PREFÁCIO 1 Após instalar o programa Empresário3 é necessário configurá-lo para operar conforme as necessidades de sua empresa. É evidente que o processo de implantação varia de empresa para empresa, conforme as peculiaridades de cada uma. Em algumas o financeiro é prioritário, e, em outras, a prioridade é dada ao estoque. O que se quer aqui é orientar quanto aos passos básicos a seguir para otimizar o processo de implantação. É necessário garantir que o fluxo de informações para digitação seja mantido. É importante estabelecer uma rotina de trabalho diário envolvendo todas as pessoas responsáveis por fornecer dados para o sistema. Isto significa organizar toda a documentação necessária de modo a evitar perdas de tempo, lançamentos incompletos ou incorretos que possam comprometer todo o processo de implantação. Quando se implanta um sistema como o programa Empresário, é comum ocorrer um aumento temporário na carga de trabalho diário, pois além da rotina existente que deverá ser mantida em paralelo por algum tempo, adiciona-se a rotina de implantação do sistema. Como foi dito, isto é temporário e após a implantação o programa deve assumir grande parte desta rotina diária. É muito importante manter o cadastro diário das informações sob pena de que o acúmulo de trabalho acabe desestimulando e comprometendo a implantação. Seja persistente! 2 ADMINISTRADOR 1. ADMINISTRADOR 1.1. EMPRESAS 1.2. CONTROLE DE USUÁRIOS 1.3. PERMISSÕES 1.4. PARÂMETROS 1.5. CONFIGURAÇÕES 1.5.1. CHEQUES 1.5.2. BOLETOS 1.5.3. DUPLICATAS 1.5.4. NOTAS FISCAIS 3 ADMINISTRADOR No módulo ADMINISTRADOR será feito o cadastramento das empresas que se deseja controlar. Lembrando que, para emitir Nota Fiscal Eletrônica por mais empresas, é necessário adquirir outro Empresário3 e módulo NFE-Produtos. Embora o Empresário3 não apresente um limite ao número de empresas controladas (5, 10, 30, 50,...), é preciso observar que, quanto maior o número de empresas controladas, maior será o tamanho da base de dados. Embora o Empresário3 administre perfeitamente bases de dados da ordem de 1 GB (gigabyte), sua performance naturalmente poderá diminuir em função do hardware utilizado. Nestes casos, recomenda-se revisar o computador que irá trabalhar com o software. Este módulo é fundamental para o perfeito funcionamento do software, já que nele está disponível toda a informação sobre configuração e parametrização. Dada a importância deste módulo, somente o ADMINISTRADOR do sistema poderá acessá-lo. Ele será o responsável pelas informações aqui inseridas, bem como do cadastramento dos demais usuários. O ADMINISTRADOR do sistema é o usuário com o mais alto nível de acesso ao sistema. 4 1. Administrador 1.1. Empresas Vá para Administrador – Empresas. Aqui são cadastradas as empresas gerenciadas no software. É importante lembrar que a primeira empresa informada na instalação, seus dados poderão ser complementadas ou alteradas a partir do primeiro acesso a este módulo. Digite as informações solicitadas. Caso não seja pessoa Jurídica selecione a opção Pessoa Física. No campo CNPJ/CPF há um teste de validade do número informado. Caso ele não esteja correto ou não tenha sido preenchido, o sistema não aceitará a gravação do cadastro. Indique a atividade da empresa que está sendo inserida no sistema. Caso a atividade procurada não conste na relação, clique na pasta amarela ao lado do campo ATIVIDADE. Ao clicar na pasta amarela se abrirá uma relação de atividades. Para acrescentar uma nova, basta clicar no botão NOVO (F5), acrescentar a atividade desejada, gravar e sair. Para cada atividade cadastrada é possível informar uma forma mais curta ou mais utilizada pela sua empresa. Esta forma curta é denominada APELIDO. Para que o programa exiba o APELIDO ao invés de exibir a DESCRIÇÃO, marque a caixinha correspondente na coluna APELIDO. 5 Atenção. Caso a Descrição ou Apelido não seja mais utilizado, basta marcar a opção INATIVA (informação irá aparecer entre colchetes). Indique também qual o setor de atuação da empresa que você está inserindo: indústria, comércio ou serviços. Conforme o perfil de sua empresa marque uma, duas ou até as três opções. Essa informação é fundamental, pois o software irá considerá-la para exibir ou ocultar algumas telas. Por exemplo, uma empresa classificada como comércio, a princípio não necessitará de telas como a do Custo de Produção ou Ordens de Produção. Neste caso, o software automaticamente ocultará as mesmas opções no Empresário. OBS: Se a empresa utilizar Nota fiscal eletrônica no campo apelido da atividade deve ser digitado o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da atividade principal da empresa. Cod. Regime Tributário Essa informação é utilizada para definir o regime tributário da empresa. Logotipo Há a possibilidade de se utilizar um logotipo para personalizar algumas telas e informações referentes à sua empresa. Para incluir um logotipo, clique na pastinha amarela ao lado da caixa logotipo e indique qual o arquivo deseja incluir. Localize o arquivo e dê 2 cliques sobre ele para que seja embutido na caixa logotipo. Se desejar excluir a imagem, clique no ícone “X” logo acima da pastinha amarela e confirme a exclusão. Para essa função utilize arquivos com extensões de imagem como, por exemplo, bmp, jpg ou dib, previamente criados em software adequado, como o Paint do Windows e com tamanhos compatíveis com o tamanho das telas do Empresário3. Para que o logo seja apresentado em relatórios, deve-se utilizar o formato bmp. 6 1.2. Controle de usuários Vá para Administrador – Controle de Usuários. O Empresário® 3 é dotado de um sistema de segurança para controle de acesso através de permissões que podem ser atribuídas a cada usuário ou a grupos de usuários. Quando se atribui alguma permissão a um determinado grupo, significa que todos os usuários pertencentes a este grupo terão as mesmas limitações para acessar o sistema. Estes grupos podem ser criados com base na função de determinados usuários ou no departamento a que pertencem. Veja os exemplos: - Grupo Vendedores, Grupo Compradores, Grupo Gerentes, etc. Ou então, - Grupo Comercial, Grupo Financeiro, Grupo Produção, etc. Todos os funcionários pertencentes a um mesmo grupo terão as mesmas permissões. Entretanto, a partir do momento em que um destes usuários tenha suas permissões alteradas, ele automaticamente deixará de obedecer às permissões do grupo e passarão a prevalecer às permissões específicas deste usuário. O cadastramento de usuários, criação de grupos e concessão de permissões só pode ser realizado pelo usuário principal, denominado Administrador do Sistema. Somente ele poderá incluir, modificar ou retirar permissões dos usuários. Ao iniciar o software pela primeira vez, forneça as informações solicitadas que servirão para identificar sua empresa, o nome de acesso do administrador e sua respectiva senha. Atenção, no caso da senha o programa diferencia se foram utilizadas letras maiúsculas ou minúsculas. Caso você esqueça o nome de usuário e/ou a senha, o sistema não permitirá o acesso a nenhum de seus módulos. Portanto, guarde estas informações em lugar seguro. Nota: O próprio usuário comum, a qualquer momento, desde que autorizado pelo Administrador do Sistema, poderá alterar sua senha, mas não suas permissões. Estando no módulo de Gerenciamento do Empresário3 (o programa principal), basta acessar MEU MENU / ALTERAR SENHA. 7 Como cadastrar um novo Usuário ou um novo Grupo: Vá para ADMINISTRADOR - CONTROLE DE USUÁRIOS. Cadastrando um novo usuário Dê um duplo clique na área de usuários ou clique uma vez na tela e em seguida no botão NOVO para abrir a tela de cadastro do usuário. 8 Nesta tela o Administrador cadastrará as pessoas (usuários) que terão acesso ao sistema. Para cadastrar um novo usuário clique no botão novo e complete as informações solicitadas: NOME DE ACESSO: Nome que será solicitado no campo Usuário a cada vez que esta pessoa entrar no sistema. NOME COMPLETO: Nome completo do usuário. E-MAIL: E-mail do usuário. DESCRIÇÃO: Alguma informação relevante sobre o usuário. Geralmente seu cargo ou função. SENHA: Poderá possuir até 10 caracteres alfanuméricos. Atenção, a senha diferencia letras maiúsculas de letras minúsculas, por isso, é muito importante observar o que está sendo digitado como senha. CONFIRMAÇÃO: Digite novamente a senha aqui. Parâmetros do Usuário: Alterar senha no próximo logon: Obriga o usuário a alterar a senha na próxima vez que acessar o sistema. Usuário inativo: O usuário, enquanto inativo, não terá permissão de acesso ao sistema. Quando um usuário está inativo seu nome aparecerá entre colchetes e no final da lista de usuários apresentada na tela de controle de usuários. Para reativá-lo, basta dar um duplo clique sobre seu nome na tela de controle de usuários e desmarcar a opção Inativo. Usuário não pode alterar senha: Não será permitido ao usuário alterar a sua própria senha. Permitir senha em branco: O usuário poderá acessar o sistema informando apenas o nome do usuário. Os campos SENHA e CONFIRMAÇÃO ficarão em branco no cadastro deste usuário. Permitir senha igual ao nome usuário: Permite que o nome de acesso e a senha sejam idênticos. Usuário Gerente: Este usuário tem permissão para alterar informações que o usuário ou vendedor não têm. Como remover um usuário Para remover um usuário, selecione o usuário desejado e clique no botão EXCLUIR. Obs: Se houver registros gravados com o usuário, não será permitido fazer a exclusão. Como trocar o nome do usuário ADMINISTRADOR: Vá para ADMINISTRADOR / CONTROLE DE USUÁRIOS e clique duas vezes em qualquer lugar da tela “Controle de Usuários”. Será aberta a tela de Cadastro de Usuários. Localize o Administrador através das setas. Ao localizá-lo surgirá a palavra Administrador que ficará piscando na tela. 9 Dê um duplo clique sobre a palavra Administrador e será aberta a tela ESCOLHA O NOVO ADMINISTRADOR. Selecione qual será o novo Administrador dentre os usuários já cadastrados, grave e saia da tela. Todo usuário cadastrado no sistema deverá efetuar o acesso através da tela intitulada LOGIN. Nesse momento o sistema estará validando o usuário e configurando o sistema com as atribuições (permissões) determinadas pelo administrador, dando ao usuário acesso às telas específicas com permissões de inclusão, alteração, consulta e exclusão das informações contidas no sistema. O administrador tem o poder de alterar as permissões de qualquer usuário, além de ter acesso a qualquer tela do sistema. Portanto, a escolha do Administrador exige cautela. Criando um novo grupo Para que um grupo seja cadastrado é necessário que já existam usuários cadastrados. Dê um duplo clique na área de grupos ou clique uma vez na tela e em seguida no botão NOVO (F5) para abrir a tela de cadastro de grupos. Informe o nome que será dado ao grupo criado e uma breve descrição deste grupo, por exemplo: Grupo: Vendas Descrição: Departamento de Vendas Associando um usuário a um grupo Após criar e gravar um grupo, os usuários que ainda não foram inseridos em nenhum outro grupo serão exibidos na janela Não Integrantes. Para inserir um dos usuários não integrantes no grupo atual, basta selecioná-lo e clicar na seta para a esquerda. Para excluir um dos usuários integrantes, basta selecioná-lo (clicando sobre ele) e clicar na seta com indicação para a direita ou através de um duplo clique. Quando você cadastra novos usuários, os mesmos ficarão agrupados na janela da direita como não integrantes. Após a escolha dos usuários integrantes do grupo, grave a seleção. 10 Usuários Conectados Na tela de controle de usuários existe o botão USUÁRIOS CONECTADOS que, ao ser acionado, exibirá quais os usuários que estão conectados ao Empresário3 neste momento. Usuários conectados ao banco de dados: Exibe quais estações da rede estão conectadas ao Empresário no momento. Acessos registrados: Exibe todas as estações registradas como terminais de uso do Empresário. Atualizar a cada: Permite a seleção da freqüência com que as informações serão atualizadas na tela. 11 1.3. Permissões Vá para ADMINISTRADOR – PERMISSÕES. Nesta tela o administrador determina quais telas poderão ser acessadas por um usuário ou grupo cadastrado. Comece informando se as permissões serão aplicadas a um grupo ou a um usuário. Informe sua opção na parte superior do lado direito da tela. O mesmo usuário ou grupo poderá ter diferentes níveis de acesso em cada uma das empresas gerenciadas pelo E3. Selecione o usuário ou grupo e a seguir a empresa que ele poderá acessar. No primeiro GRID, a coluna Descrição indica as telas disponíveis no software. À direita aparecem mais quatro colunas, uma para cada função possível (inclusão, consulta, alteração, exclusão) de suas respectivas descrições. O padrão do software é apresentar o usuário sem nenhuma permissão. A tela virá com todas as caixinhas de permissões em branco. Para marcar a opção desejada basta um clique. Para desmarcar, basta clicar novamente no local já marcado com . Para marcar toda a coluna, clique no botão acima do nome da coluna. Com o teclado podem-se usar as setas de direção para locomover-se pela tela e a barra de espaço para marcar ou desmarcar os locais desejados. Comece liberando apenas o necessário e posteriormente volte a esta tela para aumentar ou reduzir as autorizações deste usuário. Grave as alterações efetuadas. 12 Clicando na lupa podemos procura as permissões dos usuários nas telas e nos relatórios no administrador. Utilizando as mesmas permissões em outro usuário: Se você deseja dar permissões idênticas a vários usuários e não quiser realizar a mesma operação várias vezes, faça o seguinte: Defina todas as permissões para um usuário e grave. Clique no botão COPIA PERMISSÕES e localize o outro usuário que receberá as mesmas permissões. Depois de localizado o outro usuário, clique novamente no botão Copia permissões. Neste momento o sistema estará copiando automaticamente todas as permissões do primeiro usuário para o segundo. Não esqueça de gravar esta operação. Permissões Avançadas O controle de permissões permite também que em algumas telas de maior importância o Administrador consiga desabilitar ou não mostrar certas informações, campos ou botões. Passos para habilitar: 13 1- Abra a tela de Permissões e selecione o usuário desejado. 2- Na relação de telas apresentada, localize a tela onde serão dadas as permissões avançadas e dê um clique sobre a linha marcando-a. Forneça as permissões usuais (incluir, consultar, alterar OU excluir) e GRAVES (F6). 3- Após isso clique no botão PERMISSÕES AVANÇADAS. Selecione os campos que não serão visualizados (“Não Mostrar”) e aqueles que estarão desabilitados (“Desabilitar”). 4- Após terminar, grave. OBS: As telas que permitem Permissões Avançadas são: Cadastro de Produtos e Serviços, Movimentação de Estoque, Lançamentos do Caixa Pequeno, Lançamento Bancário, Controle de Contas a Pagar, Controle de Contas a Receber, Pagamentos em aberto, Recebimentos em aberto, Fluxo de Caixa e Recebimentos em aberto. 14 1.4. Parâmetros Vá para ADMINISTRADOR - PARÂMETROS Esta tela é de fundamental importância, pois define muitos parâmetros para o funcionamento do software. Cada empresa gerenciada terá uma tela de parâmetros específica. Os parâmetros mais utilizados já estão previamente cadastrados. Você pode alterá-los de acordo com suas preferências e necessidades. Para facilitar sua compreensão e manuseio, esta tela assemelha-se ao Windows Explorer. Neste modelo, as informações apresentadas sempre se referem à pasta selecionada no momento, isto é, a pasta que estiver aberta é a pasta selecionada. O sinal (+) significa que aquele ramo está fechado, isto é, existem mais informações a serem apresentadas. Clicando sobre o sinal, serão exibidas as demais pastas. Ao contrário, o sinal (-) indica que todas as informações já estão sendo exibidas. Para ocultá-las basta clicar sobre o mesmo. Os Parâmetros são divididos em: Cadastros Gerais - Clientes - Utilizar código seqüencial (sim / não). Se SIM, o próprio programa se encarregará de numerar cada cliente. - Preenchimento de Apelido ou Fantasia Obrigatório (sim / não). - Compartilhar cadastro de clientes entre empresas (sim/não). - Preenchimento do CNPJ obrigatório (sim / não). - Mostrar Fantasia / Apelido em consultas. Se SIM, nas consultas o programa irá mostrar o Apelido ou o nome Fantasia. - Preenchimento da Inscrição Estadual obrigatório (sim / não). - Preenchimento da Inscrição Municipal obrigatório (sim / não). - Validar inscrição Estadual (sim / não). - Fornecedores: Idem a clientes - Prestadores: Idem a clientes - Produtos & Serviços - Utilizar código seqüencial (sim / não). Se SIM, o próprio programa se encarregará de numerar cada item. - Permitir editar o valor do custo unitário no estoque. Essa opção somente é utilizada quando possuímos um produto importado (sim / não). 15 - Preço de venda obrigatório: solicita o preenchimento do campo “Preço de Venda” ao cadastrar um Produto ou Serviço. - Mostrar Apelido em consultas. Se SIM, nas consultas o programa irá mostrar o Apelido do Produto ou Serviço cadastrado. - Utilizar código de barras automático: O programa irá gerar automaticamente o código de barras no momento do cadastro e gravação dos produtos. É necessário informar o tipo de código de barras (EAN8 ou EAN13), o código do país e o código da empresa (esses dois últimos são opcionais). O código de barras corresponderá à soma (código do país + código da empresa + código do produto). - Preenchimento do código obrigatório: Torna obrigatório o preenchimento do campo código no cadastro de produtos e serviços - Se item importado utilizar o valor em compras igual a valor de aquisição: Nesta opção deverá ser definido se na aquisição será pago o valor da compra à vista ou a do campo custo de aquisição no cadastro do produto, tela de Custo de aquisição. - Tratar substituição tributária: para empresas que têm produtos com substituição tributária para o ICMS. - Vendedores: Idem a clientes - Plano de Contas - Mostrar: se as contas contábeis serão exibidas através do código, descrição ou o código mais a descrição. - Configuração Web Tela de Gadget – Habilita uma tela informando a cotação do dólar em tempo real, informações climáticas e outras. - Consulta endereço no mapa – Habilita um botão ao lado do endereço na tela de Cadastro de clientes que permite localizar o endereço no Google maps. - Consulta rota no mapa - Na tela de vendas habilita um botão VER ROTA que consulta a rota entre o endereço da empresa e do cliente. - Consulta SEFAZ pelo CNPJ – Habilita um botão ao lado do campo CNPJ nas telas de cadastro, onde ao digitar o CNPJ o Empresário3 busca no site da SEFAZ o cadastro do cliente que caso queira é só copiar para o sistema. - Custos & Preços - Formação de Preços - Atualizar preço de venda automaticamente? Se SIM, para qualquer alteração no custo de um item implicará numa correspondente alteração no preço do mesmo, sem a sua interferência, automaticamente. - Lista de Preços Padrão: Indicar qual das listas apresentadas será a sua lista de preços padrão. Inicialmente só existirá uma lista de preços com o nome Padrão, mas mais adiante você poderá criar outras listas e escolher qualquer uma delas para ser sua lista padrão. 16 Financeiro - - Demonstração de Resultados - Ler comissões do contas a pagar: Na ficha do vendedor existe uma relação das comissões geradas a partir das vendas feitas. Em Contas a Pagar temos uma relação das comissões efetivamente pagas ao vendedor. Aqui você poderá escolher qual destes dois números será considerado no Demonstrativo de Resultados, se é pelo valor da tela de comissões ou da tela de Contas a Pagar. - Ler impostos do contas a pagar: No controle de impostos temos uma relação dos impostos gerados a partir de Vendas, mês a mês (por competência). Já no contas a pagar temos os impostos efetivamente pagos a cada mês (regime de caixa). Aqui é possível determinar quais destes números serão considerados no Demonstrativo de resultados. - Número do Contas a Pagar igual NF: O número do documento do contas a receber será igual o da NF. Atenção: Ao habilitar este parâmetro às opções de gerar contas a pagar da tabela de operações será desconsiderada, deste modo o recebimento deverá gerado manualmente. - Número do Contas a Receber igual NF: O número do documento do contas a receber será igual o da NF. Atenção: Ao habilitar este parâmetro às opções de gerar contas a receber da tabela de operações será desconsiderada, deste modo o recebimento deverá gerado manualmente. OBS: Como a Nota fiscal será gerada primeiro que o contas a receber, então para que os dados saiam na fatura da NF, será necessário clicar no botão “Recebimentos” direto no espelho da NF. - Visualizar todos os bancos do sistema. Essa opção permite que seja visualizado todos os bancos que estejam cadastrados no Sistema, caso a opção seja desabilitada só é possível visualizar os bancos que foram cadastrados na Empresa logada. . - Movimentação - Consignação - Consignações de entrada - Utilizar pedido sequencial (sim / não): Se SIM, ao gravar o pedido automaticamente será atribuído o número ao mesmo. - - Último pedido: é possível selecionar um número para que os pedidos sejam gerados a partir dele (campo numérico). Verifica Itens da Grade: Esta opção exibe um aviso para não permitir que seja gravado um produto de grade sem que seja selecionada qual a quantidade de cada item da grade. 17 - - Mostrar: - Descrição: ao efetuar o pedido, somente a descrição do Produto ou Serviço será exibida. - Apelido: ao efetuar o pedido, somente o apelido do Produto ou Serviço será exibido. - Código + Descrição: ao efetuar um pedido, serão exibidos o código e a descrição de cada Produto ou Serviço. - Código + Apelido: ao efetuar um pedido, serão exibidos o código e o apelido de cada Produto ou Serviço. - Tabela de Operação: Indique qual tabela de operação será utilizada como Padrão. - Frete por conta do: Destinatário OU Emitente. Ao selecionar uma das duas opções, no pedido será apresentada automaticamente a opção configurada. Porém, pode-se alterá-la na tela de Pedidos. Consignação de Saída: Idem a “Consignações de entrada”. - Permite alterar o nome do vendedor se estiver vinculado ao cliente. Se o vendedor estiver vinculado ao cliente, este parâmetro permite altera-lo na tela de consignação. - Lista de preços padrão. No Empresário®3 é possível criar várias listas de preço, aqui definimos qual será a lista de preço padrão para Consignação de saída. - Operações de Compra - Compra: Idem a “Consignações de entrada”. - Permitir alterar compra com Status parcial. - Se estiver habilitado como sim ele irá permitir que a compra seja alterada após estar parcial. - Estoque - Movimentar estoque para serviços conforme tabela de operações: Movimenta estoque caso a tabela de operações esteja configurada. Caso contrário, o estoque de serviços não será movimentado. - Permite movimentação sem estoque disponível: Está opção bloqueia a finalização do pedido, caso o estoque fique negativo. - Verificar estoque mínimo e máximo: esta opção avisa caso o estoque for ficar menor que o estoque mínimo no caso de saída de material do estoque e avisa se for ficar maior que o estoque Máximo caso de entrada. - Operações de venda - Orçamento e reserva - Utilizar pedido sequencial (sim / não): Se SIM, ao gravar o pedido automaticamente será atribuído o número ao mesmo. - Permitir alterar o vendedor se estiver vinculado ao cliente. Se o vendedor estiver vinculado ao cliente, este parâmetro permite altera-lo na tela de orçamento. 18 - Venda: Idem a “Consignações de saída”. Alertar usuário Gerente a cada venda gerada. A cada venda gerada o gerente será alertado. - Permitir alterar compra com Status parcial. - Se estiver habilitado como sim ele irá permitir que a compra seja alterada após estar parcial. Permitir alterar o vendedor se estiver vinculado ao cliente. Se o vendedor estiver vinculado ao cliente, este parâmetro permite altera-lo na tela de venda. - Ordem de Produção - Utilizar pedido sequencial (sim / não): Se SIM, ao gravar o pedido automaticamente será atribuído o número ao mesmo. Parâmetros gerais da empresa - - Gerar duplicata na nota: Ao emitir uma nota e existir Contas a Receber gerado para o pedido de Vendas a ela vinculado, serão transportados os dados automaticamente nesta nota para a geração da duplicata. - Informar quantidade na Nota Fiscal – Utiliza a quantidade de itens vendidos como quantidade de volumes da nota. - Domingo é dia útil (sim / não) - Quantidade de casas decimais para números: o padrão é ZERO. O máximo de casas decimais a ser utilizado no Empresário são 6. - Quantidade de casas decimais para valores: o padrão são DUAS casas decimais. O máximo de casas decimais a ser utilizado no Empresário são 4. - Sábado é dia útil (sim / não) - Utiliza ECF: (sim / não) Esta opção habita espaço na nota fiscal para inserir o numero do cupom e da impressora fiscal. - Fixar decimais nos totais de produtos e serviços da Nota Fiscal: fixa a quantidade de casas decimais na nota em DUAS casas para todos os campos. - Modelo padrão para duplicatas: No Empresário®3 é possível se criar vários modelos de duplicatas aqui se definem qual será o padrão. - Modelo Padrão para Nota Fiscal: No Empresário®3 é possível criar vários modelos de notas fiscais. Aqui deverá ser indicado qual deles será o padrão. - Endereço Padrão: dos vários tipos de endereço possíveis de serem cadastrados, indique qual aquele considerado como padrão. - Endereço de Cobrança: indique qual o tipo de endereço que deverá ser utilizado como endereço de Cobrança do cliente, este é o endereço que sairá no campo local de cobrança na nota fiscal. - Endereço Entrega: indique qual o tipo de endereço que deverá ser utilizado como endereço de Entrega para o cliente, este é o endereço que sairá no campo local de entrega na nota fiscal. 19 - Endereço Faturamento: indique qual o tipo de endereço que deverá ser utilizado para Faturamento do cliente, este é o endereço que sairá em todas as notas fiscais no campo endereço. - Utilizar Simples: Para a empresa enquadrada no sistema SIMPLES de arrecadação de impostos. - Parâmetros gerais do sistema - Utilizar CEP Brasil: Se SIM, permite utilizar o banco de dados CEP Brasil. Indique a sua localização. (normalmente: C:\Arquivos de programas\Empresário3\CEP) Pode ser que tenha ocorrido uma instalação do sistema sem a pasta CEP (localizada no caminho descrito acima) e se isso acontecer o CEP não funcionará. Para solução do problema reinstale o Empresário®3(Full) de forma personalizada e marque apenas a opção CEP. - Segurança - Bloquear Sistema Após: Está opção permite selecionar quanto tempo o empresário deve ficar sem operação para que seja bloqueado automaticamente. - Fechar sistema depois de bloqueado por: Esta opção permite selecionar quanto tempo o empresário deve ficar bloqueado para que seja fechado automaticamente. 20 2. Configurações Vá para ADMINISTRADOR – CONFIGURAÇÕES Para configurar os documentos a seguir você vai precisar de uma régua em centímetros. 2.1.1. Cheques Existem duas opções de configuração de cheques: através da impressora Check-Pronto ou através de uma impressora comum. Se você utiliza uma impressora Check-Pronto, assinale esta opção e informe a porta serial em que a mesma foi instalada (COM1, COM2, etc.). As demais informações virão do manual da impressora. Para imprimir cheques numa impressora comum, você poderá montar uma configuração para cada Banco utilizado por sua empresa. Selecione em qual impressora os cheques serão impressos. Serão apresentadas as impressoras configuradas no seu Windows. Selecione o banco para o qual será configurado o cheque. 21 Borda do papel 1. Descrição: é uma relação de todos os campos configuráveis no cheque 2. Horiz (cm): Da esquerda para a direita, informe a distância horizontal do campo até a borda do papel (se for utilizado formulário contínuo à distância considerada será até a serrilha) 3. Vert (cm): De cima para baixo, informe a distância vertical da base do campo até a borda superior do papel 4. Tam (cm): Informe o tamanho disponível do campo 5. Fonte: Selecione a fonte a ser utilizada 6. Tam Fonte: Tamanho da fonte utilizada 7. Visível: Deixe em branco para campos não utilizados Você pode também colocar, já na impressão, a quem o cheque é nominal. Essa informação pode ser alterada quando necessário no momento da impressão do cheque. Depois de colocar todas as informações é importante marcar se essa alteração deve ser gravada para impressora Global (para ser utilizada em todos os equipamentos ligados em rede) ou Local (apenas no equipamento onde foi gerada). Para criar uma nova configuração (novo banco) clique na pasta amarela ao lado da janela configuração do banco. Clique em novo, cadastre o novo nome, grave e efetue a nova configuração. 22 2.1.2. Boletos Informe se pretende imprimir 1 boleto por folha ou 3 boletos por folha. Caso opte por imprimir 3 boletos por folha, informe a altura do boleto (você pode utilizar uma régua em centímetros para medir). A seguir devem ser informadas as dimensões de cada campo a ser impresso usando a mesma técnica utilizada para configurar cheques. Ao invés de centímetros também é possível usar linhas para configurar o boleto, mas isto não é comum. Alguns bancos já preenchem previamente alguns dos campos disponíveis no boleto. Você deve verificar com seu banco quais são eles e tomar o cuidado de não utilizá-los. O campo Cedente/Sacador deve ser completado com o nome da sua empresa. Depois de colocar todas as informações é importante marcar se essa alteração deve ser gravada para impressora Global (para ser utilizada em todos os equipamentos ligados em rede) ou Local (apenas no equipamento onde foi gerada). OBS: Essa configuração é utilizada para formulários pré-impressos. No caso de boletos emitidos pelo cliente, deve-se utilizar o sistema CNAB. 23 2.1.3. Duplicatas Se sua empresa tem apenas um modelo de duplicata, este será o seu modelo Padrão. Se possuir mais de um modelo, pode-se criá-los dando um nome para cada um deles. Para criar um novo modelo de duplicata, clique na pasta amarela ao lado do campo Modelo. Será aberta uma nova tela. Clique no botão novo, cadastre o modelo e grave. Repita este processo quantas vezes forem necessárias. Para configurar a duplicata utilize a mesma técnica descrita para configurar cheques. Dentre os campos disponíveis para impressão aparecem os Campos Livres (numerados de 1 a 5) e os Campos Fixos (numerados de 1 a 12). Os campos livres e os campos fixos são utilizados para inserir observações ou informações adicionais na duplicata. - Campo Fixo: Imprimi informações comuns a todas as duplicatas impressas. Observe na tela de configuração os espaços para digitar o texto. - Campo Livre: deve-se digitá-lo no momento de gerar cada duplicata. Depois de colocar todas as informações é importante marcar se essa alteração deve ser gravada para impressora Global (para ser utilizada em todos os equipamentos ligados em rede) ou Local (apenas no equipamento onde foi gerada). 24 2.1.4. Notas Fiscais Informe em qual das impressoras instaladas no Windows a nota será impressa. Da mesma forma que em duplicatas, você poderá configurar e criar vários modelos de Notas Fiscais. Forneça as informações solicitadas no Grid conforme abaixo: 1- Descrição: São apresentados os campos disponíveis para configuração. 2- Horiz (cm): Da direita para a esquerda, informe a distância horizontal do campo até a borda do papel (se for utilizado formulário contínuo, à distância considerada será até a serrilha). 3- Vert (cm): De cima para baixo, informe a distância vertical da base do campo até a borda superior do papel. 25 4- Tam (cm): Informe o tamanho disponível do campo 5- Fonte: Selecione a fonte a ser utilizada 6- Tam Fonte: Tamanho da fonte utilizada 7- Visível: Deixe em branco para campos não utilizados 8- Modo: Campos pré-configurados, não são possíveis editar. U para campos impressos uma única vez na Nota Fiscal. Por exemplo, a Razão Social do Destinatário. R para campos que podem ser impressos mais de uma vez em cada nota. Por exemplo, o campo Descrição do Produto (se a nota tiver 5 itens, esse campo será impresso 5 vezes, uma vez em cada linha). 9- No.Rep: Só utilize em campos repetitivos (modo = R). Deve-se informar o número máximo de repetições possíveis para este campo. Por exemplo, o formulário impresso da sua nota fiscal só comporta 10 linhas para a discriminação dos itens vendidos; Assim, o número máximo de vezes que o campo Descrição do Produto será impresso é 10. Neste caso, este é o número que se deve digitar aqui. 10- Observe que entre os campos disponíveis para impressão aparecem os Campos Livres (numerados de 1 a 10) e os Campos Fixos (numerados de 1 a 12). Os campos livres e os campos fixos normalmente são utilizados para inserir observações ou informações adicionais na nota fiscal. - Campo Fixo: é utilizado para imprimir informações comuns a todas as notas fiscais impressas. Observem na tela de configuração os espaços para digitar o texto. - Campo Livre: não guarda informações, ou seja, é necessário digitar as informações no momento de gerar a nota fiscal. Podemos utilizar um texto diferente para cada documento. Se a empresa se enquadra na NSU - Número Sequencial Único (Conforme Decreto nº 4.719 – ICMS/SC), deve-se selecionar esta opção. Informe também qual o Número Atual da NSU. Caso a empresa não se enquadre, deve-se deixar desmarcada esta opção. Para terminar a configuração selecione o Modelo do documento fiscal, a série da NF e a sub-série da NF. Se não souber qual a informação correta, contate seu contador. No campo Número atual da NF deve ser informado o número da última Nota Fiscal emitida para que seja efetuada a seqüência de numeração correta. OBS: Não é possível retroceder a numeração de notas fiscais. Caso necessite gerar uma NF com número anterior, será necessário criar um outro Modelo. 26 Questões – Administrador 1-No software Empresário3 podem-se administrar quantas empresas? a) Apenas uma, pois o Empresário3 funciona por CNPJ. b) Cinco c) Até 50 d) Ilimitado 2-Qual a importância de se selecionar na tela de Cadastro de Empresa, tais ramos de atividade: I - Industria a) Nada é alterado b) Habilita opções de serviços. c) Desabilita opção de ordem de produção. d) Habilita tela de ordem de produção. II-Serviço a) Habilita a tela de orçamento e reservas. b) A opção de cadastro de produto do tipo serviço fica desabilitada. c) A opção de cadastro de produto do tipo serviço fica habilitada. d) Habilita a tela de vendas. 3-Qual o formato de logo que se pode selecionar para que também seja impresso nos pedidos? a) JPEG b) JPG c) MPE d) BMP 4-Qual o usuário tem permissão para executar qualquer tipo de operação no software, inclusive excluir totalmente a empresa do banco de dados? a) Qualquer usuário. b) Todos os usuários têm as mesmas permissões. c) Apenas o usuário que utiliza o Servidor. d) O administrador. 5-Pode-se criar vários usuários e determinar o que ele poderá fazer no software de acordo com sua função. Como podemos efetuar este procedimento? a) Não é necessário dar permissões ao usuário. b) O administrador determina o que cada usuário poderá fazer no software modificando uma configuração no módulo Administrador. c) O administrador determina o que cada usuário poderá fazer no software modificando uma configuração no módulo Empresário3. d) Não há essa opção no Empresário3. Todo o usuário tem acesso a todas as opções do software. 27 6-Como conceder a mesma permissão para um mesmo setor na empresa, sem dar permissão usuário por usuário? a) Criando várias Empresas com usuários diferentes. b) Apenas configurando usuário por usuário. c) Criando grupos de usuários no Administrador. d) Criando grupos para os clientes, no Empresário. 7-Quando um cliente é cadastrado e queremos que o código dele seja sequencial, como proceder? a) Colocamos o código manualmente no cadastro do cliente. b) Essa informação não confere. O Empresário3 não tem essa opção. c) Fazendo uma configuração no módulo Administrador em parâmetros. d) N.d.a. 8-Para as empresas que utilizam substituição Tributária existe um parâmetro que deve ser selecionado. Exemplifique o caminho até ele. a)Administrador/Parâmetros/Parâmetros Gerais da Empresa/Utilizar Substituição Tributária. b) Movimentação/Nota Fiscal Eletrônica/ Tratar Substituição Tributária. c) Movimentação/Operação de Venda/Utilizar Substituição Tributária. d) Administrador/Parâmetros/Cadastros Gerais/Produtos e Serviços/Tratar Substituição Tributária. 9-No Empresário3 podem-se localizar endereços através de CEP. Onde essa configuração é feita? a) No cadastro do cliente/fornecedor/prestador, clicar na lupa ao lado do campo CEP b) No espelho da nota, em Movimentação/Notas Fiscais/Detalhes c) No pedido de venda e de compra apenas. d) No módulo Administrador em Parâmetros Gerais do sistema/Utilizar CEP BRASIL/ e localizar banco de dados do CEP Brasil. 10-Quais são os tipos de código de barras que o empresário gera automaticamente? a) Ean 12 e Ean 6 b) Ean 13 e Ean 6 c) Ean 13 e Ean 8 d) Ean 12 e Ean 8 28 EMPRESÁRIO Cadastros 1. CADASTROS 2. CUSTOS & PREÇOS 3. MOVIMENTAÇÃO 4. FINANCEIRO 5. RELATÓRIOS 29 EMPRESÁRIO®3 É neste módulo que iremos fazer a maioria dos cadastros e toda a movimentação da empresa. Este é o módulo principal. Muitas operações foram definidas no Administrador e serão refletidas aqui. Lembre-se de configurá-las com critério e sempre recorra a Ajuda Online (F1) quando tiver dúvidas. Aproveite todos os recursos oferecidos pelo Empresário! 30 Acessando o Empresário3 1- O primeiro bloco trás as informações de temperatura e previsão do tempo do site Climatempo. 2- O segundo mostra a cotação do dólar comercial de compra do site do Banco Central do Brasil. 3- O terceiro mostra as notícias do site do Ministério do Trabalho e Emprego. 31 1. CADASTROS 1.1. CLIENTES 1.2. FORNECEDORES 1.3. PRESTADORES 1.4. VENDEDORES 1.5. TABELAS 1.5.1. FERIADOS E ÍNDICES FINANCEIROS 1.5.2. GRUPOS 1.5.3. CATEGORIAS 1.5.4. PRODUTOS E SERVIÇOS 1.5.5. IMPOSTOS 1.5.5.1. CADASTRO DE IMPOSTOS 1.5.5.2. TABELA DE IMPOSTOS 1.5.5.3. SIMPLES 1.5.6. TABELA DE OPERAÇÕES 1.5.7. FORMAS DE RECEBIMENTO 32 1. Cadastros 1. Clientes Vá para a tela CADASTROS – CLIENTES. Nesta tela poderão ser cadastradas pessoas físicas e jurídicas, basta assinalar o campo Pessoa Física ou deixá-lo em branco quando se tratar de pessoa jurídica. Informe o Nome, o Código e o Nome Fantasia ou Apelido. O campo código poderá ser preenchido automaticamente caso seja determinado em Parâmetros no módulo Administrador. Os próximos campos podem variar conforme o cliente tenha natureza jurídica ou física. Informe o CNPJ (CPF), a Inscrição Estadual (RG), a Inscrição Municipal (data de nascimento). Os campos Suframa e Isento de ICMS somente é preenchido quando for pessoa jurídica. Os campos CNPJ ou CPF e Inscrição Estadual possuem o recurso de verificação do número informado. Ao verificar um número incorreto, o cadastro não será bloqueado, mas a cor do texto será alterada para vermelho, indicando a irregularidade. Em se tratando de pessoa Física ainda será possível informar o sexo do cliente. Deve-se adicionar o Código Suframa caso a empresa se enquadre no mesmo. Ao clicar ao lado do campo CNPJ: Verifica se os dados do cliente são iguais aos dados que foram informados ao SEFAZ. Atenção: O botão Clonar permite que durante o cadastramento de um cliente seja possível abrir uma segunda tela. Ela será útil para uma consulta rápida ou cadastro de outro cliente, sem precisar fechar a primeira tela. 33 Perfil do cliente Os campos Tipo, Atividade (Ocupação) e Avaliação podem ser preenchidos conforme sua necessidade. Todos servirão para classificação do cliente e filtragem na emissão de relatórios. Para incluir uma nova descrição em qualquer destes campos, utilize sempre a pasta amarela ao lado do campo. Ao clicá-la será aberta uma tela para cadastrar a nova descrição. Para incluir uma linha clique no botão novo e digite a nova classificação. Se quiser usar uma abreviação (sigla), digite o texto que deseja usar como forma abreviada e marque a opção apelido para que a sigla seja exibida ao invés da descrição normal. Insira quantas linhas desejar e grave. Você poderá voltar posteriormente a esta tela para acrescentar novas entradas ou alterar as existentes. Campo Cadastro: a data em que o cliente foi cadastrado no sistema Campo Inativo: Para tornar um cliente Inativo basta informar neste campo a data em que o cliente passou a Inativo. Podemos informar o motivo da inativação (clique no campo olho mágico para ter acesso à tela onde será possível selecionar um dos motivos cadastrados ou inserir novos). Para inserir um novo motivo, clique no botão novo, digite o motivo no campo Edite sua mensagem e grave, depois marque a opção desejada grave e feche a tela. OBS: Não é possível excluir cadastros para os quais foram efetuadas movimentações, por este motivo utilizamos a inativação. Campo Bloqueio: Podemos bloquear um cliente para futura transação comercial. Também será possível inserirmos mensagens sobre o motivo do bloqueio do cliente da 34 mesma forma que as mensagens inseridas para clientes inativos. Ao tentar efetuar movimentações para este cliente, o mesmo será apresentado em VERMELHO e será exibido um aviso. Mala Direta O Empresário3 podem gerar etiquetas para encaminhamento de mala direta ou envio do correio eletrônico. No campo Mala Direta é possível habilitar este cliente para receber uma Mala Direta. Após mudarmos o campo para Habilitado, ficará visível uma pastinha amarela ao lado do campo. Clique nesta pastinha para abrir a tela na qual você poderá associar este cliente a um dos tipos disponíveis de mala direta, ou seja, este cliente poderá estar habilitado para receber mala direta de promoções, clientes preferências, etc. Para incluir novos tipos de mala direta, basta clicar na pastinha amarela nesta tela e incluir as novas informações na tela apresentada. Para configurar seu e-mail vá até o menu Meu menu e clique em Agenda/Configurações e configure de acordo com as informações que estão no seu Outlook. Obs: Para envio de e-mail pelo Empresário3 é necessário que o provedor do remetente não requeira autenticação, atualmente a maioria dos provedores requerem autenticação, portanto esse recurso é pouco utilizado. 35 Envio do Correio Eletrônico Para o envio da mala direta através do correio eletrônico acesse o menu Relatórios – Cadastros – Mala direta – Correio eletrônico. Ao selecionar o tipo de mala direta ao qual será feito o envio, o sistema vai apresentar o nome de cada cadastro que está relacionada a está mala direta, o tipo de cadastro, o email que está cadastrado e através da coluna Enviar é possível selecionar quais as empresas que vai ser enviado o email. Após selecionar os cadastros para envio, clique no botão Clique aqui para enviar email. É possível informar para qual email vai ser enviada a mala direta, informar emails para cópia e o sistema vai apresentar no campo cópia oculta os emails que foram indicados na tela anterior. Através do campo anexo (através da pasta amarela ao lado deste campo) onde, por exemplo, se for relacionado uma imagem, ao enviar estes emails à imagem vai ser apresentada após a descrição da mensagem no corpo do email. OBS: Para ser apresentada a imagem no corpo do email, a extensão da mesma deve ser .jpg. Caso não seja está extensão, o sistema automaticamente vai enviar esta imagem como anexo do email. Defina qual o assunto do email e a descrição do mesmo. Depois de feito o preenchimento destas informações, clique no botão Clique aqui para enviar a mensagem. 36 Imprimindo etiquetas para mala direta Clicando no botão Imprimir ou indo para Relatórios / cadastros / mala direta / clientes você terá acesso às filtragens disponíveis para geração das etiquetas para a sua mala direta. 37 Preferências Clicando no botão Preferências podemos informar algumas opções geralmente utilizadas pelo cliente. Vendedor ou Grupo de Vendedores, Transportadora, Tabela de Operações, Lista de Preço, Conta Contábil, Banco e Forma de Pagamento (parcelamento). Lembre-se: essas opções já devem estar cadastradas para que sejam apresentadas ao fazer movimentações. A utilização desta tela é opcional, entretanto, seu uso adequado pode agilizar as tarefas do dia-a-dia. Mas também é permitido fazer essas seleções no momento da transação. 38 Limite de crédito Podemos determinar um limite de crédito para cada cliente. Tendo localizado o cliente no cadastro de clientes, clique em Limite de Crédito. No campo Limite de Crédito informe qual o valor do crédito cedido ao cliente. É possível alterar este valor quando desejar. Na janela Recebimentos em aberto serão apresentados todos os recebimentos que ainda não foram saldados pelo cliente. No campo A receber será informado o valor total dos títulos em aberto e no campo Saldo disponível você verá a diferença entre o Limite de crédito e o total a receber, ou seja, quanto o cliente ainda pode usar do seu limite de crédito. Para que este recurso funcione não esqueça de marcar a opção “Usar Limite de crédito” Numa operação de venda, caso o Limite de Crédito do cliente seja ultrapassado, ao tentar gravar o pedido o usuário receberá uma mensagem informando o fato. 39 Campos Adicionais Um campo adicional é um campo extra que poderá ser criado pelo próprio usuário para armazenar informações adicionais que o usuário julgar necessárias. Ao todo poderemos configurar até 14 novos campos conforme abaixo: - 03 campos para texto: (txt_c1, txt_c2 e txt_c3). 02 campos para quantidades: (qt_c1 e qt_c2). 02 campos para valores: (vl_c1 e vl_c2). 02 campos para datas: (dt_c1 e dt_c2). 02 campos do tipo sim ou não (sn_c1 e sn_c2). 03 campos tipo combo-box (id_c1, id_c2 e id_c3). Como configurar um campo adicional Clique em Configurações para abrir a tela de configuração dos campos. 40 Coluna Campo: Aqui são exibidos os campos disponíveis para configuração. Coluna Descrição: Clique na coluna Descrição para alterar o Nome do campo, você pode batizar o campo com o nome que desejar. Coluna Visível: No início todos os campos são marcados como visíveis, então desmarque os campos que não serão utilizados para que não sejam exibidos. Além de poder selecionar quais campos será exibidos, escolher o nome do campo, também é possível alterar a posição em que o campo será exibido na tela. Isto é feito através das informações Topo e Esquerda. Coluna Topo: Refere-se à posição vertical do campo na tela. Quanto menor o número, mais para o alto estará o campo, quanto maior o número mais para baixo estará o campo. Coluna Esquerda: Refere-se à posição horizontal do campo na tela. Quanto menor o número mais à esquerda da tela ficará o campo, quanto maior o número mais à direita da tela ficará o campo. Coluna Ordem: Caso mais de um campo seja configurado, será preciso informar em que seqüência eles serão percorridos, ou seja, qual será o primeiro, o segundo, o terceiro e assim por diante. O número digitado nesta coluna indicará esta ordem. Atenção: Estes campos poderão ser acessados pelo gerador de relatórios do Empresário3, o Empresário Reports. Como exemplo, vamos configurar um campo texto chamado Informações Complementares: 1- Clique em Campos Adicionais 2- Clique em Configurações 3- Deixe a opção visível marcada apenas para o campo txt_c1. Isto terá o seguinte efeito: 41 4- Na linha do campo txt_c1 clique na coluna Descrição e digite “Informações Complementares” para alterar a legenda do campo e grave. 5- Vamos agora alterar sua posição horizontal. Digite o valor 2500 na coluna Topo, isto fará com que o novo campo seja exibido aproximadamente a meia altura da tela. 42 Endereços Nesta tela devemos cadastrar o endereço principal do cliente (Padrão). Outros possíveis endereços como entrega, cobrança, residencial, etc serão cadastrados em outra tela (acionada através do botão Endereços localizado no rodapé da tela). Quando um cliente possui mais de um endereço cadastrado, será exibida e mensagem Possui mais endereços na tela principal de cadastro ao lado do campo ENDEREÇO. CEP: A lupa ao lado do endereço é para se realizar uma busca do endereço através do CEP ou nome da rua. Pelo CEP: Ao clicar na lupa abrirá a tela de procura por CEP. Insira o CEP desejado, no campo “digite o CEP”, tecle ENTER ou clique na lupa (caso o número digitado for encontrado, será apresentado na tela os dados de Rua, Bairro, cidade e Estado). Para que o endereço encontrado seja apresentado na tela de cadastro de clientes clique no botão Transportar dados. Botão transportar dados Pelo nome da rua: clique no botão Rua, (botão localizado na parte inferior esquerda da tela CEP) abrirá uma tela para a procura pelo nome da rua. 43 Botão para procura pelo nome da Rua. Para fazer a procura, no campo Informe o texto para busca (Sem acentuação) digite o nome da rua ou avenida que deseja localizar, lembrando que não se deve digitar o logradouro (rua, av) nem acentos. Exemplo: Para localizar a Av Paulista, digite apenas “Paulista”. Na parte inferior da tela serão apresentados os logradouros conforme o nome informado, ao clicar na linha, na parte superior da tela é apresentado o endereço completo. Para levar o endereço para a tela de Clientes clique no botão Transportar dados. Ao clicar no cliente. abre a página do Google Maps, mostrando o mapa com o endereço do 44 A tela de Endereços Nessa tela é possível criar vários tipos de endereços, tais como “Cobrança”, “Entrega”. Na guia Contatos, serão cadastrados os dados dos seus contatos para esse cliente. Podemos eleger o contato principal e assinalar como Contato Preferencial. Os contatos devem ser cadastrados sempre relacionados a um endereço, permitindo-se apenas um contato preferencial por endereço. Sendo assim, se tem os contatos para o endereço de entrega, contatos para endereço de cobrança etc. Follow-up Nessa tela podemos informar ocorrências do cliente. É possível criar tipos para classificar cada ocorrência relatada (visitas, solicitações, envios, reclamações, etc). Selecione a data na qual ocorreu o fato a ser descrito, selecione um tipo já existente ou cadastre um novo tipo através da pastinha amarela ao lado do campo. Descreva o fato ocorrido. Você tem muito espaço para texto nesta tela. É possível abrir um arquivo em Word, por exemplo, copiar o texto e colá-lo aqui, ou simplesmente anexar o documento original através do campo anexo. Você poderá anexar documentos do Word, planilhas do Excel, arquivos de imagem (fotos, documentos escaneados, etc.). 45 Por exemplo, quando recebemos um fax de um cliente, com o tempo esta imagem vai desaparecendo. Se tivermos um scanner à mão poderemos escanear este fax, transformando-o num arquivo de imagem e gravá-lo. Depois é só abrir a tela Follow-up e através da pastinha amarela ao lado do campo Anexo, indicar onde está o arquivo de imagem desejado. Atenção! Este recurso adiciona a imagem à base de dados do Empresário3. O lado bom disto é que quando você fizer um backup da base de dados, você sempre terá toda a informação (inclusive as imagens). Por outro lado, estas imagens anexadas à sua base de dados farão com que a base cresça muito, o que exigirá mais velocidade na rede e mais memória no computador que executar o Empresário3. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dica: Anexando mais de um documento ao Follow-up Não é possível anexar mais de um documento por lançamento, mas é possível fazer vários lançamentos para uma mesma data. Assim poderíamos anexar vários documentos numa mesma data. Escolha a data, o tipo de lançamento, digite um breve texto (pode ser um breve explicativo sobre o documento anexado), anexe o documento e grave. Lembrando que não poderá ser cadastrado com um mesmo tipo na mesma data, sendo assim para se gravar outros follow-ups uma mesma data, altere o tipo. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Super-Procura (localizar) Utilizamos esta tela para localizar rapidamente um determinado cliente, buscando-o por qualquer informação em seu cadastro. 46 Na região de respostas obtidas basta dar um duplo clique na resposta desejada para abrir a tela original do cadastro. Modo de Procura O texto exato – Procura exatamente o texto que foi escrito. Começado por – Procura de acordo com as letras iniciais que foram escritas. Em qualquer parte – Procura em qualquer parte do texto a palavra escrita. 1.1. Fornecedores Vá para CADASTROS – FORNECEDORES. Aqui serão cadastrados os fornecedores dos seus itens de estoque. Seus controles são idênticos aos já descritos para Clientes. Entretanto, nesta tela há um controle específico para o cadastro de itens fornecidos (Itens Fornecidos). Relacionando um item de Estoque a um Fornecedor Para utilizar esta tela é necessário o prévio cadastro dos itens de estoque. 47 Passos: - - Abra a tela de Fornecedores; Localize o fornecedor desejado; Clique no botão Itens Fornecidos; Clique em NOVO; Na linha disponibilizada informe o item fornecido pelo fornecedor em questão. Para isto basta informar o código do item ou localizado através da função Super-Procura. Na coluna Descrição pelo Fornecedor pode ser informada a descrição utilizada pelo fornecedor (que pode ser diferente da usada em nosso estoque) 1.2. Prestadores Vá para CADASTROS – PRESTADORES. Aqui serão cadastradas as pessoas ou empresas que prestam algum tipo de serviço para a sua empresa, ou com quem sua empresa mantém algum tipo de relacionamento comercial, tais como transportadoras, bancos, administradoras de cartão de crédito, seus próprios funcionários, empresas fornecedoras de energia elétrica, água, receita federal, estadual, Prefeitura Municipal, etc. Não cadastre aqui os seus vendedores. No Empresário®3 há um cadastro específico para tal. 48 Atenção! Ao cadastrar Transportadoras, Administradoras de Cartões e Administradoras de Vales, deve-se informar o TIPO, pois é esse campo que irá distingui-los pelo tipo de prestação de serviço. 49 1.3. Vendedores e Comissões Vá para CADASTROS – VENDEDORES e COMISSÕES. Os dados cadastrais seguem o mesmo procedimento anteriormente descrito em Clientes, porém existem diferenças em Preferências, Comissões e Configurações. Preferências Informe aqui as preferências para cada vendedor conforme abaixo: - Usar incentivo de comissões: Indique qual a tabela de incentivo utilizada. Campo utilizado para comissão variável (de acordo com o valor vendido). Ao utilizar essa opção, não preencha o campo Comissão. Para maiores detalhes veja Configurações logo a seguir. - Usar comissão com base na lista de preço: Campo utilizado para comissão (de acordo com a Lista de preços). - Comissão: Indique o percentual fixo de comissão a ser pago ao vendedor. - Desconto: Percentual de desconto que pode ser concedido por esse vendedor. - Calcular comissão sobre a venda bruta: Ao clicar nesta opção, a base de cálculo da comissão será dada pela soma do valor dos produtos mais o valor do IPI e Substituição Tributária, caso contrário será considerado somente o valor dos produtos. - Aplicar desconto sobre a comissão final: Sobre o valor final da comissão será aplicado o mesmo desconto aplicado na venda. Se esta opção estiver habilitada, a comissão do vendedor sofrerá uma redução na mesma proporção que o desconto dado na venda. - Permite dar desconto: Habilita dois campos: Desconto (%) – Utilizado para fixar o máximo do desconto permitido. Tabelas de desconto – Utilizado para variar o máximo de desconto permitido em conjunto com a Tabela de Desconto Máximo Progressivo. 50 - Usar desconto máximo progressivo: Ao marcar a opção, indique qual a Tabela de Desconto a ser utilizada. - Permite alterar lista de preço: permite ao vendedor alterar a lista de preços utilizada no pedido de Vendas ou Orçamento e Reserva. - Permite alterar o valor unitário: permite ao vendedor alterar o valor unitário do item na tela de Vendas ou Orçamento e Reserva. - Destacar vendedor na nota fiscal: Destaca o nome do vendedor, nos dados adicionais da nota. Configurações Incentivos de Comissões Clicando na pastinha amarela ao lado do campo Incentivo de comissões será aberta a tela em que serão cadastrados os nomes das tabelas. Você poderá criar grupos de comissões e cada grupo com faixas divididas com o valor total da venda, por exemplo, quanto maior o valor da venda, maior será a porcentagem de sua comissão. E os grupos podem ser divididos, por exemplo, grupos de faixas de incentivo por regiões ou setores de venda, por exemplo, suponha que você tenha vendedores específicos para cada região da cidade (norte, sul, leste, oeste, etc.). Suponha também que as vendas para a região norte são as mais produtivas, portanto, esta região merece um incentivo maior. Poderemos criar os seguintes cadastramentos: Região Norte Faixa De $ Até $ Faixa 1 Faixa 2 Faixa 3 - 0,01 2.000,00 2.000,01 5.000,00 5.000,01 10.000,00 Comissão % 1% 2% 3% 51 Como cadastrar: Acesse a pasta amarela, clique em NOVO, digite o nome da tabela na linha em branco que foi criada, clique em GRAVAR e saia. Voltando para a tela de incentivos, selecione uma das tabelas cadastradas e clique no botão NOVO para cadastrar as faixas de incentivos. Ao acessar a tela de Preferências do vendedor, marque a opção Usar incentivo de comissões e selecione no campo Tabelas de Incentivo a tabela que se aplica a este vendedor. Desconto Máximo Progressivo Nesta tela podemos determinar valores máximos de desconto para algumas faixas de valores de venda. Por exemplo, para vendas cujo valor chegar até R$1.000,00 o desconto pode ser de até 3%. Já em vendas cujo valor chegar até R$5.000,00 este desconto máximo pode ser de até 2%. Esta tela permite que o desconto máximo aumente ou diminua de acordo com o valor da venda. Como cadastrar: Clique na pastinha amarela na tela de Desconto Máximo Progressivo para ter acesso à tela de Descrições onde serão criadas as faixas de desconto. Nesta tela, clique no botão Novo para que novas linhas sejam disponibilizadas para o cadastro. Após cadastrar as faixas necessárias, grave e saia desta tela. Voltando para a tela de Descontos, selecione uma das faixas cadastradas. Aqui, novamente, clicando no botão novo, serão disponibilizadas novas linhas para o cadastramento de novas faixas de descontos. Ao acessar a tela de Preferências do vendedor, marque a opção Usar desconto máximo progressivo e selecione no campo Tabelas de desconto a tabela que se aplica a este vendedor. Grupos de Comissões Como cadastrar: Clique na pastinha amarela ao lado do campo Grupo, isto dará acesso à tela Descrições. Na tela Descrições, clique no botão Novo para que seja liberada uma nova linha para o cadastro do novo Grupo. Cadastre quantos grupos forem necessários e grave. Voltando para a tela de Grupos de Comissões, selecione no campo Grupo o grupo que será montado. Para incluir um vendedor neste grupo, clique no botão Novo e na linha disponibilizada, digite o código do vendedor ou localize-o através do botão Super-Procura. Após incluir o vendedor informe o valor percentual de sua comissão. Repita o processo para incluir outros vendedores no mesmo grupo. 52 Para cada grupo criado informe também as preferências (similares às preferências do vendedor). Para utilizar esta tela você já deve ter cadastrado pelo menos dois vendedores. Este recurso permite cadastrar grupos de vendedores. Isto pode ser aplicado em situações diversas como os exemplos abaixo: a- Quando temos um trabalho conjunto entre um vendedor interno e um vendedor externo. O vendedor interno gera a indicação e o vendedor externo faz a visita para fechar a venda. Neste caso os dois teriam direito a uma comissão sobre a venda efetivada. Esta comissão pode ter o mesmo valor ou não. b- Temos um supervisor ou gerente de vendas que recebe um percentual de cada venda efetuada. Neste caso criaríamos um grupo de vendas para cada vendedor, que seria composto sempre por duas pessoas, o vendedor e o gerente, cada um com sua comissão. Grupo 1 Grupo 2 Grupo Vendedor Ana – 5% Paulo – 5% André – 5% Gerente Carolina – 3% Carolina – 3% Carolina – 3% Dessa forma o gerente receberia sua comissão de todas as vendas efetuadas. c- Também poderemos criar grupos de vendas para linhas de produtos que pagam uma comissão diferenciada. 53 Comissão por lista de preço Clicando em novo será aberto um campo em que deve selecionar a lista de preços, onde o percentual da comissão é determinado por cada lista de preço. Por exemplo, para vendas cuja lista de preços é a Lista A, a comissão pode ser de até 3%. Já em vendas cuja lista de preços é a Lista B esta comissão no máximo pode ser de até 2%. Comissões Nesta tela serão relacionadas às comissões geradas para cada vendedor. Na caixa visualizar pode-se selecionar se serão exibidas todas as comissões, somente os lançamentos pagos ou somente os pendentes, também é possível filtrar as comissões a partir da data da emissão. Portanto além de selecionar as opções acima, podemos também filtrá-las pela data. No Campo Visualizar é possível determinar uma data, assim apenas será exibido comissões geradas a partir desta data. Se optarmos pelos lançamentos pendentes, serão exibidas as comissões a que o vendedor tem direito, mas que ainda não foram lançadas em Contas a Pagar. Pode-se efetuar o lançamento no financeiro a partir desta tela, proceda da seguinte forma: - Indique as comissões (podem ser alteradas) que já poderão ser pagas ao vendedor, clicando na coluna Paga. 54 - Na medida em que a coluna Paga vai sendo marcada, o valor total vai sendo exibido no campo Valor Total a pagar (soma dos valores das comissões). - Ao clicarmos na pastinha amarela ao lado deste campo, teremos acesso ao Contas a Pagar (parcialmente preenchido). Basta completá-lo, gravar e sair. - Saindo de Contas a Pagar, voltaremos para a tela de Comissões. - Uma vez nesta tela, devemos gravar para atualizar as informações deste vendedor, ou seja, ao gravar, as comissões pagas passarão para a tela de lançamentos pagos. 55 Questões – Cadastros 1- Quando cadastramos um cliente, fornecedor, prestador ou vendedor com CNPJ ou CPF e o mesmo fica de cor vermelha, o que significa? a) Cliente inadimplente b) CNPJ/CPF inválido c) Cliente inativo d) Erro no Empresário 2- Qual a parte de cadastro que é destinada apenas à filtragem de relatórios? a) Atividade/Ocupação/Avaliação. b) Comissões. c) Configurações. d) Limite de crédito. 3- O que é cadastrado em Categoria? a) Plano de contas. b) Centro de Custos. c) Família de produtos. d) Forma de parcelamento. 4- Pra que serve o botão Preferências no cadastro de Clientes? a) Para colocar dados adicionais do cliente. b) Para preencher o endereço do cliente. c) Para colocar limite de credito. d) Vincular o vendedor, transportadora e o banco ao Cadastro do Cliente. 5- No que auxilia a busca por CEP? a) Preenchimento automático do e-mail. b) Busca e preenchimento automático do endereço. c) Preencher somente bairro. d) N.D.A. 6- Qual procedimento deve ser feito no Cadastro de prestadores para que a transportadora apareça na tela de vendas: a) Não deixar de preencher o campo de Mala Direta b) Deixar selecionado o campo de Pessoa Física c) Tem que estar selecionada “Transportadora” no campo –Tipo. d) N.D.A. 56 7- Qual a funcionalidade do botão clonar na tela de cadastros? a) Abrir uma nova tela com todos os campos em branco. b) Abrir uma nova tela com as mesmas informações que estava na tela anterior. c) Copiar cadastros. d) Clonar o cadastro com novo código 8- O Empresário3 nos dá a vantagem de cadastrar mais de um endereço, suponhamos que cadastrei para um cliente, endereço de entrega, cobrança e escritório e gostaria que o escritório fosse o preferencial. O que fazer? a) Cadastrar apenas um endereço. b) Clicar no botão endereços, localizar o endereço desejado e selecionar “Endereço preferencial”. c) Não tem como cadastrar mais de um endereço. d) Não tem a opção de selecionar endereço preferencial. 9- Como cadastrar clientes com endereço internacionais? a) Clicar no botão endereços, localizar o endereço desejado e selecionar “Endereço preferencial”. b) Cadastrar apenas um endereço. c) É necessário que no Campo CIDADE, seja cadastrado como EXTERIOR, e no Campo UF, deve estar como EX, e o campo PAÍS, também deve estar preenchido. d) Clicar no botão endereços, localizar o endereço desejado e selecionar “Endereço Internacional”. 10- Como diferenciar pessoa física e Jurídica? a) Quando cadastramos pessoa física, temos que selecionar o checkbox “Pessoa Física”. b) O Empresário3 diferencia automaticamente todos os tipos de cadastro. c) O Empresário3 não diferencia cadastro. d) N.D.A 57 1.4. Tabelas 1.4.1. Feriados e Índices Financeiros Vá para CADASTROS – TABELAS – FERIADOS E ÍNDICES FINANCEIROS. Também pode ser acessar clicando duas vezes na data que aparece no canto inferior direito no empresário3. Esta tela é composta por três guias: Feriados, Moedas e Anotações (agenda de compromissos). Feriados Para inserir informações na guia FERIADOS, localize no calendário à esquerda da tela ou no campo DATA DO FERIADO, a data desejada e selecione o tipo de feriado (Municipal, Estadual ou Federal). Não esqueça de informar se o feriado é anual (ocorre todo ano). Para cadastrar outros feriados, clique no botão NOVO e repita o processo. Somando dias a uma data: - Informe a data inicial no campo Data do feriado. - Informe o número de dias a ser somado no campo N.º de dias. - A data resultante será exibida no campo Data. - No campo N.º de dias também poderemos informar números negativos. 58 Moedas a) Cadastrando as cotações Nesta tela podemos informar diariamente a cotação de diversas moedas, além de utilizá-la como uma ferramenta para conversões monetárias. Selecione uma das moedas disponíveis no campo Sigla. Para cadastrar novas moedas clique na pasta amarela ao lado do campo. Selecionada a moeda desejada, selecione a data e no campo Cotação informe sua cotação em Reais (neste caso, a moeda padrão). Grave. Para cadastrar cotações de datas anteriores basta repetir o processo acima selecionando as datas desejadas. b) Conversão de Moedas Selecione a moeda desejada (campo Sigla). Selecione a data cuja cotação será considerada na conversão (campo Data). Você já deverá ter cadastrado a cotação da moeda selecionada na data indicada (veja “Cadastrando as cotações”). Basta digitar o valor a ser convertido no campo Moeda Selecionada para que o resultado seja apresentado no campo Moeda Padrão. Anotações Esta tela é utilizada para armazenar lembretes e anotações do usuário. No campo Data, digite a data da anotação desejada. No campo Hora, informe o horário sugerido para a anotação desejada. No campo Observações, digite o assunto do lembrete. Após essa operação, clique em Gravar. Se desejar incluir um novo compromisso clique no botão NOVO e repita o processo. Agenda Pessoal (e-mail e telefones pessoais) Tem as características de uma agenda telefônica onde, além do número e nome dos contatos, podem ser armazenados o e-mail e algumas anotações. Este recurso 59 permite também a utilização do sistema de discagem de telefone e envio de e-mail pelo Empresário3. A guia Agenda mostrará uma tabela de agenda com nome, telefone, e-mail e observação. Na guia Configurações você registrará se e-mail para programá-lo para envio. Forneça as seguintes informações: Nome – Nome da conta de e-mail cadastrada junto ao seu provedor de acesso (consulte seu provedor de acesso). SMTP- Endereço do seu provedor de acesso para envio de mensagens. E-mail- Seu endereço eletrônico pessoal ou da empresa, cadastrando junto ao seu Provedor de acesso. Senha de e-mail- Senha de e-mail. Porta- Porta de saída. Requer autenticação e Requer conexão segura- Verificar informações com seu provedor de e-mail. Nota: Embora esta agenda permita o envio de e-mails diretamente pelo Empresário3, o software não gerencia e-mails recebidos. O gerenciamento destes e-mails poderá ser feito através de um programa de e-mail eletrônico de sua escolha. Obs: Clicando sobre a hora do sistema ao lado direito da tela ou no menu Meu menu/Agenda é possível abrir a tela de agenda. 60 Na guia Mensagem você poderá configurar o seu modelo de e-mail padrão. 61 1.4.2. Grupos Vá para CADASTROS – TABELAS – GRUPOS. Este recurso é utilizado para organizar os itens de estoque, classificando-os e agrupando-os em grupos e subgrupos. Além de uma melhor visualização do estoque, poderemos utilizá-los em vários filtros em diversas telas do Empresário®3, inclusive relatórios. Vamos imaginar que olhando para nosso estoque vemos 3 grandes grupos: Bebidas, Salgados e Doces. Estes serão nossos três grupos principais. Podemos ainda subdividir estes grupos em outros subgrupos. Por exemplo, o grupo Bebidas poderia ser subdividido em Vinhos, Cervejas e Refrigerantes. Desta forma teríamos o segundo nível (sub-nível) de Bebidas. Poderíamos continuar criando subníveis até um total de 5 subdivisões (incluindo a principal). Como proceder: Passo 1: Na tela de grupos, clique no botão novo. Será criado o primeiro grupo com o nome <Novo Grupo>. Para mudar este nome padrão, dê um duplo clique sobre o nome padrão apresentado e digite o nome desejado (em nosso exemplo o nome seria mudado para Bebidas). Grave. Passo 2: Para podermos criar o segundo grupo, será necessário criar antes o primeiro subgrupo. Assim, clique novamente no botão novo e será criado logo abaixo do grupo principal (Bebidas) o <Novo SubGrupo1>. Como no caso anterior, altere o nome padrão para o nome a ser utilizado (no nosso exemplo poderia ser Vinhos). Grave. Passo 3: Agora poderemos criar o segundo grupo principal. Para isto teremos que fechar o grupo principal, aqui, fechar significa ocultar todas as ramificações do 62 grupo principal. Clique no sinal - ao lado do grupo principal a ser fechado (Bebidas, no exemplo). Quando o grupo estiver fechado, o sinal - se transformará em +. Clique no botão novo e será criado um outro grupo principal <Novo Grupo>. Novamente altere este nome para o nome desejado e grave. Passo 4: Deste ponto em diante, para incluir novos grupos basta clicar num grupo fechado e clicar no botão novo. Para criar um sub-nível, clique grupo (aberto) ou subgrupo ao qual ele deverá estar ligado e clique em Novo. Para remover um grupo ou subgrupo basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir. Mas cuidado, ao excluir um grupo ou subgrupo toda a sua ramificação será excluída com ele. Se existir no estoque um item que esteja associado ao grupo que você está tentando excluir, será dada a mensagem “Este registro não pode ser excluído porque está sendo usado por outra tabela”. Isto é feito para evitar que acidentalmente sejam excluídos grupos em uso. Neste caso deve-se primeiro abrir a tela de Produtos e Serviços, localizar os itens envolvidos e associá-los a um outro grupo diferente do que será excluído. Para facilitar a identificação dos itens de estoque que deverão ser alterados, tire um relatório de itens por grupo, do grupo a excluir (Relatórios/ Cadastros / Tabelas / Produtos & Serviços \ Itens por grupo). Uma alternativa à exclusão de um grupo seria a de torná-lo Inativo. Na tela de Grupos, os grupos inativos são exibidos com uma pasta cinza ao invés de amarela (ativos). Na tela de Produtos & Serviços os grupos inativos são exibidos entre colchetes. 1.5.3. Categorias Vá para CADASTROS – TABELAS – CATEGORIAS. 63 Trata-se de uma segunda classificação para lançamentos em Contas a Pagar ou Contas a Receber, além da classificação disponível no Plano de Contas. Aqui se pode utilizar como centro de custos da empresa. Em Categorias poderão ser criados agrupamentos que permitam melhor administrar as receitas ou as despesas por sócios, departamentos, projetos, etc. Assim será possível emitir relatórios do financeiro por Categoria e por Conta Contábil. A sua apresentação é semelhante à do Windows Explorer. Para cadastrar uma nova categoria Clique sobre uma categoria que não esteja mostrando suas ramificações e pressione o botão novo. Para criar ramificações (sub-níveis) clique sobre a categoria quando ela mesma ainda estiver vazia ou expandida. Para renomear uma categoria Selecione a categoria a ser renomeada. Dê um duplo clique ou pressione a tecla F2 A seguir apague o nome incorreto e digite o novo nome. Para excluir uma categoria e suas ramificações Selecione a categoria a ser excluída e clique no botão EXCLUIR ou pressione a tecla F7. Caso a categoria tenha sido utilizada em algum momento, o programa não permitirá sua exclusão. Neste caso você poderá deixá-la como INATIVA. Ao desativar uma categoria o mesmo ocorre com todas as suas ramificações, pois essa função atinge todos os seus sub-níveis. 1.5.4. Produtos & Serviços Vá para CADASTROS – TABELAS – PRODUTOS & SERVIÇOS. 64 Cadastre aqui todos os serviços comercializados e produtos que deseja controlar no estoque. O controle de estoque pode ser realizado manualmente através da tela Estoque (Movimentação – Estoque) ou automaticamente através de Operações de Compra, Venda, Consignações, Devoluções e Ordens de Produção. Informe o Nome do produto ou serviço. O Código do produto pode ser informado pelo usuário (alfanumérico) ou gerado pelo sistema (só numérico). Você deve parametrizar esta informação no módulo Administrador, podendo ainda determinar o próximo número a ser gerado. O uso do campo Apelido é opcional. Este campo serve para informar outro nome pelo qual este produto é conhecido. Selecione uma das unidades de medida cadastradas ou cadastre uma nova clicando na pastinha amarela ao lado do campo Unidade de medida. Essa informação será utilizada para controlar o estoque. Se um item do estoque vier a ser descontinuado, ou seja, deixarmos de trabalhar com o mesmo, poderemos inativá-lo. Basta clicar na caixa Inativo. Através do botão Olho Mágico ao lado do campo Inativo podemos selecionar ou cadastrar o motivo pelo qual o item foi inativado. Tipo do Item: - Mercadoria p/ Revenda: Produto adquirido para comercialização. - Matéria-Prima: Itens utilizados na produção de outros. - Embalagem: Embalagem. - Produto em Processo: Produto oriundo do processo produtivo, e preponderante, consumido no processo produtivo. Dentre os produtos em processo esta incluído o produto resultante caracterizado como retorno de produção. - Produto acabado: Itens adquiridos ou produzidos. - Subproduto: Produto oriundo do processo produtivo, e não é o objeto da produção principal da empresa, tem aproveitamento econômico e não se enquadra no conceito de produto em processo ou de produto acabado. - Produto Intermediário: Produto que, embora não se integrando ao novo produto, foi consumido no processo de industrialização. - Material de consumo: material para consumo próprio como materiais de limpeza ou escritório. - Ativo Imobilizado: Bens da empresa. - Serviço: Serviços. - Grade: Tipicamente mercadorias como confecção ou calçados (camisa branca pequena, média, grande). Veja mais informações adiante em grade. - Outros: Outros. Valorizado por: O campo Valor Monetário apresenta o resultado da multiplicação da quantidade estocada deste produto (campo Estocado) pelo Custo do mesmo. 65 Precisamos definir o custo (Custo Médio ou o Custo de Aquisição / Produção) para efetuar este cálculo. Classificação do Item: Informe se é um item Composto, Produzido, Importado ou nenhum destes. - Importado: Assinale esta opção somente se você importa diretamente este item. Se ele for produzido no exterior, mas você o adquire no mercado nacional NÃO o marque como importado. Essa informação afeta diretamente o cálculo do Custo de Aquisição onde é calculado o Imposto de Importação e a correta incidência dos impostos IPI e ICMS. - Produzido: Este tipo de item é produzido a partir de outros itens do estoque. Sua produção é feita segundo uma Ficha de Composição cadastrada previamente (também conhecida como ficha técnica ou receita). Ao comercializarmos este produto, somente ele será discriminado na venda ou na nota fiscal, seus componentes não serão relacionados. Também poderemos montar seu custo de produção e controlar sua produção a partir de ordens de produção. - Composto: O item composto é similar ao produzido, entretanto ele é somente o conjunto de seus componentes. Um computador, por exemplo, é composto por monitor, placas, memória e gabinete. Ao efetuarmos uma venda deste tipo de produto, além dele próprio, também serão relacionados todos os seus componentes (eles também constarão na nota fiscal). O preço final do item composto será o somatório dos preços dos componentes. Não há um custo de produção nem será liberada a ordem de produção, ou seja, os itens sairão do estoque após a efetivação da venda. Mínimo e Máximo: Estas informações são opcionais. Elas referem-se aos estoques mínimo e máximo do item e são importantes para a emissão do Relatório de Necessidades de Compra e para verificação em entradas e saídas desde que seja habilitado em parâmetros. Estocado: É o estoque disponível para vendas. Valor Monetário: É o valor monetário deste item de estoque. É resultado da multiplicação do campo Estocado pelo Custo Médio ou Custo de Aquisição / Produção. Comissão em %: O Empresário3 permite pagar comissões de vendas por produto OU por vendedor. Se sua opção for pagar comissões diferenciadas para cada produto, a comissão paga na venda deste produto deve ser informada aqui. Para pagar comissões por vendedor, deve ser informada em Preferências no cadastro de Vendedores. OBS: Se a comissão estiver cadastrada no vendedor e no produto, o Empresário irá somar as porcentagens para calcular a comissão. 66 Classificação do item segundo os Grupos criados Através de agrupamentos chamados GRUPOS, que já foram cadastrados previamente, são possíveis classificar os itens. Pode ser feito de duas formas: Alternativa 1: Clique na caixa nível 1 e selecione o grupo principal a que o item pertence. Selecione nas demais caixas os subgrupos relacionados. Alternativa 2: Clique no botão destacado ao lado caixa correspondente ao nível 1. Será aberta uma janela com os grupos cadastrados. Aqui você poderá selecionar o último nível a que corresponde o item. Dando um duplo clique no último nível relacionado, todo o ramo será copiado para as janelas de grupo na tela do item. 67 Clicando em Configurações Configuração da NFE Esta tela só estará habilitada para quem tem a Nota Fiscal Eletrônica de produtos ativo. 68 Grade O recurso de grade de itens de estoque é freqüentemente utilizado para controle de estoque de toda uma família de itens que guardam entre si alguma similaridade. Se trabalhássemos com camisetas de malha, com vários tamanhos e cores, seria muito interessante poder controlar o estoque de toda esta grade de produtos simultaneamente ao invés de controlá-las individualmente. Nas operações de Compra e Venda ficará muito mais fácil trabalhar com grades. Considerando nosso exemplo de camisetas, bastará informar quantas camisetas estão sendo vendidas e numa tela auxiliar informar a composição destas camisetas (quantas brancas, azuis ou pretas, quantas pequenas ou grandes, etc.). Vamos simular o cadastramento de uma grade de camisetas com três cores e (branca, azul e preta) e três tamanhos (pequeno, médio e grande). Cadastre o item denominado Camiseta, código igual à cam e selecione o tipo Grade. Complete as demais informações da tela conforme desejar e grave. Clique em Configurações e clique novamente em Grade. Iremos montar nossa grade na tela aberta. Para isso organizaremos a grade colocando as cores nas linhas e os tamanhos nas colunas. Na interseção teremos a informação de estoque de cada elemento. 69 Os modelos das colunas e das linhas que teremos que informar aqui, refere-se ao que será exibido nas colunas ou nas linhas, pode ser tamanhos, cores, idades, sabores, volumes e etc. Se for preciso cadastrar um novo modelo, clique na pastinha amarela ao lado do campo Modelo das colunas (ou das linhas) e será aberta a tela Modelo. Nesta tela vamos cadastrar os modelos que poderão ser utilizados. Em nosso exemplo cadastraremos o tamanho das camisetas. Para isto clique na pastinha amarela e na tela Descrições cadastre o modelo de coluna chamado “tamanho”. Voltando para a janela Modelo, selecionamos o modelo chamado “tamanho”. Nessa tela vamos cadastrar as descrições do modelo. Para tamanho temos: Grande, Médio e Pequeno. Basta cadastrar e gravar. Ao voltarmos para a tela Grade e selecionarmos o modelo das colunas tamanho, as suas descrições já serão exibidas na área destinada às colunas. Podemos criar vários modelos com suas respectivas descrições e utilizá-los à medida que formos cadastrando outros itens grade. Para Modelos das linhas adota-se o mesmo procedimento descrito acima. Após determinar os modelos para colunas e linhas, podemos digitar o código que será adotado para cada descrição de colunas e linhas, ou seja: 70 Descrição Pequeno Médio Grande Código -peq -med -gra Descrição Branca Azul Preta Código -br -az -pr Clicando em ATUALIZAR poderemos ver o resultado. A grade pode ser exibida de duas formas: a forma Cúbica (linhas X colunas) ou Plana (colunas). Clicando em Código de Barras teremos acesso à tela de código de barras desta grade específica. Para fazer uma entrada manual (o estoque inicial, por exemplo) desta grade, vá para a tela de Produtos & Serviços, localize o item de grade e abra a tela Estoque. A entrada manual a ser feita deve ser no valor total dos itens em estoque. No caso das camisetas, faremos uma entrada na quantidade total de camisetas independente de cores ou tamanhos. Para informarmos a quantidade de cada tipo de camiseta no estoque, voltaremos à tela de Grade e informaremos o estoque parcial de cada item. Ao abrir a tela Grade e localizar o item desejado, você verá no campo Qtd. Estocada a quantidade total do item em estoque. À medida que for sendo informado o estoque parcial de cada item da grade, um novo total irá sendo informado no campo Qtd. dos itens da Grade. No final, os dois campos devem ter o mesmo conteúdo. Fornecedores do Item A relação item-fornecedor será necessária caso a empresa trabalhe com a tela de cotações. Para utilizar esta tela é necessário ter cadastrado pelo menos 1 fornecedor. Clique no botão Novo. Na linha disponibilizada, informe o fornecedor deste item (digite o código ou utilize a Super-Procura (F4). Cadastre quantos fornecedores forem necessários). 71 OBS: Da mesma forma que vinculamos o item ao fornecedor também podemos vinculador o fornecedor ao item na tela de cadastro de fornecedor, portanto é necessário cadastrar apenas em uma das duas telas. Estoque Nesta tela é feito o registro da movimentação dos itens no estoque. 72 Visualizaremos os lançamentos feitos em Operações de Venda, Operações de Compra, Ordens de Produção, Consignações, além de lançamentos manuais. No botão Movimentação estão as opções para as movimentações manuais, ou seja, entradas, saídas, estornos e transferências (entre empresas cadastradas no Empresário). Campos da tela: Item: Nome do item Código: código do item Unidade de medida: unidade de medida do item Data: data em que foram realizadas as operações Tipo de movimentação: identifica se foi uma entrada ou saída do estoque Qtd: Quantidade movimentada Valor: valor unitário movimentado Custo médio: conforme a quantidade movimentada e valor, o Empresário já calcula automaticamente. Documento: número do documento digitado na movimentação manual, ou se o lançamento foi originado de uma Venda, por exemplo, o campo será preenchido com o número do pedido de venda. A mesma regra se aplica para lançamentos originados de outro tipo de movimentação. Origem: tipo de movimentação que originou o lançamento (Venda, Reserva, Compra, Ordem de Produção, Consignação etc). Disponível: quantidade disponível para movimentação. Reservado: os lançamentos originados de reservas. De terceiros: quantidade pertencente a um terceiro, ou seja, Consignações de Entrada. Físico: soma dos campos disponível + reservado + de terceiros. Consignado: quantidade de itens consignados, ou seja, Consignações de Saída. Em poder de terceiros: quantidade de matéria-prima enviada a algum prestador para produção de um item, ou seja, produção terceirizada (alimentada pela tela Ordem de Produção). Estoque total: soma de todos os campos. Custo Médio: O botão Custo Médio (média ponderada das entradas) dá acesso à tela onde podemos calcular o custo médio do item a partir do período selecionado. 73 Para recalcular o custo médio a partir de uma determinada data a fim de atualizá-lo basta clicar sobre a data a partir da qual o custo será recalculado e clicar em Calcular. O resultado será exibido no campo Custo médio atual. É possível fazer um ajuste neste valor apresentado. Para isto, informe o valor a ser considerado no campo Novo custo médio e grave. Movimentação: Em Movimentação temos recursos para efetuar operações de estoque diretamente nesta tela (chamadas movimentações MANUAIS). Entrada Manual: Podemos efetuar entradas direto na tela de estoque, as chamadas entradas manuais. 74 Descrição: será apresentado no campo o nome do item. Código: o código cadastrado do item. Data: data em que será efetuada a entrada no estoque Atenção! Evite lançamentos com datas retroativas. Estocado: Quantidade disponível em estoque atualmente, este campo é atualizado automaticamente. Qtd. movimentada: Informe neste campo à quantidade que entrará no estoque. Quantidade: será apresentada a quantidade que entrará no estoque, onde a quantidade apresentada neste campo pode ser diferente da quantidade movimentada (isso ocorrerá apenas quando existir fator de conversão para o item. Maiores informações sobre o fator de conversão serão apresentadas na tela de Detalhes no Item). Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do produto. Custo unitário: informe o custo unitário do item que esta entrando no estoque. Responsável: Este campo será preenchido automaticamente com o nome do usuário que está logado no sistema. Documento: digite um código para identificação da movimentação. Origem: Campo movimentação. preenchido automaticamente. Mostra de onde originou a Informações: caso seja necessário acrescentar alguma observação referente a esta movimentação, insira neste campo. 75 Saída Manual: Podemos efetuar saídas direto na tela de estoque, as chamadas saídas manuais. O procedimento para se efetuar uma saída manual é semelhante ao de entrada manual. Estorno: A tela de estorno é parecida com as anteriores, porém, para se efetuar um estorno é necessário selecionar qual lançamento será estornado. Após selecionar o lançamento da movimentação, selecione a opção Estorno no botão Movimentação e preencha a QTD a ser estornada na próxima tela. Transferência: É possível efetuar transferências de quantidades de itens do estoque entre as empresas cadastradas no sistema. Para que seja possível o processo, deve-se antes ter efetuado Cópia de Empresa (feito através do módulo Manutenção). Composição do Item Esta tela só estará habilitada para itens produzidos, compostos. Aqui será cadastrada a ficha técnica (receita) de um item ou a composição de “Kit” (composto). Caso queira criar uma nova composição a partir desta, clique no botão Copia Composição. 76 Para incluir os componentes deste produto clique no botão Novo e digite o código do componente a ser incluído ou localize-o através da Super-Procura. Após a inclusão informe a quantidade utilizada para produzir uma unidade do produto principal. Normalmente os componentes são consumidos de modo proporcional á receita dada. Por exemplo, se precisamos de 1 Kg do componente A para produzir 1 Kg do produto B, naturalmente para produzirmos 10 vezes mais produto B precisaremos de 10 vezes mais componente A. Entretanto, existem processos produtivos nos quais alguns componentes são consumidos de modo fixo, não importando o quanto se produza do item principal. Por exemplo, imaginemos uma gráfica que precisa limpar a impressora antes de iniciar a produção. Para efetuar esta limpeza ela gasta 1 litro de detergente independente da quantidade a ser produzida. Utilize o campo fixo para realizar a operação descrita acima. Utilize o campo Informações para descrever particularidades ou cuidados a serem observados durante a produção. Código de Barras É possível fazer leituras de códigos de barras através de um leitor óptico devidamente instalado em seu computador ou gerar etiquetas com o código de barras impresso conforme opções disponíveis em relatórios. Ao abrir a tela de Código de Barras, serão exibidos todos os itens cadastrados em seu estoque. Através da caixa Visualizar pode-se realizar alguns filtros de visualização. Após marcar as opções desejadas, clique em Atualizar. 77 Cadastro de Código de Barras: Digite na coluna Código de Barras o código a ser utilizado no produto. Informe o Tipo de código usado por este item (EAN-8, EAN-13, EAN-13+5, UPC, CODABAR, ETC). O código cadastrado aqui não altera aquele informado na tela de itens de estoque, assim poderemos ter um código próprio e um código do fornecedor. Em alguns tipos de código de barras como os das famílias EAN (freqüentemente usado no Brasil e Europa) e UPC (freqüentemente usado no Japão e EUA), o último dígito é um digito verificador. Quando o código informado é copiado da embalagem do produto, provavelmente o último dígito já será o correto. Porém, se este código for elaborado por nós mesmos, o botão Calcula Dígito fará o cálculo do dígito verificador. A tecla Imprimir é utilizada para imprimir somente o código de barras do produto especificado. OBS: Ao utilizar tipo EAN8 ou EAN13, é possível configurar o sistema para gerar Código de Barras automaticamente. Maiores informações são apresentadas em Administrador – Parâmetros. Custo de Aquisição Nesta tela é calculado o custo real de aquisição de um determinado item considerandose a recuperação dos impostos pagos MAIS as informações de frete, seguro e valor de rateio, se este procedimento for adotado. 78 As informações solicitadas nesta tela normalmente constam da nota fiscal de compra do produto. Antes de iniciar observe atentamente a unidade de medida adotada para este produto e cuide para que as informações sejam coerentes. No campo Valor da compra à vista informe o valor efetivamente pago pela mercadoria, já com ICMS e sem o IPI, não importando se o pagamento foi parcelado. Nesse campo você deve informar o valor pago por uma ou mais unidades, desde que o campo Quantidade esteja preenchido corretamente. A seguir informe os impostos incidentes na compra. ICMS ICMS compra: digite a alíquota (%) do ICMS de compra. Também é possível informar o ICMS em valores absolutos, para isto desmarque o campo ICMS em %. Informe se o ICMS é tributado na venda, isto significa que este imposto será recuperado na venda deste produto e isto implicará em redução do custo de aquisição. Se o ICMS pago na compra for do tipo substitutivo, você deverá marcar o campo ICMS substitutivo, entretanto, este campo só será exibido se esta opção for habilitada no módulo Administrador – Parâmetros – Cadastros Gerais – Produtos & Serviços – Tratar Substituição Tributária. IPI Informe os dados referentes ao IPI, caso incida na compra deste produto. O IPI sempre entra como custo, onerando o custo de aquisição. Se a legislação fiscal permite à sua empresa repassar o IPI no ato da venda desse produto marque a opção Tributado na venda. Nessa condição o IPI será recuperado na venda e deixará de onerar o custo de aquisição desta mercadoria. Frete e seguro Caso existam, informe nesses campos as despesas com frete e seguro. Valor Rateado Este campo será preenchido pelo próprio sistema quando for executada a operação de Rateio de Custos Fixos (Custos & Preços – Rateio). Imposto e Despesas de Importação Estes campos somente são liberados quando o item é classificado como Importado. Nestes casos, informe a alíquota do Imposto de Importação e o valor das Despesas de Importação (armazenagem, despachante, movimentação e etc.) referentes a este produto e à quantidade informada. Atenção! Quando utilizar IPI, ICMS, Frete e Seguro em valores monetários, estes valores devem ser relativos à quantidade total de produtos informada no campo Quantidade. 79 Custo de Produção Essa tela só estará habilitada para itens classificados como Produzidos compostos e serviços. O Custo de Produção será a soma Total de Matérias Primas mais os Custos Indiretos. O Total de Matérias Primas é obtido com base nas informações da Composição deste item (receita) e no Custo de Aquisição de cada um dos componentes. O valor dos custos indiretos pode ser obtido considerando o Custeio por Quantidade ou o Custeio por Tempo, veja a seguir: Custeio por Quantidade: 80 O custo de produção sempre será referente a uma unidade do item produzido. Assim, o valor informado em custos indiretos devem ser proporcionais à quantidade informada no campo Quantidade. Ao clicar na pasta amarela ao lado do campo Custos Indiretos será aberta a janela onde serão informados os custos indiretos existentes neste processo produtivo para a quantidade informada no campo Quantidade. Após cadastrá-los clique em Aplicar para que sejam adicionados ao Custo de Produção do produto. Este método é o mais freqüentemente utilizado. Custeio por Tempo: Este método permite dividir o processo produtivo em etapas e controlar os custos indiretos incidentes em cada uma destas etapas. Habilite a caixa Custeio por Tempo. No exemplo acima se considerou um processo com duas etapas, mas podem-se informar quantas etapas forem necessárias. Digite na coluna Fase os nomes corretos de cada fase. No campo Funcionários informe quantos funcionários realizarão a nova fase. O valor do custo indireto a ser informado na coluna C. Indiretos devem ser proporcionais ao número de horas informado na coluna Horas. Na coluna Horas você pode escolher o período que mais lhe convém. Este número está diretamente relacionado com os custos indiretos de cada fase. Se informarmos 1 no campo Horas os custos indiretos informados dever ser relativos há 1 hora. Se informarmos 8 no campo Horas os custos indiretos devem ser relativos a 8 horas de trabalho. No campo Minutos devemos informar quantos minutos duram cada ciclo da fase. Como na figura acima, quantos minutos seriam necessários para Bater 1 unidade do item produzido. Se a fase fosse cortar uma barra de aço, quantos minutos seriam gastos para cortar 1 barra de aço e assim por diante. Para informarmos o custo indireto de cada fase devemos selecionar a linha correspondente e clicar no botão C. Indiretos. Após informar os custos indiretos para o número de horas informado no campo Horas, clique em Aplicar. 81 Para calcular o custo de uma fase, o sistema primeiro calcula quantidade de ciclos para o número de horas informado. Depois os custos indiretos são divididos pela quantidade de ciclos multiplicada pelo número de funcionários. Custo Indireto da fase Custo da Fase = Funcionários X Número de peças produzidas Considera-se que aumentando o número de funcionários, aumenta-se também o número de peças produzidas. Desta forma o custo final diminuirá para cada funcionário adicionado. Formação do Preço de Venda Antes de qualquer coisa, verifique se o método de cálculo da margem de lucro para o item de estoque indicado está selecionado conforme sua necessidade. O padrão de trabalho para o Empresário3 é calcular a margem sobre o Custo do Produto (Aquisição ou Produção). Também está disponível o cálculo da margem sobre o Preço de Venda do produto. Se o calculo da margem estiver sendo realizado pelo custo, o Empresário permite Margem Maior que 100%. A seguir informe o valor da comissão paga na venda, o valor da margem desejada e o valor total dos impostos incidentes na venda (por exemplo: ICMS + COFINS + PIS + etc.) para a composição do preço de venda. O campo Preço Proposto apresentará o preço sugerido pelo sistema, considerando as condições informadas anteriormente. 82 No campo Preço de Venda informe o valor do preço de venda que será praticado de fato e será disponibilizado na lista de preços Padrão. Após ser informado o Preço de Venda, o sistema poderá retornar a Margem Real para comparação com a Margem Desejada. Detalhes do Item Nesta tela estão detalhes específicos para cada item. Impostos Informe os valores dos impostos ICMS e IPI que incidem na venda deste produto. Cadastrar o Imposto no produto aplica-se perfeitamente ao IPI já que este imposto está intimamente ligado à classificação fiscal de cada produto. Já a alíquota do ICMS pode variar conforme o destino da mercadoria. Assim, a menos que o destino de suas vendas sejam sempre dentro do próprio estado, será mais interessante usar o recurso das Tabelas de Impostos. A Margem Autorizada é a margem de lucro autorizada utilizada em produtos sujeitos ao regime de Substituição Tributária do ICMS (ICMS Substitutivo). Em caso de dúvidas, seu contador ou o Posto Fiscal da Receita Estadual poderá orientá-lo. Em se tratando do cadastramento de um Serviço informe o valor do ISS incidente sobre o mesmo. Informe a Situação Tributária e a Classificação Fiscal do item. Essas informações são imprescindíveis para a impressão da Nota Fiscal. Caso utilize Nota fiscal Eletrônica preencha a classificação fiscal ou o NCM. Essas informações são imprescindíveis para a impressão da Nota Fiscal Eletrônica. Campos Classificação Fiscal e NCM são obrigatórios. 83 Informe o Percentual da base do ICMS se houver redução da base de cálculo (se você tem uma redução de 20% o campo deve ser preenchido com o número 80, ou seja, a base utilizada para o cálculo vai ser de 80% do total). Descrição para a Nota Fiscal O campo Descrição para Nota Fiscal deve ser utilizado quando o item tem uma descrição diferente do Nome do produto. O texto que for informado neste campo será considerado como preferencial na emissão da Nota Fiscal. Nessa tela também podemos informar os Pesos Líquido e Bruto para uso em Vendas e na Nota Fiscal e também informar no campo Especificações do Item uma detalhada e extensa descrição do item considerado. Se necessário, poderemos inserir a Imagem do item. É necessário que as imagens já estejam gravadas. Para incluí-la, clique na pastinha amarela ao lado do campo Imagem do Item e indique a localização da imagem desejada. Se quiser remover uma imagem já anexada, basta clicar no botão com um “X” acima da pastinha amarela. As imagens inseridas nesta tela são inseridas na própria base de dados. Ao fazer um backup elas também serão copiadas. Por outro lado quanto mais imagens forem inseridas, maior ficará sua base de dados. Portanto não insira imagens com alta resolução. Tabela de Operações Em casos especiais poderemos relacionar uma Tabela de Operação específica a um item de estoque. Isto fará com que em qualquer operação de compra ou venda, independente da Tabela de Operação indicada na tela de Vendas ou Compras será regida pelas selecionadas nessa tela. Se for necessário poderá selecionar aqui uma Tabela de Operações para entrada e/ou uma Tabela de Operações para saída. 84 Questões – Produtos & Serviços 1- Qual a diferença de item composto e item Produzido? a) O Produto composto é o conjunto de itens que formam um produto e que na nota fiscal são descritos cada item contido, já o produto produzido é produzido através de outros itens do estoque. b) O Produto Produzido é o conjunto de itens e na nota fiscal são descritos cada item, já o produto composto é produzido através de outros itens do estoque. c) Produto composto e produto produzido é a mesma coisa. d) N.D.A 2- O que é produto acabado? a) Produto adquirido no exterior. b) Produto final. c) Produto consumido dentro da empresa d) Produto é utilizado na composição de outros itens. 3- Porque quando vamos excluir um cadastro aparece à seguinte mensagem: “Este registro não pode ser excluído porque está sendo usado por outra tabela.”? a) Quando o cadastro já foi utilizado em outro registro, não é possível realizar exclusão do mesmo, para que as informações permaneçam consistentes para geração de relatórios. b) Aparece essa mensagem quando o cadastro esta incorreto. c) Quando o cadastro é recente, pois o cadastro só pode ser excluído após dois meses. d) Quando o cadastro é recente, pois o cadastro só pode ser excluído após seis meses. 4- Onde é cadastrada a situação tributária do produto? a) Em Cadastro/tabela de operação/Produtos e Serviços. b) Na tabela de operação somente. c) Na tabela de impostos. d) Em Cadastro/tabela/Produtos e Serviços/Detalhes do item ou Tabela de operação. 5- Pra que serve o campo mínimo e máximo na tela de produtos e serviços? a) Estes campos são importantes para a emissão do relatório de necessidade de compra e para verificação em compras e vendas desde que seja habilitado em parâmetros. b) Estes campos servem para bloquear a venda quando o estoque do produto ultrapassar o mínimo no estoque. c) Estes campos servem para bloquear a compra quando o estoque do produto ultrapassar o Máximo no estoque. d) N.D.A 85 6- Para que serve os campos Grupos nos Produtos & Serviços? a) Para que no momento da venda, se selecionarmos um produto de determinado grupo, imediatamente ele traga todos os itens pertencentes a estes grupos. b) Para facilitar a alteração de valor na lista de preços e a divisão dos itens nos relatórios. c) Estes campos não têm funcionalidade alguma. d) N.D.A 7- Em Produtos & Serviços/Detalhes do Item existe uma campo chamado “Descrição para nota fiscal” , para que serve esse campo? a) Este campo não tem utilidade alguma. b) Deve ser utilizado quando se deseja que a Nota Fiscal seja preenchida com uma descrição diferente do Nome do produto. O texto que for informado neste campo será considerado como preferencial na emissão da Nota Fiscal. c) Para sair um complemento após o nome do produto, ex: Nome do produto – Descrição para nota fiscal. d) A descrição cadastrada é impressa no campo dados adicionais. 8- Quando adquirimos o Empresário3 o mesmo só gera um tipo de calculo de substituição tributária, selecione abaixo a resposta correta: a) O Empresário3 calcula substituição tributária apenas por produtos, para que o Empresário3 calcule substituição por estado é necessário o módulo de Substituição Tributária. b) O Empresário3 não calcula Substituição Tributária. c) O Empresário3 calcula Substituição Tributária apenas por estado. d) O Empresário3 calcula Substituição tributária por produto e por estado sem os módulos. 9- Porque existe o campo “Comissão em %” na tela de Produtos & Serviços? a) Este não realiza nenhum calculo de comissão. b) Para que o vendedor receba a comissão de acordo com o Produto ou Serviço. c) Para fazer Calculo por grupo de vendedores. d) N.D.A 10- Em que caso selecionou Matéria prima como tipo do produto no Empresário3? a) É um item que será produzido por itens do Estoque. b) É um produto que é composto por demais produtos. c) É um item que vem da terra. d) É um item que compõem um produto composto ou produzido ou até mesmo um produto que pode ser vendido. 86 1.5.5. IMPOSTOS Vá para CADASTROS – TABELAS – IMPOSTOS. 1.5.5.1 Cadastro de Impostos Nessa tela serão cadastrados os impostos incidentes em suas operações, pois não existe nenhum imposto previamente cadastrado no Empresário. Clique no botão Novo e na linha disponibilizada digite o nome do imposto, sua alíquota e o tipo de imposto. Um imposto poderá ser do tipo ICMS, IPI, ISS ou OUTROS. Estes impostos serão utilizados na criação das Tabelas de Impostos (agrupamentos de impostos). . 87 1.5.5.2 Tabela de Impostos Através dessa tabela podemos agrupar os impostos incidentes nos vários tipos de venda (dentro do estado, fora do estado e etc.), ou seja, podemos criar várias tabelas de impostos. Pra criar uma tabela, clique na pastinha amarela, acrescente uma linha (Novo ou <F5>) e digite a sua descrição. Grave e saia dessa tela. Para incluir os impostos, clique em Novo (<F5>) a através do combo-box (1) escolha o imposto proveniente do cadastro de impostos. Através do botão ICMS por estado podemos cadastrar as alíquotas para cada estado. Veremos adiante como podemos usar os diversos tipos de impostos no Empresário. Combo-box(1) 88 ICMS No Empresário®3 temos 3 métodos para aplicação do ICMS. Utilize apenas um deles. Vejam quais são: 1- Detalhes do Item em Produtos & Serviços. 2- Diretamente em Tabelas de Impostos. 3- ICMS por Estado (em conjunto com uma Tabela de Impostos) Vejamos cada um destes casos: Método 1 - Detalhes do Item em Produtos & Serviços. Nesta tela podem-se informar as alíquotas do ICMS para cada item do estoque. Este método normalmente é utilizado por empresas cujas vendas sempre têm destino final dentro do próprio estado, não estando assim sujeitas às diferentes alíquotas interestaduais. Atenção: se uma alíquota de ICMS for informada aqui, esta alíquota prevalecerá mesmo que outro método seja adotado simultaneamente, porém há uma opção na tabela de operações que altera essa ordem. Método 2 – Tabelas de Impostos. Em Cadastro de Impostos, cadastre todas as alíquotas de ICMS que incidem em suas vendas conforme a região ou estado a que se destinam (7%, 12%, 18% e etc). Cadastradas as alíquotas, crie uma Tabela de Impostos para cada região ou estado e inclua cada uma das alíquotas na tabela adequada, juntamente com outros impostos como COFINS, PIS, CSSL e etc. Essas tabelas de impostos serão utilizadas ao efetuar uma venda. Método 3 – ICMS por Estado (em conjunto com uma Tabela de Impostos) Crie uma Tabela de Impostos contendo os impostos normalmente incidentes em suas vendas como COFINS, PIS e etc., mas não cadastre o ICMS. Nesta Tabela de Impostos abra a tela de ICMS por Estado e informe as alíquotas de ICMS para cada estado do país. Para que este método possa ser utilizado é necessário que uma Tabela de Operações esteja devidamente configurada para isto. Veja mais informações em Tabela de Operações mais adiante. Outros Impostos IPI – A incidência deste imposto depende da natureza do produto. Assim o mais adequado seria informar a alíquota do IPI para cada item na tela Detalhes do Item em Produtos & Serviços e deixando de incluí-lo em Tabelas de Impostos. Para cadastrar o IPI vá até a tela de Cadastro de impostos, clique em F5 e cadastre o nome do imposto e a alíquota, no campo tipo selecione o tipo IPI. ISS – Esse imposto pode ser cadastrado na tela de Detalhes do Item em Produtos & Serviços ou inserido em uma Tabela de Impostos. Para cadastrar o ISS vá até a tela de Cadastro de impostos, clique em F5 e cadastre o nome do imposto e a alíquota, no campo tipo selecione o tipo ISS. ICMS – Esse imposto pode ser cadastrado na tela de Detalhes do Item em Produtos & Serviços ou inserido em uma Tabela de Impostos. Para cadastrar o ICMS vá até a tela de Cadastro de impostos, clique em F5 e cadastre o nome do imposto e a alíquota, no campo tipo selecione o tipo ICMS. OBS: Para os demais impostos ao cadastrar selecione o tipo OUTROS. 89 1.5.5.3 Simples Se sua empresa está enquadrada no sistema Simples, você deverá informar no Administrador na tela de empresas o Cód. do regime tributário e em Parâmetros Gerais da Empresa (módulo Administrador, parâmetros). Sem isto, a tela referente ao imposto Simples nem será aberta no sistema. Feito isto, vá para Cadastros/ Tabelas/ Impostos / Simples Você verá que as tabelas do Simples são trocadas automaticamente à medida que é selecionada uma ou outra opção de porte de empresa. O sistema irá controlar automaticamente a alíquota do Simples conforme o faturamento acumulado de sua empresa. Para criação de novas faixas de faturamento no sistema, selecione a linha que representa a ultima faixa de faturamento e clique no botão Novo. Na linha ao qual foi criada, irá ser apresentado o valor da ultima faixa no campo "De" com 1 (um centavo) a mais e no campo "Até" deve ser determinado o valor correspondente a está nova faixa e no campos destcados com os nomes de cada imposto deve-se determinar a aliquota de cada um deles conforme a faixa de faturamento indicada. Repita este processo até o preenchimento total da tabela conforme a planilha disponibilizada pelo contador da sua empresa. Ao lado direito da tabela na coluna Faturamento Acumulado devem ser preenchidos os valores correspondentes ao faturamento de cada mes pela empresa, para que seja apresentado no campo Faturamento dos ultimos 12 meses o valor total do faturamento acumulado da empresa para que o software comece a gerenciar as faixas de faturamento ao qual serão aplicados os impostos. OBS: Caso queira cadastrar o faturamento de algum mês, selecione o valor 0,00 no campo Acumulado do Mês e clique em F12 do teclado. O sistema irá habilitar o campo para o preenchimento de um novo valor. Os campos Faturamento do Mês e Faturamento do Ano serão preenchidos automaticamente conforme o faturamento da empresa. Acumulado o faturamento acumulado oficial de sua empresa até a data atual no ano vigente. Este número deve ser o total das Notas Fiscais emitidas no ano vigente. Podem ser cadastradas varias tabelas do simples clicando na pasta amarela e é possível vinculá-las a tabela de operações. 90 Informe as alíquotas de acordo com sua tabela do simples, caso sua empresa tenha redução, selecione “Redução de Base”, e no campo A-LC coloque o percentual de redução de acordo com a sua tabela da lei complementar 123/06. Atenção: Os valores apresentados nesta tela ao acessá-la pela primeira vez são meramente fictícios, sendo somente utilizadas para determinar uma noção para usuário no momento do preenchimento da mesma. 91 1.5.6. Tabelas de Operações Vá para CADASTROS – TABELAS – TABELA DE OPERAÇÕES. Todas as operações que movimentam itens de estoque ou serviços são regidas por uma Tabela de Operações (ela é obrigatória em todas as movimentações de entradas e saídas). Este fato confere à Tabela de Operações uma importância fundamental para o bom funcionamento do sistema, bem como permite uma flexibilidade até agora somente disponível em sistemas de porte bem maior que o do Empresário. Para garantir que o sistema opere de forma padrão logo após sua instalação, foram criadas Tabelas Padrões de Operação e estão associadas a cada operação de movimentação existente no sistema (vendas, compras, ordens de produção, devoluções e consignações). As tabelas padrões são nativas do sistema, não podem ser alteradas e permitem que o usuário comum possa operar o sistema adequadamente. Essas tabelas podem ser identificadas pelo sinal (*). Antes de utilizar uma Tabela de Operação NATIVA do sistema, verifique sua configuração (principalmente no que diz respeito a impostos). Para casos em que se faz necessário um procedimento específico, desde que previsto na tela de criação de Tabelas de Operações, pode-se criar uma nova tabela e determinar que esta será a nova tabela padrão para uma determinada operação ou mesmo para operações de entrada e saída de um item específico (veja Detalhes do Item em Produtos & Serviços). Para criar uma nova tabela de operações, clique no botão Novo. A seguir dê um nome para a tabela a ser criada, digite o código e siga os passos a seguir: 1- Informe se esta é uma operação de entrada ou saída. 2- Indique em quais operações esta tabela será visualizada. 92 3- Informe ainda se esta operação deve Movimentar Estoque e se deve Atualizar o custo médio (opção habilitada apenas para operações de Entrada). 4- No campo Conta Contábil e Categoria, se desejar, selecione a Conta Contábil e a Categoria que sempre serão utilizadas quando esta Tabela de Operação for selecionada. 5- No campo Gerar Contas a Pagar (para Entrada) ou Gerar Contas a Receber (para Saída) informe se deve ou não ser gerado um lançamento financeiro. Defina o momento (data) em que os lançamentos serão gerados. 6- Em Gerar comissões pode-se determinar se a operação deve gerar comissão para o vendedor e também podemos definir em que momento isto deve ocorrer. Para que a comissão seja parcelada conforme o Contas a Receber, selecione a opção Parcelar comissões. Se for uma operação de Devolução e desejar que a comissão do vendedor seja estornada, selecione a opção Estornar Comissão. 7- Clique em Avançado para definir como os Impostos, CFOP (natureza de operação), Dados Adicionais e Percentual para base de ICMS serão formatados. OBS: CFOP é obrigatória na tabela de operações. Siga os passos abaixo: Opções avançadas de uma Tabela de Operações 93 a) Informe a Tabela de Impostos que será associada a esta tabela de operações. b) Informe o CFOP Principal, clicando na pasta amarela e escrevendo a natureza da operação no campo Descrição e o código no apelido. c) Indique o tratamento adequado para os impostos ICMS, ICMS ST, IPI e outros impostos. Considere que a tabela de operações criada poderá ser utilizada para uma operação de entrada ou saída no estoque e que poderá inclusive estar associada a um único item ou serviço. Seu contador poderá ajudá-lo nessa fase. d) Os campos Dados Adicionais permitem que o texto aqui inserido seja impresso na Nota Fiscal através dos campos Livres (configurados no módulo Administrador – Configurações – Nota Fiscais). e) A área Aplicar e destacar o imposto refere-se a impostos como, por exemplo, o IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte, a que os prestadores de serviço estão sujeitos. Este imposto deve ser destacado no corpo na Nota Fiscal. Selecione o imposto desejado (o imposto deverá ter sido cadastrado como “outros ou ISS” no cadastro de impostos). Informe se será retido ou se será somado ao valor da nota fiscal. Informe também a partir de qual valor do IMPOSTO que isto deverá ocorrer. f) Código de Situação Tributária ou CST, este código determina a tributação (referente ao ICMS) do produto (Campo Obrigatório). g) Origem indicará a origem da mercadoria. h) Motivo da desoneração Motivo de isenção ou não obrigação de pagamento de impostos. i) Mod. de determinação da BC do ICMS informação que deve ser confirmada junto a sua contabilidade. As opções da Tabela de Operações Aba ICMS Debita/Credita ICMS - Ao habilitar essa opção o ICMS e a ST lançado na movimentação será considerado no Controle de Impostos do Empresário3. Destaca ICMS - Ao marcar essa opção o ICMS, será destacado na impressão da NF (formulário contínuo), do contrário ao imprimir a NF (formulário contínuo) os campos de BC, Valor e Alíquota de ICMS sairão em branco. Não debitar o ICMS (Simples Nacional) - Para que a Substituição apareça no Controle de Impostos, é necessário que a opção Debita ICMS esteja habilitada, porém ao habilitar essa opção o ICMS também será debitado no Controle de Impostos, Como clientes que são optantes do Simples não possuem ICMS, habilitando essa opção somente a substituição será lançada no Controle de ICMS. Consumidor final - Ao habilitar essa opção, caso haja Substituição na tabela de Impostos ou no Item, a mesma não será calculada na Venda. 94 Consumidor Final é contribuinte de ICMS - Ao habilitar essa opção, caso haja Substituição na tabela de Impostos ou no Item, a mesma será calculada mesmo o cliente sendo consumidor final (Este caso serve para quando se trata de Revendas) Separa ICMS - Esta opção serve para destacar o ICMS somente de produtos sem substituição. Por exemplo: uma Nota Fiscal com 2 produtos, um produto possui substituição e outro não, com essa opção habilitada, no campo BC e Valor do ICMS, só saíra os valores referentes ao produto sem substituição. Reduzir Valor do ICMS - Esta opção só deve ser utilizada em casos onde haja redução da BC de ICMS, Ao habilitar essa opção, somente o Valor do ICMS aparecerá reduzido, a base permanecerá a mesma (há uma lei no Paraná, onde o destaque da Base, mesmo que haja redução deve ser cheia, porém o valor deve ser reduzido, Lei em vigor somente no Paraná) Considerar ICMS entre estados - Ao habilitar essa opção, o ICMS virá da tabela de Estados que deve estar preenchida corretamente com a alíquota referente a cada estado. Incluir desconto Na Base de ICMS - Inclui desconto na BC de ICMS (BC = Valor dos produtos - desconto) Incluir IPI Na Base de ICMS - Inclui valor do IPI na BC de ICMS (BC = Valor dos produtos + Valor do IPI) Incluir Frete Na Base de ICMS - Inclui valor do Frete na BC de ICMS (BC = Valor dos produtos + Valor do Frete) Incluir Despesas Na Base de ICMS - Inclui valor das despesas na BC de ICMS (BC = Valor dos produtos + Valor das Despesas) Reaplicar ICMS na Base de ICMS - Esta opção é utilizada para cálculo de Importação onde o ICMS deve ser reaplicado na Base. Fórmula BC ICMS = BC ICMS/ (1-alíquota de ICMS) Incluir Cofins de Importação na Base do ICMS - Inclui o Valor do Cofins na Base do IMCS (BC = Valor dos produtos + valor do Cofins) Incluir Pis de Importação na Base do ICMS - Inclui o Valor do Pis na Base do IMCS (BC = Valor dos produtos + valor do Pis) Não usar o percentual para Base do ICMS do Produto - Esta opção deve ser habilitada, quando o cliente possui redução de BC de Cálculo do ICMS cadastrado tanto no Produto como na Tabela de Operações, como a ordem do Empresário é sempre pegar do produto, mesmo que tenha na tabela de Operações, esta opção inverte, ele sempre pegará da tabela de Operações, mesmo que tenha no produto. Incluir Valor do ICMS no Total da Nota Fiscal de Importação Convenio 52/91 do RICMS – Inclui o Valor do ICMS na Nota Fiscal 95 Reduzir Base de ICMS para Importação conforme Convenio 52/91 do RICMS – reduz alíquota do ICMS, inverte o cálculo para calcular a base Reduzida de ICMS, somente para importação. ABA ICMS ST Incluir desconto na Base de substituição - Inclui o valor do desconto na BC de Substituição (BC = (Valor dos produtos + Margem autorizada) - Desconto). Incluir Frete na Base de substituição - Inclui o valor do Frete na BC de Substituição (BC = (Valor dos produtos + Margem autorizada) + Valor do Frete) Incluir IPI na Base de substituição - Inclui o valor do IPI na BC de Substituição (BC = (Valor dos produtos + Margem autorizada) + Valor do IPI) Incluir Despesas na Base de substituição - Inclui o valor das Despesas na BC de Substituição (BC = (Valor dos produtos + Margem autorizada) + Valor das Despesas) Utilizar Substituição Tributária para Simples - Esta opção deve ser habilitada para clientes optantes do Simples que não subtrai o valor do ICMS Próprio do Valor do ICMS de Substituição. Fórmula Normal para cálculo da Substituição Valor da ST = (BC ST * (a porcentagem do ICMS Externo/100)) - Valor do ICMS próprio Ao habilitar esta opção a Fórmula não fará a última subtração Valor da ST = (BC ST * (a porcentagem do ICMS Externo/100)) Considerar Margem Autorizada Entre Estados - Ao habilitar esta opção, o Empresário utilizará para cálculo da Substituição Tributária, a margem autorizada cadastrada na Tabela de ICMS por Estado e não a Margem cadastrada no item. Não incluir ST no total do Pedido - Ao habilitar esta opção o Valor da Substituição tributária não será incluído no valor total do Pedido e nem da NF Não destacar ICMS quando há imposto de Substituição próprio - Essa opção deve ser habilitada, quando a Substituição por operação própria a BC e o Valor do ICMS não devem ser destacados na Nota, porém devem ser apresentados nos dados adicionais. Destacar o Imposto de Substituição Retido – Destaca nos dados adicionais da Nota Fiscal o valor do Imposto Retido na Substituição. Destacar o Imposto de Substituição próprio – Destaca nos dados adicionais da Nota Fiscal o valor do Imposto próprio Mostrar Valor da Margem na Base de Substituição – Acrescenta o Valor da Margem na Base de Substituição Não utilizar Substituição – Não calcula substituição mesmo que tenha cadastrado na tabela de Operações ou Produtos e Serviços. 96 Reduzir a BC do ICMS de Subst depois de Calcular o IVA – Essa opção só deve ser habilitada caso haja redução da BC de Substituição, e ao habilitar ele primeiro irá fazer a Redução para depois calcular o IVA. ABA IPI Debita/Destaca IPI - Ao habilitar essa opção, o IPI lançado na movimentação será considerado no Controle de Impostos do Empresário3. Destaca IPI - Ao marcar essa opção o IPI, será destacado na impressão da NF (formulário contínuo), do contrário ao imprimir a NF (formulário contínuo) os campos de BC, Valor e Alíquota de IPI sairão em branco. Incluir IPI na Base de Outros Impostos – Ao habilitar esta opção o IPI será incluído nos Impostos que estiverem cadastrados com o Tipo “Outros” Incluir Frete na base do IPI – Inclui o Valor do Frete na BC de Cálculo do IPI (BC = Valor dos produtos + Valor do IPI) Não incluir desconto na Base do IPI – Ao habilitar esta opção o Desconto não será incluído na BC de Cálculo do IPI. ABA Pis e Cofins Incluir Frete na Base de Pis e Cofins – Inclui valor do Frete na BC de Pis e Cofins. (obs.: esta opção não serve para Pis e Cofins de Importação) (BC = Valor dos produtos + valor do Frete) Incluir Desconto na Base de Pis e Cofins – Inclui valor do Desconto na BC de Pis e Cofins. (obs.: esta opção não serve para Pis e Cofins de Importação) (BC = Valor dos produtos + valor do Desconto) Incluir Despesas na Base de Pis e Cofins – Inclui valor das Despesas na BC de Pis e Cofins. (obs.: esta opção não serve para Pis e Cofins de Importação) (BC = Valor dos produtos + valor das despesas) ABA Outras Configurações Isento - Ao Marcar essa opção não será calculado nem ICMS e nem IPI na movimentação. Não destacar desconto na NF - Ao habilitar esta opção e fazer uma movimentação que tenha desconto, ao gerar a NF não aparecerá a linha com Desconto concedido na movimentação. Suframa - Efetua o calculo do Desconto no ICMS para o Suframa Gerar NF de Pedido pendente - Esta opção fica disponível somente para Compras e deve ser utilizado no caso de Importação, ao habilitar permite gerar a Nota Fiscal, mesmo que o pedido esteja pendente. 97 Destacar Simples Nacional na NF - Destaca a Alíquota e o Valor do Aproveitamento de Crédito de ICMS (Simples) nos dados adicionais da NF Incluir desconto no Total de Produtos - Ao habilitar esta opção, o valor dos produtos na tela aparecerá com desconto. Incluir Frete e Seguro no total dos Produtos - Esta opção deve ser habilitada nos casos de Importação, onde o valor Aduaneiro é acrescido de Frete e Seguro. Incluir Frete e Seguro na base do Simples – Inclui o valor do frete e do seguro no total da base do Simples Nacional. Priorizar Impostos da tabela de Operações - Ao habilitar esta opção a prioridade dos impostos será da Tabela de Operações mesmo que tenha cadastrado no item. Usar tabela de Operações para Brinde no Demonstrativo de Resultados - Ao habilitar essa opção, a Venda não será contabilizada no Demonstrativo de Resultados. 1.5.7. Formas de Recebimento Vá para CADASTROS – TABELAS – FORMAS DE RECEBIMENTO. É nessa tela que cadastramos as Bandeiras do cartão de credito e débito. Como cadastrar: Para incluir uma Bandeira, clique na pasta amarela na tela Descrições Gerais botão clique no botão Novo e na linha disponibilizada digite a sua descrição. Grave e saia desta tela. 98 2. CUSTOS & PREÇOS 2.1. CUSTO DE AQUISIÇÃO 2.2. CUSTO DE PRODUÇÃO 2.3. FORMAÇÃO DE PREÇO DE VENDA 2.4. RATEIO 2.5. LISTA DE PREÇOS 2.6. LISTA DE ITENS EM PROMOÇÃO 99 2. Custos & Preços 2.1. Custo de Aquisição Veja o tópico Produtos & Serviços 2.2. Custo de Produção Veja o tópico Produtos & Serviços 2.3. Formação de Preço de Venda Veja o tópico Produtos & Serviços 2.4. Rateio Vá para CUSTOS & PREÇOS – RATEIO. Essa tela permite efetuar o rateio de custos fixos pelos itens e/ou serviços vendidos, tudo referente a um determinado período. Depois de calculado o rateio você poderá decidir se irá aplicá-lo ou não. Para calcular os valores de rateio basta informar o período desejado e clicar no botão Atualizar. 100 Para efetuar o cálculo do rateio serão consideradas todas as contas do Plano de Contas que estiverem classificadas como Custo ou Despesa Fixa. Os valores serão lidos no Contas a Pagar e relacionados na tela de Rateio. Na parte inferior da tela de rateio, serão relacionados todos os itens ou serviços vendidos no período indicado. Na coluna Faturamento será apresentado o valor efetivamente faturado no período considerado. Veja o exemplo abaixo onde analisaremos apenas um único item para facilitar a compreensão: Considere um Total de Despesas Fixas igual a R$805,00 e um Total Faturado igual a R$2.477,00. Itens Gabinete Faturamento % Qtd Bruto Unitário Aplicar % de OK 182,00 7,35 3,00 59,15 19,72 100,00 ο Para o item considerado temos um faturamento de R$182,00. Este valor representa 7,35% do faturamento total (R$ 2.477,00). Também sabemos que no período considerado, foram vendidas 3 unidades deste produto. Já que o item contribuiu com 7,35% do Faturamento Total, ele também ficará com 7,35% do Total de Despesas Fixas. O resultado (R$ 59,15) é exibido na coluna Bruto. O valor do custo fixo que incidirá em cada unidade do item em questão é dado pela divisão do valor Bruto pela quantidade vendida do item, em nosso exemplo temos: Unitário = 59,15 (Bruto) 3 (qtd. Vendida) = 19,72 O valor Unitário é o valor apresentado pelo sistema para ser aplicado no custo (de Aquisição ou Produção) do item. Para aplicá-lo você deverá marcar a caixa OK e gravar. Também é possível aplicar apenas um percentual do valor Unitário. Informe na coluna Aplicar % de o percentual do valor Unitário que será aplicado. Para alterar o percentual aplicado ou mesmo deixar de aplicar o valor de rateio, basta alterar o valor em Aplicar % ou desmarcar o OK e gravar. 101 2.5. Listas de Preços Vá para CUSTOS & PREÇOS – LISTAS DE PREÇOS. Sempre haverá uma lista de preços chamada PADRÃO. Essa lista normalmente contém todos os itens do estoque e a partir dela são criadas as demais listas de trabalho (preços de atacado, varejo etc). À medida que os itens de estoque ou serviços forem cadastrados, automaticamente serão acrescentados nesta lista. Criando uma nova lista Para criar uma nova lista a partir da lista atual, basta cadastrá-la na caixa Nome da Lista, clicando no botão com a pastinha amarela ao lado da mesma. Após cadastrar a nova lista você receberá a seguinte mensagem na tela: “Deseja carregar os itens e serviços que foram adicionados à lista padrão e não constam na lista de preços selecionada? Esta operação carregará os itens e serviços, a partir da lista padrão, conforme as filtragens que foram feitas em visualizar”. 102 Se sua resposta for “SIM”, a nova lista será carregada com todos os itens relacionados na lista padrão, obedecendo às filtragens estabelecidas em Visualizar. Se sua resposta for “NÃO”, a nova lista permanecerá vazia para que os itens possam ser incluídos livremente. Nessa condição, clique no botão NOVO e digite o código do item ou serviço (desde que esteja cadastrado em Produtos & Serviços) ou use a função Super-Procura. Selecionando o que visualizar na lista: Visualizar / Filtrar Para visualizar apenas parte dos itens de uma lista use as opções apresentadas nesta seção. Após cada seleção clique no botão Atualizar para ver o resultado. Carregando novos itens cadastrados após a criação de uma lista. Se forem cadastrados novos itens ou serviços, eles somente serão visualizados automaticamente na lista Padrão. Para acrescentá-los em uma lista basta visualizar a referida lista e clicar no botão Carregar novos itens (esse botão não fica disponível quando visualizamos a lista Padrão). Aplicando reajustes numa lista de preços Selecione a lista a ser reajustada. Clique no botão Reajustar Preços. Na tela de reajuste apresentada, selecione a opção Reajustar por. O reajuste pode ser efetuado em valores ou em percentual (somado ou subtraído). Usando o recurso de visualização e filtragem, pode-se aplicar o reajuste de forma bem localizada no estoque (grupos, subgrupos, matérias primas, itens produzidos, etc.). OBS: Se houver linha selecionada ele irá perguntar se deseja atualizar somente ela. 103 2.6. Lista de itens em promoção Vá para CUSTOS & PREÇOS – LISTA DE ITENS EM PROMOÇÃO. Esta tela permite colocar determinados itens a um preço promocional durante um determinado período. Para incluir itens nesta lista de promoções, clique no botão Novo, digite o código ou use a Super-Procura. Informe no campo Valor o preço de venda promocional a ser praticado para este item e o período de validade para esta promoção. Finalmente, marque a opção Usar para que esta promoção seja válida. Podem-se cadastrar quantos itens forem necessários e também é possível ter períodos distintos para cada item. Os preços informados nesta lista, durante o período de vigência da promoção, prevalecerão sobre qualquer outra lista de preço, porém se clicar em valor da lista selecionada na tela de vendas, prevalecerá o valor da lista. “Aplicar o 104 3. MOVIMENTAÇÃO 3.1. ESTOQUE 3.2. ORDEM DE PRODUÇÃO 3.3. OPERAÇÕES DE COMPRA 3.3.1. REQUISIÇÃO DE COMPRA 3.3.2. COTAÇÕES 3.3.3. COMPRAS 3.4. OPERAÇÕES DE VENDA 3.4.1. ORÇAMENTO E RESERVA 3.4.2. VENDAS 3.4.3. FATURAMENTO 3.5. NOTAS FISCAIS 3.6. CONSIGNAÇÕES 3.6.1. ENTRADA 3.6.2. SAÍDA 3.7. DEVOLUÇÕES 3.7.1. COMPRAS 3.7.2. VENDAS 3.8. INVENTÁRIO 3.8.1. CONTAGEM 3.8.2. AUDITORIA 105 3.1. Estoque Veja o tópico Produtos & Serviços. 3.2. Ordem de Produção Através da Ordem de Produção transformaremos a matéria prima num item produzido, conforme a ficha de Composição cadastrada em Produtos & Serviços. Portanto, não é possível utilizar este recurso sem antes ter preenchido a ficha de Composição do item a ser produzido. Escolhido o produto a ser produzido, informe o número da Ordem de Produção e a quantidade a produzir. Neste momento o campo Estoque Atual estará informando o estoque atual do item a ser produzido. Na planilha logo abaixo, onde é exibida a composição do produto, na coluna Estoque, serão mostrados os estoques atuais de cada um dos componentes. Informe a data para início da produção, uma Tabela de Operações e quando as matérias primas forem retiradas do estoque, clique na caixa Matérias Primas já saíram do Estoque. Neste momento as matérias primas serão baixadas no estoque tendo como referência a data indicada. Na planilha onde é mostrada a composição do item produzido, na coluna Sugestão será mostrado o quanto será retirado do estoque, proporcionalmente ao estabelecido na Composição do item. Caso durante o processo de produção seja necessário requisitar quantidades adicionais de cada componente, estas quantidades adicionais de cada item devem ser informadas na coluna Requerido. Na coluna Requerido só serão digitadas as quantidades que excederem o valor informado na coluna Sugerido. Assim, se a coluna Sugerido estiver indicando um consumo de 200 unidades de uma determinada matéria prima, e durante o processo 106 forem consumidas 250 unidades na coluna Requerido deveremos lançar o valor de 50 unidades. Se houver sobra de alguma matéria prima, use a coluna Retorno para informar o valor da sobra e permitir que o sistema retorne esta quantidade automaticamente para o estoque. Se, entretanto, houver perda ou desperdício de matéria prima, (daí a necessidade de se requerer uma quantidade maior que a sugerida) informe a quantidade extraviada na coluna Perda. Na coluna Utilizado será apresentada a quantidade a ser baixada do estoque considerando os retornos e as perdas. Ao final da produção, confirme a Qtd. Real Produzida, a data de término da produção e a Tabela de Operação utilizada. Para que a quantidade produzida seja lançada no estoque, marque a opção Produto Acabado já Entrou no Estoque. Quando a produção for enviada para processamento em terceiros, beneficiamento, por exemplo, poderemos utilizar a parte inferior da tela destina a Prestadores para informar o prestador a quem foi enviado o material. Clique no botão novo e na linha disponibilizada informe o prestador, a quantidade enviada, a data da remessa e se o material já foi enviado. No retorno do material marque a data do retorno e se o material já retornou. Este controle não realiza nenhuma movimentação de estoque, consignação ou emissão de Notas Fiscais. Sua utilização é apenas informativa. 107 3.3. Operações de Compra 3.3.1. Requisição de Compra Esta tela deve ser utilizada em conjunto com a tela de Cotações. Entretanto, sua utilização é opcional e assim podem-se lançar as compras diretamente na tela de Compras. Através dela cada departamento de sua empresa poderá cadastrar suas requisições de compra, que serão avaliadas e processadas pelo responsável por compras através da tela de Cotações. Veremos adiante que a partir da tela de Cotações o responsável pelas compras poderá otimizar o processo gerando compras unificadas e obtendo assim melhor controle do que é comprado, melhor preço e prazo de pagamento. Requisição: Esta numeração é automática e seqüencial, ela é o código que identifica cada requisição de compra. Data: Informe aqui à data que está sendo efetuada a requisição. Responsável: Informe aqui a pessoa ou departamento que estiver requisitando a compra não é necessário que esta pessoa esteja cadastrada previamente. Entretanto, convém manter certa padronização quanto aos nomes digitados. Prioridade: Informe aqui o grau de prioridade da requisição e defina a prioridade de compra do item. Descrição do Item: Localize o item no cadastro digitando seu código ou através da Super-Procura (F). Quantidade: Digite a quantidade requisitada 108 Unidade: Unidade de medida do item conforme cadastrado no estoque. Situação e Data: Esta é a situação da requisição deste item e é informada pelo responsável por Compras na tela Cotações. Pode ser Aprovada, Recusada ou se ainda está Pendente. 3.3.2. Cotações Nesta tela são administradas as requisições cadastradas em Requisições de Compra, portanto ela só apresentará conteúdo se existirem requisições de compra cadastradas. Podem-se cotar produtos ou serviços de um ou mais fornecedores conforme as requisições colocadas pelos diversos departamentos de sua empresa. Comece pela seção de Fornecedores, informando o fornecedor em que foi ou será feita a cotação. Isto pode ser feito digitando-se diretamente o código do fornecedor ou utilizando-se a função se Super-Procura. Para informar outros fornecedores, utilize o botão Novo para que sejam liberadas novas linhas. Após cadastrar os fornecedores nos quais serão feitas as cotações, selecione um deles e na seção Lista de Itens, informe os itens cotados para o fornecedor selecionado. 109 Para isto basta clicar na linha vazia apresentada na seção Lista de Itens e clicar no botão Super-Procura (F4). Serão apresentados todos os itens cadastrados em seu estoque foram relacionados ao fornecedor selecionado. Dê um duplo clique no item desejado para que o item seja transferido da tela de procura para a tela de cotações. Para o item selecionado, informe a quantidade e o valor unitário cotados. Observe que conforme as prioridades de sua empresa, o valor cotado pode não ser igual ao valor requerido. Repita o processo para cada item cotado neste fornecedor. O sistema automaticamente irá totalizando as cotações de cada item no campo Valor da Cotação referente ao fornecedor selecionado. Para repetir o processo com outro fornecedor, grave esta cotação, selecione outro fornecedor e repita o procedimento descrito acima. Após concluir a cotação, clique no botão Gerar Compra para gerar uma nova compra a partir desta cotação. 3.3.3. Compras Nesta tela serão realizadas as compras da empresa. Se o fornecedor já estiver cadastrado, basta localizá-lo utilizando a ferramenta de Super-Procura ou utilizando-se das setinhas localizadas na parte superior do campo Nome. 110 Se o fornecedor ainda não estiver cadastrado, pode-se cadastrá-lo a partir desta tela, clique no botão “olho mágico” para ter acesso ao cadastro de fornecedores. Nome – Deve ser um fornecedor cadastrado na tela de cadastro de Fornecedores. Pedido - Número de pedido de compra. Este número pode ser informado ou gerado automaticamente e seqüencialmente se assim for parametrizado. Para localizar um número de pedido já gravado, basta localizar através das setas no final do campo. Nota fiscal - Campo onde será gerado o número da nota fiscal de compra, que poderá ser informado manualmente. Este campo deverá conter o número da nota fiscal recebida do fornecedor. Ao clicar no botão nota fiscal é aberta uma tela onde o usuário deverá optar por entrada ou entrada exclusiva. Nota de entrada: nota de compra emitida pelo comprador. Se for o seu caso, marque esta opção, clique em OK e a nota é gerada. Nota de entrada exclusiva: nota fiscal emitida pelo fornecedor, marque a opção clique no botão OK e abrirá a seguinte tela. Informe o número da nota, selecione o modelo de entrada, série e sub-série, clique em OK e a nota é gerada. Responsável - Utilizado para informar a pessoa responsável pela compra. Pode ser localizado através das setas no final do campo Data de Emissão – Informe a emissão da compra. Clicando na ‘seta’ será exibido um pequeno calendário para localização de data. Data de previsão – Informe a data para a previsão de recebimento da compra. Data de entrega – Informe a data efetiva do recebimento desta compra. Procure informá-la somente após preencher todas as informações relativas à compra, principalmente os impostos incidentes. 111 Tabela de Operação – Normalmente apresentará a Tabela de Operação informada em Parâmetros como a tabela padrão para Compras, mas também permite a seleção de outras possíveis tabelas criadas na tela de Tabelas de Operações desde que estejam configuradas para serem exibidas em Compras. No cadastro do fornecedor, em Preferências, também é possível determinar-se uma Tabela de Operações específica a ser usada em Compras deste Fornecedor. Forma de Parcelamento – Selecione uma das formas de parcelamento já cadastradas anteriormente. No cadastro de fornecedores, em Preferências, também é possível informar qual a forma de parcelamento padrão que deve ser usada para este fornecedor. Forma de Pagamento – Selecione a forma de pagamento que será utilizada. O preenchimento do pedido poderá ser feito da seguinte forma: 1- Informe a quantidade adquirida. 2- Se você lembra o código do item adquirido poderá digitá-lo diretamente na coluna Descrição, ou se tiver configurado o código de barras pode utilizar um leitor óptico, se não use o recurso de Super Procura através da tecla F4 ou clicando no botão da lupa. O sistema trará o último preço pago lançado na última compra efetuada deste produto, este valor poderá ser alterado digitando-se o novo valor diretamente na tela. Essa informação só prevalece caso seja atualizado o custo de aquisição a cada compra, do contrário será sempre o custo de aquisição cadastrado. 112 Nesta tela também podemos lançar respectivo valor no Contas a Pagar da Compra e da transportadora, basta clicar no botão Pagamento e selecionando qual conta deseja gerar, detalhe essa opção só será habilitada se estiver por conta do Destinatário. Caso seja necessário, informe o Desconto Percentual recebido neste item. O desconto também pode ser inserido em valor colocando um sinal de “–” antes de digitar o valor. O desconto também pode ser dado no total através do botão desconto. Quando se tratar da compra de um item composto, basta informar o código do item composto e todos os seus componentes serão lançados pelo sistema automaticamente. Se desejar informe a transportadora utilizada, que deverá ter sido cadastrada previamente em Prestadores. A informação de Peso Líquido e Bruto virão do cadastro de cada item. Havendo necessidade, informe também os dados referentes ao Frete, Seguro e Despesas adicionais. Para o pedido também pode ser relacionado o número de conhecimento do transporte. Para verificar os impostos incidentes nesta operação, clique no botão Impostos para acessar a respectiva tela e verificar a exatidão dos dados. Os impostos que aparecem aqui são os informados na tela do Custo de Aquisição de cada item comprado ou na Tabela de operações. Quando houver mais de uma alíquota de um mesmo imposto, cada uma delas será destacada e sua base de cálculo exibida. Nesta tela também podem ser alterado as alíquotas de ICMS, IPI e ISS, ou selecionar a tabela de impostos. Para efetuar recebimentos parciais, clique no botão Entregas para acessar a tela de Entregas Parciais. 113 Nesta tela, no campo Pedido de Origem, selecione o item que será recebido e de um duplo clique sobre o mesmo. Isto fará com que o item selecionado seja copiado para o campo Entrega. Quando isto ocorrer, informe no campo Entrega a quantidade entregue do referido item. Repita o processo quantas vezes forem necessárias. Ao término, grave. Se for necessário emitir uma nota fiscal de entrada, clique no botão Nota Fiscal e siga as instruções fornecidas na tela. OBS: A partir do momento que se faz uma Entrega Parcial, o pedido não poderá mais ser alterado e suas notas serão geradas por essa tela de acordo com o que é entregue. Para cancelar uma Compra, selecione-a na tela de Compras, deixe o cursor do mouse piscando no campo pedido e clique sobre o botão Excluir. 114 Quando do fechamento da compra, se ocorrer alguma alteração no custo das mercadorias adquiridas (preço, impostos, etc.) o sistema apresentará a tela onde será possível atualizar o custo das mercadorias. Para cancelar uma Compra, selecione-a e clique sobre o botão Excluir. A Compra não sairá do sistema, estará apenas cancelada podendo ser visualizada novamente. Esta Compra ficará com sua situação = Cancelada. Nesta condição o sistema retornará Impostos, retirará os itens do estoque e cancelará os pagamentos ainda não efetuados. Para os pagamentos já efetuados, o usuário deverá desfazer os pagamentos na própria tela de contas a pagar, para depois cancelar a compra. Após esta operação clique em Gravar e confirme a gravação. Se desejar imprimir o pedido desta compra, clique sobre o botão Imprimir. O software perguntará se deseja imprimir dados na tela. Em caso negativo, surgirá à tela de Relatórios. Em caso positivo, o software irá imprimir este pedido de compra. Se desejar realizar uma nova compra, clique em Novo. Caso contrário clique em Sair. Caso tenha um tipo de relatório de pedido preferencial, selecione o mesmo e clique em gravar, após isso sempre que abrir esta tela este pedido será o primeiro da lista. XML É possível realizar a geração de um pedido de compras através do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica emitida pelo fornecedor. Para realizar este procedimento, clique no botão XML na tela de compras. O sistema irá habilitar a tela de localização do arquivo Nota Fiscal Eletrônica, ao qual já foi salva em algum local da máquina, onde deve ser selecionado o arquivo XML da NFe-P disponibilizada pelo fornecedor. OBS: O local onde serão salvos estes arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas deve ser determinado pelo próprio usuário do sistema. 115 Caso o fornecedor da Nota fiscal selecionada não esteja cadastrado no banco de dados do programa Empresário3, o sistema irá apresentar e seguinte mensagem: Clicando em SIM, o sistema irá cadastrar automaticamente o fornecedor através das informações contidas dentro do arquivo da NFe selecionada. Na tela de informações do XML será apresentado o Nome do fornecedor da NFe e a relação dos produtos contidos neste arquivo, ou seja, os produtos que a empresa está comprando. Para incluir os produtos no pedido de compra, deve ser marcado o checkbox na coluna Novo na linha de cada um dos produtos para que o sistema inclua estes mesmos no pedido de compra. Ao clicar no botão concluir, o sistema gera um pedido de compras conforme as informações contidas no arquivo XML. Caso o produto já esteja cadastrado no sistema Empresário3, deve ser marcada a opção novo na linha deste produto, clicar no botão Clique na coluna Procura para efetuar a busca deste item dentro do sistema e realizar o vinculo com este produto. Desta forma o sistema irá movimentar o estoque do produto relacionado nesta tela. Após este processo, clique em concluir para emitir o pedido de compra. OBS: Caso tenha uma transportadora nesta Nota Fiscal e a mesma não esteja cadastrado no Empresário3, o sistema irá apresentar a mensagem informando que não existe o cadastrado deste prestador no banco de dados e se deseja cadastrar este mesmo prestador através do arquivo da NFe (semelhante ao fornecedor). 116 Detalhes do Item O funcionamento desta tela é idêntico ao descrito em Campos Adicionais no Cadastro de Clientes. Aqui sua função é a de permitir o detalhamento de cada item discriminado nesta operação. 117 3.4. Operações de Vendas 3.4.1. Orçamentos e Reservas Nesta tela pode-se criar orçamentos ou reservas de itens de estoque. Posteriormente ambos poderão ser cancelados ou convertidos em pedidos de venda. Também é possível gerar novos orçamentos a partir de um orçamento anterior. A principal diferença entre um Orçamento e uma Reserva é que enquanto o Orçamento não movimenta o estoque, a Reserva retira a quantidade reservada da quantidade disponível. Se esta reserva for vendida a quantidade reservada será convertida em uma saída, se a reserva for cancelada a quantidade reservada será devolvida para o estoque disponível. Localize o cliente já cadastrado, caso ainda não esteja, clique no botão ao lado do campo Nome para ter acesso ao cadastro de clientes. O número do orçamento poderá ser informado pelo usuário ou se for parametrizado o sistema irá numerar seqüencialmente. Informe a data de emissão do orçamento e sua data de validade, o vendedor ou grupo de vendedores relacionado, a lista de preços considerada para este orçamento e a forma de parcelamento. Indique se é um orçamento ou reserva. Clique no campo descrição e relacione os itens ou serviços no orçamento, informando a quantidade do item. Ao clicar no botão Gerente, será habilitada uma tela, para que o usuário gerente, possa logar digitando o seu usuário e senha para alterar informações que o usuário ou vendedor não tem permissão para efetuar, como: Desconto, Lista de preços, Valor unitário e etc. 118 OBS: O usuário Gerente é Pré-determinado no módulo Administrador no cadastro de usuários. Após configurar o e-mail do vendedor ou da própria empresa em E-mails e telefones pessoais (Veja o tópico Feriados e Indices Financeiros) podemos enviar o pedido ou orçamento através do mesmo. Clique no botão Enviar Pedido, determine o email para envio, o nome do arquivo, o assunto e a mensagem para o corpo do email. O lançamento do item poderá ser feito digitando-se o código do item ou utilizando-se o recurso de Super-Procura que pode ser acionado clicando-se no botão Super Procura ou através da tecla F4. Confirme o valor unitário apresentado e se for o caso informe o desconto percentual ou em valor para este item após as informações dos produtos. Para gerar uma venda a partir deste orçamento ou ainda um novo orçamento ou reserva, clique no botão Gerar e escolha a opção desejada. Quando, a partir de um orçamento é gerado uma venda, ao localizá-lo novamente é apresentado no canto superior esquerdo um faixa amarela informando o número da venda gerada a partir deste orçamento. OBS: Para gerar a venda a partir de um orçamento ou reserva é necessário que o produto tenha o código cadastrado. 119 3.4.2. Vendas Selecione o cliente ou cadastre-o se já não tiver sido cadastrado. O número do pedido poderá ser numerado automaticamente pelo sistema se esta opção tiver sido informada em Parâmetros. O campo Nota Fiscal será preenchido somente pelo sistema quando a venda for faturada e o cliente clicar no botão Nota Fiscal e gerar a mesma através deste pedido. Informe a data de emissão e a previsão de entrega. Selecione o vendedor ou o grupo de vendedores, a tabela de operação, lista de preços e Forma de parcelamento e forma de pagamento. Caso necessite que o item fique reservado no estoque, enquanto o pedido esta pendente selecione a opção Reservar produtos no estoque. A opção Bloquear para faturamento pode ser acionada somente por usuário devidamente autorizado na tela Permissões no módulo Administrador, mas também será acionada automaticamente quando o limite de crédito deste cliente for excedido. Para lançar os itens vendidos, digite o código do item no campo descrição ou utilizando o recurso de Super-Procura que pode ser acionado clicando na lupa ou através da tecla F4. Conforme as permissões concedidas ao usuário e ao vendedor, será possível alterar o valor unitário e até mesmo dar um desconto percentual no item vendido ou no total da venda através do botão Desconto. Cada item vendido obedecerá à tabela de operações da venda. Entretanto, é possível escolher uma tabela específica para um determinado item, basta selecioná-la na linha correspondente. 120 Confirme a Transportadora e se o Frete fica por conta do Emitente ou do Destinatário. As informações de Peso Líquido e Peso Total serão totalizadas a partir do que foi informado no cadastro de cada item em Produtos & Serviços. Clique no botão Impostos para aplicar e verificar os impostos normalmente incidentes nesta operação. Ao clicar no botão Ver Rota, mostre a rota entre o endereço do cliente e o seu endereço. Ao clicar no botão Gerente, será habilitada uma tela, para que o usuário gerente, possa logar e alterar informações que o usuário ou vendedor não tem permissão para efetuar, como: Desconto, Lista de preços, Valor unitário e etc. OBS: O usuário Gerente é Pré-determinado no módulo Administrador no cadastro de usuários. Enviar pedido → Após configurar e-mail podemos enviar o pedido ou orçamento através do mesmo. 121 Os impostos aqui apresentados virão preferencialmente do cadastro de itens da tela de Produtos & Serviços, entretanto se não forem informados impostos no cadastro do item eles poderão vir de uma das tabelas anteriormente criadas ou da tabela de operações se a opção priorizar impostos da tabela de operações estiver marcada. Se tudo estiver certo, grave e volte para a tela de Vendas. O botão Recebimentos permite o lançamento do título a receber diretamente em Contas a Receber e caso o frete seja por conta do emitente é possível também lançar o contas a pagar da transportadora. É possível entregar o pedido totalmente ou parcialmente. Para entregar totalmente informe a data da entrega e grave o pedido. Isto fará com que o pedido seja lançado na tela de Faturamento como Pendente (a faturar) para faturamento conforme a disponibilidade de mercadoria, transporte, etc. Além da tela de Faturamento, é possível gerar a Nota Fiscal a partir da própria tela de vendas através do botão Nota Fiscal. Nota Fiscal Grave e clique no botão Nota Fiscal para gerar a Nota Fiscal. A Nota fiscal gerada neste momento irá direto para a tela de Notas Fiscais onde ficará aguardando para ser impressa. Ao retornar à venda original, seu Status terá sido alterado de Pendente para Parcial. Detalhes do Item O funcionamento desta tela é idêntico ao descrito em Campos Adicionais, no Cadastro de Clientes. Aqui sua função é a de permitir o detalhamento de cada item discriminado nesta operação. 122 Para gerar a nota fiscal é preciso que a venda já tenha sido entregue. Ao clicarmos no botão Nota Fiscal será aberta uma tela para escolha do modelo de nota a sua finalidade. Observe que uma venda que já esta na tela já vem com a opção Nota de Saída travada. Clique em OK para que a nota seja gerada. Entregas Parciais Para realizar entregas parciais de uma venda, clique no botão Entregas para acessar esta tela. Uma entrega parcial pode ser a entrega de parte de um item ou a entrega integral de apenas alguns itens, ficando os demais pendentes. Na área referente ao Pedido de Origem selecione os itens que serão entregues parcialmente e de um duplo clique sobre cada um deles. Isto lançará o item selecionado na área de Entrega. Nesta área informe a quantidade entregue de cada item. 123 3.4.3. Faturamento A tela de faturamento é alimentada pela tela de vendas. A partir dela você poderá gerar notas fiscais para vários pedidos simultaneamente. Basta selecionar na coluna Faturar os pedidos para os quais já podem ser geradas as notas fiscais e gravar. As notas geradas serão automaticamente alimentadas na tela Notas Fiscais onde aguardarão o momento oportuno para serem impressas. Visualizar: data a partir da qual serão exibidos os pedidos conforme a seleção (Pendentes, Faturados ou Bloqueados). Data de Emissão: data de emissão das vendas e consignações geradas em suas respectivas telas. Data de Previsão: data para previsão de entrega, caso tenha sido informado nas telas de vendas e consignação. Pedido: número do pedido de venda e consignação gerados em suas respectivas telas. Nome: nome do cliente a quem se destina o referido pedido Data de Entrega: data da entrega de vendas e consignações. NF: número da nota fiscal, gerado pelo sistema. 124 3.5. NOTAS FISCAIS Todas as notas geradas virão para esta tela. Estas opções aparecem ao ativar o módulo NF-e Produtos Para imprimi-las marque as notas a serem impressas, na coluna Imprimir e clique no botão Imprimir no rodapé da tela. As notas impressas serão consideradas como Realizadas e para ver sua relação basta clicar na opção correspondente. O botão Assistente auxiliará na cópia ou re-emissão de uma nota fiscal. Ao realizar estes procedimentos será gerada uma nova numeração de nota. Atenção: - Copiar NF: poderá ser copiada a nota com todas as informações para ser corrigida no caso de valores errados ou para acréscimo de informações. - Reemitir NF: A nota somente poderá ser reemitida para em caso de rasuras ou danos ao formulário. Este procedimento cancelará a nota fiscal anterior automaticamente a lançará como Realizada. - Falha na Impressão: Servirá para reimprimir notas fiscais que foram perdidas pela impressora.Para que seja possível a reimpressão de nota será necessário selecionar todas as notas a partir daquela que se deseja reimprimir. O botão Lixeira também é utilizado para cancelar uma nota fiscal. A Nota cancelada será lançada como realizada. Estas informações ficam guardadas e serão informadas à Receita Estadual caso seja efetuado o envio do arquivo magnético. O botão Detalhes permite uma visualização da nota fiscal gerada. 125 Personalização do layout de telas que utilizam o recurso GRID (vendas, compras, ordem de produção, etc.) Para modificar o layout da tela de vendas, determinando uma nova seqüência para as colunas apresentadas: 1- Pressione a tecla Ctrl e mantenha-a pressionada 2- Clique no topo da coluna a ser movida 3- Solte a tecla Ctrl. 4- Aparecerá uma janela com as opções de ordenação e totalização oferecidas pelo grid. Evitando esta janela, clique novamente no cabeçalho da coluna a ser deslocada e arraste-a para a posição desejada. Em vários locais dessa tela existe uma tabela de informações básicas (grid). Essa tabela possui pop-up, um acesso instantâneo através de uma caixa de visualização. O botão esquerdo sobre o nome do campo permite o acesso às seguintes funções: As duas primeiras são funções para ordenar as informações. Mesclar - ao clicar sobre os títulos de cada coluna você pode fundir as colunas selecionadas que tenham a mesma informação. É aconselhável que o usuário ordene alfabeticamente antes de efetuar essa função. Essa operação pode ser feita em toda a tabela, uma coluna por vez. Procurar - selecione a coluna desejada e digite o texto a ser procurado na pequena tela que aparece. 126 Layout - você pode mudar a distribuição das colunas de sua tabela e salvar um novo layout. Para tanto, selecione, por exemplo, uma coluna e arraste o mouse até a nova posição desejada. Você pode também diminuir ou ampliar as colunas. Caso desapareça alguma coluna restaure a configuração padrão. 5- Serão exibidas duas setas indicando a posição na qual a coluna será inserida no momento em que o mouse for liberado. 6- Enquanto a coluna estiver selecionada ela poderá ser movimentada. Para finalizar o processo, clique na primeira linha da área destinada ao lançamento dos produtos. 7- Para gravar o novo layout para esta tela, clique no botão localizado no topo da primeira coluna e no menu apresentado selecione a opção “Salvar layout personalizado“. Não será dada nenhuma mensagem após salvar o layout. Para restaurar o layout padrão selecione a opção “Restaurar layout padrão”. O novo layout será gravado num arquivo denominado Layout_(nome do usuário).Lay, localizado na pasta do Empresário®3 da máquina em que o comando foi efetuado. 127 3.6. CONSIGNAÇÕES 3.6.1. Consignações de Entrada Em consignações de entrada pode-se controlar materiais de terceiros em poder de sua empresa, geralmente destinado à comercialização. O processo de consignação de compras segue a seguinte seqüência: 1- Abra uma consignação de compra. Isto fará com que o material consignado entre em seu estoque como material de terceiros. 2- Após vender os itens consignados, abra a consignação pendente e efetue as entregas da mercadoria. Isto irá gerar a compra das mercadorias efetivamente adquiridas e irá baixar o estoque de mercadorias de terceiros em seu poder. 3- Informando a data do encerramento da consignação, entende-se que o saldo da consignação (mercadoria não vendida) será devolvido ao fornecedor, assim a quantidade correspondente de material de terceiros em seu estoque será baixada (devolvida). Primeiro localize o fornecedor que entregou a mercadoria em consignação para sua empresa. Informe a data de emissão e a data de Validade desta consignação. Deixe a data de Fechamento em branco por enquanto, a data de fechamento só será informada quando o processo todo tiver sido concluído. Informe o responsável por esta consignação e qual Tabela de Operações que será utilizada. 128 A seguir, preencha a tela de consignação informando os itens e quantidades consignadas, confirme os valores unitários caso sejam diferentes dos apresentados. Ao gravar, esta consignação ficará como pendente. Ao adquirir as mercadorias em consignação, provavelmente porque foram vendidas ou consumidas pela sua empresa, você deverá localizar a consignação em questão e transformar a consignação em uma compra. Isto pode ser feito com todos os itens consignados ou com apenas parte deles. Ao localizar a consignação, clique em Entregas para acessar a tela de Entregas Parciais. Selecione na seção Pedido de Origem o item que será comprado. Dê um duplo clique na linha respectiva para que o próprio sistema lance na seção entrega o item considerado. Na seção Entrega informe a quantidade comprada. A seguir informe a Tabela de Operação (note que são disponibilizadas operações de compras), os impostos incidentes nesta operação, grave e se for o caso emita a Nota Fiscal de Compra. Ao voltar para a tela de Consignações de Entrada você poderá informar a data de fechamento desta consignação para que o processo seja encerrado. Detalhes do Item O funcionamento desta tela é idêntico ao descrito em Campos Adicionais no Cadastro de Clientes. Aqui sua função é a de permitir o detalhamento de cada item discriminado nesta operação. 129 3.6.2. Consignações de Saída Em consignações de saída controlam-se mercadorias entregues em consignação a terceiros, geralmente destinado a comercialização. Inicie informando o cliente a quem foi consignada a mercadoria. Informe o número do pedido. Lembre-se que esta opção pode ser automática desde que seja devidamente parametrizado em Administrador / Parâmetros. Informe a data de Emissão e a data de Validade desta consignação. Deixe a data de Fechamento em branco por enquanto. Esta data só será informada quando o processo todo tiver sido concluído. Informe o vendedor ou grupo de vendedores responsável por esta consignação e qual Tabela de Operação e Lista de Preços será utilizada. Serão apresentadas a Tabela de Operação e a Lista de Preços conforme Parâmetros, mas conforme sua conveniência poderá ser selecionada outras previamente criadas. A seguir, preencha a tela de consignação informando os itens e quantidades consignadas, e confirme os valores unitários caso sejam diferentes dos apresentados. Ao gravar, esta consignação ficará como pendente. Quando for feito o acerto desta consignação com seu cliente, as quantidades adquiridas por ele serão convertidas em vendas, podendo gerar contas a receber, comissões para vendedores, impostos e nota fiscal. A mercadoria vendida será baixada de seu estoque e o saldo da mercadoria que não foi vendida voltará para seu estoque disponível. 130 Para efetuar o Fechamento da consignação é necessário utilizar a tela de Entregas Parciais. Clique no botão Entregas para acessar a tela de Entregas Parciais. Nesta tela, na tela em Pedido de Origem, serão listadas todas as mercadorias consignadas com as respectivas quantidades. Selecione o item desejado e dê um duplo clique sobre o mesmo para que o próprio sistema lance este item na seção Entrega. A seguir, informe na seção Entrega a quantidade vendida. Repita o processo para os demais itens. Complete o processo informando a Tabela de Operação adequada (note que são disponibilizadas operações de vendas) e os impostos incidentes nesta operação. Após gravar já poderá emitir a Nota Fiscal desta Venda. Ao voltar para a tela de Consignações de Saída, caso esta consignação tenha sido encerrada, informe a data de fechamento desta consignação para que o processo seja encerrado, caso contrário, deixe a data de fechamento em branco para que outros acertos possam ser feitos. 131 Detalhes do Item O funcionamento desta tela é idêntico ao descrito em Campos Adicionais no Cadastro de Clientes. Aqui sua função é a de permitir o detalhamento de cada item discriminado nesta operação. 132 3.7. Devoluções Permite efetuar devoluções totais ou parciais de compras e vendas já efetivadas. 3.7.1. Devolução de Compra Localize a compra que sofrerá a devolução, informando o Fornecedor e o número do Pedido de Compra. Os campos Data da Emissão, Data de entrega, Nota Fiscal, Responsável, Itens Comprados, Tabela de Operação e Forma de Parcelamento serão exibidos conforme cadastrados no pedido original. Para efetuar a devolução, informe a data da devolução e a tabela de Operação. O número da Devolução será fornecido automaticamente pelo sistema. Selecione na parte superior o item a ser devolvido e dê um duplo clique sobre ele. Isto fará com que esse item seja lançado na relação de itens devolvidos. Informe a quantidade devolvida desde item. Repita o processo para cada item devolvido. Caso haja uma devolução de valores, clique no botão Recebimento para os devidos lançamentos no Contas a Receber. Grave. O pedido de compra original será alterado de acordo com a devolução efetuada e o estoque dos itens devolvidos será devidamente estornado. 133 3.7.2. Devolução de Vendas Localize a venda que sofrerá a devolução, informando o Cliente e o número do Pedido de Venda. Os campos Data da Emissão, Data de entrega, Nota Fiscal, Vendedor, Itens vendidos, Tabela de Operação e Forma de Parcelamento serão exibidos conforme cadastrados no pedido original. Para efetuar a devolução, informe a data da devolução e a Tabela de Operação. O número da Devolução será fornecido automaticamente pelo sistema. Selecione na parte superior o item a ser devolvido e dê um duplo clique sobre ele. Isto fará com que esse item seja lançado na relação de itens devolvidos. Informe a quantidade devolvida desde item. Repita o processo para cada item devolvido. Caso haja reembolso de valores, isto poderá ser feito através de um pagamento ao cliente ou através da emissão de uma Carta de Crédito a favor do cliente. Para efetuar o pagamento, clique em Pagamento e será aberta a tela de Contas a Pagar. Para emissão da Carta de Crédito, clique em Crédito para Ter acesso à tela da Carta de Crédito. O conteúdo da tela é apresentado como sugestão mas poderá ser alterada livremente pelo usuário. 134 O valor do crédito e o número da devolução são lidos diretamente da própria devolução, complemente informando o prazo de validade deste crédito. O pedido de venda original será alterado de acordo com a devolução efetuada e o estoque dos itens devolvidos será devidamente estornado. 135 3.8. Inventário Aqui serão disponibilizadas ferramentas para auditoria do estoque. O resultado de cada contagem efetuada em seu estoque deverá ser lançado na tela de Contagem, identificando-se o responsável e a data em que foi realizada. Por uma questão de precisão, recomenda-se que sejam feitas pelo menos duas contagens do estoque físico feitas por duas pessoas diferentes. Recomenda-se também que os responsáveis pelas contagens não tenham prévio conhecimento das quantidades informadas no sistema para que esta informação não influa no resultado final. Ao acessarmos a tela de Auditoria, teremos acesso às informações das contagens e para os casos em que ocorram divergências entre o estoque físico e o escritural possamos decidir qual o procedimento mais adequado. Esta tela foi criada para atender uma necessidade do modulo adicional do empresário3 o gerador de arquivos magnéticos (GAM), empresas que possuem a necessidade de informar o arquivo 74 para o sintegra deve utilizar esta tela para fazer o inventario. Caso contrario, também se pode utilizar para acertar o estoque alterando a coluna “Qtd_Recontagem”. 136 3.8.1. Contagem Comece digitando o nome da pessoa que efetuou a contagem física do estoque. O número da contagem será dado automaticamente pelo sistema. Localize cada item inventariado digitando seu código ou através da Super-Procura (F4). Digite a quantidade contada e a data em que foi contada. Repita o processo para todos os itens inventariados. Ao final grave. Sendo necessário, clique em Novo e cadastre outras contagens. Contagem Automática O botão Contagem Automática faz uma verificação entre o número informado no campo Disponível, na tela de Estoque o resultado do recálculo de todos os lançamentos efetuados na mesma tela de estoque do item em questão. Os itens que apresentarem diferença entre estes dois resultados, serão listados na tela Contagem. Para corrigir esta discrepância, a pessoa encarregada deverá proceder a uma contagem física do estoque dos itens evidenciados e usando o recurso de Auditoria corrigir a informação no Empresário3. 137 3.8.2. Auditoria Nesta tela faremos a conciliação do estoque físico com as contagens efetuadas anteriormente. Selecione um item de cada vez. Para cada um deles serão exibidas as informações das contagens anteriormente cadastradas para este item. O campo Estoque Anterior apresentará a informação atual para o estoque disponível deste item. O conteúdo do campo Estoque Real irá apresentar a quantidade referente á contagem selecionada dentre as apresentadas acima. Assim, se houver divergência entre as contagens este número irá variar à medida que se selecione uma ou outra contagem. O campo Diferença é o resultado entre o Estoque Real e o Estoque Anterior. Assim que for determinado o valor correto do estoque físico será necessário ajustar o estoque do sistema (escritural). Esta tela apresenta duas possibilidades. A primeira é Efetuar um Lançamento. Esta opção efetua um lançamento no estoque a fim de fazer com que o estoque no sistema se ajuste ao estoque físico. Nesta opção informe a data, um número de documento para o lançamento e registro no estoque, e no campo Informações digite a razão deste ajuste. A segunda é Sobrepor Quantidade, isto significa que o sistema fará um acerto direto no estoque, sobrepondo o valor atual do estoque com o valor do campo Estoque Real, sem que nenhum lançamento seja efetuado. 138 Questões – Movimentação 1- Quais são as telas que fazem movimentação de estoque? a) Estoque, Compras, Vendas, Devolução Entrada/Saída, Consignação Entrada/Saída (Conforme configurado na tabela de operações), Orçamento e reserva e toda parte de Inventário. b) Espelho de notas fiscais. c) Todas as telas do sistema. d) Estoque, Compras, Vendas, Devolução Entrada/Saída, Consignação Entrada/Saída (independente da tabela de operações), Orçamento e reserva e toda parte de Inventário. 2- No Empresário3 podemos gerar um orçamento ou reserva, quando geramos um orçamento e a mesma é autorizada pelo cliente podemos gerar uma venda a partir do orçamento, quando realizamos uma reserva o que acontece? a) Nada. b) Retira o produto que deseja do disponível e deixa reservado no estoque. c) Gera um venda dos itens que deseja reservar. d) Remove o item do estoque. 3- Quando geramos uma venda e queremos entregar parcialmente, como procedemos? a) Esperamos ser entregue tudo, para marcar a venda como entregue. b) Não há possibilidade de realizar entregas parciais no Empresário3. c) Clicamos no botão Entregas na tela de vendas e entregamos parcialmente o pedido. d) O sistema realiza esse procedimento só para compras. 4- O que é uma consignação de entrada? a) A consignação de Entrada é um tipo de procedimento de compra no qual o risco é do fornecedor, que disponibiliza para sua cliente uma determinada quantidade de produtos até determinada data, que se vendidos são comprados do Fornecedor e caso não sejam vendidos devem ser devolvidos ao fornecedor. b) Consignação de Entrada é o ato de fazer uma compra. c) Consignação de Entrada é o ato de fazer uma Venda. d) É a devolução de um item ao fornecedor. 5- Quando um cliente faz a devolução de um pedido de venda, como devemos proceder? a) Fazemos a devolução pela tela de vendas. b) Utilizamos a tela de devolução de compra do sistema e g éramos a nota manualmente. c) Utilizamos a tela de consignação de saída. d) Utilizamos a tela de devolução de venda do sistema e geramos a nota manualmente. 139 6- Quando geramos a nota fiscal através da tela de notas fiscais a mesma faz movimentação de estoque? a) Sim, precisamos apenas selecionar a tabela de operação na NF. b) Sim. c) Não, pois para que o sistema movimente o estoque é necessário realizar primeiro um pedido e selecionar neste pedido uma tabela de operação que movimente estoque. d) N.D.A 7- Na tela de Auditoria podemos realizar a correção do estoque de duas maneiras selecionando sobrepor quantidade ou Efetuar lançamento qual a diferença entre os dois ? a) Sobrepor Quantidade, sobrepõem quantidade do estoque sem deixar nenhum histórico, Efetuar Lançamento, lança a Entrada/Saída manual no estoque deixando um histórico da correção realizada. b) Sobrepor Quantidade: lança a Entrada/Saída manual no estoque deixando um histórico da correção realizada; Efetuar Lançamento: sobrepõem quantidade do estoque sem deixar nenhum histórico. c) Não existem essas opções. d) N.D.A. 8- Conseguimos fazer entrada e saída do estoque manualmente? a) Sim. b) Não. c) Não é possível realizar entrada manual. d) Não é possível realizar saída manual. 9- Quem é responsável por todo tipo de movimentação no Empresário3? a) A tela de vendas. b) A tela de notas fiscais. c) Tabela de operação d) Tela de compras. 10- Podemos alterar o número da nota fiscal no sistema? a) Sim, podemos alterar em qualquer momento. b) Sim, podemos alterar somente aumentando o número das notas, nunca retrocedendo. c) Não, podemos alterar o número de Notas fiscais. d) N.D.A 140 4. FINANCEIRO 4.1. PLANO DE CONTAS 4.2. FORMAS DE PARCELAMENTO 4.3. CAIXA PEQUENO 4.4. CONTROLE DE CHEQUES 4.5. MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA 4.6. CONTAS A PAGAR 4.7. PAGAMENTOS EM ABERTO 4.8. CONTAS A RECEBER 4.9. RECEBIMENTOS EM ABERTO 4.10. FLUXO DE CAIXA 4.11. CONTROLE DE IMPOSTOS 4.12. DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS 141 4.1. Plano de Contas Vá para Cadastros - Tabelas – Plano de Contas. No Empresário3, o Plano de Contas tem caráter Gerencial, não Contábil. De uma forma simples, seria uma relação dos motivos pelos quais entra ou saem recursos da empresa. Quando você cria uma nova conta, deve informar qual o tipo. Agora você deverá informar como esta conta entrará na Demonstração de Resultados. Se esta conta refere-se a impostos, comissões, outras receitas ou nenhum. Clicando aqui, você poderá visualizar as contas cadastradas. Você poderá também visualizar apenas as inativas. Ao clicar no botão NOVO, será sugerido um plano de contas padrão. Você poderá aceitá-lo e apenas alterá-lo para as necessidades de sua empresa. Para incluir uma nova conta: Selecione o grupo no qual será criada a nova conta. Clique no botão NOVO. Será criada uma nova conta com o título de <Nova Sub-Conta> De um duplo clique nesta nova conta, ou apenas selecione e tecle F2. Basta apagar o texto <Nova Sub-Conta> e digitar o título correto para esta conta. Classifique esta nova conta segundo um dos TIPOS disponíveis. O CÓDIGO para a conta é OPCIONAL, informe apenas se julgar necessário. 142 Com referência ao Demonstrativo de Resultados: È possível parametrizar o sistema para que tanto as informações referentes a impostos incidentes nas operações de venda, quanto às comissões de venda, sejam lidas diretamente de CONTAS A PAGAR ao invés de serem lidas do módulo de VENDAS. Estas informações podem ser parametrizadas em ADMINISTRADOR / PARÂMETROS / FINANCEIRO / LER COMISSÕES DE CONTAS A PAGAR – LER IMPOSTOS DE CONTAS A PAGAR. Com relação a isso, em Contas a Pagar, ao cadastrar uma nova conta no plano de contas, também poderemos configurá-la da seguinte forma: • Para que uma conta seja considerada na composição da linha 02–IMPOSTOS PAGOS NA VENDA, deverá ser selecionada a opção IMPOSTOS na caixa Demonstração de Resultados. Assim será possível cadastrar uma conta para cada imposto incidente nas operações de vendas (ICMS, ISS, COFINS, etc.) de modo a controlá-los individualmente no financeiro e direcioná-los todos para a linha adequada no Demonstrativo de Resultados. • Da mesma forma, para que um lançamento referente à Comissão de Venda seja considerada na linha 06-DESPESAS VARIÁVEIS, deverá ser selecionada a opção Comissão na caixa Demonstração de Resultados. Desta forma pode-se, por exemplo, controlar em contas distintas as comissões pagas a vendedores internos, externos, representantes e convergir todos estes valores para uma única linha no Demonstrativo de Resultados. Com relação a receitas, normalmente elas entram na empresa através de vendas. É possível, no entanto que existam receitas provenientes de outras fontes que não estejam relacionadas à sua atividade principal, tais como receitas provenientes de alugueis, vendas de ativo imobilizado e etc. No Demonstrativo de Resultados, estas receitas não poderão misturar-se às originadas em Vendas sob pena de falsear os resultados apresentados na linha 09 - LUCRO (OU PREJUÍZO) DE VENDAS. É aconselhável criar contas (receitas) específicas para esta finalidade e na caixa Demonstração de Resultados, classificá-las como OUTRAS RECEITAS. Isto fará com que os valores lançados nestas contas assim classificadas sejam direcionados para a linha 10– OUTRAS RECEITAS, no Demonstrativo de Resultados. Veja mais na seção Demonstrativo de Resultados. 143 4.2. Formas de Parcelamento Vá para Cadastros - Tabelas - Formas de Parcelamento. Aqui serão cadastradas as formas de parcelamento utilizadas em Contas a Receber ou em Contas a Pagar, ou seja, a Forma de Parcelamento cadastrada aqui estará disponível tanto em recebimentos como em pagamentos. Vincular Lista de Preços – Sempre que for utilizada esta forma de parcelamento será selecionada a lista de preço vinculada. Dando um nome para a Forma de Parcelamento: Informe no campo DESCRIÇÃO um nome para o parcelamento a ser cadastrado. Ao batizar o parcelamento, procure utilizar um nome que forneça alguma idéia sobre este parcelamento. Por exemplo, o nome “30-60-90” nos diz muito mais do que o nome “03 vezes” que é um nome mais genérico. Como cadastrar uma forma parcelada: Marque a opção UTILIZAR FORMA PARCELADA. A seguir você deverá optar por um parcelamento com dias fixos ou um parcelamento com dias alternados. 144 Parcelamento com dias fixos Esta opção é utilizada quando precisamos cadastrar planos com um intervalo constante entre as parcelas. Veja os exemplos: a- 30/60/90 - 03 parcelas, 30 dias de intervalo entre as parcelas e 30 dias de carência na primeira parcela. b- 21/28/35/42 – 04 parcelas, 7 dias de intervalo entre as parcelas e 21 dias de carência na primeira parcela. c- 0/15/30 – 03 parcelas, 15 dias de intervalo entre as parcelas e 0 dia de carência na primeira parcela. d- 0/21/42– 03 parcelas, 21 dias de intervalo entre as parcelas e 0 dia de Carência na primeira parcela. Dia fixo da primeira parcela Caso a primeira parcela sempre seja em uma determinada data do mês, preencha este campo, colocando o dia. Este campo só ficará habilitado caso a opção parcelada esteja desabilitada e o campo Carência da primeira parcela esteja zerado. Informe o número de parcelas e o número de dias entre as parcelas. Se houver alguma carência na primeira parcela, como nos exemplos a e b, informe o número de dias no campo CARÊNCIA DA PRIMEIRA PARCELA. Parcelamento com dias alternados Esta opção é utilizada quando precisamos cadastrar planos com intervalos variáveis entre as parcelas. Veja os exemplos: a- 21/28/42 - parcela 1 em 21 dias, parcela 2 em 28 dias, parcela 3 em 42 dias. b- 07/21/42 - parcela 1 em 7 dias, parcela 2 em 21 dias, parcela 3 em 42 dias. Para cadastrar o plano a, selecione a opção PARCELAMENTO COM DIAS ALTERNADOS e neste campo digite: 21, 28, 42. Digita-se o número de dias considerado para cada parcela separando apenas por uma VÍRGULA. Para o segundo exemplo digitaríamos: separar por vírgula. 07,21,42 sempre tomando o cuidado de Os intervalos deverão sempre ser digitados em ordem crescente. Nota: se nesta forma de parcelamento for informado um número de dias em CARÊNCIA DA PRIMEIRA PARCELA, este número será somado ao número de dias da primeira parcela. Assim um plano 07,21,42 com 10 dias de carência na primeira parcela teria o mesmo resultado que um plano 17,21,42 com zero dia de carência na primeira parcela. 145 Parcelamento com desconto Cadastre a forma de parcelamento desejada e informe no campo DESCONTO % o valor do desconto considerado. Como fazer a primeira parcela com um valor diferente das demais. Cadastre a forma de parcelamento desejada. Selecione a opção UTILIZAR PERCENTUAL DE ENTRADA. Informe a porcentagem do valor total que será cobrado na primeira parcela. A diferença entre o valor total e o valor da primeira parcela será dividida igualmente pelas demais parcelas. Esta opção só estará disponível se a opção UTILIZAR FORMA PARCELADA também estiver assinalado. Quanto ao dia do vencimento É possível instruir o Empresário3 para que as datas de vencimento das parcelas de uma determinada forma de parcelamento não caiam em finais de semana ou feriados. Para isto selecione uma das opções: - Manter dia do vencimento - Dia útil anterior - Dia útil posterior Você poderá informar em Parâmetros (ADMINISTRADOR/ PARÂMETROS/ PARÂMETROS GERAIS DA EMPRESA) o Sábado e o Domingo são dias úteis ou não. Como embutir uma taxa de juros (simples ou compostos) no cálculo das parcelas Basta selecionar a opção desejada, Juros Simples ou Compostos e no campo Juros % informe a taxa adequada. Exemplo: Considere um título no valor de R$300,00 em três parcelas iguais e taxa de juros iguais a 10%. Para juros Simples será aplicada a seguinte fórmula: M=C(1+in) Onde: M = valor final a ser dividido pelo número de parcelas C = valor do título a ser parcelado i = taxa de juros % n = número de parcelas 146 Para juros Compostos a fórmula será a seguinte: M=C(1+i)n Onde: M = valor final a ser dividido pelo número de parcelas C = valor do título a ser parcelado i = taxa de juros % n = número de parcelas Multas e Juros de Mora: Também é possível programar a forma de parcelamento para considerar Multa e ou Juros de Mora Diário caso a data de vencimento de cada parcela não seja cumprida (atrasos). Ao baixar uma parcela com data de pagamento superior à data de vencimento, automaticamente será calculada uma multa % e juros de mora proporcionais ao número de dias em atraso e o resultado será lançado no campo DIFERENÇA nas telas CONTAS A PAGAR ou CONTAS A RECEBER. Para embutir uma Multa no parcelamento, basta informar seu valor percentual no campo MULTA %. Para embutir um valor de Juros de Mora Diária, basta informar seu valor percentual no campo JUROS DIÁRIO %. 147 4.3. Caixa Pequeno Vá para Financeiro – Caixa Pequeno. PARÂMETROS: não há parâmetros para esta tela. PRECEDÊNCIAS: não há necessidade de cadastramentos prévios para esta tela. Normalmente esta tela é alimentada diretamente pelas telas de CONTAS A PAGAR (ou PAGAMENTOS PENDENTES) e CONTAS A RECEBER (ou RECEBIMENTOS PENDENTES). Entretanto, também é possível fazer lançamentos manuais. Para isto, proceda da seguinte maneira: 1. Informe a data do lançamento (clique no campo data e selecione do calendário apresentado). 2. Informe o valor a ser lançado. 3. Selecione a operação desejada. Note que ao clicar no botão com a pasta amarela ao lado da caixa Operação, será possível cadastrar novas operações além das que já foram previamente cadastradas. 4. Informe o número do documento. 5. Selecione o Tipo do Lançamento. Grave. 6. Nesta parte da tela aparecerão os lançamentos assim que forem gravados. 148 7. Selecione a data a partir da qual quer visualizar os lançamentos ou até quais os lançamentos devem ser visualizados. Quando ocorrer um lançamento incorreto, ele não poderá ser excluído. O usuário deverá lançar um estorno (de entrada ou de saída) e então fazer o lançamento correto para registro. Transferência: É possível se fazer transferência de valores do caixa pequeno para contas bancárias para tal operação siga os passos abaixo: 1- Preencha no campo valor a quantia a ser transferida. 2- Selecione a operação transferência. 3- Informe o documento. 4- Digite no histórico para qual conta o valor foi transferido 5- Grave, será apresentada a mensagem “Deseja gravar? Sim ou não” clique sim e será apresentada a seguinte tela. Atenção! Os lançamentos efetuados nesta tela não serão apresentados no Demonstrativo de resultados. Observe nesta tela a presença do botão FOLLOW-UP . Esta função permite inserir comentários ou arquivos de imagem referentes a uma determinada data, relativos à tela a partir da qual a função FOLLOW-UP foi acionada. 149 4.4. Controle de Cheques Vá para Financeiro – Controle de Cheques. PARÂMETROS: não há parâmetros para esta tela. PRECEDÊNCIAS: não há necessidade de cadastramentos prévios para esta tela. Esta tela pode ser movimentada manualmente ou então diretamente das telas de CONTAS A RECEBER (RECEBIMENTOS EM ABERTO) ou CONTAS A PAGAR (PAGAMENTOS EM ABERTO). A função desta tela é permitir o controle de cheques recebidos de terceiros ou prédatados. Manualmente pode-se incluir cheques aqui ou então transferi-los para uma determinada conta corrente ou mesmo para o Caixa Pequeno. Atenção! Os lançamentos efetuados nesta tela não serão apresentados no Demonstrativo de resultados. Para cadastrar cheques manualmente: 1- Clique no botão Novo, Localize o nome da pessoa ou empresa que forneceu o cheque. 2- Se esta pessoa ou empresa não estiver cadastrada, é possível cadastrá-la sem sair desta tela clicando-se no botão OLHO MÁGICO. Na tela auxiliar apresentada indique em qual cadastro ela será incluída para que seja aberto o cadastro adequado. 150 3- Informe os dados do cheque nos campos indicados. 4- A data de quitação só deverá ser marcada quando for confirmada a compensação do cheque. 5- Após gravar, clique em sair para retornar para tela anterior. O cheque passará a constar nesta relação. 6- Aqui se pode selecionar a data a partir da qual se quer visualizar a relação de cheques cadastrados. 7- Este será o botão utilizado para fazer transferências para Contas Correntes. 8- Para localizar um cheque, selecione as informações referentes ao mesmo para filtragem, como por exemplo nome, banco, situação do cheque, número do cheque, entre outros e clique em Filtrar. Para alterar a situação de um cheque cadastrado: 1- Dê um duplo clique na linha do cheque correspondente a ser realizada a alteração em sua situação na relação de cheques. 2- As informações do cheque selecionado serão exibidas em uma segunda tela de controle de cheques. 3- Altere o campo SITUAÇÃO (Caução, Depositado, Negociado, Pendente, Quitado e Sem Fundo) conforme o desejado e grave. Para transferir um cheque para uma Conta Corrente ou para o Caixa Pequeno: 1- Selecione um cheque na relação de cheques. Somente cheques PENDENTES poderão ser transferidos. 2- Clique na caixa OK na linha selecionada 3- Clique no botão TRANSFERÊNCIA. Será apresentada a tela de TRANSFERÊNCIA onde deverão ser informados os dados da CONTA DE DESTINO que já deverá estar previamente cadastrada. 151 4- Para concluir o processo clique em OK e quando solicitado confirme a operação. 5- A SITUAÇÃO do cheque será automaticamente alterada para QUITADO. Para remover um cheque desta tela: 1- Selecione o cheque a ser excluído 2- Pressione o botão EXCLUIR ou tecle F7 (função Excluir) 3- Confirme. 152 4.5. Movimentação Bancária (BANCOS) Vá para Financeiro - Movimentação Bancária PARÂMETROS: não há parâmetros para esta tela. PRECEDÊNCIAS: não há necessidade de cadastramentos prévios para esta tela. 1- Digite nestes campos as informações relativas à conta corrente a ser controlada. 2- No campo INFORMAÇÕES ADICIONAIS, cujo preenchimento é opcional, pode-se colocar informações relativas ao contato na agência, endereço e etc. 3- Caso seja necessário restringir o acesso a esta conta especificamente, informe uma senha de acesso aqui. 4- Quando deixar de trabalhar com esta conta, é possível inativá-la aqui. 5- Após cadastrar esta conta, clique em OPÇÕES / LANÇAMENTOS para acessar a tela de lançamentos desta conta corrente. Veja a seguir: OBS: Conta corrente “Negociados” para vincular cheques de terceiros que foram negociado no Controle de Cheques. 153 Tela de Lançamentos: Esta tela deverá ser preferencialmente movimentada a partir das telas de Contas a Pagar e/ou Contas a Receber (ou Pagamentos e Recebimentos), já que assim será possível classificar os lançamentos o plano de contas estabelecido para a sua empresa, facilitando o Gerenciamento Financeiro da mesma. Para lançamentos manuais proceda da seguinte forma: 1- Digite as informações do lançamento a ser realizado, tais como data, valor, operação, tipo do lançamento (entrada ou saída), número do documento, um breve histórico e grave. Observe que do lado direito do campo o botão com a pastinha amarela. Isto indique a possibilidade de incluírem outras opções além das já cadastradas. É só clicar neste botão para ter acesso à tela de cadastramento. 2- Nesta área serão exibidos todos os lançamentos realizados. 3- Escolha aqui o período a ser visualizado. 4- Escolha se o lançamento é de Entrada ou Saída. 154 4.6. Contas a Pagar Vá para Financeiro – Contas a pagar PARÂMETROS: Parâmetros Gerais da Empresa - Quantidade de casas decimais para número: - Sábado é dia Útil - Domingo é dia Útil PRECEDÊNCIAS: Os cadastros abaixo poderão ser criados previamente ou diretamente nesta tela: a- Clientes b- Fornecedores c- Prestadores d- Vendedores e- Formas de Parcelamento Os seguintes cadastros deverão ser criados previamente: a- Plano de Contas b- Categorias c- Movimentação Bancária d- Configuração de Cheques (se desejar imprimir cheques e não utilizar uma impressora de cheques) 155 Aqui deverão ser lançados todos os títulos a pagar da empresa, sendo eles gerados através de um pedido de compra (botão Pagamentos da tela de compras), manualmente, ou seja, que não venham de um pedido de compra ou das comissões dos vendedores (Conta de água, luz, telefone, impostos, etc.). 1- Comece selecionando o nome do cliente, prestador, vendedor ou fornecedor a quem será efetuado o pagamento. Esta informação deverá ser localizada no cadastro. Isto poderá ser feito das seguintes formas: a- Através do botão de Super Procura b- Digitando-se o início do nome da empresa e a seguir teclando-se CTRL + a tecla com a seta para direita, ou clicando-se com o mouse as setinhas localizadas à direita do campo NOME. Caso esta empresa ainda não tenha sido cadastrada, é possível cadastrá-la agora sem sair desta tela. Para isto clique no botão OLHO MÁGICO localizado à direita do campo NOME para ter acesso direto aos cadastros de Fornecedores, Prestadores, Vendedores ou Clientes. 2- Informe o número do documento que originou este pagamento 3- Informe a data da Emissão, o valor do documento, o mês de competência, a forma de parcelamento, a conta contábil e a categoria do lançamento. 4- Se desejar Informe a situação deste lançamento: a- Não incluir no fluxo de caixa (não considera o lançamento ao elaborar o fluxo de caixa) b- Em cartório (só informativo) c- Em cobrança (só informativo) d- Não entra na demonstração (não será considerado na elaboração do Demonstrativo de Resultados) 5- Após selecionar uma forma de parcelamento, as parcelas desdobradas aparecerão nesta parte da tela. 6- Acesso à tela de Pagamentos Periódicos 7- Acesso à tela de impressão de cheques. Após o lançamento não se esqueça de gravar. Para dar baixa nas parcelas basta completar os seguintes campos: Pagamento: Data real do pagamento. Diferença: Valor do acréscimo ou desconto pago nesta parcela. O valor lançado neste campo será somado ao valor da parcela e lançado na conta indicada. Não são aceitos valores na forma percentual. O valor deste campo também poderá ser calculado pela forma de parcelamento escolhida desde que configurada para isto. a- Para acréscimos basta digitar o valor pago a mais. b- Para descontos digite um valor negativo. Mas atenção: será necessário digitar primeiro o número e depois o sinal negativo. 156 c- Também é possível lançar diretamente o valor total pago (já com o acréscimo ou com o desconto). Para isso digite os valores pagos, seguidos de um asterisco (∗). Ex: 150∗ . O programa irá calcular a diferença entre o valor informado e o valor devido e lançará a diferença. d- Documento: Número do documento utilizado para pagar esta parcela. e- Operação: Não digite nada. Clique no campo e escolha uma das opções apresentadas. f- Conta: Clique aqui para escolher de qual conta corrente, caixa pequeno ou controle de cheques sairá o recurso para o pagamento desta parcela. Ao dar baixa nesta parcela o respectivo lançamento será feito na conta indicada. g- OK: Clique aqui somente quando a parcela for efetivamente paga. Para procurar um lançamento em Contas a Pagar: a- Localize a empresa desejada b- Clique no campo documento (em branco) c- E a seguir clique no botão Super Procura. d- Ao ser apresentada a tela da super procura, clique no botão PROCURAR. e- Todos os títulos da referida empresa serão apresentados. Basta dar um duplo clique no título desejado e será aberta a respectiva tela em CONTAS A PAGAR. f- Para fazer uma busca geral em todos os títulos lançados, independente do titular, repita o processo acima descrito deixando o campo NOME em branco. g- Para fazer a procura apenas dos pendentes, quitados ou cancelados, deixe marcado apenas a opção desejada e clique em procurar. 157 Para estornar a quitação de uma parcela: Selecione a linha do pagamento a ser estornado, e clique na lixeira e abrirá a seguinte tela: Marque a opção desfazer pagamento da parcela, clique em OK e ela ficará pendente novamente. Se for marcada a opção cancelar conta, a conta a receber será lançada, porém os valores não são estornados das contas. Quitar documento: caso existam várias parcelas em aberto, e será efetuada a quitação de todas, marque esta opção, pois as parcelas serão unificadas em uma só quitada. Pagamentos Periódicos (Contas a Pagar) Este recurso permite o cadastramento de contas que incidem periodicamente, tais como água, luz, telefone, IPTU e outros. Preencha os campos conforme a seguir: Nome: Localize o nome do Prestador previamente cadastrado ou cadastre a partir do botão OLHO MÁGICO. Composição do Doc: O nome do documento será a soma dos campos COMPOSIÇÃO DO DOC + FORMATOS. Por exemplo, suponha que faremos o lançamento do IPTU para o ano de 2001, e que este imposto incidirá bimestralmente. Teremos então 6 lançamentos a serem feitos automaticamente pelo sistema. Cada um destes lançamentos deverá ter um nome para cada documento lançado. Suponha que queiramos que estes 6 documentos recebam a seguinte numeração. - bimestre 1: IPTU/JAN/01 bimestre 2: IPTU/MAR/01 bimestre 3: IPTU/MAI/01 bimestre 4: IPTU/JUN/01 bimestre 5: IPTU/JUL/01 bimestre 6: IPTU/AGO/01 158 Devemos lançar os seguintes valores: - no campo Composição do Doc: IPTU - no campo Formatos selecionar o formato: MMM/AA Competência: a que mês se refere à conta a ser paga. Valor do documento: valor de cada lançamento. Conta Contábil: conta contábil associada a este pagamento. Quantidade de repetições: quantas vezes você quer que seja lançado. No exemplo do IPTU acima, como será feito o lançamento para 1 ano, teremos 6 bimestres. Limite de lançamentos: ao consultar a tela de PAGAMENTOS EM ABERTO, quantos lançamentos deste pagamento quero visualizar. Se você colocar o limite de 3 lançamentos, quando quitarmos à primeira, automaticamente ele colocará mais uma, isto é, ele permanecerá sempre com o limite de 3 contas. Formato do documento: será preenchido automaticamente conforme explicado anteriormente. Operação: Selecione o tipo de operação para facilitar no momento de quitar a conta deste modo facilitamos o processo. Conta:Selecione a conta para facilitar no momento de quitar a conta deste modo facilitamos o processo. Vencimento Inicial: data em que ocorre o primeiro pagamento. Periodicidade: a periodicidade com que ocorre este pagamento: semanal, quinzenal, mensal, etc. 159 FLUXO DO CONTAS A PAGAR Dinheiro Contas a Pagar Cheque dinheiro Cheque Terceiros Caixa Pequeno Conta Corrente Controle de cheques Fornecedores Prestadores Outros 160 4.7. Pagamentos em Aberto Vá para Financeiro – Títulos em aberto – Pagamentos. Esta tela permite a visualização de todas as parcelas pendentes dos pagamentos lançados em Contas a Pagar. Para baixar uma parcela diretamente nesta tela, proceda como descrito na tela em Contas a Pagar. 161 4.8. Contas a Receber Vá para Financeiro – Contas a receber. PARÂMETROS: Parâmetros Gerais da Empresa - Quantidade de casas decimais para número: Sábado é dia Útil Domingo é dia Útil PRECEDÊNCIAS: Os cadastros abaixo poderão ser criados previamente ou diretamente nesta tela: a- Clientes b- Fornecedores c- Prestadores d- Vendedores e- Formas de Parcelamento Os seguintes cadastros deverão ser criados previamente: Plano de Contas (Cadastro/Tabelas/Plano de Contas) Categorias (Cadastro/Tabelas/Categorias) Movimentação Bancária (Financeiro/Movimentação Bancária) Configuração de Cheques, se desejar imprimir cheques e não utilizar uma impressora de cheques. (ADMINISTRADOR /Administrador /Configurações /cheques) 162 Configuração de Boletos ,se efetuar recebimentos desta forma e desejar preencher os boletos enviados pelo banco. (ADMINISTRADOR /Administrador /Configurações /boletos) Aqui deverão ser lançados todos os títulos a receber (normalmente gerados em vendas). 1- Localize ou cadastre a empresa (normalmente um cliente). Esta informação deverá ser localizada no cadastro e isto poderá ser feito das seguintes formas: - Através do botão de Super Procura - Digitando-se o início do nome da empresa e a seguir teclando-se CTRL + a tecla com a seta para direita, ou clicando-se com o mouse as setinhas localizadas à direita do campo NOME. Caso esta empresa ainda não tenha sido cadastrada, é possível cadastrá-la agora sem sair desta tela. Para isto clique no botão OLHO MÁGICO localizado à direita do campo NOME para ter acesso direto aos cadastros de Fornecedores, Prestadores, Vendedores ou Clientes. 2- Informe o número do documento que originou este recebimento. 3- Informe a data da Emissão, o valor do documento, a forma de parcelamento, a conta contábil e a categoria do lançamento. 4- Se desejar Informe a situação deste lançamento: - Não incluir no fluxo de caixa (não considera o lançamento ao elaborar o fluxo de caixa) - Em cartório (só informativo) - Em cobrança (só informativo) - Não entra na demonstração (não será considerado na elaboração do Demonstrativo de Resultados) 5- Após selecionar uma forma de parcelamento, as parcelas desdobradas aparecerão nesta parte da tela. 6- Acesso à tela de Recebimentos Periódicos 7- Acesso à tela de impressão de cheques. Após o lançamento não se esqueça de gravar. Para dar baixa nas parcelas basta completar os seguintes campos: Recebimento: Data real do recebimento Diferença: Valor do acréscimo ou desconto recebido nesta parcela. O valor lançado neste campo será somado ao valor da parcela e lançado na conta indicada. Não são aceitos valores na forma percentual. O valor deste campo também poderá ser calculado pela forma de parcelamento escolhida desde que configurada para isto. Para acréscimos basta digitar o valor pago a mais.Para descontos digite um valor negativo. Mas atenção: será necessário digitar primeiro o número e depois o sinal negativo. 163 - Também é possível lançar diretamente o valor total recebido (já com o acréscimo ou com o desconto). Para isso digite o valor recebido, seguido de um asterisco (∗). Ex: 150* . O programa irá calcular e lançar a diferença. Documento: Número do documento utilizado no recebimento desta parcela. Operação: Não digite nada. Clique no campo e escolha uma das opções apresentadas (Boleto, Cartão, Cheque ou Dinheiro). Conta: Clique aqui para escolher a conta corrente, caixa pequeno ou controle de cheques para onde irá o recurso vindo do recebimento desta parcela. Ao dar baixa nesta parcela o respectivo lançamento será feito na conta indicada. OK: Clique aqui somente quando a parcela for efetivamente recebida. Para procurar um lançamento em Contas a Receber: a- Localize a empresa desejada b- Clique no campo documento (em branco) c- E a seguir clique no botão Super Procura. d- Ao ser apresentada a tela da super procura, clique no botão PROCURAR. e- Todos os títulos da referida empresa serão apresentados. Basta dar um duplo clique no título desejado e será aberta a respectiva tela em CONTAS A RECEBER. f- Para fazer uma busca geral em todos os títulos lançados, independente do titular, repita o processo acima descrito deixando o campo NOME em branco. g- Para fazer a procura apenas dos pendentes, quitados ou cancelados, deixe marcado apenas a opção desejada e clique em procurar. 164 Como lançar Recebimentos Periódicos Este recurso permite o cadastramento de contas a receber periódicas, tais como aluguéis de imóveis a terceiros. Seu funcionamento é similar à tela de Pagamentos Periódicos em CONTAS A PAGAR. Para recebimentos na forma de Cheques: Ao informar que a parcela será recebida através de cheque, após completar as informações de recebimento, clicar em OK e GRAVAR, será apresentada a tela a seguir Nesta tela devemos informar o BANCO, o número da CONTA e o número da AGÊNCIA. Preenchidas estas informações, o cheque será lançado no CONTROLE DE CHEQUES onde poderá ser adequadamente administrado. Para estornar a quitação de uma parcela: Selecione a linha do pagamento a ser estornado, e clique na lixeira e abrirá a seguinte tela: Marque a opção desfazer pagamento da parcela, clique em OK e ela ficará pendente novamente. Se for marcada a opção cancelar conta, a conta a receber será lançada, porém os valores não são estornados das contas. Quitar documento: caso existam várias parcelas em aberto, e será efetuada a quitação de todas, marque esta opção, pois as parcelas serão unificadas em uma só quitada. 165 FLUXO DE CONTAS A RECEBER Conta Corrente Controle de Cheques Caixa Pequeno Cheque Contas a receber Cartão Conta Corrente Controle de Cartões Caixa Pequeno Dinheiro Conta Corrente Caixa Pequeno Cliente Boletos Conta Corrente Caixa Pequeno 166 4.9. Recebimentos em Aberto Vá para Financeiro – Títulos em aberto – Recebimentos. Esta tela permite a visualização de todas as parcelas pendentes dos recebimentos lançados em Contas a Receber. Para baixar uma parcela diretamente nesta tela, proceda como descrito na tela de Contas a Receber. Para recebimentos na forma de Boletos: • Quando é informado o recebimento através de boleto bancário, o programa entende que deverá gerar um boleto bancário para a parcela em questão. Será criado um boleto para cada parcela assinalada, que será gravado na tela FINANCEIRO / TITULOS EM ABERTO / BOLETOS para posterior impressão e envio. • A respectiva parcela ficará em aberto até que sejam baixadas na data do seu recebimento efetivo. 167 Como imprimir os boletos criados: Vá para Financeiro - Títulos em aberto - Boletos. Nesta tela será possível visualizar os boletos a imprimir (a realizar) ou já impressos (realizados). Para imprimir um boleto constante desta tela, selecione o boleto desejado, marque um X na coluna IMP e clique no botão IMPRIMIR (ou tecle F3). Caso seja necessário alterar o boleto antes de imprimi-lo, selecione o boleto e clique no botão DETALHES. Serão apresentados os detalhes do boleto para alteração. As informações que são exibidas obedecem à configuração realizada no módulo ADMINISTRADOR. Recebimentos através de Cartão de Crédito: Para recebimentos através de cartão de crédito deve-se considerar que o valor da venda não é necessariamente o valor recebido, isto porque a Administradora de Cartões de Crédito irá reter uma porcentagem a título de taxa de administração e só fará o pagamento após um período pré-estipulado (normalmente 30 dias) após o fechamento das faturas com a Administradora. Isto fará com que para cada venda realizada tenhamos um valor e uma data de recebimentos diferentes no financeiro. • Recebimento: é a data na qual o cliente fez o pagamento com o Cartão de Crédito, geralmente é a própria data da venda. • Diferença: com recebimentos em cartão este campo é sempre 0 (zero) • Escolha Cartão na coluna Tipo Recto. • Deixe em branco os campos Documento e Conta Corrente. • Marque o campo com OK Ao gravar, o programa solicitará informações sobre o cartão utilizado na seguinte tela: 168 Aqui deveremos selecionar o nome do cartão utilizado (esta informação deverá ter sido cadastrada em CADASTROS / TABELAS / FORMAS DE RECEBIMENTO). Informamos o número do cartão, confirmamos o nome do cliente, damos o prazo de validade do cartão e informamos também a autorização recebida da Administradora do cartão de crédito. Ao gravarmos, este título será baixado em vendas, mas continuará pendente no financeiro, pois teremos que fazer o fechamento das faturas com cada administradora de cartão. 169 Para fazer o fechamento das faturas pendentes com cada Administradora: Vá para Financeiro / Títulos em aberto / Cartões. Selecione o cartão para o fechamento. • Na região 1 indicada na figura, será exibida as faturas pendentes do cartão selecionado. • Na região 2 indicada na figura será exibida as faturas fechadas e já lançadas em Contas a Pagar. Aqui será possível visualizar os lançamentos pendentes ou quitados no financeiro. Na região 1 da figura, seleciona cada fatura para fechamento e clique no campo OK, uma a uma. Informe a data do fechamento e a taxa praticada pela administradora. Os campos TOTAL e A RECEBER informarão respectivamente os totais bruto e líquido (já descontada a taxa) das faturas selecionadas. Todas as faturas selecionadas serão convertidas num único título a ser lançado no Contas a Pagar. Para completar, informe o número do documento para controle em Contas a Pagar e selecione a Administradora do Cartão. A Administradora deverá ter sido cadastrada previamente em Prestadores com o tipo ADMINISTRADORA DE CARTÃO. Grave. A pendência financeira poderá ser acompanhada nesta mesma tela. Duplicatas Esta tela é para impressão de Duplicatas. Campos da tela: Visualizar a partir de: para que se visualize as duplicatas a partir da data selecionada Realizado: Exibe as duplicatas que já foram impressas A realizar: Exibe as duplicatas que ainda não foram impressas. 170 Duplicata: numero da duplicata Emissão: Data de emissão das duplicatas Nome: Nome do cliente para que a duplicata foi gerada. Vencimento: data de vencimento da duplicata Valor: valor da duplicata Imp: Marque as duplicatas a serem impressas Situação: Pendente – duplicatas que ainda não foram impressas Impressas - estas são serão apresentadas quando a opção realizada estiver marcada. Modelo: qual modelo configurado será impresso a duplicata. Para cancelar uma duplicata, basta selecioná-la e clicar na lixeira. 171 4.10. Fluxo de Caixa Vá para Financeiro – Fluxo de Caixa. No fluxo de caixa podemos analisar a projeção do saldo acumulado baseado em Contas a Pagar combinado em Contas a Receber e partindo de um determinado saldo inicial. Este saldo inicial poderá ser a combinação dos saldos das contas cadastradas na Movimentação Bancária, mais o saldo do Caixa Pequeno mais o saldo dos cheques constantes no Controle de Cheques. Gerando um Fluxo de Caixa: Informe o período desejado. Desmarque a opção RESUMIDO para obter um fluxo de caixa analítico. Informe se será um fluxo de caixa do REALIZADO (já ocorrido) ou do A REALIZAR. Clique em ATUALIZAR. 172 Alterando o Saldo Inicial: Clique no botão CONTAS. Na tela apresentada, selecione as contas que deverão ser consideradas no cálculo do saldo. Nesta tela também será possível fazer as seguintes opções: • Não incluir saldos anteriores e títulos em atraso: • Não incluir contas a pagar e a receber das contas desmarcadas • Não incluir Controle de Cheque • Consolidar Empresa Gravando Fluxos de Caixa: Após a apresentação de um fluxo de caixa é possível gravá-lo para avaliá-lo novamente no futuro. Para isto, após gerar um fluxo basta clicar no botão GRAVAR. Será solicitado um nome para este fluxo. Recuperando um Fluxo de Caixa gravado anteriormente: Clique no botão Super Procura na tela do Fluxo de Caixa e selecione um dos fluxos já gravados anteriormente; 173 4.11. Controle de impostos Os números apresentados nesta tela são provenientes dos impostos incidentes em vendas e compras, gerando créditos e débitos. Nesta tela se pode ver a situação do ICMS, IPI e demais impostos configurados nas tabelas de impostos. Para obter estas informações selecione o mês e ano desejado, e clique em atualizar. 174 4.12. Demonstrativo de Resultados Esta tela obtém informações de diversas áreas do sistema e nos dá importantes indicativos do desempenho da empresa. Adota-se aqui o Regime de Competência. Esta tela pode ser consultada ao longo do mês para que se possa avaliar a evolução dos resultados da empresa. Selecione o Mês/ano desejado e clique no botão Atualizar. Na coluna Acumulado serão mostrados os valores acumulados no mês em Reais, ao lado são exibidas as mesmas informações em valores percentuais. As duas últimas colunas mostrarão os valores acumulados em reais e % dos últimos 12 meses caso existam registros para isto. Ao final de cada mês estas informações deverão ser gravadas para que sejam consideradas no acumulado dos últimos 12 meses. As informações exibidas são as seguintes: Linha 1 - Vendas realizadas no mês (entregues) Linha 2 - Impostos pagos na venda, impostos informados nas telas de vendas Linha 3 - Vendas líquidas, ou seja, vendas brutas menos os impostos Linha 4 - custo das vendas, custo de reposição das mercadorias vendidas na linha 1 175 Linha 5 - Margem de Contribuição bruta, linha 3 menos linha 4 Linha 6 - Despesas Variáveis – geralmente são impostos e comissões ou outras despesas variáveis conforme configuração do plano de contas Linha 7 - Margem de contribuição líquida, linha 5 menos linha 6 Linha 8 - Custos e Despesas Fixas- somatório de todos os custos e despesas fixas no mês em referência. Linha 9 - Lucro ou Prejuízo Líquido, linha 9 menos linha 10 Linha 10 - Outas Receitas, receitas provenientes de outras fontes que não as vendas Linha 11 - Lucro ou prejuízo líquido - linha 9 menos linha 10 Com estas informações o programa pode calcular o faturamento mínimo para que a Margem de Contribuição Líquida seja numéricamente igual ao valor total dos custos e despesas fixas. O botão Detalhes permite a visualização dos detalhes de algumas linhas como vendas, por exemplo: Na parte inferior da tela são apresentadas as seguintes informações: Faturamento Mínimo: É o faturamento mínimo necessário para cobrir os custos fixos da empresa Compras: Valor das compras efetuadas no mês considerado Estoque Monetário: É o valor monetário do Estoque. Observe a opção de incluir ou não materiais de consumo neste valor, conforme especificações dos itens de estoque em Produtos & Serviços. Com referência à linha 04 – Custo das Vendas, pode-se escolher o valor a ser considerado para os lançamentos nesta linha: 8- Custo de reposição 9- Custo Médio 10- Valor de Saída do Estoque. 176 Questões – Financeiro 1- O que é o Caixa Pequeno? a) O caixa pequeno é onde são feitos os lançamentos do caixinha da empresa. b) O caixa pequeno é a conta bancaria da Empresa. c) Caixa Pequeno é onde lançamos todo o dinheiro que entra na empresa exclusivamente. d) N.D.A. 2- Na tela de Movimentação bancaria, é possível configurar para que a conta tenha mais segurança. Qual o procedimento a ser feito? a) Cadastrando apenas uma conta. b) Cadastrando uma senha na conta. c) Cadastrando apenas as contas como administrador. d) Não tem como ter segurança em sua conta. 3- Como faço para ver todas as contas a pagar pendentes? a) Acessando a tela de pagamentos em aberto. b) Acessando a tela de contas a pagar somente. c) Acessando a tela de recebimentos em aberto. d) Acessando a tela de vendas/Pagamentos. 4- A tela de controle de cheques controla que tipo de cheques? a) Controle de cheques recebidos de terceiros ou pré-datados. b) Controla todo tipo de cheque. c) Controla cheques pagos. d) Não controla cheques recebidos. 5- Para que serve o Fluxo de caixa? a) Para realizar a projeção do saldo acumulado baseado em Contas a pagar combinado de contas a receber e partindo de um determinado saldo inicial. b) Para analisar a conta bancaria da empresa. c) Para analisarmos o número de pedidos d) Para analisarmos o número de Compras. 6- De onde provem os números da tela de controle de impostos. a) Os números apresentados nesta tela são provenientes dos pedidos feitos durante um ano. b) Os números apresentados nesta tela são provenientes das compras efetuadas. c) Os números apresentados nesta tela são provenientes dos impostos rateados. d) Os números apresentados nesta tela são provenientes dos impostos incidentes em vendas e compras, gerando créditos e débitos. 177 7- No Empresário3 é possível gerar boleto? a) Não, pois o software não trabalha com o boleto. b) Sim e com validade bancaria. c) Sim, mas não com validade bancaria, pois para ter validade bancaria é necessário ter o modulo CNAB. d) N.D.A. 8- Como faço para desfazer um Recebimento que já foi quitado no sistema a) Não é possível realizar este procedimento. b) Clicando em cima da parcela e clicando no botão excluir-F7, escolhendo a opção desfazer o pagamento da parcela efetuada. c) Clicando no botão excluir na tela de contas a receber. d) N.D.A. 9- Qual tela nos dá importantes indicativos do desempenho da empresa? a) Fluxo de caixa. b) Recebimentos c) Demonstrativo de resultados. d) N.D.A 178 5. RELATÓRIOS Neste menu você tem todos os relatórios das opções vistas anteriormente. Aqui você poderá emitir tanto uma listagem dos dados digitados, quanto um relatório gerencial para tomada de decisões. Neste módulo serão emitidos relatórios gerenciais de movimentações das empresas cadastradas, cálculos e registros pelo software. Estas operações podem ser realizadas pelo vídeo ou pela impressora. Em vários locais dessa tela existe uma tabela de informações que aparecerá no relatório (ordenar por). Para visualização de informações dos relatórios, todos os campos deverão estar preenchidos. Alguns relatórios podem ser acessados em outras telas através do botão imprimir. (1) Ao clicar no botão [X], o relatório será fechado. (2) Ir para a primeira página. (3) Ir para a página anterior. (4) Mostra quantas páginas o relatório ocupou. (5) Ir para a próxima página. (6) Ir para a ultima página. (7) Interrompe a atualização que está sendo feita. (8) Imprime o relatório direto na impressora. (9) Apresenta a configuração de impressão para selecionar o tipo de papel, etc. (10) (*) Para atualizar as informações no relatório, quando feita alguma alteração, por exemplo, no terminal. 179 (11) Exportar os dados para outros softwares como Word, Excel, bloco de notas, etc. (12) Ao clicar nesta função, automaticamente serão mostradas no relatório (lado esquerdo da tela) as informações referentes ao campo selecionados e poderá ser impresso, sem imprimir o relatório completo, isto é, você visualiza sub-relatórios a partir de um já visualizado. Este recurso é possível ao passar o mouse sobre as quebras dos relatórios, quando a seta do mouse vira uma lupa você clica duas vezes e pronto têm um sub relatório somente com aquilo que lhe interessa. (13) Poderá ajustar o tamanho do relatório na tela. (14) Digitar os dados que desejará encontrar no relatório, em seguida clicar no botão que tem o desenho de um binóculo. (15) Informa o total de informações contida na tela. (16) Mostra quando o relatório está concluído. (17) Informa o número de registros que existe cadastrado no sistema. Exemplo para emitir um relatório: 180 Selecione o desejado. O programa apresenta algumas sugestões de períodos para a impressão. Ao escolher um já existente ou digitar um novo, clique na impressora para visualizar o mesmo e confirmar o comando. Árvore para as datas com pastas (menus e sub-menus) mostrando as quebras da mesma forma. Ao clicar em qualquer lugar dessa função, automaticamente o relatório mostra as informações referentes ao campo selecionado. Clicando com o botão direito do mouse o programa analisa dados e imprime a informação que foi visualizada (novo filtro de dados). Ao clicar no botão [X] no canto superior esquerdo da tela você pode fechar cada tabela até a original, para então, fechar essa função. 181 Manutenção 1. BACKUP / RESTORE 2. BANCO DE DADOS 1.5. REPARAR 1.6. COMPACTAR 1.7. CÓPIA DE EMPRESA 1.8. LIMPAR 182 1. BACKUP/RESTORE Backup É utilizada para efetuar uma cópia de segurança de toda a informação cadastrada no sistema. Esta operação deve ser efetuada diariamente. Selecione a opção Backup no menu em Backup/Restore. Normalmente esta cópia será feita no próprio computador para gerar a cópia de segurança em outro local, selecione o destino no campo Localização do Backup. Clique no botão Iniciar. Restore Para restaurar uma cópia de segurança, selecione a opção Restore em Backup/Restore, informe o Local do Backup e clique no botão Iniciar. Configurar Backup Automático Permite a configuração do backup diário. Indique em quais dias da semana o backup automático deverá ser feito e para cada dia, em que pasta deverá ser gravada o arquivo de backup gerado. È possível programar locais distintos para cada dia da semana se necessário. Opções Permite configurar a taxa de compressão do backup. Testar Backup Testa o arquivo de backup para verificar sua integridade. Fixar Backup Em caso de danos no arquivo de backup a melhor opção é gerar um novo. Entretanto na impossibilidade de gerar um novo backup esta opção irá tentar recuperar seu arquivo de backup. Ler Informações Traz informações técnicas sobre o arquivo de backup que eventualmente poderão ser solicitadas pelo Suporte Intelecta durante um atendimento. Sair Fecha o Manutenção. 183 2. BANCO DE DADOS Reparar Procede a reparação da base de dados. Caso não se obtenha sucesso nesta operação será necessário restaurar seu mais recente backup. Compactar A compactação deve ser executada logo após cada reparação para se otimizar o espaço ocupado pela base de dados. Cópia de Empresa Esta função tem a finalidade de inicializar uma empresa a partir dos dados de outra pré-existente. Permite que quando criamos uma nova empresa possamos migrar todo ou parte do cadastro da empresa anterior para a nova empresa. As informações não podem ser transportadas e nem armazenadas em disquetes, são copiadas somente de um banco de dados para ele mesmo, diferenciando-se apenas a Empresa. Procedimento: Para fazer a cópia de empresa é necessário ter no mínimo 2 duas empresas cadastradas. Selecionar a empresa de origem, que contém os dados, e a empresa de destino, para onde serão copiados os dados. Não é possível copiar os dados de uma empresa para ela mesma e também não é possível copiar os dados sem selecionar as duas empresas. Na tela existe uma lista de opções do que é possível copiar, inclusive existem algumas opções que estão desabilitadas, pois estas informações só podem ser copiadas mediante a seleção de outras. Por exemplo, só é possível copiar dados de Formação de Preço de Vendas se a opção Produtos & Serviços também estiver selecionada. Há também a opção que permite ignorar os dados anteriores a uma determinada data. Nesta opção só serão copiados os dados que foram cadastrados após essa determinada data. Ao clicar no botão Cópia será feita a seguinte pergunta: “O Backup já foi feito?”, que é para lembrar da importância do Backup, pois o backup é a única forma de restaurar os dados de um determinado ponto, principalmente se ocorrer algum problema no meio do processo. Imagine se durante o processo de cópia acabar a energia elétrica, essa simples queda de energia pode causar danos ao seu banco de dados que talvez nem o processo de reparação possa corrigir. Se já existe um backup recente, o próximo passo é um alerta ao tempo do processo, que pode ser demorado dependendo da quantidade de informações selecionadas e do volume de dados a ser copiado. Observações: Ao selecionar Clientes automaticamente serão copiadas as informações relacionadas, como endereços, contatos, limite de crédito, mas dependendo da seleção podem ocorrer diferenças entre um cliente em uma empresa e o mesmo 184 cliente na outra empresa, isto porque existem informações que embora sejam relacionadas, mas não são obrigatórias. Um exemplo disso são as preferências do cliente que contêm informações sobre Formas de Parcelamentos, Tabela de Operações, Transportadora, e etc. Neste caso se for selecionada somente a opção Cliente na cópia de empresa, automaticamente os dados da preferência de clientes serão ignorados, já que não foram selecionados. Resumindo, podemos dizer que para copiar todos os dados de clientes, é necessário selecionar todas as opções correlatas a clientes. Não recomendamos a utilização desta função para troca periódica de informações entre empresas. Ao copiar dados de Produtos/Serviços é criada automaticamente uma relação entre os itens para possibilitar a transferência de estoque entre empresas. Este utilitário foi criado principalmente para viabilizar esta transferência de itens de estoque entre empresas. Caso o item não seja gerado pela copia de empresas não há como transferir estoques de uma empresa para outra. Limpar Aqui podemos eliminar completa e definitivamente qualquer uma das empresas criadas no Empresário3, desde que existam pelo menos duas empresas cadastradas. Como esta operação é IRREVERSÍVEL, convém fazer uma cópia de segurança (backup) antes de executá-la, assim se houver algum problema, será possível restaurar a base de dados original. Procedimento: Selecione a empresa a ser eliminada e de um clique no botão Excluir (o botão com a cesta de lixo). Será solicitada uma confirmação para prosseguir com o processo. Após a confirmação o processo de limpeza será iniciado. 185 Gabarito - Administrador 1.D 2.D,C,B 3.D 4.D 5.B 6.C 7.C 8.D 9.A 10.C - Cadastro 1.B 2.A 3.B 4.D 5.B 6.C 7.A 8.B 9.C 10.A 186 Produtos & Serviços 1.A 2.B 3. A 4. D 5.A 6. B 7.B 8.A 9.B 10.D - Movimentação 1.A 2.B 3. C 4. A 5.D 6. C 7.B 8.A 9.C 10.B 187 - Financeiro 1.A 2.B 3. A 4. A 5.A 6. D 7.C 8.C 9.C 188 Anotações 189 Anotações 190 Anotações 191
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