Livro de Atas
CISA 2015
O Secretariado Contemporâneo
Desafios e Prospetivas, Conhecimentos e Inovação
COORDENAÇÃO
de
Ana Maria da Silva Vieira e Ana Cristina Brandão Ribeiro Silva
X Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria
Portugal
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Livro de Atas
CISA 2015
Título
Livro de Atas do X Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria (CISA)
Autores
Vários
Coordenação
Ana Maria da Silva Vieira
Ana Cristina Brandão Ribeiro Silva
Edição
Conselho Profissional de Secretariado
Capa
Ricardo Martins
Paginação
Sónia Sousa
Formato
PDF
ISBN
978-989-97876-4-3
Considerações Finais
Georgina Silva
Paulo Vieira
Data
Abril 2015
Rua Alexandre Herculano, n.º 341, 6º, sala 23
4000-055 Porto | Portugal
Tel.: +351 223 267 428 / +351 910 180 700
URL: www.cpsecretariado.pt
e-mail: geral@cpsecretariado.pt
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COMISSÃO ORGANIZADORA
COMISSÃO CIENTÍFICA
M.e Ana Cristina Brandão Ribeiro Silva
Universidade de Brasília-Brasil
Prof.ª Anabela Mesquita
Instituto Politécnico do Porto - Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto
Prof.ª Eduarda Santos
Instituto Politécnico de Castelo Branco - Escola Superior de Educação de Castelo Branco
Prof.ª Isa Margarida Vitória Severino
Instituto Politécnico da Guarda - Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Prof.ª Isabel Dimas
Universidade de Aveiro - Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda
Prof.ª Isabel Maria Batista de Araújo
CESPU-Instituto Politécnico de Saúde do Norte - Escola Superior de Saúde do Vale do Ave
Prof.ª Maria José Marcelino de Ascensão
Instituto Politécnico de Portalegre - Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Prof.ª Maria Manuela Ildefonso Mendonça
Universidade do Algarve - Escola Superior de Gestão, Hotelaria e Turismo de Faro
Prof.ª Maria Teresa Lameiras
Instituto Politécnico de Coimbra - Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra
Prof.ª Paula Marques dos Santos
Instituto Politécnico de Viseu - Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego
Dr.ª Susana de Salazar Casanova
Universidade Europeia
COMISSÃO EXECUTIVA
M.e Ana Cristina Silva (BR)
Dr.ª Ana Isabel Vieira (PT)
M.e Ana Maria Vieira (PT)
Dr. Eduardo Souza (BR)
M.e Georgina Silva (PT)
Me. Paulo Vieira (PT)
Sónia Sousa (PT)
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ÍNDICE
COMISSÃO ORGANIZADORA ............................................................................................................... 5
INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 7
O CENÁRIO DO SECRETARIADO EM PORTUGAL ............................................................................. 9
PERSPETIVAS DE EVOLUÇÃO PARA PLATAFORMAS DE CÓDIGO ABERTO NA CONCEÇÃO E
PARTILHA DE CONTEÚDOS PARA E-LEARNING ............................................................................. 21
NOVAS COMPETÊNCIAS PARA O SECRETARIADO CONTEMPORÂNEO ..................................... 33
FORMAÇÃO SUPERIOR EM SECRETARIADO: ANÁLISE E REFLEXÕES NOS CONTEXTOS
BRASIL-PORTUGAL ............................................................................................................................. 52
ENTREPRENEURSHIP EDUCATION – AN OVERVIEW OF THE COURSES IN EUROPE AND THE
PEDAGOGIES USED ........................................................................................................................... 76
A FORMAÇÃO QUALIFICADA EM SECRETARIADO – O PAPEL DO ENSINO SUPERIOR
POLITÉCNICO NA TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO ............................................................ 94
THE PROFESSION OF SECRETARY – HAS IT CHANGED IN THE LAST 5 YEARS? ................... 102
SECRETARIADO EM AMBIENTE DE ESCRITÓRIO E ERGONOMIA: PREVENÇÃO DE
PROBLEMAS DE SAÚDE ................................................................................................................... 119
SECRETARIADO CONTEMPORÂNEO UMA VISÃO INTERNACIONAL .......................................... 137
DOCÊNCIA EM SECRETARIADO: QUESTÕES ACERCA DA OFERTA E DEMANDA DE SEIS
UNIVERSIDADES DA REGIÃO SUL DO BRASIL .............................................................................. 139
ASSESSORIA INTERDISCIPLINAR NA EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA: UM OLHAR A PARTIR DAS
EXPERIÊNCIAS NA REDE EDUCATIVA EMPREENDEDORA E COLABORATIVA NO
SECRETARIADO ................................................................................................................................ 154
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A GESTÃO DOCUMENTAL: PROCESSO DE
IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVO DIGITAL EM UMA ORGANIZAÇÃO PRIVADA ................................ 166
A BUSCA DA CIENTIFICIDADE DO SECRETARIADO NO CONTEXTO BRASILEIRO: ASPECTOS
HISTÓRICOS E ATUAIS ..................................................................................................................... 180
MARKETING GLOBAL: UMA NOVA VISÃO DE MERCADO PARA O PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO EXECUTIVO .......................................................................................................... 195
COMPETÊNCIA COMPORTAMENTAL: A RELAÇÃO INTERPESSOAL COMO FATOR
DIFERENCIAL PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO ...................................... 208
ASSESSORIA POLÍTICA EM ESPAÇOS FORMAIS DE DELIBERAÇÃO: A CONSTRUÇÃO DE UM
MODELO DE ANÁLISE JUNTO AO CMDRS DE VIÇOSA-MG – BRASIL ........................................ 217
GESTÃO DE EQUIPES: O SECRETÁRIO EXECUTIVO E A UTILIZAÇÃO DOS CONCEITOS DA
JANELA DE JOHARI NO COTIDIANO CORPORATIVO ................................................................... 229
A DEFINIÇÃO DE ASSESSORIA SOB A PERCEPÇÃO DE ACADÊMICOS E PROFISSIONAIS DE
SECRETARIADO EXECUTIVO E SUA ESFERA DEATUAÇÃO COMO ASSESSOR ...................... 250
TRABALHO EMOCIONAL E TRABALHO SECRETARIAL: CONTEXTOS E DESAFIOS ................. 264
IMAGEM(NS) DO SUJEITO-ALUNO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILINGUE ACERCA DE SI
E DO PROFISSIONAL DA ÁREA ....................................................................................................... 274
SECRETÁRIO EXECUTIVO NO PROCESSO TRADUTÓRIO: AS DIFICULDADES E OS DESAFIOS
............................................................................................................................................................. 282
CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................................ 294
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Livro de Atas
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INTRODUÇÃO
Este livro de Atas apresenta as atividades realizadas no X Congresso Internacional de Secretariado e
Assessoria (CISA), realizado no Instituto Superior de Contabilidade e Administração – ISCAP, no
período de 8 a 11 de abril de 2015, em Porto/Portugal, com o tema central: O Secretariado
Contemporâneo: desafios e perspectivas, conhecimento e inovação, contou com a presença de cerca
de 100 participantes de diferentes instituições de ensino superior portuguesas e internacionais. Foram
aprovados 27 trabalhos científicos e convidados a serem apresentados, por meio presencial ou vídeoconferência, mostrando resultados que representam os alcances e a preocupação com o
desenvolvimento da profissão em âmbito internacional. Os artigos revelam o quanto à área tem
suscitado reflexões cuja integração vem construindo uma cientificidade e consequentemente uma
teoria muito mais sólida e robusta do que em anos anteriores.
Foram realizados, ainda, sessões plenárias, debates, discursos de abertura e de encerramento, bem
como conclusões sobre determinados temas que requerem ações imediatas e respostas a diversas
preocupações sobre a profissão. O X Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria teve
como objetivo principal propiciar integração e compartilhamento de conhecimentos, entre
pesquisadores, docentes, profissionais e estudantes de ensino superior na área secretarial; e,
sobretudo, conhecer as diferentes experiências e práticas do Secretariado. Foi planejado partindo-se
da premissa de que se faz necessário, organizar e socializar os conhecimentos produzidos, aumentar
a integração e cooperação entre os docentes, acadêmicos e profissionais da área, responder às
demandas emergentes da profissão com a perspectiva de estreitar as relações entre a Comunidade
Acadêmica e Profissional que se debruçam sobre a temática: Posicionamento e Reconhecimento da
Profissão no Mercado de Trabalho.
Além disso, os demais objetivos do Congresso foi a de oferecer atualização científica e profissional e
exercer uma influência direta na sociedade leiga, por meio da divulgação de pesquisas e estudos que
podem servir como base para o planejamento das políticas públicas e privadas de modernização e
implementação de serviços eficientes, bem como a importância dessa profissão nas organizações,
pois com a crescente competitividade do mercado empresarial e laborais e consequentes novos
desafios, o profissional de secretariado tem de estar qualificado e preparado para esta nova
realidade. Afinal, nos últimos anos, novas competências e novas metas são exigidas às
organizações, no qual somente os aptos serão capazes de “sobreviver”.
Diante disso, infere-se que o desempenho de excelência no secretariado não finaliza quando se
termina uma formação. Torna-se imprescindível estar um passo à frente, com uma educação
continuada, em condições de antecipar-se aos problemas. Assim, o perfil base de um profissional de
secretariado pauta-se em: cultura geral, espírito de iniciativa, colaboração, comprometimento,
capacidade empreendedora com facilidade de expressão, organização, comunicação, criatividade e
inovação são competências essenciais, como base do sucesso. Confirmando-se que o mercado
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Livro de Atas
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exige cada vez mais profissionais multifacetados e polivalentes que dominem novas tecnologias,
executando o seu potencial criativo e estando sempre abertos para a aprendizagem.
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O CENÁRIO DO SECRETARIADO EM PORTUGAL
Ana Vieira
anavieira2010@gmail.com
Sónia Sousa
sonia.sousa79@gmail.com
RESUMO
Nos últimos anos, em Portugal, iniciou-se um processo de intensificação da oferta de instituições e
cursos de ensino superior, decorrente, especialmente, de políticas de reestruturação e expansão das
universidades. Esse cenário conduz ao entendimento de que a ampliação do ensino superior em
Portugal possa ter ocorrido nas diferentes áreas do conhecimento. Diante disso, torna-se relevante
entender a dinâmica particular de desenvolvimento dos cursos de Secretariado e Assessoria no país.
Atualmente, percebe-se uma lacuna nos estudos científicos da área, no sentido de compreender o
processo de crescimento ou permanência desses cursos. Sendo assim, este estudo tem o intuito de
investigar a realidade dos cursos de licenciatura em Secretariado e Assessoria no país e,
consequentemente, lançar um olhar sobre os rumos da profissão. Especificamente, tem como
objetivo: a) analisar o processo evolutivo da oferta dos cursos de licenciatura em Secretariado no
país; b) mapear a oferta desses cursos nas regiões do país e c) comparar essa oferta de cursos com
as vagas de trabalho. Em termos metodológicos, a pesquisa apresenta abordagem quantitativa,
sendo que os principais procedimentos de investigação se deram a partir de pesquisa documental,
desenvolvida com base em dados do IEFP (2014) e DGES (2014). Os principais resultados remetem
a uma reflexão urgente sobre o futuro dos cursos de licenciatura em Secretariado/Assessoria no país,
uma vez que estes, apesar de terem enfrentado um ligeiro aumento de cursos em funcionamento,
representam uma pequena minoria na colocação de profissionais no mercado de trabalho,
comparando com as ofertas de emprego que requerem menos habilitações. Tal conjuntura pode ter
um impacto desfavorável sobre os rumos da profissão.
PALAVRAS-CHAVE: secretariado; assessoria; licenciatura; secretário; ensino superior.
ABSTRACT
In recent years, in Portugal, began an intense process of supply institutions and higher education
courses, due especially restructuring policies of universities and their expansion. This scenario leads
to the understanding that the expansion of higher education in Portugal may have occurred in different
areas of knowledge. Therefore, it becomes important to understand the particular dynamics of
development of the Secretariat and Administrative Assistant courses in the country. Currently, there is
a gap in the scientific study of the area, in order to understand the growth process or permanence of
these courses. Thus, this study aims to investigate the reality of degree courses in Secretarial and
Administrative Assistant in the country and, consequently, have a look at the direction of the
profession. Specifically, aims to: a) analyze the evolutionary process of the supply of undergraduate
courses in Secretariat into the country; b) map the existing courses in the country regions and c) to
compare those courses with job offers. In terms of methodology, the research presents quantitative
approach, and the main research procedures are from desk research, built on IEFP data (2014) and
Higher Education Department (2014). The main results point to an urgent debate on the future of
undergraduate courses in Secretarial and Administrative Assistant in the country, since these,
although they faced a slight increase of established programs represent a small minority in the
placement of professionals in the market job, compared to job offers that require fewer skills. This
situation could have an adverse impact on the direction of the profession.
KEYWORDS: Secretarial studies; administrative assistance; secretary; higher education.
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INTRODUÇÃO
Em Portugal, nos últimos anos presenciou-se um processo de intensificação de oferta de instituições
e cursos de ensino superior. Esta intensificação é decorrente, em grande parte, de um processo
político de reestruturação e expansão das universidades e politécnicos portugueses, momento em
que o governo português implementou um conjunto de medidas, Leis e Decretos indicando esta
reformulação.
Entre as regulamentações implementadas na última década, destacam-se:
Lei n.º 49/2005 de 30 de agosto (Alteração à Lei de Bases do Sistema Educativo), 2005), que altera a
Lei de Bases do Sistema Educativo;
Directiva n.º 2005/36/CE de 7 setembro, relativa ao reconhecimento das qualificações profissionais;
DL 74/2006 de 24 de março (Novo modelo de organização do ensino superior), que procede à
regulamentação das alterações introduzidas pela Lei de Bases do Sistema Educativo relativas ao
novo modelo de organização do ensino superior no que respeita aos ciclos de estudos;
Deliberação n.º 967/2010 de 1 de junho (Classificação Portuguesa das profissões de 2010);
Diretiva n.º 2013/55/CE de 20 de novembro de 2013, que altera a Diretiva 2005/36/CE relativa ao
reconhecimento das qualificações profissionais.
Esse cenário conduz ao entendimento de que o processo de expansão do ensino superior em
Portugal possa ter ocorrido nas diferentes áreas do conhecimento.
Assim, motivadas por esta ocorrência, tem-se, neste estudo, o intuito de investigar a realidade
particular dos cursos de licenciatura em Secretariado/Assessoria em Portugal.
Ao longo dos últimos anos, pode-se dizer que a profissão de Secretário não se intensificou tanto em
Portugal como no Brasil, porque nesse país as atribuições deste profissional passaram a ter maior
visibilidade e respeitabilidade frente às organizações. Tal reconhecimento foi resultado da
regulamentação da profissão, bem como, de um perfil profissional ajustado às exigências e procura
organizacional, ou seja, um profissional aberto a mudanças, polivalente, facilitador de processos de
comunicação e de gestão de equipas, passando de um perfil meramente técnico para um de
assessoria e gestão. O mercado de trabalho brasileiro já reconheceu a importância do profissional,
uma vez que dados do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA (2013) apontam que a
profissão de Secretariado Executivo ocupa a 4° posição em termos de criação de postos de trabalho
entre 2009 e 2012. (CONGRESSO INTERNACIONAL DE FORMAÇÃO PARA ASSISTENTES DE
DIREÇÃO, 9 - Novas competências críticas: atas, 2014).
Em Portugal, a profissão de Secretário ainda não tem regulamentação própria, contudo, o mercado
de trabalho português reconhece a importância deste profissional, uma vez que dados do Instituto de
Emprego e Formação Profissional (2014) apontam que entre 2003 e 2013, foram criados cerca de
60.000 novos postos de trabalho para empregado de escritório.
Na apresentação da diretiva relativa ao reconhecimento das qualificações profissionais (diretiva n.º
2005/36/CE, alterada pela diretiva n.º 2013/55/EU) Pedro Silva Vieira, da Direção Geral do Emprego
e das Relações de Trabalho, referiu que "Neste momento, em Portugal existem 240 profissões
regulamentadas, das quais 75 derivam de regulamentos e diretivas comunitárias ou convenções
internacionais, 49 são especialidades médicas e 28 da área da engenharia". Foi possível ainda saber
que "existem 43 autoridades competentes" entre ordens profissionais (16), institutos públicos (9),
direções-gerais (7) e agências, comissões, etc. (12). (Newsletter ANQEP n.º 34, 2014).
Dentro desse contexto do reconhecimento do mercado de trabalho, bem como, da expansão das
universidades e politécnicos portugueses torna-se relevante entender a dinâmica particular de
desenvolvimento dos cursos de Secretariado/Assessoria no país. Atualmente, percebe-se uma lacuna
nos estudos científicos da área no país, no sentido de compreender o processo de crescimento e/ou
permanência da demanda dos mesmos. Isto leva a entender que é necessário analisar se a área de
Secretariado vem acompanhando a expansão existente nos cursos de ensino superior do país.
Desta reflexão surgem algumas questões que não podem ficar adormecidas. Qual é o cenário dos
cursos de Secretariado/Assessoria em Portugal? Quais os rumos que a formação em
Secretariado/Assessoria possibilita? Quais os aspetos que merecem maior atenção? Num próximo
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Livro de Atas
CISA 2015
estudo, em parceria com o Brasil, serão analisados os planos de estudo dos cursos de ambos os
países. Entretanto, considera-se necessário primeiramente preparar este estudo, com o intuito de
compreender a realidade dos cursos de licenciatura em Secretariado/Assessoria em Portugal, e
consequentemente, lançar um olhar sobre o rumo e o futuro da profissão. Especificamente, o objetivo
é: a) analisar o processo evolutivo da oferta dos cursos superiores de Secretariado/Assessoria no
país; b) mapear a oferta dos cursos superiores nas suas distintas regiões; e c) comparar a oferta
destes cursos com a oferta de trabalho nesta área e por regiões.
Acredita-se que estudos desta natureza possam contribuir no sentido de compreender o cenário da
formação do profissional, aspeto este fundamental para que conjeturas futuras possam ser
delineadas. Para este fim, o estudo baseou-se em literatura da área e sobre o perfil do Secretário,
tendo como principais referências o Livro de Atas do 9º Congresso Internacional de Formação para
Assistentes de Direção.
O presente estudo pretende encontrar respostas para as indagações levantadas. Por conseguinte, o
texto está estruturado em cinco partes centrais, além desta introdução. Na segunda parte, são
abordadas evidências sobre os aspetos evolutivos da profissão de Secretário. Na terceira parte,
apresentam-se os métodos e técnicas de pesquisa utilizadas. A quarta parte aponta possíveis
respostas sobre os rumos da profissão no país. O capítulo cinco apresenta as contribuições do
estudo bem como sugestões para pesquisas futuras na área.
REFERENCIAL TEÓRICO
Aspetos Evolutivos da Profissão de Secretário
A abordagem teórica refere-se especificamente aos aspetos evolutivos da profissão de Secretário em
Portugal. No entanto, cabe ressaltar que essa análise não tem por objetivo relatar o perfil e evolução
do Secretário, mas possui o intuito de ponderar sobre o quanto a área de educação e formação 346 –
Secretariado e Trabalho Administrativo, segundo a CNAF (Portaria n.º 256/2005 (Classificação
Nacional de Áreas de Formação), 2005) tem evoluído com o passar dos anos. Acredita-se que tal
aspeto auxilie para o alcance de um dos objetivos deste estudo, qual seja, trazer à reflexão o futuro
da profissão de secretário e obter mais conquistas, à semelhança do que tem acontecido no Brasil.
No entanto, este tópico apresenta aspetos como a origem e perfil da profissão, além de uma
abordagem sobre conquistas, tanto no âmbito profissional, como no âmbito do ensino e da pesquisa,
juntamente com um cenário contemporâneo da área de secretariado em Portugal.
Os primórdios da profissão datam da antiguidade. Os secretários sedimentaram a sua história sob a
designação de escribas, uma profissão especializada, com amplos conhecimentos em matemática,
contabilidade, rotinas administrativas e que tinham como principal característica o domínio da escrita.
Portanto, esta profissão pode ser considerada como uma das mais antigas do mundo, mesmo que
sob diferentes nomenclaturas. (SABINO & ROCHA, 2004).
Mesmo sendo uma das primeiras profissões a surgir no mundo, em Portugal não existe
regulamentação. No Brasil, em 30 de setembro de 1985, foi criada a Lei Nº 7.377 - posteriormente
complementada pela Lei Nº 9.261, de 10 de janeiro de 1996. Por meio dessa, o secretariado deixou
de ser uma atividade e passou a ser uma profissão. Portanto, nesse país para ser legalmente
considerado um secretário executivo há necessidade de se enquadrar em pelo menos uma das
opções abaixo, impostas pela Lei:
o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou
diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma
de lei;
portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início de vigência desta Lei, houver
comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos
trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º desta Lei.
Além disso, outras conquistas podem ser destacadas no Brasil, designadamente: o enquadramento
sindical como categoria diferenciada, por meio da Portaria Nº 3.103, de 29 de abril de 1987; a criação
da Federação Nacional das Secretárias e Secretários (Fenassec) em 1988; a publicação do Código
de Ética Profissional no Diário Oficial da União, de 07 de junho de 1989 e a instituição das Diretrizes
Curriculares Nacionais para os cursos de graduação em Secretariado Executivo, através da
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Livro de Atas
CISA 2015
Resolução Nº 3, de 23 de junho de 2005. (CONGRESSO INTERNACIONAL DE FORMAÇÃO PARA
ASSISTENTES DE DIREÇÃO, 9 - Novas competências críticas: atas, 2014).
Em Portugal, o secretariado é uma atividade desprotegida pela total ausência de regulamentação.
Por este motivo, foram criadas associações para lutarem e defenderem os interesses destes
profissionais, nomeadamente a ASP - Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e
Assessoria, em 1980, e posteriormente, em 2006, o CPS - Conselho Profissional de Secretariado.
A 9 de fevereiro de 1980, surgiu a primeira associação portuguesa de secretariado: ASP - Associação
de Secretárias Profissionais Portuguesas. A ideia de fundar a ASP nasceu em Lugano, na Suiça,
onde a primeira presidente se encontrava para participar no primeiro Congresso Mundial de
Secretárias, em 1979. Dos estatutos da Associação ressaltam os seguintes objetivos: a valorização
profissional das suas associadas e a dignificação da função de secretária. Na prossecução deste
objetivo, a ASP leva a efeito, anualmente, um conjunto de atividades. Das conclusões do I Encontro
Nacional, em novembro de 1980, sobressaía “a necessidade urgente de definição de carreira,
estatuto e perfil da Secretária Profissional”. Quatro anos depois, em novembro de 1984, foi aprovada
a Monografia da Secretária Profissional, revista e atualizada em 1994, e atualmente em revisão. Do
texto das conclusões do II Encontro realizado em novembro de 1981, destacava-se o ponto nº 6
“Dada a complexidade dos problemas ético-morais do secretariado, recomenda-se o aprofundamento
desse estudo, visando futura adoção de um código deontológico”. Em 1988, foi aprovado o texto do
Código Deontológico que serviu já de documento base de trabalho para associações congéneres
estrangeiras. Os quatro grandes obstáculos com que a ASP se vem defrontando há algum tempo e
com os quais continuará a defrontar-se junto de: entidades empregadoras, sensibilizando-as para a
importância do papel do secretariado e para a necessidade de admitirem ao seu serviço profissionais
qualificados; profissionais de secretariado, motivando-os para que se demarquem definitivamente do
conjunto amalgamo e indiferenciado onde estão mergulhados, conscientes do lugar que lhes é
devido; instituições sindicais, demonstrando que existe uma situação anómala que afeta muitas
centenas de profissionais devidamente qualificados; e ministérios da tutela, chamando a atenção para
a necessidade premente de retificar a Classificação Nacional de Profissões e criar oficialmente um
conjunto de normas de acesso e de exercício da função. (ASP, 2014).
A 11 de agosto de 2006, foi criada uma outra associação portuguesa de secretariado: Conselho
Profissional de Secretariado (CPS), no distrito do Porto, com o objetivo de desenvolver a profissão,
contribuindo para a sua valorização e visibilidade social, numa perspetiva de melhoria do trabalho
administrativo prestado às empresas. Tinha como missão contribuir para a promoção e consolidação
da posição dos profissionais de secretariado no mundo do trabalho, contribuindo para a sua
atualização, dinamizando o seu relacionamento, integração e participação com organizações
internacionais de secretariado, e representando esta classe profissional perante todas as entidades
públicas ou privadas, nacionais ou internacionais. Esta associação surgiu com o intuito de assumir
um papel defensivo e de vanguarda no desenvolvimento das responsabilidades e competências dos
profissionais de secretariado. Numa lógica coerente com os princípios e valores que o CPS defende,
pretende estabelecer contactos com associações congéneres em Angola, Guiné-Bissau, Cabo Verde,
São Tomé e Príncipe e Moçambique, no sentido de iniciar uma cooperação entre estes países
relativamente ao exercício da profissão. Com o Brasil pretende também estabelecer um canal de
integração e colaboração que promova o conhecimento científico, a pesquisa e os intercâmbios
culturais e sociais dos secretários da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (CPLP). O CPS
pretende, através da formação que promove, desenvolver na classe profissional competências ao
nível da gestão de projetos e empreendedorismo. A formação contínua é fundamental para a
atualização profissional dos secretários, tanto em termos de conhecimentos como de flexibilização de
conteúdos. Está, atualmente, a ser estruturada a regulamentação da profissão, para depois ser
pedida uma audiência ao Parlamento. No dia 22-12-2012, o CPS apresentou à Assembleia da
República a sua Petição para a criação da Ordem dos Profissionais de Secretariado e Assessoria, e
foi admitida em 23-01-2013. Atualmente encontra-se na Comissão Parlamentar para efeitos de
apreciação e parecer. No dia 26-07-2011, o CPS apresentou à Assembleia da República a sua
Petição para a criação do Dia Nacional dos Secretários, à semelhança do que já acontece em outros
países como o Brasil. Na reunião da Comissão para a Ética, a Cidadania e a Comunicação, de 25 de
outubro de 2011, esta Petição foi aprovada por unanimidade. (Conselho Profissional de Secretariado,
2014).
Apesar desta falta de reconhecimento por parte do Governo português, esta profissão é muito
requisitada pelo mercado de trabalho. Em todas as regiões de Portugal, até 2007/08 notou-se um
aumento de ofertas de emprego para empregados de escritório, e, de seguida, uma diminuição
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Livro de Atas
CISA 2015
significativa até 2012, como se pode verificar no Gráfico 1. Em 2013, verifica-se um forte aumento
das ofertas de emprego em todas as regiões, provavelmente resultado de medidas de incentivo às
empresas para a criação de postos de trabalho e estágios, no sentido de diminuir o número de
desempregados que tinha disparado nesses últimos anos.
Gráfico 1 – Ofertas de emprego para Empregado de Escritório, recebidas entre 2003 e 2013, por Delegação Regional em
Portugal
Fonte: IEFP (2014).
Outra conclusão interessante que se pode analisar neste gráfico é que até 2012 Lisboa VT sempre
liderou o n.º de ofertas de emprego e, em 2013, o Norte assumiu essa liderança, com 3307 ofertas de
emprego, ou seja, relativamente ao ano anterior quase triplicou. Em 2007, Lisboa VT atingiu o maior
número de ofertas e verificou-se que a partir desse ano até 2012 as ofertas foram diminuindo
gradualmente.
Gráfico 2 – Ofertas de emprego para Empregado de Escritório recebidas entre 2003 e 2013 por habilitações literárias mínimas
requeridas em Portugal
Fonte: IEFP (2014).
Na análise do gráfico 2, pode-se concluir que desde 2005 até à atualidade as ofertas de emprego
para empregado de escritório com o ensino secundário foram as mais comuns. Além disso, também
se constata que a média de ofertas de emprego que requerem tanto o 9º ano como o 12º ano andam
muito próximas, e de 2012 para 2013 o 9º ano assumiu mesmo o maior aumento perante as outras
habilitações, passando de 1001 para 3270 ofertas de emprego. Naquelas que requerem o ensino
superior a evolução é muito pouco significativa, tendo apenas havido uma maior diferenciação de
2012 para 2013, passando de 395 para 1089 ofertas.
Tendo em consideração este gráfico, pode-se concluir que:
1º. Tomando como referência de base o ano 2003, em todos os anos existiu um aumento no número
de ofertas de emprego.
2º. No período compreendido entre 2004 e 2010, existiu um aumento muito semelhante em cada ano,
com um pico em 2008.
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Livro de Atas
CISA 2015
3º. Nos anos 2011 e 2012 houve uma descida nas ofertas de emprego relativamente aos anos
prévios, mas o número total de ofertas foi superior a 2003.
4º. Em 2013, verificou-se um aumento muito significativo das ofertas de emprego para o ensino
superior, em relação ao ano 2003, em que essas ofertas eram quase inexistentes.
Estes dados foram obtidos via e-mail pelo IEFP e referem-se a vagas disponíveis comunicadas ao
IEFP. Estas vagas (ofertas de emprego) não representam a totalidade da criação de postos de
trabalho em Portugal, uma vez que se estima que a taxa de penetração do IEFP ao nível dos
empregos criados tenha sido de 26,3% para 2009, segundo apuramento através do SILEET - Sistema
de Informação Longitudinal de Empresas, Estabelecimentos e Trabalhadores. (Cristina Taveira,
IEFP).
Paralelo aos aspetos profissionais, a qualificação dos docentes em Secretariado é outro fator que
pode ser mencionado como importante para a evolução da profissão. Apesar da inexistência de
cursos de doutoramento na área, percebe-se a preocupação dos professores em aumentar sua
titulação e, consequentemente, ter possibilidades de melhorar a qualidade do ensino superior.
Outros fatores também podem ser considerados relevantes na trajetória da profissão como os
eventos organizados na área e o maior interesse pela pesquisa. Um dos exemplos é o Congresso de
Formação para Assistentes de Direção, organizado desde 2007 pelo CPS, e posteriormente
designado Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria (CISA). Pela primeira vez, em
2014, assumiu um caráter acadêmico-científico. Decorreu na Escola Superior de Saúde do Vale do
Ave e pretendeu promover a interação entre professores, alunos, profissionais e investigadores da
área, a fim de discutir temas específicos da profissão, além de assuntos pedagógicos e científicos.
Outro avanço que merece destaque é a criação de revistas científicas na área de secretariado. O
Livro de Atas que resulta deste evento torna-se assim numa ferramenta muito útil para promover e
desenvolver a profissão. Nesta revista com caráter científico há uma seleção muito criteriosa de
artigos por parte de uma Comissão de Avaliação composta maioritariamente por diretoras dos cursos
de licenciatura em Secretariado/Assessoria em Portugal. Os artigos têm um alto rigor de investigação
e qualidade, o que permite aprofundar temas muito relevantes para esta área. Vale a pena dizer que
para consolidação destas publicações, será necessário maior contribuição dos professores e
investigadores portugueses.
Pelo exposto, pode-se inferir que diversos fatores influenciam positivamente o reconhecimento da
profissão de secretário, entre eles: a aposta na regulamentação da profissão; criação de uma Ordem
Profissional; publicação oficial de um código de ética; melhoramento dos planos de estudo; criação e
participação em eventos científicos, maior envolvimento com pesquisas e revistas científicas;
qualificação especializada na área dos docentes; criação de cursos de doutoramento e
acompanhamento das exigências do mercado de trabalho.
Este cenário conduz a um entendimento de que a profissão vivencia um processo favorável, de
expansão e crescimento. Contudo, cabe questionar a real situação dos cursos de licenciatura em
Secretariado/Assessoria no país. Compreender o panorama da formação do profissional é
fundamental para que conjeturas futuras possam ser delineadas.
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Em relação à abordagem utilizada, pode-se inferir que esta pesquisa apresenta caráter
predominantemente quantitativo, de natureza descritiva. Os cursos de licenciatura em
Secretariado/Assessoria em Portugal são o objeto de investigação deste estudo, sendo que os
principais procedimentos de investigação foram dados da DGES (2014), o que a caracteriza como
uma pesquisa documental.
No que tange a análise de dados, vários foram os passos efetuados. Com o intuito de atender ao
primeiro objetivo proposto, procurou-se analisar o processo evolutivo da oferta dos cursos de
licenciatura em Secretariado/ Assessoria no país, na última década, desde 2003 até 2013.
Por conseguinte, para responder ao segundo objetivo, procurou-se analisar a oferta dos cursos de
licenciatura em Secretariado/Assessoria nas diferentes regiões geográficas do país.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
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Livro de Atas
CISA 2015
Para melhor compreensão dos resultados deste estudo, subdividiu-se este tópico de acordo com os
objetivos específicos. Sendo assim, num primeiro momento analisou-se o processo evolutivo da
oferta dos cursos de licenciatura em Secretariado/Assessoria e, posteriormente, mapeou-se a oferta
desses cursos nas distintas regiões do país.
Processo Evolutivo da Oferta dos Cursos de Licenciatura em Secretariado/ Assessoria em
Portugal
A profissão de Secretário remonta a antiguidade, quando os homens desenvolviam atividades como
escribas. Porém, enquanto curso superior, a sua história é bem mais recente e data do século XX.
Em Portugal, o primeiro curso de secretariado foi criado em 1962 no ISLA, hoje Universidade
Europeia, ou seja, trata-se de um curso superior muito jovem (cerca de 53 anos de existência),
comparativamente a outras áreas do conhecimento.
De modo geral, com a Lei n.º 49/2005, de 30 de Agosto, que alterou a Lei de Bases do Sistema
Educativo, consagrou, nomeadamente, a criação de condições para que todos os cidadãos
pudessem ter acesso à aprendizagem ao longo da vida, modificando as condições de acesso ao
ensino superior para que os que nele não ingressaram na idade de referência, atribuindo aos
estabelecimentos de ensino superior a responsabilidade pela sua seleção e criando condições para o
reconhecimento da experiência profissional. (DL 74/2006 (Novo modelo de organização do ensino
superior), 2006).
De acordo com o art. 11º da Lei de Bases do Sistema Educativo, o ensino superior compreende o
ensino universitário e o ensino politécnico. O ensino universitário, orientado por uma constante
perspetiva de promoção de investigação e de criação do saber, visa assegurar uma sólida
preparação científica e cultural e proporcionar uma formação técnica que habilita para o exercício de
atividades profissionais e culturais e fomenta o desenvolvimento das capacidades de conceção. O
ensino politécnico, orientado por uma constante perspetiva de investigação aplicada e de
desenvolvimento, dirigido à compreensão e solução de problemas concretos, visa proporcionar uma
sólida formação cultural e técnica de nível superior, desenvolver a capacidade de inovação e de
análise crítica e ministrar conhecimentos científicos de índole teórica e prática e as suas aplicações
com vista ao exercício de atividades profissionais. (Lei n.º 46/86 (Lei de Bases), 1986).
No ano 2006, o Programa do XVII Governo estabeleceu como um dos objetivos essenciais da política
para o ensino superior, no período de 2005-2009, garantir a qualificação dos portugueses no espaço
europeu, concretizando o Processo de Bolonha oportunidade única para incentivar a frequência do
ensino superior, melhorar a qualidade e a relevância das formações oferecidas, fomentar a
mobilidade dos estudantes e diplomados portugueses e a internacionalização das suas formações.
De referir ainda que, de acordo com o art. 4º do Decreto-Lei n.º 74/2006 de 24 de Março, no ensino
politécnico, são conferidos os graus académicos de licenciado e de mestre, e no ensino universitário,
são conferidos os graus de licenciado, mestre e doutor. (DL 74/2006 (Novo modelo de organização
do ensino superior), 2006).
Gráfico 3 – Evolução da oferta de licenciaturas na área de Secretariado e Assessoria
Fonte: DGES (2014).
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Livro de Atas
CISA 2015
O gráfico 3 apresenta o número de cursos de licenciatura criados no país ao longo de 7 anos. No
total, há registo no site da DGES de 10 cursos de Licenciatura na área de Secretariado e 2 cursos de
Mestrado: um em Assessoria de Administração ministrado pelo ISCAP e outro em Tradução e
Assessoria Linguística ministrado pela Universidade dos Açores.
Além da análise sobre a totalidade de cursos criados no país. Pode-se inferir que houve um
crescimento lento no número de abertura de novos cursos de licenciatura. Nesse aspeto, acredita-se
que iniciativas, no sentido de divulgar a imagem e a importância do secretário no mercado de trabalho
atual possam motivar diferentes instituições de ensino no país a oferecer o curso de secretariado.
Além do resultado já apresentado, esta pesquisa teve o interesse de analisar a atuação dos cursos, a
partir da trajetória identificada pela DGES. No desenvolvimento da Lei n.º 38/2007, de 16 de agosto,
que aprova o novo regime jurídico da qualidade do ensino superior, através do Decreto-Lei n.º
369/2007, de 5 de novembro, é instituída pelo Estado Português a Agência de Avaliação e
Acreditação do Ensino Superior (A3ES), que tem como fins a avaliação e a acreditação das
instituições de ensino superior e dos seus ciclos de estudos, bem como o desempenho das funções
inerentes à inserção de Portugal no sistema europeu de garantia da qualidade do ensino superior.
Considerando que todos os cursos em funcionamento no país precisam se submeter à A3ES, os
dados referentes à quantidade de cursos avaliados complementam a realidade atual da licenciatura
em secretariado.
Os resultados conduzem ao entendimento de que os cursos de licenciatura em Secretariado vêm
enfrentando um significativo processo de aumento no quantitativo de cursos, em funcionamento (de 6
no ano de 2006 para 10 no ano de 2012), o que pode significar, a consequente ativação das suas
atividades.
Ainda com base nas informações constantes no Gráfico 3, é possível inferir que houve um aumento
de 66,6% na oferta de cursos de Secretariado em apenas 7 anos, o que gera inúmeras questões
sobre o futuro da profissão.
Entre as possíveis causas para esse aumento, podem-se atrelar fatores como: falta de cursos
superiores nesta área, despertando maior interesse nos jovens; falta de cursos tecnológicos; o
estímulo pela formação, mesmo que profissionais das mais distintas áreas ocupem as vagas criadas
para os profissionais de secretariado; e etc.
Além do aumento de cursos, outro aspeto que merece atenção é em relação ao número de alunos.
Dessa forma, a análise que se realiza e expressa no Gráfico 4 diz respeito apenas a alunos
diplomados em Secretariado e/ou Assessoria por Escolas/Institutos Superiores Públicos e Privados.
Gráfico 4 – Alunos diplomados em Secretariado e Assessoria
Fonte: DGES (2014).
Apesar de uma inconstante subida e descida de alunos diplomados em Secretariado/Assessoria, de
um modo geral, tem havido um ligeiro aumento de alunos licenciados entre 2005 e 2012.
Em observação mais detalhada é possível constatar que o maior aumento decorreu em 2006/07 com
273 alunos licenciados no ensino público, nomeadamente 101 na ESTG do IPG, 131 no ISCAP do
IPP e 41 na Universidade do Algarve.
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Mapeamento da Oferta dos Cursos de Licenciatura em Secretariado e Assessoria em Portugal
Primeiramente, ressalta-se que o mapeamento da oferta dos cursos foi feito com base nos dados
disponibilizados no site da DGES. (DGES, 2014).
Quanto à localização dos cursos, Figura 1, é possível inferir que a grande maioria está localizada na
região Centro com 4 cursos, concentrando 40% dos cursos de licenciatura em
Secretariado/Assessoria no país. A região do Norte concentra 30% dos cursos e os restantes 30%
estão divididos pelas 3 restantes regiões: Lisboa VT, Alentejo e Algarve.
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Livro de Atas
CISA 2015
Inexistente - 0%
Baixa - de 1% a
10%
Média - de 11% a
20%
Média-Alta 21% a 30%
de
Alta - de 31% a
40%
Figura 1 – Mapa com oferta de licenciaturas em Secretariado em Portugal
Fonte: DGES (2014).
Esse panorama remonta para uma forte reflexão, uma vez que dos 10 cursos criados ao longo da
história, o aumento de diplomados não foi significativo.
No entanto, paralelo a este processo e dos possíveis problemas gerados à profissão por essa
situação desfavorável, os cursos de secretariado existentes questionam-se sobre o ajustamento à
procura do mercado. Assim, observa-se no ensino superior uma constante preocupação em
conseguir um corpo docente mais qualificado, planos curriculares sólidos e um corpo teórico e prático
que sustente o ensino e a pesquisa nas universidades e politécnicos, fatores estes, considerados
primordiais para melhor qualificação do profissional, e consequente inserção no mercado de trabalho.
No que tange à localização dessas vagas, o estudo aponta que, em números absolutos, a região que
mais vagas criou para a profissão de empregado de escritório foi a zona norte seguida da zona de
Lisboa VT, onde apenas existe um curso ministrado por uma universidade privada. A localização da
totalidade de vagas criadas, bem como, da concentração de cursos de licenciatura em Secretariado
podem ser melhor visualizadas por meio da Figura 2.
Figura 2 – Comparativo entre oferta de cursos e ofertas de emprego
Fonte: DGES (2014).
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Livro de Atas
CISA 2015
Uma análise isolada dos dados do IEFP (2014) permite inferir que a profissão de empregado de
escritório está em franco desenvolvimento em distintas regiões geográficas, e assim, se consolidando
no rol das profissões em destaque no país. No entanto, um olhar atento à realidade dos cursos no
país, de caráter mais quantitativo do que qualitativo, permite severas indagações sobre a relação
oferta de cursos de licenciatura em Secretariado/Assessoria e ofertas de emprego. Isso porque, em
primeira análise, há procura destes profissionais em locais onde há lacunas deste tipo de cursos.
O estudo aponta, por exemplo, alta concentração de vagas na zona norte, onde existem 3 cursos de
licenciatura em Secretariado/Assessoria. No entanto, um olhar atento à realidade dos cursos nessa
região permite refletir sobre a possibilidade de abertura de mais um curso de licenciatura.
Além desta observação, atenção deve ser dada também para a região do centro que demonstra
saturação no mercado de cursos de licenciatura, a qual oferece 4 cursos de licenciatura em
Secretariado/Assessoria e foi avaliada pelo IEFP como região de média concentração de ofertas de
emprego. Neste caso, os profissionais formados são instigados a procurar ofertas de trabalho noutras
regiões, o que pode enriquecer a trajetória profissional dos mesmos, dada a diversidade cultural
existente no país.
Pelo contrário, a região de Lisboa VT apenas oferece um curso de licenciatura na área de
Secretariado/Assessoria e o IEFP considera que é uma região de média concentração de vagas de
emprego para o profissional. Neste caso, o mercado é forçado a empregar profissionais formados
noutras áreas académicas ou com outro tipo de habilitações, pelo que se deve questionar sobre a
possibilidade de abertura de mais um ou dois cursos de licenciatura.
Mesmo considerando um aumento significativo de cursos de licenciatura no país, os resultados
apontam que as ofertas de emprego que requerem o ensino secundário continuam a ser a sua
maioria, o que pode impactar desfavoravelmente sobre os rumos da profissão.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os estudos sobre os avanços da profissão são quase inexistentes em Portugal. Através dos dados
obtidos para este estudo pode-se constatar que houve um pequeno aumento da oferta de cursos de
licenciatura em Secretariado/Assessoria.
Os dados do IEFP também refletem que as ofertas de emprego na área têm crescido, daí conclui-se
que o mercado continua a necessitar destes profissionais, apesar das habilitações mínimas
requeridas continuarem a ser maioritariamente o 12º e 9º anos.
Apenas 10% das ofertas de emprego requerem um profissional com licenciatura, situação essa que
requer uma profunda reflexão sobre os rumos da profissão.
No entanto, não se pode afirmar que a profissão está a desaparecer, mas sim que a licenciatura não
tem o impacto desejado no mercado de trabalho ou perde espaço para outras estruturas de formação
na área.
Também as mudanças na formação do profissional incitam reflexões sobre os possíveis impactos no
ensino de secretariado em Portugal, uma vez que podem provocar implicações para os docentes,
alunos e para a própria modalidade de ensino. Afinal, é possível a licenciatura sobreviver aos cursos
profissionais de secretariado? Cabe também questionar se este é o perfil de formação desejado pelas
empresas e em que medida a expansão e a consolidação dos cursos profissionais importam ou
trazem preocupações para a área de secretariado.
Assim, acredita-se que as questões aqui abordadas possam subsidiar a composição de uma agenda
de pesquisas futuras, talvez mais concreta. Será importante acompanhar o fenómeno gradual de
aumento da oferta de cursos de licenciatura e, em simultâneo, a entrada dos seus diplomados no
mercado de trabalho, bem como os impactos que esta mudança de habilitações pode acarretar na
atuação dos profissionais da área e no seu envolvimento na gestão empresarial.
REFERÊNCIAS
ASP. (30 de dezembro de 2014). Obtido de ASP: http://www.asp-secretarias.pt/
Assembleia da República. (25 de outubro de 2011). Petição Nº 12/XII/1 - Solicitam que o dia 30 de
Setembro seja reconhecido como "Dia Nacional da(o)s Secretária(o)s". Obtido de Parlamento:
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Livro de Atas
CISA 2015
http://www.parlamento.pt/ActividadeParlamentar/Paginas/DetalhePeticao.aspx?BID=12124
Assembleia da República. (3 de janeiro de 2013). Petição Nº 225/XII/2 - Criação da Ordem dos
Profissionais
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e
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Obtido
de
Parlamento:
http://www.parlamento.pt/ActividadeParlamentar/Paginas/DetalhePeticao.aspx?BID=12344
CONGRESSO INTERNACIONAL DE FORMAÇÃO PARA ASSISTENTES DE DIREÇÃO, 9 - Novas
competências críticas: atas. (2014). Cenário do Secretariado no Brasil. Vila Nova de Famalicão
(Portugal): Conselho Profissional de Secretariado.
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setembro de 2014, de Petições Públicas: http://peticaopublica.com/pview.aspx?pi=OS
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http://www.cpsecretariado.pt/
(30
de
dezembro
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2014).
Obtido
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Deliberação n.º 967/2010 de 1 de junho (Classificação Portuguesa das profissões de 2010). (1 de
Junho de 2010). Diário da República n.º 106.
DGES. (2014 de dezembro de 2014). Obtido de DGES: http://www.dges.mctes.pt
Directiva n.º 2005/36/CE de 7 setembro. (30 de Setembro de 2005). Jornal Oficial n.º L255.
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DL 74/2006 de 24 de março (Novo modelo de organização do ensino superior). (24 de Março de
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Newsletter ANQEP n.º 34. (dezembro de 2014). Obtido de Newsletter ANQEP n.º 34:
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Portaria n.º 256/2005 (Classificação Nacional de Áreas de Formação). (16 de Março de 2005). Diário
da República.
SABINO, R. F., & ROCHA, F. G. (2004). Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro:
Brasport.
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Livro de Atas
CISA 2015
PERSPETIVAS DE EVOLUÇÃO PARA PLATAFORMAS DE CÓDIGO
ABERTO NA CONCEÇÃO E PARTILHA DE CONTEÚDOS PARA ELEARNING
José Paulo Ferreira Lousado
Centro de Estudos em Educação, Tecnologias e Saúde, Instituto Politécnico de Viseu, ESTGL
jlousado@estgl.ipv.pt
Resumo
O ensino e a formação a distância, assenta no princípio da separação física de aluno/formando e
formador. Sendo uma modalidade de formação que facilmente se adapta às inovações tecnológicas,
tira partido de novas formas de comunicação, síncrona a assíncrona, pelo que o ensino e formação a
distância assume na sua nova vertente, o e-learning, a garantia de que esta não é uma modalidade
complementar de ensino e de aprendizagem, mas sim uma forte alternativa ao ensino e formação
tradicional. Assente na Internet e nos serviços associados a esta tecnologia o e-learning, permite que
sejam criados ambientes artificiais, virtuais, que facilmente se identificam com uma sala de aula,
permitindo a interação entre os diversos intervenientes no processo de ensino e aprendizagem. Os
conteúdos terão obrigatoriamente de sofrer alterações quer no formato, quer no meio de
comunicação. Os professores e formadores terão forçosamente de se adaptar às inovações
tecnológicas que dia para dia vão emergindo no campo educacional, pelo que são necessárias
ferramentas auxiliares, para a tarefa de criação de conteúdos, bem como a sua publicação e
disponibilização on-line. Nesse sentido, o presente trabalho pretende apresentar um conjunto de
ferramentas modernas que são maioritariamente de código aberto e de utilização livre, que podem
suportar o e-learning em todas as fases do processo, desde a modelação e produção dos conteúdos,
até à sua disponibilização, em ambiente de formação virtual. São abordadas aplicações que podem
ser utilizadas em diferentes contextos de ensino aprendizagem, assim como as plataformas que as
poderão utilizar, nomeadamente dispositivos móveis, caminhando no sentido do m-learning, como
evolução natural do e-learning.
Palavras-chave
E-learning, Formação Mediatizada, Multimédia, Sistemas Integrados de Ensino, LMS
1. Introdução
A indústria de computação de suporte ao ensino a distância com recurso à Internet (e-learning, blearning, m-learning) estão em constante desenvolvimento. As diversas tecnologias de suporte, tais
como a Internet, as telecomunicações, nomeadamente na utilização vulgarizada de smartphones com
capacidades de processamento superiores a alguns computadores que provavelmente ainda teremos
em casa, abriram caminho à democratização do acesso à informação, diminuindo consideravelmente
a infoexclusão e servindo de ponto de partida para o acesso a aplicações e sistemas que até há bem
pouco tempo, seria praticamente impossível.
Aplicações de assistência em tempo real revolucionaram por completo serviços de ajuda em linha,
vulgarizados na figura do Help-Desk, sendo atualmente frequente encontrar equipas de trabalho
colaborativo, partilhando documentos e ambientes de trabalho. A utilização de tecnologias suportadas
na Internet que possibilitam a comunicação multiponto, partilhando a comunicação de áudio, vídeo e
dados em tempo real, tornaram igualmente o sonho da formação à distância, através das redes
informáticas, uma realidade.
Algumas das aplicações mais promissoras de tecnologia de acesso remoto referem-se precisamente
à área da educação. A presença da Internet em praticamente todo o mundo, veio permitir aos
professores e formadores, alcançar alunos nas mais diversas regiões do mundo. Através do ensino a
distância, os estudantes participam em turmas distanciados uns dos outros vários milhares de
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Livro de Atas
CISA 2015
quilómetros utilizando o computador pessoal como meio de comunicação. É um conceito educacional
revolucionário tornado possível pela “explosão” das comunicações a nível mundial. Exemplo disso é o
serviço gratuito para e-learning da Udacity, que possibilita acesso a vários cursos on-line gratuitos,
nas áreas das Tecnologias de Informação e Comunicação (Udacity, 2015).
A tendência atual assenta no acesso à computação virtual, na nuvem, que rapidamente está a
transformar-se na tecnologia chave de ligação entre redes, com a disponibilização cada vez maior de
serviços suportados nessas plataformas, tais como o SaaS (Software as a Service), PaaS (Plataform
as a Service), HaaS (Hardware as a Service), onde o utilizador tem normalmente acesso a um
conjunto de componentes de acesso gratuito. No caso de pretenderem mais algumas
potencialidades, tem também acesso a planos pagos (Egwutuoha, Chen, Levy, & Calvo, 2013).
Nesta nova era tecnologicamente mais exigente e inovadora, cada um tem um papel importante no
desenvolvimento das organizações. Para os colaboradores das organizações, que operam na área da
comunicação e organização institucional, nomeadamente os profissionais de secretariado, os
desafios são enormes, desde a organização e planificação das tarefas diárias, à criação e partilha de
documentos, acessíveis em qualquer parte do mundo (Santos & Guimarães, 2000).
No campo da formação em linha, a internet e os seus diversos serviços disponíveis, assumem-se
como catalisadores de difusão de conhecimento e consequentemente, os principais veículos de
transporte desse conhecimento até aos seus potenciais consumidores. A utilização da plataforma
Moodle em praticamente todas as instituições de ensino superior, é um bom exemplo de como as
ferramentas gratuitas de apoio ao e-learning estão a ocupar o espaço de ferramentas pagas. Poderá
colocar-se a questão relativamente à concorrência com as plataformas comerciais, como por exemplo
o Blackboard, uma vez que a utilização das plataformas gratuitas representam uma fatia cada vez
maior no campo da formação em linha. Essas plataformas não desapareceram, mas foram obrigadas
a reestruturar a sua oferta, mantendo-se a operar e a comercializar plataformas “All-in-one”,
considerando vários serviços, nomeadamente de consultoria, serviços de computação móvel,
assistência técnica 24h por dia, formação para administradores e utilizadores, entre outros
(BlackBoard, 2015).
2. Recursos de Comunicação e Interação
Formação a Distância pressupõe o uso de vários meios de comunicação. Estando os formandos e
formadores distantes uns dos outros, é necessária tecnologia de comunicação para o contacto. Até
aos anos 80, as tecnologias disponíveis eram poucas e simples para produção, acesso e interação
dos cursos. As instituições baseavam os seus trabalhos no material impresso, programas de áudio,
vídeo ou transmissões em televisão e rádios educativas. No final do século XX mudaram
radicalmente as opções e projeções das tecnologias possíveis de serem usadas na formação a
distância. Atualmente o uso da Internet, as comunicações por satélite e dos seus serviços e
aplicações distribuídas, permitem teleconferências, videoconferências e seminários na web
(Webinar), entre outros, numa combinação perfeita entre diversos recursos multimédia (Baumann,
2014).
Com essa nova conceção de uso da rede, os trabalhos realizados por investigadores, professores e
cientistas das mais diversas áreas, incluindo as Tecnologias de Informação e Comunicação,
resultaram na possibilidade de várias pessoas poderem ter acesso a salas de aula virtuais, grupos de
trabalho na rede e bibliotecas on-line num espaço compartilhado, como por exemplo a B-On,
Biblioteca em linha, na qual a comunidade académica e científica portuguesa tem acesso a milhares
de títulos de revistas científicas, com acesso a texto integral (FCT, 2004). As redes de aprendizagem
e de trabalho colaborativo permitem assim, que os formandos possam integrar-se em grupos
geograficamente distantes, para participar em projetos, produzir relatórios, artigos científicos,
compartilhando ideias e recursos, acedendo a informações e interagindo com especialistas. Muitos
formadores envolvidos nessas experiências procuram novas oportunidades de interação com outros
formadores e alunos, e avaliam o valor desses ambientes para o aumento das opções de ensino e
aprendizagem. A internet introduziu assim, um novo mundo no ensino e formação: a oportunidade de
interação com pares e especialistas sobre um determinado assunto e o compartilhamento da
informação com pessoas, mesmo que geograficamente dispersas (Baumann, 2014).
A utilização destas tecnologias em larga escala, apresentam várias vantagens e as implicações para
educação e a formação são enormes. A aprendizagem passa a ser independente do tempo e do
lugar, e a estar disponível em todos os estágios da vida das pessoas. Os formandos terão acesso
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Livro de Atas
CISA 2015
não apenas a uma grande variedade de meios de comunicação (ver tabela 1), mas também a um
grande número de fontes de recursos.
Os sistemas de interação asseguram a comunicação bilateral entre os formandos, formadores, uma
vez que permitem o acesso em qualquer altura, e em qualquer lugar, para recolha de materiais de
estudo, aceder a atualizações ou trabalhos intermédios, enviar dúvidas para fóruns do curso, ler
mensagens dos colegas e dos formadores e/ou tutores, entrar em diálogo on-line com a turma virtual,
estabelecer ligação de videoconferência com o formador ou com os colegas, etc.
2.1 Videoconferência
Nos anos noventa do século XX, especialmente os avanços no campo da telemática, colocaram à
disposição das escolas e centros de formação a possibilidade de reproduzir a sala de aula,
expandindo-a de um lugar físico bem demarcado, para um grande lugar virtual, feito de locais
situados a distâncias variadas. Estas tanto se podem situar no campo como nas grandes cidades,
interligadas por linhas de comunicação que ao mesmo tempo que mantém o contacto audiovisual em
tempo real entre professores e alunos, acrescentou recursos tecnológicos que originam uma nova
dinâmica de comunicação.
Atualmente a videoconferência é o recurso mais promissor no campo das aplicações de comunicação
na formação em linha. Fruto da velocidade da internet atual, é perfeitamente viável utilizar os
dispositivos pessoais: PC, Tablet ou Telemóvel para realizar videoconferência pela Internet, com
alguma qualidade, mesmo para várias pessoas em simultâneo (Ghosh, 2014).
A videoconferência para sala de aula virtual, recorre ao mesmo princípio, utilizando vários tipos de
linhas para transmissão em tempo real para salas remotas reais ou virtuais, que possuam o mesmo
equipamento básico: uma câmara acoplada a um computador, microfone e teclado. A televisão digital
interativa (TDT) poderá ser o grande impulsionador desta tecnologia de comunicação em linha,
tirando partido de uma nova modalidade de formação designada por t-Learning, como já acontece em
vários países, nomeadamente no Brasil (Simon et al., 2012). A integração de periféricos projetados
especialmente para enriquecer a comunicação inclui equipamento de vídeo, áudio, software para
edição e partilha de documentos e computador que auxiliam as apresentações do formador e dos
formandos, permitindo o uso de animações, imagens e textos, e o acesso à Internet, nomeadamente
através da televisão interativa.
A videoconferência é o meio que mais se aproxima da sala de aula tradicional, permitindo a interação
entre formandos e formador em tempo real. Apesar da semelhança com a aula presencial, a dinâmica
e o material precisam de ser remodelados, reduzindo os pontos fracos, potencializando as vantagens
do meio de comunicação.
O número de participantes de uma videoconferência depende da quantidade de pontos instalados
com o equipamento. Este não é um meio de comunicação que permita a utilização simultânea em
larga escala. Atualmente, organizações como a ooVoo, permitem a utilização gratuita de
videoconferência até 12 participantes, podendo ser utilizado o PC, telemóvel ou Tablet, o que para
formação em grupos de trabalho, nomeadamente no campo empresarial, é perfeitamente viável
(OOVOO, 2015).
Na videoconferência, os recursos gráficos saem do padrão A4 tradicional da transparência para o
formato de ecrã, muito mais semelhante ao computador do que ao livro. Este formato é mais
compatível a apresentação de tópicos e palavras-chave do que com textos longos e de letras
pequenas.
O uso de tecnologias interativas no ensino e formação a distancia, mais especificamente a
teleformação, tem crescido como tendência nos países mais avançados, a tal ponto que “ser
interativo” tornou-se uma pré-condição necessária. Pode-se apontar algumas razoes para esse facto,
nomeadamente (Cho, Cheng, & Lai, 2009):
a valorização do trabalho colaborativo nas empresas e industrias;
a popularização do modelo construtivista que valoriza o processo coletivo e o contexto em que se
dá a formação;
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Livro de Atas
CISA 2015
a diminuição dos custos de transmissão e dos custos dos equipamentos que permitem a conexão
entre pessoas e recursos através das tecnologias de comunicação para os mais variados
objetivos.
A teleformação permite que a formação possa ocorrer dos mais variados modos, nomeadamente pelo
uso de tecnologias e recursos locais ou remotos, metodologias e estruturas de estudo, cenários de
aplicação e casos de estudo, para diferentes níveis e tipos de alunos, pelos conteúdos que
respondem a uma variedade de motivações filosóficas e estratégicas nas mais diversas instituições,
sejam elas educacionais ou não (Haney et al., 2012). De forma a garantir a qualidade da formação
em linha que é oferecida pelas instituições de ensino e formação, foram constituídos diversos grupos
de trabalho que regularmente efetuam o rastreio da oferta formativa (Jon Rosewell, 2014).
2.2 Recursos na Formação Mediatizada
O objetivo das ferramentas mediatizadas, vulgo multimédia, é integrar várias tecnologias – voz, vídeo
e dispositivos computacionais (incluem-se aqui PCs, Tablets e Smartphones), numa única interface. A
possibilidade de interação e navegação do utilizador muda de acordo com o software e o
equipamento disponível para o uso. A utilização de som, imagens animadas, gráficos, ilustrações,
vídeo, links, etc., propiciam um número ilimitado de alternativas.
O uso dos dispositivos computacionais não só para formação a distância mas também para o
enriquecimento da aula presencial abre toda uma gama de possibilidades, que terão maior ou menor
sucesso em diferentes lugares, dependendo, do público a que se destina, dos conteúdos e,
obviamente, dos próprios objetivos da formação.
A utilização de ferramentas de autoria para desenvolvimento de software com suporte à publicação
na Web, como Flash, Java, Html5, etc., veio revolucionar por completo a oferta multimédia na
Internet, ao ponto de ser possível hoje apresentar aplicações de suporte ao ensino e/ou
aprendizagem ricos em recursos multimédia e em interatividade, totalmente suportadas na Web,
gratuitas, facilitando muito a preparação de conteúdos, podendo estes posteriormente serem
partilhados pelos vários intervenientes no processo. A título de exemplo, referem-se as aplicações de
escritório eletrónico que permitem trabalho colaborativo, mas que podem ser utilizadas em contexto
educativo, nomeadamente o Google Drive (Google, 2015). Esta aplicação, para além dos ficheiros
tradicionais de processamento de texto, folha de cálculo e apresentações, permite a incorporação de
vários tipos de ficheiros e aplicações tais como planeamento e gestão de projetos, imagens, gráficos,
desenho, diagramas, CRM, entre outros, sendo uma mais valia para o ensino e formação a distância,
vindo a ser utilizado nesse campo, por várias instituições (Rowe, Bozalek, & Frantz, 2013).
Pepper, apresenta diversas alternativas para quem pretende criar apresentações usando software
gratuito. Para além do Google Drive, referido anteriormente, são apresentadas ferramentas como o
Prezi, PowToon, 280 Slides e slides.com, já amplamente utilizadas em todo o mundo (Pepper, 2013).
As aplicações de formação mediatizada para dispositivos computacionais no ensino e formação estão
divididas em diversas categorias (Ghosh, 2014):
CAI – Computer Assisted Instruction – usa o computador como uma máquina de ensinar que
apresenta conteúdos para atingir específicos mas limitados objetivos educacionais. Existem várias
modalidades de CAI, incluindo instrução e prática, tutoriais, simulações, jogos e solução de
problemas;
CBM – Computer-Based Multimedia – HyperCard, hypermedia é uma geração de robustas,
sofisticadas e flexíveis ferramentas, cuja aplicação vai desde a simulação até à Realidade Virtual;
CBT – Computer Based Training – Treino baseado em Computador, normalmente pela utilização
de CD/DVD-ROM (idêntico ao CAI);
CMC – Computer Mediated Communication – descreve as aplicações via computador que facilitam
a comunicação. Alguns exemplos incluem e-mail, computer conferencing e electronic bulletin
boards;
CMI – Computer Managed Instruction – usa o computador e os dispositivos de armazenagem e
recuperação de dados para organizar a formação e acompanhar o progresso e os trabalhos dos
alunos. A formação não é necessariamente apresentada pelo computador;
24
Livro de Atas
CISA 2015
TBT – Technology Based Training, Treino baseado em tecnologias de âmbito alargado, abarcando
Internet, simulação, multimédia e realidade virtual destacando o enorme poder da tecnologia em
tornar a aprendizagem mais fácil e mais agradável;
WBT – Web Based Training – Treino baseado na utilização da Internet, recorrendo às tecnologias
assentes na Web, em linha ou não.
2.3 Aprendizagem via Internet
Apresentadas como símbolos de modernidade e, muitas vezes, usados como diferencial de qualidade
pelo marketing das escolas com o objetivo de conquistar novos públicos, as tecnologias de suporte
ao ensino e formação a distância, não são mais do que instrumentos (recursos) didático-pedagógicos.
Como tal, podem ser utilizados tendo como base, modernos ou antigos paradigmas educacionais.
Libertar os alunos para “navegar” na Internet não significa que de facto esteja a acontecer
aprendizagem. No hiperespaço da Web, na Internet, os estudantes estão expostos a um imenso
volume de informação, em que grande parte do material disponível não tem qualquer valor para a sua
formação e educação. Os alunos têm um potencial muito grande e são aprendizes ávidos por
conhecimento, mas necessitam de ser acompanhados e guiados de forma a saberem o que fazer na
Internet.
A Internet possui várias características que levam a que esta tecnologia tenha de ser encarada como
fundamental para o ensino e formação nos dias de hoje, nomeadamente:
ambiente bastante amigável: permite a sua manipulação por utilizadores com pouca experiência
na utilização do computador;
capacidade multiplataforma: possibilidade de acesso às informações por diferentes plataformas
de hardware e software;
capacidade hipertexto/hipermédia: a estrutura da informação não é linear, e a capacidade da
Web para apresentar a informação em formato não linear (documento hipertexto/ on-line) é parte
substancial de seu êxito;
capacidade multimédia: na WWW podem ser distribuídos documentos multimédia, isto é, texto
integrado com som, imagens e vídeo, possibilitando ao professor enriquecer o material didático,
tornando-o mais claro e motivador;
disponibilidade gratuita de: clientes, servidores, aplicações auxiliares para vídeo e áudio de
formatos diversos;
capacidade interativa ampliada: formulários e scripts CGI, Active Server Pages ou PHP e
ferramentas como applets Java, ActiveX, Shockwave, Flash, Authorware, Neobook, entre outros,
permitem a interação do utilizador com o sistema de um modo mais completo do que a simples
navegação; possibilitando a integração com outros serviços da Internet;
disponibilidade de conteúdos: a Internet é a maior e mais diversa fonte de recursos de
informação disponível atualmente no mundo;
capacidade de servir como sistema standard de distribuição de informação, aberto na Internet:
leva a uma fácil distribuição do conhecimento entre os utilizadores;
oferece flexibilidade de horário: por ser uma ferramenta assíncrona, permite que o aluno estude
o material disponibilizado na Web no momento em que lhe for mais adequado.
A tecnologia têm influenciado de uma forma significativa o nosso modo de viver. Embora o
computador tenha uma existência relativamente curta, já se encontra bem integrado no processo de
aprendizagem. Com a evolução da Internet temos de nos consciencializar que essa tecnologia pode
ser um instrumento para criação, distribuição e consumo de conteúdos cada vez mais ricos em
conteúdos, mas que por outro lado requerem do formador, grande disponibilidade e conhecimento na
sua conceção (Haney et al., 2012). Os benefícios são vários, conforme apresentado na tabela a
seguir.
Tabela 1 Benefícios da Internet para a aprendizagem
25
Livro de Atas
CISA 2015
Benefícios
Descrição
Redução de
Custos
A aprendizagem por Computador baseada na Internet pode demorar 80 a 50% do
tempo que seria necessário em formação presencial clássica. As empresas ao
colocarem os conteúdos disponíveis na Internet beneficiam dum meio de
disseminação que os faz chegar de imediato a todos os seus funcionários.
Informação na
Hora
O aluno pode a qualquer momento consultar a informação que necessita.
Aprendizagem
Controlada
Com os ambientes LMS (Learning Managment System) a aprendizagem deixa ser
obrigatoriamente efectuada numa sala de aula, pode agora ser efectuada a partir
de casa. Por outro lado a aprendizagem do aluno pode ser monitorizada.
Autoestudo
Estudantes podem converter informação em conhecimento mediante o seu
próprio plano de estudo e as suas disponibilidades.
Interatividade
Os avanços da tecnologia e consequentemente da Internet permitiram que se
tenham desenvolvido ambientes de aprendizagem interativos. Estes ambientes
de aprendizagem vieram revolucionar o processo educativo. O aluno pode por
exemplo, ouvir ou ver repetidamente uma aula apresentada pelo instrutor.
Acessibilidade
Individualmente, em qualquer lugar e a qualquer hora, o aluno pode comunicar
com o instrutor ou com colegas sem que tenham de estar no mesmo espaço
físico.
Uniformidade de
Conteúdos
A informação é distribuída de uma forma consistente para todos os utilizadores.
Conteúdo
Personalizável
A informação pode ser desenvolvida tendo o utilizador individual em mente. Os
cursos e os respetivos programas podem ser criados de forma a que cada
utilizador explore os seus pontos fortes e fracos mediante o interesse pessoal.
Atualização
Rápida de
Conteúdos
Alterações de produtos e de conteúdos podem ser efetuadas em tempo real,
incrementando a taxa de aquisição de conhecimento, especialmente importante
para a área do marketing.
3. E-Learning: Modelos e Tecnologias
No mundo académico, várias ferramentas têm sido desenvolvidas com o objetivo de apoiar a
elaboração de material didático, observando-se principalmente a autoria pelo professor e a
navegação do estudante no material didático apresentado.
Ignorar a existência da Web/Internet é uma atitude comparável à de um estudante que não conhece e
não usa a biblioteca da sua instituição e não consulta revistas nem outros livros, além dos manuais
do curso, uma vez que a Internet será a maior biblioteca do mundo. No entanto, tanta informação cria
um problema de organização do acesso a essa mesma informação. Existem disponíveis no mercado,
vários ambientes colaborativos criados especificamente para o ensino e formação a distância
utilizando tecnologia e serviços Web, também conhecidos por Sistemas Integrados de e-learning ou
LMS (Learning Management Systems).
A adoção de um sistema integrado de e-Learning, pode assegurar uma qualidade padronizada
perfeitamente adequada às necessidades do processo de ensino e formação a distância oferecido.
No entanto, nem sempre o modelo pedagógico, mais adequado ao tipo de assunto e conteúdos de
aprendizagem, se identifica com sistemas integrados, havendo neste caso necessidade de proceder
a alterações no sistema, que melhor o adaptem às circunstâncias.
A ideia de transportar o modelo de aprendizagem colaborativa para o e-learning, requer o
desenvolvimento de ferramentas específicas de apoio a essa actividade. Diversos grupos de trabalho
26
Livro de Atas
CISA 2015
em todo o mundo têm vindo a desenvolver normas e definindo critérios e funcionalidades para a
implementação da aprendizagem colaborativa com sucesso no e-learning.
Um dos grupos que mais tem lutado para a criação de um padrão neste campo é sem dúvida o IMS
Global Learning Consortion, Inc., principalmente no campo da normalização do desenvolvimento de
aplicações para e-Learning que suportem a interactividade de indivíduos portadores de incapacidade
física e/ou motora (IMS).
No processo de ensino e aprendizagem a distância, existem três grupos de interesse fundamentais
na implementação de sistemas integrados de e-Learning:
Formador/Autor
Aluno/Formando
Administrador
Administrador
Sistema Integrado
de E-Learning
(Gestão de Conteúdos)
Formador/Autor
Aluno/Formando
Figura 1 - Grupos de interesse num Sistema Integrado de e-Learning
Cada grupo de interesse necessita de um conjunto de funcionalidades e requisitos para que a
implementação destes sistemas seja efetivamente uma mais-valia para as organizações envolvidas
no processo de Ensino e aprendizagem a distância por via eletrónica.
3.1 Apoio ao Formador/Autor
As funcionalidades de apoio ao professor/autor correspondem a funcionalidades de autoria dos
cursos, do acompanhamento dos alunos durante o processo de aprendizagem e de avaliação. Entre
as várias funcionalidades destacam-se as seguintes:
Suporte ao Planeamento do Curso: ferramentas de apoio ao projeto inicial do curso, através de
esboço hierárquico ou de estruturação detalhada através da definição de unidades, tópicos,
descrições e ligações de referência para páginas dentro ou fora do ambiente de aplicação.
Eventualmente, podem ser usados modelos para facilitar este trabalho.
Suporte à Apresentação do Curso: ferramentas para o professor formatar e apresentar aos alunos os
objetivos da aprendizagem, informações gerais do curso como organização das aulas, lista de
tópicos, critérios de avaliação, conteúdo do curso, tarefas a serem realizadas e questões que devem
ser respondidas. Esta apresentação poderá ser, por exemplo, na forma de texto, vídeo-clips ou
ligações para páginas da Web.
Suporte à Gestão do Curso: Ferramentas que permitem aos professores a recolha de informações
relacionadas com o progresso dos alunos ou grupos na estrutura do curso, podendo eventualmente
permitir ou restringir o acesso a determinados recursos educacionais. A gestão do curso é facilitado
quando o sistema permite ao professor acompanhar sessões de estudo com grupos pequenos de
alunos.
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Livro de Atas
CISA 2015
Suporte à Reestruturação Rápida do Curso: Ferramentas que proporcionam mecanismos para troca
da estrutura do curso e as suas atribuições. Isto pode ser feito através de ferramentas para
importação de materiais de curso do professor, movimentação de módulos ou revisão/adição de
materiais.
Suporte à Avaliação: Ferramentas para auxiliar o processo de avaliação através do envio e retorno de
perguntas práticas, testes, exames, feitos de modo individual ou em grupo. Eventualmente, os
sistemas podem proporcionar ferramentas que auxiliem o processo de elaboração de questões.
3.2 Apoio ao Aluno/Formando
As funcionalidades de apoio ao aluno correspondem a ferramentas que auxiliam a aprendizagem em
ambiente de rede, nomeadamente:
Suporte à pesquisa na Web: ferramentas para visualização de hiperdocumentos que possuem
ligações para qualquer lugar da Web além de criação, exibição, atualização e gestão de bookmarks
ou listas de links.
Suporte à comunicação síncrona: ferramentas para troca de informações de forma on-line,
nomeadamente a existência de ferramentas de chat, videoconferência e salas de aula virtuais.
Suporte à comunicação assíncrona: ferramentas para troca de informações de forma off-line,
nomeadamente a existência de ferramentas de correio eletrónico e acesso a fóruns de discussão.
Suporte à cooperação síncrona: ferramentas para o compartilhamento de uma base de dados, como
por exemplo a existência de suporte à coautoria de conteúdos, controlo de versões, whiteboard.
Suporte à cooperação assíncrona: ferramentas para troca de arquivos de forma não on-line para o
armazenamento e recuperação das informações obtidas e geradas individualmente e/ou em grupo,
nomeadamente a capacidade de serviços de bulletin board, incluindo a capacidade de fazer
download e upload de ficheiros na Web.
Suporte à descrição dos participantes: ferramentas para conhecimento inicial do professor/formador e
dos colegas que trabalharão cooperativamente. Por exemplo, pode ser proporcionado suporte à
inclusão de uma página web do participante com fotografias, experiências, interesses e informação
para contacto.
Suporte à perceção das ações dos outros participantes: ferramentas para perceção daquilo que os
outros estão a fazer ou que fizeram anteriormente.
Suporte à tomada de decisão: ferramentas que auxiliam os alunos de um grupo na solução de
problemas. Por exemplo, ferramentas de votação para categorização das propostas a serem votadas,
a votação propriamente dita e a contagem dos votos.
Suporte à coordenação das atividades em grupo: ferramentas para planificação das atividades e
divisão das tarefas a serem realizadas em grupo para que este consiga atingir os objetivos de forma
organizada e produtiva.
Suporte à autoavaliação: ferramentas de perguntas práticas relacionadas com os conteúdos do curso,
cuja finalidade é permitir a identificação de falhas em relação ao domínio de estudo ou detetar
imperfeições no estilo pessoal de aprendizagem.
Suporte ao estudo efetivo: ferramentas que apoiam à prática de um estudo efetivo, nomeadamente
através da anotação de conteúdo privada, da geração de um guia de estudo de tópicos selecionados
pelo aluno, minicursos de como estudar ou ferramentas para revisão do domínio de estudo.
3.3 Apoio à Administração do Sistema
As funcionalidades inerentes à administração de sistemas, correspondem às de autorização para
acesso e de segurança dos dados, nomeadamente:
Suporte à autorização para acesso – ferramentas usadas para dar acesso e outros privilégios para
grupos específicos de utilizadores. Estes acessos podem ser especificados pelo administrador para
que, mediante palavras-chave, apenas os produtores do curso tenham acesso à criação e
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Livro de Atas
CISA 2015
ferramentas de gestão do curso e que apenas os alunos identificados como sendo participantes no
curso tenham acesso.
Suporte à segurança dos dados – ferramentas usadas para impedir a perda dos dados, pelo que o
sistema deve possuir mecanismos de backup local.
4. Desenvolvimento de Cursos para E-Learning
A criação de um curso direcionado para o e-learning carece de especiais atenções, por isso uma
planificação antecipada é fundamental para antever e evitar atrasos de programas e custos
excessivos.
O conteúdo é o componente mais importante no e-learning, e sobre este componente vários aspetos
deverão ser levados em consideração no momento da sua produção, nomeadamente:
Direitos de autor sobre conteúdos eletrónicos;
Plataforma de gestão e armazenamento de dados;
Controlo sobre as atualizações dos conteúdos;
Formato dos conteúdos;
Gestão dos conteúdos;
Os sistemas integrados de suporte ao e-learning tipicamente possuem uma estrutura baseada em
objetos de aprendizagem (LO – Learning Object), definidos pela norma SCORM
(http://scorm.com/scorm-explained/), sendo que cada objeto deve possuir um objetivo de
aprendizagem. Estes elementos também são denominados objetos reutilizáveis e são armazenados
na base de dados. Eles podem ser reutilizados e modificados independente do tipo de média de
entrega.
Normalmente os alunos não veem a estrutura dos objetos de aprendizagem. Nos cursos de elearning terá que se definir padrões e regras que determinem cada um destes objetos. Por outras
palavras, é preciso definir o que caracteriza um objeto de aprendizagem em cada curso.
Um objeto de aprendizagem é um conteúdo que garante que uma habilidade específica ou um
conhecimento seja transmitido, e que inclua uma atividade prática e uma avaliação (Mortimer, 2002).
Muitos dos cursos que hoje se apresentam como soluções de e-learning resultam da conversão de
cursos inicialmente desenhados para ensino presencial. Um projeto de conversão introduz novos
conceitos e processos de desenvolvimento, pelo que algumas questões relacionadas com esse
assunto poderão surgir, nomeadamente:
Tempo necessário para a adaptação de conteúdos – reserve o tempo necessário para
pesquisar ferramentas que possam ajudar na conversão entre diferentes formatos, nomeadamente
documentos escritos, dos quais não possuímos os originais, podem ser reconhecidos por OCR
(Optical Character Recognition), pelo que a digitalização é o primeiro passo, posteriormente,
poderá ser utilizado o serviço on-line gratuito, disponível em http://www.free-ocr.com/, para
proceder à sua conversão. O serviço permite reconhecimento de texto em várias línguas, incluindo
Português.
Tempo e custo de desenvolvimento dos conteúdos de multimédia – ter os textos, imagens,
gráficos, vídeos não é suficiente para se oferecer conteúdos para e-learning. A utilização de
ferramentas profissionais são dispendiosas, além disso é necessário organizar os conteúdos para
que os mesmos façam sentido, numa aplicação enriquecida com vários tipos de médias, imagem
(estática/animada), áudio, vídeo e texto. Para edição gráfica vetorial, a opção recai sobre o
Inkscape, disponível em https://inkscape.org, para várias plataformas e de código e utilização livre.
Para edição de imagem, existem várias opções livres, nomeadamente o Paint.Net (para Windows
apenas, disponível em http://www.getpaint.net), no entanto o GIMP, disponível em
http://www.gimp.org, é multiplataforma, sendo utilizado tanto por iniciantes como por profissionais.
Edição e formatação – depois de ter os conteúdos é necessário garantir que os mesmos não
contém erros, as imagens possuem as dimensões e definição correta, áudio e vídeo deverão ser
editados para que os tempos mortos sejam retirados. Para edição de áudio, a opção recai sobre o
freeware Audacity, disponível em http://audacity.sourceforge.net/, também disponível para várias
29
Livro de Atas
CISA 2015
plataformas. Quando à edição de vídeo, existem poucas alternativas de qualidade e que sejam de
livre acesso e utilização, no entanto o VideoPad disponível numa versão freeware em
http://www.nchsoftware.com/videopad/ é uma excelente opção. Para Linux o freeware Pitivi,
disponível em http://www.pitivi.org, é uma excelente opção. Relativamente à preparação de slides
para apresentação, já foram referidas anteriormente algumas ferramentas, no entanto o
LibreOffice, disponível em http://www.libreoffice.org, é uma excelente opção livre a par das
ferramentas do Google Drive.
Localização e alojamento de conteúdos – Após ter os conteúdos prontos é necessária uma
plataforma que os disponibilize, com o controlo necessário aos diversos níveis de acesso. O
Moodle, disponível em https://moodle.org, é atualmente a ferramenta livre preferida das
instituições de ensino e formação para disponibilização de conteúdos de suporte ao e-learning.
Podemos optar por instalar uma cópia num servidor institucional ou em alternativa, utilizar uma
cópia de um sistema operativo Linux previamente configurado para máquinas virtuais VMWare ou
Virtualbox, ambas disponíveis em https://bitnami.com/stacks.
Internacionalização de conteúdos – sempre que na preparação de uma formação for expectável
a utilização dos conteúdos por alunos ou formandos que não falem a língua materna do
desenhador do produto para a formação, deverá ser equacionada a produção dos conteúdos em
formato multilingue.
Padrões de desenho pedagógico e educativo – A preparação de conteúdos para e-learning
devem na medida do possível, respeitar as normas e os padrões definidos internacionalmente ao
nível da comunicação humano-computador e da acessibilidade. Deverá ser dada especial atenção
à consistência na apresentação e disposição dos elementos gráficos, tamanho de fonte de texto e
conjugação de cores. Mais informações sobre requisitos, normas e padrões de usabilidade,
poderão ser encontradas em http://www.usabilitynet.org/tools.htm.
Renovação e atualização de materiais antiquados – Com o passar do tempo é natural que
determinados conteúdos se tornem obsoletos ou inúteis. Assim, deverá ser considerada a
possibilidade de periodicamente ser efetuada a revisão dos conteúdos.
Preparação para o e-Learning síncrono – Cada vez mais a incorporação de tecnologias de
comunicação síncrona é essencial. Com a disponibilização de conteúdos on-line, temos apenas
uma componente – a de autoestudo. Deverá ser equacionada a possibilidade de, em
determinados dias, em momentos previamente estabelecidos, serem disponibilizadas
comunicações em formato de aula virtual, Webinar (apresentação para audiência específica sem
intervenção dos assistentes) ou de videoconferência com apresentação de conteúdos, espaço de
escrita, e áudio, partilha de ecrã, em que a participação do formador recai no papel de moderador.
Para Webinar existem plataformas gratuitas, com algumas limitações, como por exemplo a
plataforma AnyMeeting disponível em https://www.anymeeting.com, que tem uma versão livre que
permite até 200 pessoas conectadas a uma sessão. Existe uma solução de código aberto,
designada
por
Apache
OpenMeetings,
multiplataforma,
disponível
em
http://openmeetings.apache.org, que pode ser livremente instalada num servidor local corporativo,
possibilitando numa única aplicação, o agendamento das ações apresentações, a incorporação de
áudio e videoconferência, partilha de ecrã, apresentação de conteúdos, assim como a gestão
efetiva de participantes.
Atendendo ao conjunto de interações que naturalmente irão ser proporcionadas, o criador de um
curso de e-learning deverá ter em atenção que este não deve ser concebido só do ponto de vista da
preparação e disponibilização dos conteúdos, deve ser projetado também para ilustrar os prováveis
resultados das decisões dos alunos e para permitir o feedback sobre a efetividade dos alunos em
resolver os problemas tratados.
No desenvolvimento das atividades em grupo dos cursos de ensino a distância, e particularmente no
e-learning, os alunos participam ativamente e precisam conhecer, estudar e pesquisar sobre todos os
assuntos que digam respeito ao curso, pelo que o simples facto de se publicar conteúdos na Web já
funciona como motivador e faz com que os alunos tenham essas preocupações.
5. Conclusão
A evolução das tecnologias de informação e comunicação obrigou os agentes educativos a
repensarem todo o processo de ensino/aprendizagem. Os recursos de comunicação e de Interação
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Livro de Atas
CISA 2015
estão cada vez mais potentes, podendo hoje assistir-se a teleconferências (vídeo e áudio) com
grande qualidade. Estes recursos potenciaram o surgimento de aplicações para ensino e formação à
distância cada vez mais evoluídos, em termos de interatividade e ferramentas de comunicação.
As tecnologias de multimédia estão hoje extremamente avançadas fazendo prosperar uma indústria
de conteúdos para a Internet com recurso a diversos médias (texto, imagem, áudio e vídeo). Por
outro lado, as ferramentas de desenvolvimento e de autoria privilegiam atualmente a ligação à
Internet, pelo que praticamente todas as novas aplicações fazem uso desse recurso.
Através da publicação de conteúdos e materiais on-line, das tecnologias de comunicação síncrona e
assíncrona, criou-se uma nova forma de ensinar e de aprender – o e-learning. O aumento crescente
das capacidades de processamento dos computadores pessoais, permitem novas formas de estudo,
através de aplicações multimédia interativas, jogos didáticos, mundos 3D, simulação, realidade virtual
e aumentada, entre outros, só possível com as performances dos sistemas computacionais atuais. A
computação móvel, é atualmente outro desafio enorme para os produtores de conteúdos para o elearning uma vez que o m-learning é cada vez mais utilizado, atendendo a que quer os tablets quer
os smartphones possuem grandes capacidades de processamento.
Integrados com a Internet surgiram várias aplicações de gestão de aprendizagem (LMS), que são
sistemas integrados de e-learning, praticamente todos baseados no mesmo modelo de aprendizagem
colaborativa na Web. Esses ambientes integrados constituem o suporte tecnológico para a gestão de
todas as atividades, nomeadamente, de conteúdos, de utilizadores, acesso aos conteúdos, das
comunicações síncronas e assíncronas, representando uma mais-valia para as organizações que
apostam nesta atividade.
O e-Learning é efectivamente uma oportunidade para muitas empresas, organizações e instituições,
gerarem novas fontes de rendimento e novas oportunidades de negócio.
Para quem aprende representa forçosamente uma mudança de atitude nas técnicas de
aprendizagem, a grande dificuldade prende-se agora com a filtragem efectiva do que tem significado
e que representa efectivamente valor acrescentado em termos científicos.
A panóplia de aplicações para desenvolver, editar e publicar conteúdos para e-learning,
nomeadamente as aqui apresentadas, representam um potencial a utilizar quer pelas pessoas em
termos individuais, quer pelas organizações, evitando gastos com aquisição de software proprietário,
tirando partido assim das aplicações de código aberto e de utilização livre.
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32
Livro de Atas
CISA 2015
NOVAS COMPETÊNCIAS PARA O SECRETARIADO CONTEMPORÂNEO
Susana de Salazar Casanova
1
Universidade Europeia | Laureate International Universities
susana.casanova@europeia.pt
Sandra Miranda
2
Escola Superior de Comunicação Social , Instituto Politécnico de Lisboa
smiranda@escs.ipl.pt
Abstract
A profissão de secretariado tem-se afirmado nos últimos anos como uma profissão em constante
evolução. Tal facto deve-se à inovação que a tecnologia impulsionou e que contribuiu para o aumento
da importância que o secretariado desempenha dentro das organizações. A crescente necessidade
de internacionalização por parte das empresas - em particular nas últimas décadas face à crise
financeira -, tornou imprescindível que também os profissionais de secretariado adquirissem
conhecimentos no âmbito do protocolo internacional e da comunicação multicultural. Estas novas
competências do secretariado visam um apoio mais abrangente aos gestores, nas suas tarefas de
exploração de novos mercados, com vista à promoção e à comercialização de bens e serviços
noutros continentes. O objetivo deste estudo passa por (1) analisar as competências exigidas pelos
empregadores no recrutamento de profissionais especializados na área do secretariado; (2) Analisar
o valor de mercado dos diferentes perfis funcionais da carreira de secretariado; (3) Analisar a
pertinência percebida das novas competências – protocolo empresarial e comunicação multicultural–
por parte de profissionais de secretariado. Para o efeito foram analisados os anúncios publicados em
portais de emprego entre 1 de setembro de 2014 e 31 de dezembro de 2014, e as tabelas de
remuneração da Egor e da Page Personnel, para 2015. Foram ainda realizadas entrevistas
semiestruturadas a sete profissionais na área do secretariado. Os resultados mostram que as
empresas exigem profissionais com licenciatura em secretariado e assessoria de direção. Verifica-se
ainda a solicitação de profissionais com competências core de gestão e com licenciatura em gestão.
Para além disso, verificou-se ainda que os profissionais nesta área valorizam as competências
inovadoras na profissão, nomeadamente o protocolo e comunicação multicultural.
Palavras-chave: profissional de secretariado, competências multiculturais, protocolo internacional,
inovação.
Introdução
Profissão de secretariado: uma perspetiva contemporânea
Ao longo de séculos, o secretário foi sempre uma figura com grande poder de influência junto de
quem tinha o poder, elevando a profissão e destacando-a por ser um cargo de elevada confiança
(Borges, 2011).A profissão evoluiu, desenvolveu-se ao longo do século XX, acompanhando o
desenvolvimento global das empresas, em particular, nas últimas décadas do século XX, reajustandose face ao desenvolvimento massivo das tecnologias de informação.
De acordo com Marques dos Santos (2014), o secretariado contemporâneo pode definir-se como:
1
Quinta do Bom Nome, Estrada da Correia, nº 53. 1500-210 Lisboa.
2
Campus de Benfica do Instituto Politécnico de Lisboa. 1549-014 Lisboa.
33
Livro de Atas
CISA 2015
“Profissional que desenvolve a sua atividade na área do apoio administrativo e da assessoria direta e
que se pauta pela eficiência, pela compreensão e visão sistémica da organização onde desempenha
a sua atividade e que contribui de forma pró-ativa e assertiva para a obtenção dos objetivos
estratégicos organizacionais (Marques dos Santos, 2014:19).
Na Tabela 2, elaborada a partir de (Borges, 2011), podem observar-se as tarefas que estão hoje na
dependência dos profissionais de secretariado.
Tabela 2: Tarefas do secretariado
Tarefas comuns
Registo
e
correspondência
distribuição
Tarefas específicas
de
Atualização da página web
Redação de textos
Compras e fornecimentos
Arquivo
Apoio na área de recursos humanos
Atendimento telefónico e presencial
Atividades no âmbito dos serviços financeiros
Gestão de agenda
Ações no domínio da comunicação, do marketing e da
publicidade
Organização de reuniões e outros
eventos
Organização de viagens
Traduções e retroversões
Como é facilmente observável, as principais tarefas são de gestão e de grande comprometimento,
como por exemplo as desenvolvidas ao nível da organização de eventos ou de viagens, que
requerem formação específica em vários domínios (Pascual, 2005).As funções são adaptadas à
estrutura organizativa da empresa, pelo que, numa empresa de menor dimensão, as tarefas sejam de
âmbito mais singular, como as que são elencadas na coluna tarefas específicas(France, 2009).
Apesar de ainda existirem estereótipos em relação às tarefas do secretariado, certo é que a profissão
se sedimentou e tem um hoje papel definido e de destaque nas organizações(Marques dos Santos,
2014).Gomes, Pacheco, Marujo, Teixeira, & Teixeira, (2014) identificaram os principais estereótipos
associados à profissão e que se ilustram na Figura 2.
Figura 2: Estereótipos
34
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CISA 2015
De facto, alguns dos estereótipos relacionados com determinadas tarefas, podem transmitir uma ideia
de limitação desta profissão, reduzindo-a a ações de menor impacto (ideia generalizada de que estes
profissionais passam os dias a servir café à chefia) ou tratar de assuntos pessoais. A este respeito
Esclapez (2004:37) menciona: “la secretaria no ha de servir el café, simplemente lo llevará en una
bandeja y lo depositará sobre la mesa acondicionada para ello”.
Importa salientar que o dia-a-dia dos profissionais de secretariado, são ajustados à dimensão de cada
organização,e pautados por outras atividades de responsabilidade, como o são a atuação em
representação da chefia no relacionamento com parceiros de negócio ou clientes, no atendimento
presencial a visitantes, na alocação de tempo a determinadas tarefas, na autonomia para gerir
prioridades, na administração da agenda da chefia com maior ou menor independência para a
3
administrar , na organização e na coordenação de eventos, na contratação de serviços da mais
4
diversa ordem, na coordenação de equipas , no planeamento e compra de viagens e de serviços
associados, nas atualizações diversas no domínio da comunicação digital e da presença da
organização na Internet, além de obrigações específicas ligadas à área dos recursos humanos ou
financeira, entre outras(Marques dos Santos, 2014; Uriguën, 2009; Bete D’Elia, Magali Amorim &
Mauricio Sita, 2013).
Profissão de secretariado: Competências inovadoras
Um dos objetivos deste artigo é efetuar uma reflexão sobre a profissão e sobre as competências
inovadoras que, na atualidade, são exigidas a estes profissionais. A existência de profissionais
especializados é um requisito fundamental em qualquer modelo de organização, independentemente
da sua dimensão (Sotomayor, Rodrigues, & Duarte, 2014).
Na Tabela 3, estruturada com base em quadros teóricos de Marques dos Santos (2014) e de Borges
(2011), listam-se diversas competências e traça-se a evolução das competências tradicionais para as
inovadoras – ambas integram o novo perfil de quem exerce a profissão de secretariado.
Tabela 3: Competências tradicionais e inovadoras
Competências tradicionais
Competências inovadoras
Conhecer a estrutura e os órgãos
sociais da organização
Estar ao corrente da estrutura da organização, da visão e da
estratégia
Conhecer a etiqueta
Dominar as regras de protocolo oficial e empresarial
Estar ao corrente
informáticas
Estar a par
organização
dos
das
inovações
assuntos
da
Dominar as principais ferramentas informáticas e os meios
de comunicação digital
Recolher e distribuir informação sobre a organização, o
mercado e a concorrência
Estar disponível
Ter disponibilidade para determinados horários ajustando-se
à chefia
Falar vários idiomas
Falar idiomas de mercados específicos
Respeitar a organização e a chefia
Gerir relacionamentos interpessoais e administrar várias
chefias e equipas
Saber comunicar
Ajustar a comunicação aos diversos públicos
3
4
Assunto que está diretamente relacionado com a personalidade de cada chefia.
Incluem elementos de secretariado, receção e, dependendo da dimensão da organização, podem acrescer o motorista e a
copeira.
35
Livro de Atas
CISA 2015
Competências tradicionais
Competências inovadoras
Saber receber
Estar apto a receber e lidar com pessoas de outras culturas
Ser adaptável
Adaptar-se a cada situação
Ter discrição
Ter ética profissional
Solicitar orçamentos
Saber negociar
Ter boa imagem
Ter a sua imagem ajustada aos objetivos e à missão da
organização
Ter bom senso
Agir com bom senso e ser criativo nas mais diversas
situações
Ter cultura geral
Estar atualizado
concorrência
Trabalhar em equipa
Trabalhar em equipa, acompanhar a chefia e estar apto a
trabalhar em ambientes virtuais
Recolher informação para tomada de
decisão
Ser autónomo na tomada de diversas decisões
sobre
o
mundo,
o
mercado
e
a
A função de secretariado existe para assessorar chefias e outros elementos da estrutura organizativa,
por exemplo, no apoio às equipas de gestão numa grande diversidade de tarefas, com vista a permitir
que estes obtenham um maior proveito do seu tempo e se foquem em temas core de
gestão(Sotomayor et al., 2014).
O secretariado é de tal forma essencial nas organizações que, por norma, nem em situações de
downsizing é dispensado (Uriguën, 2009). A manutenção (ou contratação) de profissionais desta área
é essencial porque são estes que acolhem e acompanham os convidados à sala onde as reuniões
têm lugar, que conhecem o tratamento que deve ser oferecido a um cliente, que tratam de dominar a
cultura e a forma de comunicar com parceiros estrangeiros, atentam às questões relacionadas com a
multiculturalidade, que marcam viagens e selecionam hotéis, entre tantas outras atividades
(Esclapez, 2004). Algumas destas competências são absolutamente cruciais para criar empatia e boa
imagem na relação da empresa com o cliente (Vieira, 2014).
Contudo, mesmo quem detém uma vasta experiência profissional deve estar ciente da época em que
se vive: acelerada, competitiva e extraordinariamente exigente. Ter consciência que é preciso estarse ativo e esforçar-se por se manter atualizado profissionalmente, desenvolvendo competências e
reforçando os conhecimentos domínios específicos, como o são o protocolo e a comunicação
multicultural (Garcia-Lomas, 2014).
36
Livro de Atas
CISA 2015
Protocolo empresarial
O protocolo empresarial diz respeito a um conjunto de normas de atuação que devem ser
estruturadas no seio de cada empresa e às quais todos os colaboradores devem respeitar (Alvarado,
2011). A necessidade de utilização do protocolo nas empresas foi, em grande parte, impulsionado
pelo fenómeno da globalização (Garcia-Lomas, 2014). A utilização do protocolo trás a mais-valia de
relevância inquestionável que é a melhoria da convivência e da qualidade das relações interpessoais
– aspetos cruciais para o exercício de uma qualquer profissão (Correas, 2004). De facto, o protocolo
facilita as relações internas e externas da empresa, uma vez que, quando existem normas, torna-se
mais simples manter atuações assertivas e contactos mais duradouros(Garcia-Lomas, 2014).
A aplicação das regras protocolares é inerente ao dia-a-dia de quem exerce a função de secretariado,
qualquer que seja a dimensão da organização(Esclapez, 2004). Na Figura 3, elencam-se algumas
ações que exigem conhecimentos protocolares.
Figura 3: Situações protocolares
Nas mais variadas tarefas do secretariado, o conhecimento desta área concorrerá para a promoção
da excelência e diferenciação na interação com shareholders e stakeholders (Esclapez, 2004).
Comunicação intercultural e comunicação multicultural
A palavra cultura tem um amplo significado e vai sendo adquirida com o desenvolvimento do
indivíduo, permitindo assim, a existência de uma atuação em sociedade. Refere-se à maneira como
se pensa, sente e age mediante as normas e os valores que mais se salientam a sociedade. Segundo
Hofstede, Hofstede, & Minkov (2010), a cultura pode ser entendida como uma programação coletiva
da mente distinta entre os membros de um grupo, e referindo-se aos valores que são conhecidos
para o mesmo. Tem um papel valioso no pensamento do indivíduo e na forma de estar dos outros; os
gestores precisam de desenvolver um global mindset, para poderem identificar quais são as
mensagens e os sinais culturais ao lidar com parceiros estrangeiros.
“The ability to recognize and adapt to cultural signals so that you intuitively see global opportunities
and are effective in dealing with people from different backgrounds around the world.” (Solomon &
Schell, 2009:37).
De igual modo, os profissionais de secretariado, devem acompanhar esta tendência e munir-se
destes novos atributos para melhorar o apoio às chefias. Apresenta-se uma breve distinção entre
comunicação intercultural e comunicação multicultural. (1) Comunicação multicultural - refere-se à
relação entre pessoas e diferentes culturas, ou seja, o que acontece quando dois ou mais grupos se
juntam e interagem. Centra-se no papel da comunicação na criação e na negociação de identidades
partilhadas e na compreensão da comunicação, inserida numa determinada cultura (Gudykunst,
2003); (2) Comunicação intercultural - é uma área de investigação que procura compreender como é
que as pessoas de diferentes países e culturas se comportam, comunicam e são percebidas, no
contexto diário profissional (Candlin, Antos, & Knapp, 2010). Envolve outras áreas científicas, além da
comunicação: antropologia e psicologia. Adicionalmente, analisa a interação pessoal entre membros
de diferentes grupos.
37
Livro de Atas
CISA 2015
Compreender a comunicação multicultural, mais direcionada para a comparação entre culturas, pode
ser um pré-requisito para entender a comunicação intercultural (Arasaratnam & Doerfel, 2005). A
distinção entre os conceitos existe, embora nem sempre seja evidente (Martin & Nakayama, 2009).
Segundo Hofstede et al. (2010), quando se pretende desenvolver um estudo sobre uma cultura
específica, o que é manifestamente evidente são os comportamentos. Estes podem refletir, por
exemplo: prioridades, orientação temporal, formas de tratamento, processos de tomada de decisão,
tipo de liderança, tipo de autoridade, forma de lidar com regras e procedimentos ou, ainda, as
características do relacionamento entre os grupos (Halbriter de Sousa, 2006). É por estes motivos
que, por vezes, alguns dos vetores que mais conflitos tendem a promover são atitudes
comportamentais observáveis: a pontualidade, as crenças subjacentes ou os valores que enunciam
que existem diferenças (Morrison & Conway, 2006). Até os profissionais mais experientes podem,
com facilidade, esquecer-se de que os indivíduos atuam de forma diversa face a determinados
estímulos, que existem múltiplas influências culturais que afetam a interpretação de mensagens e,
também, que, consequentemente, esses comportamentos influenciarão o desenrolar de uma relação
empresarial e negocial (Griffith, 2002).
O secretariado e as competências do novo perfil de gestor
A estrutura das organizações transformou-se radicalmente nas últimas décadas, sendo os gestores
mais autónomos(Moleiro Martins, 2011).Na Figura 4, construída a partir Veiga (2006), de Borges
(2011) e de Marques dos Santos (2014), sintetizam-se alguns dos atributos que são esperados dos
profissionais de secretariado.
Figura 4: Atributos esperados dos profissionais de secretariado
O contributo que cada indivíduo pode oferecer, enquanto recurso de uma organização, passa pela
sensibilidade cultural que conseguiu desenvolver e pela capacidade de se ajustar às diferenças
culturais (Rego & Pina e Cunha, 2009). Esta competência é fundamental para os gestores e, por
inerência de funções, também aos profissionais de secretariado. As valências culturais, assim como
as experiências internacionais são preponderantes em ambiente de negócios (Cohen, 1997). Tornouse indispensável às empresas formarem profissionais com inteligência cultural para prosseguirem os
seus fins comerciais e gerirem equipas dispersas em várias geografias (Norales, 2006).É necessário
documentar-se, ser-se flexível e ter capacidade de adaptação, tal como é forçoso que se esteja
preparado para atuar localmente (Spencer-Rodgers & McGovern, 2002).
“Our world is run by money. The only way to be able to gain power in the world is through your
economic status. A major part of gaining economic status is to be able to negotiate and to do business
with people of different cultures. The technology available in this age simplifies the task.” (Martin &
Nakayama, 2009:4)
Na Tabela 4, construída a partir de Rego & Pina e Cunha (2009:94) indicam-se algumas
competências essenciais inerentes aos gestores globais.
38
Livro de Atas
CISA 2015
Tabela 4: Competências inerentes aos gestores globais
Competência
Objetivo
Definir
(1) Definir a estratégia da empresa e promover a sua internacionalização; (2) Definir
práticas de atuação em certos mercados;
Coordenar
(3) Coordenar as atividades internacionais; (4) Coordenar ações a desenvolver
localmente;
Gerir
(5) Gerir mercados onde a empresa atua;
Atuar
(6) Atuar como intermediário cultural, procurando interpretar as exigências locais e
comunicar eficazmente com os parceiros internacionais.
Face às competências ilustradas é preciso entender os valores, as atitudes para agir sem entrar em
rota de colisão com a sensibilidade cultural local e que isso é essencial para o sucesso.
Ao desenharem uma estratégia de internacionalização, as organizações estão conscientes de que
esta não se resume à apresentação dos serviços ou dos produtos da empresa; refere-se à aquisição
de conhecimentos sobre a história, o sistema político, económico e social de um Estado (Solomon &
Schell, 2009). A abordagem a um novo mercado é um processo complexo a nível cultural (Zhao &
Parks, 1995). Há ainda outros elementos fundamentais como a língua, a religião, o estilo de
comunicação ou os procedimentos de uma negociação (Deresky, 2010). Todos estes aspetos são
comuns a gestores e a profissionais de secretariados.
Tendo em consideração esta mudança na forma como as competências da profissão de secretariado
têm vindo a ser concetualizadas, quisemos analisar e contextualizar o caso português neste cenário.
Para o efeito, neste estudo propomo-nos a alcançar os seguintes objetivos: (1) analisar as
competências exigidas pelos empregadores no recrutamento de profissionais especializados na área
do secretariado; (2) Analisar o valor de mercado dos diferentes perfis funcionais da carreira de
secretariado; (3) Analisar a pertinência percebida das novas competências – protocolo empresarial e
comunicação multicultural – por parte de profissionais de secretariado.
Metodologia
Amostra
5
A amostra é constituída por 7 mulheres com idades compreendidas entre os 25 e 55 anos (M =39,6;
DP=10,2). A experiência profissional varia entre os 2 anos e os 32. Os percursos profissionais e
respetivos curriculadas mulheres que constituem a amostra são muito distintos com vista à obtenção
de dados que ilustrem a diversidade do tecido empresarial nacional.
Apesar de terem percursos diferenciados, todas mantêm contactos internacionais no desempenho da
sua atividade, pese embora o facto de nenhuma acompanhar internacionalmente a respetiva chefia,
quando estas viajam em trabalho. Uma das entrevistadas trabalhou durante um ano numa empresa
multinacional, fora de Portugal.
As principais regiões com que têm contactos são: Países Africanos de Língua Oficial Portuguesa,
países da União Europeia, países membros fundadores dos BRICS (Brasil, Rússia, Índia, China e
África do Sul), países asiáticos, além dos mencionados, o Japão, a Coreia do Sul e Singapura. Uma
das entrevistadas evidencia necessidade de contactos com Estados do Médio Oriente, Caraíbas e
América do Norte.
Ao nível da formação académica, observa-se que 5 têm uma licenciatura (Língua Portuguesa e
Línguas Estrangeiras Aplicadas na vertente de Assessoria Empresarial, Investigação Social Aplicada,
5
Média e desvio padrão.
39
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CISA 2015
Relações Internacionais, Secretariado e Comunicação Empresarial, Assessoria de Direção), 1 um
Curso Superior de Secretariado e 1 outra uma certificação de formação avançada em Assessoria
Empresarial e, 2 das respondentes, além da licenciatura, uma pós graduação em Imagem, Protocolo
e Organização de Eventos.
Procedimento
Para alcançar o objetivo 1, analisaram-se seis anúncios de emprego publicados entre 1 de setembro
de 2014 e 31 de dezembro de 2014, através dos seguintes portais online de emprego
designadamente:http://www.net-empregos.com,
www.empregos.pt,
www.maisemprego.pt,
http://www.empregosonline.pt, www.pagepersonnel.pt e www.expressoemprego.pt.
Para alcançar o objetivo 2 foram analisadas as tabelas de remuneração da EGOR e da Page
Personnel.
Finalmente, para alcançar o objetivo 3 foram realizadas entrevistas semiestruturadas a profissionais
na área do secretariado. Os objetivos do estudo foram explicados e as entrevistas foram marcadas
com antecedência por via telefónica. Foram contactadas 7 mulheres e não se registaram recusas. As
entrevistas foram realizadas em local calmo e confortável e foram gravadas com o devido
consentimento. A entrevista mais curta teve a duração de cinquenta minutos e a mais longa de uma
hora e trinta e cinco minutos; a média foi de duração foi de uma hora e dez minutos. As gravações
das entrevistas foram posteriormente ouvidas e os conteúdos narrativos analisados e organizados em
categorias pré-definidas.
Resultados
Através da análise de anúncios de emprego, foi possível verificar que as empresas exigem
profissionais com licenciatura em secretariado ou em assessoria de direção. Verifica-se ainda a
solicitação de profissionais com competências core de gestão e com uma licenciatura em gestão.
Na Figura 5 podem observar-se as solicitações dos empregadores para a posição de Técnico de
Secretariado, para a de Secretária Executiva e de Secretário de Administração.
40
Livro de Atas
CISA 2015
Figura 5: Ofertas de Emprego – Técnico de Secretariado, Secretária Executiva e Secretário de Administração
Constata-se que as empresas solicitam conhecimentos de línguas estrangeiras, de informática, de
comunicação e gestão documental. Nos três anúncios verifica-se que um dos requisitos é a formação
superior, ao nível da licenciatura, tendo uma das empresas pedido mestrado.
Na Figura 6 podem observar-se quais são as solicitações dos empregadores para a posição de
Personal Assistant.
Figura 6: Ofertas de Emprego – Personal Assistant
Constata-se que para o perfil funcional de Personal Assistant as empresas solicitam conhecimentos
idênticos, ou seja, de línguas estrangeiras, de informática e de comunicação, mantendo-se como
requisito a licenciatura.
Por fim, na Figura 7, podem observar-se as solicitações dos empregadores para a posição de Office
Manager.
41
Livro de Atas
CISA 2015
Figura 7: Ofertas de Emprego – Office Manager
Constata-se que para o perfil funcional de Office Management as empresas pedem uma licenciatura
(gestão, direito, economia ou contabilidade), mantendo-se a solicitação de línguas estrangeiras,
informática e comunicação.
6
Pode concluir-se da leitura efetuada aos anúncios de emprego que, para se exercer a profissão, é
necessário: conhecer bem a empresa/instituição, compreender as políticas da empresa/instituição, ter
excelente capacidade de comunicação e de organização, ser um elemento chave na recolha e na
partilha de informação, relacionar-se e trabalhar bem com a chefia e com colegas,
independentemente de qual seja a sua posição na estrutura organizacional, saber definir prioridades
e capacidade para gerir o dia-a-dia de trabalho, contribuir para rentabilizar o tempo do gestor e
facilitar o seu desempenho, ter discrição e preocupação pela salvaguarda de dados, saber controlar e
lidar com a crítica, além de gerir as emoções, ajustar-se aos contextos de mudança e ser criativo, ter
uma atitude solucionadora de problemas, relacionar-se com habilidade com clientes e parceiros
internacionais, demonstrar profissionalismo, ter boa postura, imagem e comportamento distintos,
entender o gestor e conhecer os seus hábitos, tempos e formas de trabalhar, representar a chefia em
certas reuniões ou micro eventos, estar a par e dominar as últimas ferramentas informáticas, falar
línguas estrangeiras, procurar desenvolver-se, atualizar-se frequentando formação superior e
formação especializada em áreas conexas.
Para concretizar o segundo objetivo, analisou-se o “Survey Salarial” (2015) editado pela Egor e que
7
pode ser consultado no site . O estudo resultou de uma pesquisa efetuada diretamente no mercado
pela Egor, cujas fontes foram compiladas a partir do contacto direto com candidatos a processos de
seleção e/ou através de informação fornecida via a página da Egor, na Internet. Os dados da Figura 8
são referentes a uma remuneração anual fixa, cujos valores são ilíquidos em euros, para a carreira de
secretariado. Note-se que a estes valores, acrescem as demais condições fixadas por cada
organização, em particular.
Figura 8: Egor, valores para remuneração anual fixa
6
Além dos exemplos apresentados, para esta sumula observaram-se outros exemplos, nas mesmas fontes e períodos
temporais atrás indicados.
7
Estudo consultado a 25 de janeiro de 2015: http://www.egor.pt/404/266.html.
42
Livro de Atas
CISA 2015
A empresa Page Personnel, com uma área de recrutamento dedicada ao “Secretarial & Management
8
Support” publicou o seu estudo de remuneração para 2015, também para vários perfis funcionais da
carreira de secretariado que resumidamente se apresentam na Figura 9.
Figura 9: Page Personnel, valores para remuneração anual fixa
Para a concretização do objetivo 3, recorreu-se a entrevistas semiestruturadas, com um conjunto de
vinte questões que visaram a obtenção de informação diversa, pessoal e profissional, sobre o perfil
de cada entrevistada- idade, formação académica, experiência profissional, identificação das
competências técnicas e pessoais relevantes, papel do profissional de secretariado na atualidade,
informação sobre a organização onde trabalha e respetivas localizações geográficas, países com que
a organização mantém contactos, tempo de permanência nessa empresa, diferenças que encontrou
face à cultura de origem ao integrar esta organização, se acompanha a chefia em viagens, aspetos
positivos e negativos do relacionamento com outras culturas, que competências são exigidas na área
da multiculturalidade, casos reais de conflitos culturais que tenha experienciado, descrição da
aplicação das regras protocolares no exercício da função, existência ou não de um manual de
protocolo na organização onde trabalha, identificação das competências que são diferenciadoras no
contexto profissional e os grandes desafios da profissão para o futuro - cujos resultados e conteúdos
foram organizados por categorias que se podem consultar na Tabela 5.
Tabela 5: Conteúdos das entrevistas semiestruturadas organizados por categorias
Categoria
Sub-categoria
Competências
técnicas
Resposta
“Domínio das ferramentas informáticas, idiomas, protocolo e organização de
eventos, comunicação.”
“Conhecer os princípios e regras da empresa (Valores/Missão) […]. Agenda planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção […];
conhecimentos de informática necessários ao cumprimento da função ex.: SAP,
BW, Excel, World, Powerpoint, etc.); línguas estrangeiras faladas e escritas; ter
poder de decisão, liderar situações desconfortáveis, gerir equipas, organizar
encontro/seminários, conhecer bem todos os equipamentos que estão
disponíveis, capacidade analítica.”
“As línguas estrangeiras são fundamentais, especialmente o inglês, bem como o
domínio das ferramentas do Office […].”
“[…] Capacidade de comunicação, o planeamento, a organização e a gestão do
networking. As línguas, destacando-se o inglês e o espanhol, também são de
grande importância não esquecendo a Língua Portuguesa, bem como
conhecimentos informáticos.”
“Domínio das ferramentas informáticas, internet, línguas (inglês, castelhano,
outras). O conhecimento de protocolo multicultural é desejável num mundo cada
vez mais global. Naturalmente, que de acordo com o tipo de empresa/área de
8
Apresenta os valores associados à dimensão da empresa: pequena, média e grande. Estudo consultado a 25 de janeiro de
2015: http://www.pagepersonnel.pt/productsApp_pp_pt/doco/ER_secretarial.pdf.
43
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Categoria
Resposta
negócio, poderão ser exigidas competências específicas.”
“Dominar novas tecnologias, saber fazer um atendimento presencial ou
telefónico de excelência, organizar eficazmente todas as atividades e fazer uma
adequada gestão do tempo. Deve ainda ter-se capacidade de escrita.”
Sub-categoria
“Capacidade de organização, bom senso, discrição, simpatia.”
Competências
pessoais
“Presença, sigilo, educação, pontualidade; assiduidade; experiência,
organização, controlo do stress; empatia, assertividade trabalho em equipa,
antecipar decisões; conhecer os seus limites, dar atenção aos outros,
comunicação verbal, integração na equipa; saber-se respeitar; capacidade de
adaptação, iniciativa, otimismo.”
“Capacidade de trabalhar sob pressão, resiliência, capacidade de priorizar
tarefas, facilidade à adaptação a novas realidades.”
“[…] Calma e talvez umas das mais importantes características que uma
assessora deve ter: a discrição. Sabemos de muita coisa, direta ou
indiretamente, e é de extrema importância manter sigilo absoluto sobre tudo o
que ouvimos e/ou nos é dito.”
“[…] Atitude proativa, como motor para a adaptação às exigências das
empresas. […] Interesse e conhecimento da empresa e área em que se trabalha
por forma a poder dar a resposta que é exigida. Considero que um perfil maduro
e rico em experiências/vivências/estabelecimento e manutenção das relações
interpessoais é crucial para uma adaptação às realidades, que nos dias de hoje,
alteram muito rapidamente e também às diversas pessoas com quem
trabalhamos/interagimos.”
“Proatividade, sentido de responsabilidade, resistência ao stress e sobretudo
"vestir a camisola", ou seja, muita dedicação à empresa e respetivos valores.”
“Capacidade de autocontrolo, saber trabalhar em situações de stress, ser
discreta, organizada e ética.”
Papel
secretariado
do
“A profissão de secretariado está mais diversificada e é muito importante que os
profissionais se consigam adaptar à mudança para continuarem a desempenhar
as suas funções o melhor possível.”
“O papel de uma secretária é muito executivo. À secretária são atribuídas
funções e responsabilidades para as quais ela tem de ter a capacidade decidir,
liderar, gerir.”
“O profissional de secretariado é um colaborador formado que pode auxiliar a
sua chefia em muitas tarefas libertando-o para tarefas de maior importância e
que só poderão ser tratadas pelo próprio. Somos profissionais bastante
autónomos e versáteis e uma mais-valia quando nos é dada liberdade e
autonomia para exercermos a nossa profissão.”
“O papel destes profissionais é cada vez mais amplo e de difícil definição. A
verdade é que o leque de tarefas que estes profissionais desempenham é tão
vasto que o seu papel é certamente central na grande maioria das empresas.”
“Um facilitador da chefia nas mais variadas áreas e, dependendo da
organização e da chefia, um assessor da chefia.”
“Fundamental para a sobrevivência da chefia. Antecipar decisões “substituir” e
“decidir” a chefia em todos os assuntos que estão ao seu alcance.”
“Considero que o trabalho desenvolvido pelo secretariado é “quase invisível”, é
o profissional que tem multifunções, que tem de dominar “todos os assuntos” da
empresa para saber desempenhar as suas funções adequadamente. Dominar
os assuntos da empresa de forma profissional e adequada, não em forma de
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Categoria
Resposta
conversas de corredor. A secretária é muitas das vezes o primeiro contato com
a instituição, pelo que deve ter uma imagem adequada e profissional.”
Diferenças
encontradas face à
sua cultura de
origem
“Os métodos de organização e o facto de ter mudado de uma empresa
multinacional para uma sociedade “familiar”.”
“Tendo trabalhado durante cerca de 25 anos em multinacionais de origens
diversas, ao integrar uma empresa nacional e de uma área de negócio muito
específica, senti, acima de tudo o formalismo (na forma de trabalhar, no trato),
que não era comum nas empresas anteriores.”
“A principal diferença foi o simplificar de tratamentos e processos. Nos
contactos externos que efetuo deixou de haver preocupação com “Doutores e
Engenheiros”, somos parte de uma empresa, a trabalhar para um todo e as
necessidades da empresa passaram a sobrepor-se às necessidades pessoais.”
“Especialmente o tratamento sem títulos - na terceira pessoa do singular, mas
sem títulos.”
“Apesar de ser uma empresa inglesa, essa cultura não se reflete na
organização. Deste modo, não encontrei muitas diferenças culturais. No
entanto, como sempre trabalhei com chefias de diferentes nacionalidades
(americana, espanhola, colombiana e italiana), pude em cada um dos casos
experienciar as respetivas diferenças e especificidades culturais, desde a
pontualidade, rigor e exigência até uma maior ou menor proximidade ao nível de
tratamento. No último ano estive a trabalhar em Madrid e aí senti as diferenças
culturais, como os horários das refeições, as saudações, uma cultura mais
efusiva e menos reservada que a nossa.”
“Como tive oportunidade de trabalhar com dinamarqueses e portugueses como
chefia verifiquei diferenças significativas. Os dinamarqueses muito mais
pragmáticos, cumpridores de horários, liberdade / gestão de tempos e confiança
na equipa em relação aos portugueses.”
“Quando iniciei a minha atividade nesta instituição o que notei foi o informalismo
existente no dia-a-dia, face à minha anterior função de secretário de diretor
clinico numa instituição ligada à área da saúde. Atualmente e desempenhando
funções de secretária de Reitoria há um cariz diferenciado no que diz respeito à
postura, imagem e tarefas desenvolvidas à restante comunidade académica.”
Alvo de algum
choque cultural
“Lembro-me de uma situação vivida com um chefe inglês, mas que viveu alguns
anos no Brasil, antes de liderar a empresa em Portugal. Um dia pediu-me para
lhe fazer uma massagem nas costas, tendo eu recusado, de uma forma muito
educada, embora no momento não soubesse muito bem como reagir. Mais
tarde, falámos sobre o assunto e entendi que ele considerava normal, uma vez
que era uma prática habitual com a sua secretária no Brasil e ele entendeu que
em Portugal não é considerado “normal”.”
“Hábitos alimentares e costumes sociais e religiosos.”
“Não sendo um choque, considerei que os colegas de instituições semelhantes
no Brasil são pouco formais no que diz respeito à comunicação. Não havendo
proximidade e sendo assuntos profissionais há que manter a comunicação
nesse nível.”
Aspetos positivos
e negativos das
diferenças
culturais
“A diversidade cultural é muito positiva para o nosso desenvolvimento pessoal e
profissional. Há uns tempos achei muito engraçado descobrir que o povo
brasileiro identifica o símbolo # como "jogo da velha" quando fazia uma
conferência telefónica.”
“De positivo, considero o conhecimento, o alargamento dos nossos horizontes,
a compreensão e o entendimento que adquirimos em contacto com outras
45
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culturas. Penso que me tem tornado uma pessoa mais rica em termos pessoais
e profissionais. Por outro, lado, temos a possibilidade de dar a conhecer a
nossa própria cultura, e portanto há uma situação de dar e receber. Digamos
que não considero aspetos negativos, poderemos, com algumas culturas, ter
mais dificuldades.”
“As diferenças culturais, desde que respeitadas, não trazem pontos negativos.
Se recebemos colegas, por exemplo, que vêm de uma cultura muçulmana
automaticamente, ao escolher o menu, excluímos a carne de porco, se forem
colegas norte-americanos evitamos pratos de peixe pelo fato de não estarem
tão familiarizados como nós com o peixe com cabeça e espinhas e optamos por
filetes. São pequenas ações que fazem os nossos visitantes sentir-se bem
acolhidos e que em nada nos prejudica. De positivo considero a perspetiva
diferente que pode haver na resolução de problemas.”
“A aprendizagem que existe sobre diferentes formas de pensar e de agir. É
sempre uma mais-valia interagir com pessoas com diferentes backgrounds. A
mim sempre me trouxe um à vontade maior a interagir com os clientes. Sintome sempre mais bem preparada. Quando não se compreende ou desconhece
essas diferenças culturais, podem tornar-se numa barreira à comunicação,
dificultando os negócios.”
“Num ambiente profissional, penso que um dos benefícios das diferenças
culturais é permitirem conhecer diferentes formas de trabalhar que contribuem
para o desenvolvimento de diversas competências profissionais e até pessoais,
como a tolerância, abertura a novas formas de pensar e trabalhar. Como aspeto
menos positivo e da minha experiência com chefias de diferentes
nacionalidades/culturas,
mas
inevitável,
destaco
o
período
de
adaptação/conhecimento até conseguirmos desenvolver em pleno o trabalho.”
“Os benefícios positivos são a abertura de horizontes, conhecimento de novas
técnicas de trabalho, aprendizagem de novas línguas, etc. Os negativos são
com África – a lentidão na resolução de problemas, a marcação de reuniões e a
desconfiança exagerada. Com a Ásia não admitem falhas e são muito exigentes
em termos de cumprimento das regras acordadas (horários, prazos, etc.).”
“Os fatores positivos são a partilha de experiências e formas de trabalhar
diferentes e que nos dão conhecimentos para que em contactos futuros
possamos melhorar no nosso trabalho. Algumas das dificuldades estão ligadas
à comunicação.”
É
desejável
desenvolver
competências na
área
da
multiculturalidade
“Sim considero que para um profissional de secretariado é muito importante a
questão da multiculturalidade.”
“Considero que sim, em algumas situações pode fazer a diferença.”
“Sim, estamos num mundo cada vez mais globalizado e é importante um
profissional de secretariado estar preparado para qualquer contato que possa
ser feito.”
“Desejável sim, mas obrigatório não. É preciso informar-se no caso de trabalhar
com pessoas que tenham culturas muito diferentes, mas isso é algo que pode ir
sendo feito durante o exercício dessas funções.”
“Sim, considero desejável conhecer algumas diferenças/especificidades
culturais, tendo, no entanto, cuidado com as generalizações e ideias préconcebidas. Considero importante ter conhecimentos nesta área e sobretudo
estar alerta para a área da multiculturalidade.”
“Penso que é sempre uma mais-valia. Pode não ser no presente mas cria
competências para o futuro.”
“Sim considero importante o desenvolvimento de competências na área da
46
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Categoria
Resposta
multiculturalidade para o exercício das funções de secretariado/assessoria de
direção.”
Situação
de
conflito cultural
“Na organização de uma conferência de vendas internacional, com a marcação
de refeições a propósito de uma visita de clientes Árabes. Necessidade de
conhecer hábitos alimentares/religiosos (não comem carne de porco e cumprem
o Ramadão) e foi ainda preciso disponibilizar uma sala para rezar. Mas no geral
é preciso ter conhecimento prévio se são ou não vegetarianos.”
“Há bem pouco tempo, estava um grupo de clientes chineses na sala de
reuniões a tratar de um processo demorado, em que o acompanhante da
empresa tinha necessidade de sair da sala para procedimentos diversos. Num
dos momentos em que regressou à sala, encontrou os clientes a comer melão à
fatia, sem quaisquer condições, com a mesa e o chão todos sujos.”
Eventos
empresariais em
que aplica regras
de protocolo
“Almoços com embaixadores, eventos em que participam ministros e exministros, e mesmo em reuniões com clientes.”
“Na receção de clientes, em refeições, em reuniões, na comunicação em geral
(verbal, escrita).”
“A nível da Universidade quando recebemos convidados e em cerimónias
oficiais como entrega de diplomas, por exemplo.”
“Eventos em que temos pessoas dos vários escritórios (e países) da empresa
presentes ou mesmo eventos com clientes de vários países.”
“Receções de Cônsules e Ministros.”
Competências
diferenciadoras no
contexto
profissional
“Proatividade e adaptação às constantes mudanças profissionais.”
“Penso que a mais importante é a capacidade de perceção e análise das
situações e a necessária / consequente adaptação.”
“A versatilidade e a capacidade de resistência ao stress.”
“As interpessoais. Um profissional que tenha competências técnicas
irrepreensíveis, mas que não consiga, por exemplo, ter empatia para com os
colegas e que, consequentemente, não consiga estabelecer uma ligação com
eles dificilmente terá um futuro brilhante.”
“Para além das que referi na pergunta 4, no contexto profissional atual,
considero de extrema importância a capacidade (rápida) de adaptação a novos
desafios/contextos/mudanças, a capacidade de atualização, estar em
permanente aprendizagem e atualização de novas tecnologias, métodos de
trabalho, processos, procedimentos, etc.”
“Profissionalismo, experiência, abertura e flexibilidade.”
“As competências que considero fazerem a diferença no contexto atual são o
domínio da tecnologia e de diferentes idiomas, com particular atenção ao
inglês.”
Desafios
profissão
da
“Na minha opinião o maior desafio será a reestruturação da profissão e a
adaptação dos profissionais.”
“Como consequência da autonomia das chefias, em empresas maiores, a
secretária pode ser relegada para funções menos aliciantes. Por outro lado,
como as funções de secretária são cada vez mais abrangentes, não são raras
as vezes (especialmente em empresas mais pequenas) em que a secretária
desenvolve muitas das tarefas de suporte (multitasking), podendo não
desenvolver um trabalho com tanta qualidade como gostaria. Estas
contingências podem proporcionar uma motivação e um desafio pessoal extra,
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sendo encaradas como uma oportunidade de crescimento e valorização pessoal
e profissional. O equilíbrio entre a motivação, o sentir-se parte da equipa, um
desempenho de excelência e a sua vida pessoal são o grande desafio para o
futuro.”
“Para além da constante luta pela valorização da profissão, a continuação da
adaptação às novas tecnologias, usando-as a nosso favor, e a capacidade de,
cada vez mais, sermos profissionais globais e versáteis.”
“A multidisciplinaridade (por necessitar de profissionais excelentes em cada vez
mais áreas) e a constante necessidade de disponibilidade além das 8h diárias
de trabalho.”
“Conseguir reinventar a função e demonstrar a sua mais-valia, porque num
contexto cada vez mais tecnológico e de autonomia das chefias, aliado a cortes
orçamentais, muitas vezes facilmente se considera a função vazia e
consequentemente dispensável. Por outro lado, é cada vez mais importante
profissionalizar a função e investir na formação dos profissionais de
secretariado, o que muitas vezes é descurado pelas organizações, mas também
pelos profissionais.”
“É extremamente desmotivante sentir que as organizações não consideram
fundamental/importante um investimento na formação destes profissionais,
porque, em muitos casos, reduzem as suas funções a atender telefones,
responder a emails e agendar reuniões, considerando que qualquer pessoa
pode fazer este trabalho.”
“Capacidade de adaptação e permanente vontade de evoluir.”
“Os desafios são imensos cito aqueles que considero mais importantes: saber
dar resposta ao crescente nível de exigência da profissão, com domínio das
múltiplas técnicas de secretariado, tecnologias e línguas. Ser polivalente,
responsável e discreto.”
Discussão
Da análise de anúncios de emprego, foi possível constatar a exigência dos empregadores no
recrutamento, sendo que a licenciatura em secretariado ou em assessoria de direção é um requisito
fundamental. De acordo com a Executive Manager da Page Personnel, Sílvia Nunes (2015), numa
9
entrevista à Human Resources Portugal , “a secretária assume cada vez mais um papel
preponderante na performance das empresas, somando às suas funções responsabilidades como
gestão do economato, controlo de fornecedores externos e custos fixos, permitindo às empresas
poupanças de mais de 40%” (Nunes, 2015). A mesma fonte indica que “o perfil mais procurado é o de
Secretária de Direção, representando 48% dos processos. Esta continuará a ser uma tendência em
2015 especialmente para sectores como Farmacêutica & Saúde e Legal. A média salarial dos perfis
recrutados ao longo do ano é de 21 000 Euros/ano”.
Nunes (2015) reforça que “entre as competências-tendência destacam-se o aumento da procura de
profissionais com formação superior, registado em 68% dos processos - principalmente Licenciatura
em Assessoria de Administração ou Direção, e um número significativo de processos com
componente internacional (24%). A fluência em Espanhol é cada vez mais expressiva (24%), tendo
sido apenas superada pela fluência em Inglês (44%)”.
A análise cuidada dos anúncios apresentados permite constatar que a formação superior é
fundamental, principalmente para os profissionais com ambições de evoluir na carreira. E, em
Portugal, os planos de estudos no ensino superior têm realizado um esforço muito significativo no
sentido de acompanhar estas tendências das empresas. Nomeadamente, a Licenciatura em
9
Artigo consultado em 27 de janeiro de 2015: http://www.hrportugal.pt/2015/01/27/colocacoes-de-perfis-de-secretariadocresceram-77/.
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Secretariado e Comunicação Empresarial, lecionada na Universidade Europeia |Laureate
10,
International Universities, integra na sua estrutura curricular as competências inovadoras
demonstrando o esforço que as universidades têm vindo a desenvolver no sentido de acompanhar as
tendências das empresas.
O conteúdo das entrevistas mostra que uma grande parte das entrevistadas valoriza as competências
técnicas como o domínio das ferramentas informáticas (por exemplo “ferramentas office” e “SAP”),
entre outros), línguas (por exemplo “língua portuguesa”, “inglês” e “espanhol”). Outras competências
surgem com menor frequência de resposta, tendo apenas uma das inquiridas mencionado que o
“protocolo multicultural” é relevante, outra que são necessárias competências na área da
“organização de eventos” e do “protocolo”; de igual modo, apenas uma inquirido menciona que “a
gestão do networking” é importante.
No âmbito das competências pessoais, as inquiridas são unanimes em registar que a “capacidade de
organização” é imprescindível; duas apontam a “capacidade de adaptação”. Individualmente, as sete
respondentes indicam, como fundamental que “a discrição e a simpatia”, “a capacidade de
organização”, “a experiência profissional”, “a capacidade de trabalhar sob pressão”, “atitude proativa”,
“interesse pela atividade da organização” e a “ética”.
Sobre o papel do secretariado responderam, individualmente, que este é “diversificado”, “amplo e de
difícil definição”, “um trabalho quase invisível, é o profissional multifacetado, que tem de dominar
“todos os assuntos”. Duas entrevistadas, responderam que o secretariado é “um facilitador da chefia”
e que serve para “libertar a chefia para tarefas mais importantes”. Uma das respondentes refere “a
capacidade de decidir, liderar, gerir” e outra “antecipar decisões”.
Quando se inquiriu se seria desejável desenvolver competências na área da multiculturalidade, seis
entrevistadas concordam que é “importante a questão da multiculturalidade”, “que pode fazer a
diferença”, que “estamos num mundo cada vez mais globalizado e é importante […] estar preparado
para qualquer contato que possa ser feito”; outra responde que “considero desejável conhecer
algumas diferenças/especificidades culturais, tendo, no entanto, cuidado com as generalizações e
ideias pré-concebidas”, e ainda uma outra “penso que é sempre uma mais-valia”.Apesar das
respostas anteriores obtidas, uma das respondentes indica na sua resposta que “desejável sim, mas
obrigatório não”.
De todas as entrevistadas unicamente duas responderam já terem vivenciado uma situação de
conflito cultural, tendo indicado que estes ocorreram com pessoas de nacionalidade árabe e chinesa,
ambas em situação de natureza profissional.
Sobre a aplicação do protocolo aos eventos empresariais, pode apurar-se através das respostas das
entrevistadas que se identifica uma clara necessidade de aplicação destas regras quando há
encontros com entidades oficiais, como por exemplo “almoços com embaixadores, eventos em que
participam ministros e ex-ministros” e ainda em “receções de Cônsules e Ministros.” Também se
registam respostas que indicam a aplicabilidade do protocolo na “receção de clientes, em refeições,
em reuniões, na comunicação em geral (verbal, escrita) e em “eventos em que temos pessoas dos
vários escritórios (e países) da empresa presentes ou mesmo eventos com clientes de vários países”.
No que se refere às respostas obtidas sobre as competências diferenciadoras no contexto
profissional, salienta-se o que de mais relevante se apurou das respostas obtidas: “proatividade e
adaptação às constantes mudanças profissionais”, “capacidade de perceção e análise das situações”,
a “versatilidade e a capacidade de resistência ao stress”, a “capacidade (rápida) de adaptação a
novos desafios/contextos/mudanças, a capacidade de atualização, estar em permanente
aprendizagem e atualização”, o “profissionalismo, experiência, abertura e flexibilidade” e ainda o
“domínio da tecnologia e de diferentes idiomas, com particular atenção ao inglês.”
Quando interrogadas sobre os desafios da profissão, as entrevistadas apontam individualmente “a
reestruturação da profissão e a adaptação dos profissionais”, “a constante luta pela valorização da
profissão, a continuação da adaptação às novas tecnologias, usando-as a nosso favor, e a
capacidade de, cada vez mais, sermos profissionais globais e versáteis”, a “multidisciplinaridade […]
e a constante necessidade de disponibilidade além das 8h diárias de trabalho”, “reinventar a função e
demonstrar a sua mais-valia, porque num contexto cada vez mais tecnológico e de autonomia das
10
Aceda-se a este link para consultar o plano de estudos: https://www.europeia.pt/oferta-formativa/licenciaturas/licenciaturaspos-laborais/secretariado-e-comunicacao-empresarial#module-tabs1.
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chefias, aliado a cortes orçamentais, muitas vezes facilmente se considera a função vazia e
consequentemente dispensável”, “capacidade de adaptação e permanente vontade de evoluir”, “os
desafios são imensos cito aqueles que considero mais importantes: saber dar resposta ao crescente
nível de exigência da profissão, com domínio das múltiplas técnicas de secretariado, tecnologias e
línguas. Ser polivalente, responsável e discreto.” Uma das respondentes deixa uma nota menos
positiva sobre a visão que ainda existe sobre o secretariado “é extremamente desmotivante sentir que
as organizações não consideram fundamental/importante um investimento na formação destes
profissionais, porque, em muitos casos, reduzem as suas funções a atender telefones, responder a
emails e agendar reuniões, considerando que qualquer pessoa pode fazer este trabalho”.
Conclusões
Pode concluir-se com este artigo que o secretariado é uma profissão em evolução, em permanente
mudança e que tem acompanhado as tendências inovadoras do mercado profissional e do tecido
empresarial português.De facto, os dados das entrevistas mostram a importância,percebida por
profissionais da área, que o protocolo e a comunicação cultural desempenham nas empresas, na
atualidade, sendo este um papel de destaque. Estas são competências são cada vez mais
relevantes, visando o apoio a uma prestação profissional mais assertiva. Sendo uma das missões do
secretariado a assessoria às respetivas chefias e o funcionar com um elemento que lhes
permitaotimizara organização do tempo, torna-se, portanto, evidente esta clara necessidade destes
profissionais alargarem as suas competências e acompanharem as tendências dos negócios
internacionais.
Neste domínio, verifica-se que é determinante falar várias línguas estrangeiras, aplicar as normas de
protocolo empresarial e conhecer as especificidades da comunicação multicultural e do protocolo
internacional.
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Livro de Atas
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FORMAÇÃO SUPERIOR EM SECRETARIADO: ANÁLISE E REFLEXÕES NOS
CONTEXTOS BRASIL-PORTUGAL
Fernanda Geremias Leal
Universidade Federal de Santa Catarina, Brasil
fernanda.leal@ufsc.br
Ana Cristina Brandão Ribeiro Silva
Universidade Federal de Brasília, Brasil
anacbrs@yahoo.com.br
Ana Maria Vieira
Conselho Profissional de Secretariado, Portugal
geral@cpsecretariado.pt
Sónia Sousa
Conselho Profissional de Secretariado, Portugal
geral@cpsecretariado.pt
RESUMO
Este artigo apresenta uma análise comparativa da formação de nível superior em Secretariado das
universidades públicas brasileiras e portuguesas que oferecem o curso. O objetivo foi conhecer os
campos do conhecimento que caracterizam a profissão nesses países, bem como identificar os
principais desafios intrínsecos à formação em ambos os contextos. Metodologicamente, a
investigação caracterizou-se como um estudo de caso de natureza descritiva, exploratória e
predominantemente qualitativa. Os dados foram coletados por meio de documentação e tiveram
como principais fontes as matrizes curriculares dos dezasseis cursos brasileiros e dos oito cursos
portugueses contemplados pelo recorte da pesquisa. Os resultados permitiram identificar as
semelhanças e diferenças nos perfis dos cursos, assim como conhecer o panorama e as perspetivas
de atuação para os profissionais da área em Brasil e em Portugal.
Palavras-chave: Secretariado. Formação. Brasil e Portugal.
ABSTRACT
This paper presents a comparative analysis of the higher education in the Secretariat field of Brazilian
and Portuguese public universities. The objective was to know the fields of knowledge that
characterize this profession in these countries, as well as to identify the key challenges of the
education in both contexts. Methodologically, the study was characterized as descriptive, exploratory
and predominantly qualitative case study. Data were collected through documentation and its main
sources were the curriculum of the sixteen Brazilian and eight Portuguese programs covered by the
research. The results allowed us to identify the similarities and differences in the profiles of the
programs, as well as the outlook and perspectives for professionals in both contexts.
Key-words: Secretariat. Education. Brazil-Portugal.
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1 INTRODUÇÃO
O cenário organizacional contemporâneo, caracterizado pelo elevado nível de complexidade em que
as sociedades se inseriram diante do advento das tecnologias da informação e comunicação, levou
diversas profissões a reestruturarem suas responsabilidades e seus níveis de abrangência, como
forma de manterem-se necessárias ao mercado de trabalho.
Como assessor executivo, consultor, gestor e empreendedor, o profissional de Secretariado, nessa
conjuntura, deixou de limitar-se à execução de práticas operacionais e passou a responsabilizar-se
pelo aperfeiçoamento dos processos da gestão (NONATO JUNIOR, 2009; CARVALHO, ANDRADE,
1999).
Nesse sentido, e considerando-se que os contextos vivenciados influenciam as perspetivas de
atuação dos profissionais, este artigo visa apresentar uma análise comparativa da formação de nível
superior em Secretariado das universidades públicas brasileiras e portuguesas que oferecem o curso.
Entende-se que analisar o enquadramento da profissão sob a ótica de diferentes contextos nos
permite compreendê-la mais amplamente, e assim identificar demandas e estabelecer critérios que
possam contribuir para o seu fortalecimento e para a sua evolução. Nesse sentido, almeja-se
conhecer os campos do conhecimento que caracterizam a profissão de Secretário nesses países,
bem como identificar os principais desafios intrínsecos à formação em ambos os contextos.
Em termos metodológicos, a investigação caracterizou-se como um estudo de caso de natureza
descritiva, exploratória e predominantemente qualitativa. Os dados foram coletados por meio de
documentação e tiveram como principais fontes as matrizes curriculares dos dezasseis cursos
brasileiros e dos oito cursos portugueses contemplados pelo recorte da pesquisa.
Após a presente introdução, apresenta-se o referencial teórico que sustentou a realização da
pesquisa. Em seguida, será detalhada a metodologia adotada, e posteriormente a análise e
discussão dos resultados. Por fim, serão expostas as considerações finais sobre o estudo e as
referências que foram utilizadas.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 Evolução da Profissão de Secretariado no Brasil
Antes da regulamentação propriamente dita, a categoria secretarial promoveu diversos encontros e
reuniões com o objetivo de discutir sobre as ações que poderiam alavancar a profissão.
Consequentemente, fundou a primeira organização designada - clube de secretárias - do Rio de
janeiro, em 16 de dezembro de 1967, que tinha como intuito o aprimoramento cultural, o intercâmbio
de conhecimentos, a prática e a difusão de elevadas normas da ética profissional, dos respetivos
profissionais que exerciam a função de secretário; à época representada por um número maciço de
mulheres. Essa organização foi reconhecida de utilidade pública pela Lei n.º 1.784, de 3 de dezembro
de 1968, da Assembleia Legislativa do Estado da Guanabara. (SABINO, ROCHA, 2004).
Logo depois, se transformou em Associação das Secretárias do Rio de janeiro, em 15 de janeiro de
1970, sendo considerada a primeira associação civil com o objetivo de reunir e agrupar a categoria
secretarial (FIGUEIREDO,1978 apud NONATO JÚNIOR, 2009). Essa associação passou a discutir os
impasses, os desafios e os interesses da categoria para o desenvolvimento da profissão. Com isso,
várias associações surgiram em outros estados brasileiros. Posteriormente essas associações foram
transformadas em entidades, que passaram a promover reivindicações que resultaram em melhorias
para a profissão secretarial. Entre essas, destaca-se a que surgiu em 7 de julho de 1976, com criação
da Associação Brasileira de Entidades de Secretárias (ABES).
Com a criação da ABES ocorreram debates sobre a necessidade de reconhecimento oficial da
profissão. Tal projeto atraiu o interesse dos profissionais, e o que parecia apenas um movimento,
depois de muitos debates e resistências, resultou na homologação da Lei n.º 6.556, de 5 de setembro
de 1978, primeiro documento a reconhecer o Secretariado e suas atividades. No entanto, segundo
essa Lei, o trabalho do profissional de Secretariado era considerado atividade e não profissão.
É importante destacar que nessa época havia grandes dificuldades para se conseguir benefícios,
como regulamentar uma profissão em função do governo autoritário que silenciou profissionais e
53
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estudantes. O Brasil convivia com a ditadura mais longa de sua história, apesar de que naquele
momento já existia uma ideia de frente democrática com o objetivo de derrotar a ditadura e o
surgimento dos marcos do avanço oposicionista com o aumento da consciência sobre a importância
da luta democrática (NONATO JÚNIOR, 2009).
Com a instalação da Nova República, considerada uma época em que o país passou a ser
verdadeiramente democrático, buscando novas normas e regras com a busca por uma nova
constituição (Abertura Política no Brasil), a classe secretarial teve abertura e condições de aprimorar
o texto anterior da Lei atendendo às aspirações da categoria, que entendia a necessidade do
reconhecimento como profissão e não como atividade.
Conseguido esse feito, a profissão foi regulamentada em 30 de setembro de 1985, com a diferença
dos níveis secretariais: técnico e secretário-executivo (nível superior), com a homologação da Lei n.º
7.377. Com a continuidade das discussões em prol da evolução da profissão, bem como a prática da
respetiva Lei, foi necessário realizar alterações e com isso foi promulgada a Lei n.º 9.261 de 10 de
janeiro de 1996, a qual complementou a anterior com a inserção e exclusão de alguns artigos e
incisos, que são interpretados de forma diferente até mesmo pela Delegacia Regional do Trabalho
(DRT), atual Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE), principalmente no que se
refere ao artigo 3º. Contudo, é importante comentar que essa legislação estabeleceu a profissão
evitando classificação errada pelas organizações e beneficiou um maior número de profissionais.
Em relação ao piso salarial, verifica-se que existe variação de acordo com cada região do país,
conforme os acordos coletivos negociados e firmados entre as empresas e os sindicatos locais.
Porém, cabe destacar que as diversas nomenclaturas existentes se refere a um desafio, pois dificulta
a “organização e participação dos diversos profissionais”. Tais nomenclaturas são expostas no
Quadro 1, referente à descrição da profissão de Secretário pela Classificação Brasileira de
Ocupações (CBO):
Quadro 1 - Descrição da profissão de Secretário na CBO
2523 – Secretários-executivos e afins
2523-05 – Secretário-executivo: Assessor de diretoria, Assessor de presidência,
Assistente de diretora, Assistente de presidência, Auxiliar administrativo de diretoria,
Auxiliar administrativo de presidência, Secretário de diretoria, Secretário de gabinete,
Secretário de presidência, Secretário pleno, Secretário sênior, Tecnólogo em
Secretariado.
Títulos
2523-10 - Secretário bilíngue: Assessor bilíngue, Assistente bilíngue, Auxiliar
administrativo bilíngue, Secretário bilíngue de diretoria, Secretário bilíngue de gabinete,
Secretário bilíngue de presidência, Secretário pleno bilíngue, Secretário sênior bilíngue.
2523-15 - Secretário trilíngue: Assessor trilíngue, Assistente trilíngue, Auxiliar
administrativo trilíngue, Secretário pleno trilíngue, Secretário sênior trilíngue, Secretário
trilíngue de diretoria, Secretário trilíngue de gabinete, Secretário trilíngue de
presidência.
Descrição
sumária
Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, atendendo pessoas
(cliente externo e interno), gerenciando informações, elaboram documentos, controlam
correspondência física e eletrônica, prestam serviços em idioma estrangeiro, organizam
eventos e viagens, supervisionam equipes de trabalho, geram suprimentos, arquivam
documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas
administrativas e em reuniões.
Condições
gerais de
exercício
Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços,
além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários,
ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em
ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições
desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um
diretor ou uma área. Os secretários bilíngue-trilíngues realizam as mesmas atividades
54
Livro de Atas
CISA 2015
2523 – Secretários-executivos e afins
que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência
em língua estrangeira.
Formação
e
experiência
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nível de
bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no Ministério do Trabalho é obrigatório.
Para as secretárias bilíngues e trilíngues a fluência em dois ou três idiomas
estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois
ou três anos de experiência.
Fonte: Adaptado de CBO (2002).
Destaca-se que a Lei n.º 7.377/85 foi modificada por meio das sugestões da Carta de Manaus,
documento discutido, aprovado e deliberado no VIII Congresso Nacional de Secretariado, em
Manaus, 1992. Nesse documento foram encaminhados, ainda, proposta para o currículo mínimo da
Educação; implantação de planos de cargos e carreiras; definição de piso salarial; equidade nos
processos de recrutamento e seleção e a criação de bibliotecas em sindicatos, objetivando a
valorização do conhecimento produzido na área de Secretariado. Nessa Carta foi unificado o símbolo
da profissão e o juramento de colação de grau.
Devido à regulamentação da profissão, muitas conquistas foram alcançadas, tais como a Carta
Sindical, por meio da Portaria n.º 3.103, de 29 de abril de 1987, publicada no Diário Oficial da União
(DOU) em 30 de abril. Destaca-se que a categoria secretarial é diferenciada, conforme o Artigo 511
da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), Parágrafo 3: “Categoria Profissional Diferenciada é a
que se forma por empregados que exerçam profissões ou funções diferenciadas por força de estatuto
profissional especial ou em consequência de vida singulares”.
Nonato Júnior (2009) observa que a adoção da nomenclatura feminina atribuída aos sindicatos que
inicialmente denominavam-se “Sindicatos das Secretárias”, deve ter sido em função da Portaria n.º
3.103/87, de enquadramento sindical, que refere-se à “categoria profissional diferenciada das
secretárias”. Apesar de entender essa denominação tendo em vista o grande quantitativo ser
feminino, estabeleceu-se um estereótipo como se essa atividade fosse exclusivamente do gênero
feminino. Diante disso, para evitar esse preconceito, alguns sindicatos foram intitulados como
“Sindicato das Secretárias e Secretários” ou “dos profissionais de Secretariado”.
Cabe comentar que o primeiro Sindicato de Secretariado no Brasil foi o Sindicato das Secretárias e
Secretários no Rio Grande do Sul (SINSERGS). A partir de então foram criados sindicatos em
diversos estados brasileiros. Logo em seguida, foi criada em 30 de agosto e 1988 a Federação
Nacional dos Profissionais de Secretariado (FENASSEC) como a representante nacional dos
Sindicatos, instituída no VII Congresso Nacional de Secretariado (CONSEC), em Curitiba, Paraná.
Sua primeira sede foi em São Paulo e atualmente está em Recife, Pernambuco. Nessa época a
categoria secretarial passou a contar com o significativo apoio da Confederação Nacional dos
Trabalhadores do Comércio (CNTC).
Na sequência, foi instituído o Código de Ética Profissional do Secretariado, no dia 7 de julho de 1989.
Conforme Nonato Júnior (2009) observa-se que a evolução dessa profissão foi desenvolvida em dois
momentos, o primeiro citado acima, e o segundo a partir da expansão do Curso Superior em
Secretariado Executivo.
Apesar da criação do primeiro curso de Secretariado Executivo ter sido em 1969, em Salvador, na
Universidade Federal da Bahia (UFBA), e o reconhecimento ter sido em 1978 (Decreto n.º 82.166/78),
na Universidade Federal do Pernambuco (UFPE), em Recife, somente na década de 90 ocorreu
realmente o desenvolvimento e crescimento do Secretariado na área da Educação Superior, em
diversas Instituições de Ensino Superior (IES) públicas e privadas. Com isso, foram alcançadas
muitas conquistas e evoluções na área, tais como a disseminação do conhecimento, as literaturas
científicas na área e a atualização da profissão na CBO em 2002, evitando que as empresas
conseguissem escapar da legislação.
Nonato Júnior (2009) enfatiza que o curso de Secretariado Executivo teve apoio nas IES dos
Departamentos de Administração, Ciências da Informação e Letras, para que pudesse se consolidar
e, aos poucos, se emancipar. Todavia, verifica-se que, ainda hoje, muitos cursos estão continuam
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Livro de Atas
CISA 2015
vinculados a esses departamentos (LEAL, 2014). Dos dezasseis cursos ativos de IES públicas
federais e estaduais, oito (50%) estão vinculados a departamento de Administração ou Ciências
Sociais Aplicadas (UFC, UFPE, UFBA, UFPB, UNIOESTE, UEL, UNESPAR, UNICENTRO), quatro
(25%) a departamento de Letras/Línguas Estrangeiras ou Ciências Humanas (UNIFAP, UFV, UFSC e
UEM) e quatro (25%) a um departamento próprio de Secretariado Executivo (UFS, UFRR, IFMT,
UEPA).
Outro ponto importante para o perfil acadêmico do Secretariado foi a implementação das Diretrizes
Curriculares Nacionais para o Ensino de Secretariado Executivo, instauradas por meio do Parecer n.º
102/104 CES/CNE, aprovado em 11 de março de 2004 e publicado no DOU em 12 de abril de 2004.
“Este parecer foi, por fim instituído pela Câmara da Educação Superior, em sua Resolução n.º 3, de
23 de junho de 2005” (NONATO JÚNIOR, 2009, p. 117). É importante destacar que nessas Diretrizes
delineiam-se as dimensões profissionais do secretário no contexto brasileiro. Além de definir as
competências técnicas e comportamentais que os egressos devem apresentar, a Resolução ensejam
que o bacharel tenha postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar
processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de decisão, bem como capaz
para atuar nos níveis de comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e
macroorganizacional (MEC, 2005).
Ainda quanto aos avanços alcançados pela profissão, em 1998 foi apresentado ao Congresso
Nacional um Projeto de Lei para a Criação do Conselho Federal de Secretariado e também dos
Conselhos Regionais. Porém, foi apresentado na vigência da Lei n.º 9.649/98 que, em seu Artigo 58,
transformava os Conselhos Profissionais de autarquia de Direito Público em pessoa jurídica de direito
privado, fato que levou o presidente a vetá-lo sob o fundamento de que a iniciativa para criação de
autarquia era privativa do Chefe do Poder Executivo. Conforme a FENASSEC, o Conselho que já
estava aprovado pelo Congresso Nacional não recebeu sanção presidencial, sendo vetado mesmo
com todo o trabalho realizado, com o apoio político de diversos parlamentares da Câmara e do
Senado. No dia 26 de fevereiro de 2003, a Presidente da Fenassec, Maria Bernadete Lieuthier, a Vice
Presidente da Região 3, Maria Antonieta Mariano, e a Diretora Administrativa Maria do Carmo Assis,
estiveram reunidas com o Secretário-adjunto do Trabalho, Dr. Marco Antonio de Oliveira, quando
entregaram o pedido para que o Ministério do Trabalho retomasse a iniciativa de apresentação de um
novo Projeto de Criação dos Conselhos Federal e Regionais de Secretariado.
Segundo Nonato Júnior (2009), entre 2007 e 2008 o projeto do Conselho Federal de Secretariado
contou com o apoio de vários parlamentares e organizações de todo país. Em 2008, no XVI
CONSEC, realizado em Brasília, Distrito Federal, pelo menos oitocentos profissionais visitaram o
Congresso Nacional, sendo recebidos por importantes congressistas; pelo Presidente da Câmara e
por outras lideranças políticas, que apresentaram concordância com o pleito. Desde essa época o
projeto está sob análise do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Destaca-se que algumas entidades representativas da profissão de Secretariado, como, o Sindicato
dos Secretários e Secretarias do Distrito Federal (SISDF), o Sindicato do Amazonas (SINSEAM),
dentre outros, com o apoio da FENASSEC, têm conseguido garantir, por meio de convenção coletiva,
embargos de concursos públicos para área, mandados de seguranças contra órgãos que licitam
empresas terceirizadas, para coibir o ingresso de pessoas que não tenham o registro profissional da
Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE), exigindo o cumprimento da lei de
regulamentação da profissão.
O SISDF cita como uma de suas ações o mandado de segurança para invalidar o Edital do Conselho
Nacional de Justiça (CNJ), que visava à contratação para prestação de serviços na área de
Secretariado, conseguindo "[...] em caráter liminar, decisão judicial para suspender o ato liciatório até
que as irregularidades sejam sanadas e adequadas à legislação de regulamentação da profissão e
exigências convencionais". Outro exemplo é que a FENASSEC e o SINSEAM solicitaram ao Instituto
Federal de Educação e Tecnologia do Amazonas a retificação do Edital do Concurso Público para
provimento de cargos na área, adicionando a obrigatoriedade, no ato da posse do comprovante do
Registro Profissional.
A FENASSEC continua na luta juntamente com os Sindicatos para acelerar a retificação da Lei n.º
11.091/2005 que “dispõe sobre os requisitos para os cargos de Secretariado” no âmbito da carreira
dos servidores técnico-administrativos em Educação das Instituições Federais de Ensino Superior
(IFES). Atualmente a demanda se encontra no Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(MPOG) para sanar possíveis equívocos encontrados nessa Lei.
56
Livro de Atas
CISA 2015
Diante do exposto, evidencia-se uma constante evolução das competências requeridas ao
profissional de Secretariado, bem como a exigência de um nível de qualificação elevado para atuação
nas organizações, apesar dos desafios enfrentados pela profissão ao longo de sua história no
contento brasileiro. Esse fato se deve ao grande crescimento de cursos de graduação, bem como ao
aumento significativo de pesquisas científicas realizadas por profissionais de Secretariado que
obtiveram o título de mestrado e doutorado.
Bortolotto e Willers (2005) reconhecem que, devido à flexibilidade do seu perfil e a incorporação de
novas competências, o profissional de Secretariado tornou-se peça-chave nas estruturas
organizacionais. Assim, passou a ocupar um espaço significativo junto aos gestores e desenvolveu
um maior nível de autonomia, tornando-se, capaz de intervir nos processos decisórios, identificar
dificuldades e solucioná-las, analisar e interpretar informações, trabalhar em equipe e atuar como
agente de mudanças.
2.2 Evolução da Profissão de Secretariado em Portugal
De uma forma geral, os profissionais da área de secretariado admitem a importância crescente da
profissão e também a evolução e reconhecimento de uma maior abrangência de tarefas com
responsabilidades acrescidas (Vieira, 2013).
A 9 de fevereiro de 1980, surgiu a primeira associação portuguesa de secretariado: Associação de
Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP). A ideia de fundar a ASP nasceu em Lugano, na Suiça,
onde a primeira presidente se encontrava para participar do primeiro Congresso Mundial de
Secretárias, em 1979. Dos estatutos da Associação ressaltam os seguintes objetivos: a valorização
profissional das suas associadas e a dignificação da função de secretária. Na prossecução deste
objetivo, a ASP leva a efeito, anualmente, um conjunto de atividades. Das conclusões do I Encontro
Nacional, em novembro de 1980, sobressaía “a necessidade urgente de definição de carreira,
estatuto e perfil da Secretária Profissional”. Quatro anos depois, em novembro de 1984, foi aprovada
a Monografia da Secretária Profissional, revista e atualizada em 1994, e atualmente em revisão. Do
texto das conclusões do II Encontro realizado em novembro de 1981, destacava-se o ponto nº 6
“Dada a complexidade dos problemas ético-morais do secretariado, recomenda-se o aprofundamento
desse estudo, visando futura adoção de um código deontológico”.
Em 1988, foi aprovado o texto do Código Deontológico que serviu já de documento base de trabalho
para associações congéneres estrangeiras. Os quatro grandes obstáculos com que a ASP se vem
defrontando há algum tempo e com os quais continuará a defrontar-se junto de: entidades
empregadoras, sensibilizando-as para a importância do papel do secretariado e para a necessidade
de admitirem ao seu serviço profissionais qualificados; profissionais de secretariado, motivando-os
para que se demarquem definitivamente do conjunto amalgamo e indiferenciado onde estão
mergulhados, conscientes do lugar que lhes é devido; instituições sindicais, demonstrando que existe
uma situação anómala que afeta muitas centenas de profissionais devidamente qualificados; e
ministérios da tutela, chamando a atenção para a necessidade premente de retificar a Classificação
Nacional de Profissões e criar oficialmente um conjunto de normas de acesso e de exercício da
função.
A 11 de agosto de 2006, foi criada uma outra associação portuguesa de secretariado: Conselho
Profissional de Secretariado (CPS), no distrito do Porto, com o objetivo de desenvolver a profissão,
contribuindo para a sua valorização e visibilidade social, numa perspetiva de melhoria do trabalho
administrativo prestado às empresas. Tinha como missão contribuir para a promoção e consolidação
da posição dos profissionais de secretariado no mundo do trabalho, contribuindo para a sua
atualização, dinamizando o seu relacionamento, integração e participação com organizações
internacionais de secretariado, e representando esta classe profissional perante todas as entidades
públicas ou privadas, nacionais ou internacionais. Esta associação surgiu com o intuito de assumir
um papel defensivo e de vanguarda no desenvolvimento das responsabilidades e competências dos
profissionais de secretariado.
Numa lógica coerente com os princípios e valores que o CPS defende, pretende estabelecer
contactos com associações congéneres em Angola, Guiné-Bissau, Cabo Verde, São Tomé e Príncipe
e Moçambique, no sentido de iniciar uma cooperação entre estes países relativamente ao exercício
da profissão. Com o Brasil pretende também estabelecer um canal de integração e colaboração que
promova o conhecimento científico, a pesquisa e os intercâmbios culturais e sociais dos secretários
da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (CPLP). O CPS pretende, através da formação que
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Livro de Atas
CISA 2015
promove, desenvolver na classe profissional competências ao nível da gestão de projetos e
empreendedorismo.
A formação contínua é fundamental para a atualização profissional dos secretários, tanto em termos
de conhecimentos como de flexibilização de conteúdos. Está, atualmente, a ser estruturada a
regulamentação da profissão, para depois ser pedida uma audiência ao Parlamento. No dia 22 de
dezembro de 2012, o CPS apresentou à Assembleia da República a sua Petição para a criação da
Ordem dos Profissionais de Secretariado e Assessoria, e foi admitida em 23 de janeiro de 2013.
Atualmente encontra-se na Comissão Parlamentar para efeitos de apreciação e parecer. No dia 26 de
julho de 2011, o CPS apresentou à Assembleia da República a sua Petição para a criação do Dia
Nacional dos Secretários, à semelhança do que já acontece em outros países como o Brasil. Na
reunião da Comissão para a Ética, a Cidadania e a Comunicação, de 25 de outubro de 2011, esta
Petição foi aprovada por unanimidade. (CPS, 2006).
Portugal realizou nas últimas décadas um significativo esforço de qualificação da sua população no
sentido de recuperar um atraso histórico neste domínio. Apesar dos progressos realizados, a
realidade nacional e os ritmos de evolução em matéria de qualificações continuam muito longe dos
níveis dos países mais desenvolvidos, não assegurando ao país as condições necessárias ao seu
desenvolvimento, no contexto de uma economia global cada vez mais baseada no conhecimento.
Aos baixos níveis de qualificação da população ativa em geral acrescem os ainda elevados níveis de
abandono e de saída escolar precoce, situação que compromete a essencial trajetória de
convergência e aproximação aos países mais desenvolvidos.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 396/2007, de 31 de Dezembro, a estratégia fundamental passou por
assegurar a relevância da formação e das aprendizagens para o desenvolvimento pessoal e para a
modernização das empresas e da economia, assegurando ao mesmo tempo que todo o esforço
nacional em formação fosse efetivamente valorizado para efeitos de progressão escolar e profissional
dos cidadãos, quer de forma direta, através da formação de dupla certificação inserida no Catálogo
Nacional de Qualificações, quer de forma indireta, através dos centros novas oportunidades e do
processo de reconhecimento, validação e certificação de competências. (Decreto-Lei n.º 396/2007,
2007).
O Catálogo Nacional de Qualificações constituiu um instrumento de gestão estratégica das
qualificações de nível não superior, contendo o conjunto de referenciais essenciais para a
competitividade e modernização das empresas e da economia, bem como para o desenvolvimento
pessoal e social dos cidadãos. Possibilitou assim uma melhor adequação das respostas formativas às
necessidades das empresas, do mercado de trabalho e dos cidadãos, estando organizado numa
lógica de dupla certificação, escolar e profissional e estruturado em níveis de qualificação descritos
no Quadro Nacional de Qualificações. Neste artigo não vamos analisar os conteúdos destes
referenciais, porque demos prioridade aos planos de estudo dos cursos de licenciatura na área de
secretariado. Contudo, ao fazermos referência a esta legislação queremos evidenciar a importância
que tem para o mercado de trabalho a estrutura formativa estar adequada às necessidades das
empresas.
O Decreto-Lei n.º 92/2011, de 27 de julho, simplifica o acesso a diversas profissões através da
eliminação de cursos de formação obrigatória, certificados de aptidão profissional e carteiras
profissionais, facilitando o acesso às profissões. Do âmbito de aplicação deste decreto-lei, que criou o
Sistema de Regulação de Acesso a Profissões (SRAP), foram excluídas todas as profissões cuja
regulação conste de Lei e respetiva regulamentação. Atualmente a profissão de Secretário não está
regulada, por isso rege-se pela definição dos requisitos específicos necessários e adequados para o
seu acesso e deve respeitar os correspondentes referenciais de qualificação constantes do CNQ,
neles se incluindo:
O perfil profissional;
O referencial de formação;
O referencial de competências profissionais.
O CNQ deve igualmente incorporar os requisitos adicionais cujo cumprimento, no âmbito da
regulação de certas profissões ou atividades económicas, se mostre obrigatório para aceder a
determinada profissão. Como referimos anteriormente, não vamos analisar estes referenciais porque
dizem respeito a níveis inferiores ao 6 (qualificação de licenciatura). Apenas focamos esta legislação
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Livro de Atas
CISA 2015
para evidenciarmos a falta de regulamentação para o acesso à profissão com um nível superior.
(Decreto-Lei n.º 92/2011, 2011).
3 METODOLOGIA
A metodologia adotada para a realização desta pesquisa caracterizou-se da seguinte forma:
a) Abordagem do problema: Predominantemente qualitativa, uma vez que identificou o ambiente
natural como fonte direta dos dados e o pesquisador como instrumento-chave (TRIVIÑOS, 1987).
Segundo Richardson (1990), a pesquisa qualitativa permite, ainda, contribuir no processo de
mudança de determinado grupo e possibilitar o entendimento das particularidades do comportamento
dos indivíduos. Alguns aspetos quantitativos, como percentuais e médias, também foram
considerados.
b) Objetivo da pesquisa: descritiva, pois visou observar, registrar e analisar os fenômenos ou
sistemas técnicos; e exploratória, pois não foram identificados estudos científicos anteriores sobre o
problema e almejou-se obter familiaridade com o tema do estudo (COLLIS, HUSSEY, 2005).
c) Estratégia da pesquisa: estudo de caso, pois a pesquisa esteve orientada para a compreensão das
dinâmicas que emergiram em um contexto específico (COLLIS, HUSSEY, 2005).
d) Coleta de dados: documentação, sendo as principais fontes as matrizes curriculares dos dezasseis
cursos brasileiros e dos oito cursos portugueses contemplados pelo recorte da pesquisa. Os cursos
de universidades privadas não foram contemplados devido às dificuldades de acessibilidade e
elevado número de cursos, o que dificultaria a análise.
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
4.1 Formação superior em Secretariado nas universidades públicas do Brasil
Leal (2014), em uma análise dos currículos dos dezasseis cursos de bacharelado em Secretariado
Executivo das universidades públicas brasileiras federais e estaduais, relacionadas no Quadro 2,
identificou os campos do conhecimento e áreas descritas no Quadro 3 como responsáveis pela
formação do profissional da área nesse contexto.
Quadro 2 - IES públicas federais e estaduais que contemplam curso de bacharelado em Secretariado Executivo
Região
Instituição
Universidade Federal do Amapá (UNIFAP)
Norte
Universidade Federal de Roraima (UFRR)
Universidade do Estado do Pará (UEPA)
Universidade Federal da Bahia (UFBA)
Universidade Federal do Ceará (UFC)
Nordeste
Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)
Universidade Federal de Sergipe (UFS)
Universidade Federal da Paraíba (UFPB)
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)
Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE)
Sul
Universidade Estadual do Centro-Oeste (UNICENTRO)
Universidade Estadual de Maringá (UEM)
Universidade Estadual de Londrina (UEL)
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CISA 2015
Região
Instituição
Universidade Estadual do Paraná (UNESPAR)
Sudeste
Universidade Federal de Viçosa (UFV)
Centro-oeste
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Mato
Grosso (IFMT)
Fonte: LEAL (2014).
O Quadro 2 demonstra que a maior parte das IES públicas brasileiras federais e estaduais que
oferecem curso de Secretariado Executivo localiza-se na região sul (seis IES, ou 37,5% do total),
sendo que dessas, cinco, todas estaduais, pertencem ao Estado do Paraná e uma, federal, pertence
ao Estado de Santa Catarina. A segunda região com maior concentração de cursos públicos de
Secretariado é o nordeste (cinco IES, ou 31,25% do total), seguida do norte (três IES, ou 18,75% do
total), sudeste e centro-oeste (ambas com uma IES ou 6,25% do total).
Quadro 3 - Campos do conhecimento e principais áreas dos cursos de Secretariado Executivo das IES públicas federais e
estaduais
Campos do conhecimento
Princípios
administrativos
organizacionais
Principais áreas
e
Estudo e sistematização das
práticas usadas para administrar
por
meio
de
planejamento,
organização, direção e controle;
tomada de decisão sobre recursos
disponíveis, trabalhando com e por
meio de pessoas para atingir
objetivos.
Gestão secretarial
Funções e atuação do secretárioexecutivo no gerenciamento de
recursos em diversas áreas da
organização: assessoria, gestão de
pessoas, contábil, marketing etc.
Psicologia organizacional
Organização como contexto social;
problemas
organizacionais
relacionados à gestão de pessoas;
interação do indivíduo com a
organização;
poder
nas
organizações; administração de
conflitos.
Língua vernácula e redação de
documentos
Desenvolvimento da compreensão
e produção escrita em língua
portuguesa; prática da expressão
oral em língua portuguesa; estudo
Teorias administrativas; Planejamento e desenvolvimento
organizacional;
Organização,
sistemas
e
métodos;
Administração
pública;
Gestão
de
pessoas;
Empreendedorismo; Inteligência competitiva nas organizações;
Micro e macroanálise organizacional; Marketing empresarial;
Chefia e liderança; Processo decisório; Conflito e negociação;
Elaboração de projetos; Economia brasileira; Economia do
setor público.
Gestão secretarial; Técnicas secretariais; Assessoria executiva
e consultoria organizacional; Administração e assessoria em
relações públicas; Planejamento e organização de eventos e
cerimonial, protocolo e etiqueta.
Comportamento organizacional; Relações
Dinâmica de grupo; Comunicação empresarial.
interpessoais;
Norma padrão escrita; Prática de leitura; Produção textual e
acadêmica; Redação oficial e empresarial; Linguagem e
argumentatividade.
60
Livro de Atas
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Campos do conhecimento
Principais áreas
da gramática e emprego da norma
padrão escrita, com ênfase no
contexto organizacional.
Línguas estrangeiras
Desenvolvimento da compreensão
e produção escrita em línguas
estrangeiras; prática da expressão
oral em línguas estrangeiras;
tradução e versão de línguas
estrangeiras, com ênfase no
contexto organizacional.
Gestão contábil e matemática
Estudo, interpretação, registro e
controle dos fenômenos que
afetam
o
patrimônio
da
organização;
aplicação
de
conceitos matemáticos para a
resolução de problemas de ordem
financeira.
Tecnologia da
comunicação
informação
e
Recursos
tecnológicos
que
interferem
e
medeiam
os
processos
informacionais
e
comunicativos da organização,
proporcionando por meio das
funções de hardware, software e
telecomunicações a automação e
comunicação desses processos.
Relações Internacionais
Relações políticas, sociais e
econômicas
entre
atores
internacionais; cadeia de diversos
assuntos de ordem internacional
como globalização, soberania,
sustentabilidade, desenvolvimento
econômico, direitos humanos etc.
Direito
Sistema de normas de conduta
criado e imposto por um conjunto
de instituições para regular as
relações sociais.
Sociologia, filosofia, história e
ética
Estudo dos valores morais e do
comportamento
humano
em
função do meio e os processos
que interligam os indivíduos em
Escrita da língua inglesa; Expressão oral da língua inglesa;
Inglês para negócios; Escrita comercial em inglês; Tradução e
versão do inglês; Redação acadêmica em língua inglesa;
Escrita da língua espanhola; Expressão oral em língua
espanhola; Espanhol para negócios; Redação comercial em
espanhol; Tradução e versão do espanhol; Língua francesa;
Língua Brasileira de Sinais.
Análise contábil e orçamentária; Matemática elementar;
Administração financeira; Matemática comercial e financeira;
Estatística; Lógica.
Competência informacional; Tecnologia da informação;
Técnicas e tecnologia da comunicação oral; Administração de
sistemas de informação e bancos de dados; Gestão
documental e arquivística.
Comércio exterior; Relações internacionais; Introdução a
atividades turísticas e hoteleiras.
Instituições de direito público e privado; Direito empresarial;
Legislação social e direito do trabalho.
Realidade brasileira e cidadania; Panorama sociopolítico no
Brasil e no mundo; Sociologia das organizações; Ciência
política; História socioeconômica, política e cultural da américa
latina; Fundamentos da ética.
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Campos do conhecimento
Principais áreas
organizações; análise histórica,
política, econômica, social e
cultural.
Áreas e atividades
complementares
práticas
Demais áreas que complementam
a epistemologia e o desempenho
da
profissão
de
secretárioexecutivo.
Formação independente; Teoria Geral do Secretariado;
Metodologia e técnicas de pesquisa aplicada ao Secretariado;
Estágio profissionalizante; Trabalho de conclusão de curso.
Fonte: LEAL (2014).
Os campos contemplados pelos cursos das universidades públicas brasileiras federais e estaduais
parecem condizentes em termos de estrutura com demais cursos de bacharelado em Secretariado
Executivo não abrangidos pelo recorte da pesquisa (de instituições públicas municipais e de
instituições privadas). Segundo Maçaneiro e Kuhl (2013), as grades curriculares dos cursos de
Secretariado Executivo do Brasil são compostas, basicamente, por conteúdos específicos da prática
profissional (técnicas secretariais), somados a conteúdos de diferentes áreas do conhecimento
(Administração, Letras, Contabilidade, Direito, Ciências da Computação etc.) e a conteúdos de
caráter humanístico (Filosofia, Sociologia, Psicologia etc.).
Verificou-se os cursos analisados apresentam diferentes enfoques, o que tende a implicar na
formação profissional de seus egressos. Dos dezasseis, oito (50%) estão vinculados a departamento
de Administração ou Ciências Sociais Aplicadas (UFC, UFPE, UFBA, UFPB, UNIOESTE, UEL,
UNESPAR, UNICENTRO), quatro (25%) a departamento de Letras/Línguas Estrangeiras ou Ciências
Humanas (UNIFAP, UFV, UFSC e UEM) e quatro (25%) a um departamento próprio de Secretariado
Executivo (UFS, UFRR, IFMT, UEPA).
Todos os cursos analisados, exceto o da UFPE, contemplam disciplinas obrigatórias de línguas
estrangeiras, em especial Inglês e Espanhol. Duas (UFV e UEM) também contemplam disciplinas
obrigatórias de Língua Francesa. Como optativas, foram encontradas disciplinas de Inglês, Espanhol,
Francês, Libras, Alemão, Italiano e Grego. No entanto, segundo dados do E-MEC (2014), apenas
uma dessas IES (6,25%) apresenta a nomenclatura “Secretariado Executivo Bilíngue” (UFPB) e duas
(12,5%) apresentam a nomenclatura “Secretariado Executivo Trilíngue” (UEPA e UEM).
Também se observou que os campos “psicologia organizacional”, “língua vernácula e redação de
documentos” e “tecnologia da informação e comunicação” apresentaram percentuais de carga horária
obrigatória baixos se comparados aos campos “princípios administrativos e organizacionais”, “línguas
estrangeiras” e “outras áreas e atividades práticas complementares”.
Além disso, os currículos parecem não considerar o número significativo de multinacionais e
organizações inseridas em processo de internacionalização no Brasil. A título de exemplificação,
segundo dados do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC) (MDIC,
2014), em 2013 havia 44.083 empresas importadoras e 18.795 empresas exportadoras no país.
Igualmente, parecem não atender à crescente internacionalização das universidades e ao fato de que
a prestação de serviços em idioma estrangeiro para suprir as necessidades da organização está
entre as atribuições do secretário-executivo. Segundo Archanjo (2014),
Hoje, o Brasil é a sétima maior economia do mundo, um dos países BRICS e uma força emergente
no G-20. O país tenta impulsionar seu desenvolvimento no exterior, com iniciativas econômicas,
políticas, sociais, educacionais e culturais em diversos domínios. No setor do ensino superior, a
internacionalização está na vanguarda. Alinhado com iniciativas bem sucedidas na Europa, como os
programas de mobilidade internacional, em 2011 o Brasil lançou o Programa Ciência sem Fronteiras,
visando à consolidação e à expansão da ciência, tecnologia e inovação. Estudantes e pesquisadores
brasileiros realizam intercâmbio por um ano em centros de excelência de todo o mundo. Igualmente,
o programa concede recursos substanciais para que estudantes e pesquisadores do exterior realizem
intercâmbio no Brasil (tradução da autora).
62
Livro de Atas
CISA 2015
Entretanto, apenas oito dos dezasseis cursos analisados (50%) oferecem pelo menos uma disciplina
do campo “relações internacionais”, ocupando carga horária de disciplinas obrigatórias quase
insignificante (1,08% na média de todas os cursos e máximo de 3,07%, na UFC).
Bonzanini (2011) faz uma analogia acerca da relação do secretário-executivo com os processos de
internacionalização e globalização das organizações. Segundo a autora, esse profissional assume
papel fundamental nessa conjuntura, pois apresenta competências para atuar como mediador de
relações internacionais. Nesse sentido, a baixa carga horária identificada na pesquisa contradiz uma
demanda emergente no contexto organizacional contemporâneo.
Evidenciou-se que o campo “gestão secretarial”, que contempla disciplinas diretamente relacionadas
às atribuições do profissional (como técnicas secretariais; assessoria executiva e consultoria
organizacional e planejamento e organização de eventos) parece não ser prioritário nas grades
curriculares, sendo a média de carga horária de todos os cursos analisados baixa (12,90%).
O principal motivo disso parece ser reflexo da dependência do Secretariado em relação a áreas que o
complementam, como Administração e Letras-Línguas Estrangeiras, o que dificulta o estabelecimento
de um objeto de estudo próprio e integrado, assim como o surgimento de uma identidade acadêmica
fortalecida para a profissão (NONATO JUNIOR, 2009; LEAL, DALMAU, 2014).
Pressupõe-se que essa dificuldade é fortalecida em parte pelo vínculo da maioria dos cursos (75%) a
departamentos de ensino dessas áreas, o que inibe a emancipação e expansão do curso, bem como
compromete sua produção intelectual, dificultando a atuação do profissional de maneira bem
fundamentada.
Um enfoque semelhante ocorre com cursos vinculados a departamentos de Administração ou
Ciências Sociais Aplicadas. Segundo Nonato Júnior (2009), a Administração é uma ciência social
aplicada que tem inspirado o avanço do conhecimento em Secretariado. Entretanto, as assessorias
executivas devem buscar estabelecer um objeto de estudo próprio e integrado, assim como o
surgimento de uma identidade acadêmica fortalecida para a profissão.
Para atender às atuais demandas, os secretários-executivos devem apresentar uma série de
competências técnicas e comportamentais. Na perspetiva de Carvalho e Grisson (2002), o secretárioexecutivo deixou de ser mero executor de tarefas para exercer funções criativas. Assim, desenvolveu
um novo perfil, amparado na flexibilidade e na resiliência, responsável pela reconstrução permanente
de suas competências.
As diversas competências técnicas e comportamentais agregadas à profissão reformularam seu
aparato técnico, tático e estratégico (NONATO JUNIOR, 2009) e passaram a caracterizar a profissão
a partir destes pilares: assessoria; consultoria; gestão e empreendedorismo.
Todavia, considerando-se que atitudes são mais dificilmente acessíveis e desenvolvíveis (SPENCER,
SPENCER, 1993; DALMAU, 2013), e diante do crescente nível de exigência das organizações em
relação a competências comportamentais, é relevante que os cursos encontrem estratégias para
focar em campos do conhecimento como psicologia organizacional, sociologia, filosofia e ética,
desenvolvendo competências como “iniciativa, criatividade, determinação, vontade de aprender,
abertura às mudanças, consciência das implicações e responsabilidades éticas do seu exercício
profissional” (MEC, 2005).
As diferentes realidades, economias e demandas locais não parecem estar refletidas nas estruturas
curriculares dos cursos, apesar das recomendações das diretrizes curriculares estabelecidas pelo
Ministério da Educação (MEC) e do fato que essa ação tem potencial para contribuir tanto para a
inserção do profissional no mercado de trabalho quanto para o desenvolvimento local:
Os projetos pedagógicos dos cursos de graduação em Secretariado Executivo poderão admitir linhas
de formação específicas, nas diversas áreas relacionadas com atividades gerenciais, de
assessoramento, de empreendedorismo e de consultoria, contidas no exercício das funções de
secretário-executivo, para melhor atender às necessidades do perfil profissiográfico que o mercado
ou a região exigirem.
É importante realçar que o sucesso e reconhecimento do profissional de Secretariado Executivo
dependem igualmente de sua formação científica (MAÇANEIRO, 2011). Por meio da pesquisa, esse
profissional adquire potencial para desenvolver novas perceções de realidade, que o condicione a
participar de processos complexos, como mudanças estruturais.
63
Livro de Atas
CISA 2015
Diversos autores (BÍSCOLI, 2011; MAÇANEIRO, 2011, MAÇANEIRO, KUHL, 2013; MARTINS ET AL,
2011, SANTOS, DURANTE, 2013; LEAL, DALMAU, 2014) ponderam sobre as deficiências dos
cursos de Secretariado na formação de professores e pesquisadores.
Segundo Maçaneiro e Kuhl (2013), somente uma pequena parcela da carga horária é reservada a
temas relativos à pesquisa científica, que tendem a tratar unicamente da metodologia de trabalhos
acadêmicos. Além disso, os acadêmicos de Secretariado encontram-se, em sua maioria, inseridos no
mercado de trabalho, o que reduz seu interesse na produção de pesquisa e participação em
programas institucionais como iniciação científica e monitoria.
Por esse motivo, Santos e Durante (2013, p. 173) consideram a iniciação científica em Secretariado
“um desafio a ser enfrentado pela área, colegiados e docentes e, por outro lado, uma estratégia a ser
implantada a fim de reduzir e até eliminar algumas das fragilidades da pesquisa secretarial”.
Maçaneiro (2011), por sua vez, traz uma reflexão acerca da construção da identidade científica de
Secretariado ao destacar a necessidade de que os docentes de Secretariado vinculem suas
atividades de sala de aula ao desenvolvimento da pesquisa científica, como forma de pôr a teoria em
prática, contribuindo para a solução de problemas organizacionais.
Evidencia-se que o Secretariado apresenta limitações típicas de uma ciência em construção. Assim
como no caso de outras ciências caracterizadas pela interdisciplinaridade, como as Ciências da
Computação e as Ciências da Informação, essas limitações tendem a ser mais facilmente
enfrentadas a partir da inquietação dos profissionais e da realização estudos científicos que
favoreçam sua emancipação (NONATO JUNIOR, 2009).
Positivamente, devido ao aumento gradual do nível de complexidade evidenciado tanto nos
processos organizacionais quanto no perfil da profissão, a perspetiva de atuação do secretárioexecutivo no Brasil é promissora. Esse contexto dá suporte à caracterização do profissional de
Secretariado como assessor, consultor, gestor e empreendedor, sendo em parte responsável pelo
aperfeiçoamento dos processos da gestão (NONATO JUNIOR, 2009; CARVALHO, ANDRADE,
1999). Nesse sentido, pode-se reconhecer a relevância da formação e aperfeiçoamento profissional
constante como forma de obter os domínios científicos, tecnológicos e estratégicos requeridos ao seu
campo de atuação e às especificidades da organização em que está inserido.
Percebe-se uma ampla perspetiva de atuação para esse profissional, que cada vez mais vêm
adquirindo a capacidade de ler, interpretar, analisar e criticar o ambiente organizacional em que está
inserido, assim como as atribuições e responsabilidades que lhe competem, formando um perfil
profissiográfico condizente com as complexas demandas contemporâneas.
4.2 Formação superior em Secretariado nas universidades públicas de Portugal
Para melhor compreensão dos resultados deste estudo, fez-se, no Quadro 4, o levantamento das
instituições de ensino superior público portuguesas que oferecem o curso de licenciatura em
secretariado/assessoria, com a duração de 6 semestres (180 ECTS). De seguida, analisaram-se, no
Quadro 5, as unidades curriculares abrangidas em cada área científica pelos cursos de
secretariado/assessoria.
Quadro 4 - Instituições de ensino superior portuguesas que oferecem o curso de Secretariado
Nomenclatura
Autorização de Funcionamento
Instituição
Secretariado e Assessoria de Instituto Politécnico da Guarda (IPG) - Escola Superior de Tecnologia
Direção
e Gestão http://www.ipg.pt/estg
Despacho n.º 1536/2010, 21
de janeiro
Secretariado de Administração Instituto Politécnico de Viseu (IPV) - Escola Superior de Tecnologia e
(regime noturno)
Gestão de Lamego http://www.estgl.ipv.pt
Despacho n.º 16422/2011, 2
64
Livro de Atas
CISA 2015
Nomenclatura
Instituição
Autorização de Funcionamento
de dezembro
Secretariado
Despacho n.º 6356/2010, 9 de
abril
Secretariado de
Administração
Direção
Instituto Politécnico de Castelo Branco (IPCB) - Escola Superior de
Educação de Castelo Branco http://www.ipcb.pt/ESE
e Instituto Politécnico de Coimbra (ISCAC) - Instituto Superior de
Contabilidade e Administração
Despacho n.º 9125/2012, 5 de http://www.iscac.pt
julho
Assessoria de Administração
Deliberação n.º 1189/2006, 8
de setembro
Assessoria e Tradução
Universidade do Algarve (UALG) - Escola Superior de Gestão,
Hotelaria e Turismo http://www.esght.ualg.pt/
Instituto Politécnico do Porto (IPP)
Contabilidade e Administração do Porto
-
Instituto
Superior
de
Despacho n.º 4288/2008, 18
de fevereiro
http://www.iscap.ipp.pt
Técnico
Superior
Secretariado
de Universidade de Aveiro (UA) - Escola Superior de Tecnologia e
Gestão de Águeda http://www.estga.ua.pt
Despacho n.º 22030-B/2007,
19 de setembro
Relações
Secretariado
Públicas
e Instituto Politécnico de Portalegre (IPP) - Escola Superior de
Tecnologia e Gestão
Despacho n.º 5056/2010, 19 http://www.estgp.pt/
de março
Fonte: Elaborado pelas autoras.
Quadro 5 - Unidades curriculares e áreas científicas abrangidas pelos cursos de Secretariado e Assessoria das universidades
e politécnicos públicos portugueses
Área Científica
Unidades Curriculares
Ciências e Tecnologias da Saúde Gestão de Informação em Saúde; Organização e Gestão de
Sistemas de Saúde; Tecnologia Médica; Assessoria Clínica;
Terminologia em Ciências da Saúde.
Ciências
Económicas
Empresariais
Ciências Sociais e Humanas
e Comércio Internacional; Empreendedorismo e Inovação;
Marketing; Paleografia e Diplomática; Relações Internacionais e
Instituições Europeias; Instituições e Políticas da União
Europeia.
Comportamento Organizacional e Gestão de Recursos
Humanos;
Comunicação
Institucional;
Comunicação
Interpessoal nas Organizações; Metodologia das Ciências
Sociais; Noções de Psicologia Relacional; Psicologia do
Trabalho; Psicossociologia das Organizações; Relações
Humanas; Relações Interpessoais e Atendimento; Assessoria e
Relações Públicas; Comunicação Intercultural; Técnicas de
65
Livro de Atas
CISA 2015
Área Científica
Unidades Curriculares
Comunicação e Negociação Empresarial; Liderança e Gestão de
Equipas.
Contabilidade,
Fiscalidade
Auditoria
e Cálculo Financeiro; Contabilidade e Custas Judiciais;
Contabilidade Geral; Elementos de Finanças Empresariais;
Fundamentos de Contabilidade e Fiscalidade; Contencioso e
Procedimentos Tributários.
Cultura Geral
Civilização Contemporânea; Temas Multiculturais.
Direito
Direito Fiscal e Finanças Públicas; Direito Administrativo e
Serviços Públicos; Direito do Trabalho e Ética e Deontologia
Profissional; Aspetos Legais em Saúde; Assessoria Jurídica;
Direito Administrativo; Direito Aplicado à Informação e à
Documentação; Direito Comunitário; Direito da Empresa; Direito
da União Europeia; Direito das Sociedades; Direito de Empresa
e Laboral; Direito Empresarial; Enquadramento Jurídico da
Atividade Empresarial; Organização Judicial.
Economia e Finanças
Economia e Finanças Públicas; Economia Portuguesa e
Europeia; Elementos de Finanças Empresariais; Operações
Bancárias e de Seguros; Princípios de Economia e Gestão;
Gestão Financeira; Princípios de Macroeconomia; Relações
Económicas e Internacionais.
Gestão e Administração
Contabilidade de Gestão; Estratégia Empresarial; Gestão
Comercial; Gestão da Qualidade; Gestão das Organizações;
Gestão de Força de Vendas; Gestão de Projetos; Organização e
Gestão de Serviços.
Língua e Literatura Materna
Análise e Produção de Texto; Análise Textual; Cultura
Portuguesa; Língua Portuguesa; Português Empresarial;
Português; Português - Documentação; Práticas Textuais e
Cultura Portuguesa; Técnicas de Comunicação Oral e Escrita;
Técnicas de Expressão e Comunicação; Teoria da Comunicação
e Práticas Textuais.
Línguas
Estrangeiras
e
Literaturas 2ª Língua Estrangeira Empresarial - Alemão; 2ª Língua
Estrangeira Empresarial - Espanhol; 2ª Língua Estrangeira
Empresarial - Francês; 2ª Língua Estrangeira - Alemão; 2ª
Língua Estrangeira - Espanhol; 2ª Língua Estrangeira - Francês;
3ª Língua Estrangeira; Alemão - Iniciação; Alemão - Língua;
Alemão - Receção e Atendimento; Alemão Técnico; Cultura Francesa/Alemã/Espanhola; Cultura Inglesa; Espanhol Iniciação; Espanhol - Língua; Espanhol - Receção e
Atendimento; Espanhol de Negócios; Espanhol Técnico;
Estruturação do Texto Técnico; Estudos Interculturais; Francês Iniciação; Francês - Língua; Francês - Receção e Atendimento;
Francês Técnico; Inglês - Língua e Comunicação Intercultural;
Inglês - Língua e Cultura Organizacional; Inglês - Língua; Inglês
- Tradução e Terminologia; Inglês Aplicado às Ciências
Empresariais; Inglês Comercial; Inglês Empresarial; Inglês;
Inglês Técnico; Inglês - Documentação; Interpretação
Consecutiva e Simultânea; Introdução às Teorias da Tradução;
Língua - Francesa/Alemã/Espanhola; Linguística de Texto;
Russo; Tradução de Texto Técnico - Alemão; Tradução de Texto
Técnico - Espanhol; Tradução de Texto Técnico - Francês;
66
Livro de Atas
CISA 2015
Área Científica
Unidades Curriculares
Tradução de Texto Técnico - Inglês; Tradução de Texto Técnico
- Russo.
Matemática e Estatística
Análise de Dados; Elementos de Matemática; Estatística
Aplicada à Empresa; Estatística Aplicada às Ciências
Empresariais; Estatística Descritiva; Estudos de Mercado;
Matemática Financeira; Métodos Quantitativos Aplicados às
Ciências Empresariais; Métodos Quantitativos e Estatística;
Modelos de Decisão e Processos.
Metodologias
Metodologia da Investigação; Estágio/Trabalho de Projeto;
Projeto em Secretariado Clínico; Projeto em Secretariado.
Secretariado
Administrativo
Tecnologias de
Comunicação
e
Trabalho Arquivo e Documentação; Empreendedorismo e Gestão de
Eventos; Gestão Documental; Práticas Administrativas; Práticas
de Secretariado e Assessoria; Práticas e Técnicas de
Secretariado; Protocolo e Gestão de Eventos; Técnicas
Administrativas e de Assessoria; Tratamento e Arquivo de
Informação.
Informação
e Análise Textual; Aplicações de Escritório Eletrónico; Aplicações
de Sistemas de Informação Geográfica; Aplicações Informáticas;
Comércio Eletrónico; Ferramentas Eletrónicas Aplicadas à
Tradução; Governo Eletrónico; Informática Aplicada à
Administração; Informática Aplicada; Informática; Multimédia;
Pesquisa de Informação e Bases de Dados Jurídicas; Sistemas
de Informação de Gestão; Sistemas de Informação; Sistemas de
Workflow e Gestão Documental; Tecnologias da Informação e
da Comunicação; TIC para Secretariado.
Fonte: Elaborado pelas autoras (2015).
Neste quadro, verificou-se que a área científica de Secretariado e Trabalho Administrativo contempla
unidades curriculares diretamente relacionadas com a atividade profissional (como Documentação e
Arquivo, Assessoria, Empreendedorismo, Protocolo e Gestão de Eventos, Práticas Administrativas e
Práticas de Secretariado). E, para que o Secretário possa responder às necessidades atuais do
mercado de trabalho, constatou-se que uma formação superior em secretariado/assessoria oferece
uma diversidade de áreas e unidades curriculares, que permitem desenvolver no profissional um
conjunto de competências técnicas e comportamentais.
Mas, somente ter um curso superior em secretariado/assessoria não é suficiente para que esta
profissão possa distinguir-se num mercado empresarial altamente competitivo e com uma enorme
diversidade de profissionais das mais distintas áreas de formação que tentam integrar-se nesta
carreira. É necessário ir mais longe para que a formação superior de um Secretário possa ser
reconhecida na estrutura hierárquica da empresa e dos demais Secretários que apenas possuem o
ensino secundário profissional. É importante que no seu percurso académico adquira potencial para
poder participar em processos complexos de forma mais autónoma, e, para isso, é indispensável que,
por meio da pesquisa, adquira estas competências. Ora, constata-se, através do quadro apresentado
e pela falta de participação dos estudantes do ensino superior de secretariado/assessoria em
congressos, que existem deficiências nestes cursos na formação de professores e investigadores.
Neste quadro, apenas é mencionada uma unidade curricular relativa à pesquisa científica, intitulada
Metodologia da Investigação, que consta do plano de estudos da ESTG da Guarda, no 1º semestre
do 1º ano. Nos restantes cursos somente tendem a tratar unicamente da metodologia de trabalhos
académicos. Além disso, os licenciados em Secretariado/Assessoria encontram-se, na sua maioria,
inseridos no mercado de trabalho, o que reduz o seu interesse na produção de pesquisas e
participação em eventos de carácter científico. À semelhança do Brasil, sublinha-se a necessidade de
67
Livro de Atas
CISA 2015
os docentes vincularem as suas atividades de sala de aula para o desenvolvimento de pesquisas
científicas, como forma de prepararem estes futuros profissionais para a solução de problemas
complexos, práticos e atuais.
Hoje em dia, qualquer profissão tem de evoluir e acompanhar as exigências das organizações. Se a
sua preparação académica não for apropriada pode pôr em risco a estagnação de cursos superiores
nessa área, porque o mercado empresarial irá optar por mão-de-obra mais barata, com menos
habilitações.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este artigo se propôs a apresentar uma análise comparativa da formação de nível superior em
Secretariado das universidades públicas brasileiras e portuguesas que oferecem o curso. O objetivo
foi conhecer os campos do conhecimento que caracterizam a profissão nesses países, bem como
identificar os principais desafios intrínsecos à formação em ambos os contextos.
Os resultados permitiram identificar as semelhanças e diferenças nos perfis dos cursos, assim como
conhecer o panorama e as perspetivas de atuação para os profissionais da área em Brasil e em
Portugal.
Relativamente ao contexto brasileiro, verificou-se que os campos do conhecimento identificados por
Leal (2014) caracterizam a formação superior em Secretariado como genérica e multidisciplinar.
Assim, contempla um conjunto de saberes e conhecimentos de ordem científica, técnica, ética e
social, que permite ao egresso contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade e produtividade das
organizações.
Segundo Leal (2014, p. 74),
Um cenário organizacional complexo como o contemporâneo, caracterizado pela dinamicidade e
diversidade, demonstra que uma carreira linear não mais se ajusta aos perfis profissionais, ao mesmo
tempo em que valoriza a proatividade e a autonomia, permitindo que o secretário-executivo dotado
desse novo perfil encontre amplo espaço para atuação nos mais diversos nichos organizacionais.
As principais limitações identificadas na formação foram: a) baixa carga horária do campo “relações
internacionais”, o que contradiz o número significativo de multinacionais e organizações inseridas em
processo de internacionalização no Brasil; b) baixa carga horária do campo “gestão secretarial”, que
contempla disciplinas diretamente relacionadas às atribuições do profissional (como técnicas
secretariais; assessoria executiva e consultoria organizacional e planejamento e organização de
eventos), por conta da dependência do Secretariado em relação a departamentos de outras áreas,
como Administração e Letras; c) baixa carga horária de disciplinas voltadas ao desenvolvimento de
competências comportamentais, considerando-se o crescente nível de exigência das organizações
em relação às atitudes; d) desconsideração dos contextos locais das diversas regiões do brasil, o que
apresentaria potencial para contribuir tanto para a inserção do profissional no mercado de trabalho
quanto para o desenvolvimento local; e) ausência de disciplinas voltadas ao desenvolvimento da
pesquisa científica na área de Secretariado, o que contribuiria para o fortalecimento e emancipação
da profissão.
No levantamento de dados dos cursos superiores em Portugal não foi tida em conta a carga horária
das unidades curriculares, mas numa futura pesquisa será realizado esse estudo. A principal
limitação identificada neste tipo de formação foi a ausência de unidades curriculares voltadas para a
investigação científica na área de secretariado, o que ajudaria imenso na consolidação da profissão.
Também foram identificadas diversas semelhanças em relação aos campos do conhecimento e áreas
contempladas pelos cursos superiores de Secretariado em ambos os países, o que demonstra certa
padronização dos elementos que configuram a formação, apesar das diversas diferenças referentes
aos contextos desses países.
O Quadro 6 ilustra esse fato:
Quadro 6 – Comparativo dos campos de conhecimento e áreas abrangidas pelos cursos de Secretariado e Assessoria das
universidades e politécnicos públicos portugueses e brasileiros
68
Livro de Atas
CISA 2015
Campos do
conhecimento
(BR)
Área científica
(PT)
Principais áreas abrangidas
(BR)
Princípios
administrativos
e
organizacionais
Gestão
e
Administração
Teorias
administrativas;
Planejamento
e
desenvolvimento
organizacional; Organização,
sistemas
e
métodos;
Administração
pública;
Gestão
de
pessoas;
Empreendedorismo;
Inteligência competitiva nas
organizações;
Micro
e
macroanálise organizacional;
Marketing empresarial; Chefia
e
liderança;
Processo
decisório;
Conflito
e
negociação; Elaboração de
projetos; Economia brasileira;
Economia do setor público.
Contabilidade de Gestão;
Estratégia
Empresarial;
Gestão Comercial; Gestão da
Qualidade;
Gestão
das
Organizações; Gestão de
Força de Vendas; Gestão de
Projetos;
Organização
e
Gestão de Serviços.
Gestão
secretarial
Secretariado
e
Trabalho
Administrativo
Gestão secretarial; Técnicas
secretariais;
Assessoria
executiva
e
consultoria
organizacional; Administração
e assessoria em relações
públicas; Planejamento e
organização de eventos e
cerimonial,
protocolo
e
etiqueta.
Arquivo e Documentação;
Empreendedorismo e Gestão
de
Eventos;
Gestão
Documental;
Práticas
Administrativas; Práticas de
Secretariado e Assessoria;
Práticas e Técnicas de
Secretariado; Protocolo e
Gestão de Eventos; Técnicas
Administrativas
e
de
Assessoria; Tratamento e
Arquivo de Informação.
Psicologia
organizacional
Ciências
Sociais
Humanas
Comportamento
organizacional;
Relações
interpessoais; Dinâmica de
grupo;
Comunicação
empresarial.
Comportamento
Organizacional e Gestão de
Recursos
Humanos;
Comunicação
Institucional;
Comunicação
Interpessoal
nas
Organizações;
Metodologia das Ciências
Sociais;
Noções
de
Psicologia
Relacional;
Psicologia
do
Trabalho;
Psicossociologia
das
Organizações;
Relações
Humanas;
Relações
Interpessoais e Atendimento;
Assessoria
e
Relações
Públicas;
Comunicação
Intercultural; Técnicas de
Comunicação e Negociação
Empresarial; Liderança e
e
Unidades curriculares (PT)
69
Livro de Atas
CISA 2015
Campos do
conhecimento
(BR)
Área científica
(PT)
Principais áreas abrangidas
(BR)
Unidades curriculares (PT)
Gestão de Equipas.
Gestão contábil
e matemática
Matemática e
Estatística
Análise
contábil
e
orçamentária;
Matemática
elementar;
Administração
financeira;
Matemática
comercial
e
financeira;
Estatística; Lógica.
Contabilidade,
Auditoria
e
Fiscalidade
Direito
Direito
Análise de Dados; Elementos
de Matemática; Estatística
Aplicada
à
Empresa;
Estatística
Aplicada
às
Ciências
Empresariais;
Estatística
Descritiva;
Estudos
de
Mercado;
Matemática
Financeira;
Métodos
Quantitativos
Aplicados
às
Ciências
Empresariais;
Métodos
Quantitativos e Estatística;
Modelos de Decisão e
Processos.
Cálculo
Financeiro;
Contabilidade
e
Custas
Judiciais;
Contabilidade
Geral;
Elementos
de
Finanças
Empresariais;
Fundamentos
de
Contabilidade e Fiscalidade;
Contencioso e Procedimentos
Tributários.
Instituições de direito público
e privado; Direito empresarial;
Legislação social e direito do
trabalho.
Direito Fiscal e Finanças
Públicas;
Direito
Administrativo e Serviços
Públicos; Direito do Trabalho
e
Ética
e
Deontologia
Profissional; Aspetos Legais
em
Saúde;
Assessoria
Jurídica;
Direito
Administrativo;
Direito
Aplicado à Informação e à
70
Livro de Atas
CISA 2015
Campos do
conhecimento
(BR)
Área científica
(PT)
Principais áreas abrangidas
(BR)
Unidades curriculares (PT)
Documentação;
Direito
Comunitário;
Direito
da
Empresa; Direito da União
Europeia;
Direito
das
Sociedades;
Direito
de
Empresa e Laboral; Direito
Empresarial; Enquadramento
Jurídico
da
Atividade
Empresarial;
Organização
Judicial.
Relações
Internacionais
Economia
Finanças
e
Comércio exterior; Relações
internacionais; Introdução a
atividades
turísticas
e
hoteleiras.
Ciências
Económicas e
Empresariais
Economia
e
Finanças
Públicas;
Economia
Portuguesa
e
Europeia;
Elementos
de
Finanças
Empresariais;
Operações
Bancárias e de Seguros;
Princípios de Economia e
Gestão; Gestão Financeira;
Princípios
de
Macroeconomia;
Relações
Económicas e Internacionais.
Comércio
Internacional;
Empreendedorismo
e
Inovação;
Marketing;
Paleografia e Diplomática;
Relações Internacionais e
Instituições
Europeias;
Instituições e Políticas da
União Europeia.
Língua
vernácula
e
redação
de
documentos
Língua
Literatura
Materna
e
Norma padrão escrita; Prática
de leitura; Produção textual e
acadêmica; Redação oficial e
empresarial; Linguagem e
argumentatividade.
Análise e Produção de Texto;
Análise
Textual;
Cultura
Portuguesa;
Língua
Portuguesa;
Português
Empresarial;
Português;
Português - Documentação;
Práticas Textuais e Cultura
Portuguesa; Técnicas de
Comunicação Oral e Escrita;
Técnicas de Expressão e
Comunicação;
Teoria
da
Comunicação
e
Práticas
Textuais.
Línguas
Línguas
e
Escrita
2ª
da
língua
inglesa;
Língua
Estrangeira
71
Livro de Atas
CISA 2015
Campos do
conhecimento
(BR)
estrangeiras
Tecnologia
informação
da
e
Área científica
(PT)
Principais áreas abrangidas
(BR)
Unidades curriculares (PT)
Literaturas
Estrangeiras
Expressão oral da língua
inglesa; Inglês para negócios;
Escrita comercial em inglês;
Tradução e versão do inglês;
Redação
acadêmica
em
língua inglesa; Escrita da
língua espanhola; Expressão
oral em língua espanhola;
Espanhol para negócios;
Redação
comercial
em
espanhol; Tradução e versão
do
espanhol;
Língua
francesa; Língua Brasileira de
Sinais.
Empresarial - Alemão; 2ª
Língua
Estrangeira
Empresarial - Espanhol; 2ª
Língua
Estrangeira
Empresarial - Francês; 2ª
Língua Estrangeira - Alemão;
2ª Língua Estrangeira Espanhol;
2ª
Língua
Estrangeira - Francês; 3ª
Língua Estrangeira; Alemão Iniciação; Alemão - Língua;
Alemão
Receção
e
Atendimento;
Alemão
Técnico;
Cultura
Francesa/Alemã/Espanhola;
Cultura Inglesa; Espanhol Iniciação; Espanhol - Língua;
Espanhol - Receção e
Atendimento; Espanhol de
Negócios; Espanhol Técnico;
Estruturação
do
Texto
Técnico;
Estudos
Interculturais;
Francês
Iniciação; Francês - Língua;
Francês
Receção
e
Atendimento;
Francês
Técnico; Inglês - Língua e
Comunicação
Intercultural;
Inglês - Língua e Cultura
Organizacional;
Inglês
Língua; Inglês - Tradução e
Terminologia; Inglês Aplicado
às Ciências Empresariais;
Inglês
Comercial;
Inglês
Empresarial; Inglês; Inglês
Técnico;
Inglês
Documentação; Interpretação
Consecutiva e Simultânea;
Introdução às Teorias da
Tradução;
Língua
Francesa/Alemã/Espanhola;
Linguística de Texto; Russo;
Tradução de Texto Técnico Alemão; Tradução de Texto
Técnico - Espanhol; Tradução
de Texto Técnico - Francês;
Tradução de Texto Técnico Inglês; Tradução de Texto
Técnico - Russo.
Tecnologias
de Informação
Competência informacional;
Tecnologia da informação;
Análise Textual; Aplicações
de
Escritório
Eletrónico;
72
Livro de Atas
CISA 2015
Campos do
conhecimento
(BR)
Área científica
(PT)
Principais áreas abrangidas
(BR)
comunicação
e
Comunicação
Técnicas e tecnologia da
comunicação
oral;
Administração de sistemas de
informação e bancos de
dados; Gestão documental e
arquivística.
Aplicações de Sistemas de
Informação
Geográfica;
Aplicações
Informáticas;
Comércio
Eletrónico;
Ferramentas
Eletrónicas
Aplicadas
à
Tradução;
Governo
Eletrónico;
Informática
Aplicada
à
Administração;
Informática
Aplicada;
Informática;
Multimédia;
Pesquisa
de
Informação e Bases de
Dados Jurídicas; Sistemas de
Informação
de
Gestão;
Sistemas de Informação;
Sistemas de Workflow e
Gestão
Documental;
Tecnologias da Informação e
da Comunicação; TIC para
Secretariado.
Áreas
e
atividades
práticas
complementares
Metodologias
Formação
independente;
Teoria Geral do Secretariado;
Metodologia e técnicas de
pesquisa
aplicada
ao
Secretariado;
Estágio
profissionalizante; Trabalho
de conclusão de curso.
Metodologia da Investigação;
Estágio/Trabalho de Projeto;
Projeto
em
Secretariado
Clínico;
Projeto
em
Secretariado.
Sociologia,
filosofia, história
e ética
Cultura Geral
Realidade
brasileira
e
cidadania;
Panorama
sociopolítico no Brasil e no
mundo;
Sociologia
das
organizações;
Ciência
política;
História
socioeconômica, política e
cultural da américa latina;
Fundamentos da ética.
Civilização Contemporânea;
Temas Multiculturais.
Ciências
e
Tecnologias
da Saúde
Unidades curriculares (PT)
Gestão de Informação em
Saúde;
Organização
e
Gestão de Sistemas de
Saúde; Tecnologia Médica;
Assessoria
Clínica;
Terminologia em Ciências da
Saúde.
Fonte: Elaborado pelas autoras (2015).
73
Livro de Atas
CISA 2015
As principais diferenças evidenciadas entre a formação superior em Secretariado dos países foram:
a) A duração dos cursos superiores de Secretariado no Brasil tem em média quatro anos, enquanto
11
todos os cursos de Portugal tem três anos de duração, desde o Tratado de Bolonha ; b) Em Portugal
há uma vertente da profissão inexistente no Brasil: O Secretariado Clínico, que visa formar
profissionais que possam atuar junto às organizações médicas e hospitalares; c) nenhuma instituição
do Brasil atualmente oferece curso de pós-graduação strictu-sensu (mestrado e doutorado) em
Secretariado. Os profissionais da área que desejam seguir vida acadêmica geralmente ingressam em
cursos das áreas de Administração, Gestão do Conhecimento ou Línguas estrangeiras. Em Portugal
já existem dois mestrados: um de Assessoria de Administração, oferecido pelo Instituto Superior de
Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP); e outro em Tradução e Assessoria Linguística,
oferecido pela Universidade dos Açores; d) O quantitativo de universidades públicas que oferecem o
curso é maior no Brasil. No entanto, esse fato provavelmente justifica-se pela maior dimensão
territorial desse país; e) Contrariamente ao Brasil, o termo “secretário-executivo” refere-se ao nível
mais baixo da profissão e não ao nível de formação superior, por conta da terminologia “executivo”
(executar).
Cabe, ainda, mencionar que assim como no Brasil, a principal luta da classe é pela criação de uma
ordem/conselho para a profissão, que possa atuar como órgão fiscalizador. Além disso, recentemente
Portugal definiu o dia 30 de setembro como o dia do secretário, assim como no Brasil. Conclui-se que
a profissão de Secretário, devido às características na formação, apresenta perspetivas positivas em
ambos os países analisados. Sugere-se que outros países sejam incluídos na análise.
REFERÊNCIAS
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< http://blogs.bbk.ac.uk/bbkcomments/2014/12/04/languages-what-for/>. Acesso em: 20 dez 2014
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características que compõem o perfil. Revista Expectativa. v. 1 n. 4. 2005.
BRASIL. Resolução n. 3, de 23 de junho de 2005. Institui as diretrizes curriculares nacionais para o
curso de graduação em Secretariado Executivo e dá outras providências. Ministério da Educação,
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Livro. 2002.
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CLASSIFICAÇÃO DAS ÁREAS CIENTÍFICAS CORDIS: file:///C:/Users/Ana/Downloads/CORDIS.pdf
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pós-graduação. 2 ed. Porto Alegre: Bookman, 2005.
DALMAU, M. Disciplina Gestão por Competências. Anotações de sala de aula. Florianópolis: UFSC,
2013.
Decreto-Lei n.º 396/2007, de 31 de Dezembro, 1.ª série - N.º 251
Decreto-Lei n.º 92/2011, de 27 de Julho. 1.ª série - N.º 143
Deliberação n.º 1189/2006, 8 de setembro, Diário da República, 2.ª Série - N.º 174
Despacho n.º 1536/2010, 21 de janeiro, Diário da República, 2.ª Série - N.º 14
11
*O Tratado de Bolonha – assinado na Itália, em 1999, por ministros da Educação de 29 países europeus – propôs a
reorganização do ensino superior dos países envolvidos: a oferta de cursos de graduação com duração de três anos – com
disciplinas básicas que conferem ao estudante um grau universitário – e posterior especialização com peso de mestrado são
aspetos propostos.
74
Livro de Atas
CISA 2015
Despacho n.º 16422/2011, 2 de dezembro, Diário da República, 2.ª Série - N.º 231
Despacho n.º 22030-B/2007, 19 de setembro, Diário da República, 2.ª Série - N.º 181
Despacho n.º 4288/2008, 18 de fevereiro, Diário da República, 2.ª Série - N.º 34
Despacho n.º 5056/2010, 19 de março, Diário da República, 2.ª Série - N.º 55
Despacho n.º 6356/2010, 9 de abril, Diário da República, 2.ª Série - N.º 69
Despacho n.º 9125/2012, 5 de julho, Diário da República, 2.ª Série - N.º 129
LEAL, F. Competências secretariais requeridas pela UFSC. Dissertação de Mestrado. Programa de
Pós-graudação em Administração. Florianópolis: UFSC, 2014.
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MAÇANEIRO, M. antecedentes, consequências e desafios da cientificidade da área de secretariado
executivo. Revista Expectativa. v. 10. n. 10. 2011.
MAÇANEIRO, M. KUHL, M. Estado da Arte e o Rumo do Conhecimento Científico em Secretariado
Executivo: Mapeamento e Análise de Áreas de Pesquisa. Revista de Gestão e Secretariado. v. 4. n.
3. 2014.
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profissional de Secretariado. Revista de Gestão e Secretariado. São Paulo. v. 1. n. 1. p. 46-68.
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NONATO JUNIOR, R. Epistemologia e teoria do conhecimento em Secretariado Executivo: A
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SABINO, R. F., ROCHA, F. G. Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.
RICHARDSON, R. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1999.
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Tradução de Romano Gasperoni. Milano: Franco Angeli, 1995.
TRIVIÑOS. Introdução à pesquisa em Ciências Sociais. 1987.
VIEIRA, A. M. (2013). Técnicas Administrativas e Secretariado. Porto: Conselho Profissional de
Secretariado.
75
Livro de Atas
CISA 2015
ENTREPRENEURSHIP EDUCATION – AN OVERVIEW OF THE COURSES IN
EUROPE AND THE PEDAGOGIES USED12
Ionut Burlusi
CICE – ISCAP / IPP, Portugal
ionut.burlusi@gmail.com
Anabela Mesquita
CICE – ISCAP / IPP, Portugal
sarmento@iscap.ipp.pt
Abstract
Encouraged by the economic crisis of the last years, people starts looking at Entrepreneurship as a
possible solution to develop economy, create jobs and remain competitive. In order to develop
entrepreneurship, and in particular entrepreneurial skills, European countries start to adopt the
american style of entrepreneurial learning. And these entrepreneurial skills should be developed by all
sorts of employees and not only by entrepreneurs meaning those creating a company. Furthermore,
literature also refers the existence of several types of application of this concept which results in
corporate entrepreneurship and intrapreneurship among others. This paper contributes to this
discussion by identifying some of the higher education institutions in Europe that are offering this kind
of training to citizens as well as the approach they are using to attain their objectives. Results will
contribute to better understand the entrepreneurial learning at the level of university and also will help
us to have a clearer view of how entrepreneurial learning will evolve in future.
Introduction
Nowadays entrepreneurship education has a very important role in the development of new
entrepreneurs (at the global level and not meaning only those creating their own jobs or companies).
Some researchers (Cooney, 2012 and Wilson, 2008), believe that the entrepreneurial education is one
of the best ways to support growth and generate jobs. However it is not only with the objective to
create jobs that entrepreneurship should be looked at. Entrepreneurial skills are now seen as an
important transversal skill that all and each citizen need to develop. In order to see what are the
educational offers concerning entrepreneurship, we identified the higher education institutions in
Europe that are offering this program of studies. Additionally, since entrepreneurship is more than just
job creation, we looked into the way this skill was develop / trained.
This paper is organized as follows: after a brief introduction we do a literature review about
entrepreneurship, entrepreneurial education and the importance of it in European countries. Then we
present how entrepreneurship is being taught in higher education institutions and how developed is
the level of entrepreneurial educations in university. Finally we draw some conclusions.
Entrepreneurship and entrepreneurial educations
Entrepreneurship education can help to promote an entrepreneurial and innovative culture in Europe
by changing mind-sets and providing the necessary skills. With the security of Europe’s welfare
system, people are less willing to take risks. This attitude is reinforced at the university, which
traditionally has been focused on ensuring students can secure future jobs – not become
12
Paper developed under the European project ENTRE4FUTURE - Simulation for entrepreneurship –2014-1- RO01- KA202002759
76
Livro de Atas
CISA 2015
entrepreneurs. Meanwhile globalization, the rapid development of technology and the lower cost of
travel have completely changed the nature of work. It is no longer enough to train students for a
career. Universities must prepare students to work in a dynamic, rapidly changing entrepreneurial and
global environment (Karen Wilson, 2008).
Entrepreneurship is viewed as a major driver of innovation, competitiveness and growth. National
governments and international organizations such as the OECD, the European Commission and
others have increased focus on entrepreneurship education. The OECD recently conducted a major
survey of entrepreneurship education, and the European Commission is about to embark on a major
study as well. These initiatives bode well for ensuring sustained momentum to encourage universities
to make commitments in this area and for policy makers to help facilitate the process.
A report published by the European Commission in Brussels, (April 2012) confirm the fact that
entrepreneurship education is being increasingly promoted in most European countries. Eight
countries (Denmark, Estonia, Lithuania, the Netherlands, Sweden, Norway, Wales and the Flemish
part of Belgium) have launched specific strategies to promote entrepreneurship education, while 13
others (Austria, Bulgaria, the Czech Republic, Finland, Greece, Hungary, Iceland, Liechtenstein,
Poland, Slovakia, Slovenia, Spain and Turkey) include it as part of their national lifelong learning,
youth or growth strategies. Half of European countries are engaged in a process of educational
reforms which include the strengthening of entrepreneurship education. A total of 31 European
countries and 5 regions were surveyed for the report, entitled “Entrepreneurship Education at School
in Europe” (European Commission, 2012).
The European Union promotes entrepreneurship as a key factor for competitiveness and has
highlighted the importance of advancing a European entrepreneurial culture by fostering the right
mind-set and entrepreneurship-related skills.
In Europe, entrepreneurship is still trying to find its place. Activities are in promoted across Europe but
efforts are fragmented and often driven by external actors instead of by the education system itself
(European Commission, 2002). Faculty champions of entrepreneurship often have to fight internal
battles for support and funding of their activities. Fewer universities in Europe have academic
entrepreneurship departments. Professors often teach from traditional disciplines such as economics
or business administration. Also, the majority of the entrepreneurship professors in Europe are
traditional academics, reflecting long-standing policies and practices.
Institutional culture, practice and policies often get in the way of developing an entrepreneurial spirit
and environment within universities. Entrepreneurship champions play critical roles within the
universities but there must also be strong commitment from the university leadership (provosts, rectors
and vice chancellors). This requires a complete paradigm shift for the entire university, including
changing the fundamentals of how the university operates and its role in society (Wilson, 2008).
77
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CISA 2015
Figure 1 - Percentage of prospective business students from east and west region of Europe considering entrepreneurship as a
post-degree career goal.
Eastern
Europe
31%
Western
Europe
27%
Source: GMAC, 2013
The GMAC mba.com Prospective Students Survey (see figure 1), conducted in January-December
2013 on a scale of 3,616 respondents who are considering entrepreneurship as a post-degree career
goal. As we can see in this figure the percentage of prospective business students from east
European region who are considering entrepreneurship as a post-degree career goal is (31%), while
the percentage of prospective business students from west European region who are considering
entrepreneurship as a post-degree career goal is (27%). According to these results European
Commission needs to develop new ways to increase the number of students who are considering
entrepreneurship as a post-degree career goal.
Graph 1 – Business School Prepared Entrepreneurs to
Source: GMAC, 2013
Graph 1 explains for what type of activity business schools prepare their students after they graduate.
To obtain the information a questionnaire was administered to the students who finished
entrepreneurial specialization in business schools. Results show that 88% of the respondents refer
they are prepared to lead their company, 84% answered that they will grow their actual business, 81%
responded that they will develop an idea, develop a financial projection or conduct market research,
78
Livro de Atas
CISA 2015
79% state they will write a business plan, 73% will secure their finance, 69% will contact potential
customers of the product that they want to launch an 63% want to create a human resource plan.
2.1. Types of pedagogies being used in entrepreneurial schools
In the teaching of entrepreneurship, attention should focus especially on youth personality. This type
of education should foster creativity, initiative, risk taking and other generally applicable attributes and
skills that are the foundation of entrepreneurship. In terms of operational skills, it is necessary to
distinguish between general entrepreneurial competences that everyone should acquire and those
needed specifically for social or commercial entrepreneurship (eg. for starting a business) (European
Commission, 2009).
The teaching methods used most often, according to experts, are the following:
•
•
•
•
•
•
Courses;
Computer simulations and business games;
Enterprises created by students;
Work on projects and teamwork;
Visiting businesses;
Internships;
European universities and business schools must play a key role in promoting entrepreneurship and
innovation, helping students to learn not only how to start a business but also how to grow them,
including across borders. In particular, technical and scientific universities provide potential breeding
grounds for high-technology/high-growth companies (Wilson, 2008).
Entrepreneurship Classroom Activities
There are a great variety of ways to make entrepreneurship programs interesting and memorable
through active participation in the learning process. Here is a list with some types of pedagogies that
are used in entrepreneurial schools (Entrepreneurial Learning, 2013):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Self-analysis questionnaires
Tests quiz Projects Games Interviews
Ideas harvesting exercises
Competitions Group work Presentations Teaching others
24 hour projects peer mentoring Group mentoring Shadowing Drama
Use of entrepreneurs networking exercises Cases
Use of IT Hot seats Brainstorming
Public Speaking Practicing Heuristics Critical Incidents Presentations
Short story writing
Film Music Debate
Career scenarios
Icebreakers Role play Post its
Elevator Pitch Speed Networking Panels
Games that are used in entrepreneurial schools (Consortium for entrepreneurship education, 2009):
"Business Plan Know How" - Creative Thinking and Questions to Ask
"Just what is Profit?" - Try this activity to see if you know what profit is!"
"Creativity, Innovation, and Problem Solving" - Several web pages to use in practicing business
creativity
"Promotion Basics" - Practice Using the Promotional Mix
"Visualize Your Future" - Classroom Activity
"Franchising Know-How" - Develop Your Own Franchise
"Market Research for the Classroom" - Find out Student Needs
"Profits Come from Taking Risks" - How do entrepreneurs make plans to reduce risk?
79
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CISA 2015
"Business Start-up Simulation" - Students work together to create a business idea
"Ethical behaviour is Good Business" - Practice using decision-making skills resulting in ethical
decisions
"Let's Speak 'ECONOMICS'" - See how economics understanding is the foundation of entrepreneurial
thinking
"Entrepreneurship.It's Elementary" - Lots of activities for elementary school teachers
"Ideas for Entrepreneurship Activities in the Schools" - Use entrepreneurship as a vehicle for building
academic skills
Details of all this games are presented on the web site http://www.entre-ed.org/teach/activits.htm
Projects to support entrepreneurship education
According to the European Commission nine projects co-funded by them have already benefitted
roughly 6 500 students and young people and 900 teachers. Together, these projects’ indirect effects
– which come from dissemination, information activities, production of pedagogical materials, etc. –
ensured that they reached at least 100 000 young people (European Commission, 2013).
However, the added value of these European projects lies in their potential for extension, transfer and
wider dissemination within the Member States:
Creative, innovative pedagogical materials were prepared to be used in the classroom. Work on real
business cases is one of the most effective ways to learn about entrepreneurship, but this method is
not yet sufficiently widespread, and very often case studies are imported from the United States and
do not have a local, European dimension. Thanks to this initiative, 88 new case studies were created,
all based on European businesses.
The Entrepreneurship Summer Academies gave 320 higher education professors, lecturers and
assistant professors advanced training on how to teach entrepreneurship. All of these educators
committed to become ambassadors of entrepreneurial learning in their respective institutions, thus
ensuring a multiplier effect.
Seven new projects aim to address some of the main obstacles that still stand in the way of increasing
entrepreneurship education and student participation, such as:
•
•
•
training primary, secondary and higher education teachers, because qualified teachers are the
largest bottleneck in providing entrepreneurship education;
creating a European online platform for educators to facilitate peer coaching, mentoring and
advising to broaden support and exchanges beyond national borders;
developing new methods and indicators to assess entrepreneurial skills acquired by students.
Since the technology has evolved right now schools try to approach students from a new way. To
teach entrepreneurs the skills they need, business schools across the Europe are turning to a new
tool: videogames. These simulations let students make tough choices about how to build and expand
a company, and then see those decisions play out instantly. And they can do it over and over again
until they get a good handle on what works and what doesn't.
Identification of entrepreneurial courses offered in Europe
In the next sections we will present data concerning the entrepreneurial courses offered in Europe. At
first, information was gathered using the Study Portals (http://www.studyportals.eu/), with the objective
to have an overview of it. In the second stage, we analysed some courses in particular in order to
identify the distributions of each of them in the European countries. Finally we have done a
comparison between the total number of courses from each country in order to see which country has
the highest number of entrepreneurial courses.
Table.1 – Number of European university who have entrepreneurship programs in their curriculum.
80
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CISA 2015
European university who have entrepreneurship programs
Country
Bachelor Programs
Master Programs
PHDS
Short
Programs
Courses
Total
United Kingdom
41
108
9
14
172
Germany
9
34
0
3
46
Netherlands
10
12
0
25
47
Austria
9
8
0
1
18
Ireland
7
6
0
0
13
Spain
4
9
0
0
13
Finland
4
3
2
0
9
Greece
3
2
0
1
6
Poland
2
4
0
0
6
Latvia
2
2
0
0
4
Switzerland
2
14
0
1
17
Bulgaria
0
0
0
0
0
Cyprus
0
0
0
0
0
Lithuania
2
0
0
0
2
Denmark
2
9
0
4
15
Romania
1
2
0
0
3
Liechtenstein
0
0
1
0
1
Norway
1
3
0
0
4
France
1
34
2
3
40
Czech Republic
1
2
1
0
4
Hungary
1
0
0
0
1
Sweden
1
18
0
0
19
Italy
0
12
0
2
14
Slovenia
1
0
0
1
2
Belgium
0
5
1
4
10
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CISA 2015
European university who have entrepreneurship programs
Portugal
0
4
1
1
6
Luxembourg
0
2
0
0
2
Estonia
0
0
0
2
2
Total
104
293
17
62
476
Source: StudyPortals, 2014
Table 1 show that the entrepreneurship programs are offered in all the European countries. In total
there are 476 entrepreneurship courses all over the Europe. From the total of 476 entrepreneurship
courses, 104 are at Bachelor level, 293 are in Master study programs, 17 are PHDS programs, and 62
are short entrepreneurship courses. Entrepreneurship started to be more and more appreciated in
European countries. Right now European countries start to understand the importance of
Entrepreneurs and try to concentrate more on this domain.
Graph.2 - Number of entrepreneurial bachelor programs in each European country.
Source: StudyPortals, 2014
In 2014 the number of European universities who had in their curriculum of bachelor study
entrepreneurship programs is presented in graph.2. On the first place is United Kingdom with 41
entrepreneurship programs, followed by Netherlands with 10 programs, Germany and Austria with 9
programs, Ireland with 7 programs, Spain and Finland with 4, Greece with 3, Poland, Latvia,
Switzerland, Lithuania and Denmark with 2 programs and Romania, Norway, France, Czech Republic,
Hungary, Sweden and Slovenia with just one program. There are also some European countries
where there are no entrepreneurship programs in the curriculum of bachelor study like Bulgaria,
Cyprus, Liechtenstein, Italy, Belgium, Portugal, Luxembourg, and Estonia.
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CISA 2015
Graph.3 - Number of entrepreneurial masters programs in each country of Europe
Source: StudyPortals, 2014
Graph.3 present the number of European universities who has in their curriculum of master studies
entrepreneurship programs. In year 2014 in the first place is United Kingdom with 108 master
entrepreneurship programs, followed by Germany and France with 34 programs, Sweden with 18
programs, Switzerland with 14 programs, Netherland and Italy with 12 programs, Denmark and Spain
with 9 programs, Austria with 8 programs, Ireland with 6 programs, Belgium with 5 programs, Portugal
and Poland with 4 master programs, Finland with 3 programs, Greece, Latvia, Romania, Czech
Republic and Luxemburg with only 2 masters programs. There are also some European countries
such as Bulgaria, Cyprus, Lithuania, Liechtenstein, Hungary, Slovenia and Estonia without masters
programs in the domain of entrepreneurship.
Graph.4 - Number of entrepreneurial PHDS programs in each country of Europe
Source
: StudyPortals, 2014
According to graph.4, in the year 2014 there were 17 PhD programs in Europe. Countries who have a
PhD entrepreneurship programs are: United Kingdom with 9 programs, Finland and France with 2
programs, followed by Liechtenstein, Czech Republic, Belgium and Portugal with only one PhD
program.
83
Livro de Atas
CISA 2015
The rest of Europe such as: Germany, Netherlands, Austria, Ireland, Spain, Poland, Latvia.
Switzerland, Bulgaria, Cyprus, Lithuania, Denmark, Romania, Norway Hungary, Sweden, Italy,
Slovenia, Luxembourg and Estonia don’t have any PhD programs in entrepreneurship.
Graph.5 - Number of entrepreneurial short courses program in each country of Europe
Source: StudyPortals, 2014
The number of European universities in 2014 who have short courses of entrepreneurship in their
curriculum of study is presented in graph.5, Netherlands occupies the first place with 25 short courses,
followed by United Kingdom with 14 short courses programs, Denmark and Belgium with 4 short
courses programs, Germany and France with 3 programs, Austria, Greece, Switzerland, Slovenia and
Portugal with only one short program. Also there are countries such as Ireland, Spain, Finland,
Poland, Latvia, Bulgaria, Cyprus, Lithuania, Romania, Liechtenstein, Norway, Czech Republic,
Hungary, Sweden and Luxembourg where there are no short courses of entrepreneurship. So in terms
of short entrepreneurship courses Netherlands occupy the first place.
84
Livro de Atas
CISA 2015
Graph.6 – The percent of entrepreneurship programs in Europe.
Source: StudyPortals, 2014
According to graph.6, from the total number of European university who had in their curriculum of
study entrepreneurship programs 61% are at the master level, 22% are bachelor programs, 13% are
short courses while only 4% are PHDS studies.
In order to develop entrepreneurial skills, universities need to create more programs (bachelor, master
and PhD level) and also more short courses. The more the offer of entrepreneurial programs, the
higher the development of necessary skills to thrive in today’s society.
85
Livro de Atas
CISA 2015
Graph.7 – Total number of entrepreneurial programs in each country of
Europe
Source: StudyPortals, 2014
In 2014 the number of European universities who had in their curriculum of study entrepreneurship
programs is presented in graph.7. On the first place is United Kingdom with 172 entrepreneurship
programs, followed by Netherland with 47 programs, Germany 46 programs, France with 40 programs,
Sweden with 19, Austria with 18, Switzerland with 17, Denmark with 15, Italy with 14, Ireland and
Spain with 13, Belgium with 10, Greece and Poland with 6, Latvia, Norway and Czech Republic with 4
programs, Romania with 3, Slovenia, Luxembourg, Estonia, Lithuania with 2 and Liechtenstein,
Hungary with just one program. There are also some European countries where there are no
entrepreneurship programs in the curriculum of study like Bulgaria, Cyprus.
As we can see the country with the highest number of entrepreneurial courses university is United
Kingdom.
How is entrepreneurship being taught?
In order to see how entrepreneurship is being taught we analysed some of the courses being offered.
Table 2 presents some of the most information gathered. We also wanted to see if the teachers were
using the same methods to teach students or if there were differences among countries.
The table was created with the information collected from the site Eduniversal Master Ranking 20142015 and we have selected the first 10 universities in the domain of entrepreneurship.
86
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Table 2 – The best 10 entrepreneurship degrees in Europe:
Nr.
University/
Course Name
How is entrepreneurship being taught?
Country
1.
Rotterdam School of
Management,
NETHERLANDS
MSc Strategic
Entrepreneurship
Rank in world best university
1
2.
Organizational
Innovation and
Entrepreneurship
Rank in world best university
4
During lectures, case studies, team work,
and projects students will build their network,
will explore opportunities to create perfect
job or start a business. Erasmus Centre for
Entrepreneurship offers support services to
start and grow student companies, and
organizes networking events with highgrowth and entrepreneurial corporate
organizations.
The program's central learning processes
are designed to provide creative, analytical,
communicative, and organizing skills
demanded from someone that wants to build
a professional career in entrepreneurial
endeavours and innovation teams.
CBS - Copenhagen Business
School,
DENMARK
They consider that the best way to learn is
not just by studying theory, but also by
having practical experiences, investigating
cases, and trying things out for themselves
in their own venture or for an existing
organisation. RSM teaches how students
can identify, create and exploit opportunities,
entrepreneurial strategies, starting and
growing businesses, and corporate
entrepreneurship.
Familiarizes students with the impact that
novelty had on societies, their institutions,
and economies since the industrial
revolution, and how novel products and
services are tied into a business models to
become economically viable. It will establish
the basic vocabulary, perspective, and
practices of OIE. Courses on innovation
management and digital entrepreneurship.
Organizational growth, and social change
will provide knowledge and practice of
recognizing and changing existing
organizational and social relationships.
87
Livro de Atas
CISA 2015
Nr.
University/
Course Name
How is entrepreneurship being taught?
Minor in
entrepreneurship
Five courses are empowering students in
their understanding of the functions and
management strategies of SMEs, in their
ability to be creative and to detect
opportunities for innovation and
entrepreneurship in their understanding of
the world of entrepreneurship: its resources
and its implications on life and society in all
sectors of our university. These courses will
appeal to many corporate witnesses and
experts. The sixth course will close the
program by an activity of entrepreneurship
simulation which will require integrating the
sum of knowledge and skills acquired during
these two formative years.
Country
3.
Université catholique de
Louvain – UCLouvain,
BELGIUM
Rank in world best university
5
4.
The program is designed to help students to
prosper in the spheres of creating business
opportunity and corporate innovation
management.
ESADE Business School,
Spain
Master in
Innovation and
Entrepreneurship
Rank in world best university
7
5.
Students will learn the core essentials of
entrepreneurial management and explore
the areas of opportunity evaluation and
conceptual business models, how to
implement such complex factors by
incorporating socially responsible business
practices and socially beneficial values.
The program aims to create the chance to
access and exploit the rich resources
available to develop personal and business
networks, innovations and ventures.
Business support and investment can be
found via venture capitalist companies,
business angels, and numerous informal
and formal business networks for which
innovation and growth are key on the
agenda.
University of Cambridge Judge Business School
UNITED KINGDOM
Postgraduate
Diploma in
Entrepreneurship
Rank in world best university
8
A rich bank of additional resources, including
seminars, networking events like Enterprise
Tuesdays and groups such as the
Cambridge University Entrepreneurs will
help further immerse the student into this
diverse enterprise ecosystem. Cambridge
Network, an external membership
organisation bringing together people from
business and academia, arranges a series
of events where student will be able to meet
other entrepreneurs and business angels,
share ideas and foster collaboration and
partnership for success.
88
Livro de Atas
CISA 2015
Nr.
University/
Course Name
How is entrepreneurship being taught?
MSc in
Innovation,
Strategy and
Entrepreneurship
The program want to broaden the theoretical
knowledge while gaining practical
experience in the working world, network
with today's leading industry experts and
tomorrow's game-changers, create students’
own business or help companies face
tomorrow's challenges head-on, this
program was designed for this kind of
candidate! The student will be challenged by
an intensive, rigorous curriculum, taught by
acclaimed academics and professional
experts, and learn from his fellow students –
a truly international group – through
teamwork and intensive real-life case
studies.
Country
6.
Grenoble Ecole de
Management,
France
Rank in world best university
9
7.
Learn about the role of leadership with
particular emphasis on strategic direction.
Learn about the variety of business
situations and the multitude of possible
actions. Develop practical skills in order to
actively participate in entrepreneurial and
innovative actions. Develop leadership skills.
BI Norwegian Business
School,
Norway
MSc in
Innovation and
Entrepreneurship
Rank in world best university
12
8.
SDA Bocconi School of
Management.
Italy
Master in
Strategy and
Entrepreneurship
(MISA)
Rank in world best university
13
Develop interpretive skills in general, in
order to:
Use and relate to the challenges of financial
matters; Develop an understanding of
responsibility and what leadership entails;
Develop an understanding of the business
needs accompanied to innovation; Learn to
combine ambition and humility in the
challenging process of change; Develop an
awareness of moral problems and ethical
choices in business and entrepreneurship
The program is designed to prepare
students for a career as entrepreneurs or
senior managers in a variety of industry
sectors.
Students need to be able to generate new
ideas, apply new frameworks and respond to
the challenges set by the market. MISA
provides the necessary tools and knowledge
to do this. It also enables student to identify,
pursue and manage business opportunities.
Specifically, the program focuses on the
following skills and values: Team Work and
Leadership, Strategic Thinking and Problem
Solving, Project and Process Management,
Entrepreneurial Mindset and Creativity’
Diversity and Internationalization, Ethics and
Integrity.
89
Livro de Atas
CISA 2015
Nr.
University/
Course Name
How is entrepreneurship being taught?
Country
8.
Aalto University,
FINLAND
Entrepreneurship
The Aalto entrepreneurship ecosystem is
unique and the biggest in Europe. Students
can participate in a range of excellent
entrepreneurship initiatives.
Rank in world best university
17
10.
Católica Lisbon School of
Business & Economics,
Portugal
International
MSc in Business
Administration/
Strategy &
Entrepreneurship
Rank in world best university
27
Students receive both a solid academic
understanding and lots of hands-on
experience of entrepreneurship. The
program features courses where students
work on real business ideas, with real
customers and team up with fellow students
not only from the Business School, but also
from design, science and engineering.
The MSc in Management with Specialization
in Strategy & Entrepreneurship provides the
practical and academic knowledge required
for high level careers in strategy and
entrepreneurship.
Develop the conceptual and analytical skills
through applied project and case based
learning. Deepen your knowledge of key
concepts in Business Strategy, Consulting,
and Entrepreneurship through a range of
electives. Get ready for today's complex and
exciting business world with courses ranging
from technology strategy to entrepreneurial
finance and innovation management.
Source: Eduniversal, 2014-2015
According to the Eduniversal Master Ranking 2014-2015 these are the most entrepreneurial
universities in the European countries.
The best university in the world in the domain of entrepreneurship is “Rotterdam School of
Management” who has the centre in Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA Rotterdam, Norway. The
name of the study program is, “MSc Strategic Entrepreneurship”. The program's central learning
processes are designed to provide creative, analytical, communicative, and organizing skills
demanded from someone that wants to build a professional career in entrepreneurial endeavour and
innovation teams with new type of courses in innovation management and digital entrepreneurship.
On the other side they try to familiarize students with the impact that novelty had on societies, their
institutions, and economies since the industrial revolution, and how novel products and services are
tied into a business models to become economically viable.
After a close look at the best universities in the domain of entrepreneurship programs in Europe we
have found that almost all of them try to approach entrepreneurship from a new direction by new types
of learning entrepreneurship such as:
•
•
•
•
•
Combine a theoretical understanding of what change entails with the practical challenges of
accomplishing innovation and entrepreneurship;
Develop the conceptual and analytical skills through applied project and case based learning;
Students work on real business ideas, with real customers and team up with fellow students not
only from the Business School, but also from design, science and engineering;
Learn to combine ambition and humility in the challenging process of change;
Develop an awareness of moral problems and ethical choices in business and entrepreneurship;
90
Livro de Atas
CISA 2015
•
•
•
Learn from his fellow students – a truly international group – through teamwork and intensive reallife case studies;
Bring together people from business and academia, arranges a series of events where students
will be able to meet other entrepreneurs and business angels, share ideas and foster collaboration
and partnership for success;
Students will learn the core essentials of entrepreneurial management and explore the areas of
opportunity evaluation and conceptual business models, how to implement such complex factors
by incorporating socially responsible business practices and socially beneficial values.
Can entrepreneurship be taught?
Specialists in entrepreneurship education seem to be convinced that it can, that entrepreneurs are
made, not born. According to Kuratko (2003, p. 12), “the question of whether entrepreneurship can be
taught is obsolete.” What, though, is being taught? The content of most entrepreneurship curricula
seems far removed from the concerns of Schumpeter, Knight, Kirzner, or Schultz. In this paper we ask
ourselves not whether the small-business management can be taught, but whether Schumpeterian
innovation, Knightian uncertainty-bearing, Kirznerian alertness, or other manifestations of the
entrepreneurial function can be taught. Our tentative answer is that some aspects of the
entrepreneurial function and the entrepreneurial process can be taught, but others can’t (Klein,
Bullock, 2006).
Over the past decades research has shown that entrepreneurs are not born, and instead start new
firms as a result of their environment, life experiences, and personal choices. We also believe that
entrepreneurship both can and should be taught at the university, for reasons that go back to some
simple and fundamental drivers of the individual’s decision making.
As long as we train students well in any discipline, which may have nothing to do with
entrepreneurship whatsoever, they become well-equipped to at some point take the decision to start
their own company. Anybody who has been trained to world-class standards is more likely to perceive
the application of her acquired capabilities through a start-up firm as a feasible proposition. Notably, it
doesn’t matter if it is training in software development, art appraisal, DNA-analysis, or animal
husbandry. From this perspective, every effort spent on good and world- class education is effort well
spent in terms of ultimately producing new and also successful companies. (Zander, 2013).
In what concerns the teaching of entrepreneurship-related matters, it becomes a matter of explaining
the particular circumstances and challenges that surrounds the founding of new ventures, and by
means of prior examples illustrating ways of responding to them more effectively. Some of the skills
that can be taught include the formulation and selection of promising business ideas, the writing of
convincing business plans, how to talk the language that different types of investors like to hear,
keeping track of the financials, or how to expand the firm into foreign markets. While every start-up
story is unique and the outcome can never be predicted with absolute certainty, there is indeed much
to be learned from both research and those that have tried before.
From this perspective, there are good reasons to believe that students who learn about the
circumstances and challenges of entrepreneurship are more likely to develop the feeling that starting a
new venture is indeed a feasible proposition. But attending entrepreneurship classes has one
additional benefit, which works via the desirability component of the decision making process. Just
being exposed to a number of like-minded students, all contemplating the possibility to one day start
their own company, surely sends the signal that entrepreneurship is a both cool and desirable thing to
do. When desirability meets up with feasibility, the likelihood of follow-through on emerging start-up
intentions is greatly enhanced.
There is nothing better than seeing students of entrepreneurship classes grow in self-confidence and
when smiles and body language tells you they are ready to go with their own ventures. AS Zander
(2013) says “Can you teach those things? [He] certainly think[s] that you can” (Zander, 2013).
Conclusions
As a result of the crises in Europe there are over 25 million unemployed and in the majority of Member
States small and medium-sized enterprises (SMEs) have not yet been able to bounce back to their
91
Livro de Atas
CISA 2015
pre-crisis levels. In order to bring Europe back to growth and higher levels of employment we need to
understand that young entrepreneurs are the safety way.
The European Commission has proposed a number of actions In order to exploit the potential of
entrepreneurship education and promote the Entrepreneurship 2020 Action Plan, Some of them are
included here (European Commission, 2013):
develop a pan-European entrepreneurial learning initiative for impact analysis, knowledge sharing,
development of methodologies and peer mentoring;
reinforce cooperation with Member States to introduce entrepreneurship education in each country;
collaborate with the Organisation for Economic Cooperation and Development to establish a
guidance framework to encourage the development of entrepreneurial schools;
support public administrations wishing to learn from successful peers;
disseminate the entrepreneurial university guidance framework, and facilitate exchanges between
universities interested in applying it.
Also, Member States are encouraged to:
ensure that the key competence ’entrepreneurship’ is embedded into curricula across primary,
secondary, vocational, higher and adult education before the end of 2015;
offer young people at least one practical entrepreneurial experience before leaving compulsory
education, such as running a mini-company or being responsible for an entrepreneurial project for
a company or a social project;
boost entrepreneurial training for young people and adults with resources which support national
job plans, particularly as a tool for second-chance education for those not engaged in education,
employment or training;
promote entrepreneurial learning modules for young people participating in national Youth
Guarantee schemes.
However, despite the obvious benefits afforded by this type of specialised education, a recent Euro
barometer Entrepreneurship survey shows that three-quarters of Europeans have never taken part in
an entrepreneurship course. Universities and teachers need to understand the fact that
entrepreneurship goes far beyond classroom teaching and incorporates participation in business
ecosystems, partnerships and industrial alliances. With high-tech and high-growth enterprises
becoming a focal point of entrepreneurship-related public policies, higher education institutions are an
essential component of Member State and EU innovation policies.
According to recent research, 78 % of entrepreneurship education alumni were employed directly after
graduating university, compared to just 59 % of a control group of higher education students.
In conclusion entrepreneurial education is one of the best ways to generate jobs and support growth.
All over Europe, higher education institutions are offering courses related with entrepreneurship. They
are also using innovative ways of teaching, more focused on practice. We need now to know if these
courses are developed specifically to help and motivate students to create jobs (or if they are directed
to do so) or if these courses are intended to prepare citizens with the necessary and right skills to face
challenges and be entrepreneurs for life. The future will bring us the answer.
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accessed in January 2015.
93
Livro de Atas
CISA 2015
A FORMAÇÃO QUALIFICADA EM SECRETARIADO – O PAPEL DO ENSINO
SUPERIOR POLITÉCNICO NA TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
Paula Marques dos Santos
Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego
psantos@estgl.ipv.pt
Ana Branca Soeiro de Carvalho
Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego
acarvalho@estgl.ipv.pt
RESUMO
O presente artigo pretende evidenciar a importância da mudança de paradigma que temos assistido
em relação ao perfil do secretariado e das funções que lhes são inerentes e exigidas pelo mercado de
trabalho, em organizações que se pretendem competitivas e eficientes. Pretende-se ainda
demonstrar de que forma a transferência de conhecimento e os critérios de formação de nível 6
(segundo o referencial europeu de qualificação, que corresponde ao grau de licenciatura em Portugal)
exigidos no Espaço Europeu de Ensino Superior contribuem para a preparação de profissionais
qualificados e diferenciados para o desempenho do apoio de secretariado nas mais diversas áreas de
atuação.
PALAVRAS-CHAVE: Secretariado; ensino superior politécnico; transferência de conhecimento;
eficiência.
ABSTRACT
This paper aims at highlight the importance of the paradigm shift we have seen in relation to the
secretarial profile concerning the tasks demanded by labor market, in organizations that wish to
become competitive and efficient. Another goal is to demonstrate how the transfer of knowledge and
the level 6 of training criteria (according to the European qualification framework, corresponding to the
bachelor degree in Portugal) required in the European Higher Education Area contribute to the
preparation of qualified and differentiated professionals for the performance of secretarial support in
several areas.
KEYWORDS: Secretarial studies, polytechnic training, knowledge transfer, efficiency
INTRODUÇÃO
Viver num mundo globalizado, potencia o acesso à informação e ao conhecimento, mas também
exige que qualquer profissional tenha uma preocupação acrescentada em relação à sua qualificação,
permanente atualização e competências profissionais de forma a garantir a sua empregabilidade e
excelência.
Nesse sentido, as instituições de ensino superior têm de preocupar-se em definir percursos
formativos que contribuam para essa qualificação científica e técnica e facilitem a empregabilidade
dos seus formandos.
A Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego (ESTGL), sendo uma instituição preocupada
com o seu papel ao nível do desenvolvimento regional e nacional tem procurado, nos últimos anos,
desenvolver ofertas formativas adequadas às necessidades do mercado de trabalho e devidamente
acreditadas e validadas, não só pelas entidades de acreditação de ensino e formação (Agência de
Avaliação e Acreditação do Ensino Superior – A3ES, Agência Nacional para a Qualificação e Ensino
94
Livro de Atas
CISA 2015
Profissional ANQEP, entre outras), mas também pelas próprias organizações empregadoras dos seus
formandos, as quais validam na prática a qualidade do ensino ministrado.
Ao longo deste artigo, pretendemos analisar sucintamente as implicações da criação do espaço
europeu de ensino superior, com base em critérios e modelos de formação uniformizados e baseados
no conceito de competências; realçar a importância da transferência do conhecimento e da sua
necessária ligação às necessidades organizacionais; e, finalmente, evidenciar a necessidade da
formação qualificada em secretariado contemplar um conjunto de parâmetros e áreas científicas que,
no nosso entender, são imprescindíveis para que a polivalência e a eficiência destes profissionais
seja uma realidade no percurso formativo, em primeiro lugar, e no seu desempenho profissional, em
qualquer área de intervenção.
REFERENCIAL TEÓRICO
O Espaço Europeu de Ensino Superior
O ensino superior europeu, motivado pelos novos desafios sociais, culturais, políticos e económicos
tem vindo a percorrer um caminho de intensa busca de critérios que lhe permitam, não só uniformizar
curricula formativos, mas também contribuir para o crescimento económico sustentável da União
Europeia.
Problemas como a falta de competitividade e atratividade do ensino superior europeu, em relação por
exemplo aos EUA, uma grande diversidade de cursos (duração, estrutura curricular, etc.) e
dificuldades no reconhecimento de qualificações requeriam mudanças nos comportamentos sociais e
também nos paradigmas educacionais existentes (DGES, s.d.).
A importância de criar uma Europa mais transparente, competitiva, acessível e inclusiva (de acordo
com as metas definidas pela Estratégia 2020) e a pressão das exigências de uma eficácia cada vez
maior e de uma competitividade ao nível internacional demonstrou a necessidade de desenvolver um
espaço europeu de ensino superior de forma a promover a competitividade, a mobilidade e a
empregabilidade reduzindo as desigualdades sociais.
Face a todos estes desafios e obstáculos, o Espaço Europeu de Ensino Superior tem vindo a ser
construído e consolidado entre os diversos Estados membros da UE (e outros países
extracomunitários, perfazendo atualmente um total de 45 países), desde 1999, processo esse
comummente conhecido como Processo de Bolonha, pretendendo-se constituir um “Espaço Europeu
de Ensino Superior, coerente, compatível, competitivo e atractivo para estudantes europeus e de
países terceiros, Espaço que promova a coesão Europeia através do conhecimento, da mobilidade e
da empregabilidade dos diplomados, forma de assegurar um melhor desempenho afirmativo da
Europa no Mundo". (Declaração de Bolonha, in DGES, s.d.).
Uma “Europa do Conhecimento” é hoje amplamente reconhecida como fator insubstituível para o
crescimento social e humano e como componente indispensável para a consolidação e o
enriquecimento da cidadania europeia, capaz de dar aos cidadãos as competências necessárias para
enfrentarem os desafios do novo milénio, juntamente com uma consciência de valores partilhados e
pertencentes a um espaço social e cultural comum.
Além dos objetivos de uniformizar curricula, trabalhar conjuntamente em todos os assuntos
relacionados com o ensino superior, analisar comparativamente resultados de aprendizagem comuns,
adaptar programas aos resultados comuns de aprendizagem, promover a mobilidade e o
reconhecimento direto das qualificações e da qualidade das formações ministradas (DGES, s.d.),
pretende-se, acima de tudo, que a formação e qualificação em todas as áreas se paute pela
consistência e pela definição de perfis académicos (e obviamente profissionais) baseados em
competências que garantam, posteriormente, a existência de profissionais preparados para as
necessidades do mercado laboral e que sejam ativos que contribuam para alcançar as metas do
crescimento económico de todo o espaço europeu.
Nesse sentido, a formação no ensino superior deve dotar-se de metodologias, planos curriculares e
percursos formativos baseados em: a) Competências instrumentais (saber fazer): capacidades
cognitivas, metodológicas, tecnológicas e linguísticas; b) Competências interpessoais (saber ser):
capacidades individuais tais como as competências sociais (interação social e cooperação); e c)
Competências sistémicas (saber): capacidades e competências relacionadas ao sistema na sua
totalidade (combinação da compreensão, da sensibilidade e conhecimento que permitem ao indivíduo
95
Livro de Atas
CISA 2015
ver como as partes de um todo se relacionam e se agrupam, isto é, conseguirem desenvolver uma
visão sistémica, com base no seu conehcimento teórico e abstrato, adaptando esse conhecimento à
resolução de situações concretas e reais.
Para isso, e com o contributo de todos os stakeholders interessados no processo de qualificação dos
recursos humanos, foram definidos um conjunto de elementos considerados como basilares para o
ensino superior e pelos quais qualquer oferta formativa superior se deve pautar, na construção,
implementação e monitorização da formação disponibilizada aos alunos. Os Descritores de Dublin
funcionam, assim, como um mecanismo comparativo à escala europeia da oferta formativa e ainda
como um conjunto de critérios orientadores da qualidade do futuro da formação superior, a qual terá
sempre de estar em sintonia com as necessidades reais do mundo do trabalho (respondendo aos
requisitos que as profissões regulamentadas definem e garantindo a obtenção das competências
técnicas, interpessoais e sistémicas a qualquer área de formação/intervenção).
Imagem 1 – Descritores de Dublin para os 1º e 2º ciclos
Fonte: MCTES-DGES (2014).
96
Livro de Atas
CISA 2015
A Transferência de Conhecimento
Já em pleno séc. XXI, orientado para o conhecimento, a inovação e a competitividade dos países e
das economias, estão, inexoravelmente, associadas ao investimento em organizações ganhadoras.
Por essa razão, é necessário apostar numa formação superior baseada no saber fazer. Contudo, na
maior parte das vezes, o seu sucesso depende de uma eficácia colectiva de todo o sistema deste o
incentivo direto às “boas ideias” (investimento em Investigação e Desenvolvimento - I&D), até ao
enquadramento legal de todas as componentes jurídicas e institucionais das mesmas. Simplificar os
procedimentos e criar mecanismos de acompanhamento tem sido a base para a alteração e sucesso
das organizações. Por forma a facilitar este processo, Portugal entre outros países, tem vindo a
estimular um conjunto de medidas várias junto das Associações Industriais, Institutos Politécnicos,
Universidades, Laboratórios de Estado, Centros de Investigação, Incubadoras Universitárias, SIVA,
entre outras. Estas estruturas têm vindo a traduzir-se, na maior parte dos casos, em gabinetes de
transferência de tecnologia que atuam como elementos facilitadores na conceção de projetos de I&D
em consórcio; contratos de I&D; licenciamentos; transferência de materiais e apoio à gestão e criação
de empresas, entre outros.
Esta crescente ligação dos Institutos Politécnicos às Empresas e por conseguinte ao mercado e o
contributo para o desenvolvimento económico, caracterizada por Etzkowitz e Leydesdorff (2000)
como Formação Empreendedora, é o resultado de uma evolução histórica destas instituições, que
começou por expandir a missão do Ensino para a Investigação e, posteriormente, para a Extensão
através da cedência e comercialização dos seus resultados de investigação. Na última década, os
Institutos Politécnicos têm vindo a ser confrontados com uma maior exigência de contribuição, como
já analisámos, para o desenvolvimento económico tornando-se necessário transferir todo o seu
conhecimento para o mercado, usando-o como fator de competitividade. Os Institutos Politécnicos
têm sido observados como pontos de referência na reconstrução da conceção da ciência, bem como
promotoras de inovação no desenvolvimento económico das nações. As teorias que conduzem a esta
afirmação têm sido múltiplas, mas é à luz das teorias económicas, nas quais se identifica Schumpeter
(1934) como seu mentor que incide esta análise.
É neste cenário duma economia baseada no conhecimento, que a Formação tem assumido um papel
central, quer como fornecedoras de conhecimento (capital humano) quer como agentes facilitadores
dum ambiente de excelência para a origem de novas empresas ou de organizações mais
competitivas. Mas, que Políticas Públicas têm dado suporte e agilizando essa transferência de
conhecimento e inovação? Qual tem sido o retorno social, dos processos de inovação gerados pelos
Institutos Politécnicos? Que práticas de gestão estão na base destas organizações incubadoras e
incubadas que levam à sua permanente capacidade de inovar?
Ao definirmos os nossos objectivos recordamos que inovar pode passar por melhorar ou adotar novos
equipamentos tecnológicos, novos métodos de trabalho, utilizar novas matérias primas, criar novos
produtos ou serviços, entrar em novos mercados, ganhar novos clientes ou novos fornecedores, etc.
O que queremos dizer é que este não é um processo linear, na medida em que envolve diversos
atores e fontes de informação, dentro e fora da organização, sendo evolucionário, complexo e
interativo (Amorim, 2003; Fagerberg, 2003; Silva, 2003; Edquist, 2005, Fagerberg, Mowery & Nelson,
2005).
Há já algumas décadas que diversos autores (e.g. Schumpeter, 1934; Fagerberg, 2003; Choi, Jang &
Hyug, 2009) investigam esta temática, na tentativa de definir o conceito e perceber qual o seu
impacto sobre as organizações que a adotam como principio orientador e sobre o meio que as
envolve. O primeiro teórico reconhecido por evidenciar a importância da inovação no
desenvolvimento económico das organizações foi Joseph Schumpeter (1934).
Desde os seus estudos, que esta temática tem despertado o interesse crescente de vários
pesquisadores que, partindo dos primeiros estudos desenvolvidos no âmbito da indústria
transformadora, foram transpondo e alargando a investigação para todas as áreas, nomeadamente,
para o contexto dos serviços.
Assim, ao longo das últimas décadas são inúmeros os estudos (e.g. Koellinger, 2008; Choi, Jang &
Huyn, 2009) que vêm reconhecendo e dando ênfase à crescente importância da inovação nos mais
diversos contextos.
À medida que o contributo da inovação ganha maior importância com o conhecimento os Institutos
Politécnicos surgem como produtores e disseminadores deste recurso. Assim, passa a ter um papel
97
Livro de Atas
CISA 2015
reforçado ao longo de todo o processo, tornando-o eficaz e eficiente. Os Institutos Politécnicos têm
assumido um papel central neste cenário duma economia baseada no conhecimento, quer como
fornecedoras de conhecimento (capital humano), quer como agentes facilitadores dum ambiente de
excelência para a origem de novas empresas.
Mas, é necessário sem dúvida perceber qual o retorno dessa inovação para a sociedade através das
suas práticas de gestão e do entendimento de todas essas organizações, enquanto partes de uma
rede de conhecimento e aplicação do mesmo.
Nesse sentido, a rede e a sua eficiência dependerá de diversos fatores, os quais devem sempre ser
tidos em conta, tais como orientação da inovação, política interna de criação e difusão do
conhecimento, cultura organizacional, desempenho e satisfação dos colaboradores com a inovação,
etc., em cada uma das organizações estudadas. Ao estudarmos estas dimensões e as suas relações,
é possível contribuirmos para o entendimento da gestão deste tipo de formação e aferir de que forma
a sociedade vai usufruir, direta ou indiretamente, destes serviços ditos inovadores e da capacidade
das instituições de ensino organizarem os seus curricula em função das competências que cada
profissional tem de deter.
O perfil do Secretário contemporâneo à luz da competitividade
A função de secretário tem vindo, nos últimos anos, a sofrer enormes transformações, as quais vão
desde a adaptação das suas tarefas ao meio ambiente onde se insere (empresa, função pública,
instituições) até à extensão das suas competências a novas áreas de intervenção e desempenho,
adquirindo outras aptidões e sendo-lhe concedida uma maior autonomia, mas também uma maior
responsabilização nos resultados obtidos. De facto, o secretário de hoje – o secretário
contemporâneo – pouco tem a ver com o estereótipo criado do profissional que apenas recebia
ordens diretas do seu chefe, era bom estenógrafo e tomava nota da agenda do seu superior.
Atualmente, a função de secretariado abrange muitas áreas de apoio e assessoria direta e indireta e
exige, não só uma formação adequada e aprofundada nesta área científica/profissional, mas também
duma constante atualização e acompanhamento da evolução das tecnologias de informação e
comunicação (TIC) e ainda dum comportamento permanentemente pró-ativo e assertivo no seu local
de trabalho.
As concetualizações que foram sendo avançadas por diversos autores de secretário moderno
encontram-se por isso, no nosso entender, ultrapassadas, dado não serem suficientemente
abrangentes e capazes de retratar todas as competências e conhecimentos que um secretário
eficiente terá de dominar, enquanto profissional com formação superior e especializada na área.
Assim, para nós, o secretário contemporâneo será o profissional que desenvolve a sua atividade na
área do apoio administrativo e da assessoria direta e que se pauta pela eficiência, pela compreensão
e visão sistémica da organização onde desempenha a sua atividade e que contribui de forma proativa
e assertiva para a obtenção dos objetivos estratégicos organizacionais (Santos, 2014, p. 12). Com
esta proposta de definição, não queremos dizer que o secretário substitui os profissionais
especializados de cada área do saber, mas sim apoia no alcance dos objetivos, facilita a realização
das iniciativas para que as metas e indicadores traçados sejam mais facilmente atingidos,
preocupando-se com a promoção da eficiência comunicacional nas organizações (maximizando
recursos, contribuindo para a boa imagem integrada e constituindo-se como elo comunicacional aos
níveis intra e extraorganizacional).
O PERFIL DO LICENCIADO EM SECRETARIADO DE ADMINISTRAÇÃO DA ESTGL
A licenciatura em Secretariado de Administração, em funcionamento desde 2006, foi desenhada,
tendo em atenção todos os critérios definidos pelo Processo de Bolonha e pelo requisitos exigidos ao
nível da acreditação nacional e europeia, mas também procurando garantir o acesso dos formandos
ao conhecimento científico e técnico avalizadores da polivalência que esta área exige e disponibilizar
todas as ferramentas necessárias ao bom desempenho futuro da função de secretário qualificado.
Genericamente, no perfil de competência profissional, encontram-se descriminados os seguintes tipos
de conhecimentos e capacidades:
Utilizar as formas de comunicação escrita e/ou verbal adequadas a diferentes situações;
98
Livro de Atas
CISA 2015
Redigir de forma estruturada, correspondência comercial/organizacional em língua portuguesa,
inglesa, e espanhola ou francesa;
Organizar o arquivo em diferentes suportes, de acordo com as técnicas de tratamento de
informação documental;
Apoiar as áreas de recursos humanos, comercial, financeira, jurídica e de produção, entre outras,
em qualquer tipo de organização;
Aplicar, de forma autónoma, as regras elementares da gestão de agenda e de gestão de projetos
e eventos;
Assessorar a organização de reuniões, receções, visitas e outros eventos ou projetos;
Aplicar as normas de protocolo e de etiqueta em situações oficiais e/ou profissionais;
Deter conhecimentos nas áreas da gestão, comunicação, negociação, jurídica, tecnológica e
comportamental;
Utilizar autónoma e eficientemente as TIC na organização da informação e de outras tarefas de
secretariado e de assessoria administrativa.
Todas essas competências profissionais estão garantidas através do plano curricular onde
pretendemos que no final da formação, qualquer licenciado consiga desempenhar funções de
secretariado qualificado em diferentes ambientes organizacionais, aos níveis local, regional, nacional
e internacional.
Com a evolução do perfil do profissional de secretariado nos últimos anos, enormes e notórias são as
transformações, desde a sua adaptação ao meio em que opera independentemente do tipo de
organização (pública ou privada), às suas funções que, quer pelas novas exigências impostas pelas
tecnologias, quer pelo mercado, se encontram em constante evolução (Carvalho, 2014).
Embora esta licenciatura tenha obtido a acreditação de cinco anos (conferida pela A3ES e que é a
acreditação máxima que pode ser obtida), a gestão da mesma exige um trabalho contínuo e uma
definição prospetiva daquilo que podemos continuar a melhorar, tendo sempre por base a excelência,
a inovação e o alargamento de horizontes.
A importância da existência de um plano estratégico prende-se com a formulação de uma estrutura
que defina a relevância deste ciclo de estudos. O que se pretende a curto, a médio e a longo prazo.
Nesse sentido, e em concordância com o plano estratégico da própria instituição, a licenciatura tem
definidos os seguintes objetivos e metas:
a) A curto prazo deverá ser necessário:
1- Apostar na divulgação deste tipo de formação de forma a promover os vários ciclos de estudos e
funcionar em rede.
2- Criar novas estratégias no contacto com as entidades formativas do distrito (e a nível nacional) de
forma a informar os possíveis candidatos da importância do curso.
3- Dinamizar o voluntariado como forma de inserção dos futuros profissionais no mercado.
4- Aumentar a oferta formativa na área do secretariado, através de formações de curta duração (long
life learning) e da criação/consolidação de cursos de níveis inferiores ao da licenciatura (níveis 4 e 5)
que garantam a melhor preparação prévia dos alunos que ingressam na licenciatura.
99
Livro de Atas
CISA 2015
b) A médio prazo:
1- Promover Jornadas internacionais e nacionais na área do Secretariado e da Administração para
partilha de informação, em colaboração com as restantes instituições de ensino superior de tenham
esta oferta formativa e demais entidades que desenvolvam atividades na área do secretariado e
assessoria;
2- Criar um mestrado profissionalizante na área da administração e organização;
3- Desenvolver as atividades extracurriculares com produção de relatórios e divulgação de resultados
científicos.
c) A longo prazo:
1- Promover a edição de livros especializados em secretariado.
2- Desenvolver parcerias internacionais, fomentar partilha científica e consolidar redes formativas,
que englobem os diferentes níveis de qualificação (desde o nível 4 ao nível 7).
O profissional de secretariado, nesta nova era, é um gestor de informação em constante evolução,
isto porque não só os tempos assim o exigem, mas também a sociedade e os sucessivos avanços
tecnológicos.
Não podemos esquecer que a modernização da gestão e administração nas organizações contribui
para ajudar na elevação do profissional tendo que se reponsabilizar por um maior número de tarefas,
nas quais se destacam a gestão do tempo e assessoria especializada aos dirigentes.
A ESTGL promove esta atualização constante através da constante adaptação dos conteúdos
programáticos. Investindo mais na produção científica e criando networking com as redes
empresariais e institucionais, aos níveis regional, nacional e internacional.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
É no contexto formativo que as instituições de ensino superior desempenham um papel fundamental,
que importa promover e aprofundar sem, todavia, negligenciar a cultura humanística, presente numa
educação integral.
.A formação, a tecnologia e a inovação serão sempre fortes motores da prosperidade e de
desenvolvimento económico. Neste sentido, o esforço tem sido coletivo para que o nível de
qualificação dos portugueses seja intensificado.
Assim, poderemos sentir os reflexos ao nível tecnológico na nossa economia, na inovação
empresarial e no reforço da empregabilidade em vários setores onde se torna necessária a média e
alta especialização.
Só com uma cultura de educação baseada no rigor e na exigência e com uma visão mais abrangente
poderemos ultrapassar os desafios da transferência de conhecimento.
Será necessário promover a qualificação e formação, alicerçada num ensino de qualidade dirigida a
todos os portugueses independemtemente da sua faixa etária. Tal facto constitui um instrumento
fundamental para o bem-estar pessoal e social e um mecanismo essencial para combater a pobreza.
A importância de criar uma Europa mais transparente, competitiva, acessível e inclusiva (de acordo
com as metas definidas pela Estratégia 2020).
Podemos concluir que a função de secretariado, neste prisma competititivo abrange muitas áreas de
apoio e assessoria direta e indireta e exige, não só uma formação adequada e aprofundada nesta
área científica/profissional, mas também duma constante atualização e acompanhamento da
evolução das tecnologias de informação e comunicação (TIC) e ainda dum comportamento
permanentemente pró-ativo e assertivo no seu local de trabalho.
100
Livro de Atas
CISA 2015
REFERÊNCIAS
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informação e a avaliação documental na
administração pública. Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, 9 - Novas
competências críticas: atas. Vila Nova de Famalicão (Portugal): Conselho Profissional de
Secretariado.
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Esgotadas.
Schumpeter, J. (1934). Theory of economic development. New York: Oxford University Press.
101
Livro de Atas
CISA 2015
THE PROFESSION OF SECRETARY – HAS IT CHANGED IN THE LAST 5
YEARS?
Anca Cojocaru
CICE – ISCAP / IPP
erasmus.cojocaruanca@gmail.com
Anabela Mesquita
CICE – ISCAP / IPP
sarmento@iscap.ipp.pt
Abstract
Professions evolve throughout times due to changes in society and also in technology. Secretarial
services are not an exception. In this paper we will try to identify if there are eminent changes in this
profession using document analysis and information provided by professional associations,
conferences, magazines and trainings in the area. Results will contribute to better understand the
profession and provide some light in the possible pathways that this profession may take in the future.
Introduction
The profession of secretary has changed throughout the years due to social and technological
changes. Among these, at least during the 20th century, one can point out the role played by the two
World Wars and the development of computer and email. And if this was true for the 20th century, can
we already witness some changes in this profession in the 21st century? In order to bring some light to
this discussion, we did a content analysis of some of the ways of contacting and keeping updated
secretarial professionals.
This paper is organized as follows: after a brief introduction we will do an overview of the evolution of
this profession and identify possible factors that may have contributed to its evolution and change.
Then we will present the study and its results based on the document and content analysis of
information provided by Professional Associations and their Conferences, Magazines and Trainings
offers and we will discuss possible eminent changes. Finally we draw some conclusions.
A brief overview of the secretarial profession
According to Wikipedia (2015), a secretary, personal assistant, or administrative assistant is a person
whose work consists of supporting management, including executives, using a variety of project
management, communication, or organizational skills. These functions may be entirely carried out to
assist one other employee or may be for the benefit of more than one. In other situations a secretary is
an officer of a society or organization who deals with correspondence, admits new members, and
organizes official meetings and events.
Prospects (2014) state that these professionals are also involved with the coordination and
implementation of office procedures and frequently have responsibility for specific projects and tasks
and, in some cases, oversee and supervise the work of junior staff. In fact, this role varies greatly
depending on the sector, the size of the employer and levels of responsibility. Anyway, most work
involves both written and oral communication, word processing and typing, and requires relevant skills
such as IT, organisational and presentation skills, as well as the ability to multi-task and work well
under pressure. In some cases, secretaries/administrators are required to have high-level
qualifications and/or previous experience in specialized sectors, such as law, for example (Evans, s/d;
IAAP, 2000). According to the CNN Money (2014), this was the top job for women in the United States
in 2010. About 4 million workers in the United States fell under the category of "secretaries and
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Livro de Atas
CISA 2015
administrative assistants" between 2006 and 2010, and 96% of them were women, according to the
U.S. Census.
As we can see from the descriptions above, these professionals play a supportive role to the
management but at the same time they have responsibility to carry out projects, to manage people, to
communicate and be the public relations of the company. They have to master several technical skills
(languages, computers, management) but also more soft and transversal skills such as
communication, leadership, negotiation. In fact this is a profession demanding a responsible and
proactive person. Finally, as we have seen, this is no doubt a feminine profession and still popular.
However, this was not the case when the profession first appeared, as we will see in the next section.
Early stages – how secretary becomes women’s work?
No one is really sure when the profession of secretary appeared. Anyway, evidence shows the
presence of secretaries dating back to ancient Egyptian scribes (400 A.D.), comprised of men
entrusted with private and confidential matters thus the word secretary, from the Latin word secretum,
meaning "secret." These highly educated men chisel business transaction details and correspondence
onto stone, so shorthand skills are essential (Evans, s/d). It is known that secretaries existed in Rome
prior to the establishment of the empire. They were usually educated men who took dictation as
"scribes," and oftentimes acted as trusted advisors. Before the invention of parchment and reed pens,
tools of the trade for scribes ranged from chisels used upon stone to styluses used on clay, wood, or
wax tablets. Shorthand became part of the preparation and training of secretaries (and emperors as
well, including Julius Caesar and Augustus) (IAAP, 2000).
During the Middle Ages, secretarial work was mostly carried out by clergymen. The word clerk derives
from the word cleric which means, "of or pertaining to the clergy". Clerical tasks expand into record
keeping and bookkeeping. As the merchant class begins to rise, secretaries are in very high demand
and they gain a higher status in society. During the Renaissance, clerical roles move away from the
church, though men continue to dominate the profession. In early modern times, members of the
nobility had secretaries, who functioned quite similarly to those of the present day. They were always
men; most had command of several languages, including Latin, and were required to have what we
would consider today as a broad generalized education. As commerce and trade expanded, people of
wealth and power needed secretaries (confidants and trusted agents) to handle correspondence on
private or confidential matters, most particularly matters of state. Following the Renaissance, men
continued to dominate clerical and secretarial roles. They maintained account books, in addition to
performing stenographic duties, and were known for their exemplary penmanship skills. Many labored
long hours, with their "secretary" desks serving as their files and workstations. As world trade
expanded in the 15th and 16th centuries, secretaries often attained an elevated status and held
prominent positions. Secretarial status titles frequently included "personal" or "private." Men continued
to dominate the secretarial field until the late 1880s (Evans, s/d).
During the Civil War 1500 women are hired to fill clerical positions in the U.S. Treasury out of dire
need. The country soon sees a period of rapid industrialization, and the need for paperwork and
recording surges further. Desperate for a more efficient way of recording information, Christopher L.
Sholes invents the first typewriter in 1867, which creates more opportunities for women in secretarial
roles because their fingers are considered more dexterous (Evans, s/d). By 1930, women make up 95percent of employed clerical workers due to their exceptional typing skills, high literacy rates, and
willingness to work for lower wages. During the industrial expansion at the turn of the century,
business offices faced a paperwork crisis. Women solved the crisis by adapting well to new
technologies such as the adding and calculating machine, telephone, and typewriter. Many women
held, or aspired to hold, positions as secretaries. They attended secretarial schools and worked to
attain superior skills. The demand for secretaries was so great that it outpaced the supply. In the
1930s, the number of men with the title secretary dwindled. Women dominated the office workforce.
Some were promoted from steno pools, some were graduates of business colleges or secretarial
schools, but all were seeking the professional status and pay previously enjoyed by their male
counterparts. Recognizing that continuing education was imperative to career success, a group of
secretaries in America's heartland became the nucleus of an organization that would help to
professionalize the occupation. In 1942, the National Secretaries Association (NSA) was formed (now
known as the International Association of Administrative Professionals). NSA first administered the
Certified Professional Secretaries Examination, a standard of excellence for the profession, in 1951.
103
Livro de Atas
CISA 2015
In 1980, though there are more job openings than secretaries to fill them, more and more women
aspire to become secretaries. Women attend business colleges and secretary schools to refine their
clerical skills and attain higher professional credentials. As secretaries begin to take on various levels
of responsibility, researchers determine a need to distinguish between different clerical roles, namely
secretary, clerk, typist, stenographer and personal assistant. Women increasingly fill jobs in business
environments dominated by men and, consequently, office dynamics change, especially with regards
to gender roles.
Although for centuries the secretarial profession was dominated by men, social and historical factors
changed this situation and now this profession is dominated by women. This is the most popular job
among women and it is recognized as a vital role in offices. Responsibilities evolve beyond typing and
into the operation of multi-line telephones and adding machines, organizing schedules and
appointments, composing letters, and supporting bosses on an executive level.
Profession Advances in Information Age
Today, about 96% of administrative professionals are women, although as office roles and business
departments expand more men are entering the field. Professionals assume a wide range of roles in
office environments with varying degrees of responsibility and organizations, hire office personnel
based on the size of the company and the needs of the customers. Occupations include general office
support roles like office assistant or office clerk, specific roles such as receptionist or customer service
representative, and leadership roles including office manager and first-line supervisor. The secretarial
profession has come a long, long way. From a 180-degree change in gender dominance to
technologies that have improved workflow and increased job opportunities, administrative office roles
have remained an integral part of business operations, and all signs indicate the profession is here to
stay (Evans, s/d).
At the office, secretaries (also known as administrative assistants, office coordinators, executive
assistants, office managers, etc.) are using computers, the Internet, and other advanced office
technologies to perform vital "information management" functions in the modern office. Secretaries no
longer "simply" type correspondence for "the boss." Now, they often write that correspondence — as
well as plan meetings, organize data using spreadsheet and database management software, interact
with clients, vendors, and the general public, supervise the office and other staff, handle purchasing,
and even train other workers. Trends identified by IAAP research include (IAAP, 2000):
Administrative professionals are becoming researchers and interpreters, not just disseminators of
information.
Work teams are becoming more prevalent.
Job descriptions are expanding and new titles are being created, such as administrative coordinator,
office administrator, administrative specialist and information manager.
Employers are paying more for specialized skills such as desktop publishing and database
management. In addition, many companies are providing performance-based bonuses to outstanding
administrative support professionals to help acknowledge their contributions.
TargetJobs (2014) adds some other duties and responsibilities. According to them, secretaries help to
keep an organisation running smoothly. The role is varied but the main tasks are administrative.
Typical responsibilities of the job include: answering telephone calls; maintaining diaries; arranging
appointments; taking messages; typing and word processing; filing; organizing and servicing meetings
(producing agendas and taking minutes); managing databases; prioritizing workloads; recruiting,
training and supervising junior staff; handling correspondence; implementing new procedures and
administrative systems; liaising with relevant organisations; coordinating mail-shots and similar
publicity tasks.
In the graphic below, one can see the evolution in the technology in the office since the use of the
telephone and typewriter to virtual meetings and virtual assistants.
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Telephone
Typewriter
Carbon Paper
Comptometer
calculating
machine
Dictating and
stenographic
machines
Mimeograph
machine
Loose-leaf
ledger sheets
Multigraph
Two color
typewriter
Cash register
Ribbon
Adding
machine
Adressograph
Pneumatic
tubes
Adding/Subtrac
ting calculation
machine
Ditto machines
(gelatin
duplicating)
Bank check
sorting/proofing
machines
Dial telephones
Electric
typewriters
(earliest version)
Machine
accounting
systems (central
records control,
payroll)
Mechanical
listing printing
calculators
Punched card
systems
(payroll)
Dictaphone/ste
nographic
machines with
plastic belts
Electronic digital
computers
(transitors)
Electronic digital
computers (vacuum
tubes)
Data processing paper and tape
cards
Xenographic
duplication
Data processing telewriters
Data processing computypers
Power
statistical
accounting
machines
Bookkeeping
and billing
machines
(combination of
typewriter and
computing
machines)
Magnetic tape
"selectric"
typewriters
Microchip
computers
Magnetic tape
(replaceing
punched cards)
Magnetic ink
character
recognition
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Microcomputers
Optical scanning
and recognition
equipment
Video display
terminals
Local area
networks, integrated
systems
PCs
E-mail
Voice recognition
Non-impact printers
Internet
Electronic document
collaboration
Software packages
for microcomputers
Wireless networks
Virtual meetings
Virtual assistants
Facsimile
transmission
Electronic (solid
state) calculating
machines
Source: IAAP, 2014
The role of the secretary has changed over the past decade as management philosophies in the
business world have changed. Technical advances, new business procedures, and global markets are
only a few of the forces which have contributed to the new demands on today's secretary (Clark,
1984).
An evolutionary approach to the job of secretary cannot be achieved only in the context of the
historical evolution of management and means of communication. Even from the early stages in the
practice of this profession, there are three essential elements that have marked its functioning until
today. These are (RASFOIESC, 2015):
Secretarial jobs appeared and always existed together with makers of economic and social life;
Processing written data was the basis of this activity;
Confidentiality is an essential requirement of this job in terms of ethics.
Coordination of confidentiality is even suggested by the term "Secretary", from the Latin "Secretum"
(secret) and designating a person who knows and keeps secrets. The term grammatikos, naming in
Greek the profession of "Secretary" may be the most meaningful concerning the possibilities of the
association of this profession with the beginnings of writing. Gradually, the transition from one
economic system to another and the evolution of communication shaped functional area of this
profession.
The evolution of the Secretarial Profession in the last 5 years
Research Design
According to the description of the evolution of the profession of secretary, the duties, tasks and
responsibilities of these professionals evolved throughout the centuries. Some of these changes have
been induced by the introduction of technology in the office. As already mentioned above, changes in
society also induced some transformation in the way these persons worked. More and different
responsibilities were added. Taking this into consideration we decided to verify if there was evidence
of changes in this profession in the last 5 years (minimum of years to start seeing a trend).
We believe that many of the skills needed to work in the office of yesterday are still used today.
However, we would like to verify if other skills will be needed shortly.
106
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In order to answer our question, we analyzed the information provided by some association of these
professionals, from different nationalities. We believe that these associations are at the front in what
the needs and requirements for this profession is concerned. And so, if there is a need for a change or
update it will be first felt here. We also believe that these concerns will be expressed in the
documentation and training provided by the associations. This is why we identified and examined the
themes of three channels of communication between associations and secretaries: conferences,
training and magazines provided by the association.
13
14
15
16
We selected the following associations: EUMA for Europe, IAAP for USA, ASP and CPS for
17
18
Portugal, ASAPAP for Asia and AIOP for Australia. Our intention was to identify the biggest and
most important associations in the World and the existing two in Portugal since this is the country
where we are located. At the end, if data allows, we will compare results from Portugal and the rest of
the world.
The study comprised all data concerning the year 2010 till 2014. To have a clearer picture of the
subject we looked into conferences (topic of the conference, presentations of authors), magazines
(articles) and trainings (topics covered).
Presentation and discussion of results:
In this section we present results. These are presented by year. In each table / year reader can find
the 3 sources of data (training, conferences and magazines) crossed with the region origin.
Table 1 - Results of 2010
Trainings
Conferences/Congresses
Magazines
Europe
“Ask IAAP: What type of degree is most
valuable to administrative professionals?”
USA
Portugal
Tempos
de
Grandes
Desafios – queremos viver
hoje ou estar vivos daqui a
5 anos?
Asia
Taiwan ROC - Leaping
Forward in the Changing
Workplace
Australia
In 2010, we identified data only from conferences (Portugal and Asia) and Magazines (USA). The
main topics cover concerns about the challenges these professionals are facing – the change in the
workplace or even the survival of the profession (conferences) and the value added of a degree when
embracing this profession. As we can see, 2010 was dominated by a certain fear related with the
changes and challenges these persons were facing. We cannot forget that the World was facing a
13
http://www.euma.org/
14
http://www.iaap.org/
15
http://www.asp-secretarias.pt/
16
http://www.cpsecretariado.pt/
17
http://www.asapap.org/
18
http://www.aiop.com.au/
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Livro de Atas
CISA 2015
crisis at this moment, with hundreds of people losing their jobs and other hundreds fighting to keep
theirs.
Table 2 – Results of 2011
Trainings
Europe
Conferences/Congresses
Magazines
Effective Techniques
in Improving Verbal
Communication
USA
Portugal
Internacionalização
Inovar para Criar - Motivar
para vencer
Asia
“The pros and cons of online
learning”
Australia
“Knowledge sharing creating and
sustaining
competitive
advantages”
In 2011, the concerns are about technical skills (improving verbal communication) (Europe),
internationalization and innovation (Portugal), online learning, knowledge sharing and competitive
advantage (Australia). It is interesting to see that in Portugal, in the middle of the crisis and being
aware of the role of internationalization and innovations, the association is concerned with the role
these professionals can play in all this process. From Australia, we witness the concern about the use
of online learning to train and prepare these persons as well as the role they can play as knowledge
managers and their importance for the competitive advantage of the company.
Table 3 – Results of 2012
Trainings
Europe
Conferences/Congresses
Magazines
Management
Assistants:
More
challenges in the 3rd
Millennium:
The
change
in
Management;
Career
PlanningProject Management;
Social Media in one
Tweet;
Dealing with a diversity
of cultures
USA
“Admins Make "Best Jobs" List”;
“Avoid Working Yourself Out Of A
Job”;
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Trainings
Conferences/Congresses
Magazines
“Don't Let Fear Foil Your Career”;
“The Not-So-Secret Powers of an
Administrative Assistant”.
Portugal
Repensar o Secretariado
para o século XXI semear valores para
colher sucesso
Asia
Striving with Excellence:
In
League
with
Technology
“The latest innovation is you”;
Australia
“Management, Leadership and
innovation: the indispensable role
of executive support”.
In 2012 in Europe changes due to global crisis were more visible and new challenges appeared.
Discussions concerning social media and the diversity of cultures were current. In USA, magazines
encouraged and gave advice on going further with the profession. Changes were also visible in
Portugal and can be seen in the emergence of new concepts related with the profession - for example,
during the 9th international congress they discussed ways to improve the Secretariat for the twentyfirst century by sowing values to reap success. In Australia the hot topics were related with leadership
and innovation. In Asia they strove with excellence using technology.
Table 4 - Results of 2013
Trainings
Europe
Conferences/Congresses
Magazines
“Building resilience
success”;
-
vital
to
leadership
Keywords:
Relationships, Leadership, Working in teams,
Negotiating; The use of Linkedin, Career, Lyyti
software, Culture and values, Use of social
media, Networking, Communication / public
presentations,
USA
“Why Mentors Are Vital For Your Career”;
“Building A Firm Foundation For Your Digital
Job Search”;
“Personal Branding: Marketing Yourself in the
Workplace”;
“4 Ways To Prepare
Performance Review Yet”;
For
Your
Best
“4 Skills Needed To Succeed As A Virtual
Administrative Assistant”;
“Land A Dream Job with Preschool Skills (Part
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Trainings
Conferences/Congresses
Magazines
1)”;
“Land a Dream Job with Preschool Skills (Part
2)”;
“Developing your career takes a carefully
chosen path”;
“The Big 5 Personality Traits of Leaders”;
“Key Leadership
Qualities
Administrative Professional”;
For
Every
“3 Steps To Great Leadership Qualities” ;
“7
Must-Have
Leadership
Administrative Professionals;”
Skills
For
“From CEO to Assistant: Leadership Begins
with You”.
Portugal
Uma nova era para o
secretariado - o poder do
valor profissional
Asia
Australia
“Getting Serious About Soft Skills”;
“Creating effective administrative procedures”;
“Driving forces of the Future: Economic
Uncertainty,
Technology
Transformation,
Demographics, Globalization, Sustainability”;
Keywords:
Business / corporate needs: Creative
Leadership, Technically Adept Employees,
Politically Informed Employees, Ability to
Manage Complexity, Innovation;
Essential Skills: comfortable With Ambiguity,
Capacity to Learn Apply New Skills,
Collaborative Thinking, Global Thinking,
Orchestrate Tasks Economically;
Personal / Character Traits: Integrity, Intuitive
and Analytical Thinking, Capacity for Empathy,
Influence, 24/7 Integrated Lifestyle;
Reliability, Flexibility, Adaptability, Commitment
and loyalty, Multi-tasking skills, Project
Management,
Technical
proficiency,
Interpersonal
skills,
Organization
skills,
Business etiquette, Communication skills,
Teamwork, Attention to detail, Professional
image
Since 2013 the term resilience appears in the field of the profession. Leadership, teamwork, culture
and social media continue to be main topics related with management assistants. These professionals
still have to master knowledge and skills related with these topics. In Australia they got serious about
soft skills but also economic uncertainty, sustainability, empathy, reliability and flexibility.
110
Livro de Atas
CISA 2015
During our analysis concerning the year 2013, we also found in the Associations studied and in
particular in the categories analyzed, some keywords pointing out to some directions and relevant
areas, at least in the year under study and for the association concerned. We decided to include these
keywords as well in the tables because they give as a clear picture of the concerns for the profession
in that particular moment. In Europe and Australia we found keywords in magazines which point out
for importance of the relationships, working in teams, networking, communication, public
presentations, culture and values and also leadership, social media and lyyti software which is an
online event management software. As for the keywords in Australia´s magazines emphasize personal
traits like reliability, flexibility, adaptability, commitment and loyalty, multi-tasking skills, interpersonal,
organizational and communication skills, but also Project Management, technical proficiency, business
etiquette, attention to detail, teamwork and professional image.
Table 5 - Results of 2014
Europe
Trainings
Conferences/Congresses
Effective Presentation
Skills
Maximizing your Potential
to
reach
Professional
Excellence;
Magazines
Neuroscience: Maximizing
your brain for excellence;
Building a powerful brand;
“Tag up" for talents;
Mastering your Email box;
Mastering the way you
look;
Skills to position the
Assistant as an influential
Leader;
Excellence
through :
"Building
brand";
USA
in
a
Action
powerful
“Assert
Yourself
EFAM 2014”;
at
“Become an Influential
Administrative
Professional”;
“Three
Common
Playground Behaviors to
Increase
Professional
Resiliency”;
“How to Lead Teams to
Innovation and Success”;
“What Motivates Teams?
10 Smart Best Practices
for
the
New
(and
seasoned)
Administrative
Professional”;
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Livro de Atas
CISA 2015
Trainings
Conferences/Congresses
Magazines
Keywords:
negotiation, delegation,
budgeting,
project
management,
supervision,
interpersonal
and
business-related
skills,
managerial
skills,
resiliency-building tools,
financial plan, innovative
power, firm foundation,
personal
branding
,marketing
yourself,
performance
review,
developing
career,
leadership
qualities,
influential administrative
professional,
professional resiliency,
innovation and success,
motivation.
Portugal
“Formação
Pedagógica Inicial de
Formadores”
“Secretariado
Assessoria”
e
“Secretariado
Executivo”
“Secretariado Clínico”
“Secretariado
Jurídico”
“Secretariado
Comercial”
“Ética e Deontologia
Profissional”
“Técnico
Administrativo
Comercial”
“Secretariado
Bilingue”
“Francês Empresarial”
“Secretariado
Trilingue”
“Atendimento
Gestão
Reclamações”
“Técnico
Administrativo
Financeiro”
“Comunicação
E
De
Exigências da Sociedade
do conhecimento para
enfrentar
a
era
da
incerteza
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Livro de Atas
CISA 2015
Trainings
Conferences/Congresses
Magazines
Escrita”
“Protocolo
Organização
Eventos”
E
De
“Gestão Documental
E Arquivo”
“Gestão Do Tempo”
“Secretariado
Comercial”
“Técnico
Administrativo
De
Recursos Humanos”
“Secretariado
Novas Tic”
e
As
“Segurança E Saúde
No Trabalho”
“Liderança E Gestão
De Equipas”
“Liderança
Coaching”
E
“Inteligência
Emocional”
“Gestão Do Stress”
“Técnicas
Apresentação”
De
“Código Do Trabalho”
“Negociação
Comercial”
“Marketing Digital”
“Gestão De Projetos”
“Finanças Para Não
Financeiros”
“Gestão Do Crédito E
Cobrança”
“Contabilidade Geral”
Asia
Standing
High
Challenging Times
In
Australia
During 2014, in Europe there were a lot of conferences that had as the main topics the way to reach
professional excellence but also how to master abilities and personal image to become a leader and to
build a powerful brand. They got also into neuroscience learning how to master brain for excellence.
For USA we only found results in magazines which have as main subjects the innovation, the
resilience, the interpersonal skills and how to lead teams towards success.
113
Livro de Atas
CISA 2015
We repeated the same procedure explained for 2013 and looked for keywords in the associations’
website and categories under analysis. As for the keywords found in USA´s magazines they put the
accent on negotiation, delegation, project management, supervision, financial planning and firm
foundation but also skills they say they need the most are interpersonal and business-related,
managerial skills, resiliency-building tools, innovative power, personal branding, leadership qualities
and success motivation. In Portugal, in 2014, results found were more on trainings such as learning
foreign languages in matter of business and the main requirements of the job such as PR, Executive
Clinical and Legal Secretary, accounting, communication and protocol, management of time, archive,
teams; also trips, reunions and events, technology, safety and ethics. Asia focused on how to stand
high in challenging times and overcoming tough times.
Table 6 - Results of 2015
Trainings
Conferences/Congresses
USA
Technology
Education
Conference 2015 (TEC15)
Portugal
O
Secretariado
contemporâneo: desafios e
prospetivas, conhecimento
e inovação
Magazines
For 2015, we only have results from the conferences since these kind of events are prepared early in
advance. According to the results, the topics for the conferences in 2015 will cover aspects such as
Technology and Education (USA) and the role of Secretariat in Modern Times – the challenges
(Portugal). As we can see the role of technology is present again, and again related with education.
Also the concern about the future, the challenges of the future, the role of this profession in this future
is also present. These are turbulent times and the profession of secretariat is still struggling to find its
place in society. As a matter of fact, according to ASP and her President, Maria da Graça Gomes, one
of the biggest challenges of this profession is that anyone, with any type of degree, feels that he / she
can be a secretary even without specific training. And this brings a lot of challenges – who can be a
secretary? Everyone or preferable someone with a degree in secretarial studies? Moreover, the fact
that a lot of people offers to be secretary, even without qualifications, has as a consequence the
decrease in the salary.
Let’s take now an overview of the 5 years under study. As we can see from all the tables, secretaries
need both soft and hard skills. Soft skills are the skills that apply to every job. They are transversal interpersonal skills, communication skills and other qualities that enable each person to be successful
in the workplace. Hard skills are the qualifications required to do the job. For example, computer skills,
administrative skills or customer service skills. Examples of hard skills that a secretary need to master
include:
Proficiency in a foreign language
Typing speed
Machine operation
Computer programming
Soft skills, on the other hand, are subjective skills that are much harder to quantify. Also known as
"people skills" or "interpersonal skills," soft skills relate to the way each person relates to and interacts
with other people. Examples of soft skills include:
Teamwork
Communication
Flexibility
Patience
Time management
Motivation
114
Livro de Atas
CISA 2015
While certain hard skills are necessary for any position, employers are looking increasingly for job
applicants with particular soft skills. This is because, while it is easy for an employer to train a new
employee in a particular hard skill (such as how to use a certain computer program), it is much more
difficult to train an employee in a soft skill (such as patience) (Doyle,s/d).
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Livro de Atas
CISA 2015
Considering the results presented in the tables above we identified the following secretarial skills:
Communication skills (oral / written)
Management and Organizational Skills
Computer Skills
Communication
Appointment Setting
Computer
Answering Telephones
Billing
Desktop Publishing
Business Correspondence
Bookkeeping
Editing
Customer Service
Calendar & Docketing
Microsoft Office
Delivering Mail
Document Management
Office Administration
Directing Clients
Inventory
Office Equipment
Email
Maintaining Office Records
Outlook
Faxing
Making Appointments
Software
Oral Communication
Meeting Planning
Word Processing
Presentation
Office Management
Technology
Receptionist
Ordering Office Supplies
Training
Order Processing
Transcription
Planning
Typing
Prioritizing
Typing from Dictation
Proofreading
Videoconference Preparation
Record Keeping
Voicemail
Research
Written Communication
Running Office Machines
Writing
Scheduling
Personal Skills
Accuracy
Sorting Mail
Spreadsheets
Public Relation skills
Calling Clients
Attention to Detail
Work Processing
Client Relations
Interpersonal
Supervising
Greeting Clients
Legal Familiarity
Travel Arrangements
Greeting Employees
Stenography
Multi-tasking
Greeting Visitors
Organizational Skills
Public Speaking
Self Motivation
Employee Relations
Teamwork
Event Coordination
Conclusions
The profession of secretary has evolved from Egyptian scribes in ancient ages to the inventing of the
typewriter, carbon paper and dial telephones and in time, to the appearance of portable computers,
wireless networks and virtual meetings.
While, in the past the world of secretary was performed by men and resumed at handling
correspondence on private or confidential matters and performing stenographic duties, nowadays we
can talk about a secretarial world lead by women in the age of information and technology. Not only
this, but in the last few years appeared more and more facilities due to the evolution of technology,
information and accessibility. More than that, concerning the qualities of a good assistant, apart from
accuracy, attention to details, multi-tasking, self motivation, teamwork and organizational skills, in the
last years two characteristics made their place in the top of the professional qualities. One of these
new skills that is more and more appreciated is resilience. Resilient people are able to utilize their
skills and strengths to cope and recover from problems and challenges. Those who lack this resilience
may instead become overwhelmed by such experiences. Resilience, is the ability to face a difficult
situation and to come back to the initial emotional state, feeling as good as before the negative event
to take place (Kendra, s/d). It is also, the capacity to adapt to difficult contexts which cannot be
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Livro de Atas
CISA 2015
changed, maintaining a positive emotional state. For example, Bill Gates – his first business failed.
The richest person in the world started by failing but that didn’t stop him from trying again. Albert
Einstein didn’t speak until he was four years old. Throughout elementary school, his teachers thought
he was lazy and wouldn’t make anything of himself, but instead, he kept thinking and eventually
developed the theory of relativity. Thomas Edison failed 1 000 times before creating the light bulb, and
when he was asked about his repeated failures he said “I have not failed. I’ve just found 10 000 ways
that won’t work”.(Jaques,2013)The other quality, more and more discussed is the emotional
intelligence which is formed from 4 elements: better understanding of self emotions, the effective
management of self emotions and the significant increase in life quality, better understanding of the
others and a cohabitation with a high degree of comfort, and creating better relationships at all levels
with others and the increase of productivity and personal image.(Bichis,2013).
We believe that emotional competence is twice more important than technical or intellectual abilities.
The developing of emotional intelligence represents the understanding and the management of
emotions for creating harmonious relationships with the others (Bichis,2013).
The benefits of the emotional intelligence are: increased performances, improved motivation,
increased innovation, confidence, leadership and efficient management, and excellent teamwork
(Bichis,2013).
Resources:
ASP (2012), URL: http://www.asp-secretarias.pt/, Associaçao Portuguesa de Profesionais de
Secretariado e Assessoria, accessed in October 2014
Association of Secretaries in Asia (ASA) (2014), URL: http://www.asapap.org/, accessed in October
2014
Australian Institute of Office Professionals, AIOP, URL: http://www.aiop.com.au/, accessed in October
2014
Bichis D. (2013), Ce este IE?, URL:
http://www.inteligenta-emotionala.ro/inteligentaemotionala/prezentare/# , accessed in November 2014
Clark, C. (Ed.) (1984). What It Means To Be A Secretary As Perceived By First-Year Information
Specialist Students: The Changing Work Force The Changing Curriculum. University of Lethbridge.
URL:
https://www.uleth.ca/dspace/bitstream/handle/10133/1123/Clark_Carolyn.pdf?sequence=1,
accessed in October 2014
CNN Money (2014), “Why secretary is still the top job for women”, URL:
http://money.cnn.com/2013/01/31/news/economy/secretary-women-jobs/,accessed in December 2014
CPsecretariado (s/d), URL: http://www.cpsecretariado.pt/, Conselho Profissional de Secretariado,
accessed in October 2014
Douglas, B. (s/d) “An Integrative Approach to Business Risk-Management & Disaster Recovery”,
Business Continuity, URL: http://essentialink.com/what-is-business-resilience/ , accessed in October
2014
Doyle, A. (s/d) “Hard Skills vs. Soft SkillsThe Difference Between Hard Skills and Soft Skills” URL:
http://jobsearch.about.com/od/skills/qt/hard-soft-skills.htm, accessed in October 2014
EUMA (2014) URL: http://www.euma.org/, European Management Assistants, accessed in October
2014
Evans, Kim (s/d)_”A Look Back at the Secretary Profession” URL:http://www.jobs.net/Article/CB-93Talent-Network-Hospitality-A-Look-Back-at-the-Secretary-Profession/,accessed in October 2014
IAAP (2014) URL: http://www.iaap-hq.org/, Leading
October 2014
Administrative Professionals, accessed in
IAAP (2014) “History of the Secretarial Profession” URL: http://www.iaaplehighvalley.org/Join/Aboutthe-IAAP/IAAP-History-of-the-Secretarial-Profession.aspx, accessed in October 2014
Jaques, R.(2013) “16 Wildly Successful People Who Overcame Huge Obstacles To Get There” URL:
http://www.huffingtonpost.com/2013/09/25/successful-people-obstacles_n_3964459.html, accessed in
October 2014
117
Livro de Atas
CISA 2015
Kendra
(s/d),
What
Is
Resilience?
Coping
With
Crisis
http://psychology.about.com/od/crisiscounseling/a/resilience.htm , accessed in November 2014
URL:
Prospects (2014) URL: http://www.prospects.ac.uk/secretary_administrator_job_description.htm ,
accessed in October 2014
RASFOIESC (2015),” Evolutia Meseriei De La Secretar La Asistent Manager” URL:
http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/EVOLUTIA-MESERIEI-DE-LA-SECRET21.php
,
accessed in December 2014
Target Jobs (2014), “Secretary-Job Description URL: https://targetjobs.co.uk/careers-advice/jobdescriptions/278955-secretary-job-description accessed in December 2014
Wikipedia (2015),”Secretary”, URL: http://en.wikipedia.org/wiki/Secretary , accessed in January 2015
118
Livro de Atas
CISA 2015
SECRETARIADO EM AMBIENTE DE ESCRITÓRIO E ERGONOMIA:
PREVENÇÃO DE PROBLEMAS DE SAÚDE
Ana Vieira
anavieira2010@gmail.com
Pablo Mendaña
pabloalija@yahoo.es
Sónia Sousa
sonia.sousa79@gmail.com
RESUMO
Pretende-se com este trabalho averiguar se os secretários trabalham em condições ergonómicas, de
acordo com as exigências da legislação, e de modo a poderem ser prevenidos problemas de saúde.
Tem como objetivo melhorar as condições de trabalho e contribuir para o bem-estar dos secretários.
Concomitantemente, este estudo também ajudará as empresas no cumprimento da legislação em
vigor, a preservar a sua imagem e a evitar as consequentes sanções administrativas pelo não
cumprimento da Lei, contribuindo ainda para criar um ambiente organizacional positivo e mais de
acordo com as melhores práticas. Este estudo permitirá ainda motivar os profissionais de secretariado
e assessoria a conhecerem melhor o seu ambiente de trabalho, de forma a descobrirem e a evitarem
mais facilmente as condições de trabalho inseguras e os seus direitos em termos de SST. Por
conseguinte, este estudo também ajudará a diminuir os encargos de Segurança Social, reduzindo os
custos com os acidentes de trabalho e com as doenças profissionais.
PALAVRAS-CHAVE: secretariado; ergonomia; escritório; saúde; prevenção.
ABSTRACT
The aim of this study examined whether the secretaries work in ergonomic conditions, in accordance
with the requirements of legislation, and so that they can be prevented health problems. This study
aims to improve working conditions and contribute to the well-being of secretaries. At the same time,
this study will also help companies comply with the legislation, to preserve their image and to prevent
the resulting administrative sanctions for breaches of the law, thus contributing to create a positive
organizational environment and in accordance with best practice. This study will also motivate the
secretaries to know better their work environment in order to discover and to avoid more easily unsafe
working conditions and their rights in terms of SST. Therefore, this study will also help to reduce social
security expenditure, reducing the costs of occupational accidents and diseases unprofessional.
KEYWORDS: secretaries; ergonomics; office; health; prevention.
INTRODUÇÃO
Este trabalho pretende averiguar se os profissionais de secretariado trabalham em condições
ergonómicas, de acordo com as exigências da legislação, e de modo a poderem ser prevenidos
problemas de saúde. Por conseguinte, o texto está estruturado em três partes centrais, além desta
introdução. Na primeira parte, é efetuada uma abordagem teórica sobre o termo ergonomia e sua
aplicação em ambientes de escritório. Na segunda parte, apresentam-se os métodos e técnicas de
pesquisa utilizados. Na terceira parte, são apresentados os resultados de um inquérito realizado aos
119
Livro de Atas
CISA 2015
profissionais de secretariado. E a quarta parte apresenta as contribuições do estudo bem como
sugestões para pesquisas futuras na área.
REFERENCIAL TEÓRICO
Conceito de ergonomia em ambiente de escritório
A ergonomia, ou human factors (fatores humanos) ou human factors & ergonomics (fatores humanos
e ergonomia), expressões pelas quais é conhecida nos Estados Unidos da América, é a disciplina
científica relacionada com o entendimento das interações entre seres humanos e outros elementos
de um sistema, nomeadamente ambiente, equipamentos, organização e métodos de trabalho.
(MOREIRA, 2010).
A International Ergonomics Association (IEA) define ergonomia (ou o estudo das fatores humanos)
como sendo a ciência relacionada com a compreensão das interações entre os seres humanos e os
outros elementos de um sistema, que aplica os princípios teóricos, dados e métodos pertinentes para
conceber e otimizar o bem-estar humano e o desempenho global do sistema. A função ergonómica
contribui também para a avaliação de tarefas, trabalhos, produtos, ambiente e sistemas, a fim de os
tornar compatíveis com as necessidades, habilidades e limitações das pessoas. (International
Ergonomics Association (IEA), 2015).
Fig. 1 – Definição de Ergonomia
Fonte: (International Ergonomics Association (IEA), 2015)
A International Ergonomics Association (IEA) distingue 3 domínios de especialização dentro da
disciplina da ergonomia:
1. Ergonomia Física: relaciona-se com as características da anatomia humana, antropométricas,
fisiológicas e biomecânicas que se ligam com a atividade física, incluindo posturas de trabalho,
manipulação de materiais, movimentos repetitivos, lesões músculo-esqueléticas relacionadas com o
trabalho, layout do posto de trabalho, segurança e saúde.
2. Ergonomia Cognitiva: relaciona-se com os processos mentais, como a perceção, memória,
raciocínio, e resposta motora, que afetam a interação entre humanos e outros elementos de um
sistema.
3. Ergonomia Organizacional: relaciona-se com a otimização de sistemas incluindo as suas estruturas
organizacionais, políticas e de processos, a gestão de recursos de equipas, a conceção do trabalho,
a organização do tempo de trabalho, o trabalho em equipa, a cultura organizacional, etc.
(International Ergonomics Association (IEA), 2015).
Na aplicação ao trabalho, a função ergonómica deve ser vista como sendo a compatibilidade entre os
trabalhadores e as duas condições gerais de trabalho. Por condições gerais de trabalho devem
120
Livro de Atas
CISA 2015
entender-se o posto de trabalho, os materiais, os equipamentos, as tarefas e a organização.
(MOREIRA, 2010).
Fig. 2 - Representação do sistema da função ergonómica
Fonte: (MOREIRA, 2010)
As más condições ergonómicas sucedem quando o “trabalho” é incompatível com as condições
físicas e/ou psicológicas dos trabalhadores. Tais condições podem causar desconforto, fadiga, dor e,
a curto e/ou longo prazo, perda de capacidades para o trabalho.
Em síntese, pode-se dizer que a ergonomia persegue permanentemente um designativo: adaptação
do trabalho às capacidades das pessoas que o realizem que, no âmbito da prevenção de riscos
laborais, consubstancia:
- A adaptação do trabalho ao homem, em particular nos aspetos de conceção dos postos de trabalho,
assim como à seleção dos equipamentos e meios de trabalho e de produção, com atenção especial
para a atenuação do trabalho monótono e repetitivo e a redução dos efeitos dos mesmos na saúde
dos trabalhadores, atendendo aos aspetos organizativos, ao ambiente e aos equipamentos de
trabalho.
- Planos de prevenção coerentes, visando a tecnologia, organização do trabalho, condições de
trabalho, relações sociais e a influência de fatores ambientais no trabalho.
- Ter em consideração as capacidades profissionais dos trabalhadores em matérias de segurança e
de saúde quando lhe forem atribuídas as tarefas a desempenhar.
Com estes referenciais, os objetivos da ergonomia no âmbito do trabalho, são:
- Promover a segurança e a saúde dos trabalhadores;
- Favorecer a funcionalidade, produtividade, eficácia, qualidade e fiabilidade do sistema de trabalho.
(MOREIRA, 2010).
Para MOREIRA (2010) o sistema ergonómico é constituído por um conjunto de homens, máquinas,
instrumentos e procedimentos, interagindo entre si, num determinado ambiente, tendo como objetivos
a eficiência e a segurança resultantes das seguintes combinações:
- Homem-máquina;
- Homem-espaço de trabalho;
- Homem-ambiente;
- Conforto e satisfação dos trabalhadores envolvidos.
Na interação homem-máquina podem colocar-se os aspetos ambientais, equipamento, organização
do trabalho, informação e formação dos trabalhadores, etc.
Na interação homem-espaço de trabalho os problemas a resolver serão os equipamentos como, por
exemplo, mobiliário, que devem acomodar não só o utilizador médio, mas também (se necessário
após ajustamento) 90% ou mais da população espectável de utilizadores.
Na interação homem-ambiente, os fatores desfavoráveis serão as condições existentes quanto aos
fatores como a temperatura, a humidade, a renovação do ar, a radiação, etc.
121
Livro de Atas
CISA 2015
Toda a atividade física do homem põe em Acão massas musculares suportadas pela estrutura óssea.
Isto é verdade para atividades que exigem movimentação dinâmica, que exigem contração e
relaxamento dos músculos, como o é para as tarefas mais estáticas que apenas exigem contrações,
como é o caso das tarefas de um escritório, que normalmente são origem à fadiga muscular devido a
posturas inadequadas ou incorretas. (MOREIRA, 2010).
Ambiente de Escritório
Para MOREIRA (2010), o ambiente de escritório tem especificidades de trabalho muito próprias. A
satisfação das pessoas depende, em muito, do estilo de gestão reinante, do modo como o trabalho se
desenvolve e interage com os outros, o tipo de autonomia que sentem possuir, o nível de
comunicação existente, etc.
Para além do tipo de ferramentas para o desempenho das várias funções, deve considerar-se ainda
que a análise do ambiente de trabalho e do comportamento das pessoas é também muito valiosa e
pode ilustrar a dinâmica sociocultural vigente que muitas vezes, em certas situações, pode não estar
clara nem mesmo para as pessoas que vivem o dia-a-dia das empresas.
A satisfação dos trabalhadores deriva, em muito, dos seguintes fatores:
- O posto de trabalho (condições de trabalho);
- O conteúdo do trabalho;
- A organização do trabalho;
- O clima organizacional.
Fig. 3 - Equilíbrio humano em função do ambiente de trabalho
Fonte: (MOREIRA, 2010)
A conjugação destes fatores pode influenciar positiva ou negativamente o ambiente geral de trabalho
e, por consequência, a satisfação do trabalhador.
Posto de Trabalho
Trabalhar na posição de sentado permite posturas que podem oferecer um maior conforto, uma vez
que o peso do corpo se encontra distribuído por várias partes. Por outro lado, esta postura oferece
uma boa estabilidade corporal e facilita a coordenação de movimentos, sendo indicada para tarefas
que não exijam muitos movimentos, nem grandes esforços físicos. No entanto, certos problemas de
saúde podem ser agravados se não se atender aos elementos que intervêm na realização do
122
Livro de Atas
CISA 2015
trabalho, em especial o equipamento básico: a cadeia e a mesa de trabalho. O plano de trabalho
deve situar-se a uma altura adequada, em função da estatura do trabalhador e do tipo de tarefa a
realizar (se exige precisão, se requer esforço visual, se utiliza o computador, etc.).
a) Altura lombar (encosto da cadeira).
b) Altura poplítea
19
(altura do assento).
c) Altura do cotovelo (altura da mesa).
d) Altura da coxa (espaço entre o assento e a mesa).
e) Altura dos olhos (posicionamento do monitor).
Embora o trabalho sentado seja o mais cómodo, não será aconselhado permanecer muito tempo
nessa posição, devendo alternar-se com outras posturas que possibilitem algum movimento.
(MOREIRA, 2010).
A altura ideal de um plano de trabalho/mesa deve ser de aproximadamente 5 cm superior à altura do
cotovelo. O mobiliário e o equipamento disponível para o trabalho devem ser distribuídos de forma a
facilitar a sua manipulação minimizando, assim, as possibilidades de lesões.
Fig.4 - Dimensões antropométricas críticas a serem consideradas no projeto de um posto de trabalho para uma pessoa
sentada
(MOREIRA, 2010)
Ao sentar-se próximo à superfície de trabalho, o trabalhador poderá apoiar a coluna no encosto da
cadeira, numa posição reta ou levemente inclinada para trás. A cadeira deve estar aproximada o mais
possível à mesa de trabalho, possibilitando que o tronco e o pescoço não sejam forçados a ficarem
curvados. (MOREIRA, 2010).
De acordo com a Portaria n.º 989/93 de 6 de outubro, o posto de trabalho equipado com computador
é constituído por um monitor, por um teclado, vários acessórios informáticos e não informáticos, um
plano de trabalho (mesa) assim como o ambiente de trabalho em geral. Acessórios de escritórios
podem ser uma mesa ou uma superfície de trabalho, uma cadeira, e todo o ambiente que rodeia o
posto de trabalho:
- De todos os elementos descritos, o mais importante é o próprio monitor/ecrã. o resto existirá ou não
de acordo com as necessidades.
- No conceito de ecrã inclui-se todo o tipo de visionamento de dados e imagens, quer sejam do tipo
convencional ou de tecnologia mais recente como é o caso do plasma, cristais líquidos, etc. (Portaria
n.º 989/93 de 6 de outubro, 1993).
19
ANATOMIA: região posterior da articulação do joelho; (do lat. póplite-, «curva da perna»)
123
Livro de Atas
CISA 2015
Fig. 5 - Representação de um posto de trabalho administrativo
Fonte: (MOREIRA, 2010)
Os fatores causais das perturbações músculo-esqueléticas durante o trabalho com computadores
podem ser a adoção de posturas incorretas e/ou a postura excessivamente estática.
Um estudo publicado no Hospital do Futuro refere que “em Portugal, mais de 48% das ausências
laborais por doença músculo-esquelética duram 21 dias ou mais, o dobro da média europeia, mas a
situação pode ser evitada pela intervenção precoce. A conclusão é do estudo «Fit for Work: Doenças
músculo-esqueléticas e Participação no Mercado de Trabalho», desenvolvido pela The Work
Foundation, uma organização sem fins lucrativos. O estudo examinou quatro sintomas: dores
musculares (afetam 31% dos trabalhadores portugueses), lesões de origem laboral nos membros
superiores (afetam 29% das pessoas), a artrite reumatoide (cerca de 25% das pessoas deixa de
trabalhar ao fim de cinco anos depois do diagnóstico) e as espondiloartropatias (doença reumática,
crónica e progressiva que afeta sobretudo a coluna, mas também articulações, tendões e ligamentos)
”. (Plano Nacional de Saúde 2012-2016, 2015).
Para MOREIRA (2010) a adoção de posições incorretas ante o computador são normalmente
provocadas inúmeras vezes pelos vários componentes que compõem o posto de trabalho, ou porque
as dimensões do posto de trabalho não estão corretas para se poder manter uma postura adequada.
Entre outras, as causas mais comuns são:
- Uma rotação lateral da cabeça sistematicamente mais de 20º devido ao mau posicionamento, por
exemplo, do porta documentos ou, na falta deste, os documentos de apoio serem depositados na
base de trabalho. Isto normalmente origina dores de cabeça, nos ombros e na nuca.
- Extensão do braço que normalmente ocorre quando o monitor não tem ajustamento em altura ou a
altura da mesa de trabalho é alta de mais e não permite regulação.
- Flexão da mão em relação ao antebraço (tensão). Acontece se o teclado está muito inclinado ou
muito elevado. Esta situação obriga a uma elevação do braço obrigando-o a ficar em tensão
excessiva e continuadamente.
- A inclinação para a frente do fémur causa diminuição da circulação sanguínea.
- Desvio lateral da mão em relação ao antebraço, devido à manipulação de dispositivos do
computador como o rato ou o teclado de grande tamanho.
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Livro de Atas
CISA 2015
Fig. 7 - Consequências para a saúde do trabalhador devido à má organização do posto de trabalho e posturas inadequadas
Fonte: (MOREIRA, 2010)
Fig. 8 - Postura e ambiente ideal para trabalhar com computador
Fonte: (MOREIRA, 2010)
Um dos fatores causadores de dores e distúrbios músculo-esqueléticos é a contração muscular
mantida durante várias horas. Isto origina consequências de imobilização dos segmentos corporais
em determinadas posições. No caso especial dos membros superiores, sucedem-se rápidas
sucessões continuadas de movimentos das mãos e dos dedos sobre o teclado, por vezes,
ininterruptamente durante muitas horas e em posições inflexíveis e permanentes. A contração
muscular prolongada origina uma dificuldade de circulação sanguínea na zona, e causa a fadiga
muscular e outros distúrbios físicos. (MOREIRA, 2010).
Tabela 1 – Riscos e causas mais comuns na segurança e saúde no trabalho em ambiente de escritório relacionados com a
ergonomia
Fonte: (MOREIRA, 2010)
Tipo de perigo
Tensão
ocular/Dores de
cabeça
Causas
Medidas corretivas
- Má iluminação
- Iluminação adequada
- Brilho ou reflexo no ecrã
- Melhoria do espaço de trabalho
- Posturas de trabalho inadequadas
- Manutenção de equipamentos
125
Livro de Atas
CISA 2015
Tipo de perigo
Lesões
músculoesqueléticas
Causas
Medidas corretivas
- Trabalhos repetitivos
- Equipamento de trabalho adequado
- Posturas de trabalho incorretas
- Layout do posto de trabalho adequado
- Espaço e trabalho mal concebido
- Ambiente de trabalho confortável
Equipamentos
munidos
de
monitor/ecrã
incorretamente
instalados/posicionados
Tensão
costas
nas
- Técnicas de movimentação manual de
cargas incorretas
- Formação em procedimentos para
elevação manual de cargas
- Posturas de elevação de cargas
incorretas
- Cadeiras e equipamentos adequados
- Pausas programadas
A posição sentada elimina alguns dos inconvenientes da posição de pé, muito em especial porque
aumenta a superfície de apoio.
Fig. 9 - Espaço de trabalho horizontal ao nível da superfície da mesa
Fonte: (MOREIRA, 2010)
No entanto, mesmo na posição sentada é necessário cumprir algumas regras de postura,
nomeadamente:
- A mesa ou superfície de trabalho deve ter as dimensões suficientes para o correto posicionamento
dos materiais e equipamentos de trabalho;
- O plano de trabalho deve fazer um ângulo aproximado de 90º com a coluna do trabalhador;
As superfícies devem ser anti reflexas (mate);
- Os rebordos devem ser arredondados, pelo menos com 2 milímetros de raio.
- O espaço disponível, incluindo o destinado ao trabalhador, deve ser suficiente para poder adotar
uma posição cómoda. (Decreto-Lei n.º 243/86, 1986).
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Em relação à abordagem utilizada, pode-se inferir que esta pesquisa apresenta caráter
predominantemente quantitativo, de natureza descritiva. O objeto de investigação deste estudo foi
analisar os aspetos ergonómicos no ambiente de escritório, local de trabalho dos profissionais de
secretariado. Para esse efeito, foi elaborado um inquérito e enviado por e-mail a cerca de 1000
profissionais, dos quais se obteve 40 respostas.
126
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CISA 2015
RESULTADOS E DISCUSSÃO
Das respostas obtidas pelo inquérito (anexo 1), evidencia-se os aspetos que estão em
inconformidade com as Diretivas Europeias e legislação nacional. Na primeira questão perguntava-se
se o tempo de trabalho em frente ao ecrã era inferior a seis horas/dia e a maioria (85%) dos inquiridos
respondeu que não. De acordo com o art.º 6º do Decreto-Lei n.º 349/93, de 1 de outubro, é obrigação
do empregador organizar a atividade do trabalhador de forma que o trabalho diário com visor seja
periodicamente interrompido por pausas ou mudanças de atividade que reduzam a pressão do
trabalho com equipamento dotado de visor. (art.º 6º do Decreto-Lei n.º 349/93, 1993).
Gráfico 1 - 1. O seu tempo de trabalho em frente ao ecrã é inferior a seis horas/dia?
Não obstante, na 2ª questão a maior parte (82,5%) dos inquiridos já respondeu positivamente em
relação à possibilidade de fazerem intervalos adequados em caso de trabalho contínuo em frente ao
ecrã.
Gráfico 2 - 2. Em caso de trabalho contínuo frente ao ecrã pode fazer intervalos adequados?
Também se constatou que relativamente às seguintes questões, as respostas foram favoráveis do
ponto de vista ergonómico, nomeadamente, a maior parte dos inquiridos respondeu que as suas
tarefas são variadas e podem gerir automaticamente a sua ordem. Na questão 7, já a maior parte
(70%) dos inquiridos, respondeu que não é facultada informação, formação e consulta adequadas
antes da criação, manutenção ou melhoria de locais de trabalho em que são utilizados computadores.
(Gráfico 3) De acordo com o art.º 8º do Decreto-Lei n.º 349/93, de 1 de outubro, “Antes do início da
atividade, ou quando ocorram mudanças no posto de trabalho, os trabalhadores devem receber a
formação adequada sobre a utilização dos equipamentos dotados de visor.” (art.º 8º do Decreto-Lei
n.º 349/93, 1993).
127
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CISA 2015
Gráfico 3 - 7. É facultada informação, formação e consulta adequadas antes da criação, manutenção ou melhoria de locais de
trabalho em que são utilizados computadores?
Nas questões seguintes, do ponto de vista ergonómico, os inquiridos responderam positivamente,
tanto no que diz respeito ao ruído como à iluminação. De acordo com a Diretiva Europeia
90/270/CEE, “O ruído emitido pelos equipamentos que fazem parte do(s) posto(s) de trabalho deve
ser tido em conta no momento da instalação do posto de trabalho, em especial, a fim de não
perturbar a atenção ou a comunicação verbal”, e “A iluminação geral e a iluminação pontual
(candeeiros de trabalho) devem garantir uma iluminação suficiente e um contraste adequado entre o
visor e o ambiente, tendo em conta as características do trabalho e as necessidades visuais do
utilizador. Devem evitar-se as possibilidades de encadeamento e os reflexos incómodos do visor ou
de qualquer outro aparelho através da coordenação entre a organização dos locais e dos postos de
trabalho e a colocação e as características técnicas das fontes de luz artificiais”. (Diretiva Europeia
90/270/CEE).
Relativamente à questão 10 (A organização dos espaços é a mais conveniente?) apenas 57,5% dos
inquiridos responderam que sim. Convém salientar que o art.º 3º da Portaria n.º 989/93, de 6 de
outubro, refere que “O posto de trabalho deve:
Ter uma dimensão que permita mudanças de posição e movimentos de trabalho;
Ter uma iluminação correta, com contraste adequado entre o ecrã e o ambiente, atendendo às
características do trabalho e às necessidades visuais do utilizador;
Estar instalado de forma que as fontes de luz não provoquem reflexos encandeantes diretos, nem
reflexos no visor;
Respeitar os limites fixados para os valores de ruído, calor, radiações e humidade;
As janelas devem estar equipadas com um dispositivo ajustável que atenue a luz do dia.”
(art.º 3º da Portaria n.º 989/93 de 6 de outubro, 1993).
Também em relação às questões 11 (A sua cadeira de trabalho é estável e confortável?), 12 (A sua
cadeira de trabalho permite liberdade de movimentos e uma boa postura?) e 13 (A sua cadeira de
trabalho é facilmente ajustável em altura?) a maior parte dos inquiridos responderam que sim. O art.º
2º da Portaria n.º 989/93, de 6 de outubro, refere que “A cadeira de trabalho deve ter boa
estabilidade, ser de altura ajustável e possuir um espaldar regulável em altura e inclinação.” (art.º 2º
da Portaria n.º 989/93, de 6 de outubro, 1993).
Relativamente ao apoio de pés, a maioria dos inquiridos (82,5%) respondeu que não existe, apesar
de ser necessário. A legislação não menciona nada acerca deste assunto, mas ergonomicamente é
uma má postura.
128
Livro de Atas
CISA 2015
Gráfico 4 - 17. Sendo necessário apoio de pés, este existe?
Para 95% dos inquiridos a altura da sua secretária permite a mobilidade das pernas/coxas e apesar
de a maioria dos inquilinos (75%) responderem que todo o equipamento de suporte é facilmente
alcançável, 60% respondeu que para alcançar um equipamento é necessária a rotação do tronco.
Não há legislação relativamente a este assunto, mas ergonomicamente é uma má postura.
Gráfico 5 - 19. Para alcançar um equipamento é necessária a rotação do tronco?
Relativamente ao suporte de folhas a copiar, 55% dos inquiridos responderam que é ajustável e os
restantes 45% responderam que não, apesar do art.º 2º da Portaria n.º 989/93, de 6 de outubro,
referir que o suporte de documentos deve ser estável e regulável, de modo a evitar movimentos
desconfortáveis da cabeça e dos olhos.
Gráfico 6 - 21. O suporte das folhas a copiar é ajustável?
Na questão 22 (Gráfico 7) apenas 57,5% responderam que sim, e de acordo com o art.º 7º do
Decreto-Lei n.º 349/93, de 1 de outubro, os trabalhadores antes de ocuparem pela primeira vez um
posto de trabalho dotado de visor, periodicamente e sempre que apresentem perturbações visuais,
devem ser sujeitos a um exame médico adequado dos olhos e da visão. Se os resultados do exame
referido no número anterior demonstrarem a sua necessidade, os trabalhadores beneficiam de um
exame oftalmológico. Sempre que os resultados dos exames médicos o exigirem e os dispositivos
normais de correção não puderem ser utilizados, devem ser facultados aos trabalhadores dispositivos
especiais de correção concebidos para o tipo de trabalho desenvolvido. (art.º 7º do Decreto-Lei n.º
349/93, de 1 de outubro, 1993).
129
Livro de Atas
CISA 2015
Gráfico 7 - 22. É prestada atenção às queixas dos trabalhadores quanto à visão?
Apesar de a maioria dos inquiridos (52,5%) responderem que a visão dos trabalhadores é vigiada de
acordo com a legislação, 87,5% responderam que em caso de necessidade não são fornecidos
óculos aos trabalhadores para trabalhar com monitores (Gráfico 8) e 90% responderam que em caso
de queixas de dores músculo-esqueléticas (pescoço, ombros, pernas) não é realizada uma avaliação
ergonómica. (Gráfico 9).
Gráfico 8 - 24. Em caso de necessidade são fornecidos óculos aos trabalhadores para trabalhar com monitores?
Gráfico 9 - 25. Em caso de queixas de dores músculo-esqueléticas (pescoço, ombros, pernas) é realizada uma avaliação
ergonómica?
Nas questões 26 (O seu visor/ecrã tem os caracteres bem definidos?) e 27 (O seu visor/ecrã tem a
imagem estável/sem tremor?) todos os inquiridos responderam de acordo com o art.º 1 da Portaria n.º
989/93, de 6 de outubro, em que menciona que os visores existentes nos postos de trabalho devem:
a) Possuir caracteres bem definidos e delineados com clareza, de dimensão apropriada e com
espaçamento adequado, quer entre si, quer entre as linhas;
b) Ter uma imagem estável, sem fenómenos de cintilação ou outras formas de instabilidade e sem
reflexos e reverberações;
c) Possibilitar ao utilizador uma fácil regulação da iluminância e do contraste entre os caracteres e o
seu fundo, atendendo, nomeadamente, às condições ambientais;
130
Livro de Atas
CISA 2015
d) Ser de orientação e inclinação regulável de modo livre e fácil, adaptando-se às necessidades do
utilizador e, se necessário, colocado sobre suporte separado ou mesa regulável. (art.º 1 da Portaria
n.º 989/93, de 6 de outubro, 1993).
Na questão 33, a maior parte dos inquiridos (75%) respondeu que a sua mesa de trabalho tinha baixo
fator de reflexão, pelo que cumpre os requisitos ergonómicos do art.º 2º da Portaria n.º 989/93 de 6
de outubro. Contudo, na questão 34 (Gráfico 10), apenas 20% respondeu que a sua mesa de
trabalho era adaptável, e esta legislação refere que “a mesa ou superfície de trabalho deve ter
dimensões adequadas e permitir uma disposição flexível do visor, do teclado, dos documentos e do
material acessório e refletir um mínimo de luminosidade”. (art.º 2º da Portaria n.º 989/93 de 6 de
outubro, 1993).
Gráfico 10 - 34. A sua mesa/plano de trabalho é adaptável
Na questão 38, apenas 52,5% dos inquiridos respondeu que não existem encadeamentos e reflexos
no seu ambiente de trabalho. Contudo, a Diretiva Europeia 90/270/CEE refere que “os postos de
trabalho devem ser dispostos de forma que as fontes de luz, tais como janelas e outras aberturas, as
divisórias transparentes ou translúcidas, bem como os equipamentos e divisórias de cor clara não
provoquem reflexos ofuscantes diretos, produzindo o mínimo possível de reflexos sobre o visor. As
janelas devem ser equipadas com um dispositivo ajustável adequado para atenuar a luz do dia que
ilumina o posto de trabalho”. (Diretiva Europeia 90/270/CEE).
Relativamente ao teclado a maioria dos inquiridos respondeu de forma positiva às questões, este
periférico cumpre os requisitos ergonómicos e cumpre o art.º 1º da Portaria n.º 989/93 de 6 de
outubro, na qual refere que “os teclados devem:
a) Ser de inclinação regulável, dissociado do visor e deixar um espaço livre à sua frente de modo a
permitir ao utilizador apoiar as mãos e os braços;
b) Apresentar uma superfície baça, para evitar os reflexos;
c) Ter as teclas com os símbolos suficientemente contrastados e legíveis a partir da posição normal
de trabalho e dispostas de forma a facilitar a sua utilização.” (art.º 1º da Portaria n.º 989/93 de 6 de
outubro, 1993).
De uma forma geral, os resultados apontam que apenas nas questões 7, 17, 19, 24, 25 e 34 as
condições de trabalho não cumprem os requisitos ergonómicos, mas na maioria dos casos os
profissionais de secretariado têm boas condições de trabalho.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estudo realizado demonstra que os profissionais de secretariado que trabalham em ambiente de
escritório trabalham de acordo com os requisitos ergonómicos, embora nalguns aspetos seja
necessário prevenir eventuais problemas de saúde que possam surgir, nomeadamente facultar
informação, formação, e consulta adequadas antes da criação, manutenção ou melhoria de locais de
trabalho em que são utilizados computadores. Relativamente ao apoio de pés, sendo necessário,
também será conveniente que exista, para se poder ter uma postura correta, assim como evitar a
rotação do tronco para alcançar um equipamento.
Os resultados deste estudo também mencionam que em caso em caso de necessidade não são
fornecidos óculos aos trabalhadores para trabalhar com monitores e que em caso de queixas de
131
Livro de Atas
CISA 2015
dores músculo-esqueléticas (pescoço, ombros, pernas) também não é realizada uma avaliação
ergonómica. Pois estas situações têm de ser corrigidas de modo a evitar-se problemas de saúde para
os profissionais de secretariado.
Neste estudo salienta-se ainda que o tipo de mesa ou superfície de trabalho raramente é adaptável e
a legislação refere que esta deve ter dimensões adequadas e permitir uma disposição flexível do
visor, do teclado, dos documentos e do material acessório.
Assim, acredita-se que se possa melhorar as condições de trabalho dos profissionais de secretariado,
se houver uma intervenção ergonómica relativamente as questões que foram aqui abordadas que
não cumpriam os requisitos que tanto a legislação portuguesa como a diretiva europeia exigem. A
intervenção ergonómica baseia-se em critérios de segurança, de eficácia e de conforto. O trabalho
deverá ser considerado como algo positivo, em que contribui para a construção da identidade dos
indivíduos e dos grupos, a construção de experiência e competências e é instrumento de suporte
social, é objetivo da intervenção ergonómica a conceção de sistemas de trabalho adaptados ao
homem. O objetivo da intervenção ergonómica será, por excelência, a aplicação dos princípios
ergonómicos a fim de otimizar a compatibilidade entre o ambiente de trabalho e o homem, através do
equilíbrio entre as exigências das tarefas e as características anatómicas, fisiológicas e mentais dos
operadores. Temos que ter em conta que foram desenvolvidos modelos de formação dos
profissionais visando o aumento da sua eficiência. A formação visa a habilitação dos profissionais
com técnicas e conhecimentos acerca dos riscos a que se encontram expostos de modo a realizarem
escolhas informadas e responsáveis na proteção da sua saúde e prevenção da doença.
REFERÊNCIAS
art.º 1º da Portaria n.º 989/93 de 6 de outubro. (6 de outubro de 1993). Diário da República.
art.º 2º da Portaria n.º 989/93, de 6 de outubro. (6 de outubro de 1993). Diário da República.
art.º 3º da Portaria n.º 989/93 de 6 de outubro. (6 de outubro de 1993). Diário da República.
art.º 6º do Decreto-Lei n.º 349/93, d. 1. (1 de outubro de 1993). art.º 6º do Decreto-Lei n.º 349/93, de 1
de outubro. Diário da República.
art.º 7º do Decreto-Lei n.º 349/93, de 1 de outubro. (1 de outubro de 1993). Diário da República.
art.º 8º do Decreto-Lei n.º 349/93, d. 1. (1 de outubro de 1993). art.º 8º do Decreto-Lei n.º 349/93, de 1
de outubro. Diário da República.
Decreto-Lei n.º 243/86. (20 de agosto de 1986). Decreto-Lei n.º 243/86.
Diretiva Europeia 90/270/CEE. (s.d.).
International Ergonomics Association (IEA). (20 de janeiro de 2015). Obtido de International
Ergonomics Association (IEA): http://www.iea.cc/
MOREIRA, A. (2010). Segurança e Saúde no Trabalho em Ambiente de Escritório. Lidel.
Plano Nacional de Saúde 2012-2016. (20 de janeiro de 2015). Obtido de Direção-Geral da Saúde:
http://www.dgs.pt/
132
Livro de Atas
CISA 2015
ANEXO
Inquérito
Este inquérito destina-se a um estudo sobre
Secretariado em ambiente de escritório e ergonomia: prevenção de problemas de saúde
Se na presente data estiver desempregada/o agradeço que responda mediante o seu último local de
trabalho.
Nome:
Categoria Profissional:
Área em Análise
Organização do Trabalho
Conforme
Sim
Não
Observações / Ações
N/A
O tempo de trabalho em frente ao ecrã é inferior a
seis horas/dia
Em caso de trabalho contínuo frente ao ecrã o
trabalhador pode:
a) Fazer intervalos adequados
b) Mudar de tipo de trabalho
As tarefas são variadas
Os trabalhadores podem gerir automaticamente a
ordem das tarefas
Há pressão excessiva para cumprir metas ou
prazos exigentes
É facultada informação, formação e consulta
adequadas antes da criação, manutenção ou
melhoria de locais de trabalho em que são
utilizados computadores
Há ruído excessivo
A iluminação é a mais adequada
A organização dos espaços é a mais conveniente
Área em Análise
Equipamentos Espacial
Conforme
Sim
Não
Observações / Ações
N/A
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Livro de Atas
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A cadeira de trabalho:
- É estável e confortável
- Permite liberdade de movimentos e uma postura
- É facilmente ajustável em altura
- A altura das costas é ajustável
- Existe apoio de braços
- O apoio de braços é ajustável em altura
Sendo necessário apoio de pés, este existe
Todo o equipamento de suporte é facilmente
alcançável
Para alcançar um equipamento é necessária a
rotação do tronco
A altura da secretária permite a mobilidade das
pernas/coxas
O suporte das folhas a copiar é ajustável
Área em Análise
Saúde no Trabalho
Conforme
Sim
Não
Observações / Ações
N/A
É prestada atenção às queixas dos trabalhadores
quanto à visão?
A visão dos trabalhadores é vigiada de acordo com
a legislação
Em caso de necessidade são fornecidos óculos aos
trabalhadores para trabalhar com monitores
Em caso de queixas de dores músculo-esqueléticas
(pescoço, ombros, pernas) é realizada uma
avaliação ergonómica
Área em Análise
Ambiente de Trabalho
Visor/Ecrã
Os caracteres são bem definidos
Conforme
Sim
Não
Observações / Ações
N/A
134
Livro de Atas
CISA 2015
A imagem é estável/sem tremor
A base é separável ou ajustável
O brilho/contraste são fáceis de ajustar
O ecrã pode girar e inclinar-se
O suporte é mate
Encadeamentos/reflexos
Mesa/Plano de trabalho
Tem baixo fator de reflexão
É adaptável (se aplicável)
O posto documentos é estável/ajustável
Ambiente
Existe espaço suficiente
A iluminação é adequada (contraste)
Existem encandeamentos/reflexos
Existe luz natural
Há reflexões incomodativas (paredes)
Radiações solares
Os raios solares podem ser inibidos
Ruído ambiente
Teclado
A superfície é mate
Não provoca encadeamentos
Disposição das teclas/teclado
O contraste teclas/símbolos é adequado
O teclado é inclinável
O teclado é separado
O espaço é adequado para as mãos
Cadeira
135
Livro de Atas
CISA 2015
É estável
Permite liberdade de movimentos
O assento é ajustável em altura
O encosto é ajustável em altura
O encosto é inclinável (mov. costas)
Apoio pés (se aplicável)
Cadeira
É adequada à tarefa
É fácil de utilizar
São visíveis princípios ergonómicos
Está em português
Há apoio técnico especializado
Observações:
Agradeço o tempo dispensado no preenchimento deste inquérito!
136
Livro de Atas
CISA 2015
SECRETARIADO CONTEMPORÂNEO UMA VISÃO INTERNACIONAL
Ana Filipa Rebelo, Beatriz Simões, Juliana Almeida, Susana Fernandes, Vanda Conceição,Zita van
Alphen, Marcelo G. Oliveira
Universidade Europeia
137
Livro de Atas
CISA 2015
138
Livro de Atas
CISA 2015
DOCÊNCIA EM SECRETARIADO: QUESTÕES ACERCA DA OFERTA E
DEMANDA DE SEIS UNIVERSIDADES DA REGIÃO SUL DO BRASIL
Fernanda Maria Alves Lourenço
Universidade Federal de São Paulo
Aline Cantarotti
Universidade Estadual de Maringá
RESUMO
Este trabalho visa destacar a docência em Secretariado, uma carreira que tem ganhado cada vez
mais espaço dentro dos debates técnico-científicos nos cursos de Secretariado Executivo. Nosso
objetivo é pesquisar acerca da oferta de concursos para o profissional docente graduado em
Secretariado Executivo, bem como a demanda de alunos interessados em seguir essa carreira. Para
isso, enviamos questionários para coordenadores e alunos ingressantes e concluintes de seis
universidades da região Sul do Brasil. A partir dos dados coletados, constatamos a grande relevância
que exerce um secretário-executivo atuando como docente do curso, uma vez que sua vivência
prática atrelada à teoria contribui com a formação sólida do discente, além de ajudar no
desenvolvimento de pesquisas científicas secretariais, incentivando os alunos a seguirem essa
carreira. Pretendemos contribuir assim com as lacunas que ainda existem quanto a atuação e a
importância desse profissional na docência dos cursos de Secretariado Executivo, visto que é
necessário ganhar a colaboração do governo brasileiro para que mais vagas sejam ofertadas.
Palavras-chave: Secretariado Executivo, Docência, Universidade, Região Sul.
INTRODUÇÃO
Tendo em vista que a profissão de secretário executivo tem sofrido diversas mudanças ao longo dos
tempos, este trabalho chama a atenção para outro possível seguimento dessa profissão - a de
docente em Secretariado Executivo (SE). Muitos olhares têm sido voltados para essa carreira, à
medida que a carência por profissionais graduados em SE, atuando nos cursos, tem sido cada vez
mais latente no meio acadêmico.
Em 2010, foi organizado pelo curso de Secretariado Executivo da Universidade do Oeste do Paraná
(UNIOESTE) o I Encontro Nacional Acadêmico de Secretariado Executivo (ENASEC), que tinha o
intuito de consolidar os debates técnico-científicos, a fim de direcionar as pesquisas da área e
“instituir uma Linha de Pesquisa em Secretariado Executivo e fortalecer os meios de divulgação como
Revistas Científicas e Anais de Eventos relevantes cientificamente para a graduação em Secretariado
Executivo” (ENASEC UNIOESTE, 2010, p. 1). Esse era um dos passos dados acerca da formação e
desenvolvimento da pesquisa em SE, visto que, em 2011, houve a continuação desse evento, com o
II ENASEC, realizado na Universidade de Passo Fundo, e do qual resultou o livro “Pesquisa em
secretariado: cenários, perspectivas e desafios”, que reúne os trabalhos apresentados por diversos
pesquisadores da área.
A organização de eventos é apenas um ponto que está sendo realizado para contribuir com o SE
enquanto área de conhecimento. Há outros caminhos sendo trilhados, tais como a criação de grupos
de pesquisa e as revistas científicas. Toda essa mobilização está ocorrendo devido a necessidade de
se firmar uma “cultura de valorização da produção científica” (SANTOS; DURANTE, 2012, p. 192)
para o curso de SE. Dessa forma, acreditamos que, além dos fatores mencionados anteriormente, a
contratação de docentes graduados no curso seja outro elemento extremamente relevante que
merece atenção. No entanto, é necessário que os profissionais da área e as Instituições de Ensino
(IES) se mobilizem e concretizem suas ações rumo à oferta de vagas para a docência nos cursos.
De acordo com Maçaneiro (2012, p. 77),
139
Livro de Atas
CISA 2015
as bases ontológicas e epistemológicas que permeiam os estudos de secretariado são oriundas de
outras ciências e hoje há um consenso da necessidade de se instaurar seu domínio próprio de
conhecimento científico.
Assim, realizamos esta pesquisa por considerarmos que a docência em Secretariado Executivo,
sendo exercida por profissionais formados nesse mesmo campo científico, seja um meio facilitador
para essa instauração apontada por Maçaneiro (2012), além de contribuir eficazmente com a
formação do aluno. Nosso objetivo se pauta em investigar como está o processo de ofertas para
esses professores e se, em razão da carência por esses profissionais, há alunos que pensem em
seguir carreira acadêmica após se graduarem no curso, uma vez que se torna inviável lutar pela
criação de vagas para a docência nas IES caso não haja demanda.
A fim de alcançarmos nosso propósito, selecionamos duas universidades em cada um dos três
estados que fazem parte da Região Sul: Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul e que oferecem
o curso de Bacharelado em Secretariado Executivo. Cabe destacar que não temos a pretensão de
abarcar todas as universidades do Brasil a priori devido ao curto tempo destinado à elaboração deste
trabalho.
1 BREVE PANORAMA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO: PRINCIPAIS
ASPECTOS DOS CURSOS SUPERIORES DA REGIÃO SUL DO BRASIL
Neste tópico, realizaremos um apanhado geral da profissão de Secretariado, para que possamos
demonstrar como esta passou por diversos processos de transformação e, principalmente, evolução,
20
tornando-se uma área de conhecimento que, assim como outras (Administração, Contabilidade,
etc.), também precisa de profissionais formados nesse campo, atuando no processo de ensinoaprendizagem do curso – Secretariado Executivo.
É certo que a profissão secretarial é uma das mais antigas, visto que seu surgimento consta dos
tempos dos escribas, como sendo estes os primeiros a atuarem como secretários. Inicialmente, a
profissão era de exclusividade para os homens, porém a Revolução Industrial foi um marco que
ocasionou mudanças nessa realidade, uma vez que, em detrimento da necessidade do envio dos
homens para a guerra, as mulheres começaram a atuar como secretárias.
No Brasil, nos anos 50, de acordo com Azevedo e Costa (2000), surgiram os primeiros cursos
voltados para a área – datilografia e Técnico em Secretariado. No entanto, o primeiro curso superior
de bacharelado em Secretariado foi criado no ano de 1969, na Universidade Federal da Bahia (UFB),
com sua primeira turma implantada em 1970. Porém seu reconhecimento veio apenas vinte e nove
anos mais tarde, em 1998.
Na década de 70, é possível observar o começo de uma notoriedade maior por parte da sociedade
quanto ao Secretariado, tendo em vista que, em 1970, a Universidade Federal de Pernambuco (UFP)
instituiu o curso superior de bacharelado na área, o qual foi reconhecido oito anos depois, em 1978;
vinte anos antes que o da UFB. Além desse fato, houve o reconhecimento como profissão, no dia 5
de setembro de 1978, com disposição da Lei nº 6.556, a qual atribui ao secretário tarefas rotineiras e
simples, como recepção e anotação de informações, bem como traz a necessidade de registro na
Delegacia Regional do Trabalho e de qualificação do profissional no curso regular de Secretariado,
ainda que em nível de 2º grau.
Contudo, Cielo, Schmidt e Wenningkamp (2013, p. 250) salientam que “no Brasil a partir da década
de 1980, as atribuições deste profissional passaram a ter maior visibilidade e respeitabilidade frente
às organizações”. Dentre os contribuintes para esse desenvolvimento, está a Lei nº 7.377 que
regulamenta a profissão formalmente em 30 de setembro de 1985 e é complementada onze anos
depois pela Lei nº 9.261 de 10 de janeiro de 1996. Ela eleva o status da profissão ao atribuir ao
Secretário Executivo atividades de caráter multifuncional e, diferentemente da Lei nº 6.556/1978,
dispõe a obrigatoriedade do diploma em curso superior na área.
Com esses avanços, o que percebemos é que as funções e as responsabilidades do secretário
executivo foram se modificando de maneira considerável ao longo dos tempos, de um simples
profissional que ficava na “sombra” de seu executivo, prestando atendimento pessoal a este, o
20
O secretariado é um campo interdisciplinar de conhecimentos que, conforme relatado por Nascimento (2012, p. 109), “[...] se
vale de estudos teóricos de outras áreas”.
140
Livro de Atas
CISA 2015
secretário passou a participante de grande visibilidade dentro da organização, atuando como
assessor gerencial; como “banco de dados humano, gerindo pessoas e processos” (BILLO, 2005, p.
19), ou seja, um elo entre seu executivo e os demais departamentos.
Pró-atividade, solução de problemas, criatividade, autoconhecimento, autoconfiança e ética são
alguns dos termos que nos remetem ao quadro de atuação atual dos secretários. A fim de fazer parte
desse quadro de profissionais, atentamos para a necessidade e a relevância da formação superior
específica em Secretariado Executivo. Martins et al. (2010, p. 80) complementam essa afirmação ao
assinalarem que:
[...] a obrigatoriedade de formação qualificada trouxe, sem restrições, uma grande valorização da
formação acadêmica para o profissional de secretariado executivo, por toda a sociedade e
principalmente para os dirigentes das empresas. […] Com a formação acadêmica, o profissional de
secretariado conseguiu quebrar o estereótipo de profissão com função maternal, submissa,
desvinculada dos acontecimentos atuais e a gestão organizacional, surgindo uma parceria entre
‘superiores’ e profissionais de secretariado, onde os profissionais - chefes e secretárias – começaram
a atuar em conjunto.
Ainda nesse aspecto, segundo Bumlai (2006), boa parte dos elementos, já citados, que fazem parte
das características inerentes ao secretário executivo, além de outros, como versatilidade e liberdade
de iniciativa, têm sido cada vez mais garantidos pelo ambiente universitário, comprovando a real
importância do curso superior na formação do discente não só de Secretariado, como também de
todas as outras áreas do conhecimento acadêmico.
Em 12 de abril de 2004, foi elaborado o parecer nº CES/CNE 0102/2004, que propõe as diretrizes
curriculares nacionais do curso de Secretariado Executivo. E, logo no ano seguinte a esse parecer, foi
aprovada a resolução nº 3, de 23 de junho de 2005, que institui as diretrizes curriculares para o curso.
Tais diretrizes orientam de maneira mais objetiva o ensino-aprendizagem que deve ser seguido pela
instituição e pelo docente, contribuindo tanto para um ensino de melhor qualidade como para uma
formação sólida do discente. Essa resolução abrange desde o perfil do formando, passando pelos
conteúdos curriculares, atividades complementares, sistema de avaliação até chegar nas instruções
para o trabalho de conclusão do curso (TCC). Dentre os critérios desse documento, sublinhamos o
parágrafo único do artigo 3º, que apresenta as competências e habilidades esperadas para o
profissional de secretariado em formação de nível superior:
, com
capacidade de análise, interpretac
administração pública e privada, ser apto para o domínio em outr
comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional (MEC, 2005, p. 2).
Assim, pautados em nosso objetivo principal, isto é, a análise de oferta e demanda de docentes
formados em Secretariado atuantes nos cursos superiores dessa área, realizamos um levantamento
histórico em relação aos cursos de Secretariado Executivo presentes na região aqui estudada – Sul
do Brasil. Lembramos que foram encontradas ao todo um total de 59 instituições que oferecem
21
cursos tecnólogos (presenciais e à distância) e bacharelados, mas que, no entanto, pelo fato dos
bacharelados constituírem o objeto de estudo desta pesquisa, apresentaremos somente os dados
referentes a eles.
O estado do Paraná (PR) é o que mais apresenta instituições de ensino superior que oferecem
cursos de bacharelado em Secretariado Executivo: ao todo, são dezessete. Em segundo lugar, temos
o estado de Santa Catarina (SC) com dez a menos que o PR e, por último, o Rio Grande do Sul (RS)
com somente uma a menos que SC, ou seja, seis instituições. Quanto a sua categoria administrativa,
percebemos a prevalência das privadas, em que no Paraná elas constituem 70,59% em relação à
29,41% das públicas, e, em Santa Catarina, esse predomínio chega ao total de 85,71%. Já na região
gaúcha, há somente registros de cursos em ensino de caráter privado, totalizando 100%.
21
A título de ilustração apresentamos o número de cursos tecnólogos para cada região, sendo onze no Paraná; oito em Santa
Catarina e dez no Rio Grande do Sul.
141
Livro de Atas
CISA 2015
Nas Tabelas 01, 02 e 03, listamos o nome das instituições de ensino superior que ofertam cursos de
22
bacharelado em Secretariado Executivo, e, ao lado, suas respectivas datas de criação.
Tabela 01 - IES do Estado do Paraná
Pontifícia Universidade Católica do PR (PUCPR)
Universidade Estadual do Oeste do PR (UNIOESTE)*
20/02/1984
23
23/02/1987
Universidade Estadual de Londrina (UEL)*
28/02/1994
Universidade Estadual de Maringá (UEM)*
20/03/2000
Centro Universitário Internacional (UNINTER)
07/08/2000
Faculdade Metropolitana de Maringá (UNIFAMMA)
28/01/2001
Centro Universitário de União da Vitória (UNIUV)
19/02/2001
Universidade Estadual do Centro Oeste (UNICENTRO)* - Campus
Guarapuava
01/03/2001
Universidade Estadual do PR (UNESPAR)*
01/03/2001
Faculdade Campo Real
23/07/2001
Instituto Filadelfia de Londrina (UNIFIL)
31/07/2001
Centro Universitário Campos de Andrada (UNIANDRADE)
11/03/2002
Faculdade União das Américas
11/03/2002
Faculdade de Ciências Aplicadas de Cascavel
01/12/2002
Faculdades Integradas do Brasil (FACBRASIL)
10/02/2003
Faculdade Assis Gurgacz (FAG)
06/02/2006
Faculdade Sant’Ana (IESSA)
06/02/2006
Universidade Estadual do Centro Oeste (UNICENTRO)* - Campus
Laranjeiras do Sul
12/02/2011
Fonte: E-EMEC, 2014.
22
Alertamos para o fato de que as nomenclaturas quanto aos cursos variam dentre Secretariado Executivo à Secretariado
Executivo Bilíngue e Trilíngue, nas três regiões apresentadas. No entanto, para nossa finalidade nos atentamos a nomear
todos da mesma forma – Secretariado Executivo, nomenclatura que está em vigor na maioria das instituições dos estados
brasileiros.
23
Destacamos com asterisco as universidades de caráter público.
142
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CISA 2015
Tabela 02 - IES do Estado de Santa Catarina
Universidade Regional de Blumenau (FURB)
05/03/1990
Universidade do Vale do Itajaí (UNIVALI)
15/08/1996
Instituto Blumenauense de Ensino Superior (IBES)
15/02/2001
Centro Universitário Leonardo da Vinci (UNIASSELVI)
01/06/2001
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)*
15/09/2003
Faculdade Empresarial de Chapecó (FAEM)
16/02/2004
Universidade do Planalto Catarinense (UNIPLAC)
20/02/2006
Fonte: E-MEC, 2014.
Tabela 03 - IES do Estado do Rio Grande do Sul
Universidade do Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS)
14/08/1984
Universidade de Passo Fundo (UPF)
06/03/1995
Centro Universitário Univates (UNIVATES)
01/03/2001
Universidade de Santa Cruz do Sul (UNISC)
02/08/2001
Universidade Luterana do Brasil (ULBRA)
01/03/2004
Universidade Regional Integrada do Alto Uruguai e das Missões (URI)
01/03/2010
Fonte: E-MEC, 2014.
De acordo com o observado nas tabelas, das três regiões, o curso mais antigo data do ano de 1984 e
pertence ao PR, sendo ele na PUCPR. No RS, nesse mesmo ano, porém seis meses depois, foi
criado o curso de Secretariado Executivo na UNISINOS, e, enquanto isso, o primeiro curso em SC foi
instituído somente em 1990, seis anos mais tarde que PR e RS. O que nos chama a atenção é que,
nos três estados, os cursos, primeiramente, foram implantados em instituições privadas, visto que, no
PR, a primeira universidade pública a ter o curso foi a UNIOESTE, com a diferença pequena de dois
anos após a criação do primeiro curso no Estado.
Já em SC, esse espaço de tempo é maior, são treze anos até que a Universidade Federal de Santa
Catarina (UFSC) implantasse em sua lista de cursos ofertados o Secretariado Executivo. Com relação
ao mais recente, temos o da UNICENTRO, no estado do PR, que, em 2011, inaugurou na cidade de
Laranjeiras do Sul mais um curso de Secretariado Executivo, uma vez que essa instituição já oferece
essa opção no campus de Guarapuava (2001).
Cielo, Schmidt e Wenningkamp (2013, p.250) apontam que, “no Brasil, a década de 2000 foi
permeada por um processo de intensificação de oferta de instituições e cursos de ensino superior”.
Tal fato pode ser constatado na Região Sul, quando notamos, pelas datas de criação, que o ano de
2001, em particular, foi o que mais gerou a criação de cursos de Secretariado Executivo. No PR,
foram seis instituições que começaram a oferecer o curso (UNIFAMMA, UNIUV, UNICENTRO,
UNESPAR, Faculdade Campo Real e UNIFIL) e, em SC e RS, foram duas em cada um desses
estados: a IBES e a UNIASSELVI, em Santa Catarina, e a UNIVATES e a UNISC, no estado gaúcho.
143
Livro de Atas
CISA 2015
Com esse breve, porém relevante, panorama dos cursos ofertados na região Sul do Brasil, podemos
ter uma visão mais abrangente de sua situação atual para darmos início a observação de um
panorama quanto a demanda e relevância de docentes formados na área secretarial.
2 DOCÊNCIA EM SECRETARIADO EXECUTIVO: UMA PROFISSÃO DO FUTURO?
Assim como o Secretariado, também a prática docente vem sofrendo alterações ao longo dos
tempos, tendo em vista que, em seu caso, essas modificações ocorrem pela necessidade de se
adequar à realidade escolar. Biesek (2004) argumenta que, nas abordagens pedagógicas brasileiras,
muitos caminhos já foram percorridos, passando do método conservador, que tinha o professor no
centro e o aluno um mero espectador, até chegar ao contexto atual, em que o ensino e a
aprendizagem andam juntos, isto é, o aluno não é mais um ser sem autonomia para expressar-se,
pelo contrário, ele se transforma em agente participativo da ação educativa e da construção de
conhecimento, em um ambiente no qual o professor também não exerce mais um papel de ser
inatingível e detentor de todas as verdades, mas sim de orientador “capaz de gerar e gerir o
conhecimento” (BIESEK, 2004, p. 130), permitindo ao aluno espaço para interação.
Com isso, percebemos que o docente deve estar sempre atento às transformações da sociedade,
para que assim possa se atualizar constantemente, oferecendo um ensino de qualidade que atenda
às exigências para a formação sólida de seu discente. Faria e Rei (2008, p. 169) pontuam que:
[...] o docente é definido como um sujeito em ação e em interação com o outro, produzindo saberes.
A docência seria a ação educativa que se estabelece no ensino-aprendizagem, na pesquisa, na
gestão de contextos educativos e na perspectiva da gestão democrática.
É papel do docente estabelecer esse contato entre o conhecimento e o aluno. Portanto, se um curso
que forma secretários executivos não possui em seu quadro de profissionais alguns docentes
graduados na área e que conheçam a realidade do Secretariado, como será possível que haja uma
formação sólida e preparada para a sociedade? Freire (1996) assinala que, tão importante quanto o
ensino de conteúdos, é o ensinamento do testemunho ético aos discentes; o educador deve ter a
consciência de que “ensinar não é transferir conhecimento, mas criar as possibilidades para a sua
própria produção ou a sua construção” (FREIRE, 1996, p. 47).
Entretanto, por ser considerado um curso multidisciplinar e com carência de profissionais docentes
formados na área, no Secretariado Executivo, as disciplinas são ministradas por docentes de outras
áreas, que imbuídos de conhecimentos teóricos, possivelmente ensinarão apenas o conteúdo,
desatrelado da vivência prática. Partindo desse ponto de vista, o ensinamento de que trata Freire
será possível se levarmos em conta que “para trabalhar os conteúdos específicos, há que se
considerar a formação acadêmica do professor, sua experiência no mercado de trabalho, trazendo
exemplos práticos para sala de aula, aproximando-se da realidade” (BILLO, 2005, p. 26). É
importante salientarmos que encontramos muitos professores formados em áreas afins ao
Secretariado “curiosos” e instigados em conhecer e aprender sobre a atuação do secretário, para
assim enriquecerem o ensino-aprendizagem em suas aulas, contribuindo para o que Freire (1996, p.
86) denomina de assunção epistemologicamente curiosa.
Para Libâneo (2000, p. 9), a escola tem “o compromisso de ajudar os alunos a tornarem-se sujeitos
pensantes, capazes de construir elementos e categoriais de compreensão e apropriação crítica da
realidade”. Corroborando esse pensamento, Hoeller (2006, p. 140) acredita que:
[...] a vida universitária deve ser um agente poderoso e transformador na vida cultural, oferecendo
oportunidades de levantar questões e descobrir possibilidades de respostas que exijam escala de
mensuração intelectual e de aplicação universal.
Cabe ao docente contribuir com esse papel da universidade, trabalhando para um ensino de
qualidade. Assim, acreditamos que a falta de professores formados em Secretariado Executivo nos
cursos da área acaba por prejudicar esse processo de formação do discente, principalmente quanto
às disciplinas de Técnicas Secretarias, Gestão Secretarial e Estágio Supervisionado, específicas do
curso e para as quais é imprescindível que haja um professor formado na área. Faria e Reis (2008)
compartilham dessa mesma opinião, pois para as autoras é necessário que os conteúdos específicos
sejam ministrados por educadores Secretários Executivos, já que são eles “que caracterizam o curso
e aproximam o aluno da realidade profissional” (FARIA; REIS, 2008, p. 173).
144
Livro de Atas
CISA 2015
Logo, um professor de qualquer outra área que não tenha aporte teórico e prático suficiente não
conseguirá atender às necessidades e expectativas da formação discente. Ou, conforme percebemos
nas palavras de duas alunas que vivenciaram tal realidade em seu curso de bacharelado em
Secretariado Executivo, esse docente não terá a “percepção do mundo e da prática secretarial,
demonstrando ainda não saber qual a importância da natureza de aplicação da formação secretarial”
(FRANÇOZO; JONAS, 2011, p. 2).
Nesse contexto, também está integrada a questão da carência de teorias voltadas especificamente
para o Secretariado Executivo, pois há a errônea concepção de que seja um curso de caráter técnico,
sem a necessidade de uma fundamentação teórica inerente a ele, sendo considerado como simples
práxis do “saber fazer” (SABINO; MARCHELLI, 2009).
Talvez uma possível explicação para esse acontecimento esteja na designação do Secretariado
como ciência ou não. Há autores, como Hoeller (2006, p. 145), que acreditam que o curso não é uma
ciência, mas sim “um campo de estudo de aplicação”. Por outro lado, existem aqueles que atribuem
ao Secretariado Executivo um caráter científico, como exemplo, Nonato Júnior (2012), que institui a
“assessoria” como objeto de estudo dessa ciência. Ele discorda de Hoeller (2006), ao argumentar que
“reduzir a potência do Secretariado às técnicas de trabalho, confiando-o em um campo de praticismo,
seria negar toda a evolução intelectual pela qual este conhecimento passou nas últimas décadas”
(NONATO JÚNIOR, 2008, p. 6, grifo do autor).
A teoria não deve estar desatrelada da prática, já que a construção e a reflexão do ensino e da
aprendizagem se dão através da complementação que uma oferece a outra. Da mesma forma que
outros campos do saber se utilizam de ambas, também o secretário precisa ter essa formação
adequada capaz de gerar “[...] conhecimentos específicos que levem à compreensão da
complexidade teórica do seu trabalho prático” (SABINO; MARCHELLI, 2009, p. 609). Pois, “nem só
de prática subsiste um curso e o conhecimento humano, há de se compor e complementar o valor
dos conhecimentos, como componentes intelectuais necessários à construção do mundo”
(HOELLER, 2006, p. 145).
Acreditamos que o profissional docente formado em Secretariado Executivo possa ser o agente
máximo para realizar essa mediação entre teoria e prática, contribuindo para que a visão,
principalmente dos leigos, de que o Secretariado é voltado somente para o tecnicismo, seja mudada.
Embora seja uma área do conhecimento permeada por outras ciências, ela também possui, conforme
já relatamos anteriormente, suas especificidades, que requerem um professor com conhecimentos
profundos da área, buscando relacionar os aspectos teóricos e práticos, a fim de oferecer ao aluno
oportunidades para que este desenvolva suas aptidões, impactando, assim, positivamente em sua
atuação profissional. É sabido que, em decorrência do ambiente de trabalho não ser algo estático,
haverá situações inusitadas que exigirão do secretário soluções rápidas, jamais estudadas antes,
mas advindas de seu perfil polivalente, de visão holística, autoconhecedor, os quais foram discutidos
e desenvolvidos ainda em sala de aula.
Neste sentido, Billo (2005, p. 31) afirma que:
O professor de Secretariado Executivo competente é aquele que busca e constrói parte do
conhecimento na coletividade da sala de aula. Sua curiosidade incita à pesquisa, à união da pouca
teoria existente sobre o assunto com a prática, o estudo e o desenvolvimento da produção científica.
Transmite um saber oriundo de um processo contínuo de formação, ciente de que estudante e
professor aprendem e ensinam uns aos outros quando há a abertura para esta troca, promovendo
transformações no modo de agir e pensar de ambos.
Essa troca de que Billo (2005) trata se torna viável quando tal professor tem formação em
Secretariado Executivo, pois além de deter a vivencia prática, também é mais engajado para
participar de eventos da área, realizar e incentivar publicações acerca dela e lutar a favor de
melhorias na profissão. Em suma, além desses fatores, para que o ambiente de sala de aula seja
enriquecedor tanto para o docente quanto para o discente, também é preciso que não se perca “[...]
de foco a prática de vida dos alunos, o mundo do trabalho e a cidadania, nem a contribuição
específica da própria matéria para a formação do profissional” (WANDERLEY et al., 1992, p. 15),
levando em consideração que, geralmente, é em sala de aula que o aluno terá seu primeiro contato
com a profissão que escolheu para seu futuro.
O graduado em Secretariado Executivo que deseja seguir a carreira de docente encontrará algumas
barreiras. Um dos assuntos que tem emergido em congressos da área, como já relatamos, é com
relação à especialização secretarial stricto sensu, ainda inexistente. Contudo, atentamos para o fato
145
Livro de Atas
CISA 2015
de que com os avanços que vêm sendo alcançados no âmbito do Secretariado, é possível que, com o
tempo, a docência em Secretariado seja, de fato, uma profissão almejada e de maior
reconhecimento, dado que, de acordo com Maçaneiro (2012, p. 75, grifo nosso):
A partir da década de 2000 e até ao seu final, o profissional desta área foi se firmando em sua
atuação nas organizações em uma base gerencial, havendo também uma afirmação da área nas
discussões no contexto acadêmico.
Consideramos que é no incentivo constante à pesquisa que trilhamos um caminho para que o
interesse pelo aluno de Secretariado em seguir a carreira de docente na área seja também instigado.
3 CONHECENDO UM POUCO DAS UNIVERSIDADES PESQUISADAS
Com o intuito de situarmos nosso leitor, elaboramos um breve quadro contendo os aspectos
principais relacionados às universidades que fizeram parte do nosso objeto de estudo. Cabe destacar
que todos os cursos que fizeram parte desta pesquisa são em nível de bacharelado e ocorrem
durante o período noturno.
Universidade
Estado
Data de
criação
UNIOESTE
(Campus
Toledo)
PR
1987
UEM
PR
FURB
Lotação
Carga
horária
Atividades extras
Ciências
Sociais
Aplicadas
3.149 h/a
(4 anos)
Centro Acadêmico de Secretariado
(CASEC); Empresa de Consultoria
em Economia, Engenharia Química
e
Secretariado
Executivo
(ECOENG); Grupo de Pesquisa em
Secretariado Executivo Bilíngue
(GPSEB); Periódico – Revista
Expectativa
2000
Centro
de
Ciências
Humanas,
Letras
e
Artes
2.618 h/a
(4 anos)
Centro Acadêmico Aglaé Terezinha
Ribas Auada (CAATRA); Empresa
Júnior
de
Consultoria
em
Assessoramento
Executivo
(CONSET Jr.); Grupo de Estudos do
Secretariado Executivo Trilíngue
(GESET)
SC
1990
Centro
de
Ciências
Sociais
Aplicadas
3.132 h/a
-
UFSC
SC
2003
Centro
de
Comunicação
e Expressão
2.952 h/a
(4 anos e
meio)
-
UPF
RS
1995
Instituto
de
Filosofia
e
Ciências
Humanas
148
créditos
Secretaria
Júnior
(engloba
atividades como: secretariado vai às
empresas, super’ação, monitoria em
língua estrangeira, oficinas em
escolas); Grupo de Estudo em
Secretariado Executivo (GESEB);
Especialização
–
Assessoria
Executiva; Periódico – Secretariado
Executivo em Revist@
ULBRA
RS
2004
-
2.954 h/a
Centro Acadêmico de Secretariado
146
Livro de Atas
CISA 2015
Universidade
Estado
Data de
criação
Lotação
Carga
horária
(3 anos e
meio)
Atividades extras
Executivo Trilíngue
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS OBTIDOS
Este trabalho utilizou tanto a abordagem qualitativa quanto a quantitativa, pois, além de
quantificarmos os dados referentes a oferta de vagas para professores formados em Secretariado
Executivo nos cursos da área, bem como a demanda de alunos pré-dispostos a atuar na carreira
acadêmica, também dissertamos a respeito do assunto. Para Neves (1996, p. 2), o emprego desses
dois métodos não se contrapõe, pelo contrário, eles “complementam-se e podem contribuir, em um
mesmo estudo, para um melhor entendimento do fenômeno estudado”.
Nossa pesquisa pode ser classificada como exploratória, pois tem como objetivo:
[...] proporcionar visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato. Este tipo de pesquisa
é realizado especialmente quando o tema escolhido é pouco explorado e torna-se difícil sobre ele
formular hipóteses precisas e operacionalizáveis (GIL, 1999, p. 43).
A técnica que usamos foi, além do levantamento bibliográfico acerca da pouca literatura sobre a
docência nos cursos de Secretariado Executivo, a elaboração de dois questionários auto-aplicados,
24
um para os coordenadores dos cursos e o outro para os discentes. O maior intuito, para ambos os
modelos aplicados, era investigar qual a visão (de coordenadores e alunos) acerca do profissional
formado em Secretariado Executivo atuando como docente no curso. Além disso, ainda havia
questões sobre a oferta de vagas docentes para esse tipo de profissional, bem como o interesse dos
alunos em seguir essa carreira. Como já mencionado, elencamos duas universidades em cada
Estado da Região Sul que oferecem o curso. Essa seleção se dá pelo fato do Sul ser onde nós
pesquisadoras nos formamos em Secretariado Executivo e também onde atuamos e temos mais
contato com esse seguimento.
Entre os cursos das 6 universidades que contatamos, apenas não houve retorno de uma universidade
localizada no Rio Grande do Sul. Logo, contabilizamos para nosso estudo uma amostra de 83,3% de
IES participantes. Dessas 5 universidades, obtivemos a resposta de 4 coordenadores, dentre os
quais 3 são graduados em Secretariado Executivo, o que gera um percentual de 75% da nossa
amostra, perfil significativo para a área, se levarmos em conta a problemática aqui levantada, de que
o curso ainda carece de docentes formados em SE.
Os 4 possuem mestrado, visto que 2 correspondem à área da Educação e 2 em outras áreas como:
Estudos da Linguagem e Desenvolvimento Regional e Agronegócio. Com relação ao título de doutor,
somente um tem doutorado em Desenvolvimento Regional e Agronegócio e outro é doutorando em
Estudos Linguísticos. Esses dados nos mostram que, embora não haja ainda mestrado e doutorado
em Secretariado Executivo, o interesse desses profissionais em se aperfeiçoarem academicamente
não está fragilizado.
Quando lhes foi questionado se consideram relevante a atuação de docentes formados em SE nos
cursos, as respostas foram positivamente unânimes, pois todos acreditam que esse fato contribui
para a formação do aluno e para a credibilidade do curso. O colaborador A diz que esses professores
são “o espelho onde os acadêmicos se refletem, sem esse profissional o curso fica sem foco”. No
entanto, três coordenadores alertam para a experiência profissional na área como forma de garantir
subsídio à relação - teoria X prática. O colaborador C assinala que “o êxito destes professores se
potencializa se os mesmos tiverem experiências profissionais fora da academia mas na área
secretarial executiva”.
Com relação à oferta de vagas para os docentes graduados na área nas IES, todos acreditam que é
necessário que ocorra um aumento da oferta para esses profissionais atuarem no ensino superior.
“Todos ganham com isso: alunos, professores, universidade, pesquisa e o mercado que absorve os
profissionais graduados”, relata o colaborador D. Para que essa abertura de vagas ocorra, eles
24
No final deste trabalho, foram incluídos os modelos referentes aos dois questionários aplicados.
147
Livro de Atas
CISA 2015
acreditam que é preciso uma atenção da academia e, principalmente, do governo para que haja
maior visibilidade das necessidades e do verdadeiro perfil dos cursos de Secretariado Executivo, uma
vez que, segundo o colaborador D, a demanda por professores formados nessa área é crescente.
Das 5 IES (UEM; UNIOESTE; UFSC; FURB; e UPF) que tiveram participação dos alunos, obtivemos
o total de 40 respondentes, com a idade média entre 17 e 29 anos. Se levarmos em conta que
optamos por filtrar as turmas participantes, enviando questionários para alunos que haviam acabado
de entrar no curso e para aqueles que estavam se formando, é um número deveras pequeno e que
só fortalece o nosso pressuposto de que o interesse e a participação ainda é reduzido nas pesquisas
voltadas para o Secretariado Executivo. Contudo, as respostas que tivemos foram de grande valia
para nosso estudo, e possibilitaram que levantássemos hipóteses a respeito da situação em que se
encontram esses cursos e o papel do docente formado na área.
Para a pergunta sobre a presença ou não de docentes formados na área de Secretariado atuando no
curso, identificamos o seguinte percentual: 35% não e 65% sim. Identificamos que os 14 discentes
que responderam não haver graduados em SE atuando na docência pertencem ao curso da UFSC,
no qual foi recentemente contratado esse profissional para ministrar aulas de Técnicas Secretarias.
Portanto, quando esse questionário foi enviado, tal processo de contratação ainda estava em
desenvolvimento.
Ao todo, 11 disseram que há concursos previstos, ou seja, existe oferta para a docência do
profissional formado em SE, já 3 falaram que não sabem e 1 que não há concursos. Apesar de boa
parte não ter respondido essa questão e por isso o total entre as variáveis foi diferente, aspecto este
considerado negativo quanto ao uso de questionários, segundo Gil (1999), podemos ter uma ideia de
que algo já está sendo feito pelas IES a esse respeito, o que contribui para a formação do aluno e
para a valorização do curso de SE.
Em seguida, geramos uma pergunta dependente, isto é, caso a resposta para a pergunta número 5
(se há docentes formados na área de SE atuando no curso) fosse positiva, era sugerido que o aluno
compartilhasse a experiência que tinha com esse profissional. Boa parte dos respondentes disse que
a vivência prática do professor formado em Secretariado Executivo contribuiu com a teoria das aulas,
pois eram trazidos exemplos reais da profissão, elemento enriquecedor na aprendizagem do aluno.
“Além de conhecer melhor o curso, ele pode nos auxiliar contando suas experiências, o que nos deixa
mais próximos e também com mais certeza do curso, pois o levamos como exemplo”, é o que diz um
dos alunos entrevistado.
Consideram que eles (docentes) possuem uma maior facilidade para auxiliar nas dúvidas sobre os
conteúdos, pois “apresentam um bom conhecimento sobre a área e um grande interesse em nos
formar bons profissionais”, segundo declara um dos discentes. Destacamos ainda outra resposta
enviada, que relata que essa experiência tem sido ótima e que acredita ser “o ideal para o aluno ter
aula com quem se formou e conhece bem a área”.
Esses dados nos confirmam aquilo que discutimos no tópico 2, de que a atuação de um profissional
docente formado em Secretariado Executivo no curso traz uma contribuição expressiva para o
ensino-aprendizagem do aluno, realizando de maneira palpável a relação entre a teoria e a prática
transpassadas nos conteúdos. Além disso, é possível inclusive apontarmos um vínculo emocional de
maior aceitação da profissão, em que os alunos passam a admirar mais aquilo que farão no futuro
quando ouvem e observam seus professores Secretários Executivos. Seus posicionamentos quanto a
esse professor formado em SE é visivelmente notório.
Na próxima questão, solicitamos aos entrevistados que relatassem suas opiniões acerca da
relevância ou não da docência exercida por um profissional de SE nos cursos da área. Um dos
objetivos da pergunta era dar a chance para que o aluno que ainda não havia tido disciplinas
ministradas por esse docente mostrasse o que pensa a respeito desse assunto que vem sendo muito
discutido por pesquisadores da área. Em geral, as palavras “experiência” e “real” foram as mais
citadas pelos respondentes para se referirem a essa atuação. Um dos alunos assinala ser importante
esse papel exercido pelo profissional graduado em Secretariado Executivo, à medida que o
“professor pode auxiliar de uma forma mais real possível o que é o secretariado”. Outro respondente
diz que “é de extrema importância ter professores com entendimento e experiência profissional
voltados para o nosso dia a dia, a nossa realidade dentro da empresa”.
Ainda nesse contexto, um dos discentes aponta: “considero muito importante pois precisamos da
experiência real de quem atua na área de estudo”. Notamos como o aluno preza pelo docente
graduado em SE em decorrência dos fatos vividos que esse tem a oferecer sobre a sua formação.
148
Livro de Atas
CISA 2015
Esse pensamento é corroborado em uma das respostas enviadas: “precisamos de profissionais da
área que tragam sua bagagem de experiências em nossa área, para que possamos sair com uma
maior qualificação específica para o mercado de trabalho”. Conforme observamos, esses dados se
assemelham às respostas enviadas pelos coordenadores, os quais também chamavam a atenção
para o fato de que o docente graduado em SE é o mais capaz de transmitir experiências em
contextos reais na área secretarial.
Outro ponto levantado pelos alunos foi com relação ao problema gerado nas aulas que são
ministradas por professores de áreas distintas do conhecimento. Em uma das respostas, nos
deparamos com o seguinte comentário: “os docentes de outras áreas possuem pouco conhecimento
da realidade do Secretariado, sendo assim, lecionam assuntos que não tem nada a ver, ou que não
se encaixa em nossa área”. Outro aluno segue essa mesma linha de raciocínio e declara ser
“impossível ter uma base quando há profissionais de outras áreas que não de Secretariado Executivo
que não sabem quais as atribuições do profissional”. “Professores de outras áreas muitas vezes não
sabem da rotina do profissional de Secretariado Executivo, dificultando assim os temas a serem
abordados”, afirma um dos discentes que até o momento de envio do questionário nunca havia tido
aula com um professor graduado em SE.
Em uma das IES selecionadas, de acordo com o parecer de um dos alunos, essa carência de
docentes na área secretarial ocasiona rodízio de professores de outros departamentos, prejudicando
assim a formação do aluno de SE. “É natural que os professores de outras áreas usem exemplos de
suas áreas e tragam assuntos que considerem relevantes, mas estes assuntos não são
necessariamente importante para aqueles alunos”, isto é, para os alunos do curso de Secretariado
Executivo, como esclarece um deles. Porém, outro entrevistado atenta para o fato de que “docentes
formados na área de secretariado executivo com certeza vem para agregar nosso currículos, mas
espera-se que venham também com experiência de atuação em empresas na sua bagagem, do
contrário continuaremos tendo aulas sobre teorias de administração que fogem muito da realidade do
profissional de Secretariado Executivo nas empresas”. Logo, constatamos que, o docente graduado
em SE precisa possuir uma vivência prática que contribuirá para a formação do aluno, uma vez que é
um curso que também é norteado da prática relacionada à teoria e vice-versa.
Mais uma vez, esses dados confirmam a nossa hipótese de que é, de fato, pertinente que os cursos
de SE tenham em seu quadro de professores profissionais formados na área, pois conforme
verificamos nos depoimentos dos alunos essa é uma necessidade real e latente dos cursos, para a
qual não podemos fechar os olhos. É preciso que haja uma mobilização cada vez mais forte por parte
das IES para agregar esse tipo de profissional docente.
Ademais, identificamos que os alunos estão conscientes que esse tipo de docente atuando no SE
colabora para o incentivo dos acadêmicos, bem como para a valorização do curso. Um dos incentivos
pode vir nas pesquisas científicas na área “que ainda são escassas”, conforme é assinalado por um
dos alunos e também como já mencionamos anteriormente. De acordo com um dos respondentes, é
“muito importante ter alguém da área que vai dar incentivo aos acadêmicos para continuarem na
área, contarem suas experiências da área de Secretariado”, e, ainda, por possuir uma visão mais
ampla das necessidades do curso, podem “direcionar os alunos mais corretamente”, como aponta
outro entrevistado.
Para concluir os dados levantados com essa pergunta, elencamos, a resposta de um dos alunos
respondentes, que resume todos os fatores que nos levam a crer o quão importante é a atuação nos
cursos de SE do docente graduado nessa mesma área do conhecimento. A transpomos a seguir, de
maneira integral, tal qual nos foi enviada:
Percebi durante o curso que os professores não estavam ambientados quanto a real necessidade das
atividades e quais tópicos eram mais relevantes para a nossa formação. Notei matérias
extremamente repetidas e falta de clareza em aspectos relevantes na profissão. Acredito que um
profissional formado na área se encaixaria melhor nas nossas necessidades sendo elas acadêmicas
ou profissionais.
Nossa última pergunta investigava se o aluno tinha alguma pretensão em atuar como docente da
área quando se formasse. Deixamo-la em aberto e por isso surgiram diferentes tipos de respostas,
dentre elas 10 foram para sim e 19 para não. Além disso, 6 pessoas disseram que talvez seguiriam
carreira acadêmica, já 2 alegaram que nunca pensaram na hipótese. Um aluno considera ser uma
opção, porém não a primeira, e outro disse apenas que já pensou na possibilidade. Somente não
tivemos a resposta de um entrevistado. Dos que disseram talvez, um declara que se não conseguir
149
Livro de Atas
CISA 2015
se colocar em uma grande empresa que possibilite crescimento, acha que “valeria a pena ser
docente, pois há falta de docentes com mestrado na área”. Com relação aos que disseram sim,
encontramos interessantes justificativas, tais como: “sim. Considero a carreira acadêmica uma
excelente escolha para o futuro”, e “observando essa falta de profissionais da área, tenho muito
interesse em dar aulas nos cursos de Secretariado”.
Entendemos que por ser um curso que ainda carrega consigo uma visão de tecnicismo, os alunos
pensam em atuar somente como secretários executivos e, portanto, a atuação na área
secretarial/empresarial apresentou número superior aos que elencaram a carreira acadêmica para
seu futuro profissional. Para Santos e Durante (2012, p. 173), “a iniciação científica ainda é pouco
difundida nos cursos de secretariado, sendo considerada um desafio a ser enfrentado pela área”.
Assim, cabe aos docentes do curso de SE mudarem essa perspectiva, movimentando-se para
incentivar no aluno, desde cedo, o interesse pela pesquisa acadêmica, visto que um caminho para
isso é a participação em grupos de pesquisa.
CONCLUSÃO
A atenção voltada para a pesquisa científica do Secretariado Executivo tem crescido gradualmente
nos últimos anos, conforme assinalamos. No entanto, ainda há muitas lacunas a serem preenchidas
e, por isso, realizamos esta pesquisa de caráter qualitativo-quantitativo a fim de contribuir com dados
empíricos na questão da oferta de vagas para docentes formados em SE e da demanda de alunos
interessados em seguir carreira acadêmica.
Identificamos que a oferta de concursos, nas universidades pesquisadas, é expressiva, porém, a
demanda de alunos com o desejo de se tornarem docentes em SE ainda é pouca. Uma das hipóteses
levantadas para esse número reduzido é a falta de interesse dos alunos na pesquisa científica, a qual
pode ser incentivada por meio dos docentes do curso, em particular, aqueles que têm formação em
SE, bem como atuação prática profissional.
Dessa forma, torna-se extremamente necessário que a contratação de professores graduados em SE
atuando no curso aconteça, pois, conforme observamos com os depoimentos de alunos e
coordenadores, o secretário executivo ao atuar como docente na área do Secretariado traz consigo
suas vivências práticas, que contribuem de maneira consolidada com a formação do aluno, sendo o
elo entre a teoria e a prática. Logo, a partir do aumento das ofertas podemos desenvolver no aluno a
disposição em desempenhar este outro seguimento da carreira, de docente. Para Teixeira (2007, p.
433), “a docência diz respeito ao delicado envolvimento, ao delicado comprometimento, a uma
delicada preocupação e zelo com os destinos e temporalidades humanos: uma delicadeza para com
a vida”.
Sendo assim, acreditamos que nosso objetivo foi alcançado, já que, apesar da amostra reduzida, mas
significativa, demonstramos a relevância da docência exercida por graduados em SE, a qual se
relaciona com essa delicadeza apontada por Teixeira (2007), bem como foi apresentado como esse
papel de professor secretário executivo vem sendo cada vez mais valorizado, uma vez que a abertura
de concursos está crescendo nas IES. O que observamos ser necessário é que mais olhares sejam
voltados para os alunos, intentando instigar neles o prazer pelo campo científico e também
acadêmico do Secretariado Executivo.
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152
Livro de Atas
CISA 2015
ANEXO
MODELO DE QUESTIONÁRIO ENVIADO PARA COORDENADORES
Este questionário tem o intuito de investigar a questão da oferta de vagas para docentes formados na
área de Secretariado atuando na mesma.
Sexo ( ) Masculino ( ) Feminino
Instituição de ensino onde atua
Cargo que ocupa
Formação profissional/Escolaridade
Existem professores formados na área de Secretariado atuando no curso de Secretariado Executivo?
( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja não, existem concursos previstos para essa contratação?
( ) Sim ( ) Não ( ) Não sei
Considera relevante a atuação de docentes formados na área de Secretariado nos cursos de
Secretariado Executivo? Explique sua colocação.
Acredita ser necessário o aumento de oferta das Universidades para docentes formados nessa área?
Explique.
Caso a resposta seja sim, o que acha necessário que seja feito para que essa oferta ganhe a atenção
das Universidades que oferecem o curso de Secretariado?
MODELO DE QUESTIONÁRIO ENVIADO PARA ALUNOS
Este questionário possui o intuito de investigar o interesse e a preocupação dos alunos de
Secretariado em atuar como docentes na área.
Idade
Naturalidade/Estado
Qual a sua instituição de ensino?
Em qual período está cursando o curso de Secretariado?
Há docentes formados na área de Secretariado atuando em seu curso?
( ) Sim ( ) Não
Caso a resposta seja não, existem concursos previstos para esse tipo de contratação?
( ) Sim ( ) Não ( ) Não sei
Caso a resposta seja sim, relate um pouco como tem sido a experiência de ter um professor formado
na área.
Você considera relevante a atuação de docentes formados na área de Secretariado nos cursos de
Secretariado? Explique sua colocação.
Após se formar, você tem alguma pretensão em atuar como docente nos cursos de Secretariado?
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Livro de Atas
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ASSESSORIA INTERDISCIPLINAR NA EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA: UM OLHAR
A PARTIR DAS EXPERIÊNCIAS NA REDE EDUCATIVA EMPREENDEDORA E
COLABORATIVA NO SECRETARIADO
Maria Luzitana C. dos Santos
UFPB
luzsantos@ccae.ufpb.br
Adarlam Tadeu da Silva
Rede Educativa Empreendedora e Colaborativa no Secretariado
adarlampb@gmail.com
Jacquelline Joyce Costa
UFPB
jacquemenezess@gmail.com
Raiane de Sousa Silva
UFPB
raisilva.seb@gmail.com
RESUMO
O presente artigo apresenta os resultados parciais de uma investigação realizada ao longo das ações
da Rede Educativa, Empreendedora e Colaborativa no Secretariado (RECOSEC), vinculado ao curso
de Secretariado Executivo Bilíngue da UFPB, na cidade de Mamanguape - PB, Brasil. O estudo é
decorrente do projeto de pesquisa “Metodologias participativas e extensão universitária:
procedimentos e espaços de formação para fins de uma educação para o desenvolvimento
sustentável do Vale do Mamanguape – PB”. A problemática se inicia no questionamento de ‘quais
atividades podem ser identificadas na assessoria interdisciplinar da extensão universitária da Rede
Educativa Empreendedora e Colaborativa no Secretariado, no ano de 2014?’ Neste sentido, este
relato de experiência tem como objetivo geral analisar as bases teóricas que dialogam com a
assessoria secretarial na extensão universitária. O desenvolvimento da pesquisa justifica-se enquanto
necessidade de registrar as relações teóricas existentes em um campo de atuação secretarial
completamente diferente do padrão (escritórios em grandes cidades), a partir do ponto de vista de
outras formas do fazer secretarial à luz da Teoria do Conhecimento em Secretariado Executivo
(NONATO JÚNIOR, 2009) e da filosofia do empreendedorismo colaborativo (CRUZ NETO, 2011). A
pesquisa-ação (BRANDÃO, 1981; GIL, 2010; THIOLLENT, 1985) foi realizada a partir do método
dialético; é do tipo exploratória e utilizou a História Oral (FERREIRA, 1994) e a Análise do Discurso
(BARDIN, 1997), como principais meios para análise dos dados. Os resultados (re)conhecem a
assessoria interdisciplinar secretarial de forma peculiar pela natureza da relação com o negócio
(empreendedorismo cultural público municipal) e pela relação teórica entre a epistemologia secretarial
e outras áreas de conhecimento, dando aos extensionistas de secretariado a real percepção de
outras possibilidades de atuação no mundo do trabalho.
PALAVRAS-CHAVE:
Secretarial,
Assessoria
Interdisciplinar,
Extensão
Universitária,
Empreendedorismo
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1 INTRODUÇÃO
Sabe-se que o secretário é um profissional que desenvolver várias habilidades e competências no
sentido de facilitar o seu desempenho na organização do trabalho, de maneira a contribuir para o
alcance dos objetivos meio e estratégicos da organização. Neste sentido, Amorim e Lima (2013, p.
205) destacam que:
O inegável perfil de agente facilitador, inclusive preconizado em seu Código de Ética, demanda deste
profissional competências técnicas e competências humanas. Além do reconhecido currículo
invejável [...], é de suma importância que o profissional em secretariado atenha-se a muitos outros
conhecimentos com que se depara no ambiente corporativo.
Visando uma profícua atuação no mundo do trabalho, o desenvolvimento das habilidades e
competências deve ser estimulado ainda no momento do processo formativo-acadêmico e, neste
sentido, este estudo nos remete à Gestão secretarial na Extensão Universitária.
O artigo relaciona-se com a área temática de ‘assessoria interdisciplinar na extensão universitária’
tendo como problemática o seguinte questionamento: quais atividades podem ser identificadas na
assessoria interdisciplinar da extensão universitária da Rede Educativa Empreendedora e
Colaborativa no Secretariado, no ano de 2014?
A partir de tal questionamento apresentamos o objetivo geral de: analisar as bases teóricas que
dialogam com a assessoria secretarial na extensão universitária. Já como objetivos específicos, o
estudo busca: a) situar as Ciências da Assessoria como conceito secretarial, relacionando-o na
extensão universitária na RECOSEC e b) historicizar a extensão universitária e, a partir de seu
conceito, situar a Rede Educativa, Empreendedora e Colaborativa em Secretariado (RECOSEC).
O estudo justifica-se enquanto necessidade de registrar as relações teórico-metodológicas de projeto
de extensão realizado desde 2012, situando o Secretariado em um campo de assessoria
completamente diferente do padrão (escritórios de pequeno, médio e grande porte), a partir do ponto
de vista de outras formas do fazer secretarial à luz da Teoria do Conhecimento em Secretariado
Executivo (NONATO JÚNIOR, 2009) e da filosofia do empreendedorismo colaborativo (CRUZ NETO,
2011), mediadas pela dialética freireana (FREIRE, 1985; 1996; 2008).
Também contribui para justificar a pesquisa, a relevância acadêmica de desenvolver assessoria
secretarial na Extensão Universitária, a considerar que a formação extensionista é também de caráter
empreendedor, sendo esta uma demanda do Projeto Político Pedagógico (PPP) do curso de
Secretariado Executivo Bilíngue da UFPB. Justifica-se ainda a realização da pesquisa, o fato de que
o mundo do trabalho local demanda por profissionais de secretariado que possam desenvolver suas
habilidades e competências em distintos cenários político-econômicos.
O estudo, um relato de experiência, traz resultados parciais oriundos do projeto de pesquisa-ação
(BRANDÃO, 1981; GIL, 2010; THIOLLENT, 1985) “Metodologias participativas e extensão
universitária: procedimentos e espaços de formação para fins de uma educação para o
desenvolvimento sustentável do Vale do Mamanguape – PB”.
Os resultados parciais indicam a importância de conhecimentos prévios específicos sobre a
Epistemologia do Secretariado; a importância de (re) conhecer uma assessorial secretarial de
natureza diferenciada pela natureza do negócio (empreendedorismo cultural público municipal), não
deixando de destacar a importância melhor compreender a extensão universitária para enveredar em
outras nuances da extensão.
O presente trabalho está composto por introdução: onde são apresentados o problema e os objetivos
perseguidos; fundamentação teórica sobre a gestão secretarial na extensão, extensão universitária e
a Rede Educativa, Empreendedora e Colaborativa no Secretariado – RECOSEC. Em seguida são
apresentados os procedimentos metodológicos, os resultados e discussões e, por fim, as
considerações finais.
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2 ASSESSORIA SECRETARIAL NA EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA
2.1 Breve panorama histórico da profissão
De acordo com Portela e Schumacher (apud DIAS, et. al., 2013, p. 4), a profissão de secretariado
remonta de tempos antigos e surgiu através da necessidade de obter assessores para atuarem ao
lado do poder dominante. Esta relação por si já nos encaminha para uma reflexão histórica sobre a
autonomia do Secretário.
Ao se falar na origem da palavra secretário, Guimarães (2010 apud BRUN, A.; CECHET, G.;
NEUMANN, S., 2012, p. 37) destaca que “surgiu da palavra latina secretarium que significa lugar
retirado, conselho privado. Existe também secretum, cuja tradução é retiro, solidão, audiência
secreta, segredo, mistério”. Entretanto, a característica de atividade particular, sigilosa e confidencial
é atribuída até hoje para o profissional.
Segundo NATALENSE (2010), acredita-se que com o passar do tempo a grafia e o significado de tais
palavras tenham sofrido alterações, surgindo os dois gêneros, secretária e secretário.
Ainda é apontado por NATALENSE (2010) que, durante a Idade Média, a função do secretário
praticamente desaparece, em face das condições políticas, econômicas e sociais. Já na Idade
Moderna, com o ressurgir do comércio, a necessidade da função do secretário reaparece. Integra-se,
mais tarde, à estrutura organizacional das empresas e permanece em evolução até os momentos
atuais.
Ao nos debruçar sobre a história da profissão, identificamos que mesmo existindo há séculos, a
regulamentação do Secretariado no Brasil data de ação recente de 1985, através da lei n° 7.377. Já a
formação em nível superior (DURANTE, 2012) existe no Brasil há cerca de quarenta anos.
No que diz respeito ao Secretário como Assessor, atuante ao lado do poder dominante, exige-se do
mesmo competência de autonomia, resiliência, pro atividade e liderança que não pode ser confundida
com decisões isoladas, a considerar que no mundo do trabalho as relações e o ato de ser
comunicante são fortes precedentes para a valorização profissional.
O processo formativo secretarial, no Brasil, é legitimado pelas Diretrizes Curriculares Nacionais –
DCN´s (Resolução de Nº 3, de 23 de junho de 2005), e demanda que o profissional de Secretariado
Executivo graduado desenvolva suas atividades sob o paradigma das quatro áreas de atuação:
assessoria, gestão, consultoria e empreendedorismo.
Percebe-se que, por vezes, este paradigma gera uma percepção linear da profissão, como se o
profissional somente pudesse desenvolver-se em uma área por vez. Contudo, ao longo deste estudo
veremos que em algumas situações, o profissional de secretariado (mesmo ainda em formação) atua
nas distintas áreas quase que simultaneamente, mas que precisa ter como norte de sua atuação a
base teórica que sustenta a profissão e o conhecimento da natureza do campo de atuação.
Contudo, por questões de foco no objeto de investigação, neste estudo daremos mais enfoque à
assessoria secretarial.
2.2 Assessoria aberta e extensão universitária na RECOSEC.
Ao estreitar o debate teórico acerca do Secretariado enquanto assessoria, buscamos superar os
Obstáculos Epistemológicos ao Secretariado (NONATO JÚNIOR, 2009) na sua relação com práticas
da extensão universitária ligadas à cultura popular, na perspectiva do movimento das ideias (MELO
NETO, 1996).
Do ponto de vista prático, a presença secretarial no âmbito da assessoria em projeto de extensão
universitária possibilita atuação para além do mercado de trabalho em sua perspectiva neoliberal.
Esta prática é comprovada a partir do argumento teórico de Nonato Júnior (2009, p. 126) que diz:
“não há como conceber o atual domínio das assessorias apenas como uma área de estudos técnicos
[uma vez que] a sociedade civil e profissional demanda um posicionamento acadêmico sólido na área
do Secretariado”.
Id., 2009, p.126-127, evidencia o “silêncio epistemológico” quando se refere ao fazer e ao saber das
pesquisas secretariais e denuncia a “falta de teorizações sobre a organização do conhecimento na
156
Livro de Atas
CISA 2015
área secretarial” na discussão sobre os limites do conhecimento, fase muito antecedente a qualquer
instrução técnica. Ibid., p. 127-129 também convida a “analisar o Secretariado como área de
conhecimento científico, dotando-o de proposições filosóficas [considerando] a importância dos
processos de subjetivação que atravessam o conhecimento científico”.
Partindo destes aportes teóricos, nesta pesquisa sobre a atuação da assessoria secretarial na
extensão de cultura popular buscamos nos apoiar, mesmo que de forma introdutória, na Filosofia da
ciência (ALVES, 1981), por entendermos o Secretariado como resultante de um processo resultante
do conhecimento evoluído, de mudanças paradigmáticas, tendo como pano de fundo o diálogo como
a comunidade e, no contexto do lócus desta pesquisa, especial com a cultura popular da cidade de
Mamanguape – PB, Brasil, ao qual reiteramos a máxima de que “antes de mais nada é necessário
acabar com o mito de que o cientista é uma pessoa que pensa melhor do que as outras.”(ALVES,
1981, p.11).
No imaginário social, o Secretariado ainda é visto como ‘as outras’ áreas, mas não se pode afirmar
que o cientista-secretário não esteja pensando e investigando o seu objetivo de estudo e vivência, o
Secretariado, enquanto Ciência das Assessorias, partindo de uma visão pós-moderna de
contemplação da realidade que difere da dominação (MORIN, 1990) da natureza.
Partindo do pressuposto de que não há conhecimento sem que este esteja embasado em conceitos,
Nonato Júnior (2009, p. 130) afirma que:
Para que se possa (...) instaurar conceito próprios da Ciência da Assessoria, é preciso entender que
há dois tipos de conceitos: os conceitos por intuição e os construídos ou constructos. Os construtos já
pressupõem os conceitos por instituição. Já devo possuir ideias para construir outras ideias.
(RABUSKE, 1987, p. 55 apud NONATO JÚNIOR, 2009, p. 130).
Costa e Tonelo (ANO, p. 03) dizem que:
É feita ciência sempre que se buscam os meios necessários para se atingir determinadas metas.
Essas metas devem estar muito bem definidas para que sejam encontrados os meios de alcançá-las,
ou seja, a prática de saber o que se quer e a forma para obtê-lo.
Estando tal pressuposto estabelecido, nos apoiamos no conceito de Ciência das Assessorias
(NONATO JÚNIOR, 2009) voltado à produção de conhecimento da gestão secretarial na extensão
em cultura popular (produção viabilizada pelo projeto de extensão RECOSEC).
É preciso considerar ainda que “nas assessorias, temos os conceitos por intuição e partimos para
elaboração dos ‘constructos’, ou seja, conceitos produzidos a partir do trabalho intelectual
fundamentado em teorias gerais e aplicado em questões específicas.” (NONATO JÚNIOR, 2009, p.
130) concomitantemente ligados na RECOSEC à rede de conexões de saberes entre as Ciências
Humanas (Filosofia e Pedagogia), as Ciências Sociais (Antropologia e Designer) e as Ciências
Sociais Aplicadas (Administração).
De acordo com Nonato Junior (2009) as pesquisas voltadas para as práticas do secretariado
sinalizam que este profissional vem desenvolvendo cada vez mais atividades relacionadas à
assessoria gerencial, comunicação organizacional, documentação empresarial e oficial, gestão da
informação secretarial e arquivista, organização de eventos, cerimonial e protocolo, tecnologia
secretarial, assessoria em setores públicos, estruturas legais e práticas sindicais, assessorias
administrativas no terceiro setor, língua estrangeira aplicada a negócios, estágio profissional,
formação pedagógica das assessorias, assessoria em áreas correlatadas.
A partir de tais pesquisas o autor percebe o domínio das assessorias e que elas podem demandar
relações de outras áreas diferentes do secretariado. As assessorias não se limitam a ambientes
fechados e organizações tradicionais, em meio à categorização delas. Nonato Júnior (2009) propõe
“assessorab”, ou assessoria aberta, onde se incluem práticas secretariais que ultrapassam a área do
conhecimento secretarial e o tradicional ambiente organizacional.
Tratando-se de assessorias em extensão universitária, dentro das assessorias abertas destacam-se a
assessoria transdisciplinar e a assessoria interdisciplinar. De acordo com Nonato Júnior (2009), a
assessoria transdisciplinar envolve pesquisa sobre as práticas profissionais fora do trabalho e da
academia. Já na assessoria interdisciplinar acontecem as trocas de áreas de conhecimento,
metodologias e métodos, tendo sido este tipo de assessoria peculiar à assessoria secretarial na
extensão em cultura popular.
157
Livro de Atas
CISA 2015
3 A EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA E A REDE
COLABORATIVA NO SECRETARIADO – RECOSEC
EDUCATIVA,
EMPREENDEDORA
E
3.1 A extensão universitária – um breve resgate histórico
Compreendemos a importância da extensão universitária enquanto meio para investigação, estímulo,
promoção e compartilhamento de aprendizagens e conhecimento, enquanto um dos pilares da
universidade – sob o paradigma ensino, pesquisa e extensão. De acordo com a Lei 9.394, de 20 de
dezembro de 1996 (Lei de Diretrizes e Bases da Educação), art. 43, inciso VII, uma das finalidades
da educação superior é “promover a extensão aberta à participação da população, com o objetivo de
difundir as conquistas e benefícios resultantes da criação cultural, científica e tecnológica geradas na
instituição”. (BRASIL, 1996).
A experiência e história de extensão universitária passaram por várias mudanças, diretrizes e
significações. Segundo Serrano (2008) há autores que consideram as primeiras escolas gregas, com
suas aulas abertas ao público, como os primeiros movimentos de uma extensão universitária. Sendo
assim, percebe-se que a prática extensão estabelece-se como algo primordial e importante desde o
inicio das busca pelo conhecimento.
Rocha (2001) aponta que as práticas de extensão na Inglaterra do século XIX se davam pela
participação dos universitários em campanhas de saúde, na utilização de teatro escolar e outros
serviços. Aspectos norteadores da vida social como a socialização no contexto de uma ligação
relacional tão acolhedora como o teatro, uma ação cultural e saúde, um bem para todos do exemplo
citado, mostram um gancho que une a extensão entre indivíduos acadêmicos e a sociedade que
participa como ator social destas relações. Nessa linha de ação, estão sendo realizadas, em geral, as
atividades de extensão por boa parte das universidades brasileiras, não sendo diferente na
RECOSEC / UFPB.
Para Reis (1994), a extensão universitária, no Brasil, vem apresentando duas linhas de ação,
refletindo o próprio conceito. Em uma delas, o autor apresenta a extensão centrada no
desenvolvimento de serviços, difusão de cultura e promotores de eventos daí a denominação
eventista-inorgânica. Na outra linha, denominada de processual-orgânica, que está voltada para
ações, com caráter de permanência presente ao processo formativo (ensino) do(a) educando(a), bem
como à produção do conhecimento - pesquisa - da universidade.
Segundo a Política Nacional de Extensão Universitária (2012, p.16) debatida no XXVII e XXVIII
Encontros Nacionais de Fórum de Pró-Reitores de Extensão das Universidades Públicas Brasileiras
apresenta às Universidades Públicas e à sociedade o conceito de Extensão Universitária:
A Extensão Universitária, sob o princípio constitucional da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e
extensão, é um processo interdisciplinar, educativo, cultural, científico e político que promove a
interação transformadora entre Universidade e outros setores da sociedade.
Segundo SILVA (2013) a extensão desde a sua origem reflete a preocupação com a propagação da
cultura como uma forma de desenvolvimento social e local. Melo Neto (2002) avança na reflexão
sobre o sentido do trabalho na extensão como um trabalho social, ou seja, é “pelo trabalho social que
se vai transformando a natureza e criando cultura. A extensão, tendo como dimensão principal o
trabalho social, será produtora de cultura”. (MELO NETO, 2002 p.10). E, para tanto, é preciso
compreender que a:
Extensão, como trabalho social útil, passa a ser agora exercida pela universidade e por membros de
uma comunidade sobre a realidade objetiva. Um trabalho coparticipado que traz consigo as tensões
de seus próprios componentes em ação e da própria realidade objetiva. Um trabalho onde se buscam
objetos de pesquisa para a realização da construção do conhecimento novo ou reformulações das
verdades existentes. Esses objetos pesquisados são também os constituintes de outra dimensão da
universidade: o ensino. É também um trabalho de busca de objeto para a pesquisa. A extensão
configura-se e concretiza-se como trabalho social útil, imbuído da intencionalidade de pôr em mútua
correlação o ensino e a pesquisa. Portanto, é social, pois não será uma tarefa individual; é útil,
considerando que esse trabalho deverá expressar algum interesse e atender a uma necessidade
humana. E, sobretudo, é um trabalho que tem na sua origem a intenção de promover o
relacionamento ensino e pesquisa. Nisto, e fundamentalmente nisto, diferencia-se das dimensões
outras da universidade, tratadas separadamente: o ensino e a pesquisa. (MELO NETO, 2002, p. 18).
158
Livro de Atas
CISA 2015
Também de acordo com Melo Neto (2001) a materialização dessa correlação ocorrida através das
propostas de extensão universitária, é que possibilitassem a divulgação da cultura a ser conhecida
pelas classes populares.
No fim dos anos 1950, início dos anos 1960, os estudantes universitários brasileiros, organizados na
União Nacional dos Estudantes - UNE, empreenderam movimentos culturais e políticos reconhecidos
como fundamentais para a formação das lideranças intelectuais de que carecia o país. Estavam
assim definidas as áreas de atuação extensionista, antes mesmo que o conceito fosse formalmente
definido. (Plano de extensão, 2005).
A partir dos pressupostos estabelecidos, situamos a extensão universitária que lastreia
ideologicamente a concepção e ações desenvolvidas junto ao projeto de extensão RECOSEC, a
seguir apresentado.
3.2 O projeto de extensão RECOSEC
O projeto de extensão Rede Educativa, Empreendedora e Colaborativa no Secretariado – RECOSEC
surgiu em 2012, no curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Federal da Paraíba e
de acordo com Santos (2014, p.3) tem por objetivo promover e difundir ações de educação
empreendedora colaborativa no âmbito da cultura popular da cidade de Mamanguape – PB. Em
2014, o projeto contou com 05 (cinco) professores orientadores da própria UFPB, 04 (quatro)
professores colaboradores externos e 05 (cinco) discentes, sendo 03 (três) do curso de Secretariado
e 02 (dois) do curso de Designer. Dentre os 05 (cinco) acadêmicos, 02 (dois) são bolsistas e os
demais, colaboradores voluntários.
Partindo da linha da extensão processual-orgânica, o RECOSEC defende como relevante a
contribuição tanto para o desenvolvimento da educação para o empreendedorismo secretarial, quanto
o incentivo às ações de inovação, liderança e realização de projetos à luz da filosofia do
empreendedorismo colaborativo (CRUZ NETO, 2011), impactando em ações sustentáveis
interdisciplinares.
Segundo Santos (2014), o RECOSEC justifica-se enquanto meio para desenvolver atividades de
assessoria interdisciplinar secretarial (as chamadas competências) ligadas ao comportamento
empreendedor, tais como autonomia, liderança, resiliência, criatividade, desenvolvimento sustentável,
satisfação pessoal e trabalho em equipe, aspectos de alta relevância acadêmica na relação ensinoaprendizagem mediados pela pesquisa-ação (BRANDÃO, 1981; GIL, 2010; THIOLLENT, 1985).
No contexto da formação continuada dos Secretários Extensionistas, o projeto tem desenvolvido
ações formativas no âmbito do Sistema Secretarial, Oratória, História de Vida (Autobiografia) e
Formação de Agentes Culturais, estes últimos em andamento. No caso desta última formação, os
extensionistas participaram desde a concepção até a definição de estratégias e no processo de
avaliação, contribuindo para o alcance do objetivo da RECOSEC, norteado pela premissa do
desenvolvimento local sustentável (SANTOS, 2010) e permitindo o diálogo e troca de saberes entre
público alvo e a comunidade acadêmica.
O projeto RECOSEC relaciona-se a área temática de Cultura e Educação e tem como público-alvo os
Agentes Culturais e Atores de Cultura Popular da cidade de Mamanguape que desenvolvam
atividades junto ao Centro Cultural de Mamanguape - FÊNIX, um dos parceiros do projeto, além de
acadêmicos de vários cursos de graduação, notadamente o curso de Secretariado Executivo Bilíngue
da Universidade Federal da Paraíba, no Brasil.
Considerando a extensão em cultura popular uma área pouco comum como ambiente de atuação do
Secretário(a), tomamos o pensamento Renck (2013, p.191) que diz:
Sempre que falamos da atuação do profissional de secretariado em um setor diferenciado, nosso
objetivo é agregar os conhecimentos específicos do segmento, ressaltando que as competências e
habilidades desse profissional, definidas em Lei de Regulamentação e Parecer do MEC, fazem parte
dos requisitos que consideramos previsíveis e conhecidos.
Na perspectiva formativa-acadêmico, o RECOSEC lastreia-se a partir de suas vivências práticas na
Assessoria aberta (NONATO, 2009). Já enquanto projeto, está pautado nas ideias do
empreendedorismo colaborativo, com base na filosofia Células Empreendedoras Cruz Neto (apud
SANTOS, 2014. p. 4) oportunizando intercâmbio e troca de saberes entre o campus IV da UFPB, de
forma particular entre o curso de Secretariado Executivo Bilíngue e a cultura popular da cidade de
159
Livro de Atas
CISA 2015
Mamanguape, enquanto sujeito coletivo, representado organizacionalmente pelo Centro Cultural de
Mamanguape - FÊNIX.
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este pesquisa, de caráter de relato de experiência (VERGARA, 2014) e em relação à área de
conhecimento, de acordo com a classificação do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e
Tecnológico (CNPq), está classificada na área de Ciências Sociais Aplicadas e Ciências Humanas.
Em relação aos seus fins, esta pesquisa assume a tipologia exploratória, descritiva e intervencionista.
No que diz respeito a sua natureza explicativa, não hipóteses construídas, uma vez que em relação
aos principais objetos de estudo (metodologias participativas, assessoria, Educação Popular e
Estudos Culturais) há poucos conhecimentos (MINAYO, 2007) quando relacionados, caracterizando
um sistema de sondagens, fatos, processos e análise.
Esta investigação exploratória foi realizada relacionando áreas de conhecimento (Secretariado e
Extensão) na qual não há vasto “conhecimento acumulado e sistematizado” (VERGARA, 1997, p. 42),
assumindo concomitantemente a característica explicativa, uma vez que tem como objetivo tornar a
relação dos objetos teóricos “inteligível (...), o que visa esclarecer quais fatores contribuem de alguma
forma, para ocorrência” do fenômeno estudado. (VERGARA, 1997, p. 42). Também sobre a pesquisa
explicativa, Gil (2010, p. 28) nos diz que estas:
Têm como propósito identificar fatores que determinam ou contribuem para a ocorrência de
fenômenos. Estas pesquisas são as que mais aprofundam o conhecimento da realidade, pois têm
como finalidade explicar a razão, o porquê das coisas.
Ainda em relação aos fins, este projeto classifica-se também como Desenvolvimento Experimental,
que de acordo com Gil (2010, p. 27) constitui-se em:
Trabalho sistemático, que utiliza conhecimentos derivados da pesquisa ou experiência prática com
vistas à produção de novos materiais, equipamentos, políticas e comportamentos, ou à instalação ou
melhoria de novos sistemas e serviços.
Para Vergara (1997, p. 43), estas também são classificações de uma investigação intervencionista,
pois:
Tem como principal objetivo interpor-se, interferir na realidade estudada [tendo como] compromisso
de não somente propor resoluções de problemas, mas também de resolvê-los efetiva e
participativamente.
Já quanto aos meios ou métodos, esta investigação assume a característica de pesquisa-ação. De
acordo com Gil (2010, p.42):
É uma modalidade de pesquisa que não se ajusta ao modelo clássico de pesquisa científica, cujo
propósito é o de proporcionar a aquisição de conhecimentos, claros, precisos e objetivos. No entanto,
vem sendo amplamente incentivada por agências de desenvolvimento, programas de extensão
universitária e organizações comunitárias.
A pesquisa-ação pode ser definida como “um tipo de pesquisa com base empírica que é concebida e
realizada em estreita associação com uma ação ou ainda, com a resolução de um problema coletivo,
onde todos os pesquisadores e participantes estão envolvidos de modo cooperativo e participativo”
(THIOLLENT, 1985, P. 14 apud GIL, 2010, p. 42).
Para Vergara (1997, p. 44), a pesquisa-ação “é um tipo particular de pesquisa participante e de
pesquisa aplicada que supõe intervenção participativa na realidade social. Quanto aos fins é,
portanto, intervencionista”.
Na perspectiva do desenvolvimento endógeno e da participação popular, a pesquisa participante:
Refere-se, antes, a uma “pesquisa da ação voltada para as necessidades básicas do indivíduo”, que
responde especialmente às necessidades de populações que compreendem operários, camponeses,
agricultores e índios – as classes mais carentes nas estruturas sociais contemporâneas – levando em
conta suas aspirações e potencialidades de conhecer e agir. É a metodologia que procura incentivar
o desenvolvimento autônomo (autoconfiante) a partir das bases e uma relativa independência do
exterior. (BRANDÃO, 1981, p. 43).
160
Livro de Atas
CISA 2015
Muito embora sejam dadas como sinônimos, de acordo com Michel Thiollent, em documento
apresentado na III Conferência Brasileira de Educação, Belo Horizonte, junho de 1982, a Pesquisaação é uma forma de Pesquisa Participante.
Tendo como objeto de estudo a ‘assessoria interdisciplinar na extensão universitária’, o estudo
ocorreu a partir das correlações teóricas da equipe de assessoria secretarial do projeto RECOSEC
(uma bolsista e uma colaboradora voluntária, sob a orientação da coordenadora do citado projeto)
com as atuações práticas do citado projeto.
Por se tratar de uma pesquisa-ação (BRANDÃO, 1981; GIL, 2010), para coleta de dados, foram
utilizados relatos orais realizados nas reuniões batizadas pela filosofia Células Empreendedoras
como C.A.FÉ (Criatividade, Atitude e Fé) e relatórios mensais.
Enfim, procedeu-se a analise e interpretação dos dados com base na pesquisa de campo e na
observação-participante, utilizando-se enquanto estratégia de metodologia participativa a História
Oral (FERREIRA, 1994) e a Análise do Discurso (BARDIN, 1997), objetivando compreender e explicar
o problema pesquisado relatando as experiências e trazendo o desafio de novas aprendizagens.
5 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Os resultados alcançados ainda são preliminares, mas possibilitou a realização deste estudo no
sentido de apontar respostas para a pergunta-problema: quais atividades podem ser identificadas na
assessoria interdisciplinar da extensão universitária da Rede Educativa Empreendedora e
Colaborativa no Secretariado, no ano de 2014?
Quadro das Atividades de Assessoria Interdisciplinar - RECOSEC
I) Debates nas reuniões
denominadas pela filosofia
Células Empreendedoras
como C.A.FÉ (Criatividade,
Atitude e Fé):
Nas reuniões, mesmo sendo possível participação mais ativa, em geral
cabe quase que exclusivamente ao profissional de secretariado o
registro das decisões (atas). As extensionistas envolvidas
desenvolveram esta tarefa enquanto técnica secretarial, mas
consideraram de fundamental importância participar também dos
debates e do processo decisório da RECOSEC. Tal participação deuse tanto na proposição de pontos de pauta (discussão) das reuniões,
quanto
possibilitou
o
desenvolvimento
do
comportamento
empreendedor caracterizado por ação de iniciativa, criatividade,
resiliência, trabalho e gestão em equipe, comportamento colaborativo,
foco no processo e nos resultados. Cabe ressaltar que foram realizadas
09 reuniões (01 por mês e a reunião de avaliação geral e feedbacks
para o ano seguinte do projeto);
II) Reuniões
Cultural Fênix
Foram realizados os registros documentais de todas as reuniões (atas)
no período de 08 meses, sendo as mesmas utilizadas como suporte
para sugestão de pauta pelos extensionistas nos C.A.Fés (a maioria
destas reuniões foi introduzida por um Café Solidário, sendo sempre
apresentado um Ícone Cultural). Neste contexto, a atuação da
assessoria interdisciplinar ganhou notoriedade significativa por
possibilitar aos extensionistas, na perspectiva da extensão
universitária, saírem do ambiente universidade e dialogarem,
diretamente, com a comunidade do entorno do campus universitário;
III) Formações
no
Centro
Por se tratar de um projeto de extensão, houve necessidade de formar
os extensionistas envolvidos na RECOSEC, todos acadêmicos
universitários. As formações (de curta, média e longa duração no
cronograma da extensão) foram realizadas sob a perspectiva da
Pedagogia Cultural. Neste sentido, foram realizadas as seguintes
formações abaixo apresentadas com suas respectivas cargas horárias
e justificativa de necessidade:
- Sistema Secretarial: 08 horas.
161
Livro de Atas
CISA 2015
Justificativa: a formação foi necessária para alinhar o entendimento
teórico sobre Sistema Secretarial, uma vez que os extensionistas eram
de períodos distintos, bem como da participação de extensionistas não
vinculados ao curso de Secretariado na RECOSEC.
- Oratória: 04 horas
Justificativa: a formação de curta duração foi realizada no sentido de
preparar os extensionistas para dialogarem com a comunidade e
realizarem apresentações de trabalhos em congressos científicos. O
curso também foi aberto para outros alunos interessados, formando
uma turma de 43 participantes.
- História Oral (Autobiografia): 16 horas
Justificativa: A formação sobre História Oral surgiu a partir da utilização
da Metodologia Paulo Freire (Círculos de Cultura). Percebeu-se a
necessidade de formar, estrategicamente, os extensionistas para
atuarem como multiplicadores junto aos Agentes Culturais do Centro
Cultural Fênix, no alcance da meta de realizar o mapeamento dos
atores de cultura popular de Mamanguape-PB.
- Formação para Agentes Culturais: 40 horas
Justificativa: muito embora o curso tenha sido destinado aos Agentes
Culturais, tornou-se um requisito formativo necessário aos
extensionistas, uma vez que no curso foram trabalhadas metodologias
de captura de imagens e dados enquanto protótipo do mapeamento
dos atores de cultura popular de Mamanguape-PB, bem como que a
aplicação de tais metodologias dialogam com a História Oral. Cabe
ressaltar que esta formação teve como abertura e encerramento os
Intercâmbios Culturais nas cidades de Sapé e Alagoa Grande, ambas
na Paraíba, Brasil.
- Computação em nuvens: 04 horas
Justificativa: o conhecimento desta ferramenta foi necessário para a
gestão documental digital, preservando a memória documental da
RECOSEC e, ao mesmo tempo, disponibilizando os documentos em
tempo real. Cabe ressaltar que apenas um extensionista recebeu a
formação e atual como multiplicador.
V)Assessoria
Interdisciplinar e logística
dos Intercâmbios Culturais
Os Intercâmbios Culturais fizeram parte da abertura e encerramento do
Curso de Formação para Agentes Culturais. Coube exclusivamente às
extensionistas do curso de secretariado assessorar e gerir informações
(cadastros, listas de assinatura, frequência, realizar pesquisa prévia
sobre a cultura, economia e política das cidades, emitir e-mails de
confirmação, gerar roteiro de procedimento) e realizar a gestão
logística (reserva de transporte, confirmação de reserva, pesquisa
prévia sobre quilometragem e possíveis dificuldades na estrada,
planejamento dos locais para as refeições, realização de roteiro, dentre
outros).
VI) Diagnóstico realizado
junto
a
equipe
de
Secretárias
do
Centro
Cultural Fênix
Na perspectiva metodológica de observação participante, as
extensionistas de Secretariado realizaram reuniões e aplicaram
questionário investigativo com as 03 servidoras públicas que atuam na
função de secretaria do Centro Cultural de Mamanguape – Fênix. A
partir do questionário realizado à luz da teoria da Consultoria
Secretarial, as mesmas puderam emitir relatório introdutório, no qual
recomendaram a ação de Consultoria Secretarial.
VII) Gestão Documental
A gestão documental da RECOSEC foi realizada em meio físico e
digital. No meio físico, foram utilizados os arquivos do Escritório de
Práticas Secretariais (LabSec/SEC/UFPB). Já gestão documental
162
Livro de Atas
CISA 2015
digital foi realizada a partir de ferramentas Cloud Computing
(computação em nuvens). Ainda por meio digital, utilizou-se com vasta
frequência o Google Docs para coleta de informações necessárias,
durante o projeto.
VIII) Redes Sociais
Facebook: foi criado um grupo para informes e divulgação das ações e
eventos da RECOSEC;
Lista Groups: a ferramenta Groups da tecnologia gmail foi amplamente
utilizada por todos os extensionistas envolvidos, otimizando o processo
de gerenciamento das informações;
Whatsapp: o grupo serviu para troca de mensagens rápidas, permitindo
uma melhor interação entre os extensionistas da RECOSEC.
IX) Assessoria da III SEER
Como ação final e de prestação de contas das atividades realizadas
pela RECOSEC, foi empreendido um evento que já faz parte do
calendário de atividades - a III Semana de Educação Empreendedora
RECOSEC (III SEER). Os extensionistas participaram de todo o
processo de brienf e concepção do evento, ficando responsáveis pelas
coordenações de área. Do ponto de vista operacional, o evento contou
com a contribuição da turma de Organização de Eventos (P8 – 2014.1).
Fonte: Pesquisa, 2014.
Estas atividades de assessoria interdisciplinar na Rede Educativa Empreendedora e Colaborativa no
Secretariado foram realizadas de forma supervisionada, ou seja, com a orientação de um dos
professores envolvidos e possibilitaram a reflexão de que o fazer secretarial não deve ser
compreendido apenas como técnicas, mas nas possibilidades das relações estabelecidas entre o
conhecimento secretarial – Epistemologia e sua relação com as diversas outras áreas de
conhecimento (interdisciplinar), estabelecendo-se uma rede de novos saberes, notadamente nas
ações de extensão universitária. As atividades possibilitaram também compreender que a assessoria
interdisciplinar é possível quando buscamos uma melhor compreensão sobre o que é o Secretariado
a partir da análise das nossas práticas.
Percebeu-se que é de grande importância a divisão do trabalho e a comunicação inter equipes, mas
para que estes tenham êxito o acesso às informações fidedignas é primordial para o desenvolvimento
do papel grupal e individual. Cabe salientar o cuidado que se deve ter para evitar e/ou minimizar os
ruídos de comunicação, além de apresentar as informações de forma simples, clara e direta.
Os procedimentos e a logística foram fundamentais para realização dos eventos e se fez presente
desde o planejamento das reuniões nomeadas por C.A.FÉ – Criatividade, Atitude e Fé (a maioria
destas reuniões foram introduzidas por um Café Solidário, sendo sempre apresentado um Ícone
Cultural) ao planejamento e realização dos intercâmbios culturais do projeto e cursos de formação.
A gestão da informação entre os integrantes aconteceu através de e-mails, ligações telefônicas,
redes sociais, blog http://redesecretariado.blogspot.com.br e de forma pessoal. A gestão do tempo
também é um fator importante, uma vez que horários são combinados para a realização das reuniões
e das formações; houve toda uma preparação para os acontecimentos, como: reservas de locais e
recursos que serão utilizados, organização do local, confirmação de presença, elaboração da ficha de
presença e pautas a serem discutidas. Essas reuniões geram atas que foram socializadas e
discutidas com todos os extensionistas.
Há também uma preocupação com a memória das atividades do RECOSEC. Os momentos do grupo
no projeto são sempre registrados com fotografias e gravação de áudio.
As atividades foram atribuídas de acordo com a identificação de cada integrante e/ou grupo, mas é
importante salientar que tais atividades não foram dadas em ordem diretas, sendo facultado ao
extensionistas escolher o que gostaria mais de fazer.
Consideramos tais escolhas de fundamental importância, pois permitiu aos extensionistas,
notadamente os acadêmicos de secretariado, trabalharem a autonomia e refletir sobre suas escolhas
(processo decisório) em relação a sua formação acadêmica e profissional.
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Livro de Atas
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É importante destacar que, para os extensionistas, perceber a importância da Epistemologia do
Secretariado diferenciou suas visões às vezes imediatistas de que as técnicas secretariais são
prioritárias ao conhecimento da teoria do conhecimento em Secretariado Executivo.
Assim, concluímos neste estudo que as reflexões sobre tal identificação possibilitou (re)conhecer a
assessoria interdisciplinar secretarial de forma peculiar pela natureza da relação com o negócio
(empreendedorismo cultural público municipal) e pela relação teórica entre a epistemologia secretarial
e outras áreas de conhecimento, dando aos extensionistas de secretariado a real percepção de
outras possibilidades de atuação no mundo do trabalho.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Primeiramente gostaríamos de registrar o quão enriquecedor e desafiador foi á realização deste
trabalho. Enriquecedor ao se tratar de conhecimento adquirido e desafiador pelo fato da escassez de
pesquisas e referências sobre o conjunto de temas abordados.
A pesquisa-ação situa o acadêmico de secretariado, extensionista, em importante processo de
extensão universitária de natureza processual-orgânica, que está voltada para ações, com caráter de
permanência presente ao processo formativo (ensino) do(a) educando(a), bem como à produção do
conhecimento - pesquisa - da universidade. Assim, o estudante deixa de compreender a extensão
apenas pelos cursos e passa a percebê-la por sua atuação dinâmica e pela necessidade do
desenvolvimento de competências relacionadas ao comportamento empreendedor.
Os resultados encontrados, mesmo preliminares, possibilitaram:
I – Realizar análise sobre as bases teóricas que dialogam com a assessoria secretarial na extensão
universitária, relacionando-as e demonstrando sua perspectiva interdisciplinar;
II – Relacionar as Ciências da Assessoria, notadamente a Assessoria Aberta (Assessorab);
III – Realizar breve resgate histórico sobre a extensão universitária e, a partir de seu conceito, situar a
Rede Educativa, Empreendedora e Colaborativa em Secretariado (RECOSEC).
Os resultados parciais indicam a importância de conhecimentos prévios específicos sobre a
Epistemologia do Secretariado; a importância de (re) conhecer uma assessorial secretarial de
natureza diferenciada pela natureza do negócio (empreendedorismo cultural público municipal), não
deixando de destacar a importância melhor compreender a extensão universitária para enveredar em
outras nuances da extensão.
A continuidade desta pesquisa persegue alguns desafios: a) realizar análise situacional da extensão
universitária enquanto extensão em cultura popular b) a partir do diagnóstico realizado, desenvolver
estratégias para implantar a Consultoria Secretarial junto ao Centro Cultural de Mamanguape – Fênix
e c) estudar como os procedimentos metodológicos impactam na formação para fins de uma
educação para o desenvolvimento sustentável do Vale do Mamanguape – PB.
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Livro de Atas
CISA 2015
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVO DIGITAL EM UMA
ORGANIZAÇÃO PRIVADA
Águeda Luiza Piccoli
Universidade Federal da Santa Catarina (UFSC), Brasil
agueda_piccoli@hotmail.com
Katia Denise Moreira
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Brasil
katia.denise@ufsc.br
Cibele Barsalini Martins
Univesidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Brasil
cibele.martins@ufsc.br
RESUMO
O profissional de secretariado contemporâneo expandiu os limites das atividades estritamente
técnicas e passou atuar em áreas mais estratégicas (VEIGA, 2010). O dito é comprovado tanto
empiricamente, quanto pela bibliografia científica que vem se tornando expressiva nos últimos
tempos. As mudanças no perfil do secretário são evidentes e lhe garantem possibilidades de agir no
âmbito gerencial, tornando-o um profissional concorrente no mercado de trabalho. Dentre as diversas
atividades de competência do secretário, está a gestão documental, foco deste estudo que tem por
objetivo analisar a atuação do profissional de secretariado, como um gestor documental, na
implantação de um arquivo digital. Diante de tal propósito, essa pesquisa verificou se, a partir do perfil
contemporâneo do profissional de secretariado, existe a possibilidade de ele assumir as demandas
de gestor documental e propôs um processo de arquivo digital como ferramenta organizacional
desenvolvida pelo secretário. Utilizou-se na metodologia a abordagem científica qualitativa, de
natureza aplicada. Em relação aos objetivos trata-se de pesquisa descritiva. Quanto à estratégia é
um estudo de caso, sendo a coleta de dados realizada por meio de entrevista focal, semiestruturada,
com o sujeito responsável pela implantação do arquivo digital. Outras fontes empregadas para
complementação do estudo foram a pesquisa bibliográfica e documental. O resultado da pesquisa
verificou que existe, a partir do perfil contemporâneo do profissional de secretariado, a possibilidade
dele assumir as demandas de gestor documental. Tal fato foi comprovado pelo desenvolvimento e a
implantação de um arquivo corrente digital em uma empresa privada. O estudo revelou também, uma
série de vantagens, durante o processo, tanto para a empresa quanto para a atuação da secretária,
tais como: instituição de novas ferramentas para controle dos arquivos, queda no número de vias
originais extraviadas, reconhecimento da atuação da profissional como gestora documental,
percepção da importância da correta guarda e manuseio de documentos.
Palavras-chave: Profissional de Secretariado. Gestão documental. Arquivo Digital.
1 INTRODUÇÃO
A evolução da profissão de secretariado é fato notório. A literatura traz, hoje, uma série de
publicações que atestam tal afirmativa, entre elas está a de Veiga (2010), a qual disserta sobre o
progresso no perfil do secretariado, que passou de um simples conjunto de atividades estritamente
técnicas ao desenvolvimento de competências gerenciais e habilidades diversas que não se
restringem apenas ao básico e adentram em diversas áreas do conhecimento.
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Nesse sentido, a autora afirma ainda, que “consequentemente, as responsabilidades aumentaram e
surgiu a necessidade de aperfeiçoar-se constantemente com o objetivo de acompanhar as mudanças
do mercado e da empresa" (VEIGA, 2010, p. 21).
Desse modo, o secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica, possui
obrigações gestoriais e decisivas e atua nos diversos níveis organizacionais. Neiva e D’Elia (2009),
complementam o exposto quando caracterizam o secretário como o profissional do século XXI, ou
seja, capaz de ser criativo, liderar mudanças e ter visão global.
A esse contexto é importante acrescentar que as tarefas básicas do profissional de secretariado
foram aprimoradas e conforme relatam Varela e Neumann (2011) este processo de evolução também
aconteceu com a gestão dos documentos recebidos e produzidos pelo departamento ou empresa em
que o profissional atua.
Assim, a maneira como são armazenados os diversos documentos presentes no dia-a-dia corporativo
têm forte influência sobre a realização das atividades da empresa, os arquivos de fácil acesso e
compreensão são importantes para a recuperação de informações e agilidade nos processos
(DUDZIAK, 2010). Ao avaliar empiricamente, hoje, em diversas empresas cabe ao secretário manter
em ordem os documentos tanto físicos quanto digitais. Nessa direção, Lourenço e Cantarotti (2010, p.
135) comentam que “O secretário deve saber organizar um arquivo, de rápido e fácil acesso,
considerando-o como peça fundamental para a recuperação de informações, permitindo, dessa
forma, que se contribua para o maior desenvolvimento de sua rotina, assim como, da própria
empresa.”. Tendo como foco o cenário apresentado, questiona-se como o profissional de
secretariado, no papel de gestor documental, atua no processo de implantação de um arquivo digital?
A fim de responder tal questionamento este estudo objetiva analisar a atuação do profissional de
secretariado, como um gestor documental, na implantação de um arquivo digital. Diante de tal
propósito, essa pesquisa verificou se, a partir do perfil contemporâneo do profissional de secretariado,
existe possibilidade dele assumir as demandas de gestor documental e propôs um processo de
implantação de arquivo digital como ferramenta organizacional desenvolvida por um profissional de
secretariado. Tal iniciativa se justifica pelo interesse que o profissional de secretariado tem em
aperfeiçoar seu espaço de trabalho e adiantar-se às tendências, buscando alternativas para uma
atuação efetiva.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Pesquisa e estudos de caso devem ser baseados em fontes bibliográficas confiáveis e de renome, a
fim de que ganhem credibilidade e tenham respaldo teórico. Assim sendo, para a elaboração deste
trabalho serão abordados os temas: profissional de secretariado, gestão de documentos, gestão
eletrônica de documentos e importância da gestão documental tanto para a empresa quanto para o
profissional de Secretariado.
2.1 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
Bianchi (2003) comenta que muitas profissões descenderam de atividades realizadas na antiguidade
e entre elas está a função de secretário, cuja origem está nos escribas do antigo Egito: “os escribas
eram detentores de poder, pois seus registros eram merecedores de confiança” (BIANCHI, 2003, p
04). Ainda segundo a autora, com o passar do tempo a escrita transformou-se em necessidade,
principalmente, durante o Baixo Império Romano, quando os escribas foram designados secretários
na administração pública.
Na Idade Média eram os monges os detentores da habilidade escrita e a atividade secretarial era
nula. Sobre o período histórico seguinte, Alcântara (2012) comenta: “Durante a Revolução Industrial,
[...] o papel do Secretário foi consolidado através das exigências das funções de assessoria
resultantes da nova estrutura empresarial.”. (ALCÂNTARA, 2012, s/p).
No Brasil, Lourenço e Cantarotti (2010), comentam que o início da profissão se deu na década de
1950; contudo apenas em meados de 1970 é que o profissional de secretariado passou a ser visto
como membro da gerência e “capaz de influenciar decisões e pensamentos do executivo,
conquistando, assim, respeito nas organizações, por ser mais dinâmico e conhecedor de vários
assuntos” (NEVES, 2007, p. 26).
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Na década de 1980, é sancionada legislação que regulamenta a profissão. Veiga (2010) corrobora
com o exposto quando comenta que com a regulamentação da profissão nas leis nº 7.377 de
30/09/1985 e nº 9.261 de 10/01/1996 a atividade secretarial pôde ser reconhecida e valorizada, bem
como as atividades realizadas pelo profissional puderam ser estabelecidas. A profissão de
secretariado está também inclusa na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), que descreve
como atividades de um profissional de secretariado o seguinte:
Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, atendendo pessoas (cliente externo e
interno), gerenciando informações, elaboram documentos, controlam correspondência física e
eletrônica, prestam serviços em idioma estrangeiro, organizam eventos e viagens, supervisionam
equipes de trabalho, gerem suprimentos, arquivam documentos físicos e eletrônicos auxiliando na
execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.
Observa-se que além das atividades descritas pela CBO os atuantes na profissão de secretários
possuem diversas outras habilidades que se alinham ao mercado de trabalho em que estão inseridos,
ou seja, alguns podem realizar atividades financeiras enquanto outros, de caráter gestorial em
departamentos de recursos humanos, marketing, relacionamento com cliente. Isto mostra o quão
versátil o profissional pode ser (ORTOLAN, 2011), sendo que para esse estudo, o papel de gestor
documental teve destaque.
Nesse contexto, Veiga (2010) aponta que é muito raro encontrar arquivistas ou profissionais com
profundo conhecimento em arquivística nas empresas e que, portanto, cabe ao secretário gerir os
documentos da companhia. Desse modo, o profissional enfrenta o desafio de unir qualidade e
agilidade à gestão das informações e documentos na sua área de atuação (NEIVA, 2009).
Desse modo, “Agilizar o acesso aos arquivos e às informações; promover a transparência das ações
administrativas; [...] agilizar o processo decisório; incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos e racionalizar a produção dos
documentos” (VARELA; NEUMANN, 2011, p. 40), são atividades comuns ao profissional de
secretariado, que acaba por assumir o papel de gestor documental.
Lopes e Farias (2013) destacam ainda, que as características do perfil do secretário, como, por
exemplo, boa comunicação, ética profissional e dinamicidade, são fatores importantes que levam o
profissional a ocupar os papéis de gerência e controle no ambiente organizacional, inclusive, a ocupar
o papel de gestor documental.
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos, uma das atribuições do profissional de secretariado, tem por definição ser o
“conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente” (PAES, 2004, p. 53). Trata-se das “medidas e rotinas que garantem o
efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade [...] com vistas à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse históricocultural” (BERNARDES, 1988 apud DUDZIAK, 2010, p. 100). Os arquivos evoluem perante três
idades, como pode ser observado na Tabela 1:
Tabela 6 - Teoria das três idades segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996)
Idade
Descrição
Corrente (Primeira Idade)
Documentos vinculados aos objetivos imediatos aos quais
foram produzidos ou recebidos.
Intermediária (Segunda Idade)
Documentos originários do arquivo corrente, com uso
pouco frequente, armazenados para aguardar sua
destinação final.
Permanente (Terceira Idade)
Documentos mantidos em caráter definitivo em função do
seu valor.
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Fonte: Elaborada pelas autoras (2014), com base no Dicionário de Terminologia Arquivística (1996).
A fase corrente é “constituída de documentos em curso ou consultados frequentemente” (PAES,
2004, p 21), são mantidos “juntos aos seus órgãos produtores em razão da sua vigência e da
frequência com que são consultados” (CAMARGO; BELOTTO; BOTANI, 1996, p. 06). Os arquivos de
segunda idade, ou intermediários, os quais são caracterizados pelo “conjunto de documentos
originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A., 1996 apud VARELA; NEUMANN, 2011 p.
38), estes documentos ainda são mantidos por razões financeiras, legais e administrativas. Paes
(2004) define a terceira idade, a permanente, como os documentos que já perderam seu valor
administrativo, mas ainda possuem valor histórico e documental. “Assim, atualmente, os arquivos têm
relação direta com a preservação de documentos e informações, garantindo acesso permanente em
um patrimônio documental conservado” (ZWIRTES; DURANTE, 2007, p. 03).
Em síntese, os documentos são gerados por empresas, organizações, entidades públicas ou privadas
e surgem por motivos funcionais, principalmente administrativos e legais. Os documentos tratam de
provar algo e é por meio de sua forma e função que seu futuro será determinado (DOMINGOS;
TREDEZINI, 2012). Sendo assim, a
[...] Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às
atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente.
(PNAGE, 2007, p. 01).
Segundo Zwirtes e Durante (2007, p.04): “O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de
gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte físico
ou eletrônico. O planejamento, a organização, a coordenação, o controle fazem parte da gestão
documental”.
Paes (2007) nos explica que a gestão dos documentos é feita seguindo etapas, as quais estão
demonstradas na Tabela 2:
Tabela 7 - Etapas da gestão documental
Etapa
Descrição
Inspeção
Examinar se o documento se destina ao arquivamento
Análise
Conhecer o arquivo
Avaliação
Avaliar o documento arquivado
Seleção
Fazer a separação do que continuará arquivado e do que será eliminado
Eliminação
Eliminar os arquivos selecionados
Fonte: Elaborado pelas autoras com base em Paes (2007)
De acordo com o ilustrado, na primeira etapa denominada inspeção, o responsável pelo arquivo
examina cada documento (PAES, 2007) e em seguida o interpreta, a fim de definir se devem ser
armazenados e por quanto tempo, escolhendo ainda, a qual arquivo o documento se destina. A
segunda, de análise, é importante, pois se toma conhecimento das pastas e divisões que o
compõem. O próximo passo é a avaliação, Paes (2007) explica que é prudente verificar, de tempos
em tempos, a documentação arquivada a fim de avaliar se é necessária sua transferência, se ela
continua bem preservada ou se o prazo de guarda continua valendo. No que diz respeito à avaliação,
Vieira (2005, p. 27) comenta que uma das principais atividades é a avaliação, pois ela “consiste em
selecionar a cada momento o material”.
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No momento de seleção dos documentos o propósito é destinar os papéis que continuarão nos
arquivos e os que devem ser eliminados. Paes (2007) ressalta que a seleção para eliminação deve
ser feita criteriosamente e em conformidade com a tabela de temporalidade do arquivo. A etapa final
é a eliminação dos documentos que foram selecionados anteriormente. Veiga (2005) disserta sobre a
importância da eliminação dentro das atividades de gestão documental, que deve ser feita com
responsabilidade para ganhar espaço físico e organizar o arquivo.
Quanto à organização interna dos arquivos Neiva e D’Elia (2009) citam diversos métodos, sendo que
os mais utilizados são os alfabéticos, pelos nomes das pessoas ou empresas e os alfabéticos
específicos ou por assunto, no qual “as pastas são abertas considerando o assunto dos documentos”
(NEIVA, D’ELIA, 2009, p. 241). Outro modelo apresentado pelas autoras é o alfanumérico, com letras
ou palavras unindo-se aos números, um sistema de organização muito utilizado, pois “tem a
simplicidade do alfabético e a rapidez do numérico” (NEIVA. D’ELIA, 2009, p. 243).
2.2 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)
Paes (2007) ressalta a popularização da tecnologia e a revolução causada pelos sistemas de
informação no meio arquivístico, fatos que deram início à era eletrônica no arquivamento documental.
Entende-se por Gestão eletrônica de documentos (GED) “um sistema que organiza e controla a
documentação eletrônica de uma organização, através de metodologias de procedimentos que visam
gerenciar, armazenar, distribuir e preservar os documentos eletrônicos” (ORTOLAN, 2011, p. 20).
Para Avedon (2002 apud VITALIS; ANDRIOLO, 2009, p. 91), trata-se de “[...] uma técnica, um
sistema, uma metodologia para o tratamento e o processamento automatizado de documentos em
papel.”.
Silva et al (2013, p. 02) apontam que:
O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias como:
Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de
imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho) [...] que permite o
gerenciamento de documento de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas
origens.
Já o Portal de Gestão Eletrônica de Documentos (2014) simplifica a atividade como sendo o conjunto
de tecnologias que permite o gerenciamento de arquivos digitais em suas diversas origens.
Rondinelli (2005), explica que desde que as tecnologias da informação tornaram-se comuns aos
empreendimentos, a gestão eletrônica de documentos vem firmando-se como técnica dentro da
maioria das empresas e companhias. Atualmente, a “tecnologia mais conhecida e utilizada pelas
empresas e instituições é a digitalização dos documentos para arquivo” (ORTOLAN, 2011, p. 22).
Viana (2014) fala sobre alguns sistemas tecnológicos que dão apoio à área gerencial, principalmente,
no momento de controlar os documentos eletrônicos. Um dos exemplificados pela autora é a Intranet
que “é como a internet, porém é limitada a certo público. Centraliza as informações e gerencia a
comunicação interna. Sua utilização pode ser feita apenas dentro da empresa, seu servidor é local”
(VIANA, 2014, p. 12).
Dentre as vantagens de aplicação da GED, citam-se: de Vitalis e Andriolo (2009), a propagação das
informações dentre os setores organizacionais e de Silva et al (2013), a segurança na manutenção
das informações, o controle de localização dos documentos, proteção contra perda e danos aos
documentos físicos e a possibilidade de múltiplos usuários acessarem o arquivo simultaneamente
sem que haja problemas.
2.3 A importância da gestão documental
A gestão arquivística é apoiada por órgãos reguladores, como o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), que pautam sobre as atividades do gestor documental e principalmente sobre as suas
atividades dentro dos arquivos de empresas públicas e privadas.
O cenário contemporâneo, onde as mudanças são uma constante, torna a informação alinhada ao
conhecimento um elemento de vantagem competitividade para as organizações e “A adoção de uma
adequada gestão documental onde se tenha garantia da segurança de suporte da informação e,
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sobretudo agilidade na sua recuperação e disseminação é extremamente necessária” (FELIX e
SILVA, 2010, p. 48). Nesse sentido, faz-se necessário elucidar sobre a relevância da gestão
documental dentro das organizações como também, para o profissional de secretariado.
No âmbito empresarial os arquivos são tidos como o conjunto de documentos produzidos ou
recebidos pelas organizações e que refletem suas atividades, seus objetivos, suas características e
história; são documentos de natureza diversa como, por exemplo, contratos, cartas, avisos, notas
fiscais, certidões, livros fiscais, etc. (MEDEIROS; HERNANDES, 2011).
À organização cabe ter uma visão estratégica com relação aos documentos. Zwirtes e Durante (2007)
confirmam o dito quando enfatizam que se faz necessário que as empresas preservem as
informações produzidas por meio de técnicas de conservação, digitalização de informações,
instalação de espaços adequados para o arquivamento e apoio ao profissional responsável pela
gestão documental.
A informação tornou-se recurso básico, “à disposição de todos e com a vantagem de que não é
exaurida nem destruída. [...] O controle das informações e o processamento de dados podem vir a ser
mais importantes que os recursos materiais ou energéticos, como fonte de poder econômico e social”
(MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 218). Shellenberg (2006) salienta que as empresas precisam
reconhecer a importância da informação e formular uma política institucional para tratar do tema. O
reconhecimento da importância da informação nas políticas empresariais atuais dá respaldo e iguala
a importância da correta gestão documental, desde a produção, utilização e destinação final dos
documentos (PAES, 2004).
Hoje não é mais suficiente apenas organizar. Tornou-se essencial gerenciar os fluxos informacionais
e documentais, a partir do estabelecimento de uma política clara de gestão, formada por normas,
métodos e procedimentos de trabalho referentes ao protocolo e arquivo dos documentos. (DUDZIAK,
2010, p. 21).
Felix e Silva (2010) justificam que as técnicas que compõem a gestão documental são extremamente
necessárias para transformar as informações contidas nos documentos armazenados em uma
ferramenta estratégica acessível, útil e exata que seja capaz de auxiliar na estruturação e
organização do processo decisório da empresa.
No caso do secretário, que contemporaneamente, tem entre suas funções o papel de fornecer
suporte à tomada de decisão, agilizar a troca de informação e contactar diretamente clientes internos
e externos, ressalta-se o dito por Vitalis, Geötze e Andriolo (2011) sobre a importância da correta
gestão documental, uma vez que, um arquivo documental de fácil acesso, bem organizado, mantido
em sintonia com sua utilização beneficiará o profissional no desempenho de suas atividades diárias.
Contudo, vale destacar que:
A gestão de documentos e arquivos é uma atividade que requer conhecimentos, habilidades e
atitudes especiais, podendo demandar a realização de estudos específicos, bem como cursos de
capacitação e atualização. O profissional de secretariado executivo deve manter-se sempre
atualizado, antecipando-se às necessidades que possam surgir. O pensamento e planejamento
estratégicos são essenciais à qualidade de seu desempenho e o reconhecimento de sua
competência. (DUDZIAK, 2010, p. 110).
Considera-se a partir do exposto que o papel de gestor documental requer muito cuidado e atenção.
Todavia, Vitalis e Andriolo (2009) lembram que os resultados obtidos empiricamente impulsionam o
profissional de secretariado a buscar especialização dentro do tema, aperfeiçoar-se nas novas
técnicas de arquivamento, compreender a importância da disponibilidade da informação, e almejar a
melhoria contínua dentro da sua profissão e das atividades exercidas.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Os procedimentos metodológicos foram aplicados no sentido de alcançar o objetivo do estudo:
analisar a atuação do profissional de secretariado, como um gestor documental, na implantação de
um arquivo digital. De tal forma, a abordagem científica é a qualitativa que segundo Godoy (1995, p.
62), “têm como preocupação fundamental o estudo e a análise do mundo empírico em seu ambiente
natural”. No que diz respeito à natureza, a pesquisa é aplicada, uma vez que:
A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas
concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura,
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motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no nível da
especulação (VERGARA, 2007, p. 47).
Em relação aos objetivos trata-se de pesquisa descritiva, descrita por Vergara (2007, p. 47) como
aquela que “[...] expõe características de determinada população ou de determinado fenômeno. Pode
também esclarecer correlações entre variáveis e definir sua natureza. Não tem compromisso de
explicar os fenômenos que descreve, embora sirva de base para tal explicação”.
Quanto à estratégia utilizou-se o estudo de caso, método que se distingue ao longo das fases da
pesquisa como a “definição do problema, delineamento da pesquisa, coleta de dados, análise de
dados e composição e apresentação dos resultados” (YIN, 2011, p. 12). Dentro do método de estudo
de caso, ainda foi abordada a entrevista focal, “na qual o respondente é entrevistado por um curto
período de tempo. Nesses casos as entrevistas ainda são espontâneas e assumem o caráter de uma
conversa informal” (YIN, 2011, p. 113). Em relação à entrevista, considera-se que foi semiestruturada,
definida por Oliveira (2007, p. 86) como aquela que “tem como principal objetivo compreender os
significados que os entrevistados atribuem às questões e situações relativas ao tema de interesse”. A
entrevistada foi a secretária executiva da empresa, sujeito responsável pela implantação do arquivo
digital. Outras fontes utilizadas para complementação do estudo foram a pesquisa bibliográfica e
documental.
4 O CONTEXTO DA PESQUISA
O estudo foi realizado na Grupos Internet Ltda, uma empresa de Tecnologia da Informação (TI), de
pequeno porte, criada em Florianópolis em 2000 e situada no bairro Trindade. Foi fundada por quatro
amigos, dos quais três ainda são sócios da organização. Atualmente seus principais serviços giram
em torno da criação, administração e manutenção de sistemas para Educação a Distância e também
para ensino presencial, mas não se limitam a isto. Ao longo dos anos, a Grupos Internet vem
“crescendo e amadurecendo em um processo contínuo de evolução e reciclagem: criando novas
funcionalidades, ferramentas e soluções que não apenas se contextualizem a cultura tecnológica
atual, como também antecipem as tendências futuras” (GRUPOS INTERNET LTDA, 2011, s/p).
A empresa conta com um quadro técnico de oito colaboradores e o departamento administrativo, foco
deste trabalho, é formado por um diretor administrativo e uma secretária executiva, que, atualmente,
exerce a maioria das atividades que envolvem a gestão de pessoas, gerência financeira e também a
realização de atividades de cunho secretarial, quais sejam: atendimento ao público interno e externo;
assistência direta aos diretores administrativo e técnico; gestão de documentos; redação de
contratos, propostas e correspondências empresariais; controle de correspondências e planejamento
de viagens.
Destaca-se que o arquivo da empresa Grupos Internet é composto principalmente por documentos
em fase corrente de uso diário. A massa documental é dividida em quatro grandes grupos, sendo o
primeiro constituído por minutas de contratos com clientes e fornecedores, bem como por propostas
técnicas e financeiras aceitas pelos clientes no início ou durante a prestação dos serviços. O segundo
pelos documentos dos sócios, funcionários e estagiários, tais como, registros de ponto, contratos de
trabalho, documentos pessoais e fichas cadastrais. O terceiro grupo é composto pelas notas fiscais
de imobilizados da empresa, assim como os móveis do escritório e todos os computadores e
periféricos em uso, juntamente com as notas fiscais dos materiais de expediente. A documentação
legal da companhia, contrato social, atas de reunião, certidões e alvarás em vigor correspondem ao
quarto grupo de documentos.
Fisicamente, os citados documentos são mantidos em um arquivo vertical de madeira com quatro
gavetas e armazenados em pastas suspensas nomeadas alfabeticamente pelo nome do cliente ou
fornecedor representado, nome do funcionário, ou, quando se referem aos documentos legais da
empresa e às notas fiscais, dividem-se pela sua tipologia/assunto e são ordenadas alfabeticamente.
Vale destacar que o arquivo corrente sempre foi mantido com zelo e possui atualizações constantes,
porém até então sem qualquer cópia digital.
A documentação intermediária e permanente da organização é conservada em um armário de
madeira de duas portas, com prateleiras e em duas estantes de aço alocadas em uma sala, neles
estão dispostas várias caixas de arquivos divididas, basicamente, por ano e conteúdo documental
desde a criação da empresa, no ano de 2000.
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5 ANALISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
5.1 EXPERIÊNCIA empírica na gestão DOCUMENTAL
Os processos práticos de gestão dos arquivos foram apresentados a profissional de secretariado
assim que assumiu seu posto de trabalho no ano de 2011. Após o efetivo envolvimento com a
organização, as atividades gestoriais foram ampliadas e o contato com os documentos armazenados
cresceu, assim como as tarefas que envolvem a criação e recepção de muitos documentos que
seriam guardados posteriormente (E1, 2014).
Conforme E1 (2014) familiarizava-se com as novas atividades e tinha contato mais direto com os
papéis, foi percebendo a importância que eles tinham para a empresa e a função que
desempenhavam no dia a dia administrativo. Observou ainda, as vantagens de um arquivo bem
formado e organizado.
E1(2014) experimentou também as dificuldades causadas por problemas processuais na rotina e nas
atividades da empresa, que tornavam o uso dos arquivos menos dinâmico e faziam com que as
operações demandassem mais tempo do que o necessário. A partir de tal situação, E1 (2014)
motivou-se para a busca de soluções, que abrangessem um arquivamento eficiente, fato que tornaria
o uso de documentos eficaz.
5.2 CRIAÇÃO DO ARQUIVO CORRENTE DIGITAL
No ambiente em estudo, E1 (2014) destaca que o arquivo corrente é o que demanda mais consultas
e empréstimos de documentos. A conferência de contratos, o envio de notas fiscais de bens
adquiridos aos contadores, a atualização do cadastro de funcionários, o arquivamento de novos
comunicados e correspondências recebidas dos fornecedores e cópias de diversos documentos são
exemplos de atividades diárias que envolvem o uso do arquivo corrente.
E1 (2014) comenta ainda, que o uso do e-mail corporativo é essencial e é por meio desta ferramenta
que ocorre grande parte de troca de informações e envio de documentos tanto para com clientes
quanto fornecedores. “Sempre que era necessário enviar vias de documentos assinados, notas
fiscais, contratos e propostas era preciso fazer a busca do documento físico no arquivo corrente e
posterior digitalização para que fosse enviado eletronicamente”. (E1, 2014).
Tendo em vista que as solicitações tornavam-se uma constante e o tempo entre a busca da
informação em meio físico no arquivo corrente e a digitalização atrasavam os tramites seguintes, o
diretor administrativo em conjunto com a secretaria decidiram pela transformação do arquivo físico em
digital (E1, 2014). E1 (2014) relata ainda que ficou responsável pela implantação do arquivo digital.
Assim, para que o processo de digitalização se concretizasse houve planejamento antes de qualquer
execução. E1 (2014) conta que inicialmente decidiu-se pelo local em que ficariam armazenados
eletronicamente os documentos e que para isto, optou-se pelo uso da Intranet, ferramenta citada por
Viana (2014) como uma das principais, usadas dentro da gestão eletrônica documental. Em seguida,
foi planejada a organização visual das pastas e subpastas que acomodariam os arquivos digitais,
com o intuito de nortear a organização e destino dos arquivos.
Destaca-se que na implantação do arquivo, E1 (2014) decidiu manter os principais grupos já
existentes no arquivo físico corrente, a fim de que não houvesse estranhamento e dificuldades na
consulta daqueles que estavam acostumados com a busca física. A partir dessa definição, as
principais pastas ficaram divididas da seguinte forma: Clientes, Documentação da Empresa,
Fornecedores, Funcionários e Imobilizado. Inseridas nessas, as demais subpastas que separam os
documentos por assunto ou ano. A figura 1 ilustra o diagrama da organização das pastas e subpastas
digitais:
Figura 10 - Disposição das pastas digitais
173
Livro de Atas
CISA 2015
Fonte: Elaborado pelas autoras com base na entrevista de E1 (2014).
A figura 1 demonstra que a organização das pastas considerou o método alfabético, por assunto,
para especificá-las; além desse, o sistema alfanumérico foi adotado em alguns casos, incluindo o 0
(zero) a frente dos nomes das pastas, com o intuito de dar destaque às pastas de Ex-Clientes, ExFuncionários e Ex-Fornecedores, a fim de que elas não se mesclassem as pastas dos atuais clientes,
funcionários e fornecedores.
Houve também, uma padronização da nomenclatura dos documentos. O objetivo, segundo E1 (2014)
foi o de facilitar o resgate e dispô-los de forma correta nas pastas eletrônicas. E1 (2014) explica que
os documentos criados eletronicamente seguiram o padrão já adotado pela empresa, principalmente,
contratos de clientes e propostas técnicas, que são identificados por um código que os diferenciam e
os identificam. Esse código é composto pela data em estilo “AAAAMMDD”, na qual o documento foi
criado, acompanhado de seu número (NN) e versão (VV), seguido do título do documento ou resumo
do seu conteúdo, desta forma: “AAAAMMDD.NN-VV Título”. Exemplificando, 20140911.01-01
Proposta Novo Portal. De acordo com E1 (2014), o padrão de nomenclatura foi criado pelo diretor
174
Livro de Atas
CISA 2015
administrativo da empresa, podendo ser interpretado como um sistema alfanumérico que mantém os
arquivos ordenados sempre pelas suas datas de criação.
Assim, conta E1 (2014), que número e versão foram recursos adotados para diferenciar documentos
emitidos em mesma data e com mesmo assunto. Por exemplo, duas propostas técnicas emitidas ao
mesmo cliente no dia 11 de setembro de 2014, mas que se referem a dois serviços distintos terão
seus números diferentes. “20140911.01-01” e “20140911.02-01”. Em se tratando de versão, para as
propostas que são corrigidas ou atualizadas, de acordo com as negociações entre clientes, são
geradas versões novas, por exemplo, 20140911.01-03 significa que esta é a 3ª versão da proposta.
Após o planejamento da nomenclatura e disposição dos documentos, deu-se início à etapa de
digitalização propriamente dita (E1, 2014). Utilizou-se a técnica de digitalização mais usada pelo
GED, visto que era necessário apenas um aparelho de scanner, já existente na empresa.
Em seguida, E1 (2014) relata que foram retiradas, aos poucos, as pastas suspensas do arquivo
corrente físico, sendo os documentos digitalizados página a página. As imagens foram copiadas para
um arquivo em DOC e após, salvas em formato PDF. Tal procedimento justifica-se pelo dito sobre
segurança do GED, por Silva et al (2013), ou seja, que o formato final em PDF deve ser o escolhido,
visto que não permite adulteração de informação.
Outro elemento interessante, é que os escaneamentos foram realizados sempre em escala de cinza
para que o tamanho dos arquivos eletrônicos fosse menor. E1 (2014) comenta ainda, que ao final das
digitalizações o número de páginas do documento eletrônico era conferido com o documento físico
para evitar que informações fossem perdidas ou os documentos fossem digitalizados incompletos. Na
medida em que os documentos eram transformados em arquivos eletrônicos eles eram salvos em
suas respectivas pastas e o arquivo corrente digital tomava forma (E1, 2014).
Ao final do processo, E1 (2014) explica que a organização por assunto guia o usuário das pastas
eletrônicas e evita que o usuário precise acessar todas as pastas eletrônicas até encontrar a correta.
Quando não se faz mais necessária a organização das pastas por assunto, a distribuição dos
documentos é realizada por ano.
No que se refere ao tempo gasto para a implantação do arquivo corrente digital E1 (2014) relata que
o tempo total para realizar a modificação nos arquivos foi em torno de 9 semanas ou pouco mais de 2
meses, conforme ilustra a tabela 3.
Tabela 3 - Cronograma da Criação do Arquivo Corrente Digital
Etapa
Tempo
Planejamento
1 semana
Digitalização
8 semanas
Fonte: Elaborado pelas autoras com base na entrevista de E1 (2014).
A tabela demonstra que a primeira atividade, a de planejamento, foi realizada em uma semana. Essa
etapa compreende desde o pensar sobre a criação de um arquivo digital, início da organização das
pastas eletrônicas até a criação da unidade de rede em intranet para o armazenamento do arquivo
digital. O momento seguinte, de digitalização de documentos teve maior duração, oito semanas, visto
o processo trabalho de digitalizar folha a folha toda a massa documental, conforme informado
anteriormente por E1 (2014).
E1 (2014) lembra que por diversas vezes as atividades de gestão documental deixaram de ser
prioridade para a resolução de outras questões consideradas mais urgentes ou a pedido do próprio
diretor administrativo, que incluía novas tarefas na rotina na secretária. Tais fatos tornaram o
processo de certa forma moroso, contudo não menos eficiente.
Por fim, sabe-se que o processo de transformação do arquivo corrente em arquivo digital jamais terá
fim, visto que todos os documentos que dão entrada nas pastas físicas do arquivo físico passam,
também, pelo processo de escaneamento.
175
Livro de Atas
CISA 2015
A partir do apresentado, compreende-se que as mudanças e soluções implementadas foram
possíveis porque a secretária era a responsável pelo cuidado e manutenção arquivística. Todavia,
lembra-se que além da gestão documental, estavam a cargo da profissional as principais atividades
que geravam ou dependiam dos documentos arquivados, assim sendo, ela pôde contribuir, tendo
uma visão ampla de todo o processo administrativo que envolve a gestão documental e os processos
que são apoiados pelos documentos emitidos ou recebidos. Nesse contexto, Lopes e Farias (2013,
p.09) apontam que “As diversas atribuições deste profissional são imprescindíveis para um
funcionário lidar com o grande volume de informações contido nos documentos, (...) e principalmente
uma gestão de documentos eficaz.”.
No caso relatado, a profissional de secretariado teve a oportunidade de interpretar as reais
necessidades dos arquivos, averiguar quais dificuldades eram encontradas em seu manuseio, para
então, planejar soluções adequadas para as questões. As medidas corretivas adotadas e os
procedimentos realizados foram pensados visando melhorar as atividades secretariais, bem como,
trazer benefícios ao todo organizacional.
Faz-se necessário salientar que o profissional de secretariado não substitui em sua totalidade um
profissional com formação arquivística, porém, em situações como a relatada neste estudo, em
pequenas empresas, é possível que o secretário tenha controle total dos arquivos físicos e digitais,
conforme demonstrado. Desse modo, considera-se que o perfil contemporâneo polivalente desse
profissional o permite alcançar tal objetivo. A esse propósito Varela e Neumann (2011, p. 45),
explicam que:
O profissional secretário executivo bem informado e com um diferencial na área de arquivologia e
gestão documental pode tornar uma empresa mais bem estruturada e organizada, voltada para as
necessidades do mercado, sendo capaz de transmitir uma imagem de modernidade, inovação e
excelência para todos os que utilizam os seus serviços. (VARELA; NEUMANN).
Portanto, o secretário que inclui a gestão documental em seu currículo deve ter consciência da
importância da sua atuação nesta área e compreender que suas ações como gestor documental
beneficiarão não só a empresa ou departamento em que atua, mas também a profissão de secretário
como um todo. O aperfeiçoamento das atividades secretariais é essencial para firmar o
reconhecimento da profissão e a importância do profissional no mercado de trabalho.
Considerações finais
Nota-se que o atual meio corporativo, tecnológico e econômico busca profissionais capacitados e
com responsabilidade, não sendo diferente quando se trata de profissionais de secretariado. Em uma
análise rápida de anúncios de emprego para a área, observa-se a demanda, crescente no mercado
de trabalho, por secretários que dominam suas habilidades de planejamento e execução de tarefas.
Alinhado ao posto, está o objetivo deste trabalho: analisar a atuação do profissional de secretariado,
como um gestor documental, na implantação de um arquivo digital, neste caso da empresa Grupos
Internet, que buscava implantar soluções que trouxessem agilidade e rapidez na busca de
documentos.
O estudo verificou que existe, a partir do perfil contemporâneo do profissional de secretariado, a
possibilidade dele assumir as demandas de gestor documental. Tal fato foi comprovado pelo
desenvolvimento e a implantação de um arquivo corrente digital na Grupos Internet, realizado pela
secretária da empresa. Em outras palavras, no caso estudado observa-se que o profissional dessa
área tem a capacidade de moldar-se às necessidades do espaço organizacional e mostrar
competência atuando como agente de mudanças em seu local de trabalho. Ou seja, havendo
dedicação, responsabilidade e conhecimento sobre o tema, o secretário pode assumir o papel de
gestor documental e aprimorar a estrutura da organização e seus processos.
O estudo revelou ainda, uma série de vantagens, durante o processo de implantação do arquivo
digital, tanto para a empresa quanto para a atuação da secretária, tais como: instituição de novas
ferramentas para controle dos arquivos, queda no número de vias originais extraviadas,
reconhecimento da atuação da profissional como gestora documental, percepção da importância da
correta guarda e manuseio de documentos.
Por fim, é essencial dizer que a gestão documental é um processo importante para as organizações e
peça chave quando se trata da execução de tarefas administrativas, visto que a correta manutenção
176
Livro de Atas
CISA 2015
e manuseio dos documentos geram vantagem competitiva, acelerando os processos decisórios e a
captura de informações importantes.
Vale retomar, que a gestão documental é uma atividade que requer atenção e zelo por parte do
profissional encarregado, esperando-se do profissional de secretariado, nessa função, que atue no
sentido de incorporar à organização uma nova perspectiva, nos sentido de contribuir com novas
possibilidades de atuação e também, que desenvolva habilidades gerenciais de planejamento,
execução de tarefas e controle.
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Livro de Atas
CISA 2015
A BUSCA DA CIENTIFICIDADE DO SECRETARIADO NO CONTEXTO
BRASILEIRO: ASPECTOS HISTÓRICOS E ATUAIS
Cibele Barsalini Martins
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Brasil
cibelebm@uol.com.br
Fernanda Geremias Leal
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Brasil
fernanda.leal@ufsc.br
Eduardo César Pereira Souza
Universidade Federal do Amapá (UNIFAP), Brasil
edwardsouza3@gmail.com
Maria do Carmo Assis Todorov
Universidade Nove de Julho (UNINOVE), Brasil
madu4@hotmail.com
RESUMO
Conforme evidenciaram Sabino e Marchelli (2009, p. 615), “a busca dos objetos de conhecimento em
Secretariado impõe estabelecer suas origens históricas e as instâncias sociológicas que permitem a
identificação das características particulares sobre o ofício”. Com isso, compreende-se que as
questões relativas à pesquisa científica estão, direta e indiretamente, imbricadas nas perspectivas
históricas e sociológicas que permeiam a profissão de secretário-executivo. Nesse sentido, o
presente artigo tem por objetivo apresentar um mapeamento da busca pela cientificidade do campo
secretarial a partir dos embates vivenciados no território brasileiro, com ênfase nos contextos do
passado e do presente, numa perspectiva profissional e acadêmica. Trata-se de um estudo de caso
de natureza qualitativa, cujos dados foram coletados por meio de pesquisas bibliográficas e
documentais. Os resultados alcançados nos permitiram compreender que a busca da cientificidade
no campo do Secretariado no contexto brasileiro, apesar de sua recente estruturação formal, tem sido
uma constante e já produziu importantes legados, a exemplo da fundação e estruturação da
Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado (ABPSEC), em 2013.
Palavras-chave: Cientificidade. Secretariado Executivo. Brasil.
ABSTRACT
As pointed by Sabino and Marchelli (2009, p. 615), "the search for knowledge objects in the
Secretariat field must establish its historical origins and the sociological bodies that enable the
identification of specific characteristics about this position". Thus, we understand that the issues of
scientific research are, directly and indirectly, intrinsic in historical and sociological perspectives that
surround the profession of executive assistant. Thereby, the present paper aims to present a mapping
of the search for the scientificity in the Secretarial field from the facts experienced in the Brazilian
territory, with focus on the contexts of the past and the present, in a professional and academic
perspective. It is qualitative case study, which data were collected through bibliography and
documentation. The results allowed us to understand that that the search for the scientificity in the
Secretarial field, despite from its recent formal structure, has been raising as well as it has already
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achieved important legacies, for example, the establishment and structure of the Brazilian Association
of Research Secretariat (ABPSEC), in 2013.
Keywords: Scientificity. Executive Secretariat. Brazil.
1 INTRODUÇÃO
O final da primeira e o início da segunda década do Século XXI já podem ser considerados um
período que impulsionou mudanças significativas no contexto do Secretariado no Brasil, dado o
considerável aumento de publicações científicas na área, a mobilização das representações da
categoria e a crescente visibilidade da profissão, materializada no aumento da procura por essa
formação (ABPSEC, 2014a).
Até então, a rotina dos profissionais, estudantes, professores, pesquisadores e representantes da
categoria estava, de certa maneira, restrita às suas atuações isoladas e individuais. Mesmo os mais
envolvidos com a profissão reconheciam a ausência de produções específicas voltadas ao
Secretariado e que a maioria das existentes poderia ser categorizada como tecnicista (DURANTE,
2012). Os docentes e pesquisadores das mais de 190 instituições (ABPSEC, 2014b) credenciadas
para oferecer cursos de Secretariado não tornavam públicos os resultados de suas pesquisas, o que,
segundo Durante (2012), era reflexo da falta de cultura dos envolvidos com a pesquisa científica
sobre o Secretariado, resultando numa limitada literatura sobre a atuação profissional.
Esse contexto levou o Ministério da Educação (MEC), órgão governamental brasileiro que regula,
avalia e fiscaliza as instituições de ensino superior e os cursos superiores no país, a, no ano de 2009
(ABPSEC, 2014a; FENASSEC, 2009a; MARTINS; ZANON, 2013; SCHUARCZ; SÁ; WARMUTH e
MAÇANEIRO, 2014) movimentar toda a categoria com a abertura de uma consulta pública sobre a
legitimidade da profissão. Dentre as diversas questões propostas, almejava-se conhecer a opinião
dos cidadãos acerca da continuidade da existência dos cursos superiores de Secretariado no Brasil,
bem como se eles consideravam a formação para atuar como profissional da área adequada e
suficiente até o ensino médio. Caso a maioria votasse a favor dessa vertente, os cursos em
andamento seriam extintos e aos alunos regularmente matriculados seria garantido o direito de obter
o título de “Administrador” em vez de “Secretário-executivo”.
Devido à abrangência e importância dessa consulta pública, diversas instituições representantes da
profissão se uniram para reivindicar contra a proposta dos agentes do órgão regulador ligado ao
MEC, a Secretaria de Educação Superior (SESu), que havia tomado a iniciativa de consultar a
sociedade (FENASSEC, 2009a). Em pouco tempo, a Federação Nacional das Secretárias e
Secretários (FENASSEC), juntamente com sindicatos e instituições de ensino superior que ofereciam
o curso, conseguiram agendar audiência, que ocorreu em outubro de 2009, e, diante de vários
argumentos apresentados à SESu, a consulta pública foi suspensa.
Contudo, aproveitou-se a oportunidade para expor e esclarecer os motivos que levaram à abertura da
referida ação por parte do órgão regulador. Dentre os motivos elencados pela SESu, destacou-se a
falta de entendimento sobre a formação que os alunos recebiam, pois os especialistas contratados
não conseguiram entender os reais objetivos dos cursos, incluindo as especificidades da formação e
a futura atuação do egresso no mercado de trabalho, uma vez que eles percebiam, com base nos
documentos consultados, diversas semelhanças com o curso de Administração.
Outro motivo alegado pela SESu foi que os mesmos especialistas não encontraram publicações de
pesquisas científicas sobre o Secretariado, inclusive dos professores que atuavam nos cursos em
andamento na época, uma vez que pelo menos nas instituições de ensino superior públicas o
professor deveria, conforme a legislação, desenvolver atividades de ensino, pesquisa e extensão.
Entretanto, ao examinar os currículos dos docentes, os especialistas identificaram que o corpo
docente dos cursos de Secretariado era composto por professores de outras áreas do conhecimento
e que, por consequência, suas publicações científicas estavam relacionadas às suas respectivas
áreas de formação e não ao Secretariado.
Diante dos argumentos da SESu, os participantes da audiência se comprometeram a levantar e
avaliar os documentos publicados sobre os cursos de Secretariado em cada instituição, a fim de
demonstrar as especificidades e a relevância da profissão, além de incentivar os professores a
ampliarem as pesquisas acadêmicas na área e a publicarem os resultados alcançados em eventos e
revistas científicas, com vistas à geração de volume suficiente de pesquisas e publicações sobre a
temática relacionada aos cursos de Secretariado Executivo.
181
Livro de Atas
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A partir dessas ponderações novas perspectivas emergiram e se intensificaram no campo de atuação
e formação do Secretariado: a busca pela cientificidade. Desse modo, este artigo tem por objetivo
apresentar um mapeamento da procura pela cientificidade no campo secretarial a partir dos embates
vivenciados no território brasileiro, com ênfase nos contextos do passado e do presente, numa
perspectiva profissional e acadêmica. Ademais, pretende-se contextualizar as conquistas e os
desafios evidenciados pela profissão no Brasil, bem como discorrer sobre o caminho percorrido para
inserir a pesquisa no dia a dia do profissional da área. O artigo está distribuído em quatro partes.
Após a presente introdução, que contextualiza o leitor sobre o assunto abordado, apresenta-se o
referencial teórico da pesquisa, que reúne as bases teóricas encontradas em sítios, revistas e livros
acerca do tema, o que materializa a busca pela cientificidade da profissão. Em um terceiro momento
expõe-se a orientação metodológica que viabilizou o desenvolvimento do trabalho, na intenção de
detalhar o caminho percorrido para alcançar as os resultados obtidos. Por fim, tecem-se as
considerações finais deste estudo, bem como sugestões para futuras pesquisas relacionadas a este
tema.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 A profissão de Secretariado no Brasil em uma perspectiva histórico-atual
Algumas publicações (SABINO; ROCHA, 2004; AZEVEDO; COSTA, 2006; PORTELA;
SCHUMACHER, 2006, NONATO JÚNIOR, 2009; CAMARGO, 2013), demarcam a década de 1950
como o período de início das transformações do mercado para o Secretariado, que até então era
predominantemente exercido pelo gênero masculino. Segundo esses autores, devido à falta de mão
de obra masculina disponível no mercado, consequência da atuação dos homens nas duas grandes
guerras mundiais, as mulheres passaram a ocupar as funções relativas ao Secretariado nas
indústrias e empresas.
Tendo por base essas informações, Lieuthier (2013) afirmou que os profissionais de Secretariado
brasileiros sempre tiveram um perfil arrojado, desafiador e desbravador. Nesse sentido, logo em 1965
iniciaram-se as discussões sobre os pleitos que envolviam a profissão na época, como: melhores
condições de trabalho; aprimoramento cultural; questões éticas etc., configurando, assim, um grupo
profissional interessado no desenvolvimento da categoria e atento aos desafios de empregabilidade e
formação.
Múltiplas conquistas relacionadas ao avanço da profissão foram alcançadas em anos anteriores e
posteriores ao episódio mencionado no último parágrafo. Na tentativa de apresentar os principais
êxitos da profissão de Secretariado, no Brasil, (entre os anos de 1943 a 2013), elaborou-se o Quadro
1, a seguir, a partir de informações coletadas em diferentes fontes bibliográficas:
Quadro 1: Principais conquistas do Secretariado brasileiro
Ano
Conquista
1943
Abertura do primeiro curso Técnico em Secretariado, na Fundação Escola do Comércio
Álvares Penteado, em São Paulo.
1968
Criação do “Clube das Secretárias”.
1969
Abertura do primeiro curso superior de Secretariado, na Universidade Federal da Bahia
(UFBA).
1970
Transformação do Clube das Secretárias em “Associação das Secretárias do Rio de
Janeiro”.
1976
Criação da “Associação Brasileira de Entidades de Secretárias”.
1977
Publicação da Lei n.º 1421, que institui o dia 30 de setembro como o Dia Nacional da
Secretária.
182
Livro de Atas
CISA 2015
Ano
Conquista
1978
Publicação da Lei n.º 6.556, que dispõe sobre as atividades do Secretário e dá outras
providências.
1978
Primeiro reconhecimento de curso superior em Secretariado Executivo pelo órgão regulador
brasileiro (MEC), na Universidade Federal de Pernambuco (UFPE).
1985
Publicação da Lei n.º 7377, que regulamenta a profissão de Secretário no Brasil.
1987
Publicação da Portaria n.º 3.103 de Enquadramento Sindical, que denomina a profissão
como categoria profissional diferenciada.
1988
Criação da Federação Nacional das Secretárias e Secretários (FENASSEC).
1989
Publicação do Código de Ética da Profissão.
1993
Realização do 1º Simpósio Internacional de Secretariado, em Manaus, capital do Estado do
Amazonas.
1996
Publicação da Lei n.º 9261, que complementa a Lei n.º 7377/85.
2002
Criação do 1º Grupo de Pesquisa na área de Secretariado: “Grupo de Pesquisa em
Secretariado Executivo Bilíngue”, da Universidade Estadual do Oeste do Paraná
(UNIOESTE).
2002
Inclusão da profissão de Secretário à Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).
2005
Publicação da Resolução n.º 3, pelo Ministério da Educação (MEC), que institui as Diretrizes
Curriculares Nacionais para os cursos Superiores de Secretariado Executivo.
2005
Início da realização de concursos públicos pelas Instituições Federais de Ensino Superior
para o cargo de secretário-executivo.
2007
Lançamento do primeiro curso totalmente e-learning de pós-graduação para Secretariado
em Educação a Distância.
2008
Publicação da Resolução n.º 3, do Conselho Nacional de Educação, que dispõe sobre a
instituição e implantação do Catálogo Nacional de Cursos Técnicos de Nível Médio, na qual
se insere o de Técnico em Secretariado.
2010
Realização do 1º Encontro Nacional Acadêmico de Secretariado Executivo (ENASEC).
2013
Criação da Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado (ABPSEC).
Fonte: Adaptado de Sabino; Rocha (2004); Bíscoli (2012); Almeida (2013); Baptista e Camargo (2013); Bíscoli e Bilert (2013);
Lieuthier (2013); Oliveira (2013).
Por iniciativa da fundadora da FENASSEC, Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes (in
memoriam), começou em 1992 um extenso programa de difusão e compartilhamento com
organismos internacionais de Secretariado de países de diversos continentes, culminando na
realização do 1º Simpósio Internacional de Secretariado, em Manaus, Amazonas, com a participação
das seguintes associações internacionais: Associação de Secretárias Executivas Portuguesas (ASP)
– Portugal; Professional Secretaries International (PSI e atual IAAP) – Estados Unidos da América,
organização norte-americana com sócios em mais de 180 países; European Association Professional
Secretaries (EAPS e atual EUMA) – associação europeia que representa cerca de 20 países;
Federación Nacional de Asociaciones de Secretaria de España (FENAS) – Espanha; Federación
183
Livro de Atas
CISA 2015
Interamericana de Asociaciones de Secretarias (FIAS) – que abrange a América Central e a América
Latina, exceto o Brasil.
Dando seguimento à iniciativa de difundir e divulgar a profissão de secretário, Leida Moraes realizou
palestras sobre o Secretariado brasileiro em diversos eventos internacionais, tendo contribuído para
que o profissional do Brasil fosse cada vez mais respeitado no exterior, resultando, inclusive, na
publicação de um artigo no jornal inglês “The Guardian” que apresenta as secretárias brasileiras
como as mais bem preparadas do mundo (The Guardian, 2001).
Em 1985, com a regulamentação da Lei n.º 7.377, ocorreu a mudança mais importante e significativa
para o profissional de Secretariado brasileiro, uma vez que a Lei definiu e especificou a profissão de
Secretário, dividindo-a em suas categorias: Secretário-executivo e Técnico em Secretariado,
determinando-lhes suas respectivas atribuições, expostas no Quadro 2:
Quadro 2: Atribuições do secretário-executivo e do técnico em Secretariado (Lei n.º 7.377/85)
Atribuições do secretário-executivo
I
Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.
II
Assistência e assessoramento direto a executivos.
III
Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.
IV
Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro.
V
Interpretação e sintetização de textos e documentos.
VI
Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma
estrangeiro.
VII
Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da
empresa.
VIII
Registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas.
IX
Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia.
X
Conhecimentos protocolares.
Atribuições do técnico em Secretariado
I
Organização e manutenção dos arquivos de secretaria.
II
Classificação, registro e distribuição da correspondência.
III
Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma
estrangeiro.
IV
Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos,
informações e atendimento telefônico.
Fonte: Adaptado de Brasil (1985).
A partir da publicação da referida Lei estabeleceram-se restrições para o exercício da profissão, posto
que somente os profissionais com formação na área ou com comprovada atuação profissional por
meio de registros anteriores à sua data de publicação poderiam requerer junto à Superintendência
Regional do Trabalho e Emprego (SRTE), órgão vinculado ao Ministério do Trabalho e Emprego
184
Livro de Atas
CISA 2015
(MTE), o registro profissional que permite o exercício da profissão em todo o território nacional
brasileiro.
Entretanto, como a absorção em todo processo de mudanças é lenta, as entidades representativas
da profissão no Brasil observam, ainda hoje, que infelizmente diversas organizações ignoram ou
desconhecem a regulamentação da profissão. Assim, para se eximirem da fiscalização e,
consequentemente, de multas, acabam por praticar ações que burlam a regulamentação do
Secretariado.
A principal inadimplência desenvolvida pelas empresas brasileiras, comprovada pelo resultado de
uma pesquisa iniciada e dirigida pela presidência do Sindicato das Secretárias e Secretários do
Estado de São Paulo (SINSESP) e da FENASSEC, na mesma época da regulamentação da
profissão, foi que se criavam diversas nomenclaturas de ocupações para registrar os profissionais
que não atendiam aos requisitos legais da profissão de secretário e desempenhavam suas funções. A
partir dos resultados da pesquisa, o SINSESP publicou uma relação com aproximadamente 500
nomenclaturas de cargos correspondentes a “secretário”, que variam entre atendentes a assessores
(SINSESP, 2014a, 2014b).
Como consequência, em 2002 a profissão foi incluída na Classificação Brasileira das Ocupações
(CBO), que tem o objetivo de classificar as atividades desenvolvidas pelos trabalhadores do país em
seus diversos setores, servindo como base para que a Organização Internacional do Trabalho (OIT)
desenvolva o Código Internacional de Ocupações. Nesse sentido, a atualização da profissão de
secretário-executivo e suas demais nomenclaturas nessa publicação teve a importância de ampliar o
nível de atuação do profissional, contribuindo para a sua legitimidade no mercado de trabalho (LEAL,
2014). Os códigos profissionais relacionados ao secretário-executivo estão descritos na CBO da
seguinte forma:
Quadro 3: Descrição da profissão de secretário-executivo na CBO
2523 – Secretários-executivos e afins
2523-05 – Secretário-executivo: Assessor de diretoria, Assessor de presidência,
Assistente de diretora, Assistente de presidência, Auxiliar administrativo de diretoria,
Auxiliar administrativo de presidência, Secretário de diretoria, Secretário de gabinete,
Secretário de presidência, Secretário pleno, Secretário sênior, Tecnólogo em
Secretariado.
Títulos
2523-10 - Secretário bilíngue: Assessor bilíngue, Assistente bilíngue, Auxiliar
administrativo bilíngue, Secretário bilíngue de diretoria, Secretário bilíngue de
gabinete, Secretário bilíngue de presidência, Secretário pleno bilíngue, Secretário
sênior bilíngue.
2523-15 - Secretário trilíngue: Assessor trilíngue, Assistente trilíngue, Auxiliar
administrativo trilíngue, Secretário pleno trilíngue, Secretário sênior trilíngue,
Secretário trilíngue de diretoria, Secretário trilíngue de gabinete, Secretário trilíngue
de presidência.
Descrição
sumária
Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, atendendo pessoas
(cliente externo e interno), gerenciando informações, elaboram documentos,
controlam correspondência física e eletrônica, prestam serviços em idioma
estrangeiro, organizam eventos e viagens, supervisionam equipes de trabalho, geram
suprimentos, arquivam documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de
suas tarefas administrativas e em reuniões.
Condições
gerais
de
exercício
Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e
serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada,
estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou
em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em
posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais
de um diretor ou uma área. Os secretários bilíngue-trilíngues realizam as mesmas
185
Livro de Atas
CISA 2015
2523 – Secretários-executivos e afins
atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que
requerem fluência em língua estrangeira.
Formação e
experiência
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nível de
bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no Ministério do Trabalho é
obrigatório. Para as secretárias bilíngues e trilíngues a fluência em dois ou três
idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre
após dois ou três anos de experiência.
Fonte: Adaptado de CBO (2002).
O não cumprimento da regulamentação da profissão de secretário também pode ser observado na
esfera pública brasileira. Ainda ocorrem concursos públicos com vagas para secretários técnicos,
tecnólogos e/ou executivos que não restringem a participação aos profissionais da área. Como
resultado, muitos cargos acabam sendo preenchidos por profissionais com outras formações.
No caso dos concursos promovidos pelas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) para o
cargo de secretário-executivo, o próprio Plano de Carreira dos Cargos Técnico-administrativos em
Educação (PCCTAE) admite, equivocadamente, o ingresso de profissionais de Letras na ocupação
do cargo, além de não exigir para a posse dos nomeados o registro profissional na Superintendência
Regional do Trabalho e Emprego, previsto nas leis de regulamentação da profissão no Brasil (n.º
7.377/1985 e 9.261/1996) (LEAL, 2014).
O Quadro 4 demonstra a forma como o cargo de secretário-executivo é apresentado no PCCTAE:
Quadro 4 - Distribuição dos cargos por nível de classificação e requisitos para ingresso
Cargos Técnico-administrativos em Educação
Nível
de
classificação
Denominação do
cargo
E
Secretárioexecutivo
Requisitos para ingresso
Escolaridade
Outros
Curso Superior em
Letras ou Secretariado
Executivo Bilíngue
---
Fonte: Brasil (2005).
Devido aos equívocos constantes no PCCTAE, algumas IFES deram exercício a profissionais que
não se enquadravam às exigências das leis de regulamentação da profissão no Brasil. Mesmo com a
emissão do Ofício n.º 15/2005/CGGP/SAA/SE/MEC, de 28 de novembro de 2005, em que o MEC
passou a exigir a habilitação profissional para o ocupante do cargo, o problema persiste em algumas
dessas instituições, resultando em uma série de processos jurídicos dos profissionais da área, com
respaldo da FENASSEC e dos sindicatos da classe (LEAL, 2014).
Em 27 de março de 2009 a FENASSEC emitiu o Parecer Jurídico n.º 19/2008, tratando da
obrigatoriedade do registro profissional em concurso público. As principais partes do documento são
expostas abaixo:
Este parecer tem a finalidade de demonstrar a importância [...] da formação do profissional de
Secretariado, e a obtenção do registro nos termos da Lei [...] para concorrer às vagas para os cargos
de [...] secretário-executivo que são oferecidas pela administração pública direta e indireta [...]. É
conveniente anotar a obrigação atribuída à União [...] visando à formação e ao aperfeiçoamento dos
servidores [...]. A Administração deve buscar [...] a eficiência [...]. Sob este prisma, observa-se que a
profissão do Secretário é reconhecida há mais de vinte e três anos e que, hoje, existem no país
vários cursos [...], além de profissionais inscritos nas superintendências do Ministério do Trabalho e
186
Livro de Atas
CISA 2015
Emprego (MTE) por cumprirem os requisitos contidos na lei 7.377/85, alterada pela lei 9.261/96 [...].
Por conseguinte, há de se reconhecer que, a bem da eficiência exigida pela nossa Constituição
Federal, se faz mister a exigência do diploma em Secretariado, ou do competente registro junto ao
MTE para consecução das vagas abertas pelo setor púbico. Para exemplificar, não se espera que [...]
um professor de matemática não tenha especialização nas ciências exatas, com licenciatura. Da
mesma maneira, não se pode admitir que um profissional de Secretariado, que atue no setor público,
não tenha adquirido conhecimentos em sua área de atuação, a não ser por um curso
profissionalizante ou pela experiência que lhe conferiu o registro profissional (LEAL, 2014 apud
FENASSEC, 2009).
Segundo depoimento da presidente da FENASSEC, durante o “IV Fórum Nacional de Debates sobre
Competências Profissionais: níveis de atuação”, realizado em maio de 2008, em Brasília, Distrito
Federal, foram alterados dois editais de concursos públicos no território nacional, que ofereciam
vagas para secretários, que passaram a exigir registro profissional dos candidatos a concorrer às
vagas para os cargos de Técnicos em Secretariado, Tecnólogo em Secretariado e Secretário
Executivo (FENASSEC, 2009b).
Não tendo alcançado os resultados esperados em relação às IFES, representantes da FENASSEC
reivindicaram ao MEC, em 2014, a retificação do PCCTAE. Conforme notícia veiculada na página da
FENASSEC, o último acordo, resultante de reunião entre as partes em maio de 2014, foi de que o
MEC solicitará ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) a alteração dos
requisitos para ingresso no cargo, que também incluem a exclusão da terminologia “bilíngue” (LEAL,
2014 apud FENASSEC, 2014).
Para reverter o quadro de flagrante desrespeito à lei e aos profissionais de Secretariado, a
FENASSEC e os sindicatos regionais vêm realizando um trabalho intenso para conquistar a
aprovação da criação do Conselho Profissional de Secretariado e para conscientizar as organizações
públicas e privadas da necessidade de exigência, nos processos de contratação, de profissionais
devidamente certificados e registrados no MTE, de modo que seja inviabilizada a prática de fraudes e
a ocupação dos cargos por pessoas sem qualificação para o cargo de secretário (CASTELO, 2007).
A regulamentação da profissão, seu exercício, o modo como as instituições realizam as contratações
dos profissionais de Secretariado, e a maneira que as organizações estabelecem o relacionamento
profissional com seus colaboradores são pautas das discussões sobre a atuação do secretário há
bastante tempo. Em 1973 foi criado o primeiro código de ética da profissão, reformulado em 1976 e
1989 (LEGER, 2011), porém, somente com a criação dos Conselhos de Profissionais de Secretariado
será possível adotar oficialmente o Código para parametrizar o relacionamento entre os profissionais
e as organizações, prevendo-se, inclusive, penalidades para as partes que o descumprirem.
Segundo Moraes (1995), em discurso na Universidade Estadual de Londrina (UEL), a ética na
profissão de Secretariado ainda é muito debatida pelo fato de que o “papel do profissional” ainda não
está bem definido na sociedade. A autora utilizou como comparativo a inferência de que o modo
como às pessoas percebem a atuação profissional do Secretário é muito diferente da forma como
percebem o que já conhecem e o que se espera, por exemplo, de um médico, engenheiro, professor,
advogado. Desse modo, quando questionadas acerca do papel do profissional de Secretariado, as
pessoas ficam em dúvida, e essa dúvida pode, inclusive, surgir do próprio secretário, uma vez que
muitas pessoas exercem a profissão sem formação na área, o que dificulta ainda mais a
disseminação e a conscientização desses profissionais para respeitar a legislação e o código de ética
da profissão.
Percebe-se que o estabelecimento de um código de ética é um importante balizador para a profissão,
porque determina padrões gerais de comportamento e de atitudes que tenderão a facilitar o
desempenho do profissional nas realizações de suas obrigações e no convívio com seus pares e
colegas.
Além disso, pode-se verificar a importância da Ética como competência ao consultar as Diretrizes
Curriculares Nacionais do Curso de Secretariado no seu Art. 4º, Inciso III, estabelecendo que o curso
de Secretariado Executivo deve possibilitar a formação profissional que revele, pelo menos, as
competências e habilidades do exercício de funções gerenciais, com sólido domínio sobre
planejamento, organização, controle e direção (Brasil, 2005), as quais não poderão ser exercidas de
modo intenso se o profissional não for detentor de uma formação técnica arrojada e de um
comportamento ético ilibado.
187
Livro de Atas
CISA 2015
O conhecimento e o domínio das competências previstas para a profissão se fazem necessários para
que o secretário consiga acompanhar as mudanças dinâmicas no mercado de trabalho, nas
organizações e na sociedade, permitindo-lhe alcançar uma percepção abrangente da sua atuação e
resultando, inclusive, na transformação do seu perfil profissional, de tecnicista para estratégico,
atuando como cogestor por deter conhecimento e resiliência que extrapolam a simples visão das
tarefas.
Segundo Leal (2014), um cenário organizacional complexo como o contemporâneo, caracterizado
pela dinamicidade e diversidade, demonstra que uma carreira linear não mais se ajusta aos perfis
profissionais, ao mesmo tempo em que valoriza a proatividade e a autonomia, permitindo que o
secretário dotado desse novo perfil encontre amplo espaço para atuar nos mais diversos nichos
organizacionais.
Com a evolução das demandas exigidas do secretário e, consequentemente, das atribuições e
responsabilidades que circundam essa profissão, atualmente, conforme propagam Alonso (2002),
Sabino e Rocha (2004), Nonato Júnior (2009) e outros autores, o perfil desejado para esse
profissional no terceiro milênio é de assessor, consultor, empreendedor e gestor, demandando
conhecimentos não somente técnicos e específicos, mas também abrangentes e generalistas, que o
permita expandir sua atuação para outras áreas, como: administração, informática, marketing,
finanças, gestão de pessoas, empreendedorismo etc. Nesse entendimento, Leal (2014), afirma que o
perfil almejado para o secretário nesse contexto é genérico e multidisciplinar, uma vez que deve
contemplar um conjunto de saberes e conhecimentos de ordem científica, técnica, ética e social, que
o permita contribuir para o aperfeiçoamento da qualidade e produtividade das organizações.
2.2 O caminho percorrido para a concretização da pesquisa no campo do Secretariado
Em 2005, com a publicação das Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de graduação em
Secretariado Executivo, a formação generalista para o profissional de Secretariado ficou mais clara,
quando verificado no § 2º, que nos projetos pedagógicos dos cursos de Secretariado Executivo podese admitir linha de formação em diversas áreas relacionadas com atividades gerenciais, de
assessoramento, de empreendedorismo e de consultoria, contidas no exercício das funções de
secretário-executivo, de modo a atender da melhor forma às necessidades do perfil profissiográfico
que o mercado ou a região exigem.
A adoção de perfil referencial é oportuna para que o profissional de Secretariado reúna elementos
para atender de forma positiva à organização e à equipe de trabalho em que estará inserido. Assim
sendo, este profissional necessita transitar entre assuntos de diversas naturezas, ter domínio e
conhecimento da área de atuação da empresa, de seu mercado de atuação, das suas diretrizes
organizacionais, além das rotinas do departamento em que trabalha e de sua equipe.
O conhecimento e as habilidades devem ser suficientes para conseguir identificar e entender quais
são os objetivos da empresa e como seu departamento irá contribuir para atingir tais objetivos; qual é
a visão da organização, isto é, onde ela pretende chegar e quais objetivos deverão ser conquistados
em curto, médio e longo prazo, para então ser um agente de mudanças e poder contribuir de modo
efetivo nas ações diárias para o alcance dos resultados desejados.
Para desenvolver esses conhecimentos, habilidades e atitudes, têm-se no Brasil os processos de
formação para aqueles que desejam atuar ou que já trabalham na área de Secretariado. Identifica-se
uma estrutura pronta para a formação dos níveis técnicos e de graduação, enquanto que para os
cursos de pós-graduação lato sensu, o processo ainda se encontra em fase de estruturação, ao
passo que não há, ainda, nenhuma estrutura para os cursos de stricto sensu que inclua os programas
de Mestrado e Doutorado (MARTINS; GENGHINI; MACCARI e GENGHINI, 2012).
Preocupados com as aparentes deficiências nos programas de pós-graduação e buscando supri-las
por meio da melhoria das estruturas e dos processos, os docentes e pesquisadores envolvidos com o
Secretariado vêm se organizando, nas duas últimas décadas, com o objetivo inicial de obter o
reconhecimento do Secretariado como uma área do conhecimento capaz de absorver pesquisas e de
gerar programas para atrair professores pesquisadores. O movimento já trouxe alguns resultados, a
exemplo da criação de revistas científicas reconhecidas pela Coordenação de Aperfeiçoamento de
Pessoal de Nível Superior (CAPES); grupos de pesquisas cadastrados no Conselho Nacional de
Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e a conquista mais recente, a criação da
Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado (ABPSEC), que tem como principais objetivos:
188
Livro de Atas
CISA 2015
I - Promover o desenvolvimento do ensino de pós-graduação e da pesquisa em Secretariado,
contribuindo para sua consolidação e aperfeiçoamento, bem como estimular experiências novas na
área;
II - Promover o intercâmbio e a cooperação entre cursos de graduação, programas de pósgraduação, professores, estudantes e demais pesquisadores da área;
III - Difundir a produção de trabalhos científicos e acadêmicos na área secretarial;
IV - Estimular as atividades de pós-graduação e pesquisa em Secretariado para responder às
necessidades concretas das instituições de ensino superior, do mercado de trabalho, bem como das
comunidades locais e regionais, valorizando a cultura nacional e as culturas locais;
V - Identificar temas prioritários de pesquisa em Secretariado no país, promovendo o seu
desenvolvimento;
VI - Agir junto às agências de coordenação e de financiamento da pós-graduação e da pesquisa no
país, procurando garantir a participação democrática das bases nas decisões;
VII - Contribuir para o aperfeiçoamento profissional e a melhoria das condições de trabalho dos
profissionais de Secretariado, particularmente no nível acadêmico e científico;
VIII - Zelar pelos interesses profissionais dos seus associados;
IX - Promover o intercâmbio e a cooperação com associações e entidades congêneres. (ABPSEC,
2013).
Relativamente aos grupos de pesquisa, verifica-se que ocorreu uma evolução significativa nos últimos
vinte anos, conforme constatação baseada em suas datas de constituição cadastradas no CNPq.
Dos onze grupos cadastrados, verifica-se que o primeiro foi criado em 2002, outros dois em 2007,
dois em 2009, um em 2011 e os últimos cinco no ano de 2014, como revela o Quadro 5:
Quadro 5: Grupos de pesquisas cadastrados no CNPq
GRUPOS
1.
Grupo de Pesquisa em Secretariado Executivo Bilíngue – Unioeste
ANO DE
CRIAÇÃO
2002
Líder: Carla Maria Schmidt
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/2422462181212023
2.
Grupo de Estudos em Secretariado Executivo - GESEB – UPF
2007
Líder: Caroline Matiello Vaz
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/4758200861929450
3.
Linguística Dinâmica – UFPE
2007
Líder (es): Antonio Torre Medina e Simone Dias de Azevedo
Área: Linguística
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/7440260167673094
4.
Grupo de Pesquisas Interdisciplinares em Secretariado - GPISEC – UFS
Líder: Rosimeri Ferraz Sabino
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/2782776420454020
2009
189
Livro de Atas
CISA 2015
GRUPOS
5.
Gestão do Conhecimento nas Ciências Sociais Aplicadas – Unicentro
ANO DE
CRIAÇÃO
2009
Líder: Raimundo Nonato Júnior
Área: Ciência da Informação
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/5367631664506262
6.
Secretário Executivo: Que Profissão é esta? – IFMT
2011
Líder: Keyla Christina Almeida Portela
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/5194400054738172
7.
Grupo de Pesquisa em Secretariado Executivo Bilíngue – UNESC
2014
Líder: Jucélia da Silva Abel
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/4498103731315050
8.
NIEX - Núcleo Interdisciplinar de Estudos em Secretariado Executivo – UFV
2014
Líder: Débora Carneiro Zuin
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/3146125924469473
9.
Núcleo de Pesquisas Aplicadas em Gestão, Secretariado Executivo e Economia Npgessec – UNIFAP
2014
Líder: Robson Antonio Tavares Costa
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/7757921135442858
10.
Observatório Latino Americano de Pesquisa em Secretariado Executivo – UFPB
2014
Líder (es): Alberto Santos Arruda e Chussy Karlla Souza Antunes
Área: Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/3496912100879124
11.
Grupo de Estudos e Pesquisas em Secretariado Executivo - GEPES – UFC
2014
Líder (es): Conceição de Maria Pinheiro Barros e Joelma Soares da Silva
Área: Ciências Sociais Aplicadas; Administração
Link: http://dgp.cnpq.br/dgp/espelhogrupo/6076959746415690
Fonte: CNPq (2014).
Observa-se que a maioria dos grupos foi cadastrada na área de conhecimento “Administração”
porque, como comentado anteriormente, o Secretariado ainda não é considerado uma área do
conhecimento e os líderes dos grupos devem analisar qual é a outra área do conhecimento já
reconhecido pelo CNPq que pode sustentar os temas de suas pesquisas no campo secretarial.
Almeja-se que a criação de mais grupos e o amadurecimento dos atuais possibilitem a existência de
grupos consistentes da área e, consequentemente, a criação de cursos de stricto sensu em
190
Livro de Atas
CISA 2015
Secretariado. Positivamente, percebe-se que os professores e egressos dos cursos estão em busca
de qualificação (de titulação), para que em poucos anos seja possível constituir um corpo docente
com no mínimo onze doutores pesquisadores sobre o Secretariado, como requerem os órgãos
regulamentadores. Igualmente, de acordo com Leal (2014), evidencia-se que o aumento gradual do
nível de complexidade evidenciado tanto nos processos organizacionais quanto no perfil da profissão,
a perspectiva de atuação do Secretário no contexto contemporâneo é promissora.
Sobre a busca por titulação, observa-se que se refere a um processo relativamente longo, ao
considerar que em média no Brasil os cursos de doutorado abrangem um período entre 42 a 48
meses. Conforme o levantamento realizado por Maçaneiro (2012), em 2011, das pessoas formadas
em Secretariado no Brasil, somente 63 pessoas detinham o titulo de mestre e quatro o de doutor. Ao
replicar o estudo em 2013, verificou-se que o número de titulados vem aumentando timidamente, com
79 pessoas com titulação de mestre, seis com doutorado e uma com pós-doutorado (MAÇANEIRO;
KUHL, 2013).
Para dar vasão às produções dos pesquisadores sobre Secretariado, foram criadas, também neste
século, seis revistas científicas que já publicaram juntas mais de 200 artigos científicos com os
resultados das pesquisas na área. Mesmo sendo um número ainda restrito, os pesquisadores o
consideram um avanço e a demonstração de que estão cumprindo o compromisso assumido com a
SESu/MEC de publicarem pesquisas relevantes sobre a profissão. As atuais revistas científicas são:
Revista Expectativa, criada em 2001, na Universidade Estadual do Oeste do Paraná (Unioeste) –
Campus de Toledo;
Revista Capital Científico, criada em 2003, na Universidade Estadual do Centro-Oeste (Unicentro);
Fazu em Revista, criada em 2004, na Faculdade Associadas de Uberaba;
Secretariado Executivo em Revist@, criada em 2005, na Universidade de Passo Fundo;
Revista de Gestão e Secretariado (GeSec), criada em 2010, pelo SINSESP;
Revista Eletrônica de Ciências Administrativas e Econômicas (Arenta) Criada em 2014, pela
Universidade Federal de Roraima, ainda não possui artigos publicados.
Dos periódicos citados, somente a Revista de Gestão e Secretariado e a Secretariado Executivo em
Revist@ são cem por cento voltadas para a publicação de artigos relacionados ao Secretariado. Os
demais criaram linhas de pesquisas específicas para a profissão que constituem o escopo da revista.
3 METODOLOGIA
Para atender os objetivos propostos neste artigo, a pesquisa realizada é exploratória, com vistas à
compreensão de um tema pouco abordado nas agendas dos pesquisadores. Nas palavras de
Sampieri; Collado e Lúcio (1991, p. 59): “os estudos exploratórios são feitos, normalmente, quando o
objetivo da pesquisa é examinar um tema ou problema de investigação pouco estudado ou que não
tenha sido abordado antes”. Nesse sentido, entende-se que a intenção deste estudo foi familiarizar e
elevar a compreensão de um problema de pesquisa em perspectiva: a busca da cientificidade no
campo do Secretariado.
A abordagem do problema é qualitativa, pois identificou o ambiente natural como fonte direta dos
dados (TRIVIÑOS, 1987). Além disso, contemplou a subjetividade e a descoberta, ao mesmo tempo
em que valorizou o contexto dos participantes (VERGARA, 2012) e buscou significados relacionados
às suas vivências e experiências (GODOI, 2006). Segundo Richardson (1990), a pesquisa qualitativa
permite, ainda, contribuir no processo de mudança de determinado grupo e possibilitar o
entendimento das particularidades do comportamento dos indivíduos.
A estratégia da pesquisa foi um estudo de caso, pois a pesquisa esteve orientada para a
compreensão das dinâmicas que emergiram em um contexto específico (COLLIS, HUSSEY, 2005).
Yin (2010) realça que essa estratégia pode ser usada quando se pretende conhecer fenômenos
sociais complexos, como no caso deste estudo, que visou à compreensão da forma como a
cientificidade do Secretariado tem emergido no território brasileiro.
A Coleta de dados foi por meio de levantamento de documentação e bibliografia em fontes
secundárias. Nesse caso, a internet, ou seja, os sítios de entidades representativas da classe, livros,
191
Livro de Atas
CISA 2015
revistas especializadas, artigos acadêmicos, dissertações, teses etc., além de informações
publicadas em jornais, associações de classe, sindicatos, dentre outros.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente artigo teve por objetivo apresentar um mapeamento da busca pela cientificidade do
campo secretarial a partir dos embates vivenciados no território brasileiro, com ênfase nos contextos
do passado e do presente, numa perspectiva profissional e acadêmica. Ademais, almejou-se
contextualizar as conquistas e os desafios evidenciados pela profissão no Brasil, bem como discorrer
sobre o caminho percorrido para inserir a pesquisa no dia a dia do profissional da área.
Foi possível perceber, a partir da descrição dos principais fatos que marcaram a profissão de
secretário no Brasil, que ela se encontra em um processo de constante desenvolvimento.
Direcionamentos fundamentais para reconhecimento de uma profissão já foram concretizados, a
exemplo da regulamentação, da formação em nível superior, das diretrizes curriculares, das revistas
cientificas, dos grupos de pesquisas e da constituição de uma Associação voltada especificamente
para a pesquisa na área – a ABPSEC. Por outro lado, foram evidenciadas lacunas substanciais,
como por exemplo, a ausência de um Conselho Federal de Secretariado e de programas stricto
sensu (Mestrado e Doutorado), que se configuram como os grandes desafios do atual contexto da
profissão.
Considera-se que o efetivo reconhecimento da classe é fruto dos avanços conquistados,
consequentemente, da transformação do perfil profissional, sempre atento às alterações do mundo do
trabalho e às necessidades das organizações, que requerem profissionais de Secretariado
estratégicos, que prestem assessoria qualificada, com perfil gerencial, empreendedor e consultor.
Além do mais, que esteja à frente do seu tempo, que identifique cada vez mais a importância de uma
formação de qualidade, bem como, o aprofundamento dos conhecimentos já existentes como forma
de atuar junto às lideranças na execução de metas e objetivos organizacionais, assim como para
desempenhar atividades estratégicas de alta relevância, lendo, interpretando, analisando e criticando
o ambiente em que estão inseridos.
Não menos importante, vislumbra-se para os envolvidos com o Secretariado o investimento em
pesquisas específicas sobre a profissão, suas práticas, seus desafios e questionamentos, para então
contribuir para o reconhecimento da profissão, também como área de conhecimento.
Com a finalização deste trabalho, não se teve a pretensão de esgotá-lo ou ser o único caminho para
se conhecer a busca da cientificidade do campo secretarial, em uma perspectiva histórico-atual.
Contrariamente, acredita-se que o envolvimento de mais pesquisadores com essa temática será
importante para que surjam cada vez mais informações e conhecimentos de base teórica para
fomentar o desenvolvimento de uma área sólida, crítica e de qualidade em Secretariado.
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Livro de Atas
CISA 2015
MARKETING GLOBAL: UMA NOVA VISÃO DE MERCADO PARA O
PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO
Lilian Silva Matos
FAZU – Faculdades Associadas de Uberaba
lilian.silva.matos@gmail.com
Sérgio Luiz Hillesheim
FAZU – Faculdades Associadas de Uberaba
sergio@fazu.br
RESUMO
Com a globalização e o processo de negociação cada vez mais intenso, os mercados estrangeiros
têm buscado cada vez mais espaço para seus bens e serviços, encontrando cenários desafiadores,
complexos e em constante evolução. Com isso, são inúmeras as empresas que investem nestes
novos desafios, a fim de tornar sua marca reconhecida, valorizada e aceita no âmbito global. Neste
novo contexto, o marketing internacional desempenha um papel relevante na economia, na qual
passa a ser uma área do conhecimento fundamental para a inserção bem sucedida das empresas
nos mercados externos. Portanto, a presente pesquisa de cunho qualiquantitativo procura fazer um
levantamento, identificando o modo como as ferramentas de marketing internacional são utilizadas na
elaboração de estratégias por parte das empresas que pretendem conquistar novos mercados, em
parceria com o profissional de Secretariado Executivo. Para essa descoberta realiza-se uma pesquisa
exploratório-bibliográfica, descritiva, em que o método de abordagem utilizado é o hipotético-dedutivo
e o procedimento monográfico. A técnica de pesquisa é a aplicação de um questionário estruturado,
contendo perguntas abertas e fechadas a profissionais formados em Secretariado Executivo, em que
são observadas as estratégias utilizadas pelas corporações, com o intuito de dominar novos
mercados, bem como analisar a importância e o papel do Secretário Executivo dentro destas
empresas em atuação com o marketing internacional. Os dados coletados são apresentados e
analisados de forma descritiva, relacionando-os com as teorias que fundamentam esta pesquisa.
PALAVRAS-CHAVE: Estratégias; Marketing Internacional; Secretário Executivo.
GLOBAL MARKETING: A NEW VISION OF MARKET FOR THE PROFESSIONAL OF BUSINESS
OFFICCE ADMINISTRATION
ABSTRACT
With the globalization and negotiation process more and more intense, the foreign markets have
searched space for their goods and services, finding challenging and complex scenarios and in steady
development. With that, so many companies are investing in these new challenges with the aim to
become their brand recognized, valued and accepted in the global market. In this new context, the
international marketing plays a relevant role in the economy, which turns to be an area of essential
knowledge to the entrance of successful corporations in the overseas markets. Therefore, this current
research is qualitative and quantitative seeking to do a survey identifying how the international
marketing tools are used in developing strategies for companies that intend to achieve new markets,
in partnership with the professional of Business Office Administration. To find out it, it is carried out an
exploratory bibliographical and descriptive study, which in the approach method it is used the
hypothetical-deductive one and the procedure is monographic. The research technique is the
application of a structured questionnaire with open and closed questions to trained professionals in
Business Office Administration, where the strategies used are observed by corporations to get new
markets, as well as to analyze the role and the importance of the professional of Business Office
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CISA 2015
Administration inside these companies acting with international marketing. The collected data are
analyzed and presented in a descriptive way, linking them with the theories that base this research.
KEY WORDS: Executive Secretary; International Marketing; Strategies
INTRODUÇÃO
Com o processo de globalização e a internacionalização dos negócios, os mercados estrangeiros se
tornaram alvos estratégicos para diversas organizações. Cada vez mais as instituições buscam
espaço para seus bens e serviços, encontrando cenários mais desafiadores, complexos e em
constante evolução.
Neste novo contexto, o estudo das ações do marketing voltado ao mercado internacional tem se
constituído um tópico relevante para as corporações, visto que tem alavancado a cada dia a
competição global entre as organizações. Desta forma, é fundamental que as empresas conheçam
seus mercados potenciais e utilizem ferramentas de gestão que as tornem mais capacitadas para
tomar vantagem das oportunidades e fugir das ameaças, geradas pelo ambiente de negócio,
conhecendo assim, as características de cada nação em seus aspectos econômicos, sócio-culturais,
políticos, legais, financeiros, tecnológicos e, principalmente, seu público alvo.
Denota-se que no atual mundo dos negócios, com o avanço da abertura de mercados, o acirramento
da concorrência e a evolução da tecnologia, as instituições procuram se diferenciar e obter vantagem
competitiva, já que nos dias de hoje é difícil visualizar uma sociedade ou mesmo um segmento de
mercado sem a influência das negociações internacionais.
Com isso, diante desse novo cenário, em que as organizações se tornam cada vez mais complexas e
os clientes bem mais exigentes, as organizações que desejam se manter competitivas no mercado
devem desenvolver estratégias de marketing que agreguem valor, tanto aos seus produtos quanto
serviços. Pois, a partir da aplicação de estratégias adequadas e que estejam de acordo com as
possibilidades financeiras de um empreendimento, é que as empresas serão ajudadas a se tornarem
reconhecidas no mercado em que atuam.
As corporações devem entender que o marketing internacional é uma realidade e dificilmente o
profissional, a empresa ou até mesmo o país podem sobreviver e crescer sem a influência do
mercado externo. Por isso, um planejamento adequado para se desenvolver no mercado
internacional tem sido uma das grandes prioridades das empresas, fato que as têm levado a se
aprofundar nos estudos e nas atividades de marketing como ferramenta para alcançar seus objetivos
e metas. Essa dinâmica é facilitada pelo apoio do profissional de Secretariado Executivo, que é
estrategista e possui visão globalizada, sendo capaz de auxiliar e trazer conquistas para as
instituições.
Portanto, o problema a ser investigado nesta pesquisa aborda como as estratégias de marketing
realmente auxiliam as empresas a manterem relações comerciais no mercado contemporâneo com o
apoio do Secretário Executivo e de que forma elas influenciam essas relações no ambiente
internacional, pois somente a partir do uso adequado dessas ferramentas é que as empresas obtêm
um diferencial e agregam valor, aumentando assim, sua vantagem competitiva frente à concorrência
e, consequentemente, sua participação no mercado.
O objetivo geral dessa pesquisa é investigar as estratégias de marketing internacional utilizadas pelos
profissionais de Secretariado Executivo dentro das empresas, para que essas possam conquistar
novos mercados externos.
Esse objetivo geral pode ser melhor descrito quando se procura investigar e mostrar qual o diferencial
competitivo das empresas com o apoio do Secretário Executivo para inserir-se no mercado
globalizado; evidenciar como as empresas e o profissional de Secretariado Executivo posicionam-se
em relação ao marketing no mercado externo; apontar a força do marketing em um cenário
internacional altamente competitivo.
A hipótese abordada na pesquisa explana as estratégias de marketing internacional, como importante
ferramenta dentro das organizações, uma vez que por meio delas a empresa agrega um diferencial
competitivo em relação ao mercado.
O que se espera da presente pesquisa é evidenciar a relevância e o valor do Secretário Executivo
dentro das instituições internacionais e mostrar como ele pode colaborar para o crescimento da
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empresa na área do marketing internacional, principalmente por ser um profissional dinâmico,
atualizado, flexível, resiliente, capaz de gerenciar, assessorar, empreender processos
organizacionais.
MATERIAL E MÉTODOS
A presente pesquisa propõe investigar como são utilizadas as ferramentas de marketing internacional
pelas empresas em parceria com o profissional de Secretariado Executivo para que possam
conquistar mercados externos. A pesquisa qualiquantitativa é realizada com profissionais de
Secretariado Executivo que atuam em áreas internacionais de variadas organizações, auxiliando a
instituição no âmbito internacional. Dessa forma, a pesquisa é um estudo exploratório-bibliográfico
referente ao tema, utilizando-se como fontes artigos, sites, livros, periódicos, além de uma revisão
bibliográfica correspondente ao assunto e uma análise à atuação do profissional de Secretariado
Executivo nas instituições voltadas a esta área.
Segundo a afirmação de Vergara (2000, p. 47), a pesquisa é exploratória porque “é realizada em área
na qual há pouco conhecimento acumulado e sistematizado”. Ainda, de acordo com a interpretação
da autora, trata-se também de uma pesquisa bibliográfica porque “é um estudo sistematizado
desenvolvido com base em material publicado”.
Além disso, a pesquisa é descritiva, com o método de abordagem hipotético-dedutivo, que na
concepção de Ferreira (1998, p. 96), “Desencadeia-se a partir da percepção de uma lacuna nos
conhecimentos científicos produzidos em uma determinada área [...]”. Em seguida, por intermédio do
processo de inferência dedutiva, testam-se as hipóteses, partindo das teorias de estudo sobre o
assunto e o resultado da investigação junto aos Secretários Executivos participantes da investigação,
respondentes do questionário aplicado.
Já o procedimento monográfico pela definição de Lakatos e Marconi (1995, p. 151), “é um estudo
sobre um tema específico ou particular de suficiente valor representativo e que obedece a rigorosa
metodologia”.
A técnica de pesquisa é a aplicação de um questionário estruturado, contendo perguntas abertas e
fechadas, a profissionais formados em Secretariado Executivo, egressos das Faculdades Associadas
de Uberaba-FAZU, em que são observadas as estratégias utilizadas pelas corporações, com o intuito
de dominar novos mercados, bem como fidelizar e conquistar novos clientes, e analisar a importância
e o papel do Secretário Executivo dentro destas empresas em atuação de forma direta ou indireta
com o marketing internacional. Os dados coletados são apresentados e analisados de forma
descritiva, relacionando-os com as teorias que fundamentam esta pesquisa. Assim sendo, o que se
espera da presente pesquisa é evidenciar a relevância e o valor do Secretário Executivo dentro das
instituições internacionais, por intermédio da ação colaborativa para o crescimento da empresa na
área do marketing internacional.
MARKETING INTERNACIONAL
O mundo contemporâneo encontra-se em meio a uma profunda evolução, a era da globalização. A
cada dia empresas de diferentes níveis têm passado por diversas transformações, em que se
manterem atualizadas e inseridas em um ambiente cada vez mais complexo e competitivo, tornou-se
algo extremamente difícil. Com isso, muito se tem falado sobre as práticas de marketing internacional
como forma de sobrevivência dessas organizações no mercado. Conforme descrevem Cateora e
Graham (2000, p. 8),
Marketing Internacional é a realização de atividades de negócios, desenhadas para planejar, cotizar,
promover e dirigir um fluxo de bens e serviços de uma empresa até os consumidores ou usuários de
mais de uma nação para obter um benefício.
Para García-Sordo (2000, p. 19), marketing internacional “é uma referência conceitual e filosófica, e
representa um conjunto de atividades e processos”. Portanto, o marketing internacional passa a ser
uma ferramenta chave para o desenvolvimento das organizações, que aliado a um planejamento
estratégico bem elaborado, e um profissional capacitado, auxilia no progresso da instituição.
Toda empresa que se torna internacional, passa a enfrentar novos problemas, diferentes em muitos
aspectos daqueles com que ela depara em seu próprio mercado. Dentre isso, a globalização requer
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um trabalho intenso de marketing, no qual o foco principal é a satisfação das necessidades e desejos
dos clientes, cujo grande desafio é compreender o comportamento do consumidor.
Segundo a definição de Kotler e Keller (2006, p. 22), “o profissional de marketing deve tentar
entender as necessidades, desejos e as demandas do mercado-alvo”, pois, “o marketing é muito mais
do que um processo de vendas: aproxima-se muito mais de uma estratégia”. (NÓSE JÚNIOR, 2005,
p. 57).
Então, para que estas organizações tenham sucesso nessa nova empreitada, é fundamental que elas
possuam um planejamento estratégico eficaz, que de acordo com a percepção de Kotler e Armstrong
(2000, p. 21), “é o processo de desenvolver e manter um ajuste estratégico entre os objetivos e
capacidades da empresa e as mudanças nas suas oportunidades de mercado”.
Cada vez mais, o processo de transformação tem exigido das organizações e dos profissionais
competências para acompanhar essas mudanças em todo o mundo, papel esse que pode ser
executado pelo Secretário Executivo, profissional diferenciado e que possui flexibilidade para atuar
neste novo cenário internacional. Além do que, o Secretário Executivo é um profissional que possui
uma visão holística e que consegue avaliar o mercado, mensurando prospecções, consequências e
impactos nos negócios da organização.
Porém, ainda com todo esse processo de globalização e uma era totalmente voltada para o marketing
internacional, é necessário que as empresas que queiram se inserir neste novo mercado global
foquem suas estratégias diretamente a um único elemento, o consumidor. Pois, em uma sociedade
globalizada e extremamente competitiva, o cliente é a peça chave para o sucesso de qualquer
corporação. Por isso, o profissional de marketing deve analisar as necessidades e desejos do
consumidor, além de determinar quais os mercados-alvo que a organização pode melhor servir, já
que o compromisso de identificar as mudanças significativas no mercado é inteiramente do
profissional de marketing.
Para Kotler e Keller (2006, p. 70), “cabe a ele rastrear tendências e buscar novas oportunidades”. Por
este motivo, antes que uma empresa ingresse no mercado externo é fundamental que a organização
com o apoio do Secretário Executivo analise o ambiente de marketing e perceba quais influências
impactam neste novo cenário, visualizando assim quais serão as ameaças e oportunidades para o
crescimento e desenvolvimento da corporação.
O ambiente de marketing consiste em todos os fatores internos e externos que influenciam direta ou
indiretamente o sucesso da empresa. (NICKELS; WOOD, 1999, p. 44).
Na concepção de Kotler e Armstrong (2000, p. 39), “ele oferece tanto oportunidades como ameaças,
e as empresas bem sucedidas sabem que são vitais a observação e adaptação às mudanças do
ambiente”.
Já na visão de Kuazaqui (2007, p. 25), “deve-se identificar que mercado se pretende atingir e qual
posicionamento adotar”.
Deste modo, para se ter sucesso em um cenário internacional cada vez mais globalizado e
competitivo, as organizações devem focar-se no cliente, ganhando-os de seus concorrentes e
mantendo-os consigo por meio da oferta de mais valor. Pois, um marketing sólido necessita de uma
cautelosa análise dos consumidores. Atribuição essa que pode ser desenvolvida pelo Secretário
Executivo, ao investigar e analisar os mercados estrangeiros para uma melhor inserção da empresa
no mercado.
Cada empresa deve dividir o mercado global, escolher os melhores segmentos e planejar estratégias
para oferecer lucrativamente os segmentos escolhidos de melhor forma que seus adversários. Ou
seja, a empresa decide qual segmento vai servir e como irá servi-lo, adaptando-se as necessidades e
desejos do seu público-alvo.
Para Kotler (1998, p. 154), a segmentação é nada mais que “a ação de identificar e classificar grupos
distintos de compradores que podem exigir produtos com características diferentes”.
Com isso, percebe-se a importância e relevância do profissional de Secretariado Executivo dentro da
organização como assessor e consultor de marketing, pois cabe a ele estudar e identificar tanto o
mercado quanto o melhor público-alvo para a empresa.
O Secretário Executivo é um profissional que tem proporcionado um diferencial de staff dentro da
organização, pois além de assessorar e prestar consultoria tem um espírito inovador, gestor e
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empreendedor, o que pode trazer benefícios relevantes na gestão de processos e procedimentos
para a corporação.
Assim, a primeira ferramenta a se utilizar para a tomada de decisão quando uma empresa quer se
tornar global é a realização de uma análise do ambiente externo, que contará com algumas variáveis
incontroláveis e que se situam mais distantes da empresa, isto é, influências do ambiente econômico,
tecnológico, político/legal, sociocultural.
Figura 1. Fatores que influenciam a estratégia de marketing da empresa
Fonte: KOTLER, P.; ARMSTRONG, G.
Ressalta-se que a situação econômica de um país afeta de maneira decisiva as atitudes das
organizações estrangeiras, os sistemas de distribuição, a demanda e a concorrência, ou seja, atinge
o processo de marketing como um todo. (BAÑEGIL; SOUSA, 2009, p. 33).
Na concepção de Nickels e Wood (1999, p. 53), “o ambiente econômico é o conjunto de fatores
econômicos que influenciam a compra por parte do consumidor e os esforços de marketing da
organização”. Kotler e Keller (2006, p. 84) ainda comentam que “para que existam mercados, é
preciso que haja pessoas e poder de compra”.
Estes fatores compreendem ciclos econômicos nos níveis de renda, emprego e disponibilidade de
recursos, que apesar de a organização não ser capaz de controlar tais fatores, deve-se analisar como
as mudanças econômicas influenciam a demanda por seus produtos e como modificam o acesso a
recursos. O ambiente econômico pode mudar com muita rapidez, e isso exige das empresas
mudanças em suas estratégias de marketing. Ele ainda pode variar de um país para outro, embora as
economias estejam sempre interligadas.
Já o ambiente tecnológico é considerado como uma das forças mais significativas e que mais afetam
a vida das pessoas. Conforme salientam Bañegil e Sousa (2009, p. 34), “o ambiente tecnológico é um
elemento diretamente relacionado com os custos de produção”.
Também é considerado como as inovações e novas ideias de pesquisa científica ou de engenharia
que ajudam as empresas a satisfazerem os clientes de uma maneira nova e melhor. (NICKELS;
WOOD, 1999, p. 53).
A inovação tecnológica pode auxiliar as empresas a competir de maneira mais eficaz, oferecendo aos
clientes um melhor resultado para seus problemas, posto que a necessidade de se manter atualizado
em relação às novas tecnologias é muito importante para empresas internacionais, pois estas
dependem ainda mais de inovações tecnológicas para se sustentarem nos mercados mais
competitivos.
Na definição de Perreault e Mccarthy (2002, p. 68),
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CISA 2015
A tecnologia é a aplicação da ciência para transformar os recursos de uma economia em produção. A
tecnologia afeta o marketing de duas maneiras básicas: com novos produtos e com novos processos.
Portanto, percebe-se que novas tecnologias são sinônimas de novos cenários e oportunidades, em
que o Secretário Executivo deve estar sempre atento e atualizado, observando as novas tendências
tecnológicas existentes no mercado.
O ambiente político/legal também deve ser estudado pelo profissional de marketing, uma vez que é
uma das principais variáveis do marketing internacional, principalmente em decorrência da falta de
conhecimento técnico das empresas. (KUAZAQUI, 2007, p. 35).
Na concepção de Kotler e Armstrong (2000, p. 47), “é constituído de leis, agências governamentais e
grupos de pressão que influenciam e limitam várias organizações e indivíduos em uma dada
sociedade”. De acordo com a interpretação de Bañegil e Sousa (2009, p. 40),
Quer se queira ou não, na hora de realizar negócios em qualquer país, será sempre o seu governo
quem irá conceder ou não maior ou menor liberdade. Deste modo, todos os países, através de um
sistema de governo e de um corpo jurídico que o sustente, irão condicionar ao êxito ou ao fracasso a
atividade da empresa no país.
Deste modo, as leis e regulamentos influenciam vários aspectos de uma corporação, tanto na
embalagem do produto, na política de preços, na divulgação, como nas relações trabalhistas. Estas
limitações da lei devem ser analisadas não só como uma limitação para a empresa, mas podem ser
também fonte de oportunidades, dado que manter-se dentro das leis não só ajuda a evitar multas e
processos, como também auxiliar na manutenção de uma boa relação de confiança com os clientes
(CHURCHILL, 2000, p. 86).
Os aspectos culturais e sociais também afetam o âmbito do marketing internacional, principalmente
pelo comportamento das pessoas e, consequentemente, pelo processo de decisão de compra do
consumidor. (BAÑEGIL; SOUSA, 2009, p. 35).
Perreault e McCarthy (2002, p. 72) comentam que o ambiente cultural e social:
Afeta como e por que as pessoas vivem e se comportam do seu jeito - e afeta o comportamento de
compra do consumidor e, eventualmente, o ambiente econômico, político e legal. Muitas variáveis
compõem o ambiente cultural e social. Alguns exemplos são as línguas que as pessoas falam, o tipo
de educação que recebem, o estilo de roupa, as crenças.
Para Kotler e Keller (2006, p. 86),
De acordo com as preferências e os gostos das pessoas, o poder de compra é direcionado para
determinados bens e serviços em detrimento de outros. A sociedade molda crenças, valores e
normas que definem em grande parte esses gostos e preferências.
Entretanto, o profissional de Secretariado Executivo deve empreender que se ele perceber
proativamente as mudanças pode ser capaz de identificar grandes oportunidades para a empresa,
concedendo-a assim vários benefícios.
O Secretário Executivo é um agente mediador dentro das organizações, pois possui como pilares
básicos da profissão aspectos importantíssimos como o empreendedorismo, assessoria, consultoria e
gestão. Ou seja, é um profissional que possui várias competências, sendo capaz de atuar e auxiliar
em diversas áreas dentro da corporação.
Outro tópico relevante para a corporação no âmbito global é o “mix de marketing” ou “composto de
marketing” que é o conjunto de ferramentas que a instituição aplica como estratégia para atingir seus
objetivos no mercado-alvo. Essas ferramentas são classificadas em quatro grupos, denominados os
4Ps do marketing: produto, preço, praça (ou ponto-de-venda) e promoção.
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Figura 2. Os 4Ps do mix de marketing
Fonte: BAÑEGIL, T. M.; SOUSA, J. M. M.
Ao se definir produto, Kotler e Armstrong (2000, p. 129) asseguram que é “qualquer coisa que possa
ser oferecida para atenção, aquisição, uso ou consumo, e que possa satisfazer um desejo ou
necessidade”. Ou seja, não são apenas bens ou serviços, mas também marcas, embalagens,
serviços aos clientes e outras características. Já o preço, conforme Bañegil e Sousa (2009, p. 119), “é
o instrumento do marketing que mais diretamente afeta nossa conta de resultados”. Pois, é o volume
de dinheiro cobrado por um produto e/ou serviço, que deve ser dada para se adquirir a propriedade
ou uso de um produto.
Ainda para o marketing, a concepção de praça na visão de Perreault e McCarthy (2002, p. 31), é
“qualquer conjunto de empresas que participam do fluxo dos produtos do produtor ao consumidor
final ou usuário final.” De uma forma mais simples, significa disponibilizar o produto ou serviço ao
cliente da forma mais fácil e conveniente para ser adquirido.
E a promoção, que para Kotler e Armstrong (2000, p. 229), “consiste na combinação específica de
ferramentas que a empresa utiliza para perseguir seus objetivos de propaganda e marketing”. São
todas as formas de divulgação do produto e/ou serviço para o cliente.
Porém, apesar de todas essas ferramentas, é necessário haver flexibilidade entre os elementos do
“mix de marketing”, a organização em parceria com o Secretário Executivo e o ambiente em que a
empresa está inserida. Pois, como o âmbito em que a empresa está inserida muda conforme as
circunstâncias, a empresa deve modificar-se para que não fique defasada no mercado em que atua.
Dentre isso, a organização deve atentar-se para a elaboração de um planejamento de marketing
estratégico eficaz, que a possibilita conquistar novos mercados globais, a fim de identificar suas
vantagens e desvantagens. Nesse sentido, o marketing estratégico identifica sua importância dentro
do conceito mais amplo e abrangente que uma empresa pode e deve adotar para prever e prover
rumos, de acordo com as mudanças no meio ambiente em que está inserida, ou seja, o marketing
estratégico, a união das competências e conceitos mercadológicos, somados à filosofia da estratégia,
a fim de possibilitar à empresa um processo de gestão diferenciado para atingir os objetivos e
metas organizacionais. (NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 125).
Assim, é fundamental uma estratégia de marketing bem elaborada e de acordo com cada mercado a
ser atingido. A avaliação global das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças são denominadas
análise SWOT, que envolve o monitoramento dos ambientes externo e interno. (KOTLER; KELLER,
2006, p. 50).
A sigla SWOT representa a primeira letra das palavras, em inglês: Strengths, Weaknesses,
Opportunities e Threats (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças), em que as forças e
fraquezas são os fatores internos da empresa e as oportunidades e ameaças os fatores externos.
A análise SWOT é uma ferramenta bastante utilizada para examinar uma organização e os fatores
que afetam seu funcionamento no mercado. Pois, este é o primeiro estágio de planejamento, o que
auxilia o profissional de marketing a focar nos principais pontos da empresa.
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Figura 3. Visão do processo de planejamento de estratégias de marketing
Fonte: PERREAULT, W. D.; MCCARTHY, E. J.
Assim sendo, a estratégia de marketing pode ser considerada como parte das estratégias funcionais
de uma organização, sendo um dos elementos chaves para o êxito da corporação, dado que elas são
elaboradas de acordo com os objetivos e metas definidos no planejamento estratégico internacional
juntamente com o Secretário Executivo.
Na concepção de Perreault e McCarthy (2002, p. 29), “uma estratégia de marketing significa
encontrar oportunidades atraentes e desenvolver estratégias de marketing lucrativas”.
Já na visão de Hitt et al. (2003, apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 103),
Uma estratégia internacional refere-se à venda de produtos em mercados fora do mercado doméstico
de uma firma. Uma das razões para implementar uma estratégia internacional é que os mercados
internacionais produzem novas oportunidades potenciais [...].
Existem ainda algumas estratégias internacionais utilizadas pelas organizações, para que possam
melhor se inserir no mercado, que conforme descreve Nosé Júnior (2005, p. 112), “são construídas
com base nos recursos disponíveis, e nos prováveis cenários, sem perder de vista o meio em que a
empresa está inserida”. Entre elas estão a estratégia internacional de nível de unidade de negócios,
que é composta pelas estratégias internacionais de diferenciação, de focalização, e de liderança em
custos e diferenciação integrada.
Para Hitt et al. (2003, apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 113), as estratégias internacionais de
diferenciação são “aquelas em que o estrategista relata os elementos que podem proporcionar
vantagens competitivas para as empresas instaladas em determinados países”.
Porter (1986, p. 51) ainda salienta que a “diferenciação visa diferenciar o produto ou o serviço
oferecido pela organização, criando algo que seja considerado único no âmbito de todo o setor”. Ou
seja, a diferenciação proporciona isolamento contra a rivalidade competitiva, devido à lealdade dos
consumidores, pois estes dão mais importância à marca e menor sensibilidade ao preço.
Já nas estratégias internacionais de focalização Hitt et al. (2003 apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 113)
comentam que “as empresas podem estar focadas em pequenos nichos de mercado”. Uma vez que
as empresas que utilizam esta estratégia podem especializar-se em um tipo de consumidor final,
áreas geográficas, tamanho de clientes, precificação. Porém, esta estratégia apresenta alguns riscos
como o esgotamento ou crescimento do mercado, estimulando o aparecimento de novos
concorrentes.
E as estratégias internacionais de liderança em custos que são consideradas um conjunto integrado
de ações destinadas a produzir ou fornecer bens ou serviços ao menor custo, relativamente à
concorrência, com características aceitáveis pelo cliente. (HITT; IRELAND; HOSKISSON, 2003, p.
155).
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Existem também as estratégias internacionais de diferenciação integrada, que na concepção de Hitt
et al. (2003 apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 114),
são aquelas em que a empresa busca a diferenciação como forma de agregar valor ao produto,
unindo estas estratégias a perfeita integração da empresa em seu processo produtivo, o que pode
levá-la a obter uma vantagem competitiva diferenciada.
Possuem-se também as estratégias de desenvolvimento que devem sempre ser utilizadas pelas
organizações, que para Hitt et al. (2003 apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 118), “são aquelas que
requerem alto grau de comprometimento com pesquisa e desenvolvimento de novos produtos ou
serviços”. Para que possam ser oferecidos aos clientes produtos e/ou serviços de maior qualidade e
inovação.
E, por fim, as estratégias de ataque, que conforme descreve Hitt et al. (2003 apud NOSÉ JÚNIOR,
2005, p. 119), “são aquelas que requerem constante grau de investimento, propaganda e promoção”.
Essas são direcionadas, normalmente para os concorrentes, com o objetivo de tirá-los do mercado.
Thompson e Strickland (2002, p. 153) afirmam que “estratégias vencedoras são apoiadas em
vantagens competitivas sustentáveis”. E só tem essa vantagem à empresa que tiver vantagens sobre
as rivais para atrair os clientes e defender-se contra forças competitivas. Assim, não importa a
estratégia utilizada pela organização, mas sim a forma como ela vai se posicionar em relação ao seu
consumidor final, proporcionando-lhes mais qualidade, garantias e inovações.
Portanto, para o Secretário Executivo e a organização é importante conhecer o mercado,
principalmente saber sinalizar quais são seus pontos positivos e negativos, pois as estratégias de
marketing guiam as atividades conduzidas fora da organização para satisfazer seus clientes. Dessa
forma, a empresa saberá elaborar as melhores estratégias, posicionando da melhor maneira seu
composto “mix de marketing”.
Contudo, com base na formulação dessas estratégias, percebe-se que o marketing internacional
possui uma concorrência cada vez mais intensa, de modo que se torne necessário enfatizar a
qualidade e utilizar um marketing de nível mundial para formar e manter uma base de clientes
consolidada.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
Para verificação da hipótese e operacionalização das variáveis, além do embasamento teórico, foi
aplicado um questionário com sete profissionais de Secretariado Executivo, egressos das Faculdades
Associadas de Uberaba – FAZU, e atuantes no mercado de trabalho, todos do gênero feminino.
Esse questionário foi aplicado no período de 26/02/13 a 21/04/13, período em que a pesquisadora
obteve certa dificuldade em obter as respostas, devido ao pequeno número de profissionais formados
em Secretariado Executivo que atuam no âmbito internacional e que se disponibilizaram em
responder à pesquisa.
As respostas dos Secretários Executivos participantes da pesquisa são apresentadas em itálico e
entre aspas para se diferenciar das citações dos autores que embasam este estudo. Os códigos E1 a
E7 representam as empresas onde os egressos atuam e X1 a X7 os Secretários Executivos
respondentes do questionário.
No questionário formado por onze questões, as quatro primeiras focaram o marketing internacional
dentro da corporação, averiguando-se a influência, critérios, importância e a relevância, não somente
do marketing em si, mas do profissional de Secretariado Executivo atuante na área internacional.
Da questão cinco a onze, o foco principal foram às estratégias utilizadas dentro da organização para
seu ingresso no mercado externo. Perguntas como as estratégias de marketing utilizadas, principal
composto de marketing dentro da empresa, investimento em pesquisa e desenvolvimento, diferencial
das estratégias em relação aos concorrentes, competências do Secretário Executivo foram feitas aos
sete graduados.
Os entrevistados, via questionário, são atuantes em empresas internacionais e respondem de uma
forma direta ou indireta com o marketing internacional dentro da organização.
No primeiro assunto abordado, procurou-se conhecer a importância do marketing internacional dentro
da corporação. Em todos os questionários respondidos constatou-se que o marketing é uma
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ferramenta chave para o crescimento e desenvolvimento da empresa, uma vez que o mercado se
encontra continuamente acirrado e competitivo, tornando as empresas cada vez mais ágeis,
inovadoras e atentas ao seu mercado de atuação. Conforme afirmação de Kotler e Armstrong (2000,
p. 39), “o ambiente de marketing oferece tanto oportunidades como ameaças, e as empresas bem
sucedidas sabem que são vitais a observação e adaptação constantes às mudanças do ambiente”.
Na empresa E1, desenvolve-se uma imagem de forma que os clientes e mercado alvo sempre
relacionem o nome com o produto de qualidade. “Ao longo de toda a sua história construiu-se uma
base fortificada e aliada com o cliente, desta forma um dos objetivos é sempre frisar o nome da
empresa e de seus produtos”. (X1).
Na empresa E2, as estratégias são criadas pelo profissional de marketing, de acordo com o ambiente
em atuação. “Os aspectos culturais, políticos, religiosos e legais do país alvo são alguns fatores que
influenciam e determinam nossa estratégia global”. (X2). Pois, cabe a ele rastrear tendências e
buscar novas oportunidades (KOTLER; KELLER, 2006, p. 70).
Já na empresa E3, com todo o processo de globalização fica difícil à empresa não estar atenta ao
que acontece no mundo para elaborar estratégias de mercado internacional. “Por isso está sempre
atenta às novas tendências internacionais”. (X3), que segundo afirmação de Perreault e McCarthy
(2002, p. 29), “uma estratégia de marketing significa encontrar oportunidades atraentes e desenvolver
estratégias de marketing lucrativas”. Pois, o plano de marketing internacional constitui o pilar da
política de marketing internacional da empresa. (BAÑEGIL; SOUSA, 2009, p. 48).
Para a empresa E7, é essencial que a corporação se atente tanto ao mercado interno como externo,
“Já que as economias dos países estão cada vez mais dependentes uma das outras e isso influencia
em qualquer empresa”. (X7).
Quanto à atuação do Secretário Executivo no âmbito do marketing internacional, evidenciou-se que
ele pode sim atuar e desenvolver competências que o qualifica para ocupar um cargo como assessor
de marketing, embora algumas empresas ainda colocam à frente pessoas formadas em marketing ou
administração.
A graduada X1 salienta que ao longo do curso todas as matérias estudadas dão respaldo para isso. E
ainda afirma que “A visão global, geral e o conhecimento de vários pontos estratégicos podem sim
diferenciar o Secretário Executivo de um profissional de marketing”.
Para a egressa X2, o Secretário Executivo é um profissional multifunções e como assessor de
marketing internacional não poderia ser diferente. “Ele tem muitos diferenciais, mas acredito que se
destaca principalmente no quesito de pesquisa e prospecção de mercados, ou seja, atuante na
organização de missões de prospecção, no estudo de possíveis parcerias internacionais [...]”.
Já para a graduada X3, algumas empresas possuem certo receio em colocar um Secretário Executivo
na área do marketing. “As empresas sempre colocam a frente pessoas formadas na área de
marketing ou administração, embora o Secretário Executivo esteja apto a trabalhar com este
mercado”. Já que de acordo com a definição de Kotler e Keller (2006, p. 22), “o profissional de
marketing deve tentar entender as necessidades, desejos e as demandas do mercado-alvo”, papel
esse que pode ser facilmente executado pelo profissional de Secretariado Executivo.
De acordo com a visão da egressa X4, é relevante as organizações possuírem um assessor de
marketing internacional com formação em Secretariado Executivo. “Além do domínio nos idiomas
mais utilizados no mercado externo, o Secretário Executivo também têm a capacidade de assessorar
e secretariar as atividades de marketing de maneira funcional”. (X4).
Conforme a egressa X5, o profissional de Secretariado Executivo está altamente qualificado para
assumir este mercado, principalmente pelo fato de falar mais de um idioma e ter noções de
economia, contabilidade, comércio exterior entre outras qualificações. “O Secretário Executivo se
trata de um profissional com uma ampla formação acadêmica, ou seja, um leque recheado de
competências diferentes que, é o que o mercado exige atualmente: versatilidade, variedade e
adaptação”. (X5).
Em relação aos profissionais de Secretariado Executivo, percebe-se que eles possuem várias
competências para lidar com o mercado internacional, além do que grande parte das empresas se
importa com suas ideias e opiniões, tornando-se assim uma organização atualizada e inovadora,
criando e elaborando os melhores conceitos e estratégias de mercado para conquistar não somente
novos clientes, mas novos mercados nessa área do marketing internacional.
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Para a egressa X4 da empresa E4, acredita-se que são as estratégias bem elaboradas e aplicadas à
empresa que a prepara para competir no mercado internacional e se tornar um diferencial na
conquista de novos clientes.
“Os critérios utilizados são o de trabalhar a imagem no exterior de nosso produto, focando sempre na
diferenciação no mercado, na sustentabilidade e nos desenvolvimentos tecnológicos.” (X4). Portanto,
a empresa E4 se destaca no âmbito externo por meio das estratégias de focalizalição,
desenvolvimento e diferenciação de seus produtos, a fim de entregar o melhor produto para seu
cliente. Destaca-se ainda a preocupação referente à sustentabilidade que a torna um diferencial em
relação a seus concorrentes. Thompson e Strickland (2002, p. 153) salientam que “estratégias
vencedoras são apoiadas em vantagens competitivas sustentáveis”. E só terá esta vantagem a
empresa que tiver vantagens sobre as rivais para atrair os clientes e defender-se contra forças
competitivas.
Quanto ao composto de marketing, a organização procura focalizar na praça e produto como forma
de inserção neste novo cenário. Já que a coerência entre os elementos fundamentais do mix de
marketing passa a ser fundamental para que a empresa disponha de uma administração de
marketing eficiente e eficaz. (NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 76).
Na empresa E5, também são utilizadas as estratégias de desenvolvimento, diferenciação, e
focalização, porém complementadas pela liderança em custos, permitindo aos seus clientes não
somente o bem estar de seus produtos e serviços, mas também um preço acessível a todos.
“Trabalhamos em cima dos conceitos: qualidade, bem estar, tecnologia de ponta, durabilidade e
preço”. (X5).
Conforme ressalta a empresa E6, a estratégia internacional de diferenciação é a grande chave para o
sucesso da corporação, visto que, aliado a esta estratégia, é oferecido para seus clientes um preço
justo e acessível.
Na visão de Hitt et al. (2003, apud NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 113), as estratégias internacionais de
diferenciação relatam “os elementos que podem proporcionar vantagens competitivas para as
empresas instaladas em determinados países”. “Para isso é realizado uma avaliação de mercado
anual que analisa o que tem sido vendido e a que preço, sendo que a partir daí, já é programado o
menor preço a fim de repassarmos para o consumidor final um valor abaixo da concorrência.” (X6).
Já para a empresa E7, as estratégias são fundamentais, uma vez que se deve conhecer a fundo o
mercado internacional que se quer ingressar, a cultura e o comportamento destes consumidores.
“Pois a partir daí, é que se definirão os preços de acordo com a realidade econômica do país, e os
meios certos de divulgação para que se alcance o consumidor desejado.” (X7).
A empresa E7 ainda ressalta a importância da pesquisa e desenvolvimento dentro da organização,
pois por meio dela se permite conhecer novos mercados e consumidores que tenham interesse pelo
produto ou serviço prestado pela empresa. “É muito importante conhecer novos mercados e
principalmente o comportamento dos consumidores. Pois, analisar o local que se pretende atuar e
ouvir as pessoas oriundas daquele ambiente é uma grande forma de conhecer o seu mercado
atuante e elaborar as melhores estratégias para ser bem sucedido neste mercado.” (X7).
Evidencia-se que as empresas têm se preocupado muito com a pesquisa e desenvolvimento como
parte das estratégias para se ingressar em um novo mercado internacional, bem como profissionais
que tenham competências suficientes para atuarem neste âmbito internacional. Portanto, nesse
aspecto, principalmente em tempos de globalização, fica evidente que a flexibilidade é fundamental
para que as empresas sobrevivam às constantes mudanças do mercado, que cada vez é mais
dinâmico e competitivo. (NOSÉ JÚNIOR, 2005, p. 76).
Assim sendo, é notória a potencialidade do Secretário Executivo em atuação com os mercados
estrangeiros, bem como seu perfil profissional para ingressar neste cenário, já que é um profissional
atualizado e que possui uma visão macro da realidade.
O Secretário Executivo é um profissional, que academicamente vem sendo preparado para
assessorar, gerir, empreender, prestar consultoria e se articular nos mais diversos âmbitos dentro da
empresa, posto que, suas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas,
econômicas e sociais tal como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste
profissional, nas mais diversas organizações.
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CONCLUSÕES
A estratégia de marketing internacional pode ser considerada como parte das estratégias funcionais
de uma organização, sendo um dos elementos chave para o crescimento e desenvolvimento da
corporação. Este sucesso pode se tornar cada vez mais reconhecido, se for trabalhado em parceria
com o profissional de Secretariado Executivo, que é um profissional dinâmico, proativo, flexível,
resiliente, competente, e que sabe lidar com o mercado nacional e internacional, vislumbrando assim
novas oportunidades para a organização.
O mercado internacional tem se encontrado em expansão, devido às grandes oportunidades
oferecidas pelo ambiente externo. Com isso, são inúmeras as empresas que investem nestes novos
desafios, a fim de tornar sua marca reconhecida, valorizada, fidelizada e aceita no âmbito global.
Embora para isso ela tenha que se arriscar e percorrer um longo caminho, devido às influências
globais.
As organizações têm buscado profissionais cada vez mais capacitados e habilitados para atuarem em
um cenário acirrado e desafiador.
Comprovou-se que, realmente, o Secretário Executivo tem competências suficientes para lidar com o
cenário internacional, principalmente elaborar estratégias para que as organizações possam ser bem
sucedidas em seu mercado de atuação, uma vez que sem o marketing, as empresas não possuem
relações comerciais eficazes e eficientes, além de impossibilitarem agregar valor aos seus produtos e
serviços, tornando-se assim alvo fraco para seus concorrentes. Pois, a empresa tem que saber se
posicionar diante um cenário cada vez mais acirrado e competitivo, uma vez que se não se
adaptarem às novas exigências e tendências solicitadas pelo mercado de atuação cairá em
desvantagem, causando prejuízos à organização.
Com este estudo reforça-se ainda a importância do profissional de Secretariado Executivo em uma
organização, pois a cada dia esse profissional tem se destacado e mostrado suas verdadeiras
competências para lidar com este cenário externo, não somente como assessor, gestor, consultor,
empreendedor, mas também em diversas outras áreas de atuação inerentes a sua formação.
O Secretário Executivo é um profissional diferenciado e que possui amplos conhecimentos, não
apenas em sua área de atuação, mas do mercado como um todo. É um profissional que possui visão
holística e sabe analisar as tendências exigidas pelo mercado, de modo que possa estar sempre
preparado, contribuindo para o sucesso da corporação.
Assim sendo, o problema da pesquisa evidencia que as estratégias de marketing realmente auxiliam
as empresas a manterem relações comerciais no mercado contemporâneo e, com o apoio do
Secretário Executivo, elas influenciam essas relações no ambiente internacional, pois a partir do uso
adequado dessas ferramentas é que as empresas obtêm um diferencial e agregam valor,
aumentando assim, sua vantagem competitiva frente à concorrência e, consequentemente, sua
participação no mercado.
O objetivo geral dessa pesquisa investigou e comprovou que as estratégias de marketing
internacional utilizadas pelos profissionais de Secretariado Executivo dentro das empresas
corroboram para conquistar novos mercados externos e fidelizar clientes. Já que estão aptos a lidar
com mudanças e se adaptarem constantemente às tendências exigidas pelo mercado global.
Percebe-se também que as empresas que conhecem o potencial de um Secretário Executivo têm
requisitado os seus serviços e participação mercadológica como colaborador, já que esse profissional
sabe lidar com as diversas situações que surgem no âmbito corporativo e são pessoas resilientes,
capazes de se relacionar comunicativamente em mais de um idioma, de uma forma competente, o
que contribui para o sucesso e desenvolvimento da organização como um todo.
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207
Livro de Atas
CISA 2015
COMPETÊNCIA COMPORTAMENTAL: A RELAÇÃO INTERPESSOAL COMO
FATOR DIFERENCIAL PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO
Sueli Maria da Silva Pereira
Universidade Federal de Sergipe (UFS)
suelimspereira@gmail.com
Resumo
O presente artigo investigou através da pesquisa bibliográfica como a competência comportamental,
por meio da relação interpessoal pode ser um fator diferencial para o profissional de secretariado.
Para o desenvolvimento da pesquisa, valeu-se de um estudo descritivo/exploratório com caráter
qualitativo. Concluiu-se que a competência comportamental por intermédio das relações interpessoais
é fundamental para o profissional de secretariado, sendo considerada uma das qualidades principais
desejáveis para a atuação desse profissional. A lida profissional diária requer boas relações na
organização para uma convivência harmoniosa e prazerosa. A boa relação provocará aumento de
interação e cooperação, repercutindo-se de forma favorável nas atividades e, consequentemente, na
produtividade do profissional de secretariado.
1 INTRODUÇÃO
A palavra competência é compreendida de diversas formas de acordo com as áreas do
conhecimento, desta forma, a definição de competência é diferente para a administração, para o
direito, para a biologia e para a linguística.
Para o objetivo deste artigo, o conceito discutido foi o da ciência da administração no que tange ao
caráter individual do sujeito. Competência é uma expressão muito usada para descrever aptidão, ou
seja, descrever uma qualidade de uma pessoa que realiza alguma atividade de forma satisfatória ou
até mesmo acima da média.
Na Idade Média, essa expressão já era utilizada, sendo que, no contexto jurídico, exclusivamente era
atribuída a uma pessoa capaz de analisar e julgar certos assuntos, passando, posteriormente, para o
emprego genérico a fim de qualificar uma pessoa capaz de realizar algum trabalho.
A partir dos anos 70, a expressão 'competência' toma uma nova conotação e inicia-se um debate
entre psicólogos e administradores nos Estados Unidos e, posteriormente, na França, mas é a partir
dos anos 90 que o termo 'competência' toma lugar no contexto da gestão de recursos humanos e
diversas definições surgem para discutir essa nova tendência.
O dicionário de Língua Inglesa Webster (1981 apud FLEURY E FLEURY 2001, p. 1) define
competência como "qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente
conhecimento, julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Já o dicionário de
Língua Portuguesa Aurélio define competência como "a qualidade de quem é capaz de apreciar e
resolver certo assunto, fazer determinada coisa; capacidade, habilidade, aptidão e idoneidade.
Percebe-se que, nas duas definições acima citadas, estão presentes dois elementos-chave que são:
conhecimento e tarefa.
Para Moraes (2008, p. 7) competência "é a capacidade humana de realizar algo e no mundo do
trabalho, a competência sempre esteve presente desde as civilizações antigas". Porém, o
entendimento de competência que se tem hoje vai além da capacidade humana de realizar algo, uma
vez que envolve outras questões do indivíduo tais como: conhecimento, valores e comportamentos.
A competência pode ser comportamental e técnica. O objetivo deste artigo é avaliar a competência
comportamental no que tange à relação interpessoal e verificar como pode ser um fator diferencial
para o profissional de secretariado.
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Livro de Atas
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2 CONCEITOS DE COMPETÊNCIA
O significado de competência foi empregado na Idade Média como apenas um significado jurídico e,
segundo Brandão (1999 apud MIRANDA, 2004, p. 115), era definido como: “faculdade atribuída a
alguém ou a uma instituição para apreciar e julgar certas questões” sendo mais tarde ampliado para o
“reconhecimento social sobre a capacidade de alguém se pronunciar a respeito de um assunto
específico”.
No contexto organizacional, o debate teórico sobre competência tem início nos Estados Unidos a
partir da publicação de um paper intitulado Testing for Competence rather than Intelligence escrito por
McClelland, no ano de 1973, no qual define competência como "uma característica subjacente a uma
pessoa que é casualmente relacionada com desempenho superior na realização de uma tarefa ou em
determinada situação". O autor distingue, ainda, competência de aptidão, habilidade e conhecimento
e define que:
Aptidão é o talento natural da pessoal, o qual pode ser aprimorado;
habilidade é a demonstração de um talento particular na prática;
conhecimento é o que as pessoas precisam saber para desempenhar uma tarefa. (MIRABLE, 1997
apud FLEURY E FLEURY, 2001, p. 1).
O debate teórico tem continuidade nos anos 80 com Richard Boyatzis que aponta novas
características e traços sobre as competências gerenciais levando a conclusão de que competência
define um desempenho superior.
Na Europa, o debate sobre competência tem início nos anos 70, especificamente na França. "A
escola francesa traz como característica principal a concepção construtivista, essa concepção faz
uma conexão entre educação e trabalho e dessa conexão resultava as competências". (s.a, s.d).
Bitencourt (2001, p. 28) apresenta diversos conceitos relacionados à definição de competência
conforme consta no Quadro 1.
Quadro 1 - Conceitos de competências
Autor/ano
Ênfase
comportamentos,
Conceito
Boyatizis (1982)
Formação,
resultados
As Competências são aspectos
verdadeiros ligados à natureza
humana. São comportamentos
observáveis que determinam, em
grande parte, o retorno da
organização.
Sandberg (1996)
Formação e interação
A noção de competência é
construída a partir do significado do
trabalho.
Boterf (1997)
Mobilização e ação
Competência
é
assumir
responsabilidades
frente
a
situações de trabalho complexas
buscando
lidar com
eventos
inéditos, surpreendentes,
de natureza singular.
Fleury
(2000)
e
Fleury
Ação e resultado
Competência: um saber agir
responsável e reconhecido, que
implica mobilizar, integrar, transferir
conhecimentos,
recursos,
habilidades, que agreguem valor
econômico à organização e valor
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Autor/ano
Ênfase
Conceito
social ao indivíduo.
Zarifian (2001)
Aptidão, ação, resultado
A competência profissional é uma
combinação de conhecimentos, de
saber fazer, de experiências e
comportamentos que se exerce em
um contexto preciso.
Fonte: Bitencourt, 2001, p. 28
Percebe-se que os conceitos constantes do Quadro 1, não são unânimes, mas se complementam.
Apesar da inexistência de um consenso, quanto ao conceito, alguns pontos são comuns e podem ser
apontados, a saber: comportamento, ação e resultado.
Sant'anna, Moraes e Kilimnik (2005, p. 4), apontam quinze competências que mais aparecem nas
obras de autores que discutem sobre competências e que se constituem em:
Domínio de novos conhecimentos técnicos associados ao exercício do cargo ou função ocupada;
capacidade de aprender rapidamente novos conceitos e tecnologias; criatividade; capacidade de
inovação; capacidade de comunicação; capacidade de relacionamento interpessoal; capacidade de
trabalhar em equipes; autocontrole emocional; visão de mundo ampla e global; capacidade de lidar
com situações novas e inusitadas; capacidade de lidar com incertezas e ambiguidades; iniciativa de
ação e decisão; capacidade de comprometer-se com os objetivos da organização; capacidade de
gerar resultados efetivos e capacidade empreendedora.
Percebe-se que a capacidade de relacionamento interpessoal configura-se como uma competência
que aparece em diversas obras que tratam do assunto.
2.1 Competência técnica e competência comportamental
Nordhaug (1998 apud MIRANDA 2004 p. 116) classifica a competência em três tipologias e diferencia
em: técnicas, interpessoais e conceituais distinguindo-as da seguinte forma:
As competências técnicas são relacionadas a métodos, processos, técnicas desenhadas para
conduzir uma atividade específica e habilidades de utilizar ferramentas e operar equipamentos
relacionados a uma atividade. As competências interpessoais são os comportamentos humanos e os
processos interpessoais, a empatia e a sensibilidade social, a habilidade de comunicação e a
capacidade de cooperação. As competências conceituais são a capacidade analítica, a criatividade, a
eficiência em resolver problemas e a habilidade de reconhecer oportunidades ou problemas
potenciais.
Já nas palavras de Rabaglio (2012, s.d.), a competência pode ser identificada em dois tipos e é
apontada como: Técnicas e Comportamentais. As primeiras se referem às habilidades para a prática
de uma tarefa (por exemplo: redigir uma ata). As outras se referem aos requisitos psicológicos que
são esperados em pessoas exercendo tarefas dentro da organização (por exemplo: possuir bom
relacionamento com os colegas e os clientes).
Ressalta-se que, para as duas definições descritas acima sobre competências técnicas, as mesmas
apontam para a prática de atividades inerentes a uma profissão, desta forma, entende-se que a
competência técnica é adquirida a partir da educação formal, treinamentos e experiência profissional.
A empresa Catho (s.d, s.p.) especializada em seleção de candidatos faz as seguintes definições:
ESCOLARIDADE – Nível de escolaridade formal exigida para o pleno desenvolvimento das
atribuições do cargo.
TREINAMENTOS – Treinamentos, cursos específicos, habilitações profissionais, especializações,
etc., necessários para obter melhores resultados no desempenho do cargo.
210
Livro de Atas
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CONHECIMENTOS TÉCNICOS – Conhecimentos essenciais para o pleno desenvolvimento das
atribuições do cargo, obtidos através da escolaridade e treinamentos realizados e aplicados e
aprimorados em experiência profissional.
A competência técnica sempre foi muita valorizada nas organizações, ou seja, o indivíduo era
selecionado levando-se em conta apenas a sua formação ou qualificação. Este cenário muda
quando percebe-se que, para exercer ou desenvolver uma profissão, outros fatores deveriam ser
levados em consideração e é nesse momento que as competências comportamentais são
consideradas.
A Catho (s.d, s. p.) define competências comportamentais como:
Todas aquelas que possibilitam maior probabilidade de obtenção de sucesso na execução de
determinadas atividades, podem ser inerentes às características de personalidade de um indivíduo,
ou obtidas no convívio social, bem como podem ser obtidas e aprimoradas através de treinamentos e
auto-desenvolvimento.
A Catho subdivide competências comportamentais em cinco grupos, conforme apresentado abaixo:
Intelectuais - São as competências necessárias para reconhecer e definir problemas, equacionar
soluções, pensar estrategicamente, introduzir modificações no processo de trabalho, atuar
preventivamente, transferir e generalizar conhecimentos. Envolvem características como: aplicar
transferir, generalizar conhecimento e reconhecer e definir problemas, propondo soluções para
equacioná-las.
Comunicação - São as competências utilizadas na forma de expressão e comunicação com seu
grupo, superiores hierárquicos ou subordinados, clientes internos e externos, de cooperação de
trabalho em equipe, de diálogo, de exercício da negociação e de comunicação.
Competências sociais - São as competências necessárias para atitudes e comportamentos na vida
cotidiana e para o ambiente de trabalho.
Competências comportamentais - São as competências necessárias para demonstrar espírito
empreendedor e capacidade para a inovação, iniciativa, criatividade, vontade de aprender, abertura
às mudanças, consciência da qualidade e implicações éticas do seu trabalho.
Competências organizacionais - São as competências necessárias para compreensão do negócio,
seus objetivos, relações com o mercado, ambiente sociopolítico (conhecimento em negócio,
planejamento, orientação para o cliente.
2.2 Competência individual
As mudanças ocorridas nas organizações e a constante competitividade no mundo dos negócios
levaram as empresas a valorizarem mais as pessoas, pois o fator competência técnica e
comportamental do indivíduo é um diferencial de valor.
Para Miranda (2004, p.114), "o uso da noção de competência começou a aparecer quando as
empresas tiveram necessidade de reconhecer as competências das pessoas independentemente do
posto de trabalho que elas ocupavam".
Já para Fleury e Fleury (2001, p. 185):
Competência é percebida como estoque de recursos, que o indivíduo detém. Embora o foco de
análise seja o indivíduo, a maioria dos autores americanos sinalizam a importância de se alinharem
as competências às necessidades estabelecidas pelos cargos, ou posições existentes nas
organizações.
As duas definições citadas acima se complementam, pois enquanto a primeira enfatiza a necessidade
de identificar-se as competências nas pessoas, a segunda aponta a importância de alinhar-se as
competências às necessidades, aos cargos ou posições existentes nas organizações e, ao mesmo
tempo, as definições enfocam o indivíduo como o fator diferencial nas organizações.
Na interpretação de Zarifian (2001 apud MORAES, 2008, p. 12), ocorreram muitas mudanças na
gestão de recursos humanos a partir do conceito de competência e aponta três pontos relevantes:
A primeira mudança ocorreu nas práticas de recrutamento e seleção. As empresas se tornaram mais
rigorosas em relação às exigências para a contratação e a necessidade de um grau mínimo de
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Livro de Atas
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instrução se tornou prática comum entre elas, não apenas pelo conhecimento necessário, mas
também pelo comportamento esperado.
A segunda mudança foi como os empregados planejavam as suas carreiras. Foi abolida a evolução
pela "antiguidade" das pessoas, e sim pelas competências adquiridas, que tornavam as pessoas
alinhadas com as necessidades das suas empresas.
A terceira mudança foi o aumento da complexidade do trabalho humano, que delegava
responsabilidades de forma inédita aos trabalhadores, num contexto de busca na eficiência produtiva
e econômica, passamos da lógica do posto de trabalho para a lógica da competência.
A terceira mudança encontra suporte nas palavras de Zarifian (2001 apud FISCHER at al. 2008, p.
35) quando os autores afirmam que:
As pessoas estão cada vez diante do inusitado em seu dia-a-dia nas organizações, sendo impensável
prescrever com precisão o conjunto de tarefas e atividades que a pessoa terá de executar. Desse
modo, não tem sentido vincular a competência ao cargo e sim à pessoa que terá que compreender as
demandas do contexto sobre ela e saber mobilizar seu repertório para atender às mesmas de forma
adequada.
Observe-se que as mudanças ocorridas nas organizações exigiram novas competências do indivíduo
tanto técnicas quanto comportamentais. Para Dutra (2008, p. 30), "as pessoas atuam como agentes
de transformação de conhecimento, habilidades e atitudes em competência entregue para a
organização. A competência entregue pode ser caracterizada como agregação de valor ao patrimônio
de conhecimentos da organização".
Mussak (2003, p. 61) afirma que "ter informação não é mais uma vantagem competitiva, ter
conhecimento, sim". Conhecimento é informação com significado, capaz de criar movimento,
modificar fatos, encontrar caminhos, construir utilidade, fabricar beleza.
Existem diversas conceituações para o termo conhecimento e a filosofia, desde seus primórdios,
ocupou-se em definir a noção de conhecimento. O Filósofo Aristóteles divide o conhecimento em três
áreas: científica, prática e técnica e para esse filósofo, o conhecimento técnico é a virtude do "reto
saber fazer".
No dicionário online de português (s. d, s. p.) a palavra conhecimento é definida como:
ação ou efeito de conhecer;
ação de conseguir entender por meio da inteligência, da razão ou da experiência;
ação de dominar uma ciência, uma arte, um método, um procedimento,
ação de se relacionar com uma pessoa ou mais pessoas.
O conhecimento pode ser aprendido como um processo ou como um produto. Enquanto produto, o
conhecimento é resultante da acumulação das aprendizagens advindas das teorias, ideias e
conceitos e, enquanto processo, o conhecimento é uma atividade intelectual através da qual é feita a
apreensão de algo exterior à pessoa.
Percebe-se que o conhecimento envolve tanto o aprendizado do conhecimento técnico como o
aprendizado do conhecimento comportamental.
3 COMPETÊNCIA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
Observa-se que na Lei n˚ 7.377/85, complementada pela n˚ Lei 9.261/96 que trata da regulamentação
da profissão de secretariado, no Art. 4˚, que trata das atribuições do Secretário Executivo só existe
menção para as competências técnicas e são:
planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
assistência e assessoramento direto a executivos;
coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
interpretação e sintetização de textos e documentos;
taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma
estrangeiro;
versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da
empresa;
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Livro de Atas
CISA 2015
registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
conhecimentos protocolares. (FENASSEC, 2014, s.p.).
Porém, no Código de Ética do profissional de secretariado, observa-se que existe menção para a
questão do comportamento interpessoal tanto para o público interno como para o público externo e,
pode ser verificado especificamente nos Capítulos V e VI, no qual constam respectivamente:
Capítulo V
Das Relações entre Profissionais Secretários
Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio,
como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no
ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a
capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição
social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.
Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício
de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de
outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser,
em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a
este Código de Ética. (FENASSEC, 2014, p. 1).
Capítulo VI
Das Relações com a Empresa
Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a
filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças
administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área
de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma
dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. (FENASSEC, 2014, p. 1).
A profissão de secretariado passou por diversas mudanças exigindo que os profissionais se
adequassem a elas. Estas mudanças exigiram tanto competências técnicas como comportamentais.
O Quadro 2, apresenta o antigo e atual perfil do profissional de secretariado no que tange ao aspecto
técnico:
Quadro 2 - Perfil do profissional secretário
Como era
Como fica
Digitação
Coordenação do sistema de informação com o
uso de rotinas automatizadas (editores de texto,
agendas, telefones e banco de dados).
Envio e recebimento de correspondência
Coordenação do fluxo de papéis no departamento
e triagem, bem como decisões sobre assuntos de
rotina.
Provisão, para o departamento, de material
necessário
à
realização
da
rotina
administrativa
Coordenação de compras, cotação de preços com
fornecedores alternativos e administração de
custos do departamento.
Organização de reuniões
Sistemas integrados (rede) fazem esse trabalho.
O secretário programa os equipamentos, organiza
a infraestrutura e participa de muitas delas.
Atendimento ao telefone
Atendimento global ao cliente, secretário como
ombudsman, o que vai exigir maior conhecimento
da empresa e de seus clientes.
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Livro de Atas
CISA 2015
Como era
Manutenção de arquivos.
Como fica
Organizações do sistema de dados e informações
em arquivos manuais e eletrônicos.
Fonte: Neiva e D'Elia (2009, p. 36)
Este profissional evolui, paralelamente, a uma reconstrução das atividades administrativas devido à
chegada do computador e das tecnologias de informação e comunicação. A competência
comportamental passa a ser exigida para este profissional porque a organização entendeu que a
competência comportamental seria um diferencial competitivo.
4 A RELAÇÃO INTERPESSOAL E O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
O estudo sobre o tema da relação interpessoal teve, como um de seus primeiros pesquisadores, o
psicólogo Kurt Lewin. É apontado por Mailhiot (1976, p. 66) que após a pesquisa realizada por Lewin,
a constatação a que ele chegou foi de que "a produtividade de um grupo e sua eficiência estão
estreitamente relacionadas não somente com a capacidade técnica de seus membros, mas,
sobretudo, com a solidariedade de suas relações interpessoais".
Em pesquisa que foi realizada pelo psicólogo Schutz, também direcionou para a importância da
relação interpessoal e concluiu que "a produtividade de um grupo e sua eficiência estão estreitamente
relacionadas não somente com a humanização, relacionamento interpessoal, ética e competência de
seus membros, mas, sobretudo, com a solidariedade de suas relações interpessoais". (MAILHIOT,
1976, p. 66).
Os indivíduos convivem e trabalham com outros indivíduos, isto é, interagem e se relacionam com as
pessoas e, é através do processo de interação que as relações interpessoais se desenvolvem. Com
isso, a questão do relacionamento interpessoal passa a ser a chave para o sucesso organizacional,
pois são as pessoas que gerenciam os negócios nas organizações.
As relações interpessoais propagadas no ambiente de trabalho absorvem influências da estrutura
organizacional e são reguladas para alcançar eficiência e resultados. Cada vez mais, as relações
interpessoais, vêm sendo valorizadas no cenário das organizações. O capital humano faz a diferença
e as pessoas são a vantagem competitiva das empresas e o bem-estar no ambiente de trabalho
resulta em produtividade e resultado.
Nas palavras de Bom Sucesso (1998) o ambiente de trabalho propicia o estabelecimento de relações
interpessoais, que teoricamente serviriam para reforçar a sua identidade e o senso de contribuição".
Nesse sentido, a relação interpessoal contribui para uma integração entre todas as pessoas dentro da
organização e nas palavras de Moscovici (1985, p. 32):
O relacionamento interpessoal entre os colaboradores pode tornar e manter o ambiente de trabalho
harmonioso e prazeroso, permitindo trabalho cooperativo, em equipe, com interação de esforços,
conjugando as energias, conhecimentos e experiências para um produto maior que a soma das
partes, ou seja, a tão buscada sinergia.
Observa-se que a relação interpessoal favorece não apenas o profissional, mas todos que trabalham
em seu entorno. Essa ideia é corroborada por Gomes (2014, p.1) ao afirmar que "as relações
interpessoais fortalecem não apenas o desempenho do profissional, mas também traz à tona boas
expectativas para que as equipes atinjam objetivos e superem metas que agreguem valor ao
negócio".
A relação interpessoal possibilita também uma boa relação com os clientes externos. Dentro da
organização, o profissional de secretariado é um colaborador que se relaciona tanto com os clientes
internos (colegas de trabalho) e externos (fornecedores, governo, consumidor) e é esperado e
desejado que este profissional atue de forma a assegurar a boa convivência com todos.
Nas palavras de Medeiros e Hernandes (2006, p. 17), "da secretária moderna exigem-se não só
conhecimentos econômicos e técnico-financeiros, como também de comportamento interpessoal e
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Livro de Atas
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compreensão das pessoas com quem se relaciona". Ainda nas palavras destes autores "dentro de
uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis da secretária é a sua capacidade de
relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas e visitantes".
A falta de interação deste profissional com os membros da organização pode gerar sentimentos
negativos de antipatia e rejeição e um afastamento entre esses membros que se repercutirá
negativamente na produtividade.
Desta forma, a relação interpessoal é a capacidade de se relacionar positivamente com as pessoas
com quem se trabalha e o trabalho deve ser harmonioso. No entendimento de Carnegie (s.a, s.d. )
"não importa qual seja a sua área de trabalho, mesmo numa profissão técnica seu sucesso depende
de sua habilidade na interação eficiente com outras pessoas".
Na interpretação de Moscovici (1980, p. 30), é possível desenvolver essa habilidade e afirma que "o
desenvolvimento de competência interpessoal exige a aquisição e o aperfeiçoamento de certas
habilidades de comunicação para facilidade de compreensão mútua. Estas habilidades precisam ser
treinadas e praticadas constantemente para maior eficiência de resultados".
5 CONCLUSÃO
O relacionamento interpessoal é um dos fatores que influenciam no dia-a-dia e no desempenho de
um grupo, cujo resultado depende de parcerias internas para obter melhores ganhos. No ambiente
organizacional é importante saber conviver com as pessoas, pois se trata de um cenário muito
dinâmico e que favorece uma intensa interação com os outros, inclusive com as mudanças que
ocorrem nos processos, na cultura ou até mesmo diante de troca de lideranças.
As organizações reconhecem a necessidade de que os profissionais precisam ter as competências
técnicas e comportamentais. No caso da competência comportamental, no que se refere as relações
interpessoais, esta deve estar presente no dia-a-dia das organizações, pois contribui de forma
favorável para a produtividade e para tornar o ambiente mais harmonioso e prazeroso.
As mudanças que ocorreram no perfil do profissional de secretariado não foram apenas a nível das
competências técnicas, ou seja, a adaptação às novas tarefas administrativas, mas também a
adaptação nas competências comportamentais.
Esta última competência é evidenciada na profissão de secretariado, pois este profissional relacionase diretamente com o público interno e externo e, a sua prática favorece o trabalho em grupo e,
consequentemente, a produtividade.
215
Livro de Atas
CISA 2015
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216
Livro de Atas
CISA 2015
ASSESSORIA POLÍTICA EM ESPAÇOS FORMAIS DE DELIBERAÇÃO: A
CONSTRUÇÃO DE UM MODELO DE ANÁLISE JUNTO AO CMDRS DE VIÇOSAMG – BRASIL
Beatriz Ribeiro Machado
Universidade Federal de Viçosa
Rennan Lanna Martins Mafra
Universidade Federal de Viçosa
RESUMO
A realidade empírica que permitiu a construção de tal modelo refere-se ao espaço do Conselho
Municipal de Desenvolvimento Rural Sustentável (CMDRS) de Viçosa-MG – arena participativa,
criada para deliberar a política pública de desenvolvimento rural de Viçosa/MG. Dentre os
conselheiros, muitos nunca dantes tiveram contato com a política formal, não participam de
movimentos sociais e foram eleitos por suas comunidades por apresentarem alguma projeção local.
Como bases teóricas, o trabalho contou com: a) a noção de assessoria (MATOS, 2006), apresentada
enquanto demanda reflexiva e especializada, necessária às políticas públicas contemporâneas que
se valem de desenhos participativos, plurais e deliberativos (MARQUES, 2009); e b) as noções de
diálogo (FREIRE, 1979) e de tradução (SOUSA SANTOS, 2002), voltadas a ponderar uma espécie
de “dever ser” da assessoria em contextos participativos, com o intuito de qualificá-la como gesto
democratizador. Os principais resultados do modelo de análise proposto evidenciam a necessidade
de superação do paradigma de uma assessoria puramente técnica para a produção de uma
assessoria aqui chamada de reflexiva (protagonizada por um profissional, um agente público, uma
instituição, um grupo, etc..), que: a) possua caráter formador; b) estimule a constante busca por
perguntas, ao invés da mera entrega de respostas prontas ou de produtos técnicos finalizados; c)
seja capaz de promover uma construção conjunta do conhecimento; d) possua o gesto da tradução; e
e) estimule a explicitação dos conflitos nas experiências comunicativas possibilitadas pela
participação nos espaços formais, lidando com a diferença e com o dissenso sem a imposição
consensual ou instrumental-pacificadora.
Palavras-chave: Assessoria; Democracia; Deliberação.
ABSTRACT
The empirical reality that allowed the construction of such model refers to the space of the Municipal
Council for Sustainable Rural Development (CMDRS) of Viçosa - participatory arena, designed to
resolve the public policy of rural development in Viçosa / MG. Among the counselors, many have
never had any contact with the formal policy before, haven’t participated in social movements and
were elected by their communities because they have some local projection. The theoretical basis of
this project included: a) the notion of advice (Matos, 2006), presented as reflective and specialized
demand, required to contemporary public policies that make use of participatory design, plural and
deliberative (Marques, 2009); b) the notions of dialogue (Freire, 1979) and translation (SOUSA
SANTOS, 2002), aimed to consider a kind of "ought" of advice on participatory contexts, in order to
qualify it as democratizing gesture. The main results of the analysis model proposed stress the need
to overcome the paradigm of a purely technical assistance for the production of an advisory named
reflective call (starring a professional, a public official, an institution, group, etc ..) that: a) has
upbringing; b) encourage the constant search for questions, rather than the mere delivery of ready
answers or finalized technical products; c) be able to promote joint construction of knowledge; d) has
the gesture of translation; e) encourage the disclosure of conflicts in communication experiences
made possible by the participation in the formal spaces, addressing difference and dissent without
consensus or instrumental-pacifying levy.
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Keywords: Advice, Democracy; Deliberation.
INTRODUÇÃO
O propósito central desse trabalho é investigar possibilidades para a construção de um modelo de
análise de assessoria política a sujeitos periféricos, em espaços formais de deliberação pública. Tal
propósito faz coro a um dos principais desafios acerca da aproximação entre democracia e contextos
periféricos: auxiliar sujeitos parcialmente excluídos da formulação de políticas públicas ou das
decisões que afetam seus cotidianos junto a um efetivo processo de participação em uma arena
decisória formal.
A realidade empírica que motivou a realização deste trabalho foi o espaço formal do Conselho
Municipal de Desenvolvimento Rural Sustentável (CMDRS) de Viçosa-MG, uma arena participativa,
criada para promover a deliberação de políticas públicas voltadas ao desenvolvimento rural do
município. O CMDRS possui vinte e oito conselheiros, dentro dos quais quatorze representam
instituições como Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural – EMATER/MG, Prefeitura
Municipal de Viçosa, Universidade Federal de Viçosa, entre outras e quatorze representantes são de
comunidades rurais da cidade.
A literatura referente aos contextos democráticos e de desigualdade social foram muito importantes
para a construção do referencial conceitual e do modelo de análise ora proposto como resultado das
inquietações levantadas. Em linhas gerais, como será visto adiante, os estudos de democracia
deliberativa (Marques, 2009) apontam para uma necessidade de construção do discurso
racionalmente motivado, onde através da construção de argumentos, esses sujeitos efetivam sua
participação em arenas participativas, local de contato com o poder público. Outros estudos, como de
Boaventura de Souza Santos (2007), apontam não apenas a necessidade de que arenas sejam
criadas, mas para que as diferenças dos variados sujeitos sejam consideradas adaptando estas
políticas às culturas e costumes locais.
Por tudo isso, algumas questões se tornaram norteadoras: qual o problema da emancipação e da
assessoria em contextos democráticos que trazem desafios de aprimoramento a uma prática pública
participativa em contextos de subcidadania? É possível a existência de uma assessoria política, em
espaços formais de deliberação, capaz de aprimorar uma prática pública decisória, sobretudo em
contextos de desigualdade?
Jessé Souza (2012) aponta a dificuldade vivida em contextos naturalizados de desigualdade, como o
contexto brasileiro, para que qualquer modelo democrático possa ser efetivo. Na visão do autor, os
contextos democráticos consideram para o seu funcionamento, a existência de cidadãos sempre
marcados pela ideia de um sujeito pontual, capitalista, consciente de si mesmo, e que, portanto,
existe na verdade um grande contingente de cidadãos, opacos, invisíveis, cuja desigualdade está
naturalizada e não é facilmente rompida, nem por parte deles mesmos, nem por parte das arenas
formais.
Diante disso, em que medida é possível a construção de um processo de assessoramento a esses
grupos constituídos por contextos marginalizados de desigualdade econômica, política e social? É
possível que um processo de assessoramento se baseie em princípios que possam abandonar um
sistema pedagógico de educação tradicional ou partir do principio da liberdade e não da dependência
de modo que esse processo de assessoria rompa com o processo de desigualdade naturalizado e
com o processo de subcidadania? Mas de que maneira promover a construção de uma assessoria
que se volte a esses contextos periféricos para o rompimento com determinados estigmas e
elementos de naturalização da desigualdade junto a esse?
Democracia Deliberativa e Cenários de Subcidadania: Uma contextualização acerca das políticas
públicas contemporâneas.
O primeiro passo para a relação entre as demandas sobre assessoria política a grupos periféricos
constitui-se por um esforço de contextualização sobre as políticas públicas contemporâneas,
sobretudo no cenário brasileiro. Para isso, é inegável o quanto tais políticas tem se tornado abertas a
participação formal de grupos tradicionalmente excluídos de seus processos de formulação,
elaboração, implementação e avaliação. Ao se tratar dos modelos de participação social, o debate
sobre a deliberação ganha relevância nas obras do autor alemão Jüdge Habermas, uma vez que este
conceito é para este autor, chave na consolidação da democracia deliberativa. Uma das
características da deliberação é o fato de ser “um processo de aprendizagem que se estabelece de
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CISA 2015
forma reflexiva” (HABERMAS, 1997 apud MARQUES, 2009, p.15) e que pode vir a auxiliar cidadãos
a compreender um determinado problema de interesse coletivo. Sendo assim, a deliberação vai além
de um contato com a sociedade, se caracteriza como a atualização das discussões políticas nas
esferas públicas parciais, de modo a alimentar a prática da intercompreensão, com intuito de
constituir um espaço de debate, confronto e revelação de antagonismos que constituem as
identidades políticas. Dessa forma, a democracia deliberativa se constitui como um mecanismo de
participação social, uma vez que busca ser uma atividade reflexiva aos cidadãos, porém, sua maior
responsabilidade consta em produzir um maior desenvolvimento da comunicação e do discurso,
mantenedores da legitimidade desta esfera política, como disserta o autor.
(...) a deliberação deveria estabelecer formas de comunicação capazes de garantir a legitimidade das
políticas, ao criar articulações discursivas entre o discurso institucional e a conversação cívica entre
os cidadãos, a qual se constitui nos espaços públicos parciais que integram as redes
comunicacionais periféricas do espaço público político. (HABERMAS, 1997 apud MARQUES, 2009,
p.12).
Portanto, a democracia deliberativa depende ainda da compreensão a respeito da arena à qual este
poder poderá exercer sua influência na tomada de decisão, ou seja, a esfera pública. Uma esfera
pública se constitui através das atividades comunicativas, onde diferentes públicos ou indivíduos se
organizam em redes comunicacionais articuladas com o objetivo de discutir sobre os problemas ou
questões que os afetam, ao assumir um posicionamento, trocar argumentos ou justificá-los diante das
interrogações feitas pelos parceiros de interação. Sob essa perspectiva, é preciso reconhecer que a
mediação entre os atores administrativos do sistema político, os cidadãos comuns e a sociedade civil
organizada é realizada por uma estrutura de grande complexidade, ramificada em uma multiplicidade
de arenas parciais de discussão que permanecem porosas umas às outras. (MARQUES, 2009).
O excesso da utilização de normas na esfera pública, em especial na arena participativa, gera um
afastamento dos cidadãos tidos como à margem deste processo deliberativo. A utilização deste
mecanismo, a norma, é essencial para que se garanta a ordem e execução das leis, entretanto, este
modelo participativo exige uma maior flexibilidade no que se refere à inserção da população nos
ambientes decisórios onde a sua total compreensão é crucial ao sistema e sua participação poderá
gerar um acréscimo positivo à sociedade de maneira geral.
Segundo a autora Ilza Andrade (2009), a rigidez sobre a montagem do arcabouço institucional,
necessário ao modelo de participação, dificulta, muitas vezes, a ampliação do ideal democrático da
esfera pública. Para ela, a forte normatização dos mecanismos não dá o espaço necessário aos
sujeitos que atuam nesta esfera, aumentando assim a resistência à participação. Isso explica,
portanto, o motivo de uma maior adesão popular aos fóruns de discussão menos formais.
Tal resistência a uma participação deve ser combatida e a esfera pública necessita repensar seu
papel neste sentido. O excesso das normas além de afastar os cidadãos do ambiente de construção
coletiva, intensifica uma descriminação dos sujeitos menos favorecidos, como reforça o autor Paulo
Freire (1987) em sua obra “Pedagogia do Oprimido” onde ele destaca que o excesso da utilização de
normas e procedimentos na esfera pública limita o acesso das camadas mais desfavorecidas da
sociedade, mantendo o status decisório da nação sob o acesso e participação de uma pequena
parcela da sociedade tida como elitizada e elitista.
Esta segregação agrava o afastamento da população no que diz respeito à esfera decisória que,
segundo Andrade (2009), possui um histórico de exclusão a grupos organizados, movimentos sociais,
conselhos deliberativos, entre outros e que levou a uma forte desconfiança por parte da sociedade
com relação aos atuais modelos de participação na gestão, como cita a própria autora.
Outro problema relativo à participação nos fóruns deliberativos diz respeito aos conflitos existentes
entre os participantes da experiência, principalmente no caso dos Conselhos. Inúmeros estudos têm
chamado a atenção para a interferência de interesses corporativos no processo decisório (Cohn;
Elias; Jacobi, 1993), além da disputa de posições por parte de alguns segmentos com fortes ligações
com partidos políticos (Pinheiro, 1995; Neder, 1995). Esses problemas que dizem respeito,
principalmente, à representação da sociedade, têm dificultado a ação dessa representação como um
bloco unitário e fragilizado a posição desse segmento em relação ao bloco que representa os
interesses dos grupos no poder. A preponderância de interesses corporativos sobre os interesses
gerais e as disputas pela hegemonização de posições por parte dos partidos políticos, acabam
esvaziando os Conselhos da participação dos setores menos organizados. (ANDRADE, 2009, PP.
236-237).
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Na busca por incentivar a participação social, primeiramente, é necessária uma política pautada no
debate com base na compreensão do outro como sendo sujeito de direitos e possuidor de poder de
comunicar-se e auxiliar assim na construção de uma organização social de forma democrática.
Porém, em que medida as instituições consideram válidos os dissensos enfrentados pela sociedade?
De que forma é possível perceber essa hierarquização do poder de fala, muitas vezes sutil?
Nota-se que este rompimento da normatização, é caracterizado pelo momento em que a norma deixa
de ser um tabu social e passa a ser tratada como a simples concretização das leis e formalidades
garantidoras da ordem, tendo como agente preconizador a valorização da comunicação de forma não
hierarquizada. Esta comunicação é concebida além da esfera discursiva e deve ser algo que
extrapola a fala, englobando o conceito de pertencimento do individuo a determinados espaços.
Considerando um contexto de desigualdade e subcidadania existem características que distinguem
de forma velada indivíduos com base em fatores econômicos, políticos e sociais reduzindo seu grau
de participação nos ambientes de tomada de decisão, de maneira a reforçar estas desigualdades préexistentes. Nessa temática torna-se relevante as reflexões de Jessé de Souza (2012) a respeito da
lógica social da subcidadania e Boaventura de Sousa Santos (2007) sobre a invisibilidade de
determinada parcela da sociedade.
De acordo com Souza (2012), são construídos rótulos de classificados e desclassificados sociais, sob
uma ótica de neutralidade do Estado, pela ação de supostos princípios universais, ou seja, o que o
autor chama de uma naturalização da desigualdade que por sua vez é proposta dia após dia na
sociedade. Esta relação Homem e Estado não é neutra, pois, historicamente, Estado e mercado
constrõem uma visão de indivíduo contingente, buscando hierarquizar e segregar classes sociais de
acordo com seus imperativos funcionais.
A partir da percepção da dominação simbólica subpolítica, que implicitamente traz uma concepção
sobre o diferencial dos indivíduos, embasado em instituições fundamentais como Estado e mercado,
permite uma imposição de toda uma concepção de mundo que é historicamente produzida sob a
ideia da suposta neutralidade e objetividade inexorável através de incentivos e penalizações
associadas aos preceitos destas instituições, como salários, emprego, imposto, independentemente
de qualquer intencionalidade individual. Para Souza (2012), tal hierarquia de valores, que é implícita,
apoiada de forma invisível por certas instituições, definindo quem é ou não cidadão e constituindo
uma noção de cidadania, precisa estar internalizada e incorporada na dimensão subpolítica “da
opacidade cotidiana” para ser efetivamente válida. Santos (2007, p.25) pontua que “o mundo possui
uma diversidade epistemológica inesgotável e nossas categorias são reducionistas” repletas de
rotulações, embasadas em um padrão social inalcançável para maior parcela da sociedade,
provocando verdadeiros exércitos de subcidadãos.
Segundo Souza (2012), a dimensão de desorganização e imersão pré-política dos chamados
subcidadãosnos leva a refletir mais profundamente sobre a dinâmica entre “práticas” e “ideias”.
É que, para além da ideologia “espontânea do capitalismo” que “secreta” de forma impessoal e
intransparente toda uma concepção de mundo e do valor diferenciado dos seres humanos, existe
também, como atributo dos processos modernos de formação nacional, uma ideologia explicita e
articulada que funciona como uma dimensão alternativa e autônoma de formação de identidades,
coletiva e individual, e, portanto, também de solidariedade coletiva e grupal. (SOUZA, 2012 p.186).
Analisando em termos sociológicos, o autor Santos (2007), diz ser necessário fazer com que o
ausente se torne presente, que as experiências, já existentes, porém, invisíveis, se tornem
disponíveis, ou seja, transformar os objetos ausentes em objetos presentes. A sociedade não sabe
lidar com objetos ausentes, trabalha-se com objetos presentes.
O principal aspecto limitante da articulação em sociedades modernas desiguais, que Souza (2012)
classifica como “anterioridade das práticas institucionais e sociais em relação às idéias e visões de
mundo”, é a dificuldade no diálogo e envolvimento no comportamento cotidiano em que estão
envolvidas as práticas institucionais e sociais.
Para Santos (2007), vivemos hoje uma discrepância entre a teoria e a prática social que é um
problema tanto para uma quanto para a outra, pois, para uma teoria cega, a prática será
imperceptível, e para uma prática cega a teoria social não tem nenhuma relevância. E essa é uma
situação que deve ser analisada sempre que necessário entrar no campo da articulação social.
Portanto, segundo Souza (2012), essa ideologia demonstra a articulação do componente implícito da
“ideologia espontânea” nas práticas institucionais operantes na modernidade periférica, a qual
220
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estamos inseridos construindo um extraordinário contexto de desigualdade, tanto para os
privilegiados quanto para as vítimas deste processo. “Esse, parece-me, é o ponto central da questão
da naturalização da desigualdade entre nós” (SOUZA, 2012 p.189).
Refletindo sobre tal discussão, faz-se necessário compreender qual o papel de uma assessoria
nestes contextos desiguais? Em que medida seria possível instigar os atores destes espaços formais
a desenvolver uma troca de conhecimentos com intuito de produzir um raciocínio de caráter
colaborativo? A assessoria de caráter formador pretende preencher este espaço através da reflexão e
do diálogo.
Da Assessoria Técnica à Assessoria Formadora em Políticas Públicas.
Ao refletir sobre a atual concepção de assessoria, nota-se o caráter técnico a que ela é submetida,
visando sempre a maximização do poder daqueles que detém o conhecimento necessário para
transitar em arenas políticas e administrativas, demonstrando a falta de interesse pela busca por
construção do conhecimento e solução conjunta de problemas apontados pela sociedade através de
uma assessoria de caráter formador e dialógico.
Ao propor uma assessoria formadora, Maurílio Matos (2006) e Ana Maria Vasconcelos (1998)
abordam um olhar técnico da assessoria, porém, com foco na mudança e na participação coletiva,
mostrando a compreensão da importância pautada na construção do conhecimento, enquanto France
Coelho (2005) busca a concepção de uma não hierarquização do conhecimento cientifico,
compreendendo a importância deste, porém, sem marginalizar a construção coletiva.
Matos (2006) define o conceito de assessoria como sendo a ação do profissional que possui
conhecimentos específicos em uma determinada área, tomando esta realidade como objeto de
estudo ao deter uma intenção de mudança em direção à mesma. Portanto, o assessor, segundo ele,
não deve ser aquele que intervém, e sim, alguém que propõe caminhos e estratégias para as
pessoas ou grupos que assessora, tendo estes a autonomia de acatar ou não suas sugestões, não
gerando uma concepção tecnicista da atividade de assessorar, tampouco, gerando dependência por
parte de seus assessorados. Podemos refletir o conceito de assessoria na definição do autor.
Não há dúvidas de que o assessor exerce um papel de intelectual, que pode estar ideologicamente
vinculado a uma proposta de assessoria que vise à emancipação das classes trabalhadoras ou
dominação destas classes por meio da busca de uma assessoria que vise à maximização dos lucros
e/ou a redução da esfera pública. (MATOS; BRAVO, 2006, p.20).
Sendo assim, frequentemente, as demandas por assessoria são solicitadas para a "orientação de
projetos", de "palestras", cursos em diferentes temáticas - estudo de técnicas, entre outros. Neste
caso, cabe ao assessor explicitar o conjunto complexo de dificuldades que norteiam aquelas
solicitações, analisando a realidade da equipe para então oferecer uma proposta que enriqueça seu
conteúdo teórico, técnico e político, inicialmente através de uma reflexão profunda da realidade
trabalhada. É o contato constante com a equipe e seus objetos que possibilita ao assessor a
construção das condições de projetar e realizar sua tarefa, apontando possibilidades, limites,
alternativas e a viabilização do projeto. (VASCONCELOS, 1998).
Ao analisar as funções que o assessor deve desempenhar como agente formador, a autora considera
que a principal atividade do assessor é possibilitar instrumentos que promovam o desvelamento do
movimento da realidade social, ocultado muitas vezes, pelo movimento cotidiano das relações
sociais, o que faz parecer uma possível inexistência de quaisquer alternativas e possibilidades de
ação profissional, minimizando a importância e a atividade deste.
A temática de assessoria não tem sido muito abordada pelos estudiosos da área de ciências
humanas e sociais, o que gera essa desvalorização da área, e uma quase inexistência de publicação
de material teórico sobre o tema, segundo Matos (2006). O pouco conteúdo existente está publicado
no campo da administração e com foco totalmente voltado para a maximização de lucros em
empresas de forma puramente técnica.
Entretanto, Matos (2009) reconhece que a partir de 1990, a assessoria tem sido amplamente utilizada
nas políticas públicas brasileiras, como estratégia de aperfeiçoamento. Estas ações são
desenvolvidas em diversas regiões e setores do país, porém, com pouco ou quase nenhum suporte
bibliográfico específico para a área. Emerge, a partir de então, textos que abordam a temática de
assessoria, mas que na sua maioria são problematizações ou relatos sobre trabalhos, específicos e
pontuais, junto a comunidades, movimentos sociais ou associações de trabalhadores, frutos de
experiências universitárias, o que notamos não construir propostas de analises de como este
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Livro de Atas
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profissional pode atuar de forma a incentivar o crescimento e a participação coletiva, promovendo
melhores condições de atuação para estes profissionais.
Historicamente, o exercício de assessoria está ligado ao status desta função, que se vincula
diretamente ao reconhecimento intelectual que se dispensa ao profissional que assessora grupos e
pessoas em diversos setores, passando pelo âmbito público, empresarial e particular. Faz-se muito
importante a clareza do conceito de assessoria, não como uma forma de supremacia desta. Ao
contrário, “para que não caiamos no modismo e neguemos outras ações profissionais também
importantes, como o trabalho com comunidades, com movimentos sociais e a importância da
supervisão de programas e de profissionais.” (MATOS, 2006 p.5).
Para aprimorar esta área do conhecimento, Vasconcelos (1998) acredita que os processos de
Assessoria, na medida em que priorizam a qualidade da prática, ao fomentar a permanente troca
entre profissionais e instituições acadêmicas, possibilitam o constante contato com órgãos de
pesquisa, contribuindo para uma troca natural - não simples subordinação - entre estas instâncias,
gerando e incentivando a possibilidade da busca por informações e questões pertinentes que
demandam investigação, o que acarreta em um círculo contínuo de atualização, aperfeiçoamento e
condições eficazes de um fazer profissional pensado, crítico e de qualidade.
Se o processo de assessoria requer constante investigação por parte dos profissionais que prezam
pela qualidade de sua ação profissional, por outro lado, requer investigação, tanto em relação ao
conhecimento produzido sobre o tema trabalhado, quanto às questões objetivas do trabalho que
demandam investigações originais por parte da assessoria, como pontua a autora.
Os processos de assessoria são também solicitados tanto por uma equipe como por indicação
externa, mas neles nos deparamos com uma realidade diferente. As assessorias são solicitadas ou
indicadas, na maioria das vezes, com o objetivo de possibilitar a articulação e preparação de uma
equipe para a construção do seu projeto de prática por meio de um expert que venha assisti-la teórica
e tecnicamente. (VASCONCELOS, 1998, p. 17).
O assessor possui como uma de suas características a estruturação de estratégias a serem
implementadas, direcionando-as a uma equipe ou a um sujeito ao qual assessora. Para isso, este
deve ser alguém capaz de, com base na análise da realidade, apresentar projetos e estratégias
factíveis de serem realizadas (MATOS, 2006). Porém, seu foco não deve ser apenas na construção
do conhecimento, este deve priorizar o esforço em não gerar dependências e promover de alguma
forma a emancipação dos grupos sociais por ele assistidos.
Analisando esta temática, a autora Coelho (2005) afirma que as diferentes técnicas surgiram da
criação humana de uma aprendizagem ligada a socialização entre os homens em suas relações uns
com os outros, e destes com a natureza. Por isso, o conhecimento técnico permitia a reprodução de
um conhecimento já adquirido com a possibilidade de inovações daqueles que dominavam
determinada técnica. Percebe-se ser a ideia de um conceito de afirmação e aprimoramento das
técnicas e do conhecimento. Porém, com o advento da modernidade, o domínio de uma determinada
técnica desponta como algo além da produção de conhecimentos e inovações. A técnica unida à
desigualdade se tornou uma forma de dominação daqueles que a possuem sobre os outros,
“principalmente quando a competência técnica é a base da diferenciação social e da autoridade
incorporada por um longo processo de formação escolar ou institucional, que se dá por meio da
socialização intencionada, com vistas ao credenciamento formal que autoriza certo poder.”
(COELHO, 2005. p.55).
Inicia-se neste momento a marginalização do conhecimento adquirido ou aprimorado e uma super
valorização da formação escolar que se limita ao meio acadêmico e cientifico como sendo o único
gerador de conhecimento, trazendo desigualdade e descriminação àqueles que não tiveram acesso
aos bancos acadêmicos. Esta é uma importante ferramenta social, porém a participação social pode
engrandecer a ciência assim como a ciência engrandece o meio social, basta equaliza-las.
Desta forma, a autora compreende a importância de uma assessoria conjunta ao método de
participação coletiva, pois, sem isso, o trabalho torna-se uma simples transferência de conhecimentos
de alguém que se pretende sábio para outro que se julga ignorante, caracterizado pelo tecnicismo, ou
seja, o olhar de um profissional que apenas visa soluções técnicas e tecnológicas, sem envolvimento
ou compreensão da realidade local e das relações sociais, ignorando que através deste olhar é
possível a solução e alternativas, ainda que não convencionais, para os problemas levantados sobre
o tecnicismo dos profissionais que assessoram.
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Livro de Atas
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Esse profissional desconhece o que é uma postura democrática, mesmo quando afirma que
considera todos os seus clientes, grupos ou classes sociais, como iguais. Na realidade, ele reforça as
desigualdades, pois trata como iguais aqueles que não o são. Não é capaz de reconhecer as
diferenças para melhor definir processos pedagógicos apropriados a cada condição social e cultural.
(COELHO, 2005. p.57).
Dadas estas evidências, a orientação profissional, da qual denominamos assessoria, pode ser
científica e técnica, sem a necessidade de ser tecnicista ou “politicamente alienada,
descontextualizada ou autoritária” como nomeia a autora Coelho (2005). Afinal, sabe-se que todo
conhecimento possui uma importância e uma razão social para sua existência, e a técnica pode
cumprir a função de humanização do homem, tornando-o capaz de existir de maneira autônoma e
digna. Porém, esta proposta não implica somente em processo dialógico entre técnicos e
assessorados, mas parte do principio de que o outro possui habilidades e competências distintas das
portadas pelo profissional, sendo indispensáveis para uma construção pedagógica de projetos de
vida.
Repensando o papel do assessor, Coelho (2005) pontua que o tecnicismo normatiza as relações
sociais entre os profissionais e seus assessorados, assim como as relações entre os mais distintos
agentes sociais em determinadas esferas sociais de participação. Sem atitudes como a troca de
saberes e a construção conjunta de soluções, uma simples orientação, embasada no tecnicismo pode
gerar graves processos de desagregação.
Por isso, para a autora, pode-se dizer que em uma sociedade possuidora de tão grandes
desigualdades sociais, como a nossa, o trabalho do assessor adquire aspectos extremamente
delicados que exigem do profissional um constante questionamento acerca de suas ações, de como
são executadas, e se levam à inclusão ou à exclusão social dentro dos modelos de participação
propostos pelo Estado.
O conceito de assessoria proposto neste trabalho deverá se constituir de um caráter formador,
através de diálogos horizontalizados, flexíveis e que reflitam a realidade dos indivíduos, sendo estes
diálogos desprovidos de níveis hierárquicos em que um sujeito se sobrepõe a outro por um ou outro
motivo se colocando no papel de detentor do conhecimento e gerando qualquer tipo de dependência.
Este deverá agir como um mediador, buscando auxiliar a sociedade no que se refere aos seus
direitos e tornando a esfera participativa cada dia mais instigante aos que dela fazem parte
enriquecendo o processo decisório.
Segundo o autor Freire (1979), na medida em que o compromisso se torna algo prático, de reflexão e
ação sobre a realidade, implica inexoravelmente no conhecimento desta realidade. Quando o
25
compromisso é válido através do humanismo , ele está, também, fundado cientificamente. Envolto
ao compromisso profissional, seja ele qual for, concomitantemente está seu aperfeiçoamento e a
superação do especialismo. O profissional precisa ampliar os seus conhecimentos em torno do
homem, de sua forma de ser no mundo, substituindo a visão romântica e ingênua de realidade por
uma visão crítica.
Arendt (2010, p.4) afirma que, se for comprovada a separação entre o conhecimento técnico e o
pensamento, tornaríamo-nos “escravos indefesos, não tanto de nossas máquinas quanto de nosso
conhecimento técnico, criaturas desprovidas de pensamento à mercê de qualquer engenhoca
tecnicamente possível, por mais mortífera que seja”. Desta forma, vê-se a importância de uma
humanização do profissional que trabalha com a assessoria, tanto a grupos quanto a indivíduos,
através de um trabalho reflexivo e pautado em uma via dupla de produção do conhecimento.
O compromisso, portanto, de um profissional de assessoria, seguindo a linha de Paulo Freire (1979),
que o encara sob uma visão crítica, não pode ser o compromisso do profissional que minimiza ou
esquece o homem, dado seu avanço técnico, pensando, ingenuamente, que existe um dilema entre
humanismo e tecnologia, ignorando o óbvio de que eles não se excluem.
Freire (1979) também reflete sobre esta valorização de profissionais meramente técnicos e que
tendem a reduzir o senso crítico e a percepção social do individuo, eximindo assim a possibilidade de
construção em conjunto.
25
O autor não entende por humanismo as áreas ligadas à arte, erudição ou formação aristocrática, tampouco o ideal de
abstrato de um bom homem. O humanismo é um compromisso que se orienta pela transformação do homem em buscar ser
sempre mais.
223
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Não devo julgar-me, como profissional, ”habitante” de um mundo estranho; mundo de técnicos e
especialistas salvadores dos demais, donos da verdade, proprietários do saber, que devem ser
doados aos “ignorantes e incapazes”. Habitantes de um gueto de onde saio messianicamente para
salvar os “perdidos”, que estão fora. Se procedo assim, não me comprometo verdadeiramente como
profissional nem como homem. Simplesmente me alieno. (FREIRE, 1979 p.10).
O autor reflete sobre o papel e compromisso social desempenhado por trabalhadores humanizados,
que denomina-se como uma assessoria de caráter formador, que tem por objetivo a busca por um
senso crítico e libertador dos indivíduos. O seu espaço de atuação deve ultrapassar hierarquias e
técnicas, sendo repleto de responsabilidades e constante aprendizado, unindo a uma reflexão
contínua dos próprios papéis. O trabalhador social, segundo Freire (1979), deve se ater ao fato de
que a estrutura social é obra dos homens, logo, sua transformação também será obra dos homens.
Portanto, estes devem ser sujeitos e não objetos deste processo de mudança.
Este processo, ainda segundo o autor, não poderá ser imparcial, pois, o trabalhador social, como
homem, deve fazer uma opção. Ou adere à transformação e a mudança que busca o sentido da
verdadeira humanização do homem, ou se mantêm a favor da permanência. Isto, porém, não significa
que o indivíduo deva impor sua opção aos demais no decorrer de seu trabalho pedagógico, pois, se
trabalha desta forma, ainda que em busca da libertação do homem e sua humanização, está
seguindo uma linha contraditória, isto é, manipulando. Conclui, ao analisar as consequências de um
trabalhador social e suas opções, que a escolha feita pelo trabalhador social irá determinar tanto o
seu papel como seus métodos e suas técnicas de ação.
É uma ingenuidade pensar num papel abstrato, num conjunto de métodos e técnicas neutras para
uma ação que se dá entre homens, numa realidade que não é neutra. Isso só seria possível se fosse
possível um absurdo: que o trabalhador social não fosse submetido como os demais aos mesmos
condicionamentos da estrutura social, que exige dele, como os demais, uma opção frente às
contradições constitutivas da estrutura. (FREIRE, 1978 p.26 e 27).
Portanto, para ele, o papel do formador que opta por uma não mudança de fato, não pode interessarse pela reflexão e desenvolvimento de raciocínio crítico do indivíduo sobre sua ação e a percepção
da realidade. No momento em que o indivíduo, buscando a reflexão, percebe a estrutura em que está
inserido sua percepção muda, ainda que não seja a mudança de toda a estrutura. Porém, para o
autor, só a mudança da realidade, algo antes considerado imutável, significa a esses indivíduos vê-la
como de fato é: uma realidade humana, histórica e com possibilidade de ser transformada.
A percepção ingênua da realidade, aquela com características fatalistas dá lugar a uma percepção
capaz de se ver; e quando o homem é capaz de perceber-se, enquanto percebe também uma
realidade que outrora lhe parecia inexorável, é capaz de objetivá-la, descobrindo toda a possibilidade
transformadora dessa realidade. O fatalismo cede lugar a uma esperança crítica, capaz de mover os
homens à transformação.
Por isso, conclui Freire (1979), a mudança não é trabalho a ser desempenhado por alguns homens,
mas sim por todos que a escolhem. A assessoria como um caráter formador tem o dever de lembrar a
estes homens que todos possuem a mesma responsabilidade no processo de transformação social e
perante quaisquer obstáculos, o trabalhador social não deve reforçar o estado de objeto que se
encontra, mas sim problematizar-lhes este estado.
O momento histórico que vivemos exige de seus profissionais uma séria reflexão sobre sua realidade,
devido o fato de sua constante transformação, e da qual resulta sua inserção nela. “Inserção essa
que, sendo crítica, é compromisso verdadeiro. Compromisso com os destinos do país. Compromisso
com seu povo. Com o homem concreto. Compromisso com o ser mais deste homem.” (FREIRE, 1979
p.13).
O papel do formador não é mostrar ao povo a sua ideia de mundo, muito menos tentar impô-la a eles,
mas sim dialogar sobre as suas causas. É preciso convencer-se de que a sua visão de mundo,
refletida em ações, reflete a situação no mundo em que se está inserido, pois, “a ação educativa e
política, não pode prescindir do conhecimento crítico dessa situação, sob pena de se fazer “bancária”
ou de pregar no deserto”. (FREIRE, 1987, p. 49).
É necessário conhecer a realidade do outro, dialogar com ela de maneira igualitária, para enfim
produzir benefícios e aprimorar sistemas que pretendem ser participativos e democráticos de fato.
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CISA 2015
A FORMAÇÃO, A BUSCA POR PERGUNTAS E A CONSTRUÇÃO DO CONHECIMENTO EM
CONTEXTOS DE ASSESSORAMENTO.
Modelo De Análise: Assessoria Política em Contextos Formais de Deliberação.
A seguinte Tabela sumariza os conceitos abordados neste trabalho, algumas características
presentes no profissional de assessoria, buscando contrapor a visão técnica e a visão política de
caráter formador. Neste sentido, as características presentes na tabela a seguir consolidam um
paralelo, que vem sendo traçado ao longo desta discussão, entre as formas de ação da Assessoria
tradicional e as novas questões e necessidades que emergem desta prática a partir de uma visão
crítica, construída a partir do Referencial Teórico deste trabalho.
Tabela 1: Tabela de Diferenciação entre os Tipos de Assessoria.
Assessoria Clássica
Assessoria de caráter Formador
Entrega de respostas prontas
Constante busca por perguntas
Entrega de produto finalizado
Construção conjunta de conteúdo
Assessor
Formador
O conflito é uma ameaça
O conflito é construtivo
Imposição
Tradução
Dependência
Emancipação
Atua pelo conhecimento
Atua pela experiência com o outro
Fonte: Elaboração Própria.
Portanto, a partir do que foi discutido, o modelo de análise constituído possui os seguintes elementos:
viabilizar maior acesso às políticas públicas que são elaboradas para a população, mas que ainda
necessitam do interesse e da busca do cidadão para tal, viabilizar o acesso à informação e ao
conhecimento dos caminhos que deverão ser adotados para resolução de problemas e possibilitar
maior acessibilidade do cidadão aos seus direitos. Portanto, o assessor como tradutor destas
possibilidades, munido da compreensão de seu papel de educador e facilitador, poderá auxiliar a
sociedade nesta busca por melhores condições de acesso e poder de decisão dentro de arenas
formais e participativas das quais a voz da população deverá prevalecer. Compreendendo seu caráter
formador e a troca de saberes dialógica que é necessária para a construção social na esfera
participativa, este agente poderá promover uma tradução e não intervenção na sociedade, gerando
um ambiente igualitário de conhecimento e potencial dos sujeitos envolvidos.
Ao abordar temáticas relacionadas a um modelo atual de assessoria pretende-se desenvolver um
novo olhar sobre a atividade de assessorar, considerando as práticas dialógicas e a comunicação
como os meios para alcançar este objetivo e vislumbrando uma teoria de redução da normatização
nas esferas públicas, com intuito de maximizar o acesso e a participação popular. Através desta linha
de raciocínio, algumas disparidades entre o tecnicismo desempenhado por alguns profissionais de
assessoria e a possibilidade de uma humanização da profissão foram levantadas, provocando uma
reflexão do real papel que este formador deverá assumir perante a sociedade.
Faz-se necessário tomar a complexidade da estrutura social, pois, se não compreendermos o seu
dinamismo e a sua estabilidade, não será possível obter uma visão crítica. Não existe uma estrutura
puramente estática, assim como, não existe uma estrutura puramente dinâmica, segundo Freire
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Livro de Atas
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(1979). Ademais, nota-se que é o assessor quem deve incorporar o papel de mediador, pois, caso a
caso deve ser considerado.
Deve-se considerar também que a assessoria possuidora de um caráter formador, precisa configurarse como um processo de tradução conforme a compreensão do termo de Santos (2007).
A tradução é um processo intercultural, inter social. Utilizamos uma metáfora transgressora da
tradução linguística: é traduzir saberes em outros saberes, traduzir práticas e sujeitos de uns aos
outros, é buscar inteligibilidade sem "canibalização", sem homogeneização. Nesse sentido, trata-se
de fazer tradução ao revés da tradução linguística. Tentar saber o que há de comum entre um
movimento de mulheres e um movimento indígena, entre um movimento indígena e outro de afro
descendentes, entre este último e um movimento urbano ou camponês, entre um movimento
camponês da África e um da Ásia, onde estão as distinções e as semelhanças. Por quê? Porque é
preciso criar inteligibilidade sem destruir a diversidade. (Santos, 2007 p.40).
A assessoria técnica se baseia em sujeitos tecnicamente preparados, intelectualizados pelos demais,
porém, possui um caráter descontínuo e de dependência, enquanto a assessoria política de caráter
formador se baseia em diálogos e nas práticas dialógicas junto à sociedade, sendo consideradas
suas peculiaridades. E, como afirma Freire (1987, p 96), no livro Pedagogia do Oprimido, não existe
na teoria dialógica da ação “um sujeito que domina pela conquista e um objeto dominado”. Para
Freire (1987, p. 96), na verdade, “existem sujeitos que se encontram para a pronúncia do mundo e
para a sua transformação” esta compreensão é essencial na formação de uma assessoria que
pretende gerar maior autonomia dos assessorados, pois, o contrário traria maior dependência
reforçando um ideal excludente.
Logo, enquanto a assessoria técnica busca a simples entrega de respostas prontas, isto é, o emprego
da técnica para a entrega de produtos já finalizados, o assessor político, consciente de sua
importância na conquista da autonomia dos cidadãos assessorados, busca por questionamentos
junto à sociedade, junto a agrupamentos, possuindo uma identidade dessas práticas dialógicas na
construção conjunta de soluções, saindo de sua zona de conforto e buscando a fundo as lacunas que
a sociedade possui. Problematizando questões do cotidiano do cidadão, mas também instruindo
sobre os caminhos possíveis para a resolução destes problemas, auxiliando na inserção e domínio
deste indivíduo sobre a sociedade burocrática em que vivemos em especial em esferas formais.
Portanto, o que denominamos de assessoria clássica, apenas pretende auxiliar na obtenção e
maximização de lucros e resultados. Por não possuir a característica de uma assessoria reflexiva e
construtiva, sobretudo, sob uma ótica mais humanizada e menos tecnicista, este profissional não
concretiza seu real papel de mediador ou facilitador. Afinal, este não deve interferir
tendenciosamente, não deve criar dependência daqueles que o assessoram, ele irá desempenhar um
papel mais complexo, como exemplifica Vasconcelos (1998).
Nesses processos a relação estabelecida entre assessores/consultores e profissionais, longe de
repetir o modelo tradicional pautado numa relação hierarquizada e de subordinação, comum não só
na docência, mas na prestação de serviços assistenciais, reclama uma participação efetiva de todos
os envolvidos. (Vasconcelos, 1998, p.126).
Em um sujeito está presente o conflito erguido em elementos de interesses particulares, a busca pela
potencialização de benefícios, o envolvimento apenas profissional e financeiro, em outro, identifica-se
o conflito construtivo com vistas a um resultado que leve ao benefício da sociedade como um todo,
pensando no crescimento não apenas próprio, mas de todos os envolvidos nas pautas de discussão
e nos levantamentos de lacunas sociais ainda não solucionadas.
O assessor do primeiro caso atua principalmente através do conhecimento e das técnicas, sendo
detentor da palavra e de decisões maiores, aquele retratado no segundo caso, se caracteriza pela
experiência com o outro e da consequente compreensão da realidade em que ele se insere
proporcionando-lhe autonomia e liberdade de expressão. Segundo Marques (2011 p.4), as trocas
vivenciadas em uma comunidade política configuram-se não só a partir da exposição racional de
argumentos vislumbrando a solução de problemas coletivos, “mas também a partir da tensão entre o
próximo e o distante, o familiar e o estranho, o próprio e o impróprio.”
A assessoria política de caráter formador, que estamos tratando, deve criar condições de diálogo
junto à educação de maneira igualitária e construtiva, tendo como seu maior pilar o senso crítico e
contando com o auxílio das garantias institucionais de representação, da qual o profissional deve ter
226
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domínio e transmitir de maneira clara e simplificada para seus assessorados, dando-lhes a autonomia
de buscar seus direitos e conhecer profundamente seus deveres.
Então, nesse processo que se configura de forma circular e cumulativa, a assessoria cria condições,
com o auxílio da educação e das garantias institucionais de representação – garantidas pelo governo
através da deliberação – para a existência do diálogo. Esse diálogo, por sua vez, cria possibilidades
para que os agentes facilitadores possam promover mudanças efetivas na esfera pública de fato, no
processo decisório e na formulação das normas.
Na prática dialógica, como afirma Freire (1987), a assessoria política deve basear-se na colaboração
e não na conquista; na problematização da realidade e não na sua mitificação; na união dos
oprimidos entre si e não na sua divisão; na ação em torno da práxis libertadora no lugar de uma
práxis opressora; na organização das massas e não em sua manipulação através da detenção do
conhecimento caracterizado como uma superioridade.
O autor afirma que, para o educador humanista, a incidência da ação é a realidade a ser
transformada por ele e com os outros homens, e não transformar estes outros homens. Quem atua
sobre os homens para doutriná-los e adaptá-los à realidade são os dominadores, e segundo ele,
muitas lideranças revolucionárias caem lamentavelmente neste paradigma.
Acercam-se das massas camponesas ou urbanas com projetos que podem corresponder a sua visão
do mundo, mas não necessariamente à do povo. Esquecem-se de que seu objetivo fundamental é
lutar com o povo pela recuperação da humanidade roubada e não conquistar o povo. Este verbo não
deve caber a sua linguagem, mas na do dominador. Ao revolucionário, cabe libertar e libertar-se com
o povo, não conquistar. (FREIRE, 1987, p.48).
Segundo ele, não se pode esperar resultados positivos de um programa educativo no sentido técnico
ou no sentido de ação política, a não ser por ingenuidade, se, se desrespeita a visão particular de
mundo que o povo tenha ou esteja tendo. Isso se constituiria em uma espécie de “invasão cultural”
mesmo quando feita com a melhor das intenções.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho, através da revisão de literatura apresentada por autores de diferentes áreas do
conhecimento, porém que defendem a humanização do profissional que se propõe a traduzir e
mediar os debates na esfera pública e participativa, evidencia como principais resultados de seu
modelo de análise a necessidade de uma superação do paradigma de uma assessoria que possua
um caráter puramente técnico e voltado para a maximização dos lucros e resultados propondo aqui
uma concepção de assessoria da qual chamamos de política de caráter formador, protagonizada por
um profissional, um agente público, uma instituição ou grupo, e que seja constituída por princípios
voltados para a formação dos indivíduos, buscando sempre estimular o questionamento e olhar crítico
de seus assessorados, rejeitando a mera proposta tecnicista de entrega de respostas prontas ou de
produtos finalizados.
O profissional que assessora deve possuir a capacidade de promover uma construção conjunta do
conhecimento, assim como a ação dialógica que desenvolve uma desierarquização dos ambientes
participativos e um incentivo ao debate em busca não só de respostas, mas de questionamentos.
Este assessor deverá possuir o gesto da tradução, lançando mão de monopolizar o diálogo, agindo
como um mediador entre instituições e sociedade, estimulando a explicitação dos conflitos nas
experiências comunicativas coletivas possibilitadas pela participação nos espaços formais, lidando
com a diferença e com o dissenso sem a imposição consensual ou instrumental-pacificadora que
mascara o real sentido da atuação deste agente.
Concluí-se, portanto, que esta proposta de assessoria de caráter formador e reflexivo tende a
intensificar o acesso de sujeitos segregados do ambiente político-decisório às arenas formais de
participação que por si só não se tornam atrativas ao envolvimento dos cidadãos. Necessário se faz a
atuação deste agente tradutor que busca equalizar a normatização de forma a não prejudicar o
debate e o acesso à informação e troca de conhecimentos. Para tal ação é essencial o poder de fala
dos sujeitos, independentemente da formalidade em que ele esteja inserido.
Após a construção deste modelo de análise, faz-se necessária a aplicação do mesmo na prática de
grupos deliberativos a fim de observar seus resultados, diferenciando-o dos modelos de assessoria
que se deseja ultrapassar, e para captar eventuais fragilidades e complementações necessárias.
227
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Desta maneira, este trabalho deixa em aberto uma agenda de pesquisa com várias possibilidades de
abordagem, teórica e prática, sobre a assessoria de caráter formador.
Enfim, ao ambientalizarmo-nos como uma sociedade constituída pela segregação de indivíduos tidos
como subcidadãos, possuidora de tão grandes desigualdades sociais, culturais e políticas, como a
que estamos inseridos, a atuação do assessor que busca atuar com um olhar humanizado e reflexivo
adquire aspectos delicados que necessitam do profissional o constante questionamento sobre suas
posturas, ações e falas perante estas esferas de comunicação e a reflexão se estas promovem a
inclusão ou exclusão social dentro dos moldes de participação propostos pelo Estado.
REFERÊNCIAS
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desenvolvimento local? In: SCHNEIDER, S.; SILVA, M.K.; MARQUES, P.E.M. (organizadores).
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BRAVO, Maria I. S.; MATOS, Maurício C.(organizadores). Assessoria, Consultoria e Serviço Social.
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BRAVO, Maria I. S.; MATOS, Maurício C.(organizadores). Assessoria, Consultoria e Serviço Social.
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COELHO, France Maria Gontijo, 1957. A arte das orientações técnicas no campo: concepções e
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MARQUES, Ângela C. S. (organizadora). A deliberação e suas dimensões sociais políticas e
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MATOS, Maurílio Castro . Assessoria, consultoria, auditoria e supervisão técnica. In: ABEPSS;
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SANTOS, Boaventura de Sousa. Renovar a teoria critica e reinventar a emancipação social.
Tradução Mouzar Benedito. – SãoPaulo : Boitempo, 2007.
SOUZA, Jessé. A construção da subcidadania para uma sociologia política da modernidade
periférica. 2ª Ed. – Belo Horizonte: Editora UFMG, 2012.
VASCONCELOS, Ana Maria. Relação Teoria/Prática: o processo de assessoria/consultoria e o
Serviço Social. In: Serviço Social e Sociedade, n. 56, São Paulo: Cortez, 1998.
228
Livro de Atas
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GESTÃO DE EQUIPES: O SECRETÁRIO EXECUTIVO E A UTILIZAÇÃO DOS
CONCEITOS DA JANELA DE JOHARI NO COTIDIANO CORPORATIVO
Lucineide de Oliveira Assis
FAZU – Faculdades Associadas de Uberaba
lucineide.oliveira.assis@hotmail.com
Sérgio Luiz Hillesheim
UNITRI – Uberlândia
sergiofazu@gmail.com
RESUMO
O propósito deste trabalho é apresentar fatores que podem desenvolver a comunicação, o
relacionamento interpessoal por meio da Gestão de Equipes, com uma análise de como os conceitos
da Janela de Johari podem auxiliar na condução das pessoas. Nesse estudo, considera-se o porquê
das pessoas terem dificuldades no trabalho em equipe, na percepção e comunicação. O modo como
cada um posiciona-se na organização pode mudar a maneira de percepção do meio em que se está
inserido. A falta de estrutura nos propósitos, nas atividades, o nível de conhecimento e habilidades
podem interferir no relacionamento entre pessoas e equipes. Por intermédio do estudo bibliográfico,
estuda-se como a Janela de Johari pode melhorar o relacionamento interpessoal. Assim, pergunta-se
se o posicionamento de cada colaborador na organização influencia na própria maneira de perceber
os outros, dificultando ou facilitando a comunicação. Nessa perspectiva, hipotetiza-se que a falta do
autoconhecimento interfere na relação entre pessoas e equipes. A metodologia utilizada é a pesquisa
qualitativa, exploratório-bibliográfica, descritiva. O método de abordagem é o hipotético-dedutivo. O
método de procedimento é o monográfico. A técnica de pesquisa é um questionário estruturado
aplicado a egressos e acadêmicos de Secretariado Executivo que atuam na área empresarial. Os
dados foram descritos e analisados com base nas teorias que fundamentam o estudo. O resultado
desta pesquisa possibilita aos profissionais de Secretariado Executivo e seus pares o conhecimento e
reflexão acerca da intermediação do relacionamento interpessoal na melhoria contínua dos processos
relacionados ao trabalho em equipe.
PALAVRAS-CHAVE: Comunicação. Relacionamento interpessoal. Autoconhecimento.
MANAGEMENT TEAM: THE EXECUTIVE SECRETARY AND USE OF THE WINDOW JOHARI
CONCEPTS IN EVERYDAY CORPORATE
ABSTRACT
The purpose of this paper is to present factors that can develop communication, interpersonal
relationship through the Management Team, with an analysis of how the concepts of the Johari
Window can assist in the Team Management. This study examines why people have difficulty on
teamwork, perception and communication. The way each one is positioned in the organization can
change the way of perceiving the environment in which he/she is inserted. The lack of structure in the
purposes, activities, the level of knowledge and skills can interfere with the relationship between
individuals and teams. Through literature research, it is studied how the Johari Window can improve
the interpersonal relationship. Thus, it is asked whether the placement of each employee in the
organization influences the way people perceive others, making communication hard. In this
perspective, it is hypothesized that the lack of self knowledge interferes in the relationship among
people and teams. The methodology used is that of qualitative research, exploratory bibliographical
and descriptive. The method of approach is the hypothetical-deductive one. The method of procedure
is monographic. The technique is a structured questionnaire applied to graduates and undergraduates
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students of the last period of the Bilingual Office Administration working in the business area. The data
are described and analyzed based on the theories that support the study. The result of this research
enables the professionals of the Office Administration in the business market and their peers the
knowledge and reflection about the mediation of interpersonal relationships in the continuous
improvement of processes related to teamwork.
KEYWORDS: Communication. Interpersonal relationship. Productivity. Self-knowledge.
INTRODUÇÃO
No século XXI, em que a melhor corporação é aquela que tem a mais alta tecnologia, as empresas
precisam resgatar o desenvolvimento das relações humanas. Pontos cruciais para o bom ambiente
de trabalho implicam mudanças de velhos paradigmas, como valores, percepção, crenças, opiniões,
modelos engessados de gestão e organização.
O mundo está em um constante processo de transformação. Antes, tudo era muito lento, mais
parecia que estava sempre estagnado. Uma forte resistência à mudança fazia parte da cultura,
mesmo que esta representasse melhorias para a vida como um todo.
Atualmente, muitas coisas estão modificando, a velocidade com que ocorrem as mudanças nas áreas
tecnológica, científica, cultural, humanitária, faz com que as pessoas tomem consciência e comecem
a se transformar para acompanhar o progresso.
O que mais chama a atenção neste processo de mudanças é que o homem começa a ter percepção
de sua importância no mundo, a se perceber, e notar os outros e tudo que está a sua volta.
Esta pesquisa objetiva estudar o comportamento das pessoas por intermédio da aplicação dos
conceitos da Janela de Johari, a fim de melhorar o relacionamento interpessoal nas empresas. Por
objetivos específicos, a pesquisa investiga como identificar os pontos que prejudicam a comunicação
dentro das organizações; melhorar as relações interpessoais nas empresas; aprimorar as formas de
dar e receber feedback na equipe; potencializar o talento humano. Analisa-se, sobretudo, por que as
pessoas têm facilidade ou dificuldade na empatia, no relacionamento com outros membros da equipe.
Em função disso, pergunta-se se o posicionamento de cada colaborador na organização influencia na
própria maneira de perceber os outros, facilitando ou dificultando a comunicação.
Como possível resposta ao problema de pesquisa, hipotetiza-se que a falta do autoconhecimento
interfere na relação entre pessoas e equipes. O resultado dessa pesquisa possibilita aos profissionais
de Secretariado Executivo e seus pares, o conhecimento e reflexão acerca da intermediação do
relacionamento interpessoal na melhoria contínua dos processos relacionados ao trabalho em equipe,
à qualidade de vida.
As mudanças que ocorrem no mundo corporativo atingem o homem, principalmente no
relacionamento humano, em que aumenta a consciência de que o conhecimento a respeito do ser
humano pode gerar a satisfação das pessoas, produtividade e, consequentemente, os lucros das
empresas, mesmo que lentos. Para outros, é uma realidade que está cada vez mais presente na vida.
Este estudo tem o foco de explanar como o Secretário Executivo pode trabalhar com equipes,
utilizando os conceitos da Janela de Johari, visando à qualidade de vida no trabalho, à interação
entre pessoas e à produtividade.
MATERIAL E MÉTODOS
O ambiente organizacional está passando por mudanças, velhos paradigmas coexistem com novas
ideias. O comportamento humano é uma incógnita a ser estudada e analisada de maneira que possa
criar meios para o bom relacionamento interpessoal. “A compreensão dos outros (um dos aspectos
mais importantes nas Relações Humanas) é a aptidão para sentir o que os outros pensam e sentem”.
(MINICUCCI, 2001, p. 31).
A metodologia utilizada é a pesquisa qualitativa, exploratório-bibliográfica, descritiva. O método de
abordagem é o hipotético-dedutivo. O método de procedimento é o monográfico. A técnica de
pesquisa usada no desenvolvimento do estudo é um questionário estruturado, contendo questões
abertas e fechadas, aplicado a cem (100) egressos e acadêmicos do curso de Secretariado Executivo
das Faculdades Associadas de Uberaba – FAZU, que atuam na área empresarial na região de
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Uberaba-MG. O questionário foi enviado por meio dos veículos de comunicação e-mail, ferramenta
“mensagem” do Facebook e impresso em formulário. Dos cem questionários aplicados, foram
respondidos oitenta e cinco. Os dados foram descritos e analisados com base nas teorias que
fundamentam o estudo. Na análise do estudo, as respostas apresentadas pelos respondentes nas
questões abertas são mostradas em itálico e entre aspas, a fim de diferenciar das citações dos
autores que fundamentam o referencial teórico dessa pesquisa. Os mesmos serão identificados por
códigos, nominados SE1 a SE85.
Desse modo, esta pesquisa possibilita indicar procedimentos para que o relacionamento interpessoal
possa auxiliar os profissionais na melhoria contínua dos processos e procedimentos relacionados à
produtividade, trabalho em equipe, qualidade de vida.
DESENVOLVIMENTO
A Janela de Johari, conforme os estudos de Fritzen (1978, p. 9), foi criada por dois psicólogos,
Joseph Luft e Harry Ingham, os quais acreditam que a forma de dar e receber feedback pode
melhorar o processo de comunicação, produtividade, interação entre pessoas e equipe no ambiente
corporativo.
Ao discutir o termo Feedback, Fritzen (1978, p. 9), menciona que ele funciona nas empresas como
maneira de dar e receber informações, críticas, sugestões, de forma que possa ser utilizado para
melhorar os processos organizacionais, a comunicação, o desempenho dos colaboradores.
A Janela de Johari pode auxiliar o profissional Secretário Executivo a compreender o comportamento
dos outros e de si mesmo, formar ideias ou conceitos sobre a maneira que cada um se comporta na
relação humana. Pode ajudar os líderes e pares a lidarem com conflitos, facilidades e dificuldades de
relacionamento interpessoal e de comunicação, bem como aumentar a participação de cada um na
sociedade de forma enriquecedora.
Figura 1 – Janela de Johari
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 9.
Ao observar o quadrante da Janela de Johari, colunas e barras, percebe-se que as colunas
representam o “eu” e as barras o “grupo”, ou seja, a primeira coluna representa o conhecimento que
se tem sobre si mesmo e a segunda coluna representa o que se desconhece acerca de si próprio. Já
a primeira barra representa o que os indivíduos conhecem a respeito do outro, e a segunda contém o
que as outras pessoas desconhecem em relação aos outros.
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Livro de Atas
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De acordo com os estudos de Fritzen (1978, p. 10), o quadrante da Janela de Johari não é estático,
ele muda à medida que o grau de confiança no grupo aumenta e a resposta ao feedback varia de
acordo com esse conhecimento e interação.
Quando se discute a Arena/Área Livre/Aberta, analisa-se aquela área que tanto a própria pessoa
como as outras conhecem e percebem as qualidades e defeitos do sujeito em estudo ou análise. Na
Arena, a troca de informações é livre, não possui barreiras que possam dificultar a comunicação entre
as pessoas e equipes de trabalho. É uma área que se caracteriza pela troca livre e aberta de
informações entre o ‘eu’ e os ‘outros’. (FRITZEN, 1978, p. 10).
Mancha Cega é aquela em que só a própria pessoa não vê, mas os outros a conhecem. É como se
os outros percebessem algo que é desconhecido por nós mesmos, porém é fácil a percepção por
outros.
Fachada ou Área Oculta é aquela que só a própria pessoa conhece e mantém oculto para os outros
por medo ou insegurança.
Tem-se medo que se o grupo vier a saber dos nossos sentimentos, percepções e opiniões a respeito
do grupo ou dos integrantes, ou de nós mesmos, o grupo poderá rejeitar-nos, atacar-nos, ou
atingirmos de alguma forma. (FRITZEN, 1978, p. 11).
O Desconhecido ou Área Ignorada é aquela que nem a própria pessoa nem os outros têm acesso às
informações da personalidade. Representa parte da personalidade que se desconhece e os outros
também não conseguem perceber.
A Janela de Johari explica como os diferentes tipos de personalidades podem influenciar no
comportamento das relações interpessoais. Nesse sentido, o Secretário Executivo, ao fazer o uso
deste estudo, pode por meio do próprio conhecimento e do conhecimento dos demais pares melhorar
a qualidade de vida, o relacionamento interpessoal entre pessoas e grupos diferentes, a
comunicação, a administração de conflitos no ambiente organizacional e a produtividade.
Cada pessoa pode ter um tipo diferente de Janela de Johari, ou seja, predominar em cada integrante
um quadrante ou um único indivíduo pode possuir mais de um quadrante.
Para termos uma ideia de como interpretar as janelas, podemos descrever quatro tipos diferentes que
caracterizam as proporções extremadas em termos de dar e receber feedback. Estas descrições
darão uma ideia de como as pessoas, caracterizadas pelas janelas correspondentes, pareceriam aos
olhos dos outros no contexto de um grupo. (FRITZEN, 1978, p. 12).
Nos estudos de Fritzen (1978, p. 12), a Janela de Johari ideal é quando a “Arena” possui um
quadrante maior em relação aos outros, isso significa que o nível de confiança no grupo é maior. A
“Arena” ampla significa que o comportamento da pessoa está “livre”, ou seja, todos o conhecem,
sabem o que pensam ou sentem, desta forma a inclinação aos “mal entendidos”, interpretações
ambíguas serão menor, pois todos no grupo o reconhecem. É importante saber que não há
necessidade de manter a “Arena” aberta para todas as pessoas, um desconhecido poderia interpretar
de maneira incorreta. Na visão de Fritzen (1978, p. 12), “O tamanho da ‘Arena’ aumenta à medida
que cresce o nível de confiança no grupo”.
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Figura 2 – Janela Ideal
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 12.
Quando a “fachada” é ampla indica que o estilo predominante da pessoa é questionar o grupo sobre
as opiniões, porém não dá informações a seu respeito. Para Fritzen (1978, p. 13), “Ele quer saber a
posição dos outros antes de se comprometer”. No quadrante do “Entrevistador” ele está mais propício
a receber o feedback do que dar, isso faz com que o grupo tenha dificuldade em saber o que o
indivíduo pensa e qual a sua posição em relação aos problemas e ao grupo.
Figura 3 – O “Entrevistador”
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 13.
A “Mancha Cega” predomina sobre as outras janelas. Ao contrário do “Entrevistador”, o “Matraca”
gosta de dar feedback a respeito de todos os assuntos. Gosta de dizer o que pensa, como se sente
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em relação aos outros, porém não é receptivo ao feedback, muitas vezes fica zangado, reclama e se
isola do grupo.
O resultado desta comunicação unilateral (apenas dele para os outros) é que ele persiste num
comportamento ineficaz. Uma vez que é insensível à função direcional do grupo, ele não sabe que
comportamento precisa modificar. (FRITZEN, 1978, p. 14).
Figura 4 – O “Matraca”
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 14.
Nesta janela predomina o “Desconhecido”, esta pessoa quase sempre não sabe muito a respeito de
si próprio, e o grupo pouco o conhece. Estas pessoas são reconhecidas por estar sempre observando
e nunca se manifestarem a respeito de qualquer que seja o assunto. Desta forma, ele não dá e nem
recebe feedback. O integrante do grupo que é caracterizado pelo “Desconhecido”, tem dificuldade de
relacionamento interpessoal.
É preciso muito esforço para manter uma ‘Arena’ tão pequena numa situação grupal. Isto por causa
da pressão que as normas do grupo exercem sobre esse tipo de comportamento. A energia
canalizada para a manutenção de um sistema fechado deixa de estar disponível para a autoanálise e
o crescimento individual. (FRITZEN, 1978, p. 15).
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Figura 5 – O “Tartaruga”
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 15.
Dar e receber feedback tem o objetivo de transportar informações da “mancha cega” ou “fachada”
para a “arena”. Nesse contexto, a equipe poderá ter acesso às informações que cada um da equipe
guarda dentro de si. Outro ponto importante que o feedback mostra é descobrir novas informações
que estão guardadas no “desconhecido”, transportando-as para a “arena” e, dessa forma, promove
novas inspirações para o crescimento humano.
Muitas pessoas entendem o feedback como uma forma de ameaça. Ao se dar feedback, é preciso ter
habilidade e sensibilidade de se colocar no lugar do outro, ou seja, ter empatia. O processo de dar e
receber feedback é aprendido não somente na prática, por isso há necessidade de os interlocutores
estudarem para que sejam capazes de aceitar a si próprios e aos outros. Na medida em que esta
aceitação de si mesmo e dos outros cresce, a necessidade de dar feedback com características de
avaliação ou julgamento diminui, realçando a assertividade. (FRITZEN, 1978, p. 16).
Por meio dos conceitos da Janela de Johari é possível o Secretário Executivo realizar o estudo do
comportamento humano e entender como o posicionamento de cada colaborador na organização
pode influenciar na própria maneira de perceber os outros, facilitando ou dificultando a comunicação.
Ao estudar o comportamento humano, Skinner (1992, p. 33), citado por Fiorelli (2004, p. 101),
argumenta que “Três questões merecem especial atenção [...]: a influência do observador, sua
capacidade de perceber e discriminar e o autoconhecimento”.
Quando um indivíduo percebe que está sendo observado, ele sofre influência do observador. Em uma
empresa, quando os colaboradores percebem que estão sendo observados por seus gestores, eles
mudam o comportamento, passam a agir da forma que eles acreditam que o gestor gostaria de ver.
O indivíduo no papel de observador é capaz de perceber pelas suas experiências passadas, seus
valores e todo ambiente que influencia sua maneira de relacionar e discriminar os pontos importantes
para compreender a situação observada. Tudo que é observado sofre influência do observador, pois
os elementos observados sofrem interpretações apontadas pelo observador.
A observação na Organização requer do profissional o domínio de detalhes dos processos e das
atividades que lhe permitam adequada percepção dos fatores que afetam os comportamentos e
correta interpretação. (FIORELLI, 2004, p. 101).
O comportamento dos indivíduos acontece seguindo um padrão de valores. Isso demonstra a
importância do autoconhecimento, para que o observador não deixe que seus valores reflitam sobre o
público alvo, mas sim os valores do público apareçam, sejam notados pelos pares.
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O Secretário Executivo, ao utilizar os conceitos da Janela de Johari com o intuito de perceber o
comportamento dos colaboradores, deve ter consciência que cada um leva para a organização seus
valores, cultura adquiridas anteriormente e que devem ser respeitadas. Na visão de Fiorelli (2004, p.
105), [...] a Organização passa a ter extraordinária influência sobre o indivíduo.
O Secretário Executivo, ao fazer uso dos conceitos da Janela de Johari, tem condições de conhecer
melhor a equipe e liderar. A Janela de Johari pode ser utilizada para representar a personalidade de
liderança (autopercepção e a percepção dos outros). Dessa forma, faz-se necessário o estudo da
liderança, para que junto aos conceitos da Janela de Johari, o profissional Secretário Executivo possa
liderar sua equipe com eficácia.
Liderança é o processo pelo qual um indivíduo influencia outros membros do grupo na direção do
atingimento das metas definidas pela equipe ou pela organização. (O’ CONNOR JR., 1997, p. 118
apud PINHO, 2006, p. 221).
A liderança pode ser formal quando diz respeito à hierarquia organizacional, ou informal, é aquela
que surge fora das estruturas formais da organização. Os dois tipos de liderança são importantes
para a organização.
Um líder, por intermédio de suas ações, consegue alcançar o objetivo da organização: fazer com que
as pessoas cooperem entre si. O líder cria uma gestão aceita por todos e, a partir disso, precisa
mantê-la e desenvolvê-la, promovendo ações que envolvam os interesses, os objetivos, a
participação efetiva, a percepção dos colaboradores na contextualização do desenvolvimento
humano integral da equipe.
Sem a presença do líder, as pessoas, enquanto grupo, terão dificuldades até para dar conta dos
requisitos de papel, porque à sinergia se sucede a entropia do microssistema que elas constituem.
(FIORELLI, 2004, p. 201).
Na literatura sobre liderança destacam-se cinco abordagens, as quais estão definidas como: traços,
comportamental, contingencial, carismática, autoliderança.
Ao se falar em Liderança baseada nos traços, percebe-se que essa teoria foi a primeira a ser
estudada por pesquisadores e psicólogos, fundamentada nos traços físicos e pessoais de cada líder.
Antigamente, acreditava-se que uma pessoa já nascia com o “dom” da liderança. Entretanto, as
pesquisas comprovam que não há traços característicos que tornem pessoas líderes desde o
nascimento. Segundo os estudos de Robbins (2005, p. 260), “As teorias dos traços pressupõem que
os líderes nascem com suas características de liderança, e não que eles não se formam líderes”. A
teoria dos traços só aponta para as diferenças que existe entre os líderes. Cada característica do
líder pode ser o resultado e não a origem.
Percebendo que a teoria dos traços não condizia com a realidade, os pesquisadores do assunto
criaram a Teoria Comportamental, que acredita que as pessoas podem ser treinadas a se
comportarem como líderes. Dentro dessa abordagem têm-se as funções de liderança, relacionadas
às tarefas, solucionador de problemas e funções sociais, que lidam com a manutenção do grupo, e
estilos de liderança. Esses estilos são divididos em: estilo orientado para tarefa, que visa somente às
tarefas, o crescimento; e estilo orientado para os empregados, que busca motivar, ter respeito e
confiança com os subordinados.
A abordagem comportamental mostra que as escolhas do estilo de liderança devem levar em conta
forças situacionais que podem conduzir uma liderança para o sucesso ou fracasso.
Por meio das abordagens características e do comportamento, pesquisadores mostraram que a
liderança depende de variáveis, como cultura da organização e a natureza das tarefas. Assim, por
meio de pesquisas, foi identificado que cada situação exige uma liderança diferenciada, criando-se
dessa forma a teoria contingencial (ou situacional), que define qual o melhor caminho, ou seja, a
melhor liderança a ser aplicada. São baseadas na personalidade, comportamento, expectativas,
políticas e cultura. Este estilo é complexo, pois poucos líderes conseguem agir de acordo com a
situação, uma vez que na organização há vários tipos diferentes de pessoas. De acordo com a
definição de Hersey e Blanchard, citados por Robbins (2005, p. 266), “A liderança bem sucedida é
alcançada pela escolha do estilo adequado”.
Esta teoria parte do princípio de que a liderança eficaz independe de traços, comportamentos ou
estilos, ou seja, não existe um só estilo ou característica de liderança eficaz. Ao contrário, a situação
ou contingência é que irá definir o tipo de liderança a ser aplicado. (ABRANTES, 2007, p. 58).
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As pesquisas sobre o comportamento das pessoas em relação à liderança continuaram seguindo por
diversas direções até chegar à liderança carismática ou transformacional. O líder carismático é
visionário, dinâmico, inspira confiança, consegue resultados acima da média, é autoconfiante. Muitos
resultados são atingidos devido a sua postura e conduta moral, que são vistas como exemplo para os
seus liderados. Na medida em que os colaboradores sentem confiança em seus líderes, a
produtividade aumenta, a motivação é constante e a autoconfiança proporciona bons resultados para
as organizações.
[...]. A velocidade das mudanças atuais está exigindo líderes carismáticos, ou seja, pessoas que com
a sua postura, ética, dinamismo e carisma consigam aglutinar outras pessoas para o trabalho em
equipe com qualidade e alta produtividade. (ABRANTES, 2007, p. 58).
Novos estudos sobre liderança apontam para a autoliderança que é encontrada em empresas nas
quais os colaboradores têm participação nos processos administrativo e produtivo. Para Stoner
(1999, p. 359), autoliderança é a capacidade dos trabalhadores motivarem-se a si próprios para
executarem tanto tarefas naturalmente recompensadoras quanto tarefas necessárias, porém não
atraentes. A autoliderança é importante para a atuação dos profissionais Secretários Executivos nas
organizações, uma vez que a autoliderança permite aos colaboradores pensar, analisar e agir a partir
das próprias expectativas.
Toda liderança tem como base a constituição de uma visão compartilhada por todos. Quando a visão
é compartilhada auxilia na tomada de decisão, promove a cooperação de todos para atingi-la.
Nas Organizações há diferentes tipos de pessoas. O líder deve neutralizar os conflitos e direcionar
toda a equipe para alcançar a visão comum. O líder deve ser o modelo para os colaboradores, na
visão de AT&T (1991, p. 14), citado por Fiorelli (2004, p. 206), as pessoas precisam perceber que a
fala corresponde à ação.
Nesse contexto, tanto o líder quanto o Secretário Executivo precisam ter a habilidade interpessoal
desenvolvida. O quadrante da Janela de Johari do líder precisa ter a “Arena” ampliada em relação às
outras. O autoconhecimento do indivíduo no papel de líder é importante, pois ele não deixa que seus
sentimentos, seus comportamentos pessoais se manifestem e interfiram na relação com a equipe. O
líder que tem o autoconhecimento não se deixa influenciar por críticas, reconhece seus valores e
aprende com as observações dos outros.
Os líderes e Secretários Executivos que são autoconfiantes, fazem o uso da Janela de Johari para
dar e receber feedback com confiança.
O fortalecimento da autoconfiança possibilita-lhes expandir a capacidade de dar e receber feedback,
indispensável a todo aquele que se propõe a missão de liderar pessoas, conduzir processos,
direcionar e melhorar procedimentos empresariais. (FIORELLI, 2004, p. 210).
Os líderes e profissionais de Secretariado Executivo têm competências que envolvem os atos de
observar, escutar, falar, integrar-se, compreender, congruir, dar e receber feedback, expressar-se
corporalmente, desenvolver competências para orientar. Ao se observar esses líderes, percebem-se
as mensagens que lhes são passadas, especialmente se consistir em mensagem não verbal, pois
eles identificam os comportamentos e agem de forma a aproveitar o que for positivo e neutralizar os
comportamentos negativos. Eles discriminam e identificam detalhes e características do
comportamento.
O líder não tem medo de escutar seus colaboradores. Fiorelli (2004, p. 214) afirma que para
compreensão em profundidade, faz-se necessária a escuta em igual profundidade. A qualidade da
escuta muitas vezes é comprovada quando a pessoa fala. Miranda e Miranda (1993, p. 93), citados
por Fiorelli (2004, p. 217), indicam que a fala da pessoa que escuta pode sinalizar o grau de
compreensão. A fala abrange a reflexão de forma que demonstra que houve compreensão da
mensagem.
Os líderes e os profissionais Secretários Executivos se envolvem com a equipe, fazem parte das
situações apresentadas, usam a empatia para compreender o pensamento do outro. Na visão de
Fiorelli (2004, p. 218), o envolvimento é fundamental para avaliar uma ideia de inovação. Ao
desenvolver a compreensão, os líderes fazem discernimentos de mecanismos que podem apontar as
forças, as fraquezas, as oportunidades e ameaças da equipe.
É inevitável que o papel do líder seja congruente, ele é o modelo para a equipe. Na liderança é
importante o exercício de dar e receber opinião. “Opinião é um processo de ajuda para mudanças de
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comportamento; é comunicação a uma pessoa, ou grupo, no sentido de fornecer-lhe informações
sobre como sua atuação está afetando outras pessoas”. (FELA MOSCOVICI, 1995, p. 54, citado por
FIORELLI, 2004, p. 222).
Muitos líderes conseguem perceber as expressões corporais. Segundo os estudos de Weil e
Tompakow (2010, p. 144), o corpo fala o que a mente contém. Assim, os líderes conseguem
realmente saber o que o colaborador sente e tem condições de orientar. A percepção é o que
importa. A coisa certa, dita no momento adequado e na forma propícia, possui melhores condições de
germinar e desenvolver-se. (FIORELLI, 2004, p. 226).
Os estudos de Fiorelli (2004, p. 229) discutem que os líderes têm grande importância para a equipe,
ele harmoniza e direciona os pontos de vista para atingir os objetivos e as metas estabelecidas, tendo
em mente que seu maior desafio está em suas próprias convicções.
Por meio do conhecimento/percepção, o profissional Secretário Executivo reconhece nas pessoas
que estão inseridas na organização as causas que motivam ou desmotivam cada um. Motivação é
um fator importante no planejamento organizacional. Uma equipe desmotivada pode levar planos
bem elaborados e com altos investimentos ao fracasso.
Motivação é algo que cada pessoa tem dentro de si, por isso da afirmativa “ninguém consegue
motivar ninguém”, e sim, estimular, incentivar. Aumentos salariais, por exemplo, para muitos, é visto
como fator motivacional, no entanto, em pouco tempo a pessoa fica desmotivada, pois sente a
necessidade de mais e mais aumentos salariais pelos gastos que se equalizam novamente com o
dinheiro que ganha pelo seu trabalho. Conseguir estimular uma pessoa é ação que demanda muita
perspicácia, controle, determinação, esforço.
Os seres humanos são seres distintos uns dos outros, por isso palavras, gestos, ações podem
desmotivar uma pessoa facilmente, e nem sempre o que motiva um indivíduo pode motivar outro e
muitas vezes não tem efeito algum sobre as pessoas.
O que facilita a motivação é um bom ambiente de trabalho, no qual todos se sintam úteis,
respeitados, seguros e com liberdade de expressão, de sentimentos e de sua criatividade. Aliás, onde
existe motivação, a criatividade aflora, e a empresa consegue ótimos resultados. (ABRANTES, 2007,
p. 50).
Na percepção de Robbins (2005, p. 148), uma das explicações mais amplamente aceitas sobre
motivação é a teoria da expectativa, desenvolvida por Victor Vroom.
A teoria da expectativa de Vroom relaciona o desempenho com a recompensa. A teoria diz que cada
indivíduo sente-se motivado a fazer algo quando acredita que será recompensado ou que possa
trazer resultados que atendam as metas pessoais. Ou seja, se a pessoa acreditar que fazer horas
extras, trabalhar aos sábados irá resultar em um elogio do chefe, lhe trará algum tipo de benefício, ela
o fará. Porém se ela considerar que o chefe não dará atenção a seus esforços, se sente desmotivada
e não fará nada além de suas atribuições.
De acordo com os estudos de Robbins (2005, p. 148), esta teoria explica o motivo que tantos
colaboradores não estão motivados a desempenhar suas funções, e fazem o mínimo para manter o
emprego.
A teoria da expectativa tem foco em três relações: relação esforço desempenho, possibilidade
percebida pelo indivíduo de que seu esforço o conduzirá ao desempenho; relação desempenhorecompesa, à medida que o colaborador acredita que o nível de desempenho possa ocasionar o
resultado esperado; e a relação recompensa-metas pessoal apresenta o grau em que as
recompensas obtidas na organização satisfazem os desejos pessoais.
Analisando as três relações propostas por Vroom, Robbins (2005, p. 148) afirma que o indivíduo
acredita que em uma avaliação de desempenho o seu esforço não será reconhecido, isso devido à
capacitação, sistema que cada organização utiliza para avaliar, ou quando o colaborador crê que seu
líder tem um grau de antipatia por ele, isso cria na pessoa a expectativa de que pode receber uma
avaliação negativa. O pensamento de que não importa o quanto se esforce nunca será reconhecido
nas avaliações de desempenho fazem com que as pessoas se sintam desmotivadas. E se for
reconhecido, a relação desempenho-recompensa é baixa, pois há muitos outros fatores que vão além
do desempenho. “[...] muitos executivos pressupõem, erroneamente, que todos os funcionários
querem as mesmas coisas, sem perceber os efeitos motivacionais da diferenciação das
recompensas.” (ROBBINS, 2005, p. 149).
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A teoria da expectativa abrange os objetivos de cada pessoa, distingue que não há norma particular
que ilustre a motivação de todos.
A teoria da equidade é um ponto a ser observado no dia a dia organizacional com relação à
motivação dos colaboradores. O ser humano faz comparações entre suas atividades desenvolvidas
(esforço, experiência, competências) e o retorno (reconhecimento, recompensas, remuneração) com
os outros. Quando percebido que as comparações são iguais nas relações, há um estado de
equidade. Caso contrário, seja notada alguma desigualdade, é apontado o estado de tensão da
equidade. Na visão de Robbins (2005, p. 145), “[...] vemos a nós mesmos como injustiçados, a tensão
cria o sentimento de raiva, quando nos vemos com excesso de recompensas, a tensão cria um
sentimento de culpa”. Esses fatores podem desmotivar ou motivar um indivíduo quanto ao
comportamento junto aos seus gestores ou colegas de trabalho.
A teoria da equidade aponta que para muitos a motivação sofre influência de acordo com as
recompensas, relativas ou absolutas.
A administração por objetivos pode ser um meio para alcançar a motivação dos colaboradores na
corporação. A administração por objetivos enfatiza a fixação participativa de metas tangíveis,
verificáveis e mensuráveis. (ROBBINS, 2005, p. 160). Esse tipo de administração é um meio de
motivar as pessoas por meio dos objetivos propostos, dando ênfase e transformando todos em metas
específicas.
A administração por objetivos tem quatro pontos fundamentais para sua eficácia: a especificidade, a
decisão participativa, o período de tempo e a opinião do desempenho. O objetivo deve ser tangível e
mensurado. As metas são produzidas de forma participativa, em que os gestores e colaboradores
entram em consenso para efetuar a avaliação. Todos os objetivos têm certo tempo para a realização.
Para Robbins (2005, p. 160), geralmente o prazo é de três meses, seis meses ou um ano.
A opinião do desempenho é a parte final da administração por objetivo, é feita uma avaliação
constante do desempenho de todos os envolvidos. A opinião possibilita aos colaboradores o meio de
identificar possíveis erros e corrigir suas ações.
O Secretário Executivo que faz uso da administração por objetivos e da Janela de Johari na gestão
de equipes pode identificar o perfil de cada indivíduo para a função mais adequada, e com os
conhecimentos das teorias motivacionais guiarem a equipe para o sucesso.
O profissional Secretário Executivo que busca manter a equipe motivada faz uso da comunicação,
visto que todo ser que vive em sociedade tem a necessidade de se comunicar, seja por intermédio de
gestos, da escrita, da fala. A comunicação é uma transferência de sentido e informações existentes
entre pessoas. As organizações que compartilham as informações com seus colaboradores causam o
sentimento de pertencimento, que faz com que as pessoas fiquem motivadas a trabalhar, que sintam
o desejo de fazer parte da empresa. Contudo, a comunicação precisa ser compreendida.
A comunicação tem quatro funções na equipe: controle do comportamento das pessoas; informações,
que são as orientações transmitidas aos colaboradores para que eles atuem de acordo com as
normas da empresa; expressão emocional, pois a comunicação é um mecanismo que fornece meios
para os colaboradores expressarem seus sentimentos de satisfação ou frustração, satisfazendo
assim as necessidades sociais; enfim, a comunicação age também como instrumento motivacional.
Quando o colaborador sente que faz realmente parte da organização, que tem conhecimento dos
fatos que ocorrem na empresa, ele trabalha mais satisfeito. Nesse contexto, o estabelecimento de
metas específicas, a opinião do progresso em relação a elas e o reforço do comportamento desejável
estimulam a motivação e requerem comunicação. (ROBBINS, 2005, p. 233).
Ampliando a discussão, aborda-se que há três maneiras para que as pessoas se comuniquem: Oral,
escrita e não verbal.
A comunicação oral é o principal meio de se comunicar, em que a sua maior vantagem é a rapidez e
o feedback. A principal desvantagem da comunicação oral nas organizações é que não há registros
do que foi acordado e quando deve ser transmitida a várias pessoas, a mensagem chega muitas
vezes distorcida.
A comunicação escrita é verificável, tanto o emissor quanto o receptor têm registro da comunicação.
No entanto, ela leva tempo para ser redigida e o feedback é mais demorado, e cada indivíduo pode
ter suas próprias interpretações.
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A comunicação não verbal muitas vezes é transmitida com a comunicação oral, mas em alguns casos
ela pode aparecer sozinha. A comunicação não verbal diz respeito ao movimento do corpo, tom de
voz e distanciamento entre o emissor e o receptor, mesmo que inconscientemente. Por intermédio da
linguagem não verbal é apontado o estado de espírito do indivíduo.
Por meio da linguagem corporal, dizemos: ‘ajude-me, estou sozinho’, ‘[...] deixe-me só, estou
deprimido’. [...] Mostramos nosso estado de espírito através da linguagem não verbal do corpo.
Erguemos uma sobrancelha em sinal de descrédito, [...] Cruzamos os braços para nos isolarmos ou
nos protegermos [...]. (ROBBINS, 2005, p. 236).
À linguagem corporal adiciona-se a comunicação verbal. Um movimento isolado do corpo pode não
dizer nada, todavia associado à comunicação verbal, completa a mensagem.
A expressão facial pode passar muitas mensagens, principalmente junto à entonação da voz, em que
se pode demonstrar arrogância, desinteresse, timidez, agressividade, docilidade, compreensão,
estímulo. A distância que as pessoas se colocam entre si pode significar uma distância considerada
formal ou ser interpretada como intimidade, e isso depende da cultura de cada região, segundo
afirmação de Robbins (2005, p. 237). É importante que o receptor esteja atento para esses aspectos
da comunicação.
O Secretário Executivo, como um líder, ao fazer uso dos conceitos da Janela de Johari para atingir a
eficiência e eficácia na comunicação, deve estar atento aos aspectos que podem auxiliar ou interferir
na comunicação organizacional.
O estilo interpessoal, baseado na Janela de Johari, pode ter consequências imprevisíveis de
relacionamento, contribuindo favoravelmente ou prejudicando a comunicação empresarial.
Quando o indivíduo faz uso mínimo da “arena”, representa um relacionamento impessoal nas
relações interpessoais, predominando a área “desconhecida”. Na visão de Fritzen (1978, p. 18), isso
parece indicar um medo de correr risco pela abertura e pelo feedback. Estas pessoas não são
comunicativas e preferem ficar isoladas em organizações burocráticas.
Figura 6 - A
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 17.
Há indivíduos que fazem uso do feedback para promover os relacionamentos e, no entanto, têm
aversão à exposição, que muitas das vezes é vista como desconfiança em relação ao outro. Neste
caso, há uma predominância do “oculto” (fachada). O uso em excesso do feedback causa situação de
tensão e hostilidade, o que torna o relacionamento interpessoal difícil e interfere na comunicação
entre as pessoas.
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Figura 7 - B
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 18.
Quando há o uso excessivo da exposição e a ausência do feedback, a “mancha cega” predomina,
revelando a desconfiança em relação aos membros da equipe. Isso causa um sentimento de mal
estar na equipe, hostilidade, insegurança e ressentimento, criando barreira na comunicação.
Figura 8 - C
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 19.
O estilo interpessoal adequado ao processo de abertura e do feedback acontece naturalmente,
proporciona equilíbrio para a equipe, há participação de todos e há um aumento na produtividade.
Neste estilo há o crescimento da “arena”, maior confiabilidade, assim a comunicação se torna
adequada uma vez que a equipe está em sintonia.
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Figura 9 - D
Fonte: FRITZEN, 1978, p. 20.
O Secretário Executivo, fundamentado nos conceitos da Janela de Johari, tem condições para
conduzir a comunicação organizacional o mais próximo da eficiência e da eficácia, de acordo com as
exigências corporativas contemporâneas.
A percepção que cada ser humano tem é um importante fator da comunicação. A forma de perceber
a mensagem no âmbito organizacional pode garantir uma comunicação eficiente, por isso a
necessidade do estudo da percepção.
A percepção é um importante ponto do estudo da Janela de Johari. Para Robbins (2005, p. 104), a
Percepção é “[...] o processo pelo qual os indivíduos organizam e interpretam suas impressões
sensoriais com a finalidade de dar sentido ao seu ambiente”.
Ao utilizar os conceitos da Janela de Johari para perceber as pessoas, é preciso considerar alguns
fatores situacionais que podem interferir/influenciar na percepção.
Satisfação Relacional - Quando o relacionamento com um indivíduo é bom, a percepção é diferente
de quando há conflitos no relacionamento. As pessoas que vivem em conflito tendem a atribuir a
responsabilidade dos problemas uns aos outros. Em experiências passadas, a pessoa sofre uma
frustração ou decepção com relação ao outro, no entanto, pode em outras situações parecidas
perceber os outros de forma negativa.
Conhecimentos - Quando se tem o conhecimento, quando se sabe o motivo pelo qual a pessoa age
diferente, a percepção é uma; quando não se tem o conhecimento da razão pela qual a pessoa é
distante, a percepção é completamente diferente.
Autoconceito - Pessoas inseguras têm uma percepção diferente daqueles que se sentem confiantes.
Nesse sentido, explica quando um indivíduo avalia a situação de um provocador amigável ou hostil e
responde de forma preservativa ou serena. O que se sente sobre nós mesmos influencia bastante a
maneira como se interpreta o comportamento dos outros. (ADLER; RODMAN, 2003, p. 23).
Outro fator a ser considerado ao utilizar os conceitos da Janela de Johari é o ambiente cultural. E por
isso, há a necessidade do Secretário Executivo conhecer e vivenciar as mais variadas culturas.
Pessoas de mesma cultura têm problemas na percepção um do outro, quando são indivíduos de
culturas diferentes a percepção e a comunicação se tornam ainda mais difíceis. Adler e Rodman
(2003, p. 26) afirmam que a cultura fornece um filtro de percepção que influência até mesmo os mais
simples eventos.
A cultura exerce forte influência na percepção. Um exemplo simples é a cultura do ocidente, onde as
pessoas falam muito. Não falar no Ocidente é interpretado como falta de interesse, timidez,
hostilidade, falta de conhecimento. Por outro lado, no Oriente, a cultura é falar pouco, o silêncio é
valorizado, eles desestimulam o livre pensamento.
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As diferenças de percepção são igualmente importantes em um mesmo país, quando membros de
diferentes subculturas interagem. O fracasso em reconhecer as diferenças subculturais pode levar a
mal-entendidos desafortunados e desnecessários. (ADLER; RODMAN, 2003, p. 27).
O Secretário Executivo, ao utilizar os conceitos da Janela de Johari, com objetivo de melhorar sua
própria percepção no meio organizacional, utiliza a empatia, para entender o mundo do ponto de vista
do outro.
Ao utilizar os conceitos da Janela de Johari na gestão de equipes, o profissional Secretário Executivo
tem a possibilidade de perceber e reconhecer os conflitos nas organizações, que para muitos é tido
como algo negativo. O conflito pode surgir nas organizações como problema sério, gerando situações
das quais as pessoas não conseguem trabalhar. Todavia nem sempre o conflito é negativo.
Para que haja conflito, é preciso que as partes envolvidas percebam esta situação. Deste ponto de
vista, a existência do conflito depende da percepção. Robbins (2005, p. 326) define conflito “[...] como
um processo que tem início quando uma das partes percebe que a outra parte afeta, ou pode afetar,
negativamente [...]”.
O conflito engloba amplos fatores como: incompatibilidade de objetivos, diferentes interpretações dos
fatos, múltiplas competências dos pares.
Há três visões distintas do conflito nas organizações. A primeira é a visão tradicional, que aponta o
conflito como algo negativo, ligado à irracionalidade. Por esta definição é algo maléfico que deve ser
evitado. De acordo com as explanações de Robbins (2005, p. 326), “O conflito era visto nesse
contexto como uma disfunção resultante de falhas de comunicação [...]”. A segunda visão está
centrada nas relações humanas, em que o conflito é impossível de ser evitado e há momentos que
ele é necessário e traz benefícios para o desempenho da equipe. A terceira é a visão interacionista,
na qual incentiva o conflito com vista que uma equipe que está sempre em harmonia se torna apática
e não percebe as necessidades de mudanças e inovação no ambiente organizacional, a fim de treinar
os prejuízos que esse comportamento descompromissado pode causar no alcance dos objetivos e
metas organizacionais.
Na abordagem de que todo conflito é negativo, é preciso analisar o comportamento das pessoas que
estão envolvidas. Seguindo a ideia que todo conflito é ruim, basta apenas identificar suas causas e
corrigir ou solucionar o problema, a fim de aprimorar o desempenho da equipe, facilitar a
produtividade, aumentar os lucros e a competitividade.
Na visão das relações humanas, o conflito é natural e inevitável, e pode até ser favorável para a
organização. Já na visão interacionista encoraja o conflito no ponto de vista que uma equipe
harmoniosa, cooperativa e tranquila esteja apática, sem reação e seja imperceptível a necessidade
de mudanças e inovação. Nessa visão, os líderes são encorajados a manter um nível mínimo de
conflito para manter a equipe com senso crítico e criativo.
O conflito pode ser tanto construtivo como destrutivo para o funcionamento de um grupo ou unidade.
[...]. O nível ótimo seria aquele em que há conflito suficiente para evitar a estagnação, estimular a
criatividade, permitir que as tensões sejam liberadas e o processo de mudanças seja iniciado, mas
insuficiente para ser destrutivo ou prejudicar a coordenação das atividades. (ROBBINS, 2005, p. 342).
O Secretário Executivo, ao gerenciar conflitos, utiliza sua percepção baseada nos conceitos da
Janela de Johari para identificar a funcionalidade dos conflitos e buscar possíveis soluções.
Quando o conflito age de forma positiva é o conflito funcional, ele apoia os objetivos da equipe e
melhorar o desempenho. Os conflitos disfuncionais atrapalham o desenvolvimento da equipe e
aparece de forma destrutiva. Geralmente esse conflito se origina nos relacionamentos interpessoais,
pois há choques de personalidades e redução de cooperação mútua que impede a realização das
atividades. Os conflitos funcionais estão relacionados às tarefas, seu conteúdo, objetivos e metas
organizacionais.
O Secretário Executivo, ao atuar como gestor, assessor, consultor, empreendedor de equipes,
utilizando os conceitos da Janela de Johari, administra os conflitos que possam surgir nas equipes.
Em toda equipe é inevitável que haja conflitos. Muitos gestores veem o conflito como algo negativo,
que pode desestruturar a equipe, causar danos permanentes nos relacionamentos interpessoais. É
evidente que em todas as organizações existem conflitos, ninguém pensa igual. Desde que haja uma
administração competente do conflito, há possibilidades de surgir novas ideias para o crescimento
organizacional e profissional de cada colaborador.
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A percepção humana nas organizações possibilita ao Secretário Executivo trabalhar para evitar que
os problemas do trabalho, os conflitos sejam levados para a casa. O stress, as angústias, ansiedades
do ambiente corporativo podem ser evitados, desde que haja um trabalho consciente da valorização
do ser humano com vista na Qualidade de Vida no Trabalho (QVT). As pessoas que vivem bem, tanto
no ambiente familiar como corporativo, trabalham melhor, produzem mais, mantendo qualidade e
satisfação.
A Qualidade de Vida no Trabalho, onde vive-se uma constante mudança, que exige cada vez mais
dos colaboradores, representa a indigência de agir com maior profundidade na melhoria das
condições de vida na ação laboral, nos processos organizacionais, ambiente físico, relacionamento
interpessoal.
QVT é a forma de medir a condição de vida do ser humano. Para isso são analisados aspectos
físicos, psicológicos, emocional, socioeconômicos, relacionamento com a família e amigos, educação
e saúde.
[...] os programas de QVT em geral enfatizam o desenvolvimento das habilidades dos funcionários, a
redução do estresse ocupacional e o desenvolvimento de relação mão-de-obra gerência mais
cooperativa. (DAVIS; NEWSTROM, 2001, p. 146).
A QVT estimula uma atmosfera mais humanizada nas empresas, busca as habilidades que cada
colaborador tem, propicia um ambiente para o encorajamento e desenvolvimento das competências
pessoais e profissionais de cada par.
Utilizando-se os conceitos da Janela de Johari, o Secretário Executivo, como gestor de equipes, pode
obter uma resposta positiva em relação à qualidade de vida dos colaboradores na empresa. Para
profissionais Secretários Executivos gerir equipes é atuar como agente facilitador e integrador de
pessoas. Atualmente o ser humano está sendo mais valorizado nas organizações, por esse motivo há
necessidade de aprimoramento nas relações humanas. “[...] desejo de maior participação pessoal,
expressa pelo exercício de direitos, deveres e responsabilidades. [...] realização do potencial humano.
Ambos remetem ao mundo mais humanizado”. (VERGARA, 2005, p. 23).
Na contemporaneidade, as organizações estão passando por um processo de humanização, ou seja,
estão investindo não só em ciência e tecnologia, mas também no desenvolvimento humano. A
importância da satisfação dos colaboradores influencia de forma direta na produtividade e
crescimento organizacional.
Ao seguir os conceitos da Janela de Johari, as corporações identificam a preocupação com as
pessoas nas organizações, uma vez que o intuito é lidar com o autoconhecimento e com a percepção
dos outros, assim a implantação de novos conceitos pode ser tratada de forma mais humanizada e
não mecânica.
RESULTADOS E DISCUSSÕES
Apresentam-se a seguir os resultados da pesquisa realizada com egressos e acadêmicos do curso de
Secretariado Executivo, das Faculdades Associadas de Uberaba, FAZU, objetivando-se analisar por
que as pessoas têm dificuldade ou facilidades no trabalho em equipe, na percepção e na
comunicação. O modo como cada um se posiciona na organização pode mudar a maneira de
percepção do meio em que está inserido. A falta de estrutura nos propósitos, nas atividades, o nível
de conhecimento, habilidades, atitudes, valores, espiritualidade podem interferir no relacionamento
entre pessoas e equipes. Esses fatores foram investigados nesta pesquisa por intermédio de
indagações acerca do tema utilização dos conceitos da Janela de Johari.
Por intermédio do questionário aplicado a egressos e acadêmicos curso de Secretariado Executivo
verificou-se que 63,52% dos profissionais não exercem funções diretamente ligadas à Gestão de
Pessoas.
Com o intuito de saber se eles, ao exercerem suas funções, têm o hábito de perceber as pessoas que
fazem parte da equipe, 85,88% responderam que sim.
(SE23) “A observação auxilia na percepção das características das pessoas que estão ao meu lado,
colaborando para uma convivência mais dinâmica e sadia.”
(SE51) “É importante notar as pessoas e seus respectivos talentos e qualidades para o espírito de
coletividade prevalece.”
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(SE77) “A observação facilita a convivência, você aprende mais sobre o comportamento de cada um.”
(SE80) “Perceber as pessoas é importante para compreender as atitudes e facilitar na tomada de
decisões.”
(SE85) “Observar as pessoas que trabalham conosco é essencial para conhecermos o profissional
que relacionamos diariamente, e assim contribuir com seu trabalho. Esse processo gera a integração
entre a equipe, facilita o trabalho diário e o diálogo, e automaticamente adquirimos o respeito e
confiança do nosso companheiro.”
[...] quando observamos pessoas, tentamos encontrar explicações quanto ao motivo de seus
comportamentos. Nossa percepção e julgamento das ações de um indivíduo, portanto, serão
significativamente influenciados pelas suposições que fazemos sobre o estado de espírito dele.
(ROBBINS, 2005, p. 105).
A percepção que se tem das pessoas é importante no ambiente organizacional, pois se houver
equívoco, podem-se criar danos no relacionamento interpessoal e consequentemente no crescimento
organizacional.
A pesquisa mostrou que 89,41% dos egressos e acadêmicos do curso de Secretariado Executivo que
responderam o questionário conhecem superficialmente os conceitos da Janela de Johari, contudo os
utilizariam para conhecer melhor a equipe em que estão inseridos. E 10,59% têm conhecimento e
utiliza os conceitos da Janela de Johari no seu dia a dia corporativo.
A Janela de Johari trata de ilustrar o processo de dar e receber feedback. [...] seja um bom auxílio
para formarmos uma ideia clara de muitos dos nossos comportamentos, e nos ofereça alguma
solução para enfrentarmos nossas dificuldades nas relações interpessoais e fazermos de nossa
participação social na comunidade uma expansão realizadora para nós e para aqueles que conosco
vivem. (FRITZEN, 1978, p. 9).
Questionou-se sobre a importância da percepção das pessoas para um ambiente de trabalho
saudável e a obtenção de bom relacionamento interpessoal. Todos os respondentes acreditam que o
ambiente de trabalho saudável influência no relacionamento interpessoal e que ao perceber cada
colaborador da organização é possível proporcionar melhorias na forma de lidar com cada pessoa,
evitando conflitos e enaltecer a construção da harmonia e o alcance dos objetivos e metas traçados.
(SE1) “Quando há o conhecimento de si próprio e das competências e característica do outro, sabese como lidar com cada situação e necessidade, evitando dissabores, conflitos, enaltecendo a
construção da harmonia eficiente e eficaz do alcance dos objetivos e metas traçados como resultados
prospectados para a melhoria contínua.”.
(SE66) “O autoconhecimento é imprescindível para reconhecer déficits individuais e da equipe”.
(SE79) “De acordo com meu amadurecimento físico/mental consigo me perceber e me avaliar em um
grau de evolução crescente.”
(SE85) “A partir do momento que você consegue identificar o comportamento dos seus
companheiros, valorizamos os processos e prezamos pelo bom relacionamento da organização.”.
Conforme afirmação de Robbins (2005, p. 105), a nossa percepção e julgamento das ações de um
indivíduo, portanto, serão significativamente influenciados pelas suposições que fazemos sobre o
estado de espírito dele.
Robbins (2005, p. 124) afirma que “As pessoas pensam e raciocinam antes de agir. É por este motivo
que o entendimento de como elas toma suas decisões pode ajudar a explicar e a prever seus
comportamentos”.
Ao serem questionados a respeito das características de cada quadrante da Janela de Johari,
percebe-se que as pessoas participantes dessa pesquisa estão mais conscientes de si. 77,64% dos
respondentes apontaram autoconhecimento, integridade e autoconfiança como característica mais
importante em si.
Quanto à percepção que se tem do “eu aberto” do outro, 80% responderam que iniciativa,
persistência e integridade são os pontos mais importantes.
Analisando as respostas a cerca do “eu cego”, 100% dos respondentes estão cientes que possuem
características que precisam ser melhoradas para diminuir esse quadrante e aumentar o “eu aberto”.
Nesse contexto do “eu cego”, 62,35% reconhecem que a impaciência, o materialista e a sensibilidade
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são os pontos que precisam melhorar em si mesmos. Justifica-se que no momento que há o
reconhecimento das características negativas, começa-se a transportar conhecimentos do “eu cego”
para o “eu aberto”. Com relação à percepção que se tem dos pares a respeito do “eu cego”, 65,88%
entende que os outros possuem dificuldades em se reconhecerem.
Ao realizar a análise do “eu oculto” foi percebido que 92,94% dos respondentes preferem não
transparecer que possuem características como instabilidade, sensibilidade e ambição. A percepção
que se tem do “eu oculto” do outro é a mesma que reconhece em si próprio. Quanto ao quadrante do
“eu desconhecido”, 84,70% possuem características negativas como intolerância, impaciência e
teimosia. Se o “eu desconhecido” diminuir o seu quadrante, ele pode ser transportado para qualquer
um dos outros três, deixando de ser desconhecido, o que é uma evolução para a Janela de Johari. A
percepção que se tem do “eu desconhecido” dos pares é o contrário da própria percepção, ou seja,
97,64% destacaram características positivas como mais importantes na personalidade do outro que a
desconhece.
[...] a Janela de Johari trata de explicar é como estas diferenças nas áreas de nossa personalidade
devem procurar comportar-se para melhorar as relações interpessoais, através do próprio
conhecimento e do conhecimento dos demais [...]. (FRITZEN, 1978, p. 11).
Indagados como gestores de equipe costumam dar feedback, verificou-se que a maioria dos
respondentes, isto é, 94,11% reúnem a equipe pelo menos uma vez a cada seis meses para dar o
feedback; 5,89% afirmam que não costumam reunir com a equipe, por falta de tempo. É provável
que esse resultado seja devido à falta de habilidade do gestor em aplicar um feedback construtivo,
uma vez que 31,76% dos respondentes afirmam não ter conhecimentos acerca de aplicar feedback e
sentem dificuldades em receber retornos.
(SE1) “É o mínimo que se deve fazer, pois pelo retorno da atividade desenvolvida tem-se a visão dos
alcances ou dificuldades na realização da ação. No mínimo, estimular os acertos e agradecer pela
participação no processo.”
(SE5) ”Quando conhecemos o posicionamento das pessoas que trabalham conosco ficar mais fácil
identificar suas necessidades. O feedback proporciona um conhecimento do outro que é difícil de
aprender somente no dia a dia.”.
(SE14) “A instituição que trabalho a prática de feedback é parte obrigatória das avaliações de
satisfação do cliente, e de outros processos organizacionais. Vale ressaltar que adoto essa prática
não como obrigação, mas como apoio no processo decisório.”.
Os respondentes foram questionados sobre a percepção de conflitos na organização e 68,24%
responderam que percebem uma situação de conflito com facilidade, e 31,76% afirmaram que tem
dificuldades em perceber conflitos. Quando arguidos se conseguem distinguir se o conflito é positivo
ou negativo, é notado um grau de dificuldade, pois a maioria, 92,94% acredita que qualquer conflito é
negativo, isso porque as pessoas costumam resolver os conflitos fazendo com que no momento ele
pareça estar solucionado, mas foi somente resolvido momentaneamente e em pouco tempo o mesmo
volta a surgir. A solução é o caminho a ser seguido. Quando se soluciona uma questão é porque
investigou a causa, foi até as raízes do conflito para entender o motivo, e procurou definir o melhor a
ser feito para solucionar de maneira que não retorne a mesma questão. Desta forma, quando se
resolve um conflito ele é visto como negativo porque sempre está ressurgindo, quando todos
acreditam que não mais existe. Por isso, os conflitos devem ser solucionados, uma vez que a busca
das causas podem criar melhorias no âmbito organizacional. “[...] alguns conflitos apoiam os objetivos
do grupo e melhoram seu desempenho; [...] existem conflitos que atrapalham o desempenho do
grupo; são formas destrutivas”. (ROBBINS, 2005, p. 327).
(SE1) “Ás vezes percebe-se nitidamente. Outros momentos os conflitos ficam mais restritos aos
membros que estão influenciados. Quando há a percepção, buscamos resolver a dificuldade
enfrentada pelo diálogo e consecução de reestabelecimento da harmonia no alcance dos objetivos e
metas.”.
(SE3) “Às vezes percebo facilmente um conflito, mas tenho dificuldades em relacionar se o conflito é
positivo ou negativo, talvez porque temos sempre em mente que conflito é negativo.”.
Quando questionados a respeito da percepção das falhas na comunicação, 90,58% relataram que
esse fator existe constantemente e isso causa danos nos processos organizacionais.
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(SE1) “Há falhas na comunicação na empresa que trabalho, para amenizar estas falhas tentamos
interagir melhor a equipe, criando dinâmica para ‘soltar’ mais a equipe.”.
(SE14) “Acredito que toda organização tenha falhas na comunicação, para minimizar o diálogo deve
ser constante e partilhar as experiências e importante.”.
(SE34) “Acredito que é comum falha de comunicação nas empresas, para que isso não ocorra
procuro organizar os processos rotineiros de forma que a comunicação chegue clara e objetiva nos
envolvidos. A todo tempo estou alinhando as informações e as traduzindo aos meus liderados.”.
A percepção do outro e a autopercepção são componentes com o potencial de criar distorções e de
interferir na meta da comunicação perfeita. (FRANÇA et al., 2002, p. 277).
Segundo a afirmação de Robbins (2005, p. 232), [...] pesquisas indicam que as falhas de
comunicação são as fontes mais frequentemente citadas de conflitos interpessoais.
Quando arguidos sobre a percepção de si mesmo influenciar na motivação e a falta de motivação
influenciar no relacionamento interpessoal, 100% dos respondentes acreditam que é verdadeira a
afirmativa.
(SE2) “Quando se conhece melhor, consegue achar os pontos de motivação. Uma pessoa sem
motivação perde o sentido da vida e se afasta dos demais que estão próximos.”.
(SE14) “Se conhecer em primeiro lugar e saber nortear a equipe é um instrumento de incentivo e
motivação. Um trabalho em equipe bem ou mal realizado interfere nos resultados coletivos e
consequentemente nas relações interpessoais.”.
As pessoas dentro das organizações estão sempre julgando umas as outras. Os executivos precisam
avaliar o desempenho de seus subordinados. Julgamos o quanto nossos colegas se dedicam ao
trabalho deles. Quando um novo membro entra para a equipe, ele é imediatamente “medido” pelos
demais. Muitas vezes, esses julgamentos têm consequências importantes para a organização.
(ROBBINS, 2005, p. 108).
Ao falar sobre QVT (qualidade de Vida no trabalho), os 100% dos respondentes afirmaram que a ela
interfere diretamente na motivação das pessoas e no relacionamento interpessoal.
(SE3) “Se concluir que não há QVT a motivação irá sofrer abalos, portanto, QVT é um indicador para
produtividade e bom relacionamento.”.
(SE5) “Quando estamos em um ambiente que não proporciona prazer, isto desmotiva as pessoas.”.
(SE25) “A qualidade de vida no trabalho é fator fundamental para alavancar a produtividade do grupo.
Se essa qualidade não é respeitada e entendida as conseqüências no ambiente de trabalho podem
ser desastrosas, desestimulantes.”.
Para França et al. (2002, p. 298), a QVT deve ter como meta a geração de uma organização mais
humanizada, na qual o trabalho envolva relativo grau de responsabilidade e de autonomia no que se
refere a cargo, recebimento de recursos de feedback do desempenho, tarefas adequadas, variedade,
enriquecimento do trabalho e ênfase no desenvolvimento pessoal do indivíduo.
Questionou-se como o conceito da Janela de Johari pode auxiliar a QVT nas organizações e 89,41%
acreditam que estes conceitos podem ajudar a entender melhor as necessidades dos colaboradores.
(SE23) “Através da Janela de Johari é possível analisar as potencialidade e fragilidades das
organizações.”.
(SE54) “A Janela de Johari cria meios para estimular a qualidade de vida dos colaboradores, pois
pontua os pontos que necessitam ser estimulados e fortalecidos.”.
(SE61) “A liderança deve provocar sempre o autoconhecimento, através de reuniões e dinâmicas
propostas pela Janela de Johari.”.
[...] a qualidade de vida no trabalho caracteriza-se por uma constante busca pelo equilíbrio entre o
individuo e a organização, valorizando o trabalhador como ser humano e sua posição na organização,
requerendo a construção de um espaço organizacional que valorize a subjetividade dos
trabalhadores, considerando-os sujeitos de seu trabalho e não objeto de produção. (FERNANDES,
1996, p. 15).
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Ao serem questionados sobre como a Janela de Johari pode auxiliar na motivação 89,41%
responderam que acreditam que quando aplicado com conhecimento os conceitos da Janela de
Johari é possível conhecer melhor cada colaborador, verificar como ele se enxerga na organização e
descobrir como ele se sente, quais são as expectativas que tem a respeito da empresa, e desta forma
analisar qual é o grau de motivação de cada colaborador.
(SE2) “A Janela de Johari pode ser usada como ferramenta de feedback. Com ele é possível fazer
uma análise avaliativa. A Janela de Johari nos ajuda a compreender os outros e principalmente a nos
mesmos.”.
(SE25) “A motivação pode ser melhorada a partir do momento que avaliamos as características e
apontamentos individuais e coletivos dos membros da organização, e a Janela de Johari pode facilitar
esta avaliação.”.
(SE14) “Podemos utilizar a Janela de Johari como ferramenta de feedback, na reestruturação da
convivência por meio de novas ações motivacionais, palestras, cursos, encontros.”.
(SE61) “A convivência, o relacionamento, alinhamento através da comunicação são ferramentas de
extrema importância para a melhoria da motivação organizacional. O ambiente sadio é fundamental
para o sucesso da organização e com a utilização dos conceitos da Janela de Johari é possível
proporcionar isto para a empresa.”.
Considera-se que os egressos e acadêmicos do curso de Secretariado Executivo têm o
conhecimento dos conceitos da Janela de Johari, porém nem sempre os utilizam no cotidiano
corporativo, de maneira sistemática. Todos acreditam na eficiência e na eficácia que esses conceitos
podem proporcionar ao ambiente de trabalho, ao relacionamento interpessoal e ao aumento na
produtividade, ampliando a qualidade de vida dos colaboradores da empresa. Acredita-se que a
percepção de si próprio e a dos outros influenciam de maneira sistemática o relacionamento entre
pessoas e equipes na esfera organizacional.
CONSIDERAÇÕES
Com este trabalho foi possível perceber que o ser humano está sendo cada vez mais valorizado
dentro da organização. O bem estar dos colaboradores na empresa, o relacionamento interpessoal
são fatores importantes a serem considerados em relação ao aumento da produtividade. Nesse
sentido, pelos estudos teóricos acerca da Janela de Johari, denota-se que o Secretário Executivo é
um agente integrador e facilitador dentro das organizações, com o propósito de aprimorar a
comunicação entre pessoas e setores, o relacionamento interpessoal e a qualidade de vida no
trabalho.
O estudo demonstrou que o autoconhecimento é uma importante característica que os gestores de
equipe devem possuir. Os conceitos da Janela de Johari podem auxiliar na gestão de qualidade, em
que o ser humano é visto como parte da corporação. A partir do momento que as pessoas têm
conhecimento de si próprias, começam a perceber os pares que estão a sua volta, as suas
necessidades, e nesse momento pode-se adequar a gestão para o crescimento pessoal e
profissional, de forma que o modo que cada colaborador se posiciona na empresa influencia na
comunicação e no relacionamento interpessoal.
Pode-se observar que dar e receber feedback implica autoconhecimento e conhecimento entre as
pessoas e facilita a comunicação interpessoal, evitando interpretações equivocadas acerca do
comportamento dos outros, recebendo informações de como o comportamento de cada um está
influenciado no ambiente em que está inserido.
Os profissionais Secretários Executivos com a utilização dos conceitos da Janela de Johari têm
condições de exercer um trabalho saudável, com intuito de melhorar a qualidade de vida dos
colaboradores, promover interação entre setores e equipes por intermédio da gestão focada no
conhecimento e autoconhecimento do ser humano.
Esta pesquisa contribui para a Gestão de Equipes focada no potencial do ser humano e para o
próprio colaborador desenvolver sua percepção, podendo contribuir para um ambiente saudável
dentro da organização, promovendo eficácia na comunicação, qualidade de vida no trabalho (QVT) e
lucratividade.
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Livro de Atas
CISA 2015
A DEFINIÇÃO DE ASSESSORIA SOB A PERCEPÇÃO DE ACADÊMICOS E
PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO EXECUTIVO E SUA ESFERA
DEATUAÇÃO COMO ASSESSOR
Inajara Amanda Fonseca Viana
inamanda@hotmail.com
RESUMO
Fazer uma abordagem sobre assessoria é deflagrar uma discussão sobre a iniciação dos
fundamentos dessa temática. Ao perpassar pela profissão de secretariado, é importante destacar a
necessidade da definição de tal tema, pois, a falta desse conhecimento, implica diretamente nos
afazeres secretariais, culminando para a dubiedade de compreensão de assessorar atrelado ao ato
de secretariar. Neste trabalho, será apresentada uma discussão teórica sobre assessoria, com o
objetivo de compreender a percepção dos acadêmicos e profissionais de secretariado, quanto sua
percepção acerca da definição concomitantemente analisar a esfera de atuação do secretário como
assessor. Para realizar este trabalho, foi realizada pesquisa bibliográfica, com várias literaturas, entre
livros e artigos, e para ampliar e fortalecer a pesquisa, foram aplicados questionários aos acadêmicos
e profissionais de secretariado, caracterizando uma pesquisa quali quantitativa e exploratória. Os
resultados alcançados, mostraram uma ampla falta de conhecimento por parte dos entrevistados
quanto a definição de assessoria, confundindo-a como o ato de realizar tarefas de secretaria. Logo,
percebe-se a necessidade de disseminar estudos nessa área, com o intuito de fortalecer a temática,
através da inserção de disciplinas na academia, para construir uma sustentação teórica sobre
assessoria.
Palavras-chave: Percepções, definições, assessoria, acadêmicos, profissionais.
SECRETARIAL ADVISORY: A STUDY ON THE BALL AS ACTING SECRETARY OF ADVISOR
ABSTRACT
Making an approach to counseling is spark a discussion about the initiation of the fundamentals of this
theme. To pervade the secretarial profession, it is important to highlight the need to define such a
subject, because the lack of this knowledge implies directly in secretarial duties, culminating to the
ambiguity of understanding to advise linked to the act of secretary. In this paper, a theoretical
discussion of advice will be presented in order to understand the perception of academic and
secretarial professionals, as their perception of the definition concurrently analyze the purview of the
Secretary as an advisor. To do this work, bibliographic research was carried out with various literature,
including books and articles, and to expand and strengthen the research, questionnaires were given to
academic and secretarial professionals, featuring a quantitative and qualitative exploratory research.
The results obtained showed a widespread lack of knowledge on the part of respondents as the
definition of advice, mistaking it as the act of performing office tasks. Thus, we see the need to
disseminate studies in this area, in order to strengthen the theme, by inserting disciplines in academia,
to build a theoretical framework on advice.
Keywords:Perceptions, definitions, advice, academics, professionals
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho fará uma abordagem sobre a percepção dos acadêmicos e profissionais de
secretariado quanto a definição de assessoria, a partir de compreensão do ato de assessorar e se
este identifica-se com as atividades de secretaria. Esse estudo é pertinente para a classe, partindo da
necessidade de compreender e ampliar seu campo teórico, sendo que, uma vez fundamentados,
torna-se base estruturante para aplicação das práticas.
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Partindo desse prisma, é salutar buscar discussões em que abarquem os fundamentos da assessoria
unida à percepção daqueles que atuam e atuarão na área, desmistificando a tese de que todo
secretário é assessor, e que, é irrelevante averiguar tal compreensão, por já está clarificado um é o
outro.
Para aprofundar esse estudo, primeiramente foi discutida a problemática que surge com o seguinte
questionamento: as atividades de secretarias são identificadas nas atividades de assessoria? Essa
pergunta remete a outras ideias e inquietações, entre elas, está o posicionamento do profissional,
enquanto atuante, ou como secretário ou como assessor. Os dois, exercem a mesma função? Para
esses questionamentos, tem-se as seguintes hipóteses: Os profissionais e acadêmicos não possuem
um esclarecimento contundente acera do tema, por terem poucos estudos na área e estes não serem
contemplados na academia, e segunda hipótese é que as atividades aqui apresentadas não são
idênticas, ou seja, ainda que maneira frágil e sutil, cada uma tem sua peculiaridade.
Essas hipóteses serão testadas no trabalho através da pesquisa de campo e será confrontada com
os estudos bibliográficos feitos para dar consistência à pesquisa. Este trabalho contemplará as
seguintes partes: Referencial teórico, abordando discussões teóricas sobre a origem do surgimento
da assessoria, a assessoria no âmbito secretarial; metodologia; pesquisa de campo; análise dos
resultados e considerações finais. E por fim, as referências utilizadas para compor esta pesquisa,
com a apresentação das fontes de busca.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 ASSESSORIA: CONCEITUAÇÃO NA ESFERA SECRETARIAL
A formulação do conceito de assessoria do secretariado precisa percorrer ainda mais sobre o
caminho do conhecimento científico, com intuito de analisar as publicações dessa temática que visam
à compreensão do entorno da dessa temática. Nesse sentido, as definições e a origem acerca desse
assunto estão sendo construídas, como descreve Oliveira (2011) “Todas as temáticas que perpassam
nossas investigações estiveram atreladas ao desejo de melhor compreender o conceito de assessoria
e sua atuação teórica e prática na área de secretariado Executivo.” (OLIVEIRA, 2011, p. 18).
Desta forma, o termo conceitual da assessoria, então, se apresenta de maneira a provocar e instigar
o conhecimento, com o propósito de demarcar teoricamente sobre a problemática posta em questão,
uma vez que, há muitos questionamentos em referência ao termo assessoria, enquanto objeto de
estudo. Nesse sentido, algumas pesquisas na área de Secretariado Executivo difundem teorias em
mençãoa esse elemento,mas, é preciso ir além, para entender como esseprofissional desenvolve as
práticas de assessoria, quais são elas e as que podem ser exercidas pelo secretariado, uma vez que,
há outras profissões que exercem assessoria, em sua área de atuação e função.
Buscando uma discussão mais ampla, Schumacher (2009, p.28) diz que “Todo executivo deve
trabalhar com e através de pessoas; As pessoas, através de seu trabalho, permitem que o objetivo
seja alcançado.” Aqui, o autor faz uma alusão à importância do relacionamento laboral, ou seja, um
atende ao outro, através de demandas que surgem no processode atividades organizacionais. Uma
vez surgidas as necessidade de atendimento pelo assessorado, este terá que contar com o apoio de
uma assessor para as execuções.
No entanto, (D´ELIA e AMORIN, 2013)confrontam a nomenclatura “assessor”, por justificar que esta
não tem força semântica, pois, de acordo com o dicionário, significa “auxiliar”, ou seja, não se
sobressai ao Secretário. As autoras afirmam ainda que, aqueles que se denominam assessor,
possivelmente não tem formação na área secretarial, são oriundos de outras formações. Com o
intuito de continuar a investigação sobre os fundamentos da assessoria, será apresentada uma
abordagem sobre a origem da profissão, para observar se há indícios que apontem o princípio e a
delineação do assessor.
Diante desse prisma, há a imperiosa necessidade de perpassar pelasorigens das práticas do
secretariado, conhecendo a história dos escribas, devidosua relevante contribuição com a profissão
do secretariado, como forma de compreender a partir de que prática se observa e constitui o início da
assessoria, como abordado na obra de Schumacher (2013, p. 27) que conceitua as funções
desempenhadas e significação da palavra escriba:
(...) através das atividades dos escribas – homens que dominavam a escrita – faziam as contas,
arquivavam, redigiam as ordens, eram capazes de recebê-las por escrito e, por conseguinte,
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encarregados de sua execução. A palavra escriba em hebraico é SÓPHER, que significa “contar”, e
no latim o verbo “SCRIBERE”, que significa “escrever”.
Fazendo uma analogia com as tarefas do escriba e a assessoria, pode-se observar que aquele papel
desempenhado, com uma série de atividades operacionais já apontava para os primórdios
assessoriais, pautados no cumprimento de afazeres que iriam ao encontro das necessidades de seus
senhores, formando uma base estruturante a ser concebida ao assessorado. Corroborando com
Schumacher (2013), é salutar destacar a fala de Oliveira, no que diz respeito à conexão do Escriba,
do Profissional de Secretariado Executivo e da prática de assessoria.
Muito se tem falado e escrito sobre a história dos escribas. Vários autores concordam que o
Secretariado Executivo (SE) teve sua formação baseada nas atividades desenvolvidas pelos escribas
da antiguidade. Assim, a história das práticas secretariais está fortemente entrelaçada com a história
das atividades exercidas pelos escribas aos Impérios faraônicos. (OLIVEIRA, 2011, p. 25).
Dessa forma, o escriba é considerado o precursor das práticas da assessoria, como expõe Oliveira
(2011 p.18), “Intelectuais da área de Secretariado Executivo concordam que as atividades exercidas
na profissão foram arquitetadas a partir das exercidas pelos escribas em remotos tempos de Império
Faraônicos.” O mesmo autor descreve a relação do escriba com a sociedade:
Sua participação na sociedade tinha aspecto amplo, podendo ser útil a inúmeras áreas. Por seu nível
de conhecimento e gama de habilidades práticas e intelectuais, o escriba detinha o privilégio de
prestar trabalhos em qualquer que fosse a designação na sociedade. E por sua extensa formação e
conhecimento intelectual, os escribas detinham os cargos mais importantes nos setores do governo e
exercito. (OLIVEIRA, 2011, p.29).
Desta forma, é possível observar a relevante atuação do escriba, com o vasto conhecimento para
exercer múltiplas tarefas onde lhe eram designado. Portanto, é compreendido pela ciência, voltada a
investigar a assessoria, como objeto de conhecimento e estudo, que as fontes do conceito e
surgimento das práticas da assessoria estão relacionadas ao escriba, já que a partir desse contexto,
aconteceram ao decorrer do tempo uma evolução na prática de assessorar passando pelo militarismo
e pela política.
Segundo NONATO JÚNIOR (2009) os recortes históricos, utilizados para fundamenta as pesquisas
sobre o Secretário Executivo, serviram de base processual, obtendo-se elementos que ajudam a
formular a história. Sendo que o autor acima, adverte, dizendo que “nenhuma história fica completa
ou encerrada em si mesma, podendo ser sempre aperfeiçoada e aprofundada”. (NONATO JR, 2009,
P.80). Para tanto, os dados coletados sobre a Profissão comungam para o avanço do conhecimento
sobre a atuação do Secretário, como Assessor.
Em paralelo com a atuação do escriba, encontramos também o surgimento do termo assessoria, ao
qual, Dale e Urwick (1971, p.57), narram o que seria os primórdios de sua existência, não comentam
que eram os assessores, nem mesmo quais suas práticas. Os referidos autores descrevem que o
termo assessoria é derivado “de terminologia militar” (DALE E URWICK, 1971, p.57, apud, OLIVEIRA,
2011 p.30.).
Como observado nos fatos expostos, a terminologia da palavra assessoria não tem um campo
descritivo definido, que de acordo com NONATO JÚNIOR (2009, p.80).
Assim, a origem da assessoria advém da origem humana. Como o homem éum animal social, ele
produz seu conhecimentoem parceria, estando ora sendo assessorado por alguém e ora
assessorando outras pessoas. Por isso, a assessoria não tem uma data precisa de fundação, podese dizer que surgiu da necessidade humana de produzir conhecimentos complexos.
Refletindo sobre a citação acima, pode-se inferir que o ato de assessorar é um processo mútuo de
ações, e, ainda corroborando com o autor acima, Viana (2014, p.3) afirma que “o Assessor é aquele
dotado de múltiplos conhecimentos e provido de comportamento ético”, logo, essa reflexão remete a
ideia de um processocontínuo de tarefas executadas em prol de algo ou de alguém, com reforço
daquele preparado para passar conhecimento e informação.
Confirmando o entendimento a respeito do exposto, (OLIVEIRA, p.34, 2011) relata que: “houve
obviamente mudança e evolução na prática de assessoria ao longo de sua existência, mas ela não
deixa de ser exercidas nos exércitos e governos.”, dessa maneira, observa-se que, as práticas de
assessoria tornam-se cada vez mais demandadas devido à grande contribuição dada ao militarismo.
Após as autoridades governamentais terem visto o potencial de trabalho exercido pelo assessor
252
Livro de Atas
CISA 2015
passaram a adotar as práticas da assessoria em seus governos.O autor supramencionadoaponta o
desenvolver das práticas da temática aqui exposta, como sendo:
Os escribas prestam trabalhos ao governo e exércitos faraônicos há 2200 a.C.
O exército teve sua origem no Egito, nas dinastias faraônicas há 3000 a.C.
Havendo relatos do início das práticas de assessoria no âmbito militar em organizações faraônicas
por volta de 1500 a.C..Então, os escribas poderiam ser os mesmos praticantes da assessoria
prestada aos exércitos e governos faraônicos. (OLIVEIRA, 2011, p. 35).
Percebe-se que houve certamente a continuação dessas práticas de assessoria como relata Oliveira
(2011, p.34): “No entanto, as atividades continuaram a ser exercidas por outros indivíduos perdendo a
denominação de escriba, permanecendo, porém, a lógica de atuação de assessores.” Porém, com o
processo evolutivo das práticas de assessoria, houve também o surgimento de outras nomenclaturas
ao entorno dessa atividade, como pode-se citar: STAFF e CONSULTORIA, que são exemplos de
áreas que se assemelham as práticas da área aqui pesquisada e que até na contemporaneidade
estão sendo discutidas, com objetivo de demarcar teoricamente tais áreas do conhecimento. Para
elucidar mais a respeito,Oliveira(2011, p.66) expõe: “Apesar de apresentadas às atividades de
assessoria em sua história conceitual, ainda encontramos algumas dubiedades de nomenclatura que
acabam por contribuir para que se torne confuso seu campo específico de atuação.” Complementado
esta linha de raciocínio, o mesmo autor descreve que:
Enfim, apesar da assessoria levar esta ou aquela nomenclatura, isto não significa que algumas delas
defina ou conceitue o profissional de assessoria. Haja vista, que até este período histórico não é
explicitada qual seria a formação tida ou necessária para o profissional de assessoria (...).(OLIVEIRA,
2011, p.77).
Nesse sentido, existem pesquisas na área do secretariado que se faz necessária para o
esclarecimento de cada campo de atuação da assessoria secretarial, como já exposto, sabe-se que
existem alguns autores que fazem referência a esta temática, portanto, não é possível destacar os
que a conceituam com exatidão. No entanto, busca-se entendere seguir com intento de construir o
saber conceitual das formas dessa temática ora exposta,para isso, é importante partir da descrição
inicial do que é assessoria, visto que, a identificação dos objetos do conhecimento em torno dessa
área do torna-se complicada devido o secretariado, ser uma área que engloba múltiplas funções, que
de certa forma, ocasiona dificuldades nas investigações almejadas.
Sendo assim, utilizou-se as definições conceituais que abordam esse tema e que segundo analisado
por Saulo Alberto (2011, p. 99 -100) “as atividades de assessoria praticadas pelos escribas, pelos
assessores militares, assessores políticos, assessoria empresarial e pelo Secretariado Executivo
contemporâneo, tem as mesmas características”, pode-se dizer então que, o secretário executivo, na
atualidade, exerce suas atividades com bases nas práticas de assessoramento do escriba até a
contemporaneidade, sendo aquele que interage num todo complexo, como por exemplo, segundo cita
Oliveira (2011) como sendo:
Segundo Nonato Júnior (2009, p.154 – 162) nos propõe que o conceito das ciências da assessoria
que por sua vez incidem completamente na prática profissional. Pois, “seja no âmbito operacional,
tático, executivo, intelectual ou interdisciplinar” em “qualquer que seja a naturezada organização ou
do grupo em que participe” o profissional assessor “se destaca – interligando realidades,
conhecimentos, pessoas, níveis hierárquicos e inter-relacionais”
(OLIVEIRA, 2011, p. 86 – 87).
Diante destes contextos, Oliveira descreve(2011, p.87) “dizendo que as assessorias se articulam com
diferentes áreas, a saber: Ciências Humanas, Sociais, Tecnológicas, Administração, informação,
linguística, comunicação e Filosofia.” Desta maneira, é possível conjecturar que a conceituação
teórica da assessoria está entrelaçada as áreas citadas pelo autor.Levando-se em consideração o
conceito e temática em questão, os desenvolvimentos das práticasnão estão ainda definidos por ser a
assessoria secretarial algo novo no âmbito das discussões cientifico - filosófica, portanto não havendo
uma definição fechada acerca do sentido etimológico do termo.
2.2 ATIVIDADES SECRETARIAIS NO ÂMBITO DA ASSESSORIA
253
Livro de Atas
CISA 2015
O profissional de S.E (Secretário Executivo) passou por significativas transformações, essas
influenciaram o seu ambiente de trabalho, pois, houve um acentuado crescimento da industrialização,
dentre a expansão do mercado globalizado, quanto em suas tarefas.No entanto, essa nova realidade
fez com que fosse repensado nas práticas secretariais, visto que o mercado de trabalho exigiu tais
mudanças. Conforme citação dos autores abaixo:
Num cenário de acentuado desenvolvimento científico e de profundas inovações nas tecnologias de
produção, os profissionais de secretariado executivo são desafiados a desempenhar com maior nível
de competência as tarefas relacionadas à profissão, visando contribuir para melhoria da qualidade e a
ampliação da produtividade nas organizações. (Durante e Fávero 2009, p.23).
Tais eventos contribuíram para reformular um novo perfil profissional, deixando para trás a visão de
submissão e de que o Profissional de Secretariado Executivo era apenas aquele profissional que
desempenhava funções simplificadas no ambiente organizacional, tornando-se um profissional
polivalente com conhecimento e habilidades em várias áreas, transformando-se em um ser que
contempla não apenas os saberes práticos e operacionais mais que também pensa estrategicamente
e cientificamente os saberes ao entorno de sua profissão, como descrito na obra de Durante e
Fávero:
(...) o secretário vem ocupando um espaço evidente dentro das organizações, passando do papel de
um simples atendente para o de um profissional que assessora o executivo no gerenciamento de
setores, atuando em diferentes níveis e áreas administrativas, planejando, organizando serviços,
visando à maximização dos resultados organizacionais, dentre outras funções. (Durante e Fávero
2009, p.24).
Paralelo a isso, os profissionais de S.E tiveram que rever e renovar seu modo de executar as
atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova mudança que surgia. A inclusão de
novas competências e capacidades permitiu tomar mais espaço junto aos dirigentes e aos demais
funcionários da organização. Tornando-se profissionais capazes de interferir, identificar problemas e
resolve-los, analisar dados, informações e trabalhar em equipe. Dessa forma, em referência as novas
atitudes profissionais do Secretariado, aponta Schumacher:
[...] o novo perfil do secretário, do qual são exigidas habilidades e competências para o exercício da
profissão: Ter preocupação com o todo empresarial; Ser um programador de soluções; Ser
negociador; (Schumacher, 2013, p.38 – 39).
Tendo em vista tais modificações na profissão do secretariado, as quais propiciaram crescimento
profissional, percebe-se a expansão do conhecimento em várias áreas e consequentemente a
ampliação de suas funções a partir das atividades exercidas no dia-a-dia, o que o tornou
multifuncional, como afirma Schumacher:
O caráter multifuncional do profissional do secretariado se dá pelo fato deste exercer inúmeras
atividades em seu cotidiano nas organizações, desempenhando [...], necessitando ter conhecimento
em diversas áreas, assim sendo ser polivalente. (SCHUMACHER. 2013, p.54).
As funções do Secretariado passaram por significativas transformações ao longo de sua trajetória, e
nesse cenário, o profissional se adaptou as mudanças ocorridas com o evoluir do conhecimento
desenvolvido pelas necessidades e as demandas nas relações das organizações empresariais e
assim havendo a maximização do trabalho com a ajuda das tecnologias da informação e, nesta
realidade, as tarefas do secretário executivo apresentam-se da seguinte forma como segundo
Schumacher (2013, p.52-53) descreve na tabela:
REPRESENTAR
PESSOALMENTE O SEU
CHEFE E A EMPRESA
O secretário é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do
seu superior. A impressão que os clientes têm em um prime iro
contato dependerá, muitas vezes, da eficiência com o que o
Secretário se exprima.
254
Livro de Atas
CISA 2015
Um secretário eficiente é que facilita o trabalho do diretor e que o
afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações
próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu esforço ao
mesmo.
ORGANIZAÇÃO
DO
TRABALHO DO CHEFE
O secretário deverá ser a verdadeira memória de seu superior, tanto
dos compromissos internos como dos externos: lembrar-lhe-á as
chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento
oportuno, etc.
A redação e a gestão de correspondência;
Os trabalhos de tomada de notas e digitação;
FUNÇOES
ADMINISTRATIVAS
Elaboração as atas de reuniões;
Arquivo dos documentos do escritório;
Organização com rapidez e exatidão da classificação, do registro e
dos arquivos;
TAREFAS DE LIGAÇÃO
Como canal de comunicação interna, o secretário faz a ligação entre
o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo
tempo, desempenha um papel importante no âmbito das
comunicações com o exterior (clientes, fornecedores, instituições
privadas e oficiais etc.).
Neste sentido, é possível observar que as atividades do S.E e o Assessor estão interligados como o
exemplo, observam-se as tarefas de ligação como exposto na tabela supramencionada.
Com base nesse contexto, é relevante observar que a assessoria está inserida nessa conjuntura,
com amplitude, se destacando seja na organização da empresa e chefia ou nas funções
administrativas. As definições da Assessoria Executiva são descrita por NONATO (2009, p.42) da
seguinte forma: “as Ciências das Assessorias instauram-se a partir da complexidade dos
conhecimentos produzidos e gerenciados pelos assessores,” em complemento Oliveira (2011)
descreve:
(...) assessoria estão ligadas inteiramente com as atividades-meio da empresa, isto é, faz intermédio
entre todos os níveis hierárquicos organizacionais, desde a presidência, diretoria, gerência, chefia de
departamento aos executores operacionais. (OLIVEIRA, 2011, p.59).
Assim sendo, o secretariado é um profissional que atua em áreas diversificadas, e dentre estas,
existem aquelas em que o secretário se especializa, desenvolvendo consequentemente a assessoria,
como abordado na obra de Saulo Alberto que em complemento afirma que:
(...) Secretariado Executivo, torna-o apto a exercer as atividades intrínsecas a cada eixo citado, seja
no âmbito público ou privado. Inclusive, podendo ser prestado também serviços de consultoria de
Secretariado, uma vez que seja o foco: disponibilizar serviços especializados de assessoria.
(OLIVEIRA, 2011, p.89).
A partir desse crescimento profissional, o S.E passa a englobar tarefas que, por conseguinte, passam
a exigir conhecimentos mais aprofundados de áreas que estão em pleno desenvolver de suas
estruturas científicas, e neste caso aponta-se a assessoria no campo do secretariado como sendo,
segundo Saulo Alberto:
(...) as atividades desenvolvidas pela assessoria, sendo de realização de estudos especializados,
secretaria de alto nível, redação técnica, correspondência e comunicação pessoal e impessoal,
representação social da empresa e disseminação de informação. (OLIVEIRA, 2011, p. 60).
Nesse sentido, o secretariado assume tarefas como agente que desenvolve funções da assessoria,
como citado abaixo por Oliveira:
255
Livro de Atas
CISA 2015
Este eixo se caracteriza como sendo o perfil operacional do Secretariado, ou seja, trata do
conhecimento produzido no contato direto com as técnicas secretarias, as ferramentas profissionais e
as rotinas básicas de escritório. Basicamente incorporam neste eixo as atividades de domínios de
tecnologia e meios de comunicação, confecção de documentação e redação técnica,
correspondência no idioma nativo e estrangeiro e serviços de secretaria. (OLIVEIRA, 2011, p.88).
Desta forma, é possível observar que o profissional de secretariado e a assessoria estão integrados
no que tange o campo de atuação, visto que suas funções são similares como afirma Oliveira “[...] as
atividades de assessoria praticadas pelo os escribas [...] pelo secretário executivo contemporâneo,
tem em sua em essência as mesmas características [...]”. Então o secretário executivo e a assessoria
estão interligados no que tange o campo de atuação e suas funções, que segundo Schumacher
(2013, p. 53) descreve o secretário como assessor executivo:
È um agente executor e multiplicador mais próximo dos núcleos dos processos decisórios. Utiliza seu
conhecimento para assistir, com competência, a infraestrutura da empresa da qual participa. Planeja,
organiza, controla os serviços, coleta informações. É mediador de conflitos e estabelece integração
entre as pessoas. Deve ser objetivo, comunicando-se de forma rápida e eficaz.
Diante o exposto, Saulo Alberto complementa dizendo que:
Dentro dos domínios que envolvem as atividades em relação a arquivos físicos, o profissional de
assessoria exercerá as práticas de arquivamento, algumas delas são: categorização de documentos,
adequação do arquivo em local apropriado, sua manutenção e exímios cuidados com a segurança
dos documentos nele arquivados, no que tange sua natural degradação no tempo. (OLIVEIRA, 2011,
p.89).
De fato, é verificado que de acordo com os referidos autores, a assessoria está interagindo com as
diversas tarefas do profissional de SE, diante disso, a assessoria é vista como uma área central e que
subdivide-se em diversas formas de assessoria formando uma rede de conhecimentos, como é posto
na obra de Oliveira:
(...) encontra-se intensas atividades interpessoais e troca de informações, e porque não dizer de
transformação e renovação de conhecimentos entre profissionais. O elo entre todas estas atividades
são exatamente as assessorias, que conectam pessoas e situações, estabelecendo integralmente
uma rede, na qual as assessorias recebem e disseminam informações, conhecimentos, realidades e
tendências. Realizando assim, na organização, a conexão interna dos profissionais de diferentes
áreas e também entre a empresa e agentes externos. (OLIVEIRA, 2011, p. 180).
Nestes termos, na obra de Saulo Alberto exposta no trecho acima, nos remete a compreensão de que
a assessoria pode desempenhar suas funções entre a esfera de atuação do Secretariado executivo e
também gerindo e disseminando informações do campo científico tanto da própria assessoria
executiva quanto de outras áreas em que ela esteja inserida, pois, neste sentido, os saberes das
ciências da assessoria são vista em sua macroestrutura que se desenvolve em diversos estágios de
atuação. A assessoria constrói em parceria com áreas afins o conhecimento, que contribui com novas
formas de desenvolver as funções do secretário executivo como assessor, conforme observado por
Oliveira:
E complementa, dizendo que a assessoria oferece valiosas vantagens organizacionais, no sentido de
proporcionar novos focos de conhecimento tanto para a empresa quanto nos resultados obtidos por
suas atividades, além de total sigilo em relação ao contato com todos os procedimentos, estratégico e
operações da empresa. (OLIVEIRA, 2011, p.59).
Portanto, através dos autores mencionados é perceptível entender que as funções do secretariado
estão em contato com as assessorias secretarias, uma vez que, a assessoria seria o conhecimento
especializado que assessora e, as técnicas secretariais, com intento de resolver possíveis problemas
advindos da pratica secretarial.
Açõesdo Secretário
Ações do Assessor
Atendimento ao Cliente
Pesquisar
Redação e Digitação de documentos
Apresentar propostas e soluções
256
Livro de Atas
CISA 2015
Açõesdo Secretário
Ações do Assessor
Arquivamento
Filtrar as demandas do Assessorado
Gerenciamento de informações
Gerenciar reuniões
Organização de eventos
Agendare gerenciar compromissos
Organização de viagens
Canal de informações ao Assessorado
Secretariar, é realizar as atividades diretas de secretaria, junto com a gestão, num universo a parte
do assessorado; é o momento em que o secretário executa suas tarefas; sua rotina de trabalho,
utilizando-se dos processos secretarias.
Assessorar, é o trabalho mais direto com o assessorado, no que diz respeito ao gerenciamento de
reuniões,despachar demandas, organizar agenda de compromissos, apresentar resultados de
pesquisas e propostas e canal de informações, ou seja, desenvolve o papal de atendimento
personalizado.
3 METODOLOGIA
No intuito de identificar a percepção do profissional de secretariado executivo e do acadêmico, do
conceito de Assessoria e o seu papel nessa área, estruturou-se um questionário com 20 perguntas.
Dentre os questionamentos apresentados pelo questionário destacam-se aqueles voltados para o
papel do assessor tais como: i) distinção entre os profissionais que podem exercer a função de
assessor; ii) atividades que definem assessoria; iii) e diferenças de assessoria de gestão além de
outros questionamentos.
A base de dados foi dividida em dois grupos: 1) Alunos com n=20, sendo 10 alunos selecionados
aleatoriamente das turmas 2011 e 2010, do curso de Secretariado Executivo da UNIFAP; e 2)
Egressos com n=20, formado por diversos profissionais em atuação que são oriundos da
Universidade Federal do Amapá – UNIFAP e que na atualidade estão atuando no mercado de
trabalho. A estratégia de mesclar a base de dados com pessoas em formação e profissionais atuando
no mercado tem como objetivo medir a diferenças e similaridades na percepção do papel do assessor
nas corporações.
A base de dados foi construída no sistema SPSS(Statistical Package for the Social Sciences)é um
pacote de software estatístico, que é altamente apreciado por analistas e trabalhadores de negócios.
Ao mesmo tempo, este software é comumente usado em outros campos, tais como pesquisa de
mercado, pesquisa em saúde, pesquisa governamental e educação, etc.
SPSS inclui um software valioso para as estatísticas descritivas e bivariadas, para os resultados
numéricos de previsão e afins.Os resultados foram cruzados em dois níveis, ou seja, entre alunos,
egressos e o resultado final. A coleta aconteceu no mês de maio de 2014. A opção pelo método
quantitativo na abordagem desse trabalho deve-se a necessidade de medir em termos numéricos os
diversos conceitos relacionados ao papel do Secretário Executivo, as atividades exercidas e as
aplicações da assessoria enquanto ramo de trabalho do profissional, e, sobretudo, testar hipóteses
referentes ao referencial teórico, conforme indicado por Lakatus (2003).
4 RESULTADOS DA PESQUISA
Essa pesquisa foi elaborada com objetivo de reforçar o referencial teórico deste artigo a respeitoda
função de assessor secretarial. Desta forma, debater qual a principal característica desta área.
Delimitará função deste profissional de secretariado executivo como objeto de estudo.
Desta maneira aplicou-se 40 questionários com 20 perguntas cada um, sendo que 20 foram aplicados
para os egressos e 20 para os acadêmicos das turmas 2011 e 2012 do curso Secretariado executivo
da Universidade Federal do Amapá. Questionando-os sobre suas percepções a respeito do tema
abordado, nisto constatou-se que tanto os egressos quanto os acadêmicos tem praticamente a
257
Livro de Atas
CISA 2015
mesma percepção em relação do que é um secretário assessor, muitas vezes não sabendo
discernirem sobre as diferenças do papel ambos.
Inicialmente, questionou-se aos entrevistados sobre seu ponto de vista a respeito da assessoria
poder ser desempenhada por qualquer profissional e oresultado apresentado na tabela 1, mostra que
a assessoria não pode ser realizada por qualquer profissão, ou seja, para eles, é algo especifico e
inerente ao profissional de secretariado executivo. O resultado é confirmado da seguinte forma, com
90% das respostas.
Entretanto há outro percentual de 15% dos egressos e 5% dos acadêmicos que acreditam que a
profissão pode ser desempenhada por qualquer profissional. Essa afirmação remete a ideia de que
outros Profissionais formados em áreas afins, também estão capacitados para assessorar.
Tabela 1 - Visão de assessoria identificada na pesquisa
Condição do Entrevistado
A assessoria pode ser
desempenhada por
qualquer profissão?
Alunos Egressos
Turma 2011 e 2012
Total
Sim
15,00%
5,00%
10,00%
Não
85,00%
95,00%
90,00%
100,00%
100,00%
100,00%
Total
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Ao analisar a tabela 2, nota-se que os profissionais já formados e os acadêmicos, ainda confundem
sobre qual a verdadeira função de cada um, haja vista que Oliveira, 2012,p. 48 comenta que: “ Talvez
isso tenha se dado por estes indivíduos não terem o conhecimento adequado em relação à
assessoria” [...]. O que realmente é um dado preocupante, pois evidencia que há uma carência de
informações que os egressos deveriam saber distinguir por já estarem formados.Essa falta de
informação é percebida também entre os alunos de da turma 2011 e 2012, por serem alunos com
mais avançadosno curso de secretariado, já deveriam ter maior entendimento sobre o assunto.
Essa falta de informação é evidenciada novamente no resultado da tabela 2, onde mostra um
percentual que parece ter dúvidas sobre as atividades de assessoria, assim como, visto na tabela 1,
apesar de ser um percentual menor do que a maioria, entretanto isso demonstra equívocos e falta de
informação a respeito do assunto aqui discutido.
Tabela 2
Condição do Entrevistado
As atividades de assessoria
podem ser confundidas com as
atividades de secretaria?
Total
Total
Alunos Egressos
Turma 2011 e 2012
Sim
60,0%
70,0%
65,0%
Não
40,0%
30,0%
35,0%
100,0%
100,0%
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
258
Livro de Atas
CISA 2015
Ainda discutindo-se sobre as atividades,o resultado da tabela 3, mostra uma diferença mínima entre a
percepção dos egressos e os acadêmicos da turma de 2011 e 2012, ambos concordam que a
assessoria está atrelada as técnicas secretariais, e apenas 2,5% não responderam. Esse resultado
era esperado de se obter, tendo em vista o que foi mostrado na tabela anterior.Como visto no
resultado anterior, que foi unânime na opinião dos egressos e acadêmicos, pensarem que as
atividades de assessoria podem ser confundidas com as atividades de secretaria, portanto esse
resultado está em concordância com o da tabela 2.
Tabela 3 – Assessoria e técnicas secretariais
Condição do Entrevistado
Alunos
Egressos
Turma 2011 e
2012
Sim
95,0%
100,0%
Não respondeu
5,0%
A assessoria está atrelada às
técnicas secretariais?
Total
Total
97,5%
2,5%
100,0%
100,0%
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Na tabela 4, fica claro através do resultado, de 95%, que para os entrevistados, destaque para os
egressos, que na sua maioria, concordaram que apoio e assistência são as palavras que consiste a
assessoria, no segundo grupo e apenas 2,5% não conseguiram responder ou ainda não entendem
em que consiste a assessoria.
Tabela 4 -Assessoria como atividade de apoio e assistência
Condição do Entrevistado
A assessoria consiste
em atividade de apoio e
assistência?
Total
Total
Alunos
Egressos
Turma 2011 e 2012
100,0%
90,0%
95,0%
Não
5,0%
2,5%
Não respondeu
5,0%
2,5%
100,0%
100,0%
Sim
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Quando questionado a respeito da intervenção de um assessor secretarial sobre as decisões
organizações, a maioria, (85%), respondeu que há intervenções do profissional quanto às decisões
tomadas nas organizações. Porém há uma diferença perceptível entre o ponto de vista dos egressos
pelo fato de muitos deles já atuarem na sua área de formação, entretanto ainda há um percentual de
15% dos acadêmicos, acreditarem que o assessor secretarial não faz intervenções nos processos de
decisões nas organizações. Essa porcentagem é dada devida alguns deles não terem estudos mais
aprofundados sobre tal assunto e ainda não chegaram ao mercado de trabalho para vivenciarem o
cotidiano profissional. Algo que já é compreendido pelos egressos sobre as intervenções nos
processos de decisões organizacionais.
259
Livro de Atas
CISA 2015
Tabela 5 – Assessoria e processos organizacionais
Condição do Entrevistado
A assessoria secretarial faz intervenções nos
processos de decisões organizacionais
Alunos
Egressos
Turma 2011
e 2012
Sim
95,0%
75,0%
85,0%
Não
5,0%
15,0%
10,0%
10,0%
5,0%
100,0%
100,0%
Não
respondeu
Total
Total
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Ao se analisar a tabela 6 observa-se umadiscordância na percepção dos entrevistados de cada
grupo. Enquanto os egressos afirmam que consideram a função de secretariar a mesma que
assessorar com 55%, por outro lado, os acadêmicos, discordam com 60%. Contudo na soma dos
percentuais, o que totaliza e é relevante de se ressaltar é, o resultado de 52,5%, que disseram não
considerar a função de secretariar a mesma de assessorar.
Fazendo uma análise sobre os dados mostrados nas das tabelas 2 e 3 em que os acadêmicos
concordaram que as atividades de assessoria podem ser confundidas com as atividades de
secretaria, e quando também disseram sim, para a pergunta sobre o fato da assessoria está atrelada
as técnicas secretariais,era esperado que nesta tabela, a maioria, dizer sim a pergunta, o que
demonstra uma falta de compreensão maior sobre assessoria ficando evidente a contradição do que
pensam e responderam sobre o assunto.
260
Livro de Atas
CISA 2015
Tabela 6 – Funções da assessoria
Condição do Entrevistado
Considera a função de
secretariar a mesma que
assessorar?
Total
Alunos Egressos
Turma 2011 e
2012
Sim
55,0%
40,0%
47,5%
Não
45,0%
60,0%
52,5%
100,0%
100,0%
100,0%
Total
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Na tabela 7, analisa-se opinião dos entrevistados a respeito de que o assessor define estratégias
para desempenhar as funções secretarias como se pode ver através do percentual de 77,5%, logo,
isso quer dizer que, para assessorar tem que se definir estratégias das atividades secretariais. Não é
uma função só operacional, mas também de planejamento estratégico.
Tabela 7 - Atividades secretariais e assessoria
Condição do Entrevistado
O assessor define estratégias
para desempenharasatividades
secretariais
Total
Alunos Egressos
Turma 2011 e 2012
Sim
75,0%
80,0%
77,5%
Não
25,0%
20,0%
22,5%
100,0%
100,0%
100,0%
Total
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Na tabela 8, percebe-se que a assessoria não trata somente das atividades dos executivos, segundo
os entrevistados, como mostra o percentual de cada grupo.Tanto egressos como acadêmicos,
responderam que não concordam a essa pergunta, isso quer dizer que as atividades de um assessor
são mais do que apenas cuidar das tarefas dos executivos. Pois, Oliveira (2012, 188) apud Nonato
júnior (2009,157), diz que: “a assessoria, se destaca- interligando realidades, conhecimentos,
pessoas, níveis hierárquicos ou inter-relacionais”, e acrescentam: “atuando em qualquer que seja
anatureza da organização ou de grupo em, que participe [...]”.
Tabela 8 – Assessoria e tarefas executivas
Condição do Entrevistado
A assessoria trata das
tarefas somente dos
executivos?
Sim
Total
Alunos Egressos
Turma 2011 e
2012
20,0%
5,0%
12,5%
261
Livro de Atas
CISA 2015
Não
Total
80,0%
95,0%
87,5%
100,0%
100,0%
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Conforme visto na tabela 7, o resultado nesta tabela 9, não poderia ser diferente do mesmo
anteriormente, pois eles estão relacionados como se pode verno resultado de 75,0% daqueles que
responderam sim, com a pergunta de que a assessoria trata das tarefas organizacionais de modo
geral na esfera da secretaria, isso quer dizer que, o assessor é responsável pela execução das
tarefas dentro da empresa de modo geral na esfera da secretaria, seja qual for.
Tabela 9 – Assessoria e tarefas organizacionais
Condição do Entrevistado
A assessoria trata das
tarefas organizacionais de
modo geral, dentro da
esfera da secretaria?
Total
Total
Alunos Egressos
Turma 2011 e 2012
Sim
65,0%
85,0%
75,0%
Não
35,0%
15,0%
25,0%
100,0%
100,0%
100,0%
Fonte: Pesquisa de campo própria, em 2014.
Por fim, deve-se salientar que as respostas tiveram diferenças pontuais entre egressos e alunos. Em
resumo, 90% dos entrevistados acham que a assessoria só poderá ser desempenhada por
profissionais de secretariado executivo, 97,5% acham que a atividade está relacionada às técnicas
secretariais, 85% disseram que a assessoria envolve as decisões estratégicas da organização, porém
os entrevistados se dividem, pois 52,5% consideram que a função de assessorar não é a mesma que
secretariar.
6 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Por fim, deve-se salientar que, as respostas tiveram diferenças pontuais entre egressos e alunos. Em
resumo, 90% dos entrevistados acham que a assessoria só poderá ser desempenhada por
profissionais de secretariado executivo, 97,5% acham que a atividade está relacionada às técnicas
secretariais, 85% disseram que a assessoria envolve as decisões estratégicas da organização, porém
os entrevistados se dividem, quando, 52,5% consideram que a função de assessorar não é a mesma
que secretariar.
Fazendo uma análise desse resultado percebe-se que existem dúvidas entre acadêmicos e egressos,
com relação ao tema, assessoria secretarial, pois,estes demonstraram confusões de opiniões em
suas respostas como visto na pesquisa de campo, é notável também, a falta de informação dos
entrevistados a respeito do papel do assessor e do secretário não sabendo discernir sobre a função
de ambos, e não identificando a assessoria como uma área de atuação do profissional de
secretariado. Isso se justifica devido às semelhanças das funções entre Assessor e
SecretárioExecutivo. Apesar de semelhantes os papeis, não possuem a mesma identificação, ainda
que, Durante e Fávero (2009, p.37) dizem que“[...] O profissional em secretariado passa a atuar de
diversas formas e em variadas frentes de atividade, como: assessor, sendo agente executor mais
262
Livro de Atas
CISA 2015
próximo do centro de deliberação do processo decisório [...].” A atividade de assessoria é vista pelos
autores, como uma ação dentro dos afazeres secretariais, mas não a substituindo.
Nesse sentido, o resultado aponta para falta de mais conhecimento sobre o tema debatido por parte
dos entrevistados, que afirmam entender o conceito de assessoria, entretanto,confundem-se sobre o
campo de atuação as funções assessoriais. É intrigante perceber, que mesmo aqueles que já
passaram pela academia, têm pouco esclarecimento sobre o tema.
O mesmo pode-se dizer a respeito dos acadêmicos das turmas de 2011 e 2012, que sãoalunos
veteranos da instituição, pois enfrentam a mesma dificuldade de compreensão do tema.Toda via,
assessoria secretarial é também um tema recente, portanto, não há estudos na área e, tão pouco,
esses educandos têm em sua formação um estudo mais aprofundado a respeito de assessoria.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho teve por objetivo perceber o conhecimento dos acadêmicos e profissionais de
secretariado quanto à assessoria, se esta é exatamente a identificação de secretariar. O que foi
apurado na investigação, trouxe grandes reflexões, entre elas, está a falta de ciência por parte da
classe quanto a definição de assessoria, a qual foi confundida várias vezes com as tarefas
secretariais. Por mais que os autores em suas arguições apresentem algumas semelhanças, os
próprios entrevistados afirmaram, ao final, que de fato, são atividades distintas, ainda que
comungadas.
Outra reflexão, foi a falta de disseminação do estudo em questão, por parte da academia, levando os
alunos a um profundo desconhecimento de sua própria área de atuação. Diante de tal implicação,
entendemos que esse fator é insipiente ao campo de atuação, pois, a partir do momento em que os
egressos não tem uma noção ampla de suas habilidades e tarefas e como estas são e podem ser
processadas, pode acarretar uma série de prejuízos à carreira, como por exemplo, deixar de exercer
uma função por desconhecê-la e não ter afinidade com ela.
Ainda é pertinente destacar aqui, que a partir do momentoque o secretário tem percepções empíricas
sobre suas tarefas e habilidades, deixando de perpassar por estudos científicos que
contemplemfundamentações teóricas, sua formação pode ficar fragilizada, deixando lacunas a serem
preenchidas na prática profissional.
Por fim, é necessário que haja interesse do corpo discente e docente, bem como, de toda a
comunidade acadêmico-científica para levantar novas discussões, ideias e críticas relacionadas às
áreas do SE, mais especificamente no estudo aqui posto, com intuito de chegarmos a um
denominador comum.
Referências
Lakatos, Eva Maria. Fundamentos de metodologia científica 1 Marina de Andrade Marconi, Eva Maria
Lakatos. - 5. ed. - São Paulo : Atlas 2003.
GRAMSCI, A. Maquiavel, a política e o Estado moderno. Tradução de Luiz Mário.
Gazzaneo. 3.ed. Rio de Janeiro: Civilização Brasileira, 1978.
NONATO JR, Raimundo. Epistemologia e Teoria do Conhecimento em Secretariado Executivo: A
fundação das ciências da assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica, 2009.
OLIVEIRA, Saulo. Brevíssimo Tratado. Conceitual da Assessoria: Para entender o Secretariado.
Guarapuava: Gráfica Ideal, 2011, 200 p.
SHUMACHER, Alexandre, ET AL (Org). Ferramentas do Secretário Executivo. Cuiabá: Adeptus,
2009.
263
Livro de Atas
CISA 2015
TRABALHO EMOCIONAL E TRABALHO SECRETARIAL: CONTEXTOS E
DESAFIOS
Marcella Barbosa Miranda Teixeira
Universidade Federal de Viçosa – UFV
marcellabmt@gmail.com
Débora Carneiro Zuin
Universidade Federal de Viçosa – UFV
dzuin@ufv.br
RESUMO
Segundo Goleman (1998), as regras para o trabalho estão em constante mudança. Agora, somos
julgados não somente mais pela experiência e conhecimentos que adquirimos, mas, também, pela
forma como lidamos com nós mesmos e com os outros. Neste sentido, Hochschild (2003) afirma que
o estado emocional do funcionário é uma parte considerável de todo o serviço realizado e que as
empresas começaram a exigir expressões de emoções de acordo com as demandas dos clientes.
Surge, então, o conceito de Trabalho Emocional (TE) que é “o ato de tentar modificar em intensidade
ou qualidade uma emoção para atender às regras organizacionais e ocupacionais” (Hochschild, 1983,
p.89). Para Morris e Feldman (1996), o TE é a atuação da expressão organizacionalmente desejada
durante o serviço e que tem consequências para quem a desempenha. Estudos interpretam quatro
perspectivas: TE benéfico para o funcionário; benéfico para a empresa; maléfico para o funcionário; e
a que considera consequências positivas e negativas para o funcionário. Introduzido pela socióloga
americana Hochschild, o conceito de TE foi identificado com alta demanda em áreas da saúde, de
teleatendentes e de comissários de bordo. No Brasil, as pesquisas ainda são recentes. Há estudos
acerca do assunto em profissões como: teleatendentes e militares. Segundo Carneiro e Mascarenhas
(2013), a pesquisa, tanto nos âmbitos nacionais e internacionais, sobre o TE ainda é incipiente no
campo da Administração. E segundo Morris e Feldman (1996), a emoção é um recurso disponível
para empresas e por isso, o TE deve ser estudada com ênfase nessa área. O profissional de
Secretariado Executivo é, segundo Rodrigues (2004, p. 178), “um agente transformador de insumos,
para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”. Castro, Lopes e Sena (2008) afirmam que
seu perfil acompanha as mudanças e as expectativas, exigindo uma postura flexível e uma atitude
pró-ativa no desempenho de suas funções. Seguindo essa perspectiva, percebe-se que o
profissional, devido à natureza interativa de sua função, deve procurar demonstrar alguns
comportamentos já esperados, para alcançar resultados satisfatórios. Considerando essa discussão,
bem como o que a literatura expõe sobre TE, este estudo buscou responder os seguintes
questionamentos: Esse profissional percebe o uso de suas emoções no ambiente profissional? O
profissional tem o controle dessas emoções? Ele expressa sentimentos diferentes do que está
sentido para outras pessoas? Como maquea esses sentimentos? Quais as consequências
desencadeadas pelo gerenciamento das emoções? Assim, o objetivo principal desta pesquisa é
analisar o TE em relação ao Trabalho Secretarial. Este estudo qualitativo apresenta uma contribuição
empírica à medida que mostra uma análise baseada em entrevistas realizadas com profissionais de
Secretariado Executivo de uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES).
Palavras-chave: trabalho emocional, trabalho secretarial, emoções.
Introdução
Segundo Goleman (1998), as regras para o trabalho estão em constante mudança. Agora, somos
julgados por um novo critério, não somente mais pelo quão esperto somos, ou pela experiência e
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Livro de Atas
CISA 2015
conhecimentos que adquirimos, mas também pela forma como lidamos com nós mesmos e com os
outros.
Neste mesmo sentido, Biron e Veldhoven (2012) afirmam que muitos trabalhos possuem como
requisito a capacidade de lidar com pessoas mais do que a dimensão técnica do serviço. Assim, a
exigência é de mais habilidades interpessoais e menos habilidades mecânicas.
Com essa necessidade, surge o conceito de Trabalho Emocional, que tem sido estudado por autores
como Hochschild e Goffman em relação a diversas ocupações e profissões, como, por exemplo,
enfermeiras, agentes de telemarketing e comissários de bordo.
Esses autores afirmam que o Trabalho Emocial seria o gerenciamento das emoções para que as
pessoas possam atender o que é exigido pela organização ao desempenhar seu papel. Ainda
segundo Hochschild, Trabalho Emocial é “o gerenciamento dos sentimentos para criar uma imagem
facial e corporal aceitável publicamente” (Hochschild, 1983, p.7).
Já o profissional de Secretariado Executivo é, segundo Rodrigues (2004, p. 178), “um agente
transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”. É um
profissional capaz de acompanhar as mudanças e demandas organizacionais e para isso, necessita
de uma postura flexível, ser comunicativo e ter autocontrole.
O trabalho que intentamos desenvolver tem como objetivo explorar essa teoria sobre o Trabalho
Emocional, bem como analisá-la em relação ao trabalho do profissional de Secretariado Executivo no
Brasil.
Referencial Teórico
Trabalho Emocional
O conceito de Trabalho Emocional (TE), que originalmente foi escrito como ‘Emotional Labour’, foi
primeiramente estudado pela socióloga americana Arlie Russell Hochschild, em seu livro “The
Managed Heart – Commercialization of Human Feeling”, de 1983. A autora define o conceito como “...
o ato de tentar modificar em intensidade ou qualidade uma emoção para atender às regras
organizacionais e ocupacionais.” (Hochschild, 1983, p.89).
Outros autores como Ashforth e Humphrey (1993) definem Trabalho Emocional como exposição de
emoções previstas. Blyton, Morrell e Noon (2013) afirmam que o TE envolve fingir (interpretar, exibir)
certas emoções de acordo com regras instituídas pela administração.
Segundo Hochschild (1983), há dois níveis de autogerenciamento das emoções: ação superficial estratégia de autogerenciamento do estado afetivo, referente ao esforço dos funcionários de uma
empresa para autogerenciar os aspectos externos e expressões de emoções frente aos seus
supervisores, através da expressão corporal/facial; ação profunda - ocorre quando influencia o seu
verdadeiro estado afetivo, e não apenas o seu aspecto exposto aos demais, como experimento do
estado emocional exigido naquele ambiente de trabalho.
O que diferencia a ação profunda da superficial é que são gerenciados não somente as expressões
emocionais visíveis, mas os próprios estados emotivos, resultando em um esforço cognitivo,
envolvendo pensamentos, imagens e memórias para influenciar determinados comportamentos.
(HOCHSCHILD; 2003).
Porém, Hochschild (1983) afirma que em ambas as ações, as emoções não emergem
espontaneamente, e sim, a própria pessoa aprende a intervir os verdadeiros sentimentos, modelando
sua aparência externa, seja superficialmente ou profundamente.
Além disso, a mesma autora afirma que existem três características básicas que definem o trabalho
emocional: ocorre em interações face a face ou por telefone; é realizado, na forma de
autogerenciamento, para influenciar os estados afetivos, as atitudes e os comportamentos do outro; e
a expressão dos estados afetivos tem que seguir certas regras (Carneiro; Mascarenhas, 2013 apud
Bonfim; Gondim, 2010).
Para Morris e Feldman (1996), o Trabalho Emocional é a atuação da expressão organizacionalmente
desejada durante o serviço. Essa atuação traz consequências para os que a desempenha. Estudos
interpretam quatro perspectivas: trabalho emocional benéfico para o funcionário; benéfico para a
265
Livro de Atas
CISA 2015
empresa; maléfico para o funcionário; e a que considera consequências positivas e negativas para o
funcionário.
Há alguns autores que defendem que o Trabalho Emocional é benéfico ao funcionário e segundo
Rafaeli e Sutton (1991), o trabalhador é quem toma a iniciativa do trabalho emocional, para o seu
próprio benefício e, dessa maneira, é potencialmente positivo para os indivíduos.
Gondim (2006) ainda afirma que a “ exigência de um padrão de conduta emocional de um
negociador, por exemplo, pode ser interpretada como um desafio, e ser altamente estimulante para
aquele que exerce este papel profissional” (Bonfim; Gondim, 2010, p.79).
Porém, em seus estudos, Hochschild (1983) defende a hipótese de que o trabalho emocional é
maléfico para o funcionário e relacionou relacionou o TE e o Burnout, “principalmente porque a
ocorrência da síndrome é diretamente proporcional à frequência e à quantidade de interações entre
clientes e funcionários em prestações de serviços” (Mascarenhas; Carneiro, 2013, p.1000).
O Burnout, segundo Zapf (2002), é uma síndrome que abrange três estados resultantes de demandas
afetivas no ambiente profissional: exaustão emocional, despersonalização e baixa produtividade.
Na mesma linha de pesquisa, Fineman (2001b) afirma que o gerenciamento das emoções “parece
uma nova forma de exploração e de alienação, especialmente porque muitos trabalhadores que têm
que realizar trabalho emocional ocupam posições hierarquicamente inferiores na organização,
dificilmente escapando das exigências” (Bonfim; Godim, 2010, p.72).
Na perspectiva trabalho emocional benéfico para a empresa, podemos observar em estudos
realizados por Pieter A Van Dijik, Liam DG Smith e Brian K Cooper em Monash University/Australia,
na qual os autores analisaram 688 turistas e 66 guias turísticos do Werribee Open Range Zoo. E
concluíram que Surface Acting foi associado com resultado negativo. Já o Deep Acting foi associado
positivamente ao trabalho, e consequentemente, como benéfico para um trabalho competente
desempenhado pelos staffs.
Ainda, segundo Ashforth e Humphrey (1993), o Trabalho Emocional é positivamente relacionado ao
bom desempenho da organização como um todo, interferindo diretamente na efetividade e resultado
da realização de atividades.
Nas pesquisas em que os autores consideram tanto reações positivas e tanto negativas aos
funcionários, podemos observar os estudos de Costa (2011):
Em resumo, o TE tem tanto resultados positivos como negativos. Estudos revelaram que o valor
intrínseco do próprio trabalho e a oportunidade de servir os outros representam um poderoso
motivador. Energia, comprometimento e eficácia são categorias observáveis deste resultado positivo.
Mas há outros trabalhos que se encontram no extremo oposto do continuum, ou seja, aqueles que
conduzem ao esgotamento, ou seja, o aspecto negativo do TE – o burnout. (Costa,2011, p. 37).
Vê-se, então, que mesmo que o Trabalho Emocional seja encarado na forma de um desafio para o
trabalhador, esse poderá apresentar um esgotamento emocional, o que prejudicaria sua atuação na
organização.
Outros autores também afirmam que o Trabalho Emocional traz consequências positivas e negativas,
porque ao desempenhar o TE o indivíduo é capaz de “favorecer laços de interação e preservar o
grupo social” (Bonfim; Godim, 2010, p. 80). Porém, ao mesmo tempo, a inibição de emoções está
associada ao crescimento de efeitos psicológicos que, ao se tornarem crônicos, podem trazer
malefícios na saúde e bem-estar (Grandey, 2000; Gross; Levenson, 1997).
Para chegar à uma conclusão das quatro hipóteses, é necessário analisar a situação de cada
funcionário e de cada empresa, visto que uma maior autonomia em relação ao próprio trabalho, ao
papel ou ao suporte social de gestores ou colegas pode afetar o nível e o tipo de Trabalho Emocional
que os empregados desempenham (Grandey, 2000).
Assim, a grande questão é como estas emoções que envolvem o ambiente profissional podem ser
expressas de forma útil para os gestores e segura para quem as desempenha.
Até o final da década de 70, os estudos sobre Trabalho Emocional eram ligados principalmente à
área da Psicologia Organizacional, e abordavam, na maioria das vezes, com foco unicamente às
consequências da exposição dos sentimentos no trabalho. (Carneiro; Mascarenhas, 2013). Ou seja,
estava voltado para a satisfação dos funcionários numa empresa e no stress decorrente na mesma.
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Livro de Atas
CISA 2015
Neste contexto, “as emoções eram uma ferramenta complementar de estudo sobre abordagens
qualitativas no ambiente profissional, e não o elemento principal a ser investigado, sendo este último
tipo de estudo iniciado somente após a década de 1980”. (Carneiro; Mascarenhas, 2013, p.992).
As organizações passaram a exigir dos empregados a expressão de emoções compatíveis com as
demandas dos clientes. E com isso, o interesse pelo estudo dos fenômenos afetivos no contexto
organizacional foi impulsionado, principalmente, pela emergência de novos padrões emocionais para
atender satisfatoriamente às exigências de perfil ocupacional no setor de serviços. (Bonfim, Godim;
2010).
Em 1979, a socióloga americana, Arlie Hochshild, introduziu o conceito de Trabalho Emocional, no
American Journal of Sociology, por meio do artigo científico “Emotion Work, Feeling Rules, and Social
Structure”. (Costa, 2011).
Segundo Assunção e Vilela (2005), em seus estudos, Hochschild identificou 44 categorias com altas
demandas de trabalho emocional nas áreas da saúde, da educação, da administração, de operadores
de telefone e outras. Sendo todas essas ocupações pertencentes ao setor de serviços, com contato
direto com o público.
Assim, Cooper, Smith e Van Dijk (2009) afirmam que as pesquisas sobre o Trabalho Emocional foram
conduzidas em uma vasta gama de contextos, como: aeromoças (Brotheridge & Tylor, 2006 e
Hochschild,1993), enfermeiras (De Jonge, Le Blanc, Peeters, & Noordam, 2008), atendentes de
telemarketing (Holman, Chissick, & Totterdell, 2002), garçons (Gatta, 2009), professores (Warhurst,
Hurrell, Gilbert, Nickson, Commander e Calder, 2009) e na área de turismo (Van Dijik & Kirk, 2008;
Wong & Wang, 2009).
No Brasil, as pesquisas ainda são recentes. Podemos identificar três estudos sobre o TE: uma
pesquisa bibliográfica, desenvolvido pela Sônia Maria Guedes Gondim e Mirele Cardoso do Bonfim,
no livro “Trabalho Emocional – demandas afetivas no exercício profissional”, na Universidade Federal
da Bahia; com teleatendentes, realizada pela Lailah Vasconcelos de Oliveira Vilela e Ada Assunção,
no artigo “Trabalho emocional: o caso dos teleatendentes de uma grande empresa”, na Universidade
Federal de Minas Gerais; e militares, desenvolvida na tese de mestrado do William Trajano de
Andrade Costa, intitulada “Trabalho emocional dos militares do exército brasileiro nas missões de daz
das nações unidas”, na Fundação Getúlio Vargas/Rio de Janeiro.
Segundo Carneiro e Mascarenhas (2013), a pesquisa, tanto nos âmbitos nacionais e internacionais,
sobre o Trabalho Emocional ainda é recente no campo da Administração. E segundo Morris e
Feldman (1996), a emoção é um recurso disponível para administração em empresas e por isso, o
Trabalho Emocional deve ser estudado com ênfase na área empresarial.
Trabalho Secretarial
O profissional de Secretariado Executivo é, segundo Rodrigues (2004, p. 178), “um agente
transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”. Castro, Lopes
e Sena (2008) afirmam que o perfil desse profissional acompanha as mudanças, as expectativas e a
globalização, exigindo uma postura flexível e uma atitude empreendedora no desempenho de suas
funções.
Assim, segundo Lasta e Silva (2011, p. 2), “o profissional deve reunir um conjunto de características
para realizar com sucesso seu trabalho, constituindo o que se convenciona chamar de perfil
profissional”.
De entre as caractéristicas, alguns autores citam: simpatia, boa relação interpessoal, harmonia,
lealdade, confibialidade, bom senso, segurança, equilíbrio emocional, maturidade profissional,
positivismo, bom humor e seriedade. Além disso, o profissional deve ser compreensivo, comunicativo,
criativo e paciente, e ter boa vontade e autocontrole.
Segundo Machado e Terra (2011, p. 108), entre os atributos mais valorizados para os profissionais de
Secretariado Executivo destacam-se: “flexibilidade ou ‘jogo de cintura’ (...), dentre outras como,
autonomia e proatividade, senso total de confidencialidade e discrição e comunicação eficaz e clara
com todos os níveis”.
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Livro de Atas
CISA 2015
Assim, “saber se adequar a cada situação é uma tarefa difícil, porém necessária. No mundo
corporativo, existem diferentes personalidades, costumes, culturas e exigências”. (Araújo; Ortega,
2011, p. 156).
Seguindo essa perspectiva e pelo fato do Secretário Executivo ter que acompanhar as mudanças e
demandas do ambiente empresarial, percebe-se que o profissional, devido à natureza interativa de
sua função, deve procurar demonstrar alguns comportamentos já esperados para a profissão, para
que consigam lidar com o ambiente trabalho e desempenhar suas atividades, bem como alcançar
resultados satisfatórios para a empresa.
Metodologia
A pesquisa tem natureza qualitativa, que segundo Marconi e Lakatos (2007), é aquela que prima pela
significação e contextualização dos dados e não pela exposição das informações em si. Esse tipo de
pesquisa envolve a obtenção de dados, por meio da análise de pessoas, lugares, contextos e
experiências, em contato direto com o pesquisador, podendo ser de três tipos: exploratória, descritiva
e explicativa.
Neste caso, a pesquisa é de natureza exploratória, visto que envolve o levantamento bibliográfico,
além de entrevistas com pessoas que possuem experiências práticas com o problema pesquisado e
análise de exemplos que estimulem a compreensão.
As técnicas de coleta de dados foram a pesquisa bibliográfica e a entrevista.
Segundo Cervo & Bervian (2006, p. 65), “a pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a
partir de referências teóricas publicadas em documentos. (...) busca conhecer e analisar as
contribuições culturais ou científicas do passado existentes sobre um determinado assunto, tema ou
problema”.
Já Gil (2008, p. 109-110) afirma que “a entrevista é, portanto, uma forma de interação social. Mais
especificamente, é uma forma de diálogo assimétrico, em que uma das partes busca coletar dados e
a outra se apresenta como fonte de informação”.
As entrevistas, foram realizadas através de um roteiro semi-estruturado. Ocorreram nos dias 19, 28 e
30 de agosto de 2014, com quatro profissionais de Secretariado Executivo que atuam em uma
Instituição Federal de Ensino Superior no estado de Minas Gerais, sendo gravadas e transcritas ipsisliteris. Com isso, foi assegurada a confidencialidade dos dados, por meio de um Termo de
Consentimento assinado por todos os voluntários.
Resultados e Discussão
O primeiro entrevistado identificado como E1, tem menos que 30 anos de idade e trabalha na
instituição há dois anos, sendo o cargo Técnico Administrativo nível D. O segundo, E2, tem idade
entre 36 e 40 anos, está há 4 anos na instituição e possui o cargo de Técnico Administrativo nível E.
Também com o cargo de Técnico Administrativo, o terceiro entrevistado, E3, possui idade entre 31 e
35 anos e está trabalhando na instituição há 8 meses. Por último, o quarto entrevistrado tem idade
entre 31 e 35 anos e trabalha há 5 anos na instituição.
As perguntas foram realizadas de maneira impessoal, buscando dados que possam ser
comparados com a teoria apresentada. A Análise deste estudo deu-se por categorização. As
categorias foram levantadas segundo os temas presentes nas perguntas feitas aos entrevistados. A
ordem de análise de cada categoria aqui apresentada será a das perguntas feitas conforme o roteiro.
Rotina de Trabalho
A primeira pergunta procurava informar as atividades desempenhadas pelos profissionais de
Secretariado Executivo, por meio da descrição das atribuições de cada um. Observou-se, então, que
tinham funções totalmente distintas um dos outros e que em todas elas englobavam contato com
pessoas, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente.
O E1 afirmou que se considera um curinga em seu setor. Suas funções são basicamente de
secretaria: convocação de reuniões, providenciar o necessário – documentos, redação de
268
Livro de Atas
CISA 2015
documentos e acompanhamento de processos. Além disso, ajuda nas apresentações dos resultados
da Pró-Reitoria para a comunidade, além do auxílio no Plano de Gestão e no Plano de
Desenvolvimento Institucional, bem como é secretaria de duas Comissões da Instituição.
Já o E2 é responsável pela organização de um evento anual da Instituição. Além disso, auxilia o
Assessor de Iniciação Científica. Segundo o entrevistado, não há trabalho de assessoria direta, como
organização de agenda e outros, mas sim, na parte de Secretariado no que condiz à gestão de
eventos.
Também sem nenhum trabalho de assessoria direta, o E3 é responsável pelo registro de projetos
científicos de toda a instituição. Além disso, desenvolveu um sistema de Gestão Secretarial, ainda em
andamento, que controla a elaboração de todos os documentos do setor, on-line, assim não é
necessário cadernos de numeração de documentos. O E4 destacou seu trabalho como sendo de
assessoria ao Pró-Reitor da Instituição, principalmente na elaboração de relatórios de resultados do
setor. Além disso, observou-se que o entrevistado atua, também, como curinga, ajudando no que for
demandado.
Nesta mesma categoria, a segunda pergunta buscou perceber se há a interação com pessoas na
realização das atividades e como essa interação é feita. Assim, observou-se que todos os
entrevistados se relacionam com várias pessoas e que essa interação é realizada, principalmente,
pessoalmente, mas, também, há o contato pelo telefone e e-mail.
A outra questão foi sobre autonomia. Todos afirmaram que possuem autonomia, no sentido de
possuirem total liberdade do como desempenhar a atividade, porém quem decide a atividade são os
chefes, no caso os Pró-Reitores.
Segundo E1:
“ela me dá uma demanda. Eu preciso concluir esse trabalho. Então, eu tenho autonomia para os
meios, mas para o objetivo final eu não tenho como mudar”.
De acordo com Carvalho (1998), o profissional de Secretariado Executivo é responsável por práticas
nas rotinas de escritório, além de ter habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão
direta, ter iniciativa e ter autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Comprovou-se,
através das respostas obtidas, que o profissional ainda trabalha com as atividades secretariais
operacionais, mas que esse perfil está sendo substituído por tarefas que necessitam de uma visão
abrangente, trabalho em equipe e conhecimento da instituição, como colocado por Azevedo e Costa
(2002).
Competências e comportamentos
As perguntas 4, 5 e 6 buscaram compreender as competências interpessoais para o desempenho do
profissional de Secretariado Executivo, além dos comportamentos exigidos pela instituição.
Os entrevistados afirmaram que as competências interpessoais são muito importantes para o
profissional. Com isso, foram citadas: paciência, jogo de cintura, simpatia, ser comunicativo e ter próatividade.
Assim, essas competências são como estratégias que auxiliam no desempenho do trabalho. Com
isso, E1 afirma que:
“porque você sendo simpática, você tratando bem, você expondo bem o que você quer, as pessoas
também dão o retorno depois, ficam mais abertas. Então, com certeza, acho que influencia sim”.
Sobre a questão da exigência de um comportamento para a execução das atividades, todos afirmam
que não há uma cobrança formal quanto a isso, porém, acreditam que é inerente à profissão. E2 cita
que:
“Não, assim, exigido não é. Mas eu acho que é uma característica que a gente tem que ter,
independente se for cobrado ou não, ainda mais quando você lida com o público. (...) Você tem que
tratar bem do mesmo jeito sempre: com educação e simpatia”.
Neste mesmo sentido E4 afirma que:
“Cobrado não. Mas eu acho que a gente encarar de forma positiva contribui, porque as pessoas se
sentem mais à vontade de interagir com você. Às vezes, a pessoa chega nervos, mas vê que você
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está preparada, está interessada a ajudar. Você já muda totalmente o comportamento dela. Então, eu
acho que a nossa posição contribui muito como forma de trabalho, para melhorar o ambiente
mesmo”.
Tendo como base os trechos acima, é possível comprovar o que Lasta e Silva (2011) afirmam.
Segundo eles, o profissional deve reunir um conjunto de características para poder executar o
trabalho da melhor maneira possível.
Trabalho Emocional
As perguntas 7, 8 e 9 são relacionadas ao controle das emoções e as estratégias utilizadas para esse
controle.
Observou-se nesta categoria que todos os entrevistados já tiveram que mascarar as reais emoções
para executar o trabalho, tentando demonstrar sentimentos inautêntidos, escondendo os
considerados inapropriados para o desempenho da função.
Ao perguntar se já teve que resistir e não demonstrar suas reais emoções, o E4 relata que:
“Sim, com certeza. Principalmente, quando as coisas não estão caminhando para o lado que você
considera ideal. Às vezes, você está tentando convencer uma pessoa de que tal ação vai ser melhor
para a instituição, e essa pessoa não concorda. Neste caso, você tem que se segurar, porque, às
vezes, dá vontade de quase bater na pessoa: ‘Você não está enxergando que está fazendo tudo
errado?’. Nesta hora a gente tem que se segurar.”
Ainda, E3 afirma que o controle das emoções é essencial para o desempenho do trabalho:
“Sem dúvida. Que na realidade é o seguinte: a gente enquanto profissional, a gente está assumindo
um papel. (...) De acordo com isso, a gente tem que agir de maneira idônea”.
Comprova-se, aqui, os estudos de Goffman (1967), da qual afirma que alguns profissionais são como
atores capazes de avaliar quando um sentimento é inapropriado e controlá-lo.
Sobre a pergunta: se há esforço na resistência de demonstrar as reais emoções, E4 diz que:
“Acho que demanda um esforço muito grande. Para eu parar, respirar e concentrar naquilo que estou
fazendo, para não me deixar levar pelo nervosismo ou, às vezes, até pela raiva que a gente sente,
dependendo da situação. Para mim é algo difícil”.
E2, afirma:
“Eu acho assim, que as pessoas percebem que você não está no seu normal. Mas eu tento fazer o
mínimo, de deixar transparecer o mínimo”.
Já E3, entende que:
“Isso é questão de amadurecimento. (...) Você começa a agir como se fosse uma bolha. Já sabe lidar
com a situação, deixa de falar, deixa de estressar”.
Podemos relacionar as respostas dos entrevistados com as teorias das ações superficial e profunda.
No caso de E3 e E4, percebe-se um autogerenciamento dos aspectos externos e das expressãoes de
emoções frente às pessoas, caracterizando-se como Ação Superficial. Já para E3, ocorre a influência
do seu verdade estado afetivo, ou seja, há uma internalização das regras emocionais a serem
seguidas, a Ação Profunda.
Alguns profissionais possuem certas estratégias para se acalmar e controlar suas emoções. Nas
entrevistas, foram citadas: respirar fundo, escutar música, conversar com a família e amigos.
E1 relatou:
“Eu sou de fechar o olho e contar até 10 e respirar. E quando não aguento mesmo, eu vou para o
banheiro e choro”.
E4 declara que:
“Minha primeira ação é ir ao banheiro, jogar água no rosto e parar um pouquinho, desabafar. Eu
conto para todo mundo o que aconteceu, para quem eu sei que posso contar, é lógico. E respirar
mesmo”.
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Trabalho
As perguntas 10 e 11 se referiam ao sentido de trabalho para os profissionais e como eles se sentem
ao final do dia.
Quanto ao sentido do trabalho, em primeiro lugar, enfatizaram o desafio e autorrealização e, em
segundo, a socialização, por estarem em contato com várias pessoas, e por último, o reconhecimento
financeiro, já que segundo E2, como é o setor público a motivação financeira é para prestar o
concurso, e não para realizar o trabalho.
Segundo E3:
“O sentido que eu considero é o trabalho ter diversão. Até comentei com um colega: atualmente, eu
adoro o que estou fazendo. Então, às vezes, o trabalho para mim não é bem trabalho. Acaba não
sendo um fardo”.
Já E2 afirma que:
“Então, esse para mim está sendo um desafio enorme, porque eu estou tendo muita coisa, estou
aprendendo muita coisa. (...) Então, para mim é um momento de desafio, mas é muito gratificante
também quando você consegue fazer as coisas, você vê que está caminhando”.
Nestes trechos observamos o desafio como o maior motivador dos entrevistados para a realização do
trabalho. Comprovando, assim, a teoria de Gondim (2006) que afirma que o Trabalho Emocional é
como um suporte para a realização das atividades do profissional, podendo ser interpretado com um
desafio, e ser estimulante para os que o desempenha.
Assim, observa-se que neste sentido, podemos relacionar o Trabalho Emocional como benéfico ao
trabalhador. E segundo, Rafaeli e Sutton (1991), para o seu próprio benefício, o profissional toma a
iniciativa de utilizar Trabalho Emocional, sendo positivo para eles.
Ao perguntar sobre como os profissionais se sentem ao final de um dia de trabalho, todos afirmam
que ficam exaustos mentalmente falando.
E1 diz que:
“Eu chego em casa bem estressada, cabeça bem cheia. Às vezes, não consigo desligar”.
E2, ainda, ressalta que não consegue se desligar do trabalho quando chegam em casa e que isso os
prejudica até na hora de dormir.
Aqui, percebe-se a hipótese de que o TE é maléfico para o funcionário, pois esses sentem-se
esgotados ao final do dia, sendo interpretado por Zapf (2002) como exaustão emocional, um dos
estados da síndrome de Burnout.
As análises das entrevistas realizadas com os quatro graduados em Secretariado Executivo
possibilitam a observação de alguns fatores interessantes sobre o seu trabalho em relação ao
conceito de Trabalho Emocional. Após realização desta, o próximo item trará as considerações finais,
demonstrando os resultados obtidos através desta pesquisa.
Considerações Finais
Os estudos sobre Trabalho Emocional na área administrativa se justificam, de acordo com Morris e
Feldman (1996), porque a emoção é um recurso disponível para as organizações. Os profissionais de
Secretariado Executivo realizam atividades que demandam uma grande interação com pessoas, o
que influencia nos resultados da organização. Sendo assim, esta pesquisa buscou analisar o
Trabalho Emocional em relação ao Trabalho Secretarial em uma Instituição Federal de Ensino
Superior.
Os dados colhidos reforçam a ideia de que “o Trabalho Emocional desempenhado pelo funcionário é
um complemento das suas atividades laborais” (Hochschild, 1983, p.141) e com isso demanda um
esforço emocional muito grande de quem o desempenha nas relações interpessoais.
Em contrapartida a esse esforço, observou-se que o Trabalho Emocional é essencial para o
desempenho das atividades, visto que segundo Ashforth e Humphrey (1993) é positivamente
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relacionado ao bom desempenho dos funcionários, interferindo diretamente na efetividade e resultado
das atividades da organização.
Por meio da pesquisa exploratória verificou-se que são três características que definem o trabalho
emocional: quando há interações; há o autogerenciamento; e há o seguimento de certas regras. Com
isso, observou-se que os profissionais de Secretariado Executivo realizam o Trabalho Emocional, já
que eles estão de acordo com essas três características.
Além disso, há três dimensões que compõem o conceito de TE: trabalho – característica típicas de
cada profissão, representação – papel definido exteriormente pela organização, emoção – controle
emocional presente nas atividades. Aqui obsevamos mais uma vez, que o profissional de
Secretariado Executivo realiza o Trabalho Emocional, visto que a profissão possui um perfil
demandado pelas organizações e além disso, ficou comprovado, por meio das entrevistas, que o
profissional executa o controle das emoções nas atividades que demandam interação com pessoas.
Bem como, são quatro as perspectivas interpertadas pelos pesquisadores que estudam as
consequências do TE. Neste trabalho, comprovou-se que existem consequências positivas e
negativas para o funcionário. Por meio das entrevistas, observou-se que os profissionais possuem
autonomia no desempenho das suas funções e por isso, encaram o trabalho como desafio. Além
disso, veem o Trabalho Emocional como uma ferramenta essencial para a realização de suas
funções. Porém, afirmaram que saem exaustos ao final do dia e isso prejudica a saúde e o bem-estar,
podendo assim, se tornar um dos estados do burnout, a exautão emocional.
Assim, devido à natureza e às demandas de trabalho do profissional de Secretariado Executivo,
podemos afirmar que o Secretário Executivo desempenha o Trabalho Emocional, podendo este ter
consequências positivas e negativas.
Para maior exploração do assunto, sugere-se uma continuidade deste estudo a Secretários
Executivos de outras instituições, com a finalidade de analisar as possíveis diferenças de resultados
alcançados e observar outras consequências advindas do Trabalho Emocional.
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IMAGEM(NS) DO SUJEITO-ALUNO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
TRILINGUE ACERCA DE SI E DO PROFISSIONAL DA ÁREA
Verônica Braga Birello
Universidade Estadual de Maringá – UEM (Brasil)
vbirello@gmail.com
RESUMO
Este artigo tem como objetivo principal investigar quais imagens são sustentadas pela memória
discursiva do sujeito-aluno de Secretariado Executivo Trilingue acerca de si e do profissional da área.
Buscamos, dessa forma, observar as projeções imaginárias do estudante no processo de significação
discursiva acerca de si e do profissional atuante em pesquisa aplicada com os acadêmicos do
segundo ano do curso em uma universidade estadual do estado do Paraná. Para tanto procuramos
levantar e apresentar os pré-construídos que circulam em nossa sociedade sobre o profissional de
secretariado, por meio de uma contextualização histórica. Dessa forma foi possível apontar como a
memória discursiva funciona na sustentação da (s) imagem(ns) do sujeito-aluno ao enunciar sobre si
e sobre o profissional. Para tanto partiremos das teorias da Análise do Discurso francesa com
Pêcheux (1995; 1999; 2008) bem como seus desdobramentos do Brasil com Orlandi (2005). Ainda
tomamos por base autores como Achard (1999) e Davallon (1999) para discutir alguns aspectos que
dizem respeito à memória discursiva. Para tratar questões relativas às condições de produção
especificas do secretariado temos por base trabalhos de Portela (2013), Birello e Mareco (2012 e
2013), além de outros autores consideráveis para nossa pesquisa.
Palavras-chave: Secretariado Executivo Trilingue; Imagem; Análise do Discurso
IMAGES OF THE TRILINGUAL EXECUTIVE SECRETARIAT SUBJECT-STUDENT ABOUT
THEMSELVES AND ABOUT THE PROFESSIONAL OF THE AREA
ABSTRACT
This paper aims to investigate which images are supported by the discursive memory of the subjectstudent of Executive Trilingual Secretariat course about themselves and the professional. Therefore,
we want to observe the imaginary projections of the student in the discursive signification process
about themselves and the professional trough a research done with academics of the second year of
the course at a state university in the state of Paraná. Moreover we tried to raise and present some
pre-built that circulate in our society about the secretariat professional, through a historical context,
becoming possible to show how the discourse memory works to support these image (s). To do so we
are based on the theories of the French Discourse Analysis with Pecheux (1995; 1999) as well as its
developments in Brazil with Orlandi (2005). We are also based by authors like Achard (1999) and
Davallon (1999) to discuss some aspects related to the discoursive memory. To deal with specific
issues about the the secretariat context we based ourselves on Portela (2013), Birello and Mareco
(2012 and 2013), and other major authors that are relevant to our research.
Key-words: Executive Trilingual Secretariat; Image; Discourse Analysis
1 INTRODUÇÃO
O curso de secretariado executivo surgiu no Brasil no ano de 1969, na UFBA – Universidade Federal
da Bahia. Tal surgimento aconteceu principalmente por conta da procura pelo profissional no
mercado de trabalho e sua necessidade de aperfeiçoamento formal. Portela (et al..) (2013) esclarece
que nos anos 60 contratar um secretário era demonstrativo de status da empresa. Com o passar do
tempo a profissão foi se desenvolvendo, ainda segundo os autores, na década de 70 o profissional se
tornou mais ativo na gerencia da empresa, e nos anos 80 ele formava uma equipe com seu chefe. Já
nos anos 90 o perfil muda, sua necessidade no mercado de trabalho é ampliada drasticamente, uma
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vez que suas habilidades giram entorno da gestão, assessoramento, empreendedorismo e
consultorias, novo foco das grandes empresas. Ou seja, a partir do final do séc. XX, no Brasil, o
profissional da área de secretariado passa a assessorar não mais uma pessoa apenas, mas a
empresa como um todo. Suas responsabilidades se tornam maiores do que nunca.
De acordo com Portela (et al..) (2013, p. 38) um novo perfil de secretario foi traçado a partir dos anos
90 e vem se desenvolvendo até a atualidade. Esse perfil requer do profissional uma “preocupação
com o todo empresarial”. Entendemos que essa característica diz respeito à compreensão e
acompanhamento da produtividade, a preocupação com os lucros da empresa; saber negociar,
participar, assessorar, ter iniciativa, ser pró-ativo, entender suas competências dentro do ambiente de
trabalho etc. Somamos a isso as diferentes possibilidades de atuação do profissional bacharel em
secretariado executivo, que pode ser ainda bilíngue ou trilíngue, dependendo de sua habilitação.
Percebemos que com o desenvolvimento da área profissional, o seu desenvolvimento acadêmico
também tenha avançado, embora exista ainda bastante espaço para pesquisas na área. Isso talvez
se dê porque o curso, com sua formação prática ainda não tenha focado em pesquisas como é o
caso da maioria das licenciaturas. Entretanto consideramos importante a pesquisa enquanto prática
acadêmica e como uma forma de consolidar os estudos secretariais como área de conhecimento.
Assim, buscaremos investigar a imagem real desse profissional por meio de seus alunos.
Como atividade pratica, em sala de aula do curso de secretariado executivo trilíngue, observamos
que existem alguns pré-construídos que circulam na sociedade e que são mobilizados em alguns
enunciados e não em outros. Percebemos que o discurso do sujeito aluno hora o identificava como
aluno do curso, hora o identificava como um sujeito sem conhecimentos específicos sobre o universo
secretarial. Ao identificar esse jogo de projeções imaginárias agindo de alguma forma na
materialidade do discurso procuramos investigar o que as sustenta a seguir.
2 OBJETIVOS
Tendo como base o que foi exposto anteriormente, definimos como objetivo geral de nosso trabalho
observar as projeções imaginárias do estudante de Secretariado Executivo Trilingue no processo de
significação discursiva acerca de si e do profissional do curso. Partindo do problema de análise: que
imagem(ns) o graduando em Secretariado Executivo Trilingue tem acerca de si e do profissional da
área?
Definimos ainda como nosso objeto de pesquisa o modo como as Imagem(ns) sustentadas pela
memória social do sujeito-aluno de Secretariado Executivo Trilingue acerca de si e do profissional da
área significam.
Além disso, definimos como objetivos específicos: levantar e apresentar os pré-construídos do
Secretariado Executivo Trilingue como área de formação e atuação profissional; Compreender o
funcionamento da memória na sustentação da(s) imagem(ns) do sujeito-aluno ao falar sobre si e
sobre o profissional da área; Analisar a passagem do lugar social de sujeito-aluno de Secretariado
Executivo Trilingue que enuncia sobre si e sobre o profissional da área para a posição no discurso
que permite determinadas imagens e não outras. Para tanto utilizaremos da metodologia que será
explicada a seguir.
3 DESCRIÇÃO METODOLÓGICA
Buscando atingir nosso objetivo geral e específicos temos como material de análise desse trabalho
duas perguntas retiradas de questionários aplicados com os alunos do segundo ano do curso de
Secretariado Executivo Trilingue de uma universidade pública do estado do Paraná. Os questionários
foram digitados e tabulados por questão. O recorte do corpus se deu por meio da identificação das
regularidades discursivas no material de análise. As duas perguntas que servirão de base para esse
estudo foram: O que faz um secretario executivo trilingue? e O que te fez escolher o curso de
secretariado executivo trilingue?
O material foi escolhido por conta de uma disciplina ministrada para o curso que gerou grande
discussão e pelo incomodo causado frente às respostas recebidas. Ao ler as respostas dadas pelas
alunas do curso percebemos que havia uma mudança de posição discursiva quando líamos as
respostas referentes à profissão e ao curso. Gostaríamos de salientar que possuímos autorizações
escritas que permitem o uso de tais respostas para estudos, uma vez que os alunos não serão de
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maneira alguma identificados em nosso artigo. Além disso, acreditamos que o trabalho também
possa se justificar como sendo um passo para ampliar a pesquisa cientifica na área dos estudos
secretariais.
Este curso, oferecido por uma universidade pública do estado do Paraná tem sua turma composta
predominantemente por acadêmicos do sexo feminino. Nesta atividade participaram dez alunas que
responderam o questionário de forma completa. Tais alunas cursam o segundo ano do bacharelado
composto por quatro anos. Até o momento da aplicação da atividade elas já tinham cursado
disciplinas sobre compreensão e prod