Publicação: 18/09/15
DJe: 17/09/15
PORTARIA CONJUNTA Nº 440/PR/2015
Dispõe sobre as datas-limite e atividades relativas
ao encerramento do exercício financeiro e à
apresentação e formalização das prestações de
contas do Tribunal de Justiça do Estado de Minas
Gerais e do Fundo Especial do Poder Judiciário,
exercício de 2015.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DE
JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso das atribuições que lhes
conferem, respectivamente, o inciso II do art. 26 e o inciso I do art. 32, do Regimento
Interno do Tribunal de Justiça, aprovado pela Resolução do Tribunal Pleno nº 3, de
26 de julho de 2012,
CONSIDERANDO as disposições da Lei Complementar federal nº 101, de 4 de maio
de 2000, que estabelece normas de finanças públicas voltadas para a
responsabilidade na gestão fiscal, e da Lei federal nº 4.320, de 17 de março de
1964, que estatui normas gerais de Direito Financeiro;
CONSIDERANDO as disposições da Instrução Normativa do Tribunal de Contas do
Estado de Minas Gerais - TCEMG nº 14, de 14 de dezembro de 2011, que disciplina
a organização e a apresentação das contas anuais dos administradores para fins de
julgamento;
CONSIDERANDO as disposições do Decreto estadual nº 37.924, de 16 de maio de
1996, que estabelece normas gerais sobre a execução orçamentária e financeira;
CONSIDERANDO o disposto no inciso XX do art. 99 da Resolução da Corte
Superior nº 522, de 8 de janeiro de 2007, que, tratando da Superintendência
Administrativa do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais - TJMG, atribui à
Diretoria Executiva de Finanças e Execução Orçamentária - DIRFIN, a
responsabilidade de garantir a regularidade do processo de prestação de contas dos
ordenadores de despesa do TJMG;
CONSIDERANDO as atribuições da Auditoria Interna - AUDIT, do TJMG, previstas
nos artigos 63 e 64 da Resolução da Corte Superior nº 519, de 8 de janeiro de 2007;
CONSIDERANDO que, nos termos do art. 313, § 5º, inciso II, da Lei Complementar
nº 59, de 18 de janeiro de 2001, são feriados na Justiça do Estado os dias
compreendidos entre 20 de dezembro e 6 de janeiro do ano seguinte, período em
que os setores da Secretaria do Tribunal de Justiça, das Secretarias de Juízo e dos
Serviços Auxiliares do Diretor do Foro comumente funcionam com número bastante
reduzido de servidores;
CONSIDERANDO a necessidade de garantir que as diversas atividades inerentes
ao encerramento do exercício financeiro e à formalização e apresentação da
prestação de contas anual ao TCEMG se dêem de forma articulada, integrada e
coordenada,
RESOLVEM:
Art. 1º As datas-limite e atividades relativas ao encerramento do exercício financeiro
e à apresentação e formalização das prestações de contas, do exercício de 2015,
obedecerão ao disposto nesta Portaria Conjunta e constam do seu Anexo I.
Art. 2º A partir da publicação desta Portaria Conjunta e até a prestação de contas
anual junto ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais - TCEMG são
consideradas urgentes e prioritárias as atividades vinculadas à contabilidade, à
auditoria, à apuração orçamentária e ao inventário, no âmbito da Secretaria do
Tribunal de Justiça, da Corregedoria-Geral de Justiça e da Justiça de Primeira
Instância.
Art. 3º Serão constituídas tantas comissões quantas necessárias para promoverem
o:
I - inventário físico e financeiro dos valores em tesouraria e das dívidas constantes
dos grupos Passivo Circulante e Passivo Exigível a Longo Prazo;
II - inventário físico e financeiro dos bens pertencentes ao Ativo Permanente
estocados em almoxarifado;
III - inventário financeiro dos bens pertencentes ao Ativo Permanente em uso,
cedidos e recebidos em cessão, inclusive imóveis;
IV - inventário físico e financeiro dos materiais de consumo em almoxarifado ou em
outras unidades similares;
V - inventário físico e financeiro dos bens pertencentes ao acervo das bibliotecas.
§ 1º Observando, sempre que possível, a segregação de funções e o conhecimento
técnico específico, a indicação dos servidores que irão compor as comissões
competirá ao titular da:
I - Diretoria Executiva de Finanças e Execução Orçamentária - DIRFIN, no caso do
inciso I do “caput” deste artigo;
II - Diretoria Executiva da Gestão de Bens, Serviços e Patrimônio - DIRSEP, no caso
dos incisos II a IV do “caput” deste artigo, observado o disposto no § 2º deste artigo;
e
III - Diretoria Executiva da Gestão da Informação Documental - DIRGED, no caso do
inciso V do “caput” deste artigo.
§ 2º Comporá a comissão que realizará o inventário referido no inciso III do “caput”
um servidor da Diretoria Executiva de Engenharia e Gestão Predial - DENGEP, a ser
indicado pelo titular da referida Diretoria.
§ 3º As comissões deverão ser constituídas até o dia 18 de setembro de 2015.
§ 4º Para fins de realização dos inventários previstos nos incisos II, IV e V do “caput”
deste artigo, a DIRSEP e a DIRGED publicarão aviso no Diário do Judiciário
Eletrônico - DJe, informando, conforme o caso:
I - as datas de fechamento do almoxarifado e das bibliotecas; e
II - as datas-limite para requisições de materiais.
Art. 4º O trabalho das comissões será consignado em relatórios, com a apuração
dos saldos na data base de 30 de setembro de 2015 e, posteriormente, com a
posição final de 31 de dezembro de 2015, quando deverá ser expedido o
competente certificado de conformidade.
Parágrafo único. Os relatórios referidos no “caput” deste artigo deverão ser
encaminhados pelas comissões à Auditoria Interna - AUDIT, para fins de exame
prévio, com observância dos seguintes prazos:
I - até 23 de outubro de 2015, relatório com data base de 30 de setembro de 2015;
II - até 15 de janeiro de 2016, relatório com data base de 31 de dezembro de 2015 e
respectivo certificado de conformidade.
Art. 5º A AUDIT examinará os relatórios e os encaminhará ao titular da Diretoria
Executiva competente, conforme estabelecido no § 1º do art. 3º desta Portaria
Conjunta, observando os seguintes prazos:
I - até 3 de novembro de 2015, relatório com data base de 30 de setembro de 2015;
II - até 25 de janeiro de 2016, relatório com data base de 31 de dezembro de 2015.
Art. 6º Recebido os relatórios da AUDIT, caberá ao titular da Diretoria Executiva
competente submetê-los à deliberação do Presidente do Tribunal de Justiça do
Estado de Minas Gerais e, depois de aprovados, encaminhá-los à Gerência de
Contabilidade - GECON, com cópia digitalizada para AUDIT, observando os
seguintes prazos:
I - até 16 de novembro de 2015, relatório com data base de 30 de setembro de 2015;
e
II - até 29 de janeiro de 2016, relatório com data base de 31 de dezembro de 2015.
Art. 7º A realização do inventário físico dos bens permanentes patrimoniados em
uso, com data base de 30 de setembro de 2015, é de responsabilidade dos titulares
das áreas que compõem a Secretaria do Tribunal de Justiça, a Corregedoria-Geral
de Justiça e a Justiça de Primeira Instância, e sua conclusão será encaminhada à
Coordenação de Controle do Patrimônio Mobiliário - COPAT, até o dia 30 de outubro
de 2015.
Parágrafo único. O descumprimento do prazo ensejará a apuração
responsabilidade dos titulares das áreas referidas no “caput” deste artigo.
de
Art. 8º Para os fins previstos no art. 7º desta Portaria Conjunta, a COPAT
disponibilizará na “intranet” a partir de 1º de outubro de 2015, o relatório com a
descrição dos bens permanentes em uso, seus respectivos responsáveis, bem como
as informações pertinentes ao procedimento de inventário.
Parágrafo único. A partir do dia 1º de outubro de 2015, os pedidos de bens
permanentes móveis somente serão atendidos caso o titular da área requisitante
tenha realizado o inventário e enviado a documentação pertinente à COPAT.
Art. 9º Sem prejuízo do cumprimento da obrigação prevista no art. 7º desta Portaria
Conjunta, os responsáveis por bens permanentes patrimoniados em uso avaliarão e
adotarão as diligências administrativas possíveis visando sanar eventuais
divergências apuradas no confronto do levantamento físico dos bens com o relatório
descritivo dos bens permanentes aludidos no art. 8º desta Portaria Conjunta.
Art. 10. Exauridas as medidas administrativas e restando sem solução as
divergências apuradas, o Corregedor-Geral de Justiça ou o Juiz Diretor do Foro,
conforme o caso, determinará a instauração de sindicância, até o dia 25 de fevereiro
de 2016, observando, no que couber, os arts. 5º e 6º da Portaria da Presidência nº
1.145, de 20 de setembro de 1999.
§ 1º A COPAT encaminhará à Gerência de Informação Correcional, Processamento
e Registros Disciplinares - GEDIS/Equipe Disciplinar, até a data de 18 de fevereiro
de 2016, a relação das anomalias detectadas no inventário de 2015.
§ 2º Caberá ao presidente da comissão sindicante, sem prejuízo de suas demais
atribuições, informar à COPAT, até o dia 7 de março de 2016, a instalação da
comissão referida neste artigo.
Art. 11. Os titulares da DIRSEP e da DIRGED encaminharão à AUDIT, até o dia 14
de março de 2016:
I - certificado de conclusão circunstanciado do inventário patrimonial do exercício de
2015; e
II - nota explicativa com informações sobre as sindicâncias em andamento, os
resultados apurados, se houver, constando o número dos procedimentos e das
portarias de instauração, os fatos, as circunstâncias e as datas de instauração, nos
termos do inciso III do art. 10 da Instrução Normativa TCEMG nº 14, de 2011.
Art. 12. A GECON promoverá a conciliação e os ajustes dos saldos contábeis com
os relatórios previstos no art. 4º desta Portaria Conjunta, inclusive em relação às
demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, de acordo com o
princípio contábil da oportunidade, objetivando a fidedignidade e a consistência das
informações sobre o patrimônio do TJMG.
Parágrafo único. A data-limite para o registro dos ajustes previstos neste artigo
observará o disposto no Decreto Estadual de Encerramento do Exercício de 2015.
Art. 13. O faturamento de serviço prestado com incidência de retenções tributárias
na fonte, tais como a Previdenciária, o IRRF ou o ISSQN-fonte, com emissão do
documento fiscal ou equivalente no exercício de 2015, deverá dar entrada na
Gerência de Execução Orçamentária e Administração Financeira - GEFIN, até o dia
11 de dezembro de 2015.
Art. 14. O pagamento de compras ou serviços, já fornecidos, prestados ou de trato
sucessivo, previsto entre os dias 20 de dezembro de 2015 e 6 de janeiro de 2016,
poderá, atendidas as demais condições contratuais, ser antecipado para até o dia 18
de dezembro de 2015.
§ 1º Para os fins previstos no “caput” deste artigo, caberá ao gestor do contrato ou
ao responsável pelo recebimento da mercadoria ou serviço providenciar que o
documento de cobrança, nota fiscal ou documento equivalente atestado, dê entrada
na GEFIN até o dia 16 de dezembro de 2015.
§ 2º Os documentos que derem entrada na GEFIN após a data assinalada no § 1º
deste artigo serão processados e pagos a partir de 7 de janeiro de 2016, salvo se
existir a previsão de encargos moratórios pelo inadimplemento da obrigação de
pagamento, hipótese em que deverá ser observada a antecedência mínima de três
dias úteis para a entrada do documento na GEFIN, contados da data de vencimento
da obrigação de pagamento.
§ 3º O prazo assinalado no § 1º deste artigo não se aplica aos faturamentos com
incidência de retenção tributária na fonte, hipótese em que prevalece o prazo
previsto no art. 13 desta Portaria Conjunta.
§ 4º Eventuais encargos financeiros moratórios incidentes sobre o pagamento
devido ao fornecedor ou no recolhimento dos tributos retidos serão de
responsabilidade do servidor que lhe der causa em razão do descumprimento dos
prazos previstos nos arts. 13 e 14 desta Portaria Conjunta.
Art. 15. Observando o princípio contábil da competência, caberá à:
I - GEFIN:
a) empenhar e reforçar empenhos relativos às despesas contratadas pelo TJMG que
derem entrada na GEFIN até o dia 11 de dezembro de 2015, inclusive nas hipóteses
dos incisos I e II do art. 24 da Lei federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, em que é
dispensável a licitação em razão do valor;
b) liquidar as despesas do exercício, registrar as ordens de pagamento e executar
as transferências financeiras até o dia 18 de dezembro de 2015;
II - GECON: apropriar as despesas com pessoal de competência do exercício
corrente até o dia 18 de dezembro de 2015;
III - aos responsáveis por adiantamentos financeiros: prestar as contas
regulamentares até 1º de dezembro de 2015, salvo no caso de adiantamento para
alimentação dos integrantes do Tribunal do Júri, cujo prazo é de vinte e quatro horas
após a realização da última sessão, a teor, respectivamente, dos §§ 1º e 2º do art.
30 da Portaria da Presidência nº 3.102, de 17 de dezembro de 2014;
IV - Gerência de Pagamento - GEPAG: encaminhar a requisição da Folha de
Pagamento - FOPAG ao Centro de Controle da Execução Orçamentária - CECOEX
até o dia 15 de dezembro de 2015.
Art. 16. É devida a inscrição da despesa à conta de Restos a Pagar Não
Processados - RPNP, quando o serviço ou o material contratado tenha sido prestado
ou entregue e que se encontre, em 31 de dezembro do exercício financeiro:
I - em fase de verificação do direito adquirido do credor; ou
II - vigente o prazo para cumprimento da obrigação assumida pelo credor.
Art. 17. As Diretorias gestoras de orçamento, relativamente aos empenhos sob seu
controle emitidos até o dia 6 de novembro de 2015, informarão à Coordenação de
Controle e Execução Orçamentária - CEOR, até o dia 13 de novembro de 2015, por
escrito, os valores a serem inscritos em RPNP.
§ 1º É condição para proceder à inscrição dos saldos de empenho em RPNP que a
informação de que trata o “caput” deste artigo seja justificada com base no disposto
no art.16.
§ 2º Os processos de despesas que derem entrada na GEFIN, após o dia 10 de
novembro de 2015, somente terão o registro de empenho à conta do orçamento de
2015 se comprovado nos autos que o início da execução far-se-á ainda em 2015,
em obediência ao princípio da anualidade do orçamento e do regime de
competência.
Art. 18. As despesas orçamentárias empenhadas e não liquidadas relativas à
aquisição de material de consumo e permanente, cujos recebimentos ocorrerem até
o dia 30 de dezembro de 2015, deverão ser registradas no Sistema Integrado de
Administração Financeira de Minas Gerais - SIAFI-MG, como “empenho em
liquidação” ainda em 2015, evidenciando o recebimento provisório na Contabilidade.
Art. 19. O cancelamento dos RPNP inscritos de conformidade com o art. 17 desta
Portaria Conjunta observará o disposto no Decreto Estadual de Encerramento do
Exercício de 2015, sem prejuízo do cancelamento imediato dos identificados como
insubsistentes no transcorrer do exercício de 2016.
Art. 20. A informação relativa à disponibilidade orçamentária para o exercício de
2015 será dada até o dia:
I - 4 de novembro de 2015, para fins da realização de processo licitatório, inclusive
quanto aos processos de dispensa e de inexigibilidade;
II - 21 de novembro de 2015, para fins de compras por meio de Atas de Registro de
Preços;
III - 10 de dezembro de 2015, para fins de despesas decorrentes de Termos de
aditamento ou de apostilamento.
Art. 21. O pedido de compra, para processamento no exercício de 2015, deverá dar
entrada na DIRSEP até o dia:
I - 21 de outubro de 2015, quando se tratar de compra por processo licitatório,
dispensa ou inexigibilidade;
II - 14 de novembro de 2015, quando se tratar de compra por Ata de Registro de
Preço;
III - 30 de novembro de 2015, quando se tratar de compra enquadrada nos incisos I
ou II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666/1993;
IV - 3 de dezembro de 2015, quando se tratar de despesas decorrentes de Termos
de aditamento ou de apostilamento.
Parágrafo único. A DIRSEP, para fins de empenhamento da despesa em todas as
hipóteses deste artigo, providenciará a entrada do respectivo processo na GEFIN
até o dia 11 de dezembro de 2015, conforme previsto na alínea “a” do inciso I do art.
15 desta Portaria Conjunta.
Art. 22. Com o fim de instruir a prestação de contas do exercício de 2015, os
titulares das Secretarias do TJMG enviarão para a AUDIT, até o dia 5 de fevereiro
de 2016, os documentos indicados no Anexo II desta Portaria Conjunta.
Parágrafo único. A organização e apresentação dos documentos de que trata o
“caput” deste artigo observará os preceitos da Instrução Normativa TCEMG nº 14, de
2011, e da Decisão Normativa a que alude o art. 3º de referida Instrução Normativa.
Art. 23. A perda dos prazos previstos nesta Portaria Conjunta ensejará apuração de
responsabilidade funcional, sujeitando-se o infrator às sanções administrativas
cabíveis.
Art. 24. Os casos omissos ou duvidosos relativos à aplicação e interpretação desta
Portaria Conjunta serão submetidos aos titulares da DIRFIN, da DIRSEP, da
DIRGED, da Secretaria Executiva de Planejamento e Qualidade na Gestão
Institucional - SEPLAG ou da AUDIT, segundo a competência originária sobre a
matéria controvertida, para fins de análise e decisão, ouvido o Presidente do TJMG
sempre que se julgar necessário.
Parágrafo único. As autoridades a que se refere este artigo poderão, inclusive, fixar
novos prazos em relação ao previsto no Anexo I desta Portaria Conjunta, desde que
tecnicamente necessário.
Art. 25. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 15 de setembro de 2015.
Desembargador PEDRO CARLOS BITENCOURT MARCONDES
Presidente
Desembargador ANTÔNIO SÉRVULO DOS SANTOS
Corregedor-Geral de Justiça