Bolas
“Um sistema de
informação adequado
às necessidades
da empresa
e dos seus clientes”
A
Bolas – Máquinas e Ferramentas de Qualidade,
S.A. é um distribuidor grossista de máquinas e
ferramentas industriais com aplicação em diferentes sectores e finalidades – equipamentos
para ar comprimido e pintura; para jardim e floresta; para trabalhar madeira; para metalomecânica; para
garagens e estações de serviço. Sedeada em Évora e com
delegações na zona de Lisboa, em Alverca, e na região do
Porto, no Freixieiro, estende a sua actividade a todo o território nacional, Madeira e Açores incluídos. Com um volume
de negócios a rondar os 10 milhões de euros e uma posição
de liderança no mercado português, a Bolas conta hoje com
uma equipa de 65 colaboradores e representa cerca de 40
fabricantes internacionais.
Razões para mudar
O crescimento e a consolidação atingidos pela Bolas nos
últimos anos ditaram a necessidade de modernizar a sua
infra-estrutura tecnológica de apoio ao negócio. Segundo
Rui Bolas, administrador da empresa, foram duas as razões
consideradas: “Numa fase inicial, a principal razão que nos
levou a equacionar este projecto resultou de problemas verificados com a empresa que nos assegurava a manutenção e
o desenvolvimento do nosso anterior software. Este facto,
aliado a novas e crescentes necessidades de cariz técnico,
operacional e estratégico da empresa, para as quais o nosso
software já não se encontrava apto a responder, motivaram
a decisão de procedermos à implementação de um novo
sistema informático”.
Dos contactos estabelecidos com a Microsoft, no âmbito da
plataforma Navision, a Bolas recolheu igualmente indicações sobre alguns parceiros especialistas na sua implementação, um dos quais a link consulting. A partir daí iniciou-se um processo de abordagem directa, onde se
mostraram as potencialidades de utilização, se fizeram
demonstrações e se negociou o quadro de aplicação.
Afirma Rui Bolas: “A solução proposta pela Link, o ERP
Navision, perspectivava-nos uma garantia de estabilidade,
flexibilidade e desenvolvimento contínuo do próprio software. Por outro lado, as referências que obtivemos junto
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| N7 - Junho de 2005 |
Cadernos Link - Casos de sucesso
Rui Bolas, administrador da Bolas, SA
das entidades e utilizadores que entendemos consultar
para o efeito, indicavam tratar-se provavelmente da melhor
opção para a empresa”.
Este conjunto de garantias fez pender a balança a favor da
proposta da link consulting. Para o administrador da Bolas,
pesou “desde o primeiro momento, a segurança que a Link
nos conseguiu transmitir em termos de experiência e knowhow neste tipo de projectos”. A este factor junta a qualidade
da “equipa de consultores e técnicos a afectar ao projecto”
e o facto de “a solução apresentada nos permitir determinar
– com rigor e à anteriori – o investimento a efectuar”. Pesou
igualmente o conhecimento anterior da aplicação da solução
no principal fornecedor da Bolas, a Metabowerke Gmbh &
Co., multinacional alemã que adoptou esta solução para a
maioria das suas filiais, presentes em vários países.
Objectivos a atingir
O que pretendia então alcançar a administração da Bolas
com esta implementação? Responde, uma vez mais, Rui
Bolas, enumerando quatro objectivos: “O primeiro era
«abrir» o sistema de informação aos nossos clientes e à
nossa força de vendas, possibilitando a criação de
encomendas online, a consulta de contas correntes, promoções, condições comerciais, encomendas, ordens de
serviço e estatísticas diversas”.
O segundo objectivo incidia na implementação do módulo
de Customer Relationship Management (CRM), “fundamental”, segundo Rui Bolas, “para dotar a empresa de uma
ferramenta que possibilitasse um melhor conhecimento
dos seus clientes e uma melhor gestão das suas expectativas, contribuindo para a sua fidelização e rentabilização”.
A equipa Link Consulting
Factores distintivos
Para Luís Vasques, director da Unidade de Soluções Empresariais da Link
Consulting, o projecto desenvolvido na Bolas “consolida ainda mais a
experiência Navision da Link no sector da Logística/Distribuição e permite
aprofundar o conhecimento, quer ao nível da implementação do Navision e
da sua adaptabilidade a novos processos de negócio, quer ao nível das
integrações entre o Navision e outras aplicações, nomeadamente no campo
das soluções web e de mobilidade”.
“Um factor distintivo do projecto foi o módulo de carteira onde se faz a
gestão de letras. Um outro foi a componente web. Nunca tinha sido feita
uma aplicação web que interagisse directamente com o ERP instalado”,
refere o consultor da link consulting. O seu balanço é, por isso, positivo.
“É raro encontrar uma PME com uma cultura de projecto, em que as
pessoas sabem o que querem, envolvendo-se na implementação. Uma das
pessoas que mais se envolveu foi o próprio dono da empresa, Rui Bolas.
Arrastou o resto da empresa. O resultado final há-de ser medido agora”.
A optimização de processos, a automatização dos armazéns
e a «comunicação» com outras ferramentas Microsoft
representam o terceiro objectivo traçado.
“Adicionalmente”, conclui o nosso interlocutor, “pretendia-se ainda uma solução que corresse numa plataforma
robusta e tecnologicamente avançada, com uma linguagem
de programação acessível e que não exigisse um grande
esforço em termos de administração de sistemas”.
A solução Navision 3.70 implementada na empresa inclui
diversos módulos, abrangendo as áreas de contabilidade,
imobilizado, vendas e cobranças, gestão de stocks, compras e pagamentos, gestão da manutenção e gestão do relacionamento com os clientes (CRM). Foi dimensionada para
37 utilizadores simultâneos.
“Garantir um arranque pacífico”
Os trabalhos de implementação foram realizados em várias
fases, como explica Rui Bolas: “Primeiro procedeu-se a um
levantamento de processos que culminou com a apresentação dos documentos de desenho conceptual relativos a
cada área funcional da empresa. Seguiu-se a personalização
do sistema e o desenvolvimento de funcionalidades específicas. Existiu ainda a necessidade de uma fase para analisar
e garantir a transposição de um conjunto de dados históricos entre o antigo e o novo sistema. Posteriormente, realizou-se uma fase de testes exaustivos que, após efectuadas
as correcções necessárias, culminou na fase de arranque”.
Os trabalhos iniciaram-se em Julho de 2004 e concluíram-se, com a entrada em funcionamento real da solução, o golive, no dia 4 de Abril de 2005. Rui Bolas faz a sua apreciação
a este período nos seguintes termos: “Considero que foi
suficientemente rápida, tendo em conta que procurámos
garantir um arranque pacífico, com sucesso e com a mini-
mização de eventuais problemas. Estes timings só
foram possíveis de alcançar com o esforço, a dedicação e a disponibilidade das duas equipas envolvidas
no projecto: a da Bolas e a da Link”.
A reacção dos utilizadores finais foi excelente, segundo Rui Bolas. “A comunicação e a formação realizada
durante a fase de implementação, bem como o facto
de se ter conseguido um arranque com um nível mínimo de problemas, contribuíram de forma decisiva
para uma fácil e rápida adaptação”.
Os benefícios em vista
Abordemos agora os benefícios que a Bolas espera
alcançar com o seu novo sistema integrado de gestão,
já que é ainda muito cedo para fazer balanços retrospectivos. Rui Bolas refere que, em termos estratégicos, o objectivo é “melhorar significativamente os
serviços que prestamos aos nossos clientes, contribuindo para a satisfação das suas necessidades e
correspondente fidelização à empresa”. Em termos
funcionais, espera-se “uma optimização dos processos de negócio, um acesso mais rápido e eficiente à
informação disponível e uma maior produtividade”.
Rui Bolas sintetiza numa frase a sua antevisão: “Um
sistema de informação adequado às necessidades da
empresa e dos seus clientes”.
Planos para o futuro
Por tudo isto, a link consulting é vista na Bolas como
“um novo parceiro, que nos permite não só assegurar
a manutenção das soluções agora instaladas mas
também apoiar o seu desenvolvimento e optimização”, refere o administrador da empresa. O passo
seguinte será “a implementação de uma solução de
gestão avançada de armazéns, com leitores móveis de
códigos de barras, com vista à automatização de
muitas das tarefas realizadas nos diferentes armazéns
da empresa, agilizando todo o processo logístico”,
conclui Rui Bolas.
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