FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE AERONÁUTICA
Departamento de Relações Públicas e Comunicação
Regulamento
1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação
1.1 Definição
1.2. Constituição
1.3. Articulação e procedimentos
1.4. Local de funcionamento
2. Funções
2.3 – Relações Públicas
2.4 – Comunicação
2.5 – Relações internacionais
2.6 – Marketing
2.7 - Área comercial
3 – Gestão Financeira
4 – Meios
4.1 – Meios a disponibilizar
4.2 - Equipamentos
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Regulamento DRPC – Aprovado em Reunião de Direcção de 09-02-2006
FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE AERONÁUTICA
1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação
1.1 Definição - O Departamento de Relações Públicas e Comunicação (DRPC) é um
órgão de apoio à Direcção, nomeado e destituído por simples deliberação, de acordo
com os interesses da federação; e,
1.1.1 - não tem assento, e não participa nas reuniões da direcção, salvo se
convocado;
1.1.2 – apenas será convocado para assuntos do departamento e será representado
pelo coordenador em funções à data;
1.1.3 – não tem direito de voto nas reuniões em que estiver presente;
1.1.4 – cessa funções no final do mandato da direcção que o nomeou, podendo ser
ou não reconduzido, conforme vontade das partes;
1.1.5 – a actuação do DRPC em todas as áreas de intervenção previstas, é
institucional e corporativa, não lhe cabendo, salvo excepções aprovadas e
negociadas, quaisquer tarefas sectoriais e específicas de outros órgãos ou
associados, não enquadráveis nos projectos em estudo ou em execução;
1.2. Constituição – O DRPC é constituído por um Coordenador, já nomeado pela
Direcção, e por um número de colaboradores a determinar pelo coordenador nomeado;
1.2.1 – o Coordenador é o único responsável, perante a Direcção, pelo
funcionamento do DRPC;
1.2.2 – os colaboradores serão temporários ou permanentes, remunerados ou não,
conforme as necessidades que determinarem a sua nomeação e desde que seja
garantido o cumprimento do estipulado em 3.5;
1.2.3 – para a nomeação e destituição de colaboradores, o DRPC não carece de
autorização da Direcção, limitando-se a informar por escrito da decisão, dos motivos
e das condições, desde que esteja garantido o cumprimento do estipulado em 3.5;
1.2.4 – em ausências temporárias, o Coordenador poderá, ou não, nomear um
colaborador para desempenhar as suas funções, incluindo a sua representação,
dando conhecimento à Direcção, da sua decisão e dos motivos;
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1.3. Articulação e procedimentos
1.3.1 – Articulação - o DRPC actua na dependência directa da Direcção e não tem
quaisquer ligações hierárquicas ou funcionais com outros órgãos da federação; pelo
que,
1.3.2 – todas as acções a pedido*, serão apresentadas, pela entidade requerente,
à Direcção, que decidirá sobre a sua execução e apresentação ao DRPC;
1.3.3 – todos os projectos do DRPC, são apresentados à Direcção, antes da sua
implementação, na forma de propostas ou de informações, conforme necessitem ou
não de decisão;
1.3.3.1 – nos projectos geradores de verbas, o DRPC deverá apresentar
proposta precisa da afectação futura dos previstos ganhos gerados;
1.3.4 – todos os trabalhos realizados pelo DRPC serão apresentados à Direcção, na
forma de relatórios de execução;
1.3.5 – As propostas, decisões, pedidos e relatórios são, sempre, apresentados por
escrito;
1.3.6 – para uma maior agilização dos processos, em todas as comunicações,
incluindo
propostas,
decisões,
pedidos
e relatórios,
será utilizado,
preferencialmente, o correio electrónico;
1.3.7 – adoptando uma prática corrente, toda a correspondência a emitir, incluindo a
electrónica, obedecerá aos seguintes procedimentos:
1.3.7.1 – numeração própria do DRPC;
1.3.7.2 – menção ao departamento de origem;
1.3.7.3 – arquivo de cópias em “geral” e em “DRPC”, pelo serviço administrativo;
1.3.7.4 – conhecimento prévio e assinatura de um elemento da Direcção;
1.3.7.4.1 – mensagens de correio electrónico estão dispensadas da
assinatura de um director;
* - acções a desenvolver pelo DRPC, executadas ou a executar a partir de pedido
de qualquer órgão, comissão, departamento ou associado e autorizados pela
Direcção.
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1.4. Local de funcionamento
1.4.1 - o DRPC funcionará, preferencialmente, na sede da FPA;
1.4.1.1 – em caso de condições insuficientes ou inadequadas, poderá adoptar
qualquer outro espaço, próprio ou cedido, exclusivo ou partilhado, desde que tal
resolução cumpra com as definições previstas em 3.5;
2. Funções
2.1 – São funções do DRPC, o desenvolvimento de acções, definições e regras nas
áreas de actuação que abaixo se indicam.
2.2 – Tais acções previstas podem ser executadas:
2.2.1 – por decisão do próprio DRPC de acordo com as suas estratégias e planos;
2.2.1.1 - o DRPC financiará estas acções, a partir do seu orçamento anual;
2.2.1.2 – acções especiais, urgentes ou importantes que necessitem de apoio
financeiro, poderão justificar negociações, nesse sentido, com a Direcção;
2.2.2 – a pedido de um órgão, comissão, departamento ou associado, devidamente
autorizado pela Direcção;
2.2.2.1 – o DRPC poderá financiar estas acções por débito ao requerente, da
verba calculada e acordada;
2.3 – Relações Públicas – Sabendo-se que a sobrevivência e a eficácia de qualquer
organização depende do relacionamento com o seu “publico”, entende-se que a
decisão de criar uma área vocacionada, especialmente, para esta função, no seio da
FPA, é demonstrativo da determinação de melhorar o funcionamento.
No entanto, também é conhecido que não havendo tradição nem definições para um
serviço autónomo de RP, a comunicação com o exterior tem sido atribuição ou
responsabilidade de cada elemento que colabora na federação.
Assim sendo e apesar de se saber ser a pior das soluções, não é oportuno, não se
justifica e não há condições para centralizar este domínio, parecendo sensato que a
actuação do DRPC se inicie em funções genéricas e estruturantes que permitam, a
prazo, activar tal serviço.
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2.3.1 – o DRPC criará e proporá regras que permitam, no futuro, estruturar o serviço
de Relações Públicas;
2.3.2 – apesar das condições actuais, será função do DRPC, o serviço de RP
institucional, sempre que tal for entendido como mais vantajoso;
2.3.3 – Nos mesmos moldes praticados pelas várias comissões, o DRPC é
autónomo, relativamente às RP das suas áreas de actuação.
2.4 – Comunicação – O trabalho a desenvolver, nesta área, será enquadrado nas
seguintes actuações:
2.4.1 - imagem institucional da FPA;
2.4.2 - divulgação e publicidade;
2.4.3 – campanhas;
2.4.4 – articulação com comunicação social;
2.4.5 – articulação com os associados;
2.4.6 – dinamização do site oficial.
2.5 – Relações internacionais - Embora se tenha iniciado, em S.Tomé e Príncipe
(STP), um processo que poderá ter contornos de algum interesse para a imagem da
federação, perante as instituições, os associados e a opinião pública, não é garantido
que este tipo de actuação venha a prosseguir em diferentes projectos, pelo que a
actuação nesta área, se limitará, para já, à condução do projecto em curso, ainda que
possam ser identificadas e exploradas diferentes hipóteses de actuação no exterior.
Deste modo, as relações internacionais não carecem de definição apropriada, para já,
salvo a que resultar da necessidade imediata, determinada pelo processo STP.
2.6 - Marketing – Na actual fase de desenvolvimento e implantação da FPA e das
respectivas actividades e modalidades, junto do público, dos clubes associados e das
empresas, o trabalho a desenvolver, nesta área, está totalmente dependente do que
vier a ser concretizado na área da comunicação que é, portanto, prioritária.
Conhecidos os reduzidos meios de que dispomos, a pouca capacidade de reacção da
maioria dos associados e, principalmente, a falta de confiança generalizada, verificada
no sector, não é de supor que os resultados sejam visíveis a curto prazo.
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2.6.1 – Após um período inicial de avaliação precisa do sector, será elaborado um
plano de marketing plurianual
2.7 - Área comercial – Embora esta terminologia seja constantemente banida, parece
justificado mencioná-la, neste documento interno, para maior facilidade de
apresentação dos objectivos.
A FPA está, praticamente, dependente das verbas atribuídas pelo IDP, de que resulta
que as quantias recebidas serão, sempre, função das disponibilidades daquele
organismo e, não, das actividades que venham a ser desenvolvidas e das reais
necessidades da FPA. De qualquer modo, sempre em montante inferior ao que seria
desejável ou aconselhável.
Por esta razão, pretende-se activar alguns mecanismos comerciais simples que,
enquadráveis na normal actividade de uma associação e cumprindo com o preceito
aconselhado pelo IDP, de procurar financiamentos no “exterior”, contribuam com
algumas verbas absolutamente necessárias.
O DRPC irá desenvolver e apresentar, a curto prazo, algumas pequenas soluções
nesta área.
3 – Gestão financeira
A gestão financeira do DRPC será idêntica ao que tem sido praticado com as
comissões, caracterizando-se por uma autonomia relativa, ou seja capacidade para
decidir dos mecanismos de obtenção de receitas exteriores e liberdade para decidir da
sua aplicação ou investimento nos projectos desenvolvidos.
3.1 - Anualmente, a Direcção determinará a dotação a atribuir a este departamento;
3.2 – Integram o orçamento anual do DRPC, a dotação anual atribuída pela FPA, os
montantes aprovados em candidaturas, as receitas resultantes de acções específicas e
os patrocínios;
3.3 - O DRPC poderá “debitar” acções a pedido, sempre que entender que o gasto
envolvido nessas acções, não deve ser abrangido pelo seu orçamento ou se a despesa
previsível comprometer a normal execução dos projectos previstos, aprovados ou em
execução;
3.4 – O DRPC deverá apresentar candidatura apropriada, anualmente, ao IDP, nos
termos habituais da federação;
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3.5 – Os projectos e outras acções ou decisões, desenvolvidos pelo DRPC, atenderão
ao orçamento disponível, de forma a que sua execução não venha afectar verbas além
das atribuídas;
3.6 – o controlo será apoiado em conta-corrente mantida pelo serviço administrativo
que informará o DRPC, por email, dos movimentos efectuados.
4 – Meios
Para prossecução dos seus objectivos, o DRPC terá de ser equipado, ainda que de
forma faseada. Preferencialmente indicará as aquisições necessárias em cada ano, de
acordo com o plano de acções a desenvolver.
4.1 – Meios a disponibilizar
4.1.1 – Prioridades
São considerados prioritários, os seguintes meios:
4.1.1.1 - espaço de trabalho na sede, que poderá ser partilhado com as
comissões técnicas ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um
espaço próprio;
4.1.1.2 - utilização do site da FPA, através de ligações agilizadas com o
webmaster ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um novo
site;
4.1.1.3 - disponibilidade de apoio administrativo através do funcionário existente
ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar uma alternativa
externa;
4.1.1.4 - criação de um endereço de correio electrónico para o departamento, no
site existente, salvo se vier a ser criado novo site;
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