Planeamento Estratégico
de
Sistemas de Informação
(PESI)
Gestão de Informação
Método de Planeamento
Estudo Preliminar
 Introdução
 Análise da Situação
 Expectativas do Estudo
 Abordagem e Metodologia
 Recursos
 Gestão do Processo de Planeamento
 Plano
Gestão de Informação
Estudo Preliminar
Tarefas a desenvolver
Análise da situação – papel actual dos SI/TI na organização
Determinar as expectativas do estudo, definir os objectivos, alcance,
restrições, FCS, medidas e output do processo
Definir a abordagem e técnicas a utilizar
Definir a composição, papeis e responsabilidades de cada elemento da
equipa
Criar mecanismos de acompanhamento e controle
Identificar os elementos da organização a envolver nas discussões,
debates e workshops
Conceber um plano de acção com fases, calendarização e pontos de
controle.
Gestão de Informação
Estudo Preliminar
Tarefas prévias
Definição e documentação dos termos de referência
(normas de funcionamento) da equipa de “projecto”
Apresentação ao “patrocinador” do “projecto”
Eventual apresentação ao Conselho de Administração
para aprovação
Formação/Treino da equipa de “projecto”
Gestão de Informação
Análise da Situação
Papel actual dos SI/TI
Frameworks
Avaliação do portfolio de aplicações actual (McFarlan)
Localização
Inserção na macro-estrutura
Grau de sensibilidade dos utilizadores para as TI
Nível de satisfação dos utilizadores
Estímulos e Problemas
Reestruturação ou integração dos SI/TI face a :
Alterações na estrutura accionista/direcção
Necessidade de racionalização
Planeamento estratégico do negócio/organização
Novos produtos/mercados
Reconhecimento da importância do PESI
Problemas actuais do gestor dos SI
Gestão de Informação
A existência de objectivos vagos
Expectativas do Estudo
para o projecto, podem resultar
em perda de tempo e
Objectivos
consequências desastrosas no
longo prazo : desapontamento,
desenvolvimento de sistemas
Genéricos
não desejados, etc.
Elaborar planos de curto e longo-prazo visando o
desenvolvimento de SI que suportem a estratégia global
Identificar formas de utilizar a “informação” por forma a alcançar
vantagem competitiva
Determinar os recursos tecnológicos e organizacionais
necessários aos planos propostos
Cenários de enquadramento :
Evolução gradual do planeamento dos SI/TI
Alcançar “envolvimento da gestão”
Definição de prioridades
Competitividade
Gestão de Informação
Expectativas do Estudo
Âmbito do Estudo (factores a
considerar...)
Dimensão da organização
Global
Unidade(s) de negócio ou grupo de...
Área geográfica
• Se o estudo muito limitado,
apenas se dirige a 1 único
SI...Estudo de viabilidade
• Holding....apenas com carácter
financeiro
• Adequado a SBU
Cultura e História (Por onde começar ?)
Garantia de comprometimento da gestão
Planos e direcção clara
Papel dos SI/TI é respeitada
Planeamento das SBU estabilizado
Quando o PESI não está bem
consolidado poderá ser mais
adequado limitar o seu âmbito,
por forma q a curva de
aprendizagem possa ser limitada
e demonstrada a validade das
técnicas em pequena escala.
Duração e Recursos
3 a 6 meses
Composição : gestores seniores (SI/TI, negócio) -> dimensão reduzida
Gestão de Informação
Expectativas do Estudo
Restrições
Normalmente resultantes dos objectivos e âmbito;
Aconselhável definir tb o reverso dos objectivos e âmbito
i.e. “O que não é suposto o estudo fazer”
Preocupações do patrocinador ou Administração
Dúvidas devem ser resolvidas rapidamente...debate
Gestão de Informação
Expectativas do Estudo
“Deliverables”
Relatórios
Estratégia de GI
Estratégia dos SI
Portfolio de Aplicações
Estratégia das TI
Arquitectura Tecnológica
Nesta fase deverá ser definido o seu “formato” e
atribuída a responsabilidade individual pela sua
elaboração parcial
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Executive Summary
Termos de Referência
Notas
• 10 a 12 páginas
• Apresentação e Discussão ao
Conselho de Administração : 30
Sumário das principais conclusões
min. -> Preparação e lobbying
• Perspectiva histórica
• Documentar todos os elementos
Sumário das recomendações
• Suficientemente detalhado
• Apresentado de forma apelativa
Agradecimentos
Introdução
Circunstancias envolventes do estudo
Gestão de Informação
e a audiências diferenciadas.
Modelo de relatório
Ambiente organizacional
Objectivos, assuntos chave, planos, FCS, problemas
críticos
Funções e processos
Framework de análise estratégica interna e externa
Ambiente e estratégia competitivas
Cadeia de Valor interna e externa
Necessidades de informação
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Ambiente dos SI/TI
Portfolio de aplicações e bases de dados actual
Funções, Estratégia e Políticas
Organização, valores, estilo, Análise SWOT
Arquitectura da informação – Meta-modelo
Perspectiva externa
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Estratégia de SI
Conclusões sobre o negócio / organização
Recomendações sobre o negócio / organização
Portfolio de aplicações
Desenvolvimentos necessários
Upgrades
Potencial
Análise
Prioridades
Custos e benefícios
Modelos de negócio e de informação
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Estratégia de GI
Organização /Estrutura da Função SI
Políticas de investimento e prioritização
Políticas de “fornecedores” e outsourcing
Políticas de Pessoal
Políticas de imputação de custos
Politicas de Gestão de Informação (IRM)
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Estratégia de/TI
Gestão do porfolio de aplicações (termos técnicos)
Gestão de Informação (IRM) (termos técnicos)
Gestão do desenvolvimento de aplicações
Hardware, Comunicações e Redes
Política de Capacidade
Software e ferramentas de desenvolvimento
Gestão de Operações
Gestão de Informação
Modelo de relatório
Apêndices
Processo de Planeamento
Avaliação do portfolio de aplicações actual
Portfolio de aplicações a desenvolver – descrição,
justificação, etc.
Arquitectura da informação e modelos
Objectivos e FCS
Análise da Cadeia de Valor
Registo de discussões, entrevistas e workshops
Glossário de Termos
Gestão de Informação
Expectativas do Estudo
Factores Críticos de Sucesso (FCS) e Medidas
Conveniência de serem definidos à priori
Qual a medida de sucesso no final do processo de planeamento
Impossível definir FCS standard
FCS ditados pelos objectivos, estímulos, percepção da comunidade
empresaria, etc.
Revelam a “parte inferior do icebergue” dos TOR e objectivos
Facilitar a focalização da equipa nos objectivos finais
Gestão de Informação
Abordagem e Metodologia
Como alcançar o “alvo” ?
• Não há método que garanta o
sucesso
Factores a tomar em consideração
• Depende do “Project leader”
Perspectiva global
A metodologia a seleccionar deve facilitar a obtenção de uma imagem
global do “objecto” do estudo – overview, abordagem top-down.
Consistência em todas as fases do estudo e com outros elementos
da organização
Facilidade de comunicação -> baixa complexidade
Documentação
Facilitar decisões racionais :
Checkpoints
Como conduzir até aos checkpoints
Justificação para opções
Adaptatividade ao ambiente, cultura, maturidade e “skills”
Gestão de Informação
Abordagem e Metodologia
Caracteristícas
Ênfase nos “deliverables”
Etapas marcadas por marcos (checkpoints) claros
Reconhecimento da natureza interactiva do estudo
Reconhecimento da importância do lado humano do
estudo
Modularidade
Ferramentas gráficas “apelativas”
Gestão de Informação
Faseamento do Processo de
Planeamento
Tecnologia
Ambiente interno e
externo
Função SI/TI
3.
2.
1.
Portfolio de
Aplicações
(10%)
(30%)
Inicio
Necessidades do negócio

Arquitectura da Informação e
Sistemas

Problemas e estímulos

Âmbito e termos de
referência


Ambiente interno e externo

Necessidades de informação

Administração do projecto

Objectivos e processos

Prioridades

Equipa de projecto


FCS

Técnicas
Arquitectura da Informação e
Sistemas

Treino e ferramentas

Perspectiva actual dos SI/TI

Portfolio futuro
Lista de entrevistados

Portfolio de aplicações
existente
Estratégia de negócio

1
Gestão de Informação
4.
5.
(25%)
(15%)
Formulação de Estratégia
Reporting
(20%)
2
Análise da procura
3

Estratégia dos SI e TI

Opções:

Tecnologia

Software

Organização

Análise custo/benefício

Análise de risco

Preparar planos

Migração

4
Relatório
5
Necessidades do Negócio
Faseamento do Processo de
Planeamento
Finalidade : desenvolver um bom entendimento do
negócio, do seu ambiente e das suas necessidades
actuais, planeadas e potenciais.
Categorias :
Análise dos objectivos, FCS, problemas críticos e processos,
por forma a a determinar as necessidades de informação e logo
o foco do investimento em SI;
Avaliação dos SI/TI actuais para determinar o grau da cobertura
e contribuição e logo quais as melhorias desejáveis;
Análise inovadora do negócio para identificar potenciais
aplicações dos SI/TI;
Gestão de Informação
Definir Arquitectura da Informação e SI
Faseamento do Processo de Planeamento
Toma os resultados da análise dos processos e
necessidades de informação por forma a
construir uma arquitectura global do negócio;
Representa o “futuro ideal” em termos de SI
Necessária à definição da orientação para os
planos de “migração”
Gestão de Informação
Formulação de Estratégias
Faseamento do Processo de
Planeamento
Estratégia dos SI
Consolidação dos elementos recolhidos e que representam as
necessidades do negócio (organização)
Formulação da Estratégia dos SI
Estratégia das TI
Após a definição do portfolio de aplicações no âmbito da
Estratégia dos SI, é necessário conceber a arquitectura
tecnológica que a sustentam
Gestão de Informação
Recursos
A qualidade dos produtos
a desenvolver depende a
qualidade da equipa
seleccionada
Membros da equipa de projecto
Características que devem possuir :
Conhecimento dos obj. organizacionais, estilo de gestão, cultura,
processos, pessoas
Boa capacidade de comunicação
Capacidade e autoridade para implementar planos e decisões que
podem afectar toda a organização
Respeito da Administração e funcionários
Interesse por outras áreas que não a sua
Capacidade de análise objectiva
Oriundos dos diversos sectores da empresa
Balanceamento entre especialistas e não-especialistas
Gestão de Informação
Recursos
A qualidade dos produtos
a desenvolver depende a
qualidade da equipa
seleccionada
Membros da equipa de projecto(continuação)
A empresa deve estar convencida da necessidade do processo de
planeamento estratégico;
Os participantes nas discussões – gestores de topo – devem
conhecer e respeitar a equipa ou caso contrário não confiarão na
estratégia apresentada;
A equipa deve ser capaz de reconhecer se está a ser deliberada ou
inconscientemente enganada;
Capacidade de lidar com informação confidencial;
Elementos sénior...os tais que não têm tempo...!
Gestão de Informação
Recursos
Tecnologias de Informação
Ferramentas gráficas para a construção dos diversos diagramas :
matrizes, diagramas de fluxo, modelos de dados;
Estrutura adequada de dicionário de dados que permita o registo
dos diversos elementos de informação recolhidos, tais como dados,
actividades, resultados de entrevistas, etc.
Exemplos :
Processador de texto
Folha de cálculo
Ferramenta de desenho de DFD e DM
Gestão de Informação
Recursos
Instalações
Sala de trabalho adequada à equipa de
projecto
Secretariado a full-time
Segurança física das instalações
Salas de reunião
Gestão de Informação
Gestão do Processo de
Planeamento
Modelo
Patrocinador
Comissão de Acompanhamento
(Steering Committee)
Líder da Equipa
Membros da Equipa
Membros da Equipa
Gestores Executivos
Executivos Especialistas em SI
Gestão de Informação
Gestão do Processo de
Planeamento
Patrocinador
Director da própria organização;
Preside a Comissão de Acompanhamento;
Assegura a participação e envolvimento
da gestão de topo da instituição;
Revê relatórios antes da sua publicação;
Gestão de Informação
Gestão do Processo de
Planeamento
Comissão de Acompanhamento
Reúne 1x por mês (depende dimensão do projecto) ou
apenas nos pontos de controlo (milestones)
Funções:
Aprovar os planos do Líder
Conduzir revisões intermédias dos documentos
Revisão final dos Planos Estratégicos
Autorizar a continuação dos trabalhos
Gestão de Informação
Gestão do Processo de
Planeamento
Equipa de Projecto
Líder
Planeia, gere e executa a maioría do trabalho diário da
equipa de projecto;
Membros
Pelo menos 2 em full-time;
Apoio de outros especialistas em part-time;
Dimensão da equipe depende da abrangência do
projecto, tempo disponível e nº de entrevistados;
Gestão de Informação
Plano
Produzir relatórios em cada fase, por forma a que a gestão possa
acompanhar os resultados do trabalho da equipa e verificar a sua
aderência aos objectivos traçados;
Tarefas críticas (fases 2 e 3) : entrevistas
1.5 a 2 dias cada;
Entrevista, passar a escrito, discussão dentro da equipa e feedback do
entrevistado;
Pelo menos 2 elementos por entrevista
Definição de um Final claro com “deliverables” claros
Gestão de Informação
Plano
Vender o estudo (PESI):
Identificar claramente os problemas
Mostrar que o estudo auxiliará a solução total
ou parcial dos problemas
Reconciliar que “paga” com a mais valia
encontrada
Gestão de Informação