PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP
Nº
x.xx.xxx.xx
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Versão Nº
1.0
FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ
********
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E AÇÔES COMUNITÁRIAS Data da Revisão
DEPARTAMENTO DE EXTENSÃO
Data de Aprovação
15/10/2014
ADOLFO COLARES
Gestor
Título
1.
Relatório de Viagem de Aluno a Evento
Data de Publicação
15/10/2014
Data da última revisão
********
Descrição
Nos termos da Resolução CONSU/UNIFAP nº 15/2005, da Instrução Normativa PROEAC/DEX nº 01/2012 e do
Termo de Compromisso de Aluno, o beneficiário com o auxílio financeiro a estudante deve apresentar Relatório de
Viagem, 30 dias corridos após término do evento, bem como apresentar o trabalho acadêmico para a comunidade em
momento especificamente determinado para esse fim, preferencialmente no próprio curso ou programa.
É baseado em Sistemática de Análise e Avaliação de Trabalho Acadêmico de Aluno em Eventos e para a Comunidade, e
respectiva Concessão e Prestação de Contas de Ajuda de Custo.
2.
Objetivos
Conhecer, estimular, apoiar e avaliar a produção do aluno desenvolvida no âmbito da Universidade e apresentada em
Evento e encaminhar a apresentação da referida produção para a comunidade, bem como conhecer e direcionar a regular
aplicação do valor financeiro concedido.
3.
Público-Alvo:
Alunos dos cursos de graduação beneficiados com a concessão de ajuda de custo.
4.
Pré-requisitos:
Efetiva participação no evento.
5.
Responsáveis:
a. LISTA DE CONTATOS:
Nº
1
Nome
Israel Negreiros
Telefone
9.8142-6507
e-mail
israelnegreiros @ unifap.br
André Monteiro da Silva
9.9119-9236
andremonteiro @unifap.br
LEGENDA
1. Departamento de Extensão: faz a análise e a avaliação de relatório de trabalho acadêmico de aluno em
eventos e de prestação de contas de ajuda de custo.
6.
Atividades:
Nº
Atividade/Descrição
1
Elaboração do relatório de viagem
Resp.
Beneficiário
Tempo
Até 30
dias após
o evento
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Título:
Versão:
Relatório de Viagem de Aluno a Evento
2
Análise prévia
3
Análise e avaliação técnica
4
Encaminhamentos após a análise e avaliação técnica
5
6
Registro dos resultados do relatório de viagem
Publicidade do relatório parcial na página on line do DEX
DEX
1.0
1h
DEX
2h
DEX
2h
DEX
DEX
2h
1h
LEGENDA
1. Elaboração do relatório de viagem
O beneficiário deve elaborar relatório de viagem, segundo modelo disponível na página do DEX.
O relatório (e seus documentos anexos) deve ser apresentado pessoalmente pelo beneficiário na Secretaria do DEX, no
prazo de 30 dias corridos após o término do evento.
2.
Análise prévia
Documentos a serem apresentados nas situações normais: relatório de viagem de aluno; certificado de apresentação de
trabalho; certificado de participação no evento (se houver); comprovante de embarque; comprovantes das maiores
despesas (mínimo 50% do total da ajuda de custo).
Documentos a serem apresentados em caso de desistência: declaração de desistência de participação no evento; Guia
de Recolhimento à União-GRU (em caso de recebimento do valor concedido); Termo de Compromisso de Aluno.
Documentos a serem apresentados em caso de relatório aprovado fora do prazo ou reprovado: declaração com
justificativa de documentos pendentes; relatório de viagem de aluno; documentos probatórios.
Análise prévia da admissibilidade do respectivo relatório de viagem e documentos anexos (se faltar dados ou documentos
essenciais, e estiver dentro do prazo determinado, faz-se chamada ao beneficiário para que retifique ou complete a
documentação apresentada).
3. Análise e avaliação técnica
Baseada em Sistemática de Análise e Avaliação de Trabalho Acadêmico de Aluno em Eventos e para a Comunidade, e
respectiva Concessão e Prestação de Contas de Ajuda de Custo (Anexo). IN ainda por sê publicada.
DEX faz análise especificamente técnica e objetiva do relatório de viagem e documentos anexos apresentados.
4. Encaminhamentos após a análise e avaliação técnica
3.1 Apresentação do trabalho acadêmico na comunidade quando do retorno do aluno beneficiado com a concessão
de auxílio financeiro.
DEX e as coordenações de curso mantém Termo de Entrega de Relatório de Viagem de Aluno a Evento e de
Apresentação do Trabalho na Comunidade (Termo de Compromisso de Aluno), que embasará a elaboração da
proposta.
O momento de apresentação do trabalho acadêmico é construído em acordo da Pró-reitoria de Extensão e Ações
Comunitárias e com as coordenações de curso a que esteja vinculado o aluno beneficiado.
3.2 Definição dos resultados do relatório de viagem de aluno:
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Título:
Relatório de Viagem de Aluno a Evento
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Baseada em Sistemática de Análise e Avaliação de Trabalho Acadêmico de Aluno em Eventos e para a Comunidade, e
respectiva Concessão e Prestação de Contas de Ajuda de Custo (IN).
A. Relatório aprovado, aprovado fora do prazo e reprovado.




Definição da “situação final”, “data da análise” e “penalidades” (se houver), sempre obedecendo os “fundamentos da
análise”, no campo de uso exclusivo do DEX no relatório de viagem.
No caso de relatório aprovado fora do prazo*, é aplicado pelo DEX a penalidade de “Suspensão temporária de 6
meses”**, e no caso de relatório reprovado, é aplicado pelo DEX a penalidade de “Não-concessão de novo auxílio
financeiro e medidas administrativas e judiciais cabíveis***”.
Recebimento de cópia do relatório de viagem pelo aluno beneficiado.
Arquivamento dos documentos necessários no respectivo grupo: “Relatório aprovado, Relatório aprovado fora do
prazo e Relatório reprovado****”.
* O prazo para apresentação do relatório de viagem é de 30 dias corridos após o término do evento.
** Para o cálculo do período de suspensão do benefício, considera-se como referência o mês inteiro do calendário civil,
podendo sê de 28 e 29 dias no caso de fevereiro, ou 30 e 31 dias nos demais.
*** Medidas administrativas e judiciais cabíveis são aplicadas caso fique comprovado desvio de finalidade na aplicação do
valor concedido.
B. Não apresentou relatório de viagem.
 Após o prazo estipulado para apresentação do relatório de viagem, o DEX gera despacho interno constando a
“situação final”, “data da análise” e “penalidade”, anexando-o ao Termo de Compromisso de Aluno.
 Arquivamento dos documentos necessários no grupo “Não prestou contas”.
C. Desistiu e devolveu o valor concedido.
 Encaminhamento do beneficiário ao DEFIN para que seja gerada a GRU.
 Apresentação, no DEX, da GRU, gerada pelo DEFIN, devidamente paga (original e cópia) na rede bancária ou
lotérica, no prazo de até 10 (dez) dias após o recebimento do respectivo valor concedido.
 Apresentação de Declaração pelo beneficiário de motivo para desistência, modelo disponível na página do DEX.
 Apresentação do Termo de Compromisso de Aluno.
 Arquivamento dos documentos relacionados no grupo de “Desistiu e devolveu o valor concedido”.
D. Desistiu e não recebeu o valor concedido.



Apresentação de Declaração pelo beneficiário de motivo para desistência, modelo disponível na página do DEX.
Apresentação do Termo de Compromisso de Aluno.
Arquivamento dos documentos necessários no grupo “Desistiu e não recebeu o valor concedido”.
5. Registro dos resultados do relatório de viagem
Após apresentação do relatório de viagem, DEX encaminha cada resultado para o relatório parcial de
acompanhamento de concessões de auxílio financeiro a aluno (PLANILHA EXCEL), usando identificação visual do
respectivo relatório através de legenda de cores, como consta na tabela abaixo.
No caso de apresentação de relatórios com pendência de documentos (com declaração com justificativa de documentos
pendentes), os mesmos serão arquivados no grupo “Relatórios com Documentos Pendentes”, ficando suspenso o prazo
para a definição do resultado do relatório até a resolução da pendência, só podendo o aluno solicitar novo auxílio
financeiro com autorização do Departamento de Extensão.
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Relatório de Viagem de Aluno a Evento
Versão:
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6. Publicidade do relatório parcial na página on line do DEX
DEX encaminha o relatório parcial para o banco de dados on line do DEX (página no site da UNIFAP).
7.
Definições:
Aluno beneficiado – estudante do curso de graduação com matricula regular, com rendimento acadêmico de no mínimo
de 60% de aprovação no semestre anteriormente cursado, que comprove não possuir condições financeiras para custear as
referidas despesas e atenda os critérios acadêmicos e de gestão estabelecidos.
Auxílio financeiro - é um recurso disponibilizado em caráter excepcional como meio de custeio de despesas relacionadas
a transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas correlatas (devidamente justificadas), com vistas a apoiar a
apresentação de trabalhos acadêmicos de estudantes de graduação em Eventos fora do munícipio-sede da UNIFAP,
podendo ser concedido até 07 (sete) diárias com valor de R$ 177,00 cada, ou indeferido, de acordo com avaliação de
requisitos do Departamento de Extensão (DEX) e disponibilidade de recursos financeiros do PNAES.
Trabalho Acadêmico de Aluno - trabalho de sistematização ou produção de conhecimento de natureza acadêmica,
nascido de atividade de ensino, pesquisa ou extensão vinculado a Projeto ou Programa Institucionalizado ou derivado de
Plano de Trabalho de Aluno orientado por docente efetivo ou técnico de nível superior, fundamental para o
desenvolvimento e aperfeiçoamento pessoal, profissional, cidadã e cultural do aluno e da comunidade, reconhecido
através de Parecer do Coordenador de Projeto ou Programa ou do Docente/Técnico – Orientador do Plano de Trabalho do
Aluno.
8.
Material de Suporte:
Declaração de justificativa de devolução de auxílio financeiro de aluno. Disponível na página do DEX, no site da
UNIFAP.
Formulário de Recurso em Caso de Prestação de Contas Reprovada. Disponível na página do DEX, no site da
UNIFAP.
GRU. Gerada e disponível no DEFIN.
Relatório de Viagem de Aluno. Publicado e disponível na página do DEX, no site da Unifap.
Sistemática de Análise e Avaliação de Trabalho Acadêmico de Aluno em Eventos e para a Comunidade, e
respectiva Concessão e Prestação de Contas de Ajuda de Custo. A sê publicada na página do DEX, no site da
UNIFAP.
Termo de Entrega de Relatório de Viagem de Aluno a Evento e de Apresentação do Trabalho na Comunidade
(Termo de Compromisso de Aluno). Disponível no DEX no momento da chamada do aluno para assinatura.
9.
Referências:
BRASIL. Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010: Dispõe sobre o Programa Nacional de Assistência Estudantil PNAES. Disponível em: http://www2.unifap.br/dex/legislacao-e-normas/. Acesso: 29/07/2015.
UNIFAP/CONSU. Resolução nº. 15, de 08 de novembro de 2005: Regulamento Geral para Concessão de Auxílio
Financeiro a Estudantes da UNIFAP (Anexo).
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Título:
Relatório de Viagem de Aluno a Evento
Versão:
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UNIFAP/PROEAC/DEX. Instrução Normativa nº xxx: Sistemática de Análise e avaliação de relatório de
apresentação de trabalho acadêmico de aluno em eventos e para a comunidade, e de prestação de contas de ajuda
de custo. IN a sê publicada na página do DEX, no site da Unifap.
_______. Instrução Normativa nº 01 , de 24 de abril de 2012: Dispõe sobre a Concessão de Auxílio Financeiro aos
Alunos dos Cursos de Graduação para Participação em Atividades/Eventos Relacionados aos Projetos de Extensão e dá
outras providências.
10. Participantes na elaboração do documento:
Nome
Israel Negreiros
Setor
André Monteiro
DEX
Função
Assistente Administrativo
DEX
Técnico em Assuntos
Educacionais
11. Fluxograma do processo
12. Revisão, aprovação e publicação:
Atividade
Data da Revisão
Data
*********
Nome
*******************************
Função
Gestor do processo X
Data de Aprovação
28/07/2015
ADOLFO COLARES
Diretor do Departamento
Data de publicação
Data da última
revisão
**/**/2015
RAFAEL PONTES
Pró-Reitor ou Vice-Reitor
*********
Chefe da Divisão X
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Título:
Relatório de Viagem de Aluno a Evento
Versão:
1.0
13. Histórico de Revisões:
Versão
1.0
Data
15/10/2014
Descrição das mudanças
Requisitado por:
1.1
15/10/2014
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1.2
15/10/2014
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2.0
15/10/2014
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