organização e Desenvolvimento do Sistema
Organização dos Serviços e Tarefas
Os Documentos Básicos e seus Circuitos
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33
34
41
Capítulo 3 – Métodos e Procedimentos para Execução do Sistema de Gestão de Existências
e Apuramento de Custos
Recepção e Conferência dos Materiais
Saída dos Materiais do Armazém
Armazenagem e Guarda das Existências
Sistema de Inventário
Critérios Valorimétricos
Custeio das Saídas de Materiais/Bens do Armazém
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62
Capítulo 4 – Procedimentos no Sistema de Gestão de Existências e Apuramento
de Custos
Aquisição de Materiais/Bens
Recepção dos Materiais/Bens em Armazém
Entrada dos Materiais/Bens em Armazém
Registo e Comunicação da Entrada/Recepção dos Materiais/Bens
à Contabilidade, ao Serviço Central de Compras e ao Património
Levantamento dos Materiais/Bens do Armazém
Venda a Terceiros de Materiais ou Bens
Levantamento de Materiais para Prestação de Serviços, pela Entidade a Particulares
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71
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Levantamento de Materiais, para Constituição de Stock Mínimo Permanente de Materiais,
Sob a Responsabilidade dos Serviços Executantes
Aquisição e Consumo de Materiais para Consumo Imediato, que não passaram pelo Armazém
Desenhos de Processo e Respectivos Fluxogramas
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Conclusão
79
Bibliografia
80
Anexos
Anexo A –
Anexo A1 –
Anexo A2 –
Anexo B –
Anexo C –
Anexo D –
Anexo E –
Plano de Codificação de Matérias Primas, Subsidiárias e Materiais Diversos
Plano de Codificação de Existências do Imobilizado
Plano de Codificação de Materiais em Trânsito pelo Armazém
Plano de Codificação de Obras e Serviços
Documentos Diversos, criados no âmbito deste Manual
Desenhos de Processo e respectivos Fluxogramas
Exemplos de documentos do POCAL
81
115
123
133
159
185
207
SIGLAS
AE – Serviço de Águas e Esgotos
AP – Serviço de Aprovisionamento
CD – Compras Directas para consumo imediato, (Guia de Remessa com carimbos MPR1ª, MPR7ª e
MPR8)
CL – Combustíveis e Lubrificantes (Factura, com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8)
DV – Diversos (diversos serviços de um determinado Departamento)
EP – Serviço de Gestão de Espaços Públicos
EV – Serviço de Estruturas Verdes
GS – Guia de Saída de Materiais em Armazém MPR6
FO – Ficha de Trabalho MPR6ª
FT – Ficha de Tarefa MPR9
GA – Guia de Armazém (entrada de materiais em Armazém, Modelo MPR4)
GC – Guia de Remessa com carimbos de Compras Directas para consumo imediato com carimbos
MPR1ª, MPR7ª e MPR8
GE – Guia de Entrada em Armazém, através da Guia de Remessa com carimbos de recepção, conferência e entrada em Armazém MPR1, MPR7 e em anexo o Inventário Permanente MPR2
GD – Guia de Devolução de Materiais ao Armazém, Modelo MPR5
GDF – Guia de Devolução de Materiais ao Fornecedor, Modelo MPR5ª
HL – Serviço de Higiene e Limpeza
MF – Serviço de Mercados e Feiras
NL – Nota de Lançamento (cópia de requisição ao fornecedor) com carimbos, MPR1ª, MPR7ª e
MPR8
NLR – Nota de Lançamento Modelo MPR10
OC – Oficina de Carpintaria
OD – Oficinas Diversas
ODV – Diversos Serviços da Câmara Municipal
OE – Oficina de Electricidade
OM – Oficina de Mecânica
OS – Oficina de Serralharia
PG – Serviço de Pinturas Gerais
POCAL – Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais
RH – Serviço de Recursos Humanos
RI – Rectificação de Inventário MPR3
RM – Refeitório Municipal
SC – Serviço de colocação e substituição de contadores
SGEAC – Serviço de Gestão de Existências e Apuramento de Custos
SE – Serviços Externos (factura de prestação de serviços externos com carimbos MPR1ª, MPR7ª e
MPR8)
SP – Documento (factura) de lançamento/registo de seguros pessoais com carimbos MPR1ª,
MPR7ª e MPR8
SV – Documento (factura) de lançamento/registo de seguros de viatura com carimbos, MPR1ª,
MPR7ª e MPR8
TP – Serviço de trabalhos para particulares
TS – Serviço de trânsito e sinalização
Introdução
Gestão de Existências e Apuramento de Custos
Este Manual é o resultado da experiência vivida na concepção e implementação de um Sistema de Gestão
de Stocks e Apuramento de Custos, de forma a dar resposta ao previsto no POCAL no que respeita à gestão
de existências, apuramento de custos directos com obras e serviços, efectuados pelos trabalhadores da
Autarquia e interligação deste sistema com o Sistema de Contabilidade Patrimonial e de Custos.
Colocada perante a situação de ter que implementar, coordenar, orientar e supervisionar as actividades a
desenvolver num Serviço de Gestão de Armazéns e de Existências que acabava de ser criado na estrutura
orgânica da Câmara Municipal, tive que estudar e definir:
§ As actividades a desenvolver neste Serviço;
§ Os processos a desenvolver;
§ Os documentos a adoptar; bem como,
§ A aplicação de métodos e processos nas seguintes áreas:
§ Organização dos armazéns; e no
§ Sistema de Gestão de Existências.
E ainda, porque o POCAL exige que se apurem custos com os materiais, mão-de-obra e horas de máquina,
senti a necessidade de incluir nesse estudo:
§ O apuramento de custos com materiais, mão-de-obra e horas de máquina, por forma a
implementar um sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos, eficiente e eficaz, pois
a gestão de existências e o apuramento de custos com materiais, encontram-se interligados;
§ A identificação e definição dos processos que eu teria de agarrar e desenvolver, para conseguir
organizar o Armazém e a partir daí implementar o referido Sistema de Gestão de existências e
Apuramento de Custos; e
§ A identificação, definição e desenvolvimento e aplicação de procedimentos.
Perante esta situação, tive que:
§ Desenvolver aplicações de métodos e processos, que se inserem na concepção e implementação
de metodologias e instrumentos de gestão, aplicáveis à Gestão de Stocks e Apuramento de Custos,
por forma a que todos os intervenientes no processo:
Ÿ Pudessem dispor de uma base de reflexão comum e mais facilmente se pudesse encontrar o
caminho a percorrer, para, assim, se atingirem os objectivos de eficiência e eficácia.
Feito o estudo e análise, em regime de autoformação, senti necessidade de elaborar um manual que
pudesse servir de apoio na implementação e desenvolvimento deste sistema, de uma forma fundamentada,
coerente, eficiente e eficaz;
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Gestão de Existências e Apuramento de Custos
Como uma das grandes dificuldades que senti foi conseguir uma articulação eficiente e eficaz entre
os diversos serviços intervenientes no Ciclo Produtivo da Entidade e no Circuito da Informação para
Registos, inclui no Manual:
§ Um Plano do Ciclo Produtivo de uma Câmara Municipal;
§ Um Plano do Circuito da Informação e Registos para a Gestão das Existências e Apuramento de
Custos, que envolve a Contabilidade Orçamental, Patrimonial e de Custos.
Isto para que, assim, todos os intervenientes pudessem ter a mesma base de reflexão e mais facilmente se
pudesse encontrar o caminho a percorrer para atingir os objectivos de eficiência e eficácia.
Todas as tarefas, métodos, procedimentos, documentos e circuitos, considerados neste Manual, têm como
objectivo principal dar resposta às exigências do POCAL, no que concerne à Gestão de Existências e à
Contabilidade de Custos, através do apuramento dos Custos Directos no que respeita a materiais, mão-de-obra, horas de máquina e outros custos, por:
§ Função;
§ Subfunção;
§ Obra ou Serviço.
Para uma maior eficácia e credibilidade do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos, têm
de ser consideradas três vertentes indissociáveis:
§ As Compras;
§ A Gestão das Existências;
§ O Apuramento de Custos.
Este Manual de Procedimentos, foi elaborado com base nestas três vertentes, e no facto da:
§ A Contabilidade de Custos, ir importar toda a informação coligida através de um Sistema
Integrado de Gestão de Existências e Apuramento de Custos nomeadamente para os documentos
previstos no ponto 2.8.3.6 do POCAL, designadamente:
§ Materiais – CC-1;
§ Cálculo de custo/hora da mão-de obra – CC-2;
§ Mão-de-obra – CC-3;
§ Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas – CC-4;
§ Máquinas e viaturas – CC-5;
§ Apuramento de custos indirectos – CC6;
§ Apuramento de custos de bem ou serviço – CC-7;
§ Apuramento de custos directos da função – CC-8;
§ Apuramento de custos por função – CC-9.
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Gestão de Existências e Apuramento de Custos
Capítulo 1
O Aprovisionamento
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Gestão de Existências e Apuramento de Custos
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Gestão de Existências e Apuramento de Custos
A
NOÇÕES BÁSICAS DO APROVISIONAMENNTO
1.
O Aprovisionamento é uma função de que qualquer entidade dispõe e cuja missão é abastecer a
mesma, de tudo o que esta precisa para poder laborar e executar todas as suas actividades.
2.
O objectivo principal do Aprovisionamento é abastecer a entidade com o mínimo de encargos para a
mesma:
2.1. Comprando ao menor custo possível;
2.2. Ajustando constantemente os níveis de existências ao necessário e suficiente;
2.3. Este abastecimento deve processar-se nas quantidades, qualidade e momentos necessários;
2.4. Coordenando, providenciando e confirmando os trâmites legais, relativamente a todas as
aquisições de bens e serviços, e ainda, centralizar todas as aquisições, através da emissão das
respectivas requisições ao fornecedor.
3.
As funções básicas do Aprovisionamento que nos permitem atingir o seu objectivo principal são:
3.1. A função Compras:
3.1.1. Aquisição de materiais/bens para stock;
3.1.2. Aquisição de materiais em trânsito pelo Armazém;
3.1.3. Aquisição de materiais para consumo imediato;
3.1.4. Aquisição de serviços diversos, prestados por terceiros.
3.2. A função Gestão de Existências:
3.2.1. De materiais/bens em stock;
3.2.2. De materiais em trânsito pelo Armazém;
3.2.3. De materiais adquiridos para consumo imediato.
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