Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR Intrumentos de apoio ao gerenciamento de projetos
Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03)
Qualquer modificação substancial nos planos, especificações,
cronograma de investimentos, orçamentos, regulamentos e
outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como
qualquer modificação substancial no contrato ou contratos de
bens ou serviços custeados com os recursos destinados à
execução do Projeto, ou nas categorias de investimento,
dependerá de prévio consentimento escrito do Banco
Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada
Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os
relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de
acordo com as normas que, a respeito, forem acordadas com o
Banco
Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO)
O Mutuário não poderá introduzir qualquer alteração no
regulamento Operacional da Linha de Crédito Condicional
(CCLIP), Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos
no Brasil (PROFISCO). Em caso de conflito entre as
disposições do referido Regulamento e as deste Contrato,
prevalecerão estas últimas
O Mutuário apresentará ao Banco os relatórios semestrais a
que se refere a Cláusula 7.03(i) das Normas Gerais e enviará
cópia dos mesmos à Secretaria Executiva do Ministério da
Fazenda da República Federativa do Brasil. Os referidos
relatórios incluirão informação sobre o estágio corrente de
implantação das ações de integração nacional
RP e PMR
São instrumentos de monitoramento baseados em
resultados que oferecem informação quantitativa e
qualitativa em relação ao progresso do projeto, a
entrega dos Produtos no curto prazo e ao alcance dos
Resultados no longo prazo
RP e PMR
Inicial
Aprovação Diretoria
• Marco de Resultados
• Produtos
• Resultados
• Quadro de Indicadores
• Indicadores e
unidades
• Plano de Ação e de
Investimentos (PAI)
• Custos
Revisão
Elegibilidade
Monitoramento
• Produtos e
Resultados
• Prazos e custos
Missão de
Arranque
Execução (*)
• Avanços
• Lições
aprendidas
RP: Agosto e
Fevereiro
PMR: Setembro e
Março
(*) LRR: Loan Result Report – 18 meses após 1o desembolso (Revisão do
Projeto)
Avaliação
PCR - PMR
Final (XPMR)
Principais usuários e funções - RP e PMR
Equipe de Projeto do Órgão Executor
 Apoio ao diálogo com as equipes técnicas responsáveis pelo
desenvolvimento dos Produtos
Monitoramento dos avanços físicos e financeiros na execução
dos Produtos
Acompanhamento do Marco de Resultados e do Plano de
Mitigação de Riscos do Projeto
 Identificação de dificuldades e elaboração de Plano de Ação
para acelerar a execução do Projeto
Cumprimento de claúsula contratual e prestação de contas ao
Banco sobre o andamento do Projeto
Principais usuários e funções - RP e PMR
Equipe de Projeto do Banco
Apoio ao diálogo com a Equipe de Projeto do Órgão Executor
e respectivas equipes técnicas
Roteiro para análise e revisão do Projeto e do plano de
mitigação de riscos durante as visitas de inspeção e
supervisão
Monitoramento dos avanços físicos e financeiros e do Marco
de Resultados do Projeto
Acompanhamento do Plano de Ação para Aceleração da
execução do Projeto
Identificação de lições aprendidas e melhores práticas
Seções do RP e do PMR
RP
 Resumo Executivo
 Impactos e Resultados
 Progresso na Implementação dos
Produtos
 Análise da Situação Atual e Plano
de Ação
 Riscos e Plano de Mitigação
 Cumprimento de Cláusulas
Contratuais
PMR
 Dados Básicos
 Resultados
 Produtos
 Desempenho
 Situação atual (Plano de
Supervisão)
 Gestão de riscos
 Lições aprendidas
 Aprovação de Alterações no Projeto
 Relatórios
 Lições Aprendidas e Boas Práticas
 Validação
 Demonstrativo de Execução:
Orçamentária, Financeira,
Desembolso e Aquisições
Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03)
Qualquer modificação substancial nos planos, especificações,
cronograma de investimentos, orçamentos, regulamentos e
outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como
qualquer modificação substancial no contrato ou contratos de
bens ou serviços custeados com os recursos destinados à
execução do Projeto, ou nas categorias de investimento,
dependerá de prévio consentimento escrito do Banco
Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada
Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os
relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de
acordo com as normas que, a respeito, forem acordadas com o
Banco
Resumo Executivo
Data atual do
prorrogação
último
desembolso
–
apenas
na
Extensão acumulada (meses) - apenas na prorrogação
Valor comprometido do empréstimo (US$) - contratado
Valor desembolsado do empréstimo (US$) - conforme
planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP
Valor executado da contrapartida (US$) - conforme
planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP
Impactos e Resultados
Indicadores de impacto – indicadores do PAF devem ser
atualizados nos termos acordados com a STN
Resultados e indicadores – alterações devem ser negociadas
com o Especialista Chefe do Projeto para identificação do
nível de autorização
Apuração de indicadores – a apuração do indicador de
(Impacto, Resultado e/ou Produto) deve ser efetuada de
acordo com o Quadro de Indicadores do Projeto.
O alcance dos Resultados está vinculado ao desenvolvimento
dos Produtos, portanto qualquer alteração no Marco de
Resultados do Projeto deve ser precedida de análise conjunta
Executor/BID
Progresso na Implementação dos Produtos
Não é possível “excluir” ou “eliminar” produtos do RP / PMR
 Um produto já executado poderá ser objeto de replanejamento mas deverá
ser mantido no RP sem numeração
 Caso não seja mais objeto do projeto (financiamento/contrapartida) o
produto deve ter o valor físico e financeiro “zerado”. Esta regra se aplica
para o desenvolvimento de produtos com recursos “extra-projeto” (nem
contrapartida/nem financiamento). Se este produto é MUITO relevante para
o projeto pode ser registrado na planilha de Situação Atual.
 Caso o produto “zerado” seja crítico para o alcance dos objetivos do
Projeto deve ser analisada um possível mudança no desenho do Projeto.
Meta física cumprida sem recursos distorce os índices do projeto
Alterações nos valores (físicos e financeiros) planejados, assim como nos
prazos de execução dos Produtos devem ser previamente acordados entre
Executor/BID
Análise da Situação Atual e Plano de Ação
 Avanços – devem ser sinteticamente relatados e atualizados em cada RP. Uma vez
efetivada as contratações devem focalizar o desenvolvimento do Produto. Não
devem incluir valores (físicos e financeiros) para evitar inconsistência com outros
quadros. Pontos de controle da execução podem ser mantidos de um para outro
RP
 Efetividade – este relato deve ser incluído apenas quando finalizada a execução do
Produto. A análise da efetividade deve considerar os problemas e causas descritos
na Matriz de Problemas, Produtos e Resultados
 Dificuldades - devem ser sinteticamente relatadas e atualizadas em cada RP.
Sempre que a dificuldade apresentar níveis 2 e 3 (interrompe ou impede a
execução do Produto), deve ser associada a uma solução
 Plano de Ação – para cada dificuldade de nível 2 e 3 deve ser descrita uma
solução, com responsável e prazo. Este Plano deve ser atualizada em cada RP.
Quando o conjunto de dificuldades impactar no avanço do Projeto as equipes do
Executor e do BID devem formular um Plano de Aceleração da Execução (PAE),
que deverá ser monitorado
Análise da Situação Atual e Plano de Ação
Subcomponente – Cadastro e SPED (condição de elegibilidade
dos projetos)
–Deve constar de todos os RP independentemente da fonte
de financiamento (PROFISCO/BID, PMAE/BNDES,
Recursos Próprios)
–Quando não for parte integrante do PROFISCO deve
indicar além do estágio de desenvolvimento dos produtos,
os valores já investidos e as metas físicas alcançadas
Quando entender necessário a SE/MF poderá solicitar ao Órgão
Executor informações adicionais sobre estes produtos.
Riscos e Plano de Mitigação
Riscos iniciais (metodologia expert choice) - quadro
deve ser preservado e transferido para planilha
específica no final do RP
Riscos e Plano de Mitigação (metodologia GRP) – os
resultados devem ser transcritos para esta planilha para
fins de monitoramento durante a execução do Projeto.
A avaliação de riscos do projeto e seu plano de mitigação
será revisado anualmente. Nas atualizações devem ser
mantidos os registros históricos.
Cumprimento de Cláusulas Contratuais
Inclusão – devem ser consistentes com os contratos
específicos
As prorrogações de prazo para o cumprimentos de
quaisquer das cláusulas e outros acordos entre o
Executor e o BID devem ser registrados na coluna de
“observações”
Aprovação de Alterações no Projeto
 Item alterado – descrever o documento ou tema alterado (Marco de
Resultados, Orçamento, etc)
 Tipo de alteração – indicar o elemento do Projeto objeto da alteração
(Produto, Resultado, Indicador, etc)
 Nível de aprovação (BID/Mutuário) – indicar a responsabilidade pela
alteração (Temas contratuais demandam alteração do Garantidor)
 Descrição da alteração – Detalhar o componente, subcomponente produto
alterado e, quando for o caso, providências adicionais (solicitação de
transferência de recursos entre componentes)
 Impacto – indicar se a alteração impacta os objetivos e resultados do
Projeto e, em sendo o caso, descrever este impacto
 Documento e data de aprovação – indicar o documento onde ficou
acordada a alteração e sua data de emissão
Todos os acordos que impliquem em alterações no Projeto e seus
documentos, registrados em Ajuda Memória de visitas e missões, devem
ser relatados nesta planilha
Lições Aprendidas e Boas Práticas
Inclusão – devem ser descritas as lições aprendidas ao
longo de todo o ciclo do Projeto: preparação, execução e
avaliação
As boas práticas serão incluídas em razão da análise da
efetividade de algumas soluções implantadas pelo
Projeto
Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições
 Demonstrativo de Execução Orçamentária – o orçamento original do
Projeto não pode ser alterado. O orçamento vigente deve refletir as
alterações aprovadas pelo BID (conforme registrado no sistema WLMS). O
orçamento executado deve ser consistente com as informações de
movimentação financeira do projeto.
 Demonstrativo de Desembolso por Fonte-Ano – o desembolso programado
deve ser consistente com os valores originais do Informe de Projeto. O
desembolso acumulado deve ser consistente com as informações do
relatórios financeiros do projeto (conforme registrado no sistema WLMS)
 Demonstrativo de Execução Financeira – a programação financeira deve
ser consistente com a programação de desembolso acordada com a área
financeira do BID
 Demonstrativo de Execução do Plano de Aquisições – deve ser consistente
com o último PA aprovado pela área de aquisições do BID, mantendo as
informações históricas por período.
As informações fiduciárias no RP (financeiras e de aquisições) são gerencias
e não substituem os formulários e procedimentos específicos da área.
Documentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOS
DOCUMENTOS DE PROJETO
 Matriz de Problemas, Produtos e Resultados.
 Marco de Resultados do Projeto
•Original
•Atualízações formais
 Quadro de Indicadores
•Original
•Atualízações formais
ANEXOS
 PAI
 Relatórios de consultoria e de obras
PMR e o RP no futuro
Proposta
PMR alimentado pelo executor. Plataforma comum
de visualização. Ferramenta está sendo trabalhada
(modelo formulado - Sharepoint).
Uma vez que o RP utiliza a estrutura do PMR irá ajudar os
executores do PROFISCO na utilização do novo sistema
Relacionamento entre o PMR e o WLMS
WLSM
Só informações de financiamento
Informação por categoria e não por produto
PMR
Montante do desembolso total ano comparado.
Informação do financiamento BID.
Curva de desembolso até o final do projeto
Não há extração automática dos dados do WLMS para a
execução do projeto (custo dos produtos) em razão da
impossibilidade obrigar o executor a manter um plano de contas
contábil por produto
Replanejamento das informações no PMR
Função de Replanejamento
 No momento está em teste
 Estará disponível para o ciclo de setembro
 A solução de replanejamento será bem sofisticada e poderá ser produto a
produto
 O histórico ficará guardado e o produto constará como replanejado
 Como regra geral não mudará o valor de desempenho histórico do projeto
O Planejamento de 2011 ficou congelado em março e o Planejamento de 2012
poderá ser alterado em setembro/2011 e março/2012.
Ana Lúcia Dezolt
Especialista Setorial BID
[email protected]
Luciana Pimentel
Consultora BID
[email protected]