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Manual Estoque - Versão 4.55.001 - 2ª Edição - 2012
13.6 AGENDA DE VISITAS
O QUE É
O sistema permite que façamos programações de atividades para os funcionários/usuários do sistema. Essas programações
ficarão disponíveis para acesso de todos os usuários, com direito para tal, onde quer que acessem o sistema.
ONDE CONFIGURAR
É necessário que o usuário esteja definido para aparecer na agenda de visita, Acesse: Utilitários > Direitos > ABA
Operacional > Campo Agenda de visita (S)/(N).
É importante também configurar os direitos de cada usuário na agenda, quem poderá excluir agendamentos, remanejar,
alterar descrição, etc. Para isso acesse: Utilitários > Direitos > Direitos de uso no sistema > Tele-Marketing .
EXEMPLO
1 – Escolha a semana para a qual
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deseja montar a Agenda. Mesmo que
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escolha uma sexta feira, o sistema
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irá montar a partir da segunda feira.
Para pesquisar as agendas de
semanas anteriores altere a data e
clique em Montar Agenda.
2 – Determine o nome do
funcionário / usuário para o qual
deseja montar a Agenda. Caso não
preencha nenhum nome deixando o
campo em branco o sistema irá
montar a Agenda de todos os
usuários como mostrado ao lado.
3 – Podemos montar a Agenda de
acordo com o setor dos usuários ou
deixar em branco para que todos
sejam relacionados.
4 – Depois de selecionado as opções clique em Montar a Agenda.
5 – A legenda para compromissos confirmados será: AZUL (Confirmados), VERDE (Realizados) e BRANCOS
(Agendados sem confirmação).
6 – Será possível imprimir a Agenda individual de cada usuário.
7 – Clicando em Escolher Vendedor podemos realizar o agendamento sem a necessidade de montar a agenda.
8 – Podemos Filtrar/localizar agendamentos no período de uma semana através de diversos parâmetros.
9 – Para usuários em rede, após longos períodos com a agenda aberta, para atualizar as informações sobre agendamentos
incluídos pode-se clicar em Refresh sendo desnecessário abrir e fechar a agenda.
Já conhecemos os botões da Agenda de Visita, vamos agora marcar um compromisso para um dos usuários.
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E-mail:[email protected]
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(71) 3503-1999 - Salvador - BA
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COMO AGENDAR
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Para realizar um agendamento, com a Agenda
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aberta, escolha o dia, o funcionário e execute um 2
duplo clique no campo em branco.
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A tela ao lado aparecerá.
1 – Observe que será possível agendar um 9
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compromisso para um Cliente já ativo ou um
Cliente Potencial (tabela de Cliente Potencial).
2 – Podemos definir o funcionário para quem
estamos marcando o compromisso. Caso você
perceba que outro funcionário deve realizar a
atividade é possível escolher outro nome e o
agendamento irá para o funcionário escolhido.
3 – Registre dia e hora em que acontecerá o compromisso. Também podem ser alterados a qualquer momento.
4 – O campo Fim Visita deve ser preenchido pelo funcionário/usuário depois que o evento ocorrer a fim de
alterar o status da visita na agenda e descrever o resultado do agendamento.
5 – Todos os agendamentos serão associados a um atendimento do Komunik que será exibido neste campo.
6 – É possível associar um valor ao agendamento que está sendo lançado e no Komunik criar um lançamento de
contas a receber com emissão de Boleto. É uma função específica para quem cobra por visitas.
7 – Registre quem é o contato a ser procurado, caso haja.
8 – Registre o local onde será o agendamento.
9 – Neste campo aparecerá quem realizou o agendamento. Para futuras confirmações de detalhes.
10 – É recomendado que todos os agendamentos sejam confirmados e neste campo ficará quem confirmou o
agendamento.
11 – Dados do cliente onde ocorrerá o agendamento.
Depois que incluirmos as informações sobre local, data, contato, nome do cliente e funcionário, devemos
preencher na ABA Observação qual o tema
principal para o agendamento.
Procure ser objetivo colocando os assuntos
principais a serem discutidos e eventualmente
caso seja necessário as informações poderão ser
adicionadas. Com um duplo clique no campo
Observação aparecerá uma tela para adição de
assunto do agendamento.
Depois de preenchido este campo, clique em
Gravar.
Observação: Sem o preenchimento do campo
Observação o sistema não realiza o
agendamento.
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COMO CONFIRMAR UM AGENDAMENTO
Execute um duplo clique sobre o compromisso
que deseja confirmar. A tela ao lado aparecerá.
Se o cliente confirma o agendamento clique em
CONFIRMADO.
No campo confirmou aparecerá o nome de quem fez a confirmação e na Agenda esse compromisso ficará na cor
AZUL quando a mesma for montada novamente veja abaixo:
COMO ALTERAR UMA VISITA MARCADA
Depois que uma visita estiver agendada o usuários, com direitos, poderá alterar a mesma ou até cancelar a
mesma.
Execute um duplo clique sobre o agendamento. Se desejar alterar o membro de sua equipe que realizará a visita
basta alterar o nome do Funcionário. Se desejar, poderá alterar também a Data e Hora da visita. Poderá ainda
alterar a Observação da visita que é o motivo da mesma. Neste último caso o sistema permitirá que seja
acrescentado ao assunto existente não sendo possível alterar o descrito anteriormente.
COMO CONCLUIR UMA VISITA
Depois que a visita for realizada o responsável deve concluir a mesma executando um duplo clique na visita,
preenchendo os dados da ABA Conclusão da Visita e por último executando outro duplo clique no campo Fim
da Visita. Clique em Gravar para sair.
Observação: É importante que o atendimento gerado para essa visita também seja concluído. Verifique como
realizar a conclusão de um atendimento. Por favor, verifique o tópico 13.8 deste manual.
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