A eficiência do gerenciamento de projetos na década de ouro do Brasil
Com foco na chamada “década de ouro” do Brasil a Klabin S/A, maior produtora,
exportadora e recicladora de papéis do Brasil, implementa ferramenta de business
intelligence em projetos, que permite maior eficiência na coleta, articulação e base de dados
das informações, apuradas em todo o projeto, em tempo real. Com base nas boas práticas do
PMI (Project Management Institute), a Klabin S/A está em constante evolução na busca da
maturidade em gerenciamento de projetos.
Palavras chave: Gerenciamento; Portal; Ferramenta.
Gerson Luis da Costa é natural de Telêmaco Borba - Paraná, Especialista em
Engenharia da Produção, com Mestrado Profissional em Gerenciamento de
Projetos. Participou nos últimos anos de projetos de grande porte no setor de Papel
e Celulose, com um portfólio de investimentos superior a dois bilhões de dólares.
É Professor de pós-graduação da FGV – Fundação Getúlio Vargas – Paraná, nas
disciplinas de Criação e Viabilidade de Projetos e Gerenciamento de Projetos.
Criador do “Professor Projeto”, personagem utilizado em suas palestras e
workshops, Gerson aplica a prática de gerenciamento de projetos em seus
treinamentos, através da dinâmica: Cúpula Geodésica. Bacharel em Administração,
Gerson Costa também é integrante do PMO (Project Management Office) da
Klabin S/A como Analista de Projetos Corporativos. Membro do CEDETEC
Consulting - Centro de Desenvolvimento Tecnológico – Paraná. Membro do PMI Project Management Institute - Chapter Paraná. Membro do CRA – Conselho
Regional de Administração - Paraná.
1 A década de ouro
Analistas de mercado, economistas e empresários são unânimes na tese de
que o País tem tudo para trilhar um inédito caminho de crescimento estável e pujante nos
próximos dez anos. As portas estão abertas para o País se tornar a quinta maior economia do
mundo, atrás apenas dos Estados Unidos, da China, do Japão e da Índia. A viagem pode sofrer
solavancos vindos do Exterior, como aconteceu nos últimos dois anos, mas a passagem para o
futuro G5 está comprada. Fatores como as descobertas do petróleo na camada pré-sal, a Copa
do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos de 2016 aumentam a visibilidade do Brasil e
reforçam perspectivas otimistas de fortalecimento do mercado interno, aumento da renda per
capita e progressiva diminuição das desigualdades sociais. Com isso, a taxa de crescimento do
PIB na década de ouro pode chegar perto de 5% ao ano, em média, acentuando a revolução na
vida dos brasileiros em proporções semelhantes à vivida nas décadas de 50 e 60, nos anos JK.
Os maiores bancos privados do País já fizeram as contas e preparam-se para surfar essa nova
onda de crescimento sustentado, oferecendo crédito e serviços financeiros. (Divicity, 2010).
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Caso as expectativas das instituições financeiras forem corretas, o PIB brasileiro dará
um salto de US$ 1,5 trilhão para US$ 2,5 trilhões até o final da década, em números atuais.
Gerar riqueza neste nível aproximará o Brasil dos padrões internacionais de desenvolvimento.
Assim o Brasil deve se preparar para melhor infraestrutura, juros reais menores, autonomia
formal do Banco Central, sistema tributário mais simplificado e controle rigoroso do aumento
dos gastos públicos. Podemos chamar esta próxima década de “década de ouro”. Nosso país
já é o maior exportador mundial de café, açúcar, frango, carne e suco de laranja e um dos
maiores vendedores de soja e minérios e pode virar também um gigante do petróleo e da
celulose, além de aumentar ainda mais a classe média, oferecendo ao mundo parte do
consumo antes concentrado nos Estados Unidos.
2 Conhecendo a Klabin S/A
A Klabin é uma empresa de capital 100% brasileiro, fundada em 1899,
presente no Nível 1 de Governança Corporativa da Bovespa. É a maior produtora,
exportadora e recicladora de papéis do Brasil, contando com 13,4 mil colaboradores (entre
diretos e indiretos). A Klabin obteve em 2008 uma Receita líquida de R$ 3.097 milhões com
EBITDA de R$ 738 milhões no mesmo ano.
Com capacidade de produção de 2 milhões de toneladas / ano de papéis para
embalagens a Klabin disponibiliza em sua carteira de produtos os Papéis e cartões para
embalagens, embalagens de papelão ondulado, sacos industriais e madeira em toras. A Klabin
atua nas áreas indústrias alimentícias, de bebidas, de higiene e limpeza, brinquedos,
eletrodomésticos entre outros.
Contando com 18 Unidades - plantas industriais, sendo 17 no Brasil e uma
na Argentina. As unidades de Papéis para embalagens estão localizadas em: Angatuba (SP),
Monte Alegre (PR) – maior unidade de produção de papéis da América Latina, Otacílio Costa
(SC) e Correia Pinto (SC). Cartões para embalagens: localizadas em Angatuba (SP) e Monte
Alegre (PR). Sacos industriais: duas unidades em Lages (SC), uma em Goiana (PE) e uma em
Pilar (Argentina). Embalagens de papelão ondulado: Feira de Santana (BA), Betim (MG), Del
Castilho (RJ), Goiana (PE), Piracicaba (SP), Itajaí (SC), São Leopoldo (RS) e duas unidades
em Jundiaí (SP). Papéis reciclados: Piracicaba (SP), Goiana (PE), Ponte Nova (MG) e
Guapimirim (RJ).
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A Klabin é a maior exportadora brasileira de papéis para embalagens, com
75% dos embarques nacionais, destinados a mais de 60 países de todos os continentes. O
volume exportado em 2008 foi de 620 mil toneladas. A Klabin é pioneira, no hemisfério sul,
dentre as empresas do setor, na obtenção da certificação de Manejo Florestal do FSC (Forest
Stewardship Council), organização internacional que atesta o correto manejo de florestas e de
sua cadeia produtiva, em 1998. Primeira companhia do mundo a ter produtos florestais nãomadeireiros certificados, devido ao manejo de plantas medicinais e cadeia de custódia de
fitoterápicos e fitocosméticos (PR).
A companhia é a única da América Latina a ter o selo FSC para sua área
florestal e para todas as cadeias produtivas de seus produtos - papéis e cartões para
embalagens, papéis reciclados, sacos industriais e embalagens de papelão ondulado. A Klabin
também é certificada em: ISO 22000, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, Isega e WCM World Class Maintenance (Klabin, 2010)
3 Conhecendo o portal e sua eficiência
A Klabin S/A, já está utilizando plenamente o Sistema de Gerenciamento de
Projetos, ferramenta criada em conjunto com PMO (Project Management Office) da mesma
empresa. Esta ferramenta controla as informações do projeto e gera conhecimento interno
para toda a equipe de gestão. O Portal de Gerenciamento de Projetos inseriu a visão de
projetos dentro da companhia. Antes, informações de importância estratégica estavam
dispersas em planilhas Excel, documentos em Word e mensagens de e-mail. A adoção da
ferramenta permitiu consolidá-las de forma padronizada, para construir uma base única de
conhecimento da força de gerenciamento de projetos. Hoje, as informações são registradas em
um único sistema e todos têm acesso.
A solução engloba todo o processo de inteligência e análise em projetos. A
Klabin trabalha em um ponto da cadeia de valor em que é preciso atender e antecipar
necessidades e oportunidades específicas em cada projeto. Além de uma extensa base de
informações, apuradas em tempo real pela força de projetos, o SGP (Sistema de
Gerenciamento de Projetos) aplica regras de gerenciamento, programadas pelos usuários, que
definem as respostas mais eficientes aos eventos, conforme a estratégia para cada perfil de
projeto.
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O conhecimento compartilhado traz ganhos no tempo de resposta e aumenta
a sinergia do trabalho entre Sponsors e Stakeholders. A priori, a empresa pode usar soluções
semelhantes às adotadas para todas as gerências em um futuro próximo.
Ao contrário da maioria de BI em Projetos (Business Intelligence, ou
Inteligência de Negócios em projetos), que se baseia em informações já consolidadas nos
sistemas de apoio às operações, o SGP, conceituado pelo PMO da Klabin, baseia-se nas
necessidades do negócio, utilizando informações captadas em tempo real por toda a equipe de
projetos que interagem com o sistema on line. Dessa forma, a Klabin aproveita a capilaridade
de sua força em projetos como uma ferramenta de inteligência estratégica para alcance de
suas metas.
O SGP on line colocará a Klabin em posição de vanguarda em relação ao
uso de sistemas de Inteligência Cooperativa em Gerenciamento de Projetos. Em muitos cases
de BI em projetos, não há integração plena dos objetivos de projetos. Nós utilizamos o
sistema para ter visão do projeto como um todo e em tempo real. Outras indústrias conseguem
ver o passado (com ferramentas de BI em projetos) e nós conseguimos antecipar o futuro.
O alcance do Portal SGP é muito mais amplo do que as ferramentas
clássicas de BI em projetos, tanto em termos de riqueza de informações quanto pelo universo
de usuários beneficiados diretamente com a disponibilidade do sistema. A estratégia do
projeto precisa estar em plena sintonia com o da empresa. Com base de conhecimento
unificada, conseguimos entender o projeto, associar o crescimento ou a retração a
determinados eventos, e orientar as ações do projeto.
O sistema também possibilita “assinatura de informações”. Ou seja, cada
usuário recebe, por e-mail, alertas de subsídios possíveis para o desempenho de suas
atividades e tomada de decisões. Além de servir para consolidação e padronização das
informações, o SGP embute regras de gerenciamento de projetos que permitem direcionar as
ações, preverem o impacto das mesmas e ajustar rapidamente as estratégias conforme o
comportamento do projeto.
A solução do Portal SGP utiliza a plataforma Microsoft EPM 2003, como
base da aplicação de Inteligência em Projetos, em que são combinadas todas as
funcionalidades do conceito de Gerenciamento de Projetos em uma estrutura sistêmica para
informações. Parte integrante desta plataforma é o Microsoft SharePoint 2003. A combinação
é perfeita porque inclui grande parte das funções do SGP, como controle de listas, Bibliotecas
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de Documentos, processo colaborativo, etc. Esta abordagem de usar um Portal de
Gerenciamento de Projetos como aplicação de Inteligência de Gerenciamento foi pioneira na
empresa. Os diferenciais foram desenvolvidos especificamente para nossas necessidades.
Na seqüência, apresentamos a tela de abertura do portal:
Tela de Abertura do Portal – SGP - Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP, 2010)
O projeto foi iniciado em paralelo à nova estrutura do PMO da Klabin, time
este, formado no projeto MA1100, que teve como objetivo elevar a capacidade de produção
de papéis e cartões da Unidade Monte Alegre de 700 mil toneladas por ano para 1,1 milhões
de toneladas por ano. O projeto MA1100 transformou a Klabin na décima maior fábrica de
papel do mundo, e a sexta maior fabricante global de cartões de fibras virgens. A Klabin
investiu R$ 2,2 bilhões nas obras de expansão. Mesmo assim, todas as exigências do projeto
foram cumpridas. A Klabin pretende, agora, utilizar o sistema em todos os novos projetos,
trazendo a toda equipe conhecimento da metodologia em Gerenciamento de Projetos.
A utilização do SGP traz aprimoramento com a utilização do PMBoK Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia para o Universo de
Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) do PMI (Project Management Institute),
principal associação mundial de gerenciamento de projetos.
A meta principal do PMI é avançar na prática, na ciência e na profissão de
gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente e pró-ativa, para que
as organizações em todos os lugares apóiem, valorizem e utilizem o gerenciamento de
projetos – e então atribuam seus sucessos a ele (PMI-SP, 2010).
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A metodologia do PMI implantada através do SGP trará frutos para os
novos projetos, pois a Gestão contemplará aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas, onde se destacam as recomendações do PMBoK e da Klabin, e
fundamentalmente, aplicada desde a integração da equipe do projeto, através de treinamentos.
Com o uso de metodologias, a implantação de uma cultura de projetos pode
ser realizada, garantindo a aplicação de princípios de gerenciamento de projetos de forma
padronizada, buscando atender da melhor forma possível às necessidades organizacionais,
aumentando drasticamente as chances de sucesso do projeto.
Gerenciar projetos de forma eficiente constitui-se não apenas em um grande
desafio nos dias atuais, mas é o fator crítico para o sucesso e para a sobrevivência das
empresas. Gerenciar projetos eficientemente requer um esforço de conscientização das
empresas em adotar metodologias de gerenciamento de projetos e treinar sua equipe e
principalmente os seus gerentes de projetos. Estas organizações, se possível, devem manter e
suportar uma única metodologia para gerenciamento de projetos.
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4 Referências bibliográficas
Divicity. A década de ouro do Brasil. Disponível em:
www.divicity.com/.../economiaadesenvolvimento/1167-economia-desenvolvimentocrescimento-brasil.html. Acesso em: 28 junho 2010.
Klabin S/A. Intranet Klabin. Disponível em:
http://intranet/Intranet/Papeis_Cartoes/Monte_Alegre/Empresa. Acesso em: 21 junho 2010.
PMI-SP. Sobre o PMI. Disponível em:
www.pmisp.org.br/arquivos/ks_aboutpmi_port_v2.pdf. Acesso em: 23 junho 2010.
SGP. Sistema de Gerenciamento de Projetos da Klabin S/A. Disponível em:
http://epmma2/sites/GP/default.aspx. Acesso em: 27 junho 2010.
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