Marcos Rodrigo Batista Cabral
ESTUDO DE VIABILIDADE PARA A IMPLEMENTEÇÃO DA
GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
Montes Claros
Faculdades Santo Agostinho
2010
Marcos Rodrigo Batista Cabral
ESTUDO DE VIABILIDADE PARA A IMPLEMENTEÇÃO DA
GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
Artigo apresentado à Disciplina de Gestão
da Informação, do Curso de Sistemas de
Informação, para obtenção de créditos
parciais.
Orientador (a): Marilee Patta e Silva
Montes Claros
Faculdades Santo Agostinho
2010
1. Introdução
A Indumetal Indústria Mecânica e de Estruturas Metálicas Ltda. foi fundada
em 1966, possui sede própria á Rua Severiano Pereira de Brito Nº 82, bairro Delfino
Magalhães na cidade de Montes Claros – MG.
É uma empresa privada que atua no mercado de venda, fabricação e
instalação de estruturas metálicas em geral e caldeiraria, prestando serviço em todo
o Brasil. Fabrica com recursos próprios obtidos através da venda de seus produtos e
financiamentos bancários. Emprega em media 100 funcionários diretos e contrata
serviços terceirizados.
A organização tem se preocupado cada vez mais com a capacitação e
competência de seus colaboradores internos, também com seus parceiros
(fornecedores de materiais de serviços e subcontratados), tendo consciência que o
sucesso da empresa só será alcançado se mantiver um sistema de gestão de
conhecimento eficaz que abrace desde produtos com qualidade, gerenciamento
eficiente sem perdas de dados ao longo do seu extenso processo produtivo de forma
a satisfazer todas as partes interessadas.
2. Organograma
2.1.
Missão e Objetivo
A Indumetal como uma empresa que desempenha importante papel no
fornecimento de produtos de Estruturas Metálica e Caldeiraria em geral, assume a
seguinte missão refletindo os seus objetivos.
Missão: “Oferecer Qualidade e tecnologia pelo melhor custo beneficio, significando
soluções integradas e inteligentes de infra-estrutura para a produção de Estrutura
Metálica em geral.”
Objetivos:
 Promover a satisfação dos clientes.
 Promover o bem-estar, a confiança, as inter-relações e o aprimoramento da
capacitação dos funcionários.
 Melhoria contínua dos processos de fabricação e montagem dos nossos
produtos e do Sistema de Gestão da Qualidade.
2.2.
Setores e Departamentos
A Indumetal possui os seguintes departamentos:
 Diretoria
 Departamento de Qualidade
 Departamento Administrativo
 Departamento Pessoal
 Departamento de Recursos Humanos
 Departamento de Produção
 Departamento de Planejamento e Controle de Produção
 Departamento de Saúde e Segurança do Trabalho
 Departamento de TI
 Departamento Comercial
 Departamento de Engenharia e Projeto
 Faturamento
 Financeiro
 Almoxarifado
 Compras
2.3.1 Objetivos
Os objetivos que foram estabelecidos em termos mensuráveis e refletem o
espírito de melhoria continua unidos a um bom trabalho em equipe com o objetivo
principal de atender as expectativas e necessidades de nossos clientes internos e
externos.
2.3.2
Produtos e Serviços Prestados
Todas as atividades relativas aos produtos e serviços de fabricação e
montagem das estruturas metálicas são diretamente supervisionadas em seus
ápices de comprometimento com a qualidade. Tendo como principal objetivo a
satisfação dos nossos clientes buscamos prestar nossos serviços de fabricação de
ginásios, pontes, plataformas petrolíferas, dentre outros produtos conforme
necessidade de nossos clientes.
2.3.3 Recursos Humanos
A Indumetal assegura que os colaboradores que executam as atividades que
afetam a conformidade com os requisitos do produto e dos serviços tenham
responsabilidades e sejam competentes nas suas áreas de atuação, por meio de
Educação/Escolaridade, Treinamento, habilidade e experiência requerida. O pessoal
terceirizado que executam serviços que afetam o produto dentro da fabrica também
tem que atender as competências Habilidades, Escolaridades e treinamentos
exigidos.
2.3.4 Infra Estrutura Tecnológica Atual
A infra estrutura atual da Indumetal conta com 44 microcomputadores
completos, 6 servidores, 2 impressoras especificas para impressão de projetos
arquitetônicos, sendo 1 a laser e outra a jato de tinta, 4 impressoras a laser, 5
switches e 2 pontos de acessos (AP). 37 microcomputadores operam com Windows
XP Professional e 7 com Windows 7 Professional.
2.3.5 Sistemas informatizados existentes, validação dos serviços oferecidos
pelos sistemas
A Indumetal utiliza um ERP fornecido pela empresa TOTVS, o CorporeRM,
para
controlar
seus
processos,
como
o
de
compras,
cadastro
de
clientes/fornecedores, processo produtivo, orçamentário, gestão de recursos
humanos, controle de estoque, etc.
2.3.6 Clientes e parceiros, enfatizando as suas demandas e expectativas
A Indumetal possui departamento comercial que tem a função de gerenciar as
vendas e os contratos de fechamento de obra com os clientes, sejam eles pessoas
físicas, mas em sua maioria empresas públicas e privadas. A Empresa também
participa de concorrências públicas, licitações e fechamento de obras através de
consórcio com outras empresas.
Alguns serviços são terceirizados por empresas que são parceiras e
facilitadoras no processo produtivo e no atendimento de prazos para nossos
clientes, são estas empresas de pequeno porte para fabricação de estruturas
metálicas, empresas de saúde e segurança do trabalho, dentre outras.
3. Metodologia
3.1 Definir a missão, os objetivos e escopo do projeto para a gestão da
informação:
Com o intuito de contribuir para melhor organização dos processos e
decisões, o objetivo deste estudo tem como principal meta a implementação da
gestão das informações do setor de Compras da Indumetal.
3.2 Definir a equipe inicial do projeto com pessoas estratégicas. Estabelecer um
período de aprendizagem da equipe do projeto. É imprescindível que a equipe
estude sobre GI através de cursos, leituras e etc. esta equipe não deve ser
composta por funcionários de um só departamento, principalmente se for só de
TI.
A equipe inicial para o projeto será composta por um membro da TI, um
membro do setor de Compras e o Gerente Administrativo. A equipe passará por um
período de aprendizagem de 1 hora diária, durante 5 dias, onde serão abordados os
conceitos básicos sobre a gestão da informação e como ela é implantada em uma
organização.
3.3 Entrevistas e reuniões cujos participantes sejam os componentes da equipe
inicial e os representantes dos departamentos afetados. Seguem algumas perguntas
que foram respondidas:
Por que e para que a organização/setor quer implantar uma GI?
Gerenciar todas as informações do departamento e informações sobre
compras em andamento, compras pendentes, materiais comprados e que não
chegaram, compras sem nota fiscal, onde foram os maiores gastos, onde falta
investimento, assim essas informações poderão contribuir de forma mais adequada
nos processos decisórios.
Que tipo de informação a empresa/setor tem hoje disponível para todos os
empregados?
Estão disponíveis informações sobre material ou serviço comprado, orçado,
requisições de materiais e serviços, ordens de compras, ordens de compras
aprovadas e não aprovadas, processos cancelados, etc.
Onde e como está guardada a informação?
As informações obtidas são armazenadas num banco de dados do servidor,
através do sistema de automação são impressos relatórios em folhas de papel em
seguida arquivados.
Qual conteúdo deve ser gerenciado?
Todo conteúdo relacionado ao processo de compras (material/serviço comprado,
não comprado, orçado, não aprovado).
Como o mercado nos vê?
O olhar do mercado sobre a Indumetal retrata uma perspectiva de uma
empresa que fornece seu produto para as maiores empresas do Brasil (Petrobrás,
Valle do Rio Doce, CSN, etc.) com uma garantia de qualidade unida a uma relação
custo beneficio positiva.
Como os nossos concorrentes nos vêem?
Tendo como concorrente algumas empresas com maior parque fabril ou seja
com capacidades produtivas maiores, mas que ainda não conseguem atender seus
clientes em suas especificidades e com a qualidade garantida, por isso os
concorrentes
tornam-se
parceiros
diretos
em
grandes
empreendimentos.
Somos produtivos? Se sim, é possível saber o quanto? Se não, por que não
somos?
Sim, temos uma capacidade produtiva de 1.000 toneladas por mês, no
entanto com a atual demanda estamos na casa das 200 ton/mês.
Baseados em que tomamos decisões estratégicas?
Baseado no risco de mercado para adquiri conhecimento e melhorar o
resultado.
Todos os empregados têm acesso a Internet, Intranet e Extranet?
Apenas os autorizados pela gerencias tem acesso a Internet. Todos os
funcionários têm acesso a Intranet, podendo assim acessar qualquer arquivo dentro
do setor.
3.4 Cronograma de trabalho envolvendo as fases do projeto:
Ações
Reestruturação de Processos
Definição e levantamento dos dados, informações e
conhecimentos gerenciados pelo software
Desenvolvimento projeto piloto
Treinamento do usuários
Explorar demandas e expectativas dos clientes
Testes e validações do requisitos propostos
O período do projeto terá duração de 8 semanas.
1ª
2ª
3ª
4ª
5ª
6ª
7ª
semana
semana
semana
semana
semana
semana
semana
X
X
X
X
X
X
8ª semana
X
X
X
X
X
3.5 Criar Medidas de Qualidade:
A
Indumetal
possui
uma
boa
infra
estrutura
para
acomodar
confortavelmente todos os seus colaboradores.
3.6 Recursos Necessários
3.6.1 Recursos Humanos
Serão necessários 03 funcionários sendo estes já funcionários da
Indumetal.
3.6.1.1 Pessoal da Organização
O tempo de dedicação será de 04 horas diárias.
3.6.2 Locais Físicos
A sala de reuniões poderá ser usada para as reuniões, os treinamentos
serão ministrados na sala de treinamentos e a instalação do ambiente de
gestão da s informações será no departamento de compras..
3.6.2.1 Computadores e Equipamentos
3.6.4.1. Sistemas operacionais
Os sistemas operacionais utilizados pela Indumetal são Windows, não
sendo necessária a implantação de outros sistemas.
3.6.4.2. Banco de Dados
Será utilizado banco de dados MSSQL, sendo o mesmo utilizado pelo
setor de TI da Indumetal.
1. Relação custo benefício
Este estudo teve como objetivo avaliar a relação de custo/beneficio no
setor de Compras da Indumetal. De acordo com a entrevista realizada com os
funcionários do setor, foi detectado que há as informações e documentos, tanto
ordens de compra como outros documentos tão importantes como o mesmo,
não são armazenados de forma correta.
Documentos como contratos de clientes não são armazenados em arquivos
digitais. Além desses, há outros documentos, como tabelas de preços, aditivos
contratuais, que não estão sendo armazenados devidamente, sendo que estes
ainda são arquivados em computadores diferentes ou muitas vezes são
impressos para serem arquivados em caixas. Com o tempo, esses arquivos
podem ser perdidos no sistema, ou podem sumir das caixas.
Dessa forma, será necessário a implementação de um sistema gerenciador
de arquivos de documentos, no qual arquivos como contratos, solicitações,
cotações, ordens de compra, entre outros documentos tão importantes para o
setor, serão armazenados neste sistema, facilitando a procura, diminuindo o
custo, uma vez que documentos como solicitação, que são impressos ao
monte para preenchimento a mão, serão preenchidos em cópias que estarão
no próprio sistema, não havendo desperdício de papel.
Observando que serão utilizados os equipamentos, funcionários e toda a
estrutura do plano de saúde, a implementação não acarretara grandes gastos
ao setor. Os maiores gastos com a implementação da gestão da informação
será com materiais de informática como cds.
2. Planilha de Custo
2.1 Custo do projeto
Produto ou serviço
Investimento
Investimento
Investimento
Inicial
Mensal
anual
R$ 0,00
-
R$ 0,00
-
Desenvolvimento do projeto R$ 2.000,00
e sistema proposto
Total
R$ 2.000,00
2.2 Custos Mensal
De acordo com os dados obtidos na empresa apresentam-se os quadros
abaixo onde será analisada a viabilidade da implantação do sistema de gestão
de informação e conhecimento.
A tabela refere-se aos valores gastos pela empresa em um mês e em um
ano com materiais. Esses cálculos foram realizados com intuito de estudar a
relação custo x benefício a fim de analisar a viabilização de implantação do
projeto.
Produtos ou Serviços
Quantidade
Custo Mensal
Tonners
3
R$
45,00
Fita para Impressão
2
R$
32,00
Cartucho de tinta
2
R$
30,00
Folhas A4
14
R$
196,00
2
R$
180,00
R$
429,66
Formulário Continuo 1 via
Total
3. Relação custo benefício
Custo/Benefício
Valor mensal
Valor Anual
CDS
R$ 10,00
R$ 120,00
Tonners
R$ 30,00
R$ 360,00
Fita para Impressão
R$ 25,00
R$ 300,00
Cartucho de Tinta
R$ 30,00
R$ 360,00
Folhas A4
R$ 154,00
R$ 1.848,00
Formulário Continuo 1 via
R$ 100,00
R$ 1.200,00
Total
R$ 349,00
R$ 4.188,00
Custo-beneficio = beneficio total / custo total
Custo x beneficio = 4.188,00/2.000,00 = 2,09
Conclui-se que a implantação apresenta uma relação de custo beneficio viável,
sendo que em 1 ano a empresa terá um retorno de investimento em
aproximadamente 100% do seu capital investido.