PROCEDIMENTO SISTÊMICO
DE GESTÃO INTEGRADO
Sistema de Gestão Integrado
SGI-TCE-02
Versão:
10
Data:
16/03/2015
1. OBJETIVO
Estabelecer, documentar, implementar, aprimorar e manter um Sistema de Gestão da Qualidade e de Energia, que
assegure a conformidade com os requisitos da norma de referência. Outrossim, a responsabilidade do Comitê de
Gestão da Qualidade e de Gestão de Energia (funções e responsabilidades) encontram-se descritas nas respectivas
portarias de designação do TCE MT.
2. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTRO
Qualquer servidor pode identificar a necessidade de gerar, alterar e/ou excluir documentos ou registros,
desde que autorizado pelo Representante da Direção - RD.
A - Controle de Documento: Os documentos do Sistema de Gestão deverão possuir número de versão e data para
garantir sua identificação. No final de cada documento deverá constar a descrição da última versão efetuada.
As últimas alterações efetuadas serão identificadas em negrito no próprio texto. A análise crítica dos documentos
ocorrerá posteriormente às auditorias internas e serão revisadas quando necessário.
Os documentos de origem externa, serão encontrados nos diretórios eletrônicos da organização e com proteção
contra cópias ou alterações, realizada pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).
Quanto as normas técnicas (requisitos legais e regulamentares) poderão ser encontradas na rede, sendo
responsabilidade do setor o seu arquivamento, controle e atualizações.
Quando obsoleto, os documentos serão retirados da rede (sistema eletrônico) e arquivados na pasta Obsoleto em
meio eletrônico, a qual será acessada apenas pelo Gabinete da Presidência (Representante da Direção – RD). Após
impresso o documento deixa de ser controlado pelo Sistema de Gestão Integrado.
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DE GESTÃO INTEGRADO
Sistema de Gestão Integrado
SGI-TCE-02
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10
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A1 - Hierarquia de Documentação do Sistema de Gestão Integrado (SGI)
➢
➢
➢
Manual do Sistema de Gestão Integrado ( Nível A – Estratégico)
Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado ( Nível B – Tático)
Instruções de Trabalho e outros documentos do Sistema de Gestão Integrado ( Nível C – Operacional)
B - Controle de Registro: Quando necessário o controle dos registros poderá ser realizado ao final de cada
procedimento especifico, atendendo os requisitos da norma de referência. O controle dos registros será realizado
pela planilha de controle de registro.
C – Padrões de Cabeçalho Documentos/Registros
Cabeçalho 1:
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Manual do Sistema de Gestão Integrado
Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado;
Programa Anual de Auditorias (interna e externa) e Análise Crítica
Planilha de Documentos;
Planilha de Registro;
Programa Anual de Auditorias;
Plano de Auditoria;
Relatório de Auditoria Interna;
Registro de Ação Corretiva;
Registro de Ação Preventiva
Procedimento Administrativo (PA)
Procedimento Operacional (PO)
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3. AUDITORIA INTERNA
A – As auditorias internas deverão ocorrer semestralmente antes da realização da auditoria externa e da reunião de
análise crítica da alta direção, ou extraordinariamente quando ocorrerem mudanças significativas no Sistema de
Gestão.
A programação e planejamento das auditorias internas serão realizadas de forma a assegurar que todos os requisitos
e processos sejam auditados.
B – Os planos de auditorias devem atender aos seguintes critérios: normas de referência, escopo, auditores
designados (os quais devem ser independentes do processo a ser auditado).
C – As auditorias internas deverão ser conduzidas por pelo menos 02 (dois) auditores qualificados, para
desempenhar a condição de auditor líder, em qualquer parte de uma auditoria. A equipe de auditoria poderá incluir
auditor externo desde que devidamente qualificado.
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4. AÇÃO CORRETIVA, AÇÃO PREVENTIVA E CONTROLE DE PRODUTOS NÃO CONFORMES
A – Todos servidores podem identificar uma situação não conforme, com registro das possíveis ações corretivas ou
preventivas. A identificação de situação não conforme pode também ter origem nas constatações de auditorias
internas e externas, reclamação de cliente, análise critica e análise de dados do Sistema de Gestão da Qualidade.
Sendo que deverão ser encaminhadas para o RD do sistema para avaliação e controle estatístico.
B – A análise da eficácia e ponderação estatística é realizada pelo RD do sistema, onde é verificada a recorrência de
ações corretivas e preventivas no SGQ.
C- Para produto não conforme fica definida a ferramenta Redmine, cuja avaliação será realizada pelo Gestor do
Negócio definido pela Portaria nº 106/2013, que dispõe sobre a responsabilidade e autoridade para adoção das
medidas cabíveis com o registro das ações corretivas ou preventivas pertinentes.
5. SATISFAÇÃO DO CLIENTE
A – Para os processos: Geo-Obras, Diário Oficial de Contas (DOC), Plenário Virtual, Gerenciamento do Planejamento
Estratégico (GPE) e Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo a medição da satisfação dos clientes é
realizada pela análise das informações contidas no Fórum (ferramenta disponível no Portal do TCE).
B – Para o sistema SGP a metodologia utilizada é a Pesquisa Quantitativa com Mensuração de Indicadores de
Conhecimento, Satisfação e Imagem, realizada anualmente pela FIA - USP.
C – O TCE-MT realiza também a pesquisa de opinião dos usuários (Fiscalizados), aplicada no segundo semestre de
cada ano, com resultado apresentado no primeiro semestre do ano seguinte pela área de qualidade.
A análise, e qualquer outra sugestão ou elogio, devem ser coletadas pelo respectivo gestor de cada processo
semestralmente (final de junho e novembro), e encaminhadas ao Responsável da Direção – RD.
Para as reclamações realizadas, devem ser analisadas e tratadas por meio de registro de ação corretiva.
O uso dessas informações, será insumo para análise de dados; e, visa a promoção da melhoria dos processos.
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6. MONITORAMENTO E MEDIÇÃO DO PROCESSO
Os processos certificados são acompanhados pelo Sistema de Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE),
composto pelos objetivos estratégicos/qualidade, iniciativas, principais ações e metas do Plano Estratégico Gestão
2014-2015.
7. AQUISIÇÃO
O Núcleo de Gestão de Contratos, Convênios e Parcerias realiza os processos de aquisição de serviços e materiais
para o Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, onde a organização mantém a responsabilidade total sobre o
processo.
8. SISTEMA DE GESTÃO DE ENERGIA - SGE
Fica estabelecido que a Linha Base Energética pertinente ao uso e consumo de energia como sendo o ano de 2013.
Faz uso dos seguintes documentos no SGE:
– Manual do Sistema de Gestão Integrado;
– Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado;
– Procedimentos Administrativos e Operacionais, e;
– Registros.
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8.1. Convocação das reuniões
As reuniões da Comissão de Gestão de Energia serão convocadas pelo Responsável do SGE ou Responsável pela
Direção. Serão convocados todos os membros da Comissão e outras pessoas que se considere de interesse, em
função dos temas a tratar do SGE são:
As reuniões da Comissão de Gestão de Energia serão realizadas com a frequência que se considere necessária para
o êxito das metas perseguidas e com uma frequência mínima de quatro vezes ao ano.
A Comissão de Gestão de Energia poderá ser convocado em caráter de urgência no caso de aparecer situações
especiais que requeiram a sua atuação. Neste caso, qualquer membro da Comissão poderá convocar a reunião e
não será necessária um número mínimo de membros para realizá-la.
8.2. Preparação e distribuição da ata de reunião
Os temas tratados, as conclusões e os acordos nas reuniões do Comissão de Gestão de Energia serão relatados na
ata de reunião, que será elaborada pelo Responsável do SGE, segundo o formato estabelecido no registro RE.02
“Ata de Reunião do Comitê de Gestão de Energia”.
Uma vez elaborada a ata, o Responsável do SGE no TCE MT deverá aprová-la, através da sua assinatura. Serão
distribuídas cópias aprovadas a todos os convocados para a reunião e o Responsável do SGE arquivará a original.
9. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
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ABNT NBR ISO 19011:2012 - Diretrizes para auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade e / ou Ambiental;
ABNT NBR ISO 9001:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos;
ABNT NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da Qualidade – Normas e Vocabulários
ABNT NBR ISO 50001:2011 – Sistema de Gestão da Energia - Requisitos
10. HISTÓRICO DA REVISÃO
DATA
VERSÃO
TÓPICO/TÍTULO
02/08/2013
06
04/04/2014
07
Atualização do tópico Padrão dos Cabeçalhos e inserção do tópico
Monitoramento e Medição do Produto. Inclusão do tópico Aquisição.
Atualização do tópico Monitoramento e Medição do Produto.
29/08/2014
08
Revisão do tópico Satisfação do Cliente e Objetivos da Qualidade
03/10/2014
09
Inclusão do tópico Sistema de Gestão de Energia
16/03/2015
10
Inserção da Hierarquia de documentos e ítem C no tópico Auditoria
Interna
Elaboração
Emanoel Gomes Bezerra Junior
Aprovação
Cons. Waldir Júlio Teis
Cópia Controlada
6/6