PROCESSOS DE
NEGÓCIOS
Redução dos Custos de Vendas,
Administrativos e Gerais
Pavimentando um caminho para o crescimento lucrativo
Como Superar os Desafios do Mercado
Dirigindo os Processos de Melhorias Além do
Chão de Fábrica.
David Pate, Diretor de Gerenciamento de Negócios da
América do Norte e Marc Turpin, Auditor da TBM.
Da perspectiva do Demonstrativo de Resultados, a busca da
Excelência Operacional não deve estar limitada ao custo de
artigos vendidos. As vendas do dia a dia e a administração
de custos e gastos gerais de administração oferecem muitas
oportunidades para melhoras nos processos de negócios, os quais
podem reduzir despesas e estimular a eficiência e o lucro.
Neste artigo exploramos muitas
destas oportunidades nas quais o
contexto de trabalho da TBM com
as equipes de liderança encaram dois
diferentes desafios de mercado. No
primeiro caso, o cliente antecipou
um crescimento significativo e quis
proteger as reservas, dinamizando os
processos corporativos financeiros
e limitando o aumento de
funcionários. No segundo caso,
a empresa precisou responder a
consolidação de mercado reduzindo
custos fixos e melhorando a resposta
às necessidades dos clientes.
Preparando-se para um Rápido Crescimento
Antecipando um crescimento significativo, por cerca de um
período de três anos, o departamento financeiro em um
promissor produtor de autopeças Europeu começou a enviar
solicitações de pessoal para tratar o incremento da carga de
trabalho. Depois de ver como a eliminação de atividades sem
valor agregado – também conhecido como desperdício – em
áreas de produção, radicalmente melhoraram a produtividade
e reduziram custos. Os diretores da empresa sentiram que a
mesma estratégia poderia render benefícios em outras áreas do
negócio. Eles desafiaram a sua equipe financeira para melhor
impulsionar os recursos que tinham antes de desistir em
contratar novo pessoal.
Fig 1. Dinamizar Processos Financeiros para Sustentar o Futuro Crescimento
FECHAMENTO
FINANCEIRO
PREVISÃO
ESTIMATIVA DE
CUSTO
Ciclo de tempo
Previsão Mensal
Variabilidade do Processo
De
10 a
4.5 dias
De
12 a
7 dias
Reduzido
Faturamento
Redução
de
50%
10 | OpEx Review | Dezembro 2013 | www.tbmcg.com.br
Recomenda-se mover
a responsabilidade da
previsão da área de
finanças para vendas e
manufatura.
Tempo de resposta a solicitação de cotação do cliente
Reduzida
Três projetos pilotos no departamento financeiro foracam-se em:
1) o fechamento financeiro mensal 2) previsão mensal
3) estimativa de custo. Para melhorar cada um destes
processos, os grupos de melhoria contínua estabeleceram
indicadores chaves de desempenho (KPIs), eliminaram passos
desnecessários e manuseios, implementaram trabalho padrão
e redesenharam o fluxo de trabalho. Os resultados imediatos
(ver figura 1) incluíram ciclos mais curtos de tempo, redução
das tarefas administrativas, redistribuição de trabalho e uma
resposta mais rápida ao cliente.
Os objetivos e ferramentas usados para melhorar as áreas
administrativas e de produção – eliminando todas as formas de
desperdícios, solicitando ideias das pessoas mais familiarizadas com o
processo e enfatizando criatividade antes do capital – são as mesmas
de uma fábrica. Porém, fazendo mudanças em áreas administrativas
de acordo com o Gestor de Cliente da TBM, Marc Turpin, requer
um maior esforço para envolver e engajar pessoas.
“Nas áreas de produção o trabalho tende a ser mais
intercambiável”, diz Turpin. “As funções administrativas existem
para fazer tipos específicos de trabalho. Todo progresso ou
mudança irá tocar no trabalho de alguém e pode resultar que
algumas atividades sejam eliminadas. Com sorte, em um ambiente
de crescimento é possível que ambos eliminem uma importante
quantidade de esforço e ainda encontrem lugar em outras áreas do
negócio para pessoas que possivelmente sejam disponibilizadas”.
Coleta e Análise de Dados mais Eficientes
A consolidação do mercado foi reduzindo lentamente a base de
consumidores de um provedor de vários bilhões de dólares de
serviços de consultoria e análise de mercado. Ao mesmo tempo,
apesar de que a companhia tinha aproveitado por décadas ser
dona de uma grande fatia de mercado, as novas tecnologias
e a comunicação global tornaram isto possível para que os
competidores começassem a abocanhar fatias de seus negócios
oferecendo inteligência equivalente a preços mais baixos.
Apesar de várias pressões, o baixo “turnover” e redes
estabelecidas contribuíram para uma atmosfera de complacência
e subvenção na companhia. Seguido pela aquisição por um
grupo de investidores privados (Private Equity) o novo grupo
de executivos identificaram várias oportunidades para tornar
eficiente a coleta de dados e processos administrativos. Para
reduzir seu custo de estrutura e construir equipe energizada e
orientada à organização, a TBM trabalhou ao lado de gerentes
para implementar um novo sistema de gestão – sustentado pelo
CEO e pelo grupo de investidores privados – combinaram
aspectos chave de lean e metodologia Six Sigma.
Durante 18 meses, a companhia completou cerca de 200
eventos em coleta e produção de dados, suporte ao cliente,
recursos humanos, departamento financeiro, entre outros.
Os resultados (veja figura 2) incluíram cerca de $ 5 milhões
em custos diretos em economia, redução de requerimentos
Fig 2. Aerodinamizando a Coleta e Análise de Dados
ECONOMIA DE
CUSTOS ANUAL
ACIMA DE
$5 MILHÕES
TRABALHO
245,000
hoRAS
VELOCIDADE NA
COLETA DE DADOS
REDUZIU
90%
FORÇA DE VENDAS
CARGA ADMINISTRATIVA
REDUZIDA
INTERAÇÃO COM
O CLIENTE
VELOCIDADE NA
INTRODUÇÃO DE NOVOS
PRODUTOS
3- 5
MESES MAIS
RÁPIDA
de trabalho, 90% na redução do tempo de coleta de dados e
introdução mais rápida de novos produtos.
“Quando começamos, muitos dos executivos pensavam
que qualquer mudança reduziria a qualidade do serviço
ao cliente”, lembra David Pate, Diretor Administrativo,
Desenvolvimento de Negócios para TBM, América do Norte.
“E alguns dos trabalhadores sentiam que o programa era
somente uma justificativa para cortar empregos, a qual era a
realidade da situação no mercado que estava encolhendo.”.
Participar do programa, completar o treinamento e certificarse como facilitadores do projeto ofereceu aos empregados
novas oportunidades de aprendizado e segurança no trabalho.
Relembrando, os líderes do progresso da companhia se deram
conta de que limitar os alcances dos eventos melhorariam
os resultados e que medir e apresentar grandes economias
– verificado pelo Departamento de Contabilidade –
aumentariam a credibilidade de seus esforços. 
WEBINAR
Execução Efetiva de um Processo
de Melhora Nos Negócios.
Este webinar apresenta as melhores práticas
para uma melhora nos processos de negócios
e lições aprendidas durante a iniciativa de
Harsco Corporation.
Apresentadores: Gary Rascoe e Douglas Shuff, Diretor de
Financeiro – Projeto estratégico para Harsco Corporation.
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