REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES
SECRETARIA REGIONAL DA EDUCAÇÃO E CIÊNCIA
Todos os Serviços Dependentes
OFICIO-CIRCULAR
Sua referência
N. º
Proc.
Sua comunicação de
Nossa referência
S-DRE/2005/3796
N.
Proc. DGF/001.05/3.46
Angra do Heroísmo
14-03-2005
Assunto: PROCEDIMENTOS E TAREFAS DE ENCERRAMENTO DE CONTAS
Com a publicação da Portaria nº 794/2000, de 20 de Setembro, tornou-se
obrigatório para todos os serviços, no âmbito da educação, desde 2001 a
apresentação de contas de acordo com o POC-Educação.
Em 14 de Fevereiro de 2004, foi publicada a Instrução nº 1/2004,
rectificada pela Rectificação nº 316/2004, de 16 de Fevereiro, a qual foi aplicada à
Região pela Instrução nº 1/2004, publicada no Jornal Oficial II Série, nº 16, de 20 de
Abril, sendo estas instruções de aplicar à gerência de 2004 e seguintes para todos os
serviços em que o POCP ou planos sectoriais sejam adoptados.
Nesse sentido, é importante transmitir um conjunto de tarefas e operações
que permitam aos serviços preparar e organizar a conta de gerência de acordo com
esses normativos.
1. PROCESSOS DE DESPESA
1.1 Aquisição de bens e serviços
Todos os processos de despesa relacionados com a aquisição de bens e
serviços devem estar concluídos.
Após o período complementar, as propostas de despesa que se
encontrarem processadas, ou seja, propostas para as quais existem facturas, devem
permanecer como tal. A operação processar despesa permite registar
Paços da Junta Geral – Carreira dos Cavalos
9700-167 Angra do Heroísmo
Telef. 295401100
Fax 295401182
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contabilisticamente a obrigação (dívida para com terceiros) e por conseguinte não
poderá ser anulada, sob pena de a dívida bem como o custo ou a aquisição de
imobilizações ou de existências não serem reflectidas na contabilidade patrimonial.
As propostas de despesa que se encontrarem autorizadas para
pagamento poderão permanecer como tal ou na fase de processadas (implica anular
autorização de pagamento). As restantes propostas (as que se encontrarem por
cabimentar, cabimentadas e autorizadas a despesa) poderão permanecer como tal
(se a escola pretender transitar as propostas para a gerência seguinte deverá recorrer
ao mecanismo “Transitar de Ano” disponível na aplicação GESTOR através do menu
Ficheiro e da opção Transitar de Ano) ou ser anuladas (se tal acontecer e a entidade
pretender manter as propostas na gerência seguinte deverá elaborar novamente as
propostas).
De referir que as propostas que se encontram na fase de autorizada a
despesa e para as quais existe requisição oficial (emitida pela aplicação informática
GESTOR ou a partir de livros de requisições) enviada a fornecedores, devem ser
mantidas e transitadas para a nova gerência já que correspondem a compromissos
futuros.
1.2 Folhas de abonos a pessoal
Todos os processos de despesa resultantes de abonos a pessoal devem
ser concluídos. Devem verificar-se se as folhas de abonos a pessoal estão
autorizadas e distribuídas na Tesouraria. Esta distribuição terá que ser igual à que foi
efectuada aquando da elaboração, cabimento e distribuição da folha de abonos para
as entidades de tesouraria.
Todas as folhas de abonos não pagas devem ser anuladas (caso se
conclua que a dívida para com o pessoal não existe e por isso a folha é indevida) ou
autorizadas e distribuídas na Tesouraria (caso se conclua que a folha é para ser
paga).
2. RECEITAS
Independentemente da cobrança, todas as operações relacionadas com
receitas devem ser registadas na Tesouraria. Trata-se de um processo pelo qual, de
um ponto de vista contabilístico, é reconhecido o direito a cobrar de terceiros e o
proveito diferido.
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Não podem existir guias de receita por classificar na classificação
económica das receitas públicas, a menos que digam respeito a saldos de gerência,
reposições abatidas aos pagamento e a operações de tesouraria (neste caso terá que
existir o correspondente débito pago ou em aberto na Tesouraria).
Assim, deverá assegurar-se que todas as guias de receita não
classificadas, com excepção das relacionadas com saldos de gerência, foram
balanceadas com um débito na Tesouraria (este débito não tem que estar
obrigatoriamente pago, pois pode passar em saldo para a gerência seguinte).
Devem registar-se através de guias de receita apenas liquidadas, as
propinas de anos lectivos anteriores ainda não cobradas, para ser reconhecida a
dívida de terceiros para com o serviço. Deve registar-se apenas as propinas devidas
no ano lectivo em curso (parte das propinas que diz respeito ao período de Outubro a
Dezembro) ainda não pagas. No caso das propinas já pagas e relativas aos trimestres
do ano seguinte, devem ser registadas e identificadas como acréscimo de proveitos
diferidos.
3. OUTRAS OPERAÇÕES
Não podem existir operações de tesouraria em aberto que não tenham
origem na execução orçamental (descontos e retenções em folhas de abonos a
pessoal e em propostas de bens e serviços) ou não se encontrem balanceadas (não
têm obrigatoriamente que estar pagos, podem passar em saldo para a gerência
seguinte).
Assim, deve verificar-se o seguinte:
•
Para todos os débitos pagos não resultantes da execução
orçamental deverá existir um crédito pago (ou em aberto) ou uma
guia de receita (não classificada na classificação económica das
receitas públicas) pelo mesmo valor;
•
Para todos os créditos pagos deve existir um débito pago (ou em
aberto) pelo mesmo valor.
Para cada uma das reposições abatidas aos pagamentos deverá existir
uma guia de receita (não classificada na classificação económica das receitas
públicas) pelo mesmo valor (caso em que a reposição foi recebida) ou um crédito em
aberto na Tesouraria (caso em que a reposição não foi recebida).
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4. CONCILIAÇÕES BANCÁRIAS
Não é possível encerrar as contas e preparar a conta de gerência isenta
de erros com um grau de confiança de cem por cento, sem que as conciliações
bancárias estejam concluídas e as operações de diferenças estejam devidamente
reflectidas na aplicação informática GESTOR.
Assim sendo, é condição necessária que a conciliação bancária, para
além de estar concluída, esteja isenta de erros.
5. AMORTIZAÇÕES DO EXERCICIO
Tendo em vista o registo das amortizações dos bens do imobilizado
(conjunto de bens inventariados que fazem parte do imobilizado), é necessário que o
inventário esteja devidamente efectuado.
6. INVENTÁRIO DE EXISTÊNCIAS
No caso de se verificarem existências e atendendo a que a maior parte
dos serviços está a utilizar o sistema de inventário intermitente, é necessário que as
existências estejam inventariadas a 31 de Dezembro e valorizadas de acordo com os
critérios de valorimetria previstos no POCE.
7. IMPRESSÃO DE MAPAS DA CONTA DE GERÊNCIA
Para impressão dos mapas da conta de gerência, de acordo com a
Instrução 1/2004, de 14 de Fevereiro, do Tribunal de Contas, deve atender-se ao
seguinte:
- Seleccionar a opção Orçamento/Encerrar ano económico/Instrução
1/2004
- Imprimir os seguintes mapas:
- Controlo orçamental – Despesa
- Controlo orçamental – Receita
- Fluxos de caixa
- Descontos e retenções
- Entrega de descontos e retenções
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- Orçamento – Despesa
- Orçamento – Receita
- Amortizações e provisões
- Provisões acumuladas
- Demonstração do custo das mercadorias vendidas e das
matérias consumidas
- Demonstração dos resultados financeiros
- Demonstração dos resultados extraordinários
- Alterações orçamentais - despesa
- Alterações orçamentais - receita
- Desenvolvimento das despesas com o pessoal
- Transferências correntes – despesa
- Transferências de capital – despesa
- Transferências correntes – receita
- Transferências de capital – receita
- Guia de remessa
- Relação nominal dos responsáveis
- Reconciliações bancárias
- Síntese das reconciliações bancárias
- Relação dos documentos de receita e de despesa
- Seleccionar a opção Orçamento/Plano de contas
- Imprimir os seguintes mapas:
- Balancete analítico (Período complementar)
- Balancete do razão (Período complementar)
- Balanço (Período complementar)
- Demonstração Resultados (período complementar)
- Tendo em conta que só se consegue fazer o apuramento de resultados
se os lançamentos do POC se encontrarem todos terminados, antes de se avançar
para a fase seguinte devem verificar-se todos os lançamentos de todos os
orçamentos. Após esta verificação deve efectuar-se o apuramento de resultados da
seguinte forma:
- Aceder ao menu Plano de contas
- Seleccionar Apuramentos
- Seleccionar a opção “4º Trimestre”
- Seleccionar a opção “Resultado Liquido do Exercício”
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- Premir OK
- Depois do apuramento efectuado deverá imprimir-se os seguintes
mapas, a partir do menu Plano de Contas:
- Balancete Analítico (Apuramentos)
- Balancete Razão (Apuramentos)
- Após a impressão destes mapas deverá efectuar-se o encerramento.
Este encerramento permite apurar os valores do saldo de abertura para o ano
seguinte, devendo ser efectuado da seguinte forma:
- Aceder ao menu Plano de Contas
- Seleccionar a opção Encerramento
- Premir OK
- Depois do encerramento efectuado deverão imprimir os seguintes
mapas, a partir do menu Plano de Contas:
- Balancete Analítico (Encerramento)
- Balancete Razão (Encerramento)
Os saldos das contas obtidos depois do encerramento de um ano serão
os saldos registados no lançamento de abertura do ano seguinte, os quais poderão
ser obtidos pela exportação dos saldos das contas de um ano a importar no ano
seguinte, criando assim automaticamente o lançamento de abertura. Para isso pode
ser utilizada a opção “Situação final” do menu Plano de Contas. Devem ser exportada
e importada as duas opções disponíveis.
8. NOTAS FINAIS
O processo de encerramento de contas é complexo, moroso e exige
grandes níveis de concentração e de empenho dada a diversidade de informação a
tratar. Para além dos aspectos contabilísticos de natureza patrimonial, que são novos
para todos nós, existe um conjunto de operações de natureza orçamental que
deverão ser efectuadas. Por outro lado, há que validar informação através de
procedimentos de conferência e de testes de coerência.
Assim, deverão ter-se em conta os procedimentos descritos no nosso
oficio-circular nº 94, de 2003.03.12, que se encontra disponível para consulta no site
desta Direcção Regional, na Internet em http://srec.azores.gov.pt/dre.
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Finalmente, importa informar que com a publicação da Instrução nº
1/2004, de 14 de Fevereiro do Tribunal de Contas, torna-se desnecessário a
prestação de contas de acordo com as anteriores instruções publicadas por aquele
Tribunal.
Com os melhores cumprimentos
A DIRECTORA REGIONAL
MARIA ISABEL DA CONCEIÇÃO LOPES RODRIGUES
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