GUIA PARA EMISSÃO DE
NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS
MODELO 55 VIA LBCGAS STATION
(VERSÃO DO MANUAL: 1.6)
21 de Dezembro de 2010
Todas as alterações ou novidades incluídas nesta versão estão destacadas.
* VERIFIQUE SEMPRE, ACESSANDO O ÍCONE DE HELP DA NOTA FISCAL, SE EXISTE NOVA
VERSÃO DESTE MANUAL DISPONÍVEL.
ÍNDICE
Página
- APRESENTAÇÃO _________________________________________________
2
- PRÉ-REQUISITOS___________________________________________
2
- INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA_________
3
- EMPRESAS OBRIGADAS A EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS
ELETRÔNICAS______________________________________________
3
- DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE)__
3
- ENVIO DO XML PARA O DESTINATÁRIO E TRANSPORTADORA____
4
- MANUTENÇÃO DOS CADASTROS DO SISTEMA__________________
4
- CANCELAMENTOS___________________________________________
4
- NOTA FISCAL DENEGADA_____________________________________
4
- CONTINGÊNCIA OPERACIONAL________________________________
5
- PEDIDO DE INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO_____________________
5
- INSTALANDO O CERTIFICADO DIGITAL NO SISTEMA OPERACIONAL (A1)__
6
- REGISTRANDO ARQUIVOS NECESSÁRIOS PARA ASSINATURA
ELETRÔNICA_____________________________________________________
9
- DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS_________________
10
- CONFIGURANDO O MÓDULO GERENCIAL PARA FUNCIONAMENTO COM A
NOTA FISCAL ELETRÔNICA________________________________________
11
- GERANDO NOTAS PARA EMISSÃO ELETRÔNICA ______________________
13
- SELECIONANDO UMA NOTA PARA EMISSÃO ELETRÔNICA______________
14
- EMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE____________________
15
- IMPRIMINDO O DANFE_____________________________________________
18
- CANCELANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA_______________________
19
- ENVIANDO XML E DANFE PARA O DESTINATÁRIO______________________
20
- EMITINDO NOTA FISCAL EM CONTINGÊNCIA__________________________
21
- INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO_____________________________________
22
- PERGUNTAS E RESPOSTAS________________________________________
27
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1
APRESENTAÇÃO
Este guia foi desenvolvido com objetivo de auxiliar na implantação, configuração e
emissão de notas fiscais eletrônicas modelo 55 através do software LBC Gas Station Módulo gerencial.
PRÉ-REQUISITOS
Para o correto funcionamento da nota fiscal eletrônica devemos observar alguns
pré-requisitos:
1. Módulo LBCGAS na versão 4.04 ou superior.
2. Certificado digital no modelo A1.
IMPORTANTE: Antes de adquirir um certificado digital verifique junto à empresa
emissora se o mesmo é compatível com a versão do sistema operacional utilizado
pela empresa. Existem modelos de certificado que são incompatíveis com algumas
versões do MS-Windows (2000, 2003, 2008, etc).
3. Habilitação do serviço de emissão de nota fiscal eletrônica junto a Secretaria da
Fazenda do Estado (peça orientação ao contador da empresa). Será necessário o
preenchimento do requerimento de “cadastro de emissor de nota fiscal eletrônica –
NF-e”. No campo de identificação do aplicativo, preencha:
Para o correto preenchimento do campo “versão e data do aplicativo utilizado para
emissão da NF-e”, verifique a versão do módulo Gerencial instalada em sua empresa.
4. Conexão com a internet (banda-larga, preferencialmente).
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2
INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA
A nota fiscal eletrônica modelo 55, de existência apenas digital, tem como objetivo a
implantação de um modelo nacional de documento eletrônico para a substituição da
sistemática atual de emissão de nota fiscal série 1 e 1A em papel. Com a nota fiscal
eletrônica além de agilidade na emissão e prestação das informações, o contribuinte
diminui consideravelmente seus gastos com formulários (notas série 1/1A) e
armazenamento.
EMPRESAS OBRIGADAS A EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS:
A Receita Federal do Brasil divulga com freqüência atualizações da lista de
contribuintes obrigados à emissão de notas fiscais eletrônicas. Esta obrigação dá-se por
atividade econômica (CNAE).
A partir de 1o de dezembro de 2010, torna-se obrigatória a emissão de notas fiscais
eletrônicas para vendas destinadas a estados diferentes do emitente.
Para os estados do Mato Grosso, Rio Grande do Sul, São Paulo, Rio de Janeiro,
Ceará, Amazonas, Pará, Rondônia, Amapá, Goiás e Paraná torna-se também obrigatória a
emissão de nota fiscal eletrônica em estabelecimentos que mantêm relação comercial com
empresas públicas de qualquer dos poderes (União, Estados e Municípios). Os outros
estados da federação serão obrigados à emissão de NFe para este último caso à partir de
1o de abril de 2011.
Segundo Isaias Jonas de Andrade (consultor tributário, contador, auditor e
palestrante de diversos cursos sobre nota fiscal eletrônica) para empresas que ainda não
tiveram a atividade econômica divulgada como emissão obrigatória de NFe mas mantêm
relação comercial com o estado ou empresas situadas em outros estados, torna-se
obrigatória a emissão de NFe apenas para estas relações, podendo o contribuinte manter
a nota fiscal em formulário contínuo 1/1A para suas outras operações. Confirme com seu
contador se esta informação é válida para sua empresa. Se positivo, você poderá optar por
emitir nota fiscal eletrônica para todas as transações ou apenas para as transações
obrigatórias. Leia mais sobre esse assunto no anexo “perguntas e respostas”.
DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE):
A representação gráfica da nota fiscal eletrônica é chamada DANFE (documento
auxiliar da nota fiscal eletrônica). O DANFE pode ser emitida em papel comum,
preferencialmente em impressoras laser ou à jato de tinta devido a presença de elementos
gráficos. A impressão do DANFE tem como objetivo acobertar o trânsito das mercadorias,
servir de documento de aceite (recebimento) comprovando a entrega e como auxílio da
escrituração da nota de entrada pelo destinatário.
Em casos de contingência (falta de conexão com a internet) esta impressão pode
ser feita em papel moeda especial chamado formulário de segurança. Este formulário deve
ser adquirido pela empresa em número suficiente para acobertar estas situações adversas.
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3
ENVIO DO XML PARA O DESTINATÁRIO E TRANSPORTADORA:
A legislação exige que o emitente de notas fiscais eletrônicas disponibilize ou envie
o arquivo XML que deu origem a nota para seu destinatário. Uma cópia deste XML
também deve ser enviada para a empresa responsável pelo transporte da mercadoria (se
necessário).
MANUTENÇÃO DOS CADASTROS DO SISTEMA:
Quando uma NFe é enviada para o WebService, o sistema da Receita faz a
verificação estrutural do arquivo XML e da assinatura digital. Códigos de identificação dos
produtos (NCM), combustíveis (ANP), CPF/CNPJ, Inscrição estadual, endereços são
apenas alguns dos vários campos verificados. Entretanto, consistências de valores e
alíquotas não são realizadas. Por este motivo, a manutenção dos cadastros de clientes,
fornecedores, produtos e combustíveis torna-se de extrema importância evitando
contratempos na validação das operações. Torna-se imprescindível também a verificação
de conteúdo das notas antes e após a emissão eletrônica.
CANCELAMENTOS:
Quando uma NFe é emitida e algum erro é detectado, o contribuinte pode fazer seu
cancelamento, também on-line, no prazo máximo de 168 horas (este prazo será alterado a
partir de 1o de janeiro de 2011 para apenas 24 horas). Portando, sempre que identificado
um erro de emissão, registre seu cancelamento imediatamente.
NOTA FISCAL DENEGADA:
É importante destacar que a nota fiscal eletrônica, sempre que emitida, passará por
uma checagem automática na Receita Federal e nas Secretarias de Fazenda (SEFAZ) de
cada Estado. Para que a validação ocorra e as transações comerciais sejam permitidas,
ambas as partes, a que emite e a que recebe a NFe, precisam estar com suas obrigações
fiscais em dia, tanto em nível estadual quanto federal. Caso a validação não ocorra, a
emissão da NFe ficará interrompida (denegada) e bloqueada até que a divergência seja
sanada. Por isso, é fundamental que cada uma das partes esteja em dia com suas
obrigações perante a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
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4
CONTINGÊNCIA OPERACIONAL:
Nas hipóteses em que não for possível realizar a transmissão do arquivo XML da
NFe, o contribuinte deverá utilizar uma das duas formas de contingência disponibilizadas
pelo sistema. São elas: Contingência SCAN e contingência por uso do formulário de
segurança.
A Contingência SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional) deve ser
utilizada quando o WebService da SEFAZ da unidade federada do emitente está fora do
ar. Esta contingência realiza o envio do XML diretamente para os servidores da Receita
Federal do Brasil. A RFB faz a validação da nota fiscal e se responsabiliza pelo envio das
informações a SEFAZ estadual, quando a mesma voltar ao funcionamento normal. Esta
contingência é caracterizada pela geração de notas fiscais modelo 55 com série dentro da
faixa de 900 a 999. A contingência SCAN depende da ativação da SEFAZ de origem, o
que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver
com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NFe.
No site da Receita Federal do Brasil, é possível fazer uma consulta sobre a disponibilidade
dos servidores estaduais. Acesse: http://www.nfe.fazenda.gov.br clique na opção
“Consultas Expand Consultas”, “Disponibilidade de Serviço” e em seguida “Versão 2.00”.
A contingência por uso do formulário de segurança (FSDA) deve ser utilizada
quando o contribuinte, por problemas técnicos, não consegue estabelecer conexão com a
SEFAZ estadual e nem com a Receita Federal do Brasil (através de contingência SCAN).
Esta contingência caracteriza-se pela emissão sem prévia autorização de uso, devendo o
DANFE ser impresso em duas vias de igual teor (uma deve acompanhar a mercadoria e a
outra ficar arquivada na empresa), utilizando formulário de segurança informando “DANFE
em Contingência Impresso em Decorrência de Problemas Técnicos”. A transmissão da
NFe para obter a autorização de uso deverá ser realizada quando cessados os problemas
técnicos que impediam a transmissão, até o prazo máximo de 168 horas.
PEDIDO DE INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO:
O contribuinte deverá solicitar até o décimo dia do mês subseqüente mediante
pedido de inutilização de número da NFe a inutilização de números de NFe não utilizados,
na eventualidade de quebra de seqüencia da numeração da NFe. Esta inutilização registra
na SEFAZ que a faixa de numeração não foi e não será utilizada.
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5
INSTALANDO O CERTIFICADO DIGITAL NO SISTEMA OPERACIONAL (A1)
A instalação do certificado digital da empresa deve ser feita diretamente no sistema
operacional. Nos passos seguintes, será apresentada uma instalação realizada no
Windows 7. Existem variações de versão para versão do Windows, portanto, em caso de
dúvidas, entre em contato com o técnico responsável pela informática da empresa para
sua execução.
Em algumas versões de Windows que tratam de
restrição de acesso do usuário (Windows 7, Vista, 2003,
2008) pode ser necessário executar todos os passos da
instalação como administrador. Para isso, clique com o
botão direito do mouse sob o objeto a ser executado e
selecione “executar como administrador”.
Alguns órgãos emissores de certificados digitais fornecem um software chamado “cadeias
de certificação” junto do certificado. Verifique se o certificado adquirido possui este
software. Caso possua, efetue sua instalação antes de prosseguir. A instalação deste
software normalmente é simples mas, caso precise de suporte para fazê-la, entre em
contato diretamente com a empresa emissora.
Localize em sua máquina o arquivo do certificado digital da empresa. Selecione-o e
execute-o com um duplo clique do mouse ou ENTER.
Uma tela de boas vindas será
apresentada. Clique em avançar.
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O
assistente
de
instalação
confirmará o arquivo de certificado
que deve ser importado. Confira as
informações e clique em avançar.
A tela seguinte solicitará a senha de
assinatura do certificado. Digite-a.
A opção “Ativar proteção de alta
segurança para chaves particulares.
Se ativar estar opção, você será
avisado todas as vezes que uma
chave particular for usada por um
aplicativo” indica o modo de
proteção desejado. Se marcada, o
sistema operacional pedirá a senha
do certificado toda vez que o
sistema fizer sua utilização. A
decisão de marcá-la ou não
depende de cada empresa e das
pessoas envolvidas nos processos.
Lembre-se que marcando-a, toda
vez que o sistema for executar alguma função de nota fiscal eletrônica a senha será
solicitada.
A opção “Marcar esta chave como exportável. Isso possibilitará o backup e o transporte
das chaves posteriormente” deve, por segurança, estar desmarcada.
A tela seguinte traz informações
sobre
o
armazenamento
do
certificado. Selecione a primeira
opção e clique em avançar.
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Clique em concluir para efetuar a
instalação.
Uma tela de sucesso será exibida.
Se algum erro ocorrer, verifique se
o usuário atual do sistema
operacional é tem credenciais de
administrador. Se mesmo assim o
problema persistir, entre em contato
com o técnico da empresa
responsável pela informática.
ATENÇÃO: Em versões do Windows que possuem controle de usuário (Vista, 7,
2003, 2008, etc) pode ser necessário instalar o certificado para cada uma das
contas que for utilizar a nota fiscal eletrônica.
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8
REGISTRANDO
ELETRÔNICA
ARQUIVOS
NECESSÁRIOS
PARA
ASSINATURA
Com o certificado instalado, o próximo passo é registrar no sistema operacional
dois arquivos necessários para a assinatura digital. São eles: CAPICOM.DLL e
MSXML5.DLL.
1. Localize, na pasta de instalação do módulo LBCGAS Gerencial, o arquivo
“REGISTRA DLLS NFE.BAT”.
2. Execute-o.
3. Devem ser apresentadas duas mensagens de sucesso com um texto parecido com
“DLLRegisterService em capicom.dll/msxml5.dll teve êxito”.
Se alguma mensagem de erro for apresentada, lembre-se de “executar como
administrador” (página 6).
Pronto! O certificado digital e os arquivos necessários para sua assinatura foram
instalados. Reinicie o computador antes de prosseguirmos.
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9
DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS
É importante, antes do início da operação com a nota fiscal eletrônica, definirmos
as atribuições de cada usuário do sistema. Para configurarmos o perfil de acesso, acesse
“Cadastros > Usuários”, selecione o usuário desejado e clique no botão “perfil de acesso”.
Em “Fiscal > Nota fiscal eletrônica (mod.55)” você encontrará as opções relativas a nota
fiscal eletrônica. Defina-as de acordo com o perfil de cada usuário.
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CONFIGURANDO O MÓDULO GERENCIAL PARA FUNCIONAMENTO COM A
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
O primeiro passo para configurarmos o módulo gerencial para funcionamento com
nota fiscal eletrônica é identificarmos o certificado digital que será utilizado.
Acesse “Utilitários > Configurações > Nota fiscal eletrônica > NFe – Configurações”.
Na aba “1. Geral”, serão apresentadas as seguintes configurações:
Observe que, na parte
superior da tela, é exibido
o “Status do módulo NFe”.
Se o status exibido for
inativo, entre em contato
com a LBC Sistemas para
aquisição do mesmo.
informe-se sobre a última série utilizada até o momento.
Em “Série atual” informe o
número da série a ser
utilizada na emissão de
notas. Se você está
implantando a NFe pela
primeira vez na empresa,
utilize série 1. Senão,
Em “Ambiente atual”, selecione o tipo de ambiente que será utilizado. Utilize o ambiente de
homologação sempre que desejar realizar testes. Utilize o ambiente de produção apenas
quando certificado que todos os testes estão OK e a empresa está apta a emitir NFe
definitivamente.
Em “Certificado digital a ser utilizado para assinatura das notas fiscais”: Clique no botão “?”
para abrir a lista de certificados digitais instalados no sistema operacional.
Serão
listados
todos
os
certificados existentes, inclusive
os já expirados (em vermelho).
Selecione um certificado válido e
clique em selecionar.
Se o certificado desejado não
estiver na lista, repita os passos
de instalação do mesmo como
explicado
nas
páginas
anteriores.
Em “Logotipo da empresa (formato BMP) utilizado para impressão da DANFE (opcional)”:
Informe, opcionalmente, o arquivo de imagem no formato BMP que deve ser utilizado na
impressão do DANFE.
Em “Regime tributário”, selecione o regime de enquadramento da sua empresa.
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Em “utilizar na emissão da NFe o endereço”, selecione se deseja emitir NFe informando o
endereço de correspondência ou de cobrança dos clientes. Esta definição é válida para
todos os clientes cadastrados.
Na aba “2. WebService” serão apresentados os endereços de conexão. Estes endereços
são diferentes de estado para estado e são preenchidos automaticamente pelo sistema
com seus valores padrões. Não será necessário alterá-los.
Clicando no botão
“testar conexão
com o webservice”
o sistema
apresentará
informações
básicas retornadas
pela Receita sobre
o serviço.
Um dos retornos
desta função diz respeito a ativação ou não do serviço de emissão de notas fiscais
eletrônicas. Se no retorno for informado que este serviço está inativo ou desabilitado, entre
em contato com sua contabilidade e peça que regularizem esta situação.
Na aba “3. Reinício de numeração” definiremos o número da próxima nota fiscal a ser
emitida por série e ambiente
(homologação ou produção).
Será solicitada a senha master
do módulo NFe (esta senha foi
informada no momento da
aquisição do módulo).
É prudente fazermos testes de
todas as operações realizadas
pela empresa no ambiente de
homologação. Portando, crie
uma numeração para este
ambiente, começando na série 1
e próxima nota fiscal sendo a
número 1. Após os testes, inicialize o ambiente de produção criando sua série e
numeração.
Será necessário também inicializarmos uma numeração para a série 900, possibilitando a
a utilização do recurso de contingência SCAN (veja maiores informações na página 5).
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12
GERANDO NOTAS PARA EMISSÃO ELETRÔNICA
A emissão de notas do sistema sofreu pequenos ajustes para trabalhar com notas
fiscais eletrônicas. Os procedimentos básicos para geração da nota (faturamento ou
entrada/saída de mercadoria) continuam os mesmos. A única alteração foi no visual da tela
de emissão de notas (exibindo modelo e série) e nas novas funções de emissão e
impressão.
Exemplificaremos abaixo a emissão de uma nota fiscal eletrônica a partir de um
faturamento.
Na tela de emissão de notas, clique no botão “nova”. Selecione “faturamento de cliente”
como origem das informações. Informe o número da fatura desejada (em nosso exemplo,
número 5).
Informe o CFOP e a natureza de operação para emissão da nota fiscal (neste exemplo,
5929 por ser uma nota de substituição de cupons para um destinatário residente no
mesmo estado do emitente).
Clique em processar e aguarde o término. O conteúdo da nota será exibido na listagem
com status de “disponível”.
Neste momento o usuário deve definir se a nota fiscal será emitida eletronicamente ou
impressa em formulário modelo 1/1A (se permitido para sua empresa – consulte seu
contador). Se desejar emitir uma nota modelo 1/1A, faça-a normalmente clicando no botão
“imprimir”.
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13
SELECIONANDO UMA NOTA PARA EMISSÃO ELETRÔNICA
Para emitir a nota fiscal eletronicamente, clique no botão “Selecionar notas para a
emissão eletrônica”. Identifique na listagem a nota fiscal que deseja emitir. Observe que,
por padrão, são listados somente notas fiscais “disponíveis” geradas nos últimos 30 dias.
Para alterar este filtro, clique na tarja vermelha “Listando notas fiscais PENDENTES
geradas entre“. Tecle barra de espaço em cima da nota para selecioná-la.
Observe que, no momento de seleção da nota fiscal, o sistema exibiu uma mensagem de
erro. Neste caso, uma revisão no cadastro do combustível álcool comum está sendo
solicitada pois os campos código ANP e código NCM, obrigatórios para a emissão de NFe,
não estão preenchidos. Quando um erro for apresentado identifique-o, feche a tela de
seleção de notas e, após corrigi-lo, repita o passo anterior selecionando novamente a nota.
Você poderá selecionar várias notas para emissão ao mesmo tempo (no nosso exemplo a
listagem possui apenas a nota fiscal originada da fatura número 5).
Realizadas as seleções, o sistema está pronto para comunicar com o WebService
solicitando a emissão dos documentos.
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14
EMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE
Na tela de emissão de notas, clique no botão “emitir eletronicamente notas
selecionadas”. Será exibida uma listagem com todas as notas previamente selecionadas
para a emissão eletrônica.
Nesta listagem serão exibidas todas as notas que estão aguardando o comando de
emissão, como também notas que foram anteriormente enviadas mas não foram
autorizadas devido a algum erro.
Clique no botão verde “emitir notas pendentes” para iniciar a transação. O sistema
fará a conexão e envio dos arquivos XML para o WebService solicitando a emissão das
notas fiscais eletrônicas. Este processo pode demorar alguns segundos por nota fiscal pois
o sistema envia a requisição e aguarda a resposta do servidor autorizando ou não sua
emissão.
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Ao final do processamento, a coluna “situação” exibirá o resultado de cada
transação efetivada. Em nosso caso, a NFe selecionada retornou com status de “erro –
não emitido”. Para visualizar informações detalhadas do erro, clique no botão “visualizar
log de envio”.
Quando a emissão da nota fiscal é negada, a descrição do problema é retornada
pelo próprio WebService da Receita. Quando a descrição do erro não for compreendida,
clique no botão “pesquisar por soluções para este problema”. Será aberto um documento
com várias mensagens de erro e procedimentos para a solução. Se este documento não
for suficiente para sanar o problema, pesquise por dicas na internet (Google).
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Solucionado o(s) problema(s), volte a executar o processo de emissão de notas até que o
status de “emitido com sucesso” seja apresentado.
A nota fiscal eletrônica foi aceita e autorizada pelo WebService. Feche a tela de
emissão finalizando o processo.
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17
IMPRIMINDO O DANFE
Após o processo de emissão, a impressão do DANFE das notas fiscais eletrônicas
autorizadas é habilitada. Na tela de emissão de notas, clique em “imprimir DANFE”.
Informe a origem das informações
(faturamento de cliente ou entrada/saída de
mercadorias).
Informe o intervalo da origem que deve ser
impresso (no nosso exemplo, apenas a
fatura de número 5).
Clique em “processar” para visualizar o
DANFE.
O DANFE (documento auxiliar da nota
fiscal eletrônica) deve ser impresso em
papel comum, preferencialmente do
formato A4 e em impressora laser ou à
jato de tinta.
Confira as informações impressas como
também as registradas no site da fazenda,
informando a chave de acesso encontrada
na parte superior direita do documento.
Se algum problema for encontrado, você
poderá proceder com o cancelamento da
nota fiscal. O prazo para este
cancelamento é, até 1o de janeiro de 2011
de 168 horas (7 dias). A partir de 1o de
janeiro de 2011, este prazo passará para
24 horas. Portanto, se algum erro for
detectado, não deixe de cancelar a nota
fiscal imediatamente.
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CANCELANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Constatado algum erro na emissão da nota fiscal eletrônica e estando dentro do
prazo limite para registro de seu cancelamento (24 horas de sua comunicação com o
WebService), proceda da seguinte maneira:
Na tela de emissão de notas fiscais, localize a nota fiscal que deseja cancelar e
clique no botão “cancelar”.
Será exibida uma tela solicitando o motivo de cancelamento deste documento.
Informe o motivo real do cancelamento com no mínimo 15 caracteres. Clique em “cancelar
nota” para processar.
O sistema fará a comunicação imediatamente com o
WebService solicitando o cancelamento. Se o cancelamento
for aceito, a mensagem “Nota fiscal cancelada com sucesso”
será apresentada e o “status atual” do documento será
alterado para “NFE-Cancelada”.
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19
ENVIANDO XML E DANFE PARA O DESTINATÁRIO
A legislação prevê que o emitente de notas fiscais eletrônicas deve enviar ou
disponibilizar para seu cliente (destinatário) uma cópia do arquivo XML originalmente
utilizado para a emissão do documento. Na opção “contatos”, disponível nos cadastros de
clientes, fornecedores e transportadoras, você poderá configurar os e-mails de todas as
pessoas que devem receber uma cópia deste arquivo (contadores, pessoal de compras,
transporte, etc).
O sistema disponibiliza um serviço de envio automatizado destes arquivos para
contatos (e-mails) da empresa previamente cadastrados. Para ativá-lo, acesse “Utilitários >
Configurações > Sistema > Conta de E-Mail”. Clique no ícone “ ” para maiores
informações.
Quando a configuração for realizada, acesse, na tela de notas fiscais emitidas, a
opção “Enviar XML/DANFE”.
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EMITINDO NOTA FISCAL EM CONTINGÊNCIA
Eventualmente, pode ser necessário emitir notas fiscais eletrônicas em modo de
contingência (por problemas técnicos da SEFAZ ou de sua conexão com a internet). O
sistema disponibiliza dois tipos de contingência. São elas: Contingência SCAN e
Impressão do DANFE em formulário de segurança (leia sobre na página 4).
Para ativar a contingência, clique no botão “emitir notas pendentes através de
contingência” existente na tela de emissão
eletrônica de notas fiscais pendentes.
A
tela
ao
lado
será
apresentada solicitando que
você escolha o tipo de
contingência
que
será
utilizada. Esta decisão deve
levar em consideração o tipo
de problema em questão. Se o
servidor da SEFAZ de seu
estado estiver fora do ar para
manutenção,
utilize
a
“contingência SCAN”. Se você
estiver
com
problemas
técnicos para acessar a
internet, utilize a contingência
por impressão formulário de
segurança (FSDA).
Informe uma justificativa da entrada neste modo de operação. Esta justificativa deve ser
detalhada e ter no mínimo 15 e no máximo 250 caracteres.
Se o modo selecionado foi de Contingência SCAN, clique em “Emitir notas pendentes”
para que o sistema solicite a emissão de todas as notas fiscais pendentes perante a
Receita Federal do Brasil. Ao final do processo imprima normalmente o DANFE ou, caso
necessário, efetue o cancelamento de notas incorretas.
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Se o modo de contingência selecionado foi de contingência por formulário de segurança,
selecione na listagem a nota
fiscal que deve ser emitida por
este processo. Informe o
motivo da contingência e o
número da primeira via do
formulário FSDA que será
utilizado. Clique em “Emitir
nota selecionada”. O sistema
fará a alteração do status
apenas
da
nota
fiscal
selecionada na listagem para
“NFE-CONTINGÊNCIA FSDA”
e permitirá a impressão do
DANFE
mesmo
sem
a
comunicação
com
o
WebService. Esta nota ficará
pendente até que seja possível
transmiti-la para a Receita,
tornando-a
eletronicamente
válida (consulte os prazos limites desta contingência com seu contador).
O DANFE deve ser impresso em duas vias de mesmo teor. Uma via deve ser armazenada
pela empresa emissora e a outra entregue a empresa destino.
INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO
Para registrar a inutilização de um número de nota ou de uma seqüência de notas,
acesse “Fiscal > Nota fiscal eletrônica (mod.55) > Inutilização”. Clique no botão “registrar
nova inutilização de numeração”.
Em “série”, informe a seriação que terá a
numeração inutilizada.
Em “número inicial” e “número final”, informe o
intervalo de notas que devem ser inutilizadas.
Muita atenção ao realizar este processo pois
ele não poderá ser cancelado posteriormente.
Por segurança, o sistema LBC permite a
inutilização de no máximo 100 notas por vez.
Portanto, se deseja cancelar um número
superior a este, repita a operação o quanto for
necessário.
Em “motivo da inutilização”, descreva o motivo desta operação com pelo menos 15
caracteres.
Clique em “Registrar” para que o sistema faça a comunicação com o WebService e retorne
o resultado desta solicitação.
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PERGUNTAS E RESPOSTAS
O DESTINATÁRIO DA MERCADORIA PODERÁ EXIGIR RECEBER A NOTA FISCAL
EM PAPEL MODELO 1 OU 1A AO INVÉS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?
Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários.
Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, a obrigatoriedade de emissão
de NF-e aplica-se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos, sendo
vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A.
Os contribuintes emitentes que não são obrigados a emitirem NF-e, pois decidiram a
adoção do modelo de forma espontânea, deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo
a eles a decisão da emissão da nota fiscal modelo 1 ou 1A ou Nota Fiscal Eletrônica,
conforme sua conveniência.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o
destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo
transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese
prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos
na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas na legislação.
(FONTE: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc014)
AS EMPRESAS OBRIGADAS SERÃO CREDENCIADAS DE OFÍCIO PELA
SECRETARIA
DA
FAZENDA
OU
TERÃO
QUE
PROVIDENCIAR
SEU
CREDENCIAMENTO PARA EMISSÃO DE NF-E?
Com o aumento do número de segmentos obrigados, Secretarias de Fazenda
credenciaram sumariamente os estabelecimentos identificados como obrigados. Esses
estabelecimentos ingressarão automaticamente na fase de produção da NF-e, sendo
considerados emissores voluntários até a data do início da vigência da obrigatoriedade.
Iniciada a data de obrigatoriedade, cessa a voluntariedade e, com ela, a possibilidade de
emitir documentos fiscais em papel, modelo 1 ou 1-A, que deverão ser substituídos,
necessariamente, pela NF-e.
O contribuinte que esteja obrigado a emitir NF-e, modelo 55, em substituição à nota fiscal
modelo 1 ou 1-A, cujo estabelecimento, eventualmente, não tenha sido credenciado,
deverá providenciar o credenciamento de seu estabelecimento, conforme procedimentos
previstos no site da SEFAZ de sua circunscrição.
De outro lado, o contribuinte que não pratique as atividades da obrigatoriedade mas tenha
sido credenciado de ofício deverá procurar a repartição fiscal de sua jurisdição para
providenciar a regularização de sua situação cadastral, modificando as atividades de seu
cadastro que tenham vínculo com a obrigatoriedade para a seguir efetuar a anulação da
informação de obrigatoriedade.
(FONTE: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc014)
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UMA EMPRESA CREDENCIADA A EMITIR NF-E DEVE SUBSTITUIR 100% DE SUAS
NOTAS FISCAIS EM PAPEL PELA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?
O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que não seja obrigado à sua emissão deverá
emitir, preferencialmente, NF-e em substituição à nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A.
Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na
legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal
modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da
obrigatoriedade). No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir
também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal
(além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e,
pois a nota fiscal eletrônica substituirá apenas as operações anteriormente acobertadas
por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.
(FONTE: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc014)
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