ÍNDICE
1. PRAZOS ........................................................................................................... 1
2. SOLICITAÇÃO DE DEVOLUÇÃO ......................................................................... 1
3. MOTIVOS DE DEVOLUÇÃO ............................................................................... 2
4. TIPOS DE DEVOLUÇÃO ..................................................................................... 3
4.1.
Integral ato da entrega ................................................................................3
4.2.
Integral pós-recebimento ............................................................................ 3
4.3.
Parcial pós-recebimento.............................................................................. 3
5. PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DA DEVOLUÇÃO ................................. 3
5.1.
Devolução Integral ato da entrega ..............................................................3
5.2.
Devolução Integral pós-recebimento ..........................................................4
5.3.
Devolução Parcial pós-recebimento............................................................4
5.4.
Modelos e Documentos de Devoluções ......................................................5
5.4.1. Modelo de Nota Fiscal de Devolução ....................................................5
5.4.2. Modelo de Carta de Devolução (somente para clientes Hospitalares).6
5.4.3. Devolução Fora do Padrão (Fracionada) ...............................................7
5.4.4. Recusa de Devolução Fora do Padrão ...................................................8
6. AUTORIZAÇÃO DE DEVOLUÇÃO ....................................................................... 10
7. COLETA DE MERCADORIA / DEVOLUÇÃO ......................................................... 10
7.1.
Campos da Ordem de coleta .......................................................................11
7.1.1. Modelo Ordem de Coleta ......................................................................11
7.1.2. Comprovante Efetivação da Coleta .......................................................12
7.1.3. Protocolo Via do Cliente ........................................................................12
7.2.
Coleta sem sucesso......................................................................................12
8. CONCLUSÃO .................................................................................................... 14
9. PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS DE DEVOLUÇÃO ........ .14
9.1.
Introdução ...............................................................................................14
9.2.
Natureza da Operação .............................................................................14
9.3.
Destinatário .............................................................................................15
9.4.
Data de emissão ...................................................................................... 15
9.5.
Data de saída ...........................................................................................15
9.6.
Descrição dos Produtos ...........................................................................15
9.7.
CFOP ........................................................................................................15
9.8.
CST ...........................................................................................................17
9.9.
Impostos, Descontos e Repasse ..............................................................18
9.10. Como consultar o Portal da NFe? ............................................................21
9.11. Como identificar o desconto e o repasse da Nota Fiscal?.......................23
9.12. Referenciação de Nota Fiscal de Origem.................................................24
9.13. Clientes Não Contribuintes de ICMS .......................................................24
9.14. Dúvidas ....................................................................................................24
1. PRAZOS
Até 04 dias uteis após emissão da NF de venda para devoluções das divisões
DISTRIBUIÇAO DIRETA, FARMA e HOSPITALAR. E até 06 dias uteis após a emissão da NF de
venda para devoluções da Divisão ALIMENTAR.
2. SOLICITAÇÃO DE DEVOLUÇÃO
Toda devolução deverá ser solicitada pelo cliente através dos seguintes canais:
Representantes de Vendas: Entrar em contato com o vendedor e informar devolução, o
mesmo tem acesso e também é responsável por realizar o cadastro no site.
Central de Soluções: Telefone – 0800 709 9065 ou [email protected]
1
3. MOTIVOS DE DEVOLUÇÕES
MOTIVOS
ATRASO
BOLETO
CADASTRO /ENDEREÇO
DANIFICADO
DESCONTO E PRAZO
DESVIO DE QUALIDADE
DUPLICADO
ERRO DE CAPTAÇÃO PEDIDO
FALTA DE BONIFICACAO
FALTA UNIDADE
FALTA VOLUME
IMPOSTO
DESCRIÇÃO
NOTA OK - PEDIDO OK - E FISICO DIVERGENTE EM QTDE/ITEM "DEVE SER EMITIDO NFD DO ITEM
INVERSAO FISICO X NOTA
FALTANTE/FATURADO NA NF" E “FISICAMENTE DEVOLVER O ITEM RECEBIDO INVERTIDO”
LOTE
NAO PEDIU
PREÇO
RECOLHIDO PELA INDÚSTRIA
ROTA ERRADA
SOBRA DE MERCADORIA FÍSICA NO QUAL O ITEM NÃO É FATURADO NA NF. "NÃO DEVE SER EMITIDO
SOBRA MERCADORIA FÍSICA NFD"
VALIDADE CURTA
VALIDADE INF A TRES MESES
XML
IMPORTANTE:
Produtos Termolábeis (GELADEIRA): Serão aceito somente devoluções pelos seguintes
motivos:
ATRASO;
DANIFICADO;
DESVIO DE QUALIDADE; (contendo protocolo de autorização gerado junto à
indústria)
FALTA UNIDADE;
FALTA VOLUME;
INVERSÃO FÍSICO x NOTA
LOTE;
RECALL;
ROTA ERRADA;
2
VALIDADE INFERIOR A TRÊS MESES;
4. TIPOS DE DEVOLUÇÃO
4.1.
Integral ato da entrega: Recusa do recebimento da mercadoria realizada no
ato da entrega, onde nesse momento a transportadora retorna com os
volumes e NF com a recusa do cliente para a Servimed.
4.2.
Integral pós-recebimento: Devolução integral (total) realizada pósrecebimento, após cliente ter assinado o comprovante de entrega e ou
canhoto da NF em questão, é obrigatório o envio da NFD.
4.3.
Parcial pós-recebimento: Devolução parcial (parte da mercadoria faturada)
realizada pós-recebimento, após cliente ter assinado o comprovante de
entrega e ou canhoto da NF em questão, é obrigatório o envio da NFD.
5. PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DA DEVOLUÇÃO
5.1.
Devolução Integral no ato da entrega: Conforme descrito no item 4.1.
Obrigatoriamente deverão ser realizados os seguintes procedimentos:
Ressalvar detalhadamente no verso da NF o motivo pelo qual a recusa foi
realizada, assinar, datar e carimbar. (Caso a loja não possua o carimbo, favor
informar o RG do recebedor que realizou a recusa). Neste caso não poderá
ocorrer à assinatura do comprovante de entrega e ou canhoto da NF.
3
5.2.
Devolução Integral pós-recebimento: Conforme descrito no item 4.2.
Obrigatoriamente deverão ser realizados os seguintes procedimentos: Cliente
deverá entrar em contato com algum dos canais responsáveis por registrar o
protocolo de devolução conforme descrito no item 2, e passar informações
detalhadas para a realização do cadastro.
Após conclusão do cadastro e recebimento do Nº do protocolo de devolução
o cliente deverá emitir a Nota Fiscal de Devolução contendo todos os itens e
quantidades da NF de venda em questão, seguindo exatamente os mesmos
valores.
OBS. A devolução não poderá ser coletada sem a Nota Fiscal de Devolução
(NFD) e ou Carta de Devolução em papel timbrado (se tratando de clientes
hospitalares).
5.3.
Devolução Parcial pós-recebimento: Conforme descrito no item 4.3.
Obrigatoriamente deverão ser realizados os seguintes procedimentos: Cliente
deverá entrar em contato com algum dos canais responsáveis por registrar o
protocolo de devolução conforme descrito no item 2, e passar informações
detalhadas para a realização do cadastro.
Após conclusão do cadastro e recebimento do Nº do protocolo de devolução,
o cliente deverá emitir a Nota Fiscal de Devolução contendo somente os itens
e quantidades no qual o mesmo realizará a devolução da NF de venda em
questão, seguindo exatamente os mesmos valores.
OBS. A devolução não poderá ser coletada sem a Nota Fiscal de Devolução
(NFD) e ou Carta de Devolução em papel timbrado (se tratando de clientes
hospitalares).
4
5.4.
Modelos de Documentos de Devoluções
5.4.1. Modelo de Nota Fiscal de Devolução
Deve ser informado na NFD apenas os itens que estão sendo devolvidos;
Os valores e impostos devem ser informados baseados na NF de venda;
Nos dados adicionais da NFD (informações complementares), obrigatoriamente
devem ser informados: NF de venda, data de emissão e motivo da devolução;
5
5.4.2. Modelo de Carta de Devolução (somente para clientes Hospitalares)
Deve ser informado na CARTA apenas os itens que estão sendo devolvidos;
6
Os valores e impostos devem ser informados baseados na NF de venda;
5.4.3. Devolução Fora do Padrão (Fracionada)
Não serão aceito devoluções “FRACIONADAS”, na situação no qual os
itens a serem devolvidos forem itens que vendemos como kit, deverá ser
realizado a devolução do kit completo. Ex: CR DENTAL 12 UNI, FRALDAS,
SABONETES, etc. Para a confirmação deve-se identificar na NF de venda pela
descrição do item a forma com que o mesmo foi vendido, e assim realizar a
devolução na mesma unidade.
7
5.4.4. Recusa de Devolução Fora do Padrão
Não serão aceito devoluções no qual os produtos são etiquetados e ou
rasurados. Seguem exemplos:
Produtos Fracionados:
Caixa máster/fechada (laboratório)
8
IMPORTANTE:
Toda devolução do (s) tipo (s) Integral pós-recebimento e Parcial pós-recebimento
deverão ter o protocolo registrado no sistema;
Clientes “hospitalares” são isentos e não emitem Nota Fiscal de Devolução, assim
deverão gerar uma Carta de Devolução em papel timbrado informando os seguintes
dados: Data da emissão da carta, Razão Social, NF de venda, data emissão,
quantidades e produtos a serem devolvidos, valores e motivo da devolução;
Toda devolução do (s) Tipo (s) Integral pós-recebimento e Parcial pós-recebimento
obrigatoriamente deverão ter uma Nota Fiscal de Devolução emitida.
Obrigatoriamente deverá ser gerado um único protocolo para cada devolução
solicitada e consequentemente emitida uma Nota Fiscal de Devolução para cada
protocolo;
Antes do contato com os canais conforme descrito no item 2, favor deixar a
mercadoria já embalada em caixas de papelão, para assim passar a informação de
quantidade de volumes “correta” para o atendente, assim evitando informações
divergentes e atraso no processo de coleta.
Obrigatoriamente deverão ser informados nos dados adicionais da Nota Fiscal de
Devolução (informações complementares): Motivo da Devolução, NF de venda e data
de emissão.
Não serão aceito Notas Fiscais de Devoluções emitidas com itens de diferentes
segmentos: Ex: Uma única NFD contendo NEOSALDINA 50 X 4 CP + SH COLORAMA
LUZ CAMOMILA 400 ML
Não serão aceito devoluções “FRACIONADAS”, na situação no qual os itens a serem
devolvidos forem itens que vendemos como kit, deverá ser realizado a devolução do
kit completo. Ex: CR DENTAL 12 UNI, FRALDAS, SABONETES, etc. Para a confirmação
deve-se identificar na NF de venda pela descrição do item a forma com que o mesmo
foi vendido, e assim realizar a devolução na mesma unidade.
9
Não serão aceito devoluções no qual o cliente etiqueta os produtos com etiquetas de
seu estabelecimento, rasura os produtos (riscando). Os mesmos procedimentos
serão adotados para devoluções de caixa máster no qual a venda e posterior
devolução retornar em volume próprio do laboratório.
Para devoluções por motivo de INVERSÃO FÍSICO x NOTA deve ser emitido a NFD
somente referente ao item faltante faturado na NF de venda em questão. O item
físico deve apenas ser enviado junto a NFD, para o mesmo, NÃO se deve emitir NFD;
Para itens no qual ocorrem somente a SOBRA FÍSICA (quantidade e ou item não
faturado na NF de venda) NÃO se deve emitir NFD, o item físico deve apenas ser
enviado junto ao protocolo de coleta. Caso seja emitido NFD, não realizamos a
entrada, pois o crédito não será gerado;
6. AUTORIZAÇÃO DE DEVOLUÇÃO
A solicitação de devolução está sujeita à aprovação e ou reprovação por parte da
Servimed, a qual poderá solicitar o status do acompanhamento do protocolo junto ao
Representante de Vendas e ou Central de Soluções.
7. COLETA DE MERCADORIA / DEVOLUÇÃO
A coleta da devolução será realizada por Transportadoras contratadas pela Servimed
mediante a apresentação da Ordem de Coleta pelo motorista.
O cliente deverá entregar a mercadoria para a transportadora somente mediante a
Ordem de coleta e apenas os produtos referente à devolução.
10
No momento da coleta, o cliente deverá assinar o protocolo de coleta onde este deverá
ser anexado junto a Nota Fiscal de Devolução. O cliente deverá exigir do transportador a via
de sua responsabilidade “Protocolo Cliente” no qual o transportador deverá datar assinar
(legível).
7.1.
Campos da Ordem de Coleta
7.1.1. Modelo da Ordem de Coleta
11
7.1.2. Comprovante de efetivação da coleta: O cliente deve informar o nome,
assinar e datar a Ordem de Coleta, e entregar para o transportador junto
à mercadoria e Nota fiscal de Devolução
7.1.3. Protocolo via do cliente: O transportador deverá preencher o
comprovante (legível) “Protocolo Cliente”, destacar e entregar para o
cliente. Será o comprovante de que a devolução foi coletada.
7.2.
Coleta sem sucesso
Em caso de tentativa de coleta e por algum motivo a mesma não for
concretizada, obrigatoriamente deverão ser preenchidos os campos abaixo e a
ordem de coleta entregue ao motorista da transportadora, que posteriormente
entregará na Servimed para a finalização do protocolo conforme observação
ressalvada no documento.
12
Serão realizados no máximo duas tentativas de coletas, caso ambas tenham a
negativa, o cliente deverá entrar em contato com o Representante de Vendas e ou
Central de Soluções explicando o ocorrido para que o problema seja solucionado e o
protocolo seja reativado para a execução da coleta.
OBS. O documento abaixo deverá ser preenchido conforme sequencia das
tentativas de coleta.
IMPORTANTE:
As devoluções deverão sem embaladas separadamente, ou seja, volumes separados
para cada protocolo gerado;
Somente os volumes montado pelo cliente deverão conter anotações: numero do
protocolo e ou NF de Venda/NF de Devolução. DEMAIS VOLUMES DE ORIGEM
“SERVIMED” QUE RETORNARÃO COMO DEVOLUÇÕES, DEVERÃO RETORNAR SEM
RASURAS, A IDENTIFICAÇAO DA ORIGEM SERÁ PELA PRÓPRIA ETIQUETA DA
SERVIMED.
Enviar anexo ao volume: Nota Fiscal de Devolução, cópia da NF de venda e protocolo
de coleta;
13
O produto e Nota Fiscal de Devolução deverão obrigatoriamente estar disponíveis no
ato da retirada pela Transportadora e posteriormente enviada para a Servimed
Comercial Ltda;
O transportador não está autorizado a recolher a devolução sem os devidos
documentos: NFD para devoluções Parciais e Integrais Pós-recebimento, Carta de
Devolução (clientes hospitalares) e NF de venda com as devidas ressalvas da RECUSA
para devoluções integrais (realiza no ato da entrega). Caso a coleta ocorra, o crédito
não será gerado;
O transportador está orientado a seguir o seu roteiro de entrega, caso a devolução
não esteja disponível para a coleta, neste caso o cliente deverá obrigatoriamente
datar e assinar a ordem de coleta campo “Em caso da devolução não estar
disponível” assinalando/descrevendo o devido motivo pelo qual a coleta não
ocorreu. Posteriormente a ordem de coleta deverá retornar junto ao motorista que
deverá entregar no Ponto de Distribuição Servimed.
8. CONCLUSÃO
Após realização da coleta, mercadoria e NF (s) serão entregues aos CD (s) Servimed
para a conferência e lançamento das NF (s) e posterior liberação do crédito e ou
abatimento da duplicata em aberto.
9. PROCEDIMENTOS PARA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS DE DEVOLUÇÃO
9.1.
Introdução
Este manual tem como objetivo orientar os clientes Servimed na emissão de
Notas Fiscais de Devolução de Mercadorias, visando garantir a qualidade e a
informação correta dos dados preenchidos.
14
9.2.
Natureza da Operação
A Natureza da Operação deverá ser DEVOLUÇÃO DE COMPRAS
9.3.
Destinatário
Preencher com os dados da empresa (Servimed) que efetuou a venda dos
produtos a serem devolvidos, matriz ou filial, conforme Nota Fiscal de venda.
Atenção: Para Notas Fiscais de venda emitidas pela Matriz, em Bauru-SP, emitir
devolução com os dados cadastrais da Matriz. Para Notas Fiscais de vendas emitidas pelas
Filiais, emitir devolução com os dados cadastrais da Filial remetente.
9.4.
Data de emissão
A data de emissão da Nota Fiscal é a data em que ela é emitida (gerada).
9.5.
Data de saída
A data de saída da Nota Fiscal é a data em que a mercadoria segue para seu
destino.
9.6.
Descrição dos Produtos
Deverá ser informada a descrição correta, de acordo com produto enviado.
Também deverá ser preenchido o lote, caso exista na Nota Fiscal de Compra.
15
9.7.
CFOP
O CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações de Serviço) identifica a
natureza de operação da Nota Fiscal. Produtos na mesma Nota Fiscal poderão ter
CFOPs distintos, ao emitir a Nota Fiscal de Devolução esta particularidade deverá
ser observada.
Abaixo indicação do campo CFOP em nossa Nota Fiscal de Venda.
Segue abaixo DE/PARA para facilitar a emissão de Notas Fiscais. Se na Nota Fiscal de
Compra o produto estiver com CFOP 5.102, por exemplo, conforme demonstra abaixo,
deverá ser utilizado na Nota Fiscal de Devolução o CFOP 5.202.
16
9.8.
CST
O objetivo do CST (Código de Situação Tributária), é descrever qual a tributação
do ICMS que está sendo aplicada sobre o produto naquela operação (normal, substituição
tributária, isenção, redução da base de cálculo, diferimento, suspensão), e qual sua origem,
se nacional ou estrangeira.
Produtos na mesma Nota Fiscal poderão ter CSTs distintos, portanto, ao emitir
a Nota Fiscal de Devolução se atentar à CST de cada produto.
Se utilizado CST 060, utilizar exatamente o mesmo para a Nota Fiscal de
Devolução, já se utiliza CST 500, utilizar este para a devolução, e assim por diante.
Abaixo indicação do campo CST em nossa Nota Fiscal de Venda.
17
9.9.
Impostos, Descontos e Repasse
A Nota Fiscal de Devolução sempre será um espelho da Nota Fiscal de origem
(emitida pela Servimed), todos os valores deverão ser idênticos ou proporcionais (em caso
de devoluções parciais).
Segue abaixo procedimentos por CFOP para que seja calculado o valor unitário
do Produto, da Base de Cálculo do ICMS, do Valor de ICMS, da Base de Cálculo do ICMS de
Substituição e do Valor de ICMS Substituição.
Após identificar os valores unitários citados acima, multiplicá-los pela quantidade
do produto à ser devolvida.
18
CFOP 5.102/6.102/6.108
Valor
Produto
Base de
Cálculo do
ICMS
VALOR
TOTAL
BC ICMS
DESCONTO
REPASSE
QUANTIDADE
QUANTIDADE
VALOR
UNITÁRIO
BC ICMS
UNITÁRIA
19
Valor
de ICMS
V.ICMS
V.ICMS
UNITÁRIO
QUANTIDADE
Valor total da NF será o valor dos produtos
•
Caso seja produto ISENTO de ICMS, não existirá Base de Cálculo e ICMS,
apenas valor do produto.
CFOP 5.403/6.403
Valor
Produto
Base de
Cálculo do
ICMS
VALOR
TOTAL
BC ICMS
DESCONTO
REPASSE
QUANTIDADE
QUANTIDADE
VALOR
UNITÁRIO
BC ICMS
UNITÁRIA
20
Valor
de ICMS
V.ICMS
Base de
Cálculo
ICMS ST
*ACESSAR
PORTAL NFE
Valor de
ICMS ST
V.ICMS
UNITÁRIO
QUANTIDADE
BC ST
VL ICMS ST
QUANTIDADE
BC ST
UNITÁRIA
VL ICMS ST
UNITÁRIO
QUANTIDADE
Valor total da NF será o valor dos produtos + ICMS ST
Valores de BC ICMS, ICMS, BC ST e ICMS ST deverão ser informados em seus
devidos campos na NFe (Cálculo do Imposto)
* Verifique na página 9 como Consultar Portal da NFe
CFOP 5.405
Valor Produto
(C/ST)
VALOR
TOTAL
DESCONTO
REPASSE
QUANTIDADE
VALOR
UNITÁRIO C/
ST
Valor total da NF será o valor dos produtos
9.10. Como consultar o Portal da NFe?
Conforme mencionado na página 8, quando na Nota Fiscal de Origem (Venda
Servimed) existir o CFOP 5.403 ou 6.403, para que seja determinado o valor unitário de Base
21
de Cálculo da Substituição Tributária será necessária a consulta deste no Portal Nacional da
Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Abaixo procedicmentos necessários:
•
Acessar o site http://www.nfe.fazenda.gov.br/
•
Ir em “Consultar NF-e Completa”
•
Digitar a chave de acesso da NFe no Portal da Nota Fiscal Eletrônica
22
•
Acessar Produtos e Serviços:
•
Clicar sobre o produto a ser devolvido:
•
Verificar o campo “Valor da BC do ICMS ST”:
9.11. Como identificar o desconto e o repasse da Nota Fiscal?
23
Abaixo indicação dos campos desconto e repasse por produto em nossas
Notas Fiscais de Venda.
Percentual (7,87%) e valor de
Repasse (18,19) concedido.
Percentual (70%) e valor de
Desconto (540,02) concedido.
9.12. Referenciação de Nota Fiscal de Origem
Ao emitir uma Nota Fiscal de Devolução obrigatoriamente deverá ser informado
o Número da Nota Fiscal de Origem (Servimed), série e data de emissão em Informações
Complementares (Dados Adicionais).
9.13. Clientes Não Contribuintes de ICMS
24
Os Clientes Não Contribuintes do ICMS não emitirão Nota Fiscal de Devolução,
porém, será necessária emissão de Declaração em papel timbrado, com as seguintes
informações:
· Descrição completa do produto e lote;
· Quantidade, valor unitário e valor total da mercadoria;
· Motivo;
· Menção do nº da Nota Fiscal de origem (venda Servimed);
· Carimbo e assinatura;
· Cópia da Nota Fiscal de Origem (venda Servimed).
9.14. Dúvidas
Em caso de dúvidas, entrar em contato através do seguinte telefone:
(14) 2106-7247 – Maria Carolina
25