PP001/02
ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
SUMÁRIO
1. Objetivo .............................................................................................................................. 2
2. Abrangência ....................................................................................................................... 2
3. Documentos Complementares ........................................................................................... 2
4. Definições/Siglas ................................................................................................................ 2
5. Descrição dos Procedimentos ............................................................................................ 3
5.1 Identificação da Necessidade ........................................................................................... 3
5.1.1 Estrutura da Documentação e Tipos de Documentos ..................................................... 3
5.1.2 Conteúdos dos Documentos ........................................................................................... 4
5.1.3 Codificação de Documentos ........................................................................................... 5
5.2 Elaboração ....................................................................................................................... 6
5.2.1 Coleta de Informações .................................................................................................... 6
5.2.2 Elaboração de Minuta ..................................................................................................... 6
5.2.3 Edição e Redação Final .................................................................................................. 7
5.2.4 Sumário ........................................................................................................................... 7
5.2.5 Estrutura dos Textos ....................................................................................................... 8
5.2.6 Figuras e Tabelas............................................................................................................ 8
5.2.7 Anexos ............................................................................................................................ 8
5.2.8 Histórico de Revisões...................................................................................................... 8
5.3 Análise Crítica, Aprovação e Reaprovação ...................................................................... 8
5.4 Emissão e Distribuição de Cópias .................................................................................... 9
6. Registros .......................................................................................................................... 10
7. Histórico de Revisões ....................................................................................................... 10
8. Fluxograma....................................................................................................................... 11
9. Anexos ............................................................................................................................. 11
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ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
1. Objetivo
Este documento descreve o processo adotado pela SOGIPA para a elaboração e controle
dos documentos e registros do seu Sistema de Gestão (SG), desde a identificação da
necessidade de padronização até a emissão e distribuição de cópias aos usuários.
2. Abrangência
Este documento é aplicável a todos os processos e áreas/setores da SOGIPA.
3. Documentos Complementares

FO001 - Lista Mestra
4. Definições/Siglas

Autor: líder ou responsável pela criação ou revisão do documento;

Colaborador: participante direto, consultor técnico/operacional ou apoiador da
criação ou revisão do documento;

Aprovador: figura gestora da área, produto ou macroprocesso sendo representada
geralmente por gerências ou supervisores;

SG: Sistema de Gestão;

Documento: informação e o meio no qual está contida. O meio pode ser papel,
magnético, disco de leitura ótica ou eletrônica, fotografia, etc. Exemplos:
procedimentos, instruções de trabalho, manuais, normas, desenhos, relatórios,
registros, etc.

Registro: documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de
atividades realizadas. Exemplos: relatório de auditoria, lista de presença de
treinamento, etc.

Lista Mestra: arquivo em meio eletrônico que contém a listagem de todos os
documentos integrantes do SG. Esta listagem informa o tipo de documento, seu título,
código (seu houver), a data da primeira versão, a data da revisão atual, setores e/ou
funções que devem receber cópias físicas dos mesmos, etc.

Backup: cópia de segurança de arquivos em meio eletrônico.

Versão: é uma melhoria do documento anterior, sendo que o original é o menos
evoluído. Quando um documento é criado seu número de versão será “00”.
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
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Descrição: Registro sucinto na versão do documento dos itens alterados/atualizados.
Na criação do documento a descrição será sua criação.
5. Descrição dos Procedimentos
O procedimento adotado para a elaboração de documentos internos na SOGIPA é detalhado
no fluxograma ao final deste documento.
5.1 Identificação da Necessidade
Necessidades de elaboração ou revisão de documentos podem ser assinaladas por
qualquer colaborador da SOGIPA. Os motivos para elaboração ou revisão podem ser
diversos. De um modo geral, estão relacionados com a necessidade de orientações para
facilitar e/ou padronizar a execução de um processo/subprocesso da organização para
garantir a repetibilidade e o controle do mesmo.
5.1.1 Estrutura da Documentação e Tipos de Documentos
A figura a seguir ilustra os níveis planejados para os documentos do sistema de gestão da
SOGIPA:
Manual de Gestão (MG): documento estratégico de 1º nível, que estabelece políticas,
diretrizes e objetivos para o sistema de gestão, definindo responsabilidades, estrutura
organizacional e processos que compõem o SG.
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Procedimentos de processos (PPs): são documentos de 2º nível que descrevem como os
processos /subprocessos são realizados na SOGIPA.
Documentos de terceiro nível: são documentos que detalham partes dos procedimentos
de processos, ou seja, subprocessos ou rotinas específicas (exemplos: instruções de
trabalho, especificações, manuais, normas, desenhos, etc.). Em geral, constituem
documentos operacionais com orientações precisas sobre atividades específicas de um
processo.
Registros: documentos de comprovação que apresentam resultados obtidos ou fornecem
evidências de atividades realizadas.
5.1.2 Conteúdos dos Documentos
A seguir são apresentados os principais conteúdos dos documentos que compõem o SG da
SOGIPA, para os quais foram desenvolvidos alguns modelos (templates) disponíveis na
rede corporativa.
5.1.2.1 Manual de Gestão (MG)
1. Sumário: lista de tópicos contidos no manual.
2. Introdução: descreve a finalidade do documento.
3. A Organização: apresenta a origem e a situação atual da organização; breve
histórico; produtos e serviços; localização e instalações; negócio, missão, visão,
credos e valores e a estrutura organizacional.
4. Sistema de Gestão: define o escopo, políticas, objetivos estratégicos e
operacionais, mapa de macroprocessos, documentação, responsabilidades e
autoridades e detalhamento dos macroprocessos do Sistema de Gestão.
5. Registros: apresenta a lista de registros relacionados com o documento.
6. Histórico de revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão.
7. Glossário: tópico que define termos técnicos e siglas utilizadas ao longo do
manual.
8. Anexos: adendos ao manual.
5.1.2.2 Procedimento de Processo (PP) ou Instrução de Trabalho (IT)
1. Objetivo: descreve a finalidade do documento.
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2. Abrangência: define os limites do processo/rotina descrito, envolvendo áreas,
unidades e onde começa e termina o processo/rotina.
3. Documentos Complementares: lista os documentos que complementam o
procedimento ou instrução como exemplo Manuais (MN), Instruções de Trabalho
(IT’s), PP’s que envolvam outras áreas, etc.
4. Definições/Siglas: descreve
compreensão do texto.
termos,
definições
ou
siglas
para
melhor
5. Descrição dos Procedimentos: descreve as atividades do processo/rotina em
questão com base no 5W1H (o que, quem, quando, onde, por que e como).
6. Registros: lista os registros relacionados com o processo/rotina.
7. Histórico de Revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão.
8. Fluxograma: apresenta, quando aplicável, o fluxograma do processo/rotina.
9. Anexos: adendos ao procedimento.
5.1.2.3 Manuais e Normativas
Os manuais ou normativas podem ser utilizados para descrever e regulamentos itens
específicos de trabalhos, procedimientos ou outros assuntos complementares aos PPs/ITs,
podendo ter formato livre para os conteúdos abordados, exceto para os seguintes itens:
1. Objetivo: descreve a finalidade do documento.
2. Documentos Complementares: lista os documentos que complementam ou auxiliam
a execução do manual
3. Definições/Siglas: descreve termos, definições ou siglas para melhor compreensão
do texto sendo parte do documento.
4. Registros: lista os registros relacionados com o manual com exemplo relatórios de
sistemas formulários
5. Histórico de Revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão.
6. Anexos: adendos ao manual.
5.1.3 Codificação de Documentos
Os documentos emitidos são identificados por códigos alfa numéricos, no formato
XXYYY/ZZ, onde:
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 XX – identifica o tipo de documento, sempre pela letra inicial do título, conforme tabela
a seguir;
XX
Tipo de Documento
MG Manual de Gestão
PP Procedimento de Processo
IT
Instrução de Trabalho
MN Manual
NM Normativa
FO Formulário
 YYY – número sequencial de emissão por tipo de documento, selecionado a partir da
Lista Mestra;

/ZZ – número da versão referente a revisão e edição do documento (00=criação,
01=1a. revisão, 02=2a. revisão, etc.);
Por exemplo, um documento codificado como PP010/02, identifica um procedimento de
processo (PP), sendo o décimo procedimento elaborado na SOGIPA (010), estando na sua
segunda versão (/02).
5.2 Elaboração
A elaboração de documentos pode ser feita por qualquer colaborador capacitado para tal.
5.2.1 Coleta de Informações
O elaborador reúne as informações documentadas existentes (tabelas, rascunhos e outros
documentos não padronizados) e demais informações transmitidas informalmente,
consideradas relevantes para o desempenho da atividade.
As informações são obtidas diretamente com o pessoal que realiza e/ou está envolvido com
as atividades relacionadas ao documento a ser estabelecido.
5.2.2 Elaboração de Minuta
Com base nas informações coletadas, o elaborador cria uma minuta respeitando os tópicos
definidos para cada tipo de documento.
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A redação dos textos é realizada levando-se em consideração as seguintes regras, quando
aplicável:
 Redigir de forma clara, concisa, uniforme e compreensível para os usuários;
 Construir frases curtas e em ordem direta: sujeito-verbo-complementos;
 Empregar o verbo ao longo do texto no presente do indicativo, salvo quando a
situação exigir o uso de outros tempos e modos;
 Empregar o verbo no infinitivo sempre que houver uma enumeração de etapas
sucessivas de um procedimento;
 Empregar somente palavras de uso corrente e sentido preciso, utilizando termos
técnicos conhecidos. Quando isto não ocorrer, estes termos devem ser definidos;
 Redigir as frases de forma impessoal, as responsabilidades devem ser identificadas
através das funções envolvidas;
 Evitar lacunas e descontinuidade no texto do documento;
 Tornar claro para o usuário do documento como se inicia, executa e finaliza as
diversas atividades descritas;
 Verificar se todo o necessário foi coberto quanto ao material, método, máquinas, mãode-obra, medições, meio ambiente e registros;
 Incluir informações detalhadas de forma compatível com o grau de instrução,
experiência e treinamento requerido para a função dos usuários do documento.
5.2.3 Edição e Redação Final
O elaborador consolida a minuta e discute com os envolvidos/colaboradores, antes da
edição final.
A edição final é realizada conforme a estrutura dos documentos definida anteriormente e
respeitando-se os modelos disponíveis na rede da SOGIPA.
 Para formulários recomenda-se a inclusão de cabeçalho contendo a identificação da
SOGIPA (nome ou logotipo), título e código (quando apropriado).
5.2.4 Sumário
Todo documento deve conter um sumário, exceto formulários, conforme modelo na rede.
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5.2.5 Estrutura dos Textos
Corpo do documento apresentado conforme a seguir:
Textos, preferencialmente, em letras tipo “Arial”, tamanho 12; títulos com iniciais maiúsculas
e em negrito (conforme padrão deste documento).
5.2.6 Figuras e Tabelas
As ilustrações, figuras e tabelas são representadas, preferencialmente, imediatamente após
o item que os menciona ou devidamente numeradas, conforme apropriado.
5.2.7 Anexos
Anexos mencionados em um documento são numerados e colocados ao final deste e não
precisam ser contados na paginação.
Os anexos são disponibilizados na Intranet junto ao documento aprovado para visualização
e upload através de um link com o nome do respectivo anexo.
5.2.8 Histórico de Revisões
Descreve as alterações efetuadas nas revisões dos documentos. O preenchimento do
Histórico de Revisões segue o modelo apresentado neste documento.
5.3 Análise Crítica, Aprovação e Reaprovação
Devidamente editados, os documentos em elaboração do sistema de gestão são enviados
via e-mail para serem analisados criticamente e aprovados por pessoal autorizado
(aprovador), antes do treinamento e emissão.
Recomenda-se que o e-mail contenha o código e o nome do documento no campo assunto.
A responsabilidade pela análise crítica e aprovação da emissão ou da alteração (revisão)
dos documentos é definida a seguir.
Documento
Aprovador
Manual de Gestão
Presidência
Documentos de segundo e terceiro níveis (PPs, ITs, MNs, NMs
etc.)
Gerências ou
Supervisores
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A evidência de aprovação é o arquivo digital (e-mail) contendo a aprovação dos
responsáveis.
Após a aprovação, o coordenador do SG deve atualizar a Lista-Mestra.
Os responsáveis pela elaboração avaliam a necessidade e providenciam o treinamento a
todos os envolvidos no conteúdo do documento.
Quando for constatado que um documento não é mais válido ou que necessita de
mudanças, o mesmo deve ser revisado como apropriado para assegurar a sua pertinência e
adequação, sendo que isto pode ser feito por qualquer colaborador capacitado.
Os documentos revisados devem ser analisados criticamente e reaprovados quanto a sua
pertinência e adequação pelas mesmas funções, conforme descrito no item acima.
5.4 Emissão e Distribuição de Cópias
A emissão e distribuição de cópias dos documentos do SG são de responsabilidade do
coordenador do SG. Os documentos são distribuídos a todas as funções ou setores que
deles necessitam.
A emissão e a distribuição dos documentos em meio físico são controladas através da ListaMestra, que evidencia a situação da revisão atual de todos os tipos de documentos, bem
como os setores e/ou funções que recebem cópias dos mesmos. Quando há dúvidas por
parte dos usuários, em relação à situação da revisão atual do documento, estes entram em
contato com o coordenador do SG, que consulta a Lista-Mestra e informa ao usuário.
A distribuição dos documentos em formato eletrônico também é responsabilidade do
coordenador do SG e ocorre por meio da Intranet onde são disponibilizados para força de
trabalho. Os documentos são classificados “em Aprovação” e “Aprovados” e abaixo por área
gerencial responsável. Os anexos estão abaixo dos documentos aprovados compartilhados
através de um link para visualização e upload dos usuários. Os documentos em aprovação
compreendem todos os documentos aprovados que estão sendo revisados ou documentos
novos em fase de criação.
A inutilização das cópias obsoletas é de responsabilidade do coordenador do SG, que
também é responsável pela manutenção de todos os documentos originais e da ListaMestra. O documento obsoleto é todo o documento que não é mais utilizado no SG da
SOGIPA, seja por desativação ou por necessidade de substituição/revisão.
Cabe ao coordenador do SG resgatar as cópias distribuídas dos documentos obsoletos e
descartá-las, juntamente com os originais e, quando apropriado, substituí-las por cópias
atualizadas.
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6. Registros
 Lista-Mestra
 E-mails de aprovação do documento
7. Histórico de Revisões
Versão
Data
00
Autoria
Colaboração
Aprovador(es)
Descrição
Distribuição
10/05/2013 Pâmela
Cardoso
João Bauer
Criação
Eletrônico e cópia
física (Projetos &
Desenvolvimento)
01
04/11/2013 Alexandre
Daré
João Bauer
Atualização do
Histórico de Revisões;
Atualização das
Definições/Siglas
Eletrônico
02
28/04/2015 Alexandre
Daré
João Bauer
Inclusão de Normativas Eletrônico e físico
(NM) e a coluna
(Projetos &
Desenvolvimento)
Distribuição das
versões
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8. Fluxograma
9. Anexos
Não há anexos para este documento.
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