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TOC 107 - Fevereiro 2009
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A retenção (i)lícita dos documentos contabilísticos
Por Marco Vieira Nunes
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Marco Vieira Nunes
Jurista da CTOC
presente artigo debruça-se sobre a legitimidade do Técnico
Oficial de Contas (TOC) em
invocar, perante o respectivo cliente,
uma situação de retenção de documentos, sendo certo que aqui se analisa a questão apenas ao nível da interpretação e aplicação dos preceitos
deontológicos.
Quais são os documentos ou elementos inerentes que, após rescisão contratual, devem ser objecto de devolução por parte do TOC ao respectivo cliente?
Do mesmo modo, existindo honorários em dívida, há ou não documentos cuja entrega pode
ser negada pelo TOC por se considerar execução
de um serviço prestado pelo mesmo e não liquidado?
Ocorrendo a rescisão do contrato de prestação
dos serviços contabilísticos no prazo máximo
previsto no art. 16.º do Código Deontológico
dos Técnicos Oficiais de Contas incumbe ao
Técnico Oficial de Contas proceder à entrega junto do cliente, ou de quem legalmente
o represente, de todos os documentos contabilísticos que estão na sua posse, tenham eles
origem interna, isto é, quando e se gerados na
própria empresa, tenham eles origem externa
(por exemplo, extractos bancários, facturas de
fornecedores).
O Código Deontológico prevê, é certo, um prazo máximo de 60 dias (1) para a devolução da
documentação ao cliente. Todavia, entendo que
o Técnico Oficial de Contas não deve cair na
tentação de transformar este prazo num meio de
pressão ilícita para satisfação de uma qualquer
outra pretensão.
Os conflitos emergentes de relações contratuais
privadas não podem nem devem fazer perigar o
estrito cumprimento dos deveres de ordem pú-
blica (obrigações declarativas) por parte dos sujeitos passivos respectivos.
Aliás, neste sentido, estipula o art. 54.º, n.º 1, al.ª
d) do Estatuto da CTOC que, ao nível dos deveres para com as entidades a quem prestam serviços, constituem deveres dos Técnicos Oficiais de
Contas absterem-se de qualquer procedimento
que ponha em causa tais entidades.
Assim, tendo o Técnico Oficial de Contas condições para proceder, no imediato, à entrega dos
documentos ao cliente não deve, pois, aguardar
pelo decurso do prazo de 60 dias a pretexto de
uma norma vertida no Código Deontológico
que, tal como mandam as regras de boa conduta profissional, deve ser “usada” com a devida
parcimónia.
Como regra geral, não é, pois, legítimo a retenção dos documentos que foram entregues pelo
contribuinte ao seu responsável pela contabilidade, tanto mais porque existe o dever legal de
conservar em arquivo toda a documentação contabilística.
Com efeito, nos termos do disposto no art. 121.º
do Código de IRC, os sujeitos passivos de IRC,
com excepção dos isentos nos termos do artigo
9.º, são obrigados a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada exercício.
Tal documentação deve estar centralizada em
estabelecimento ou instalação situada em território português nos termos do artigo 117.º ou
nas instalações do representante fiscal, quando
o sujeito passivo não tenha a sede ou direcção
efectiva em território português e não possua estabelecimento estável aí situado.
Para tanto, em matéria contra-ordenacional, dispõe o art. 120.º do Regime Geral das Infracções
Tributárias (RGIT) que: «1- A inexistência de livros de contabilidade ou de escrituração e do
modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios
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Sabe quais são os documentos que, após rescisão contratual, deve devolver ao
seu cliente? Existindo honorários em dívida, há ou não documentação cuja entrega pode ser negada pelo TOC? Este texto fornece-lhe respostas para estas e
outras questões.
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por força da lei, bem como de livros, registos e
documentos com eles relacionados, qualquer
que seja a respectiva natureza ,é punível com
coima de € 150 a € 15.000.
2 – Verificada a inexistência de escrita, independentemente do procedimento para aplicação da
coima prevista nos números anteriores, é notificado o contribuinte para proceder à sua organização num prazo a designar, que não pode ser
superior a 30 dias, com a cominação de que, se o
não fizer, fica sujeito à coima do artigo 113.º.»
A documentação contabilística entregue pelo
contribuinte ao Técnico Oficial de Contas constitui, assim, propriedade exclusiva dos respectivos sujeitos passivos; o TOC, neste sentido, apenas poderá aceder, se devidamente autorizado, à
posse ou titularidade precária de tais documentos e, em regra, apenas no período de vigência
do contrato de prestação de serviços contabilísticos.
Mas quais são os documentos que integram o
conceito de documentação contabilística?
Esta tarefa – a descrição dos documentos que integram o conceito de documento contabilístico
– seria, porventura, exaustiva.
A este nível, o Estatuto da Câmara e o Código
Deontológico dos Técnicos Oficiais de Contas
não prevêem qualquer tipo de enumeração, sequer exemplificativa, daquilo que se entende
como documento contabilístico.
Todavia, no domínio da legislação fiscal, dispõe
o art. 113.º, n.º 4, do Regime Geral da Infracções
Tributárias que documentos fiscalmente relevantes são os livros, demais documentos e respectivas versões electrónicas, indispensáveis ao apuramento e fiscalização da situação tributária do
contribuinte.
Neste domínio, fazendo apelo à praxis profissional, a título exemplificativo, podemos classificar
os documentos a dois níveis: interno e externo,
consoante tenham ou não origem na própria empresa.
Assim sendo, é certo que tal exemplificação
pode ser tão diversa quanto os modelos de gestão administrativa que forem adoptados. A nível
interno, sendo gerados na própria empresa, podemos apontar os seguintes documentos:
- facturas, recibos, notas de lançamento a crédito e a débito, guias de transporte, cheques,
guias de pagamento de imposto, processamento
de salários.
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Será sempre recomendável, senão
mesmo obrigatório, que o Técnico
Oficial de Contas quando confrontado com a existência de honorários
em dívida (que devem estar reflectidos na contabilidade), dirija uma
carta registada com aviso de recepção ao cliente alertando para a situação de incumprimento.
Por sua vez, a nível externo, a título exemplificativo, podemos apontar os seguintes documentos:
– Extractos bancários, avisos de lançamento bancário, independentemente da sua natureza, facturas de fornecedores, notas de lançamento de
fornecedores.
Temos ainda, por sua vez, os documentos que
servem de suporte à contabilidade, como o sejam, por exemplo, os contratos, as actas e as declarações obrigatórias.
Em geral, todos os documentos acima elencados
integram a contabilidade, considerando-se indispensáveis ao apuramento e fiscalização da situação tributária do contribuinte.
Todos eles são propriedade do contribuinte, pelo
que, sendo solicitada a sua restituição, devem
ser devolvidos ao seu titular.
O direito de receber pontualmente
Por mero juízo de raciocínio, imagine-se uma
situação de incumprimento contratual resultante do não pagamento dos honorários ao Técnico
Oficial de Contas.
Com efeito, nos termos do disposto no art. 51.º,
n.º 1, al.ª d) do Estatuto da Câmara, os Técnicos
Oficiais de Contas têm, relativamente a quem
prestam serviços, o direito de receber pontualmente os honorários a que tenham direito.
Inclusive, a este propósito, estipula o Código
Deontológico que a falta de pagamento dos honorários ou remunerações acordadas com as entidades a quem prestam serviços constitui justa
causa para a rescisão do contrato de prestação
de serviços.
Não tendo sido liquidados os honorários ao Técnico Oficial de Contas, pode ou não ser recusada a restituição da documentação?
Ora, se se confirmar a exigibilidade dos honorários reclamados pelo Técnico Oficial de
Contas e, assim sendo, o incumprimento por
parte do contribuinte, podem configurar-se
duas situações:
– Os documentos, internos e externos, do contribuinte, nos termos acima referenciados, não
podem em circunstância alguma ser objecto de
retenção.
– Os documentos que resultam do trabalho executado pelo Técnico Oficial de Contas, e ressalvado que seja a circunstância excepcional estatuída no art. 54.º, n.º 2, do Estatuto da Câmara,
podem ser objecto de retenção sem que daí, salvo melhor opinião, decorra a prática de infracção disciplinar.
Assim, tudo aquilo que resulta dos lançamentos
contabilísticos executados pelo TOC, existindo
incumprimento imputável ao cliente, pode ser
negada a sua entrega. Nesta perspectiva, por
exemplo, aqui se integram os seguintes documentos:
– extractos das contas, balancetes sintéticos/
/analíticos, declarações fiscais, diários de movimentos;
– balanço e demonstração de resultados, fluxos
de caixa e outras demonstrações, mapa e origem
e aplicações;
– as informações relativas ao anexo ao balanço e
demonstração de resultado.
Ou seja, tudo quanto resulte da actividade, manual ou intelectual, do TOC, existindo honorários em dívida, pode ser objecto de recusa de
entrega ao respectivo contribuinte mas apenas
reportado ao período em que estejam em dívida
os respectivos honorários.
Em todo o caso, será sempre recomendável, senão mesmo obrigatório, que o Técnico Oficial de
Contas quando confrontado com a existência de
honorários em dívida (que devem estar reflectidos na contabilidade), dirija uma carta registada
com aviso de recepção ao cliente alertando para
a situação de incumprimento e dando um prazo
que entenda como razoável para que a situação
seja regularizada, findo o qual, não o sendo,
considera o contrato de prestação de serviços
contabilísticos rescindido por incumprimento
exclusivamente imputável ao cliente.
É, pois, importante que o Técnico Oficial de
Contas, antes de adoptar medidas mais drásticas,
alerte ou interpele o cliente, dando-lhe a oportunidade de sanar as irregularidades ou incumprimentos que teimam em subsistir.
Em todo o caso, querendo reclamar judicialmente os honorários em dívida, poderá fazê-lo, por
exemplo, através do chamado processo de injunção (2) que não é mais que uma providência
judicial que permite ao respectivo credor de uma
dívida que obtenha, de forma célere, simplificada e menos onerosa que uma acção judicial, um
título executivo, sem necessidade de promover
uma acção declarativa num tribunal.
Por último, chamo a atenção que os créditos pelos serviços prestados no exercício de profissões
liberais e o reembolso das despesas correspondentes, nos termos do art. 317.º al.ª c) do Código
Civil, prescrevem no prazo de dois anos. ■
(Texto recebido pela CTOC em Janeiro de 2009)
(1) A este propósito, anota-se que, nos termos do disposto no art. 115.º, n.º 4, não são permitidos atrasos na execução da contabilidade
superiores a 90 dias, contados do último dia do mês a que as operações respeitam.
(2) Relativamente ao processo de injunção, poderão obter esclarecimentos adicionais acedendo a www.mj.gov.pt/sections/justica-etribunais/injuncoes
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