MANUAL
DE CONDUTA
GRUPO HOSPFAR
ABRIL/2015
Introdução a este Manual
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O Código de Conduta
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Adesão ao Código
4
Diretrizes Gerais
5
Diretrizes Específicas
5
Combate à Corrupção
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Concorrência
10
Informações Privilegiadas e Confidenciais
11
Violações e Dúvidas
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Introdução
a este Manual
O GRUPO HOSPFAR está comprometido com os padrões mais elevados de
atuação ética e legal e, nesse sentido, tem desenvolvido uma série de medidas de
integridade empresarial.
Dentre as medidas, o GRUPO HOSPFAR atualizou seu Código de Conduta, que
é o documento de leitura e consulta obrigatórios e que procura traduzir nossas
políticas e valores empresariais em regras objetivas. Todo colaborador deve
conhecer o Código de Conduta, porque é o referencial básico para suas atividades
profissionais cotidianas.
Com a finalidade de tornar mais acessível esse conteúdo, o GRUPO HOSPFAR
desenvolveu este Manual de Conduta, que é um documento simplificado e
preparatório para a compreensão e aplicação do CÓDIGO DE CONDUTA.
Portanto, o presente Manual não esgota as regras, mas procura apresentá-las de
forma inicial e acessível a todos.
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O Código de Conduta
O Código de Conduta do GRUPO HOSPFAR é um documento que reúne as
principais regras de atuação de todos os colaboradores.
Trata-se de uma forma direta, resumida e segura de informar os colaboradores
sobre os valores e as expectativas do GRUPO HOSPFAR em relação à postura de
cada um. O Código é, nesse sentido, um referencial para consultas cotidianas.
Um aspecto fundamental é que o conteúdo do Código de Conduta foi definido a
partir da consciência de que o ramo de medicamentos e produtos para a saúde,
a que o GRUPO HOSPFAR se dedica, tem um impacto social especialmente
relevante. E, nesse sentido, as preocupações e valores do GRUPO HOSPFAR só se
fortalecem se houver coesão de todo o seu corpo de colaboradores.
Adesão ao Código
A inspiração do Código de Conduta é a lei. Ela é o primeiro referencial a ser
respeitado. Portanto, todo colaborador deve conhecer as regras específicas de
sua profissão, da atividade a que o GRUPO HOSPFAR se dedica e, ainda, aquelas
relacionadas à cidadania.
Além disso, o GRUPO HOSPFAR busca excelência no atendimento ao cliente,
também como ator social – e, por isso, as normas de conduta para nossos
colaboradores vão além do que nos exige a lei.
Para auxiliar a todos nesse movimento de coesão, um Departamento foi
estruturado para atender todas as dúvidas, ouvir sugestões, reclamações e, até
mesmo, denúncias de violação às normas da empresa.
O Código garante a todos que utilizem o canal, proteção contra eventuais
represálias. Essa medida é fundamental para garantir a efetividade dos
mecanismos de integridade do GRUPO HOSPFAR e para garantir que
o principal agente de mudanças (o colaborador) participe ativamente
desse processo de evolução constante.
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Diretrizes Gerais
Todos aqueles que atuam com ou em nome do GRUPO HOSPFAR, ainda que
empregados terceirizados ou contratados, têm o dever de observar as normas
de conduta e de comunicar ao Departamento de Compliance, o conhecimento de
eventuais descumprimentos.
Como o objetivo é manter uma relação franca, nenhum colaborador poderá
sofrer qualquer ação discriminatória por suas comunicações ao Departamento de
Compliance.
Com relação às condutas de seus colaboradores, a principal expectativa do
GRUPO HOSPFAR é que observem todas as leis, recusando benefícios e exceções
relativos ao cumprimento de exigências oficiais concernentes ao meio ambiente,
saúde, segurança, relações de trabalho, impostos, incentivos financeiros, entre
outros, e que não sejam compatíveis com a regulamentação oficial.
Além disso, nenhum colaborador deverá agir de modo que, sem autorização,
possa envolver o GRUPO HOSPFAR em matérias ou entrevistas jornalísticas,
atividades, questões ou discursos de natureza política, local, regional ou nacional.
Diretrizes Específicas
DIREITOS HUMANOS: O compromisso de cada colaborador é manter um clima
de pleno respeito no local de trabalho, o que significa que comportamentos
(inclusive brincadeiras) que possam causar constrangimento a indivíduo ou
grupo, em razão de sexo, idade, cor, estado civil, orientação sexual ou qualquer
outra expressão da liberdade individual não serão admitidos. Todo colaborador é
responsável, também, por levar ao conhecimento das instâncias superiores,
e do Departamento de Compliance, fatos de que tenha conhecimento e
que possam causar ou contribuir para o constrangimento de indivÍduo
ou grupo (mesmo que não empregados) e impactos adversos aos
direitos humanos. Todos devem ser estimulados a sugerir alternativas
para prevenir todas as práticas desrespeitosas do ambiente de trabalho ou do
ambiente social em que o GRUPO HOSPFAR atua.
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RELAÇÕES DE TRABALHO: Todo colaborador deve respeitar e ser respeitado
no ambiente de trabalho – sob todos os aspectos. O dever de observar o estrito
respeito ao trabalhador estende-se aos fornecedores e parceiros. O colaborador,
por sua vez, deve zelar pelo GRUPO HOSPFAR, cuidando de seu patrimônio e de
sua imagem. Por isso, as manifestações pessoais e o uso de mídias sociais são
parte da vida privada de cada um, devendo ser desvinculadas de suas atividades
profissionais. Por isso, o colaborador tem o dever de não ostentar símbolos, sinais,
comunicações ou de se comportar de modo a induzir vinculação da imagem do
GRUPO HOSPFAR com posicionamentos e manifestações pessoais.
MEIO AMBIENTE: Todo colaborador deve considerar a preocupação ambiental
como um valor do GRUPO HOSPFAR. Nesse sentido, é responsabilidade de todos
adotar práticas de gestão do lixo e de redução das formas de poluição produzidas
no ambiente de trabalho, da utilização racional de materiais, água e energia em
geral. Além disso, todos devem propor sugestões e apontar possíveis impactos
ambientais relacionados às atividades da HOSPFAR.
INTERESSE DOS CONSUMIDORES: Todo colaborador deve estar comprometido
com a ideia de que a vida das pessoas é influenciada pelos produtos médicos e
medicamentos fornecidos pela HOSPFAR. Em outras palavras, nossos produtos
devem ser vistos como mais do que uma mercadoria qualquer. Nesse sentido, todo
colaborador deve estar atento e noticiar qualquer anormalidade de atendimento ou
de produtos, como:
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a. danos aos produtos causados durante o transporte ou armazenamento;
b. vícios detectados nos produtos por problemas de produção;
c. ocorrências de informações ilegíveis nas embalagens (seja por danos, seja por
impressão inadequada);
d. condutas que se dissociem das boas práticas fixadas pelos órgãos de controle,
agências reguladoras e órgãos de normatização técnica;
e. problemas de logística, estoque entre outros que possam afetar previsões de
entrega;
f. Nenhuma informação será divulgada ou disponibilizada sem que a unidade
competente do GRUPO HOSPFAR tenha avaliado.
INTEGRIDADE DAS INFORMAÇÕES E TRANSPARÊNCIA: Nenhuma informação
será prestada, a não ser em caráter oficial pelo colaborador formal e
expressamente designado a tanto, ou em caso de informação aprovada pelos
departamentos internos e competentes do GRUPO HOSPFAR. O Departamento
de Compliance, assim como o departamento responsável e o respectivo superior
serão imediatamente comunicados sobre qualquer solicitação de informações ou
documentos por agente público, seja solicitação pessoal ou por escrito.
CAUTELAS NA GESTÃO CONTRATUAL COM ÓRGÃOS PÚBLICOS: Os contratos
com particulares estão sujeitos a regras e condições diferentes daqueles mantidos
com entes públicos ou com entidades privadas gerindo dinheiro/verba/patrimônio
público. Todo colaborador deve se informar sobre as particularidades relativas
aos contratos públicos, e adotar uma postura ativa, planejada e cuidadosa em
sua gestão. Já os contratos privados, especialmente aqueles celebrados com
fornecedores, terceirizados ou subcontratados, devem ser antecedidos
de providências de avaliação prévia do CONTRATADO, segundo as
normas previstas no CÓDIGO DE CONDUTA. Todo colaborador deve
estar atento aos “sinais de perigo ou atenção”, que obrigam o responsável
a especiais levantamentos e investigações como condições de contratação.
As normas e os padrões de conduta do GRUPO HOSPFAR serão levados ao
conhecimento do potencial contratado, que declarará estar de acordo e conforme
suas disposições.
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Combate à Corrupção
Este é um tópico de especial importância para o GRUPO HOSPFAR e, por isso,
todo colaborador deve consultar o CÓDIGO DE CONDUTA para se informar sobre
as normas relativas a combate à corrupção.
A expectativa do GRUPO HOSPFAR é de que seus colaboradores se comportem
honestamente, além de observar as disposições legais, especialmente em suas
relações com o Poder Público. De forma objetiva, mas sem pretender esgotar o
tema, seguem alguns exemplos:
a. Nenhuma conduta irregular ou ilícita será justificada sob a alegação de ser
prática disseminada. Nenhum colaborador poderá, ainda, aceitar condições
excepcionais em relação ao disposto em lei, nem oferecer ou pedir qualquer
outra vantagem indevida.
b. É vedada a oferta de presentes, favores, serviços ou vantagens a agentes
públicos ou a qualquer responsável por despesa paga por meio de dinheiro
público.
c. É vedada a troca de favores – com gestores públicos ou concorrentes - que
vislumbre uma vantagem futura para competir ou contratar com a Administração
Pública.
d. Não utilizar os meios de comunicação (telefone, e-mail ou qualquer outro)
de forma irresponsável ou imprudente. A linguagem utilizada deverá ser
formal e polida, e deve retratar procedimentos, conduta e atos que estejam
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em conformidade com a lei e com o Código de Conduta. Não será tolerada a
utilização de frases ou expressões – mesmo por brincadeira ou desatenção
- que possam ser mal interpretadas ou levar a conclusões que não estejam
alinhadas com o Código de Conduta da HOSPFAR.
e. Não se poderá oferecer o pagamento de refeições, ingressos ou camarotes
para eventos (shows, teatro, jogos etc.), viagens, estadias, participação em
congressos, pagamento de cursos e treinamentos, no Brasil ou no exterior, às
pessoas na condição de agentes públicos ou agentes privados no exercício de
função pública (p.ex.: entidades privadas que recebem recursos públicos).
f. Aos colaboradores, clientes e fornecedores de natureza privada poderá ser
oferecida uma refeição em ambiente de negócios, como prática costumeira em
todo o mundo, dentro da ética negocial privada.
g. Os colaboradores, mesmo quando não representando ou falando em nome
do GRUPO HOSPFAR e empresas do grupo, não farão contribuições ilegais a
candidatos, à administração pública, a partidos políticos ou outras organizações.
Qualquer doação lícita deverá ter autorização pelo GRUPO HOSPFAR.
Reitera-se, por fim, o dever de todo colaborador conhecer detalhadamente as
normas do CÓDIGO DE CONDUTA HOSPFAR sobre combate à corrupção.
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Concorrência
A livre concorrência é protegida por uma série de leis, com disposições
bastante rigorosas. Todo o comportamento empresarial que possa prejudicar o
ambiente concorrencial (p.ex.: acordos, conchavos, esquemas) está proibido aos
colaboradores e a qualquer pessoa ou dirigente que represente o Grupo HOSPFAR.
Além disso, alguns cuidados devem ser observados por todos, especialmente em
relação à troca de informações sensíveis, como as relacionadas a estratégias de
preços, descontos, condições de crédito, políticas de vendas em geral.
Os colaboradores que mantenham contato com fornecedores e concorrentes
devem observar atentamente as recomendações mínimas do CÓDIGO DE
CONDUTA HOSPFAR.
Os colaboradores, quando da elaboração de propostas comerciais ou estratégias
de participação em licitações, deverão fazê-las de forma independente; não
poderão trocar informações com concorrentes ou participantes potenciais do
processo licitatório; não poderão influir na decisão de outro participante; zelar para
que a proposta apresentada ou o conteúdo dela não tenha sido comunicada ou
discutida com outro participante antes da sua abertura.
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Informações
Privilegiadas e
Confidenciais
As informações comerciais, estratégicas ou quaisquer outras relacionadas às
atividades do GRUPO HOSPFAR estão sujeitas a rígidos padrões de controle e
não podem ser divulgadas pelos colaboradores, a não ser que exista expressa
autorização do GRUPO HOSPFAR, ou que tenham caráter público.
Detalhes sobre o assunto podem ser obtidos no CÓDIGO DE CONDUTA HOSPFAR.
Violações e Dúvidas
Todas as dúvidas e sugestões sobre o conteúdo do CÓDIGO DE CONDUTA
HOSPFAR poderá ser levada ao conhecimento do Departamento de Compliance,
garantida a proteção contra qualquer ação discriminatória.
Qualquer violação será tratada como assunto de extrema gravidade, podendo
sujeitar seus infratores a penalidades que vão de advertência a demissão/rescisão
de contrato com justa causa, além da sujeição às medidas legais cabíveis.
Matriz
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