AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO
AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
PROF. ADM ENDERSON FABIAN
CRA/MG 39.718
AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
AULA PARA AS TURMAS DE ADMINISTRAÇÃO
1º SEMESTRE DE 2010
FACULDADE FABRAI ANHANGUERA – 2009
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DEFINIÇÃO
Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de
equipamentos de informática e softwares para criar, coletar,
armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações
necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de
objetivos em um escritório (local de trabalho).
A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
1. Gerência de Atividades Básicas:
a. Agenda Eletrônica;
b. Lembrete Eletrônico;
c. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
d. Caixa de Entrada.
2. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
a. Processamento de Texto;
b. Arquivamento / Recuperação de Documentos;
c. Pesquisa de Documentos.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
3. Apoio a Decisão:
a. Computação Pessoal;
b. Análise de Dados;
c. Elaboração de Gráficos;
d. Consulta de Banco de Dados.
4. Comunicação:
a. Correio Eletrônico;
b. Correio de Voz;
c. Teleconferência;
d. Vídeo-Conferência.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
Muitos dos serviços de AE só poderão ser implementados, na
prática, quando efetivamente estiverem integrados com outros.
IMPORTANTE
Alguns dos serviços já citados só produzirão os
benefícios totais, através de sua integração com
o restante da comunidade abrangida pela AE,
com ajuda de um outro serviço.
É o caso do processamento de texto associado e
complementado por um serviço de correio
eletrônico.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
Subdivisão nas principais funções e serviços do Sistema
de AE
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar
Postos Isolados
São implementados através de recursos computacionais colocados
isoladamente em diversos pontos da organização, não havendo nenhum
tipo de comunicação, a não ser, obviamente, através do transporte físico
de discos flexíveis.
Estão aqui representados os microcomputadores (PC´s) e seus
respectivos softwares de aplicação voltados às atividades de escritórios:
agenda individual, processamento de texto e computação pessoal
(através de planilhas de cálculo, linguagem de alto nível e linguagem
específicas.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar
Postos ligados a uma rede, com pequena ou com
grande capacidade de processamento
As formas de implementação mais comuns seriam uma rede local onde
estariam ligados vários microcomputadores, terminais de um
microcomputador com pequena disponibilidade de recursos de
processamento e armazenamento, terminais e micros ligados a um
computador de grande porte.
Nestes casos, além dos serviços do item anterior, poderiam ser
incorporados os seguintes: forma mais complexas de uso comum de dados
e programas, correio eletrônico, alguma forma de teleconferência.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar
Integração Total de Informações – Comunicações
Quando falamos em AE temos que ter em mente que não se trata de um
sistema de processamento de dados comum.
O escopo e objetivos da AE são de automatizar o escritório em toda a
sua plenitude, e assim deveremos estar integrando telefonia, voz e
imagem.
Neste ponto podemos considerar serviços de AE tais como: vídeoconferência, correio de voz, bando de dados de imagens, ligação e outras
redes externas à organização e etc.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O correio eletrônico é anterior ao surgimento da Internet. Os sistemas de
e-Mail foram uma ferramenta crucial para a criação da rede internacional
de computadores.
O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que se
tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a comunicação entre os
múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe. Apesar de a
história ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros sistemas
criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em inglês, Massachusetts
Institute of Technology, MIT) é um centro universitário de educação e
pesquisa privado localizado em Cambridge, Massachusetts, nos EUA.
O MIT é um dos líderes mundiais em ciência e tecnologia, bem como
outros campos, como administração, economia, lingüística, ciência
política e filosofia.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O sistema eletrônico de mensagens transformou-se rapidamente em um
"e-Mail em rede", permitindo que usuários situados em diferentes
computadores trocassem mensagens.
As funções básicas
do serviço de
correio eletrônico
• Criação de mensagens: entrada, edição (com o
auxilio do processador de texto) e transmissão;
•Armazenamento de mensagens;
•Recuperação de mensagens: leitura e destino.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
Algumas características específicas devem ser salientadas
•A sincronia com que se realiza o processo de envio-recebimento de
mensagens;
•A grande flexibilidade de distribuição e propagação, de mensagens
para diversos destinatários;
•Acesso através de várias chaves e restrito a indivíduos credenciados.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE TEXTO
O tratamento e manipulação de texto sofreram uma evolução desde a
utilização de máquinas de escrever manuais até a utilização de
processadores com uso de vídeos.
O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:
cuja
implementação
poderá
ser
efetuada
em
A produção microcomputadores isolados ou em sistemas, em tempo
criação de compartilhado, de computadores de grande porte. A criação
documentos do documento poderá ser auxiliada por dispositivos
especiais de ditado, leitura de caracteres óticos ou
processamento de voz.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE TEXTO
Através de impressoras com caracteres especiais e sistemas
Reprodução de impressão que podem variar dos mais simples àqueles
de
mais sofisticados. Aqui podem ser incluídos sistemas de
documentos reprodução
micrográfica,
sistemas
baseados
em
fotocomposição e etc.
Distribuição
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Atualmente estão surgindo dispositivos ou características
adicionais nos sistemas de processamento de textos, tais
como: integração entre texto, gráfico e voz, janelas
(Windows), mouse, e etc. Mostrando uma tendência cada
vez maior quanto à facilidade de uso e disseminação da
informação
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
AGENDAS E LEMBRETES
As agendas definem segmentos de tempo para atividades a serem
realizadas em determinado dia.
Os lembretes fornecem aviso sobre tarefas diárias que não necessitam de
definição de um tempo específico.
As vantagens principais da agenda eletrônica seriam: rapidez na
programação de reuniões, uso mais eficiente do tempo do pessoal de
apoio, facilidades no cancelamento e adiantamento de reuniões, alarmes
para eventos próximos, integração com Correio Eletrônico para gerar
mensagens de confirmação.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE GRÁFICOS
Há não muito tempo atrás, os sistemas forneciam apoio à elaboração de
gráficos eram complexos e não muito fáceis de serem usados.
Nos sistemas atuais, que podem ser implantados isoladamente – através de
microcomputadores –, ou baseados em um computador central, ao qual
estão ligados diversos terminais gráficos através de um sistema em tempo
compartilhado.
O usuário pode escolher o tipo de gráfico, as cores e as várias opções de
saída (tais como: tipo de letras, tamanho da fonte e etc.). Após o
fornecimento destes dados o sistema cria o gráfico sem intervenção do
usuário.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO DE VOZ
Os sistemas de processamento de voz, denominados correio de voz, possuem
basicamente as funções de armazenamento e transmissão de voz.
As áreas de pesquisa relativas à implantação tecnológica deste serviço de apoio à
automação de escritório estão notadamente: o reconhecimento da voz e os
processos de resposta audível.
Os sistemas de reconhecimento de voz podem ser divididos entre aqueles que
dependem de quem fala, e aqueles independentes de quem fala. Múltiplas
aplicações poderão advir num futuro próximo da evolução desta tecnologia.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
TELECONFERÊNCIA / VÍDEO-CONFERÊNCIA
O objetivo básico da teleconferência é o resolver a questão de reunir várias
pessoas, de diversos locais e até países, e um mesmo local para uma reunião préprogramada.
No mundo cada vez mais globalizado, é comum encontrar empresas que possuam
algum tipo de teleconferência (áudio, áudio-gráfica, por computador, vídeoconferência).
Evidentemente deve-se ressaltar que nem todas as reuniões face-a-face podem
ser substituídas adequadamente por vídeo ou áudio conferência. Como exemplos,
podemos mencionar: primeiro encontro entre pessoas, processos de negociação e
etc.
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A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS
IMAGINE UMA EMPRESA SEM AUTOMAÇÃO.
Caso um gerente de vendas queira saber como foi o desempenho da
empresa no mês, provavelmente terá que esperar cerca de 15 dias para
ter informações detalhadas para sua análise.
Aí, talvez seja tarde demais para organizar promoções de produtos
menos vendidos ou realocar recursos de divulgação para regiões com
fraco desempenho.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS
Com uma automação, todos os postos de trabalho da empresa
estariam interligados, onde seria possível realizar a rápida troca
de informações importantes e necessárias para a organização.
A utilização de diversas tecnologias para auxilio ao
processamento de dados, processamento de textos, correio
eletrônico, teleconferência e etc., se torna um elemento
indispensável para o sucesso empresarial.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE MUDANÇA
Não existe a empresa ideal. Toda empresa, se submetida a um
diagnóstico preciso, apresenta problemas organizacionais em maior
ou menor grau.
A implantação de um Sistema de AE, pelo seu potencial como
elemento de transformação, é uma excelente oportunidade para
solucionarmos alguns desses problemas. É também um risco
potencial de agravá-los, caso não seja tomada nenhuma medida a
respeito.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE MUDANÇA
Automatizar uma empresa problemática sem tentarmos,
simultaneamente, atacar os problemas organizacionais, é seguramente
criarmos uma infernal burocracia eletrônica.
A AE é uma excelente oportunidade para que os responsáveis por sua
implantação desenvolvam metodologias que permitam a implantação
de amplas mudanças organizacionais paralelamente à AE.
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
Um dos objetivos ao implantar um Sistema de AE é o aumento
da eficiência e da eficácia do escritório, onde devemos encarálo como um sistema produtivo coeso, e a produtividade deste
sistema deve ser definida de alguma forma para possamos
medi-la e verificar se o Sistema de AE está atingindo seus
objetivos ou não.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A NECESSIDADE DE UM MODELO
Para que esta avaliação e estas medidas se tornem viáveis, temos a
necessidade de um modelo, com o qual se torne possível não apenas
medir e verificar, como ainda prever teoricamente os efeitos de cada
uma das medidas técnicas e administrativas a serem adotadas no
processo de implantação.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A NECESSIDADE DE UM MODELO
Muito embora as vantagens dos Sistemas de AE possam
parecer evidentes, é importantes termos uma forma de
quantificar a taxa custo/benefício.
Os acionistas precisam ser convencidos que não se trata
apenas de mais um brinquedo caro. Quanto deve ser
investido no projeto? Como calcular a verba destinada à
implantação do AE na matriz ou nas filiais da empresa
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A NECESSIDADE DE UM MODELO
Cada centavo gasto na implantação do AE deve ser
cuidadosamente justificado, e seu retorno, tanto em termos de
valor quanto em prazo, deve estar claramente projetado.
E como administrar os “estouros” do orçamento para garantir a
viabilidade econômica do Sistema de AE?
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
A NECESSIDADE DE UM MODELO
O
principal
objetivo
de
estudarmos
alguns
modelos
organizacionais mais conhecidos é termos em mente os
componentes mais relevantes de modo a podermos, ao nos
depararmos com um problema prático, montar o modelo global
mais adequado à situação analisada
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
MODELOS BASEADOS EM COMUNICAÇÃO
Uma das primeiras abordagens utilizadas no estudo das empresas
foi aquela que vê os sistemas de comunicação como o ponto
central da eficiência organizacional.
Na década de 60 e 70, seguindo o surgimento de novos e
sofisticados mecanismos de comunicação como os PABX e a
definitiva popularização dos sistemas telefônicos, surgiram vários
trabalhos discutindo os sistemas de comunicação em termos de
diversos parâmetros de eficácia organizacional.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
MODELOS DE FLUXO DE INFORMAÇÕES
Estes modelos são na verdade um subconjunto mais restrito aos
modelos baseados em comunicação. São mais utilizados na análise de
sistema tradicional.
A peculiaridade destes modelos e que eles tendem a considerar como
integrante do “fluxo de informações” apenas comunicações mais
formais: documentos, formulários e comunicação escrita em geral. Estes
modelos atingiram um alto grau de operacionalidade com as técnicas de
análise estruturada de sistemas, que fornecem uma série de ferramentas
gráficas, tais como diagrama de fluxos de dados e etc.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
MODELOS FUNCIONAIS
Para construirmos modelos funcionais, podemos nos valer de
ferramentas de análise de sistemas, tais como modelos de fluxo de
informação.
O ponto importante é que se parta de uma descrição das funções a
serem realizadas no escritório, colocadas em termos de negócios.
A análise dos procedimentos através dos quais essas funções são
realizadas, com o objetivo de identificar possíveis ineficiências e
gargalos que poderiam ser reduzidos ou eliminados com as
ferramentas de AE, é o que pode ser valer das técnicas de Análise de
Sistemas.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
REDE DE DECISÕES
O método essencial desta técnica consistia em produzir informações
sumarizadas para os níveis superiores da administração da empresa a
partir da agregação sucessiva de dados manuseados pelos sistemas de
processamento de dados.
A característica fundamental destes sistemas é que a informação
produzida, embora voltada à tomada de decisões gerenciais, era fixa,
embutida no próprio projeto do sistema, o que implica num mínimo de
flexibilidade para o tratamento de situações novas.
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REDE DE DECISÕES
Os sistemas de informação gerencial trazem diversas vantagens para a
administração dos negócios.
As desvantagens também necessitam de um cuidado especial, haja
vista que os relatórios gerenciais padronizados podem não apontar
novos riscos não previstos no seu projeto ou ainda não evidenciar
novas oportunidades de negócios.
Importante que durante a análise para a tomada de decisões, o próprio
usuário faça a seleção de informações, combinando-as de forma a
obter simulações alternativas para tratar novas situações.
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MODELOS SOCIAIS
As pessoas tendem a associar a automação com
modelos administrativos clássicos, como a
“administração científica” de Taylor (1856-1915) e
as linhas de montagem de Ford (1863-1947).
Por isso, pode parecer estranho a alguns o uso de
modelos sociais neste campo dominado pela
tecnologia.
Mas é exatamente na teoria das relações humanas
e
nas
ferramentas
do
Desenvolvimento
Organizacional que vamos encontrar a parte que
faltava para complementar as nossas necessidades
em termos de modelos de escritório.
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Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)
Fundador da Administração Científica
Linha de Montagem de Ford (1863-1947)
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MODELOS SOCIAIS
A base da teoria do desenvolvimento organizacional é a fusão
entre as abordagens de relações humanas, preocupadas com as
relações interpessoais.
Daí houve uma evolução para o estudo das relações entre grupos
de pessoas e, finalmente, uma preocupação com a cultura
organizacional como um todo e os meios de se promover
mudanças controladas desta cultura.
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MODELOS SOCIAIS
O ponto crítico dos Sistemas de AE é exatamente este: uma grande
mudança, uma verdadeira revolução decorrente do súbito processo de
informação da cultura organizacional, e os meios de orientar e
controlar esta mudança de modo que os pesados investimentos em AE
sejam efetivamente produtivos.
Este problema
se subdivide em
três fases
a) Diagnosticar qual seria a situação ideal no
escritório automatizado.
b) Orientar a mudança para esta situação.
c) Verificar em que grau as metas foram
atingidas.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
MODELOS SOCIAIS
A primeira dificuldade reside no fato de que o desenvolvimento
organizacional é uma metodologia complexa, abrangendo vários
métodos alternativos tanto para diagnóstico quanto para a
implantação das mudanças.
Outro problema é que os métodos de diagnóstico proposto não são
muito precisos nem adaptados à implantação de ferramentas de alta
tecnologia, tendo sido, em sua maioria, projetados para a
implantação de mudanças psicológicas e estruturais na empresa.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
MODELOS SOCIAIS
Devem ser consideradas algumas preocupações mais técnicas com o
ambiente de trabalho tais como conforto, iluminação e ergonomia em
geral que, além de necessárias, são úteis como medidas
complementares aos métodos de desenvolvimento organizacional,
permitindo que se forme todo um clima favorável à mudança.
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ANÁLISE SOCIOTÉCNICA
A principal característica deste modelo é ver a organização como um
sistema composto de três subsistemas inter-relacionados:
• O subsistema técnico, formado pelas máquinas e instalações da
empresa.
• O subsistema social, formado pelos indivíduos e pelos grupos, formais
e informais e suas respectivas relações interpessoais, valores e
aspirações pessoais.
• O subsistema gerencial, que consiste na organização formal, suas
normas e regulamentos, políticas, divisão de tarefas, e etc.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
ABORDAGEM SOCIOTÉCNICA
1. Trata-se de uma teoria que utiliza o método sistêmico, encarando a
empresa e seus subsistemas como sistemas abertos e interrelacionados. Com isso não deixamos de aproveitar toda a
experiência acumulada na utilização das técnicas de análise de
sistemas no setor de informática.
2. A subdivisão do problema em três subsistemas distintos nos permite
utilizar a técnica de isolamento para estudá-los separadamente,
aproveitando o que há de melhor nas teorias analisadas
anteriormente, sem, entretanto perder de vista os interrelacionamentos entre cada um dos três subsistemas.
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SELEÇÃO DE FORNECEDORES E PRODUTOS
Após a definição das necessidades em função dos procedimentos a serem
implantados e em conformidade ao grau de automação desejado,
podemos iniciar a seleção do Hardware e Software que mais se adaptem a
essas necessidades.
Esta decisão aparentemente simples torna-se difícil e confusa:
1.
Propaganda que não traduzem a real situação.
2.
Receio de escolha do produto ou o fornecedor errado, pois informações como a
qualidade do produto, assistência técnica, garantia no prazo de entrega, e etc., nem
sempre existem ou não atendem as reais necessidades da empresa.
3.
Por último o prazo definido para apresentar tal decisão.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
HARDWARE
Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui os
computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.), redes de
comunicação, redes locais, impressoras e/ou multifuncionais
(integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.),
rede telefônica, e etc.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Existe uma variedade enorme de produtos comercializados.
Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na preparação
de documentos, nas operações básicas de escritório, no apoio à
decisão e na comunicação.
Processadores de Texto – Planilha Eletrônica – Programas para Criação de Apresentações – Correio Eletrônico – Sistemas AE
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional para
gerenciar a gama de produtos que serão implementados na
organização. As várias versões do Windows, da Microsoft, é um
exemplo de um sistema operacional mais utilizado mundialmente.
Google Chrome
Apple Mac OS X
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Microsoft Windows
Linux
Debian
GNU/Linux
Software Livre
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do escritório
pode aumentar a produtividade de seus funcionários da seguinte
forma:
• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e
recuperação de informações.
• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).
• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.
• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento,
cópias e etc.
• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.
• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.
• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
O ganho maior com a implantação da AE
é com a simplificação de tarefas
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a
maneira como o trabalho é realizado, quando o trabalho
é feito com eficácia, não apenas com eficiência.
EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas.
EFICÁCIA é fazer as tarefas certas.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
ALGUNS FATORES DA BAIXA PRODUTIVIDADE
a)
b)
c)
d)
e)
Falta de motivação e habilidades pessoais.
Estrutura Organizacional.
Sistemas e Métodos.
Descrições de Cargo.
Cultura Organizacional.
Uma empresa que pretenda elevar suas taxas de produtividade não
pode ignorar os fatores listados acima.
Um programa de desburocratização implantado dentro das empresas
obtém um retorno surpreendente, principalmente porque se baseiam
na participação dos funcionários.
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AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
PRÓXIMO MÓDULO
Conceitos de Sistemas de Informação, objetivo, características e
benefícios dos Sistemas de Informação.
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