“Gastava-se muito tempo com as consultas na área de fiscalização.
Existiam problemas de preservação do documento e possibilidade
de erros no processo de arquivamento. Isso causava dor de cabeça
nos processos de auditoria. Agora esse tipo de erro não ocorre
mais”
Carlos Franco – Gerente de Operações de Informática da CSN
Resumo do Caso
Companhia Siderúrgica
Nacional
Setor
Siderurgia
Foco do Negócio
Gerência eletrônica de
documentos (GED)
Resumo da Solução
Gerenciamento e controle dos
documentos eletrônicos de forma
corporativa e totalmente
integrada ao SAP R/3
Resultados & Benefícios
Redução em 80% dos custos em
processos de auditoria fiscal
interna e externa
Menos de 5 segundos por
consulta
Acesso instantâneo às transações
e documentação associada ao
processo de contas a pagar
Otimização do processo de
emissão de segunda via
Maior agilidade no atendimento
aos requisitos fiscais
Gerenciamento e controle dos documentos
eletrônicos integrados ao SAP
Um dos maiores complexos siderúrgicos da América Latina, com capacidade de
produção de 5,8 milhões de toneladas anuais de aço bruto, a CSN está otimizando
processos vitais à retaguarda de suas operações.
Para atender a uma demanda de recuperação diária para mais de dois mil
documentos fiscais, a empresa decidiu por implementar uma solução Xerox de
gerenciamento de documentos eletrônicos.
O principal requerimento era que a solução à ser utilizada deveria ser inteiramente
integrada à ferramenta de gestão SAP R/3, permitindo a indexação de imagens e
consulta parametrizada pelo usuário diretamente do ambiente SAP.
Motivações
?? Redução dos custos de auditoria fiscal interna e externa relativo aos documentos
digitalizados
?? Unificação do acesso à informação, evitando busca fragmentada em diversos
sistemas e ao arquivo físico da CSN
?? Garantir a fidelidade de apresentação e conteúdo dos documentos armazenados
?? Substituir a solução COLD utilizada anteriormente, por outra que pudesse
atender aos novos requisitos do negócio
A solução
Desenvolvida pela equipe Xerox, a solução atingiu amplamente os objetivos traçados
com foco inicial em tratamento, digitalização e gerenciamento dos documentos
fiscais, o que resultou na transformação da forma de acesso à informação não
estruturada.
Com o sucesso na área fiscal da empresa, a CSN optou por incluir outras áreas no
projeto e, atualmente a solução trata dos documentos das áreas de RH, qualidade e
produção, totalizando a entrada de mais de 100 mil documentos a cada mês. A base
de conteúdo atual possui mais de 6 milhões de documentos e o acesso a eles é feito
através da Intranet, por mais de 350 funcionários.
Como a tarefa de organização e digitalização dos documentos demandava tempo e
recursos, a CSN optou por terceirizar estes serviços. A Xerox mantém então, uma
equipe de 16 profissionais alocados a este processo, que mensalmente processam e
digitalizam os documentos da CSN.
O projeto contou com especialistas Xerox e foi gerenciado segundo as normas
recomendadas pelo PMI (Project Management Institute).
Alguns pontos de destaque do projeto:
?? Redução do tempo de resposta das consultas - de 5 minutos para 5 segundos
?? Integração total com o sistema de gestão (SAP R/3), preservando investimento
e garantindo consistência e segurança
?? Terceirização total do processo, garantindo previsibilidade de custos e liberando
os recursos da CSN para atuar em seu core business
?? Uso de plataforma best of breed para gerenciamento eletrônico de documentos
e imagens, pronta para suportar novas demandas de acordo com a evolução do
negócio
Visibilidade e controle total dos
custos do processo
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excelência, fale conosco e solicite a visita de um dos nossos consultores
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ao alcance de suas mãos
C o n h e c i m e n t o
soluções locais
g l o b a l
gostaria de colocar a equipe Xerox Global
Services a sua disposição para contribuir
com nosso acervo de conhecimento e
soluções.
Temos diversos casos de sucesso no Brasil,
cobrindo todas as áreas de atividade
econômica e governamental. Certamente
um deles poderá servir de paralelo para
aplicações em sua organização.
O projeto para a CSN é um dos muitos de
gerenciamento eletrônico de documentos
eletrônicos (Document Content & Imaging
Services).
Saiba como podemos ajudar sua empresa
na introdução de novas metodologias e
práticas de comunicação individualizada.
Mais informações:
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O que é tecnologia da informação para você?
Para a Xerox Global Services é diminuir custos
sem perder qualidade. É gerenciar processos
sem esquecer a importância dos detalhes.
É otimizar a rotina, estudando o dia-a-dia da
empresa. É coletar, organizar e gerir
informações não estruturadas, fazendo dos
funcionários uma grande fonte de
conhecimento. É usar tecnologia avançada e
saber que as soluções nem sempre são
complicadas. É buscar rentabilidade para o
cliente e lembrar que empresas são feitas de
pessoas. Tecnologia da informação é isto:
explorar todas as possibilidades
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Se esta é a hora de produzir resultados