Ie
Serviços de Apoio
››
Recepção da Sede e Livraria.
›› Serviços Centrais
Valores em euros
Encargos com pessoal
6 044 145
Despesas de funcionamento
Investimento
Total
Receitas
10 414 463
4 240 167
16 458 608
218 178
Assumindo a responsabilidade pela gestão
e manutenção do património imobiliário
detido pela Fundação, bem como pelo suporte
técnico e logístico de todas as actividades
que aí se realizam anualmente no âmbito
dos fins estatutários assumidos nos domínios
da arte, da beneficência, da ciência e da
educação, os Serviços Centrais privilegiaram,
em 2003, quatro grandes áreas de intervenção:
› melhoria das condições de acolhimento
ao público através da continuação
de intervenções de renovação e de
modernização das infra-estruturas técnicas,
dos meios técnicos de apoio às actividades
promovidas e da formação do pessoal
afecto às áreas de relações públicas;
› melhoria das condições de operacionalidade
e segurança de toda a infra-estrutura;
› racionalização dos recursos através
da renegociação e revisão de contratos de
fornecimentos de serviços de apoio geral;
› contribuição para uma maior divulgação
cultural e científica através da venda
de serviços e de artigos utilizando os canais
actualmente disponíveis (lojas, bilheteiras,
cedência de espaços).
Melhoria das Condições
de Acolhimento ao Público
Edifícios e infra-estruturas técnicas
Reorganização dos espaços da Sede
i) Áreas administrativas
Prosseguiu, em 2003, o programa de
“Reorganização e Requalificação dos Espaços
184
185
Administrativos” do edifício da Sede,
iniciado em 2001, sob projecto do arquitecto
Jorge Spencer, com o apoio do Professor
Daciano da Costa. Ficaram concluídas as
remodelações das instalações dos Serviços
de Saúde e Desenvolvimento Humano,
de Recursos Humanos e de Comunicação,
ao nível do piso 1, e dos Serviços Centrais
no piso 0.
Em todas estas áreas foram também
renovados integralmente os periféricos
de climatização, de electricidade
e segurança, por forma a que o resultado
final seja a existência de espaços adequados
à funcionalidade dos Serviços e ao
bem-estar dos seus colaboradores.
‹‹
Sala de Imprensa.
ii) Sala de Imprensa
Destaca-se pela sua qualidade e
funcionalidade a criação de uma Sala
de Imprensa, junto ao secretariado da zona
de congressos, que se encontra apetrechada
com avançados meios tecnológicos,
sobretudo audiovisuais e informáticos,
cuja utilização, por parte dos profissionais
da comunicação social, tem merecido,
desde a sua abertura em Outubro,
as melhores referências.
iii) Sala Multimédia da Biblioteca de Arte
Iniciaram-se no final de 2003 as obras
de adaptação da área adjacente ao depósito
de livros da Biblioteca de Arte, para aí ser
instalada a sua Sala Multimédia, abrangendo
postos de trabalho e de consulta com
acessos às novas tecnologias.
iv) Instalações de apoio a pessoal externo
Foi ainda possível recuperar, nas zonas
adstritas ao parque de estacionamento,
uma área onde se criaram, também
sob projecto do arquitecto Jorge Spencer,
instalações para acolhimento do pessoal
das empresas de segurança e de limpeza
que trabalham para a Fundação.
Renovação e modernização
das infra-estruturas e equipamentos
técnicos
i) Reabilitação do sistema de climatização
Prosseguiu durante o ano o desenvolvimento
deste complexo programa, tendo entrado
em funcionamento três novos chillers, sendo
um de recuperação de energia, e ficado
concluída a interligação das centrais
de produção de frio da Sede e do Centro
de Arte Moderna, potenciando, assim,
um aproveitamento mais eficiente
da produção de energia e uma evidente
redução de custos.
ii) Posto de transformação
Efectuou-se a substituição integral dos
equipamentos do posto de transformação
e quadro geral, que se deveu, por um lado,
à necessidade de substituir até 2006, e por
imposição legal, os transformadores isolados
a óleo sintético contaminante que
contivesse policloretos de bifenilo e, por
outro lado, à insegurança e à incapacidade
operacional geradas pelo facto de três dos
cinco transformadores apresentarem fugas
de óleo, tornando o respectivo
manuseamento perigoso e impossível
a regulação do nível de potência.
Saliente-se ainda a complexidade da obra
pelo facto de ter sido exigida a recolha
‹‹
Central Térmica
de Arrefecimento.
e transporte especial para o estrangeiro
os trabalhos na zona adjacente ao Museu,
dos óleos contaminantes dos transformadores tal como consta da fase 2 do projecto.
substituídos, efectuada por uma empresa
certificada pela Direcção-Geral do Ambiente. Esta intervenção tem evidenciado uma
preocupação crescente no que respeita
Com a renovação dos equipamentos, que
à integração, nos jardins, de passagens e
os mais de trinta anos de uso obrigavam,
acessos adaptados à deslocação de pessoas
obter-se-á um aumento de potência
deficientes e tem contemplado a renovação
da capacidade instalada, da mobilidade
e automatização do sistema de rega,
na sua utilização, maior fiabilidade,
bem como a ampliação e modernização
gestão mais eficaz a par de uma redução
da iluminação.
nos custos energéticos.
iii) Grupo Gerador de Emergência
Procedeu-se à substituição do grupo gerador
de emergência da Sede, instalado desde
a construção do edifício. Esta operação,
algo complexa, exigiu intervenções
importantes ao nível da instalação eléctrica,
cablagens e obras de construção civil
no local.
Instituto Gulbenkian de Ciência
Inseridas no “Programa de Remodelação
e Modernização do Instituto Gulbenkian
de Ciência”, foram concluídas, em 2003,
as obras relativas à reestruturação
do piso superior do Biotério.
Ambiente
Projecto paisagístico de renovação
dos Jardins
No quadro do “Projecto Paisagístico de
Renovação dos Jardins”, da autoria do
Arquitecto Professor Gonçalo Ribeiro Telles,
iniciado em 2002, prosseguiu-se com
No que se refere ao controlo ambiental,
uma preocupação que tem assumido
um peso crescente na gestão dos edifícios,
verificou-se, à semelhança dos anos
anteriores, que os resultados, oficialmente
certificados, das análises efectuadas
186
187
aos edifícios, revelam que a qualidade
do ar obedece às regras e aos indicadores
internacionais.
Apoio a espectáculos
e outras actividades
Dentro dos Serviços Centrais, a equipa
de Cena e de Audiovisuais é responsável
pelo apoio técnico especializado a todos
os espectáculos e outros eventos
promovidos pela Fundação, realizados
nos seus espaços ou em digressão
em Portugal e no estrangeiro.
Esta equipa, consciente da importância
que assume uma boa articulação com
os Serviços da Fundação responsáveis pela
promoção de eventos, assegurou, com
sucesso, o apoio técnico e de audiovisuais
dos 183 espectáculos promovidos pelo
Serviço de Música – Orquestra, Coro
e Ballet – no âmbito da Temporada
de Música e Dança, dos quais 33 por cento
foram realizados em digressão.
Foram também objecto de acompanhamento
técnico por parte desta equipa
os 58 espectáculos promovidos no âmbito
do programa “CAPITALS/ACARTE”,
os 12 concertos do programa “Jazz
em Agosto” e ainda o apoio aos festejos
realizados por ocasião da comemoração
dos “150 anos do Colégio Militar”, bem
como os demais eventos realizados
na zona de congressos.
Para esse efeito, a equipa foi submetida
a um processo de reorganização interna,
que passou pela redefinição da sua
composição, reforço da sua formação
e identificação das necessidades
manifestadas.
Relações públicas e apoio a eventos
Nesta área pretende-se dar um apoio
constante e qualificado aos públicos
e visitantes, às entidades que realizam
qualquer tipo de eventos em espaços
da Fundação, aos concessionários de
espaços e ainda aos próprios funcionários
e colaboradores desta Instituição.
Assim, ao longo do ano foi garantido
o apoio e assistência, em termos logísticos,
às iniciativas realizadas – congressos,
seminários, reuniões alargadas, inauguração
de exposições ou lançamentos de livros –,
aos espectáculos promovidos pelo Serviço
de Música e pelo CAMJAP, bem como
a organização e coordenação dos serviços
especiais de catering.
Há ainda a assinalar o conjunto de
actividades associadas à gestão do contrato
e fiscalização dos serviços de limpeza
das instalações, à gestão dos contratos
de concessão e exploração das cafetarias
e do restaurante e à gestão e manutenção
dos materiais e equipamentos de apoio
às salas de jantar da Administração.
Melhoria das Condições
de Operacionalidade
e Segurança
Segurança
Em 2003, a equipa da Segurança privilegiou
a sua reorganização interna, que abrangeu,
entre outros, a revisão de procedimentos
internos com vista a assegurar maior
controlo e disciplina de acessos, acções de
reciclagem na operação dos equipamentos
de combate a incêndio, exercícios de
evacuação de público do Grande Auditório
e ainda o reforço da capacidade de controlo
e supervisão das instalações através da
aquisição de novos equipamentos individuais
para os elementos da Segurança.
Racionalização de Recursos
Considerada uma das prioridades na gestão
logística da Fundação, a racionalização de
custos pautou a revisão de grandes
contratos de consumo e de apoio geral,
entre os quais se destacaram os contratos
de consumo de electricidade, de limpeza, de
audiovisuais, e o de comunicações fixas.
Central de compras
A Central de Compras elegeu como
prioridades:
› melhoria da qualidade do serviço prestado
aos Serviços da Fundação;
› redução do número de fornecedores
para melhorar a capacidade e o poder
de negociação;
› racionalização e simplificação dos
procedimentos associados, quer aos processos
de consulta, quer aos processos de compra;
› racionalização do funcionamento
do economato; e
› utilização de novos canais de compras e
participação em novas formas de negociação.
uma intensa actividade de modernização,
formação, promoção e divulgação no sentido
de aumentar os volumes de vendas, quer
no que se refere a eventos e espectáculos,
quer a livros editados ou artigos de
merchandising produzidos pela Fundação.
Contribuição para uma
maior Divulgação Cultural
e Científica
Em paralelo, no âmbito da distribuição,
foram negociados novos contratos
de distribuição e venda de edições,
nomeadamente com os serviços competentes
de universidades e institutos politécnicos,
como forma de garantir uma maior
descentralização na distribuição das edições
e de as levar até junto dos estudantes
do ensino superior.
Para apoio à prossecução deste objectivo
destacam-se as seguintes actividades
e iniciativas:
› desenvolvimento da bilheteira electrónica
para permitir a compra de bilhetes
para espectáculos através da Internet;
Em qualquer destes domínios foram
› alargamento dos horários de atendimento
alcançados resultados que se traduziram,
ao público da livraria da Sede e da bilheteira;
nomeadamente, em reduções nos preços
› promoção de uma maior e mais destacada
de aquisição, diminuição dos tempos
presença das edições da Fundação
de resposta e a melhoria da capacidade
nas livrarias e num maior número
de gestão e de acompanhamento
de feiras do livro;
dos contratos e acordos negociados.
› melhoria do sistema de controlo
O Armazém passou a assegurar a expedição
das existências;
directa para os correios das encomendas
› início de um trabalho, em articulação
ali preparadas, o que veio a contribuir para com os vários Serviços editores, de revisão
uma diminuição significativa dos tempos
de preços de edições com maiores
para satisfação dos pedidos dos clientes.
dificuldades de escoamento e de selecção
Em paralelo, continuou o esforço
de entidades, com particular destaque
de organização dos espaços, da classificação para as bibliotecas municipais ou escolares,
e identificação das localizações e sua
interessadas em receberem ofertas
informatização. Por outro lado, aumentaram de livros; e
significativamente o número e volume
› melhoria, com o apoio da Biblioteca
de entradas e saídas de armazém
de Arte, da base de dados de livros
de materiais, especialmente livros.
e artigos que serve de suporte à produção
do catálogo de edições.
Vendas
No quadro da venda directa – bilheteiras,
lojas e venda à distância – foi desenvolvida
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›› Serviço de Orçamento,
Planeamento e Controlo
Valores em euros
Encargos com pessoal
Outras despesas de estrutura
Investimentos
Total
741 217
Sistemas de Informação
e Organização
1 115 348
290 374
1 856 565
Ao longo do ano de 2003, o Serviço de
Orçamento, Planeamento e Controlo (SOPC)
desenvolveu um conjunto de acções na sua
esfera de competências, designadamente,
no âmbito da preparação
e acompanhamento do Orçamento
e Plano de Actividades, da modernização
e informatização dos processos de trabalho
da Fundação e da gestão corrente dos
sistemas informáticos. Assegurou,
em paralelo, as funções de auditoria interna.
Planeamento
e Orçamento
Na área do Planeamento e Orçamento,
a actividade desenvolvida pautou-se por
dar continuidade à metodologia de trabalho
inerente ao sistema de planeamento,
que assenta na preparação de um
documento de base – o Orçamento e Plano
de Actividades Anual da Fundação.
O sistema instituído visa acompanhar
a execução financeira e a concretização
das actividades, com base em indicadores
financeiros e, também, em indicadores
físicos adequados à tipologia de acções
desenvolvidas pelos vários Serviços
da Fundação.
O acompanhamento da execução física
e financeira, durante o ano que findou, foi
reportado através de relatórios de execução
das actividades da Fundação – relatórios
para cada um dos três primeiros trimestres
e relatório anual.
Na área dos Sistemas de Informação e
Organização as acções desenvolvidas dizem
respeito, por um lado, à implementação de
projectos de desenvolvimento e, por outro
lado, à gestão dos contratos de manutenção
dos diversos sistemas informáticos
instalados.
Os principais projectos desenvolvidos,
durante o ano de 2003, foram:
› Conclusão da 2.ª fase do projecto
de Intranet, que teve como objectivo
a integração e evolução do serviço
de Agenda Intranet, tendo em vista a sua
disponibilização em ambiente Internet,
bem como a adequação das funcionalidades
actuais do catálogo de produtos, a fim
de permitir a sua exportação para a “loja”
da Internet.
› Conclusão do projecto de desenvolvimento
da aplicação informática para gestão
de Museus, com a entrada em produção
dos módulos de gestão da colecção, gestão
das actividades, gestão da informação e
conversão dos dados existentes. No âmbito
deste projecto, iniciou-se o desenvolvimento
de novos módulos, nomeadamente,
o arquivo fotográfico e WEB, que vai
permitir que especialistas nesta área,
acedam ao inventário da colecção.
› Implementação da 2.ª fase do projecto
da aplicação para gestão de bilheteiras,
que inclui o módulo WEB, o plano
de contingência e a conversão dos dados
históricos.
› Desenvolvimento de uma aplicação para
a gestão de contactos (mailings), utilizando
a plataforma Microsoft Outlook.
› Projecto de desenvolvimento da aplicação
informática de gestão de actas, que inclui
uma base de dados para registo das decisões
do Conselho de Administração e processamento
dos respectivos suportes de divulgação.
› Classificação informática de todo
o arquivo histórico existente, relativo às
deliberações do Conselho de Administração.
› Implementação de novas funcionalidades
na aplicação de Subsídios
e Bolsas – desenvolvimento do módulo
de expediente, com vista à sua
digitalização, migração dos dados históricos
do Serviço de Educação e Bolsas
e desenvolvimento de um módulo que terá
como objectivo o acompanhamento
e controlo dos processos em curso. E
› Diversos trabalhos de desenvolvimento
das aplicações instaladas, relativas
à implementação de novas funcionalidades,
a saber:
• correcção de Recepções de Imobilizado;
disponibilização da informação dos dados
SAP HR em página Web e XML;
• implementação do processo de vendas
à cobrança;
• melhoria nos processos de vendas
por consignação;
• revisão da base de dados do catálogo
de publicações;
• projecto para a transformação
dos formulários da Internet, em ferramentas
mais práticas, seguras e adequadas
às respectivas finalidades;
• inventariação e etiquetagem dos bens
patrimoniais do parque informático.
No domínio da organização e métodos,
prosseguiu-se o esforço de racionalização
e modernização dos processos de trabalho,
em especial na área do Expediente
dos Serviços Centrais e no Serviço
de Recursos Humanos (informatização
dos formulários de uso interno).
Auditoria Interna
A auditoria interna, que envolve
o controlo dos procedimentos
administrativos e financeiros,
é da responsabilidade do SOPC.
Para além da auditoria que é efectuada
anualmente pelos Auditores Externos,
são de destacar as seguintes acções
de auditoria interna:
› verificação do cumprimento das normas
de execução orçamental respeitantes
às autorizações de despesas;
› acompanhamento financeiro dos principais
investimentos em obras e equipamentos;
› verificação trimestral das contas
de Subsídios e Bolsas de Estudo – com vista
à regularização dos saldos antigos e ao
aconselhamento dos Serviços, no sentido
do cumprimento das normas relativas
à gestão dos processos;
› verificação do cumprimento de todas
as decisões do Conselho de Administração
de natureza financeira e seu registo
informático;
› verificação da autorização de concessões
de Subsídios e Bolsas a todos os Serviços
de Actividades Distributivas;
› análise às contas de devedores e credores,
designadamente, clientes – conta corrente
e devedores e credores diversos;
› acompanhamento dos acordos
estabelecidos com as distribuidoras
de publicações;
› análise às contas correntes
de fornecedores e contas correntes
de empregados e pensionistas;
› na área de aprovisionamento e de relação
com os fornecedores – controlo de requisições
pendentes, de encomendas não
recepcionadas e de facturas bloqueadas; e
› análise aos projectos plurianuais do Serviço
de Saúde e Desenvolvimento Humano.
De referir, ainda, os trabalhos desenvolvidos
durante o ano de 2003, relativos a:
› avaliação da capacidade financeira dos
candidatos a concessionários para a Cantina
e integração no júri de selecção; e
› participação no desenvolvimento
do projecto “Logis”, relativo à
reestruturação da área de logística
e modernização de processos de trabalho
dos Serviços Centrais.
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