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Manual Operacional
Versão 2.2
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SUMÁRIO
1) Assistente de configuração
4
2) Módulo Geral
9
2.1) Administradora
9
2.2) Empresa
9
2.3) Grupo de Empresa
12
2.4) Responsável
13
2.5) CEP
13
2.6) Configurações
14
2.6.1) Configurações do Grupo de Empresas
14
2.6.2) Configuração Geral
14
2.6.3) Configuração de e-mail
14
2.7) Controle de Acesso
15
2.7.1) Perfis
15
2.7.2) Cadastro de Usuário
15
2.7.3) Alteração de senha
16
3) Módulo Contábil
17
3.1) Consulta de Movimentação
17
3.2) Lançamentos
17
3.3) Históricos
18
3.3.1) Grupo
18
3.3.2) Históricos
18
3.4) Plano de Contas
19
3.4.1) Grupo
19
3.4.2) Plano de Contas
20
3.5) Classificações de Contas de Resultado
22
3.6) Saldos Anteriores
23
3.7) Lançamentos padrões
23
3.8) Configurações
24
3.8.1) Configurações da Empresa
24
3.8.2) Configurações de Lançamento
24
3.8.3) Livro/Folha/Nº de Ordem
25
3.9) Verificações de Erros
25
3.10) Importação
26
3.10.1) Módulo Fiscal
26
3.10.2) Folha de Pagamento
27
3.11) Arquivos Digitais
27
3
3.11.1) SPED
27
3.11.2) MANAD
27
3.12) Encerrar Contas de Resultado
28
3.13) Relatórios
28
3.13.1) Listagem do plano de contas
4) Módulo Fiscal
29
30
4.1) Configuração
4.1.1) Integração Contábil
30
30
4.1.1.1) Codificação Fiscal
30
4.1.1.2) Cliente/Fornecedor/Transportadora
30
4.1.1.3) Lançamento
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4.2) Imposto
34
4.2.1) Configuração
34
4.2.2) Lançamento de Débito e Crédito
36
4.2.3) Informações Complementares do ICMS
36
4.3) Controle de Estoque
36
4.4) Tabela
37
4.5) Entrada
38
4.5.1) Lançamento
38
4.5.2) Conhecimento de Transporte
38
4.6) Saída
39
4.6.1) Lançamento
39
4.6.2) Conhecimento de Transporte
39
4.7) Processos
40
4.7.1) Impostos
40
4.7.2) Arquivos Digitais
41
4.7.2.1) Exportação
41
4.7.2.2) Importação
41
4.8) Relatórios
42
4.9) Teclas de atalho do Calima
43
4.10) Importação do XML da Nota Fiscal Eletrônica
43
4
1) Assistente de configuração
A primeira vez que o usuário acessa o sistema será apresentado um assistente de configuração que
permite cadastrar a administradora, incluir a 1ª empresa no sistema, bem como fazer as configurações do
modulo contábil e do grupo de empresas. Essas configurações permitirão ao usuário começar a usar o
sistema.
Tela do Assistente de Configuração
Tela do Assistente de Configuração – 1º Passo configurar administradora
5
Tela do Assistente de Configuração – 1º Passo: Configuração da Administradora
Tela do Assistente de Configuração – 2º Passo: Configuração da 1º Empresa no Sistema
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Tela do Assistente de Configuração – 2º Passo: Configuração da 1º Empresa no Sistema
Tela do Assistente de Configuração – 3º Passo: Configuração da Empresa para o Módulo Contábil
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Tela do Assistente de Configuração – 3º Passo: Configurações Extras da Empresa
Tela do Assistente de Configuração – 1º Passo configurar administradora
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Assistente de Configuração – 1º Passo configurar administradora
Tela final do Assistente de Configuração
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2) Módulo Geral
2.1) Administradora
Onde será cadastrado o escritório contábil ou a própria empresa (no caso de contabilidade interna).
Deve-se atentar para o endereço, de modo a preenchê-lo por completo, inclusive com bairro.
Tela de cadastro de Administradora
2.2) Empresa
Onde será efetuado o cadastro da empresa.
Deve-se observar que ao incluir uma nova empresa o Grupo de Empresas a qual ela esta
relacionada. Por meio do botão pesquisar (lupa), pode-se pesquisar os grupos já existentes e até mesmo
criar um novo grupo.
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Tela de cadastro de Empresa
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Tela de cadastro de Grupo de Empresa
Criando um novo grupo de empresa, posteriormente, o sistema pedirá outros sete (7) grupos
(grupo do plano de contas, grupo de produtos, grupo de fornecedores/clientes etc.), conforme pode-se ver
na figura abaixo.
Tela de inserção de grupos de empresas
Optando por um grupo existente, o sistema compartilhará para esta nova empresa os mesmos
grupos (grupo do plano de contas, grupo de produtos, grupo de fornecedores/clientes etc.) do grupo de
empresa existente, sendo necessário informar apenas o período fiscal.
OBS: Se o grupo de empresa não for preenchido o sistema ira automaticamente criar um grupo
correspondente para a mesma.
2º) Na guia “Dados B”, “Forma de Tributação” indica-se se a empresa é optante pelo Simples ou não.
Esta informação estará diretamente ligada às configurações no Módulo Fiscal, na parte dos impostos.
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Tela de configuração da empresa no Módulo Principal
2.3) Grupo de Empresa
Nesta opção, pode-se incluir ou consultar os grupos de empresas já criados, bem como alocar as
empresas que possuem configurações em comum. Pode-se criar grupos de empresas com o nome da
própria empresa ou descrições gerais como Indústria, Comércio etc.
Tela de manutenção do Grupo de Empresas
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2.4) Responsável
Nesta opção, cadastra-se o diretor da empresa e o contador. O cadastro é único, ou seja, ao fazer
uma consulta, será aberta uma listagem de responsáveis por todas as empresas já cadastradas.
OBS: O campo “Cargo” é utilizado pelo sistema na impressão de todos os relatórios que necessitam da
informação de responsável pela empresa.
Tela de cadastro de Responsável
2.5) CEP
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Tela de cadastro de Bairro
Nesta opção, cadastra-se país, unidade da Federação, cidade, bairro e logradouro que, por ventura,
não existam no banco de dados do sistema.
2.6) Configurações
2.6.1) Configurações do Grupo de Empresas
Tela de manutenção de Configuração de Grupo de Empresas
2.6.2) Configuração Geral
Nesta tela, devem ser definidos: impressão padrão texto (para impressora matricial) ou gráfico
(para impressoras jato de tinta ou laser), diretório da folha de pagamento (para posterior integração) e
configurações de atualização do Calima.
Tela de configurações gerais do sistema
2.6.3) Configuração de e-mail
Nesta tela, é possível definir as configurações para envio de mail pelo Calima (Pop, SMTP,
Endereco E-mail padrão).
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Tela de configuração de e-mail para relatórios
2.7) Controle de Acesso
2.7.1) Perfis
Permite definir padrões de acesso ao sistema, além de configurar em quais empresas e em quais
módulos este perfil será utilizado.
Tela de Perfil de Acesso
2.7.2) Cadastro de Usuário
Cadastro de todos os usuários que terão acesso ao sistema, com indicação do perfil a que estarão
associados.
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Tela de cadastro de Manutenção de Usuário
2.7.3) Alteração de senha
Permite ao usuário-mestre a troca da senha de qualquer outro usuário do sistema.
Tela de alteração de senha
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3) Módulo Contábil
3.1) Consulta de Movimentação
Pode-se consultar, nesta opção, uma conta por período, e ainda alterar ou excluir um lançamento.
É possível, também, imprimir uma relação dos itens consultados.
Tela de consulta de movimentação
3.2) Lançamentos
Nesta tela, são feitos os lançamentos e a consulta dos que já foram incluídos para posterior
alteração ou exclusão. Por dispor de um sistema de filtro normal ou avançado, a busca pelo lançamento é
mais ágil e versátil.
Tela de lançamentos
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3.3) Históricos
3.3.1) Grupo
Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir os grupos de históricos. Há a opção de importar os
históricos de um grupo para o outro.
Tela de manutenção de grupo de histórico
3.3.2) Históricos
Relação de todos os históricos, onde se pode consultar, incluir, alterar e excluir.
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Tela de manutenção de históricos
3.4) Plano de Contas
3.4.1) Grupo
Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir os grupos de plano de contas. Algumas configurações
devem ser feitas, como Máscara, Instituição para o SPED e contas para ATIVO, PASSIVO, RECEITA E
DESPESA. Há, também, opção de importação do plano de contas de um grupo para o outro.
Tela de manutenção de Grupo de Plano de Contas
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Tela de manutenção de Grupo de Plano de Contas – Criação automática de contas
3.4.2) Plano de Contas
Pode-se consultar, incluir, alterar e excluir as contas. São feitas várias configurações, como, por
exemplo, a indicação de quais contas incorporarão o Livro Caixa e as contas de adição e exclusão para o
Lalur. É possível configurar as contas de Lucro e Prejuízo Acumulados e Resultado do Exercício, além de
referenciar o plano de contas com o do SPED conta a conta (analíticas). Todas as configurações são feitas
nas guias existentes em cada conta (Guia Configurações Contábeis e Guia SPED).
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Tela de configuração das Contas de Lucro/Prejuízo Acumulado e Resultado do Exercício
Tela de configuração do Lalur
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Tela de configuração do SPED
3.5) Classificações de Contas de Resultado
Após a consulta, basta clicar em cima da conta e alterar, incluindo as contas (analíticas ou
sintéticas), podendo, para tal, consultar o plano de contas através da lupa
ou a tecla de atalho F5.
Tela de configuração das Contas de Resultado
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3.6) Saldos Anteriores
Informa-se, nesta tela, os saldos anteriores de cada conta no plano de contas.
Tela de informação de saldos anteriores
3.7) Lançamentos padrões
Por meio de uma codificação, feita automaticamente, e descrição, é possível fazer lançamentos,
indicando as contas de crédito e débito, histórico padrão e variável.
Tela de inclusão de Lançamento Padrão
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3.8) Configurações
3.8.1) Configurações da Empresa
Informa-se o Período Fiscal da empresa e seu período de apuração contábil (trimestral, anual), o
tipo de lançamento no plano de contas (por número da conta ou código reduzido). Esta configuração
impactará diretamente nos lançamentos e consultas do sistema.
Tela de configuração Contábil da Empresa
3.8.2) Configurações de Lançamento
Aqui, é definido como será a tela de lançamento contábil. Pode-se criar várias configurações,
utilizando histórico padrão e/ou variável, centro de custo, lançamento padrão, entre outros.
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Tela de configuração dos Lançamentos
3.8.3) Livro/Folha/Nº de Ordem
Informa-se o número e a página inicial dos livros. Esta configuração impacta diretamente na
impressão dos relatórios.
Tela de numeração dos livros, folhas e nº de ordem
3.9) Verificações de Erros
Por meio do período indicado, o sistema percorre o banco de lançamentos em busca de erros que
impossibilitam o fechamento contábil.
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Tela de verificação dos erros
3.10) Importação
3.10.1) Módulo Fiscal
Com o uso dessa opção, pode-se importar os lançamentos previamente configurados no Módulo
Contábil.
Tela de importação do Módulo Fiscal
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3.10.2) Folha de Pagamento
Esta ferramenta é usada para fazer a integração da folha de pagamento em DOS com o Calima
Contábil. Faz-se a atualização e a indexação. Depois de gerar os processos no SFP-DOS, basta usar esse
processo e fazer a integração.
Tela de importação do sistema de folha de pagamento
3.11) Arquivos Digitais
3.11.1) SPED
Nesta tela, é possível gerar o arquivo digital SPED (Secretaria de Estado de Fazenda). Deve-se
configurar e referenciar as contas do plano de contas com as do SPED. Após a geração do arquivo digital,
o sistema solicitará o nome e o caminho para a gravação do arquivo digital.
Tela de geração do SPED Contábil
3.11.2) MANAD
Aqui, informa-se o período pedido pela fiscalização. Copiar descrição final do arquivo SPED e o
mesmo para todos os arquivos digitais do sistema.
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Tela de geração do MANAD
3.12) Encerrar Contas de Resultado
Nesta opção, informa-se a referência e, caso todas as contas estejam configuradas o sistema
encerra o resultado do exercício.
Tela de encerramento das Contas de Resultado
3.13) Relatórios
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3.13.1) Listagem do plano de contas
Esta opção permite a impressão de listagem do plano de contas, que pode ser configurado para a
impressão com as opções mostradas na figura abaixo.
Tela de impressão do Plano de Contas por seleção de conta
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4) Módulo Fiscal
4.1) Configuração
4.1.1) Integração Contábil
4.1.1.1) Codificação Fiscal
Nesta opção, é permitida a configuração contábil por CFOP, que será usada para a contabilização
automática dos lançamentos do Módulo Fiscal. Basta preencher apenas uma das três opções.
Tela de integração por CFOP
4.1.1.2) Cliente/Fornecedor/Transportadora
Nesta tela, é permitido configurar a conta contábil do cliente, fornecedor ou transportadora. Com a
indicação de cliente/fornecedor/transportadora, pede-se as contas contábeis de contra-partida que serão
utilizados na contabilização automática dos lançamentos.
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Tela integração por Fornecedor/Cliente/Transportador
Obs.: Vale ressaltar que caso deseje que o cliente seja informado como conta de crédito no lançamento
contábil basta preencher somente a conta de débito na configuração por CFOP e a de crédito na
configuração por fornecedor.
Tela de configuração da integração por CFOP e fornecedor
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Tela de configuração da integração por CFOP e fornecedor
4.1.1.3) Lançamento
Nesta opção, configuram-se as opções de lançamentos de entrada/saída/redução Z/transportadora
do fiscal que serão informadas como padrão ao se incluir um novo lançamento.
Obs: Para fazer lançamentos sem informar o produto na entrada ou saída (lembrando que é obrigatório
para SPED/Sintegra informar os produtos nos lançamentos) deve-se utilizar o seguinte procedimento:
Menu de configuração de lançamento
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Tela de configuração de lançamento
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Tela de configuração de visualização do lançamento
4.2) Imposto
4.2.1) Configuração
Nesta opção, pode-se configurar os impostos que cada empresa utilizará, bem como alíquotas, datas de
vencimento, código de receita e apuração (trimestral, mensal, decendial).
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Menu de configuração de impostos
Tela de exemplo de configuração do IRPJ
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4.2.2) Lançamento de Débito e Crédito
Nessa opção, informa-se os débitos e créditos oriundos de outros períodos (como exemplo, no
caso de empresas novas com saldos anteriores para geração do DAPI).
Tela de exemplo de lançamento de debito e credito do IRPJ
4.2.3) Informações Complementares do ICMS
Nessa opção pode-se informar lançamentos complementares a apuração do ICMS e geração do
DAPI.
Tela de informações complementares do ICMS
4.3) Controle de Estoque
Nesta opção, configuram-se produtos, tipos de produto, unidades de medida e digitação do
inventário manual.
Obs: Para usuários que não lançam produtos nas entradas e saídas por meio dessa opção, pode-se
lançar o inventário de forma manual para posterior impressão do livro de inventário.
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Menu de controle de estoque
4.4) Tabela
Nessa opção pode-se configurar as CST dos produtos, Tabela de NCM (Nomenclatura Comum do
MERCOSUL) dos produtos, Alíquotas por Estado que serão usados nos lançamentos para informar
automaticamente as alíquotas, CFOP, tabela de Selic/Multa para calculo de juros e multa nos impostos
federais, etc.
Menu das tabelas do sistema
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4.5) Entrada
4.5.1) Lançamento
Nesta opção, pode-se consultar, alterar, incluir e excluir os documentos lançados.
Tela de consulta, inclusão, alteração e exclusão de lançamentos
Tela de inclusão e alteração de lançamentos
4.5.2) Conhecimento de Transporte
Nessa opção pode-se fazer os lançamentos dos CTRC de entrada, relacionando-o com o
documento de entrada.
Tela de lançamento de CTRC de entrada
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4.6) Saída
4.6.1) Lançamento
Nesta opção, pode-se consultar, alterar, incluir e excluir os documentos lançados.
Tela de lançamento de saída
4.6.2) Conhecimento de Transporte
Onde serão feitos os lançamentos dos CTRC de saída. Ao final do lançamento, indica-se o
documento de saída relacionado a ele.
Tela de Lançamento de CTRC de saída
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4.7) Processos
4.7.1) Impostos
Nesta opção, pode-se gerar os impostos, desde que previamente configurados no cadastro da
empresa. É permitida a consulta de valores, a baixa com o contábil (uma vez configuradas tais contas
contábeis na provisão e baixa), além da impressão de guias.
Menu de geração e consulta dos impostos
Tela de geração dos impostos
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Tela de consulta dos impostos
4.7.2) Arquivos Digitais
4.7.2.1) Exportação
O Módulo Fiscal gera os arquivos digitais Sintegra, DAPI, SPED, GissOnline e DIF (Prefeitura de
Juiz de Fora).
Menu de geração de arquivos digitais
4.7.2.2) Importação
Pode-se importar lançamentos de entrada e saída a partir de um arquivo gerado no padrão Sintegra
ou NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
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Menu de importação de arquivos digitais
Obs: Uma vez importado determinado período, havendo uma anterior importação, todos os
registros da primeira importação serão apagados. Se os lançamentos tiverem sido feitos manualmente, o
sistema não apagará em qualquer importação.
Vale salientar, também, que, na importação de arquivo padrão Sintegra, é importante indicar os
CFOPs para ECF, ECF-ST e CFOP para Série D, que serão utilizados como CFOPs padrões na
importação do registro 60 do Sintegra (cupons fiscais), que no leiaute do Sintegra, não possui CFOP.
4.8) Relatórios
Nesta opção, pode-se emitir os relatórios, declarações e guias do sistema. Foram criados, no
Módulo Fiscal, cerca de 14(quatorze) novos relatórios em relação ao SLF-DOS.
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Menu de Relatórios do Modulo Fiscal
4.9) Teclas de atalho do Calima
F5: Para todas as consulta do Sistema
Ctrl + S: Salvar lançamentos Entrada/Saídas no Fiscal
4.10) Importação do XML da Nota Fiscal Eletrônica
O Manual de Integração do Contribuinte versão 3.0.0, em sua página 90, informa que o emissor de
uma NF-e deve enviar o arquivo digital gerado para o destinatário, este último deve guardá-los no prazo
previsto em lei. Utilizando esta possibilidade e visando facilitar o trabalho dos usuários do Calima foi
criada rotina de Importação de Notas Fiscais Eletrônicas, que consiste na importação do arquivo
mencionado acima gerando automaticamente Entrada e/ou Saídas no sistema.
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Como funciona ?
O arquivo a ser importado deve ser o arquivo de Distribuição da NF-e processada cujo exemplo
pode ser visto em:
http://www.sefaz.rs.gov.br/ASP/Download/NFe/11_143060000294904_v01.00-procNFe.xml .
Este possui as informações necessárias que garantem que a NF-e foi recebida e autorizada pela
Sefaz.
O processo de importação é divido em duas etapas. Na primeira devem ser selecionados os arquivos
XML, o sistema faz uma validação inicial destes arquivos e verificando se são arquivos válidos e se
correspondem à Empresa selecionada. Na segunda etapa o usuário pode visualizar as NF-e's e selecionar
quais deseja salvar no Sistema.
O passos para realização de todo este processo estão descritos abaixo:
Acesse a rotina no módulo Fiscal através do menu Processos / Arquivos Digitais / Importação / Nota
Fiscal Eletrônica.
Menu de importação de arquivos digitais
O sistema irá exibir a janela inicial de importação. Onde devem ser selecionados os arquivos para
a importação e informados o CFOP Padrão de Entrada e a Empresa de destino das Notas Fiscais
importadas.
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Tela de importação da NF-e
Clique no ícone destacado na imagem acima a janela para seleção de Arquivos XML será exibida.
Utilize as teclas shift e ctrl para seleção de vários arquivos e clique em abrir quando estiver concluído.
Tela de importação da NF-e – Seleção de arquivos
Informe a Empresa de Destino e o CFOP padrão para as NF-e's de Entrada
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Tela de importação da NF-e
Clique em “Processar”. O Calima irá iniciar a rotina exibindo a mensagem abaixo:
Tela de importação da NF-e – Processo
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Ao término da primeira etapa são exibido informações sobre o tempo total do processamento e se
existem arquivos que não foram processados.
Tela de importação da NF-e – Processo
A aba “Arquivos importados” exibe os dados Chave de Acesso, Número, CFOP, Emitente,
Destinatário, Tipo e Valor das NF-e's processadas. Conforme a figura abaixo:
Tela de importação da NF-e – Segunda tela, confirmação dos arquivos a serem importados
A aba “Arquivos rejeitados” exibe o Nome dos arquivos XML não processados em o motivo do
erro, como pode ser visto na figura a seguir:
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Tela de importação da NF-e – Segunda tela, arquivos rejeitados
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Selecione as Notas desejadas através do checkbox ou utilize o “Selecionar todas”, quando tiver
concluído clique em importar. Veja a figura abaixo:
Tela de importação da NF-e – Confirmação
Ao término do processo o Calima informa o número de NF-e's importadas e sobre a ocorrência de
erros caso estes existam de acordo com a imagem abaixo:
Tela de fim do processo de importação de arquivos digitais
Obs: Dois procedimentos devem ser adotados para otimizar a rotina de importação dos Arquivos:
1) Busque separar arquivos recebidos em pastas diferentes uma para cada Empresa. Isso irá
facilitar e agilizar o processo de importação.
2) Ao receber os arquivos confirme se estes são realmente Arquivos de Distribuição da NF-e, o
Calima não importará outro arquivo que não siga esse leiaute.
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Manual Operacional Versão 2.2