Guia Básico de Processos Corporativos
do Sistema Indústria
1ª Versão
1
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/
ESCRITURAÇÃO FISCAL – CONTÁBIL E
OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
1ª Versão
2
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
ÍNDICE
1 - INTRODUÇÃO
2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO
4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO
4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS
5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL
1ª Versão
3
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
1 – INTRODUÇÃO
O processo de “Classificação/Escrituração Fiscal – Contábil e Obrigações Acessórias” tem como função
assegurar a classificação contábil e o cumprimento das obrigações principais e acessórias. Este processo
tem início na atividade de receber documentos fiscais, mapas e arquivos e término na atividade de
encaminhar documentos liquidados e processados para o Contas a Pagar e Gestão Contábil.
Os indicadores propostos para sua medição são: índice de documentos recebidos fora do prazo de
competência, índice de documentos fiscais recebidos com não-conformidades, índice de inconsistências
resolvidas dentro do prazo, índice de capacitação dos gestores que atestam documentos fiscais e índice de
declarações retificadas.
As saídas deste processo têm como destinos: A RFB, SEFAZ (Estadual e Municipal), CEF, INSS, MDIC e os
processos de Gestão Contábil, Contas a Pagar, Faturamento e Regularidade Fiscal.
1ª Versão
4
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
Recolhimento
Faturamento
Contas a Pagar
Documentos de
Recolhimento
Documento
classificado
Unidades
Operacionais e
Áreas de
negócios
Recebimento
de materiais e
serviços
Transmissão das
informações
Recibo de entrega das
informações
Gestão da Folha
de Pagamento
Informação de autorização de
venda / fatura dos produtos e
serviços prestados
Documentos de
recolhimento
Gestão Contábil
Informações
de FPA
Documentos arquivados
Documento
fiscal
Mapa de
distribuição da
arrecadação
Gestão da
Arrecadação
Classificação /
escrituração fiscal e
contábil
Guias de
contribuições
Gestão de
Patrimônio
Obrigações acessórias
Solicitação de
adiantamento / despesas
de viagens
Gestão de
Viagens
Devoluções de
saldos e repasses
Consulta de
documentos
Regularidade
Fiscal
Solicitações de repasses,
reembolsos, apoios
financeiros, patrocínios,
empréstimos
Gestão de
Convênios
Gestor do processo
1ª Versão
5
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
FUNÇÃO: Assegurar a classificação
contábil e o cumprimento das
obrigações principais e acessórias.
SAÍDA
DESTINO
Documento de autorização de
pagamento acompanhado do
documento fiscal pertinente
PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS
Documentos
fiscais
classificados
Faturamento
Gestão da
Folha de
Pagamento
Folha de pagamento gerada e
autorizada e apuração de encargos da
folha
Plano de contas e pronunciamentos
contábeis; Legislações fiscais e tributárias;
Gestão de
Patrimônio
Guias de contribuições / impostos /
taxas
Gestão de
Viagens
Adiantamento
ORIGEM
ENTRADA
Recebimento
de materiais e
serviços
Gestão da
Arrecadação
Mapa de distribuição da arrecadação
Gestor do
processo
Solicitações de repasses
regulamentares para as entidades,
reembolsos, apoios financeiros,
patrocínios e empréstimos
Gestão de
Convênios
Devolução de saldo e repasse para
convenentes e executores
Unidades Op. e
áreas de
negócios
Informação de autorização de venda
/ fatura dos produtos e serviços
prestados
Classificação / Escrituração
Fiscal – Contábil e Obrigações
Acessórias
INÍCIO
FIM
Receber
documentos fiscais,
mapas e arquivos
Encaminhar
documentos
liquidados e
processados para
o Contas a Pagar
e Gestão Contábil
Contas a Pagar
Títulos e guias
Gestão Contábil
Documentos
processados e
liquidados
RFB
Escrituração
contábil / fiscal
Cumprimento das
obrigações
principais /
acessórias
SEFAZ (Estadual e
Municipal)
CEF
MDIC
INSS
ÁREA RESPONSÁVEL
Contribuições e
impostos a
compensar
Gestão da folha de
pagamento
Contábil / Fiscal
Consulta de
Documentos
Regularidade Fiscal
1ª Versão
6
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO
SUBPROCESSO: CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL - CONTÁBIL
1ª Versão
7
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO
SUBPROCESSO: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
1ª Versão
8
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO
SUBPROCESSO: LIVROS FISCAIS
1ª Versão
9
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR DOCUMENTO
FISCAL
Documentos Fiscais
São os documentos de emissão obrigatória que comprovam a venda de mercadoria ou a prestação de serviços,
por meio do qual o fisco apura seus créditos tributários. O consumidor tem a garantia de que a compra está
corretamente formalizada e que os seus direitos estão assegurados, e a empresa (emitente) faz prova, quando
necessário, junto aos órgãos federais, estaduais e municipais.
Tipos de documentos fiscais:
- Nota Fiscal de venda, modelos 1 ou 1-A;
- Nota Fiscal de Venda a Consumidor;
- Cupom Fiscal Emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF);
- Nota Fiscal de Produtor;
1ª Versão
10
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR DOCUMENTO
FISCAL (CONTINUAÇÃO)
Tipos de documentos fiscais (Continuação):
- Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte;
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas;
- Conhecimento Aéreo;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
- Bilhete de Passagem Rodoviário;
- Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem;
- Bilhete de Passagem Ferroviário;
- Despacho de Transporte;
- Resumo de Movimento Diário;
1ª Versão
11
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR DOCUMENTO
FISCAL (CONTINUAÇÃO)
Tipos de documentos fiscais (Continuação):
- Ordem de Coleta de Cargas;
- Autorização de Carregamento e Transporte;
- Manifesto de Carga;
- Relatório de Emissão de Conhecimentos Aéreos;
- Relatório de Embarque de Passageiros;
- Relação de Despachos;
- Despacho de Cargas em Lotação;
- Despacho de Cargas Modelo Simplificado;
- Extrato de Faturamento;
- Nota Fiscal de Serviço de Comunicação;
1ª Versão
12
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR DOCUMENTO
FISCAL (CONTINUAÇÃO)
Tipos de documentos fiscais (Continuação):
- Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações;
- Guia de Transporte de Valores – GTV;
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário;
- Nota Fiscal de Serviços;
- Comprovante de Admissão a Diversões, Lazer e Entretenimento;
- Boletim de Transportes Coletivos;
- Recibos;
- Faturas.
1ª Versão
13
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR DOCUMENTO
FISCAL (CONTINUAÇÃO)
ITENS DE ATENÇÃO:
Sim
Não
Não se
aplica
Primeira via de Nota Fiscal *
Prazo de validade da Nota Fiscal *
Data do documento fiscal está adequado a escrituração fiscal/contábil
Razão Social do Tomador – (Federação, SESI, SENAI, IEL), Endereço do domicílio fiscal em que está sendo entregue o material
ou o serviço, CNPJ, Inscrição estadual;
Rasuras*
Natureza da Operação, CFOP, Saída
Dados do fornecedor do material ou serviço (Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal)
Autorização para emissão de nota fiscal (AIDF) *
Informações sobre o faturamento (Descrição do material ou serviço )
Validar chave de acesso no caminho Web indicado no documento fiscal
* Em caso de Nota Fiscal manual
1ª Versão
14
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 2 – REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E
ESCRITURAÇÃO
Verificar a legalidade do documento para pagamento (check-list).
Garantir a integração com o módulo contábil.
CHECK-LIST ANÁLISE E CLASSIFICAÇÃO FISCAL E CONTÁBIL
Dados do Tomador:
- Razão Social, Endereço, CNPJ e Inscrição Estadual/Municipal;
Dados do Prestador:
- Razão Social, Endereço, CNPJ e Inscrição Estadual/Municipal;
- Data de emissão (Dentro da validade para emissão – Nota fiscal Manual).
Tipo de Operação/Quantidades/Valores:
- Natureza da operação e CFOP em consonância;
- Descrição do Produto/Serviço;
- Quantidades, valores unitários e totais corretos;
- Impostos pertinentes a operação destacados conforme legislação;
- Informações complementares destacadas (Impostos/Natureza Jurídica, etc..).
Obs.: Itens em conformidade com a solicitação de compra/Pedido.
1ª Versão
15
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 2 – REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E
ESCRITURAÇÃO (CONTINUAÇÃO)
Autorizações:
- Atesto do documento pelo nome responsável;
- Análise de contrato;
- Informações complementares (CR/Rateio, etc..)
ENQUADRAMENTO FISCAL
PRESTAÇÃO DE SERVIÇO:
Enquadramento da Tributação conforme Legislação
Verificar Natureza Jurídica do Fornecedor (NORMAL/SIMPLES/EPP/MEI/EIRELI)
IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Fato Gerador: Crédito ou Pagamento (o que ocorrer primeiro)
- Alíquota: 1% cessão de mão de obra e 1,5% demais serviços.
PCC – PIS/COFINS/CSLL;
- Fato Gerador: Pagamento
- Alíquota: 4,65%
Obs.: Reter nos pagamentos superiores a R$ 215,00 / documento.
1ª Versão
16
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 2 – REALIZAR CLASSIFICAÇÃO E
ESCRITURAÇÃO (CONTINUAÇÃO)
INSS – Previdência Social;
- Fato Gerador: Emissão da Nota Fiscal
- Alíquota: 11% e (3,5%-Empresa enquadradas na desoneração de Folha de Pagto)
Obs.: Nos serviços de cessão de mão de obra, as notas fiscais deverão vir acompanhadas pelas
cópias dos comprovantes de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista.
ISS – Imposto sobre Serviço.
- Fato Gerador: Emissão da Nota Fiscal
- Alíquota: 5%, 3% e 2% (Conforme legislação Estadual/Municipal)
- Alíquota diferenciada para empresas optantes pelo simples, desde que informada na nota.
Classificar os documentos fiscais nas respectivas despesas, enquadrando e descontando os devidos impostos,
em conformidade com a legislação local, visando o recolhimento aos devidos órgãos fiscalizadores.
AQUISIÇÃO DE MATERIAL/MERCADORIA:
Enquadrar nas respectivas despesas os produtos/materiais adquiridos obedecendo a escrituração prevista em
Lei/Decretos e Portarias.
1ª Versão
17
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS
ATIVIDADE CRÍTICA 3 – APURAR INFORMAÇÕES
Garantir a consistência dos dados a serem transmitidos aos órgãos fiscalizadores, por meio da verificação e
validação das informações geradas, confrontando os recolhimentos específicos a cada tipo de tributo.
Inserir as informações adequadamente nas declarações / demonstrativos e livros fiscais previstos na legislação
federal, estadual e municipal. Enviar os arquivos em conformidade com os layouts disponibilizados e nos
prazos estabelecidos.
1ª Versão
18
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO
Atividade: Analisar se há incidência de impostos
Recomendação: Classificar o documento fiscal a ser pago, verificando se a natureza de
operação envolvida incidirá a retenção de tributos sobre o serviço, de acordo com a legislação
vigente (Federal/Estadual). Consultar a natureza jurídica do prestador de serviço adequando as
retenções conforme previsão legal.
Quando da escrituração do documento fiscal, atentar:
1) Para o regime de competência contábil.
2) Os fatos geradores para retenção do ISS e INSS são determinados pela data de emissão da nota.
3) O fato gerador para retenção do IRRF dar-se-á pelo pagamento ou registro contábil (o que vier primeiro).
4) O fato gerado para retenção do PCC(PIS/COFINS/CSLL) dar-se-á pelo pagamento do documento.
Os recolhimentos dos impostos deverão ocorrer em conformidade com os fatos geradores determinados na legislação,
ensejando em acréscimos legais quando pagos fora do prazo legal. Recomenda-se vigilância quanto a eventuais
alterações posteriores nas legislações.
1ª Versão
19
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
FUNÇÃO DO PROCESSO: Assegurar a classificação contábil e o cumprimento das obrigações principais
e acessórias
COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?
INDICADOR
FÓRMULA DE CÁLCULO
DIMENSÃO
UNIDADE
POLARIDADE
PERIODICIDADE
1
Índice de documentos fiscais
recebidos fora do prazo de
competência contábil
(total de documentos fiscais
recebidos fora do prazo / total de
documentos fiscais recebidos) x 100
Qualidade
%
Menor,
Melhor
Mensal
2
Índice de documentos fiscais
recebidos com nãoconformidades
(total de documentos fiscais
recebidos com não-conformidades /
total de documentos fiscais
recebidos) x 100
Qualidade
%
Menor,
Melhor
Mensal
1ª Versão
20
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO DE CLASSIFICAÇÃO/ESCRITURAÇÃO FISCAL –
CONTÁBIL E OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)
INDICADOR
FÓRMULA DE CÁLCULO
DIMENSÃO
UNIDADE
POLARIDADE
PERIODICIDADE
3
Índice inconsistências
resolvidas dentro do prazo
(total de inconsistências resolvidas
dentro do prazo / total de
inconsistências identificadas) x 100
Qualidade
%
Maior,
Melhor
Mensal
4
Índice de capacitação dos
gestores em processos fiscais
(total de gestores capacitados em
processos fiscais/ total de gestores)
x 100
Qualidade
%
Maior,
Melhor
Mensal
5
Índice de declarações
retificadas
(total de declarações retificadas /
total de declarações enviadas) x 100
Qualidade
%
Menor,
Melhor
Mensal
1ª Versão
21
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO GESTÃO FISCAL
6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL
José Mauro Telles Silva – Gerente Executivo de Finanças
Dirley Silva dos Reis – Gerente de Contabilidade
E-mail: [email protected]
Telefone: (61) 3317-9404
Lucineide de Santana Sousa Aguiar – Gerente de Operações Financeiras
E-mail: [email protected]
Telefone: (61) 3317-9386
Em caso de dúvidas e sugestões:
Euzeferson Gonçalves da Costa – Analista Financeiro II
E-mail: [email protected]
Telefone: (61) 3317-9869
1ª Versão
22
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos