Ministro da Fazenda
JOAQUIM LEVY
Secretário-Executivo
TARCÍSIO JOSÉ MASSOTE DE GODOY
Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração
MANUEL AUGUSTO ALVES SILVA
Coordenadora-Geral de Recursos Logísticos
ALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO
Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística
CAROLINE LOPES DURCE
Chefe de Divisão de Documentação e Sistemas de Logística
AMANDA FREITAS GOMES
Equipe Técnica - Consolidação dos Diagnósticos
AMANDA FREITAS GOMES
AMANDA GOMES CAMILO DE SOUZA
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
EDUARDO FERNANDES AUGUSTO
GABRIELA MACHADO DE SOUZA
MARIA DE FÁTIMA CALIMAN
Diagramação
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
Revisão
VALDINEA PEREIRA DA SILVA
BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Relatório de diagnóstico geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda.
Brasília, 2015. 72 p.
Impresso no Brasil/ Printed in Brazil
É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Relatório
Diagnóstico Geral dos
Arquivos do Ministério da
Fazenda
Brasília-DF
Janeiro/2015
MINISTÉRIO DA FAZENDA
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar
CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - Brasil
Fone: 55 (61) 3412-5801
[email protected]
http://www.fazenda.gov.br/
2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)
Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de
Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de
Recursos Logísticos.
Relatório de diagnóstico geral dos arquivos do Ministério da Fazenda :
versão 1.0. Brasília : MF/SE/SPOA/COGRL, 2015.
72 p. : il. ; 30 cm.
Contém apêndice
1. Arquivos - Relatório. 2. Documentos - Organização. 3. Brasil.
Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF).
I. Título.
CDD - 025.17
Registre sua manifestação no
Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.
http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/
Telefone: 0800 702 1111
E-mail: [email protected]
A SPOA agradece!
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Linha do tempo: histórico das SAMFs ..................................................................... 12
Gráfico 1 – Área de armazenamento do acervo do MF em relação à quantidade de
documentos armazenados (distribuição por órgão – SAMF, DRF e PFN) ................................ 14
Gráfico 2 – Categoria dos imóveis onde estão instalados os Arquivos do MF (distribuição por
órgão – SAMF, DRF e PFN) ....................................................................................................... 15
Gráfico 3 – Metragem linear de documentação das SAMFs, DRFs e PFNs por Unidade da
Federação e distribuição por Região ........................................................................................ 17
Gráfico 4 – Quantidade de colaboradores alocados nos Arquivos, por órgão ........................ 27
Gráfico 5 – Vínculo dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF .................................... 28
Gráfico 6 – Faixa etária dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF (em anos) ............ 28
Gráfico 7 – Tempo de serviço no setor público dos colaboradores alocados nos Arquivos (em
anos)
29
Gráfico 8 – Quantitativo de colaboradores alocados nos Arquivos das SAMFs, DRFs e PFNs
por Unidade da Federação ....................................................................................................... 30
Gráfico 9 – Nível de escolaridade dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF ............. 31
Gráfico 10 – Colaboradores dos Arquivos com algum tipo de capacitação em gestão de
documentos.............................................................................................................................. 31
Gráfico 11 – Quantitativo de colaboradores dos Arquivos com algum tipo de capacitação, por
Unidade da Federação e distribuição por Região .................................................................... 32
Gráfico 12 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Centro-Oeste ............................................................................................ 34
Gráfico 13 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Nordeste ................................................................................................... 35
Gráfico 14 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Norte ........................................................................................................ 36
Gráfico 15 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Sudeste ..................................................................................................... 36
Gráfico 16 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Sul ............................................................................................................. 37
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Cronograma de visitas técnicas para diagnóstico da situação arquivística do MF 13
Tabela 2 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no país ................................................... 15
Tabela 3 – Resumo dos Arquivos das SAMFs, com percentual da capacidade utilizada ......... 15
Tabela 4 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Acre .................................................. 18
Tabela 5 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Alagoas ............................................ 18
Tabela 6 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/AM ................................................................ 19
Tabela 7 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Amapá .............................................. 19
Tabela 8 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/BA.................................................................. 19
Tabela 9 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/CE .................................................................. 20
Tabela 10 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/DF ................................................................ 20
Tabela 11 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Espírito Santo ................................. 20
Tabela 12 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Goiás/Tocantins ............................ 21
Tabela 13 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Maranhão....................................... 21
Tabela 14 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/MG .............................................................. 21
Tabela 15 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Mato Grosso do Sul........................ 22
Tabela 16 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/MT............................................................... 22
Tabela 17 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Pará ................................................ 22
Tabela 18 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PB ................................................................ 23
Tabela 19 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PE ................................................................ 23
Tabela 20 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Piauí................................................ 23
Tabela 21 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PR ................................................................ 24
Tabela 22 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/RJ................................................................. 24
Tabela 23 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Rio Grande do Norte ...................... 24
Tabela 24 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Rondônia ....................................... 25
Tabela 25 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/RR ................................................................ 25
Tabela 26 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Rio Grande do Sul .......................... 26
Tabela 27 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Santa Catarina ............................... 26
Tabela 28 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Sergipe .......................................... 26
Tabela 29 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/SP ................................................................ 27
Tabela 30 – Cargos de Arquivista ocupados no Ministério da Fazenda (2014) ....................... 33
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no
Ministério da Fazenda .............................................................................................................. 45
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CENTRESAF
Centro de Treinamento da ESAF
CGU
Controladoria-Geral da União
COAF
Conselho de Controle de Atividades Financeiras
CODOC
Coordenação de Documentação e Sistemas de Logística
COGRL
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
CONFAZ
Conselho Nacional de Política Fazendária
DIDOC
Divisão de Documentação e Sistemas de Logística
DRF
Delegacia da Receita Federal do Brasil
DRJ
Delegacia da Receita Federal do Brasil de Julgamento
GMF
Gabinete do Ministro da Fazenda
MF
Ministério da Fazenda
PFN
Procuradoria da Fazenda Nacional
PGFN
Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional
SAIN
Secretaria de Assuntos Internacionais
SAMF
Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda
SCAD
Subcomissão de Avaliação de Documentos
SE
Secretaria Executiva
SEAE
Secretaria de Acompanhamento Econômico
SERPRO
Serviço Federal de Processamento de Dados
SGE
Subsecretaria de Gestão Estratégica
SPE
Secretaria de Política Econômica
SPOA
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
SPU
Secretaria do Patrimônio da União
SRFB
Secretaria da Receita Federal do Brasil
SRRF
Superintendência Regional da Receita Federal
STN
Secretaria do Tesouro Nacional
SUMÁRIO
CONSIDERAÇÕES INICIAIS ...................................................................................... 9
1
HISTÓRICO E ORGANIZAÇÃO ATUAL ..................................................................... 11
2
METODOLOGIA .................................................................................................... 13
3
INSTALAÇÕES FÍSICAS E ACERVO DOCUMENTAL ................................................... 14
3.1
SAMF/AC....................................................................................................................... 18
3.2
SAMF/AL ....................................................................................................................... 18
3.3
SAMF/AM ..................................................................................................................... 19
3.4
SAMF/AP ....................................................................................................................... 19
3.5
SAMF/BA....................................................................................................................... 19
3.6
SAMF/CE ....................................................................................................................... 20
3.7
SAMF/DF ....................................................................................................................... 20
3.8
SAMF/ES ....................................................................................................................... 20
3.9
SAMF/GO-TO ................................................................................................................ 21
3.10
SAMF/MA ..................................................................................................................... 21
3.11
SAMF/MG ..................................................................................................................... 21
3.12
SAMF/MS ...................................................................................................................... 22
3.13
SAMF/MT ...................................................................................................................... 22
3.14
SAMF/PA ....................................................................................................................... 22
3.15
SAMF/PB ....................................................................................................................... 23
3.16
SAMF/PE ....................................................................................................................... 23
3.17
SAMF/PI ........................................................................................................................ 23
3.18
SAMF/PR ....................................................................................................................... 24
3.19
SAMF/RJ ........................................................................................................................ 24
3.20
SAMF/RN ...................................................................................................................... 24
3.21
SAMF/RO ...................................................................................................................... 25
3.22
SAMF/RR ....................................................................................................................... 25
3.23
SAMF/RS ....................................................................................................................... 26
3.24
SAMF/SC ....................................................................................................................... 26
3.25
SAMF/SE ....................................................................................................................... 26
3.26
SAMF/SP ....................................................................................................................... 27
4
PESSOAL .............................................................................................................. 27
5
NORMAS E PROCEDIMENTOS ............................................................................... 38
6
SISTEMAS INFORMATIZADOS ............................................................................... 39
7
CONCLUSÃO ........................................................................................................ 41
8
CURSOS DE DESENVOLVIMENTO EM GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA
INFORMAÇÃO ...................................................................................................... 42
8.1
Capacitação em Gestão Documental – Arquivos Setoriais .......................................... 42
8.2
Capacitação em Gestão Documental – Arquivos Gerais .............................................. 43
8.3
Capacitação em Gestão Documental – Serviços de Protocolo e de Recebimento e
Expedição...................................................................................................................... 43
8.4
Capacitação em Gestão da Informação – Sistema Comprot Processo ........................ 43
8.5
Capacitação em Gestão da Informação – Sistema Comprot Doc ................................ 44
9
PLANO DE AÇÃO .................................................................................................. 44
10
LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA ....................................................................................... 53
APÊNDICES
Apêndice A - Questionário de Diagnóstico de Gestão Documental – SAMFs ......................... 55
Apêndice B - Questionário de Diagnóstico de Gestão Documental – Recursos Humanos...... 69
CONSIDERAÇÕES INICIAIS
As organizações públicas armazenam, ao longo de sua existência, um valioso
patrimônio, que são seus documentos, essenciais para o governo e para os cidadãos aos
quais serve. Esses documentos são produzidos e/ou acumulados em decorrência das
atividades realizadas para cumprimento da missão da organização, constituindo-se em
informação orgânica arquivística, fundamental para apoiar a gestão, bem como registrar
suas ações. Sendo assim, a gestão documental deve ser uma atividade permanente nas
organizações. Ela é essencial, pois possibilita o controle da produção, do uso, da política de
sigilo e da destinação adequada dos documentos, assegurando assim a preservação e o
acesso àqueles que possuem valor histórico, probatório ou administrativo.
Este relatório integra uma das fases do Projeto Estratégico Corporativo de
Modernização da Gestão Documental e da Informação no Ministério da Fazenda, criado por
meio do Programa de Modernização Integrada do MF (PMIMF), que consiste em um
conjunto de ações voltadas à construção de soluções coletivas e desafios gerenciais comuns
a diversos órgãos da estrutura do Ministério.
Dessa forma, o projeto tem foco na modernização dos processos de trabalho
adotados para a gestão documental e da informação no MF, garantindo a qualidade e a
agilidade na produção, tramitação, arquivamento, descarte, recuperação e acesso.
As informações consolidadas neste documento refletem os diagnósticos realizados
por meio de visitas técnicas às instalações dos Arquivos Gerais das 26 Superintendências de
Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs), realizadas no período de novembro de
2012 a maio de 2014, com a finalidade de levantar as necessidades de organização e
tratamento das informações do acervo arquivístico do MF.
Os diagnósticos foram realizados pelos servidores da Divisão de Documentação e
Sistemas (DIDOC) da Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL) da Subsecretaria de
Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) deste Ministério, e tiveram a colaboração
das SAMFs e das unidades regionais da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN) e da
Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB).
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
9
1
HISTÓRICO E ORGANIZAÇÃO ATUAL
As Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs) foram
criadas pelo Decreto nº 72.410, de 27 de junho de 1973, originalmente com a denominação
de Delegacia Estadual do Ministério da Fazenda. A Portaria GM/MF nº 274, de 29 de outubro
de 1973, aprova o primeiro regimento padrão das Delegacias Estaduais do MF. A partir do
Decreto nº 74.658, de 4 de outubro de 1974, as Delegacias Estaduais passam a denominar-se
Delegacias do Ministério da Fazenda.
A partir do Decreto nº 3.782, de 5 de abril de 2001, as Delegacias do MF passam a
denominar-se Gerências Regionais de Administração do Ministério da Fazenda (GRA/MF).
Em 2010, com a publicação do Decreto nº 7.301, de 14 de setembro, as GRAs passam a
denominar-se Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF).
Na atual estrutura organizacional da Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda1
(SE/MF) existem 26 Superintendências de Administração, todas sob a responsabilidade da
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Nessa estrutura, compete às
SAMFs, dentre outras atividades: o planejamento, a coordenação, a orientação e a
promoção das atividades desenvolvidas nas funções de documentação, arquivos, biblioteca
e museus; além do acompanhamento, do controle e da execução das atividades relativas à
gestão de documentos e da informação.
Cabe ressaltar que, apesar dessas atribuições formais, em alguns estados a Delegacia
da Receita Federal (DRF) e a Procuradoria da Fazenda Nacional (PFN) mantêm o acervo sob
sua custódia (não realizam transferências para os Arquivos das SAMFs), mantendo pessoal e
estrutura próprios. Isso acontece, principalmente, nos estados onde as SAMFs foram
extintas em 19982, quando os documentos sob sua guarda foram devolvidos aos órgãos
produtores (DRF e PFN) e seus servidores foram cedidos a esses órgãos. Em 20013, quando
as Superintendências extintas voltaram a fazer parte da estrutura descentralizada do MF,
ocorreu que, na prática, as suas estruturas não foram totalmente restabelecidas e a guarda
da documentação de fase intermediária dessas DRFs e PFNs permaneceu nesses órgãos.
As SAMFs estão localizadas no Distrito Federal e nos Estados do Acre, Alagoas,
Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Minas Gerais, Mato
Grosso, Mato Grosso do Sul, Pará, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio
Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rondônia, Roraima, Santa Catarina, São Paulo e
Sergipe; com jurisdição nas respectivas Unidades da Federação. A SAMF/Goiás tem
jurisdição ainda sobre o Estado de Tocantins.
1
Decreto nº 7.482, de 1 de maio de 2011: aprova a estrutura regimental do MF. Portaria MF nº 81, de 27 de
março de 2012: aprova o Regimento Interno da Secretaria-Executiva do MF.
2
Portaria MF nº 264, de 9 de outubro de 1998: aprova o Regimento Interno da Secretaria-Executiva do MF.
Foram extintas as SAMFs dos estados: AC, AL, ES, GO, MA, MS, PB, PI, RN, RO, SC e SE. A jurisdição dos estados
do AP, de RR e de TO era, respectivamente, do PA, do AM e do DF.
3
Portaria MF nº 92, de 7 de abril de 2001: aprova o Regimento Interno da Secretaria-Executiva do MF.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
11
Figura 1 – Linha do tempo: histórico das SAMFs
12
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
2
METODOLOGIA
O método utilizado como base para o levantamento de dados nas visitas técnicas foi
a aplicação de dois Questionários de Diagnóstico de Gestão Documental direcionados às
unidades de Arquivo:
a) respondido pelas SAMFs4: abrangendo informações sobre identificação
institucional, profissionais, instalações físicas, normas e regulamentos, sistemas
informatizados, atividades de gestão de documentos, composição e consultas ao
acervo;
b) respondido pelos colaboradores5: abrangendo informações pessoais, profissionais
e quanto à capacitação.
As visitas foram realizadas de acordo com o cronograma abaixo:
Tabela 1 – Cronograma de visitas técnicas para diagnóstico da situação arquivística do MF
UNIDADES DE ARQUIVO
4
5
2012
2013
2014
SAMF/AC
-
-
21 a 23/05
SAMF/AL
-
21 a 23/10
-
SAMF/AM
-
19 a 21/08
-
SAMF/AP
-
04 a 06/11
-
SAMF/BA
-
07 a 09/10
-
SAMF/CE
-
23 a 25/09
-
SAMF/DF
10 a 14/09
-
-
SAMF/ES
-
18 a 20/09
-
SAMF/GO-TO
-
16 a 18/10
-
SAMF/MA
-
-
05 a 07/05
SAMF/MG
-
16 a 18/09
-
SAMF/MS
-
14 a 16/10
-
SAMF/MT
-
24 a 26/06
-
SAMF/PA
-
07 a 08/11
-
SAMF/PB
-
19 a 21/06
-
SAMF/PE
-
17 a 19/06
-
SAMF/PI
-
-
08 a 09/05
SAMF/PR
-
01 a 02/08
-
SAMF/RJ
30/10 a 01/11
-
-
SAMF/RN
-
25 a 27/09
-
SAMF/RO
-
-
19 a 21/05
Questionário de Diagnóstico de Gestão Documental – SAMFs: Apêndice A.
Questionário de Diagnóstico de Gestão Documental – Recursos Humanos: Apêndice B.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
13
Tabela 1 – Cronograma de visitas técnicas para diagnóstico da situação arquivística do MF
(continuação)
UNIDADES DE ARQUIVO
2012
2013
2014
SAMF/RR
-
21 a 23/08
-
SAMF/RS
-
29 a 31/07
-
SAMF/SC
-
27 a 28/06
-
SAMF/SE
-
23 a 25/10
-
SAMF/SP
-
19 a 21/06
-
3
INSTALAÇÕES FÍSICAS E ACERVO DOCUMENTAL
O acervo arquivístico do MF está disperso e armazenado das mais diversas formas
pelo país e, em parte, não se encontra centralizado nos Arquivos Gerais das respectivas
SAMFs, principalmente devido à falta de estrutura (recursos financeiros, espaço físico e
servidores), sendo geridos pelas unidades das DRFs e PFNs.
Gráfico 1 – Área de armazenamento do acervo do MF em relação à quantidade de documentos
armazenados (distribuição por órgão – SAMF, DRF e PFN)
Esses depósitos totalizam uma área de aproximadamente 26.065 m², distribuídos em
91 ambientes de armazenamento: 69 estão em imóveis próprios do MF, 11 em imóveis
locados e outros 11 em espaços cedidos em imóveis de outros órgãos.
14
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Gráfico 2 – Categoria dos imóveis onde estão instalados os Arquivos do MF (distribuição por órgão
– SAMF, DRF e PFN)
Essas áreas armazenam aproximadamente 118.740 metros lineares de documentos –
o equivalente a 848.147 caixas-arquivo –, com datas-limite de 1883 a 2014 (tabela 2).
Ressalte-se que a maioria desses espaços já não possui mais capacidade de receber
transferências das unidades produtoras (tabela 3).
Tabela 2 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no país
CATEGORIA DO IMÓVEL
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
PRÓPRIO
LOCADO
CEDIDO
SAMF
20.177,12
95.204,53
680.037
42
7
6
DRF
2.676,57
11.366,03
81.184
15
1
2
PFN
3.211,32
12.169,69
86.926
12
3
3
26.065,01
118.740,25
848.147
69
11
11
ÓRGÃO
TOTAL
Obs.: 1 caixa-arquivo padrão = 0,14 metro linear.
Tabela 3 – Resumo dos Arquivos das SAMFs, com percentual da capacidade utilizada
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METRO LINEAR)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
CAPACIDADE
UTILIZADA
PREVISÃO DE CAIXAS
QUE PODE RECEBER*
SAMF/AC
75,26
238,85
1.706
90%
171
SAMF/AL
72,72
343,14
2.451
90%
245
SAMF/AM
317,00
1.506,00
10.756
100%
0
SAMF/AP
118,50
690,90
4.935
89%
543
SAMF/BA
980,89
2.777,16
19.837
90%
1.984
SAMF/CE
305,09
2.170,00
15.500
91%
1.395
SAMF/DF
494,77
3.853,50
27.525
91%
2.477
LOCAL
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
15
Tabela 3 – Resumo dos Arquivos das SAMFs, com percentual da capacidade utilizada (continuação)
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METRO LINEAR)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
CAPACIDADE
UTILIZADA
PREVISÃO DE CAIXAS
QUE PODE RECEBER*
SAMF/ES
277,00
702,00
5.017
80%
1.003
SAMF/GO-TO
165,96
736,96
5.264
71%
1.527
SAMF/MA
37,72
127,88
913
100%
0
SAMF/MG
4.525,00
12.600,00
90.000
57%
38.700
SAMF/MS
80,93
400,26
2.859
100%
0
SAMF/MT
297,00
1.678,74
11.991
100%
0
SAMF/PA
334,00
1.549,00
11.062
100%
0
SAMF/PI
53,76
213,96
1.528
100%
0
SAMF/PR
1.005,49
4.179,28
29.852
100%
0
SAMF/RJ
5.483,00
11.555,00
82.535
100%
0
SAMF/RN
58,49
152,98
1.092
51%
535
SAMF/RO
112,60
527,55
3.766
99,50%
19
SAMF/RR
131,00
1.164,10
8.315
95%
416
SAMF/RS
1.294,00
5.981,64
42.726
98%
855
SAMF/SC
190,00
245,00
1.750
100%
0
SAMF/SE
47,50
114,94
821
95%
41
SAMF/SP
2.922,00
38.495,00
274.974
80%
54.995
SAMF-PB
98,83
350,87
2.504
100%
0
SAMF-PE
430,00
2.230,03
15.928
100%
0
19.909,51
94.584,74
675.607
-
104.904
LOCAL
TOTAL
* Os dados referem-se aos diagnósticos realizados em 2013. A previsão de crescimento anual do volume
documental gira em torno de 10%, porém, sem considerar a documentação referente à matriz digital (Portaria
SPOA nº 203, de 9 de maio de 2014).
16
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Gráfico 3 – Metragem linear de documentação das SAMFs, DRFs e PFNs por Unidade da
Federação e distribuição por Região
Os acervos das SAMFs são constituídos, basicamente, a partir das transferências
realizadas pelas unidades administrativas das respectivas Superintendências e das unidades
regionais da DRF e da PFN. Algumas SAMFs também armazenam documentos transferidos
de outros órgãos públicos federais, como a Secretaria do Patrimônio da União (SPU) e a
Controladoria-Geral da União (CGU), e de órgãos extintos, como a Superintendência
Nacional do Abastecimento (SUNAB).
São apresentadas, a seguir, informações das unidades de Arquivo, à época da
realização das respectivas visitas técnicas.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
17
3.1
SAMF/AC
Data da visita: 21 a 23 de maio de 2014.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/AC e PFN/AC.
Tabela 4 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Acre
ARMAZENAMENTO
2
(M )
Arquivo Geral SAMF/AC
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
75,26
196,85
1.406
1950-2012
Arquivo Recursos Humanos
109,53
318,18
2.273
1997-2014
Arquivo Pensão Ex-Território
46,87
37,11
265
1960-2014
Arquivos Setoriais SAMF/AC
23,92*
42,18
301
2002-2014
Arquivo DRF/AC
128,80
253,84
1.813
1990-2013
Arquivo PFN/AC
125,71
180,59
1.290
1987-2014
LOCAL
TOTAL
510,09
1.028,75
7.348
1950-2014
* A área se refere somente ao arquivo do Protocolo. Os demais arquivos setoriais estão em armários
localizados nas salas de trabalho da SAMF/AC.
3.2
SAMF/AL
Data da visita: 21 a 23 de outubro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/AL e PFN/AL.
Tabela 5 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Alagoas
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/AL
72,72
343,14
2.451
1890-2013
Arquivo DRF/AL
154,40
714,40
5.103
1980-2013
Arquivo PFN/AL
145,98
654,40
4.674
1983-2013
373,10
1.711,94
12.228
1890-2013
LOCAL
TOTAL
18
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
3.3
SAMF/AM
Data da visita: 19 a 21 de agosto de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/AM, SAMF/RR, DRF/AM, SPU/AM,
DRJ/AM, PFN/AM, Alfândegas do Porto e do Aeroporto.
Tabela 6 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/AM
ARMAZENAMENTO
2
(M )
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Depósito 1 – Ed. Sede MF
24,00
112,00
800
2011-2013
Depósito 2 – Ed. SPU
293,00
1.394,00
9.956
1926-2013
317,00
1.506,00
10.756
1926-2013
LOCAL
TOTAL
3.4
QUANTIDADE
SAMF/AP
Data da visita: 4 a 6 de novembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/AP, DRF/AP e PFN/AP.
Tabela 7 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Amapá
ARMAZENAMENTO
2
(M )
Arquivo Geral SAMF/AP
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
118,50
690,90
4.935
1943-2013
Arquivo DRF/AP
27,20
258,17
1.844
1993-2013
Arquivo PFN/AP
69,70
220,88
1.577
1982-2013
215,40
1.169,95
8.356
1943-2013
LOCAL
TOTAL
3.5
SAMF/BA
Data da visita: 7 a 9 de outubro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/BA, DRF/BA e PFN/BA.
Tabela 8 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/BA
ARMAZENAMENTO
2
(M )
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo SAMF/BA – IAA
465,00
1.302,70
9.305
1991-2007
Arquivo SAMF/BA – Jequitaia
515,89
1.474,46
10.532
1950-2013
TOTAL
980,89
2.777,16
19.837
1950-2013
LOCAL
QUANTIDADE
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
19
3.6
SAMF/CE
Data da visita: 23 a 25 de setembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/CE, DRF/CE, PFN/CE, SPU/CE, CGU/CE e
CENTRESAF/CE.
Tabela 9 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/CE
LOCAL
Arquivo Geral SAMF/CE
3.7
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
305,09
2.170,00
15.500
1921-2013
SAMF/DF
Data da visita: 10 a 14 de setembro de 2012.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: COAF, CONFAZ, GMF, SE, SGE, SPOA, SAMF/DF,
SRFB, PGFN, STN, SPE, SEAE e SAIN.
Tabela 10 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/DF
LOCAL
Arquivo Geral SAMF/DF
3.8
ARMAZENAMENTO
2
(M )
494,77
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
3.853,50
27.525
1945-2012
SAMF/ES
Data da visita: 18 a 20 de setembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/ES, CGU/ES, CENTRESAF/ES e PFN/ES.
Tabela 11 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Espírito Santo
ARMAZENAMENTO
2
(M )
Arquivo Geral SAMF/ES
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
277,00
702,00
5.017
1946-2013
Arquivo DRF/VIT-ES
700,00
2.013,00
14.382
1998-2013
Arquivo PFN/ES
415,00
1.190,00
8.500
1978-2013
1.392,00
3.905,00
27.899
1946-2013
LOCAL
TOTAL
20
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
3.9
SAMF/GO-TO
Data da visita: 16 a 18 de outubro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/GO-TO.
Tabela 12 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Goiás/Tocantins
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/GO-TO
165,96
736,96
5.264
1945-2013
Arquivo DRF/GO
450,00
1.778,56
12.704
1994-2013
Arquivo PFN/GO
805,00
1.976,1
14.115
1970-2013
1.420,96
4.491,62
32.083
1945-2013
LOCAL
TOTAL
3.10 SAMF/MA
Data da visita: 5 a 7 de maio de 2014.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/MA.
Tabela 13 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Maranhão
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/MA
37,72
127,88
913
1981-2013
Arquivo DRF/MA
82,23
643,58
4.597
1991-2013
Arquivo PFN/MA
205,03
637,96
4.556
1980-2013
324,98
1.409,42
10.066
1980-2013
LOCAL
TOTAL
3.11 SAMF/MG
Data da visita: 16 a 18 de setembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/MG, SRRF 6ª/MG, DRJ/MG, PFN/MG e
CENTRESAF/MG.
Tabela 14 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/MG
LOCAL
Arquivo Geral SAMF/MG
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
4.525,00
12.600,00
90.000
1895-2013
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
21
3.12 SAMF/MS
Data da visita: 14 a 16 de outubro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/MS e CENTRESAF/MS.
Tabela 15 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Mato Grosso do Sul
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/MS
80,93
400,26
2.859
1949-2013
Arquivo DRF-CGR/MS
300,00
828,55
5.918
1974-2013
Arquivo PFN/MS
179,00
1.126,44
8.046
1980-2013
559,93
2.355,25
16.823
1949-2013
LOCAL
TOTAL
3.13 SAMF/MT
Data da visita: 24 a 26 de junho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/MT, DRF/MT, PFN/MT e CENTRESAF/MT.
Tabela 16 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/MT
ARMAZENAMENTO
2
(M )
Arquivo SAMF/MT - Sala 1
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
212,00
823,48
5.882
1991-2013
Arquivo SAMF/MT - Sala 2
51,00
732,62
5.233
1991-2013
Arquivo SAMF/MT - Sala 3
34,00
122,64
876
1991-2013
297,00
1.678,74
11.991
1991-2013
LOCAL
TOTAL
3.14 SAMF/PA
Data da visita: 7 a 8 de novembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/PA, DRF/PA, PFN/PA e CENTRESAF/PA.
Tabela 17 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Pará
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS
LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo SAMF – Trav. Mauriti
205,60
1.173,95
8.386
1908-2013
Arquivo SAMF – Ed. Sede
61,75
105,14
751
2003-2013
Arquivo SAMF – R. Gaspar Viana
67,10
269,50
1.925
2002-2013
Arquivo PFN/PA
245,55
753,25
5.381
1978-2013
580,00
2.301,84
16.443
1908-2013
LOCAL
TOTAL
22
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
3.15 SAMF/PB
Data da visita: 19 a 21 de junho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/PB, DRF/PB e PFN/PB.
Tabela 18 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PB
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo SAMF – Sala 1
34,03
68,15
486
1941-2012
Arquivo SAMF – Sala 2
32,14
30,78
219
1941-2012
Arquivo SAMF – Sala 3
32,66
251,94
1.799
1941-2012
98,83
350,87
2.504
1941-2012
LOCAL
TOTAL
3.16 SAMF/PE
Data da visita: 17 a 19 de junho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/PE, DRF/PE e PFN/PE.
Tabela 19 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PE
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo SAMF – Sala 1
280,00
1.745,66
12.469
1888-2010
Arquivo SAMF – Sala 2
150,00
484,37
3.459
1888-2010
430,00
2.230,03
15.928
1888-2010
LOCAL
TOTAL
3.17 SAMF/PI
Data da visita: 8 a 9 de maio de 2014.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/PI.
Tabela 20 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Piauí
LOCAL
ARMAZENAMENTO
2
(M )
Arquivo Geral SAMF/PI
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
53,76
213,96
1528
1978-2014
Arquivo DRF/PI
296,99
1.196,32
8.536
1974-2014
Arquivo PFN/PI
155,64
759,16
5.422
1980-2013
TOTAL
506,39
2.169,44
15.486
1974-2014
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
23
3.18 SAMF/PR
Data da visita: 1º a 2 de agosto de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/PR, DRF/PR, PFN/PR e ESAF.
Tabela 21 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/PR
LOCAL
Arquivo Geral SAMF/PR
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
1.005,49
4.179,28
29.852
1980-2013
3.19 SAMF/RJ
Data da visita: 30 de outubro a 1º de novembro de 2012.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/RJ, DRF/RJ, SRFB, PFN/RJ, SEAE e
CENTRESAF/RJ.
Tabela 22 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/RJ
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral – Edifício Sede
1.862,00
6.784,00
48.457
1889-2012
Depósito 1 – R. Buenos Aires
969,00
847,00
6.050
1889-2012
Depósito 2 – Edifício Sede MP
1.099,00
1.446,00
10.328
1889-2012
Depósito 3 – R. Sá Freire
1.553,00
2.478,00
17.700
1889-2012
5.483,00
11.555,00
82.535
1889-2012
LOCAL
TOTAL
3.20 SAMF/RN
Data da visita: 25 a 27 de setembro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/RN, DRF/RN e PFN/RN.
Tabela 23 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Rio Grande do Norte
ARMAZENAMENTO
2
(M )
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/RN
58,49
152,98
1.092
1910-2013
Arquivo DRF/RN
254,25
733,21
5.238
1997-2012
Arquivo PFN/RN
151,62
724,85
5.178
1997-2012
464,36
1.611,04
11.508
1910-2013
LOCAL
TOTAL
24
QUANTIDADE
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
3.21 SAMF/RO
Data da visita: 19 a 21 de maio de 2014.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/RO e PFN/RO.
Tabela 24 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Rondônia
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/RO
51,38
296,51
2.117
1993-2013
Anexo da SAMF/RO – Sala 2
26,56
88,94
635
1993-2009
Garagem SAMF/RO
24,66
142,10
1.014
1996-2005
Arquivo GEPATIV
19,80
104,26
744
1981-2014
Arquivo RH PM / RH MF
21,00
69,30
495
1981-2014
Salas RHMED, CPADS e CPPD
63,00
91,14
651
2006-2010
Arquivo DRF/RO
60,48
414,64
2.962
2000-2014
Arquivo PFN/RO
85,09
544,34
3.888
1982-2013
351,97
1.751,23
12.507
1981-2014
LOCAL
TOTAL
3.22 SAMF/RR
Data da visita: 21 a 23 de agosto de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/RR, DRF/RR e PFN/RR.
Tabela 25 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/RR
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo – Térreo
56,00
511,42
3.653
-
Arquivo – Primeiro pavimento
75,00
652,68
4.662
-
TOTAL
131,00
1.164,10
8.315
2004-2013
LOCAL
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
25
3.23 SAMF/RS
Data da visita: 29 a 31 de julho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/RS, DRF/RS e PFN/RS.
Tabela 26 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF no Rio Grande do Sul
LOCAL
Arquivo Geral SAMF/RS
Depósito PFN
TOTAL
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
1.294,00
5.981,64
42.726
1990-2013
202,00
1.161,58
8.297
1980-2013
1.496,00
7.143,22
51.023
1980-2013
3.24 SAMF/SC
Data da visita: 27 a 28 de junho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/SC, DRF/SC e PFN/SC.
Tabela 27 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Santa Catarina
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Arquivo Geral SAMF/SC
190,00
245,00
1.750
1990-2013
Arquivo DRF/SC
147,60
1.997,80
14.270
1998-2013
Arquivo PFN/SC
348,00
1.232,42
8.803
1974-2013
685,60
3.475,22
24.823
1974-2013
DATAS-LIMITE
LOCAL
TOTAL
3.25 SAMF/SE
Data da visita: 23 a 25 de outubro de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/SE.
Tabela 28 – Resumo dos Arquivos dos órgãos do MF em Sergipe
ARMAZENAMENTO
2
(M )
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
Arquivo Geral SAMF/SE
47,50
114,94
821
1890-2013
Arquivo DRF/SE
86,37
533,48
3.810
1989-2013
Arquivo PFN/SE
78,00
1.007,72
7.198
1990-2013
211,87
1.656,14
11.829
1890-2013
LOCAL
TOTAL
26
QUANTIDADE
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
3.26 SAMF/SP
Data da visita: 19 a 21 de junho de 2013.
Unidades atendidas pelo Arquivo da SAMF: SAMF/SP, DRF/SP, PFN/SP e CENTRESAF/SP.
Tabela 29 – Resumo do Arquivo Geral da SAMF/SP
ARMAZENAMENTO
2
(M )
QUANTIDADE
(METROS LINEARES)
CAIXAS-ARQUIVO
(UNIDADES)
DATAS-LIMITE
Depósito 1 – Vila Maria
2.620,00
37.435,00
267.398
1883-2013
Depósito 2 – Baceúnas
302,00
1.060,00
7.576
1883-2013
2.922,00
38.495,00
274.974
1883-2013
LOCAL
TOTAL
4
PESSOAL
A análise do perfil da força de trabalho foi elaborada com base em questionário6
respondido pelos colaboradores durante as visitas técnicas realizadas, englobando as
unidades de Arquivo das SAMFs, das DRFs e das PFNs.
Foram identificados 193 colaboradores trabalhando nos Arquivos do MF, dos quais
172 responderam ao questionário e, quanto aos demais, foi possível coletar somente alguns
dados. Desse total, 59% estão alocados nos Arquivos das SAMFs, 9% nos Arquivos das DRFs e
32% nos Arquivos das PFNs (Gráfico 4).
Gráfico 4 – Quantidade de colaboradores alocados nos Arquivos, por órgão
6
Questionário de Diagnóstico de Gestão Documental – Recursos Humanos: Apêndice B.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
27
O Gráfico 5, a seguir, apresenta o vínculo empregatício dos colaboradores dos
Arquivos com o Ministério da Fazenda: 65% são servidores do quadro efetivo do MF,
enquanto que os demais 35% estão divididos entre servidores terceirizados, anistiados,
estagiários e cedidos.
Gráfico 5 – Vínculo dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF
Quanto à idade (Gráfico 6), 152 colaboradores (78,7%) possuem mais de 46 anos.
Desses, somente quatro são terceirizados, e o restante são servidores do MF ou empregados
públicos. Nas faixas etárias mais baixas (de 18 a 45 anos) percebe-se uma inversão: existem
somente cinco servidores do MF (2,5% do total de colaboradores), e os demais são
terceirizados ou estagiários. Parte dos colaboradores (7%) não informou sua faixa etária.
Gráfico 6 – Faixa etária dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF (em anos)
28
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Ao analisar essas informações em conjunto com o Gráfico 7 (tempo de serviço no
setor público), pode-se concluir que grande parte dos colaboradores dos Arquivos do MF já
possui tempo suficiente para se aposentar.
Gráfico 7 – Tempo de serviço no setor público dos colaboradores alocados nos Arquivos (em anos)
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
29
O Gráfico 8, a seguir, apresenta a quantidade de colaboradores alocados nos
Arquivos das SAMFs, DRFs e PFNs, distribuídos por unidade da Federação.
Gráfico 8 – Quantitativo de colaboradores alocados nos Arquivos das SAMFs, DRFs e PFNs por
Unidade da Federação
30
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
O Gráfico 9 apresenta o nível de escolaridade dos colaboradores dos Arquivos do MF.
Sabe-se que, a partir da análise dos dados dos servidores que possuem nível superior
completo, somente um tem formação em Arquivologia e outros seis em Biblioteconomia –
áreas ligadas diretamente às atividades de gestão documental. Desses sete, três ocupam o
cargo efetivo de Arquivista7 (SAMF/PB, SAMF/PE e SAMF/RS), três o de Bibliotecário
(SAMF/CE, SAMF/PE e PFN/MA) e um o de Auxiliar de Informática (PFN/SC).
Gráfico 9 – Nível de escolaridade dos colaboradores alocados nos Arquivos do MF
Dos 193 colaboradores dos Arquivos, somente 27 (14%) possuem algum tipo de
capacitação na área de gestão de documentos (Gráfico 10). Os demais nunca participaram
de treinamentos relacionados às atividades de arquivo.
Gráfico 10 – Colaboradores dos Arquivos com algum tipo de capacitação em gestão de documentos
7
Originalmente com 158 vagas, o cargo de Arquivista no Quadro Permanente do Ministério da Fazenda foi
criado por meio do Decreto-Lei nº 7420, de 26 de março de 1945, publicado no Diário Oficial da União de 28 de
março de 1945, seção 1, página 5523. O Decreto-Lei nº 8314, de 7 de dezembro de 1945, cria um cargo de
Arquivista no Quadro Permanente do MF. O Decreto nº 63881, de 20 de dezembro de 1968, extingue 19 cargos
de Arquivista e suprime outros 31 do Quadro Permanente do MF.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
31
O Gráfico 11 apresenta o quantitativo de colaboradores que já fizeram algum curso
relacionado à área, em relação ao total de colaboradores por Unidade da Federação, e a
distribuição por Região do país.
Gráfico 11 – Quantitativo de colaboradores dos Arquivos com algum tipo de capacitação, por
Unidade da Federação e distribuição por Região
32
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Com base em dados levantados por meio do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC),
em julho de 2014, atualmente existem apenas 13 servidores ativos que possuem o cargo de
Arquivista no Ministério da Fazenda, e um deles está cedido à Defensoria Pública da União
(Tabela 30). Como citado anteriormente, somente três trabalham diretamente na área de
gestão documental das unidades.
Tabela 30 – Cargos de Arquivista ocupados no Ministério da Fazenda (2014)
UPAG
Lotação
Exercício
Siape
Descrição
Ingresso no
Serviço Público
Atua na área
de gestão
documental?
SAMF/ES
SAMF/ES
SAMF/ES
0844680
Ativo permanente
1979
Não
SAMF/GO
SAMF/GO
SAMF/GO
1086740
Cedido
1977
Não
SAMF/PB
PGFN
PGFN
2191454
Ativo permanente
1998
Não
SAMF/PB
RFB
SAMF/PB
1174924
Ativo permanente
1995
Sim
SAMF/PE
SAMF/PE
SAMF/PE
1177506
Ativo permanente
1995
Sim
SAMF/RJ
SAMF/RJ
SAMF/RJ
0142695
Ativo permanente
1974
Não
SAMF/RS
PGFN
PGFN
1180327
Ativo permanente
1995
Não
SAMF/RS
PGFN
PGFN
1101174
Ativo permanente
1994
Não
SAMF/RS
SAMF/RS
SAMF/RS
1179311
Ativo permanente
1995
Sim
SAMF/SE
PGFN
PGFN
0045459
Ativo permanente
1984
Não
RFB
RFB
RFB
0933981
Ativo permanente
1976
Não
RFB
RFB
RFB
1096506
Ativo permanente
1994
Não
RFB
RFB
RFB
1107434
Ativo permanente
1994
Não
Fonte: Serviço de Informação ao Cidadão do Ministério da Fazenda; Portal da Transparência; e diagnósticos dos
Arquivos Gerais das SAMFs (COGRL, 2012-2014).
A partir das informações da Tabela 30, foi possível localizar quando ocorreu o último
concurso com nomeações de Arquivistas no MF: em 1994, por meio do Edital nº 1/948, que
previa provimento de cargos no quadro de pessoal do Ministério da Educação e do Desporto
e demais órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional. O cargo tinha como
requisito o candidato possuir curso superior em Arquivologia ou habilitação legal
equivalente registrada na Delegacia Regional do Trabalho, segundo a lei que regulamentou a
profissão9. Foram, no total, 48 vagas distribuídas entre 20 estados e o Distrito Federal; e a
homologação do resultado do concurso foi feita por meio do Edital nº 4/94.10
8
Publicado no Diário Oficial da União de 18 de maio de 1994, seção 3, página 8683.
Lei nº 6546, de 4 de julho de 1978: dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico
de Arquivo, e dá outras providências.
10
Publicado no Diário Oficial da União de 31 de agosto de 1994, seção 3, página 16973.
9
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
33
Ainda com base nas informações da tabela, pôde-se identificar que pelo menos 15
pessoas foram nomeadas11 para o cargo de Arquivista especificamente no Ministério da
Fazenda por meio desse último concurso: duas pessoas para o Estado de Pernambuco, uma
para o Amazonas, cinco para o Rio Grande do Sul, cinco para Minas Gerais e dois para a
Paraíba.
Faz-se necessário, também, fazer uma análise a partir do comparativo entre a
quantidade de documentação armazenada e a quantidade de servidores alocados em cada
unidade de Arquivo. Para isso, o seguinte cálculo foi utilizado:
Quantidade de metros lineares armazenados no Arquivo
Quantidade de servidores alocados no Arquivo
= Metros lineares por servidor
Para facilitar a visualização das informações, os gráficos abaixo mostram a situação
por Unidade da Federação – mostrando a situação das SAMFs, DRFs e PFNs – e separados
por Região. Pode-se verificar, pelos dados apresentados a seguir, que não há uma
padronização referente à quantidade de pessoal em relação à quantidade de documentos
armazenados nos Arquivos.
Gráfico 12 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos Arquivos
da Região Centro-Oeste
11
Portaria COGRH/MF nº 486, de 9 de novembro de 1994; Portaria COGRH/MF nº 567, de 11 de outubro de
1995; Portaria COGRH/MF nº 99, de 12 de março de 1996.
34
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Gráfico 13 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos Arquivos
da Região Nordeste
Observação: a SAMF/MA, conforme diagnóstico realizado em maio de 2014, não possui equipe ou
servidor exclusivo para as atividades de arquivo.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
35
Gráfico 14 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos Arquivos
da Região Norte
Gráfico 15 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos Arquivos
da Região Sudeste
36
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Gráfico 16 – Quantidade de metros lineares armazenados para cada servidor alocado nos
Arquivos da Região Sul
A partir das informações apresentadas, percebe-se que há grande carência de
pessoas capacitadas para atuar na área de gestão documental no Ministério da Fazenda. De
acordo com a percepção da equipe que realizou as visitas técnicas, aqueles que não
possuem treinamento procuram executar o seu trabalho da forma com que aprenderam,
utilizando-se da experiência adquirida pelos muitos anos de atuação no Arquivo. Porém,
verificou-se que essas pessoas estão próximas à aposentadoria e, na maioria dos casos, não
há outras pessoas capacitadas para assumir suas funções.
Dessa forma, faz-se imprescindível a realização de concurso público para provimento
de cargos da carreira de Arquivista no Ministério da Fazenda, tendo em vista que o último
certame ocorreu há 20 anos.
Recomenda-se que cada SAMF, PFN e DRF possua, no mínimo, um arquivista em seu
quadro permanente de pessoal, para que possa orientar o desenvolvimento das atividades
de gestão dos arquivos gerais e setoriais, no que se trata de documentação de fase
intermediária e de fase corrente. Além do quadro permanente de arquivistas, recomendase, ainda, que haja equipe exclusiva para auxiliar esses profissionais nas atividades de
planejamento e organização dos serviços de arquivo. Como não existe nenhum tipo de
orientação do Arquivo Nacional no que trata de definir quantidade de colaboradores de
acordo com o tamanho de cada arquivo, esse dimensionamento da força de trabalho poderá
ser indicado pelo arquivista responsável, de acordo com as necessidades específicas de cada
unidade.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
37
5
NORMAS E PROCEDIMENTOS
Durante o período de realização das visitas técnicas para diagnóstico da gestão
documental do MF, foram publicadas as seguintes Portarias, que regulamentam
procedimentos referentes à gestão documental no MF:
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 326, de 28/06/2013: aprova metodologia para a
transferência de documentos e processos que se encontram nas unidades
organizacionais da Administração Direta do MF;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 463, de 18/09/2013: aprova metodologia para o
empréstimo e o desarquivamento de documentos e processos sob a custódia do
Arquivo Geral do MF;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 509, de 29/10/2013: aprova metodologia para o
recebimento, expedição e distribuição de documentos, processos e demais
objetos nas unidades organizacionais da Administração Direta do MF;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 203, de 09/05/2014: aprova o envio de processos em
papel convertidos em processos digitais para os arquivos gerais das SAMFs.
Após a publicação da Portaria nº 326/2013, foram visitadas 19 SAMFs, das quais 14
(74%) unidades de Arquivo informaram não realizar as atividades de transferência de acordo
com a normativa; quatro (21%) informaram que estavam em processo de adequação para
atender ao estabelecido; e apenas uma (5%) estava aplicando os novos procedimentos.
Onze SAMFs foram visitadas após a publicação da Portaria nº 463/2013, das quais
apenas duas (18%) unidades de Arquivo seguiam a nova metodologia para o empréstimo e
desarquivamento de documentos e processos.
Quanto à Portaria nº 509/2013, nenhuma das quatro SAMFs visitadas em 2014
aplicavam os novos procedimentos para recebimento, expedição e distribuição de
documentos e processos.
Pelo fato de a Portaria nº 203/2014 ter sido publicada próximo ao fim do cronograma
de visitas, sua aplicação não pôde ser verificada.
Referente aos procedimentos de autuação de documentos, apenas 65% das unidades
de Protocolo das SAMFs afirmaram que seguem as orientações da Portaria MP nº 5, de 19
de dezembro de 2002; e algumas dessas também se utilizam do regulamento
“Procedimentos de Gestão Documental: Protocolo” do MF (COGRL, 2011).
38
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Quanto aos procedimentos para classificação, avaliação e eliminação de documentos,
as Subcomissões de Avaliação de Documentos12 (SCADs) são as responsáveis por orientar
essas atividades nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais vinculadas
aos órgãos do MF. Verificou-se que essas subcomissões estão em atividade somente em três
SAMFs (AM, RJ e SP); e que, em grande parte, as portarias de composição dos seus membros
estão desatualizadas.
Ainda sobre as atividades de classificação, 42,5% das unidades de Arquivo das SAMFs
informaram que seguem o estabelecido pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre o “Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio”; 15% afirmaram
aplicar esses procedimentos somente em parte do acervo; e outros 42,5% não realizam as
atividades de acordo com a Resolução.
6
SISTEMAS INFORMATIZADOS
Na produção, registro e tramitação de processos, entre as unidades organizacionais,
as SAMFs utilizam o sistema COMPROTNET – somente a SAMF/PB informou não utilizar.
Quanto ao sistema COMPROTDOC, é utilizado em 17 Superintendências.
Os Arquivos Gerais utilizam o sistema COMPROT13 nas atividades de arquivar e
desarquivar processos. As funcionalidades habilitadas para utilização no Arquivo são as
seguintes:
•
MOVIMENTAR PROCESSO;
•
CONFIRMAR RECEBIMENTO DE RM (relação de movimentação);
•
ATUALIZAR LOCALIZAÇÃO / RESPONSÁVEL;
•
CONSULTAR LOCALIZAÇÃO / RESPONSÁVEL;
•
ARQUIVAR PROCESSO; e
•
DESARQUIVAR PROCESSO.
12
A Portaria SE/MF nº 206, de 10 de julho de 2008, alterada pela Portaria SE/MF nº 316, de 26 de agosto de
2011, determina a instituição e a competência das SCADs nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e
seccionais vinculadas aos órgãos do MF (arts. 7º, 8º e 9º).
13
Desenvolvido em NATURAL, VB6 e ASP com administração do banco de dados feito pelo ADABAS.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
39
Algumas unidades do MF se utilizam, também, de outros sistemas para auxiliar nos
procedimentos de gestão documental do órgão, a saber:
40
•
PFN/AL: ao invés da utilização do COMPROT para arquivamento e localização dos
processos, utilizam uma base de dados do Microsoft Access desenvolvida pelos
próprios servidores. Além desse, o Sistema de Acompanhamento Judicial (SAJ) é
usado para visualizar as informações judiciais dos processos e o Lightbase, para o
controle de produção e tramitação de documentos;
•
DRF/MG e PFN/MG: utilizam o sistema PROFIS para acompanhamento de seus
documentos e processos. Segundo exposto pelos servidores do Arquivo da
SAMF, a utilização de sistemas paralelos geram dificuldades na transferência de
processos, pois as RMs geradas a partir deles não preveem o registro de
informações importantes, que são complementadas pelos colaboradores do
Arquivo tanto nas relações quanto no sistema COMPROT;
•
SAMF/PR e SAMF/RS: utilizam o sistema Alchemy Search para consultas às fichas
financeiras. Ele é um software padrão de mercado, gerido e controlado pela
Divisão de Gestão de Pessoas (DIGEP)/(SAMF/PR) e pela Divisão de Recursos
Humanos (DRH)/(SAMF/RS); e foi adquirido com o objetivo de facilitar o acesso
às fichas financeiras digitalizadas e preservar os documentos originais.
Adicionalmente, o Arquivo Geral da SAMF/PR usa um sistema para a emissão de
etiquetas de caixas-arquivo, desenvolvido em Microsoft Access por servidor da
própria Superintendência;
•
PFN/SE: para produção e controle da tramitação de processos administrativos,
utilizam o Sistema de Acompanhamento de Processo (SAP); e para produção e
controle da tramitação de não processuais utilizam o sistema Apoio
Administrativo. Esses sistemas foram desenvolvidos pelos próprios servidores e
possuem as funcionalidades de produção, emitir relatórios, pesquisa e controle
da tramitação. Porém, não possuem interface para arquivamento de
documentos, nem há interação com o COMPROT. Por isso, os processos também
são controlados e arquivados no COMPROTNET;
•
SAMF/SP: utilizam o sistema MATRIZES, desenvolvido pela RFB, para o
recebimento dos processos fiscais e de consulta da RFB (físicos), convertidos em
processos digitais – denominados como matriz de processo digital. Esse sistema
possibilita a movimentação, no COMPROT, de processos físicos convertidos em
processos digitais (digitalizados), cujo controle era feito exclusivamente via
sistema e-Processo.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
7
CONCLUSÃO
Considerando o levantamento de dados realizado nos Arquivos Gerais das SAMFs,
ficou constatado que:
•
Na maioria dos casos, não há especialistas ou profissionais que orientem o
desenvolvimento das atividades de gestão do Arquivo, orientando-se a
contratação de mão de obra especializada, como arquivistas, técnicos em
arquivo ou estagiários de nível superior em Arquivologia, ou ainda empresa
especializada, enquanto não há concurso para o provimento de cargo efetivo de
Arquivista no MF;
•
Grande parte dos servidores dos Arquivos já têm condições de se aposentar, e
não há outras pessoas preparadas para assumir as atividades;
•
O Arquivo não possui um sistema informatizado de controle que gerencie suas
atividades de forma automatizada e de acordo com um padrão de qualidade. As
funcionalidades disponíveis no sistema COMPROT que atendem às necessidades
dos Arquivos devem ser otimizadas, orientando-se a realização de estudo de
viabilidade técnica para a evolução do sistema, com o objetivo de sistematizar e
informatizar as atividades de transferência, avaliação, temporalidade e
destinação, arquivamento, empréstimo, desarquivamento e recuperação da
informação documental em ambiente físico e eletrônico;
•
O acervo documental do MF está armazenado em depósitos sem as condições
ideais para a segurança e a conservação dos documentos, orientando-se a
adequação ou a aquisição de ambientes mais apropriados, com equipamentos de
segurança, de climatização e de controle de umidade, bem como mobiliários
próprios para o armazenamento e preservação dos documentos sob a custódia
das SAMFs;
•
Mais de 40% do acervo do MF está armazenado em cidades com os preços do
metro quadrado entre os mais caros do país: São Paulo e Rio de Janeiro;
•
As equipes dos Arquivos e os membros das SCADs precisam ser capacitados para
que possam, emergencialmente:
 Aplicar, no acervo documental do MF, o “Código de Classificação e a Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio”, já aprovados pelo Arquivo
Nacional, tanto nos processos quanto nos documentos avulsos; bem como
os códigos das atividades-fim do MF, quando aprovados;
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
41
 Realizar a atividade de seleção de documentos, de acordo com os critérios e
técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade da atividade-meio, para a
separação dos documentos passíveis de eliminação;
•
8
As equipes dos Arquivos Gerais demonstram interesse e apoio para padronização
das atividades de produção, tramitação, arquivamento, destinação e uso de
documentos e processos; contudo, faltam profissionais habilitados para gerir a
área e promover a motivação da equipe.
CURSOS DE DESENVOLVIMENTO EM GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA
INFORMAÇÃO
Em vista da necessidade de capacitação levantada nas visitas técnicas, a COGRL/SPOA
apresenta, abaixo, uma relação de cursos em gestão documental que comporão um plano
de capacitação para os servidores do Ministério da Fazenda.
Esses cursos têm o objetivo de desenvolver competências de gestão e operacionais
relativas à gestão de documentos e da informação, dotando os órgãos do Ministério da
Fazenda da capacidade técnica necessária no apoio aos processos de trabalho da área.
8.1
Capacitação em Gestão Documental – Arquivos Setoriais
Objetivo: compreender e utilizar adequadamente as normas e procedimentos relativos a
arquivos correntes, de acordo com a legislação vigente e orientações do Arquivo Nacional.
Garantir a organização dos arquivos e o rápido acesso aos documentos.
Conteúdo: legislação arquivística aplicada aos arquivos correntes; normas e procedimentos
adotados no MF; organização de arquivos; exercícios práticos.
Modalidade: presencial.
Carga horária proposta: 24 horas.
Público-alvo: servidores que atuam nos arquivos dos setores de trabalho.
42
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
8.2
Capacitação em Gestão Documental – Arquivos Gerais
Objetivo: compreender e utilizar adequadamente as normas e procedimentos relativos a
arquivos intermediários e permanentes, de acordo com a legislação vigente e orientações do
Arquivo Nacional. Garantir a organização dos arquivos e o rápido acesso aos documentos.
Conteúdo: legislação arquivística aplicada aos arquivos intermediários e permanentes;
normas e procedimentos adotados no MF; organização de arquivos; exercícios práticos.
Modalidade: presencial.
Carga horária proposta: 24 horas.
Público-alvo: servidores que atuam nos arquivos gerais/centrais e membros das comissões e
subcomissões de avaliação de documentos.
8.3
Capacitação em Gestão Documental – Serviços de Protocolo e de
Recebimento e Expedição
Objetivo: compreender e utilizar adequadamente as normas e procedimentos relativos a
protocolos e serviço de recebimento e expedição, de acordo com a legislação vigente e
orientações do Arquivo Nacional.
Conteúdo: legislação arquivística aplicada aos protocolos e serviços de recebimento e
expedição; normas e procedimentos adotados no MF; exercícios práticos.
Modalidade: presencial.
Carga horária proposta: 32 horas.
Público-alvo: servidores que atuam nos protocolos e nas unidades de recebimento e
expedição (malote).
8.4
Capacitação em Gestão da Informação – Sistema Comprot Processo
Objetivo: compreender e utilizar adequadamente as funcionalidades do sistema para a
gestão de processos, em acordo com normas e procedimentos vigentes.
Conteúdo: apresentação do sistema; segurança e acesso ao sistema; administração;
funcionalidades de processo; pesquisas; relatórios gerenciais; exercícios práticos.
Modalidades: presencial e à distância.
Carga horária proposta: 40 horas.
Público-alvo: servidores que necessitam da ferramenta para o gerenciamento de processos
administrativos.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
43
8.5
Capacitação em Gestão da Informação – Sistema Comprot Doc
Objetivo: compreender e utilizar adequadamente as funcionalidades do sistema para a
gestão de documentos, em acordo com normas e procedimentos vigentes.
Conteúdo: apresentação do sistema; segurança e acesso ao sistema; administração;
funcionalidades de documento; pesquisas; relatórios gerenciais; exercícios práticos.
Modalidades: presencial e à distância.
Carga horária proposta: 40 horas.
Público-alvo: servidores que necessitam da ferramenta para a produção e o gerenciamento
de documentos.
9
PLANO DE AÇÃO
Após cada visita realizada, a COGRL/SPOA apresentou diversas recomendações às
SAMFs. Essas recomendações foram compiladas e são apresentadas a seguir, em um plano
de ação.
44
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda
ITEM
1
2
O QUÊ?
Divulgar as minutas dos termos de
referência para as SAMFs:
- serviço de tratamento documental;
- aquisição de mobiliário arquivístico,
subsistema de segurança e
climatização.
Contratar serviço para tratamento do
acervo documental.
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
COMO?
Revisar os termos de
referência utilizados na
SAMF/DF; publicar os
modelos na Intranet SPOA;
divulgar por e-mail às
unidades.
Aplicação dos termos de referência às
unidades do MF que necessitam
desses serviços.
SAMFs
a) Reparar documentos que sejam de
guarda permanente ou que estejam
sem condições de manuseio/leitura;
SAMF/RJ
b) Isolar os documentos
acondicionados em caixotes e os livros
antigos para higienização;
SAMF/BA, SAMF/PA,
SAMF/PR, SAMF/SC
c) Realizar levantamento dos assuntos
dos livros de registro, que se
encontram empilhados e
empacotados, para proceder à possível
eliminação;
SAMF/PE
d) Realizar tratamento antifúngico;
SAMF/PB
e) Realizar a atividade de triagem na
documentação oriunda da desativação
do depósito da Mangueira, agrupando
a documentação com possibilidade de
restauração e separando por
órgão/unidade produtora.
SAMF/RJ
Revisar o modelo de termo de
referência disponibilizado
pela COGRL; realizar
adaptações conforme
especificidades da unidade;
realizar procedimentos legais
para contratação do serviço.
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
DIDOC/COGRL
dezembro/
2014
SAMF
2015
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
45
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
3
46
O QUÊ?
Elaborar plano de engenharia para
adaptação do espaço destinado ao
arquivo
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
a) Adequar o espaço prevendo
ambiente administrativo para
consulta;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/AM, SAMF/AP,
SAMF/BA, SAMF/CE,
SAMF/ES, SAMF/GO-TO,
SAMF/MA, SAMF/MT,
SAMF/PA, SAMF/PB,
SAMF/PE, SAMF/PI,
SAMF/RJ, SAMF/RN,
SAMF/RO, SAMF/RR,
SAMF/RS, SAMF/SC,
SAMF/SE, SAMF/SP
b) Isolar a área destinada ao acervo
das demais áreas;
SAMF/GO-TO, SAMF/MG,
SAMF/RR, SAMF/SC
c) Aumentar a área administrativa do
Arquivo de fichas funcionais;
SAMF/RR
d) Realizar cobertura das janelas para
evitar incidência de luz;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/BA, SAMF/ES,
SAMF/MA, SAMF/MT,
SAMF/PA, SAMF/PR,
SAMF/RN, SAMF/RO,
SAMF/RS, SAMF/SC,
SAMF/SE
e) Vedar as janelas para impedir
entrada de água e de partículas
sólidas;
SAMF/AC, SAMF/CE,
SAMF/RN
f) Instalar grades nas janelas;
SAMF/MT
g) Vedar os buracos no teto e na
parede, consertar o telhado, reparar
forro e locais que apresentam
problema estrutural;
SAMF/AC, SAMF/BA,
SAMF/ES, SAMF/MS,
SAMF/RJ, SAMF/RN
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
COMO?
Elaborar projeto básico para
reforma/adaptação do(s)
espaço(s); considerar as
“Recomendações para
construção e adaptação de
arquivos” (COGRL, 2014),
disponível na Intranet
SPOA/Recursos Logísticos.
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
SAMF e
COGRL
2015
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
3
O QUÊ?
Elaborar plano de engenharia para
adaptação do espaço destinado ao
arquivo
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
h) Solucionar os problemas com a
instalação elétrica e hidráulica
(consertar parede com tubulação
exposta, eliminar pontos de infiltração,
adequar instalações para ocultar fios
elétricos expostos);
SAMF/AC, SAMF/BA,
SAMF/GO-TO, SAMF/MS,
SAMF/PB, SAMF/PI,
SAMF/RJ, SAMF/RS,
SAMF/SC
i) Sanar os problemas de inundação;
SAMF/AC
j) Realizar estudo sobre as condições
estruturais de resistência a cargas no
local;
SAMF/BA, SAMF/CE,
SAMF/PA, SAMF/PI,
SAMF/RR
k) Adequar espaço físico para agrupar
o acervo em um único local;
SAMF/MS
l) Adequar as instalações do prédio de
forma a permitir o trânsito das caixasarquivo de um pavimento para o outro
SAMF/RR
a) Controlar o acesso ao arquivo;
SAMF/RJ
b) Instalar sistema de segurança e
combate a incêndio;
c) Instalar equipamentos de
climatização e controle de umidade;
4
Adquirir arquivos deslizantes e
subsistemas de segurança e de
climatização para os arquivos.
d) Utilizar mobiliários padronizados e
adequados ao armazenamento de
documentos;
Todas as SAMFs,
exceto DF
SAMF/AC, SAMF/BA,
SAMF/CE, SAMF/MA,
SAMF/MG, SAMF/MS,
SAMF/MT, SAMF/PI,
SAMF/RJ, SAMF/RO,
SAMF/RS, SAMF/SC
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
Elaborar projeto básico para
reforma/adaptação do(s)
espaço(s); considerar as
“Recomendações para
construção e adaptação de
arquivos” (COGRL, 2014),
disponível na Intranet
SPOA/Recursos Logísticos.
SAMF e
COGRL
2015
Elaborar plano de engenharia
para adaptação do espaço;
revisar o modelo de termo de
referência disponibilizado
pela COGRL; realizar
adaptações conforme
especificidades da unidade;
realizar procedimentos legais
para contratação do serviço e
aquisição dos materiais.
Considerar as
“Recomendações para
construção e adaptação de
arquivos” (COGRL, 2014),
disponível na Intranet
SPOA/Recursos Logísticos.
SAMF
2015
COMO?
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
47
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
5
6
7
O QUÊ?
Analisar viabilidade de alugar espaço
que atenda às funções de arquivo.
Contratação de mão de obra
especializada para trabalhar na área de
gestão documental das unidades.
Capacitar os servidores na área de
gestão documental.
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
Ter espaço para receber os
documentos e processos transferidos
das unidades de sua jurisdição.
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
SAMF
1º
trimestre/
2015
DIDOC/COGRL
dezembro/
2014
Todas as SAMFs,
exceto SP e MG
Realizar pesquisas e estudos
para locação de espaço que
atenda às funções de arquivo.
SPOA
Elaborar e encaminhar nota
técnica para subsidiar a
decisão da SPOA de realizar
concursos para atender às
necessidades de pessoal dos
arquivos.
Todas as SAMFs
Fazer estudo para contratação
emergencial de especialistas
em gestão documental,
enquanto não é realizado
concurso para a área.
SAMF e
COGEP
1º
trimestre/
2015
Todas as SAMFs
Elaborar plano de
capacitação; elaborar
materiais para treinamento.
COGRL e
COGEP
2015/2016
SAIN, SEAE, SPE, COAF,
CONFAZ
Dar andamento às
negociações entre as
unidades do MF e o Arquivo
Nacional; depende da
disponibilidade das equipes
(unidades e Arquivo
Nacional).
COGRL, SAIN,
SEAE, SPE,
COAF,
CONFAZ,
Arquivo
Nacional
2015
Alocar servidores especialistas para
melhorar a gestão documental nas
unidades e orientar a execução das
atividades nas unidades de arquivo.
a) Aplicar o Código de Classificação e a
Tabela de Temporalidade de
Documentos (área-meio e área-fim);
b) Elaborar listagem de eliminação
com base na legislação vigente;
COMO?
c) Organizar os acervos (ordenação,
acondicionamento, conservação).
8
48
Finalizar a elaboração do Código de
Classificação e da Tabela de
Temporalidade das áreas-fim do MF
para aprovação do Arquivo Nacional.
Aplicar o Código de Classificação e a
Tabela de Temporalidade de
Documentos (área-fim) no acervo do
MF.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
O QUÊ?
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
COMO?
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
9
Instituir a Subcomissão de Avaliação
de Documentos (SCAD).
Realizar as atividades de competência
das SCADs.
SAMF/DF, e todas as DRFs
e PFNs
Definir equipe; elaborar o
texto da portaria e
encaminhar para publicação.
SAMF, DRFs
1º bimestre/
2015
10
Atualizar a composição das
Subcomissões de Avaliação de
Documentos (SCADs).
Dar andamento às atividades de
competência das SCADs.
Todas as SAMFs
Definir equipe; elaborar o
texto da portaria e
encaminhar para publicação.
SAMF
1º bimestre/
2015
a) Produzir, tramitar e acompanhar o
andamento dos documentos;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/AM, SAMF/AP,
SAMF/BA, SAMF/ES,
SAMF/MT, SAMF/PB,
SAMF/RN, SAMF/RR,
SAMF/SE
Solicitar avaliação/melhoria da
estrutura de rede/internet;
verificar procedimentos de
implantação com a COGRL;
conscientizar os servidores da
importância da utilização do
sistema; incentivar os
treinamentos periódicos.
SAMF
1º
trimestre/
2015
b) Criar estrutura de códigos
hierarquizados no COMPROTDOC para
as unidades da SAMF;
SAMF/MA
Solicitar a criação dos códigos à
COGRL.
SAMF
janeiro
/2015
c) Realizar treinamento periódico para
uso do COMPROTDOC.
Todas as SAMFs
Verificar o plano anual de
capacitação; indicar as pessoas
para as datas disponíveis.
SAMF
Anualmente
a) Adquirir computador(es) para a
unidade de arquivo;
SAMF/AC, SAMF/AP,
SAMF/BA, SAMF/PA,
SAMF/RJ, SAMF/RO,
SAMF/RR, SAMF/RS,
SAMF/SP
Elaborar o termo de referência
de acordo com as necessidades;
realizar procedimentos legais
para aquisição dos produtos.
SAMF
1º semestre/
2015
11
12
Implantar e utilizar o sistema
COMPROTDOC.
Adquirir material de informática
(impressoras, computadores,
escaneres) e infraestrutura de rede.
b) Adquirir aparelho(s) de escâner;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/AP, SAMF/MA,
SAMF/RO
c) Adquirir impressora(s);
SAMF/RN
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
49
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
12
13
50
O QUÊ?
Adquirir material de informática
(impressoras, computadores,
escaneres) e infraestrutura de rede.
Organizar as instalações de arquivo.
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
d) Instalar ponto(s) de rede;
e) Tomar providências quanto ao
problema de banda larga;
SAMF/AC, SAMF/AP,
SAMF/PA, SAMF/RJ,
SAMF/RO, SAMF/RR,
SAMF/SP
SAMF/AL, SAMF/AM,
SAMF/AP, SAMF/CE,
SAMF/RR
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
Solicitar providências à COGTI;
acompanhar andamento e
atendimento da demanda.
SAMF
1º semestre/
2015
SAMF
2015
COMO?
a) Retirar mobiliário de madeira
(estantes, paletes, fichários, caixotes e
outros);
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/BA, SAMF/MS,
SAMF/MT, SAMF/RN,
SAMF/RO, SAMF/SC
Substituir mobiliário de madeira
por mobiliário indicado para
instalações de arquivos.
Considerar as “Recomendações
para construção e adaptação de
arquivos” (COGRL, 2014),
disponível na Intranet
SPOA/Recursos Logísticos.
b) Retirar equipamentos e materiais
estranhos ao Arquivo (materiais de
almoxarifado, CPD/nobreak, etc.);
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/BA, SAMF/CE,
SAMF/MA, SAMF/MS,
SAMF/MT, SAMF/PA,
SAMF/PE, SAMF/PI,
SAMF/RO, SAMF/RS,
SAMF/SC, SAMF/SE
Alocar os materiais que não
pertencem ao arquivo em outro
local apropriado.
SAMF
2015
c) Separar a documentação não
orgânica do acervo (materiais
bibliográficos, publicitários, de museu
e outros objetos não pertencentes ao
arquivo);
SAMF/RJ
Realizar seleção da
documentação não orgânica e
destiná-las aos setores
apropriados (biblioteca, museu,
etc.).
SAMF
1º semestre/
2015
d) Proceder à doação ou desfazimento
dos Diários Oficiais da União;
SAMF/AM, SAMF/BA,
SAMF/RO
Separar os Diários Oficiais da
União do arquivo; seguir os
procedimentos legais para a sua
doação ou desfazimento.
SAMF
1º semestre/
2015
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
13
O QUÊ?
Organizar as instalações de arquivo.
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
COMO?
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
e) Acondicionar corretamente os
documentos (estão no chão, na
cozinha, no banheiro, empilhados, em
paletes de madeira);
SAMF/AC, SAMF/GO-TO,
SAMF/MA, SAMF/PA,
SAMF/PB, SAMF/RJ,
SAMF/RN, SAMF/RO,
SAMF/RS, SAMF/SC,
SAMF/SE, SAMF/SP
Acondicionar os documentos
em estantes de aço ou módulos
deslizantes para caixas-arquivo
e pastas A-Z, armários de aço
para pastas suspensas,
mapotecas para mapas e
plantas de arquitetura.
SAMF
2015
f) Substituir caixas-arquivo danificadas;
SAMF/BA, SAMF/RS,
SAMF/SE
Trocar as caixas-arquivo que
estão danificadas; destiná-las à
reciclagem.
SAMF
1º
trimestre/
2015
g) Padronizar o material utilizado no
acondicionamento de documentos;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/AP, SAMF/BA,
SAMF/MA, SAMF/MS,
SAMF/MT, SAMF/PB,
SAMF/PE, SAMF/PI,
SAMF/PR, SAMF/RJ,
SAMF/RO, SAMF/RS,
SAMF/SC
Utilizar caixas-arquivo em
papelão, ou em caso de locais
úmidos, em polipropileno;
pastas suspensas;
intercaladoras; grampos ou
garras plásticas (documentos de
valor permanente devem estar
livres de contato com material
oxidante).
SAMF
2015
h) Higienizar, organizar e acondicionar
adequadamente os documentos;
SAMF/AC, SAMF/AL,
SAMF/AP, SAMF/BA,
SAMF/CE, SAMF/PB,
SAMF/PE, SAMF/RJ,
SAMF/RO, SAMF/RS,
SAMF/SC, SAMF/SE
Manter o arquivo limpo e
organizado deve ser uma
atividade periódica e
permanente, em todas as
unidades.
SAMF
Semanalmente
(mínimo)
i) Realizar dedetização periódica.
SAMF/AC, SAMF/PI,
SAMF/RR, SAMF/SC,
SAMF/SE
Realizar procedimentos legais
para contratação de empresa
para dedetizar o local
periodicamente.
SAMF
2015
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
51
Tabela 31 – Plano de ação para melhorias na gestão de documentos e da informação no Ministério da Fazenda (continuação)
ITEM
14
52
O QUÊ?
Acompanhar e orientar as atividades
de gestão documental realizadas pelas
SAMFs.
POR QUÊ?
ONDE?
(recomendações dos diagnósticos)
(unidades)
Fornecer subsídios às SAMFs e
compartilhar conhecimentos para
melhorar as atividades de gestão
documental no órgão; acompanhar o
andamento das atividades definidas
neste plano de ação.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
SPOA
COMO?
Definir e divulgar equipe de
gestão documental da COGRL
que acompanhará o andamento
das atividades em cada SAMF.
QUEM?
QUANDO?
(responsáveis)
(prazos)
DIDOC/COGRL
Permanente
10
LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA
•
Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das
profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências;
•
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providências;
•
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Lei de Acesso à Informação;
•
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados;
•
Resolução do CONARQ nº 5, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a
publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da
União, Distrito Federal, Estados e Municípios;
•
Resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de 1997, que dispõe sobre diretrizes
quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;
•
Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
Atividades-Meio;
•
Resolução do CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e
entidades públicos e estabelece novos modelos para a Listagem de Eliminação, o
Edital de Ciência de Eliminação e o Termo de Eliminação de Documentos;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 326, de 28 de junho 2013, que estabelece metodologia
para a transferência de documentos e processos que se encontram nas unidades
organizacionais da Administração Direta do Ministério da Fazenda;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 463, de 18 de setembro de 2013, que estabelece
metodologia para o empréstimo e o desarquivamento de documentos e
processos sob a custódia do Arquivo Geral do Ministério da Fazenda;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 509, de 29 de outubro de 2013, que estabelece
metodologia para recebimento, expedição e distribuição de documentos,
processos e demais objetos nas unidades organizacionais da Administração
Direta do MF;
•
Portaria SPOA/SE/MF nº 203, de 09 de maio de 2014, que aprova o envio de
processos em papel convertidos em processos digitais para os arquivos gerais
das SAMFs.
Diagnóstico Geral dos Arquivos do Ministério da Fazenda
53
PROJETO DE MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO
QUESTIONÁRIO DE DIAGNÓSTICO DE GESTÃO DOCUMENTAL
Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs)
Orientação de preenchimento: Este questionário deve ser respondido pelo responsável do Arquivo Geral de cada
SAMF e encaminhado junto aos questionários de identificação dos profissionais de arquivo (Anexo I).
1. IDENTIFICAÇÃO INSTITUCIONAL
1.1 Identificação da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF):
Estado:
Data de apuração dos dados para diagnóstico:
Nome do(a) Superintendente:
Endereço:
1.2 Identificação da Unidade de Arquivo:
Nome da unidade de Arquivo:
Subordinação/vinculação administrativa:
[exemplo: Arquivo Geral]
Nome do responsável pelo Arquivo:
Cargo ou função do responsável pelo Arquivo:
E-mail:
Telefone:
Endereço:
Obs.: Favor anexar o organograma da SAMF a este formulário.
2. PESSOAL
Os questionários individuais sobre os profissionais lotados no Arquivo devem ser preenchidos por cada colaborador e
encaminhados em anexo ao questionário.
2.1 A unidade de arquivo conta com quantos funcionários/colaboradores? Indicar o quantitativo de cada tipo
de colaborador.
Nível Auxiliar
Nível Técnico
Nível Médio
Nível Superior
Servidor:
Estagiário:
Prestador de serviço/terceirizado:
2.2 Existe algum profissional graduado em Arquivologia (nível superior) no quadro?
[ ] Sim. Quantos?
[ ] Não
2.3 O quantitativo e o perfil da equipe são adequados para a execução das atividades de gestão de
documentos e assistência técnica às áreas atendidas pela unidade?
[ ] Sim
[ ] Não
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
1
2.4 A unidade de arquivo dispõe de funções gratificadas? Indicar o quantitativo de cada tipo, caso houver.
[ ] Não
[ ] DAS
[ ] FG
[ ] FCT
[ ] GSISTE
3. INSTALAÇÕES FÍSICAS
3.1 Em que categoria se encaixa o imóvel destinado à unidade de arquivo ?
[ ] Próprio
[ ] Cedido
[ ] Alugado
[ ] Compartilhado com outras unidades. Quais?
3.2 A guarda de documentos é centralizada em um único local?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja negativa, especifique os imóveis e seus respectivos endereços:
3.3 São utilizados depósitos terceirizados para a guarda de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não
3.4 Qual a área total, em metros quadrados, de cada área de armazenagem de documentos?
a) [identificação do local]
[área] metros quadrados
b) [identificação do local]
[área] metros quadrados
c) [identificação do local]
[área] metros quadrados
d) [identificação do local]
[área] metros quadrados
e) [identificação do local]
[área] metros quadrados
Obs.: Favor anexar a este formulário a planta baixa da(s) área(s) de armazenagem de documentos.
3.5 Qual a capacidade máxima de armazenamento de documentos (em metros lineares ou número de caixasarquivo) em cada espaço destinado à unidade de arquivo? Inserir as informações na mesma ordem dos locais
identificados na questão 3.5.
a)
metros lineares
caixas-arquivo
b)
metros lineares
caixas-arquivo
c)
metros lineares
caixas-arquivo
d)
metros lineares
caixas-arquivo
e)
metros lineares
caixas-arquivo
Observação: 1 caixa-box padrão = 0,14 metro linear.
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
2
3.6
Existem problemas estruturais que prejudicam ou ameaçam os espaços destinados à guarda de
documentos? Marque uma ou mais alternativas.
[ ] Não existem problemas estruturais
[ ] Outros problemas. Especificar:
[ ] Problemas na instalação hidráulica
[ ] Problemas na instalação elétrica
[ ] Problemas na estrutura de segurança
3.7 Existem propostas/projetos de adequação e/ou construção de prédios para guarda de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, especifique:
3.8 As instalações da unidade de arquivo contam com equipamentos de segurança contra roubos e incêndio?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, especifique quais são:
3.9 A unidade de arquivo conta com planos de contingência em casos de desastres/emergências?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, especifique:
3.10 A unidade de arquivo possui equipamentos (computadores, microfilmadoras, scanners, fax, telefones e
outros dispositivos) adequados para a execução das atividades desenvolvidas?
[ ] Algumas atividades estão suspensas por não haver equipamentos para sua execução.
[ ] Os equipamentos estão sucateados e já não atendem plenamente as necessidades da unidade.
[ ] Os equipamentos são obsoletos/desatualizados, mas atendem as necessidades da unidade.
[ ] Apesar de adequados, a quantidade de equipamentos não é suficiente para a execução das atividades.
[ ] A quantidade de equipamentos é adequada e atendem plenamente as necessidades da unidade.
Comentários:
3.11 Caso exista necessidade de aquisição de equipamentos, especificá-los:
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
3
4. NORMAS E REGULAMENTOS
4.1 A SAMF utiliza ou tem conhecimento da legislação arquivística relacionada à gestão de documentos?
[ ] Sim. Quais?
[ ] Não
4.2 A SAMF segue a Portaria nº 326, de 28/06/2013, quanto aos procedimentos para a transferência de
documentos e processos para o Arquivo Geral?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja negativa, justifique:
4.3 A SAMF segue a Portaria nº 5/2002 MPOG e/ou o regulamento "Procedimentos de Gestão Documental" do
Ministério da Fazenda, quanto às regras de autuação de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não. Justifique:
[ ] A SAMF possui suas próprias regras de autuação de documentos. Descreva:
5. SISTEMAS INFORMATIZADOS DE PRODUÇÃO, REGISTRO E TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS
5.1 Todos os setores de trabalho utilizam os sistemas COMPROTDOC e COMPROTNET para produção, registro
e tramitação de seus documentos?
[ ] COMPROTDOC
[ ] COMPROTNET
[ ] Não. Justifique:
5.2 Existem sistemas independentes ou internos para a produção, registro e tramitação dos documentos?
[ ] Sim. Especifique:
[ ] Não (ir para 5.5)
5.3 O uso desses sistemas substitui o uso dos sistemas COMPROTDOC e COMPROTNET?
[ ] Sim
[ ] Não
5.4 A quem cabe o gerenciamento desses sistemas independentes?
[ ] Unidade de Arquivo
[ ] Unidade de Informática
[ ] Empresa terceirizada
[ ] Outra unidade da SAMF. Qual?
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
4
5.5 Os sistemas COMPROTDOC e COMPROTNET satisfazem as necessidades de recuperação da informação
arquivística?
[ ] Sim
[ ] Não
5.6 Os colaboradores recebem treinamentos periódicos para uso dos sistemas COMPROTDOC e COMPROTNET?
[ ] Sim
[ ] Não
5.7 Os colaboradores treinados nos sistemas COMPROTDOC e COMPROTNET atuam como multiplicadores na
SAMF?
[ ] Sim
[ ] Não
6. ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
6.1 PROTOCOLO
6.1.1 O Protocolo é centralizado?
[ ] Sim (ir para 6.1.3)
[ ] Não
6.1.2 Existem Unidades Protocolizadoras na instituição?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, informe quantas e quais são:
6.1.3 O Protocolo é uma unidade/setor separada(o) do serviço de Recebimento e Expedição?
[ ] Sim
[ ] Não
6.1.4 Quais são as atividades desenvolvidas no(a) Protocolo/Unidade Protocolizadora? Marque uma ou mais
alternativas, caso necessário.
[ ] Recebimento
[ ] Expedição
[ ] Classificação
[ ] Distribuição
[ ] Registro
[ ] Malote
[ ] Controle de Tramitação
[ ] Autuação de processo
[ ] Outros. Quais?
6.2 ARQUIVO
6.2.1 Quais são as atividades desenvolvidas na unidade de Arquivo? Marque uma ou mais alternativas, caso
necessário.
[ ] Higienização
[ ] Análise e Avaliação
[ ] Descrição
[ ] Seleção de documentos
[ ] Classificação
[ ] Outros. Quais?
para eliminação
[ ] Arquivamento (Arranjo)
[ ] Transferência
[ ] Desarquivamento
[ ] Recolhimento
[ ] Empréstimo
[ ] Eliminação
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
5
6.2.2 Habitualmente, a classificação (conforme Resolução nº 14 do CONARQ) de documentos das atividadesmeio é realizada:
[ ] Na criação do documento pelo seu produtor.
[ ] No registro do documento em sistema COMPROT.
[ ] Antes da transferência dos documentos para a unidade de arquivo.
[ ] Após a transferência dos documentos para a unidade de arquivo.
[ ] Quando solicitado pelas unidades produtoras à unidade de arquivo.
[ ] A documentação da SAMF não é classificada conforme a Resolução nº 14 do CONARQ. Justifique:
6.2.3 A transferência de documentos à unidade de arquivo é feita com que periodicidade? Marque uma ou
mais alternativas, caso necessário.
[ ] Ao final de cada ano ou mandato de ministro/diretor/chefe.
[ ] Quando não há mais espaço físico nos setores de trabalho.
[ ] De acordo com calendário de transferência da unidade de arquivo.
[ ] De acordo com os prazos da tabela de temporalidade da área-meio (Resolução nº 14 do CONARQ).
[ ] Não são feitas transferências periódicas à unidade de arquivo.
[ ] Em cada setor/unidade acontece de maneira diferente. Explique a maneira:
[ ] Outro. Explique:
6.2.4 Como se dá o registro das transferências? Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Não é realizado nenhum tipo de registro.
[ ] Encaminhado por meio do(s) sistema(s):
[ ] COMPROTDOC
[ ] COMPROTNET
[ ] Outro. Qual?
[ ] Listagens de transferência.
[ ] Outra forma de registro. Especifique:
6.2.5 A unidade de arquivo oferece assistência técnica ou capacitação em gestão de documentos aos setores
de trabalho da SAMF?
[ ] Sim
[ ] Não
6.3 DIGITALIZAÇÃO
6.3.1 Existe documentação digitalizada?
[ ] Sim
[ ] Não (ir para 6.4)
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
6
6.3.2 Qual a quantidade de documentação digitalizada e de qual(is) área(s)?
6.3.3 Qual o objetivo da digitalização? Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Substituição dos originais.
[ ] Preservação dos originais.
[ ] Facilitar o acesso por meio de um sistema de informação.
[ ] Outro. Especifique:
6.3.4 Os documentos digitalizados estavam previamente organizados?
[ ] Sim
[ ] Não
6.3.5 Os documentos foram eliminados após digitalização?
[ ] Sim
[ ] Não
6.3.6 A digitalização é realizada:
[ ] Pela própria unidade de arquivo.
[ ] Por outro setor da instituição. Especifique:
[ ] Por terceiros. Especifique:
6.4 SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - SCAD
6.4.1 Existe Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD) instituída?
[ ] Sim. Qual a Portaria vigente?
[ ] Não (ir para 6.5)
6.4.2 Descreva as atividades desenvolvidas pela SCAD:
6.4.3 As reuniões da SCAD acontecem com que frequência?
[ ] Mensal
[ ] Trimestral
[ ] Semestral
[ ] Anual
[ ] Outro. Especificar:
6.4.4 Os membros da SCAD receberam algum tipo de treinamento em gestão de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, informe quando e qual(is) foi(ram) o(s) treinamento(s):
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7
6.5 ELIMINAÇÃO
6.5.1 Já houve eliminação de documentos na SAMF?
[ ] Sim
[ ] Não (ir para 6.5.6)
6.5.2 A eliminação de documentos na SAMF é costumeira?
[ ] Sim
[ ] Não
6.5.3 Houve prévia avaliação e seleção dos documentos para eliminação?
[ ] Sim
[ ] Não
6.5.4 Informar a quantidade, o assunto e as datas-limite da documentação eliminada:
6.5.5 A eliminação de documentos é controlada:
[ ] Apenas a SCAD elimina documentos no âmbito da SAMF.
[ ] Os setores de trabalho eliminam sua documentação sob orientação da SCAD.
[ ] Cada setor de trabalho utiliza seus próprios critérios de eliminação.
[ ] Nunca houve eliminação de documentos no âmbito da SAMF.
6.5.6 Quais são os critérios para eliminação de documentos na SAMF? Marque uma ou mais alternativas, caso
necessário.
[ ] Falta de espaço físico.
[ ] Determinação superior.
[ ] Temporalidade dos documentos, de acordo com a legislação em vigor.
[ ] Não existem critérios definidos.
6.5.7 A SAMF possui documentos recolhidos ao Arquivo Nacional?
[ ] Sim.
[ ] Não, por ainda não haver documentos em fase permanente.
[ ] Não, devido à documentação não ter sido classificada e avaliada.
[ ] Não, por não haver interesse por parte da SAMF em recolher seus documentos.
Caso a resposta seja positiva, informe a quantidade, o assunto e as datas-limite da documentação:
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8
7. COMPOSIÇÃO DO ACERVO
7.1 Existe estimativa do volume atual e composição do acervo custodiado pela unidade de arquivo?
[ ] Sim
[ ] Não (ir para 7.3)
7.2 Indique o valor estimado em metros lineares e/ou em caixas-arquivo da documentação em suporte papel
sob guarda da unidade de arquivo: Inserir as informações na mesma ordem dos locais identificados na questão
3.5.
a)
metros lineares
caixas-arquivo
b)
metros lineares
caixas-arquivo
c)
metros lineares
caixas-arquivo
d)
metros lineares
caixas-arquivo
e)
metros lineares
caixas-arquivo
7.3 Quais são as datas-limite (ano do documento mais antigo e do mais recente) da documentação sob guarda
da unidade de arquivo? Inserir as informações na mesma ordem dos locais identificados na questão 3.5.
a)
b)
c)
d)
e)
7.4 Quais gêneros documentais constituem o acervo sob guarda da unidade de arquivo? Marque uma ou mais
alternativas, caso necessário.
[ ] Documentos textuais
[ ] Documentos cartográficos
[ ] Documentos eletrônicos
[ ] Documentos filmográficos
[ ] Documentos sonoros
[ ] Documentos micrográficos
[ ] Outros. Especificar:
[ ] Documentos iconográficos
7.5 Segundo a Lei de Acesso à Informação, existem documentos sob guarda da unidade de arquivo:
Classificados com grau de sigilo:
[ ] Sim
[ ] Não
Com restrição de acesso:
[ ] Sim
[ ] Não
7.6 No acervo custodiado pela unidade de arquivo existem documentos de quais Órgãos Específicos Singulares
do MF? Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Procuradoria da Fazenda Nacional (PFN)
[ ] Secretaria da Receita Federal (SRF)
[ ] Secretaria do Tesouro Nacional (STN)
[ ] Secretaria de Políticas Econômicas (SPE)
[ ] Secretaria de Acompanhamento Econômico (SEAE)
[ ] Secretaria de Assuntos Internacionais (SAIN)
[ ] Escola de Administração Fazendária (ESAF)
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9
7.7 No acervo custodiado pela unidade de arquivo existem documentos de outros órgãos/órgãos extintos?
[ ] Sim
[ ] Não
Caso a resposta seja positiva, indique quais os órgãos e os assuntos da documentação:
7.8 Que tipo de mobiliário a unidade de arquivo utiliza para a guarda de documentos? Marque uma ou mais
alternativas, caso necessário.
[ ] Estantes de aço
[ ] Armários de aço
[ ] Estantes de madeira
[ ] Armários de madeira
[ ] Arquivos de aço
[ ] Fichários
[ ] Arquivos de madeira
[ ] Mapotecas
[ ] Arquivos deslizantes
[ ] Gavetas
[ ] Outros. Especificar:
7.9 Como são acondicionados os documentos? Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Caixas de papelão
[ ] Amontoados/empilhados
[ ] Caixas de polipropileno
[ ] Dispositivos de armazenamento em rede (servidor)
[ ] Caixotes
[ ] Dispositivos de armazenamento portáteis
[ ] Pastas A-Z
[ ] Pastas suspensas
(pendrive, HD externo, CD, DVD, disquete, etc.)
[ ] Outras formas. Especificar:
[ ] Envelopes
[ ] Pacotes
[ ] Amarrados
7.10 Quais são os métodos de arquivamento utilizados? Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Alfabético
[ ] Separação entre documentos das áreas-meio e fim
[ ] Numérico
[ ] Separação entre documentos processuais e não processuais
[ ] Assunto
[ ] Outros. Especificar:
[ ] Cronológico
[ ] Geográfico
[ ] Procedência (por órgão)
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
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7.11 O acervo da SAMF sob guarda da unidade de arquivo recebeu tratamento arquivístico (classificação de
acordo com o código vigente, ordenamento, acondicionamento, armazenamento e identificação)?
[ ] Toda a documentação se encontra tratada arquivisticamente.
[ ] Toda a documentação relativa às áreas meio se encontra tratada arquivisticamente.
[ ] Parte da documentação se encontra tratada arquivisticamente.
[ ] A documentação se encontra organizada, mas de maneira empírica/não arquivística.
[ ] A documentação sob guarda da unidade de arquivo pode ser considerada massa documental acumulada,
pois não recebeu nenhum tipo de tratamento.
7.12 Em que estado de conservação se encontram os documentos sob guarda da unidade de arquivo?
[ ] Ótimo
[ ] Satisfatório
[ ] Bom
[ ] Ruim
7.13 Caso existam problemas de conservação do acervo sob guarda da unidade de arquivo, indique os agentes
de deterioração: Marque uma ou mais alternativas, caso necessário.
[ ] Exposição à luz do sol
[ ] Variação de temperatura e umidade
[ ] Insetos
[ ] Homem (danos propositais)
[ ] Roedores
[ ] Desastres (sinistros)
[ ] Guarda inadequada
[ ] Outros. Especificar:
[ ] Manuseio incorreto
[ ] Poluição ambiental
[ ] Poeira
[ ] Micro-organismos
8. CONSULTAS AO ACERVO
8.1 A unidade de arquivo oferece serviço de consulta aos documentos que estão sob sua guarda?
[ ] Sim
[ ] Não (ir para 8.10)
8.2 De que forma(s) a unidade de arquivo oferece esse serviço de consulta? Marque uma ou mais alternativas,
caso necessário.
[ ] In loco
[ ] Correio eletrônico
[ ] Telefone
[ ] Via sistema de informação interno
[ ] Formulário
[ ] Outros. Especificar:
8.3 A unidade de arquivo oferece serviço de empréstimo de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não (ir para 8.10)
8.4 Para quem a unidade de arquivo oferece esse serviço de empréstimo de documentos?
[ ] Usuário interno
[ ] Usuário externo
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
11
8.5 Descreva os documentos e as informações mais consultados pelo público interno:
8.6 Descreva os documentos e as informações mais consultados pelo público externo:
8.7 Qual a média semanal ou mensal de consultas ao acervo?
Semanal:
Mensal:
8.8 Qual o tempo médio para recuperação da informação?
8.9 Nível de satisfação dos usuários:
[ ] Ótimo
[ ] Satisfatório
[ ] Bom
[ ] Ruim
8.10 Quais são os instrumentos de pesquisa utilizados pela unidade de arquivo? Marque uma ou mais
alternativas, caso necessário.
[ ] Guias
[ ] Planilhas eletrônicas
[ ] Inventários
[ ] COMPROT ou outros sistemas/bases de dados
[ ] Catálogos
[ ] Nenhum
[ ] Índices
[ ] Outros. Especificar:
[ ] Fichários
[ ] Método direto
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (SAMFs) - Versão 7.0 - setembro de 2013
12
PROJETO DE MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO
QUESTIONÁRIO DE DIAGNÓSTICO DE GESTÃO DOCUMENTAL
Anexo I - Recursos Humanos (Profissionais de Arquivo)
Orientação de preenchimento: Este questionário deve ser respondido por cada colaborador que lida diretamente
com a gestão de documentos e da informação e anexado ao questionário geral aplicado na unidade. É garantido o
sigilo da identidade dos respondentes.
1. DADOS PESSOAIS
1.1 Nome:
1.2 Faixa Etária:
[ ] de 18 a 25 anos
[ ] de 36 a 45 anos
[ ] de 26 a 35 anos
[ ] de 46 a 65 anos
[ ] acima de 65 anos
1.3 Escolaridade:
[ ] Ensino fundamental incompleto (1º grau)
[ ] Superior completo - especificar curso:
[ ] Ensino fundamental completo (1º grau)
[ ] Ensino médio incompleto (2º grau)
[ ] Pós-graduação incompleta
[ ] Ensino médio completo (2º grau)
[ ] Pós-graduação completa - especificar curso:
[ ] Superior incompleto
2. DADOS PROFISSIONAIS
2.1 Unidade / Setor de trabalho atual:
2.2 Cargo:
2.3 Vínculo:
[ ] Empregado público (CLT) anistiado
[ ] Servidor ou empregado público (CLT) cedido - órgão de origem:
[ ] Servidor ocupante de cargo em comissão (sem vínculo)
[ ] Servidor do quadro efetivo do MF
[ ] Terceirizado
[ ] Estagiário - área:
2.4 Tempo de serviço no setor público:
[ ] de 0 a 5 anos
[ ] de 11 a 15 anos
[ ] de 21 a 25 anos
[ ] de 6 a 10 anos
[ ] de 16 a 20 anos
[ ] de 26 a 30 anos
[ ] acima de 30 anos
2.5 Tempo de exercício na unidade/setor:
[ ] de 0 a 5 anos
[ ] de 11 a 15 anos
[ ] de 21 a 25 anos
[ ] de 6 a 10 anos
[ ] de 16 a 20 anos
[ ] de 26 a 30 anos
[ ] acima de 30 anos
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (recursos humanos) - Versão 5.0 - setembro de 2013
1
2.6 Quanto às atividades realizadas na unidade/setor:
Gostaria de permanecer com o trabalho que faço.
[ ] Sim
[ ] Não
Gostaria de mudar o trabalho que faço e continuar na mesma unidade.
[ ] Sim
[ ] Não
Gostaria de permanecer na mesma unidade.
[ ] Sim
[ ] Não
Esforço-me para atingir os objetivos estratégicos do órgão, de forma a contribuir para
o alcance das metas institucionais, e consequentemente, cumprir com a sua missão.
[ ] Sim
[ ] Não
Preocupo-me em atender satisfatoriamente as demandas dos usuários.
[ ] Sim
[ ] Não
3. CAPACITAÇÃO
Sempre
Muitas
vezes
Poucas
vezes
Nunca
Não se
aplica
Percebo que a capacitação é fator estratégico para a melhoria
da eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos
prestados ao cidadão usuário.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Possuo conhecimentos, habilidades e atitudes (competências)
necessárias para desenvolver o meu trabalho.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Tenho oportunidade de participar de cursos e treinamentos.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Estou sempre buscando o meu desenvolvimento pessoal.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Quando retorno de uma capacitação, dissemino entre os meus
colegas os conhecimentos adquiridos.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Percebo o quanto é importante para mim e para o meu
trabalho a busca constante do meu desenvolvimento.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
Percebo o esforço que a minha unidade tem empregado para
desenvolver os seus servidores.
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
[ ]
3.1 Quanto à capacitação profissional:
3.2 Possui curso(s) de capacitação na área de gestão de documentos?
[ ] Sim
[ ] Não
3.3 Caso a resposta no item anterior seja afirmativa, informe:
Nome do curso:
Instituição:
Período:
Carga horária:
Nome do curso:
Instituição:
Período:
Carga horária:
MF/SPOA/COGRL | Diagnóstico de gestão documental (recursos humanos) - Versão 5.0 - setembro de 2013
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