MANUAL DO ORGANIZADOR DE CARAVANAS
Este manual foi desenvolvido para orientá-lo sobre as características,
benefícios e procedimentos para organizar sua caravana para a Beauty
Fair – Feira Internacional de Beleza Profissional.
Recomendamos que você leia atentamente todos os tópicos e consulte
este manual sempre que necessário.
Nos encontramos na Beauty Fair!
Expo Center Norte - São Paulo - SP.
Coordenação de Caravanas
Beauty Fair Eventos e Promoções Ltda.
[email protected] www.beautyfair.com.br
Tel.: (11) 3373-4633
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ÍNDICE
1) Sobre a Beauty Fair
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2) Caravanas Beauty Fair
a. O que é
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b. Características
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c. Benefícios para Organizador
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d. Benefícios para Participante (caravanista)
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3) Cadastro organizador
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a. Organizador novo
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b. Organizador já cadastrado
4) Credenciamento on-line dos participantes
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5) Passo-a-passo credenciamento dos participantes
a. Inclusão de credencial
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b. Alteração de credencial
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c. Exclusão de credencial
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d. Solicitação de credenciais adicionais
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e. Impressão Listagem de Credenciais
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6) Informações Importantes
7) Logísticas Caravanas
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8) Glossário de ícones
9) Resumo dos procedimentos
10) Beauty Fair 2015 – setores e eventos paralelos
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1) SOBRE A BEAUTY FAIR
A Beauty Fair é hoje o maior e mais completo evento do segmento de
beleza das Américas.
Formatada para atender a toda a cadeia produtiva do segmento, a
Beauty Fair - Feira Internacional de Beleza Profissional destaca-se por
oferecer um conteúdo educacional diferenciado aos profissionais de
beleza.
Nossa área expositiva é segmentada de acordo com o perfil de cada
visitante, onde as principais marcas do mercado tem a oportunidade de
apresentar, em primeira mão, os lançamentos e tendências.
A Beauty Fair promove os seguintes eventos simultâneos à feira*:
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Congresso Científico Internacional de Estética e CosmetologiaCCIEC;
Congresso de Depilação;
Congresso de Podologia;
Jornada de Massoterapia;
Congresso Internacional de Maquiagem Profissional;
Congresso de Manicures;
Workshops Profissionais;
Beauty Collection**;
Congresso Científico de Tricologia e Terapia Capilar;
Seminário em Gestão de Negócios em Salões, Clínicas e Spas;
Fórum de Distribuidores de Produtos profissionais,
Fórum Beauty Fair do Varejo de Beleza**.
*Eventos pagos. Informações em www.beautyfair.com.br.
**Evento gratuito mediante convite.
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Contamos com você para estimular os profissionais da sua região a
visitarem a feira!
A missão da Beauty Fair é contribuir de forma relevante com o
desenvolvimento do mercado da beleza, por meio da educação,
relacionamento e acesso às novidades e tendências do mercado.
2) CARAVANAS
a) O que é?
A Beauty Fair considera Caravanas* um grupo de no mínimo
30 profissionais do setor da beleza que cheguem todos juntos à feira
em ônibus, microônibus ou vans, coordenados por um organizador.
Atenção: *Não serão consideradas caravanas grupos vindos de São
Paulo (Capital) e das cidades de: Santo André, São Bernardo do Campo,
São Caetano do Sul, Diadema, Mauá, Ribeirão Pires, Rio Grande da
Serra, Guarulhos, Osasco e Taboão da Serra.
b) Características
As caravanas Beauty Fair têm como característica proporcionar aos
organizadores e caravanistas benefícios exclusivos além de tratamento
diferenciado.
c) Benefícios para organizador:
 Proporcionar ao caravanista a credencial VIP (sem custo) válida para
os 4 dias de feira (este benefício não é valido para ESCOLAS);
 Material de divulgação gratuito da feira;
 Divulgação do nome, telefone e e-mail do organizador da caravana em
nosso site www.beautyfair.com.br;
 Credenciamento antecipado dos participantes via Internet;
 Receber notícias atualizadas da feira e do mercado;
 Entrada exclusiva do ônibus no estacionamento (embarque/
desembarque);
 Secretaria exclusiva para atendimento dos organizadores;
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 Transfer gratuito da estação Tietê do metrô até o evento e vice-versa
para caravanas que venham a São Paulo por transporte aéreo e não
disponham de ônibus.
 Firmar parcerias comerciais de acordo com a estratégia definida pela
Beauty Fair para atingir os caravanistas.
d) Benefícios para participante (caravanista):
 Credencial VIP (sem custo) válida pelos 4 dias de evento;
(este benefício não é valido para ESCOLAS)
 Kit Lanche de boas vindas;
 Entrada e saída exclusivas;
 Brindes e/ou material informativo dos patrocinadores;
 Guarda-volumes exclusivo
 Banheiros químicos na área de desembarque e embarque dos ônibus
 Participação no Beauty Collection, dias 7 e 8 de setembro*.
*ver programação em www.beautyfair.com.br
ATENÇÃO: A credencial de Caravanas dá acesso a visitação da feira
durante os 4 dias e não inclui nenhum evento pago e/ou fechado dentro
da feira. As inscrições nos eventos pagos devem ser feitas diretamente
no site www.beautyfair.com.br, clicando em ‘Inscrições Congressos’.
OBSERVAÇÃO: Não é permitida a entrada de menores de 16 anos
mesmo que acompanhados por seus responsáveis.
3) CADASTRO DO ORGANIZADOR
Para ser um organizador de caravana é necessário realizar um cadastro
contendo nome completo, número de CPF, endereço completo com
CEP, e-mail e telefones de contato.
O cadastro deverá ser feito pelo site www.beautyfair.com.br, bastando
acessar o link ‘caravanas’.
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DIGITE SEU CPF
CLIQUE
O sistema abrirá uma tela de cadastro. Preencha os dados solicitados.
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Para organizadores já cadastrados em edições anteriores da Beauty Fair,
basta validar o seu cadastro, realizando as devidas atualizações.
Após realizar seu cadastro, é necessário criar uma senha de acesso. Para
organizadores já cadastrados, é possível alterar a senha de acesso nesta
tela.
CRIE SUA SENHA DE ACESSO
E CONFIRME A SENHA
CLIQUE
Atenção: Guarde bem a sua senha. Ela será necessária para você ter acesso
à área de caravanas do nosso site para: credenciar os participantes de sua
caravana, editar informações e imprimir listagem dos participantes
cadastrados.
A divulgação do nome, telefone e e-mail do organizador em nosso site
estará disponível somente após confirmação e autorização de
divulgação.
Após confirmação de sua caravana, enviaremos gratuitamente materiais
de divulgação da feira para auxilia-lo na captação de caravanistas.
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a) Organizador Novo: Após preenchimento dos dados de cadastro e
criação de senha, você verá uma tela como a demonstrada abaixo.
Você deverá aguardar a organização do evento lhe enviar um e-mail,
liberando seu cadastro, para que você possa dar início ao
credenciamento on-line do seu grupo.
Após aprovação do seu cadastro, serão liberadas as credenciais e a tela
do sistema será a que segue.
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b) Organizadores já cadastrados: Após confirmação/atualização dos
dados e criação de uma senha, a tela que você verá é a seguinte:
8
4) CREDENCIAMENTO ONLINE
Após liberação do seu cadastro como organizador pela organização do
evento, de posse da sua senha, você já pode iniciar o cadastro dos
participantes do seu grupo.
Não é necessário ter o grupo completo para iniciar o cadastro. Você
pode fazer o credenciamento dos participantes a qualquer momento!
Toda vez que você acessar a área de organizadores, o procedimento
será o seguinte:
DIGITE SEU CPF
CLIQUE
DIGITE SUA SENHA
CLIQUE
Cadastrando seu grupo com antecedência (até 30 dias antes da feira),
você poderá receber as credenciais em seu endereço de cadastro. O
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prazo de credenciamento on-line encerra 10 dias antes da feira, sendo
que após este prazo, as credenciais completas dos participantes deverão
ser retiradas impreterivelmente na secretaria de caravanas, somente
pelo organizador.
Importante: Caso o organizador tenha mais pessoas para levar à feira,
após o término do credenciamento on-line pode fazê-lo tranquilamente.
Basta entregar na secretaria de caravanas a listagem dos participantes
não cadastrados (com os mesmos dados solicitados no sistema). A
secretaria lhe entregará credenciais sem nome, porém com os mesmos
benefícios dos caravanistas previamente cadastrados. Caso o
caravanista queira colocar seu nome na credencial, deverá retornar a
secretaria de caravanas, num horário de menor movimentação.
Consulte os prazos de credenciamento na página 22 deste manual
5) PASSO A PASSO DO CREDENCIAMENTO
Com a finalidade de agilizar seu trabalho, o cadastro dos participantes é
simples e rápido. Basta preencher os campos que seguem.
a) Inclusão de credencial
PREENCHA
OS DADOS
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É imprescindível preencher o cadastro com os dados individuais de
cada caravanista com e-mail, pois é através deste que enviaremos o email de confirmação da inclusão em seu grupo, além dos informativos
sobre tudo o que acontecerá na feira.
CADASTRO
CARAVANISTA
APARECERÁ AQUI
(Para prosseguir com mais cadastros, basta repetir os passos do item a).
Lembre-se: A sua credencial de Organizador de Caravana já está
garantida, não havendo necessidade de realizar seu cadastro
novamente.
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b) Alteração de Credencial: Você poderá alterar credenciais por erro de
digitação. Por exemplo:

Nome empresa e e-mail errado
CLIQUE
ALTERE OS
DADOS
CLIQUE
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c) Exclusão de Credencial: Quando necessário, você poderá também
excluir a credencial de algum caravanista, como mostra a figura abaixo.
EX.:CARAVANISTA
CANCELOU
PARTICIPAÇÃO
CLIQUE
O sistema irá mostrar uma mensagem de confirmação da exclusão.
13
Para apagar definitivamente a credencial, clique em
.
Confirmada a exclusão, o sistema mostrará a mensagem:
Caso não queira excluir, clique em
.
Cancelando a exclusão, o sistema voltará para a tela anterior.
d) Solicitação de Credenciais Adicionais: Caso você já tenha utilizado
todas as credenciais disponíveis, você pode solicitar a liberação de mais
credenciais clicando no ícone
PREENCHA A
QUANTIDADE
Máximo 50 unid.
CLIQUE
O limite por solicitação de credenciais são 50 unidades.
Caso você solicite um número maior, o sistema te obrigará a alterar a
quantidade.
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Após envio da solicitação de credenciais, o sistema mostrará a
mensagem:
Quando suas credenciais estiverem acabando, havendo necessidade,
você pode solicitar novamente, repetindo o procedimento citado no
item d).
e) Impressão Listagem de Credenciais: O organizador também poderá
ver e imprimir a listagem geral de cadastros realizados, clicando no
ícone.
Esta lista irá auxiliá-lo (a) a conferir os integrantes do seu grupo e a
realizar a conferência no(s) ônibus.
O sistema abrirá uma tela como esta demonstrada abaixo.
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Para imprimir a listagem, basta clicar no ícone
OU clicar em cima
da tela com o botão DIREITO do mouse e selecionar a opção IMPRIMIR.
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6) INFORMAÇÕES IMPORTANTES

Por se tratar de um evento de grande proporção, voltado
exclusivamente para profissionais do setor, não é permitida a
entrada de menores de 16 anos, mesmo que acompanhados pelos
responsáveis.

É de responsabilidade do organizador a divulgação correta da
excursão, tais como: dia, horário e local de encontro na cidade
origem, dia(s)/horário(s) de visitação da feira e local/horário após
término da visitação.

É de responsabilidade do organizador as despesas com transporte
(locação de ônibus, combustível, pedágios, estacionamentos), bem
como despesas de hospedagem, passeios extras, alimentação entre
outras. Lembrando que: O valor diário do estacionamento e acesso
a área de embarque/desembarque é cobrado por veículo (ônibus ou
vans) e deve ser pago diretamente para a Patropi.

A Beauty Fair se compromete com a entrada gratuita na feira dos
participantes da caravana previamente cadastrada.

A credencial de caravanista não inclui entrada nos eventos fechados
e pagos realizados durante a feira, tais como Congressos,
Seminários, Jornadas, Simpósios, Fóruns, Shows Internacionais,
Fórum de Negócios, Workshops de Negócios e demais eventos desta
natureza. O caravanista que tiver interesse neste(s) evento(s)
deverão se inscrever diretamente com a Beauty Fair pelo site
www.beautyfair.com.br, clicando em ‘Inscrições Congressos’.
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7) LOGÍSTICA DAS CARAVANAS
Ônibus/Vans – acesso exclusivo ao pavilhão (área caravanas) pela
Rua Galatéa – portão 2.
SAÍDA
PORTÃO 4
ENTRADA
PORTÃO 2
Entrada:
-Portão 2 – Rua Galatéa, desembarque dos caravanistas;
-Na chegada, o pessoal de nossa equipe irá abordar o ônibus, identificar
o organizador da caravana (informar o nome exatamente igual ao do
cadastro) e se comunicar com a secretaria de caravanas. O organizador
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deverá se dirigir à secretaria de caravanas e retirar as credenciais de seu
grupo, que já estarão separadas;
-Após desembarque, o ônibus deixará a área de desembarque pelo
portão 4 – Rua Cel. Marques Ribeiro e seguirá para o bolsão exclusivo
de estacionamento;
-Devidamente credenciados, os profissionais entrarão na feira por uma
entrada exclusiva e receberão kit de lanche de boas-vindas ;
-Seguindo normas do Expo Center Norte o ônibus estacionará num
bolsão exclusivo e utilizará as baias do pavilhão somente para embarque
e desembarque dos caravanistas.
-O valor diário do estacionamento e acesso a área de
embarque/desembarque é de responsabilidade do Organizador. A taxa
(R$ 82,00) é cobrada por veículo (ônibus ou vans) deve ser paga
diretamente no acesso do estacionamento.
-Os organizadores que não pagarem esta taxa não têm acesso à área de
embarque/desembarque dentro do pavilhão, tendo que desembarcar os
participantes na rua, estando sujeito à multa da CET.
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Saída:
-Os profissionais sairão pelo mesmo local por onde entraram.
Sugestão: O organizador pode orientar o profissional a ir direto para o
estacionamento dos ônibus, desde que ele tenha informação onde o
ônibus esta localizado. Desta forma você agiliza e facilita a saída do
seu ônibus.
-Segundo normas estipuladas pela CET, o ônibus só será autorizado a
entrar no pavilhão (Portão 2) para embarque se o grupo estiver
completo. Caso o grupo esteja incompleto, os caravanistas terão que se
dirigir a pé até o portão 18, para onde o ônibus será deslocado.
-O ônibus deverá entrar pelo portão 2 (Rua Galatéa), fazer o embarque
dos passageiros e sair pelo portão 4 (Rua Cel. Marques Ribeiro)
- É de responsabilidade do organizador a divulgação aos participantes
do local/horário de encontro após término da visitação para embarque.
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8) GLOSSÁRIO
Onde estão os dados cadastrais completos do
organizador.
Acesso à visualização e impressão da listagem
dos caravanistas cadastrados.
Após término das credenciais disponíveis,
clicar neste ícone para solicitar liberação de
mais credenciais à organização do evento.
Consulta ao Manual do Organizador de
Caravanas Beauty Fair.
Clique neste ícone para escrever suas dúvidas
referentes às caravanas.
Ao terminar seu acesso, clique para sair da
área exclusiva de Organizadores de
Caravanas.
Após digitar os dados do participante da
caravana (nome completo, CPF e selecionar a
atividade) clicar neste ícone para incluir a
credencial deste participante.
Alterações de credenciais, seja por erro de
nome, CPF ou troca de atividade.
Gravar a alteração de credencial.
Cancelar a alteração de credencial.
Apagar credencial.
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9) RESUMO DOS PROCEDIMENTOS
1)
2)
3)
4)
5)
Realizar cadastro como organizador ou Validar seu cadastro no
site www.beautyfair.com.br.
Ler atentamente o Manual do organizador de caravanas Beauty
Fair.
Aguardar confirmação do cadastro/recebimento de materiais de
divulgação.
Aguardar liberação das credenciais e começar o credenciamento
on-line dos participantes.
Realizar o credenciamento dos participantes
Atenção para os prazos:
10/08/15 – Data limite para credenciamento on-line com recebimento
das credenciais via correio.
30/08/15- Encerramento do prazo de credenciamento on-line.
6)
Lembrando que após esta data você pode continuar captando
profissionais para a feira. Basta você entregar na secretaria das
caravanas uma listagem com (os mesmos dados solicitados no
sistema) dos profissionais e retirar as credenciais sem nome,
porém com os mesmos benefícios dos demais caravanistas
previamente cadastrados.
7)
Visitar, aproveitar e se atualizar na 11ª Beauty Fair.
8)
Horário de funcionamento da feira:
05/09/2015 (sábado) – das 12h às 20h.
06 a 08/09/15 (domingo à terça) - das 10h às 20h.
Valor estacionamento: R$82,00 por ônibus/van por dia
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