O Escritório de Processos da
Pró-reitoria de Gestão e Governança
Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas
SUMÁRIO
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
➢
Universidade: ensino, pesquisa, extensão … e gestão
Estrutura da UFRJ
Conceito de escritório de processos
A DGPN - Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6
A Identidade da DGPN
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador – CPST
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Dificuldades Encontradas
Lições aprendidas
Considerações Finais
Referências Bibliográficas
Universidade: ensino, pesquisa, extensão … e gestão
As atividades de ensino, pesquisa e extensão são a própria razão de ser da universidade, dessa forma
devem definir sua missão.
Para que a missão da universidade possa ser cumprida, faz-se necessário a adoção de um modelo de
gestão que possibilite um alinhamento entre os processos operacionais da área de educação e os
processos operacionais da área administrativa.
Estrutura da UFRJ
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Conceito de escritório de processos:
BPM => Business Process Management => Gerenciamento de Processsos de Negócios
A DGPN - Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6
A Identidade da DGPN
NEGÓCIO
Coordenar e normatizar, no âmbito da UFRJ, as ações de gerenciamento dos processos
organizacionais, com ênfase na melhoria contínua.
MISSÃO
Apoiar a Pró-Reitoria de Gestão e Governança e as demais Pró-Reitorias da UFRJ, no esforço
conjunto de alinhar os processos de trabalho do dia a dia aos macro-objetivos estabelecidos pelas
diretrizes de ensino, pesquisa e extensão e, dessa forma, contribuir para que a Universidade como
um todo possa cumprir o seu papel social de um atendimento eficaz e eficiente ao Cidadão.
VISÃO
Ser reconhecida, no âmbito da UFRJ, até 2019, como um centro de excelência na prática da gestão e
modelagem de processos de negócio.
VALORES:
➢
➢
➢
➢
➢
contribuir para a produção e manutenção de um excelente ambiente de trabalho;
comprometer-se com o trabalho a ser realizado, respeitando os colegas, os clientes, os prazos,
o atingimento das metas e objetivos estabelecidos, o compartilhamento de informações, e a
prática do trabalho em equipe;
buscar, incessantemente, novas formas de fazer o trabalho dentro de uma perspectiva de
gestão do conhecimento e inovação;
demonstrar entusiasmo pela vida e pelo trabalho, mantendo a autoestima sempre elevada;
tratar a todos com respeito, igualdade e simplicidade independentemente de sua posição.
COMPETÊNCIAS DISTINTIVAS
➢
➢
➢
➢
profissionais competentes e atualizados no uso das ferramentas de gestão e modelagem
organizacional;
comprometimento com a entrega dos resultados esperados;
habilidade no estabelecimento de parcerias com outras áreas, unidades e instituições
acadêmicas;
desde 2010 pesquisando e aplicando os conceitos da Gestão de Processos de Negócio nas
unidades da UFRJ.
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Principais atividades:
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Proposta de Valor:
➢
Elaboração de mapa da cadeia de valor;
➢
alinhamento estratégico;
➢
mapeamento de processos;
➢
documentação das rotinas;
➢
acompanhamento da implantação dos processos modelados;
➢
monitoramento do desempenho dos processos;
➢
auditoria da conformidade dos processos modelados.
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Metodologia utilizada:
Business Process Management
A gestão de processos de negócio é um conjunto de técnicas que apoiam a governança
corporativa facilitando a tomada de decisão.
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Fluxo de Atividades para modelagem de processos:
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Quem atendemos:
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Principais Parcerias:
➢
Pró Reitoria de Pessoal - PR4
➢
Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST/PR4
➢
CISI - Centro de Integração de Serviços de Informática – COPPE
➢
Sistema de Gestão Integrada - Decania do CT
➢
Secretaria do Conselho de Ensino de Graduação (CEG)/PR1
➢
Subcoordenação de Formação Profissional – SFP/PR4
Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança
Tipos de relacionamento:
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
➢
A CPST é responsável por desenvolver ações de perícia,
promoção à saúde, prevenção de doenças e inspeção e
avaliação em segurança nos ambientes de trabalho, em
consonância com a Política de Atenção à Saúde e Segurança
do Trabalho do Servidor.
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
Equipe de trabalho no projeto de modelagem de processos da CPST
➢
➢
➢
DGPN:
➢
Osmário Santos
➢
Lilian Chagas
➢
Lúcia Nascimento
CPST:
➢
Eduardo Oliveira
➢
Rosemarie Portella
Estagiários:
➢
Daniele Amorim
➢
Leonardo de Carvalho
➢
Rodrigo Werneck
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:
Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:
Fase I – Planejamento da Modelagem (PLAN);
➢
Etapa 1 – Análise de viabilidade;
➢
Etapa 2 – Formação de equipe;
➢
Etapa 3 – Elaboração do termo de abertura;
➢
Etapa 4 – Obtenção de patrocínio;
➢
Etapa 5 – Delimitação das fronteiras do projeto;
➢
Etapa 6 – Nivelamento do conhecimento.
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:
Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:
Fase II – Execução da Modelagem (DO);
➢
Etapa 1 – Realização de Entrevistas;
➢
Etapa 2 – Mapeamento da Situação Atual;
➢
Etapa 3 – Validação do Mapeamento da Situação Atual;
➢
Etapa 4 – Técnicas de Observação Discreta
➢
Etapa 5 - Criação de Indicadores de desempenho;
➢
Etapa 6 – Implantação de Indicadores de Desempenho;
➢
Etapa 7 – Modelagem da Situação Futura.
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
METODOLOGIA:
Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA:
Fase III – Monitoramento do desempenho (CHECK);
➢
Etapa 1 – Plano de Gerência de Mudanças;
➢
Etapa 2 – Implantação do Novo Modelo;
➢
Etapa 3 – Gerenciamento dos Indicadores de Desempenho.
Fase IV – Ajustes necessários (ACT).
➢
Etapa 1 – Análise dos Indicadores de Desempenho;
➢
Etapa 2 – Verificação da necessidade de ajustes das metas e/ou do processo.
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST
Macroprocesso Realizar Perícia em Saúde:
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador – CPST
Processo: Conceder Licença
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador – CPST
Processo: Conceder Benefícios
Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador – CPST
Processo: Realizar Avaliação
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
➢
A Biblioteca Central do CT conta com um acervo de milhares de livros, revistas e teses da
área de engenharia e oferece amplo espaço para estudo individual e em grupo.
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
ESTRUTURA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Apresentação
Histórico
Estratégia Atual
3.1. Setor de Seleção e Aquisição
3.2. Setor de Processamento Técnico de Livro e Teses/Dissertações
3.3. Setor de Referência
3.4. Setor de Processamento Técnico de Periódicos
Visão Geral
4.1. Negócio
4.2. Visão
4.3. Valores
Diagnóstico Organizacional
5.1. Análise Interna
5.1.1. Pontos Fracos
5.1.2. Pontos Fortes
5.2. Análise Externa
5.2.1. Ameaças
5.2.2. Oportunidades
5.3. Cruzamento de Dados da Análise SWOT
Quadro Estratégico para o Exercício
Produtos e Serviços Oferecidos
Projetos Desenvolvidos
Referências
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Objetivos traçados no planejamento estratégico:
1.
Promover capitação de recurso.
2.
Reformular a política de desenvolvimento de coleções.
3.
Estabelecer política de marketing.
4.
Promover capacitação do corpo técnico.
5.
Estabelecer política de trabalho com ênfase nas prioridades.
6.
Promover estreitamento com o público alvo (corpo docente, discente e técnico).
7.
Implementar a atividade de relações públicas.
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia
Dificuldades Encontradas
Lições aprendidas
➢
Busque sempre o apoio da Alta Gestão;
➢
Defina escopo e prazos para realização do projeto;
➢
Procure apoio e comprometimento de todos os envolvidos;
➢
Nunca inicie uma etapa sem encerrar a anterior;
➢
Garanta a adequação dos processos às normas e regras vigentes;
➢
Homologue e formalize cada entrega;
➢
Estabeleça parcerias.
Considerações Finais
“Não é suficiente fazer o seu melhor;
primeiro, é preciso saber exatamente o
que fazer para depois dar o seu
melhor.”
Joseph Juran
Referências Bibliográficas
Referências Bibliográficas
Oliveira, Saulo Barbará de.
Gestão por processos : Fundamentos, técnicas e modelos de implementação : foco no sistema de gestão
de qualidade com base na ISO 9000:2000 / Saulo Barbará de Oliveira (organizador). - 2ª ed. - Rio de janeiro :
Qualitymark, 2006.
➢
Júnior e Scucuglia.
Mapeamento e Gestão por Processos – BPM. Gestão orientada à entrega por meio
de objetos.
Metodologia GAUSS/ Orlando Pavani Júnior e Rafael Scucuglia. 2011 – São Paulo – M.Books do Brasil
Editora Ltda.
➢
Pidd, Michael.
Modelagem empresarial: ferramentas para tomada de decisão / Michael Pidd; trad. Gustavo Severo de
Borba et al. - Porto Alegre : Artes Médicas, 1998.
➢
Saviani, José Roberto.
O analista de negócios e da informação: o perfil moderno de um profissional que utiliza a informática para
alavancar os negócios empresariais / José Roberto Saviani – 4 ed. - São Paulo: Atlas, 1998.
➢
Severino, Antônio Joaquim.
Metodologia do trabalho científico / Antônio Joaquim Severino. - 23. ed. rev. e atualizada – São Paulo:
Cortez. 2007.
➢
Tregear, Roger
Estabelecendo o Escritório De Processos / Roger Tregear; Leandro Jesus; André Macieira. Rio de Janeiro:
Elo Group.ealização do projeto.
➢
Osmário Santos
Diretor da DGPN
([email protected])
Lilian Chagas
Analista de Processos de Negócios da DGPN
([email protected])
Lúcia Nascimento
Analista de Processos de Negócios da DGPN
([email protected])