MEMÓRIA DE
REUNIÃO
Data: 06/03/2015
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Hora Inicial: 15:20
Hora Final: 17:00
Local: Cidade Administrativa – Prédio Minas – 14º Andar, sala 6
Tema: 1º Reunião do Grupo de Trabalho – Plano Integrado de Trabalho e Desenvolvimento Social
PARTICIPANTES
Nome
Paulo Bretas
Área
Gabinete
Lara Farah
SUBTE
Bruno Magalhães
SUBTE
Wenderson Oliveira
SPGF
Jaqueline Morelo
ASSCOM
Solange Santos
SUBAS
Gustavo Garcia
AGEI
César Pereira
AGEI
Matheus Nascimento
AGEI
Adilson Pacheco
FUCAM
Antonio Lambertucci
SUBTE
Matheus Eduardo
Contato
SPGF
ASSUNTOS TRATADOS
A reunião começou com atraso de 20 minutos.
Paulo Bretas iniciou a reunião introduzindo acerca da idéia do planejamento estratégico no âmbito da SEDESE e da
priorização por parte do secretário Andre Quintão no sentido de produzir uma diretriz estratégica básica para a secretaria
(Carta Guia).
Em seguida, foi realizada a apresentação dos presentes.
Paulo sugeriu o estabelecimento de um acordo/contrato junto aos participantes. O Grupo de Trabalho não pode ser
mutável, mas sim estável, de modo que é importante que as pessoas façam o planejamento de forma participativa,
integrando a produção do plano e a execução. Segundo ele, é necessário que o plano seja capaz de integrar as políticas
e o corpo técnico da secretaria. Além disso, a comunicação terá papel essencial para a realização da divulgação da
estratégia da secretaria. Em relação aos municípios, observa-se certa fragilidade deste parceiro e é importante que esta
questão seja tratada no plano, de modo que é preciso que haja empoderamento da ação da SEDESE nas pontas
(determinação do governador é que haja participação e ações neste sentido).
Gustavo Garcia inicia a apresentação explicando a demanda recebida pelo secretário, corroborando com as questões
suscitadas pelo Paulo Bretas em relação à necessidade de que o plano seja participativo, integrado e pragmático. Ele
apresentou também os principais produtos finais deste projeto (Plano Integrado, Sistema de Governança, Sala de
situação e Plano de Comunicação).
As oportunidades relacionadas ao novo contexto de governo, necessidade de conhecimento da organização, e diretrizes
já existentes e dispersas, são apresentadas, de modo que é preciso sistematizar e organizar estas informações.
Gustavo prossegue apresentando as 5 macro fases elaboradas para a execução do projeto, sendo elas: diagnóstico
interno e externo; identidade organizacional; elaboração da estratégia, divulgação da estratégia e os produtos finais. Além
disso, ele prossegue descrevendo as dimensões que foram pensadas para realização do diagnóstico. Neste momento,
Paulo pontua a necessidade da elaboração deste diagnóstico segundo as dimensões, resumindo o diagnóstico como “um
grande olhar pra dentro e um grande olhar pra fora”. Bruno Magalhães questiona a necessidade de atenção para a
identificação dos marcos legais e institucionais das políticas públicas e uma análise relacionada ao cenário do Governo
Federal no que impacta a ação da SEDESE. César explica que o escopo de cada dimensão ainda será pensado segundo
uma metodologia, e os presentes concordam com a importância das questões suscitadas pelo Bruno. Antônio
Lambertucci explica que é importante detalhar o que se espera como resultados de cada dimensão e que sejam
levantadas as fragilidades e ameaças em cada uma delas, além das forças e oportunidades observadas.
Gustavo retoma a apresentação explicando algumas etapas subseqüentes do projeto de planejamento e as formas com
que será possível produzir o diagnóstico, citando o formato de captação de dados, como por exemplo, pesquisas
documentais, aplicação de questionários, entrevistas, oficinas de planejamento e reuniões com dirigentes. Antonio
acrescenta que os dados levantados terão por função além do diagnóstico de cenário, também apontar diretrizes
importantes para o plano integrado. Além disso, ele questiona os prazos, tendo em vista a necessidade de tratamento de
questões emergenciais que não poderiam esperar a finalização do projeto. Paulo explica que algumas destas demandas
emergentes já estão sendo tratadas e que o objetivo é atuar em paralelo a elas e ao final integrar com os produtos do
projeto do Plano Integrado, apontando para a importância da oportunidade de apresentar soluções diferentes para
problemas antigos.
Neste momento, Lara Farah aponta para a necessidade de aplicar entrevistas também para os cidadãos, evitando que a
política seja pensada apenas no âmbito interno da secretaria e se colocou à disposição para cooperar nessa
metodologia. Paulo explica que devem ser utilizadas pesquisas já existentes e que o prazo e recursos são curtos para
que se abra a discussão no nível do cidadão, apesar de reconhecer a extrema importância desta estratégia de atuação,
não descartando essa alternativa. O gerente sugeriu também que uma área finalística pudesse coordenar o Diagnóstico
Externo, que foi aceito pela Subsecretaria de Trabalho e Emprego.
Foram citados também alguns recursos como aplicativos para smartphones de avaliação dos atendimentos e
conferências capazes de produzir informações relevantes junto à população como possíveis produtos futuros e como
desdobramento das perspectivas estratégicas que serão elaboradas.
Gustavo retoma, apresentando os prazos relacionados ao escopo de trabalho, mostrando as datas planejadas para cada
produto já mencionado. O diagnóstico seria realizado até o dia 15/04 e o projeto se encerraria ao final de junho.
Para a execução do projeto e construção do planejamento estratégico foi elaborada uma estrutura de governança para o
projeto, composta pelos patrocinadores, gerente, grupo de trabalho, coordenação técnica/metodológica, coordenações de
cenário interno e externo, coordenação de comunicação e coordenação de monitoramento. Além disso, foi explicado
cada papel e responsabilidades nesta estrutura. Paulo sugere que a coordenação do cenário externo tenha uma
participação integral do Toninho, através da coordenação da Lara, tendo em vista a capacidade de contribuição que ele
pode oferecer. Lara questiona a respeito da participação da Subsecretaria de Direitos Humanos neste processo de
planejamento, tendo em vista o desmembramento futuro da subsecretaria da estrutura da SEDESE. Paulo explica que a
princípio a SUBDH participa do processo, no entanto ainda haverá uma conversa para adequar as expectativas e verificar
esta questão.
Gustavo apresenta a dinâmica do projeto e levanta algumas questões fundamentais a serem tratadas pelo Grupo de
Trabalho, relacionadas aos próximos passos, melhor desenho do projeto para otimização do prazo, captação de
informações, priorização do projeto, etc. Assim, os participantes levantam os seguintes pontos de atenção:
- Bruno: Divulgação da apresentação para as equipes, para que todos os servidores conheçam e pensem nestas
questões fundamentais, para que eles se insiram e se sintam parte deste plano, ajudando a catalisar as informações
necessárias.
- Solange: envolver as regionais, pois eles estão mais próximas do cidadão. (Paulo cita a necessidade de estruturação
das regionais e de aumento das capacidades institucionais e de execução das prefeituras).
- Adilson: Necessidade de comunicação da estratégia no nível operacional. (Paulo explica que ainda haverá o momento
para que seja discutido a forma com que o plano “descerá” para o nível operacional)
- Lara: necessidade de que a estratégia produza um efeito não apenas no nível de discurso e envolva todos os níveis da
secretaria (resposta: comunicação e envolvimento); base de dados relacionados aos públicos; grupos focais para
envolvimento; produzir agendas fixas do grupo de trabalho para permitir maior adesão.
- Antonio: participação cria ambiente de satisfação além de dar validade ao projeto.
O grupo de trabalho decidiu que haverá reuniões semanais nas quartas-feiras às 14hs. A próxima reunião já deve ser
agendada e terá como pauta a discussão das metodologias de diagnóstico interno e externo.
Outros próximos passos serão a apresentação do projeto para o secretário André Quintão, visando colher suas
impressões e validá-lo. Também é fundamental realizar a apresentação à Rosilene, Marta e aos participantes do GT que
não puderam estar presentes. É importante também trabalhar com a Superintendência de Interiorização para divulgar às
Diretorias Regionais, incluindo a Dayara neste processo.
Os coordenadores darão início aos trabalhos de diagnóstico de cenário interno e externo.
A Coordenação de Comunicação realizará a divulgação para as equipes da apresentação realizada e da ata, após
aprovação em 1 dia útil.
PLANO DE AÇÃO
Ação
Responsável
Prazo
Apresentação ao secretário André
Paulo Bretas
09/03
Apresentação às equipes que não
estavam presentes
Gustavo e Paulo Bretas
10/03
Status
Apresentação a todas as equipes
Todos os participantes
10/03
Disponibilização da apresentação e ata
Gustavo
06/03
Jaqueline
10/03
Gustavo
09/03
Paulo Bretas
09/03
Divulgação do projeto na intranet após
validação com o secretário André
Definição do responsável pela
Coordenação de Cenário Externo
Agendar próxima reunião
OUTRAS INFORMAÇÕES
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