REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
Nº 6.0
Nº 6.2
Nº 6.2.1.b
Macroprocesso
Processo
Sub-processo
NOME: ADMINISTRAÇÃO
NOME: GESTÃO DE SUPRIMENTOS
NOME: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS - CONVITE
Gerência
Código
Atividade
Atividade
Como desenvolve a atividade
ÁREA
INTERESSADA
ÁREA
INTERESSADA
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.1
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.4
Elaborar
Especificação
Técnica
Efetuar Matutenção dos
Materiais/Produtos
Elaborar a Solicitação de
Compras
Encaminhar Documentação
Procedimento de Elaborar Especificação Técnica dos
Materiais e Produtos, conforme IT -GESU/SUP 6.2.19
Procedimento de Manutenção dos Materiais e Produtos no
MICROSIGA, conforme IT -GESU/SUP 6.2.20
Elaborar a Solicitação de Compras e anexar ao Termo de
referência.
Encaminhar memorando e Termo de Referência (ANEXO I) identificando os objetivos, justificativa técnica, especificação
do material e condições da contratação - ao Protocolo/GESU
para abrir Processo Administrativo.
6.2.1.b.2
6.2.1.b.3
04
Cargo
Assistente
Administrativo
Assistente
Administrativo
Periodicidade
Diário
Diário
Na elaboração do Termo de Referência o prazo de entrega
deverá ser:
* Até 30 dias. Se necessário dividir, a entrega deverá ser
cronogramada de 30 em 30 dias.
Salvo as exceções que deverão ser justificadas no Termo de
Referência (ANEXO I), junto com a justificatva técnica da
aquisição do material.
GESU/PROTOCOLO
6.2.1.b.5
SUP/GESU
6.2.1.b.6
SUP/GESU
6.2.1.b.7
Abrir
Administrativo
Processo Abrir Processo Administrativo, conforme IT - 6.2.16.
Anexar documentação.
Encaminhar à GESU/SUP.
Analisar documentação
Receber e analisar se a documentação está completa.
DECISÃO: Todos os documentos exigidos estão
presentes?
SE SIM: Fazer Orçamentos e Elaborar Planilha de
Orçamento.
SE NÃO: Encaminhar Processo Administrativo à Área
Interessada para incluir documentação.
Fazer Orçamentos
Fazer orçamentos formalizados, ou seja, emitir documento e
enviar aos fornecedores solicitando orçamento dos materiais a
serem adiquiridos. Fazer no mínimo três orçamentos. (M.O)
Tec. Administrativo
Diário
Gestor / Gerente /
Especialista
Administrativo
Diário
Tec. Administrativo
Diário
REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
Nº 6.0
Nº 6.2
Nº 6.2.1.b
Macroprocesso
Processo
Sub-processo
Gerência
SUP/GESU
Código
Atividade
6.2.1.b.8
Atividade
Receber Orçamentos
04
NOME: ADMINISTRAÇÃO
NOME: GESTÃO DE SUPRIMENTOS
NOME: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS - CONVITE
Como desenvolve a atividade
Receber orçamentos.
Cargo
Periodicidade
Tec. Administrativo
Diário
DECISÃO: Há três orçamentos?
SE SIM: Juntar ao Processo Administrativo.
SE NÃO: Relatar na justificativa a impossibilidade de se obter
três orçamentos, anexando as solicitações dos orçamentos.
SUP/GESU
6.2.1.b.9
Elaborar e Imprimir Planilha Elaborar Planilha de Orçamento no Sistema MICROSIGA, Tec. Administrativo
de Orçamento
identificando os fornecedores, valores unitários e totais e
especificação do material. A Planilha de Orçamento deve ser
assinada por quem a elaborou, pelo Gestor e pelo Gerente de
Suprimentos. Imprimir Planilha de Orçamento. (M.O)
Diário
SUP/GESU
6.2.1.b.10
Tec. Administrativo
Diário
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.11
Imprimir Relação Analise de Imprimir Relação Análise de Cotação de Fornecedores e
Cotação de Fornecedores
proceder a comparação dos preços das cotações de
fornecedores, bem como compará-las às cotações anteriores,
mediante atualização monetária. (M.O)
DECISÃO: Cotação Aprovada?
SE SIM: Incluir orçamentos, Planilha de Orçamentos e
Relação Análise de Cotação ao Processo Administrativo e
despachar para Área Interessada.
SE NÃO: Refazer Orçamentos.
Analisar Orçamentos
Analisar os orçamentos e negociar com a Diretoria da área a
aprovação da aquisição.
DECISÃO: Termo de Referência e Planilha de Orçamento
apresentam conformidade nos valores, prazos e
condições de contratação?
SE SIM: Negociar aquisição;
SE NÃO: Alterar Termo de Referência.
Gestor / Gerente /
Especialista
Administrativo
Diário
REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
Nº 6.0
Nº 6.2
Nº 6.2.1.b
Macroprocesso
Processo
Sub-processo
Gerência
Código
Atividade
Atividade
04
NOME: ADMINISTRAÇÃO
NOME: GESTÃO DE SUPRIMENTOS
NOME: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS - CONVITE
Como desenvolve a atividade
Cargo
Apresentar à Diretoria da área os orçamentos e negociar a Gestor / Gerente /
Especialista
autorização e viabilização da dotação orçamentária.
Administrativo
DECISÃO: Aquisição Aprovada?
SE SIM: Houve redução de orçamento?
SE SIM: Emitir e enviar memorando, juntamente com o
processo, à SUP/GESU solicitando que se atualize o
orçamento conforme a redução definida pela Diretoria da área;
SE NÃO: Emitir Nota Orçamentária (N.O.) prévia e
encaminhar processo à PRES para autorização;
SE NÃO: Finalizar Processo.
DIRETORIA
6.2.1.b.12
Negociar Aquisição
DIRETORIA
6.2.1.b.13
PRES
6.2.1.b.14
Emitir Nota Orçamentária Emitir Nota Orçamentária (N.O.) prévia e encaminhar Assessor
(N.O.)
Processo Administrativo à PRES para autorização.
Autorizar Licitação
Diretor
DECISÃO: Autorizar Licitação?
Periodicidade
Diário
Diário
Diário
SE SIM: Assinar Nota Orçamentária prévia e encaminhar
GED/DAF
6.2.1.b.15
GEJUL
6.2.1.b.16
SUP/GESU
6.2.1.b.17
DAF ou DTEC
6.2.1.b.18
SUP/GESU
6.2.1.b.19
GED/ADAF
6.2.1.b.20
ÁREA
INTERESSADA
GESU/SUP
6.2.1.b.21
6.2.1.b.22
Processo Administrativo à GED/DAF para digitalização;
SE NÃO: Devolve o Processo Administrativo à Diretoria.
Digitalizar Processo
Digitalizar o Processo Administrativo e encaminhar o mesmo à
Administrativo
GEJUL para atestar a legalidade da Licitação e posteriormente
licitar.
Processo 6.6.2 Licitação PROCESSO DE LICITAÇÃO CONFORME Lei 8.666 de
Convite
21/06/1993.
Emitir Ordem de Compra Receber o Processo Administrativo após a sua publicação,
(O.C.)
acessar o sistema MICROSIGA, emitir Ordem de Compra em
duas vias, colher assinatura do Gerente de Suprimentos e
enviar para Diretoria assinar. (M.O)
Assinar Ordem de Compra
Assinar a Ordem de Compra e encaminhar para SUP/GESU
colher assinatura da Contratada.
Receber Ordem de Compra
Receber O.C., colher assinatura da contratada, entregar a
primeira via a contratada e anexar a segunda via ao Processo
Administrativo e encaminhar para GED/ADAF para
digitalização.
Digitalizar Processo
Digitalizar o Processo Administrativo e encaminhar o mesmo à
Administrativo
Área Interessada.
Controle de Contrato
Processo de Controle de Contrato de Aquisição, conforme
IT 6.2.4.a
Receber Material
Processo de Recebimento de Material na GESU/SUP,
conforme IT 6.2.3.b.
Tec. Administrativo
Diário
Técnico
Administrativo
Diário
Diretor
Diário
Técnico
Administrativo
Diário
Tec. Administrativo
Diário
REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
Nº 6.0
Nº 6.2
Nº 6.2.1.b
Macroprocesso
Processo
Sub-processo
Gerência
Código
Atividade
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.23
GEDES
6.2.1.b.24
GECON
6.2.1.b.25
DIRETORIA
6.2.1.b.26
GEFI
6.2.1.b.27
GEFI
6.2.1.b.28
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.29
Atividade
Enviar para GEDES
04
NOME: ADMINISTRAÇÃO
NOME: GESTÃO DE SUPRIMENTOS
NOME: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS - CONVITE
Como desenvolve a atividade
Cargo
Após o recebimento do material, se os recursos forem Técnico
financiados ou do Orçamento Geral da União (OGU), enviar à Administrativo
GEDES cópia da Nota Fiscal (NF), informando o tipo de
recurso e o programa.
Encaminhar Cópias
Encaminhar as cópias ao Agente Financiador.
Técnico
Administrativo
Efetuar Lançamento Contábil Efetuar o lançamento contábil e, se necessário, o cálculo do Técnico
diferencial de alíquota. Posteriomente enviar o Processo Administrativo
Administrativo para Diretoria da área lançar no orçamento
global.
Efetuar
Lançamento
no Efetuar o lançamento no orçamento global, por meio do Assessores
Orçamento Global
Sistema Financeiro de Nota Orçamentária e encaminhar à
GEFI para pagamento.
Efetuar Pagamento
Verificar a regularidade das certidões (CND e CRF) e efetuar o Técnico
pagamento.
Administrativo
Finalizar a Contratação
Finalizar a contratação, emitindo a ficha financeira zerada ou a Tec. Administrativo
ficha financeira com saldo e encaminhar, via e-mai l, à Área
Interessada.
Emitir
Termo
de Emitir Termo de Encerramento (Anexo II) no prazo máximo de Técnico
Encerramento
90 dias após o término do contrato, colher assinaturas da Administrativo
comissão e do contratado.
DECISÃO: Houve saldo remanescente?
SE SIM: Fazer o Termo de Decréscimo (Anexo III), anexar a
ficha financeira e o Termo de Encerramento, fazer uma
justificativa quando necessário e enviar o Processo
Administrativo à GEAC.
SE NÃO: No recebimento da última Nota Fiscal, enviar um
documento (e-mail) informando a finalização do contrato,
enviar cópia do Termo de Encerramento para a GEAC e o
Processo Administrativo para GESU ou Área Interessada
colher assinaturas.
Periodicidade
Diário
Diário
Diário
Diário
Diário
Diário
Diário
REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
Nº 6.0
Nº 6.2
Nº 6.2.1.b
Macroprocesso
Processo
Sub-processo
Gerência
Código
Atividade
GEAC
6.2.1.b.30
GERÊNCIA
REGIONAL
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.31
6.2.1.b.32
GEJUL
6.2.1.b.33
DIRETORIA ou
GEDES
6.2.1.b.34
GEFI
6.2.1.b.35
ÁREA INTERESSADA
6.2.1.b.36
GECON
6.2.1.b.37
GED/ADAF
6.2.1.b.38
GECON
6.2.1.b.39
Atividade
04
NOME: ADMINISTRAÇÃO
NOME: GESTÃO DE SUPRIMENTOS
NOME: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS - CONVITE
Como desenvolve a atividade
Auditar
Administrativo
Processo Verificar a ficha financeira, o Termo de Decréscimo, o Termo
de Encerramento e a justificativa.
DECISÃO: Há irregularidades?
SE SIM: Enviar Processo Administrativo de volta para Área
Interessada efetuar as correções e colher as assinaturas
necessárias no Termo de Decréscimo.
SE NÃO: Devolver Processo Administrativo para Área
Interessada colher assinaturas necessárias no Termo de
Decréscimo.
Efetuar correções
Efetuar correções no Termo de Encerramento com
Descréscimo conforme indicação da GEAC.
Colher Assinaturas
Colher assinaturas do fornecedor e encaminhar Processo
Administrativo para GEJUL.
Publicar Termo de
Publicar o Termo de Encerramento com Decréscimo no Diário
Encerramento com
Oficial do Estado e encaminhar Processo Administrativo para
Decréscimo
Gestor de Orçamento da área.
Liberar Saldo Nota
Receber Processo Administrativo efetuar análise e liberar
Orçamentária
saldo da Nota Orçamentária (zerar a N.O.), e encaminhar
Processo Administrativo para GEFI.
Receber Processo
Receber Processo efetuar lançamento e encaminhar Processo
Administrativo
Administrativo para a Regional efetuar o encerramento do
Processo Administrativo.
Lançar
Encerramento
do Lançar o encerramento do Processo Administrativo e
Processo Administrativo
encaminhar à GECON para arquivo.
Receber
Processo Receber e analisa processo. Encaminhar processo a
Administrativo
GED/ADAF para digitalização.
Digitalizar Processo
Digitaliza o Processo Administrativo e encaminhar o mesmo à
Administrativo
GECON para arquivo.
Arquivar
Processo Arquivar o Processo Administrativo na pasta da data do último
Administrativo
pagamento.
Cargo
Periodicidade
Gestor de Processos
Diário
Tec. Administrativo
Diário
Tec. Administrativo
Diário
Especialista
Administrativo
Diário
Gestor Orçamento
Diário
Especialista
Administrativo
Diário
Técnico
Administrativo
Tec. Administrativo
Diário
Diário
Tec. Administrativo
Diário
Tec. Administrativo
Diário
TOTAL
DATA: 03/06/2009
Entrevistado: Ana Maria Ramos/ Regina Mary Colman Jorge
Preenchido por: Reginaldo Vilanova/ João
Henrique