Universidade obtém
benefícios graças à
parceria Canon.
Universidade de Klagenfurt
Sector da Educação
Universidade de Klagenfurt – Case Study
Universidade obtém benefícios
graças à parceria Canon.
Visão global
A Universidade de Klagenfurt, fundada
há quase 40 anos, é um estabelecimento
de ensino de excelência, popular e
em crescimento com mais de 10.000
alunos e cerca de 1.100 funcionários.
A Universidade, localizada a sul da
Áustria, perto de uma das atracções mais
pitorescas do país, o lago Wörthersee,
atrai um grande número de alunos da
região, bem como alunos da vizinha Itália
e Eslovénia.
A Universidade é conhecida pelos seus
programas académicos excepcionais em
comércio, ciências informáticas e línguas,
bem como pelos seus cursos avançados em
formação pedagógica. Tal como com a maior
parte das universidades, Klagenfurt está
sob uma pressão constante para melhorar
as normas e os serviços para alunos e
funcionários, reduzindo, ao mesmo tempo, as
despesas e aumentando a eficiência.
Tendo trabalhado com a Canon antes,
Hermann Maier estava totalmente convencido
de que a Canon era o parceiro certo para este
projecto. “Desde o início parecia um projecto
simples,” comenta Hermann Maier. “Porém,
era essencial que o fornecedor escolhido
oferecesse uma solução de software
inteligente e gestão de impressão
que permitisse que os nossos alunos
e funcionários utilizassem os cartões
de identificação universitários para o
pagamento das cópias e impressão.”
O cartão de identificação universitário
combina um Quick Service Chip, a variante
austríaca de pagamento electrónico, bem
como um transmissor RFID de proximidade
para a identificação de alunos. Rapidamente
apercebemo-nos de que não existia software
disponível no mercado que pudesse
combinar os equipamentos multifuncionais
com o software austríaco Quick Service.
Problema
Solução
Em 2007, Hermann Maier, o Director de TI da
Universidade, foi incumbido da substituição
de todos os equipamentos de impressão
e cópia para simplificar e centralizar o
processamento de documentos da empresa e
centralizar a gestão dos novos equipamentos,
pelo departamento de TI.
“A Canon, como um fornecedor global
amplamente experiente, era a única empresa
que podia oferecer uma solução viável e
pioneira. A Canon, ao estabelecer uma
parceria com uma empresa especialista em
TI, claramente demonstrou o seu profundo
conhecimento do sector do ensino e a sua
visão e compreensão dos nossos desafios
de TI,” afirma Hermann Maier. “Como
resultado, a sua proposta em combinação
com o sistema de gestão de produção para
funcionários e alunos, reduz o enorme
esforço administrativo com pagamento
electrónico e sem cartões de cópia ou contas
de impressão adicionais.”
“O nosso parque de impressão e cópia
tornara-se obsoleto, sem equipamentos
multifuncionais, impressão a cores ou
digitalização disponível para os alunos,”
explica Herman Maier.
Consequentemente, a Universidade emitiu
um concurso abrangente para uma série
de fornecedores globais, entre eles a
Canon, que tivessem previamente gerido
os equipamentos de cópia da Universidade.
Além de satisfazer os critérios acima
apontados, a nova solução de documentos
também tinha de reduzir o volume de
impressão geral, bem como as despesas
de impressão.
Após um ensaio bem-sucedido, a Canon
apresentou uma abordagem completa
de soluções, abrangendo a introdução de
mais de 70 equipamentos multifuncionais
imageRunner de impressão e o software de
fluxo de trabalho Uniflow Output Manager
para centralizar e gerir o processamento de
dados, o processo de negócio e a produção.
“uniFLOW desempenha um papel
fundamental já que diferencia entre alunos,
funcionários e outros utilizadores através do
tipo de cartão e cobra de modo adequado,”
diz Hermann Maier.
“A Canon, como um
fornecedor global
amplamente experiente,
era a única empresa
que podia oferecer uma
solução viável e pioneira.
A Canon, ao estabelecer
uma parceria com uma
empresa especialista em TI,
claramente demonstrou o
seu profundo conhecimento
do sector do ensino e a sua
visão e compreensão dos
nossos desafios de TI.”
Universidade de Klagenfurt – Case Study
Resultados
“A experiência da Canon no sector do
ensino desempenhou um grande papel no
sucesso do projecto. A abordagem positiva
e profissional da empresa convenceu-me
imediatamente de que tínhamos tomado a
decisão certa. A adopção do uniFLOW para
trabalhar em conjunção com o leitor de cartão
multifuncional recentemente desenvolvido
demonstrou realmente a experiência da
Canon. Estamos muito satisfeitos com os
resultados.”
Os funcionários e os alunos também estão.
“Os novos equipamentos multifuncionais
são extremamente fáceis de utilizar, o que
é muito importante já que seria impossível
dar formação a todos os alunos.” O facto
dos alunos poderem utilizar o seu cartão actual
para a impressão significa que têm acesso à
maior parte dos equipamentos de impressão
a qualquer hora.
“Além disso, a função Scan2Mail da Canon
permite aos alunos digitalizar e enviar os
documentos para a sua própria caixa de correio
através da identificação do cartão de aluno,”
explica Hermann Maier. “Isto reduz em
grande medida os volumes de impressão
ao mesmo tempo que melhora a nossa
busca de segurança e confidencialidade.”
Os alunos também beneficiam da
possibilidade de imprimir para qualquer
equipamento da rede. “A disponibilidade da
LAN sem fios em qualquer parte do Campus
Universitário mudou a forma como os
alunos trabalham hoje. A Canon respondeu
satisfatoriamente a isso, assegurando que
os alunos tenham apenas de percorrer um
pequeno percurso até à próxima impressora
disponível, garantindo uma impressão simples
a partir de qualquer parte do Campus.”
“Tal como qualquer outra universidade,
estamos constantemente a procurar melhorar
as normas e os serviços para os alunos.
A Canon foi a parceira ideal para alcançar
exactamente isto – os alunos são agora muito
mais flexíveis no que toca à produção de
documentos. Apesar do nosso investimento,
ainda somos capazes de oferecer a impressão
de uma folha por quase o mesmo preço
do que antes, sendo que os alunos e os
funcionários beneficiam de impressão a cores,
diferentes formatos de papel, impressão de
folhetos, digitalização, impressão segura e
utilização melhorada.”
Herman Maier também gostava de destacar
que a rápida implementação do novo software
apresentava os seus próprios desafios. “Como
o projecto envolvia o desenvolvimento de
uma solução de software personalizada,
não ficámos surpreendidos de termos de
enfrentar alguns problemas iniciais ao longo
do caminho. Porém, a Canon fez de tudo para
garantir que o processo fosse o mais simples
possível. O profissionalismo dos funcionários é
inigualável,” garante Hermann Maier.
Aproveitando a oferta do Serviço de Gestão
de Impressão também significa para
Hermann Maier e para a sua equipa que
quaisquer problemas possam ser resolvidos
de imediato. “Todos os equipamentos da
Canon são extremamente fidedignos, mas
caso haja algum problema, a equipa da
Canon está disponível para ajudar. A nossa
relação crescente com a Canon resultou
numa parceria bem-sucedida e estamos
extremamente satisfeitos com os resultados
que alcançámos nos últimos três anos.”
“Canon fez de tudo
para garantir que o
processo fosse o mais
simples possível.
O profissionalismo
dos funcionários é
inigualável.”
“A Canon dedicou tempo para
compreender o que precisávamos e,
consequentemente, descobriu uma
solução completamente feita à medida
que nos permitiu melhorar os nossos
serviços para estudantes.”
H
ermann Maier
Director de TI, Universidade de Klagenfurt, Áustria.
Canon Europe Ltd
Canon Portugal S.A.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Rua Alfredo da Silva, 14
Alfragide
2610-016 Amadora
Portugal
Tel: +351 214 704 000
Fax: +351 214 704 002
www.canon-europe.com
www.canon.pt