Manual de Registro
Acadêmico do
Ensino Superior
Fernanda Pimenta
© B4EDITORES – Fernanda Pimenta
Segundo o Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa de 2009
Revisão:
Roberto de Mello Jr.
Diagramação:
Sandra Reis Oliveira
Capa:
Rodrigo Rojas
CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO NA FONTE PUBLICAÇÃO
SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
p697m
Pimenta, Fernanda
Manuald de registro acadêmico do ensino superior / Fernanda Pimenta. - 1. ed - São Paulo: B4
Ed, 2014.
128 p. ; 21 cm.
ISBN 978-85-65358-74-3
1. Educação - Estudo e ensino (Superior) 2. Professores - Formação - Brasil - História. 3. Pedagogos
- Brasil I. Título.
14-09079
CDD: 370.7081
CDU: 37(81)
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Sumario
INTRODUÇÃO5
1. Organização do Sistema Nacional de Ensino
2. Níveis e Composição da Educação Escolar
3. Modalidades de Ensino
4. Processo Seletivo
5. Matrícula e suas situações
5.1. Matrícula Inicial
5.2. Rematrícula ou Matrícula Subsequente
5.3. Reabertura de Matrícula
5.4. Trancamento de Matrícula
5.5. Cancelamento de Matrícula
5.6. Requerimento de Matrícula
5.7. Contrato de Prestação de Serviços Educacionais
6. Transferências
6.1. Aproveitamento de Estudos
7. Análise de Proficiência
8. Adaptação Curricular e Plano de Estudos
9. Aluno Regular e Não Regular
10. Prontuário e Documentação dos Alunos
11. Calendário Escolar
12. Horário de Aula
13. Diário de Classe
14. Plano de Ensino / Conteúdo Programático
15. Sistema de Avaliação da Aprendizagem
16. Abono de Faltas e Compensação de Ausência às Aulas
17. Histórico Escolar
18. Diploma e seu Registro
19. Certificado de Pós-Graduação Lato Sensu e seu Registro
20. Solenidade de Colação de Grau
21. Atendimento ao Aluno
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22. Estatutos e Regimentos
23. Censo Educacional
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24. ENADE
25. Divulgação das Condições de Oferta do Curso – Catálogo
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MODELOS DE DOCUMENTOS
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Introdução
A Secretaria Geral, Secretaria Acadêmica, Centro de Registro Acadêmico, ou qualquer que seja o nome dado ao setor, é um dos órgãos
mais importantes da instituição de ensino, porque é o responsável pela
guarda, controle, verificação, manutenção e registro da documentação da vida escolar dos alunos.
A Secretaria Geral tem como gerente ou responsável um(a)
secretário(a) que deve ter não só o conhecimento das atividades e processos acadêmicos, como também da Instituição como um todo, devendo estar sempre presente e ativo em todos os processos e nos momentos
de elaboração e decisão das principais atividades da IES – Instituição
de Educação Superior, garantindo com que todos os atos praticados
estejam de acordo com a legislação educacional vigente.
O Secretário, como se vê, tem um papel fundamental dentro da IES,
tendo geralmente as seguintes atribuições:
• cumprir e fazer cumprir as determinações dos órgãos colegiados
e da diretoria e prover a Secretaria de estrutura e serviços que
proporcionem o atendimento de despachos dos coordenadores e
diretores;
• responsabilizar-se pelas convocações de matrícula e demais procedimentos inerentes aos classificados nos processos seletivos;
• assinar os certificados, diplomas e demais documentos expedidos
pela Secretaria;
• encaminhar os requerimentos, com as devidas informações, para
o devido despacho;
• orientar as comissões de formatura e organizar as cerimônias de
colação de grau;
• redigir e fazer expedir comunicados, editais e correspondências;
• fazer publicar regularmente o quadro de notas, frequência, horário de aulas, provas e outras informações de interesse dos alunos
e professores;
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Manual de Registro Acadêmico do Ensino Superior
• manter dados atualizados sobre o alunado, ou seja, supervisionar
diariamente o controle de evasão de alunos;
• coordenar a elaboração do processo relativo à expedição de diplomas e certificados;
• coordenar o sistema de registro de frequência dos alunos;
• manter organizado e atualizado o arquivo circulante e o arquivo
histórico (ativo e inativo), de modo a assegurar a preservação dos
documentos escolares;
• orientar e efetuar (quando for o caso) o atendimento a alunos
e professores, procurando dar o melhor encaminhamento e as
devidas soluções;
• controlar o recebimento e a expedição das transferências internas
e externas;
• organizar e controlar os requerimentos e termos de matrícula;
• conservar sob sua guarda os livros de registro de diplomas e certificados e, devidamente catalogados e classificados, os documentos que lhe forem encaminhados;
• protocolar, instruir, arquivar e expedir os processos de análise
curricular;
• fazer a distribuição das salas de aula, quando for de sua competência;
• receber, controlar e encaminhar aos professores os requerimentos
de revisão de provas e efetuar a revisão de frequências;
• receber e controlar os procedimentos de inscrição em disciplinas
em horário especial, regime especial de dependência ou regime
de recuperação especial e atividades afins;
• preparar e manter atualizados os arquivos de controle de estágio
e atividades complementares;
• definir e controlar os códigos dos cursos, das disciplinas e dos
professores;
• supervisionar o registro das equivalências dos cursos;
• atribuir as senhas e o perfil do Sistema Acadêmico utilizado pela
IES;
Introdução
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• responsabilizar-se pela elaboração do cronograma e pelas rotinas
de encerramento e início do período letivo;
• responsabilizar-se pela elaboração do anteprojeto do calendário
do período letivo;
• definir os números de RA (Registro Acadêmico) ou RGM (Registro de Matrícula);
• providenciar a confecção das carteirinhas estudantis;
• analisar, interpretar, organizar, arquivar e expedir a legislação e as
normas acadêmicas etc.
Este trabalho tem por objetivo oferecer referências legais e técnicas
para subsidiar o Secretário na busca de soluções a situações que encontra no dia a dia do registro acadêmico em sua instituição de ensino.
Os temas tratados neste volume foram selecionados a partir das
dúvidas trazidas via internet, via consultoria, e, principalmente, pela
vivência como Secretária Geral nas diversas instituições de ensino superior pela qual passei nestes 20 anos de experiência profissional.
Não importa se universidade, centro universitário ou faculdade
de pequeno porte, o registro acadêmico deve ser efetuado seguindo a
mesma legislação e a mesma lógica. Pode diferir uma ou outra normatização interna, tendo de ser visto, muitas vezes, o regimento geral
da instituição. No entanto, as diferenças residem muito mais no fluxo
do processo, nos procedimentos entre os setores, do que no registro
em si.
Para ter o embasamento teórico e legal necessário, minha trajetória acadêmica se deu com o Direito na graduação, a Gestão e o Direito Educacional na pós-graduação lato sensu e a educação no mestrado. O caminho percorrido academicamente me permitiu maior
clareza e desenvolvimento da habilidade de interpretar a legislação
educacional.
Não há qualquer pretensão de esgotar todos os assuntos pertinentes
ao registro acadêmico neste volume, mas espero que seja apreciado e
útil no trabalho da secretaria.
Organização do sistema nacional de ensino
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1. Organização do sistema nacional
de ensino
A lei brasileira, constitucional e ordinária, emprega o termo “sistema
de ensino” para significar os grandes conjuntos organizados pela União
(sistema federal de ensino) e pelos Estados e Distrito Federal (sistemas
estaduais ou locais), tendo em vista o atendimento das respectivas necessidades educacionais (RANIEIRI, 2000, p.119).
No nosso país a organização do sistema nacional de ensino acompanha a organização político-administrativa, aplicando-se por simetria
o princípio federativo da descentralização normativa e executiva. No
entanto, podemos constatar no dia a dia que essa “descentralização”
ainda não aconteceu.
Na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB, Lei nº
9.394/96 (BRASIL, 1996), o Sistema Nacional de Ensino está organizado da seguinte forma:
a) o sistema federal compreende:
• as instituições de ensino mantidas pela União;
• as instituições de educação superior criadas e mantidas pela iniciativa privada;
• os órgãos federais de educação.
b) os sistemas estaduais e do Distrito Federal compreendem:
• as instituições de ensino mantidas, respectivamente, pelo poder
público estadual e pelo Distrito Federal;
• as instituições de educação superior mantidas pelo poder público
municipal;
• as instituições de ensino fundamental e médio criadas e mantidas
pela iniciativa privada;
• os órgãos de educação estaduais e do Distrito Federal, respectivamente.
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Manual de Registro Acadêmico do Ensino Superior
OBS.: No Distrito Federal, as instituições de educação infantil, criadas e mantidas pela iniciativa privada, integram seu sistema de ensino.
c) os sistemas municipais compreendem:
• as instituições de ensino fundamental, médio e de educação infantil mantidas pelo poder público municipal;
• as instituições de educação infantil criadas e mantidas pela iniciativa privada;
• os órgãos municipais de educação.
OBS.: Existe a possibilidade de os municípios optarem por se integrar ao sistema estadual de ensino, ou compor com este um sistema único de educação básica, cf. artigo 11, parágrafo único, da LDB
(BRASIL, 1996).
As instituições de ensino, dos diferentes níveis, classificam-se por
categorias, a saber:
Categoria Administrativa – classificando as instituições segundo
a natureza jurídica de suas mantenedoras em (BRASIL, 1996, art.19):
• Públicas
São instituições criadas ou incorporadas, mantidas e administradas
pelo poder público. Podem ser:
• Federais - mantidas e administradas pelo governo federal;
• Estaduais - mantidas e administradas pelos governos dos estados;
• Municipais - mantidas e administradas pelo poder público
municipal.
• Privadas
São as mantidas e administradas por pessoas físicas ou jurídicas de
direito privado. Podem se organizar como:
Organização do sistema nacional de ensino
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• Instituições privadas com fins lucrativos ou particulares
em sentido estrito - instituídas e mantidas por uma ou mais
pessoas físicas ou jurídicas de direito privado.
• Instituições privadas sem fins lucrativos, que podem ser:
• Comunitárias - instituídas por grupos de pessoas físicas
ou por uma ou mais pessoas jurídicas, inclusive cooperativas educacionais, que incluam na sua entidade mantenedora, representantes da comunidade;
• Confessionais - instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas que atendam à
orientação confessional e ideológica específicas e ao disposto no item anterior;
• Filantrópicas - são as instituições de educação ou de assistência social que prestem os serviços para os quais foram
instituídas e os coloquem à disposição da população em
geral, em caráter complementar às atividades do Estado,
sem qualquer remuneração, na forma da lei.
Categoria Acadêmica – classificando as instituições segundo a sua
competência e responsabilidade em:
• Instituições Universitárias
• Universidades: instituições pluridisciplinares, públicas ou
privadas, de formação de quadros profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares de ensino, pesquisa
e extensão;
• Centros Universitários: instituições de educação superior,
públicas ou privadas, pluricurriculares, que devem oferecer
ensino de excelência e oportunidades de qualificação ao corpo
docente e condições de trabalho à comunidade escolar.
• Instituições Não Universitárias
• Faculdades: instituições de educação superior, públicas ou
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Manual de Registro Acadêmico do Ensino Superior
privadas, com propostas curriculares em mais de uma área
do conhecimento são vinculadas a um único mantenedor e
com administração e direção isoladas. Podem oferecer cursos
em vários níveis sendo eles de graduação, cursos sequenciais e
de especialização e programas de pós-graduação (mestrado e
doutorado).
Níveis e composição da educação escolar
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2. Níveis e composição da educação
escolar
A educação escolar compõe-se de:
• Educação Básica, formada pela educação infantil, ensino fundamental e ensino médio;
• Educação Superior.
2.1. Educação Básica
2.1.1. Educação Infantil – é a primeira etapa da educação básica
que tem como finalidade o desenvolvimento integral da criança até
seis anos de idade, em seus aspectos físico, psicológico, intelectual e
social, complementando a ação da família e da comunidade, oferecida
em:
• Creches, ou entidades equivalentes, para crianças até três anos de
idade;
• Pré-escolas, para crianças de quatro a seis anos de idade.
2.1.2. Ensino Fundamental – com duração mínima de nove anos,
é obrigatório e gratuito na escola pública, iniciando-se aos seis anos de
idade, e tem por objetivo a formação básica do cidadão. Os sistemas de
ensino podem desdobrar o ensino fundamental em ciclos.
2.1.3. Ensino Médio – é a etapa final da educação básica, com duração mínima de três anos, que tem por finalidades:
• a consolidação e o aprofundamento dos conhecimentos adquiridos no ensino fundamental, possibilitando o prosseguimento de
estudos;
• a preparação básica para o trabalho e a cidadania do educando,
para continuar aprendendo, de modo a ser capaz de se adaptar
com flexibilidade a novas condições de ocupação ou aperfeiçoamento posteriores;
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Manual de Registro Acadêmico do Ensino Superior
• o aprimoramento do educando como pessoa humana, incluindo
a formação ética e o desenvolvimento da autonomia intelectual e
do pensamento crítico;
• a compreensão dos fundamentos científico-tecnólogicos dos processos produtivos, relacionando a teoria com a prática, no ensino
de cada disciplina.
2.1.4. Educação de Jovens e Adultos – é destinada aqueles que não
tiveram acesso ou continuidade de estudos no ensino fundamental e
médio na idade própria. Os sistemas de ensino devem assegurar gratuitamente aos jovens e adultos, que não puderam efetuar os estudos na
idade regular, oportunidades educacionais apropriadas, consideradas as
características do alunado, seus interesses, condições de vida e de trabalho, mediante cursos e exames.
2.2. Educação Profissional
A Educação Profissional está integrada às diferentes formas de educação, ao trabalho, à ciência e à tecnologia, conduz ao permanente desenvolvimento de aptidões para a vida produtiva. Deve ser desenvolvida em
articulação com o ensino regular ou por diferentes estratégias de educação
continuada, em instituições especializadas ou no ambiente de trabalho.
Contará a possibilidade de acesso à educação profissional todo aluno
matriculado ou egresso do ensino fundamental, médio e superior, bem
como trabalhador em geral, jovem ou adulto.
2.3. Educação Superior
A Educação Superior abrange os seguintes cursos e programas:
• cursos sequenciais por campo de saber, de diferentes níveis de
abrangência, abertos a candidatos que atendam aos requisitos estabelecidos pelas instituições de ensino;
• de graduação, abertos a candidatos que tenham concluído o ensino médio ou equivalente e tenham sido classificados em processo seletivo;
Níveis e composição da educação escolar
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• de pós-graduação, compreendendo programas de mestrado e
doutorado, cursos de especialização, aperfeiçoamento e outros,
abertos a candidatos diplomados em cursos de graduação e que
atendam às exigências das instituições de ensino;
• de extensão, abertos a candidatos que atendam aos requisitos
estabelecidos em cada caso pelas instituições de ensino.
2.3.1. Cursos Sequenciais:
Regulamentados pela Resolução CNE/CES 01/99 (BRASIL, 1999),
os cursos sequenciais constituem uma modalidade do ensino superior
na qual o aluno pode ampliar seus conhecimentos ou sua qualificação
profissional. Devem ser compreendidos como cursos que permitem o
aprimoramento em uma área ou disciplina específica de uma área do saber maior, proporcionando ao aluno a construção de um conhecimento
mais focado ou para necessidade acadêmica específica.
Segundo o Parecer CNE/CES 223/2012 (BRASIL, 2012), o curso
sequencial deve ser pensado de forma a capacitar o aluno para uma
ocupação ou função, e não para qualificá-lo completamente para uma
profissão (função dos cursos de graduação).
Conforme Portaria MEC nº 4.363 de 29 de dezembro de 2004 (BRASIL, 2004) que revogou as Portarias 514/2001 (BRASIL, 2001) e 612/1999
(BRASIL, 1999), as prerrogativas para oferecimento de tais cursos são:
• serão ofertados por IES credenciadas que possuam curso de graduação na área de conhecimento reconhecido pelo MEC;
• as IES que não gozem da autonomia universitária somente poderão ofertar cursos sequenciais cujo campo do saber esteja vinculado
às mesmas áreas de conhecimento de seus cursos de graduação.
• os cursos sequenciais deverão ser ofertados na sede da instituição,
nos campi ou nas unidades legalmente autorizadas, obedecido o
que dispõe a legislação vigente sobre a oferta de cursos fora de sede.
• a oferta de cursos sequenciais por IES com autonomia universitária dar-se-á após a regulamentação pelo órgão colegiado superior
da mesma.