“Transformando conhecimento em resultados”
Alocação de força de
trabalho
“Transformando conhecimento em resultados”
Conceitos
O que é alocação de força de trabalho?
“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa
capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento,
tecnologia e materiais.”
YU-LEE, 2002
Alocação da Capacidade
Força de
Trabalho
Espaço
Equipamento
Tecnologia
Materiais
Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho
vamos pensar em quantas horas estão disponíveis
Entendimento da alocação Quantitativa
A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para
atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade.
Subdimensionamento
Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados,
excesso de realização de horas-extras, etc..
Superdimensionamento
Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de
pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de
trabalho, etc..
Dimensionamento Adequado
Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer,
além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário,
corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que
ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente
“Transformando conhecimento em resultados”
Passos do Estudo
de Alocação
Dinâmica da capacitação de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
Diretores
Reuniões quinzenais de acompanhamento
1 dia
Estudo preliminar das informações da
Organização
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
‘ alocação
planilhas de
com Coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
O que considerar?
 Planejamento Estratégico;
 Organograma;
 Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições;
 Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho);
 Fluxogramas e Manuais dos processos;
 Quantitativo de pessoas por cargo e área;
 Matriz de Atribuições das áreas;
 Acordo Coletivo de Trabalho
 Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e
licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e,
 Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.
Definição das diretrizes para alocação
das equipes de trabalho
9
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
Alinhamento de expectativas com os
gestores
 Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência?
 Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?
 A formação profissional dos atuais colaboradores está
adequada às necessidades da Gerência?
 Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência?
 Os gestores são muito demandados em atividades
operacionais?
10
Crescimento
Alinhamento com a Estratégica
O Crescimento do quadro de pessoas
está alinhado com o Planejamento
Estratégico e com o crescimento do
negócio ao longo do tempo
Organização
Pessoas
Tempo
Capacitação do método de alocação da
força de trabalho
12
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
Exemplo - Dinâmica de alocação
Área: GECOM
DIRAD
Horizonte: 1 ano
GECOM
13
GELOG
COLIC
COSER
COGEC
COSUP
Exemplo - Cálculo do FTE
Conceitos
1 Pessoa
•
•
•
•
1 ano possui 12 meses
Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11
1 mês possui em média 22 dias úteis
1 pessoa trabalha 8 horas por dia
8 horas diárias
Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa)
Sem ociosidade
11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936
horas/ano
Com folga
1.936 horas – 12,5% = 1.694
horas/ano
FTE normal: 176 h/mês
FTE com folga: 154 h/mês
Exemplo - Verificação da capacidade
disponível
216 dias úteis no ano
1.694 h
8 horas por dia
12,5% de folga (1 hora/dia)
15
Disponibilidade Média anual por pessoa
Cargo
Quantidade
Disponibilidade
(h)
Diretor
1
1.694
Gerente
2
3.388
Coordenador
4
6.776
Analista
13
22.022
Assistente
35
59.290
Demanda (h)
A curva de capacidade no tempo
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
16
Financeiro
Compras
Aprovador
Um processo onde a área de compras
participa
17
Um processo onde a área de
compras participa
Compras
Aprovador
Cada atividade possui uma frequência
e uma duração média
Atividade X
Financeiro
Perfil: Analista
Frequência mensal: 20
Tempo gasto: 1h
18
Jurídico
Cada atividade possui uma frequência e
uma duração média
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 3h
Compras
PCS
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 4h
Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforço: 4h
Perfil: Gerente
Volume/Freq.: 4
Esforço: 1,5h
Analisar solicitações de compras
Perfil: Analista
Volume (ou frequência): 4
Financeiro
Esforço (Tempo gasto): 4h
19
Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforço: 5h
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 2h
Perfil: Diretor
Volume/Freq.: 1
Esforço: 2h
Uma área participa de diversos processos
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
Co
mp
ras
Coord
enado
r
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
G
e
r
e
n
t
e
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
2
0
PROCESSO
1
Analista
Assistente
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
J
r
.
A
n
a
l
i
s
t
a
J
r
.
A
n
a
l
i
s
t
a
G
e
r
e
n
t
e
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Coord
enado
r
Co
mp
ras
Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a
G
e
r
e
n
t
e
Coord
enado
r
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
2
0
20
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Co
mp
ras
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Fin
anc
eir
A
on
a
l
i
s
t
a
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
J
r
.
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
A
n
a
l
i
s
t
a
Coordenador
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
2
0
PROCESSO
2
PROCESSO
3
TOTAL
Demanda por trabalho total de uma área a
partir dos processos nos quais ela se envolve
Área: Compras
21
Cargo
Quantidade
Disponibilidade
(h)
Demanda (h)
Operacional
7
10.850
10.900
Gerente
2
3.100
3.350
Diretor
1
1.550
1.800
Preenchimento das planilhas de alocação com
Coaching da ELO Group
22
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
Montando as planilhas de dados de
alocação
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de
Documentos
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de Documentos Tramitação de Documentos Tramitação de Documentos
Processo /
Subprocesso
GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos
23
Etapa
Situação Atual
Principais Atividades
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Caminhos
Unidade
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
demandante externa
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
representação
recebido
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Documento da
representação
recebido
Documento da área
demandante externa
Documento da
representação
recebido
Documento da área
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Observações
Documento da
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Sazonalidade
(Volume médio)
recebido
Documento da área
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Cargo
(exigido)
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Esforço unitário
Volume da
em Horas
MÉDIA MENSAL
Documento da
Documento da área
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Periodicidade da
Unidade
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Sobre o Preenchimento
Valor relacionado à quantidade de vezes
(ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em
alguns casos pode representar o volume e em
outros a frequência. Por exemplo: Número de
Volume total de drivers em
períodos de sazonalidade.
Preenchidos com números.
Novos Associados , Quantidade de Folhas de
Pagamento geradas por ano
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de Documentos
Etapa
Periodicidade da
Unidade
Volume da
Cargo
Sazonalidade
em Horas
MÉDIA MENSAL
(exigido)
(Volume médio)
Observações
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Esforço em horas de todos
empregados envolvidos da UTA para
realizar 1 ciclo de atividades da unidade.
Corresponde ao esforço de todos os
colaboradores, exceto coordenadores,
gerentes e diretores
24
Esforço unitário
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Cargo do(s)
empregado(s) que
executam as
atividades, de
acordo com legenda
Qualquer observações que
facilitem o entendimento
posterior dos demais dados,
inclusive meses ou semanas
impactados pelas
sazonalidades
Análise dos dados de alocação e
proposição de ajustes
25
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
Análise dos dados de alocação
 Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?
 Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para
melhor entendimento?
 Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às
planilhas de outras coordenações / histórico da Organização?
 Que sazonalidades podem ser melhor representadas?
 O volume está compatível com a realidade da coordenação?
 Quais atividades podem estar super/subestimadas?
26
Análise e revisão da alocação de trabalho
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de
Documentos
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de
Documentos
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de
Documentos
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
GDC-06/Expedicao e
Tramitação de Documentos Tramitação de Documentos Tramitação de Documentos
Etapa
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Driver
Caminhos
Periodicidade da
Unidade
Esforço unitário
Volume da
Cargo
Sazonalidade
em Horas
MÉDIA MENSAL
(exigido)
(Volume médio)
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
representação
recebido
A1
Anual
3,00
5,00
A2
demandante externa
recebido
A2
Bimestral
3,00
5,00
A3
A3
Semestral
3,00
5,00
A4
A4
Bimestral
3,00
5,00
A5
B1
Diário
3,00
5,00
A6
B2
Diário
3,00
5,00
A7
B3
Semanal
3,00
5,00
A8
B4
Mensal
3,00
5,00
A9
B5
Bimestral
3,00
5,00
A10
B6
Demanda
3,00
5,00
A11
B7
Demanda
3,00
5,00
A12
B8
Demanda
3,00
5,00
A13
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Documento da
representação
recebido
Documento da área
demandante externa
10
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da
representação
recebido
Documento da área
demandante externa
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Maio
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Observações
Documento da
Documento da área
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da
representação
recebido
Documento da área
demandante externa
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da
representação
recebido
Documento da área
demandante externa
recebido
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
ELO Group © 2012
27
Principais Atividades
Documento da
representação
recebido
Documento da área
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
demandante externa
recebido
15
Dezembro
Demanda por trabalho total de uma área a
partir dos processos nos quais ela se envolve
Área: GECOM
169 h
28
12.430h
2.701h
Cargo
Quantidade
Disponibilidade
(h)
Demanda (h)
Diretor
1
1.694
1.920
Gerente
2
3.388
2.979
Coordenador
4
6.776
7.567
Analista
13
22.022
21.430
Assistente
35
59.290
62.320
Cargo
Quantidade
Diretor
40%
20%
10%
Processo 1
Processo 2
20%
30%
20%
Coordenador
Analista
Processo 3
Processo 4
Processo 2
5%
10%
Processo 3
Processo 4
50%
20%
20%
0%
0%
Processo 2
Processo 3
30%
1,76
4
4,47
13
12,65
35
36,79
Processo 5
10%
Processo 4
Processo 5
30%
10%
Processo 2
20%
20%
0%
Processo 3
Processo 4
Processo 5
25%
25%
10%
0%
Processo 1
2
Processo 5
0%
40%
1,13
40%
20%
Processo 1
1
15%
0%
Processo 1
Total
necessário
(FTE)
35%
50%
40%
Assistente
25%
0%
Processo 1
29
20%
0%
40%
Gerente
30%
Total atual
(FTE)
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Elaboração de relatório final e Homologação
da alocação da força de trabalho
30
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia
EXEMPLOS
horas
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e
capacidade diferentes ações podem ser tomadas
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
DEMANDA
tempo
32
horas
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e
capacidade diferentes ações podem ser tomadas
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
DEMANDA
tempo
33
Diferentes ações podem ser tomadas
para se aumentar a capacidade
 Motivação de equipe
horas
 Contratações
 Transferências internas de pessoas
 Mudança de responsabilidades
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
DEMANDA
tempo
34
Diferentes ações podem ser tomadas
para se reduzir/alterar a demanda
 Sincronização de atividades
 Paralelização de atividades
horas
 Ferramental de apoio
 Treinamentos
 Automação de atividades
 Eliminação de atividades
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
DEMANDA
tempo
35
horas
O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho
dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade
Subdimensionamento
(Sobrecarga)
O ideal é que a alocação da
força de trabalho esteja entre
o subdimensionamento e o
superdimensionamento
 Cansaço/estresse
 Afastamentos
 Perda de qualidade
 Fila
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
Superdimensionamento
(Ociosidade)
 Desmotivação
DEMANDA
 Baixa produtividade
 Baixo desenvolvimento
pessoal
tempo
36
Dinâmica de alocação da força de trabalho:
Processo Cíclico
ELO Group
Diretores+ gestores
Gestores +
colaboradores
Gerente + colaboradores
Estudo preliminar das
informações da
Organização
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
1 dia
1 dia
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
14 dias
ELO Group
Gerente + colaboradores
ELO Group
Gerentes + diretores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
Revisão da alocação da
força de trabalho
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
Homologação da
alocação da força de
trabalho
3 dias
2 dias
4 dias
1 dia