Comunicação Organizacional I
A comunicação Intercultural
As barreiras da comunicação intercultural incluem as diferenças culturais,
problemas linguísticos e étnicos.
As diferenças culturais e as reacções étnicas são problemas que mais
frequentemente se colocam de forma subconsciente e que exigem uma
resposta emocional.
-A melhor forma de lidar com as barreiras da comunicação intercultural é
aprender o mais possível sobre a língua e a cultura
-Também é importante ajustar o estilo das mensagens escritas e das
mensagens orais
-Para ultrapassar as barreiras linguísticas e culturais, tente manter um espírito
aberto, livre de preconceitos e estereótipos.
-Olhe para o seu interlocutor como indivíduo e não como o representante de
um determinado grupo étnico ou país.
-Mantenha-se atento(a) aos costumes e hábitos da pessoa, aos seus
maneirismos, aos seus valores e crenças e expectativas, e aprenda com eles.
Regras fundamentais da comunicação
• Na comunicação oral
• Comunicação oral directa:
- A alternância de papéis, empatia, boa presença
• Na comunicação oral indirecta:
- Colocação da voz, tom, timbre e dicção
Na comunicação oral directa
- Um tom uniforme, demasiado baixo ou demasiado alto
- Dicção evitar pronúncias acentuadas
• Falar pausadamente, alternando o ritmo e o tom, procurando melodia e
corrigindo a dicção.
• Usar o gesto como auxiliar da expressão oral
• Usar a expressão facial (que gera empatia e melhora as condições de
comunicação)
• Não descurar o aspecto exterior (higiene pessoal e vestuário)
Exemplos de comunicações orais directas
• Entrevistas
• Conferências (sobre um tema, conferências de imprensa)
• Reuniões
Exemplos de comunicações orais indirectas
• Intercomunicadores/telefones internos
• Dictafones
• Telefones
A criação de uma mensagem
– Pense no objectivo da sua comunicação e na audiência
Porque é que comunico?
O que é que quero que a minha audiência faça ou saiba?
– Analise a audiência
Diga à audiência o que pode esperar
Diga-lhes qual o objectivo da sua comunicação (isto permite-lhes reconhecer
as relações entre as ideias que pretende transmitir)
– Use uma linguagem concreta e específica
– Vá directo ao assunto. Elimine toda a informação que não interessa
– Ligue a nova informação a ideias já existentes
– Realce os pontos -chave da mensagem
– Minimize o ruído
Facilite o retorno
– Proporcione ao receptor possibilidades de este dar feedback
– Peça resposta
Transmita empatia e cortesia – aborde os outros como gostaria que o
abordassem a si.
Analisar o receptor e o seu ponto de vista (dele)
– A análise do receptor CONSISTE em ter em consideração:
Os seus conhecimentos, Interesses, Atitudes e Reacções emocionais
1. OS CONHECIMENTOS DO RECEPTOR
– Educação e experiência de vida
– Grau académico
– Conhecimentos que terá acerca do que vai dizer
– Que experiência terá acerca do assunto que vai tratar
2. INTERESSES
– Pense em quais serão as preocupações ou necessidades do receptor
– Pense no que o motivará
3. A ATITUDE
– Quais serão os seus valores, crenças ou pontos de vista?
– Que palavras ou símbolos irão causar-lhe boa impressão?
4. ESTATUTO
– Qual a posição que ocupa e qual o grau de poder que possui?
– Quais serão as suas expectativas (o que estará habituado a que lhe seja
dado?)
5. REACÇÕES EMOCIONAIS
– Antecipe a reacção do receptor (quando este receber a comunicação)
– Ponha-se no lugar dele (como gostaria que lhe comunicassem o que lhe está
a comunicar?)
A comunicação e a tecnologia
A tecnologia ajudou na criação de comunicações internas e externas, através
de sistemas simplificadores da criação, reprodução, tratamento, envio e arquivo
de informação. A tecnologia mudou e vai continuar a mudar a forma como
comunicamos.
-Os pacotes de software
-Redes sem fios
-O e-commerce
-Cada vez mais a correspondência circula através de meios electrónicos.
-Os relatórios passarão cada vez mais a ser distribuídos através de meios
electrónicos.
-As intranets
-Para resolver questões como abuso na utilização das ferramentas e
aplicações Internet, algumas empresas criaram políticas e regulamentos
internos para o uso do computador, que esperam que os trabalhadores
respeitem.~
-A Internet é uma rede de computadores a nível mundial, que liga os
indivíduos, esta rede leva a que deixe de importar o locar onde os indivíduos se
encontram, facilitando a expansão e o controlo organizacional e a produtividade
de empresas.
-Os Chatrooms
A) FERRAMENTAS PARA A COMUNICAÇÃO ESCRITA
Aplicações de processamento de texto
Scanners
Desktop publishing
Ferramentas para a criação de bases de dados
Ferramentas para a criação de folhas de cálculo
Ferramentas de correio electrónico
Faxes
Software colaborativo
B) FERRAMENTAS PARA A COMUNICAÇÃO ORAL
Voice mail
Sistemas de comunicação sem fios
Pagers, telemóveis, pda’s, áudio e videoconferência
C) FERRAMENTAS PARA A COMUNICAÇÃO VISUAL
Software gráfico
Software de apresentações
A) FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO ESCRITA
-APLICAÇÕES DE PROCESSAMENTO DE TEXTO
-SCANNERS
-DESKTOP PUBLISHING
-FERRAMENTAS PARA A CRIAÇÃO DE BASES DE DADOS
-FERRAMENTAS PARA A CRIAÇÃO DE FOLHAS DE CÁLCULO
-FERRAMENTAS DE CORREIO ELECTRÓNICO
Com a expansão de ferramentas da Internet, ao longo do tempo foram-se
desenvolvendo linguagens próprias. São disso exemplos:
- emoticons
- códigos das cores
- abreviaturas e escrita abreviada
- nettiquete
B) FERRAMENTAS PARA A COMUNICAÇÃO ORAL
-VOICE MAIL
PRECAUÇÕES NO ENVIO DE MENSAGENS ÁUDIO
As mensagens devem ser:
* Claras e breves
* Completas
* Direccionadas para o ponto de vista do receptor
-Pagers
-Telemóveis
-Audioconferências
-Videoconferências
C) FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO VISUAL
-Software gráfico
-Softwares de apresentações
Implicações da Tecnologia na Comunicação
As tecnologias pela sua rapidez e eficácia fazem com que exista um
considerável aumento de informação disponível, tornando-se urgente o
desenvolvimento de estilos de escrita e de sumário que permitam transmitir
informação sem a deturpar e permitam o cumprimento dos objectivos da
comunicação.
As tecnologias pela sua rapidez e eficácia fazem com que exista um
considerável aumento de informação disponível, tornando-se urgente o
desenvolvimento de estilos de escrita e de sumário que permitam transmitir
informação sem a deturpar e permitam o cumprimento dos objectivos da
comunicação.
O e-mail
Uma rede de e-mail varia muito em tamanho. Redes privadas de pequenas
dimensões; Redes nacionais e internacionais podem ser acedidas pelo público
em geral.
Para as pessoas que utilizam o e-mail, este alterou o estilo das comunicações
de negocio de três maneiras:
1) Abriu novos canais de comunicação dentro da organização.
2) O E-mail é um meio de comunicação informal, os utilizadores menos
experientes não se preocupam tanto com a formatação do texto e o
design do documento, o importante é transmitir rapidamente a
mensagem, argumentar correctamente e a fazer valer o ponto de vista.
3) O E-mail tem uma forma curiosa de estimular as pessoas a deixar de
lado as suas inibições e a colocar por escrito as suas pretensões. Esta
nova abertura pode ser benéfica, ajudando as organizações a
comunicar, interna e externamente, com maior rapidez e a fazer circular
opiniões uteis de uma grande variedade de pessoas.
De todos os serviços da internet o e-mail é o mais utilizado e também o mais
simples embora também seja possível transforma-lo numa forma de
comunicação muito mais elaborada através da construção de mensagens com
imagens e sons.
O correio electrónico introduziu várias vantagens na comunicação: a rapidez, a
economia, a possibilidade de envio de várias copias para vários destinatários e,
ainda, o facto de, apos a recepção de uma mensagem, se pode anotar, alterar,
devolver ao remetente ou reenviar para outros destinatários.
A comunicação electrónica é mais rápida e menos formal do que a
comunicação escrita, mas este facto não implica que haja menos cuidado na
sua elaboração. Para tal, respeito determinados passos:
-Não envie a sua mensagem sem a rever;
-Nunca coloque numa mensagem o que não colocaria num bilhete-postal;
-No correio electrónico não pode haver privacidade total e da mesma forma
pode estar sujeito a ser falsificado;
-Se pretende reenviar para um grupo de destinatários uma mensagem pessoal
que recebeu, peça permissão ao emissor e, caso este aceda, não mude as
palavras;
-Seja cuidadoso ao endereçar as suas mensagens;
-Da mesma forma observe para quem esta a enviar copias;
-Se o sistema de correio elctronico em que opera lhe permite o reenvio de
mensagens, certifique-se de que apenas o acciona quando é necessário,
senão corre o risco de reenvio se tornar sistemático;
-As mensagens devem ter o campo «Assunto» resumindo o conteúdo da
mensagem;
-Se a mensagem for extensa, e de bom tom incluir a palvra «Long» no
«Assunto»;
-Saiba o tamanho da mensagem que está a enviar;
-No sentido inverso, se acha que a importância de uma mensagem o justifica,
responda imediata e brevemente;
-Seja educado e delicado, mas evite os exageros protocolares;
-Cuide da linguagem;
-Adicionalmente, existem algumas regras que recentemente adquiriram a
designação genérica de netetiqueta.
AS DEZ PRINCIPAIS REGRAS DA NETETIQUETA
1 - Nunca escreva nada numa mensagem de correio electrónico que não
deseje que caia nas bocas do mundo no segundo seguinte ao envio
2 - Não envie correio electrónico à toa, não faça marketing de olhos fechados,
não encha de lixo os destinatários
3 - Lembre-se que do outro lado está sempre alguém que está a pagar o tempo
de estar «on line», por isso não abuse do tempo do utilizador
4 - Ouça os seus utilizadores/clientes e responda sempre e o mais rápido
possível
5 - Encoraje por todos os meios a interactividade na sua «home page»
6 - Mantenha o correio electrónico interno à sua firma ou rede abaixo dos 50
por cento e o externo sempre acima dos outros 50 por cento
7 - Organize a sua «home page» de acordo com a regra máxima dos três
«cliques», não obrigando o utilizador a mais de três operações dessas para
atingir o conteúdo que interessa
8 - Evite o calão para entendidos, expresse sempre as suas ideias de um modo
claro, simples e com uma linguagem precisa
9 - Procure que a sua «home page» não abuse do tempo e da paciência dos
seus utilizadores, não carregue cada página com informação e imagens em
excesso
10 - Dê em troca algo à Net. Não seja egoísta. Você também faz parte dela