Módulo de Contrato – Agora OS
O módulo de contrato irá permitir fazer o acompanhamento e cobrança de contratos através
da criação de índices personalizados pelo cliente.
Exemplo: Contrato de prestação de serviço do Produto Agora OS.
Caso fossemos fazer um formulário de inscrição em papel ele seria mais ou menos assim:
Coluna Índice
Plano
Limite de Usuários
Limite de Espaço (Mb)
Conta
Senha
Coluna Valor ou Franquia
Two
2
500
empresa-exemplo
ee12345
Módulo de Contrato
Módulo de Contrato Franquia
Módulo de Pagamento
Módulo de Pagamento Franquia
Módulo NFe
Módulo NFe Franquia
Sim
[Plano 100 Contratos]
Não
Não
Sim
[Plano 100 NFe]
Coluna Preço
R$ 34,90
R$ 0,00
R$ 0,00
R$ 20,00
R$ 0,00
R$ 100,00
Neste exemplo, no primeiro bloco de informações teríamos os dados gerais da assinatura:
•
•
•
Plano: O nome do plano escolhido pelo cliente e o valor dele.
Limites de usuário, espaço em disco e o valor R$ 0,00, pois já está incluído no valor do
Plano.
Dados cadastrais como o nome da conta “empresa-exemplo” e a senha da Área do
Assinante.
No segundo bloco, temos informações dos módulos contratados à parte:
•
•
O cliente tem acesso aos módulos de: Contrato e NFe ambos com a Franquia de 100
contratos/notas fiscais por mês e seus respectivos valores mensais (R$ 20,00 e R$
100,00)
O cliente não tem acesso ao módulo de pagamento.
Voltando ao sistema Agora OS
Para simular esse formulário de exemplo dentro do sistema Agora OS, o módulo de contratos
faz a reprodução exata do que seria um formulário em papel.
Gerência de Índices de Contrato (Coluna Índices do exemplo):
Nessa gerência serão cadastrados todos os índices que compõem TODOS os contratos do
sistema. Ou seja, se existirem 10 modelos diferentes de contratos, os índices do sistema como
um todo, que servem a esses 10 modelos, estarão todos cadastrados no mesmo lugar.
Os índices podem ser de quatro (4) tipos:
•
Caixa de Texto – Índices cuja resposta abrigará um Texto Livre. No nosso exemplo,
temos os índices: “Plano”, “Conta” e “Senha”.
•
Caixa Numérica – Índices cuja resposta abrigará números com até duas casas decimais.
No nosso exemplo, temos os índices: “Limite de Usuários”, “Limite de Espaço” e as
Franquias de Contrato, Pagamento e NFe. Deve-se lembrar que os índices numéricos
são contáveis (ver mais a frente a explicação da tela de Eventos).
•
Caixa de Seleção – Índices cuja resposta vem pré-definida para que o operador do
sistema marque a correta. No nosso exemplo, as respostas para os índices “Módulo”
podem ser “Sim” ou “Não”.
•
Multipla Escolha – Índices cuja resposta vem pré-definida para que operador do
sistema marque as corretas. Neste caso, o operador pode selecionar mais de uma
opção (em contraste com o Caixa de Seleção, que permite que somente uma resposta
seja marcada).
Depois de pré-cadastrar os índices que serão usados no contrato pode-se dar início ao
contrato em si.
Contrato: Aba Geral
Nesta tela se registra as informações preliminares do contrato, como o nome dele, o número
externo (controle interno da empresa), a data de inicio e a data de término do contrato, o
status do contrato, descrição e observações.
Status: [Aguardando Ativação | Ativo| Cancelado| Pendente| Suspenso| Em
degustação| Fim da degustação]
Contrato: Aba Inventário
Permite gravar que Equipamentos do inventário do cliente estão vinculados àquele contrato e
atribuir quantidades e valores para serem cobrados por cada equipamento.
Contrato: Aba Índices
Depois que os índices foram criados na Gerência de Índices de Contrato, então eles poderão
ser vinculados aos contratos dos clientes.
Esta tela reproduz o exemplo da página inicial. Ou seja, informa os índices, os valores deles
(dados ou franquia) e o preço cobrado.
Contrato: Aba Eventos
A tela de Eventos controla todos os “eventos” que compõem índices numéricos do contrato.
Por exemplo. Em um contrato hipotético, configuramos na aba Índices o seguinte limite:
Índice: Horas
Franquia: 50 (horas mensais)
Preço: R$ 2.500,00
Preço Excedente: R$ 200,00 (por unidade de hora)
A tela de Eventos permite controlar (faturar) tudo que ocorreu para cada índice numérico.
Assim, toda vez que um funcionário executar uma tarefa para este cliente/contrato, ele deverá
registrar o Evento sob o índice correto, por exemplo:
•
•
•
Dia 05/01/2012 gastei 30 minutos programando
Dia 06/01/2012 gastei 5 horas programando
Dia 13/01/2012 gastei 4 horas programando
Dessa forma, quando o Contrato for faturado para o mês de Janeiro, o sistema irá contabilizar
que foram gastas 9:30h para o Índice “Horas”. Logo, este valor está dentro da franquia de 50
Horas e o preço a ser cobrado será de R$ 2.500,00 (fixo) sem qualquer excedente.
Se houvessem horas excedentes, seria cobrado R$ 2.500 + (n horas * R$ 200,00).
Se nenhum evento fosse registrado, seria cobrado R$ 2.500, pois este é o valor fixo do índice
“Horas” (independente de haver uso ou não).
Citamos o índice numérico “Horas” no exemplo, mas poderia ser qualquer outro índice
contável, por exemplo: Visitas, Número de Xerox/Copias, Minutos, Horas Técnicas, Horas de
Programação, Número de Peças Publicitárias, entre outros.
Contrato: Gerencia de Tabela de Valores
Como visto acima, os índices numéricos podem receber um preço “Fixo” e um preço por cada
unidade excedente à franquia. E, no intuito de facilitar ainda mais a política de preço, o Agora
OS irá permitir que sejam criadas tabelas de valor.
Por exemplo, uma operadora de telefonia cobra pacotes de minuto:
•
•
•
Até 100 Minutos: R$ 100,00
Até 200 Minutos: R$ 180,00
Até 400 Minutos: R$ 300,00
Logo, o índice numérico “Minutos” poderia abrigar uma tabela de valor, que o operador
selecionaria no contrato qual é a Tabela de Cobrança para aquele índice do contrato.
Sendo assim, na aba “Índices” do contrato em vez de ser preenchido o “Preço Fixo”, seria
selecionada a Tabela de Cobrança (Ex: Tabela de Minutagem) e a faixa de valor da tabela (Ex:
Plano 100 Minutos – R$ 100,00).
Quando selecionado o faturamento por tabela, podem-se usar três tipos de configuração.
1. Tabela Fixa
É cobrado o valor da Franquia, por exemplo: Plano 100 Minutos – R$ 100,00 e pode-se
configurar o valor do minuto excedente.
Cada minuto usado deverá ser registrado na aba “Eventos” e no fim do mês, será
gerada a fatura considerando: R$ 100 + (n minutos exced. * preço uni. exced.)
2. Tabela Adaptativa
Irá adaptar a cobrança do cliente de acordo com o gasto mensal e a tabela de valores
cadastrada. Por exemplo, supondo que o cliente gaste:
80 minutos – será ajustado automaticamente para o Plano de 100 minutos
150 minutos – será ajustado no Plano de 200 minutos
399 minutos – será ajustado no Plano de 400 minutos
450 minutos – será ajustado no Plano de 400 minutos + (50 x preço uni. exced.)
3. Tabela Acumulativa
Esta configuração é uma variação da “Tabela Adaptativa”, com a diferença que os
valores são ajustados dinamicamente. Por exemplo, supondo que o cliente gaste:
150 minutos – Os 100 primeiros minutos serão cobrados ao valor unitário do Plano de
100 minutos, enquanto que os 50 minutos restantes serão cobrados ao valor unitário
do Plano de 200 minutos.
Outras considerações sobre o módulo de Contratos:
1. O módulo de contratos será gratuito para registro do contrato, registro de eventos e
faturamento MANUAL do contrato.
2. O registro de Eventos do contrato poderá ser feito dentro do próprio Contrato na aba
“Eventos”, como também diretamente dentro da aba “Eventos” disponível nas Ordens
de Serviço, Chamados Técnicos e Tickets de Suporte.
3. Futuramente, o registro de Eventos do contrato também poderá ser feito por sistema
externo através do uso de uma API (Webservice). Ou seja, o cliente pode ter um
sistema que controla o uso do índice (por exemplo, uma operadora de telefonia tem a
máquina que controla as chamadas e envia os registros da chamada diretamente para
o sistema Agora OS) enquanto o Agora OS se encarrega do faturamento, cobrança, etc.
4. Será disponibilizado um módulo de faturamento AUTOMÁTICO do contrato. Este
“gatilho” irá rodar diariamente gerando as Faturas de todos os contratos a vencer,
incluindo datas de vencimento, suspensão automática de contratos, etc.
Este módulo será cobrado à parte em Planos cujo valor de contratação varia de acordo
com o número de contratos com o status “Ativos” no sistema Agora OS.
5. As faturas geradas pelo módulo de Contrato irão gerar um lançamento no contas a
Receber. Sendo assim, as faturas poderão ser pagas diretamente à Empresa e
faturadas manualmente no sistema.
Alternativamente, quando o Modulo de Pagamento do Agora OS estiver disponível,
elas poderão ser pagas pelo cliente (do cliente) diretamente pela Interface do Agora
OS (desde que a Empresa tenha o Módulo de Pagamento contratado e as
configurações de Boleto Bancário e Cartão de Credito – e seus respectivos contratos
com as bandeiras, gateways e intermediadores financeiros – devidamente operativas).