Capítulo 4
Evitando as Armadilhas Gerenciais
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da Obra
O que é sucesso de projeto?
•
Critério que devem ser empregados na administração e avaliação de
projeto:
1. conceito;
2. objetivos;
3. qualidade do resultado;
4. custo;
1. tempo.
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O que é sucesso de projeto?
•
Usando esses critérios, a avaliação crítica dos resultados de uma
amostra típica de 100 projetos poderia produzir os seguintes
resultado:
Projetos fracassados, abandonados ou apenas parcialmente concluídos*
37%
Projetos concluídos mas com objetivos modificados, qualidade reduzida,
tempo adicional e/ou custo excessivo
34%
Projetos satisfatoriamente concluídos
29%
*Este grupo inclui projetos nos quais um resultado que diferia da intenção original foi representado publicamente como
satisfatório (“projetos retocados”).
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Por que os projetos fracassam
•
Objetivos não são alcançados no prazo, os custos sobem além dos
limites aceitáveis, ou os níveis estipulados de qualidade ou
realização ficam comprometidos;
•
As importantes lições aprendidas nos últimos anos
Administração ad hoc e projetos repetitivos
•
Os adeptos da administração ad hoc;
•
As artes visuais, como produção cinematográfica;
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Outras causas de fracasso dos projetos
•
Alguns fatores comuns ao fracasso de projetos nos Estados Unidos
incluem:
 Coordenação ineficaz de recursos e esforços;
 Relações humanas deficientes.
•
Os fracassos de projetos listados no Reino Unido apontam para
problemas um pouco diferentes. Incluem os seguintes:
 Desempenho fraco com relação à administração de projetos em
tempo parcial na organização do cliente, do consultor ou do
contratado
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Outras causas de fracasso dos projetos
 Organização inadequada;
 Decisões sobre estratégias de contrato tomadas tarde demais
(restringindo alternativas);
 Fracasso em avaliar a viabilidade, calcular os riscos e elaborar
planos de contingência;
 Escalada de custos resultante do controle deficiente, fracasso
de programações descontroladas ou expansão imprevista de
tarefas;
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Outras causas de fracasso dos projetos
•
Podem ocorrer isoladamente ou em conjunto:
•
Fase do conceito
Pelos patrocinadores e proprietários do projeto:
1. Fracasso em dedicar tempo e recursos suficientes a um estudo
de viabilidade adequado;
2. Termos de referência ou instruções imprecisos ou vagos para o
estudo de viabilidade;
3. Pesquisa e avaliação de riscos inadequados na fase do estudo
de viabilidade;
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Outras causas de fracasso dos projetos
4. Fracasso em garantir a cooperação de todos os interessados e
o acordo de órgãos públicos ou indivíduos que, posteriormente,
poderão opor-se ou entravar o projeto;
5. Respaldo administrativo e/ou capacidade especializada
inadequados nos estágios iniciais.
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Outras causas de fracasso dos projetos
•
Fase do planejamento
Pelos proprietários, patrocinadores ou assessores:
1. Propósito inválido do projeto, como, por exemplo, prioridades
particulares da parte de políticos, empreiteiros ou outros no
sentido de promover o projeto em função de publicidade ou
ganhos pessoais;
2. Capacidade inadequada de planejamento, objetivos mal
definidos e falta de planejamento das atividades;
3. Estrutura administrativa imprópria; delegação de autoridade
mal definida;
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Outras causas de fracasso dos projetos
4. Fracasso em consultar aqueles diretamente envolvidos nos
processos, pensar a totalidade dos processos, eventos e
oportunidades e planejar conforme os dados obtidos;
5. Fracasso em considerar impedimentos possíveis, analisar riscos
e formular planos de contingência;
6. Fracasso em fornecer previsões financeiras, orçamentárias e de
fluxo de caixa, elaborar planos eficazes de recursos ou
especificar corretamente os requisitos técnicos e de qualidade;
7. Negociação deficiente do contrato.
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•
Execução/implementação do projeto
Pelos patrocinadores, gerente e líder de equipe:
1. Má seleção de especialistas, líderes de equipes e gerentes;
2. Estilos impróprios de liderança;
3. Monitoração e controle inadequados pelos gerentes e líderes de
equipes;
4. Coordenação frágil da atividade e incapacidade de alcançar
cooperação plena do pessoal do projeto e/ou dos empreiteiros;
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5. Descuido com o treinamento e as necessidades de
desenvolvimento de equipes;
6. Deficiência na provisão de recursos; atraso na entrega de
materiais ou equipamentos essenciais;
7. Materiais ou equipamentos inferiores às especificações técnicas
ou de qualidade;
8. Fracassos na comunicação de procedimentos de emissão de
relatórios de acompanhamento;
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9. Relutância em tomar medidas corretivas quando os resultados
concretos ficam aquém dos objetivos planejados;
10.Fracasso em realizar revisões regulares e, caso seja necessário,
revisão do projeto;
11.Intromissão ou interferência de políticos ou membros mais
velhos da organização do proprietário.
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•
Fases de conclusão
Pelo pessoal superior do projeto:
1. Fracasso em concluir no prazo;
2. Fracasso em alcançar os padrões de qualidade requeridos;
3. Arranjos de entrega inadequados;
4. Avaliação e acompanhamento inadequados do projeto;
5. Falta de sustentação para os objetivos do projeto.
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Problemas de atraso na implementação
•
O atraso na aceitação de grandes projetos do setor público ou
internacionais;
•
Dificuldade em chegar a um acordo final;
Deve-se considerar:
 Necessidade do projeto.
 Mudanças nas circunstâncias;
 Tecnologia e especificação;
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Problemas de atraso na implementação
 Finanças do projeto;
 Cronograma;
 Objetivos;
 Recrutamento;
 Disponibilidade e know-how
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Antecipando a mudança
•
Projetos de longo e médio prazo são suscetíveis a mudança
externa;
•
Antecipação das mudanças que tendem a produzir efeito grave no
resultado do projeto.
Oposição, mudança política e imprevistos
•
Oposição de indivíduos ou grupos que podem achar que seus
interesses serão, de algum modo, prejudicados pelo projeto;
•
A dificuldade de prever oposição ou disputas que não dependam do
projeto;
•
Os acordos com cláusulas em aberto para riscos previsíveis.
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Fatores de sucesso e melhores práticas
•
Uma série de estudos nos Estados Unidos indicam que a maioria
dos projetos de sucesso possuía em comum os seguinte fatores:
 estruturas organizacionais adequadas e convenientes; e
 mecanismos de planejamento adequados e de controle
convenientes.
•
No Reino Unido, fatores comuns identificados em projetos bemsucedidos incluem:
 compromisso da organização matriz, cliente e gerente do
projeto com:
1. programações organizacionais de atividades e procedimentos
de controle estabelecidos;
2. orçamentos e controle de gastos estabelecidos; e
3. metas e marcos técnicos vinculados ao tempo e ao custo;
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Fatores de sucesso e melhores práticas
 estruturas organizacionais adequadas ao caráter do projeto;
 participação da equipe no planejamento e definição de
métodos, programações e orçamentos;
 ausência de impedimentos legais;
 minimização do número de entidades burocráticas públicas ou
órgãos governamentais envolvidos;
 apoio público entusiástico.
•
Os projetos em ambiente estrangeiros exigem muito mais do que
um entendimento estrangeiro superficial das condições locais,
língua, costume, atitudes e filosofias;
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Uma fórmula para o sucesso
•
Uma fórmula às vezes citada para o sucesso na propriedade e
administração de projetos é:
V(P + P) X (L C C) ou
Viabilidade de objetivos, planejamento e programação x (liderança, comunicação,
controle)
•
Os gerentes de projeto não podem contar com a boa sorte ou
recorrer a “sentimentos” pois não há atalhos na administração de
projetos;
•
Os líderes de equipes devem combinar boa liderança com os
corretos sistemas e rotinas administrativos para progredir, etapa
por etapa, entre os marcos do projeto e alcançar os objetivos;
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Antes da designação — as primeiras perguntas
•
Antes de aceitar a designação para um projeto que já foi
especificado, considere as respostas a estas perguntas:
1. Conceito. O conceito é bom? O projeto tem um propósito
válido e é viável?
2. Objetivos. Os objetivos estão claros e inequívocos?
3. Estruturas. A estruturas administrativa é apropriada e
praticável?
4. Planejamento. O projeto foi devidamente planejado em linhas
gerais e em detalhe?
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Antes da designação — as primeiras perguntas
5. Programação. Todas as atividades foram programadas e os
recursos planejados?
6. Monitoração e controle. Todas as atividades, eventos e
gastos serão constantemente monitorados?
7. Competência. A equipe do projeto é competente, dedicada,
motivada e bem liderada?
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