Higienização dos documentos e depósitos
OT-16
1 – Descrição
A presente orientação visa estabelecer medidas de higiene nos arquivos dos tribunais e
elucidar sobre a sua execução.
Higienização dos documentos
Consideraremos a higienização dos documentos como uma operação que consiste na
remoção através de processos mecânicos (trinchas, panos ou eventualmente aspirador
com escova) de agentes nocivos aos suportes (papel no caso dos arquivos dos tribunais),
nomeadamente poeiras, partículas sólidas, excrementos de insetos, acumulados sobre
os mesmos.
Um programa de higienização dos documentos deverá prever a limpeza das lombadas e
partes externas dos documentos, caixas ou maços, para remoção das poeiras devendo
ser usado um aspirador, com regulação do poder de sucção, com escova e filtro de
partículas ou um pano seco.
A higienização ou limpeza superficial dos documentos quando feita de forma regular
permite detetar precocemente eventuais problemas, evitando assim tratamentos mais
profundos e dispendiosos dos conjuntos documentais. Por isso se considera que a
higienização é uma operação é que faz parte do plano integrado de conservação dos
documentos.
Higienização dos depósitos
Também a higiene regular dos depósitos de arquivo constitui um fator elementar na
prevenção de eventuais focos de infestação (seja por roedores, seja por insetos) ou de
infeção (fungos e outros microrganismos), pelo que deverá ser objeto de particular
atenção e ser assegurada através do contrato de limpeza vigente para o Tribunal.
OT-16 Higienização dos documentos e depósitos
1 Deverá realizar-se da seguinte forma:

O chão ser sobretudo aspirado podendo, periodicamente, ser limpo com pouca
água (de evitar é o uso de esfregona) por forma a evitar um aumento da humidade
relativa dos depósitos (circunstância prejudicial aos documentos sendo
designadamente favorável ao desenvolvimento de fungos), não devendo ser usados
detergentes com cloro (lixívia) ou com amoníaco.

A limpeza das paredes e dos parapeitos ser efetuada com panos anti estáticos ou
humedecidos. A limpeza das estantes e do restante mobiliário ser efetuada com
panos humedecidos com uma solução de 2 partes de água para 1 parte de álcool,
dada a sua ação fungicida e bactericida, devendo o local ser arejado durante a
limpeza e o álcool ser guardado devidamente embalado e fora do depósito.

A higienização das estantes iniciar-se da prateleira superior para a prateleira
inferior.

Ser feita a recolha diária do lixo dos caixotes.
Deverá, ainda, ser interditada a entrada de alimentos no depósito, visto serem fatores
que potenciam o aparecimento de insetos e roedores.
Plano de limpeza do depósito
Atento o que fica dito, poderá ser útil deter um quadro onde se fixem os objetos de
limpeza, a periodicidade de cada uma das operações e o modo de as executar. Esse
quadro, a que chamaremos Plano de Limpeza dos Documentos e do Depósito, e que terá
que ser ajustado em função das condições de utilização de cada depósito de arquivo,
pode ter a seguinte configuração:
Objeto da limpeza
Periodicidade
Modo de limpar
Sala de trabalho e mesas
dos depósitos
Diária
Vazar os cestos dos papéis, aspirar e limpar o pó
com pano seco ou ligeiramente humedecido com
2 partes de água para 1 parte de álcool.
Corredores principais
1 vez por semana
Pano ligeiramente humedecido com detergente
sem
amoníaco
e
sem
cloro
(lixívia)
complementado nos intervalos, em caso de
necessidade, com aspirador.
Corredores secundários
1 vez de 15 em 15
dias
Pano ligeiramente humedecido com detergente
sem
amoníaco
e
sem
cloro
(lixívia),
complementado nos intervalos, em caso de
necessidade, com aspirador.
Estantes e unidades de
instalação (maços, caixas,
processos, livros)
1 vez por cada 6
semanas
Pano seco. Apenas no caso das estantes poderá
ser usado um pano humedecido com 2 partes de
água para 1 parte de álcool.
2 OT-16 Higienização dos documentos e depósitos
Em suma: a higienização dos documentos e dos depósitos deverá traduzir-se num plano
a observar e é uma operação essencial para a conservação dos documentos e para a
existência de condições de trabalho nos depósitos de arquivo e de consulta dos
documentos e, se assegurada com regularidade, concorre poderosamente para evitar
outras intervenções mais complexas e dispendiosas no âmbito da higiene e da
conservação dos documentos.
2 - Fatores que concorrem para a higiene dos documentos e dos depósitos
- As janelas e as portas serem estanques, isolando o depósito face ao exterior (sem frinchas,
sendo desejável que as portas do depósito não confinem diretamente com o exterior).
- Em caso de quebra de vidros de janelas, proceder, no mais curto intervalo de tempo, à sua
substituição, assegurando de imediato e ainda que de modo provisório o seu encerramento.
- O chão, o revestimento das paredes e do teto não libertarem poeiras.
- Os sistemas de ventilação (insuflação) terem filtros de poeiras.
- Evitar infiltrações de água.
3 - Equipamento básico de higienização
- Aspiradores com filtros antipó (filtros HEPA - High Efficiency Particulate Arrestance).
- Panos e trinchas.
- Luvas, batas e máscaras antipó e demais equipamento de proteção que, em cada caso,
se verificar ser necessário.
4 - Higiene e incorporações documentais nos arquivos distritais
O nº 3 do art.º 8º, do regime geral das incorporações da documentação de valor
permanente em arquivos públicos, aprovado pelo Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 março,
considera que a documentação a incorporar nos arquivos históricos (arquivos distritais)
deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de
acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos (a DireçãoGeral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas).
E no art.º 9 considera que os encargos com a higienização são da responsabilidade das
entidades remetentes da documentação (os tribunais).
OT-16 Higienização dos documentos e depósitos
3 5 - Responsabilidades
Atividades
Medidas de gestão tendentes a
assegurar a higiene dos espaços de
arquivo e da documentação
Administrador
da Comarca ou
Secretário de
Justiça
Serviço
responsável
pelo arquivo
Empresa de
limpeza do
tribunal
X
Limpeza dos espaços de arquivo e
limpeza externa das unidades de
instalação dos documentos (maços,
caixas, etc.)
Limpeza mais detalhada da
documentação
X
X
6 – Referências legislativas, normativas e bibliográficas

DECRETO-LEI Nº 47/2004, DE 3 DE MARÇO - Regime geral das incorporações da
documentação de valor permanente em arquivos públicos.

CASSARES, Norma Cianflone e MOI, Cláudia - Como fazer conservação preventiva
em arquivos e bibliotecas/São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
Disponível em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DE JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas,
agosto de 2015.

DIREÇÃO-GERAL DO LIVRO, ARQUIVOS E BIBLIOTECAS, GABINETE DE
CONSERVAÇÃO E RESTAURO DA DIVISÃO DE PRODUÇÃO DE CONTEÚDOS DIGITAIS
DE ARQUIVO - Procedimentos básicos de preservação/conservação preventiva de
documentos gráficos
Disponível em:
http://arquivos.dglab.gov.pt/wpcontent/uploads/sites/16/2013/10/procedimentos
_preservacao.pdf

DUREAU, J. M., e outro - Princípios para a preservação e conservação de espécies
bibliográficas, Lisboa: Biblioteca Nacional, 1992
4 OT-16 Higienização dos documentos e depósitos

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS, DIVISÃO DE ARQUIVOS - Os
insetos e os documentos.
Disponível em:
http://www.sgmf.pt/_zdata/PDF/ARQ/ESTUDOS/ARQ_EST_INSETOS.pdf>
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