Acondicionamento de processos e documentos
OT-02
1 – Definição e princípios gerais:
O acondicionamento é a operação na qual se procede à colocação dos processos e
documentos em unidades de instalação (caixas, maços, pastas, etc.) adequadas à sua
conservação, preservação e manuseamento.
No caso dos tribunais, a constituição de maços é a forma de acondicionamento mais
comum e ocorre, na maioria das situações, no momento em que a entidade produtora
dos processos e documentos efetua a sua remessa para o arquivo intermédio sendo
desejável que neste arquivo, seja possível manter as unidades de instalação originais.
Por essa razão, no momento do acondicionamento, devem ser ponderadas, também,
as necessidades do arquivo.
Assim, a presente Orientação destina-se não apenas ao serviço de arquivo intermédio
mas a todos os serviços que no Tribunal produzem e remetem processos e
documentos para este serviço.
As recomendações descritas na Orientação visam:
- Assegurar a conservação dos processos e documentos, no mínimo, até ao
decurso do prazo de conservação administrativa (nalguns casos, durante 20 anos);
- Assegurar que as unidades de instalação constituídas são facilmente
transportáveis e manuseáveis;
- Assegurar que as unidades de acondicionamento constituídas permitem o melhor
aproveitamento possível das estantes existentes.
2 – Maços:
Os maços são unidades de instalação constituídas por conjuntos de processos, livros,
pastas, etc., atados por um fio e que correspondem a uma dada organização original:
em regra documentação de uma dada proveniência.
Relativamente à constituição dos maços, são requisitos fundamentais:
- Usar policordel (ráfia sintética) para evitar cortes ao utilizador e proteger a
documentação de eventuais rasgos.
- Dimensionar os maços por forma a conseguir o melhor aproveitamento possível
das prateleiras, ou seja, a ocupação plena de cada prateleira, isto é, a extensão
da mesma ser sensivelmente igual à extensão dos documentos que suporta.
OT-02 – Acondicionamento de processos e documentos
1 Assim, e tendo em conta o comprimento mais comum das prateleiras ser 0,94 m,
teríamos diferentes possibilidades, por exemplo:
- 0,94 m de prateleira = a 3 maços de 31 cm;
- 0,94 m de prateleira = a 4 maços de 23 cm;
- 0,94 m de prateleira = a 5 maços de 18,5 cm;
- etc.
Atentos os inconvenientes dos maços mais pesados, para o seu manuseio,
transporte e conservação dos processos, recomenda-se que os maços não sejam
superiores a 23 cm; neste caso ter-se-ia então:
Fig. 1
3 – Caixas:
Caso se recorra à utilização de caixas, para o acondicionamento da documentação,
ter-se-á em conta:
- A sua resistência ao manuseamento, ao peso dos documentos e à compressão
vertical, fator importante no caso de ser necessário empilhar as caixas, por
exemplo, numa operação de transferência;
- Que as mesmas não devem estar demasiado cheias por forma a não inviabilizar o
arejamento dos documentos;
- Que não devem ter folhas soltas, enroladas ou dobradas pois desta forma irão
contribuir para a degradação da documentação.
- Que não devem ter na sua constituição materiais que funcionem como agentes
de degradação dos documentos.
2 OT-02 – Acondicionamento de processos e documentos
4 – Maços ou Caixas?
A experiência tem demonstrado que a utilização de caixas em arquivo intermédio,
tendo vantagens do ponto de vista da arrumação e da preservação dos documentos
do pó e da luz, apresenta um inconveniente não negligenciável: após uma eliminação
de processos ou uma remessa para o Arquivo Distrital, no termo dos prazos de
conservação administrativa, ficarão espaços vazios no interior das caixas,
correspondentes aos processos retirados. O aproveitamento desse espaço obrigará a
refazer o conteúdo de cada uma das caixas com a consequente alteração de rótulos.
A utilização de caixas em arquivo deverá, assim, ficar reservada para documentação
de conservação permanente e para as situações em que, numa operação de remessa
para Arquivo Distrital, aquele Arquivo assim o exija1. De qualquer modo, mesmo
neste caso, as características das caixas a utilizar (modelo, dimensões, material de
que são feitas) deverão ser previamente acordadas com o Arquivo Distrital.
5 – Identificação das unidades de instalação: rótulos
Seja na operação de remessa de documentação para o arquivo intermédio, seja já
neste arquivo, todas as unidades de instalação - maços ou caixas - deverão ser
claramente identificadas com um rótulo uniforme onde conste a indicação da
entidade donde provêm, o número do maço ou caixa e, eventualmente, outras
indicações que se considerem necessárias para a localização dos processos e que
melhor traduzam o sistema de ordenação do conjunto documental.
Na ausência de outras soluções, no caso dos maços, este rótulo pode ser feito de
modo simples e económico mediante a impressão numa folha A4 que depois se dobra,
para ficar mais resistente, ficando os dizeres do rótulo para a parte exterior:
Folha A4 dobrada ao meio
Indicação da proveniência:
Pequena Instância de Lisboa
Juízos
Nº do Maço: 15.528
1
Nos termos do nº 3, do art.º 8º do Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 de março, que define o
regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos,
“A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de (…)
acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos”.
OT-02 – Acondicionamento de processos e documentos
3 de
6 – Responsabilidades:
Serviço
responsável pelo
arquivo
(a)
Acondicionar a documentação
x
x
Identificar as unidades de instalação: etiquetas
x
x
(a)
Intervém no momento da remessa dos processos para o arquivo intermédio.
Atividades
Serviço
produtor dos
documentos
7 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas:

DECRETO-LEI Nº 47/2004, DE 3 DE MARÇO - Define o regime geral das
incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
Define, no art.º 8º, os requisitos a observar nas incorporações e no nº 3, deste
art.º que “A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os
requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de
acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.”

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas,
2015.

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização
judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril
de 2014.
4 OT-02 – Acondicionamento de processos e documentos