Guia Sympla para
Produtores de Eventos que Vendem ingressos online
Gestão inteligente dos dados e personalização
Gestão inteligente
dos dados e
personalização
Se relacione com os participantes do seu
evento e trace estratégias eficientes
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Gestão inteligente dos dados e personalização
SUMÁRIO
- Introdução
Pág. 1
- O que é a gestão inteligente?
Pág. 2
- Personalização do formulário
Pág. 3
- Acompanhamento de métricas
em tempo real
Pág. 9
- Formação da base de dados e
rotas para o futuro
Pág. 11
- Conclusão
Pág. 13
Gestão inteligente dos dados e personalização
INTRODUÇÃO
A venda de ingressos é uma das etapas mais
importantes na produção de um evento. E
não é mais novidade para ninguém que a
venda online em uma plataforma self-service é hoje a maneira mais eficiente para
realizar este processo. Ela disponibiliza diversas
ferramentas para o gerenciamento das vendas
e dos participantes e ainda é mais segura.
O importante, assim, não é mais simplesmente colocar os
ingressos à venda sem se preocupar com outras ações, mas sim
promover uma gestão inteligente e completa dos participantes e
das vendas! Mas, o que é exatamente a gestão inteligente e o que
ela traz de benefícios?
Veja neste E-book!
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Gestão inteligente dos dados e personalização
O que é a
gestão
inteligente?
A gestão inteligente dos dados significa utilizar as ferramentas disponíveis
para o gerenciamento total dos compradores do evento e das vendas como
verdadeiras aliadas de ações estratégicas reais e inteligentes.
Este gerenciamento, que inclui o acompanhamento de métricas preciosas
em tempo real pelo produtor e a personalização do formulário de compra/
inscrição, promove a formação de uma poderosa base de controle que dá
ao produtor a oportunidade de conhecer de verdade quem é o seu público e
criar estratégias de marketing para aplicar durante as vendas e analisar para
futuros eventos.
Quer saber como desfrutar das ferramentas e fazer uma gestão inteligente
completa dos seus eventos? Confira:
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Personalização do formulário
Na hora da inscrição para o evento, é normal para o
público preencher os dados com as suas informações,
como nome, sobrenome, endereço de e-mail. Mas
em portais convencionais de venda de ingressos
estes dados são os únicos pedidos e nem mesmo são
valorizados, muitas vezes sendo até descartados.
A gestão inteligente modifica esta realidade. Ela mostra ao produtor que ele pode
e deve ver neste conteúdo como sendo a resposta de quem é de verdade os
seus compradores, mapeando assim, o perfil geral do seu público. E isto é uma
preciosidade nos dias de hoje!
E como ele faz isto? Primeiramente utilizando uma plataforma que permita a
personalização do formulário de compra! Ou seja, além dos dados normais de
segurança, você poderá incluir outras perguntas que pretende fazer para as
pessoas que comprarem ingressos ou se inscreverem no seu evento. Ou seja: a
decisão sobre quais informações são relevantes está nas suas mãos!
Na Sympla, além dos campos customizáveis, o produtor também pode optar por
incluir campos pré-definidos, cada um com seu formato e validação próprios.
Tudo automático! Basta escolher os campos que deseja e ordená-los de acordo
com a sua necessidade.
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Endereço
Texto
Telefone
Parágrafo
Data / Hora
Lista
CPF / CNPJ
Múltipla escolha
RG
Vários valores
Termo de responsabilidade
Na Sympla, além dos
campos customizáveis, o
produtor também pode
optar por incluir campos
pré-definidos.
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Ingresso N 1: 1 lote
Nome *
Sobrenome *
E-mail *
RG: *
Tamanho da camisa
F
M
G
Termo de responsabilidade *
(Exemplo) Declaro que estou ciente:
1. tópico 1
2. tópico 2
A gestão inteligente mostra ao produtor que ele
pode e deve ver os formulários como sendo a
resposta de quem é de
verdade os seus compradores, mapeando assim o
seu público.
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Mas você sabe quais as reais vantagens de transformar um mero formulário
em uma base de informações preciosas para você? Veja:
1. Criação de um mailing valioso
Com as informações extraídas direto do participante, não tem como seu
mailing não dar certo! Coletar e-mail na hora da inscrição ou compra de
ingresso pelo seu convidado, por exemplo, é a fórmula para alimentar e
atualizar toda a sua lista!
N Ingreso
Participante
Tipo
Comprado por
Participante
Tipo
Comprado por
Z6X9-LP-F73X
Ana Cláudia Silva
Bilheteria
Feminino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
Z6X9-LP-AY8C
André Souza
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-CT9F
Carolina Faria
Bilheteria
Feminino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-FCK8
Joana Faria
Bilheteria
Feminino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-ANPM
João Silva
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-CXXK
José Santos
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-FH9N
Lucas Santos
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-ASEW
Maria Santos
Bilheteria
Feminino
PDV Bilheteria Samba da
Z6X9-LP-D4M4
Mariana dos Santos
Bilheteria
Feminino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
N pedido
Data de compra
Status
Ana Cláudia Silva
Bilheteria
Femenino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
André Souza
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Carolina Faria
Bilheteria
Femenino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Joana Faria
Bilheteria
Femenino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
João Silva
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
José Santos
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Lucas Santos
Bilheteria
Masculino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Maria Santos
Bilheteria
Femenino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Mariana dos Santos
Bilheteria
Femenino
PDV Bilheteria Samba da
Quadra
FMK823
31/05/2014 22:47
Confirmado
Gestão inteligente dos dados e personalização
2. Eliminação do risco de cambistas
Se seu evento é uma grande atração, como um show, e você acrescentar em
seu formulário o preenchimento obrigatório do CPF de cada participante, você
tira a chance dos cambistas agirem durante seu evento. O organizador pode
definir se um CPF ou CNPJ seja utilizado mais de uma vez. Caso não permita,
cada ingresso será único por pessoa física ou jurídica.
3. Envie kits ou brindes aos participantes
Dependendo do evento, se for um seminário ou congresso, por exemplo, vale
estreitar o relacionamento com os participantes enviando algum agrado em
seu endereço. Mas se você não coleta essas informações antes do evento, a
probabilidade de você conseguí-las depois diminui. Coletando o endereço das
pessoas no formulário de compra/inscrição, você pode agradar seu convidado
e estreitar relações, o que afinal, faz total diferença!
4. Controle mais seguro na hora da entrada
Coletando informações como CPF ou RG, você poderá controlar a entrada dos
participantes sem o perigo de fraude ou falsificação dos ingressos.
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Gestão inteligente dos dados e personalização
5. Termo de aceitação para o comprador
Marcação pelo comprador de um checkbox no Termo de Aceitação. Esta
vantagem é primordial para o organizador, que terá a certeza de que os
compradores estarão cientes do regulamento de seu evento e que não haverá
espaço para desculpas, como por exemplo: ”ah, não recebi esta informação
em lugar nenhum.” Segurança para você, e uma comunicação assertiva para
ambas as partes!
6. Vários meios de comunicação com o participante no pós-evento
Se você decide coletar também o telefone dos participantes, por exemplo,
você pode manter contato com cada um deles em casos especiais, caso aconteça algum imprevisto. Ter as informações atualizadas do seu público torna
esse contato pós evento com cada um muito mais fácil!
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Acompanhamento de
métricas em tempo real
As métricas são essenciais para produtores de
eventos profissionais. Elas permitem uma visão geral
do que está acontecendo e permitem que o produtor
acompanhe se as estratégias utilizadas na divulgação
estão sendo efetivas e tome ações especiais sempre
que achar necessário.
Quando
falamos
de
métricas
em
plataformas
eficientes,
estamos
falando não apenas do número total de ingressos vendidos, mas do número
em tempo real de visitas à página de venda do seu evento, além dos números
de compras efetivadas, pendentes e não pagas. Estes valores são essenciais,
pois permitem que o produtor tenha uma visão da eficiência das suas ações de
publicidade e marketing e, por serem em tempo real, permitem que tome ações
de emergência se necessário.
Um exemplo são os casos em que o produtor percebe que a demanda para o
evento está alta. Em plataformas normais, é necessário pedir autorização para
acrescentar um novo lote. Em plataformas self-service como a Sympla, este
trabalho só depende do produtor e da sua vontade. Ele poderá incluir
novos lotes de ingressos/inscrições quando perceber que a demanda está
alta ou sempre que quiser, além de diversas outras ações que dependerão da
estratégia utilizada em cada caso.
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Gestão inteligente dos dados e personalização
Estatísticas
Confirmados:
1115
Pagamento pendente:
800
Estatísticas
600
Confirmados:
1115
Pagamento pendente:
0
800
400
600
400
200
200
Página do evento
Visitas às páginas:
33
Ir á página do evento
Endereço da página do evento:
Nome do evento
Sobre o evento
Segunda, 01 de Setembro de 2014, 13h
Status do evento
Días para o evento:
Informação do evento
61
Despublicar
Status: Publicado
Página do evento
Visitas às páginas:
Ingressos
https://www.sympla.com.br/eventoana
Divulgue
Paticipantes
Nome:
Evento Ana
Começa:
Segunda, 01 de Setembro de 2014, 13h
Termina:
Quarta, 31 de Dezembro de 2014, 16h
Onde:
Sindicato de comerciários de SP, São Paulo, SP
Vendas
Editar evento
33
Ir á página do evento
Personalizar o e-mail de confirmação da compra / inscrição
Quero incluir uma mensagem personalizada no e-mail de confirmação que o participante
Endereço da página do evento:
https://www.sympla.com.br/eventoana
receberá ao efetivar sua compra
Gestão inteligente dos dados e personalização
Formação da base de dados
e rotas para o futuro
A partir do preenchimento por cada comprador do formulário personalizado, a sua base de dados vai sendo preenchida e você terá em mãos o nome
de cada comprador, seus dados (com segurança) e as características dos
pedidos, além claro, das respostas que eles deram no formulário que você
criou!
Isso significa que você terá mapeado exatamente quem é o seu público e
terá formado um mailing precioso. Com toda a base de dados formada
mais as métricas geradas, você poderá fazer uma revisão total no final do
evento e traçar estratégias para novos eventos. Poderá ainda utilizar de outras
ferramentas para se aproximar ainda mais do seu público até mesmo em
futuros eventos.
Como? Simples! Imagine que você tenha um evento e sabe que o público é o
mesmo de um evento anterior que vendeu pela plataforma online. Nada mais
justo do que poder convidar aquelas pessoas em especial via email. Se eles
foram em um evento anterior, provavelmente eles são um público potencial
para o próximo. E imagina fazer isto tudo pela própria plataforma? É possível,
é muito mais rápido e aumenta ainda mais a conversão de venda!
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Gestão inteligente dos dados e personalização
CONCLUSÃO
Além de ter as ferramentas certas com uma
boa plataforma de venda de ingressos, nada
é melhor do que utilizá-las para gerenciar
participantes e vendas tanto no pré evento,
quanto durante e no pós evento.
Aposte na personalização e chegue mais perto
do seu público, tenha um controle em tempo real
de tudo o que está acontecendo e trace estratégias de
ação certeiras!
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