Bases de Dados
CONCEITOS BÁSICOS
Conceitos Básicos
Necessidade das base de dados
Permite guardar dados dos mais variados tipos;
Permite um rápido e fácil acesso aos dados;
Acelera os processos de manuseamento da informação, como,
por exemplo, consultas ou alterações de dados;
Economiza toneladas de papel.
Conceitos Básicos
Tabelas, Registos e Campos
Um objecto fundamental quando estamos perante um sistema
informático é uma Tabela.
Uma Tabela encontra-se estruturada em linhas e colunas. As linhas
são designadas por Registos e as colunas por Campos.
Cada um dos registos (linhas) contém apenas os dados de um
elemento, organizados em campos (colunas).
Conceitos Básicos
Tabelas, Registos e Campos
Uma estrutura deste género facilita eventuais alterações aos dados da lista de
contactos, já que, para cada pessoa, todos os dados estão inseridos na mesma linha.
Todas as operações de manutenção dos dados de uma Tabela são realizadas
individualmente para cada um dos Registos. Isto é, se for necessário alterar algum dado
num determinado contacto (pessoa), acedemos directamente ao Registo em causa e
efectuamos essa alteração no respectivo Campo.
Conceitos Básicos
Ficheiro de base de dados (Único ficheiro VS Colecção de ficheiros)
Único ficheiro físico, como é o caso de uma base de dados em Access;
Colecção de ficheiros físicos geridos por um SGBD, como é o caso de outras
aplicações de base de dados.
Independentemente da base de dados ser um único ficheiro ou uma colecção de
ficheiros físicos, os objectos são todos tratados da mesma forma.
Normalmente, quando estamos a usar o Access como SGBD, e como se trata de um
único ficheiro físico, é comum designarmos esse ficheiro por “documento” do Microsoft
Access.
Conceitos Básicos
Dados e Informação
Dados = Informação
Dados
Os Dados são os elementos isolados, significativos, rigorosos e relevantes.
Podem ser vistos como a matéria-prima necessária para um determinado
processamento.
Informação
Podemos entender Informação como um conjunto de dados, organizados e
sujeitos a um tratamento, tornando assim possível a sua utilização num
determinado contexto. Os dados não têm qualquer valor e só se transformam
em informação quando relacionados.
Conceitos Básicos
Dados e Informação
EXEMPLO
A frase: “O João comprou 2 canetas” é informação.
Os dados que permitiram criar essa informação são:
“João”, “comprou”, “2” e “canetas”.
Conceitos Básicos
Dados e Informação
Uma informação actual e correcta só é possível se os seus dados
estiverem actualizados e forem precisos. De outra forma, a nossa
informação não será útil. Mas, para que isto possa acontecer, existem
algumas condições que os dados devem garantir:
Actualidade;
Correcção;
Relevância;
Disponibilidade;
Legibilidade.
Conceitos Básicos
Sistemas de Gestão de Base de Dados (SGBD)
Software que disponibiliza todos os serviços básicos, como a criação, o
acesso e a manutenção da informação numa base de dados.
As base de dados são um conjunto de dados estruturados e manipulados
através de um SGBD.
Capacidade de processar grandes quantidades de informação, tais como:
 Sistemas de armazenamento de operações bancárias;
 Base de dados empresariais com vários tipos de informação
(ex.: vendas, funcionários, clientes, fornecedores, facturação);
 Sistemas de reservas de companhias de aviação;
 Sistemas de companhias de seguros.
Conceitos Básicos
Exemplos de SGBD
Dividem-se em dois grandes grupos:
 Grande porte
Exemplos: ORACLE, Microsoft SQL Server, Ingres, Informix e DB2;
 Uso pessoal (doméstico) e ou de pequenas empresas.
Exemplos: MySQL, Dbase, FoxPro e o Microsoft Access.
Conceitos Básicos
Características de um SGBD
Independência dos dados;
Redundância controlada;
Integridade dos dados;
Abstracção dos dados;
Acesso simultâneo aos dados;
Facilidade de obtenção de informação actualizada;
Diferentes vistas da base de dados.
Conceitos Básicos
Camadas de abstracção
Um SGBD permite que cada utilizador tenha uma vista diferente
(abstracta) do conteúdo da base de dados;
Cada utilizador necessita de ter acesso a diferentes perspectivas da
base de dados (exemplo: Director Comercial, Dep. Compras);
As estruturas de dados contêm um certo nível de complexidade,
podendo não ser bem entendidas pelos utilizadores menos habilitados;
Como as vistas não arquivam nenhum dado, reflectem
automaticamente qualquer mudança efectuada na camada básica dos
dados. Isto é possível devido à abstracção das camadas.
Conceitos Básicos
Definição de base de dados
Sistema de armazenamento de dados relacionados entre si, de
uma forma permanente, num sistema informático, com
redundância controlada, acessíveis a um grupo de utilizadores
e estruturado sob a forma de ficheiros de dados ou tabelas.
Podemos entender dados como factos conhecidos que podem ser
armazenados e que possuem um significado implícito;
Uma base de dados é uma colecção lógica e coerente de dados, com
um significado inerente;
Uma base de dados é planeada, construída e actualizada com dados que
representam aspectos do mundo real, como se de um “pequeno mundo” se
tratasse.
Conceitos Básicos
Ciclo de vida de uma base de dados
Este modelo do ciclo de vida de
uma base de dados é constituído
por 8 fases;
Apenas podemos passar para a
fase seguinte depois da anterior
estar concluída;
Por vezes, surge a necessidade
de retroceder à fase anterior, para
realizar determinados ajustes.
Conceitos Básicos
Ciclo de vida de uma base de dados
 1. Planeamento
Levantamento das necessidades, organizar e planear.
 2. Recolha de requisitos
Elaboração de um documento com os objectivos que o projecto visa atingir.
 3. Desenho conceptual
Desenho de todos os modos de vista externos da aplicação e da base de
dados. O aspecto dos formulários, relatórios, ecrãs de entrada de dados, etc.
 4. Desenho lógico
A partir do desenho conceptual cria-se o desenho lógico da aplicação
e da base de dados.
Conceitos Básicos
Ciclo de vida de uma base de dados
 5. Desenho físico
Durante a fase de desenho físico, o desenho lógico é mapeado ou convertido
para os sistemas de software que serão usados na implementação da aplicação e
da base de dados.
 6. Construção
As unidades de programação são promovidas para um sistema de ambiente de teste,
onde toda a aplicação e base de dados é montada e testada.
 7. Implementação
Instalação e colocação em funcionamento da nova aplicação e base de dados.
 8. Manutenção
Resolver quaisquer situações de anomalias ou erros, normalmente designados
“bugs”, quer ao nível da aplicação, quer ao nível da base de dados.
Conceitos Básicos
Modelos de Base de Dados
 Conjunto de conceitos que podem ser utilizados para
descrever e representar a estrutura lógica e física da base
de dados;
 A estrutura de uma base de dados pode ser entendida como
toda a descrição dos dados, dos relacionamentos entre eles
e das restrições de consistência e integridade;
 Estes modelos encontram-se divididos em dois grupos, os
modelos conceptuais (ou baseados em objectos) e os
modelos de implementação (ou baseados em registos).
Conceitos Básicos
Modelos de Base de Dados
Modelo conceptual de dados
 Fundamental para o desenvolvimento de qualquer base de dados;
 É apenas um modelo lógico, o que traduz a abstracção da realidade;
 Fornece uma visão aproximada de como os utilizadores realmente visualizam

os dados;
Converte-se posteriormente num dos modelos de implementação de
base de dados existentes.
Modelos de implementação
 Permitem descrever a forma como os dados estão representados num
SGBD;
 O Modelo Relacional, desenvolvido em 1970, é o mais popular e será
estudado mais em pormenor.
O MODELO RELACIONAL
O Modelo Relacional
O Modelo Relacional de base de dados é actualmente o modelo de implementação mais
utilizado. Este sucesso pode ser explicado pela sua simplicidade e grande capacidade de resposta
às necessidades dos utilizadores;
Este modelo afirmou-se perante os outros devido à sua forte base teórica em Álgebra Relacional;
O Modelo Relacional é constituído somente por relações, onde cada relação é uma tabela.
Quando uma relação é pensada como uma tabela de valores, cada linha nesta tabela
representa uma colecção de dados relacionados;
Estes valores podem ser interpretados como factos descrevendo uma instância de uma
entidade ou de um relacionamento;
Hoje em dia, o Modelo Relacional é a base de trabalho de qualquer Sistema de Gestão de Base
de Dados Relacional (SGBDR). A sua simplicidade, bem como a separação entre a definição e a
manipulação dos dados, foram factores importantes para o seu sucesso.
O Modelo Relacional
Relação, Tuplo e Atributo
Uma Relação é uma estrutura fundamental do modelo relacional, bidimensional, representada
por uma tabela organizada em linhas e colunas, respectivamente Tuplos e Atributos. Ou seja, um
Atributo é uma coluna à qual atribuímos um nome, e um Tuplo é uma linha de uma relação (ou
instância da relação). O tipo de dados que descreve cada coluna designa-se domínio.
No modelo relacional, as relações ou tabelas são utilizadas para guardar dados dos objectos
que queremos representar na base de dados. O nome da tabela e das colunas é utilizado para
facilitar a interpretação dos valores armazenados em cada linha da tabela. Todos os valores de uma
coluna são, necessariamente, do mesmo tipo.
A ordem dos tuplos ou dos atributos pode variar. Os tuplos poderão aparecer segundo
qualquer ordem, que continuaram a ter a mesma relação e o mesmo significado. O mesmo acontece
com os atributos: independentemente da ordem que apresentam, os atributos têm um nome que
traduz o tipo de dados a armazenar.
O Modelo Relacional
Domínio de um Atributo
Os atributos traduzem o tipo de dados a armazenar. A cada atributo está associado um
domínio ou gama de valores possíveis que este pode ter. Isto é, o domínio de um atributo é o
conjunto de valores permitidos para esse atributo. Por exemplo, um atributo “notas”: as notas
(ou classificações) dos alunos podem ir de 0 (zero) a 20 (vinte) valores; então, o domínio do
atributo será todos os valores compreendidos entre estes dois números.
O conceito de domínio é importante, pois permite que seja definido o significado e a fonte
dos valores para cada um dos atributos, podendo assim evitar-se operações incorrectas nas
relações.
Quando definido o significado e a fonte dos valores para cada um dos atributos, deve ser
assegurado que o domínio de um atributo é constituído por valores atómicos, isto é, os
valores que ele vai poder assumir são indivisíveis.
O Modelo Relacional
Grau e cardinalidade de uma relação
O grau de uma relação é o número de atributos (ou campos) dessa relação. A cardinalidade
da relação é o seu número de tuplos (ou registos).
Enquanto que o grau de uma relação tem, normalmente, um valor fixo, a cardinalidade de uma
relação muda frequentemente. Isto é, à medida que novos tuplos são adicionados ou
removidos, a cardinalidade é alterada. O grau de uma relação só é alterado quando o
significado da relação é intencionalmente modificado para incluir novos atributos.
Uma base de dados relacional é o conjunto das relações associadas, apropriadamente
estruturadas, ou seja, um conjunto de relações normalizadas.
O Modelo Relacional
Nome de uma relação
Existem algumas convenções para a utilização dos nomes, quer para as relações (tabelas),
quer para os atributos que a constituem.
Uma convenção não tem sentido obrigatório; no entanto, deve ser respeitada, para evitar
incompatibilidades ou erros.
Determinados SGBD, como é o caso do Microsoft Access, permitem algum tipo de flexibilidade ao
nível dos nomes das tabelas e dos nomes dos atributos, ao contrário de outros.
Este tipo de flexibilidade pode trazer inconvenientes quando pretendemos fazer a migração
de um SGBD em Access, por exemplo, para um SGBD em Oracle.
O Oracle é um SGBD menos flexível no que diz respeito ao nome das tabelas e ao nome dos
atributos.
O Modelo Relacional
Nome de uma relação
Convenção dos nomes das relações ou tabelas:
Os nomes das tabelas deverão ter por base as entidades que representam.
O nome da cada tabela deve ser único, ou seja, não deve haver duplicação de
nomes de tabelas dentro da mesma base de dados.
Existem diferentes convenções quanto à singularidade ou pluralidade dos
nomes das tabelas. Alguns utilizadores preferem utilizar nomes no singular
enquanto que outros preferem nomes no plural. Não é importante a convenção
adoptada; é sim importante manter a coerência do método adoptado em todas as
tabelas, isto é, se se optar por um nome no singular dever-se-á utilizar nomes no
singular em todas as tabelas e vice-versa.
O Modelo Relacional
Nome de uma relação
Convenção dos nomes das relações ou tabelas:
Não incluir palavras como “tabela” ou “ficheiro” nos nomes das tabelas.
Alguns SGBD podem ser sensíveis ao facto do nome da tabela estar escrito
em maiúsculas e/ou minúsculas. Nestes casos, para evitar erros de escrita,
devemos optar por escrever o nome da tabela todo em maiúsculas ou todo em
minúsculas. Por convenção, para os nomes, devemos utilizar unicamente
letras maiúsculas e o underscore (_) para separar palavras.
Usar abreviaturas quando necessário, por exemplo, para diminuir os nomes
que atinjam o número máximo de caracteres permitidos pelo SGBD.
O Modelo Relacional
Nome de um atributo
Convenção dos nomes dos campos:
Os nomes dos campos devem basear-se no nome do atributo definido no
desenho lógico.
Os nomes dos campos devem ser únicos dentro da tabela.
Alguns SGBD podem ser sensíveis ao facto do nome do campo estar escrito em
maiúsculas e/ou minúsculas.
Por convenção, para os nomes dos campos devemos utilizar unicamente
letras maiúsculas e o underscore (_) para separar palavras.
O Modelo Relacional
Atributos chave
O conceito de chave é muito importante no modelo relacional. Para cada relação deve existir uma
chave, que vai ser constituída por um conjunto de um ou mais atributos, que identifica cada tuplo (ou
instância da relação) de um modo único, pois esta chave vai permitir estabelecer o relacionamento
com outras relações.
Não podem existir dois tuplos com os mesmos dados para o mesmo atributo ou conjunto de
atributos.
Quando uma chave é composta apenas por um atributo, podemos dizer que se trata de uma
chave simples. Uma chave constituída por mais do que um atributo é denominada chave composta.
Para perceber melhor o que são as chaves e como funcionam no modelo relacional, existem
alguns conceitos que são necessários compreender, como é o caso de chave candidata, chave
primária e chave estrangeira.
O Modelo Relacional
Atributos chave
Chave candidata
Chaves candidatas são todos os conjuntos de um ou mais atributos possíveis
para identificar cada tuplo de um modo único. No entanto, para proceder a esta
selecção de chaves candidatas, é necessário conhecer bem a realidade de cada um
dos atributos da relação e qual o seu domínio.
Por exemplo, para a tabela Cliente, como chaves candidatas
podemos ter os atributos cod_cliente e nr_contribuinte.
O Modelo Relacional
Atributos chave
Chave primária
De entre todas as chaves candidatas apenas uma será escolhida para identificar cada tuplo
de forma única. A chave seleccionada de entre as chaves candidatas é designada chave
primária da relação.
Em todas as tabelas deve existir sempre uma chave primária e os atributos que a constituem
não podem conter valores nulos.
Por exemplo, para a tabela Cliente, como chave primária
seleccionaríamos o atributo “cod_cliente”.
O Modelo Relacional
Atributos chave
Chave estrangeira
Uma chave estrangeira é
um conjunto de um ou
mais atributos que são a
chave primária numa
outra relação.
Isto é, quando um atributo
surge em mais do que uma
relação, estamos perante
um relacionamento de
tuplos.
Por exemplo, para a tabela Venda, a
sua chave primária é o conjunto de
dois atributos, cod_cliente e
cod_artigo.
No entanto, os elementos que
constituem a chave primária da tabela
Venda, ambos, isoladamente, são
chaves estrangeiras. Isto é, ambos
existem como chaves primárias em
outras tabelas.
O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT ACCESS
Iniciar Microsoft Access
O ambiente de trabalho do Microsoft Access
TABELAS
Tabelas
Criação de tabelas
Para criar uma tabela, seleccionamos o objecto Tabela da janela Base de Dados e
utilizamos, por exemplo, o menu Inserir -> Tabela.
Podemos criar uma tabela utilizando o Assistente de tabelas, através da
inserção de dados; utilizando a Vista de estrutura ou pela Importação e ligação
de tabelas.
Tabelas
Criação de tabelas
Criação de tabelas utilizando o Assistente de tabelas
Este processo possibilita a criação de tabelas, passo por passo, a partir de um conjunto de
temas e assuntos comuns a empresas e tabelas pessoais.
Tabelas
Criação de tabelas
Criação de tabelas por Inserção de dados
Este processo possibilita a criação de tabelas mediante a introdução directa dos dados.
Na criação de uma tabela, através desta opção, são apresentados, por defeito, 10 campos.
No entanto, é possível adicionar ou eliminar campos à tabela (inserir ou eliminar coluna,
respectivamente) ou mudar o nome do campo (mudar o nome da coluna), através do menu de
contexto (Clica-se com o botão direito do rato em cima do cabeçalho dos campos).
Tabelas
Criação de tabelas
Criação de tabelas utilizando a Vista de estrutura
Este processo, talvez o mais utilizado, possibilita a criação de tabelas pelo utilizador,
especificando os nomes dos campos, o tipos de dados e as suas propriedades.
Só no modo de Estrutura,
quando estamos a inserir o
campo, é que podemos definir
o nome pretendido para o
mesmo, o tipo de dados e
ainda acrescentar uma breve
descrição.
Tabelas
Importação e ligação de tabelas
A Importação e a Ligação de tabelas são outras opções para incluir tabelas na base de dados.
Estes processos de criação de tabelas distinguem-se de outros, pelo simples facto de recorrerem
a tabelas já existentes em outras bases de dados.
Tabelas
Importação e ligação de tabelas
Importação de tabelas
A Importação de tabelas é de extrema utilidade quando pretendemos criar uma nova
tabela e importar os dados, a partir de uma outra base de dados. Ao procedermos a essa
importação da tabela, na nossa base de dados actual vai ser criada uma tabela com o
mesmo nome e a mesma estrutura da original, podendo-se escolher se esta se
pretende com ou sem os dados armazenados.
Ligação de tabelas
Na Ligação de tabelas não vamos importar a estrutura da tabela nem o seu
conteúdo, mas estabelecer uma ligação. Isto é, o Access permite incluir na sua base
de dados tabelas de ficheiros externos. Este tipo de ligação oferece a vantagem de
a tabela ligada poder ser actualizada fora da base de dados, repercutindo-se todas
as actualizações na nova ligação.
Tabelas
Tipos de dados
Os Tipos de dados determinam os tipos de valores possíveis a armazenar num
determinado campo. Por exemplo, se o tipo de dados for Número, o campo só vai permitir
que os dados armazenados sejam numéricos.
Quando temos um campo que vai armazenar números e não é utilizado para nenhum tipo
de cálculos (por exemplo, o telefone ou o código postal,…), este pode ser definido como
Texto.
Em muitos casos, para evitar que sejam introduzidos dados incorrectos e para
melhorar a validação destes, definem-se os campos numéricos como Texto. Isto permite a
criação de máscaras de introdução para esses campos, como vamos poder ver mais adiante.
Quando criamos um campo, por defeito, ele é assumido como Texto. No entanto,
através da Caixa de combinação dos tipos de dados podemos alterá-lo. Existem
diferentes tipos de dados e cada um deles serve para guardar dados específicos.
Tabelas
Tipos de dados
Tabelas
Propriedades dos campos
Para os diferentes tipos de dados existem propriedades comuns e
propriedades específicas, que permitem o controlo da apresentação do campo e
a introdução de dados por parte do utilizador.
Uma das propriedades mais utilizadas é a definição do Tamanho do campo. Nela
podemos especificar o número de caracteres disponíveis para armazenar dados num
campo, permitindo assim evitar desperdícios de espaço armazenado na base de
dados.
Ao definir-se propriedades para um campo, independentemente do objecto da
base de dados utilizado (tabelas, consultas, formulários, relatórios, etc.), os dados
desse campo são visualizados e introduzidos do mesmo modo.
Tabelas
Propriedades dos campos
Para todos os campos, devem ser analisadas as suas propriedades, pois, de
outra forma, podem ocorrer problemas quando procedemos à introdução dos
dados.
Um dos casos mais comuns é quando utilizamos um campo do tipo de dados
Data/hora, pois existem vários formatos padrão para representar uma data (por
exemplo: 07/08/2005, 07/AGO/05, 2005-08-07, etc.).
Para estas situações será importante definir uma máscara de introdução para o
campo, estabelecendo um único padrão de visualização e de introdução dos
dados.
Pode-se ainda definir se os caracteres da máscara de introdução, tais como as
barras e os traços, vão ser armazenados como parte integrante dos dados ou se
apenas se pretende armazenar os números da data.
Tabelas
Propriedades dos campos
Tabelas
Propriedades dos campos
Tamanho do campo
A propriedade Tamanho do campo pode ser definida para tipos de dados Texto e Número.
Quando se pretende definir o tamanho para dados do tipo Texto, apenas se indica o
número de caracteres necessários.
Se o tipo de dados for
Número, na propriedade
Tamanho do campo,
pode-se escolher de entre
uma das seguintes opções
da tabela:
Tabelas
Propriedades dos campos
Novos valores
A propriedade Novos valores pode ser especificada para os campos com o tipo de dados
Numeração automática:
Tabelas
Propriedades dos campos
Formatar
Com a propriedade
Formatar pode-se
especificar a forma como
os campos são
apresentados e
impressos.
Tabelas
Propriedades dos campos
Formatar
Para os campos do tipo de dados Texto ou Memo não existe qualquer tipo de
formato predefinido. Para especificar um formato para estes campos, deve utilizar uma
combinação de símbolos representados na seguinte tabela:
Por exemplo, os campos numéricos que não sejam utilizados para efectuar cálculos,
como é o caso de um Código Postal, podem ser definidos como Texto, e neste caso
podemos Formatar esse campo (@@@@-&&&).
Tabelas
Propriedades dos campos
Máscara de
introdução
Esta propriedade facilita a
introdução de dados nos campos,
criando regras de introdução, de
modo a evitar erros de digitação
por parte dos utilizadores.
As Máscaras de introdução são
aplicadas a campos do tipo Texto
e Data/Hora.
Para especificar uma máscara
devemos utilizar uma combinação
com os caracteres representados
na tabela:
Tabelas
Propriedades dos campos
Regra de validação
Para além do próprio tipo de dados e das propriedades Formatar e Máscara de
introdução, surge por vezes a necessidade de criar Regras de validação. No quadro
que se segue podemos ver alguns exemplos:
Tabelas
Definição de uma chave primária
Todas as tabelas devem possuir uma
chave primária.
Para definirmos uma chave primária,
é necessário abrir a tabela na Vista
de estrutura, seleccionar o(s)
campo(s) que irão definir a chave
primária da tabela e utilizar o menu
Editar -> Chave primária.
Tabelas
Alteração da estrutura de uma tabela
Depois de criada uma tabela, é sempre possível
redefinir a sua estrutura inicial.
Redefinir a estrutura de uma tabela consiste em
alterar todas as informações relativas a um ou
mais campos, ou seja, alterar o nome, o tipo de
dados, as suas propriedades, etc., e ainda
acrescentar ou eliminar novos campos.
Devemos ter em atenção, ao efectuar alterações na
estrutura de uma tabela, se esta já possui registos
introduzidos (dados armazenados), uma vez que
podemos correr o risco de perder os dados.
Por exemplo, se alterarmos o tipo de dados (por
exemplo, de Texto para Número) de um campo
podemos perder todos os dados referentes a esse
campo.
Tabelas
Relações entre tabelas
Para criar relações entre
tabelas da base de dados
devemos utilizar o menu
Ferramentas -> Relações.
INTEGRIDADE REFERENCIAL:
CONSULTAS
Consultas
Uma consulta é uma forma de visualizar todos os dados armazenados
numa tabela ou conjunto de tabelas relacionadas entre si.
As consultas permitem colocar questões à base de dados e vão ser
respondidas sob a forma de uma tabela, com linhas e colunas, como se de uma
outra tabela de dados se tratasse. Na realidade, é apenas uma forma de
visualizar os dados.
Estas questões permitem a utilização de critérios, ou filtros de selecção,
com o objectivo de extrair informação, para um determinado propósito, da
base de dados.
Uma consulta pode ter como base uma tabela, um conjunto de tabelas
relacionadas ou mesmo outras consultas. Isto é, pode criar uma consulta que
vai filtrar informação de uma outra.
Consultas
Criação de uma Consulta
Depois de seleccionado o
objecto Consulta da janela
Base de Dados, podemos
criar uma consulta de várias
formas distintas:
Utilizando a Vista de
estrutura, ou utilizando os
diversos assistentes de
consultas, dependendo do
tipo de consulta que
pretendemos.
Consultas
Criação de uma Consulta
Como funciona uma Consulta
Quando pretendemos colocar uma questão à base de dados, ou seja, criar uma
consulta, e os campos que desejamos ver incluídos no resultado pertencem a mais do
que uma tabela, este resultado poderá ser nulo se não for encontrada nenhuma
correspondência entre os dois campos.
Ou seja, pode não existir qualquer relacionamento entre estes dois campos, o que
significa que pelo menos uma das tabelas utilizadas na consulta ainda não tem nenhum
registo inserido.
O resultado de uma consulta só não será nulo se existir algum tipo de relacionamento
entre as várias tabelas e/ou campos intervenientes.
Consultas
Criação de uma Consulta
Criar uma Consulta usando o Assistente
Para procedermos à criação de uma Consulta, seleccionamos a opção Criar uma
consulta usando o Assistente através de uma das opções anteriormente estudadas.
Consultas
Descrição da Grelha de consulta
A Grelha da consulta é um elemento importante na realização das consultas, pois permite
criar, de uma forma fácil e rápida, a consulta desejada.
A zona inferior da janela Consulta Selecção é também designada por QBE, da terminologia
inglesa Query-By-Example.
Na grelha da consulta podemos
encontrar várias linhas, todas
identificadas por um nome do
lado esquerdo: Campo, Tabela,
Ordenação, Mostrar, Critério.
Consultas
Descrição da Grelha de consulta
Campo
Quando nos referimos, por exemplo, ao campo
de nome “Aluno.*”, significa que da tabela Aluno
pretendemos todos os campos.
Tabela
Indica o nome da tabela ou consulta do campo
seleccionado na linha anterior.
Na caixa de combinação da linha Tabela
podemos visualizar todas as tabelas ou
consultas que foram adicionadas a esta
consulta.
Consultas
Alguns exemplos de critérios utilizados em consultas
Consultas
Consultas com parâmetros
Muitas vezes temos necessidade de
utilizar a mesma consulta, mas com
diferentes critérios. Nestas situações,
podemos recorrer às consultas com
parâmetros.
Na linha Critério, pode-se, entre
parêntesis rectos, escrever uma
mensagem, que será a questão a ser
colocada aquando da abertura da
consulta. Esta questão deverá elucidar
os parâmetros de introdução necessários
para a realização da consulta à base de
dados.
Nesta consulta de exemplo foi
utilizado um parâmetro para
especificar o nome do aluno:
Critério: [Qual o nome do Aluno?]
Consultas
Consulta com ordenação de registos
Por vezes, surge a necessidade de
obter o resultado da consulta segundo
uma ordenação, normalmente alfabética
ou numérica, de um ou mais campos.
A utilização da ordenação facilita a
leitura do resultado da consulta. Para
proceder à criação de uma consulta com
ordenação de registos, como em
qualquer outra consulta.
Nesta consulta de exemplo foi utilizada
uma ordenação Ascendente para o
campo Aluno_Nome.
Consultas
Elaboração de cálculos nas consultas
Um campo de uma consulta não tem obrigatoriamente que existir numa tabela
ou consulta interveniente: este campo pode ser resultante de uma operação
aritmética entre campos utilizados na consulta.
Este exemplo mostra os campos “Aluno.nome”, “Disciplina.nome”, “AlunosDisciplinas.CIF”, “Alunos-Disciplinas.CE” e uma coluna calculada com base na
expressão “(7*[CIF]+3*[CE])/10”.
Consultas
Cálculos de totais para grupo de registos
Podemos realizar cálculos automáticos para grupos de registos, baseados em
possíveis agrupamentos dos dados associados aos campos de uma consulta.
Funções de cálculo automático passíveis de ser utilizadas:
Consultas
Consultas de acção
Podem ainda ser definidos outros tipos de consultas, denominados de consultas de acção, que se
distinguem das consultas de selecção pelo facto de produzirem alterações na base de dados.
Consulta para criar tabela - Permite criar uma tabela na base de dados actual, ou em outra
base de dados, com o resultado da consulta.
Consulta para eliminação - Permite eliminar vários registos que respeitem um determinado
critério ou condição.
Consulta para acrescentar - Permite acrescentar vários registos que respeitem um
determinado critério ou condição. Podemos acrescentar todos os registos que satisfaçam a condição
introduzida numa outra tabela.
Consulta para actualização - Permite actualizar vários registos que respeitem um
determinado critério ou condição.
FORMULÁRIOS
Formulários
Os Formulários constituem uma outra forma de visualizar os dados
armazenados nas tabela ou disponibilizados numa consulta. Também designados
por ecrãs de apresentação, os Formulários são normalmente usados para facilitar
a manipulação dos dados.
Normalmente, estes ecrãs são realizados através do assistente de formulários,
que, de uma forma simples e rápida, cria o formulário pretendido.
Uma das hipóteses para a criação simples e rápida de um formulário é a
utilização dos formulários automáticos.
Existe também a possibilidade de criar formulários para incluir gráficos e tabelas
dinâmicas. Estes permitem que os dados armazenados nas tabelas sejam
apresentados sob a forma de um gráfico ou tabela, permitindo leituras diferentes e
resumidas dos valores armazenados.
Formulários
Criação de um formulário
Uma das opções para criar um
formulário consiste em seleccionar
o objecto Formulários da janela
Base de Dados e utilizar, por
exemplo, o menu Inserir ->
Formulário.
É possível criar um Formulário
utilizando a Vista de estrutura, o
Assistente de formulários, o
sistema de Formulário
automático, o Assistente de
gráficos ou o Assistente de
Tabelas Dinâmicas.
Formulários
Criação de um Formulário
Criar um Formulário usando o Formulário automático
A criação do Formulário é feita automaticamente, bastando para tal indicar a tabela ou
consulta. Existem cinco tipos de formulários automáticos, devendo-se escolher o
pretendido. As diferenças entre os diversos formulários prendem-se com o esquema de
apresentação.
Colunas; Tabela; Folha de dados; Tabela dinâmica; Gráfico dinâmico
Formulários
Criação de um Formulário
Criar um formulário utilizando o assistente
A utilização do Assistente de criação de formulários é um processo automático, com a
possibilidade de definirmos os campos a incluir no formulário, de uma tabela ou consulta,
bem como efectuar outros tipos de personalizações.
Formulários
Criação de um Formulário
Formulário com subformulários
Quando estamos a criar um formulário, normalmente apenas utilizamos dados de uma
tabela ou consulta. No entanto, é sempre possível incluir dados de diferentes tabelas ou
consultas. Nestas situações, dentro do formulário principal, vão existir outros formulários,
designados subformulários.
Formulários
Vista de estrutura de formulários
É sempre possível, depois de criado um formulário, voltar a editá-lo, mesmo que criado através
do assistente, para realizar alterações ao seu aspecto visual. Isto é, podemos formatar o nosso
formulário como desejarmos, desde alterar tipos de letra de uma caixa de texto, até eliminar ou
acrescentar campos.
Na vista de estrutura de formulários é possível:
 Inserir novos campos;
 Inserir vários tipos de objectos;
 Modificar as propriedades dos objectos;
 Seleccionar, eliminar e movimentar objectos num formulário;
 Criar secções num formulário para definir um cabeçalho e/ou rodapé.
Formulários
Vista de estrutura de formulários
objectos num formulário
Num formulário, todos os seus componentes são designados por objectos do
formulário. Isto é, uma simples caixa de texto é um objecto do formulário e totalmente
independente de um outro.
Formulários
Vista de estrutura de formulários
Propriedades de objectos num formulário
Para cada um dos objectos inseridos num formulário, existem propriedades que os
caracterizam e os definem de uma forma independente dos restantes objectos.
Para visualizar as propriedades de um objecto, efectua-se um duplo clique com o rato
em cima do objecto pretendido.
Formulários
Formulário principal
Quando realizamos uma aplicação em
Access, normalmente existe um formulário,
denominado formulário principal, que vai
permitir aceder a todos os restantes
formulários e/ou relatórios, caso existam,
criados na nossa base de dados, com a
finalidade de realizar as manutenções aos
dados nela existentes.
O aspecto final do formulário apresenta
botões de navegação. Na realidade, este
formulário não vai servir para mostrar
registos, mas sim como formulário de
arranque da aplicação, onde vamos poder
seleccionar as operações que
pretendemos efectuar na aplicação criada.
RELATÓRIOS
Relatórios
Os Relatórios constituem uma outra forma de visualizar os dados armazenados
nas tabela ou disponibilizados numa consulta. No entanto, estes são normalmente
utilizados para serem impressos. Isto é, criar relatórios é conceber documentos
com informação dos dados armazenados para posterior impressão.
Normalmente, os relatórios são realizados através do Assistente de relatórios.
Uma das hipóteses para a criação simples e rápida de um relatório é a utilização
dos relatórios automáticos.
Nos relatórios, existe também a possibilidade de criar relatórios para incluir
gráficos. Estes permitem que os dados armazenados nas tabelas sejam
apresentados sob a forma de um gráfico, permitindo leituras diferentes e
resumidas dos valores armazenados.
Relatórios
Criação de um Relatório
Uma das opções para criar um relatório consiste em seleccionar o objecto Relatórios da janela Base de
Dados e utilizar, por exemplo, o menu Inserir -> Relatório.
Relatórios
Criação de um Relatório
Criar um Relatório usando o Relatório automático
A criação do Relatório é feita automaticamente, bastando para tal indicar a respectiva
tabela ou consulta. Existem dois tipos de relatórios automáticos (Colunas e Tabela).
As diferenças entre eles prendem-se com o esquema de apresentação.
Relatórios
Criação de um Relatório
Criar um Relatório utilizando o Assistente
A utilização do Assistente de criação de relatórios é um processo automático, tal
como o processo estudado anteriormente, com a possibilidade de definirmos os campos
a incluir no relatório, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de
personalizações.
Relatórios
Criação de um Relatório
Criar um Relatório utilizando o Assistente
O Assistente de criação de relatórios é um processo automático, tal como o processo
estudado anteriormente, com a possibilidade de definirmos os campos a incluir no
relatório, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de
personalizações.
Relatórios
Criação de um Relatório
Criar um relatório utilizando o Assistente de etiquetas
O Assistente de etiquetas é um processo automático que permite, de uma forma fácil e
recorrendo aos dados armazenados numa base de dados, criar um relatório para
imprimir etiquetas. Posteriormente, as etiquetas podem ser utilizadas para os mais
variados fins (normalmente para serem colocadas em envelopes de cartas).
Relatórios
Vista de estrutura de relatórios
Depois de criado um Relatório, é possível voltar a editá-lo, mesmo que realizado através do
assistente, para se proceder a alterações, principalmente ao seu aspecto visual. Podemos
formatar o nosso Relatório como desejarmos, desde alterar tipos de letra de uma caixa de
texto, até eliminar ou acrescentar campos.
Na vista de estrutura de Relatório é possível, entre outras operações:
 Definir a ordenação dos registos;
 Modificar as propriedades dos objectos;
 Seleccionar, eliminar e movimentar objectos do relatório;
 Criar secções num relatório para definir um cabeçalho e/ou rodapé de página.
Relatórios
Vista de estrutura de relatórios
Secções num relatório
Um Relatório está organizado
em secções, sendo que, por
defeito, apenas visualizamos as
secções Cabeçalho de
página, Detalhe e Rodapé de
página.
No entanto, podemos, sempre
que necessário, tornar visíveis
as secções Cabeçalho do
relatório e Rodapé do
relatório, através da opção
Cabeçalho/rodapé de relatório,
no menu Ver.
Relatórios
Vista de estrutura de relatórios
Ordenação de registos
num Relatório
Quando criamos um Relatório, ou seja
um documento para impressão,
podemos ter interesse em que os dados
sejam ordenados por ordem
alfabética ou numérica, consoante o
tipo de dados do campo seleccionado
para a ordenação.
Para definir a ordem pela qual os
registos vão ser apresentados num
relatório, podemos utilizar o menu Ver->
opção Ordenar e agrupar.
PÁGINAS
Páginas Internet
Através de uma página de Internet podemos efectuar consultas e mesmo
inserções de dados numa base de dados que pode estar armazenada
remotamente.
O Access, de uma forma simples, tal como a criação de um formulário ou
relatório, permite-nos criar essa página que vai poder gerir todos os dados da
nossa base de dados.
Páginas Internet
As páginas de acesso a dados ficam guardadas separadamente da
base de dados, permitindo que seja possível efectuar manutenções na
base de dados através de um browser (como, por exemplo, o Internet
Explorer).
Páginas Internet
Criação de uma Página
Uma das opções para
criar uma Página consiste
em seleccionar o objecto
Páginas da janela Base
de Dados e utilizar, por
exemplo, o menu Inserir
-> Página.
Páginas Internet
Criação de uma Página
Página de acesso a dados usando a Página automática
A Página automática é a forma mais rápida e simples de criar uma página de acesso a
dados. Esta forma apresenta todos os campos e registos de uma tabela ou consulta
sem que seja possível, durante a criação, efectuar qualquer outro tipo de
personalização.
Páginas Internet
Criação de uma Página
Criar uma Página de acesso a dados utilizando o Assistente
O Assistente de criação de páginas de acesso a dados é um processo automático,
com a possibilidade de definirmos os campos a incluir na Página, de uma tabela ou
consulta, bem como efectuar outros tipos de personalizações.
Páginas Internet
Vista de estrutura das páginas
O princípio de funcionamento da vista de estrutura de uma página é um pouco diferente
da vista de estrutura de um formulário ou relatório. Na imagem podemos verificar o
ambiente da vista de estrutura das páginas.
No lado direito da
imagem, podemos
encontrar a lista de
todos os campos da
base de dados
passíveis de serem
utilizados na página de
acesso a dados visível
no modo de estrutura.
Páginas Internet
Vista de estrutura das páginas
Caixa de ferramentas
SISTEMAS DE GESTÃO DE BASE DE DADOS – Microsoft Access