Preâmbulo
O Centro Cultural e de Convívio Académico D. Dinis (CCDD) é uma valência da Divisão de
Oferta Integrada de Serviços (DOIS) dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra
(SASUC), ligado a múltiplos aspetos da vivência académica, nas vertentes do convívio e da cultura,
ao dispor da Comunidade Universitária.
O CCDD, devido á sua tipologia, é um espaço que proporciona condições para a concretização
dos mais diversos tipos de eventos ou atividades. Para além da sua utilização pelos SASUC, este
espaço encontra-se igualmente disponível para ser usufruído pelas Unidades Orgânicas da
Universidade de Coimbra, bem como pelos estudantes, seus organismos académicos,
trabalhadores e outras entidades.
O CCDD oferece ainda condições para a realização de eventos de natureza gastronómica
podendo nesta área ser requisitada, a colaboração do Serviço de Catering (SC) dos SASUC.
Nesta perspetiva há necessidade de definir os aspetos fundamentais de funcionamento e utilização
dos seus espaços, bem como estabelecer as regras sobre a forma como esses espaços podem ser
facultados, nas diversas valências que se encontram disponíveis.
Pelo presente Regulamento será definido o modelo de funcionamento do CCDD, bem como as
regras de articulação que deve existir entre este e o SC.
CAPITULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS E ENQUADRAMENTO
Artigo 1º
Objeto âmbito
1 – O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento, segurança e utilização do
Centro Cultural Dom Dinis adiante designado CCDD.
2 – O Regulamento estabelece ainda as normas relativas à cedência do CCDD a outras entidades.
3 – Estas normas aplicam-se a todos os utilizadores do CCDD, bem como ao pessoal que nele
exerça a sua atividade.
4 – Para efeitos do presente Regulamento entende-se por utilizador todo aquele que intervenha
em atividades promovidas pelo CCDD.
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Artigo 2º
Objetivos
1 – O CCDD é um espaço destinado à promoção de eventos e iniciativas de natureza académica,
cultural e formativa.
2 – Poderão ainda realizar-se no CCDD, colóquios, debates, workshops, exposições,
apresentações de livros e outras atividades desde que, previamente autorizadas.
CAPÍTULO II
FUNCIONAMENTO E ESPAÇOS
Artigo 3º
Utilização das Instalações
1 – A utilização do CCDD deverá, obrigatoriamente, respeitar as normas de boa conservação das
instalações e do equipamento.
2 – Os trabalhadores em exercício de funções no CCDD devem cumprir e fazer cumprir aos
restantes utilizadores as regras de funcionamento constantes do presente Regulamento.
Artigo 4º
Espaços
1 – Os espaços que integram o CCDD disponíveis para utilização, são os seguintes:
a)
b)
c)
d)
Sala da Lareira
Sala do Vitral
Sala dos Escritores
Galeria
2 – A utilização destes espaços pode ser feita de forma autónoma ou conjunta.
3 – O acesso ao CCDD é feito por duas vias distintas, garantindo o acesso a pessoas com
mobilidade reduzida.
Artigo 5º
Horário de Funcionamento
1 – O horário de funcionamento do CCDD é das 9h00 às 18h00 de segunda a sexta-feira, dias
úteis.
2 – O horário referido no número anterior, é alargado até às 20h00, sempre que ocorram
exposições na Galeria.
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3 – O horário referido no ponto 1 do presente artigo, é alargado sempre que haja lugar a eventos
que pela sua natureza vão para além das 18h00.
4 – Sempre que haja necessidade, o CCDD, estará aberto aos fins de semana e feriados no
horário que seja solicitado.
Artigo 6º
Cedência do Espaço
1 – O CCDD destina-se a atividades / eventos da comunidade universitária de Coimbra e ao
público em geral, se houver disponibilidade de agenda.
2 – A realização de todos os eventos é sujeita a autorização do(a) Administrador(a) dos SASUC.
3 – O pedido de autorização para a realização de eventos deve ser dirigido ao(à)
Administrador(a) dos SASUC, através do endereço eletrónico [email protected], devendo
constar o seguinte:
a)
Pessoa ou Organismo responsável pelo pedido e respetivo endereço de correio
eletrónico;
b) Descrição do evento;
c)
Data da realização do evento com indicação da hora de início e de fim;
d) Número de pessoas envolvidas no evento;
e) Indicação da entidade a quem deverá ser faturado o serviço, número de identificação
fiscal e morada;
f) Indicação expressa do conhecimento e aceitação das normas constantes no presente
Regulamento.
4 – Em todos os eventos haverá apoio logístico da DOIS.
5 – Sempre que solicitados os eventos a realizar poderão estar associados a SC, a fornecer, pelos
SASUC.
6 – Qualquer exceção ao disposto no número anterior será objeto de autorização pelo(a)
Administrador(a) dos SASUC.
7 – Os pedidos de utilização do CCDD deverão ser efetuados com a antecedência mínima de 5
dias úteis relativamente à data pretendida.
8 – Excecionalmente serão aceites pedidos com antecedência inferior à data referida no número
anterior, desde que devidamente justificados e autorizados pelo(a) Administrador(a).
9 – A DOIS deve assegurar a resposta aos pedidos de utilização do CCDD, bem como o
respetivo orçamento, no prazo máximo de 2 dias úteis, desde que não estejam associados ao SC.
10 – Sempre que os pedidos de utilização do CCDD estejam associados ao SC, a resposta que
inclui o orçamento do SC, é assegurado pela DA, no prazo de três (3) dias úteis.
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11 – Nenhuma reserva de serviço no CCDD será assegurada se não for confirmada no prazo
máximo de 7 dias úteis, após o envio do respetivo orçamento.
Artigo 7º
Galeria
1 – O espaço galeria poderá ser cedido para exposições, tendo em conta o horário de
funcionamento do CCDD previsto no artigo 5º do presente regulamento.
2 – A cedência do Espaço Galeria para exposições será gratuita quando o evento tiver como fim a
mostra do espólio do(s) autor(es).
3 – No caso de a exposição ter um cariz comercial, será devido o pagamento de acordo com o
constante do Anexo I, que faz parte integrante do presente regulamento.
4 – Tratando-se de períodos inferiores ao mês, aquele valor será proporcional ao período
contratualizado.
5 – À utilização do Espaço Galeria para exposições aplica-se o disposto no nº 3 do artigo 6º deste
regulamento.
6 – O(s) autor(es) do espólio, é(são) responsável(eis) por todo o material exposto, devendo
assegurar seguro adequado, declinando os SASUC qualquer tipo de responsabilidade.
CAPITULO III
Artigo 8º
Articulação da Divisão de Oferta Integrada de Serviços
e a Divisão de Alimentação
para satisfação dos pedidos de eventos
1 – Sempre que ocorra uma solicitação de evento no CCDD que esteja associada ao SC, a sua
satisfação é da responsabilidade da DA.
2 – À DOIS, compete assegurar a pré-reserva do CCDD, de acordo com o estipulado no nº 11
do artigo 6º.
3 – Todas as comunicações com o requisitante devem ser do conhecimento das duas Divisões.
4 – No momento da preparação do orçamento para satisfação do pedido de evento, a DA, deve
ter em conta as diferentes ofertas disponíveis no CCDD.
5 – A DA deve remeter à Divisão Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos, Núcleo
Financeiro, informação necessária, aquando do pedido de emissão da faturação para o
requisitante.
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6 – Os eventos a realizar no CCDD que estejam associados ao SC, devem, sempre que se
justifique a realização de reuniões de preparação com o requisitante, decorrer no CCDD, com a
participação de elementos da DOIS e DA.
7 – Compete à Coordenação da DOIS a responsabilidade pela gestão corrente do CCDD.
Artigo 9º
Serviço de Sala
1 – A responsabilidade pelos serviços de cozinha e de sala cabe à DA, através do SC.
2 – Compete à DOIS assegurar a logística de decoração da sala de acordo com o contratualizado
com o requisitante.
3 – Compete ainda à DOIS assegurar a receção dos convivas, bem como o seu acompanhamento
e/ou apoio antes, durante e após o evento.
4 – O Chefe de Sala não deve abandonar a sala enquanto o evento estiver a decorrer. Nas
situações de ausência prolongada, deve delegar essa função em pessoa habilitada para o efeito.
5 – Compete à DA, através do SC, toda a logística de montagem e desmontagem das salas, sendo
que a desmontagem deverá ocorrer no dia útil seguinte à realização do evento, salvaguardando
situações excecionais.
CAPITULO IV
ENCARGOS
Artigo 10º
Encargos com a utilização do CCDD
1 – Os encargos a que cada uma das utilizações dê lugar são da responsabilidade dos utilizadores
e encontram-se previstos no Anexo I, que faz parte integrante do presente regulamento.
2 – Compete à DOIS, após a ocorrência do evento, comunicar à DA se há encargos
adicionais.
Artigo 11º
Encargos com o prolongamento de horário
1 – Ao custo dos eventos a decorrer no CCDD, em período diurno, com ou sem SC associado,
que ultrapassem a hora limite das 18 horas acresce um valor adicional de acordo com o previsto
no Anexo I, que faz parte integrante ao presente regulamento.
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2 – O horário de funcionamento dos eventos a decorrer no CCDD, com ou sem SC associado
que, pela sua natureza se iniciem às 18h00, é alargado de acordo com o disposto no ponto 3 do
artigo 5º.
3 – Os eventos a que se refere o número anterior poderão prolongar-se para além das 24h00, a
pedido do requisitante, acrescendo o valor hora constante do Anexo I que faz parte integrante do
presente regulamento.
4 – O disposto no número anterior não se aplica caso o evento realizado seja da responsabilidade
direta dos SASUC.
Artigo 12º
Forma de Pagamento
O pagamento decorrente da utilização do CCDD será efetuado numa das seguintes formas:
a) Por transferência bancária em que seja devidamente identificado o pagador,
sob pena do pagamento ser considerado como não feito.
b) Por cheque à ordem dos Serviços de Ação Social da Universidade de
Coimbra.
c) Presencialmente, preferencialmente, na Tesouraria dos SASUC
Artigo 13º
Condicionalismos
1 – A realização de eventos no CCDD fica condicionada à inexistência de dívidas aos SASUC.
2 – Sempre que a DOIS entender como conveniente, a realização dos eventos poderá ficar sujeita
a uma caução, conforme previsto no Anexo I, a aprovar pelo(a) Administrador dos SASUC.
Artigo 14º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua aprovação.
CCDD, em 17 de agosto de 2015
A Administradora dos SASUC,
(Regina Dias Bento)
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